工程档案管理模式

工程档案管理模式（精选十篇）

工程档案管理模式 篇1

一、工程档案的价值及意义

1. 工程档案是工程项目日后正常运营、维护的重要技术支持。

由于工程档案全过程、客观真实地记录了项目实施的前前后后, 积累了大量的工程文件、图纸等档案资料。这些档案材料中包含了项目审批、招投标、施工监理、质检验收等环节的手续、数据、结论等工程相关信息。这些档案资料将在工程项目交付使用后, 作为项目正常运营及日后项目改建、扩建的重要技术参考。

2. 工程档案是维护相关单位合法权益的有力保障。

工程项目建设牵涉的单位及人员众多, 并且时间跨度较长。在项目进行过程中, 难免会发生差错, 责任的追究往往就要依靠工程档案。通过真实准确的工程档案可以很容易地找到相关责任人, 而从保护无过失单位及人员的合法权益。特别是工程项目交付使用以后出现的工程质量问题, 由于工程建设期间的勘察设计、施工监理等相关人员已经撤离, 问题原因的查找很多时候也要依靠工程档案资料。

3. 工程档案是项目管理企业工程经验的积累和技术的储备。

项目管理的最终产物有两个方面:一是工程实体, 另一个是项目进行中产生的文档、图纸等工程档案资料。工程档案如实记录着项目进行过程中, 技术管理人员为项目的推进采取的管理方法、技术手段及取得的实际成效等。通过项目建设积累了大量的工程经验、储备了许多技术手段, 而这些都需要工程档案这个有效载体。通过工程档案管理可以将这些经验和技术手段运用于下一个工程项目, 达到不断改进项目管理理念和方法的目的。

4. 工程档案是市政工程施工重要的勘察设计资料。

市政工程涉及道路、桥梁、水电气暖管网、园林绿化等诸多方面, 市政工程具有动态不连续性特点, 许多市政工程项目都是在建筑工程项目完工后进行的。市政工程勘察设计, 甚至施工阶段都要参考工程附近的原有建筑工程档案。如果没有原有建筑工程档案资料作为参考依据, 那么市政工程的勘察设计将是盲目的, 施工往往也是缺乏通盘考虑的, 容易造成工程事故。

二、现阶段工程档案管理模式的特点

工程档案涉及建设单位、设计施工监理企业及城建规划质检等政府部门, 档案产生收集的时间跨度也较长, 这都给工程档案管理带来了困难。并且由于档案管理人员待遇差、流动性大, 导致档案管理者业务素质参差不齐。项目管理人员同档案管理人员交流甚少, 导致工程档案不能及时反馈工程项目中暴露出的一些管理问题, 工程档案的价值没有被充分地发掘利用。笔者通过走访发现, 现阶段工程档案管理模式的特点可以归纳为以下四个方面。

1. 以手工操作为主的传统管理模式居多。

由于项目管理的领导层对工程档案价值的认识片面, 对工程档案的人员、经费投入不足, 导致目前许多企业仍以手工操作为主管理工程档案。这种传统的档案管理模式已经远远不能满足当今飞速发展的信息社会的要求, 工程档案的价值被埋没。

2. 工程档案重保管, 轻利用。

许多项目管理人员认为工程档案的价值在于工程项目交付使用时应付相关部门的检查, 对现场的项目管理没有什么指导价值。在这种错误的认识下, 相关人员不懈余力地收集、整理、保管工程档案资料, 但很少有人去查阅利用档案资料。并且现阶段以手工操作的档案管理模式也不利于工程档案的利用。

3. 多事后问责, 少事先介入。

当项目进行到一定阶段或者完工后, 发现工程项目存在某些问题时, 这时会调阅相关工程档案资料。分析解决问题的同时, 依据工程档案材料问责相关单位及个人。这种事后查补漏洞的做法, 往往会对工程项目带来一定的损失。其实, 可以让工程档案管理者事先介入项目管理, 通过工程档案驱动和规范项目的各个环节, 减少不必要的损失。

4. 工程档案管理没有参与工程项目管理。

工程档案是工程项目管理的“记录仪”, 但没有成为项目管理的“驱动器”。分析其原因发现:工程档案的收集整理一般是在工程项目进行完毕后开展的, 没有参与工程项目的管理职责。这样, 工程项目管理相对比较独立, 工程档案在项目进度、工程质量、成本控制等项目管里核心领域没有起到作用, 没有发挥出工程档案固有的使用价值。

三、基于工程项目管理的工程档案管理模式的建立

要使工程档案在项目管理中发挥“驱动器”作用, 通过档案驱动控制工程项目开展的流程, 保证项目有序规范的开展, 就应努力实现以下几个方面。

1. 变革传统工程档案管理模式, 使工程档案管理向信息化方向靠拢。

要发挥工程档案的实用价值, 就应考虑客户端多需求个性化的实时查阅使用要求。传统的以手工为主的档案管理模式显然很难满足该要求。建设现代化的工程档案信息管理系统, 对工程文件、图纸等档案资料进行电子化、信息化处理。及时更新维护档案管理信息系统, 方便客户端的使用, 发挥工程档案潜在的价值。

2. 建立一支稳定的高效的工程档案管理工作队伍。

工程档案管理涉及部门、人员众多, 且时间跨度很长, 只有一支人员相对稳定, 业务素质高超, 责任心强的管理队伍才能把该项工作做好做扎实。工程档案管理者应由项目管理高层、项目技术人员、专业档案人才组成, 这样的人员组成可以促使工程档案管理同项目管理有机的融合。要不断通过学习培训、考察交流等方式提高工程档案管理者的业务水准。

3. 创新管理机制, 促使工程档案管理同项目管理融合。

除了工程档案管理人员配备同项目管理融合外, 还要从项目的决策机制、运营机制、考核机制、激励机制等方面入手, 加速档案管理同项目管理的融合。如在项目日常运营过程中, 可以利用工程档案的涉及范围较广, 记录内容较多的特点, 促使工程项目的规范有序开展。在施工期间常会遇到图纸内容变更的情况, 由于工程档案对工程项目的动态跟踪式管理, 就要求所有相关手续齐全后才能继续施工。这样可以保证工程项目有序规范的开展, 避免盲目施工, 保证工程质量的同时, 还可以避免不必要的浪费。

4. 与项目管理人员配合, 保证工程档案质量。

工程档案的客观准确与否直接关系到档案的价值, 对项目管理的科学性起到重大影响。这要求档案工作者应和项目管理人员紧密配合, 特别是基层的管理人员和技术人员。因为他们最了解工程项目的具体情况, 同时他们还是工程档案最主要的生产者和使用者。千方百计的保证工程档案的质量, 客观真实、准确无误地反映工程项目全过程。工程档案管理人员应当经常深入工程一线, 宣传工程档案的重要性, 协助相关人员收集整理档案, 指导一线管理、技术人员正确使用工程档案。尽管现阶段工程档案的管理模式大多还是以手工操作的传统模式, 档案的利用也不尽人意。但只要我们认同工程档案的价值和意义, 创新管理机制, 变更传统工程档案管理模式, 就一定会建立基于工程项目管理的工程档案管理新模式, 为档案价值的发挥创造条件。

参考文献

[1]艾昌瑜.基于项目管理的工程档案管理模式[D].昆明:云南大学, 2010.

[2]谢鹏.对高校基建工程项目档案管理的探讨[J].兰台世界, 2013 (5) .

[3]康保娟.工程档案在工程建设中的重要性[J].中国港湾建设, 2010 (4) .

[4]魏宇.论房地产工程档案的现状与管理措施[J].包钢科技, 2009 (12) .

[5]丁文馨.论工程建设项目建档管理新模式[J].档案天地, 2007 (6) .

工程档案管理制度 篇2

各类技术资料必须分类装订成册，编制目录，专人管理及制订借用制度。技术档案一般可分成四类:

物业施工竣工验收的整套档案资料;

设备的规范、标准、各项制度及技术标准;

设备新技术信息及资料;

职工技术考核标准及资料。

1.1所有工程技术资料、图纸、使用说明书、工具书、工程维修保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。

1.2文件、资料是大厦的重要财富，人人都要爱惜。

1.3未经批准，不得将任何资料借给本公司以外人员。

1.4重要的工程技术档案应保存原件，原件通常不予借阅，以复印件的版本外借。

1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。除图书外，档案资料严禁带出大厦。重要资料只限在资料室内阅读。

1.6借阅图书每次限借一本，特殊情况需得到总工程师批准。借期为一个月，到期应办理续借手续。图书不得在个人手中长期持有。

1.7对档案资料，借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改，保持版面清洁。

2、设备登记卡

设备登记卡是设备管理的主要依据，每一台设备都应设立一张登记卡。为了便于查阅，可按设备系统分别装订成册。现代化设备管理的一条重要经验，就是重视对设备状况及维修保养工作情况的调查和统计，系统地、有计划地积累分析原始记录，在调查分析中研究设备维修保养工作的规律，使设备能够达到最高的综合效率。

设备登记卡应包括设备检查、维修保养记录，设备缺陷记录以及重大事故记录，这些可作为设备计划检修和确保设备正常运行的重要依据，也是设备技术改造、报废的主要依据。

设备一般每年按设备登记卡进行一次全面的清点核对，应该做到帐物相符。

3用户设备档案卡

物业的每套客房可认为是为用户服务的独立设备，因此，每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。这有利于掌握对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。

4质量记录

《设备档案卡》ed-tb-0309-113

档案信息化建设与工程档案管理 篇3

一、档案信息化建设的基本内含

档案信息化的内容包括狭义上的信息化和广义上的信息化两个方面:狭义上的信息化，即档案自身内容的信息化；广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等多方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播；另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，广泛地服务于社会。这两个方面的目标相互联系，相互促进，因为，档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案信息资源，必然与社会发生普遍联系，与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成广义上的档案信息化。

二、改进档案管理方式，推进工程档案管理进程

档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。

1.拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。

近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

2.提高档案信息管理水平

随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。

档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。

选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。

3.加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。

工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。

数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。

充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

浅议工程档案管理与工程质量 篇4

一、建设工程档案与工程质量的关系

建设工程质量关系到人民的生命财产安全, 因此, 质量问题是重中之重。建设档案的管理好坏也直接影响到工程质量的好坏, 随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展, 对建设工程质量有了严格的定义, 即建设工程质量是指工程满足业主需要的, 符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合。只有在档案管理的前提下, 工程质量才会被加倍重视。

二、档案管理存在的不足

1. 档案管理力度不强。

当前, 由于大家对“档案”的概念和作用知之甚少, 档案意识相当薄弱, 甚至一些领导对加强档案工作的认识不足, 许多单位的档案工作仍然采取传统的手工工作方法, 保管设施和存档设备过于陈旧, 严重影响了档案管理的现代化进程。

2. 缺少从事档案管理的人才。

档案管理的前提是人才管理, 要想提高工程档案质量, 就要求档案管理人员能对档案进行日常使用、维护、更新、整理等, 同时要具有较强的专业知识, 较高的文化素养。

3. 缺少专职的档案员。

一些小型建设单位往往只注重工程项目的经济效益, 而对重型档案资料的收集、编制、整理不重视。缺少专职的档案员, 工程档案记录不规范、不完整, 档案管理工作手段落后, 使档案不能真正反映建设项目的实际情况, 给施工单位的工程生产移交工作带来很多不必要的麻烦。

4. 施工档案不真实。

真实性是施工最根本的要求, 是施工档案的灵魂。失去了真实性, 施工档案便失去了意义。一些工程档案完善得不切实际。如某单位工程的所有分部、分项、检验批均验收合格且无任何缺陷, 出现了真正的“零缺陷工程”, 明显不切实际。

5. 竣工图质量不高。

一些项目的竣工图归档不完整, 修改不到位, 造成竣工图与工程实际不符;数据误差时有发生, 相关责任人审核签署经常漏缺不全, 有些竣工图编制不规范、标识不统一;由于变更执行程序不规范, 极易导致竣工图误差和失真。

6. 档案管理人在收集工作中自觉性和主动性不够。

一些项目仅注意阶段性文件资料的收集, 而忽略了建设项目全过程文件资料的完整归档, 特别是忽略了工程建设后期形成的交接验收资料、缺陷责任期等方面的材料收集, 造成项目档案的成套性、完整性缺陷。

三、完善工程档案管理, 促进工程质量

1. 健全管理制度, 必须制定完善可行的规章制度, 树立全员责任意识和法制意识。

工程的形成有其严格的系统过程, 反映了工程的每一个环节的情况, 只有健全管理制度, 使档案资料的负责人、技术和管理人员明确各自的职责, 树立责任心和法制意识, 才能从管理制度上保证工程档案的齐全、完整、准确、系统, 做到工程档案管理工作有法可依, 有章可循。

2. 建立健全组织机构。

在工程项目实施过程中, 一是项目主管部门要建立档案管理领导机构, 设立专职档案局管理人员, 负责项目前期以及施工过程中的文件, 项目竣工前档案的收集、整理等工作;二是施工单位建立档案管理组织机构, 设立专职的档案管理人员, 负责施工过程中资料的收集、记录和整理工作;三是监理部门要有专门人员对监理资料进行真实填写、记录、收集和整理。只有健全的组织机构, 才能确保工程完成时能够及时、准确、完整、系统的将工程资料转交到项目主管部门, 为工程的后续工作提供详实、可靠的技术资料。

3. 项目经理应重视工程档案管理。

在工程档案管理中, 项目经理是一个关键, 他应该对工程档案有较高的思想认识, 并负有对此项工作涉及的各部门进行组织、协调、管理的责任。在项目内部建立一套完善的档案管理制度及激励机制, 奖罚分明, 充分调动大家的工作积极性, 要创造一个好的环境条件。实践证明, 哪个工程的项目经理重视此项工作, 哪个工程的管理就搞得好。

4. 加强培训和技术交流。

定期组织施工管理人员参加工程档案的专业培训, 学习建筑安装工程新标准、施工规范和规程。定期组织施工管理人员学习先进企业工程管理经验, 促进本企业档案管理水平及工程质量的进一步提高。

5. 确保各种档案资料的真实性。

目前, 我国许多工程项目的档案资料都是后整理而成。不仅不能真实反映工程实况, 而且极易造成工程档案资料混乱, 失去其作为工程档案的意义。因此, 工程检测单据要对试验负责, 严格执行见证取样制度, 不符合要求的坚决不出具试验报告。

6. 加强自检工作。

工程档案资料是对建筑实物质量情况的真实反映, 因此要求各种资料必须与工程施工进度同步, 及时收集整理。由于当前市场机制不完善, 有些材料需经好几手, 使得合格证和检验报告不能与原材料同步, 所以应对这些资料逐项跟踪收集, 保证档案资料的完整齐全。

7. 加强过程监管。

现场管理人员要主动深入工程施工现场, 跟踪提供业务指导, 保证工程竣工后的竣工图、竣工验收材料及施工期间的工程档案资料准确、齐全、完整, 要严格把好施工中形成的所有工程资料的质量关, 尤其是工程的关键部位、隐蔽工程, 必须亲临施工现场进行监督检查。

8. 建章建制。

工程档案管理是一个动态管理过程, 工程档案资料是在施工过程中逐步形成的, 由于整个施工环节繁多, 仅仅依靠个人的力量是无法做好施工档案资料管理的。因此, 项目部必须建立内部管理责任制, 明确每个成员的工作范围。为了保证工程档案资料管理工作的有序进行, 项目部还应建立内部检查制度, 确定工作程序、内部会议制度、工作检查和汇报制度及技术人员工作替代制度, 保证岗位不缺人, 工作有人做, 档案有人管, 施工日记有人记, 确保工程档案资料的连续性和完整性。

四、结束语

工程档案管理是工程建设过程中不可缺失的一项重要工作, 是一项认真严肃的技术工作, 是系统工程, 是涉及各个专业技术部门、贯穿整个施工过程的一项复合工作。要保证工程竣工资料的真实、准确、规范、齐全, 真实的记录和反映施工及验收的全过程, 把工程档案资料整理工作纳入科学化、规范化的管理轨道, 就必须不断加强建设单位、监理和施工单位的管理水平, 只有这样才能保证形成一流的工程档案资料, 从而为建设一流的工程项目提供档案方面的保证, 最终建造质量一流的工程。

参考文献

[1]刘来芳.对建筑工程技术资料管理若干问题的分析和建议.城建档案, 2007 (09) .

[2]张海艳, 文毓初.浅谈工程项目档案的管理.科技信息, 2009 (02) .

工程档案管理制度 篇5

1.1工程技术档案必须与工程同步。

1.2档案的编制执行《辽宁省工程技术档案编制办法》。

1.3工程技术档案归档时间的要求： 工程技术档案在工程申请交工验收的同时，将工程技术档案报送到公司工程管理 部，工程管理部经过审核，合格后方可报送到城建档案馆，由城建档案馆出具工程 档案检验合格证，项目技术负责人将检验合格证移交到建设单位，建设单位组织竣 工验收备案。

1.4工程技术档案要求一式四份，分发给建设单位、城建档案馆、公司档案室、监理单 位，移交给城建档案馆的档案必须是用档案笔或碳素水书写的第一页档案，必须是 原件，其它三个部门可以是复写的。

1.5工程技术档案必须整理齐全，字迹工整，按抚顺市档案组卷办法目录进行装订。移 交到建设单位及监理单位的档案必须有回执，将档案回执移交给公司工程管理部。

1.6对于单位工程技术档案必须由总包单位技术负责人将档案资料归整齐全统一上交。

1.7上交到公司档案室的档案资料同上交城建档案馆资料增加施工日记、施工方案（施 工组织设计）技术交底，一并交给公司档案室。

1.8上交给建设单位、公司档案室及监理单位的档案，要求工程竣工20天之内将档案移交完毕。

1.9向城建档案馆移交档案内容排列顺序如下：

1.9.1 竣工技术档案目录

1.9.1.1 竣工技术档案目录

1.9.1.2 与单位工程相关的政府有关职能部门的批文批件汇总表

1.9.1.3 参建各方相互制约的合同或协议汇总表

1.9.1.4 与单位工程建设相关的单位及其负责人汇总表

1.9.1.5 单位工程建设相关单位及负责人汇总表

1.9.1.6 工程开工报告

1.9.1.7 竣工验收申请报告、单位工程移交工检验收证明

1.9.1.8 有关单位工程质量评定的文件

1.9.1.9 商品住宅工程质量保证书

1.9.1.10 工程质量保修书 土建专业资料

1.9.1.11 图纸会审与设计变更

1.9.1.12 设计变更通知单汇总目录

1.9.1.13 工程定位测量及观测记录

1.9.1.14 分部工程质量评定表

1.9.1.15 分部工程分项工程质量评定表汇总目录

1.9.1.16 单位工程质量综合评定、质量保证资料核查表、观感质量评定表

1.9.1.17 工程质量事故报告及处理记录

1.9.1.18 施工技术质量安全交底汇总目录

1.9.1.19 水泥出厂合格证和试验报告

1.9.1.20 钢筋、钢丝出厂合格证和试验报告

1.9.1.21 结构型钢和试验报告

1.9.1.22 焊条与焊剂合格证和试验报告

1.9.1.23 砼小型空心砌块出厂合格证和试验报告

1.9.1.24 烧结普通砖出厂合格证和试验报告

1.9.1.25 建筑用砖出厂合格证和试验报告

1.9.1.26 蒸压加气砼砌块出厂合格证或试验报告、干压陶瓷砖出厂合格证或试验报告

1.9.1.27 天然大理石板材出厂合格证或试验报告

1.9.1.28 防水卷材合格证和试验报告

1.9.1.29 玛碲脂配合比试验报告

1.9.1.30 沥青合格证和试验报告

1.9.1.31 胶结密封材料测试报告

1.9.1.32 保温、隔热材料试验报告

1.9.1.33 砂子和碎（卵）石试验报告

1.9.1.34 滑石灰粉和生石灰粉出厂合格证或试验报告

1.9.1.35 水泥、型钢、钢筋出厂合格证与进场试验报告汇总目录

1.9.1.36 建筑构、配件出厂合格证、外墙保温板合格证

1.9.1.37 木、铝合金、塑料门窗合格证

1.9.1.38 预拌混凝土合格证、建筑设备及配件出厂合格证

1.9.1.39 土壤干土质量密度试验报告

1.9.1.10 基桩桩身质量及其单桩承载力检测报告

1.9.1.11 基础与主体结构检测报告

1.9.1.12 砂浆、砼配合比通知单

1.9.1.13 砂浆试件抗压强度试验报告

1.9.1.14 砂浆试件抗压强度统计、评定记录

1.9.1.15 混凝土试件抗压强度试验报告

1.9.1.16 混凝土试件抗渗等级试验报告

1.9.1.17 混凝土试件抗压强度统计、评定记录

1.9.1.18 钢筋焊接试件试验报告

1.9.1.19 金属焊接探伤试验报告

1.9.1.50 地基土允许承载力复查记录

1.9.1.51 结构验收记录

1.9.1.52 钢筋混凝土灌注（预制）桩的施工记录、桩位图

1.9.1.53 地基验槽与回填土隐蔽记录

1.9.1.54 吊装工程隐蔽检查验收记录

1.9.1.55 砖石、砌体配筋变形缝及地下部位隐蔽工程检查验收记录

1.9.1.56 钢筋工程隐蔽检查验收记录

1.9.1.57 混凝土工程隐蔽检查验收记录

1.9.1.58 屋（楼）面防水、地下防水及顶棚工程隐蔽检查验收记录

1.9.1.59 玻璃幕墙与铝、塑门窗工程隐蔽验收记录

1.9.1.60 隐蔽工程检查验收记录汇总目录 暖卫与燃气工程专业资料

1.9.1.61 图纸会审记录与设计变更通知单

1.9.1.62 设计变更通知单汇总目录

1.9.1.63 分部工程质量评定表

1.9.1.64 分部工程分项工程质量评定表汇总目录

1.9.1.65 质量保证资料核查表、观感质量评定表

1.9.1.66 室外埋地管道竣工测量记录

1.9.1.67 材料、设备出厂合格证与试验报告（通用阀门、排水用PVC-U管材）

1.9.1.68 采暖管道和设备试压记录

1.9.1.69 给水管道和设备试压记录

1.9.1.70 消防管道和设备试压记录

1.9.1.71 排水管道和设备试压记录

1.9.1.72 燃气管道和设备试压记录

1.9.1.73 空调制冷管道和设备试压记录

1.9.1.74 管道吹洗、吹扫、清洗记录

1.9.1.75 给、排水管道通水、通球试验记录

1.9.1.76 锅炉、烧（煮）炉设备试运行记录

1.9.1.77 建筑采暖与锅炉安装工程隐蔽记录

1.9.1.78 给、排水管道工程隐蔽记录（包括室外）

1.9.1.79 燃气管道工程隐蔽记录（包括室外）

1.9.1.80 隐蔽工程检查验收记录汇总目录 电气与电梯专业资料

1.9.1.81 图纸会审记录与设计变更通知单

1.9.1.82 设计变更通知单汇总目录

1.9.1.83 分部工程质量评定表

1.9.1.84 分部工程分项工程质量评定表汇总目录

1.9.1.85 质量保证资料核查表、观感质量评定表

1.9.1.86 电缆工程竣工定位测量记录

1.9.1.87 材料、设备出厂合格证和试验报告（开关、插座，电工塑料套管等）

1.9.1.88 电气、电梯设备试验、调整记录

1.9.1.89 变压器交流耐压试验记录

1.9.1.90 电力、电缆、电机试验记录

1.9.1.91 通电试验记录

1.9.1.92 接地电阻与绝缘电阻测试记录

1.9.1.93 电梯负载运行试验记录

1.9.1.94 牵引机承重梁安装记录及导轨安装记录

1.9.1.95 建筑电气安装工程隐蔽记录（包括室外）

1.9.1.96 电梯安装工程隐蔽记录

1.9.1.97 隐蔽工程检查验收记录汇总目录 通风与空调工程专业资料

1.9.1.98 开工、交工、竣工报告（指单独立项）档案管理制度 编码：FSZY/Q.E.OHSMS/C-GL-10 68

1.9.1.99 图纸会审记录与设计变更通知单

1.9.1.100 设计变更通知单汇总目录

1.9.1.101 分部工程质量评定表

1.9.1.102 分部工程分项工程质量评定表汇总目录

1.9.1.103 质量保证资料核查表、观感质量评定表

1.9.1.104 地下管道定位测量记录

1.9.1.105 材料、设备出厂合格证和试验报告

1.9.1.106 空调制冷管道、设备试压记录

1.9.1.107 通风机、制冷机试运转记录

1.9.1.108 通风与空调系统调试记录

1.9.1.109 各类设备、阀门试压满水记录

1.9.1.110 管道冲洗试验记录

1.9.1.111 通风与空调管道工程隐蔽记录（包括室外）

1.9.1.112 管道防腐、保温隐蔽记录

1.9.1.113 隐蔽工程检查验收记录汇总目录 竣工图

1.9.1.114 建筑部分

1.9.1.115 结构部分

1.9.1.116 给、排水、采暖与煤气部分

1.9.1.117 电气部分

1.9.1.118 通风与空调部分

1.9.1.119 电梯部分

1.9.1.120 装饰部分

1.9.1.121 工程外线部分

1.9.1.122 地下管线综合图（居住小区或厂区）

2.档案保管制度

2.1.公司档案室为办公室负责管理的独立工作部门，档案员具体负责档案保管、收进、移出登记和查阅、借阅工作。档案室接收档案必须认真验收，并登记办理接交手续，确保档案的完整与安全。

2.2.存放档案必须有专用框架、排架，放法科学合理，档案存放安全、保密且便于查找。

2.3．底图存放以平放为宜，除修改、送晒外，不得外借

2.4.要定期进行库藏档案清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案及 时进行修改和复制5.5.保存档案要有专门库房，并具备良好的卫生环境及防盗、防火、防光、防尘、防有 害生物、防污染等安全措施。

2.6.档案室使用符合国家标准的档案用品及装具，备有消防器材和温、湿度计，要实现 档案管理规范化、现代化。

2.7.严禁任何人私自保存他人档案，对利用档案材料营私的严肃处理。违反《中华人民 共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》的要求依法追究责任。

3.档案借阅制度

3.1.查、借阅档案或复制档案必须以组织、单位或部门按其工作范围进行，严禁以个 名义查档。

3.2.查、借阅档案包括复制、抄录等须经主管档案工作负责人批准或经公司分管经理 批准，履行查、借阅登记手续。原则上档案原件不外借。

3.3.查阅档案应在指定阅览室查阅，需带走的档案，经分管经理批准后办理手续。

3.4.档案借出（归还），交接双方都应根据档案卷内目录进行清点并签字，如发现缺 损，应立即追加、弥补并及时向分管经理汇报，作出处理。

3.5.外单位调阅和查阅档案，需凭单位介绍信并详细填写档案名称、调阅人姓名和调 查理由等，介绍信附后，经分管经理批准后方可调阅。如需复制的，由档案室负责 人进行复制。

3.6.查、借用人必须爱护档案，不得遗失、损毁、折叠、涂改或作任何标注，以保护 档案历史真实面貌。7.档案保密制度

4.1公司机密文件，统一由办公室指定专人负责收发、传递、借阅及立卷保管工作，其它人员不得携带、代收、代发。

4.2借阅档案必须按规定办理借阅手续，不得私自带回家中及公共场所查阅。

4.3复制档案资料，应有主管档案负责人签字批准方可进行复制，任何人不得私自摘 录或翻印。

4.4鉴定后剔除的档案资料及无使用价值的台帐、卡片、案卷目录等不得随意丢弃，应履行手续按保密规定处理。

4.5经主管经理审定批准后，由档案负责人予以复印，并办理费用结算手续。

4.6档案管理人员和借阅人，如违反保密制度，造成工作失职和经济损失的，要依法 追究当事人责任

5.档案的鉴定与销毁

5.1.档案的鉴定，是确定档案本身价值，便于保管和利用的不可缺少的环节，将有价值 的部分妥善地按照有关规定保管起来，失去价值的档案剔除、造册、经批准后销毁。

5.2.明确由公司领导、档案室负责人及档案管理人员组成档案鉴定小组，负责对档案室 所存档案进行鉴定。5.3.档案的鉴定标准以国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》、《档案管理办法》等 编制档案保管期限，其原则： 1）有长远利用价值的档案为永久保存。2）在一定时期内有利用价值的档案作长期或短期保存。3）介于两种保管期限之间的档案，其保管期限从长。1）工程技术档案为永久保存。5）定期对档案价值进行鉴定，经鉴定无保存价值的档案，编选清册报公司分管经 理批准，按照规定组织销毁，严禁擅自销毁档案，销毁档案时必须由二人以上监 销，防止档案的遗失、泄密。监销人须在销毁清册上签字盖章，并注明销毁方式、日期等。

林业重点工程档案的管理 篇6

关键词：林业；工程档案；管理

中图分类号：S7-05 文献标识码： A 文章编号： 1674-0432（2014）-15-08-1

根据党中央、国务院的相关指示和重要通知，林业的发展和生态建设得到我国相关部门高度重视，在当前和未来一段时间是加快林业发展和改革的重要发展机遇。我国近几年来先后实施了天然林保护、退耕还林、“三北”防护林体系建设、野生动物植物保护、京津风沙源治理以及自然保护区建设、湿地保护等林业重点工程项目，都得到了十分显著的治理效果。为了保证林业重点项目工程建设中的档案能够真实、可靠、完整和有序，各级档案主管部门和林业主管部门相继出台了一系列相关政策法规。同时，也做了大量积极探索工作，逐步总结一些好的经验教训，从中我们也发现了不少问题。本文主要对林业重点项目建设中档案的内涵和管理工作中存在的问题，以及对策建议等方面进行分析和探讨。

1 深刻认识林业重点工程建设项目工程档案管理工作

为了切实做好重点工程档案管理工作，首先，一定要明确哪些才是林业重点项目工程，只有这样才能正确选择出重点林业建设项目，为其开设档案进行存档。林业重点工程档案主要是指林业重点工程施工中所产生的直接或者间接的文字材料和工程图纸等原始工程资料。林业重点项目工程产生的所有档案都属于国家财产，要与其他门类的档案进行统一管理和收藏。林业重点项目的档案管理更加专业和实用，它的经济效益与社会效益要比一般的档案具有更高的价值。如果想做好管理林业重点工程档案的工作，就必须引入科技档案管理人才参与到整个工程建设中，让负责的工作人员及时主动归档，便于以后使用和方便查询。随着市场经济的高速发展，林业生态建设行业的竞争也日益激烈，科技档案管理与市场经济也建立起了深入联系。所以，档案管理人员一定要保持高度的市场竞争意识。那么，怎样才能把林业重点工程档案管理到位，让林业重点工程中产生的档案能够充分得到利用，这些都是对我们科技档案管理人员提出的新考验和机遇。

2 改变现有工作方式，变被动为主动

以往的档案室科技档案的归档方法基本是：要等工程项目完工以后，由工程的技术人员把他们的施工过程形成相应的文件材料，然后提交给相关的档案管理部门。经过档案工作人员核对后确认无误在建立卷宗归档。如果发现所提供的材料不全，负责归档人员需再次向工程技术人员进行索要。而有的时候我们会遇到这样的情况，因为这个工程已经结束，该名技术人员已经开始进行其他新的工程项目，对已经提档备案的工程表现得不是非常积极，这种情况下我们就很难保证应归档文件材料的完整性。同时，作为一项重点工程项目在建设的过程中肯定要经历非常多的环节，并且它的工程周期也很长。如果从立项、可行性研究、批复、设计、施工、竣工、初验、终验等一系列环节入手，档案人员就必须一直跟踪该项目，只有这样才能及时准确的收集每一个阶段所产生的科技文件资料，随时进行立卷归档，才能做到随时收集随时归档，出现问题可以及时联系有关人员进行处理，可以十分轻松地保证所归档的文件材料齐全并且完整。为了更好地做好档案管理工作，我们印制和发放了《林业重点工程管理办法》手册。进一步明确规定了林业重点项目工程技术档案的收集范围和归档方法。同时，建立了科技档案归档制度以及档案人员的“一票否决权”，既在工程完工验收时，档案资料不完整的工程项目档案管理人员有权力不予验收。我们在档案管理上做到有章可循，同时对档案管理人员的基本素质也做了一并要求。作为一名档案管理人员一定要有高度的责任心和事业心，要积极主动的对工程各个阶段进行跟踪，并时常要和工程技术人员进行沟通，了解工程的实质性进展，对所收集来的资料要做到心中有数。按照规定每一个项目都要配一名专（兼）职档案员，在工程建设中组织技术人员学习档案管理知识，从而让大家了解档案管理的深刻意义。通过学习使工程技术人员提高档案管理意识，进而配合档案管理人员完成档案收集和管理工作。目前，每一项工程在告于段落或者完工后，工程技术人员会主动将工程资料上交到档案管理部门进行归档，如果遇到工程资料不全时，工程技术人员也会主动帮助寻找，保证了档案资料的完整。使科技档案的归档工作从原来的被动接受转变为主动配合。

3 逐步建立和完善各项归档制度

建立和完善各项归档制度有利于提高档案管理的各项工作。近几年来，随着林业建设的不断发展，重點工程项目的档案也在不断增加。我们根据实际情况对科技档案管理制度做出了相应的调整和修改，同时我们在档案的归档上、档案的保管保密以及借阅制度上都做了一定的修改和完善。随着档案管理的各项制度的建立和完善，为我们的档案管理工作带来了很多便利。档案管理工作作为林业重点项目工程的基础工作，我们要加强对工程档案的管理力度，实现林业重点工程档案管理的规范化、科学化和制度化，作为档案管理人员还需要不断努力学习相关业务知识，不断更新自己的知识结构，努力完善各项管理制度，为林业建设服务做出更多贡献。

工程档案管理工作探析 篇7

一、工程档案的内涵

工程档案来源于建设工程文件, 是在工程建设活动中直接形成的, 具有归档保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录, 其中包括工程准备阶段文件:开工以前, 在建设项目立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件;监理文件:监理单位在工程勘察、设计、施工等监理过程中形成的文件;施工文件:施工单位在工程施工过程中形成的文件;竣工验收文件:在工程竣工验收活动中形成的文件;竣工图:即工程竣工验收后, 真实反映建设工程施工结果的图样。工程建设产生的工程文件可根据对本工程和城市建设所具有的凭证价值、依据价值、参考价值等进行分析, 凡具有保存价值的均应整理、归档, 并且对工程文件的价值进行初步鉴定, 确定保存年限, 对有保存价值的工程文件整理后安全保管。

二、工程档案的特点

1. 技术的综合性。

城市建设是一种规模大、周期长、涉及面广的社会活动, 在某一个单项工程的整个建设过程中有许多环节, 这些环节各有其不同的步骤和内容, 它们按照自身固有的规律有机地联系在一起。每个环节的任务, 都由不同单位采取不同的技术措施完成, 使得工程档案具有综合性强的特点。

2. 记录形式的多样性。

工程档案记录形式丰富多样:一是文字、图纸等纸质载体和照片、录音、录像等光磁介质载体;二是微缩品工程档案, 记录介质为胶片载体;三是电子工程档案, 以磁盘、光盘为记录载体。除此之外, 工程档案中由木质材料、金属材料、塑料材料等制作的模型和实物, 也是工程档案中不可缺少的记录形式, 充分反映了工程档案记录形式的多样性。

3. 管理的动态性。

为满足动态管理的及时性、准确性, 拆除和废弃的建设工程应及时注销, 工程档案应及时处理, 这就要求建设单位和工程档案保管部门紧密配合。近年来, 改建、扩建、新建的工程数量增多, 新的工程档案应不断补、变更、完善, 废弃拆除的工程档案应不断销毁, 保持档案的动态性。

三、加强工程档案管理的有效措施

1. 确保工程档案与工程建设同步进行。

工程档案是工程质量检验的重要依据和凭证, 也是工程质量事故检测的依据。由于工程档案不齐全真实, 造成各种事故原因无法查清, 使工程管理难以到位, 给人们的生产、生活带来了不便和严重的经济损失。因此, 工程档案的完整性应引起人们普遍重视和关注。工程施工时应按施工图施工, 从施工记录、施工实验记录、建设材料的选择、工程检查验收、质量评定等方面予以体现。在建设初期, 要把参与建设的各单位组织起来, 建立工程档案编报工作网, 工程档案主管部门可随时掌握工程进度和工程档案编制情况, 及时解决遇到的技术问题和协调问题。此外, 编报网络可组织开展一些有益活动, 如召开经验交流会等, 加强联系, 取长补短。在工程竣工验收时, 认真贯彻执行《黑龙江省重大建设项目档案管理办法》、《建设工程质量条例》和《工程竣工验收备案制》的有关法规, 把好竣工验收关, 严格审核工程档案的内容是否齐全真实, 做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格的单位由建设部门发放合格证;不按规定移交档案的单位不发放合格证, 不得交付使用, 不得申报优质工程和其他奖励, 从而保证工程档案的完整、准确、系统。

2. 做好工程档案的开发利用工作。

工程档案管理工作的根本目的是为城市建设和经济发展提供服务, 充分发挥工程档案的社会效益和经济效益。如果把收集来的工程档案堆积起来, 放在库房里, 锁在柜子里, 使档案处于静止状态就无法发挥它的价值。为使档案客观存在的价值充分发挥出来, 就必须强化工程档案的开发利用工作, 加大工程档案资源的编研力度, 通过提供档案信息为城市建设服务, 密切档案工作与城市建设活动之间的联系, 使提供利用成为工程档案工作中最富有活力的一个环节。

3. 加强对工程档案工作的监督检查。

城建档案管理机构要建立健全组织检查机构, 配备人员, 组织监督、检查, 对于那些不按规定移交工程档案的单位和主要负责人应随时提出意见和批评, 限期改正, 切实起到监督检查的督促作用。

4. 配备专业技术人才。

做好工程档案管理探讨 篇8

工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承城市人类文明的载体, 是建设项目全过程的原始、真实记录, 是宝贵的信息资源, 是一座丰富的知识宝库, 是城市建设的一种潜在的生产力, 在城市建设各项活动中起着非常重要的作用。

(1) 工程档案是积累城市建设经验, 进行城市建设技术储备的手段, 是城市建设活动的产物。城市建设活动的成果不外乎两个方面:一是建筑物实体, 一是工程档案。工程档案真实地记录了建设生产活动的全过程, 记载了人们的工程思想、技术、经济。因此它是储备工程技术、工程经验的工具和手段。对一个城市、一个地区来说, 如果它拥有质量较高、数量较多的工程档案资料, 就在一定程度上标志着它有比较雄厚的工程技术基础。反之, 它的城市建设就会遇到很多困难。

(2) 工程档案是进行城市规划工作的基础。城市规划就是对城市或城市中各种要素, 根据城市的现状、条件和基础、特色、各方面的动态变化因素进行全面的、综合的、科学的、长远的预测和设想。通过论证、编制规划方案付诸实施。《中华人民共和国城市规划法》明确规定, 城市规划的编制, 应当依据国民经济和社会发展计划以及当地的自然环境、资源条件、历史情况、现状特点统筹兼顾, 综合布置。在城市规划中不仅形成了大量的工程档案, 而且工程档案又是城市规划的重要基础。

(3) 工程档案是城市建设和管理的重要依据。现代化城市是一个综合的、整体的概念, 它包括的内容很广泛、很复杂。由于经济和社会的发展, 现在的小城镇, 几年、十几年后将建设成为初具规划的城市, 甚至成为举世瞩目的大都市。随着城市现代化进程的加快, 各种矛盾也将呈现出来, 为了解决诸多的矛盾, 城市立体化程度越来越高, 地下、地上空间利用率越来越高, 除现有的各种管线外, 地下建筑物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多, 而对这些工程的维护、管理、改建、扩建, 单靠所谓的活档案——人的记忆是不行的。人会变化, 要调动、要衰老, 记忆力要衰退、要死亡, 而工程档案则是城市建设科学资源储备的宝库, 是各种隐蔽工程的眼睛。只有以工程档案为依据, 才能进行科学的规划、建设和管理, 才能克服盲目性, 避免浪费和损失。

(4) 工程档案是城市防灾、减灾和战后重建的重要依据。1976年唐山大地震后的城市基础设施的抢修、重建, 工程档案发挥了重要作用;2002年俄罗斯警方成功解救被恐怖分子扣押在娱乐城的几百名人质, 就是查阅了大量工程档案, 利用该建筑物现有的通风管道向娱乐城中吹药, 使恐怖分子失去战斗力, 人质得以解救。

实践证明, 如果能合理、充分利用工程档案, 就可以对城市进行合理开发, 保证工程建设的合理设计、施工, 充分发挥投资效益。

2 如何做好工程档案的管理

工程档案的重要性要求我们必须做好工程档案管理工作。做好管理工作首先要从管理本身的四个基本特征出发:即管理的载体是组织, 管理的主体是管理者, 管理的任务是设计和维持一种环境, 管理的核心是处理好人际关系, 而人是管理的第一要素。

(1) 要完善法规, 依法治档。

《莱西市城市建设档案管理规定》已于2003年10月1日起施行, 该《规定》是依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程档案管理条例》、《城市建设档案管理规定》等法规制定的, 这是政府对城建档案工作的极大重视和支持, 对新时期的城建档案工作做了明确的规范和要求, 为城建档案工作的发展指明了方向。《规定》明确了三项制度:即档案预验收制度、档案进馆时限制度和档案执法制度, 将档案的预验收、备案、报送时限和执法要求以政府令的形式纳入规划、建设、管理程序中, 从根本上保证了工程档案的内在质量和外在质量。因此在工程档案管理中要认真学习、贯彻落实《规定》, 提高大家的思想素质和理论水平, 逐步完善规范各种制度, 理顺各种程序, 严格把关, 做到有法必依, 执法必严, 违法必究, 加大执法力度, 实现工程档案在新时期的依法治档。

(2) 详实的业务规范是从事工程档案管理工作的行动指南。

俗话说没有规矩不成方圆, 一些无形的道德底线规范着我们生活的方方面面, 而对“档案”这样有形的、原始的、真实的依据性文件更需要一个统一的、顺应社会发展和变革的标准来指导我们的行动。我们根据工作中长期使用的《莱西市建筑工程档案管理细则》、《莱西市工程管线档案管理细则》和国标《建设工程文件归档整理规范》、行标《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》编写了《莱西市建设工程文件归档整理规范》, 并将声像档案整理、档案信息著录、信息整理等内容补充进来, 符合城市现代化发展、数字化建设的需要, 顺应时代发展的潮流, 使之更具操作性和前瞻性, 实现工程档案馆由微观操作向宏观管理的转变, 为我市的信息现代化管理夯实基础。我们应该熟练掌握和运用该《规范》。

(3) “以人为本”, 充分发挥人的主观能动性, 做好工程档案的管理工作。

一是加强对工程档案法律、法规、标准的宣传工作, 提高全社会的档案意识和法律意识。信息社会对信息传播也是迅捷的, 我们要充分利用报刊、广播、电视等各种宣传渠道及时将工程档案的有关信息传播出去, 特别是建立网络信息共享平台——工程档案专业网站, 明确相关的法律、法规以及各自的职责, 让大家都来了解它、关注它、重视它, 熟悉并能很好地掌握它, 并通过人机互通, 实现网络交流, 及时沟通信息, 完善工程档案的管理工作。二是以人为本, 培养一支高素质的档案管理专业队伍。现代化的城市建设离不开现代化的人才, 高水平的工程档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。这就要求对内, 工程档案管理人员要定期参加专业理论学习, 懂技术、会管理、业务精, 并取得相应的管理资质、持证上岗;对外, 定期举办工程档案管理的集中业务培训, 及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。实践证明, 集中业务培训是做好工程档案管理工作的重要途径和有效措施, 它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广, 能大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对工程档案的管理能力, 对工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。三是深入现场, 做好对重点工程项目档案的服务工作。重点工程建设项目是城市经济发展和社会进步的重要基础设施, 也是发挥城市多功能作用的关键, 它关系到国计民生, 又体现着城市的现代化水平。在主动做好对重点工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时, 还要对登记在册的重点工程项目进行清查、摸底, 分析研究, 积极探索, 创出新路子。四是注重对工程档案信息的反馈。城市建设日新月异, 对工程档案的管理也必须与城市建设相配套, 要想做好这方面的衔接, 就要深入工作实际, 了解工程状况, 及时掌握最新动态, 即新的项目采用了哪些新技术、新方式, 减少了哪些工作环节, 同时又改进了哪些工艺, 增加了哪些程序, 形成了哪些与之配套的新的表格资料, 及时将相关的信息从基层反馈到管理层, 并通过汇总、提炼再补充到相应的规范中, 进一步做好对工程档案的管理。

工程档案管理工作探讨 篇9

1.1 工程档案人员素质有待提高

工程档案资料应包括招投标、勘察、设计、施工、监理等单位形成的档案资料, 涉及面广, 专业性强。但就工程现场的情况看, 大多项目部都未配备专职的档案管理人员, 往往是其他人员兼职或临时抽调人员担任, 大多没有参加过正规的档案业务知识培训, 专业知识欠缺。加上现场工作繁忙, 人员调动频繁, 原始资料丢失、损毁严重, 档案管理处于一种被动应付状态, 这必然影响到工程档案的质量。

1.2 档案意识淡薄

部分施工单位对工程档案管理的重要性认识不够, 重施工轻档案管理的现象普遍存在, 如工程技术资料的收集整理, 本应始于工程开工, 终于工程竣工验收, 列入工作日程, 同步施工进展。在工程项目中, 平时不重视工程档案的收集整理, 档案工作与工程建设不能同步管理, 资料不规范、收集不齐全。甚至出现为应付竣工验收或有关检查搞突击、“做”资料的现象, 造成原始资料失真, 工程档案造假, 甚至对档案管理人员反映的问题未引起重视, 使工程档案管理工作处于被动局面。对于施工单位来讲, 一般都未配专职人员, 更没有专门的资料室与相应的设备, 往往使应该归档的资料分散在专业技术人员手中, 很容易丢失或损毁。

2 做好工程档案管理工作的对策

2.1 制定工程档案管理规范

2.1.1 实施四同步原则

我们在贯彻执行国家有关基建档案项目管理, 验收方面的规定和办法时, 结合广汽菲亚特克莱斯勒汽车有限公司实际情况, 制定出符合该司的规定, 以便于遵照执行, 同时还应把档案资料管理职责纳入有关的部门和专业技术管理人员的岗位责任和业务检查考核程序中, 要保持建设项目资料管理与工程建设的四个同步:即签订合同时同步提出项目档案资料归档份数与质量要求, 落实好档案资料归档验收的经济责任;工程开工建设与档案资料形成积累同步, 落实好建设单位、设计、施工单位相关部门和人员的管理责任;工程建设过程与档案资料跟踪指导管理同步, 落实好建设单位主管部门和人员监督指导责任;工程交工竣工验收与档案资料整理交付验收同步, 落实好施工单位保证交工技术资料完整准确和业主单位的质量验收把关责任。保证工程建设项目档案管理资料管理、登记、验收等环节工作的规范和有序控制。

2.1.2 工程档案归档责任书文件的签署

不仅影响工程形象, 而且影响到操作、维护、管理、更新、扩建和技术改造等。通过一年多前的项目档案工作实践, 笔者认为由于工程档案不及时是主要原因, 多数参与单位的领导、工程技术人员和管理人员要重点抓好项目的进度和质量, 对项目档案工作不落, 把档案工作作为“软”, 造成难以归档的项目。由于多项目参与单位, 如果不是一个强制性的管理手段参与单位备案工作, 项目文件归档会出现很多问题, 会影响项目档案归档时间和档案质量。笔者认为对项目文件归档和管理责任书的形式, 加强参与单位领导下的档案管理意识是一种行之有效的方法。因此, 我们应采取项目文件归档和管理责任书的“办法和参与单位”, 明确规定了参与单位档案工作的要求, 项目档案, 档案质量, 违约处罚, 参与单位领导真正从思想价值工程档案归档。这种方法可以从源头上把住工程建设的施工单位归档, 档案损失情况的有效控制, 使它在工程建设中不仅注重材料的积累, 还要注意档案材料的质量, 才能保证档案工作的顺利进行。

2.2 实施工程档案专项检查工作制, 做好工程档案的业务指导工作

建设项目的特点是任务繁重、工作量大、施工周期长、参与单位多、文字材料、图纸、图表、声像资料等。任何一个参与单位, 一个部门, 一个工程技术人员, 在工作的某些方面一个工作时间没有做好在关键项目档案的形成、积累、整理工作中可能对项目文件的管理造成困难甚至损失。为了使施工和监理单位可以在工程竣工验收后三个月内公司档案传输完成完整的、准确的和合格的数据文件, 我们应对工程档案归档工作做专项检查, 一是指定档案工作者和工程专业技术人员负责检查和指导工作的项目文件, 对施工单位的工程文件的收集整理工作, 及时跟踪。二是档案部门定期参加项目监理会议, 一方面要了解整个项目的进展情况, 另一方面要参加相关单位会议, 对工程档案专项检查工作进行专项检查, 及时协调和解决备案工作中出现的问题。这种方法可以对发现的问题及时进行整改, 归档档案的质量也提高了。

做好档案专项工作检查的同时, 为确保工程档案的质量, 应优质、高效做好工程档案的业务指导工作。例如该司所有工程可从可行性研究报告审查会、初步设计审查会、工程管理工作例会, 到其他有关专题工作会议以及单位工程划分工作、工程交工验收等, 档案部门都应参与进去。通过深入参与工程建设的有关工作, 档案部门能及时掌握、了解工程建设的主要内容、进展情况、材料形成情况, 并有效地监督、指导职能部门, 做到及时发现问题, 及时了解指导、解决问题, 做到档案工作与工程建设“四同步”, 确保审理档案时做到情况清楚、心中有数。同时, 档案部门参与工程管理也有利于档案人员与其他部门人员联系沟通, 得到他们的配合、支持。

2.3 监理发挥工程档案审核检查中的作用

在工程实际项目档案管理工作中, 由于人事档案并没有亲自参与到工程建设中;二是档案人员不是工程技术人员, 对项目文件的质量检查是有限的, 对施工过程中的一些具体问题和环节的监督也只有更多的理解。签名和监理人员由于熟悉工程的每一个环节, 每一个过程, 掌握每一个隐患和质量事故的原因, 发现过程和结果, 所以我们需要监督单位提交的建设单位项目文件, 认真负责地审计, 检查。如发现问题应及时返回施工单位整改资料档案, 直至项目文件质量符合归档要求后才能签名, 这对提高工程文件的质量, 确保工程项目完成后的项目及时传递起着重要作用。

参考文献

[1]肖永福.加强重点工程档案管理, 努力做好服务工作[J].云南档案, 1992.

浅谈档案信息化建设与工程档案管理 篇10

1 档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”, 这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息, 它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化, 就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化, 就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以, 档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下, 一方面促进档案本身信息进入社会交流系统, 在社会中广为传播, 另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用, 在社会中传播, 广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的, 而是相互联系, 相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用, 狭义的档案资源信息化, 必然与社会发生普遍的联系, 必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播, 形成另外形式的信息, 即广泛意义的档案信息化。

2 促进档案信息化建设的几点建议

2.1 档案工作人员要树立档案信息意识

马克思主义哲学认为意识具有能动性, 一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响, 成为档案信息化建设的基本推动力。所以, 档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量, 他们的能动性事关信息化建设的成败, 只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识, 认识到档案信息化建设的重要性, 档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心, 才会主动关心档案信息化建设事业, 认真做好信息化过程中的各项工作, 主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合, 促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合, 共同发展。

2.2 提高档案信息化水平技术

2.2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。

系统软件的开发应用或完善, 可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广, 逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2.2 档案中心目录及全文的数字化。

档案信息数据输入是目录中心的基础性工作, 对各职能部门每年移交的大量成果档案资料, 边整理边输入, 从信息源头抓起, 建立统一的数据格式标准, 实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式, 避免重复劳动, 不但能节约人力和财力, 而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.2.3 对上网信息进行密级界定。

首先制订密级标准, 对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证, 对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限, 以保障软件系统的安全。

2.3 提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进, 使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今, 在计算机管理渗透的形式下, 计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网, 添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等, 在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

2.3.1 随着电子文件的大量产生, 如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。

早在2002年, 国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》, 要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此, 选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件, 有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

2.3.2档案管理软件的对象是电子文件, 通过选取合适的档案管理软件, 不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的, 而且电子文件作为信息资源, 经过软件的整合和开发, 既是电子文件形成单位的有益积累, 又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

2.3.3“工欲善其事, 必先利其器”, 选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。

信息化建设理念, 需要科学的档案管理软件作支撑, 单纯以传统方式管理大量电子文件, 绝非明智之举, 档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身, 是疏通信息化建设管理脉络, 提高档案工作质量和效率的关键环节, 在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

2.3.4从安全角度来说, 优良的档案管理软件自身的安全设置, 如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块, 已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障, 能有效地确保档案信息安全。

3 推行档案信息化管理, 确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程, 这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段, 档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的, 这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度, 信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

3.1加强工程档案信息化建设, 选用适合企业档案管理的软件, 制定工程档案信息化管理的规章制度, 改革不适应档案信息化要求的管理体制, 打破地域和部门分割, 提高工程信息交换及共享水平, 创造更多有利于方便公众利用的条件。

3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度, 逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3.3档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识, 只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解, 才能参与本单位的软件开发工作, 才能提出正确信息需求, 使系统运行保持在良好状态之中。

3.4数据质量是计算机管理系统成败的关键, 要严把数据关, 保证所输入的数据是全面和准确的, 否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度, 在数据输入之前对数据进行审核, 在数据输入之后进行认真校对。

4 结束语