审计档案资源

审计档案资源（精选七篇）

审计档案资源 篇1

关键词：审计档案,保存价值,历史记录

档案是历史的沉积。审计档案是审计监督活动的历史记录, 是监督财政、财务收支活动的可靠凭证, 是维护财经法纪, 保护国家财产, 提高经济效益的重要手段。它主要是指国家审计机关在进行审计监督或审计调查活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录;它是国家档案的重要组成部分。搞好审计档案立卷归档和科学管理的目的之一是积极开发和利用审计档案资源, 从而使审计档案能够更好地为审计监督工作服务。要搞好审计档案资源的利用工作, 应做到下面几点。

一、提高对利用和开发审计档案资源重要性的认识

首先, 我们从制定审计计划、开展审前调查、拟定审计实施方案开始, 到审计过程中对事实的认定、审计结束时与被审计单位交换意见、审计决定发出后进行回访以及出现复审时都需要充分利用档案资源。其次, 从审计档案资源的特点及其在审计监督活动中的重要作用来看, 利用和开发审计档案资源有利于提高审计工作的质量和效率。再次, 利用审计档案还可以为司法机关办案提供重要证据。实践证明, 审计档案工作不仅是审计工作自身的需要, 而且是国家整体利益的需要。因此, 提高对开发和利用审计档案资源重要性的认识, 增强自觉性、紧迫感, 是做好审计档案资源利用工作的前提。

二、要积极进行审计档案资源的开发、利用

档案存在的必要性和生命力, 在于利用者对它的需要。同样, 建立审计档案的目的也是为了利用, 从而使审计档案资源由“死”变“活”, 为审计工作服务。一是主动提供服务, 以提高审计档案资源的利用率。这就需要档案管理人员根据对审计人员的调查研究, 分析预测出审计人员的需要, 有针对性地开发档案信息资源, 为审计人员提供大量的编研材料。如某市审计局在对历年审计档案进行分析的基础上, 制定出了《经济责任项目审计作业基础操作规程》《地方外债审计工作程序》, 组织人员查阅了该局近几年的《审计情况基础数字汇编》, 发现全区已收缴款项只占应上缴数的46%, 大大低于往年同期水平, 便及时采取了有效措施, 到该年年底, 全区的上缴款率提高到83%。二是根据需要有计划地利用档案向领导提供资料和信息, 以帮助领导决策。如某市审计局编辑了《市审计局审计决定、报告汇编》《计算机审计案例汇编》等编研材料。从而为领导决策提供了准确、必要的依据, 有利于领导根据实际情况, 确定审计工作的目标、重点, 宏观调控审计工作的发展, 充分发挥了档案的参考和咨询作用。

三、档案的基础建设要与开发利用同时进行

审计档案业务工作按其性质可分为两大部分:一是基础建设, 包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等环节;二是档案的开发利用工作。在审计档案工作这个整体中, 开发利用与基础建设是相辅相成、相互制约、相互促进的辩证统一关系。开发利用工作在整个档案工作中居于主导地位。但是, 如果基础建设开展得不好, 如档案残缺不全、没有检索工具, 档案的开发利用工作就不能顺利开展。因此, 档案的基础建设要与开发利用同时进行, 不可顾此失彼。应该把抓好基础建设与保证和推动开发利用工作有机地结合起来。为此, 要按照规范化、科学化、现代化的要求, 搞好档案的整理、编目等基础工作。随着审计机关档案工作的不断发展, 档案数量的不断增加、计算机辅助管理技术的普遍应用, 以及用户对档案利用要求的不断提高, 使得在今后相当长的一段时期内, 要不断开发计算机在档案工作中的应用, 提高其应用的广度和深度, 如, 用计算机管理档案目录信息、计算机光盘原文存贮检索技术为利用者提供方便。

四、不断改进档案利用的环境和条件

审计档案检索工具有案卷目录, 全引目录, 专题目录, 案卷级, 文件级开放目录, 文件分类卡片等检索工具, 较好地满足了档案利用者的需要。审计档案要为建立和培育市场经济服务, 多渠道、多形式、多方位地为全社会各界提供服务。一是熟悉了解室藏内容是开发审计档案资源的前提。熟悉审计档案内容, 不仅要了解室藏有哪此门类的档案资源, 而且要了解各个案卷内主要文件及重要内容, 否则就很难介绍其具体内容和价值。二是改变长期以来单一的借阅模式, 扩充服务内容, 更新服务手段, 开展多种形式的档案信息开发利用工作, 扩大服务功能, 实行以审计档案为主体的资料、照片、法规相关信息一体化管理, 使静态信息与动态信息相结合。三是建立共公关系是开发审计档案资源的最佳方式。审计档案工作是个开放系统, 必须与社会建立密切协作关系。档案部门要与党政领导部门、经济部门、机关、科研单位及社会各界等加强沟通联系, 使档案开发得以有组织、有领导、有计划地进行。

县级审计机关审计档案管理措施分析 篇2

当前, 县级审计档案管理工作还存在一些突出问题:其一, 管理意识薄弱。随着国家宏观经济调控政策的实施、县级经济的快速发展, 县级审计机关除了要完成机关本身确定的项目外, 还要完成上级审计机关统一组织实施的审计项目、市委市政府临时交办的各类审计项目以及招商引资工作。人员少、任务重、时间紧, 在这种情况下, 做好审计监督工作已经不容易, 更顾不上档案管理工作。因此, 县级审计机关一定程度存在重审计业务、轻审计档案管理现象。其二, 档案管理基础条件差。县级审计机关受办公场所的限制无法保证有足够的场所作为档案室, 更谈不上档案库房、办公室、阅览室的三分开。其三, 档案管理机制不完善。一是档案管理制度不健全, 个别基层审计机关对档案管理不够重视, 没有建立健全相关的档案管理制度, 管理极不规范;二是档案管理制度执行不严, 有些基层审计机关没有按照档案管理制度来管理审计档案, 制度仅仅是挂在墙上、留在纸上, 没有得到很好的贯彻落实。尤其是有些声像资料不能按时归档, 散落遗失较为常见;三是档案工作考核不严, 多数基层审计机关都把档案管理工作纳入了年度综合目标考核, 但由于考核所占分值不大、奖惩不严格, 导致没有形成浓厚的档案管理工作氛围。

面对以上的种种问题, 如何改进以促进档案工作的顺利开展?笔者在此提出以下建设措施:

一、强化组织领导, 明确责任

一要强化档案管理领导组织, 实施“一把手”工程。建立局主要领导为组长, 各位分管副局长为副组长, 各股室负责人为成员的档案领导小组。二要实施“一把手”负总责, 分管局长对所管股室的档案管理具体负责, 基层股室对分管局长负责的责任机制。三要强化跟踪问效。“一把手”定期听取各位副局长有关档案管理工作进展情况的汇报。对档案管理不好的提出批评;对档案管理规范、审计档案做到“案结卷成”的给予表扬。四要强化考核。把档案管理工作纳入年底综合目标考核, 加大分值比重, 突出档案信息化建设的主体地位。同时, 把档案管理作为评先评优的重要依据, 凡是档案管理工作考核不合格的, 取消科室及人员年度评先评优资格。

二、强化整章建制, 规范档案管理工作

一方面, 要建立健全档案管理制度。要根据《审计法》、《档案法》、《保密法》和有关档案管理工作的方针、政策和规定, 以有关法律法规政策规定为基础, 结合本单位工作实际, 对现有的档案管理制度进行排查, 发现不足及时完善, 确保档案管理合法合规、规范有序, 尤其是对档案信息化建设, 要制定工作规划, 细化工作任务, 明确工作进度, 快速推进档案信息化建设。另一方面, 要不断强化档案管理制度执行。档案制度确定后, 无论是审计档案的归档, 还是审计档案的借阅, 所有工作必须严格按照制度贯彻执行, 坚决杜绝制度形同虚设现象, 确保档案管理工作扎实有序推进。

三、强化资金投入, 营造良好环境

一要增加年初部门的预算资金, 购置电脑、打印机、照相机、摄像机、复印机等硬件设备和金锐、智邦等档案管理软件。二要积极向财政部门争取档案库房升级改造资金, 购置档案密集柜, 增加有限空间的利用率。三要积极向市政府领导汇报, 争取领导的支持, 进行档案室改建和扩建, 进一步增大档案管理库房的空间, 实现档案库房、办公室、阅览室“三分开”。

四、围绕党委、政府工作中心, 突出重点服务大局

社会主义新农村建设、加快发展新型工业、城镇社区建设、加快基础设施重点工程、区划调整等是党委、政府建设和谐社会的重要工作, 也是审计机关审计工作的重点。审计档案管理工作必须紧跟审计项目进度, 建立高标准、高质量和高水平的审计档案, 为领导了解重点工作情况、进行重大决策提供详实、准确的参考依据。

五、强化档案管理人员配备, 打造专业队伍

审计环境与政府审计资源整合研究 篇3

一、审计环境对政府审计资源整合的需求

所谓审计环境,是指各种直接或间接地制约着审计产生、发展和变革的因素的总和,它们的作用相互交织,共同影响着审计的目标定位、职能划分、审计体制的设置、行为过程及审计效果等。具体而言,审计环境对政府资源审计整合的需求主要表现为以下三个方面。

(一)大型国企改制上市和海外投资的需要

十六大报告明确了政府审计在国有资产管理体系中的重要地位,需要一方面继续原来的财务收支审计,另一方面加强经济责任审计和绩效审计。目前,大量国有企业随国际竞争的需要加速了改制上市和海外投资的步伐,大多组织结构复杂,规模庞大,经济业务多样,非常规交易频繁,需要花费大量的人力物力调查取证才能完成对其经营决策和业绩的审计评价。其次,在其参与海外基础设施招标投标、工程建设和运营过程中也容易爆发商业犯罪和国有资产流失,需要政府审计有效防范,并妥善处理政府审计与海内外投资者的关系,这大大提高了审计的复杂程度,需要有效整合各种审计资源以应对。

(二)环境审计的需要

在我国,环境保护、减排节能是一项基本国策,适时开展环境审计的探索和研究也是政府审计义不容辞的新目标和职能。而环境审计是集环境管理、环境医学、环境法学、社会学、统计学和工程学等诸多学科理论为一身的一门边缘学科,在审计中既需要运用常规审计的基本理论,也是对常规审计的进一步发展。政府审计机构面临严重的人才短缺问题,尤其是当技术化程度不断增强时,有时审计人员从所得到的信息中不能得出任何结论。克服这一困难的做法必须是有效整合资源,包括系统外的资源,聘请外部专家,以得到相关权威部门如环境部、资源部等的支持才能有效完成审计新目标。

(三)深入开展政府绩效审计的需要

政府绩效审计主要是对政府行政活动的花费、运作及其社会效果等方面进行审核,加强财务控制,完善信息反馈,使政府在管理公共事务、传递公共服务和改善生活质量等方面更具有效率和体现公平性。目前,政府绩效审计已经是西方政府改革所普遍采取的一项重大措施,推动着政府公共行政向民主化管理模式发展。在我国,公民对教育、医疗、住房等与公共需求有关的公益性基础设施和项目的关注度越来越高,体现这些领域公共管理的公平性和效益性,需要政府审计开展绩效审计适应这一变革。由于目前我国一些行政管理部门职能重叠、事权分散、办事效率低等现象仍然局部存在,因此,政府审计需要整合配备资源,才能有效完成审计任务并在审计中妥善处理好各种审计关系。

二、审计环境对政府审计资源整合的制约

(一)缺乏法规明确支持

目前,《审计法》及其实施条例规定,国家审计对社会审计和内部审计负有指导、监督和管理的职责,但对整合利用其审计资源等问题并未做出明确规定,整合的相关条款仅仅散见于一些系统内文件和谈话之中,很不完善。同时,由于我国政府审计体制的统一性和对应性,地方审计体制参照中央审计体制的“模块”进行复制,这样,在《宪法》和《审计法》的总体框架下,地方各级政府也均未适应本地经济发展的需要,及时提出政府审计资源整合的相关法律规定。因此,目前中央和地方政府审计资源整合均难以获得经费和其它配套政策的保障,保持持续的机制创新。

(二)政府审计体制的独立性困扰

所谓政府审计体制是政府审计机关的设置、法律地位、隶属关系、职责权限等方面的体系结构和制度的总称。我国属于行政型审计模式,即审计工作对政府负责并向政府和人大报告工作,这样设置的优点在于审计工作与政府各项经济工作紧密结合,有利于加强党和政府对经济的控制与监督,强化政府在国家政治经济生活中高度统一的经济决策、执行与监督权力,体现“强势政府”的高度权威和执政党对政府的领导,也有利于审计工作获得政府部门的强力支持,充分显示了政府审计体制鲜明的政治性。但缺点在于审计机关对同级政府活动难以进行有效的监督和制约。一方面,审计目标和任务取决于领导者的觉悟和重视程度,而行政领导根本没有足够的动力促使审计机构对自身行政绩效进行有效的审计监督;另一方面,特别是地方审计机关,实行同级政府领导和上级审计部门业务指导的“双重领导”模式,但在组织、经济和人员的配置方面都严重依附于同级政府,审计没有足够的独立性,往往流于形式,因此,审计署掀起的“审计风暴”在地方审计中往往得不到回应,社会对地方审计机构的理解和认同程度也随之下降,地方审计机关整合资源既得不到其它行政机构的强力支持,又难以获得社会的广泛认可,严重制约了整合的力度和深度。

(三)经费拮据

经费独立是确保审计监督独立的重要前提之一,也是政府审计资源整合与利用的前提条件,因为社会审计机构是营利性的,要讲求经济效益,利用其人力资源必须付费。内部审计人员参与国家审计项目的实施,根据现行审计纪律的要求也应据实支付报酬。但是目前整合政府审计资源面临的一个极为现实的难题就是经费拮据。按照当前管理办法,国家审计经费核拨以审计机关人员数量和审计项目数量为计算基础,列入财政预算,由本级政府予以保证。但在实际操作中,地方各级政府普遍将审计机关视同一般的行政单位,按从紧的原则安排,再加上一些地方财力紧张,有些审计机关的审计经费除去人头费等行政经费后,少之又少,不得不依附或迁就于财政部门甚至被审计单位,严重违背审计的独立性原则。有统计资料显示:多年来,国家审计署驻地方特派员办事处所查出的单位违纪金额都高于地方审计机关所查出的单位违纪金额,最低也是27倍以上,最高则达113倍。这个数据,足以说明地方审计的监督力度远远不够,而经费的缺乏和独立性不够就是很重要的原因。

(四)计算机审计环境下的质量控制不成熟

随着信息技术的发展,审计方式从桌面审计系统到绕过计算机审计发展到穿过计算机审计再到计算机网络审计方式,几乎已经将所有的审计技术和审计内容都包容到了网络审计之中,可以毫不夸张地说,审计人员的观念、素质以及工作方式和技术手段均发生了重大变革,审计人员无时无刻不需要利用信息技术手段处理各种审计业务,一方面极大地提高了审计工作的效率;但是,另一方面,由于大多数政府审计工作人员对被审计单位会计信息系统和计算机网络审计缺乏全面认识和理解、特别是在利用社会审计和内部审计协助审计时,尚缺乏成熟的规范去指导他们执行审计抽样和审计取证,大大增加了审计检查风险。

三、协调矛盾,政府审计资源整合的现实选择

综上所述,由于审计法规、审计体制、审计经费等诸多环境因素的限制,政府审计资源整合与利用的力度和深度还远远不能满足新的政治经济环境下审计目标的需要,而纵观以上的制约因素,又主要根源于我国的政治制度和行政体制,由于这些制约要素鲜明的政治性和路径依赖特性,即使证明这些制度均衡是低效的甚至是无效的,但是由于放弃它的成本是非常高昂的,因此变革它的成本会高昂到足以阻止变革本身,这样,在短期内改善审计体制以迅速提高政府审计经费、扩展审计职能、优化资源配置的想法和期盼是不现实的。因此政府审计特别是地方审计机构在现阶段环境下,需要针对审计对象的变化,选择现实性的资源整合途径。

(一)围绕审计目标和审计重点合理调配审计人力资源

首先打破业务处室界限,实行审计项目负责制度和相应的激励制度;其次,在条件成熟的一些地方,可以通过修订地方性审计法规和条例,对本行政区审计机关的职责权限、领导关系、隶属关系和报告关系等进行改善以适应本地区政治经济环境发展的需要,努力谋求在本省市范围内,对下属各级政府审计资源进行重组,上下联动,协调配合,把符合具体审计项目需求的人员集中起来优化配置以有效实现审计目标。由于地方政府审计人员数量相对庞大,机械模仿建行等大型企业内部审计的管理模式,将审计人员集中在省局和省会办公的模式不一定适合政府审计,但其设法改善基层审计人员的隶属关系,提高审计独立性的改革思路值得学习。

(二)坚持以内涵发展为主的资源整合原则

虽然在美国、德国、瑞典、澳大利亚等国家,政府审计机关将绩效审计项目外包给社会审计机构,同时通过行业组织对参与国家审计的社会审计机构实行资格管理,并规定费用由政府预算和审计对象共同承担是国际通行做法。但在中国,由于审计经费的限制,大量地将政府审计项目外包仍然是不现实的,也缺乏成熟的质量规范制度。因此,我国政府审计的资源整合仍然需要坚持以内涵发展为主的原则,加强对政府审计人员的专业培训,提高他们的业务素质和协同工作能力,加大引进复合型审计人才的比率,必要时从外部聘请行业专家提供技术支持。

(三)注重成果转化,促进资源共享

政府审计项目的管理者应注重信息和技术资源的整合,将审计结果和审计经验及时进行总结和提炼,实现信息化和系统化,以便审计人员充分地予以借鉴、分析和利用,同时促进政府审计与其它经济监督管理机构的资源共享。这需要分三个步骤实现:首先,健全政府审计内部各地区、各业务部门之间的协调与沟通,加强信息反馈,互相促进;其次,主动与税务、物价、工商、监察、银行等部门加强沟通,实现监督工作的有机结合,利用电子政务平台或其它授权网站实现资源共享;第三,正确划分信息沟通的权利和义务,资源共享有利于避免对被监督单位的多头审查,节约检查成本,提高监督效率,但受网络信息的时效性和风险性的限制,容易产生检查风险并难以界定责任,因此,科学界定提供、使用和维护信息的权利和责任才能更好地提高工作质量。

(四)提高外联项目的预算管理并促进规范指导

政府审计机关在负责审计计划制定和外联审计项目的预算管理时,应积累经验、提供充分的证据显示需要外联审计项目中需要聘请的专家、社会审计机构人员和被审计单位内部审计人员的数量、费用定额等详细的预算数据,以获取政府的经费支持。同时,在指导和监督社会审计机构等按照既定目的和方案实施审计项目时,应加强规范指导,如在独立性约束、审计抽样、审计取证、审计工作底稿管理、审计信息保密、职业判断等方面的质量控制和规范指导等,避免整合资源的风险,提高整合资源的效益。

总之,政府审计资源整合是转型期我国政治经济环境发展的产物,体现了新的政治经济环境的需求。但是,另一方面,在转型期,我国政治体制环境与经济环境发展的不平衡制约了政府审计资源整合与利用的广度与深度。因此,需要认识政府审计环境发展的规律,在实践中,准确界定政府审计的目标、职能,协调矛盾,有效整合资源、提高审计效率以健全民主政治体制。同时充分发挥政府审计主体的主观能动作用,改善审计环境。

参考文献

[1]马曙光.政治制度、历史传统与中国政府审计体制选择[J].审计与经济研究,2006(6).

[2]卢家辉.关于整合审计资源的思考[J/OL]http://www.studa.net/Audits/060722/14504098.html.

[3]张庆龙,宋晋芳.公共财政改革与国家审计资源重新配置[J].审计与经济研究,2005(4).

[4]尹平.现行国家审计体制的利弊权衡与改革抉择[J].审计研究,2001(4).

基于高校数字档案管理系统的审计 篇4

关键词：档案,系统,审计

0 引言

近年来,许多高校都加快了档案资源的数字化、网络化的发展进程,与之同时产生了大量的电子文档、音频、视频等数字资源,为了更好的管理这些资源,陆续构建起数字档案管理系统,对数字档案资源进行管理,然而,如何确保数字档案管理系统安全、可靠、有效的运行,成为各大高校档案管理中的工作重点和难点,因此,对数字档案管理系统进行综合审计就显得尤为重要。

1 高校数字档案管理系统的架构

高校数字档案管理系统的架构通常分为两类,一种是浏览器/服务器应用模式,即BS架构,该架构是客户机、应用服务器和数据库服务器,实现高校数字档案管理系统的各项功能,客户机就是高校各个老师学生所使用的电脑,其通过校园内网可以应用服务器,从而进行日常的档案查询、浏览和录入工作,应用服务器接受来自客户机的请求,然后根据这些请求将其转换为数据请求从而可以访问数据库服务器,数据库服务器存储着高校各种格式的数字档案,有文档、音频和视频。数据库服务器在收到应用服务器发出的来自客户机的请求后就将需求的数据下发至客户机的浏览器里,这样档案系统的用户就可以通过浏览器对档案数据资源进行操作了。B/S架构的档案管理系统优点是访问方便,浏览快捷,便于档案录入,只要客户机能够通过网络访问应用服务器,就可以访问档案管理系统,缺点是无法实现对后台档案数据库的备份、以及大批量的数据库导入处理工作,且访问速度取决于网络速度。

数字档案管理系统还有一种架构是客户/服务器应用模式,是C/S架构,就是客户机需要安装客户端软件,然后通过客户端软件访问应用服务器和数据服务器,C/S架构的档案管理系统优点是用户通过本地的客户端软件可以迅速的访问档案数据库服务器。由于系统的客户端软件维护困难,数据库系统没有办法满足大量客户端同时联机的要求,所以不适合远程连接。

由于两种架构各有优缺点,所以,许多高校的档案管理系统采用B/S和C/S两种架构相结合的模式,即面向用户的采用B/S模式,进行系统管理和数据备份操作的则用C/S模式。

2 高校档案管理系统的功能

不管是利用浏览器的B/S架构还是利用客户端的C/S架构的档案管理系统,其主要实现的功能有:

2.1 档案数据信息标准化功能

档案管理系统的数据源是各种纸质、照片、磁带等形式多样的实物档案,这些实物档案需要按照一定的标准将其转变为标准化数据格式录入到档案系统中,从而才可以建立相应的档案数据库。

2.2 档案数据的安全存储功能

开发档案管理系统的目的是抢救那些珍贵的实物档案资源,实物档案资源的存放对环境、温度湿度等条件要求都很高,而借助计算机技术数字资源存放则很方便,但同时数据资源的可复制性和可更改性则给档案数据的安全存储带来了更高的要求,要在可控范围内既可以实现档案资源的方便查阅同时也确保其完整性和安全性,则是档案系统开发设计时必须深刻重视的一个方面。

2.3 档案数据检索功能

档案数据检索功能是档案管理系统的核心功能,无论是借助客户端软件还是网页浏览器,高校师生都可以通过档案管理系统迅速、准确的搜索查阅到自己需要的档案资源。由于计算机检索的方式多种多样,数据检索的算法也各不相同,档案管理系统的检索效率成为衡量档案管理系统功能强弱与否的一个核心重要指标。

3 高校档案管理系统审计架构

根据前两节分析,高校档案管理系统虽然有B/S和C/S两种架构形式,但是系统运行的硬件、软件平台以及应用系统的功能还是基本一致的,档案管理系统的审计,是在分析其系统的运行平台和应用功能的基础上,理顺系统各组成部分与审计的关系,而明确档案系统审计的审计架构。

高校档案系统审计架构图如图1所示:不管是B/S还是C/S架构,高校档案系统都由三大平台构成,即硬件平台、软件平台和应用平台。

硬件平台:硬件平台包括网络和通信设备与服务器和存储设备,网络和通信设备是档案信息系统运行的基本物质基础。网络与通信设备确保档案资源可以在服务器和终端设备之间、服务器和存储设备之间有效的传输,是档案系统运行的网络基础。服务器和存储设备是档案系统运行的应用基础,档案管理系统通过服务器处理相关请求,并调用存储设备里的档案资源。

软件平台:软件平台由操作系统软件和数据库软件组成。操作系统软件是档案系统运行的系统基础,它根据档案系统的指令去调用相应的服务器、网络和存储等硬件资源。数据库软件则处理着各类档案数据的录入、查询、修改和备份等工作,是档案系统运行的数据基础。

应用平台:应用平台就是档案管理系统本身,负责面向档案管理员和档案查询用户,实现数字档案的日常归档、查询等工作。

由于高校档案管理系统由三大平台构成,因此系统的审计则是要在充分研究分析三大平台的组成和特点上,从系统标准、系统安全和系统绩效三个方面进行审计。

4 高校档案管理系统的标准审计

传统的高校档案工作是按照国家颁布的相应的档案管理标准来操作的,而随着高校档案数字化工作的积极开展,尤其是档案管理系统的开发和应用,为了确保其高校数字化档案工作能够科学、合理、有序的进行,则必须按照相应的信息化标准进行,我国目前颁布的档案行业标准有37个,其中涉及档案信息化的标准有6个,共颁布档案相关国家标准11个,其中涉及档案信息化的标准有4个,对于高校档案管理系统的标准审计,包括以下两个方面:

(1)数据源标准审计

由于高校档案管理系统的数据源是传统的纸质、声像档案通过数字化方式进行加工转化而成的数字资源,这些数字化工作涉及到很多标准规范,如档案信息的数字存储、压缩格式、数据加密、资源标识等,目前我国关于传统档案数字化的标准有2005年的“纸质档案数字化技术标准”和2007年的“文献档案资料数字化工作导则”,因此在对高校档案管理系统进行数据源标准审计时,必须按照以上两种标准规定的内容执行,确保档案系统的数据源符合相应的标准。

(2)数据库标准审计

档案数据库是档案管理系统的核心组成,也是数字化档案工作的建设重点,为了实现档案目录信息资源的共享和高效利用,档案数据库的建设必须按照通用目录格式标准来进行,2006年颁布的“2006中国档案机读目录格式”,是档案数据库建设的指导标准,也是对档案数据库进行标准审计的依据。

5 高校档案管理系统的安全审计

高校档案管理系统存储的数字档案资源是高校档案资源中最珍贵的财富,为了确保这些数据资源真实、完整、安全的存储,必须对高校档案管理系统进行安全审计,根据图1的档案系统结构图,高校档案管理系统的安全审计通常包括以下几个方面:

(1)网络安全审计

由于高校档案系统是运行在校园网络之中,而校园网络时刻面临着黑客和病毒的威胁,档案数据的窃取、滥用和篡改的可能性存在于整个网络之中,因此,必须对校园网络的安全进行审计,发现网络的脆弱性和面临的威胁点,确认相应的安全控制措施是否健全,并且网络安全措施是否得到有效的执行,从而最大限度降低校园网络的安全风险。

(2)硬件安全审计

高校档案管理系统是运行在服务器之中的,其数据资源是存储在专门的存储设备里的,服务器和存储设备构成了高校档案系统安全的硬件保障,由于服务器和存储设备本身具有被破坏和盗窃的可能,且也存在偶然故障的可能,这些都会给档案数据带来致命的损害,因此,对于硬件安全进行审计,就显得尤为很重要。硬件安全审计,就是确保硬件运行的物理环境是否安全,硬件管理的制度是否健全,硬件有没有做相应的冗余备份措施,从而降低硬件运行的风险。

(3)软件安全审计

由于高校档案系统运行的软件平台是操作系统和数据库软件,操作系统是档案系统运行的基础保障,如果受到病毒的攻击和破坏,将会导致档案系统运行崩溃,而数据库系统则存储着档案数据资源,如果遭到破坏或失窃,其损失将难以估计。因此,必须对软件平台进行安全审计,审查其是否建立起科学、全面、规范的安全防范措施,如操作系统是否设置了安全密码、安装了防病毒软件和防火墙软件,数据库是否有相应的备份措施、保密措施和操作控制措施等。

(4)应用安全审计

档案管理系统软件属于整个档案系统的最上层应用平台,其在开发设计中由于人为和自然的原因,可能留下各种隐患和缺陷,因此,必须对档案管理系统软件程序本身进行安全审计,发现程序本身代码所存在的漏洞。

6 高校档案管理系统的绩效审计

绩效审计是对系统资源的经济性、效率性和效果性进行评价和监督,也就是审核其投入是否达到预期的目的。随着各大高校陆续投入大量的财力、物力和人力,建设数字化档案管理系统,那么数字化档案管理系统的建设是否真正的按照当初高校预期的目的,提高整个数字化档案工作的工作效率,使得档案工作更好的服务于全校师生,这就需要借助绩效审计来完成。

(1)经济性绩效审计;

(2)效率性绩效审计;

(3)效果性绩效审计。

7 结语

高校进行档案管理系统的开发和应用,目的是提升整个高校档案管理工作的水平和效率,从而更好的实现档案资源的开发,本文则是在分析了高校档案管理系统架构的基础上,从标准、安全、绩效三个方面研究出一套完整的高校档案管理系统的审计体系。因此,建立一套科学、合理、有效的档案管理系统的评价审计系统,则显得尤为重要。

参考文献

[1]朱铮.档案数字化研究.苏州大学硕士论文,2006.

[2]梁波.浅析高校档案管理工作.攀枝花学院学报,2005.

加强审计业务档案管理之我见 篇5

当前, 审计档案工作还存在一些问题, 如一些审计人员业务档案归档意识薄弱, 审计项目档案归档时间不及时、质量不高;一些审计人员对新的审计档案管理规定了解不够, 部分电子档案归集不规范;信息化浏览技术不成熟, 部分审计档案利用率较低等等。面对这些问题, 要提高审计档案工作水平, 就必须探讨相关的整改措施。在此, 笔者提出以下建议:

一、提高档案管理重要性的认识

要通过培训提高审计人员对于档案管理重要性的认识。可以采取档案主管领导进行《审计机关审计档案管理规定》 (审计署第10号令) 、《审计署审计文件材料立卷归档操作规程》和《审计署审计档案保管期限规定》培训讲课, 及时帮助审计人员掌握审计署关于档案管理的新规定。聘请市政府法制办、档案局专家或者党校讲师到单位进行《档案法》的讲解和宣传, 进一步提高审计人员对档案管理重要性的认识。

二、加强组织领导和制度建设

一要明确抓落实的领导组织。领导重视是抓好业务档案管理的关键。主要领导要把档案管理工作列为重要日程。建立一把手任组长, 常务领导任副组长, 各股室长为成员的档案管理小组。二要明确抓落实的责任。各分管局领导对分管股室负责, 各股室长对本股室负责。三要制定抓落实的制度。按照新出台的《审计档案管理规定》, 对本单位的管理制度和实施细则进行重新的调整和完善, 增强可操作性。

三、档案管理关口前移

加强档案工作事前规划和审中资料收集管理。审计档案由审前准备、审中实施、汇总报告、督促整改等一系列材料汇集而成, 项目结束后再进行档案归集整理很难保证资料的完整性。应将档案工作关口前移, 由目前的事后开展向事前规划、事中管理转变。年初, 由机关档案管理人员依据当年项目计划和时间安排, 提出各项目阶段性归档要求;项目开始前, 将归档时限和相关标准文件传达到位, 为审计组在项目实施中及时收集资料提供依据和参考;审中, 督促审计组成员有针对性地开展审计资料归集、梳理, 在项目实施中及时与法规处、机关档案管理人员沟通, 及时发现并解决影响项目档案质量的各类问题, 确保审计资料收集完整、规范。

四、推进档案管理信息化

一是强化数字化档案管理模式。以审计署开展的档案密网、专网分离工作为契机, 实现通过办公软件浏览非涉密档案, 拓宽审计档案利用的受众范围和共享渠道;建立数字化档案查询室, 在与网络物理隔离的计算机上存储所有审计档案以供浏览;逐步建成查询便捷、浏览迅速的数字化档案平台, 实现“查文查档不翻本、阅文阅档不进库”的科学化档案管理。二是探索档案资源的深度利用。组织财政、企业、经责等各领域有经验的审计人员, 对历年同类项目查出问题进行整合, 分析倾向性问题, 总结先进经验, 进而形成各领域审计项目操作手册;对历年各领域的审计信息成果进行对比分析, 总结信息要点, 为后续同类项目提供参考。三是加强档案理论研究。以数字化档案平台为基础, 加强对档案工作先进方法的研究, 努力提高档案工作的现代化和科学化水平。

五、强化跟踪问效和监督

加强高校内部审计档案管理的建议 篇6

一、高校内部审计档案的重要性

高校内部审计档案是指高校内部审计机构在进行审计活动时直接形成的、具有保存价值的、各种形式的历史记录。

从载体看，高校内部审计档案既包括各种文件、电报、信函、凭证、笔录的原件及复制件，也包括照片、音像磁带等多媒体载体形式，以及以实物形态存在的实物证据等。

从审计阶段来看，立项阶段产生的高校内部审计档案包括审计立项指示、项目任务书等；初步调查阶段包括审计通知书、被审计单位自查材料、初步调查问卷、访谈纪要、审计计划、审计方案等；审计外勤阶段包括审计人员制作的各项审计底稿、从被审计单位或其他单位取得的证明材料等；审计报告阶段则包括审计报告及相关审核记录、被审计单位对审计报告的书面意见、审计处理决定书、审计意见通知书等；审计跟踪阶段则包括被审计单位对审计建议的采纳情况和反馈意见、审计建议、整改情况、跟踪记录等。

高校内部审计档案是高校内部审计管理工作的重要组成部分，对于高校内部审计管理具有非常重要的意义：

1. 高校内部审计档案是审计过程的记录和审计结论出具的依据。

审计人员通过编制审计底稿，将审计过程完整记录于审计底稿中，并收集相应证明文件，从而为审计复核时支持审计结论提供依据。另外，高校内部审计档案还能为事后有关部门和人员了解审计情况提供证明材料。

2. 高校内部审计档案是后续审计的基础。

近年来，为了加强内部管理，高校内部审计机构并不仅仅限于在事后进行审计，而是大量开展事中审计，如每年都开展经济责任审计、基建项目内部控制情况审计等，而在下属单位领导负责人离任审计、基建项目决算审计时，这些事中审计的资料对提高审计效率、缩短审计周期就能起到很大的作用。另外，为了强化审计效果，针对审计意见或建议整改落实情况而进行的跟踪审计也得到重视，而开展跟踪审计项目时，以前的高校内部审计档案就是必不可少的参考资料。

3. 高校内部审计档案是审计质量控制及持续提升的工具。

审计质量控制要求对审计报告进行审定，以确定与审计事项有关的事实是否清楚，审计证据是否充分、有效，被审计单位对审计报告的意见是否正确，审计评价意见是否恰当，定性和处理、处罚建议是否合法、恰当，而要对这些项目进行评价，必须依赖于高校内部审计档案的记录。为提高高校内部审计机构的业务能力，高校内部审计机构还应当定期对已实施的审计项目进行回顾，以从中总结经验教训，这也需要建立完整的高校内部审计档案。

4. 高校内部审计档案是审计沟通的桥梁。

近些年来，中国内部审计加快了与国际接轨的步伐，中国内部审计协会也在全国内部审计机构中倡导“Progress ThroughSharing”，即“共同分享，共同提升”；同样地，审计事业发展也对审计理论的发展提出了内在要求。而无论是分享审计经验还是研究审计理论，都需要审计档案中所积累的丰富素材。

二、高校内部审计档案管理存在的问题

目前，各高校内部审计机构在履行内部审计职能的过程中，已经意识到了内部审计档案管理的重要性，并采取了一些措施加强内部审计档案管理。但由于各方面因素的影响，整体上高校内部审计档案管理工作还不够完善，有许多方面有待改进，具体表现为下面一些现象：

1. 对内部审计档案管理的重要性认识不足。

有的高校领导和审计人员对内部审计档案管理工作的重要性缺乏足够认识，出现“重项目实施、轻档案管理”的状况，认为只要完成了审计外勤、出具了审计报告、提出了审计意见、作出了审计决定就万事大吉了。而对审计文件材料的收集、整理和归档工作有所忽视，严重的甚至根本不进行审计档案的收集、整理和归档工作，仅仅把审计报告保存起来。而有的单位内部审计部门场地缺乏，没有档案管理所需的设施，造成文件资料到处堆放，长期下去，必然导致混乱、遗失现象的发生。

2. 缺乏制度规范。

有的高校对于内部审计档案管理缺乏制度规范，造成审计人员不清楚内部审计档案范围的现象，在收集整理过程中难免遗漏和不合规范，使得内部审计档案不完整；而有的则职责不明确，没有指定明确的档案管理负责人员，审计档案分散在各个项目执行人员手中，时间一长或人员变动时往往发生遗失现象。

3. 人员能力不足。

许多高校内部审计人员业务能力强，但在内部审计档案管理方面没有接受过相关培训，缺乏档案管理相关知识，收集整理的内部审计档案不符合档案管理的要求，既耗费了时间和精力，又无法达到管理的要求；而很多高校档案管理人员则缺乏内部审计相关知识，不清楚内部审计档案的范围，无法主动与内部审计人员沟通，以为仅仅存档一份审计报告就可以了。

三、改进高校内部审计档案管理的建议

1. 提高对内部审计档案管理工作重要性的认识。

高校内部审计档案管理是内部审计管理工作的重要组成部分，相关人员包括高校领导、内部审计机构负责人、审计人员、档案管理人员都必须重视此项工作，严格按照相关制度、准则的规定，进行内部审计档案归档及管理工作。尤其是领导干部更应深刻认识到高校内部审计档案管理对高校内部审计工作以及对高校内部管理的重要作用，为内部审计机构设置良好的条件，以促进其提升内部审计档案管理水平。

2. 加强制度建设。

为提升高校内部审计档案管理水平，应建立健全各项制度，包括审计工作底稿规范、审计质量控制规范、审计项目档案规范等，做到审计档案管理职责明确，要求清晰。另外，在审计档案管理相关制度中，还应明确奖惩，建立起“有错必究、有善必奖”的机制，以促使相关人员严格按照制度规定收集、整理以及归档、管理内部审计档案。

3. 加强人员培训。

除提高对内部审计档案管理工作重要性的认识、加强相关制度建设外，各高校还应加强对涉及该项工作人员的培训，对于内部审计人员，应对其加强档案管理意识、技能的培训，对于档案管理人员，则应使其了解内部审计档案的具体要求。

4. 改进管理方法。

随着信息化在高校中的应用，给高校内部审计档案管理提供了新的工具。计算机在档案的收集、整理、索引、查询方面具有人工所不具备的高效率，因此在高校内部审计档案管理工作中有必要引入计算机技术，建立内部审计档案信息化系统，进一步提升高校内部审计档案管理工作水平。

内部审计档案质量管理问题及对策 篇7

一、内部审计档案管理的特征与作用

(一) 内部审计档案管理的特征

1.公正性和客观性。从法理的角度讲, 审计监督是作为一项重要的经济监督活动存在的, 在社会事务中扮演着重要角色, 具有公正性和客观性。这是因为, 借助专业的审计单位按照法律程序进行的内部审计、以及借此得出的审计结论, 不仅具有社会性质也具有一定的法律效能。从这个角度讲, 内部审计档案和相关文书也就体现出了审计监督的公正性和客观性。当然, 在内部审计档案管理过程中, 需要保证取证材料的完备性和审计材料的真实性, 唯有如此, 才能使内部审计档案更加公平和公正。

2.专业性和程序性。内部审计档案可以反映与记录审计监督, 但是审计监督的特殊性决定了内部审计档案具有专业特点。比如, 审计文书的制作、归档和立卷、相关材料的整理等, 都要求按照审计条例严格执行, 所有这些都表明内部审计档案管理工作具有专业性和程序性的特征。

3.关联性和整体性。一般而言, 内部审计监督工作分为以下步骤:首先要明确被审计的对象, 由此拟定相关的审计方案, 并借此组建审计组;其次要对被审对象发出审计通知书, 以已经拟定的审计方案和蓝本执行审计;最后要对审计工作加以总结, 通过撰写审计报告等对被审计对象给出相关意见和建议, 得出审计结论。以上步骤紧密相关、步步相连、缺一不可, 只有将这些环节关联在一起, 才能保证完成对内部审计对象的证实和评价。与此相对应, 内部审计档案管理也必然体现联系性的特征, 只有这样, 才能将审计事项的结果与进程系统而全面的反应出来。

(二) 内部审计档案管理的作用

1.进行内部审计档案管理不仅能够为提高内部审计工作质量积累资料, 还能为内部审计的理论研究贡献素材。借助内部审计档案管理, 不但能够相对系统的总结内部审计实践中的经验与教训, 还能在探索内部审计工作规律的同时, 为其规范管理奠定基础。更为重要的是, 在内审档案管理过程中通常会积累下大量的案例素材, 这为内部审计机构的审计学术理论研究和实践能够提供必要的指导——为事前审计调查提供数字依据或者为审计事项作记录, 如此等等。

2.为连续审计提供资料。无论是对企事业单位还是其他类型的社会组织, 内部审计档案管理都能够为其提供相关资料和指导。一般而言, 内部审计档案涉及到社会组织内部审计工作中呈现出来的所有 (重要) 资料, 这些资料通常能够系统、完整、客观的反映了社会组织的内部审计过程以及其他基本情况。因此, 内部审计档案能够在审计工作结束之后用作后续复核与备查的根据;此外, 也能够为相关部门、人员提供相应的证明材料。

二、内部审计档案质量管理中存在的问题解析

(一) 档案管理时效性缺位

大量的事实表明, 在内部审计档案的利用过程中, 其时效性并不明显。实际上, 在档案管理过程中, 应该极力体现内部审计档案的凭证价值, 最大限度的突出审计的作用。但是, 不可否认的是, 一些内部审计档案的案卷并未为实际工作提供必要信息, 也未能按照既定的计划和目的对档案信息加以开发和利用, 当社会组织想要做出重要决策时难以为其提供参考依据。出现这一状况的原因是多方面的, 比如, 一些单位的领导、审计人员会有意无意的忽视相关文件材料的收集和整理工作, 认为整理大量的原始凭证是没有必要的甚至是浪费时间和精力的, 在一些单位甚至不设专职的内审档案管理人员, 相关工作都是由其他工作人员接手代为管理, 而随着时间的推移与人员的变动, 一些重要的资料和文件也就逐渐消失, 试图调用时已经无法找寻。这种现象的存在已经严重影响了社会组织正常的运转, 也对内部审计工作的可持续进行设置了“人为的障碍”。

(二) 档案管理制度化缺位

在我国一些社会组织中, 内部审计管理人员在做审计项目时, 通常认为只要出具了审计报告, 也提出了审计意见, 内部审计项目也就因此而结束, 而对相关文件资料的归档和管理工作却不及时做完, 甚至不按照相关法规、要求进行整理。因此, 一旦实际工作中要求查找相关资料, 就会捉襟见肘, 难以继续, 影响到后续工作的开展。出现这一状况的原因在于这些单位的内部审计档案管理制度化缺位, 档案安全工作责任制未能很好落实。此外, 一些单位的内部审计档案管理的安全性较差, 日常工作未能按照规范展开, 甚至脱离《档案法》的要求, 工作中存在明显的盲目性。

(三) 档案管理人员素质缺位

从目前我国内部审计档案专业人员队伍的整体情况看, 从业人员的学历层次和理论水平并未达到应有的水平, 较低的专业素质对应着较低的档案管理水平, 这一现象和新时期内部审计工作的发展要求相去甚远。比如, 一些审计档案管理人员并未具备专项管理经验, 加之管理观念缺乏, 导致在实际工作中难以完成审计工作中档案归档、管理和调用等相关工作。出现这一问题的原因是多方面的, 其中一个重要原因便是对审计人才的培养力度欠缺, 对审计专业人员的素质和动手能力未给予应有的关注, 加之在继续教育方面没有作出应有的要求, 致使很多档案管理人员的管理水平处于较低水平, 档案管理工作也停滞不前。

三、内部审计档案质量管理对策

(一) 从档案保管向档案开发转变

对审计部门来说, 需要持续重视内部审计档案管理工作, 并从档案保管向档案开发转变, 即从单纯的保管档案和管理档案, 转向开发和利用审计档案, 不断发掘档案的价值, 使之更好的为社会服务。在这一过程中, 还应进一步总结内部审计档案管理和应用的经验, 最大限度释放审计档案管理的价值。当然, 内部审计档案管理要服从社会组织管理的中心, 比如以开发利用为目标, 借助电子化审计档案资料, 编制和设置审计提示, 以此促进审计成果的运用与转化。此外, 也可以对各级审计检查发现的问题加以收集和整理, 并以此为基础构建内部审计档案库, 以此作为规范业务操作的有益参考。

(二) 强化档案管理的监管

为了保证内部审计档案能够发挥更为明显的社会功效, 应该在传统档案管理的基础上, 加强对档案的监督。比如, 任何一个审计项目自审计任务下达之日起就应该成立相应的审计小组, 然后按照既定的环节, 完成审计任务, 形成审计档案——审计项目立项→制定审计工作实施方案→下达审计通知书→具体审计程序→完成审计任务→形成审计档案。在这一过程中, 需要对相关的文件、资料进行清理和整理, 保证其完整性和系统性, 重点要关注审计文件材料是否齐全, 重要文件是否完整等;此外, 要按照保存价值对文件材料加以取舍, 比如在审计报告中所列问题无关的或者未经核实材料、审计文书的修改稿等, 都应选择舍弃, 精简档案管理的内容, 强化档案管理的价值。

(三) 严格遵循审计档案管理要求, 规范案卷材料

为了提升内部审计档案管理的质量, 更好的服务于社会组织的正常运转和内部审计的可持续进行, 需要严格遵循审计档案管理要求, 规范案卷材料: (1) 按单元排列。当前, 我国内部审计档案管理的排列没有统一的标准, 有的按照结论进行分类, 有的按照立项和备查进行分类, 但无论是其中的哪一种, 都应保证分类清楚, 极力避免装错现象的发生; (2) 按项目立卷。保证任何一个内部审计项目都应对应一卷或者数卷文件材料, 严禁将不同项目的文件材料合并在一起, 以免引起混淆和管理上的混乱。比如, 对那些对跨年度结束的审计项目应该独立成卷, 或者进行案卷材料的分别装订, 分门别类, 便于调用。

(四) 强化档案管理人员素质的培养

对内部审计档案管理来说, 要想提升管理质量, 需要借助制度加以完善和优化。而为了实现这一点, 应该强化档案管理人员素质的培养。为此, 要借助多种渠道和多种力量, 不断强化对内部审计档案管理人员的培训和教育, 使其能够根据工作要求, 持续提升档案管理技能和职业道德修养。只有这样, 才能紧跟现代档案管理的步伐, 才能在不断丰富知识和技能的同时, 实现自身的进步和素质的提升。此外, 时代的进步也对内部审计档案管理人员的素质提出了更高要求, 所有从事档案管理的人员只有严肃认真、爱岗敬业、无私奉献, 才能得到组织和社会的认可, 才能提升内部审计档案管理的质量, 为后续工作提供必要的帮助。

摘要：内审档案的质量直接关系到审计工作的客观性和可持续性, 是影响审计工作水平的一个重要的基础性因素, 本文对此做了一些的探讨。

关键词：内部审计,档案质量

参考文献

[1]肖文英, 马有生.浅谈内部审计档案管理的几个问题[J].内蒙古科技与经济, 2013 (1) :91-92.

[2]赵轶群, 韩璐.审计档案管理在审计质量工作中的地位和作用[J].北方经济, 2014 (1) :56-57.

[3]郭曙.关于高校内部审计机构档案管理的思考[J].现代审计与经济, 2013 (4) :37-38.

[4]娜仁高娃.浅议企业内部审计档案管理[J].特区经济, 2010 (8) :91-92.