档案资源建设（精选十篇）
档案资源建设 篇1
一、数字档案馆信息资源的特征
1.档案信息资源类型的多样性。数字档案馆的信息资源是数字化方式出现和存在的,在为利用者提供服务时,也是以数字化方式存在的,从当前情况来看,基本是网络技术为手段,借助于相关的信息技术,如在线答疑、微信、QQ等方式来为用户提供服务。
2.档案信息资源利用的便捷性。数字档案馆的档案信息资源, 其外在呈现形式为静态档案信息资源的元数据,通过网络提供远程利用,交流方便、利用便捷。一方面,它既给档案管理部门节省了传统实体档案信息资源存储空间,减少档案信息资源管理成本,同时也可以借助数字信息方便于交流的特性,方便地为用户提供信息服务。另一方面,档案作为社会知识体系存储和传承的重要载体,对于知识环境的营造至关重要。可以看到,数字档案馆信息资源的知识性是显而易见的,它不仅方便地提供档案信息资源利用,更是方便地把原生态档案信息资源转化为档案知识资源。
3.档案信息资源管理的安全性。与传统纸质档案信息资源相比,数字档案信息资源有其方便利用以及传输便捷的独特优势, 但其安全性问题都比传统纸质档案信息资源更加突出。一方面, 档案是人类社会活动的真实记录,特别是那些涉及国家利益、政治敏感话题等方面的档案信息资源,可能会涉及许多机密问题。因此,在进行网络公布以及网络利用时要进行更加严格的审查。另一方面,由于数字档案信息资源与传统纸质档案信息资源相比,更加容易被修改、复制与删除等,因此,在对其管理的过程中必须要更加强调其安全性。
二、数字档案馆信息资源建设模式
1.集中式管理。集中式管理模式是指各地方数字档案馆在进行信息资源建设时接受中央、上级各档案管理机构的集中领导、监督的一种宏观信息资源建设管理模式。这种资源建设模式下的数字档案馆最大的特点就是其主体资源建设是在管理机构统一协调、指导 和监督下进行、完成的,上级管理机构为数字档案馆信息资源建设提供统一的规划、标准、要求等[1]。通过统筹规划,让档案信息资源作为一个资源整体得到合理的开发利用,同时也利于对数字档案馆信息资源建设行为进行指导和监督,规范建设工作。
2.纵向式建设。纵向建设模式是指在整体国家数字档案馆信息资源建设时以档案部门的组织机构关系为依据,从上级到下级形成一个完整的档案信息资源建设体系的一种宏观的档案信息资源建设模式。这种建设模式依凭档案部门管理结构,体现的是行政管理层级,但同时也能较好体现当下我国档案信息资源建设的整体性和协同性理念。
自上而下的进程推动模式,一般指的是由政府或档案管理机构发起和推动的数字档案馆建设及其信息资源建设的一种建设模式。在这种建设模式下,政府和相关管理机构在数字档案馆及其信息资源建设的进程推进方面起主导作用,地方可以快速启动数字档案馆及其信息资源建设,短期内改变数字档案馆信息资源落后的面貌。
三、国内数字档案馆资源库信息源分析
1.依托自身丰富的实体馆藏。传统档案馆是建设数字档案馆的基础,为数字档案馆提供用户、人员、设施和丰富的传统载体馆藏档案。通过数字化加工,数字档案馆将档案库房中的社会记忆变为可视化的信息与知识。以青岛档案馆为例,该馆馆藏档案329个全宗, 共计696555卷。其中建国前档案229991卷;建国后档案465849卷件;革命历史档案715卷。馆藏档案最早形成于1671年。自1922年中国收回青岛后,档案渐趋完整。主要有民国时期市政府及各部门形成的档案,各大企业、中学、医院的档案,各中央、省直机构驻青岛期间形成的档案。其中德、日、英文档案16300余卷[2]。建国后的档案主要是市委、市政府及其所属各部门的档案,部分撤并、破产企业事业单位的档案,以及近几年收集进馆的青岛知名人物档案等。可以说,这些丰富的传统档案信息资源为数字档案馆的建设提供了最为理想的信息源基础。
2.结合外部的电子文件移交。由于信息技术的发展,加之政府机构、企业组织业务优化的目的,电子文件大量出现,网络化移交、归档应运而生。青岛市各组织、机构直接将在活动过程中形成的电子文件通过网络移交给青岛数字档案馆,这些前端产生并直接移交的电子文件便成为青岛数字档案馆档案信息资源的另一重要来源。如新进档案:关于公布《2012年崂山区课外文体示范学校名单的通知》,这份电子档案即通过网络直接移交。因此,对外部电子文件进行接收和管理必然是数字档案馆信息资源建设中的重要方面之一。
3.调配档案信息网与相关信息资源。数字档案馆的一个直观展现是网络化存取,这一特征表现了极大程度的网络依附性,并且其对内的业务组织和对外的信息服务都立足于网际通联。青岛数字档案馆通过对青岛各地市数字档案馆的馆际互联,使得其他档案馆的上网资源也成为其档案信息资源的一部分,实现档案信息数据库的无缝跨库整合。分布式海量数据库群使得信息源具有多层次、多角度性,决定了数字档案馆资源建设和优化绝非单个档案馆能够单独完成的,如果仅仅着眼于档案信息网联网是不够的,还需要有图书馆、博物馆、文化艺术、新闻出版等单位部门的共同配合。在这方面, 青岛市档案馆建设得非常不错,在对信息内容本身进行建设的同时,也注重相关资源的建设。
四、数字档案馆信息资源建设优化
1.提高信息服务深度,摆脱数字盲从。信息资源建设的低效率和低水平化会影响到国家信息化建设进程,进而制约信息服务业的整体发展,造成用户日益增长的信息需求得不到实时满足。在青岛数字档案馆信息资源中,除传统的公务活动档案、党政机关档案、行政管理档案外,特色化的经济建设档案、科技档案、私人档案、家族档案、医疗档案也占有很大比例,其中德文、日文、英文档案16300余卷。因此,数字档案馆在做好基础资源建设的同时,应依据用户需求平衡不同种类的数字档案数量,综合本馆的功能类型、服务对象、服务追求等实际因素平衡数字化的进程和目标。假使在数字化过程中,盲目追求数量、一味应付上级检查,难免造成资金浪费而质量不高的情况出现。青岛数字档案馆中1671年(康熙十年)捐草簿、1752年的《胶州志》(共八册)、1900年7月7日出版的《青岛官报》、1885年的《山东东部地图》、1912年12月的《青岛全书》就取得了较大的社会效益[2]。
2.强化用户中心理念,切断形式主义。数字档案馆作为公共服务机构,呼吁用户至上。数字档案馆应以用户为中心,将数字档案馆的服务由被动转为主动[3]。但在实际工作当中“,用户中心”的观念并没有在档案部门深入人心。因此,对于数字档案馆而言,在其档案信息资源建设的前端以及建设进程中要树立牢固的用户中心理念,以当前以及长远的用户需求为向导,进行切实有效的信息资源建设, “为用户提供一种获取知识的环境”[4]。基于用户服务理念,数字档案馆才能真正称馆。这一点,青岛数字档案馆的服务量对其作了一个最好的诠释,截至2013年10月10日,青岛数字档案馆访问量7388377人次,城市档案论坛访问量8553218人次,这正是用户中心的客观反映[2]。
档案资源建设 篇2
敦煌市档案局赵红云
加强档案资源整合是实现“两个转变”，建立“两个体系”，突出馆藏“特色档案”的重要途径，是档案馆工作的重要组成部分。档案资源整合的力度大小，它直接关系着档案馆这个基地档案信息资源的开发和利用，也能反映出服务于民生的方式、水平和程度，进一步体现了档案馆馆藏特色档案的文化品位。加强档案资源整合的关键，要在提高馆藏特色档案和改善馆藏结构上做文章、下功夫。
一、档案资源整合的关键是要做好档案工作的宏观调控
首先，要认识到档案来源于文件，档案又是文件的归宿。档案主管部门要研究制定相关的工作制度和措施，监督、检查和指导各部门、各立档单位各种文件材料的形成、管理、立卷归档工作，达到符合档案整理要求，达到便于科学管理要求，达到档案信息资源共享。一句话就是说，凡是形成的各种文件材料要标准化、规范化，比如文书处理部门在起草文件时严格按照文书处理方面的规定标准执行；其它各专业主管部门，在各自的工作领域都有专业文本标准和要求，应严格执行。这是档案部门实施宏观调控，加强档案监督、检查和指导的关键性一步。
其次，要正确处理好档案室与案馆的关系，做到工作互补，资源共享。档案室是档案馆的基础，馆藏档案大部分来源于各个档案室。档案部门要投入精力，帮助和培训基层档案人员，提高档案管理水平，特别是让那些新手很快进入工作状态，如机关档案室创建示范活动时，我们应积助他们做好机关档案工作，把重点放在文件材料收集、归档上，进一步做好整理、鉴定工作，使之档案符合质量要求。只有这样，档案交接才能顺利，才能保证案卷质量，档案馆档案资源得以充分。做好这项工作的前提，必须要严格贯彻落实《档案法》《档案法实施办法》《档案馆工作通则》《甘肃省档案管理条例》等法律法规，各负其责，相互配合，使档案室工作与档案馆工作同步发展。
第三，要紧紧围绕经济发展的中心，重点做好经济建档工作。这就要求档案部门的同志，随时掌握和了解市委、市政府工作中心，抓重点、早安排，跟踪服务，做好经济建档的指导工作。特别是要根据县市的发展特点，掌握其发展规律做好建档安排，如敦煌市委、市政府2008年在全面加快经济社会发展的同时，集中精力狠抓了“五件大事”和“十件实事”，档案部门随时关注着大事要事的发展，很快研究出了方案，制定出了岗位责任，指定专人负责，落实了经济建档工作，基本做到了经济建设发展到那里，档案工作跟踪服务到那里的意识。另外，还要注意的一个问题是，档案部门密切和有关单位、部门加强联系，相互配合，共同作战，为完成经济建档工作打好基础。
第四，要在档案工作的宏观调控中，加强重点档案的指导性安排。做好重点档案指导工作，是档案资源整合的有效途径之一。2007年酒泉市档案局在全市作了加快重点工程建档和旅游资源建档安排后，各县市按照要求都作了这方面的工作卓有成效。2008年又提出对星级宾馆、饭店、旅行社等旅游部门进行建档，在各县市档案部门的努力下，已拉开了建档头绪，特别向敦煌市作为旅游开放城市，获得二星级以上的宾馆、饭店36家，工作量大，任务重，计划在二、三年内完成旅游部门建档工作。
二、新时期，地方特色档案的框架构思
过去，县市档案馆馆藏档案结构存在非常突出问题，就是种类的单一化。各档案馆文书档案占了馆藏的90%以上，其它档案的数量很少，甚至是空白。1979年，敦煌市作为国务院批准的第一批旅游开放城市，那时，馆藏档案才4737卷，主要是文书档案和少部分的图纸，种类极度贫乏，更谈不上结构合理。随着我市旅游开放城市的整体推进，国际旅游名城
建设步伐的不断加快，人们对档案的认识也在不断提高，全社会的重视程度也有很大的变化。到1991年，馆藏档案达14299卷，2008年馆藏档案达36696卷，包括有文书档案，科技档案，会计档案、照片档案、教学档案、印章档案、人事档案、公证档案、统计档案、票证档案等，时间为1949年至2001年；馆藏还有珍贵的历史档案，现存12件藏文经卷（中唐时期）；清代档案共14件，如《敦煌乾隆志》（清抄本）、《敦煌道光志》（属木刻版印刷），清代档案还有、如文契、尾契、证书等档案；民国档案如《重修敦煌县志》（又名吕志）（属手抄本）等.。
新时期的档案馆，需要现代特色档案来装饰，更需要具备文化品位较高的地方特色档案来曾托，一个地区一个县市的地方特色档案不完全一样，这就要求我们在实践中加以探索和总结。敦煌作为旅游开放城市，其特色档案也有所不同，下面就特色档案的框架结构问题进行尝试，仅供参考。
首先，了解市情，抓住经济社会发展的中心，来定位特色档案
敦煌市位于甘肃省河西走廊最西端，地处甘、青、新三省交界处，总面积3.12万平方公里，总人口18万人。市域地势平坦，土地肥沃，平均海拔1138米，年平均气温9.3℃，降水量39.9毫米，蒸发量2480毫米，属典型的暖温带干旱性气候。其市情主要体现在以下三个方面：
1、文化底蕴深厚，旅游资源独特
“敦，大也；煌，盛也。”盛大辉煌的敦煌有着悠久的历史，灿烂的文化！在敦煌展现出了中国各个不同时代的历史风貌，具有近4000年的文明历史。历史上的敦煌，是塞种、月氏乌孙、匈奴等民族集散的大舞台，是世界四大古老文明的集结地，丝路边塞文化、两关长城文化和东西方文明交融汇聚的结点。著名敦煌学者季羡林先生说过“世界上历史悠久、地域广阔、自成体系、影响深远的文化体系只有四个：中国、印度、希腊、伊斯兰。而这四个文化体系交汇的地方只有一个，这就是中国的敦煌。”1949年中华人民共和国成立后，敦煌一直是县府所在地，1979年被国务院列入全国第一批对外开放的城市，1986年被国务院命名为“中国历史文化名城”，1987年经国务院批准撤县设立敦煌市，1992年经甘肃省委、省政府批准建立“敦煌旅游经济开发区”，1998年敦煌市被评为“中国优秀旅游城市”。
敦煌境内名胜古迹星罗棋布，自然风光奇特迷人。现存各类文物景点241处，其中国家级重点文物保护单位3处（莫高窟、玉门关、悬泉置遗址），省级文物保护单位8处，市级文物保护单位46处，4A级景点三处，为我市旅游业的发展提供了良好的条件。
特别是被称为“文化瑰宝”的莫高窟，在国内外享有盛誉，1987年，被联合国教科文组织列入世界文化遗产名录。除此之外，还有被国家列为重点风景名胜区的自然奇观鸣沙山·月牙泉，著名的古关遗存玉门关、阳关，保存完整的汉长城、积薪堆和大自然神工鬼斧、妙造天成的雅丹地貌（魔鬼城）等等，这一切无不令人心驰神往，吸引着无数中外游客前来寻秘探幽、观光揽胜，使敦煌成为“丝绸之路”旅游热线上的黄金旅游点。近年来，敦煌市大力实施“旅游立市”战略，加快旅游景点开发，形成了莫高窟艺术观赏区、鸣沙山·月牙泉自然风光旅游区、阳关渥洼池绿洲旅游区、玉门关汉长城古战场观光区和雅丹地貌国家地质公园等五大风景名胜旅游区，其中鸣沙山·月牙泉、阳关和雅丹地貌国家地质公园被评为国家4A级旅游景区。
2、光热资源充足，矿产资源丰富
敦煌地处内陆，四季分明，昼夜温差大，日照时间长。全年日照时数为3246.7小时，年平均气温9.3℃，平均最高气温24.9℃，平均最低气温零下9.3℃。太阳年辐射总量153.76千卡/平方厘米，无霜期150天左右，为发展优质林果业、旅游观光农业提供了良好的基础条件。敦煌是甘肃粮食、棉花、瓜果、蔬菜主要产地之一。敦煌市还盛产葡萄、苹果、李广杏、紫胭桃、香水梨、鸣山大枣、敦煌蜜瓜等40余种名优水果和蔬菜。敦煌境内已探明的矿产资源有金、银、钒、铁、磷、硫、石棉、芒硝等4大类（能源、金属、非金属、水气）26个品种，品位高、贮量大，开采方便。其中位于方山口的钒矿，属大型矿床，探明储量125.86万吨，占全国总量的5.07%，位居全国第四，平均品位0.86%，最高达3%，潜在经济价值28.24亿元。
3、基础条件完善，发展环境优越
主要表现在五个方面：一是优越便捷的交通通讯条件。敦煌铁路已建成运营，开通了敦煌到西安、乌鲁木齐、兰州、银川、酒泉三条线路，火车站及站前广场已基本建成使用；境内公路是通往新疆、西藏、青海的交通纽带，313线高等级公路已全线贯通投入运营；敦煌机场开通了飞往北京、上海、西安、成都、西宁、乌鲁木齐、兰州等12个大中城市的航线，旅游高峰期每周达120架次，形成了民航、铁路、公路三位一体的立体交通网络。二是优质充足的能源电力供应。党河水库及坝下四个水电站年发电量达2400万千瓦/时。总投资2.78亿元，装机容量为5万千瓦的燃机电站年发电量可达1.5亿千瓦/时。每年输入敦煌的2000万立方米天然气，又为敦煌提供了充足的清洁能源。三是优化完善的城市服务功能。投资1亿元的8万吨自来水厂扩建工程已经完成，日供水量达到2.2万吨；全长9.7公里，总投资1亿元的城市外环路建设工程已批准立项；全面启动实施了城市立面改造、城市夜景灯光、风情城、党河风情线等城市十大景观工程；与旅游业发展相配套的接待服务设施已具规模，全市共有宾馆饭店128家，其中星级宾馆36家（五星级1家、四星级3家、三星级7家）；经营国际国内业务的旅行社42家，其中国际社5家，国内社37家，取得资格的导游706人。四是优惠灵活的招商引资政策。1992年，敦煌市被批为省级旅游经济开发区，并给予了相应的优惠政策。五是优秀一流的社会发展环境。敦煌市先后建成了“全国优秀旅游城市”、“全国文化先进市”、“全国卫生城”、“全国双拥模范城”、“全国计划生育优质服务先进市”、“全国两基教育先进市”、“全国村民自治模范市”、“全国文物工作先进县”、省级“文明市”、“全省双拥模范城”五连冠和“全省综合治理模范市”、“全省城市社区建设示范城”、“全省广播电影电视先进县”、“全省基层组织建设先进县市”，全市上下处处呈现出一派经济繁荣、社会稳定、人民安居乐业的景象。
其次，结合实际，寻求档案资源，划定特色档案的范围
敦煌市委、市政府在构建社会主义和谐社会和全面建设小康社会的新形势、新任务下，重新确定了“旅游立市，工业强市，项目带动，和谐发展”的指导思想，坚持以科学发展观统领发展全局，以项目建设拉动经济增长，以优势资源培植支柱财源，以市场理念推动旅游开发，以敦煌文化彰显城市特色，以结构调整促进农民增收，以改革开放推动全民创业，努力把敦煌建设成为富裕民主文明和谐的国际旅游名城。在紧紧围绕打造“魅力敦煌、艺术之都”，着力推进“城市特色化、工业园区化、农业产业化、城乡一体化”的进程中，档案部门紧密结合这一实际，提出以下地方特色档案的框架。
1、历史档案。广泛向社会征集散存在民间的能反映地方经济、政治、文化、军事、科技等方面各种历史档案资料，时期为解放以前各个历史阶段。敦煌市档案馆在这方面已坚持了多年，很有成效，如从各种专业期刊收集到的反映与敦煌文化、敦煌艺术有关的学术论文，民间征集的老照片，清代、民国时期的文契、各种证件等，这些填补了档案馆缺乏历史档案的空白。
2、旅游档案。敦煌为旅游开放城市，我们把旅游资源建档和旅游部门形成的各种文件材料纳入建档范围很有特色。全市共有宾馆饭店128家，其中星级宾馆36家（五星级1家、四星级3家、三星级7家）；经营国际国内业务的旅行社42家，其中国际社5家，国内社37家，建档完全达到标准化正是一项大工程，但市档案部门已启动了此项工程。
3、突发事件档案。自然灾害如风灾、火灾、水灾、震灾，还有向03年的非典、09年甲型H1N1流感预防、山体滑坡、煤矿瓦斯爆炸等造成的直接危害人民生产、生活安全的事
件。我们应积极与有关部门配合，收集整理应急预案、现场录音录像、照片及后期处理结果等，一定要保证档案的完整性。
4、重大活动档案。主要是在本地举办的各种大型活动以及重要接待方面的档案资料，比如，敦煌市档案馆在近几年，始终注意收集市上举办的大型活动材料，如市上已成功举办的四届文化旅游节会、招商会，敦煌航空口岸开通庆典活动，08年北京奥运火炬敦煌传递活动等档案收集、整理非常到位。还比如市上的重大接待，向党和国家领导人、知名人士到敦煌视察、参观考察、调研等活动中形成档案资料，我们应该把重点放在接待日程安排、题词和照片上，但我们的经验是档案部门的工作人员应亲自参与各种活动和接待，重点拍摄第一现场的照片。
5、民生档案。涉及民生方面的档案很多，如，教学档案、职工档案、劳动合同档案、职工养老保险档案、医疗保险档案、失业登记档案、工伤事故档案、生育保险档案、最低生活保障档案、拆迁档案、房产档案、病案档案、婚姻档案、知青档案、土地承包档案、复退军人档案、林权制度改革档案以及知名人士档案、劳模档案、家庭档案等。这部分档案相关单位每年不同程度的都在做收集、整理、归档工作。
6、名优产品档案。各地有各地的名优产品，敦煌为了让农产品产生“品牌效应”市上围绕“敦煌”二字的含金量，在品牌销售上打响敦煌牌，先后在国家商标局申请注册了“阳关牌”葡萄，敦煌“飞天牌”棉花，“飞天牌”弹棉胎，“飞将军牌”李广杏等7个农产品和30多个加工产品商标。2008年我市生产的无核白、红地球葡萄被评为全国“中华名果”。我们在这一方面应该注意收集获得名优产品的申报材料、照片以及证书等。
7、城市改造档案。城市改造的好坏直接反映了这个城市经济发展水平。在这一过程中，首先需要编制城市规划，按规划分批实施。近两年来，敦煌市在城市改造上以敦煌文化特色为主线，先后启动实施了党河风情线、敦煌风情城、城市街景的立面改造和道路改造、城市夜景灯光设置等“十大城市景观工程”，使敦煌的城市特色日益凸显了出来。特别能让游客体验到的是敦煌文化元素包装了整个敦煌城，大到建筑物的整体色调、外观造型、浮雕图案，小到人行道的改造、大理石的石刻花纹都精心设计制作，出出体现敦煌文化特色。在人行道的铺设上，按照方案精心选择了石窟壁画中隋代、唐代的莲花砖及藻井和从春秋战国到清代的古币图案，铺装了莲花街和古币街。走在敦煌大街上，使人有一种“眼中现古今，脚下生莲花”的感觉。敦煌市档案馆抓住这些特色，已启动收集工作，列出了收集计划，先着手将以敦煌古文化元素包装的城市五条大街和人行道街景用摄像机、照相机拍摄出现场景色。
8、荣誉档案。包含两个方面，既，一是市委、市政府等部门获得国家和省部级以上表彰奖励的证书、奖杯等归入档案馆保存；二是个人获取国家和省部级以上荣誉称号的劳模、先进工作者等领回的证书、奖杯争取收交档案馆保存。
9、名人档案。这里面我想从几方面着手，一是获得副高以上专业技术职称并有特殊贡献的，将他们的论著、论文、证书收集归档；一是在摄影、书法、绘画、文学创作等方面有成就的地方名人，将他们的作品、获奖证书收集归档；一是研究地方曲子戏并有成果的名人，将他们收集的地方戏曲、词以及被列入国家级非物质文化遗产名录的证书等收集归档。
10、实物档案。档案馆重视收集一些比较珍贵实物档案很有必要，这为历史研究提供了依据。
以上，是笔者在多年的实践中探讨和构思出的敦煌市特色档案框架，在这些特色档案中，有些档案已收藏进馆，有些我们在做积极努力，准备开始收集整理，还有些需要创造条件，如经费问题，专业人才问题，特殊保管设施问题等，只有条件具备时，才能对那些具有地方特色档案做系统的收集、整理、鉴定和归档。
档案资源建设 篇3
关键词：档案馆档案资源特色档案
建立覆盖人民群众的档案资源体系，使档案工作的成果更多地体现到服务民生、改善民生上来，是新时期档案工作的首要任务。就档案馆而言，拥有档案资源的规模和质量，一定程度上决定了其地位和影响。鉴于此，区县档案馆应整合各类档案资源，优化馆藏档案结构，优化档案资源配置，建设门类齐全、内容丰富、载体多样、结构合理，具有突出地方特色的档案馆档案资源新体系，并带动档案工作向更高层次发展。需要说明的是本文所指的档案资源为狭义的档案资源，即国家档案资源的形成、收集和整合过程。
一、区县档案馆档案资源建设存在的问题
（一）资源结构不合理，内容欠丰富
大多区县档案馆馆藏建设目标不明确，对资源总体结构规划不清，致使馆藏档案资源从门类到内容很难全面反映区县社会发展的基本状况。一是从馆藏内容看，其内容断档，衔接不畅。例如，在新中国成立初期，由于档案机构不健全，各项管理不规范，致使一些具有查考利用价值的原本、底稿散失，甚至有些年代的档案出现空白。同时，内容不系统，不完整。一些重大活动档案内容不齐全，往往只有文字材料而没有照片、音像材料，不能全面反映活动的发展情况。二是从馆藏质量看，难以反映全区的历史面貌和社会发展的各个方面，不能满足多方利用需求。
（二）馆藏门类单一，民生档案数量有待增加
从馆藏档案门类看，主要以文书档案为主，其他门类档案所占比例较小。以平谷区档案馆为例，截至目前，馆藏档案313942卷件，文书档案159411卷件，占馆藏的50.77%；婚姻、教学、会计、科技等专门档案116652卷件，占馆藏的37.16%。另外，近年来，普通群众对民生档案的利用逐渐增多，档案馆也加强了对婚姻、房产、招工、知青、独生子女、兵役等涉及民生档案的接收力度，但仍无法满足人民群众的需求。值得注意的是，与人民群众息息相关的社保档案、医保档案、产权改革档案等民生档案馆藏更是寥寥无几。
（三）征集手段单一，档案馆资源缺乏特色
目前，区县档案馆专门从事档案征集的人员较少，征集手段单一，且存在盲目跟风现象，使得区县档案馆缺乏馆藏特色。每年征集的内容并不系统，也不深入，缺乏本地区农副产品、农家旅游、人文景观、风俗习惯等特色档案资料的征集，难以体现本地区的“独到之处”。
（四）档案资源信息化程度不高，资源整合力度不够，利用效果待提高
区县档案馆虽然建有网站，但是不能提供计算机全文检索，缺乏与公众的互动和交流，难以达到资源共享的目的。以平谷区为例，举办区县的改革开放成果展，往往要从区委、政府、宣传部等相关部门浩瀚的档案资料中寻找素材，工作量较大。如果在档案接收进馆后加大档案信息化程度，对某些专题进行深入整合，形成专业和专题数据库，会极大提高利用效果。
二、区县档案馆进一步加强档案资源建设的措施
（一）多措并举，改善馆藏结构，丰富馆藏内容
1.建立“大档案”资源体系，逐步建立结构合理、覆盖人民群众的档案资源体系。结合工作实际，档案馆应详细制定档案接收规划，制定档案接收方案，及时调整档案接收范围，应收尽收，进一步丰富并优化档案馆馆藏，确保应进馆的档案依法接收进馆，逐步建立内容丰富、结构合理、覆盖人民群众的档案资源体系。例如，2008年，平谷区档案馆重新制定档案的接收范围，将平谷中学、平谷三中、平谷五中三个中学纳入接收范围，将形成的教学档案、声像档案纳入接收范围。2012年，再次调整接收范围，将具有平谷地域特色的文化馆、文联、党史办、信息中心、植保站、张各庄村委会纳入接收范围，极大地丰富了馆藏。2015年，将组织部、宣传部、统战部、农委、法制办、610办公室六家单位从政府和区委全宗分出，成立新的全宗并纳入接收范围，有效保证了重点单位重点全宗档案的齐全完整。
2.突出地域特色，形成档案资源建设的多维立体结构。特色地域文化是了解地方历史和风土人情的重要资料，为体现综合档案馆的地域特色，应留存珍贵地域档案资料。以平谷区为例，逐步将具有平谷地域特色的新兴经济组织、社会组织纳入接收范围，培育档案信息资源增长点，突出档案馆社会记忆的特色。平谷区的桃文化、农家院文化在北京市很有特色，为留存这些地域文化资料，平谷区档案馆针对每个乡村的特点，率先提出“一乡一品”的农家文化，突出每个乡镇的特色。另外，部分民俗接待户建起档案墙，用“摆放实物，演示观摩”等方式招揽游客，区档案馆对这部分民俗档案提供建档指导，完整地留存了特色农家文化档案。
（二）加大民生档案接收力度，努力构建覆盖全区的民生档案资源体系
1.实施全区民生档案资源整合，加强馆室间的交流合作，实现各级资源共建共享。以平谷区涉及民生的土地和宅基地档案为例，大多相关档案已经接收进馆，少数散存在各村。为了更好地服务群众，区档案馆开发“农村档案管理发布平台”，把村级档案室也纳入区档案馆的资源范围，对相关档案实现信息资源共享，方便群众查阅。
2.整合区域内涉民单位档案信息资源，建立区域性民生档案资源共享体系。以区综合档案馆为“航母”来承载地区全部档案资源，将各类民生档案资源全部整合进区综合档案馆。如国税局、工商局、海关等不在档案接收进馆范围的市属单位的档案，其与各区县的生产生活息息相关，很多是涉及群众利益的民生档案，通过建立资源共建共享平台，提高档案的使用价值。
（三）创新档案征集工作方式，加大档案资源征集力度，有效丰富馆藏资源
1.开展多种形式的档案征集工作，采用多种手段，实现有效征集。平谷区档案馆专门成立了档案征集部门，开展口述档案征集、“一貌、二名、三重”（即区貌、名人、名胜古迹、重大工程、重大活动、重要事件）档案征集、“平谷教育”专项征集等活动，记录城市成长活动；充分借助政府、机关、收藏单位、民间收藏人士、社会团体的力量，形成主动记录与重点征集双轨并行的工作格局；开展有偿征集工作研究，创新档案征集工作局面。“十二五”期间，区档案馆将12000件平谷地区珍贵档案资料，如平谷旧貌照片、清代地契、平谷农林牧副渔各业照片、平谷蔡连元大鼓弹唱母片等征集进馆。
2.加强调研，全面了解本地区重要特色档案资源的分布、管理情况，建立档案登记制度，加大档案征集力度，逐步建立具有区域特色的档案资源体系。作为区综合档案馆，在正常开展档案接收的前提下，平谷区档案馆加大生态涵养区特色档案的接收力度。水务局、环保局等相关单位，会形成涉及生态建设、水源保护、环境保护等方面的文件资料，接收时要重点关注。另外，卫生环境和防疫工作也是建设生态涵养区的重要方面，全区各个乡镇和社区对卫生环境工作的重视程度越来越高，管理监督机制越来越完善，因此在梳理乡镇等基层单位的档案时，需把特色档案单独归纳、整理、保管，形成具有平谷区地域特色的档案专题。
（四）以加强数字档案馆建设为重点，科学整合档案资源，发挥档案馆主阵地作用
1.一是研发了“平谷区农村档案管理发布平台”，实现了区、镇、村三级档案信息的分层管理，涉农信息查阅服务，村级数字化档案管理等主要功能。预计到2020年，全区所有行政村将全部实现档案管理现代化。二是开发应用“平谷区基层档案室纸质档案数字化平台”。适用于平谷区各基层单位的室存纸质档案数字化应用程序，满足进馆单位纸质档案数字转化需要，为实现档案实体与数字化副本同时进馆目标提供技术支持，这两个平台的研发使用，对丰富馆藏资源起到了重要作用。
档案资源建设 篇4
一、丰富馆藏数量阶段 (建国初至“文革”前)
我国档案馆普遍成立于20世纪五六十年代, 60年代中期馆网布局初具规模, “到‘文革’前, 省一级的档案馆馆藏都在25万卷左右, 多的100多万卷。专 (地) 市一级的档案馆馆藏在8万卷左右。县市一级的档案馆馆藏在4万卷左右, 多的高达10万卷左右。”“
1. 革命历史档案和旧政权档案的集中。
为及时接管集中旧中国遗留下来的档案, 收集抢救革命历史档案, 党和政府迅速采取了一系列措施, 如国务院下发的《关于加强国家档案工作的决定》就明确规定:“收集和清理”分散在各地的旧政权档案、革命历史档案。其中, 被接管、整理和集中的国民党政府档案资料、明清档案分别构成了中国第一历史档案馆、第二历史档案馆馆藏档案的基础, 散存在各处的旧政权档案、革命历史档案按行政区域划分, 基本上集中到了各级综合档案馆。档案馆对这些档案的接收集中, 为建馆初期丰富档案资源, 打下了物质基础。
2. 原大区撤销机关档案的接收。
被撤销的机关, 指的是新中国成立初, 在东北、华北、西北、华东、中南、西南六大行政区设立的大行政区中国共产党中央局和行政机构。这些机关被撤消后, 在《关于中央局撤销档案集中管理办法》和《关于大区行政机构撤销后档案集中管理办法》两个文件精神的指导下, 其档案得到有效保存和集中, 保持了原机关档案的完整和安全。其中, 原大区各中央局的档案集中于北京, 中央档案馆成立后, 对这些档案进行了接收, 极大地充实了其馆藏;其行政机构的档案则集中在原大区所在地设立的临时档案保管处 (组) , 这些档案后来也相继被集中到所在地建立的综合档案馆。
二、优化馆藏结构阶段 (“文革”后至80年代中后期)
十一届三中全会后, 档案馆事业得到快速恢复和发展, 经过两三年的“恢复、整顿、总结和提高”, 档案收集工作得到普遍加强, 馆藏数量明显增长。但是, 与新时期各项事业发展和档案馆自身功能相比, 还很不适应, 如何扩大接收范围、改善馆藏结构, 成为恢复后馆藏建设的重要方向和目标, 我国档案馆馆藏建设开始步入优化馆藏结构阶段。
1. 优化馆藏结构的提出及其时代必要性。
这一时期, 我国档案工作会议相继提出了优化馆藏结构的任务。如1982年全国档案工作会议指出:“今后一个时期, 我国档案工作的奋斗目标是要在全国范围内初步建立起一个门类齐全、结构合理、管理科学、具有中国特色的档案事业体系”, 其中“门类”、“结构”、“体系”具体到馆藏建设上, 就是要优化和改善馆藏结构, 达到馆藏结构合理化;1985年全国档案馆工作会议上, 韩毓虎局长也提出“扩大接收范围, 改变和完善馆藏结构”[3]7。优化馆藏结构, 是时代发展对档案馆资源建设提出的必然要求。具体而言, 一是随着党和国家工作重点的转移, 档案馆查阅利用工作出现了新形势、新特点, 如查阅经济建设、科学、历史研究等方面的档案, 档案馆单一的馆藏结构, 不能适应社会发展的需要。二是综合档案馆“科学文化事业机构”性质的全面认识、“档案保管基地”和“利用档案史料中心”任务的提出, 都要求其改变馆藏单一现状, 建立与其性质、职能相适应的馆藏结构。另外, 经过三年恢复整顿, 档案馆馆藏数量得到丰富充实, 客观上要求馆藏从单一的数量型向数量、质量结合型转变。
2. 优化馆藏结构的积极探索及其成就。
建立合理的馆藏结构, 主要体现在:档案门类要齐全、载体形态要多样、层次结构要合理。为优化馆藏结构, “许多县 (市) 级档案馆除了按《档案馆工作通则》规定的范围接收档案以外, 已在开始接收原公社和乡镇的档案, 并对县级一些主管部门的所属单位、某些企事业单位, 以及一些其他具有代表性、典型性的基层单位形成的具有重要价值的档案, 也进行了接收。”经努力, 我国各级综合档案馆馆藏结构得到优化和改善, 正在向多样性和全面性发展, 如到1990年底全国各级各类档案馆馆藏档案总量中文书档案占85.3%, 和1985年相比, 所占比重下降了9.9%, 而同期的科技档案、专业档案、声像档案所占的比重却上升到占全部馆藏的14.7%, 比1983年增长了9.9%。
三、建设馆藏特色阶段 (20世纪90年代初至20世纪末)
档案馆的馆藏特色, 就是档案馆馆藏在内容丰富、结构合理、门类齐全的基础上, 要具有自身的馆藏特点, 形成独自的馆藏优势, 并反映当地风土人情和地方特色等。自上世纪90年代初开始, 我国各级综合档案馆开始提出和注重馆藏特色建设。
1. 馆藏特色建设的推动因素。
这一时期, 之所以提出和重视馆藏特色建设, 是各种因素共同推动的结果, 具有现实客观性。一是档案数量迅速膨胀, 需要突出馆藏特色。随着国家政治、经济、科技不断发展, 文件以几何级数量成倍增长, 档案数量也随之膨胀, 但基于档案馆人力、物力和财力的限制, 不可能继续包罗无遗地把所有形成的文件材料都接收进馆。“这就要求档案馆在入藏档案时, 应从价值取向上有所选择和限制, 使进馆的档案具有永久保存的价值并体现出本馆的特色, 表现出鲜明的个性。”二是档案依法接收工作的顺利开展, 推动了馆藏建设向馆藏特色建设延伸和拓展。90年代, 我国各级档案馆馆藏建设顺利迈进了法制化、规范化和制度化轨道, 在《档案法》、《档案馆工作通则》和《各级国家档案馆收集档案的范围》等法规文件保障下, 档案收集工作稳步开展, 客观上促使馆藏建设开始注重接收、征集和开发特色档案, 以满足社会多角度、多方面、多层次的利用需求。三是我国综合档案馆的属地化管理原则, 客观上赋予了馆藏资源的特色性。每个地区在人文地理、政治经济、民族宗教、风土人情等方面都有自己的特色, 馆藏作为一定地区社会历史发展基本面貌的缩影, 客观上赋予了馆藏具有鲜明的地方特色。
2. 馆藏特色建设的积极探索及其成就。
各级档案馆开展的馆藏特色建设, 主要是通过向社会接收征集和挖掘馆藏中具有明显地方特色的档案资源来实现的。一方面是接受和征集具有本地鲜明地方特色的档案资料。具体而言, 在馆藏建设中, 突破仅接收机关档案的限制, 将范围逐渐扩大到典型单位、代表人物、名胜古迹、名优特产、民俗风情等体现地方特色的档案资料。二是挖掘和发挥馆藏现有特色档案资料。如南京市建邺区档案馆馆藏特色档案就是从3000多卷馆藏档案中收集出来的, 其中将特色档案部分装订成一册, 以问题分成四个部分。
四、新世纪档案资源建设的新发展
1. 数字化档案资源建设。
随着2002年国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》的发布实施, 我国档案馆基础业务建设的中心逐渐向档案信息化建设转移。从实践建设情况看, 综合档案馆数字化档案资源, 主要来源于两方面:电子文件的接收管理和传统档案资源的数字化, 其中, 电子文件主要是馆藏接收范围内各机关单位在办公自动化业务活动中自然形成的, 另外, 传统档案资源的数字化作为我国数字化档案资源建设的中心任务, 我国各级档案馆主要采取了先目录、后全文的数字化路线, 数字化工作得到稳步推进。
2. 档案信息资源整合。
档案信息资源整合是突破馆藏结构单一、资源分散, 实现档案信息资源共享的重要举措, 许多综合档案馆进行了有益的探索。从实践看, 一是通过调整和优化档案管理模式实现档案资源的实体整合, 其中开展较早且具有代表性的是广东的顺德、深圳、上海浦东、安徽和县, 这种方式对打破档案资源部门分割、难以服务社会的旧模式, 具有重要意义。另一方面是利用信息技术对区域范围内档案信息资源进行虚拟整合。这是实现档案信息资源最大化共享的重要举措, 也是我国档案馆资源建设未来发展重要趋势。从目前实践工作开展情况看, 一些有条件的档案馆主要通过电子文件中心和数字档案馆将数字档案资源整合进馆。
3. 公共服务功能拓展下的档案资源建设。
在构建“和谐社会”、“以人为本”和“服务民生”等国家建设理念背景下, 我国各级综合档案馆积极开展了档案馆公共服务能力建设, 成为新时期我国档案馆资源建设的又一重要发展方向。档案资源建设越来越强调“以人为本”、“贴近群众”、“亲民”, 档案馆馆藏呈现出由“国家模式”向“社会模式”的转变, 特别是“覆盖人民群众的档案资源建设”的提出和实践, 更是对这一建设方向的高度总结和概括, 成为今后指导我国档案馆资源建设的重要指示标。
从上述可知, 我国档案馆资源建设发展是一个不断拓展和深化的历史过程, 与整个时代发展密切相关。档案馆作为社会组织结构中的成员之一, 与整个社会环境的变化和发展息息相关, 档案馆资源建设只有与时俱进, 不断创新, 才能获得更多的发展空间和得到更多的社会认可。
参考文献
[1]金淑芳.市级档案馆馆藏结构初探[J].兰台世界, 1989 (5) .
[2]傅西路.新时期中国档案建设与管理 (上卷) [M].人民日报出版社, 2002.
[3]邓绍兴.刍议馆藏档案特色化[J].档案与建设, 1993 (1) .
档案资源建设 篇5
档案网站如何整合发布档案信息资源探讨
温岭市档案局叶学政
当今社会，国际互联网已经是越来越普及，已经成为人们获取信息的重要渠道，档案馆在网上建设档案网站，对外提供档案信息资源等服务，具有非常重要的意义。以前我们档案馆是处在政府的深宫内院，一些有价值的档案资源也是深藏在档案库房里面，外界无从知晓，也发挥不出应有的利用价值。通过在互联网上架设档案网站，我们档案馆就有了对外宣传和发布档案信息资源的窗口，通过这个窗口，我们变被动服务为主动服务，变被动提供信息为主动向外界提供档案信息资源，真正实现了档案信息资源的社会共享。现结合温岭市档案局建设网站实际，探讨一下档案网站如何整合发布档案信息资源。
一个完整的档案网站，我想应当具备宣传性、展示性、查阅性、交流性等性质的栏目。
一、宣传性栏目
1、要宣传各种档案知识和档案法律法规。比如可在网站上设置了档案法规和档案百科等栏目，档案法规栏目用于宣传和介绍各种档案政策法规和业务标准，档案百科栏目用于介绍各种档案方面知识，如档案一词的由来、档案古今谈等。
2、要树立档案为当地经济建设服务的功能，应在档案网站上宣传当地的历史、经济、社会和文化等信息。比如温岭档案网 1
站专门设置了温岭风情和百年温岭两大栏目，温岭风情栏目用于宣传温岭的当地概况、历史文化、旅游资源、民风民俗等信息，百年温岭栏目专门用于发布温岭从1902年到现在为止的大事记录，以让人们更深层次地了解温岭和认识温岭。
3、要在网站上详细地介绍本级档案局馆概况、政务公开、馆藏情况、全宗分布、以及查档指南等信息资料，让老百姓全面了解档案局馆实况以及档案馆馆藏内容。
4、应在档案网站上及时发布本局馆的各种公告信息和档案工作动态，使人们能实时获取档案方面的最新消息。这需要全局各科室之间的通力配合，一有这些动态信息，就立刻及时地反馈给网站管理人员。
二、展示性的栏目
展示性栏目一般是通过图片展览和视频点播的方式向外界展示档案信息资源，以及发布编纂成果。制作展示性栏目，需要进行大量的前期准备工作，比如挖掘馆藏、征集资料，对信息资料进行加工整理以及深度开发等。现在全省大多数网站都设置了网上展厅和视听在线等展示性栏目。
网上展厅栏目用于进行各种图片展览，根据展厅内容来源的不同，展厅的建设总共有两种方式：
第一种是挖掘馆藏和向社会广泛征集各种照片，接着对这些获取的照片进行整理分类，比如可分成城市建设、旅游胜景、名优特产、民俗风情等类别，最后把这些精选出的照片经电脑技术
加工后，按照类别组织网页进行上网，对以后新增加的照片，不断地按类别及时进行添加和更新。
第二种是把各种已经结束了的现场专题展览和一些画册搬到网上进行展出。比如温岭档案网站上的“三大文明建设成就”展览，这个展览的前身是2004年的时候，温岭档案局和市委宣传部联合搞了一个大型图片展览，共制作了103块图板，在市内各大公园巡回展出了好几天，社会反响强烈，普遍叫好。展出结束后，温岭档案局把这些图板影像制作成了网页，搬到了档案网站上进行展出，使这个展览永远地进行，取得了良好社会效果。
网上展厅的网页设计，应努力做到美观大方，结构合理，能给人一目了然的感觉。根据以上两种不同的展厅建设，可采取两种不同的网页结构来设计网上展厅：
第一种是采取缩微图列表的方式，这种方式适合第一种展厅建设，同一类的照片全部用缩微图依次显示在同一个网页上，照片特别多的可以设置多个网页，每个缩微图下面设有图片的文字简介，点击缩微图则打开相应的网页显示大图片和详细的文字说明。
第二种是采取目录加图板的方式，这种方式适合第二种展厅建设，因为第二种展厅的内容都是一些已经加工排版好了的图板，图板上的内容很多，图板的数量也很多，用缩微图列表的方式进行展览显然不合适，可以采取目录加图板的方式，即把整个展示窗口切分为左右两个区域，左边的窗口显示嵌套式可折叠的展览目录列表，使人们一看到这个目录列表就对整个展览的总体结构和内容一清二楚，点击目录选项则可以直接在右边的窗口显
示相应的一块图版，右边的窗口还可以上下翻页浏览上一张或下一张图版，以方便人们观看展览。
视频点播也是一种重要的展示性栏目。我们可在栏目上发布一些展示地方风采、宣传地方文化和我们自己的一些兰台动态等宣传片内容，以供人们点播。另外把视频资料上到网上之前，须经过剪辑和转化成网上通用格式，以把最精要的内容展示给大家并保证能够在网上流畅地播放。
展示性栏目另外一块重要内容是在网站上发布编纂成果，把本档案馆的编纂成果更广泛地推向社会共享。
三、查阅性的栏目
查阅性栏目是我们档案网站最具行业特征的栏目。用于发布已公开的现行文件、开放档案目录以及档案原文，并提供相应的检索查阅功能。
在档案网站上发布已公开的现行文件，是政务信息对外公开的重要方式，对落实依法治国基本方略和建设法治政府、阳光政府、透明政府有着重要的意义。我们需科学地制定现行文件采集和发布规定，加强收集力度，严格上网审核和把关，防止误把一些涉密文件上网。在档案网站上，应该要提供现行文件的目录检索和原文查阅服务。现行文件栏目建设技术方面将来发展的目标，应该是建设一套专用的现行文件管理系统，在网上架设专门的现行文件服务器，由各报送现行文件的相关部门自助地上传文件，经计算机后台处理后自动地发布到档案网站上。
档案开放目录的发布，需要做大量地前期基础性工作，如开放档案的鉴定和档案条目的计算机录入等，发布的文件格式应该以数据库文件的格式进行发布，并提供复合检索功能。
在档案网站上提供档案全文查阅是数字档案馆建设的重要内容之一，它提供了全新的档案查阅利用服务，使人们足不出户就可以查阅和利用档案资料内容，真正实现了档案信息资源的社会共享。在网站上提供大量的档案全文查阅之前需做好一系列的软硬件建设，如架设web服务器、开发原文检索平台和进行档案数字化扫描加工等。
四、交流性的栏目
可在档案网站上设置网上办公、网上答疑和档案论坛等交互性栏目。通过网上办公栏目可在网上开展业务指导、年检申报、培训报名、表格下载和档案资料征集等工作；网上答疑即在档案网站上开辟答疑窗口，及时解答咨询者的各种问题；档案论坛为大家提供交流档案专业知识和工作经验的平台，一个好的档案论坛栏目可以达到积聚网站人气，提高网站知名度的目的。
五、网上信息资源的推广
我们把档案信息资源发布到网上后，需加以推广，保证利用者能在互联网的海洋里方便地检索到我们的信息。现在人们一般都是利用搜索引擎在网上搜寻自己所需要的东西，所以我们要保证网站上的信息资源能被各种搜索引擎检索到，而且要尽量做到位于搜索结果排序的前列。根据搜索引擎的原理（搜索引擎是通
过网页链接自动抓取信息添加进搜索引擎数据库），我们设计网站时，必须要做好这样的设置：
1、网页之间的超链接采取文本链接；
2、给每个网页加上与正文相关的标题；
3、与其他网站建立相互链接，不过注意不要链接一些垃圾站点。
在我们自己档案网站上，也应设有搜索本站信息的功能。使访问者进入我们站点后能快速查阅到他所需的信息内容。
总之，档案网站的建设是一项长期的工作，我们应加强档案信息资源的开发力度，不断地把最新的档案信息资源发布到档案网站上。
数字档案资源建设研究 篇6
关键字：数字档案；长期保存；数字档案共建
数字档案资源，是必须要借助电子计算机等信息设备进行管理和利用的档案资源的总和。数字档案资源馆藏主要由虚拟数字档案和实体数字档案两种。档案馆数字档案资源建设方案应该包含数字档案的收集、建设、长期保存和评价四个方面。
1 档案资源的收集
电子档案资源的类型主要包括电子文档、电子文件、图片、视频等类型的数据。数字档案资源库的建设主要有本地和镜像两种。建立本地数字档案资源库，这种模式就是将数字资源库安装到本地服务器，根据IP来限制局域网的访问范围。这种模式不需要认证，也没有人数限制。数据的更新方式一般是采用硬盘或者通讯的方式进行追加更新。这种模式的优点是：数据稳定，不限制用户使用，没有通讯费用，方便进行构建一站式检索。该模式的不足之处：硬件投入较大，对服务器的要求比较高，系统维护成本较高，需要专门的人员进行定期更新。第二种模式是采用数据档案资源共建共享的模式。这种模式是将数字资源库安装在某一个机构，其他的附属机构进行共同使用。这种模式有利于资源的共建共享，成本较低，维护方便，但由于档案资源的特殊性，决定了档案资源在上缴上面容易出现问题，如格式、档案隐秘性特征。
机构可以根据自己的实际情况，搭建属于自己的数字档案管理系统。系统的建设模式主要有自建、与公司联建、机构联盟共建三种模式。（1）独立建设。机构自己出人力物力进行构建，这种模式对技术要求较高，资金成本较低。（2）与公司联建。这种模式是机构提出构思与资源，软件公司进行系统的开发，这种方式资金成本较高，设计出来的数据库也比较先进。（3）联盟共建。建立档案机构联盟，各个成员机构共同建设数据库，技术与资源同时共享，建设成本均摊，这种模式主要考虑产权和数据库维护问题。
各个档案机构在建设数字档案库的时候，需要考虑以下几点影响因素：（1）本机构档案的资源整体情况。主要包含资源数量、用户数量、资源挖掘程度和档案机密性。（2）本机构的硬件与软件情况。硬件主要包括服务器、网络环境、存储情况等，软件情况包含数据库软件、操作系统、以及数字资源的技术维护力量等。（3）经费情况。当年或者未来几年在数字档案建设方面的经费预算。
2 数字档案长期保存方案研究
数字档案建设是一个资源积累的过程。数字档案资源不同于纸质档案之处在于其保存对实体空间占用比较少，所以不像纸质资源那样需要定期的保养。数字资源长期利用主要需要考虑的是资源的积累和长期保存方案。数字资源保存一般包含数字档案缴存制度、数字迁移和数字仿真技术。
2.1 数字资源缴存制度。这里主要是指机构或者机构联盟自建的数字档案库的缴存制度。应该从政策的层面上建立一定的制度来保证数字档案资源的长期积累和保存。笔者认为机构应该从以下几点来确保数字档案资源来源：（1）明确收缴的内容。如机构成员的论文、著作和专利等；没有经过正规出版的如研究报告、博客、学位论文等；机构和个人活动的记录，如会议文献、PPT课件等。（2）明确收缴主体。一个单位应该指派一名专门的人员负责上传或者上缴数字资源，责任到人，同时也有利于部门机构数字档案资源的收缴。（3）建立权益保障机制。对按时缴存的机构可以实行定量的积分制，然后分别赋予不等的权限，同时单位应该建立一套的奖励制度，来鼓励读者上传其数字档案资源。
2.2 数字档案长期保存技术。数字档案长期保存的技术主要包括：拷贝、仿真、迁移、数字图形输入板、计算机档案馆、封装技术、标准化技术、通用虚拟计算机技术、基于风干的保存策略、数据再造技术。这些技术是数字资源长期保存和使用的主要手段，各有优缺点：（1）拷贝。就是将原来的数据直接拷贝到新的服务器或者数据库中。这种方式执行方法简单，成本较低。但是这种模式对数字档案资源保护有限，不能解决硬件过时而引起的长期保存问题。（2）数据仿真。在新的数据系统中搭建一个兼容环境，可以运行原来的数据和设备，达到数据继续使用的目的。这种方式对软件的要求较高，多次的仿真可能会影响系统的兼容性。（3）数字迁移。是指将数字资源从一种技术环境转移到另外一种环境上。这是目前数字档案资源长期保存的主要手段。这种模式可以将信息从不稳定的系统迁移到稳定的系统中去，将多样的信息迁移到标准化的信息格式中。这种模式易于信息的组织，但是在迁移的过程中，容易将信息的格式信息丢失，尤其是多次迁移以后。（4）数字图形输入板。同时将软件和硬件进行保存，将所有的信息直接显示在显示屏上，并根据用户需求进行显示。这种模式适合数字资源的长期保存，但是研发成本比较高，但节约了迁移的成本，应用前景比较广。（5）建立数字资源档案馆。将过时的计算机软硬件进行保存，并读取数字资源。这种模式成本较低，同时维护和使用的成本较高，不适合采用。（6）封装技术。将数字档案资源以及其运行的软硬件系统进行打包保存，从而实现其他环境下该程序的运行。这种技术存在元数据提取困难的特征，使用在数字资源长期保存方面时需要进一步的讨论。（7）标准化技术。将数字档案资源转换成一种或几种特定的形式进行保存。维护成本较低，使用方便，但是降低了数据使用的灵活性，格式保存上容易存在失误。（8）虚拟计算机技术。IBM设计的一种数字资源保存方式，在不断革新的硬件和软件上设置一个层，方便进行数字资源的仿真和迁移的数字程序。技术水平要求较高，但是如果能够投入使用，应用范围较广。（9）基于风干的保存策略。就是在保存数字资源的同时，保存一个简单的，可以运行的、低质量的数字运行系统。这汇总模式主要是一种附加的数字资源长期保存的方式。（10）数据再造技术。从原始的数字资源中提取数字流，来恢复数字资源的原貌，可以保存数字档案资源的长期可持续性。这种模式的不足之处是技术要求高，无法评估再造的数据的恢复成果。
2.3 长期保存建议。机构应该根据自己的情况，立足现在、放眼未来来做数字档案资源长期保存的方案。主要有以下几点建议：（1）确定长期保存的类型。确定哪些类型的数字档案资源是需要长期保存的。（2）确定长期保存的技术手段。根据资源种类以及单位的实际情况来确定数字档案资源长期保存所需要采取的技术手段。（3）积极开展机构联盟之间的数字档案资源保存合作。一方面可以节约经费，另一方面可以提高长期保存的质量，也有利于标准的统一制定，避免长期保存的重复建设。（4）拓宽长期保存的资源类型。除了机构的日常工作和生活档案外，一些具有保存价值的学术性电子邮件、微博、博客，说说、朋友圈等数字资源也应该加入到数字档案资源保存的行列。（5）拓宽保存途径。积极与互联网商进行合作，能够将本机构工作人员的网络数字资源进行下载并进行长期保存。（6）确定数字档案的密级以及公开的期限。尽量早的将一些数字档案资源进行放开阅览权限。
3 数字档案资源的评价
数字档案资源的评价也是长期保存的一个重要环节，数字档案资源的评价结果对数字档案资源保存的类型，保存的方案等都有一定的指导意义。因此，对数字档案馆藏进行合理的评价有利于数字档案资源长期保存，同时也是数字档案资源长期保存的一部分。
制定数字档案资源评价指标的原则主要有以下两点：（1）通用性原则。指标体系的建立不可能只为一个机构服务，需要评价不同类型的数字档案资源，找出它们的共性，基于这些共性来建立指标体系。（2）定性与定量相结合的原则。定量是通过一定的数据、运算来对事务进行评价，定性分析是对事物本质也内在规律进行的抽象研究。将二者结合，可以将模糊的对象清晰化，方便用户进行分析。
对数字档案资源进行评价需要从以下几点进行：（1）数字档案的使用价值。需要考虑的是质量、成本和内容。（2）数字档案的社会价值。主要包含档案的密级、使用范围等。（3）数字档案资源的存贮。主要包含存贮设备和存贮技术。存贮设备包括兼容性、传输速度、数据保护能力等；存贮技术包含设备的稳定性、扩展性和维护难易程度等。
4 总结
档案资源建设 篇7
一、全省民生档案工作的基本情况
2007年12月29日, 国家档案局印发了《关于加强民生档案工作的意见》, 首次提出了民生档案的概念。在此之前, 我省已相继了开展了一些与群众切身利益密切相关的档案工作, 如社保档案、信用档案、农村劳动力档案、现行文件利用工作等。2008年, 在全省档案工作暨表彰先进会议上, 省档案局局长于佩常同志提出了“三个突破”, 首要就是抓好民生领域中的档案工作。省档案局及时将《国家档案局关于加强民生档案工作的意见》印发到各市地档案局及省 (中) 直各单位, 并针对我省实际情况, 提出四条贯彻意见。各级档案部门在继续巩固已有的民生领域档案工作的基础上, 又从没有涉及的领域着眼, 围绕服务民生制定发展目标, 部署工作任务, 积极推动民生档案工作深入发展, 推动建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系。
(一) 以完善法规和制度体系为重点, 加强了民生档案宏观管理
民生档案涉及社会活动的各个方面, 它们来源于不同的行业和部门, 包括各类与民生有关的专门档案。各级档案行政管理部门积极会同有关专业主管部门, 联合制定相关档案管理办法, 建立健全民生档案管理的法规和制度体系。省档案局单独或与有关部门联合就社保档案、社会主义新农村建设档案、土地承包档案、最低保障档案、破产国有企业档案、农村劳动力档案、信用档案、已公开现行文件利用等工作印发了规范性文件, 并结合我省档案工作实际情况, 对这部分民生档案工作提出了具体要求, 为做好民生档案管理、落实惠民政策、完善社会保障、排解群众忧难提供了制度保障。各市地县区档案局也相继转发了相关文件, 有的结合自身实际情况, 专门制定了管理办法, 如牡丹江市下发了《关于加强全市民生档案工作的意见》, 全面概括了民生档案工作的重要性, 要求各县 (市) 、区及涉民单位做好民生档案工作, 并将民生档案工作纳入了各县 (市) 、区目标管理考核中。近期, 他们还与市民政局联合制定了《牡丹江市最低生活保障档案管理暂行办法》, 正在签发中。鹤岗市档案局起草了《关于加强民生档案工作的实施方案》, 从巩固社区建档成果入手, 指导社区建立民生档案和档案规范化管理。目前, 兴安区兴安路街道办事处兴欣社区和兴山区岭南街道办事处东华社区已对“关心下一代活动记录、创建平安街巷记录、青年‘一帮一’结对、特困生、特殊家庭 (单亲家庭, 体现对单亲子女的关怀) 、献爱心捐赠”等总计39种民生档案进行了分门别类的管理。双鸭山市档案局已会同市民政局联合转发了《关于加强最低生活保障档案管理的通知》, 伊春市档案局与市民政局联合下发《伊春市最低生活保障档案管理规范》, 着力加强最低生活保障档案管理工作。
(二) 以规范化管理为手段, 夯实了民生档案业务基础
各级档案行政管理部门主动深入有关行业和部门, 做好调研, 摸清情况, 当前重点围绕医疗、教育、就业、收入分配等方面积极指导建立了民生档案。省档案局先后就社保档案、民营档案、新农村建设档案等工作召开专题会议, 总结经验, 布置工作, 有效地推进全省这部分民生档案工作走入规范化管理轨道。牡丹江市档案局邀请各涉民单位到产权市场管理处、住房公积金管理中心等单位参观学习, 介绍档案管理经验和做法, 使各涉民单位学有目标, 找有差距。同时, 各级档案行政部门加大了民生档案检查指导力度, 针对民政、社保、医保、农业等部门的具体情况, 把有关民生文件材料的收集是否齐全完整, 整理是否科学合理, 管理是否规范, 作为一个重点内容进行检查指导, 对未建立民生档案的尽快指导建立, 对已建立的抓紧时间完善。齐齐哈尔市档案局把民生档案工作纳入年度执法检查内容, 并已为丢失档案的企业职工补办档案800人, 解决了百姓所需所急。截止2007年底, 哈尔滨市各级档案部门配合有关部门, 为214.7万农民工建立了外出务工档案, 为111.3万人建立养老保险档案, 为173.1万人建立了社会医疗保险档案, 为46万人建立了生育保险档案, 为55万人建立工伤保险档案, 总计建立民生档案30余种。目前, 绥滨县档案局已经指导建立了社保档案、再就业档案、保险档案、教学档案、医疗档案。萝北县档案局还立足本地兴建家庭档案的需求, 面向广大群众, 特别是有代表性的工人、农民、教师、医生、个体户等, 着手建立家庭档案, 计划年底前将1 000户家庭档案建立起来。
(三) 以档案资源整合为依托, 丰富了民生档案内涵
《黑龙江省档案事业“十一五”规划》提出了馆藏年增长量10%的目标。2007年, 省档案局专门召开全省档案资源建设工作座谈会, 指出档案资源建设要向与人民群众息息相关的百姓生活延伸, 逐步建立门类齐全、结构合理、内容丰富的档案馆藏体系。各级档案馆纷纷行动起来, 着力调整馆藏档案收集范围, 整合民生档案资源, 积极做好民生档案的接收、征集工作。哈尔滨、牡丹江、大庆、鹤岗、双鸭山等档案馆分别加大对婚姻档案、工人招收合同存根、职称档案、调配档案、纪检档案、重大活动 (事件) 档案等收集力度, 大庆市接收了民生档案12 854卷 (件) , 牡丹江市2008年已接收了2 301卷 (件) 民生档案。七台河市下发了《关于市档案馆接收档案的通知》, 逐步将与百姓、与民生有关的档案纳入建档范围和进馆范围, 仅2008年上半年已接收档案近1 000卷。保存在机关档案室的档案是民生档案资源的最原始积累。各级档案行政管理部门从贯彻执行国家档案局第8号令入手, 积极指导本行政区域内各级机关、团体、企事业单位在修订机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表时, 对其中涉及到与公民权益有关的档案进行重点审批, 确保合理界定文件材料归档范围, 科学鉴定档案保管价值, 准确划分档案保管期限, 为档案服务民生打下坚实基础。省档案局还将现行文件报送工作作为年度省中直机关档案行政执法检查内容之一, 从源头上保证了现行文件的齐全完整, 方便群众利用。
(四) 以贴近民生为宗旨, 深化了民生档案服务工作
各级档案馆认真梳理馆藏民生档案的种类和数量, 结合民生档案利用工作的实际情况, 在保守各种秘密和个人隐私的前提下, 本着“先用先整、突出重点”的原则, 优先进行整理、编目、划控、数字化工作。目前, 各级档案馆开放的民生档案已有职称档案、调配档案、婚姻档案、计生档案、死亡干部档案等类别。各级档案馆还主动改善服务方式, 变被动等待利用者上门为主动出击, 采取多种措施, 如档案进社区、乡镇、村、网络查询、电话查询、媒体宣传等多种形式将民生档案宣传出去, 营造更好地为人民群众服务的环境和氛围。佳木斯市档案局面向全市下发《关于收集档案工作利用实例的通知》, 收集整理档案应用实例, 以编撰《档案利用实例汇编》, 旨在宣传档案工作在民生领域发挥的具体作用, 目前已收集实例30例, 预计年底完成。牡丹江市档案局在“牡丹江档案信息网”上公布了档案馆藏查档指南, 使广大人民群众能够通过网络了解档案馆, 知道查阅档案的有效途径和方法。截至目前, 牡丹江市档案馆已接待查档者630人次, 提供利用档案1 986卷 (件) , 为查档者解决了实际问题。有条件的档案馆还利用计算机技术、信息技术和网络技术, 对民生档案进行数字化处理, 并提供网上在线查询服务。并已将馆藏121 368卷 (件) 档案全部实现计算机化管理。哈尔滨市建立了现行档案数据库、婚姻档案数据库、优抚档案数据库、重要文件数据库、工商档案数据库、已公开现行文件数据库等, 并实现计算机联网, 方便群众查阅。
二、存在问题
(一) 思想观念还不够更新, 工作思路还有待于进一步拓展
观念决定思路, 思路决定出路。如果观念不转变、体制不突破, 民生档案工作就没有发展后劲, 只有被边缘化。目前, 有的档案部门对民生档案工作的重要性认识不足, 满足于既有成绩, 有“等、靠、拖”的想法, 态度不积极, 工作不主动, 仅满足于听从上级的工作布置完成民生档案工作任务。有的档案部门思维方式陈旧, 仍然沿用旧的管理理念和做法, 已与民生档案工作发展不相适应。还有部分档案部门对民生档案工作发展还没有一个整体清晰的工作思路, 急于求成, 工作效率不高。纵观全省民生档案工作发展, 总体还不平衡, 全省民生档案工作覆盖面还不够广, 民生档案种类还比较集中。
(二) 档案资源管理网络还不完善, 民生档案资源体系还有待于进一步加强
没有完整系统的民生档案, 民生档案工作就成为无源之水、无本之木, 服务民生就是一句空话。各级各类档案馆和基层档案室是民生档案资源体系的主体, 他们共同承担着服务民生的任务和责任。我省各级档案部门尽管做了许多工作, 但以各级各类档案馆、基层档案室为基础, 覆盖乡镇、村、社区的民生档案资源管理网络还未完全建成, 各类民生档案资源体系还不健全。究其原因主要为:
一是对基层档案室民生档案的监管还不到位。民生档案中有很大一部分是专业档案, 涉及多个行业和部门。《档案法实施办法》第四条规定:国务院各部门经国家档案局同意, 省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意, 可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。部分档案行政管理部门对于这部分专业档案在制度上存在缺失, 疏于监管, 致使这部分专业档案多年游离于档案行政管理部门指导执法范围之外, 对其具体管理情况不甚了解。目前, 还有部分单位民生档案没有纳入集中统一管理, 部分民生档案还没有纳入档案行政管理部门的监管范围。
二是各级各类档案馆的馆藏资源还不丰富。档案馆是集中管理档案的文化事业机构, 馆藏档案中有涉及民生的内容, 但由于历史和社会的原因, 造成馆内文书档案与其他档案比例严重失调, 使得馆藏档案中反映地方政治、经济文化等社会发展的内容多, 反映与人民群众息息相关的百姓生活的内容少, 已不能满足民生档案利用工作的需要。
(三) 档案服务水平还不够高, 民生档案利用服务质量还有待于进一步提升
服务是档案工作永恒的主题。民生档案服务利用工作直接面向广大人民群众, 只有群众满意了, 民生档案的价值才得以体现。目前, 主动提供民生档案服务利用工作的还是以各级各类档案馆为主, 基层档案室的提供利用工作多限于机关内部人员, 对于普通群众的利用门槛还比较高。而我省各级档案馆, 尤其是县区级档案馆, 多数信息化程度还不高、硬件设施还不健全、深层次开发力度还不够大, 使得民生档案利用渠道和方式还比较单一, 已不能满足群众利用的需要。同时, 民生档案工作的宣传力度还不大、宣传范围还不够广, 尤其是社区、乡、镇、村等基层, 档案利用群体的信息来源还比较窄, 民生档案利用信息反馈机制还未完全形成, 民生档案的利用体系还有所欠缺。
三、建议
(一) 进一步转变观念, 开阔思路, 确保民生档案工作科学发展
服务民生是时代对档案部门提出的新要求, 也是档案部门提升自身地位、发展服务功能的必然体现。各级档案部门要充分认识民生档案工作的重要性和紧迫性, 把做好民生档案工作作为推动档案事业可持续发展的动力, 在新的思想高度上形成科学发展的共识, 开辟新视野, 提出新思路, 采取新措施, 牢牢抓住服务民生不动摇。民生档案是一个新领域, 在档案史上没有先例, 没有固定的模式可以依照。各级档案部门要进一步解放思想, 增强工作的主动性和敏锐性, 立足解决当前社会关注的民生问题, 突破传统观念, 拓展发展路径, 加快发展速度, 提高发展质量, 找到发展民生档案的突破口。要积极树立以人为本、贴近社会公众的服务理念, 在管理理念上破除过分强调档案服务机要性、保密性的要求, 充分发挥档案服务公益性、公共性的优势, 创造性地开展民生档案工作。民生档案工作涉及面广, 内容繁杂, 不能一蹴而就。各级档案部门要立足自身, 充分做好调研, 全面了解情况, 坚持“在发展中规范、在规范中发展”的方针, 不断探索新形势下适应本地区、本行业、本部门各类民生档案管理的机制和体制, 将阶段性与长远性、服务民生与科学发展结合起来, 紧贴人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题, 不断丰富发展民生档案内容, 拓展档案服务领域, 激活档案服务热点, 有针对性地做好、做细、做实民生档案工作。
(二) 进一步抓好机制建设, 科学指导, 逐步加强全社会民生档案监管
民生档案涉及社会管理、公共服务的诸多领域, 需要各方的支持配合。各级档案部门要积极争取领导的支持, 与各有关主管部门密切配合, 加大对基层档案室民生档案的监管力度, 通过建立分工协作的联系机制, 营造齐抓共管、各司其职、层层落实、合力推进的民生档案工作氛围。各级档案部门要摸清有关行业和部门的具体情况, 做好民生档案调查和登记工作, 特别要把街道、社区、乡、镇、村的涉民档案纳入到调查中来, 全面科学界定民生档案种类, 确定其归属及流向, 为建立面向民生的多元化档案体系打下基础。要本着以改善民生为重点的社会建设开展到哪里, 民生档案工作就延伸到哪里的原则, 准确把握构建和谐社会对档案工作的新要求和人民群众对档案工作的新期待, 把教育、劳动就业与培训、社会保障、医疗卫生等部门形成的关系人民群众生产生活的内容纳入民生档案归档范围, 采取有力的监控手段, 明确其分布及保管状况。要会同有关专业主管部门逐步将室藏各类民生档案的管理纳入档案基础业务建设范畴, 进一步加强档案执法指导工作力度, 提出管理标准, 明确管理要求, 强化监管措施, 切实做到与民生有关的文件材料得以及时收集与归档, 有效管理, 不流失、不散失, 保证各个行业或部门形成的民生档案的齐全完整, 为服务民生提供真实可靠的信息来源。要通过执法检查, 发现并查处民生档案工作中存在的违法现象, 增加依法管理民生档案的意识, 推动民生档案工作走向法制化轨道。各级档案部门要认真研究抓好落实的体制机制保障, 争取早日建立起比较完备的民生档案接收、征集、管理、利用的法规和制度, 为民生档案工作的开展提供政策性依据, 把民生档案工作的触角逐步延伸到社会各个领域, 为实现全体人民学有所教、劳有所得、病有所医、老有所养、住有所居做好档案服务工作。
(三) 进一步推进馆藏资源建设, 加大接收征集力度, 逐步健全覆盖人民群众的馆藏民生档案资源体系
民生档案资源是民生档案工作的基础, 必须认真抓实抓牢。随着改革开放的深入和我国现代化建设的发展, 群众利用档案的领域越来越宽, 促使民生档案呈现多元化的发展趋势。这些都对综合档案馆馆藏资源提出了新的要求。各级档案馆要转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识, 重视所有涉及人的档案的价值, 以民生需求为导向, 以丰富民生档案资源为手段, 不断整合各类民生档案资源, 建立健全馆藏民生档案资源管理体系。要继续加大民生档案接收征集工作力度。我省档案馆资源建设工作已经开展起来, 各级档案馆在调整档案接收范围的时候, 要将接收范围扩大到与群众关系密切的已公开现行文件和专门档案、有关基层单位档案, 把所有涉及到人的档案纳入进馆范围, 有意识地加强与群众利益息息相关的婚姻、户籍、医疗、保险、家谱、兵役、劳模、人事、“上山下乡”、合同、公证、财产等方面档案的收集、征集工作, 使更多的民生档案资源向国家综合档案馆集聚。有条件的地方, 可以将那些未到进馆期限、属于政府信息公开范围、关系民生的档案按时或提前接收进馆。
(四) 进一步改善服务条件, 提升服务质量, 逐步完善服务人民群众的档案利用体系
档案资源建设浅析 篇8
一、加强宣传, 提高档案资源建设的社会认知度
重视与否, 关键在认识。档案资源作为社会文化的一部分, 其服务性大于经济性, 不是社会财富的直接创造者, 因而没能引起社会足够的重视, 人才缺乏、经费困难成为困扰档案事业发展的瓶颈。近年来, 随着《档案法》及相关法律法规的不断宣传实施, 档案工作的法律地位得以提高, 在社会工作中发挥着越来越重要的作用, 档案工作的社会价值日益显著。在这种新形势下, 要认真贯彻执行《档案法》, 加强依法治档的力度。档案行政管理部门要加强对各乡镇、街道、机关部门和企事业单位的档案行政执法, 开展定期和不定期的检查。对由于不重视档案工作而造成损失的单位和个人, 应通报批评, 情节特别严重的要追究法律责任;对在档案工作方面成绩显著的单位和个人, 要大力表彰。只有这样, 才能使《档案法》具有无可置疑的权威性, 以引起社会各阶层对档案工作的重视, 为档案资源建设提供较好的经济保障, 从而为推进档案法制建设创造良好的工作环境, 切实保证档案资源建设工作有效开展。
二、强力推进, 加强档案资源建设的组织领导
各级党委、政府以及各部门、单位加强对档案工作的领导, 是新时期档案事业发展的需要, 也是《档案法》的要求。各单位一方面要在思想上有提升, 不仅重视档案维护历史面貌的史料价值, 还要重视档案珍贵的资源价值;重视档案资源的知识产权;确立档案征集专项经费制度, 探索档案资源建设可持续发展的新思路;建立鉴定专家组, 开展有关培训和业务交流活动, 不断提高档案资源建设水平。另一方面, 要在行动上有举措, 要在班子中落实专人分管负责, 分管领导须把做好档案工作作为自己义不容辞的重要职责, 真正把档案工作作为一项事业纳入各单位总体发展规划, 列入各单位的议事日程, 确保档案工作与其他工作一样同步发展、齐头并进, 真正做到工作到位, 措施到位。同时, 要争取主要领导对档案资源建设工作的重视和支持, 根据中心工作对档案部门提要求、出主意、给任务、压担子, 经常听取工作汇报, 切实解决工作中的重大问题和具体困难, 将档案资源建设由档案部门的行为转化为党委、政府的行为, 有效地整合档案资源建设的力量, 卓有成效地推进档案资源建设。
三、强化收集, 保证档案资源建设渠道通畅
一方面, 要依法做好党政机关、团体、事业单位档案的移交和接收工作。各级党政机关、人民团体、事业单位产生的档案是档案馆 (室) 藏的主要来源。按照《档案法》和省、市档案管理有关条例规定, 各级党政机关、人民团体、事业单位都要对本单位、本部门产生的档案认真做好登记、归档、立卷工作, 接受档案行政管理部门组织的年度检查和执法检查, 按规定及时向本地区综合档案馆移交档案, 同时移交依据档案资料编印的报刊、回忆录、文件汇编、成果汇编、大事记等各种资料。档案馆要依照《档案法》及相关规定要求, 认真做好对应进馆 (室) 档案资料的检验、接收工作, 认真履行安全保管党和国家重要档案的职责, 确保国家档案资源的安全。对违反《档案法》和其他法规不按规定及时移交、接收档案资料, 造成档案散失、损毁的, 要依法追究有关领导和相关人员的责任。另一方面, 要对档案馆以外对国家或社会具有保存价值的档案, 采取各种监管和控制手段, 确保国家档案资源安全。随着改革开放的深入和社会主义市场经济的建设发展, 档案所有制呈现出多元化的特点。集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应该保密的档案, 如果保管条件恶劣或者其他原因可能导致档案严重损毁和不安全的;档案所有者向国家档案馆以外的任何单位或个人出卖;国有企业事业单位资产转让时有关档案的处置;档案复制件的交换、转让和出卖;国家所有、集体所有和个人所有的档案以及复制件携运出境等, 都需要国家各级档案主管部门依据法律法规的规定, 作出相应的监控, 确保国家档案资源的安全保管, 不受损失和流失。另外, 对散存在社会或人个手中的珍贵档案, 如与历史名人和重大历史事件有关的各种档案以及保存在博物馆、图书馆、纪念馆中的兼具文物属性的档案等, 档案部门要通过调查摸底、登记造册, 对其分布和保管情况做到心中有数, 并跟踪监控, 积极创造条件, 将其纳入国家管理范围。
四、注重实效, 保证馆藏档案数字化的质量
档案信息资源建设研究 篇9
1 档案信息资源结构
档案信息资源结构是随着社会的不断发展而发展的。档案信息资源的逐渐形成过程, 也就是档案信息资源结构的逐渐发展过程。档案信息资源结构可反映各级各类档案馆的各自特点和各个方面的历史、现状, 是衡量档案馆馆藏档案水平以及能否最大限度为社会提供信息服务的一个重要标准。科学的档案信息资源结构应是多层次、多门类、多形式的, 按不同标准可分为多种类型。
以档案的内容为标准, 档案资源分为普通档案、专门档案。普通档案通常称为文书档案, 是指在行政管理活动中所形成的主要由行政公务性文书转化而成的档案。专门档案是在一定的专业领域或专门业务活动中形成的、反映特定的业务活动内容的专用文件材料。专门档案种类繁多, 包括科技档案、外交档案、司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学档案、商标档案等等。
以档案载体为标准, 档案资源包括甲骨档案、金石档案、简犊档案、嫌帛档案、纸质档案、音像档案、缩微档案、机读档案等。纸质档案是目前档案资源的主体。声像档案、缩微档案、机读档案等以图像、声音等非文字手段为代表形式的档案称为特殊载体档案, 它的信息存储方式不同于纸质档案, 在保管条件和保管方法上具有特殊性。随着知识经济时代信息技术的发展迅速增长, 档案部门必须加强对现代特殊载体档案的收集和管理。
2 档案信息资源的来源
档案信息资源来源于各机关、团体、个人等社会实践活动所形成的各种文件材料。随着社会的发展, 档案信息资源的来源由单一渠道逐步变化为多种渠道。档案信息资源的种种来源形式具体表现为档案接收、征集、交换、复制、购买、接受转让、捐赠和寄存等。档案信息资源的各种来源, 除按正规渠道接收各种档案资源外, 其余如征集、交换、复制、购买等种种来源形式, 都是对馆藏档案信息资源内容状况的补充。
3 档案信息资源建设措施研究
3.1 立足馆藏, 注重特色
档案信息资源建设要立足馆藏优势, 着力建立具有本馆特色的档案资源数据库, 积极开展专题信息服务。重要特色档案代表档案馆的馆藏质量和工作成就, 反映档案馆的馆藏宗旨和风格, 对于提高档案馆的声誉和地位具有重要意义。
数字档案资源的利用具有网络共享的特点, 即网中任一节点提供的档案信息可以方便地为整个网络用户所共享。因此, 各档案部门在建设档案资源时走特色化道路, 可以避免档案资源建设上的重复劳动, 提高档案信息资源建设的效率。
3.2 以电子文件归档与管理为重点
档案信息资源开发的重心应从档案数字化转移到电子文件归档管理上。这是因为:第一, 目前, 档案数字化的技术标准尚不完善, 尤其是音频、视频档案的数字化, 国家尚未出台任何规范, 在此情况下全面铺展档案数字化工作, 存在着文件格式和技术参数不规范的风险, 有可能影响到今后数字档案资源的整合与共享, 以前的目录数据库建设就曾走过这样的弯路。第二, 档案数字化是非数字化档案向数字环境的迁移, 解决的是“存量”问题, 而电子文件的归档管理解决的是源源不断的“增量”问题。显然, “增量”问题处理不好, 会使“存量”不断增加, 历史包袱越背越重。反之, 从源头着手, 则能起到事半功倍的效果。第三, 以电子文件归档管理为重点, 尽早实现数字环境下文件档案的一体化, 有助于档案管理与电子政务的融合, 抓住电子政务大发展的契机, 推进档案信息化进程。
3.3 优化档案信息资源
各种档案信息资源从不同渠道进入档案馆后, 还要经过一定的完善环节, 这主要指档案的整理和鉴定环节。整理和鉴定环节有一整套比较系统的处理原则和方法, 如整理的原则、整理的要求、鉴定的原则、鉴定的方法等等。
整理工作的具体内容和具体方法多种多样, 都是在建立和追求档案资源的有序状态。档案整理所采用的方法及其所导致的秩序状态必须有利于管理, 必须有利于维护和体现档案的本质特性。立卷在档案整理中占有重要地位, 是操作性和技术性较强的业务。随着知识经济时代科学技术的发展和知识载体的增加, 立卷的科学性问题已摆在我们面前, 完全以“卷”为基本单位管理档案做法已不能适应新的情况。档案信息化管理通过电子计算机, 不仅能从浩瀚的库藏中迅速、准确地查找到任何一份档案文件, 而且还能深入到对档案内容的控制, 因此许多国家的档案部门已经不采用立卷的整理方式。为适应档案信息化的要求, 应改革档案立卷的方法, 即对永久性保存的纸质档案仍然采用传统方式立卷, 其余则通过计算机建立文件的逻辑组合方法设“虚拟卷”。这样既满足了档案管理的要求, 节省人力, 可将工作重心转向档案信息资源的开发, 同时也适应了计算机管理的特点, 有利于档案工作的标准化。
档案资源鉴定是档案工作的重要业务建设, 其基本功能是保证档案资源的质量, 提高档案工作的效益。档案资源的价值鉴定是对档案价值的鉴别、判定工作。从社会的总体需求出发, 严格遵循鉴定制度, 用全面的、历史的、发展的观点, 具体分析档案内容及其形式, 准确判定档案价值, 是档案鉴定的原则。档案资源鉴定有两个基本间题:一是准确判定档案的价值, 档案部门应研究制定一个操作性强、比较具体的定性与定量分析相结合的档案价值因素体系作为鉴定依据, 提高鉴定工作效率;二是科学制定档案资源归档范围, 应树立资源管理的效益观念, 严把档案收集关, 改变归档范围过宽、归档率过高的现状。
强化档案的鉴定工作必须更新传统的档案鉴定原则, 避免低价值档案的“过度”保存造成浪费。知识经济时代人类知识、信息量剧增, 文件增长速度快, 给档案部门形成强大的压力, 要准确地挑选具有永久价值的档案, 确保核心档案、珍贵档案的完全。为确保非永久性档案的实效性, 要重点开发专题目录、专题索引或简介等形式, 使利用者及时利用。对永久性档案, 则可有计划地编研各种高附加值和长效性的编研成品。档案鉴定还要确定密级与保持其准确性。档案部门要在履行保护国家档案资源安全义务的前提下, 合理确定档案的密级, 尽量扩大档案信息的交流。
结语
档案一方面以其信息的本源性、可靠性等特点而优于其他信息资料, 同时又由于它的原始性和内向性等特点而使档案信息知识的系统性和传播功能低于其他信息资料。因此, 档案工作者应该掌握档案信息的特点, 采取相应的科学管理措施, 发挥档案信息的优势, 弥补它的局限性, 从而强化档案信息资源的功能。
参考文献
[1]李泰城.新时期档案工作论文集[C].中国档案出版社, 2005.
高校数字档案资源建设 篇10
关键词：高校,数字档案资源,建设,问题,策略
当前,随着信息技术的飞速发展和Internet的普及,传统档案馆向数字档案馆转变成为历史发展的必然。从2000 年全国第一次数字档案馆建设工作研讨会,到2013 年国家档案局局长杨冬权《在全国数字档案馆(室)建设推进会上的讲话》,已经历了13 年。这期间,全国各级各类档案馆(室)都广泛开展数字档案资源建设工作,成效显著,涌现出一史馆、北京市档案馆、江苏省太仓市档案馆等一批先进典型[1]16。但从全国范围看,建设的广度和深度还远远不够。高校档案馆是永久保管档案的机构,是我国档案体系的重要组成部分,但该项工作严重滞后,存量数字化和增量电子化这两个体现数字档案资源建设水平的指标低下,大多还处于刚起步或拟起步阶段,制约着我国数字档案馆建设进程。笔者结合实践,在深入分析存在的问题及形成原因的基础上,提出相应的对策建议,以期对高校数字档案资源建设工作有所裨益。
一、存在的问题及形成原因
1.馆藏档案数字化制约因素多。高校档案馆现存档案以传统载体档案(纸质档案、音像档案)为主,对馆藏档案的数字化加工是数字档案资源建设的首要任务。但受人员、资金、技术规范短缺等因素的制约,这项工作总是被推迟、被搁置。据2012 年《山东省统计局年鉴》,全省共有本科院校62 所[2],百度搜索各高校档案信息网站,据不完全统计,馆藏档案少则5-6 万卷,多则10 余万卷。以某一省特级档案馆为例,截止到2013 年底,馆藏档案99623 卷,6 个档案全宗,14 个档案门类,年立卷量8 千余卷(件),年利用率6 千余卷(件),有6 名工作人员,应对日常工作尚且捉襟见肘,难以抽调人力负责工作量巨大的档案数字化工作。再者,高校档案部门是全额行政拨款单位,经费投入有一定的量化标准,满足数字化技术要求的专业扫描仪、刻录机、数码相机等仪器设备,所需经费不菲,难以在短期内购置齐备。另外,目前我国档案数字化工作管理规范仍处于探索研究阶段,可依据的主要有针对公共档案馆的《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005) 和 《缩微胶片数字化技术规范》(DA/T43-2009),全面性和系统性不足,而且仅有的标准大多是原则性的条款规定,如《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)中,未规定档案特性(纸张弹性、厚薄,字体清晰度等)对扫描方法的要求,筒子页的处理方法,原文扫描与目录录入的挂接问题,扫描图像质量与存储格式要求等等,实际操作时指导性不足。有些标准内容值得商榷,如第5 项“档案整理”中第6 小项要求“,扫描工作完成后,拆除装订物的档案应按档案保管要求重新装订”。如此弊端显而易见,其一,来回拆装有损档案,尤其对于早期的珍贵档案,年代久远,纸张质量下降,保证实体安全不易。其二,原件数字化后利用率降低,重新装订费时费力,且按“卷”管理弊端多多[3]55。另外,由于我国高校档案工作有着不同于国家公共档案馆的特点,因而现有的技术规范针对性和实用性不高,难以满足高校档案数字化工作实际需要[4]124。以上种种,导致高校馆藏档案数字化工作启动迟缓。
2.公务(业务)电子文件接收渠道不畅。目前,学校OA办公系统流转的电子公文及各职能部门(教务、设备、科研等)业务管理系统中形成的电子信息文件,已成为高校新形成文件的主体。这些电子文件本身就是数字化文件,且规范性、标准性好,价值高,可直接用于全文检索利用服务,是数字档案的重要来源。但由于高校在信息化建设过程中缺少统筹规划,各管理系统仅仅是从满足本单位自身应用的角度开发或购置,导致与档案信息管理系统相互间难以实现无缝链接和深度关联,电子信息孤岛现象严重。据调研,高校档案馆每年新增的电子档案,大多是启用档案信息管理系统后,各立卷单位上传的文书类电子文件(纸质发文的电子备份)、学校新闻中心录制的音视频资料以及各学院毕业班级合影、授予学位仪式电子照片、光盘等,内容和结构非常单一。借鉴《中国档案》2010 年第10 期《时讯视点》中“大朗镇档案馆云档案”中的形象比喻[5]11,推而广之,若将学校档案馆类比于自来水公司,档案信息管理系统是蓄水池,各业务信息管理系统是水龙头,自来水管道就是各信息系统之间的关联,管道不通,形成空有硬件系统、软件系统,而无实质性内容的尴尬状况。
3.档案人员电子信息捕捉能力不足。高校各部处中心和二级学院为方便教学、科研、管理、服务和宣传之需,纷纷建立自己的信息网站,形成了大量有价值的网页、多媒体等类型的电子文件,内容涉及通知、公告、报道、专题报告、国际(国内)学术会议、招生就业、人才招聘、人才培养、校友信息、国际交流等方面的电子文本,还有精品课程、多媒体课件、讲课比赛等音视频资料。另外,随着信息技术的发展,互联网、新闻媒体上载有大量与学校有关的新闻报道,如学校动态、名师专访、学子风采等,形式不一而足。但由于传统归档制度下被动收集的思维定式,档案人员一直忽视或者无视它们的存在,更无意识制作相应的纸质材料归档保存。这些电子数据对丰富数字档案内容,推进数字档案资源建设发展进程至关重要。如不及时采集归档,随着相关信息网站的改版,信息技术的升级换代等诸多不确定因素而散失,造成难以弥补的缺憾。
4.数字档案资源建设协同意识薄弱。高校数字档案资源涉及的部门多、范围广,需要各个单位和部门的大力支持和共同参与,才能从根本上做好。以笔者单位馆藏实物档案中获奖证书的实体件和数字件收集为例,目前归档的主要是以学校名义所获的国家级教学、科研奖励证书(如国家科技进步二等奖、国家级教学成果二等奖),共12 件。实际上,应归档的远不止这些。据学校主页“学校简介”[6],“十一五”期间,学校获得上级科技奖励713 项,其中国家级科技奖励5 项、省部级科技奖励218 项。“十二五”以来,获得上级科技奖励641 项,其中国家级科技奖励4 项、省部级科技奖励177 项。2013 年获科技奖励246 项,其中国家级奖励1 项、省部级奖励51 项,授权职务专利633 件。尤其值得一提的是,仅2013 年学生在学术科技竞赛中获国家级奖励319 项,其中一等奖39 项。由于档案部门协同意识薄弱,这些获奖证书在由相关职能部门简单登记后,未经数字化处理制成电子备份件,便直接分发到有关单位或师生个人手中,极大地增加了档案部门的收集难度,造成数字档案资源的缺失。
二、解决问题的对策建议
1.科学规划,抢抓机遇,推进馆藏档案数字化工作。表面上看,高校档案存在馆藏量大、全宗多等突出问题,我们一方面要克服畏难情绪,做到心胜。另一方面,还要理性分析高校馆藏档案的特点。我们知道,高校利用率较高的档案门类主要集中在行政类(行政综合、人事、审计、总务等)、党群类(综合、纪检、组织等)、教学类(综合、学科与实验室建设、招生、学籍、学位)、科研类(综合、科研项目)、基建类(基建项目)和财会类(会计报表、账簿、凭证),另外还有部分利用率不高但较为珍贵的档案,如建校初期、中期的永久卷、长期卷的纸质档案,以及反映学校重要事件、重大活动的声像档案、实物档案,约占总量的50%左右。因而与国家公共档案馆“全面数字化”战略不同,以应用为导向应作为高校馆藏档案数字化的指导原则,科学划空,分步实施。同时,积极争取勤工助学岗位,鼓励教工带领学生利用假期时间集中精力来做这项工作,明确任务,强化绩效。对因资金不足导致设施设备短缺的状况,档案馆一方面要积极申请专项资金或特殊审批,另一方面要抢抓机遇,借力发展。中国科协自2010 起,在全国范围内开展“老科学家学术成长资料采集工程”,采集相关老科学家的口述、音像、实物及其数字化资料,国家拨付数量可观的经费支持,主要用于购置扫描仪、数码相机等数字化设施设备。W高校是老科学家集中之地,山东省有山东大学、中国海洋大学、中国石油大学、山东农业大学、山东科技大学等院校纳入“采集工程”实施单位。高校档案馆具备“采集工程”所需资料的整理及数字化处理人员优势,是该项目的主要承担者或参与主体。因此,一方面,高校馆藏档案数字化工作可与“采集工程”合力共建,提高设施设备的利用率。另一方面,项目结束后,积极争取相关设施设备留存档案馆,在档案数字化这项长期而艰巨的任务中继续发挥作用。
2.优化方案,完善公务(业务)电子文件接收渠道。进一步提升档案信息管理系统软件性能,尽快升级、扩展为能适应OA办公系统和各业务管理系统的新一代档案管理软件,实现相互间的有效无缝对接,对新形成的电子文件能够实现远程跟踪和实时接收,使档案信息管理系统成为全校各信息管理系统的汇集点,建立起全面、高效的电子文件管理体系。短期内,因资金、技术等原因暂时不能解决的,可采取物理归档的方法,将OA办公系统中逻辑归档的电子档案(上级来文、校内党政文件)拷贝后,批量上传档案信息管理系统,完成对公务电子文件的全文采集。同时补充系统购置前,校内党政打印的所有电子文件的全文归档。对于教务、设备、科研等不同业务管理系统中的电子数据,可借鉴华南农业大学档案馆的做法,将经筛选和处理的不同格式的业务数据先导入通用临时数据库Excel中,再将Excel中的信息导入档案信息管理系统的目录模块,实现对专业档案数据信息的批量采集。值得注意的是,对于应用档案信息管理系统较晚的档案馆,建议可搭乘学校信息化发展的便利,直接挂接本校的信息资源管理平台,在系统设计时添加档案管理模块,一步到位,提前规避公务(业务)电子数据接收障碍的问题。
3.开放思维,提高电子资源获取意识。强化档案实体与信息分离的数字档案资源建设工作理念,以开放的思维,全方位、多角度地开展电子档案的收集工作,这方面南京大学档案馆的做法值得我们参考借鉴。近年来,该馆在充分利用自身技术优势和先期建设成果的基础上,研究开发了校内网页全文信息采集归档系统和互联网上全文信息采集系统,并建立相关全文数据库。建成以公文(业务)电子文件为主,延伸到相关网络信息资源库的收集体系。同时,为保证电子文件的安全可靠和长期可读,该馆通过“南大之星”档案信息管理系统软件的“电子文件转换中心”功能模块,实时将类型各异的电子文件统一转换成pdf格式进行归档保存。这一措施,无疑极大地提升了对各类数字资源的获取力,抢占了高校数字档案信息的制高点。
4.加强协同,提高新增档案数字化程度。充分发挥相关职能部门信息源作用,提高协作意识,将新增档案的数字化工作嵌入到其业务工作中,既要保证文书类档案“应归双归”(实体件和电子件),对于实物类(如获奖证书、专利证书、废旧印章等)、声像类(如纸质照片)等特色档案门类,亦是如此。如文书类档案中除党政行文(有纸质件和电子件)外,其他绝大多数仅归档纸质件的如工作计划、工作总结、重要通知、公告、协议书等,档案部门应提请归档单位制作时保留电子版,并及时指导收集整理。对于前述的以个人名义获取的实物类证书,建议先由相关职能部门或档案馆采用数码设备(扫描仪、数码相机)制作相应的电子备份件归档后再下发(因师生对其利用率较高,一定时期内暂由个人保存),从源头上确保新增档案的数字化程度,使这项工作逐步常规化。
5.标准先行,制度推动。数字档案资源建设需要在自上而下科学规划的基础上全面推进,而不任由自下而上各自摸索前行。针对我国高校数字档案资源建设滞后的局面,笔者认为教育行政主管部门应根据数字校园发展的需要,尽快将档案工作纳入其中,在广泛调研的基础上,结合高校档案工作实际,利用高校科研力量,研究制定适合高校校情的档案数字化系列标准,包括不同载体档案数字化加工环节、数字化成果存储的相应技术要求和管理要求,为高校数字档案资源建设提供理论支持。同时,严格制度管理,在深入领会2014 年5 月中共中央办公厅、国务院办公厅下发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,参考各省市档案局为贯彻落实《意见》相继出台的《档案工作科学化管理规范》,尽快制定《档案工作科学化管理规范》及具体测评办法,将数字档案资源建设纳入考评系统,给予高分值的计量和进行评比的敲门砖,促进高校档案数字化工作快速、健康和科学发展。