工程档案管理工作（精选十篇）
工程档案管理工作 篇1
一、工程档案的内涵
工程档案来源于建设工程文件, 是在工程建设活动中直接形成的, 具有归档保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录, 其中包括工程准备阶段文件:开工以前, 在建设项目立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件;监理文件:监理单位在工程勘察、设计、施工等监理过程中形成的文件;施工文件:施工单位在工程施工过程中形成的文件;竣工验收文件:在工程竣工验收活动中形成的文件;竣工图:即工程竣工验收后, 真实反映建设工程施工结果的图样。工程建设产生的工程文件可根据对本工程和城市建设所具有的凭证价值、依据价值、参考价值等进行分析, 凡具有保存价值的均应整理、归档, 并且对工程文件的价值进行初步鉴定, 确定保存年限, 对有保存价值的工程文件整理后安全保管。
二、工程档案的特点
1. 技术的综合性。
城市建设是一种规模大、周期长、涉及面广的社会活动, 在某一个单项工程的整个建设过程中有许多环节, 这些环节各有其不同的步骤和内容, 它们按照自身固有的规律有机地联系在一起。每个环节的任务, 都由不同单位采取不同的技术措施完成, 使得工程档案具有综合性强的特点。
2. 记录形式的多样性。
工程档案记录形式丰富多样:一是文字、图纸等纸质载体和照片、录音、录像等光磁介质载体;二是微缩品工程档案, 记录介质为胶片载体;三是电子工程档案, 以磁盘、光盘为记录载体。除此之外, 工程档案中由木质材料、金属材料、塑料材料等制作的模型和实物, 也是工程档案中不可缺少的记录形式, 充分反映了工程档案记录形式的多样性。
3. 管理的动态性。
为满足动态管理的及时性、准确性, 拆除和废弃的建设工程应及时注销, 工程档案应及时处理, 这就要求建设单位和工程档案保管部门紧密配合。近年来, 改建、扩建、新建的工程数量增多, 新的工程档案应不断补、变更、完善, 废弃拆除的工程档案应不断销毁, 保持档案的动态性。
三、加强工程档案管理的有效措施
1. 确保工程档案与工程建设同步进行。
工程档案是工程质量检验的重要依据和凭证, 也是工程质量事故检测的依据。由于工程档案不齐全真实, 造成各种事故原因无法查清, 使工程管理难以到位, 给人们的生产、生活带来了不便和严重的经济损失。因此, 工程档案的完整性应引起人们普遍重视和关注。工程施工时应按施工图施工, 从施工记录、施工实验记录、建设材料的选择、工程检查验收、质量评定等方面予以体现。在建设初期, 要把参与建设的各单位组织起来, 建立工程档案编报工作网, 工程档案主管部门可随时掌握工程进度和工程档案编制情况, 及时解决遇到的技术问题和协调问题。此外, 编报网络可组织开展一些有益活动, 如召开经验交流会等, 加强联系, 取长补短。在工程竣工验收时, 认真贯彻执行《黑龙江省重大建设项目档案管理办法》、《建设工程质量条例》和《工程竣工验收备案制》的有关法规, 把好竣工验收关, 严格审核工程档案的内容是否齐全真实, 做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格的单位由建设部门发放合格证;不按规定移交档案的单位不发放合格证, 不得交付使用, 不得申报优质工程和其他奖励, 从而保证工程档案的完整、准确、系统。
2. 做好工程档案的开发利用工作。
工程档案管理工作的根本目的是为城市建设和经济发展提供服务, 充分发挥工程档案的社会效益和经济效益。如果把收集来的工程档案堆积起来, 放在库房里, 锁在柜子里, 使档案处于静止状态就无法发挥它的价值。为使档案客观存在的价值充分发挥出来, 就必须强化工程档案的开发利用工作, 加大工程档案资源的编研力度, 通过提供档案信息为城市建设服务, 密切档案工作与城市建设活动之间的联系, 使提供利用成为工程档案工作中最富有活力的一个环节。
3. 加强对工程档案工作的监督检查。
城建档案管理机构要建立健全组织检查机构, 配备人员, 组织监督、检查, 对于那些不按规定移交工程档案的单位和主要负责人应随时提出意见和批评, 限期改正, 切实起到监督检查的督促作用。
4. 配备专业技术人才。
市政工程档案管理工作 篇2
【摘 要】随着中国城市建设步伐的日益加快，大规模的城市改建、扩建产生了大量的市政档案。市政档案管理的好
坏，将直接关系到城市的运行、发展和延续。加强市政档案管理工作，充分发挥其在城市建设中的重要作
用，是个急需解决的重要问题。本文分析了市政工程档案管理工作。
【关键词】市政工程 档案管理 城市建设
一、市政档案在城市建设与管理工作中的重要作用
市政档案是一个城市规划、建设与管理工作的结晶，也是整个城市的缩影。管好用好市政档案，可以及时发现并随时解决城市日常运转中出现的故障，可以准确判断市政设施的利用价值，科学管理市政设施，减少勘测设计及试验费用，节约建设资金，提高社会效益和经济效益，创造良好的投资环
境。
（一）市政档案是城市规划编制和调整的基础资料
在城市建设过程中，规划是龙头，而市政档案资料是城市科学规划的依据。没有市政档案，市政规划编制、调整、完善只能是纸上谈兵。不管是新城建设，还是旧城改造;不管是新规划的开始，还是旧规划的调整，市政专业规划作为城市总体规划的重要组成部分，都需要掌握城市所有的道路交通状况、地下管网情况、供水、供热、排水及城市防洪抗灾能力等，而这些资料都是靠市政档案提供的二只有搞好市政档案管理，提供准确的、真实的原始资料，才能保证规划编制和调整的合理性、科学
性和准确性。
（二）市政档案是市政工程质量保证体系的重要组成部分
在《城市建设档案管理规定》中规定:“列人城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前应当请市政档案管理机构对工程进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。”这就明确规定了如果工程档案不合格，将无法进行竣工验收。《建设工程质量管理条例》中也规定:“要建立健全项目档案”，“违反本条例规定，建设工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处1万元以上、10万元以下的罚款。”这就为加强市政档案管理堵塞了管理工作上的漏洞，为严格控制工程质量提供了“尚方宝剑”。由此可见，市政工程档案，是市政工程质量保证体系的重要组成部分。
（三）市政档案是市政工程管理、养护和维修工作的依据
市政档案既是市政工程的履历表，又是市政工程的“健康档案”。科学分析市政设施现状，根据其不同
特点，才能制定出科学合理的管养经济责任制。道路路况档案为道路大中 2010年第1期·
51修或改建提供决策资料，以其确定工程的投资规模及见效程度。特别是地下管线及构筑物，哪里发生故障，确定怎样的维修方案，必须查找准确的档案同时，维修改造后的成果，又组成了新的市政档案，为下一步的管养提供最新的依据。没有准确的市政档案就不能实现城市的可持续发展。
（四）市政档案工作是科技资源的储备手段
搞市政建设.不但要有充分的物质资源和资金，而且要有设计文件，勘测、施工和预算资料等科技资源。利用
原有的档案资料，可以启迪思践，开阔视野，促进科研工作的发展.通过原有资料的分析比较，有助于探索市政建设的发展变狂规律，为领导决策提供依据，为科研指明方向。
二、搞好市政档案管理工作的几点建议
市政档案与市政建设是相辅相成的关系，市政档案是市政建设的基础，市政建设的水平，要通过市政档案反映出 论文网
来。
（一）各部门及各级领导要认真学习并贯彻执行《城市建设档案管理
规定》从我做起.从现在做起，严格按《规定》办事，从档案的收集、整理、归档上抓好落实，确保档案人馆的及时性、准确性、完整性。
（二）建立标准化档案
档案标准化是规范化管理的基础，建立统一标准化档案是国家的要求，也是城市可持续发展的需要特别是市政档案更应该按《建设工程文件档案整理规范》的要求，从收集整理到人卷、归档验收、移交严格把关，必须达到档案的标准化。
（三）保证市政档案的延续性
随着城市的发展，城市对市政工程的要求越来越高，市政工程日新月异，市政档案必须不断更新。城市的点、线、面有所变化，市政档案必须跟上，确保其延续性。
（四）档案管理的自动化
随着办公条件的提高。档案管理工作更应该走上自动化，把原有文件、图纸、文字性的纸张编入计算机管理体系，建立地下管网监测网络，可及时有效地解决城市中不同时间、不同地点出现的各种问题，从而提高档案的利用率和经济效益。
（五）建立档案检查和调审制度，确保档案的准确性
档案是市政工作建、管、养工作实践的具体活动的真实记录，所以要求档案要有真实性，如果不能准确反映工作实践活动，那么档案就失去了它的作用和价值因此，应定期对重点项目的档案进行检查和调审，确保档案的准确性和真实性。
三、结论
市政工程档案作为城建工作，具有非常丰富的信息资源，对市政工程档案进行开发、利用，就是通过各种方式使工程档案中储存的信息尽快转化为现实生产力，让它从保管状态变为利用状
态，发挥出它的技术效用和社会、经济效益。除传统的借阅服务利用外，还可通过网络开发、编研开发等方式。计算机网络系统为信息资源的共享提供了广阔便捷的平台，它可以让各档
案馆之间
进行资源共享，也可让档案馆和建设单
工程档案管理工作探讨 篇3
关键词：档案管理；问题；对策；作用
1 工程档案管理工作存在的主要问题
1.1 工程档案人员素质有待提高
工程档案资料应包括招投标、勘察、设计、施工、监理等单位形成的档案资料，涉及面广，专业性强。但就工程现场的情况看，大多项目部都未配备专职的档案管理人员，往往是其他人员兼职或临时抽调人员担任，大多没有参加过正规的档案业务知识培训，专业知识欠缺。加上现场工作繁忙，人员调动频繁，原始资料丢失、损毁严重，档案管理处于一种被动应付状态，这必然影响到工程档案的质量。
1.2 档案意识淡薄
部分施工单位对工程档案管理的重要性认识不够，重施工轻档案管理的现象普遍存在，如工程技术资料的收集整理，本应始于工程开工，终于工程竣工验收，列入工作日程，同步施工进展。在工程项目中，平时不重视工程档案的收集整理， 档案工作与工程建设不能同步管理，资料不规范、收集不齐全。甚至出现为应付竣工验收或有关检查搞突击、“做”资料的现象，造成原始资料失真，工程档案造假，甚至对档案管理人员反映的问题未引起重视，使工程档案管理工作处于被动局面。对于施工单位来讲，一般都未配专职人员，更没有专门的资料室与相应的设备，往往使应该归档的资料分散在专业技术人员手中，很容易丢失或损毁。
2 做好工程档案管理工作的对策
2.1 制定工程档案管理规范
2.1.1 实施四同步原则
我们在贯彻执行国家有关基建档案项目管理，验收方面的规定和办法时，结合广汽菲亚特克莱斯勒汽车有限公司实际情况，制定出符合该司的规定，以便于遵照执行，同时还应把档案资料管理职责纳入有关的部门和专业技术管理人员的岗位责任和业务检查考核程序中，要保持建设项目资料管理与工程建设的四个同步：即签订合同时同步提出项目档案资料归档份数与质量要求，落实好档案资料归档验收的经济责任；工程开工建设与档案资料形成积累同步，落实好建设单位、设计、施工单位相关部门和人员的管理责任；工程建设过程与档案资料跟踪指导管理同步，落实好建设单位主管部门和人员监督指导责任；工程交工竣工验收与档案资料整理交付验收同步，落实好施工单位保证交工技术资料完整准确和业主单位的质量验收把关责任。保证工程建设项目档案管理资料管理、登记、验收等环节工作的规范和有序控制。
2.1.2 工程档案归档责任书文件的签署
不仅影响工程形象，而且影响到操作、维护、管理、更新、扩建和技术改造等。通过一年多前的项目档案工作实践，笔者认为由于工程档案不及时是主要原因，多数参与单位的领导、工程技术人员和管理人员要重点抓好项目的进度和质量，对项目档案工作不落，把档案工作作为“软”，造成难以归档的项目。由于多项目参与单位，如果不是一个强制性的管理手段参与单位备案工作，项目文件归档会出现很多问题，会影响项目档案归档时间和档案质量。笔者认为对项目文件归档和管理责任书的形式，加强参与单位领导下的档案管理意识是一种行之有效的方法。因此，我们应采取项目文件归档和管理责任书的“办法和参与单位”，明确规定了参与单位档案工作的要求，项目档案，档案质量，违约处罚，参与单位领导真正从思想价值工程档案归档。这种方法可以从源头上把住工程建设的施工单位归档，档案损失情况的有效控制，使它在工程建设中不仅注重材料的积累，还要注意档案材料的质量，才能保证档案工作的顺利进行。
2.2 实施工程档案专项检查工作制，做好工程档案的业务指导工作
建设项目的特点是任务繁重、工作量大、施工周期长、参与单位多、文字材料、图纸、图表、声像资料等。任何一个参与单位，一个部门，一个工程技术人员，在工作的某些方面一个工作时间没有做好在关键项目档案的形成、积累、整理工作中可能对项目文件的管理造成困难甚至损失。为了使施工和监理单位可以在工程竣工验收后三个月内公司档案传输完成完整的、准确的和合格的数据文件，我们应对工程档案归档工作做专项检查，一是指定档案工作者和工程专业技术人员负责检查和指导工作的项目文件，对施工单位的工程文件的收集整理工作，及时跟踪。二是档案部门定期参加项目监理会议，一方面要了解整个项目的进展情况，另一方面要参加相关单位会议，对工程档案专项检查工作进行专项检查，及时协调和解决备案工作中出现的问题。这种方法可以对发现的问题及时进行整改，归档档案的质量也提高了。
做好档案专项工作检查的同时，为确保工程档案的质量，应优质、高效做好工程档案的业务指导工作。例如该司所有工程可从可行性研究报告审查会、初步设计审查会、工程管理工作例会，到其他有关专题工作会议以及单位工程划分工作、工程交工验收等，档案部门都应参与进去。通过深入参与工程建设的有关工作，档案部门能及时掌握、了解工程建设的主要内容、进展情况、材料形成情况，并有效地监督、指导职能部门，做到及时发现问题，及时了解指导、解决问题，做到档案工作与工程建设“四同步”，确保审理档案时做到情况清楚、心中有数。同时，档案部门参与工程管理也有利于档案人员与其他部门人员联系沟通，得到他们的配合、支持。
2.3 监理发挥工程档案审核检查中的作用
在工程实际项目档案管理工作中，由于人事档案并没有亲自参与到工程建设中；二是档案人员不是工程技术人员，对项目文件的质量检查是有限的，对施工过程中的一些具体问题和环节的监督也只有更多的理解。签名和监理人员由于熟悉工程的每一个环节，每一个过程，掌握每一个隐患和质量事故的原因，发现过程和结果，所以我们需要监督单位提交的建设单位项目文件，认真负责地审计，检查。如发现问题应及时返回施工单位整改资料档案，直至项目文件质量符合归档要求后才能签名，这对提高工程文件的质量，确保工程项目完成后的项目及时传递起着重要作用。
参考文献：
[1]肖永福.加强重点工程档案管理，努力做好服务工作[J].云南档案，1992.
工程档案管理工作探讨 篇4
1.1 工程档案人员素质有待提高
工程档案资料应包括招投标、勘察、设计、施工、监理等单位形成的档案资料, 涉及面广, 专业性强。但就工程现场的情况看, 大多项目部都未配备专职的档案管理人员, 往往是其他人员兼职或临时抽调人员担任, 大多没有参加过正规的档案业务知识培训, 专业知识欠缺。加上现场工作繁忙, 人员调动频繁, 原始资料丢失、损毁严重, 档案管理处于一种被动应付状态, 这必然影响到工程档案的质量。
1.2 档案意识淡薄
部分施工单位对工程档案管理的重要性认识不够, 重施工轻档案管理的现象普遍存在, 如工程技术资料的收集整理, 本应始于工程开工, 终于工程竣工验收, 列入工作日程, 同步施工进展。在工程项目中, 平时不重视工程档案的收集整理, 档案工作与工程建设不能同步管理, 资料不规范、收集不齐全。甚至出现为应付竣工验收或有关检查搞突击、“做”资料的现象, 造成原始资料失真, 工程档案造假, 甚至对档案管理人员反映的问题未引起重视, 使工程档案管理工作处于被动局面。对于施工单位来讲, 一般都未配专职人员, 更没有专门的资料室与相应的设备, 往往使应该归档的资料分散在专业技术人员手中, 很容易丢失或损毁。
2 做好工程档案管理工作的对策
2.1 制定工程档案管理规范
2.1.1 实施四同步原则
我们在贯彻执行国家有关基建档案项目管理, 验收方面的规定和办法时, 结合广汽菲亚特克莱斯勒汽车有限公司实际情况, 制定出符合该司的规定, 以便于遵照执行, 同时还应把档案资料管理职责纳入有关的部门和专业技术管理人员的岗位责任和业务检查考核程序中, 要保持建设项目资料管理与工程建设的四个同步:即签订合同时同步提出项目档案资料归档份数与质量要求, 落实好档案资料归档验收的经济责任;工程开工建设与档案资料形成积累同步, 落实好建设单位、设计、施工单位相关部门和人员的管理责任;工程建设过程与档案资料跟踪指导管理同步, 落实好建设单位主管部门和人员监督指导责任;工程交工竣工验收与档案资料整理交付验收同步, 落实好施工单位保证交工技术资料完整准确和业主单位的质量验收把关责任。保证工程建设项目档案管理资料管理、登记、验收等环节工作的规范和有序控制。
2.1.2 工程档案归档责任书文件的签署
不仅影响工程形象, 而且影响到操作、维护、管理、更新、扩建和技术改造等。通过一年多前的项目档案工作实践, 笔者认为由于工程档案不及时是主要原因, 多数参与单位的领导、工程技术人员和管理人员要重点抓好项目的进度和质量, 对项目档案工作不落, 把档案工作作为“软”, 造成难以归档的项目。由于多项目参与单位, 如果不是一个强制性的管理手段参与单位备案工作, 项目文件归档会出现很多问题, 会影响项目档案归档时间和档案质量。笔者认为对项目文件归档和管理责任书的形式, 加强参与单位领导下的档案管理意识是一种行之有效的方法。因此, 我们应采取项目文件归档和管理责任书的“办法和参与单位”, 明确规定了参与单位档案工作的要求, 项目档案, 档案质量, 违约处罚, 参与单位领导真正从思想价值工程档案归档。这种方法可以从源头上把住工程建设的施工单位归档, 档案损失情况的有效控制, 使它在工程建设中不仅注重材料的积累, 还要注意档案材料的质量, 才能保证档案工作的顺利进行。
2.2 实施工程档案专项检查工作制, 做好工程档案的业务指导工作
建设项目的特点是任务繁重、工作量大、施工周期长、参与单位多、文字材料、图纸、图表、声像资料等。任何一个参与单位, 一个部门, 一个工程技术人员, 在工作的某些方面一个工作时间没有做好在关键项目档案的形成、积累、整理工作中可能对项目文件的管理造成困难甚至损失。为了使施工和监理单位可以在工程竣工验收后三个月内公司档案传输完成完整的、准确的和合格的数据文件, 我们应对工程档案归档工作做专项检查, 一是指定档案工作者和工程专业技术人员负责检查和指导工作的项目文件, 对施工单位的工程文件的收集整理工作, 及时跟踪。二是档案部门定期参加项目监理会议, 一方面要了解整个项目的进展情况, 另一方面要参加相关单位会议, 对工程档案专项检查工作进行专项检查, 及时协调和解决备案工作中出现的问题。这种方法可以对发现的问题及时进行整改, 归档档案的质量也提高了。
做好档案专项工作检查的同时, 为确保工程档案的质量, 应优质、高效做好工程档案的业务指导工作。例如该司所有工程可从可行性研究报告审查会、初步设计审查会、工程管理工作例会, 到其他有关专题工作会议以及单位工程划分工作、工程交工验收等, 档案部门都应参与进去。通过深入参与工程建设的有关工作, 档案部门能及时掌握、了解工程建设的主要内容、进展情况、材料形成情况, 并有效地监督、指导职能部门, 做到及时发现问题, 及时了解指导、解决问题, 做到档案工作与工程建设“四同步”, 确保审理档案时做到情况清楚、心中有数。同时, 档案部门参与工程管理也有利于档案人员与其他部门人员联系沟通, 得到他们的配合、支持。
2.3 监理发挥工程档案审核检查中的作用
在工程实际项目档案管理工作中, 由于人事档案并没有亲自参与到工程建设中;二是档案人员不是工程技术人员, 对项目文件的质量检查是有限的, 对施工过程中的一些具体问题和环节的监督也只有更多的理解。签名和监理人员由于熟悉工程的每一个环节, 每一个过程, 掌握每一个隐患和质量事故的原因, 发现过程和结果, 所以我们需要监督单位提交的建设单位项目文件, 认真负责地审计, 检查。如发现问题应及时返回施工单位整改资料档案, 直至项目文件质量符合归档要求后才能签名, 这对提高工程文件的质量, 确保工程项目完成后的项目及时传递起着重要作用。
参考文献
[1]肖永福.加强重点工程档案管理, 努力做好服务工作[J].云南档案, 1992.
工程档案管理程序 篇5
1． 目的
对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为现行有效版本。2.范围
用于公司所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。3.职责
工程管理部负责工程图书资料的购买、登记、借阅和保管；工程文件用印（登记、盖印）；工程项目资料和竣工资料的收集归档由项目经理部负责，工程竣工验收后移交至工程管理部；工程管理部经理负责对过期资料的审查销毁。4.内容
4.1.项目资料的控制 4.1.1 收集、进库和保管
4.1.1.1 工程项目正在进行时，各项目经理部应将所涉及该项目的上级批示、政 府批文、土地合同、报建资料、工程合同以及各类证书的原件/正本在产生的同时，及时送至工程管理部档案管理员处保管。
4.1.1.2 工程项目在结束时，各项目经理部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料，归纳、整理、附上移交文件清单，交于工程管理部档案管理员处。4.1.2 归档
工程项目正在进行时，档案管理员对所接收的项目资料，应按项目和文件类别进行分类、编号和标识，并分别存放。
4.1.2.1 公司所开发的各项目均有单独的项目代号或简称。4.1.2.2 文件的归档分类: 第一册GF： 公司管理规范GS-GF-工程管理规范GS-GF-GC-工程类表单GS-GF-GC-001-工程部内部管理规范GS-GF-GC-002-工程管理规范GS-GF-GC-003-工程管理部人员架构及职责GS-GF-GC-004-第二册ZD： 工程指导书GC-XM-ZD-第三册ZF： 政府文件GC-XM-ZF-第四册GL： 公司来文：
报公司各部门文件GC-XM-GL-001-发工程管理部文GC-GL-002-发预算部文GC-GL-003-发材料部文GC-GL-004-第五册JY： 会议纪要：
公司每周/每月工程例会纪要GC-JY-LH-公司现场工作协调会纪要GC-JY-XC-专题会议纪要GC-JY-ZT-其他会议纪要GC-JY-QT-第六册QQ：工程前期准备： 基地情况资料GC-QQ-JD-施工单位考察GC-QQ-SK-监理公司考察GC-QQ-JK-用水、用电文件GC-QQ-技术资料GC-QQ-JS-其他文件GC-QQ-QT-第七册KC： 工程勘察往来文件： 初勘资料 GC-KC-CK-详勘资料 GC-KC-ZL-抽查纪录GC-KC-CC-其他文件GC-KC-QT-第八册JL： 监理公司往来文件： 监理合同GC-JL-HT-（含招投标文件）监理细则GC-JL-XZ
监理例会纪要GC-JL-JY-监理月报及审核意见GC-JL-YB-发监理单位文GC-JL-FW-其他来文GC-JL-QT-第九册SG： 施工合同：GC-SG-HT-（含招投标文件）施工组织设计（施工单位提供）GC-SG-ZZ-施工方案（施工单位提供）GC-SG-FA 施工单位来文 GC-SG-LW-发施工单位文 GC-SG-FW-工程联系单 GC-SG-LX-工程报告及函件 GC-BG-第十册WZ： 物资合同GC-WZ-第十一册SJ：设计变更（按日期）： 方案、扩初阶段GC-SJ-FA-施工图阶段GC-SJ-SG-图纸会审纪要GC-SJ-HS-技术交底记录 GC-SJ-JD-第十二册QZ：工程签证GC-QZ-第十三册XJ： 限价单GC-XJ-第十四册JH： 计划管理：GC-JH-总进度控制计划及评审记录 GC-JH-KZ-施工图纸交付计划 GC-JH-TZ-分包商进场计划 GC-JH-JC-样板确认计划 GC-JH-YB-甲供材料进场计划 GC-JH-CL-资金使用计划 GC-JH-ZJ-总进度计划（施工单位）GC-JH-JD-月/周计划（施工单位）GC-JH-YJ 第十五册CL： 材料设备管理： 机电设备GC-CL-JD-建材装饰GC-CL-JC-样板登记一览表GC-CL-YB-收（调）料单GC-CL-SD-设备调试验收记录GC-CL-YS-第十六册JD： 进度款支付： 工程进度款审批单GC-JD-GC-物资进度款审批单GC-JD-WZ-扣款通知单GC-JD-KK-奖/罚款通知单GC-JD-JF-第十七册JG： 交工前楼宇检查记录GC-JG-001-竣工资料GC-JG-002-如： 竣工图 开竣工报告 中间验收资料
第十八册YS： 验收报告：GC-YS-程验收报告（不需政府参与的验收）GC-YS-BG-政府验收8 证 GC-YS-ZF-履约评定表GC-YS-PD-第十九册TS： 投诉处理： 投诉记录表GC-TS-JL-投诉分析报表GC-TS-FX-第二十册HQ：后勤管理资料：GC-HQ-GL-考勤表 GC-HQ-KQ-其他文件 GC-HQ-QT 第二十一册QT： 零星工程资料GC-QT-001-其他文件 GC-QT-002-4.1.2.3 归档文件编号：档案管理员对所接收的项目资料，在分类的基础上均按 接收的先后顺序进行编号，编号基本原则：项目名称缩写+文件分类缩写+专业分类缩写+文件顺序号
例：第七册KC： 工程勘察往来文件： 初勘资料 XM-KC-CK-详勘资料 XM-KC-ZL-抽查纪录XM-KC-CC-其他文件XM-KC-QT-以此类推，工程档案编号由工程档案管理员负责，每一个文件夹须有《文件卷目总索引》、《文件卷目索引表》、《文件目录表》此三级索引表，以便对存档文件进行检索；《文件卷目总索引》列明归档文件各卷目编号及名称；《文件卷目索引表》列明本卷目归档文件的分类及名目；《文件目录表》作为文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的编号、主题及归档时间。对施工和物资合同可按工程管理部所编合同号进行排序，并在首页打印出目录表。
4.1.2.4 标识：对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清 晰、明了、易懂。
4.1.2.5 在该工程结束时，原件需交政府职能部门保存的资料，应将复印件存归，并在复印件上注明原件去处。4.1.3 借阅
项目开发过程中，各部门、各项目如需借用相关的项目资料，应到工程管理部档案管理员办理相应的借阅手续，填写档案借阅登记表，或出具借条，并在使用完毕后，立即归还。4.2 工程竣工资料的控制 4.2.1 工程竣工资料的范围
当地相关政府部门所要求的专项工程项目均应做竣工资料。4.2.2 工程竣工资料的验收条件
工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件：
4.2.2.1 建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕； 4.2.2.2 全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。4.2.3 工程竣工资料的验收程序
4.2.3.1 工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单 位形成的档案按照有关规定进行自检，填报《工程竣工档案情况申报表》，报送项目经理部。
4.2.3.2 项目经理部根据监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和《工程竣工档案情况申报表》，由档案管理人员对报送的资料和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和自行验收，向主管城建档案部门填报《建设工程竣工档案专项验收申报表》。
4.2.3.3 验收工作在建设工程现场进行。由主管城建档案管理部门验收小组主持，项目经理部组织工程管理部、监理公司、施工单位和档案管理人员参加。4.2.3.4 验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位应根据正式 的《建设工程竣工档案专项验收意见书》认真进行整改，并确保符合规定要求。4.2.3.5 工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送主管 城建档案管理部门复核审查。4.2.4 工程竣工档案的移交
4.2.4.1 工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向主管城建档案管理部门和工程管理部移交一套完整的建设工程档案。
4.2.4.2 工程管理部在接收承建方的竣工档案时，应检查所交资料是否符合规定要求、在确保与原件一致的前提下，向各项目经理部出具《接收工程项目档案（资料）登记单》。4.2.5 归档
4.2.5.1 档案管理员对所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和标识。4.2.5.2 不同项目的竣工档案不得混放在一起。4.2.6 借阅
4.2.6.1 公司各部门、各项目借阅竣工档案，应办理借阅手续。4.2.6.2 公司之外的单位借阅档案，需工程管理部经理的批准。4.2.7 销毁
对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经工程管理部经理审 查批准后，方可销毁，销毁清单应予以保存。4.3 档案立卷的要求 4.3.1 文字资料立卷要求
4.3.1.1 档案材料归档时，以A4（即210mm x 297mm）规格为标准，不足A4 规格的应用A4 白纸粘贴，过大的要折叠为A4 规格。
4.3.1.2 档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底的材料，应垫上白纸，以 确保档案材料的安全。
4.3.1.3 文字材料组卷时，厚度不得超过2cm，一卷内有多种材料时，应用彩色 薄纸隔开。
4.3.1.4 装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册，入档案盒。4.3.2 图纸的立卷要求
纸质竣工图（或其他归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为4# 图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。
4.3.3 立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。4.3.4 立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。4.3.5 立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。
对水务工程档案管理工作的认识 篇6
关键词：水利工程；管理；档案
1.引言
水务工程档案管理是水务工程建设管理全过程的反映，是水务工程建设周期中各项计划、决策的重要凭证和依据。水务工程档案由在前期、施工、竣工验收等各个阶段形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图标及声像等各种文件材料组成，真实全面反映了水务工程建设情况，对水务工程的安全运行和日后维修发挥了重要作用。
2.水务工程档案管理存在的问题
2.1建设单位工作人员缺乏验收资料的实践经验，致使验收资料整理不够全面。
一项水务工程从立项、设计、施工、竣工验收，到运行、养护、维修改造，最后达到设计寿命，经历时间长，文件资料内容广，涉及部门多，对档案管理提出了很高的要求。
如果档案管理人员未经专业培训，对水务工程施工总体情况不能掌握，缺乏资料收集经验，可能导致资料收集出现问题，如：资料内容缺项、签字盖章手续不全、隐蔽工程验收记录不准等，这些问题都对工程档案管理不利，给工程带来隐患。
2.2档案管理工作的前期投入和管理不足。
档案管理工作应该在开工前就做好准备，根据水务工程的施工进度计划制定档案管理制度，保证档案管理工作的有序、高效运行。
由于目前我国大部分施工单位都是注重施工进度，忽视资料收集，导致档案管理滞后于水务工程项目管理，这些问题主要是主管工程项目的领导和管理人员的档案管理意识淡薄，忽视档案管理的重要性造成的，如在日常工作中只抓进度，忽视资料收集；管理人员自身素质差，责任心不强，对资料收集这种工作的忽略；施工过程中资料收集、整理及归档工作不到位。
当工程快要竣工时，才开始加班加点的进行资料整理，由于之前的资料收集不全，难以全面的整理档案资料，造成档案资料的失效。
2.3管理人员素质偏低，档案专业人才缺乏。
在档案管理方面，目前缺乏高素质的档案管理人才，在水务工程建设中，档案管理一般由施工技术人员进行，他们没有经过专业培训，缺乏档案管理方面的知识，对工程档案管理的法律也知道甚少，整天忙于工程的技术指导，无暇顾及资料收集，这些原因都造成了档案管理方面的不足，难以全面的整理出水务工程档案资料。
2.4档案管理体制和制度不健全。
随着国家对工程建设管理制度改革的不断深入，水务工程建设项目管理得到了很大的提高，招投标制度、监理制度、竣工验收制度得到了完善。
由于我国水务工程施工单位众多，管理质量参差不齐，有些单位根本没有根据国家的法律法规制定这些规章制度，有些单位虽然制定了，但是也不完善，导致了单位对施工档案管理方面缺乏相应的指导，施工中资料整理不规范，造成水务工程档案管理不健全。
3.水务工程档案管理的对策
3.1严格执行有关档案管理规定。
为了使档案管理能够规范化、标准化，建设单位应该根据档案管理有关法律法规，在工程建设初期制定档案管理制度，实施细则，对档案管理的机构和职责，材料归档要求，档案资料的原始性等方面做出详细的规定，使档案管理制度跟着施工进度一起纳入工程质量监督管理。
同时要加大工程项目负责人、管理人员和施工技术人员学习档案管理方面专业知识的力度，使得档案管理方面有章可循，有法可依。
3.2认真抓好档案的收集、保管、利用三个关键环节。
从工程建设一开始，档案管理工作就有条不紊的开展了，档案管理人员依据施工进度计划深入施工一线进行资料收集，由于工程技术人员和施工人员对工程项目最为了解，档案管理人员要虚心向他们学习，掌握并收集这些一手资料，因为这些是档案管理的原始资料。
在做好资料收集后，要根据相关法律法规进行整理，并由专门人员看管，方便监理单位检查验收，同时能方便工程技术人员查阅施工过程中的资料，达到利用档案资料促进水务工程施工的目的，所以要在档案专人看管的基础上加大档案开发利用的力度。
3.3加强对水务工程建设单位档案工作的监督指导。
各级档案管理部门应该加大档案法律法规和档案管理信息化的宣传力度，突出强调档案管理对水务工程建设的积极作用，同时要对工程建设档案管理方面给予指导，加强对档案管理人员的档案管理知识培训，加强档案管理人员的业务素质，确保档案管理的规范性，在整理好档案资料的同时要有勇于创造精神，将网络技术引入到档案管理，增加档案管理的效率。
对于项目建设各级部门，要建立健全档案管理的监督制度，让档案管理人员长期深入施工一线，确保档案资料收集的准确性，同时要和其他部门协调，确保档案专项验收的质量。监理单位要切实履行自己的职责，加强对竣工资料的监督和审查，确保档案管理的质量。
3.4加快工程档案建设的信息化进程。
随着计算机技术的广泛使用，计算机给水务档案管理工作带来了便利，提高了档案的利用率，只有对水务档案的开发和利用，才能真正体现档案的价值。在档案管理方面，要加强基础业务建设，以简化整理、深化检索为宗旨，实现科学化、规范化管理。
3.5提高水务工程建设档案管理人员的综合素质。
水务工程档案管理工作是一项复杂、细致而琐碎的工作，这就要求档案管理人员具有较高的综合素质。
档案管理人员要不断学习档案管理的专业知识，提高专业技能，同时要了解档案管理方面的法律法规，精通档案业务，提高思想素质，增强档案管理的责任心，才能保证档案整理的完整性、准确性，保证水务工程档案管理的质量，为水务工程建设贡献自己的力量。
参考文献
【1】蒋云波.项目档案管理的现状与对策.2001
【2】林 莉.重点工程档案管理存在问题及对策.2006
浅谈工程档案管理工作 篇7
一、工程档案管理工作中存在的问题
(一) 重视程度不够, 档案意识淡薄。在实际工作中, 部分单位的领导档案意识淡薄, 往往只注重工程项目的经济效益, 将工程档案纳入工程管理的不多, 导致无规范管理, 无检查督促。而工程档案管理的不完善就无法对今后的城市规划、改造、建设提供有效的依据资料, 势必造成失误。同时, 作为建设单位与施工、监理单位对于工程档案的管理, 因为分属不同的法人, 并不存在上下级关系, 如果建设单位本身就不去重视, 档案部门单方面制定了制度, 就无约束力, 也根本谈不上执行了。
(二) 管理制度不健全, 保管条件差。《档案法》第十三条规定:“各级各类档案馆, 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构, 应当建立科学的管理制度, 便于对档案的利用;配置必要的设施, 确保档案的安全;采用先进技术, 实现档案管理的现代化。”然而多数建设单位并没有专门设立档案管理部门来管理工程档案, 或是有名无实, 或是缺少必要的专职管理人员及管理制度, 甚至有的建设单位工程档案无专门存管地方, 保存不得当、归档不规范, 在保管过程中损坏或丢失, 使档案资料不能真正反映建设项目的实际情况。
(三) 人员流动量大, 施工期长, 案卷数量不清。工程档案形成必须贯穿于工程项目施工全过程, 否则就会产生档案不齐全、不规范、不标准等隐患。由于从资料收集、编制、整理到立卷归档的过程较长, 而工程技术人员流动性较大, 往往是一个工地没做完就转到另一个工地, 老档案人员离岗了, 新档案人员才进岗, 而档案交接手续还没办妥, 甚至没有交接手续, 以致出现档案数量不清、情况不明等问题。
(四) 管理人员业务生疏, 整体素质较差。在建设过程中, 随着工程的推进, 往往形成大量的工程档案, 这些档案往往具有巨大的社会价值和社会意义。而建设单位档案管理人员一般非专职人员, 没有接受过专业的培训, 其专业知识不强、业务水平不高, 无法保证档案资料的真实性及完整性, 从而使得工程档案失去其利用价值。
二、做好工程档案管理工作的对策
(一) 大力宣传, 提高认识。确保工程档案质量的有力措施是加强档案法律、法规的宣传与业务知识的培训。要增强各级领导干部档案意识, 通过订阅档案类报刊杂志、学习《档案法》、《城市建设档案管理规定》等相关法律法规, 促使领导干部与各职能部门形成共识。
(二) 明确职责, 认真落实。建设单位投资建设的工程均是区域发展经济必不可少的基础设施, 是关系到改善投资环境、改善人民生活、加强国防安全的市政基础设施, 在工程的建设过程中所形成的档案完整、准确与否都将会直接影响着城市的运作和市民的生活。因此, 应严格按照《工程文件归档整理规范》中的条款履行相关职责, 认真贯彻落实, 要求施工监理单位应当设立专项工程档案管理部门, 建立相应的管理制度、配备专业技术人员及必须的办公场所。施工监理单位工程档案管理部门必须于工程开工前明确告知建设单位工程档案的接收范围及编制、报送办法, 并于工程竣工档案验收合格后, 同时移交一份完整的工程档案资料给建设单位档案部门, 并出具工程档案接收证明书, 取得住建部门签发《工程竣工档案合格证》。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时应当将工程档案接收证明书作为备案的必备文件。
(三) 严密手续, 及时交接。档案交接是所有单位档案管理中的重要环节, 要结合工程档案管理中人员流动性大这一特点, 把交接工作摆上重要议事日程, 要求建设单位、施工、监理单位严格把关, 做到档案人员离职离岗必须办理工作交接手续, 然后再办理调动手续, 并把档案交接工作纳入单位工作制度, 列入相关人员的岗位职责之中。
(四) 加强培训, 提高素质。具体可以通过多种渠道、采取多种方式, 对参建单位档案管理人员进行档案业务知识培训, 介绍工程档案管理工作的法律法规和档案管理制度, 学习档案积累形成和整编的基础知识, 对工程项目档案的制成材料、收集范围、整编要求、移交时间、竣工档案验收的基本要求进行详细地讲解。这样, 各单位工程竣工档案资料管理人员在增强档案管理意识的同时, 也能提高档案管理工作水平, 并能为工程档案收集齐全、整理、安全保管以及有效利用而发挥作用。另外, 为适应信息化发展的要求, 在工程档案管理工作中要大力推广与应用磁介质档案、多媒体档案、电子文件档案。在这方面可以借鉴国外先进的工程项目档案管理方法, 在工程建设项目档案管理工作中, 鼓励档案管理工作人员积极学习电脑与多媒体技术, 制作和利用图片档案、录像档案、电子文件档案, 通过在档案管理工作中加大信息化的应用范围, 促使工程档案信息化建设再上一个新台阶。
参考文献
[1] .薛四新.杨艳.黄存勋.现代档案管理基础[J].机械工业出版社, 2007
工程档案归档工作探析 篇8
一、在思想上要重视工程档案归档工作
工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况, 到工程完工即将交工验收时, 才开始应付整理, 这给档案归档带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中, 企业对工程档案在思想上重视程度不够。因此, 档案管理部门要加强对施工单位、建设单位相关人员的培训, 提高他们对档案管理工作的认识, 了解档案归档工作的范围及要求, 及时、主动、规范地进行档案资料的收集、保管、归档工作。企业在与施工单位签订的合同中, 应对资料的整编责任、内容、深度、特殊要求、资料原件及复印份数、移交时间等予以明确规定。对于分包的工程项目在合同中, 更要明确职责分工, 把竣工档案的收集归档工作列入合同条款, 严格实施竣工档案保证金制度, 将创优质工程质量和创优质竣工档案同等对待, 从而为竣工档案的归档工作扫清路障。
二、在制度上要注重可行性和执行力
只有制定切实可行的编制与归档办法, 并从制度上加以规范和约束, 才能从根本上保证工程竣工资料的完整与准确, 并使其编制与归档实现标准化。如攀钢集团依据国家有关规定, 借鉴以往的宝贵经验, 制定了新的《工程竣工资料的编制和交付归档实施细则》, 使攀钢工程竣工资料编制与归档的做法和要求以文件的形式确定下来, 使之制度化、规范化, 做到了统一规范、科学管理。工程项目建设单位、监理单位工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任, 做到工程建设与资料整理同步进行, 切忌先完成施工任务, 而后补资料的现象发生, 档案资料管理人员要经常深入施工现场, 对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查, 建立过程控制奖罚制度, 督促各参建单位高标准、严要求做好工程档案的归档工作。
三、在管理上要保证工程档案的系统性
档案工作在传统上属于工作流程的最末端, 在工作层面上处于后台位置, 档案部门要想在末端的位置控制前端刚刚生成或尚未生成的文件, 就必须转变工作思路, 提前介入到工作流程的前端。“三同步”即工程立项开始与档案跟踪收集同步、工程建设过程与档案形成同步、工程竣工验收与档案验收同步。在工作中, 档案工作无法对项目建设进行同步跟踪, 关键的难点就在于档案部门事前不了解项目建设方的情况。为此, 可实行备案和通报制度来解决这一问题。首先, 建立项目档案备案制度。项目建设单位应在项目立项审批后向档案部门备案, 使档案部门在后方也能事前知晓前方的工作。档案部门在备案后应立即组织人员对项目负责人和项目档案管理人员进行档案知识培训, 一方面培养他们的档案意识, 另一方面使其掌握必要的档案管理技能。其次, 建立项目档案工作信息通报制度, 强化对项目档案工作的监督指导, 做到事中管控。强化档案全过程管理, 把各方面的力量集聚起来, 形成齐抓共管的整体合力, 坚持对工程档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则, 保证工程档案的完整、准确、系统, 为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。
四、在人员上要全面强化档案人员、技术人员及施工队伍的综合素质
要想提高工程档案质量, 提高档案人员、技术人员、施工单位项目管理人员的素质是一项有力措施。加强对施工单位、建设单位的工前指导, 使工程管理人员、项目负责人和档案人员在增强档案意识的同时也增加了档案业务知识, 尤其要重点做好档案人员从业素质的培养和提高。档案人员除了要有高度的责任心, 牢固树立爱岗敬业的思想外, 还应熟练掌握业务知识, 在钻研档案学理论的同时, 进一步扩大自已的知识面。在实际工作中, 要注意不断学习工程项目的专业知识, 及时与现场工程技术人员进行沟通和学习, 提高自身的专业审核能力, 使施工技术材料记录齐全、签署完备, 做到竣工档案与实际相符。如审核土建方面档案时, 就要重点审核验槽及隐藏记录、土岩试验及处理记录、基坑回填压实记录、桩基的施工记录和检测报告、建筑材料及构件的合格证、配合比及试验报告等;审核管道方面档案时要审核各种管道的焊接、探伤、脱脂、试压、清洗、吹扫等试验记录及分项质量评定表, 审核电气资料时重点把握高压柜的试验记录, 变压器的安装调试记录, 电缆敷设记录, 绝缘电阻、接地电阻的测试记录等。
浅议工程档案管理与工程质量 篇9
一、建设工程档案与工程质量的关系
建设工程质量关系到人民的生命财产安全, 因此, 质量问题是重中之重。建设档案的管理好坏也直接影响到工程质量的好坏, 随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展, 对建设工程质量有了严格的定义, 即建设工程质量是指工程满足业主需要的, 符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合。只有在档案管理的前提下, 工程质量才会被加倍重视。
二、档案管理存在的不足
1. 档案管理力度不强。
当前, 由于大家对“档案”的概念和作用知之甚少, 档案意识相当薄弱, 甚至一些领导对加强档案工作的认识不足, 许多单位的档案工作仍然采取传统的手工工作方法, 保管设施和存档设备过于陈旧, 严重影响了档案管理的现代化进程。
2. 缺少从事档案管理的人才。
档案管理的前提是人才管理, 要想提高工程档案质量, 就要求档案管理人员能对档案进行日常使用、维护、更新、整理等, 同时要具有较强的专业知识, 较高的文化素养。
3. 缺少专职的档案员。
一些小型建设单位往往只注重工程项目的经济效益, 而对重型档案资料的收集、编制、整理不重视。缺少专职的档案员, 工程档案记录不规范、不完整, 档案管理工作手段落后, 使档案不能真正反映建设项目的实际情况, 给施工单位的工程生产移交工作带来很多不必要的麻烦。
4. 施工档案不真实。
真实性是施工最根本的要求, 是施工档案的灵魂。失去了真实性, 施工档案便失去了意义。一些工程档案完善得不切实际。如某单位工程的所有分部、分项、检验批均验收合格且无任何缺陷, 出现了真正的“零缺陷工程”, 明显不切实际。
5. 竣工图质量不高。
一些项目的竣工图归档不完整, 修改不到位, 造成竣工图与工程实际不符;数据误差时有发生, 相关责任人审核签署经常漏缺不全, 有些竣工图编制不规范、标识不统一;由于变更执行程序不规范, 极易导致竣工图误差和失真。
6. 档案管理人在收集工作中自觉性和主动性不够。
一些项目仅注意阶段性文件资料的收集, 而忽略了建设项目全过程文件资料的完整归档, 特别是忽略了工程建设后期形成的交接验收资料、缺陷责任期等方面的材料收集, 造成项目档案的成套性、完整性缺陷。
三、完善工程档案管理, 促进工程质量
1. 健全管理制度, 必须制定完善可行的规章制度, 树立全员责任意识和法制意识。
工程的形成有其严格的系统过程, 反映了工程的每一个环节的情况, 只有健全管理制度, 使档案资料的负责人、技术和管理人员明确各自的职责, 树立责任心和法制意识, 才能从管理制度上保证工程档案的齐全、完整、准确、系统, 做到工程档案管理工作有法可依, 有章可循。
2. 建立健全组织机构。
在工程项目实施过程中, 一是项目主管部门要建立档案管理领导机构, 设立专职档案局管理人员, 负责项目前期以及施工过程中的文件, 项目竣工前档案的收集、整理等工作;二是施工单位建立档案管理组织机构, 设立专职的档案管理人员, 负责施工过程中资料的收集、记录和整理工作;三是监理部门要有专门人员对监理资料进行真实填写、记录、收集和整理。只有健全的组织机构, 才能确保工程完成时能够及时、准确、完整、系统的将工程资料转交到项目主管部门, 为工程的后续工作提供详实、可靠的技术资料。
3. 项目经理应重视工程档案管理。
在工程档案管理中, 项目经理是一个关键, 他应该对工程档案有较高的思想认识, 并负有对此项工作涉及的各部门进行组织、协调、管理的责任。在项目内部建立一套完善的档案管理制度及激励机制, 奖罚分明, 充分调动大家的工作积极性, 要创造一个好的环境条件。实践证明, 哪个工程的项目经理重视此项工作, 哪个工程的管理就搞得好。
4. 加强培训和技术交流。
定期组织施工管理人员参加工程档案的专业培训, 学习建筑安装工程新标准、施工规范和规程。定期组织施工管理人员学习先进企业工程管理经验, 促进本企业档案管理水平及工程质量的进一步提高。
5. 确保各种档案资料的真实性。
目前, 我国许多工程项目的档案资料都是后整理而成。不仅不能真实反映工程实况, 而且极易造成工程档案资料混乱, 失去其作为工程档案的意义。因此, 工程检测单据要对试验负责, 严格执行见证取样制度, 不符合要求的坚决不出具试验报告。
6. 加强自检工作。
工程档案资料是对建筑实物质量情况的真实反映, 因此要求各种资料必须与工程施工进度同步, 及时收集整理。由于当前市场机制不完善, 有些材料需经好几手, 使得合格证和检验报告不能与原材料同步, 所以应对这些资料逐项跟踪收集, 保证档案资料的完整齐全。
7. 加强过程监管。
现场管理人员要主动深入工程施工现场, 跟踪提供业务指导, 保证工程竣工后的竣工图、竣工验收材料及施工期间的工程档案资料准确、齐全、完整, 要严格把好施工中形成的所有工程资料的质量关, 尤其是工程的关键部位、隐蔽工程, 必须亲临施工现场进行监督检查。
8. 建章建制。
工程档案管理是一个动态管理过程, 工程档案资料是在施工过程中逐步形成的, 由于整个施工环节繁多, 仅仅依靠个人的力量是无法做好施工档案资料管理的。因此, 项目部必须建立内部管理责任制, 明确每个成员的工作范围。为了保证工程档案资料管理工作的有序进行, 项目部还应建立内部检查制度, 确定工作程序、内部会议制度、工作检查和汇报制度及技术人员工作替代制度, 保证岗位不缺人, 工作有人做, 档案有人管, 施工日记有人记, 确保工程档案资料的连续性和完整性。
四、结束语
工程档案管理是工程建设过程中不可缺失的一项重要工作, 是一项认真严肃的技术工作, 是系统工程, 是涉及各个专业技术部门、贯穿整个施工过程的一项复合工作。要保证工程竣工资料的真实、准确、规范、齐全, 真实的记录和反映施工及验收的全过程, 把工程档案资料整理工作纳入科学化、规范化的管理轨道, 就必须不断加强建设单位、监理和施工单位的管理水平, 只有这样才能保证形成一流的工程档案资料, 从而为建设一流的工程项目提供档案方面的保证, 最终建造质量一流的工程。
参考文献
[1]刘来芳.对建筑工程技术资料管理若干问题的分析和建议.城建档案, 2007 (09) .
[2]张海艳, 文毓初.浅谈工程项目档案的管理.科技信息, 2009 (02) .
档案信息化与工程档案计算机管理 篇10
一、档案信息化的涵义
档案信息化可理解为是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础, 以档案信息的资源化为主导, 以实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程。这一描述包括以下3个过程:一是以现代信息技术在档案工作领域广泛而实际的有效利用来作为技术应用过程;二是将档案“信息化”中的“信息”通过各种方法、手段进行整合、开发、使之“资源化”并为社会广泛使用的转“化”过程;三是将档案信息化逐步纳入到整个社会信息化之中的发展过程。
综上可以看出, 档案信息化具有以下两方面涵义:一方面, 档案信息化是一种社会发展形态, 是档案工作发展到某一特定社会进程的概念描述, 而不是某一时刻的结果。在这一过程中, 档案信息化在其自身发展过程中涉及社会的各个方面, 因此, 要把其作为整个社会信息化进程中的一个方面或是缩影来看待, 它属于社会信息化中的应用性工程之一;另一方面, 档案信息化又是一个不断完善和发展的过程, 在这一过程中信息技术的发展与广泛应用是推动档案信息化进程的动力, 开发与有效利用档案信息资源的能力, 进而实现资源共享是目的, 为此, 这一过程需要多种社会力量的参与和良好的档案工作内部条件和外在环境。总之, 档案信息化作为一个运动过程, 它是一个动态概念, 它的内涵在不同的历史发展阶段会呈现出不同的特点。
二、档案信息化的实质
档案信息化中的“信息”实质上指的是“档案信息资源”。它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础, 也就是说, 我们要运用一定的技术手段, 创造适宜的社会条件, 将其视为一种社会资源加以开发和利用。从深层意义上说, 档案信息化就是给人们对档案“资源”利用提供一种非常有效的手段, 使人们能以更快更便捷的方式获得并传递这一“信息资源”, 实现真正意义上的信息利用社会化, 这也就是档案信息化的实质问题所在。这一问题的实现需要具备以下要素:
(1) 档案信息资源作为档案信息化活动的基本资源, 在量的积累上要达到一定高度, 经过整合之后能普遍地应用于社会生活的各个领域, 且能产生并创造出越来越多的物质与精神财富是档案信息化的基础;
(2) 信息技术在档案工作实践领域的有效利用, 使档案信息能够实现技术意义上的资源化 (数字化) 是实现档案信息化的前提;
(3) 档案信息观的普遍提高是社会各方面广泛利用档案信息资源, 实现档案信息化的重要条件。
档案信息化的核心是档案信息资源的建设, 在档案信息资源建设量的积累过程中, 使档案信息不断“资源化”是档案工作追求的价值目标。
三、档案信息化改变传统的档案管理方式
计算机辅助设计在我国工程设计领域的广泛应用, 利用计算机这种先进的技术工具, 产出规范、准确、美观的设计成品, 即工程图纸, 是设计人员心血的凝聚、智慧的结晶, 也是社会的宝贵财富, 妥善保管与有效利用是至关重要的。
历来, 设计者要花费大量的时间和精力查找已有的图纸档案, 对有些相同工程或修改极少的图纸, 为了提高设计效率, 只能用调底图再晒蓝图的方法, 在蓝图上进行修改。这样成本高, 图纸不美观, 设计人员带来不便, 增加重复劳动时间。随着档案信息技术的深入推广, 网络技术的普遍应用, 光盘存储技术的日益成熟, 使得档案信息的生成、发行、传递、复制、更改、存储变得十分方便, 一种产品的几百页资料和图纸浓缩在一张光盘上, 联网传递时间以微秒计, 而且准确无误。
四、档案信息化具体运作——工程档案计算机管理
(一) 运用计算机管理工程档案对数据库的要求
计算机的管理程序中必须有专门用于实现各种文字资料、各种幅面的工程图纸、文件、图片等计算机管理的综合系统;它集档案管理、图纸录入、净化、修改、输出、矢量化等图像处理于一体, 建立无纸档案库。该档案库可以放置在硬盘上或光盘上, 可通过分类检索或条件组合检索快速查到所需资料;可以随意移动、放大、缩小图纸和文字资料, 档案人员可以对相关数据进行修改、编号, 并对各种资料进行无失真输出。实现文书档案与科技档案的互通渠道, 解决单位内有关生产、技术部门对各种文件图纸的网络共享、查阅等问题;通过良好的接口界面, 使得设计部门的设计图纸、生技部门所出的竣工图纸传送到档案室, 由档案人员进行整理、归档, 并通过网络进行借阅;经过生技科的核准, 提供竣工图给生产技术人员进行检修后的修改, 使得技术人员在施工现场就能借阅工程图纸及有关档案。
(二) 档案管理数据库应符合以下几种技术指标
(1) 该系统标准符合档案的有关标准和规程。
(2) 支持包括图纸、文档等在内的多种类型的档案。
(3) 可擦写光盘压缩存储。
(4) 图纸幅面不限, 能通过扫描仪迅速方便地进行输入和处理。
图纸档案既可以在喷墨绘图仪上输出, 也可以在打印机上迅速方便地输出, 输出后的图纸档案可以大小不限。
(5) 系统对图纸进行数据库管理, 并可进行查询、浏览、编辑、数据维护及输出;同时具有档案的保密机制, 使不同用户按授权访问不同图纸。
(6) 提供图纸处理工具箱, 可以对图纸进行灰度及彩色过滤、净化、缩放、修改、拼接等操作;具有多窗口编辑能力, 可对图纸的误差进行调整和修正。
(7) 网络吞吐量大, 系统支持大型投影设备, 可将图像清晰地显示在大屏幕上。
(三) 实现工程档案计算机管理必须解决的问题
(1) 用户授权及保密机制, 不同的用户具有不同的权限, 以防止非法侵入。
(2) 多种检索方式, 提供灵活的分类检索及模糊检索方式。
(3) 档案记录的显示与漫游。
(4) 档案统计、用户借阅管理, 可对数据库中的图纸、文字材料进行跟踪管理, 记录图纸的借阅历史, 统计图纸的使用频率, 明确图纸的损坏、遗失的责任;借阅图纸时, 建立图纸借阅记录, 对借阅进行检索和统计。
(5) 可无限量保存图纸;文档、工程图纸等可以打印输出。
(6) 档案库的维护;可任意创建档案库;有完善的备份与恢复功能。
(7) 可以进行档案销毁管理, 并且可以预先对需要销毁的档案进行鉴定。