工程档案管理规定

2024-06-11

工程档案管理规定（精选6篇）

篇1：工程档案管理规定

做好工程档案管理提高档案管理水平

改革开放以来,我国的建设事业发展迅速,以此同时,也形成了大量的业内资料即工程档案.如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的`需要,也是档案部门的要求.本文重点对建筑企业工程档案的分类、意义进行了阐述,同时也提出了加强建筑工程档案管理的看法.

作者：刘宇平陈焱辉作者单位：广东省第四建筑工程公司,广东,广州,510100刊名：黑龙江史志英文刊名：HEILONGJIANG SHIZHI年，卷(期)：“”(12)分类号：G27关键词：建筑企业工程档案管理建议

篇2：工程档案管理规定

各类技术资料必须分类装订成册，编制目录，专人管理及制订借用制度。技术档案一般可分成四类:

物业施工竣工验收的整套档案资料;

设备的规范、标准、各项制度及技术标准;

设备新技术信息及资料;

职工技术考核标准及资料。

1.1所有工程技术资料、图纸、使用说明书、工具书、工程维修保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。

1.2文件、资料是大厦的重要财富，人人都要爱惜。

1.3未经批准，不得将任何资料借给本公司以外人员。

1.4重要的工程技术档案应保存原件，原件通常不予借阅，以复印件的版本外借。

1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。除图书外，档案资料严禁带出大厦。重要资料只限在资料室内阅读。

1.6借阅图书每次限借一本，特殊情况需得到总工程师批准。借期为一个月，到期应办理续借手续。图书不得在个人手中长期持有。

1.7对档案资料，借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改，保持版面清洁。

2、设备登记卡

设备登记卡是设备管理的主要依据，每一台设备都应设立一张登记卡。为了便于查阅，可按设备系统分别装订成册。现代化设备管理的一条重要经验，就是重视对设备状况及维修保养工作情况的调查和统计，系统地、有计划地积累分析原始记录，在调查分析中研究设备维修保养工作的规律，使设备能够达到最高的综合效率。

设备登记卡应包括设备检查、维修保养记录，设备缺陷记录以及重大事故记录，这些可作为设备计划检修和确保设备正常运行的重要依据，也是设备技术改造、报废的主要依据。

设备一般每年按设备登记卡进行一次全面的清点核对，应该做到帐物相符。

3用户设备档案卡

物业的每套客房可认为是为用户服务的独立设备，因此，每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。这有利于掌握对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。

4质量记录

《设备档案卡》ed-tb-0309-113

篇3：工程档案管理规定

一、工程档案的价值及意义

1. 工程档案是工程项目日后正常运营、维护的重要技术支持。

由于工程档案全过程、客观真实地记录了项目实施的前前后后, 积累了大量的工程文件、图纸等档案资料。这些档案材料中包含了项目审批、招投标、施工监理、质检验收等环节的手续、数据、结论等工程相关信息。这些档案资料将在工程项目交付使用后, 作为项目正常运营及日后项目改建、扩建的重要技术参考。

2. 工程档案是维护相关单位合法权益的有力保障。

工程项目建设牵涉的单位及人员众多, 并且时间跨度较长。在项目进行过程中, 难免会发生差错, 责任的追究往往就要依靠工程档案。通过真实准确的工程档案可以很容易地找到相关责任人, 而从保护无过失单位及人员的合法权益。特别是工程项目交付使用以后出现的工程质量问题, 由于工程建设期间的勘察设计、施工监理等相关人员已经撤离, 问题原因的查找很多时候也要依靠工程档案资料。

3. 工程档案是项目管理企业工程经验的积累和技术的储备。

项目管理的最终产物有两个方面:一是工程实体, 另一个是项目进行中产生的文档、图纸等工程档案资料。工程档案如实记录着项目进行过程中, 技术管理人员为项目的推进采取的管理方法、技术手段及取得的实际成效等。通过项目建设积累了大量的工程经验、储备了许多技术手段, 而这些都需要工程档案这个有效载体。通过工程档案管理可以将这些经验和技术手段运用于下一个工程项目, 达到不断改进项目管理理念和方法的目的。

4. 工程档案是市政工程施工重要的勘察设计资料。

市政工程涉及道路、桥梁、水电气暖管网、园林绿化等诸多方面, 市政工程具有动态不连续性特点, 许多市政工程项目都是在建筑工程项目完工后进行的。市政工程勘察设计, 甚至施工阶段都要参考工程附近的原有建筑工程档案。如果没有原有建筑工程档案资料作为参考依据, 那么市政工程的勘察设计将是盲目的, 施工往往也是缺乏通盘考虑的, 容易造成工程事故。

二、现阶段工程档案管理模式的特点

工程档案涉及建设单位、设计施工监理企业及城建规划质检等政府部门, 档案产生收集的时间跨度也较长, 这都给工程档案管理带来了困难。并且由于档案管理人员待遇差、流动性大, 导致档案管理者业务素质参差不齐。项目管理人员同档案管理人员交流甚少, 导致工程档案不能及时反馈工程项目中暴露出的一些管理问题, 工程档案的价值没有被充分地发掘利用。笔者通过走访发现, 现阶段工程档案管理模式的特点可以归纳为以下四个方面。

1. 以手工操作为主的传统管理模式居多。

由于项目管理的领导层对工程档案价值的认识片面, 对工程档案的人员、经费投入不足, 导致目前许多企业仍以手工操作为主管理工程档案。这种传统的档案管理模式已经远远不能满足当今飞速发展的信息社会的要求, 工程档案的价值被埋没。

2. 工程档案重保管, 轻利用。

许多项目管理人员认为工程档案的价值在于工程项目交付使用时应付相关部门的检查, 对现场的项目管理没有什么指导价值。在这种错误的认识下, 相关人员不懈余力地收集、整理、保管工程档案资料, 但很少有人去查阅利用档案资料。并且现阶段以手工操作的档案管理模式也不利于工程档案的利用。

3. 多事后问责, 少事先介入。

当项目进行到一定阶段或者完工后, 发现工程项目存在某些问题时, 这时会调阅相关工程档案资料。分析解决问题的同时, 依据工程档案材料问责相关单位及个人。这种事后查补漏洞的做法, 往往会对工程项目带来一定的损失。其实, 可以让工程档案管理者事先介入项目管理, 通过工程档案驱动和规范项目的各个环节, 减少不必要的损失。

4. 工程档案管理没有参与工程项目管理。

工程档案是工程项目管理的“记录仪”, 但没有成为项目管理的“驱动器”。分析其原因发现:工程档案的收集整理一般是在工程项目进行完毕后开展的, 没有参与工程项目的管理职责。这样, 工程项目管理相对比较独立, 工程档案在项目进度、工程质量、成本控制等项目管里核心领域没有起到作用, 没有发挥出工程档案固有的使用价值。

三、基于工程项目管理的工程档案管理模式的建立

要使工程档案在项目管理中发挥“驱动器”作用, 通过档案驱动控制工程项目开展的流程, 保证项目有序规范的开展, 就应努力实现以下几个方面。

1. 变革传统工程档案管理模式, 使工程档案管理向信息化方向靠拢。

要发挥工程档案的实用价值, 就应考虑客户端多需求个性化的实时查阅使用要求。传统的以手工为主的档案管理模式显然很难满足该要求。建设现代化的工程档案信息管理系统, 对工程文件、图纸等档案资料进行电子化、信息化处理。及时更新维护档案管理信息系统, 方便客户端的使用, 发挥工程档案潜在的价值。

2. 建立一支稳定的高效的工程档案管理工作队伍。

工程档案管理涉及部门、人员众多, 且时间跨度很长, 只有一支人员相对稳定, 业务素质高超, 责任心强的管理队伍才能把该项工作做好做扎实。工程档案管理者应由项目管理高层、项目技术人员、专业档案人才组成, 这样的人员组成可以促使工程档案管理同项目管理有机的融合。要不断通过学习培训、考察交流等方式提高工程档案管理者的业务水准。

3. 创新管理机制, 促使工程档案管理同项目管理融合。

除了工程档案管理人员配备同项目管理融合外, 还要从项目的决策机制、运营机制、考核机制、激励机制等方面入手, 加速档案管理同项目管理的融合。如在项目日常运营过程中, 可以利用工程档案的涉及范围较广, 记录内容较多的特点, 促使工程项目的规范有序开展。在施工期间常会遇到图纸内容变更的情况, 由于工程档案对工程项目的动态跟踪式管理, 就要求所有相关手续齐全后才能继续施工。这样可以保证工程项目有序规范的开展, 避免盲目施工, 保证工程质量的同时, 还可以避免不必要的浪费。

4. 与项目管理人员配合, 保证工程档案质量。

工程档案的客观准确与否直接关系到档案的价值, 对项目管理的科学性起到重大影响。这要求档案工作者应和项目管理人员紧密配合, 特别是基层的管理人员和技术人员。因为他们最了解工程项目的具体情况, 同时他们还是工程档案最主要的生产者和使用者。千方百计的保证工程档案的质量, 客观真实、准确无误地反映工程项目全过程。工程档案管理人员应当经常深入工程一线, 宣传工程档案的重要性, 协助相关人员收集整理档案, 指导一线管理、技术人员正确使用工程档案。尽管现阶段工程档案的管理模式大多还是以手工操作的传统模式, 档案的利用也不尽人意。但只要我们认同工程档案的价值和意义, 创新管理机制, 变更传统工程档案管理模式, 就一定会建立基于工程项目管理的工程档案管理新模式, 为档案价值的发挥创造条件。

参考文献

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[5]丁文馨.论工程建设项目建档管理新模式[J].档案天地, 2007 (6) .

篇4：浅析工程档案管理

【关键词】工程；档案

1.工程档案的定义

工程档案是将工程项目在工程建设活动中形成的技术资料和文件材料，按照项目档案组卷要求，经系统整理排列著录编目而形成并归档的，具有参考价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体材料。

2.档案的管理

2.1檔案管理的基本流程

档案管理包括档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索、统计、编辑和研究以及档案利用等八个环节。

2.2档案管理的基本原则

2.2.1统一领导、分级管理的原则

具体内容主要包括三个方面：（1）按照规定，国家级档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理；（2）全国档案工作在各级人民政府的领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理；（3）对党政档案和党政档案工作实行统一管理。

2.2.2维护档案的完整与安全原则

档案的完整性包括档案材料收集齐全和整理系统两个方面。收集齐全是指凡有保存价值的档案都要尽量收集齐全，实现一个单位、一个系统、一个地区直至整个国家真正有保存价值的档案完整。安全是指档案不丢失，内容不泄密。

2.2.3便于社会各方面的利用原则

便于社会各方面对档案的利用，满足社会对档案的需要，这是档案工作的根本目的。

3.档案的作用

3.1行政作用

档案记载了机关、团体或个人过去活动的所有状况，其中包括行政职权的法律依据，开展事务的过程及结果，工作的经验及教训等，这些资料都可以成为某个机关或团体开展行政工作的重要参考依据。正如谢伦伯格所说：“档案是一个政府藉以完成其工作的基本行政工具。”档案拥有大量的信息资料，可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导提供大量的工作和业务管理证据及咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、可以为决策、处理各种问题提供参考依据。

3.2业务作用

档案涉及的内容非常广泛，尤其是记载了各行各业建设和生产活动的情况、成果、经验和教训，这些资料都可以成为当前开展生产建设时重要的咨询研究、统计监督的情报信息。实践证明，充分利用这些档案资料，对促进生产力发展，提高经济效益，具有直接的作用。

3.3文化作用

档案是人类文明的产物，是人类文化的积淀和延续，它蕴含了大量的文化信息和社会发展规律，许多史学家都是借助档案成就了著名的历史文化著作。

3.4法律作用

在政治、军事、经济、外交等活动中，档案的作用依然显著，尤其是在解决领土争端等方面，档案的法律作用表现得十分突出；另一方面，在维护权益方面，档案可以起到非常重要的法律证明作用。

3.5教育作用

档案可以成为宣传教育的生动素材，因为它包含着历史知识、文化信息，人们可以通过它更加直观地了解事件真相，起到一定的教育作用。

3.6查凭作用

许多档案都可以为事件的真实虚伪、存在与否起到凭证作用。如行政公文、学历学籍、宅基旧址等等，都可凭档案查询。

4.提高路桥建设工程档案管理的建议

4.1健全制度，实行岗位责任制

完善管理办法，根据公司档案管理的需要制定规定或指南，做到有章可依。在形成档案的各有关部门之间建立严格的档案管理渠道，实行参建单位项目档案领导人责任制。

4.2完善基础设施，改善档案保管环境

档案保管设施设备符合国家有关要求。档案库房、阅览室、办公室实行三分开，库房面积要满足现存档案的需要，并留有发展的需要。

4.3维护路桥建设工程档案的完整与安全，依法制定文件材料立卷归档细则

工程一开始，建设单位要根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及交通部《公路工程档案编制办法》，制定工程材料立卷归档细则，以正式文件下发给参加建设的设计、施工、监理、质监等单位，明确规定各参建单位的归档内容和范围，包括专业队伍阶段性工作完成后，撤离前的资料整理和交接，这样可以改变以往建设项目的参建单位无专人负责、无专柜保管、无制度约束的无序档案管理状况，为各参建单位文件材料的收集和档案工作人员的督导提供了有利的条件，并为竣工材料的积累打下坚实的基础。

4.4加强学习，提高档案管理人员的业务素质

高速公路工程档案管理人员应充分认识到路桥建设路工程档案管理的重要性、艰巨性，突破旧的管理概念和固有的模式，学习研究国家基础建设方面的政策、法规，增强法制观念和依法办事能力，严格执行路桥建设工程档案管理职责，积极参与路桥建设工程档案管理的各项活动，在实践中锻炼、提高自身的业务素质和专业技能，使路桥建设工程档案更好地服务于路桥建设建设的需要。同时，要抓好建设单位有关人员的档案业务培训，培训工作应放在工程开工阶段进行，并作为路桥建设工程档案工作的重点和突破口，通过对路桥建设工程项目各参建单位的项目部、驻地办经理和档案人员的档案业务培训，提高其档案意识，明确其档案管理分工职责使其主动参与项目档案的管理与控制。切实提高档案管理人员的业务水平和档案管理水平。

4.5加强督导，严把竣工验收关

路桥建设工程档案要达到完整，齐全成套，档案人员必须从工程一开始就严格把关，把工作做到前面，要了解工程进展情况，主动配合参建单位，深入现场调查研究，对工程档案工作实行全过程的跟踪，要积极督促配合设计、施工、监理、质监等部门对工程档案的真实性、准确性进行严格把关。在工程竣工验收时，严格执行有关的法律、法规。重点检查隐蔽工程验收记录是否有监理人员签章，监理人员的签字是工程监理的依据；其次是大量的设计变更是否齐全、是否在施工过程中就在施工图上修改到位；特别要注意的是，一项工程有总承包和分成包单位的，要严格审查各分包单位承建部分的竣工图是否与总图一致，是否同一标识，是否相互衔接，只要有一个分包单位的文件材料达不到要求，就不予以验收。

5.结束语

工程档案是工程建设过程中不同时期或阶段产生的各类材料的合理汇总，而技术资料又是工程档案的重要组成部分。所以我们要在工程建设的不同阶段，及时完成需归档技术资料的收集整理工作，这样才能为工程档案的完整、准确、系统奠定基础。 [科]

【参考文献】

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