建筑工程档案资料有效管理措施

建筑工程档案资料有效管理措施（精选6篇）

篇1：建筑工程档案资料有效管理措施

建筑工程档案资料有效管理措施

摘 要：根据建筑工程档案特点，从更新观念、加强法制意识、提高档案管理人员的业务水平、建立科学化的建筑档案管理制度等方面提出了加强建筑工程档案管理的有效措施。从而为领导决策提供依据，为工程项目科学管理提供保障。

关键词：建筑工程、档案资料、档案管理

建筑工程档案是建设工程中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的真实记录和实际反映，它记载着建筑物、构筑物、地下管线铺设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，其重要性也越来越被人们所重视。

一、建筑工程档案资料的内容

1.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2.土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

3.竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱俊工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

二、建筑工程档案资料的特征

1.真实性和全面性。真实性是对所有文件、档案资料的共同要求，但对建设工程的文件和档案资料来讲，这方面的要求更为迫切。建设工程文件和档案资料只有全面反映建设工程的各类信息，形成一个完整的系统，才更有实用价值，片面地引用往往会起到误导作用。所以，建设工程文件和档案资料必须真实反映建设工程的情况，包括发生的事故和存在的隐患。

2.分散性和复杂性。建设工程项目周期长且影响因素多，生产工艺复杂，建筑材料种类多，建设阶段性强且互相穿插，由此导致了建设工程文件和档案资料的分散性和复杂性。这个特性决定了建设工程文件和档案资料的多层次、多环节及

（1）相互关联的复杂系统。

3.继承性和实效性。随着建筑技术、施工工艺、新材料和施工企业管理水平的不断提高，建设工程文件和档案资料可被继承和不断积累。新的项目在建设中可以吸取以前的经验和教训，避免重犯以前的错误。同时，建设工程文件和档案资料具有很强的实效性，其作用会随着时间的推移而衰减，因此，文件和档案资料一经形成就必须尽快送达有关部门，否者会造成严重后果。

4.随机性。建设工程文件和档案资料产生于项目建设的整个过程中，工程前期、工程开工、施工和竣工等各个阶段和环节都会产生各种各样文件和档案资料。虽然各类报批文件的产生具有规律性，但还是有相当一部分文件和档案资料的产生是由于具体工程事件引发的，因此具有随机性。

5.多专业性和综合性。建设工程文件和档案资料涉及建筑、市政、消防等各个专业，也涉及力学、电子、声学等多种学科，依附于不同的专业对象而存在，且同时综合了质量、进度、造价、合同、组织、协调等方面的内容，又依赖于不同的载体而流动，因此，具有多专业性和综合性的特点。

三、建筑工程档案管理需要解决的问题

1.档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。

2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

四、建筑工程档案有效管理的措施

1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

2.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设

（2）单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。5.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

6.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用C A D光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。近几年，上海水利投资建设公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，对档案管理网络化、信息化作了有益探索。各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单

（3）位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。

7.及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

结 语

当前，我国的建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。

篇2：建筑工程档案资料有效管理措施

摘要：学籍档案是学生常会听到的一个词，学生在学习中、生活中、社会实践中的所获得的荣誉、受到的嘉奖，都会成为学籍档案的一部分，对学校、社会还有个人都有证明、保存以及极大的使用价值，是一个学生成长的真实记录，也是一个学生从出生到毕业、就职的“履历表”。高职院校学籍档案包括学生的新生录取名册、在校生名册、学籍册、学籍变动、毕业生登记表等原始记录。学籍档案管理是一所高校的重要组成部分，有其非常重要的作用与地位。高校学籍档案的管理可以规范学生，掌握学生的动向，是培养一名合格毕业生的重要依据和组成部分。

关键字：高校学籍；档案管理；有效措施

随着改革开放步伐的加大，我国教育事业的蓬勃发展，高校在培养专职人才方面担负着十分重要的作用，社会需要各种专门型人才，无论是理论型、技能型还是应用型人才，都需要在高校这个大熔炉中进行培养和锻炼。而实现这一目标和任务，就需要加强和完善学生学籍管理工作。只有实现学生学籍管理工作的有序性、有效性，才能够提高教学质量，稳定教学秩序，优化校园环境，保证保证办学目标的实现。本文即就高校学籍档案管理得有效措施进行分析与建议，期望可以帮助各高校管理人员探索高校学籍档案管理管理模式，为高校学籍档案管理的进步有所促进。

一、学籍档案管理中存在的问题

长期的教学实践已经使得高校学籍档案管理较之之前有了较大改善，但不可避免的，高校学籍档案管理依然存在着许多明显的缺陷和现实的问题，其中有以下几点比较突出：

1、管理体制存在问题

目前来说，管理体制和管理方式上存在的问题比较明显，管理权属不清，管理职责不明确，管理人和和管理档案的人员混杂，十分混乱。更有甚者，部分管理人员在面对出现的问题方面根本不知道是管理的人出的问题还是档案出现问题。管理脱节现象严重，档案和相关的材料界限不明，存放混乱。另一方面，高校在管理方式上还未形成统一标准，各个部门的管理方式不同，管理标准不同，沟通较少，以至于各个部门按照各自的管理方式进行管理，最后归档时候显露的问题难以得到根本的解决。

2、高校学籍档案失实现象严重

任何一个领域，最大的禁忌就是造假，在高校学籍档案管理方面此问题也十分严重。造

假无论成分有多少，都将会影响档案的真实性。与真实不符的档案，无论多美，都失去了其应有的本质与凭证的价值。目前，现实情况错综复杂，社会不正之风的影响也愈演愈烈，高校学生档案的虚假情况也在悄然发生。比如公司在招聘会招聘时候，常常会收到同一高校的多分应聘简历，对比之后发现，同一个班级出现多个学习委员，多个学生会主席的学生干部甚多，现在各个高校的就业任务繁重，学校为让学生尽快就业，走上工作岗位，不仅默认学生档案的一些不实内容，还会帮助学生讲加分项的内容、材料跟进档案，而一些处分等档案资料则放置高阁。这使得学生的真实情况难以反映出来，好学生的奖励被怀疑是假的，假的奖励则被误认为是辉煌的过去。

3、高校学籍档案收集不及时

为提高学籍档案的价值, 应该保证档案材料的真实性和完整性。而学生学籍档案主要是在各

教学院系、教务处、招生办、学生工作处、就业指导中心等部门产生和形成的, 具有分散性。高校学籍档案管理的第一步就是收集，而收集不及时是现高校普遍存在的问题。现高校扩招情况比较普遍，有统招的人员也有补录的人员，甚至补录的人员大批量的增多，在时间上就延长了招生的周期，客观上也给收集招生资料带来困难。各专业的扩增，补考的统计及成绩发放的时间不同，给收集学生成绩工作带来不便。再次，学生留(降)级、休学、复学、退学、转学等学籍异动的情况多，导致学校在统计学生数量方面不准确，为教学管理带来困难的同时对学生档案的影响也很大。每个学生的情况都必须一一核实，资料都需要逐一填写，这些工作内容也会给档案的收集整理工作带来困难。

4、学籍档案管理者对档案管理意识薄弱

目前来说，学校高层对档案管理工作的重视度不够，对档案管理的重要性认识还不充分，因此常会出现对行政档案、人事档案很重视，对学生的学籍档案却马马虎虎，这种思想导致的直接后果就是懈怠情绪情绪的出现，需要填写的表格填写不规范，相关材料收集不完整，无论是人力、物力、财力投入都会出现不足的情况。学籍整理的办公设备成就，在出现需要学生学籍档案时候，推诿责任，以至于引起很多用人单位需求与档案内容空虚之间的矛盾。

5、档案管理人员专业素质偏低, 管理观念落后

有些高校档案管理制度松散,工作散漫，存放学生学籍档案材料没有规矩，十分杂乱，在鉴别过程中需要耗费大量的人力和时间，学生学籍档案管理人员更换频繁，人员素质较低，工作中没有积极主动性，管理理念陈旧，对学籍档案特点、规律及价值作用认识不清, 以

致效率低下，使得学籍档案在教学管理、教学研究及学生管理工作中及时有效地发挥作用。

二、改进学籍档案管理的对策

学生学籍档案管理的改革已经是迫在眉睫，笔者在总结上述问题的前提下，提出几点改进意见，以供参考。

1、建立规范制度，规范学籍档案管理

首先, 应建立健全学籍档案的管理机制。学籍档案管理一般情况下应当由主管教学的教学主任管理，教务处长具体监管组织实施的体制，在学校人员体制中设置专门的学籍管理岗位，各个部门都应当配合学籍管理人员的需要和工作，形成以学籍管理岗位为中心的学籍管理制度。

2、健全收集整理等一系列流程

收集学生学籍档案材料一定要具备完善的各项规章制度，按照相应的规章制度，流程进行操作，制定统一的标准和要求。除科学制定归档范围、编订科学规范的卷内目录、规定各类表格的形式、印制的尺寸之外，还应建立健全的收集整理、检查校对、修损补缺、保管保密、鉴别归档、去假存真、转递送交和管理职责等各项规章制度或措施，做到有据可查，有章可循，照章办事，使学籍管理工作走向制度化、流程化。

3、采用灵活多样的管理方式

学生的学籍管理并非只针对一个专业，一个学科的学生，其针对的是全校学生的学籍管理工作，因此必须对不同专业的学生实施不同的，具有可靠灵活的管理方式，才能够实现学籍管理工作的优化。采取分专业、多层次的管理模式，可以更好的管理学生学籍。目前学生选课自由，设置可以跨系跨年级选课，这都给学籍管理带来一定影响和难度。因此在学籍管理过程中要跟踪学生的学习情况，选课情况以及成绩考核情况，因人而异，分别进行登记和注册。同时还应当应用计算机软件进行管理，使学籍管理更加科学化，现代化。

4、加强对学籍档案管理工作的领导，建立一个有素质、有执行力的管理队伍。全校档案工作中学籍档案从开始形成到归档完毕涉及的面最广、人最多。领导重视是学籍档案规范化管理的关键，每一个学生、教师、领导都应当重视学籍档案管理工作，不应当成为应付差事的工作，每一个环节都应当由专人负责，从开始的档案资料收集、表格填写，到之后的卷宗归档，每一个步骤都需要管理人员用心去做。同时还要对各个职能部门进行培训，将学籍管理纳入考核内容之一。

总结：高校学籍档案管理不是一件敷衍了事即可结束的工作，其需要管理人员的责任心，认真的完成工作，只有这样，学生的档案才能够统一、真实，为学生以后走上工作岗位做好准备，做好前期工作，也为单位与学校的衔接工作做好过渡。

参考文献：

1、陈雪雷.浅议高校学籍档案的收集和利用[ J ].湖北中医学院学报, 2004, 9

篇3：加强水务档案管理的有效措施

1. 明确水务档案的新特点

(1) 内容新。水务档案是对水务工程建设和水务事业发展有价值信息的记录, 也是记录水务信息的载体。由于社会的进步和发展以及水务一体化管理、“BOT”的应用, 如计算机技术、微电子技术、通信技术、光电技术、遥感技术等的应用, 水文档案必然也会增加许多新内容。 (2) 形式新。档案的主要属性是原始性, 即保留其形成时的原来形式。现代化档案形成的原始的信息, 不是由手工书写和绘制而形成的, 它的表现形式也不一定是文字或图形, 而是多种多样的。水务档案也是如此, 新增了数字符号、图像、声音等形式。 (3) 载体新。传统的记录档案信息的载体大多为纸质, 但从档案的发展趋势看, 由于记录不同信息的需要, 现代化档案载体的种类也将日趋多样化。如塑料制品、半导体存储器、磁介质存储器和光盘等。 (4) 属性新。水务档案除了具有传统档案的属性外, 还具一种新的属性——多态性, 即以多种形态存在, 以多种方式保存, 以多种途径体现利用价值。

2. 建立集中统一的档案管理网络

集中统一管理是水务档案齐全、完整、规范的重要保证。为此, 应遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则, 成立档案工作领导小组、统一协调档案管理工作, 由总工程师主管档案情报工作, 成立档案情报室, 设立专职档案员, 在各业务部门指定专业技术人员担任兼职或专职档案员, 形成档案管理网络。同时, 完善制度建设, 修订岗位责任制及档案管理制度, 做到职责分明, 层层把关。

3. 强化水务档案的收集与归档

根据水利工程复杂性的特点, 拓宽档案收集渠道。一是追踪收集。这种方法适用于工程周期短的工程, 收集速度快、档案资料齐全、质量也比较高, 但花费的人力、物力较大。档案人员应主动到现场询问和了解工程进展情况, 及时掌握工程信息, 指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。二是分阶段收集。这种方法适用于建设周期长的工程, 如大型水利工程及跨年度的水利工程, 应始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系, 及时掌握工程进展情况, 并加强催收, 尽力避免档案原始材料的散失, 以保证工程档案的连续性、完整性。三是强制性收集。对某些人员分散、临时机构较多的施工单位, 应采用收取档案资料押金的做法。当一项水利工程报建后, 施工单位先交一定金额的资料押金, 直到工程完工时, 施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有一定的约束力, 可以保证档案资料不会因人为因素而流失。四是及时归档立卷。坚持以规范化的作业方式, 把应该收集归档的文件资料进行分类整理, 及时将其装订成卷, 使档案管理工作逐步走向规范化、科学化。

4. 推进水务档案的信息化管理进程

在水务档案管理工作中, 应科学合理地应用好计算机, 要克服盲目性, 少走弯路, 减少浪费, 并注意以下问题:一要统筹规划, 加强指导。由于水务部门的档案专业技术力量参差不齐, 若都各自为战, 对硬件选型、软件配置等放任自流, 就有可能造成很多的损失浪费, 尤其是在微型机换代频繁的情况下, 后果更不堪设想。另外, 选择适合档案管理的软件, 如UNIX操作系统和ORACLE数据库软件等都能很好地适合于档案管理。二要搞好长远规划。相对于档案的生存期, 计算机软硬件的有效生存期就短很多, 微型机操作系统和应用软件一般几年就升级换代一次。必须搞好计算机应用与档案管理相适应的长远规划。三要组织推广水务档案现代化管理应用研究的技术及方法。目前, 在水务工作人员中, 从事档案工作的鲜有懂计算机管理专长, 而会计算机的专家又不熟悉档案管理。因此, 搞好水务档案管理人员的适用技术培训已迫在眉睫。

5. 强化档案人员的业务素质

篇4：浅谈油田档案资料有效管理措施

关键词：油田企业；档案资料管理；有效性；措施

0 引言

油田档案资料是指油田在生产实践、经营管理等活动中所形成的、具有保存价值的文字、图表、影像资料等，它记录着油田企业的发展历史，也是企业文化发展的重要载体。油田企业档案资料管理工作作为企业管理的重要组成部分，对于油田企业的经营建设发展起着重要的作用，并且长期为油田企业经济的不断发展和各项工作服务。因此，为了更好地发挥油田企业档案在油田建设发展中的作用，最大限度地发挥油田企业档案资料的价值，油田企业应该改进档案资料管理的方式，不断提高油田档案资料管理的有效性。

1 油田企业档案资料管理的现状及存在的问题

1.1 档案的管理观念淡薄 油田档案资料对于油田的开发具有重要的参考价值，是保障油田工作人员对油田实际情况进行分析的基础。然而，目前部分油田企业管理者没有认识到档案资料管理对于企业发展的重要性，管理观念淡薄，档案管理工作没有落到实处，不能切实保证企业档案资料的真实性、完整性。甚至部分油田企業的档案管理部门形同虚设，不能切实发挥作用，档案管理人员工作积极性不高，这不利于档案工作的顺利开展。

1.2 档案资料管理制度不健全 目前，我国油田企业档案管理工作制度还不够完善，制度覆盖面并不全面，对已有的制度落实不到位，结果导致档案管理工作不规范，缺少系统的档案资料管理程序，很容易造成档案资料丢失、混乱等现象。

1.3 档案管理队伍整体水平较低 随着知识经济的发展，油田企业面临的市场竞争归根结底是人才的竞争。特别是在竞争日益加剧的知识经济时代，对企业档案管理人才提出了更高的要求，既要有专业的档案管理知识，又要熟练基本的计算机操作等。而从目前油田企业档案管理人员的工作状况和业务水平来看，这种高素质的、专业的复合型人才还比较缺乏。因此，油田企业必须加快档案管理人才队伍建设，实现知识型人才战略，加快企业档案管理创新，挖掘档案管理工作人员的潜能，提升其工作能力，进而提升企业档案资料管理的整体水平。

1.4 档案管理信息化水平不高 目前，油田企业普遍存在对于档案信息化的建设管理工作不够重视，认为档案信息化管理只是走个过场，响应现代化信息建设的发展要求，很难为企业的发展带来可观的经济效益，导致企业的档案管理工作不能满足企业信息化发展建设的要求。比如，企业档案资料信息化管理的基础设施严重缺乏，资金投入不足，大大降低了油田企业档案管理工作的整体水平，无法适应新时代的发展要求。

2 提高油田企业档案资料管理有效性的措施

2.1 强化档案管理意识 油田企业要想切实做好档案管理工作，提高档案管理工作质量，最为关键的就是要强化工作人员的档案管理意识。首先，油田管理者要树立正确的管理理念，提高对档案资料管理工作的重视，加大对档案管理工作的投入力度。其次，还要加强油田企业文化建设，做到具有油田特色的档案资料个性化管理，根据油田的具体发展情况，扩大油田档案资料收集范围，丰富油田档案馆藏资源，从而提高油田企业档案管理工作的有效性。

2.2 完善档案资料管理制度 建立科学、规范的档案管理制度是提高油田档案资料管理工作有效性的关键。首先，必须严格按照各类档案的分类、归档要求和管理办法，统一指导油田档案管理工作；其次，要建立档案管理人员的岗位责任制，明确档案管理范围、原则和方法，明确各岗位的职责。然后，规范档案的收集、整理和归档的程序，完善档案材料的传递、登记制度，提高归档质量，从而确保档案材料的完整性。

2.3 提高档案管理人员的综合素质 为了适应档案信息资源管理工作的需要，档案工作者一定要具备必要的信息能力。首先，档案管理人员必须加强对新知识和新技能的学习和积累，不断提高信息收集和管理的能力，充分发挥主观能动性和创造性，努力提高自身的知识水平和管理能力，由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革。其次，在思想政治方面，档案人员要认真学习档案相关的政策法规并在工作中严格遵守，热爱档案事业，在工作中做到严谨认真，求真务实，保证档案资料的真实性；然后，在业务方面，档案管理人员要熟练掌握档案资料管理方面的专业知识和技能，并不断学习新的业务知识，优化自身知识结构，提高工作技能，从而适应新时期社会对档案人员的需求；此外，油田企业要坚持以人为本，关心和激励档案管理人员，切实帮助他们解决生活和工作中的问题，从而让他们感受到企业的温暖，提高他们工作的积极性，从而保持档案管理人员队伍的相对稳定，保障档案资料管理工作的顺利开展。

2.4 完善档案信息数据库的建设，加强档案管理信息化建设 档案信息数据库是实现油田企业档案管理信息化建设的重要内容，也是档案信息化管理体系建设的基础。因此，油田企业档案管理部门应该整合各类档案资源，建立功能完善的档案信息数据库，通过数据库的开发与建设，将档案管理工作逐步由纸质档案资料向电子档案资料进行过渡，并通过档案管理软件的应用，提高档案管理工作的效率。同时，还要加强档案信息化管理软硬件设施建设，不断提高信息化技术水平，实现档案资料数据库的共享与智能查阅，最终实现档案管理工作的信息化。

3 结语

综上所述，目前我国油田企业档案资料管理方面还存在一些问题，对档案资料管理的重要性认识不足，因此，油田企业应该不断提高档案管理意识，完善档案资料管理制度，不断提高档案管理人员的综合素质，从而更好的为提高油田企业档案资料管理的有效性服务。

参考文献：

[1]赵闽.档案管理存在问题与对策探讨[J].现代企业教育，2012（17）：212.

[2]夏亮.论加强油田企业档案管理的有效途径[J].当代经济，2011（13）：64-65.

篇5：建筑工程档案资料有效管理措施

档案资料管理工作质量不佳的原因就在于工作得不到重视，企业管理人员首先要认识到，档案资料是在项目建设过程中形成的，与项目有密切联系，能为项目建设提供支撑与帮助，强化人员工作意识，可以通过营造良好的工作氛围，建立健全制度机制，提升人员技能等方面入手。

4.2完善档案管理机制

许多企业未能建立完善的档案管理机制，档案管理工作显得很随意。领导要重视资料管理工作，并将其纳入到日常管理工作中。档案管理工作有专人负责，并随着项目的逐步实施而完善，档案管理工作要有规划、有步骤实施，建立档案管理制度，并符合国家相关规定要求。将档案管理目标落实细化到施工不同环节，严格控制档案资料质量，加强对各环节资料收集整理的监督，协调各部门配合档案管理工作开展，依据社会经济发展以及市场条件需求，完善管理机制，拓展服务领域。

4.3加强技术审核

资料审核时,各部门要严格依据技术要求进行，落实责任制度，对不符合要求的资料，返回重新制作。资料管理人员要落实自身责任，有良好的职业道德，不受到相关因素影响和利益诱惑。

4.4完善档案管理制度建设

相关管理部门应该完成档案管理法律法规建设，细化流程，推动企业遵守规范制度，提升档案管理工作水平。健全并完善已有的档案管理制度，确保档案管理工作规范化、流程化、科学化、合理化，将档案管理工作融入到施工环节的不同阶段。管理人员需要深入现场了解情况，收集资料，本着真实负责、合理科学的态度，整理收集资料并妥善保管。档案管理工作应该与其他管理制度相结合，激励或约束工作人员，如与薪酬绩效等制度挂钩。

4.5提升人员素质

工作人员基本素质直接关系到档案资料管理工作质量与水平，需要定期对管理人员进行培训教育，不断强化思想认识，拓宽知识视野，完善技能结构，了解管理工作的最新知识，提升管理技能与水平。管理人员应该具备相应资质，培训工作内容则包括文件标准规范、档案管理工作流程、相关法律法规、相关技术设备应用，尤其是信息化管理水平的提升，对企业整体水平提升有巨大作用。员工自己要不断学习，增强自身知识储备，提升工作能力。

4.6加强质量控制

档案资料管理工作质量控制贯于档案管理工作的整个环节，并涉及到多个方面，比如在工程准备环节，结合到工程特点，制定相应管理工作标准，制定资料文件表单的。统一标准，利于后期管理工作，在施工进行过程中，做好资料收集与整理。很多因素会对资料收集与整理造成影响，因此，管理人员需要了解作业施工相关知识，深入一线，确保资料有效、真实。技术资料，需要确保其完整性，只有技术资料完整，才能充分反映工程的真实情况。在技术资料收集时，工作人员需要和技术人员保持沟通，档案管理人员组成，应该结构合理，如其中至少应该有相关技术人员。

5结语

随着经济发展，建筑行业发展速度增快，管理理念与经营方式也在不断创新，资料管理的重要性日益凸显。而现阶段建筑企业资料管理工作存有较大缺失，需要在后期工作中持续完善，以提升企业竞争力，推动行业发展。

参考文献:

[1]彭涛.浅谈建筑工程档案资料有效管理措施[J].办公室业务,(4):185.

篇6：工程施工影像资料管理措施

在项目经理领导下由项目技术负责人牵头，集中整理资料，建立收集资料的岗位责任制，不遗漏、不损毁。资料的整理做到图物相符、数据准确、手续完备、不伪装、不后补。

项目经理部设专职资料员负责技术资料的收集、整理、编目、归档，并定期对所收集的技术资料进行整理、交圈。凡涉及到技术资料的各部门及配属队伍均应提供一式二份原件资料，交施工技术组进行归档。

第一节工程准备阶段影像资料管理

工程中标后项目技术部向建设单位领取施工图纸，工程变更。

工程招投标阶段:由公司技术质量部负责招标文件中技术的编制在此过程中进行现场踏勘，向建设和招标代理机构提出对技术文件的疑问：搜集答疑文件，殊工艺向建设单位搜寻标准图集，工艺标准。并发至项目部，项目工程师和资料员、技术员。

定位放线阶段：由项目工程师和建设单位沟通，协调规划部门索要工程定位红线图和绝对标高点，并配合建设单位、规划部门放建筑物轴线，验线无误后由工程资料员绘制定位放线图，并经建设、规划、监理等单位复验合格后签字后归档。

第二节施工过程中影像资料管理

施工资料的收集、整理等工作应严格执行《工程资料管理规程》（DBJ01-51-2003）中的相关要求。各施工单位应保证工程资料的真实性、完整性和有效性。

工程技术资料实行技术负责人负责制，由取得岗位资格的资料员专人负责收集、整理和编目。

各分包单位在施工过程中形成相关的施工资料，并由专人负责整理、编目。

总包单位应负责本工程全部施工资料的汇总工作，各专业分包单位应在退场前按有关规定向总包单位提供其分包范围内工程资料。

工程资料的收集、整理应始于工程开工，终于工程竣工，随工程进度同步真实记录施工全过程，并按规定移交。

工程创优方面的相关影像资料由项目部签订专业制作公司进行收集、整理并制作。

施工过程形象进度照片，分楼栋分部位由该楼栋质检员负责照相，交由资料员李银进行编辑整理。每一次照片分类分时间进行标注并电子存档。每一月在资料检查过程中对影像资料进行检查。

第三节工程竣工时影像资料管理

工程竣工验收合格后由资料员对所施工程全部资料和竣工图进行整理，整理合格后报公司技术质量部，由专职资料员进行审核，直至达到要求后，共通编号、归档，工程资料和竣工图至少三套，两套交建设单位，一套归公司档案室存档、备查。

第一小节工程竣工资料和竣工图的内容

单位工程，具有单独的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。

分部工程，单位工程中可以独立组织施工的工程。

建设工程文件，在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。

施工文件，施工单位在工程施工过程中形成的文件。

竣工图，工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。竣工验收文件，建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

建设工程档案，在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。

案卷，由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

立卷，按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。

归档，文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。

第二小节归档文件质量要求

归档的工程文件应为原件。

工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不的使用易褪色的书写材料。

工程文件应字迹清楚，图样清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297毫米×210毫米）。图纸宜采用国家标准图幅。

工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

所有竣工图均应加盖竣工图章。

利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据。凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图（GB10609.3-89）的折叠方法统一折叠成A4幅面（297毫米×210毫米），图标栏露在外面。

第三小节工程图、文、影像资料的规定

归档文件必须完整、准确、系统，能够反应工程建设活动的全过程。归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。归档时间应符合下列规定：

（1）根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

（2）施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。3

审查合格后向建设单位移交。

（3）工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。

（4）施工单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

第四小节工程图、文、影像资料的立卷

第一条立卷的原则和方法

（1）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

（2）一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。（3）立卷可采用以下方法：

a.工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。

b.工程准备阶段文件可按建设程序、分部工程、专业、形成单位等组卷。c.监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。d.竣工图可按单位工程、专业等组卷。e.竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。（4）立卷过程中宜遵循下列要求： a.案卷不宜过厚，一般不超过40毫米。

b.案卷内不应有重份文件。不同载体的文件一般应分别组卷。

第二条卷内文件排列

（1）文字材料按事项、专业顺序排列。统一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

（2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

（3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

第三条案卷的编目

（1）编制卷内文件页号应符合下列规定

a.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。b.页号编写位置：单面书写的位置在右下角。双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

c.成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

d.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。（2）卷内目录的编制应符合下列规定

a.序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

b.责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

c.文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。d.日期：填写文件形成的日期。

e.页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。f.卷内目录排列在卷内文件首页之前。（3）卷内备考表的编制应符合下列规定

a.卷内备考表主要表明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

b.卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。（4）案卷封面的编制应符合下列规定

a.案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。

b.案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷提名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

c.档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。d.案卷提名应简明、准确的揭示卷内文件的内容。案卷提名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

e.编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。f.起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

g.保管期限分为永久、长期、短期、三种期限。h.密级分为绝密、机密、秘密三种。

（5）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。

第四条案卷装订

（1）案卷可采用装订与不装订两种。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

（2）装订时必须剔除金属物。

第四节文件与信息沟通管理

（1）设局域网，连通现场与业主、管理公司、监理的计算机，每日发送网页日报。

（2）配备相应设备，及时将工程图文、影像资料、施工文件制成电子版文件，供检索调阅。

（3）文件信息管理是现代管理制度中的重要一环，信息处理工作的规范化、制度化、科学化，将大大提高信息处理的效率和质量。同时，科学有效的信息处理系统也将能够很好的保障信息在管理运作过程中的顺畅与安全。