管理建筑工程档案

管理建筑工程档案（精选十篇）

管理建筑工程档案 篇1

1 建筑工程档案内容及特点

目前, 业界普遍认可的建筑工程档案定义是:“建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动, 是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。”

1.1 建筑工程档案内容

笔者结合上述定义, 从整个工程建设的全流程出发, 认为建筑工程档案内容应包括前期准备文件、工程施工文件、完工验收文件及监理文件四个部分。前期准备文件包括:上级审批批准文件;决策立项文件;勘察、测绘、地质等资料;工程招投标及承包合同文件;计划任务书、项目方案等。工程施工文件包括:土建工程及水、电、设备安装工程施工管理资料;施工技术资料;施工物资资料;施工测量记录:给排水、消防、采暖、通风等设备安装工程记录;工程有关的照片、录像、录音、光盘等。完工验收文件包括:竣工图;工程质量控制资料核查记录;施工现场管理检查记录;竣工验收移交证明书;竣工验收监督通知意见书;竣工报告;审计报告等。监理文件包括:监理中标文件及有关合同、协议书;监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要, 隐蔽工程验收记录;观测记录;工程质量检验及评定文件材料等。

1.2 建筑工程档案特点

建筑工程档案存在于工程建设的全过程, 有不同于其他档案的特性, 分析研究其特点对于管理中发现问题、解决问题有一定启示作用。其主要特点, 首先, 量多类杂。建设工程项目周期长, 部门多, 人员杂导致产生的档案文件繁多, 类型复杂。其次, 系统连续性。工程建设涉及建设、施工及监理等多个部门, 各部门产生的档案相互关联组成一个有机整体。建筑工程档案的保存和积累, 是一个继承和连续的过程。再者, 全面真实性。建筑工程档案产生于工程建设的实践, 全面反映记录工程建设的各类信息, 是项目工程实体的真实写照。最后, 实用性。建筑工程档案是工程项目最原始的记录, 有很高的实用性, 通过档案, 可以全面考察工程质量, 协助日后防灾减灾、维修、改扩建等工作。

2 建筑工程档案管理中存在的主要问题

建筑工程档案管理存在诸多问题, 如制度建设问题、管理模式问题、管理人才问题、档案质量问题、规范化标准化问题等等, 笔者通过研究把这些问题分类归纳为宏观问题和微观问题两个大的方面。

2.1 宏观问题

2.1.1 档案管理制度缺失, 管理模式缺乏统一

针对基建工程项目档案管理工作, 国家档案局于2001出台了《基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范》、《国家重点建设项目档案验收规定》两个档案管理规范性文件。但是, 目前很多建筑工程单位忽略档案管理制度和法规研究学习, 没有按照国家相关档案管理规定从工程立项开始制定一整套符合项目建设实际的档案管理制度和措施, 往往想到哪做到哪, 档案管理工作随意性很大, 工程建设各阶段的档案管理混乱无序。

另外, 工程项目建设涉及建设、施工、监理等多个单位部门, 往往各单位部门产生的档案各自管理、各自为政。一些单位部门成立了专门的档案室, 工程档案专人专管, 多数单位工程档案由其他业务部门代管或由非专业人员兼管, 各个单位部门档案管理相互缺乏沟通, 档案管理整体性较差。

2.1.2 档案管理意识淡薄, 基础管理工作薄弱

目前, “档案”概念还未被社会大众广泛认知, 档案管理意识普遍淡薄。工程建设中由于档案管理工作繁琐复杂, 且不能产生经济效益, 工程建设部门多数精力集中于工程建设进度上, 往往忽视或不重视档案管理工作, 消极被动应付档案管理工作。从部门领导到基层档案管理人员认识不到档案管理对于工程建设的重要作用, 很多规章制度不落实, 经常出现工程项目完工即将交工验收时, 才开始应付整理档案, 敷衍相关部门检查, 这种做法给整个全流程档案管理带来诸多不良后果。

工程建设过程中档案管理工作基础薄弱, 一些建设单位往往只注重工程项目的经济效益, 而对工程档案的各阶段管理很不重视, 没有成立专门的档案管理机构。档案基础工作的系统化、有序化、可持续化不足, 大量珍贵档案资源随处放置或丢弃, 档案收集、整理、立卷、标引、著录及检索利用等未按相应标准规范操作。竣工验收档案质量关把握不严, 各项档案监督监管机制不落实。

2.1.3 档案管理人才匮乏, 专业素质参差不齐

建筑工程项目组中的档案管理人员多数没有经过档案专业培训, 缺乏工程档案基本知识和工作经验, 并且常有一人多职或兼职等现象, 部分项目组根本不设专职档案管理人员。能对档案进行日常整理、使用和维护, 具有先进档案管理技能的档案管理人才十分匮乏。特别是在数字时代, 了解和掌握电子文件形成规律、特点和管理方法, 熟悉电子档案管理技术的人才十分稀少, 多数档案管理人员仍处于手工操作阶段, 工作效率低, 劳动强度大。

现有的档案管理人员专业素质参差不齐, 档案管理业务知识陈旧, 现代档案管理技能和方法欠缺。并且由于档案管理工作枯燥、繁琐, 待遇不高, 很多档案管理人员受不了外界干扰和诱惑, 产生不耐烦情绪和安于现状思想, 责任心和敬业精神不强, 服务水平不高。

2.1.4 档案管理资金短缺, 管理技术设备落后

由于普遍存在档案意识淡薄, 工程建设单位领导往往只关注项目建设, 把建设资金全部投向工程建设, 档案管理资金投入极度不足, 档案管理经费经常靠东挪西凑, 从其他项目中挤出。

资金短缺直接导致档案管理技术设备落后和专业人才的大量流失。先进档案管理硬件设施如:计算机、扫描仪、数码相机等都需要经费支持, 档案管理应用软件的研制开发更需要资金投入。资金短缺严重制约了工程档案管理的快速、健康发展。

2.2 微观问题

2.2.1 档案内容质量不合格

工程项目建设过程中, 经常由于档案管理制度不落实及档案管理人员的专业素质低等因素造成工程档案内容错漏、遗失、不规范和不完整。主要包括以下几个问题:首先, 档案文件收录不完整。缺少很多记录、必要签章、合格证、许可证等文件。其次, 鱼目混珠。由于平时档案管理工作疏忽, 导致部分档案文件丢失, 在后期整理过程中经常出现拿其他文件顶替丢失文件现象, 以图蒙混过关, 严重影响工程档案的内容质量。再者, 隐蔽工程记录的质量控制不严。资料记录人员经常不到现场, 按图凭空编制, 相应得出的档案记录文件无法反应工程质量和整个监督过程。最后, 建筑工程竣工图的编制质量不合格。竣工图是建筑工程档案的重要组成部分。近年, 竣工图的绘制出现一些不规范现象:其一:编绘人员混杂, 专业资质令人质疑。其二, 竣工图签章经常出现代签现象。竣工图相关绘制人员的职责未能得到体现, 起不到法律凭证作用。其三, 竣工图的变更文件残缺。变更文件的缺失使得竣工图不能如实反应建筑物的真实情况。其四, 部分竣工图没有正规图纸。由于工程建设过程中管理不规范, 仅在平面图上标示了示意图, 没有正式图纸。

2.2.2 档案案卷质量不高

建筑工程档案整理过程中, 由于档案专业人员匮乏, 一般档案管理人员专业知识不足, 业务能力水平有限造成档案案卷制作质量不高。具体表现:首先, 案卷封面标引不规范。按照档案标引规范, 案卷封面应填写清楚建设单位、工程地址、专业名称、文件内容、档案形成单位等项目, 但是多数档案管理人员都未能准确规范填写案卷封面。其次, 案卷装订不规范。经常发现卷内文件部分倒置, 装订不牢, 案卷太厚等状况。再者, 案卷页号的编写不规范。经常出现没有页号或漏编状况。

2.2.3 归档完整率、真实性有待提高

根据调查, 当前建筑工程档案的归档完整率不足80%。一方面, 多数工程建设单位未能按照规章制度要求, 从立项开始组织专人系统、完整、规范收集、保存、整理工程档案, 导致工程档案文件无序管理, 造成部分档案文件散失无法归档。另一方面, 档案管理人员的不规范操作、业务能力水平及工作失误, 也会影响归档完整率。

建筑工程档案是项目建设活动的第一手资料, 是工程质量最真实的反映。建筑工程档案文件的形成和累积应于工程建设同步, 伴随工程建设全过程。但是, 建筑工程档案归档过程中, 经常出现工程档案“回补”现象, 也就是后期档案整理过程中发现缺失档案再补什么档案, 虚造档案, 虚假填写。这种做法严重影响了工程档案的“同步性”和“真实性”, 降低档案根本价值。

2.2.4 档案规范化、标准化欠佳

目前, 建筑工程档案管理不规范现象严重, 对工程档案统一管理缺乏认识, 日常管理工作不严格、随意、滞后等现象突出缺乏规范化管理。另外, 工程建设过程中档案全流程管理杂乱无章, 重复严重, 过程控制措施未得到成分利用, 没有一个标准化流程可遵循。

3 结语

建筑工程档案是工程建设最真实反映, 是检验工作质量的重要依据, 工程档案管理直接影响关系到工程质量管理。分析研究工程档案管理实践中存在的各类问题, 对于更好提高工程档案管理水平, 提高工程建设质量有着积极促进作用。通过解决问题改变管理方式、方法, 尽快融入健康发展的轨道, 推进建筑档案管理事业的新发展。

参考文献

[1]黄俊英.关于建筑工程档案管理中问题与建议的分析[J].建材发展导向, 2011 (8) :69～70.

[2]陈江.分析建筑工程档案管理[J].建材与装修, 2011 (8) :32～33.

[3]李菊君.建筑工程档案管理[J].企业研究, 2011 (14) :181～182.

[4]秘相涛.建筑工程档案现状之我见[J].图书与档案, 2011 (9) :281～281.

[5]王昕.建筑工程档案验收工作中的问题及对策[J].城建档案, 2011 (9) :47～48.

建筑工程档案管理制度 篇2

建筑工程档案管理制度

第一章

总则

1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分，对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用;为加强工程项目档案的管理职责，规范档案管理，结合施工企业的实际情况，制定本规定。

1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。

1.3项目工程档案按照集中统一管理的原则，由项目部统一管理，重要及常用的文件移交档案室保管，以确保工程档案的完整、准确和安全，并便于使用。

1.4项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。

第二章

工程档案管理机构的职责

2.1项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者，负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件;并对工程项目进行统一整理造册。

2.2现场工作组是项目部的下属部门，受项目部的直接领导，在项目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的收集、整理;接收、审核施工、监理等相关方移交的资料，并对收到的资料进行统一整理。

2.3档案室接收项目部移交的项目档案，并加以分类、整理、管理，并负责工程资料的收发、借阅等工作。

第三章

项目工程档案管理流程

3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要依据，是继承工程项目知识的重要手段，因此工程项目档案管理先明确责任;项目部根据工程特点，明确项目从立项到最终验收交付的过程中档案管理的相关人员及职责。

3.2从项目开始立项，项目部制定工程项目档案负责人，工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料，从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。

3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性，对工程项目资料进行分类整理，对缺少的资料应及时收集，使工程资料完整、逻辑条理清晰。

3.4根据工程项目特性，现场工作人员在适当时候将工程资料移交项目部，由项目部，由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑顺序，分类保存，保存的资料应做好标识，方便管理查询。

3.5项目部对移交的资料统一整理后，重要的、日常使用的资料，项目部应及时归档，方便资料需要人的使用，项目部归档的工程资料应为原件，项目部自留复印件。

档案室应做好项目部移交资料的登记，并对移交工程资料单独归类存放。

3.6档案室管理人员应做好借阅管理，原件资料一般不允许借阅，借阅复印件供借阅人使用，因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明，备注原因。

工程项目档案借阅后，档案管理人应及时通知借阅人，按期归还。

第四章

项目工程档案管理

4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。

4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中，施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员;同时档案收集人应及时收集及催促资料移交人移交资料，工程资料一律先收集、整理、归类，再移交项目部，由项目部统一整理、分类，在项目工程每环节完成后，根据项目特点，由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。

4.3档案收集工作的要求

(1)认真贯彻集中统一管理项目档案的原则;

(2)遵循档案的自然形成规律;

(3)保证项目档案的齐全、完整、准确;

(4)认真审核，未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐;

(5)资料移交方和接受方均须做好资料备份。

4.4工程项目资料的收集管理

4.4.1项目部负责收集、积累和整理项目前期文件(施工前)以及设备，工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件(见)。

4.4.2项目施工阶段，由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理，并移交现场工作组;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件，并提交现场工作组。

4.4.3项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整理，提交现场工作组;现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。

4.4.4反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设工程项目档案。

收集范围包括立项文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。

4.4.5各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。

4.5工程项目资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移交相结合，在资料收集整理过程中，对形成的项目工程文件进行鉴别，包括完整性、准确性鉴别以及审批情况。

4.6项目工程档案的分类要求

(1)档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的项目活动的性质和特点;

(2)在公司各类工程项目中，同一类工程档案的分类标准应该一致;

(3)分类层次，类目要简明，不宜过多过繁;

(4)分类应力求按照专业系统实现标准化。

4.7档案整理工作遵循项目档案的自然形成规律，保持项目档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对项目档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。

4.7.1工程项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质，内容分别按、工程整理。

4.7.2勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按工程项目整理。

4.7.3施工技术文件应按项目工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

4.7.4设备、技术、工艺、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件按工程项目整理。

4.8项目档案案卷管理

4.8.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理;法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。

4.8.2基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

4.8.3设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收(自制设备设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

4.8.4项目档案号，要反映项目档案系统整理后的客观秩序，同项目档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致;项目档案号应力求简明，不要过于复杂繁琐。

项目档案号=分类号+案卷顺序号。

4.9工程项目档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内容。

4.10工程项目资料的更改

4.10.1当工程项目文件需要更改时，文件更改人或更改部门通知收集管理人，并说明更改的理由依据和更改内容。

4.10.2文件更改原则上应由原审批人审批或依据项目管理制度要求进行审批，经更改审批的文件应及时交予档案收集管理人，收集人交上级管理部门或档案室，并做好更改备注。

4.11工程项目档案的借阅

需要临时借阅文件的人员应填写《工程项目档案借阅申请表》(见附件)，经档案室相关人员同意后方可借阅，档案室借阅文件一般为复印件，借阅后必须及时归还，《工程借阅记录》(见附件)，如果原件一般情况下不外借，如确需外借，说明原因。

4.12项目工程档案的保管期限由项目部根据国家相关规定而制定，在项目部将资料归档移交档案室时明确提出，由档案室人员在保管期满后，提出销毁申请，项目部决定其销毁与否。

4.13

工程项目合同管理

工程项目合同是工程项目的重要资料，作为项目实施及工程价款支付的依据，现场工作组、项目部及档案管理人员应作为工程项目管理的重点。

工程项目合同一经审批签订后，项目部组织相关人员收集，并移交档案室，通知做好留底工作。

工程项目发生变更后，修要更改合同或补充的，项目部应在合同修改或补充审批后，通知档案室，并将新的合同或协议归档。

第五章

附则

5.1

本制度由项目部负责解释。

5.2

本制度由项目部制定、修改，自总裁批准之日?生效实施。

第一章

总则

1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分，对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用;为加强工程项目档案的管理职责，规范档案管理，结合施工企业的实际情况，制定本规定。

1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。

1.3项目工程档案按照集中统一管理的原则，由项目部统一管理，重要及常用的文件移交档案室保管，以确保工程档案的完整、准确和安全，并便于使用。

1.4项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。

第二章

工程档案管理机构的职责

2.1项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者，负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件;并对工程项目进行统一整理造册。

2.2现场工作组是项目部的下属部门，受项目部的直接领导，在项目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的收集、整理;接收、审核施工、监理等相关方移交的资料，并对收到的资料进行统一整理。

2.3档案室接收项目部移交的项目档案，并加以分类、整理、管理，并负责工程资料的收发、借阅等工作。

第三章

项目工程档案管理流程

3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要依据，是继承工程项目知识的重要手段，因此工程项目档案管理先明确责任;项目部根据工程特点，明确项目从立项到最终验收交付的过程中档案管理的相关人员及职责。

3.2从项目开始立项，项目部制定工程项目档案负责人，工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料，从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。

3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性，对工程项目资料进行分类整理，对缺少的资料应及时收集，使工程资料完整、逻辑条理清晰。

3.4根据工程项目特性，现场工作人员在适当时候将工程资料移交项目部，由项目部，由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑顺序，分类保存，保存的资料应做好标识，方便管理查询。

3.5项目部对移交的资料统一整理后，重要的、日常使用的资料，项目部应及时归档，方便资料需要人的使用，项目部归档的工程资料应为原件，项目部自留复印件。

档案室应做好项目部移交资料的登记，并对移交工程资料单独归类存放。

3.6档案室管理人员应做好借阅管理，原件资料一般不允许借阅，借阅复印件供借阅人使用，因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明，备注原因。

工程项目档案借阅后，档案管理人应及时通知借阅人，按期归还。

第四章

项目工程档案管理

4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。

4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中，施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员;同时档案收集人应及时收集及催促资料移交人移交资料，工程资料一律先收集、整理、归类，再移交项目部，由项目部统一整理、分类，在项目工程每环节完成后，根据项目特点，由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。

4.3档案收集工作的要求

(1)认真贯彻集中统一管理项目档案的原则;

(2)遵循档案的自然形成规律;

(3)保证项目档案的齐全、完整、准确;

(4)认真审核，未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐;

(5)资料移交方和接受方均须做好资料备份。

4.4工程项目资料的收集管理

4.4.1项目部负责收集、积累和整理项目前期文件(施工前)以及设备，工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件(见)。

4.4.2项目施工阶段，由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理，并移交现场工作组;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件，并提交现场工作组。

4.4.3项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整理，提交现场工作组;现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。

4.4.4反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设工程项目档案。

收集范围包括立项文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。

4.4.5各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。

4.5工程项目资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移交相结合，在资料收集整理过程中，对形成的项目工程文件进行鉴别，包括完整性、准确性鉴别以及审批情况。

4.6项目工程档案的分类要求

(1)档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的项目活动的性质和特点;

(2)在公司各类工程项目中，同一类工程档案的分类标准应该一致;

(3)分类层次，类目要简明，不宜过多过繁;

(4)分类应力求按照专业系统实现标准化。

4.7档案整理工作遵循项目档案的自然形成规律，保持项目档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对项目档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。

4.7.1工程项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质，内容分别按、工程整理。

4.7.2勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按工程项目整理。

4.7.3施工技术文件应按项目工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

4.7.4设备、技术、工艺、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件按工程项目整理。

4.8项目档案案卷管理

4.8.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理;法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。

4.8.2基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

4.8.3设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收(自制设备设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

4.8.4项目档案号，要反映项目档案系统整理后的客观秩序，同项目档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致;项目档案号应力求简明，不要过于复杂繁琐。

项目档案号=分类号+案卷顺序号。

4.9工程项目档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内容。

4.10工程项目资料的更改

4.10.1当工程项目文件需要更改时，文件更改人或更改部门通知收集管理人，并说明更改的理由依据和更改内容。

4.10.2文件更改原则上应由原审批人审批或依据项目管理制度要求进行审批，经更改审批的文件应及时交予档案收集管理人，收集人交上级管理部门或档案室，并做好更改备注。

4.11工程项目档案的借阅

需要临时借阅文件的人员应填写《工程项目档案借阅申请表》(见附件)，经档案室相关人员同意后方可借阅，档案室借阅文件一般为复印件，借阅后必须及时归还，《工程借阅记录》(见附件)，如果原件一般情况下不外借，如确需外借，说明原因。

4.12项目工程档案的保管期限由项目部根据国家相关规定而制定，在项目部将资料归档移交档案室时明确提出，由档案室人员在保管期满后，提出销毁申请，项目部决定其销毁与否。

4.13

工程项目合同管理

工程项目合同是工程项目的重要资料，作为项目实施及工程价款支付的依据，现场工作组、项目部及档案管理人员应作为工程项目管理的重点。

工程项目合同一经审批签订后，项目部组织相关人员收集，并移交档案室，通知做好留底工作。

工程项目发生变更后，修要更改合同或补充的，项目部应在合同修改或补充审批后，通知档案室，并将新的合同或协议归档。

第五章

附则

5.1

本制度由项目部负责解释。

5.2

浅析工程档案管理 篇3

【关键词】工程；档案

1.工程档案的定义

工程档案是将工程项目在工程建设活动中形成的技术资料和文件材料，按照项目档案组卷要求，经系统整理排列著录编目而形成并归档的，具有参考价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体材料。

2.档案的管理

2.1檔案管理的基本流程

档案管理包括档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索、统计、编辑和研究以及档案利用等八个环节。

2.2档案管理的基本原则

2.2.1统一领导、分级管理的原则

具体内容主要包括三个方面：（1）按照规定，国家级档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理；（2）全国档案工作在各级人民政府的领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理；（3）对党政档案和党政档案工作实行统一管理。

2.2.2维护档案的完整与安全原则

档案的完整性包括档案材料收集齐全和整理系统两个方面。收集齐全是指凡有保存价值的档案都要尽量收集齐全，实现一个单位、一个系统、一个地区直至整个国家真正有保存价值的档案完整。安全是指档案不丢失，内容不泄密。

2.2.3便于社会各方面的利用原则

便于社会各方面对档案的利用，满足社会对档案的需要，这是档案工作的根本目的。

3.档案的作用

3.1行政作用

档案记载了机关、团体或个人过去活动的所有状况，其中包括行政职权的法律依据，开展事务的过程及结果，工作的经验及教训等，这些资料都可以成为某个机关或团体开展行政工作的重要参考依据。正如谢伦伯格所说：“档案是一个政府藉以完成其工作的基本行政工具。”档案拥有大量的信息资料，可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导提供大量的工作和业务管理证据及咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、可以为决策、处理各种问题提供参考依据。

3.2业务作用

档案涉及的内容非常广泛，尤其是记载了各行各业建设和生产活动的情况、成果、经验和教训，这些资料都可以成为当前开展生产建设时重要的咨询研究、统计监督的情报信息。实践证明，充分利用这些档案资料，对促进生产力发展，提高经济效益，具有直接的作用。

3.3文化作用

档案是人类文明的产物，是人类文化的积淀和延续，它蕴含了大量的文化信息和社会发展规律，许多史学家都是借助档案成就了著名的历史文化著作。

3.4法律作用

在政治、军事、经济、外交等活动中，档案的作用依然显著，尤其是在解决领土争端等方面，档案的法律作用表现得十分突出；另一方面，在维护权益方面，档案可以起到非常重要的法律证明作用。

3.5教育作用

档案可以成为宣传教育的生动素材，因为它包含着历史知识、文化信息，人们可以通过它更加直观地了解事件真相，起到一定的教育作用。

3.6查凭作用

许多档案都可以为事件的真实虚伪、存在与否起到凭证作用。如行政公文、学历学籍、宅基旧址等等，都可凭档案查询。

4.提高路桥建设工程档案管理的建议

4.1健全制度，实行岗位责任制

完善管理办法，根据公司档案管理的需要制定规定或指南，做到有章可依。在形成档案的各有关部门之间建立严格的档案管理渠道，实行参建单位项目档案领导人责任制。

4.2完善基础设施，改善档案保管环境

档案保管设施设备符合国家有关要求。档案库房、阅览室、办公室实行三分开，库房面积要满足现存档案的需要，并留有发展的需要。

4.3维护路桥建设工程档案的完整与安全，依法制定文件材料立卷归档细则

工程一开始，建设单位要根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及交通部《公路工程档案编制办法》，制定工程材料立卷归档细则，以正式文件下发给参加建设的设计、施工、监理 、质监等单位，明确规定各参建单位的归档内容和范围，包括专业队伍阶段性工作完成后，撤离前的资料整理和交接，这样可以改变以往建设项目的参建单位无专人负责、无专柜保管、无制度约束的无序档案管理状况，为各参建单位文件材料的收集和档案工作人员的督导提供了有利的条件，并为竣工材料的积累打下坚实的基础。

4.4加强学习，提高档案管理人员的业务素质

高速公路工程档案管理人员应充分认识到路桥建设路工程档案管理的重要性、艰巨性，突破旧的管理概念和固有的模式，学习研究国家基础建设方面的政策、法规，增强法制观念和依法办事能力，严格执行路桥建设工程档案管理职责，积极参与路桥建设工程档案管理的各项活动，在实践中锻炼、提高自身的业务素质和专业技能，使路桥建设工程档案更好地服务于路桥建设建设的需要。同时，要抓好建设单位有关人员的档案业务培训，培训工作应放在工程开工阶段进行，并作为路桥建设工程档案工作的重点和突破口，通过对路桥建设工程项目各参建单位的项目部、驻地办经理和档案人员的档案业务培训，提高其档案意识，明确其档案管理分工职责使其主动参与项目档案的管理与控制。切实提高档案管理人员的业务水平和档案管理水平。

4.5加强督导，严把竣工验收关

路桥建设工程档案要达到完整，齐全成套，档案人员必须从工程一开始就严格把关，把工作做到前面，要了解工程进展情况，主动配合参建单位，深入现场调查研究，对工程档案工作实行全过程的跟踪，要积极督促配合设计、施工、监理、质监等部门对工程档案的真实性、准确性进行严格把关。在工程竣工验收时，严格执行有关的法律、法规。重点检查隐蔽工程验收记录是否有监理人员签章，监理人员的签字是工程监理的依据；其次是大量的设计变更是否齐全、是否在施工过程中就在施工图上修改到位；特别要注意的是，一项工程有总承包和分成包单位的，要严格审查各分包单位承建部分的竣工图是否与总图一致，是否同一标识，是否相互衔接，只要有一个分包单位的文件材料达不到要求，就不予以验收。

5.结束语

工程档案是工程建设过程中不同时期或阶段产生的各类材料的合理汇总，而技术资料又是工程档案的重要组成部分。所以我们要在工程建设的不同阶段，及时完成需归档技术资料的收集整理工作，这样才能为工程档案的完整、准确、系统奠定基础。 [科]

【参考文献】

[1]张兵.事业单位项目档案管理工作方法研究[J].黑龙江科技信息，2011（20）.

[2]杨小岳.公路档案管理中存在的问题与对策[J].档案时空，2007（08）.

[3]程巧玲.工程竣工档案特点及收集工作中问题[J].商业文化（上半月），2011（06）.

[4]施丽丽.浅谈水利工程档案管理[J].水利科技，2003（03）.

[5]余梅.浅议如何加强企业重点建设项目档案的管理[J].中国井矿盐，2009（06）.

浅谈建筑工程档案管理问题 篇4

一、建筑工程档案管理的特点

1、建筑工程的档案管理档案资料内容

建筑工程档案管理的档案资料内容主要包括的及时基建文件、工程监理资料以及施工资料。基建文件只要包括的就是勘察、测绘、设计文件, 工程开工文件, 工程竣工文件, 以及决策立项文件, 商务文件等;工程监理资料包括监理合同文件, 工程监理资料, 工程监理记录, 以及工程监理验收资料等;施工资料主要包括的就是施工技术资料, 施工物资资料, 施工吃的测量记录, 建筑工程的施工记录, 施工验收资料, 以及建筑工程中各项工程的竣工图等。

2、建筑工程档案的特点

因为建筑工程的特点, 所以在建筑工程档案也就有着许多相应的特点, 这些特点为档案管理提出了相关的要求。因为建筑工程的周期比较长, 所设计的项目和内容繁多, 使得建筑工程档案具有分散性和复杂性;因为建筑工程的档案内容在以后的建筑中可以借鉴, 所以档案具有继承性, 同时由于时间推移档案被借鉴的价值越来越低, 所以档案也有一定的时效性;因为文档资料必须要反应建筑工程的各项目的真实情况, 才能实现建筑工程质量的有效评价, 这就要求档案的真实性;因为建筑过程除了有规律性的文档以外, 具体的工程事件也会产生相应的文档, 所以建筑档案具有随机性;在建筑工程中包括各个专业知识的利用, 也包括各个方面的内容, 所以建筑工程具有多专业性和综合性。

3、建筑工程档案编制的要求

因为建筑工程的特点和建筑档案的特点, 就对建筑工程档案的编制有了许多具体的要求。首先建筑文档资料必须发硬的是建筑工程的真实情况, 需要长期和永久保存的文档必须准确、系统、完整以及责任人的捺印手续齐全;在建筑工程档案中的文档尽量使用文档的原件, 如果是复件的时候, 要标明原件的存放位置和加盖公章;工程资料应该此阿勇打印的形式, 但是需用手工进行签名;档案的图像资料和需要清楚, 并带有相应的文字说明。

二、现代化建筑工程档案管理的策略

在建立现代化建筑工程档案管理中, 要认真结合建筑工程管理中建筑工程资料的内容特点, 建筑工程档案的特点以及建筑工程档案编制的要求, 从而提出相应的策略, 实现建筑工程档案管理的现代化。

1、建立健全的现代化建筑工程档案管理制度

在建立健全的现代化建筑工程档案管理制度的时候, 首先要根据国家及地方对于建筑档案的管理要求来制定, 要从思想上就对建筑工程的档案管理有住够的重视。结合档案管理的特点和档案资料的特点, 对档案管理的程序要求规范化和标准化管理, 要确保建筑工程档案资料的真实性, 完整性和规范性, 要对建筑工程的各个项目和环节有相应的档案管理措施。

2、注重专业的建筑工程档案管理人才的培养

在建筑工程档案管理中, 要注意档案管理专业人才的培养, 不能对档案管理人员进行随意的替换, 建筑工程档案管理人员必须要必备认真仔细的特点, 明白自己所做工作的重要价值, 要对建筑工程管理要有责任感, 要对建筑工程档案管理的制度和程序相当的熟悉, 明白建筑工程档案资料的特点, 明白档案编制的具体要求。

3、电子信息化技术在建筑工程档案管理中的应用

由于科学技术的发展, 电子信息化技术被应用到了各个领域之中, 在建筑工程管理中也应该加强对电子信息化技术的应用。可以将建筑工程的档案资料制作成电子文档, 然后通过电子文档搜索系统的建立来实现对档案资料的方便而快捷的查询和应用, 从而减少工作人员的工作量, 提高工作效率。建筑工程档案管理本身的档案资料繁多, 涉及内容繁多, 涉及的建筑工程繁多, 通过点在文档系统的建立, 使用电子信息化技术将各种资料进行分类和整理, 以及归档, 这是建筑工程档案管理现代化的一个有效措施, 也是建筑工程档案管理现代化的一个重要措施。我们要根据电子信息化技术的特点和建筑工程档案管理的特点, 在档案管理中更加全面的对电子信息化技术的利用, 从而提高建筑工程档案管理的效率和质量。通过建筑工程档案管理工作质量的提高, 推动建筑工程的发展。

摘要：在建筑工程中, 档案管理具有其重要的意义, 直接关系到建筑工程的质量评定等。所以在本文之中对建筑工程档案管理的特点进行全面的分析, 结合建筑工程档案管理的特点, 提出现代化建筑工程管理的策略, 建立一个健全的现代建筑工程档案管理体系, 从而实现对建筑工程质量的有力保障, 推动建筑工程的发展。

关键词：建筑工程,档案管理,问题,解决对策

参考文献

[1]、丁士昭.工程项目管理[M].北京:中国建筑工业出版社, 2005.

工程档案管理在建筑工程的有效运用 篇5

【关键词】工程档案；管理；建筑工程

近几年来，我国的建筑行业在市场竟争中面临严峻的考验，管理体制也同样需要进一步地改革和创新，建筑工程档案的管理也有了新的发展。我国的档案管理工作人员应借鉴西方发达国家的先进档案管理技术，来进一步完善我国仍处于改革转型期的档案管理制度，充分利用自己的在国际经济中强国的地位的优势，加强对我国档案管理工作人员的定期培训，以达到在建筑工程中档案管理工作的有效运用，实现社会主义现代代建设的发展，使工程档案管理工作与国际接轨，使工程档案管理更好地为我国的经济建设的发展做基础准备。

第一、做好档案管理工作，完善档案管理制度

工程建设类项目精确而又复杂，这项工作的顺利进行需要档案资料的有序管理，这样才能确保资料、图纸的精确、完善及规范。我国档案管理的有关条列规定，工程建筑单在项目建设期间，需要掌握建筑实际情况，不断完善、准确相关档案管理制度及措施。与此同时，分工要明确，切实保证在施工单位、检查单位、承包单位等各项工程建设项目的各项责任，以免在建筑工程中出现的问题无处寻责，并保证规范档案资料的收集、入档，促进档案、各项目之间的同步管理。在此过程中，最重要的是前期资料的准确和完整。一般情况下，建筑类工程项目建筑时间比较长，以至于建设期间对于档案的管理及形成也比较麻烦，为了减少这一问题对工程建设的影响，从项目建设开始，就需要制定专业人员，做好档案规整工作，确保各项任务的顺利进行，逐步建立并完善档案管理制度，形成一个系统化和网络化的档案管理体系。

第二、完善施工管理制度，加强档案材料的编制管理

在工程建筑档案管理当中，应该按档案管理规章制度对档案材料进行编制，这是工程建筑单位的基本标准。形成一个高质量的工程档案的材料，主要是取决于档案材料的编制过程。工程建筑单位必须要明确本身的档案管理责任，要不断对本单位档案工作人员的档案编制技术进行培训锻炼，提高建筑工程档案编制材料的水平。工程管理层要对工程建筑施工进行监督管理，定期要对档案材料的编制进行审查指导，达到施工单位对档案材料的要求标准，为下一期工程项目的顺利进行打下坚实的基础。为了能够使工程档案材料有计划地记入档案，便于上级领导的审查，明晰责任，就要把档案的管理工作划分到工程计划中去。目前，很多工程项目的实施都是利用投标的方式将工程项目承包出去，而好多承包企业又将工程项目再承包出去，在这样一种层层承包的背景下，工程档案的承包合同（包括编制材料的收集过程、工程项目的质量、积累和整理的过程等）就需要详细列入档案管理的内容中去，减少建筑工程进行当中的失误。

第三、利用高科技对建筑工程档案信息资源多样化管理

大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。档案管理工作者应该借鉴西方先进的档案管理方式，吸收先进的管理技术，将档案管理工作推向更高一个水平。国内外光盘使用比较广泛，很多国家都制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使建筑工程单位利用光盘库载体或光盘塔运用在档案管理中。近年来，很多水利、建筑工程单位已经对录像档案、纸质材料档案、照片档案开始制作成光盘运用多媒体进行网络化保存。提高各部门档案管理工作的协调能力，提高各部门的档案管理水平，方便各部门对档案利用，提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。

第四、严格把好竣工验收档案资料质量关

使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用

工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定或不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

第五、及时做好传递和变更记录

在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。建筑物在，档案在，这是重点工程档案管理的原则，随着时间的推移，工程不可避免地要进行维修、改造。

第六、加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度

随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。综上所述，企业的档案管理部门要注重开发档案的经济效益，在服务方法上要由單一的接待查阅转为同时以二次文献、三次文献的形式提供利用，并应积极、主动地向有关部门和决策人员介绍档案，引导他们充分利用档案，最大限度地发挥重点工程档案在建筑工程中的有效运用。

参考文献

[1]刘家真.电子文件管理理论与实践[M].科学出版社,2003年版.

[2]徐英浩.浅谈施工档案在工程管理中的作用[J].工海煤气,2004(5) .

[3]蔡立军.试论档案是文化的载体[J].火柴工业,2004(4) .

档案信息化与工程档案计算机管理 篇6

一、档案信息化的涵义

档案信息化可理解为是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础, 以档案信息的资源化为主导, 以实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程。这一描述包括以下3个过程:一是以现代信息技术在档案工作领域广泛而实际的有效利用来作为技术应用过程;二是将档案“信息化”中的“信息”通过各种方法、手段进行整合、开发、使之“资源化”并为社会广泛使用的转“化”过程;三是将档案信息化逐步纳入到整个社会信息化之中的发展过程。

综上可以看出, 档案信息化具有以下两方面涵义:一方面, 档案信息化是一种社会发展形态, 是档案工作发展到某一特定社会进程的概念描述, 而不是某一时刻的结果。在这一过程中, 档案信息化在其自身发展过程中涉及社会的各个方面, 因此, 要把其作为整个社会信息化进程中的一个方面或是缩影来看待, 它属于社会信息化中的应用性工程之一;另一方面, 档案信息化又是一个不断完善和发展的过程, 在这一过程中信息技术的发展与广泛应用是推动档案信息化进程的动力, 开发与有效利用档案信息资源的能力, 进而实现资源共享是目的, 为此, 这一过程需要多种社会力量的参与和良好的档案工作内部条件和外在环境。总之, 档案信息化作为一个运动过程, 它是一个动态概念, 它的内涵在不同的历史发展阶段会呈现出不同的特点。

二、档案信息化的实质

档案信息化中的“信息”实质上指的是“档案信息资源”。它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础, 也就是说, 我们要运用一定的技术手段, 创造适宜的社会条件, 将其视为一种社会资源加以开发和利用。从深层意义上说, 档案信息化就是给人们对档案“资源”利用提供一种非常有效的手段, 使人们能以更快更便捷的方式获得并传递这一“信息资源”, 实现真正意义上的信息利用社会化, 这也就是档案信息化的实质问题所在。这一问题的实现需要具备以下要素:

(1) 档案信息资源作为档案信息化活动的基本资源, 在量的积累上要达到一定高度, 经过整合之后能普遍地应用于社会生活的各个领域, 且能产生并创造出越来越多的物质与精神财富是档案信息化的基础;

(2) 信息技术在档案工作实践领域的有效利用, 使档案信息能够实现技术意义上的资源化 (数字化) 是实现档案信息化的前提;

(3) 档案信息观的普遍提高是社会各方面广泛利用档案信息资源, 实现档案信息化的重要条件。

档案信息化的核心是档案信息资源的建设, 在档案信息资源建设量的积累过程中, 使档案信息不断“资源化”是档案工作追求的价值目标。

三、档案信息化改变传统的档案管理方式

计算机辅助设计在我国工程设计领域的广泛应用, 利用计算机这种先进的技术工具, 产出规范、准确、美观的设计成品, 即工程图纸, 是设计人员心血的凝聚、智慧的结晶, 也是社会的宝贵财富, 妥善保管与有效利用是至关重要的。

历来, 设计者要花费大量的时间和精力查找已有的图纸档案, 对有些相同工程或修改极少的图纸, 为了提高设计效率, 只能用调底图再晒蓝图的方法, 在蓝图上进行修改。这样成本高, 图纸不美观, 设计人员带来不便, 增加重复劳动时间。随着档案信息技术的深入推广, 网络技术的普遍应用, 光盘存储技术的日益成熟, 使得档案信息的生成、发行、传递、复制、更改、存储变得十分方便, 一种产品的几百页资料和图纸浓缩在一张光盘上, 联网传递时间以微秒计, 而且准确无误。

四、档案信息化具体运作——工程档案计算机管理

(一) 运用计算机管理工程档案对数据库的要求

计算机的管理程序中必须有专门用于实现各种文字资料、各种幅面的工程图纸、文件、图片等计算机管理的综合系统;它集档案管理、图纸录入、净化、修改、输出、矢量化等图像处理于一体, 建立无纸档案库。该档案库可以放置在硬盘上或光盘上, 可通过分类检索或条件组合检索快速查到所需资料;可以随意移动、放大、缩小图纸和文字资料, 档案人员可以对相关数据进行修改、编号, 并对各种资料进行无失真输出。实现文书档案与科技档案的互通渠道, 解决单位内有关生产、技术部门对各种文件图纸的网络共享、查阅等问题;通过良好的接口界面, 使得设计部门的设计图纸、生技部门所出的竣工图纸传送到档案室, 由档案人员进行整理、归档, 并通过网络进行借阅;经过生技科的核准, 提供竣工图给生产技术人员进行检修后的修改, 使得技术人员在施工现场就能借阅工程图纸及有关档案。

(二) 档案管理数据库应符合以下几种技术指标

(1) 该系统标准符合档案的有关标准和规程。

(2) 支持包括图纸、文档等在内的多种类型的档案。

(3) 可擦写光盘压缩存储。

(4) 图纸幅面不限, 能通过扫描仪迅速方便地进行输入和处理。

图纸档案既可以在喷墨绘图仪上输出, 也可以在打印机上迅速方便地输出, 输出后的图纸档案可以大小不限。

(5) 系统对图纸进行数据库管理, 并可进行查询、浏览、编辑、数据维护及输出;同时具有档案的保密机制, 使不同用户按授权访问不同图纸。

(6) 提供图纸处理工具箱, 可以对图纸进行灰度及彩色过滤、净化、缩放、修改、拼接等操作;具有多窗口编辑能力, 可对图纸的误差进行调整和修正。

(7) 网络吞吐量大, 系统支持大型投影设备, 可将图像清晰地显示在大屏幕上。

(三) 实现工程档案计算机管理必须解决的问题

(1) 用户授权及保密机制, 不同的用户具有不同的权限, 以防止非法侵入。

(2) 多种检索方式, 提供灵活的分类检索及模糊检索方式。

(3) 档案记录的显示与漫游。

(4) 档案统计、用户借阅管理, 可对数据库中的图纸、文字材料进行跟踪管理, 记录图纸的借阅历史, 统计图纸的使用频率, 明确图纸的损坏、遗失的责任;借阅图纸时, 建立图纸借阅记录, 对借阅进行检索和统计。

(5) 可无限量保存图纸;文档、工程图纸等可以打印输出。

(6) 档案库的维护;可任意创建档案库;有完善的备份与恢复功能。

(7) 可以进行档案销毁管理, 并且可以预先对需要销毁的档案进行鉴定。

工程档案管理工作探析 篇7

一、工程档案的内涵

工程档案来源于建设工程文件, 是在工程建设活动中直接形成的, 具有归档保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录, 其中包括工程准备阶段文件:开工以前, 在建设项目立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件;监理文件:监理单位在工程勘察、设计、施工等监理过程中形成的文件;施工文件:施工单位在工程施工过程中形成的文件;竣工验收文件:在工程竣工验收活动中形成的文件;竣工图:即工程竣工验收后, 真实反映建设工程施工结果的图样。工程建设产生的工程文件可根据对本工程和城市建设所具有的凭证价值、依据价值、参考价值等进行分析, 凡具有保存价值的均应整理、归档, 并且对工程文件的价值进行初步鉴定, 确定保存年限, 对有保存价值的工程文件整理后安全保管。

二、工程档案的特点

1. 技术的综合性。

城市建设是一种规模大、周期长、涉及面广的社会活动, 在某一个单项工程的整个建设过程中有许多环节, 这些环节各有其不同的步骤和内容, 它们按照自身固有的规律有机地联系在一起。每个环节的任务, 都由不同单位采取不同的技术措施完成, 使得工程档案具有综合性强的特点。

2. 记录形式的多样性。

工程档案记录形式丰富多样:一是文字、图纸等纸质载体和照片、录音、录像等光磁介质载体;二是微缩品工程档案, 记录介质为胶片载体;三是电子工程档案, 以磁盘、光盘为记录载体。除此之外, 工程档案中由木质材料、金属材料、塑料材料等制作的模型和实物, 也是工程档案中不可缺少的记录形式, 充分反映了工程档案记录形式的多样性。

3. 管理的动态性。

为满足动态管理的及时性、准确性, 拆除和废弃的建设工程应及时注销, 工程档案应及时处理, 这就要求建设单位和工程档案保管部门紧密配合。近年来, 改建、扩建、新建的工程数量增多, 新的工程档案应不断补、变更、完善, 废弃拆除的工程档案应不断销毁, 保持档案的动态性。

三、加强工程档案管理的有效措施

1. 确保工程档案与工程建设同步进行。

工程档案是工程质量检验的重要依据和凭证, 也是工程质量事故检测的依据。由于工程档案不齐全真实, 造成各种事故原因无法查清, 使工程管理难以到位, 给人们的生产、生活带来了不便和严重的经济损失。因此, 工程档案的完整性应引起人们普遍重视和关注。工程施工时应按施工图施工, 从施工记录、施工实验记录、建设材料的选择、工程检查验收、质量评定等方面予以体现。在建设初期, 要把参与建设的各单位组织起来, 建立工程档案编报工作网, 工程档案主管部门可随时掌握工程进度和工程档案编制情况, 及时解决遇到的技术问题和协调问题。此外, 编报网络可组织开展一些有益活动, 如召开经验交流会等, 加强联系, 取长补短。在工程竣工验收时, 认真贯彻执行《黑龙江省重大建设项目档案管理办法》、《建设工程质量条例》和《工程竣工验收备案制》的有关法规, 把好竣工验收关, 严格审核工程档案的内容是否齐全真实, 做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格的单位由建设部门发放合格证;不按规定移交档案的单位不发放合格证, 不得交付使用, 不得申报优质工程和其他奖励, 从而保证工程档案的完整、准确、系统。

2. 做好工程档案的开发利用工作。

工程档案管理工作的根本目的是为城市建设和经济发展提供服务, 充分发挥工程档案的社会效益和经济效益。如果把收集来的工程档案堆积起来, 放在库房里, 锁在柜子里, 使档案处于静止状态就无法发挥它的价值。为使档案客观存在的价值充分发挥出来, 就必须强化工程档案的开发利用工作, 加大工程档案资源的编研力度, 通过提供档案信息为城市建设服务, 密切档案工作与城市建设活动之间的联系, 使提供利用成为工程档案工作中最富有活力的一个环节。

3. 加强对工程档案工作的监督检查。

城建档案管理机构要建立健全组织检查机构, 配备人员, 组织监督、检查, 对于那些不按规定移交工程档案的单位和主要负责人应随时提出意见和批评, 限期改正, 切实起到监督检查的督促作用。

4. 配备专业技术人才。

做好工程档案管理探讨 篇8

工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承城市人类文明的载体, 是建设项目全过程的原始、真实记录, 是宝贵的信息资源, 是一座丰富的知识宝库, 是城市建设的一种潜在的生产力, 在城市建设各项活动中起着非常重要的作用。

(1) 工程档案是积累城市建设经验, 进行城市建设技术储备的手段, 是城市建设活动的产物。城市建设活动的成果不外乎两个方面:一是建筑物实体, 一是工程档案。工程档案真实地记录了建设生产活动的全过程, 记载了人们的工程思想、技术、经济。因此它是储备工程技术、工程经验的工具和手段。对一个城市、一个地区来说, 如果它拥有质量较高、数量较多的工程档案资料, 就在一定程度上标志着它有比较雄厚的工程技术基础。反之, 它的城市建设就会遇到很多困难。

(2) 工程档案是进行城市规划工作的基础。城市规划就是对城市或城市中各种要素, 根据城市的现状、条件和基础、特色、各方面的动态变化因素进行全面的、综合的、科学的、长远的预测和设想。通过论证、编制规划方案付诸实施。《中华人民共和国城市规划法》明确规定, 城市规划的编制, 应当依据国民经济和社会发展计划以及当地的自然环境、资源条件、历史情况、现状特点统筹兼顾, 综合布置。在城市规划中不仅形成了大量的工程档案, 而且工程档案又是城市规划的重要基础。

(3) 工程档案是城市建设和管理的重要依据。现代化城市是一个综合的、整体的概念, 它包括的内容很广泛、很复杂。由于经济和社会的发展, 现在的小城镇, 几年、十几年后将建设成为初具规划的城市, 甚至成为举世瞩目的大都市。随着城市现代化进程的加快, 各种矛盾也将呈现出来, 为了解决诸多的矛盾, 城市立体化程度越来越高, 地下、地上空间利用率越来越高, 除现有的各种管线外, 地下建筑物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多, 而对这些工程的维护、管理、改建、扩建, 单靠所谓的活档案——人的记忆是不行的。人会变化, 要调动、要衰老, 记忆力要衰退、要死亡, 而工程档案则是城市建设科学资源储备的宝库, 是各种隐蔽工程的眼睛。只有以工程档案为依据, 才能进行科学的规划、建设和管理, 才能克服盲目性, 避免浪费和损失。

(4) 工程档案是城市防灾、减灾和战后重建的重要依据。1976年唐山大地震后的城市基础设施的抢修、重建, 工程档案发挥了重要作用;2002年俄罗斯警方成功解救被恐怖分子扣押在娱乐城的几百名人质, 就是查阅了大量工程档案, 利用该建筑物现有的通风管道向娱乐城中吹药, 使恐怖分子失去战斗力, 人质得以解救。

实践证明, 如果能合理、充分利用工程档案, 就可以对城市进行合理开发, 保证工程建设的合理设计、施工, 充分发挥投资效益。

2 如何做好工程档案的管理

工程档案的重要性要求我们必须做好工程档案管理工作。做好管理工作首先要从管理本身的四个基本特征出发:即管理的载体是组织, 管理的主体是管理者, 管理的任务是设计和维持一种环境, 管理的核心是处理好人际关系, 而人是管理的第一要素。

(1) 要完善法规, 依法治档。

《莱西市城市建设档案管理规定》已于2003年10月1日起施行, 该《规定》是依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程档案管理条例》、《城市建设档案管理规定》等法规制定的, 这是政府对城建档案工作的极大重视和支持, 对新时期的城建档案工作做了明确的规范和要求, 为城建档案工作的发展指明了方向。《规定》明确了三项制度:即档案预验收制度、档案进馆时限制度和档案执法制度, 将档案的预验收、备案、报送时限和执法要求以政府令的形式纳入规划、建设、管理程序中, 从根本上保证了工程档案的内在质量和外在质量。因此在工程档案管理中要认真学习、贯彻落实《规定》, 提高大家的思想素质和理论水平, 逐步完善规范各种制度, 理顺各种程序, 严格把关, 做到有法必依, 执法必严, 违法必究, 加大执法力度, 实现工程档案在新时期的依法治档。

(2) 详实的业务规范是从事工程档案管理工作的行动指南。

俗话说没有规矩不成方圆, 一些无形的道德底线规范着我们生活的方方面面, 而对“档案”这样有形的、原始的、真实的依据性文件更需要一个统一的、顺应社会发展和变革的标准来指导我们的行动。我们根据工作中长期使用的《莱西市建筑工程档案管理细则》、《莱西市工程管线档案管理细则》和国标《建设工程文件归档整理规范》、行标《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》编写了《莱西市建设工程文件归档整理规范》, 并将声像档案整理、档案信息著录、信息整理等内容补充进来, 符合城市现代化发展、数字化建设的需要, 顺应时代发展的潮流, 使之更具操作性和前瞻性, 实现工程档案馆由微观操作向宏观管理的转变, 为我市的信息现代化管理夯实基础。我们应该熟练掌握和运用该《规范》。

(3) “以人为本”, 充分发挥人的主观能动性, 做好工程档案的管理工作。

一是加强对工程档案法律、法规、标准的宣传工作, 提高全社会的档案意识和法律意识。信息社会对信息传播也是迅捷的, 我们要充分利用报刊、广播、电视等各种宣传渠道及时将工程档案的有关信息传播出去, 特别是建立网络信息共享平台——工程档案专业网站, 明确相关的法律、法规以及各自的职责, 让大家都来了解它、关注它、重视它, 熟悉并能很好地掌握它, 并通过人机互通, 实现网络交流, 及时沟通信息, 完善工程档案的管理工作。二是以人为本, 培养一支高素质的档案管理专业队伍。现代化的城市建设离不开现代化的人才, 高水平的工程档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。这就要求对内, 工程档案管理人员要定期参加专业理论学习, 懂技术、会管理、业务精, 并取得相应的管理资质、持证上岗;对外, 定期举办工程档案管理的集中业务培训, 及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。实践证明, 集中业务培训是做好工程档案管理工作的重要途径和有效措施, 它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广, 能大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对工程档案的管理能力, 对工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。三是深入现场, 做好对重点工程项目档案的服务工作。重点工程建设项目是城市经济发展和社会进步的重要基础设施, 也是发挥城市多功能作用的关键, 它关系到国计民生, 又体现着城市的现代化水平。在主动做好对重点工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时, 还要对登记在册的重点工程项目进行清查、摸底, 分析研究, 积极探索, 创出新路子。四是注重对工程档案信息的反馈。城市建设日新月异, 对工程档案的管理也必须与城市建设相配套, 要想做好这方面的衔接, 就要深入工作实际, 了解工程状况, 及时掌握最新动态, 即新的项目采用了哪些新技术、新方式, 减少了哪些工作环节, 同时又改进了哪些工艺, 增加了哪些程序, 形成了哪些与之配套的新的表格资料, 及时将相关的信息从基层反馈到管理层, 并通过汇总、提炼再补充到相应的规范中, 进一步做好对工程档案的管理。

如何做好工程档案管理 篇9

1 要明确工程档案由谁来管

工程档案管理首先要明确工程档案管理应该由哪个部门管, 由谁主管、由谁专门具体负责, 因此, 除了要以文件或正式通知的形式明确具体负责单位外, 更要做到三个专的标准, 即“专责、专职、专业”。

专责, 就是要由一名领导主管全部工程档案的全过程管理, 对整个工程建设的档案的接收、保管、借阅等方面工作进行业务上指导, 工作上把关, 责任上负责;专职, 就是要指派责任心强, 综合素质高的管理人员, 专门负责档案的收集、整理的方面工作, 并从资金、材料等方面给予保证, 确保整个工作有较好的而延续性;专业, 要明确, 档案管理员既要管, 更要理, 决不是一个保管员, 就是体现出档案管理的专业性, 档案管理是一种综合性很强的学科, 涉及到多门学科, 决不是某些人所说的那种“只要是把收到的东西全都看住了就行”。为此, 应选派具有较强专业知识的人员负责此项工作, 做到高起点、严要求, 以利于工程档案管理的规范化合标准化。

2 要明确工程档案包括什么

工程建设, 包括诸多环节, 涉及到土建项目、设备安装、电力系统安装、监理招投标等诸多内容。因此, 工程档案的内容应该包括安装合同、建设合同及其签订前的各种审批手续, 印鉴请用章, 在各项工作当中形成的各种图纸 (如施工图、安装图、工艺流程图等) 、图表、文字材料、照片等技术资料, 包括外来、外购的设备图纸、随机资料、图书、光盘以及新购仪器、设备的随机入厂图纸, 使用说明书、电气线路图、原理图、出厂合格证书等。地下隐蔽工程还应该包括关键施工部位的资料图片。

3 要明确工程档案该怎么管

工档案管理主要涉及到接受与保管两个方面。

在接受上, 要突出三个方面工作的保证。首先是及时性, 工程档案的承接人员是第一责任人, 承接单位的领导是主要责任人, 承接单位应该负起工程档案接收后, “在第一时间内, 通知相关专业的验收人员、资料使用部门或单位以及具体负责档案管理人员参加统一验收和接收的义务”;其次是阶段性, 在一个技术项目完成或告一段落后, 负责单位都要及时整理项目系统资料, 由技术主管审查后及时向档案管理部门移交归档, 在技术人员移交工程档案时, 交接双方应该按规定办理交接手续, 并签字归档备查;第三是完整性, 在因为运输原因造成工程档案接收单位在接到资料时已经破损、缺失。接收单位应该以书面形式向档案管理部门说明情况并及时与工程档案来源单位沟通、增补缺失部分, 确保工程档案的完整、齐全、无损和满足正常使用的需要。

在工程档案的保管上, 同样也要突出做好三个方面的保证。首先是安全性, 要根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》的规定, 将工程档案的原件同一由档案管理部门保管并存放与安全保密的场所, 做到防火、防盗、防毒、防虫、防潮等标准, 同时, 具体负责人员应该保证档案室内的清洁通风;科学性, 工程档案的管理人员应对接收来的工程档案依据档案类型, 进行分类, 编目, 登记, 统计和严格管理, 编辑《档案查阅目录》, 并做好数据库的建立和整理工作, 做到档案实体定位存放、妥善保管、方便利用, 数据库准确无误, 及时更新;其次是合法性, 工程档案是集团的宝贵财富, 任何单位和个人都无权占为己有, 因此, 在因工作需要, 确需要保持本单位的工程档案, 可以由本单位提出申请, 单位领导签字确认, 并报请单位主管理领导审批, 履行机关手续后, 方可转存资料复印件, 留存工程档案的单位主要领导是该档案的保密工作的第一责任人, 必须要指定专人负责, 建立完善的借阅查阅制度, 保证该工程档案在工程建设以及日后的生产, 维护和检修工作中发挥应有的作用。

其三是特殊性, 对于一些特殊的档案, 应该根据实际需要, 可以采取单独成档, 单独管理的方式进行专项管理。

4 要明确管理工程档案该怎么用

加强工程档案管理的目的是为了利用, 在工程档案的利用上, 应该主要做好以下工作

4.1 履行完备手续

在各单位、各部门因为工作需要, 确实需要查阅或借阅工程档案的, 必须按照集团公司关于涉密档案的相关规定和工作程序办理完备的手续, 在借阅使用工程档案时, 经办人要保证资料的完整、不损坏、不丢失、不泄密, 档案管理人员要及时催效查收借出的档案、借阅使用档案的经办人有责任和义务将所借档案在预定时间内归还档案管理部门。如果因为工作需要不能及时归还时, 要以书面形式说明原因并履行档案续借手续。

4.2 严格注意保密

管理人员在因为工作需要复印工程档案时, 必须按照先由本单位领导确认, 并经该类档案管理部门主要领导签字同意后, 在请上级主管领导批准后, 方可以复印;对于涉及企业的保密性的技术工程档案, 应该加盖保密印鉴, 原则上任何人不得复印。由于工作需要确实需要复印的, 必须经过厂注意领导 (工程指挥) 或厂主管领导 (工程指挥授权的副总指挥、技术总工) , 同意方可进行借阅复印, 切实保证不失密、不泄密。

4.3 及时收集整理

在遇到由于工作原因, 需要发放到施工单位、监理单位及各单位部门的工程档案, 应由档案主管部门登记填写《工程档案发放登记表》并由接受人员签字, 以备查验, 同时, 领取单位要由专人妥善保管工作档案其不丢失、不损坏。特别需要强调的是, 应该严禁个人独占和失藏工作档案而影响工程建设项目, 避免造成共享资料得不到共享和普及外, 要认真做好工程档案的保管和检查制度, 要以半年或一年为阶段立即上报相关部门及领导, 并采取措施作出妥善处理。

5 要明确工程档案意外责任

主要包括档案管理人员的责任、借阅人责任和管理责任三种。对于未执行有关工程档案管理制度, 私自为他人提供工程档案, 造成工程档案缺失、损坏、外流, 给工程建设和企业造成一定损失的管理人员, 根据国家相关法律法规的规定, 根据集团公司和企业工建设有关档案管理工作的相关规定、根据集团公司和企业工程建设有关档案工作的相关档案管理工作的相关规定要求, 视情节轻重, 给予责任人处分, 对于对借阅档案保管不当, 造成其损坏、丢失或泄密, 给工程建设造成损失和借阅人员, 要视情节轻重给予处分, 触犯刑律的, 移交司法机关查处, 对于因为档案管理人员教育和管理不到位, 造成工程档案损失或泄密的, 要追究其领导和管理责任。

结语

工程档案管理是一项很严肃认真的技术管理工作, 这项工作牵涉到方方面面, 各级管理职能部门都应认真抓好此项工作, 使工程档案工作更加标准化、系统化、科学化、规范化, 档案管理工作才能再上新台阶。

摘要：本文介绍了工程档案管理的重要性、工程档案包括什么以及如何进行工程档案管理。

浅谈档案信息化建设与工程档案管理 篇10

关键词：档案 信息化 工程建设

档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

一、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

二、促进档案信息化建设的几点建议

1、档案工作人员要树立档案信息意识.

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2、提高档案信息化水平技术

2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

3、提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

3.1 随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

3.2 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

3.3 “工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

3.4 从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

三、推行档案信息化管理、确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

1、加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

2、建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3、档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

4、数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。