数字档案资源

数字档案资源（精选十篇）

数字档案资源 篇1

关键词：高校,数字档案资源,建设,问题,策略

当前,随着信息技术的飞速发展和Internet的普及,传统档案馆向数字档案馆转变成为历史发展的必然。从2000 年全国第一次数字档案馆建设工作研讨会,到2013 年国家档案局局长杨冬权《在全国数字档案馆(室)建设推进会上的讲话》,已经历了13 年。这期间,全国各级各类档案馆(室)都广泛开展数字档案资源建设工作,成效显著,涌现出一史馆、北京市档案馆、江苏省太仓市档案馆等一批先进典型[1]16。但从全国范围看,建设的广度和深度还远远不够。高校档案馆是永久保管档案的机构,是我国档案体系的重要组成部分,但该项工作严重滞后,存量数字化和增量电子化这两个体现数字档案资源建设水平的指标低下,大多还处于刚起步或拟起步阶段,制约着我国数字档案馆建设进程。笔者结合实践,在深入分析存在的问题及形成原因的基础上,提出相应的对策建议,以期对高校数字档案资源建设工作有所裨益。

一、存在的问题及形成原因

1.馆藏档案数字化制约因素多。高校档案馆现存档案以传统载体档案(纸质档案、音像档案)为主,对馆藏档案的数字化加工是数字档案资源建设的首要任务。但受人员、资金、技术规范短缺等因素的制约,这项工作总是被推迟、被搁置。据2012 年《山东省统计局年鉴》,全省共有本科院校62 所[2],百度搜索各高校档案信息网站,据不完全统计,馆藏档案少则5-6 万卷,多则10 余万卷。以某一省特级档案馆为例,截止到2013 年底,馆藏档案99623 卷,6 个档案全宗,14 个档案门类,年立卷量8 千余卷(件),年利用率6 千余卷(件),有6 名工作人员,应对日常工作尚且捉襟见肘,难以抽调人力负责工作量巨大的档案数字化工作。再者,高校档案部门是全额行政拨款单位,经费投入有一定的量化标准,满足数字化技术要求的专业扫描仪、刻录机、数码相机等仪器设备,所需经费不菲,难以在短期内购置齐备。另外,目前我国档案数字化工作管理规范仍处于探索研究阶段,可依据的主要有针对公共档案馆的《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005) 和 《缩微胶片数字化技术规范》(DA/T43-2009),全面性和系统性不足,而且仅有的标准大多是原则性的条款规定,如《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)中,未规定档案特性(纸张弹性、厚薄,字体清晰度等)对扫描方法的要求,筒子页的处理方法,原文扫描与目录录入的挂接问题,扫描图像质量与存储格式要求等等,实际操作时指导性不足。有些标准内容值得商榷,如第5 项“档案整理”中第6 小项要求“,扫描工作完成后,拆除装订物的档案应按档案保管要求重新装订”。如此弊端显而易见,其一,来回拆装有损档案,尤其对于早期的珍贵档案,年代久远,纸张质量下降,保证实体安全不易。其二,原件数字化后利用率降低,重新装订费时费力,且按“卷”管理弊端多多[3]55。另外,由于我国高校档案工作有着不同于国家公共档案馆的特点,因而现有的技术规范针对性和实用性不高,难以满足高校档案数字化工作实际需要[4]124。以上种种,导致高校馆藏档案数字化工作启动迟缓。

2.公务(业务)电子文件接收渠道不畅。目前,学校OA办公系统流转的电子公文及各职能部门(教务、设备、科研等)业务管理系统中形成的电子信息文件,已成为高校新形成文件的主体。这些电子文件本身就是数字化文件,且规范性、标准性好,价值高,可直接用于全文检索利用服务,是数字档案的重要来源。但由于高校在信息化建设过程中缺少统筹规划,各管理系统仅仅是从满足本单位自身应用的角度开发或购置,导致与档案信息管理系统相互间难以实现无缝链接和深度关联,电子信息孤岛现象严重。据调研,高校档案馆每年新增的电子档案,大多是启用档案信息管理系统后,各立卷单位上传的文书类电子文件(纸质发文的电子备份)、学校新闻中心录制的音视频资料以及各学院毕业班级合影、授予学位仪式电子照片、光盘等,内容和结构非常单一。借鉴《中国档案》2010 年第10 期《时讯视点》中“大朗镇档案馆云档案”中的形象比喻[5]11,推而广之,若将学校档案馆类比于自来水公司,档案信息管理系统是蓄水池,各业务信息管理系统是水龙头,自来水管道就是各信息系统之间的关联,管道不通,形成空有硬件系统、软件系统,而无实质性内容的尴尬状况。

3.档案人员电子信息捕捉能力不足。高校各部处中心和二级学院为方便教学、科研、管理、服务和宣传之需,纷纷建立自己的信息网站,形成了大量有价值的网页、多媒体等类型的电子文件,内容涉及通知、公告、报道、专题报告、国际(国内)学术会议、招生就业、人才招聘、人才培养、校友信息、国际交流等方面的电子文本,还有精品课程、多媒体课件、讲课比赛等音视频资料。另外,随着信息技术的发展,互联网、新闻媒体上载有大量与学校有关的新闻报道,如学校动态、名师专访、学子风采等,形式不一而足。但由于传统归档制度下被动收集的思维定式,档案人员一直忽视或者无视它们的存在,更无意识制作相应的纸质材料归档保存。这些电子数据对丰富数字档案内容,推进数字档案资源建设发展进程至关重要。如不及时采集归档,随着相关信息网站的改版,信息技术的升级换代等诸多不确定因素而散失,造成难以弥补的缺憾。

4.数字档案资源建设协同意识薄弱。高校数字档案资源涉及的部门多、范围广,需要各个单位和部门的大力支持和共同参与,才能从根本上做好。以笔者单位馆藏实物档案中获奖证书的实体件和数字件收集为例,目前归档的主要是以学校名义所获的国家级教学、科研奖励证书(如国家科技进步二等奖、国家级教学成果二等奖),共12 件。实际上,应归档的远不止这些。据学校主页“学校简介”[6],“十一五”期间,学校获得上级科技奖励713 项,其中国家级科技奖励5 项、省部级科技奖励218 项。“十二五”以来,获得上级科技奖励641 项,其中国家级科技奖励4 项、省部级科技奖励177 项。2013 年获科技奖励246 项,其中国家级奖励1 项、省部级奖励51 项,授权职务专利633 件。尤其值得一提的是,仅2013 年学生在学术科技竞赛中获国家级奖励319 项,其中一等奖39 项。由于档案部门协同意识薄弱,这些获奖证书在由相关职能部门简单登记后,未经数字化处理制成电子备份件,便直接分发到有关单位或师生个人手中,极大地增加了档案部门的收集难度,造成数字档案资源的缺失。

二、解决问题的对策建议

1.科学规划,抢抓机遇,推进馆藏档案数字化工作。表面上看,高校档案存在馆藏量大、全宗多等突出问题,我们一方面要克服畏难情绪,做到心胜。另一方面,还要理性分析高校馆藏档案的特点。我们知道,高校利用率较高的档案门类主要集中在行政类(行政综合、人事、审计、总务等)、党群类(综合、纪检、组织等)、教学类(综合、学科与实验室建设、招生、学籍、学位)、科研类(综合、科研项目)、基建类(基建项目)和财会类(会计报表、账簿、凭证),另外还有部分利用率不高但较为珍贵的档案,如建校初期、中期的永久卷、长期卷的纸质档案,以及反映学校重要事件、重大活动的声像档案、实物档案,约占总量的50%左右。因而与国家公共档案馆“全面数字化”战略不同,以应用为导向应作为高校馆藏档案数字化的指导原则,科学划空,分步实施。同时,积极争取勤工助学岗位,鼓励教工带领学生利用假期时间集中精力来做这项工作,明确任务,强化绩效。对因资金不足导致设施设备短缺的状况,档案馆一方面要积极申请专项资金或特殊审批,另一方面要抢抓机遇,借力发展。中国科协自2010 起,在全国范围内开展“老科学家学术成长资料采集工程”,采集相关老科学家的口述、音像、实物及其数字化资料,国家拨付数量可观的经费支持,主要用于购置扫描仪、数码相机等数字化设施设备。W高校是老科学家集中之地,山东省有山东大学、中国海洋大学、中国石油大学、山东农业大学、山东科技大学等院校纳入“采集工程”实施单位。高校档案馆具备“采集工程”所需资料的整理及数字化处理人员优势,是该项目的主要承担者或参与主体。因此,一方面,高校馆藏档案数字化工作可与“采集工程”合力共建,提高设施设备的利用率。另一方面,项目结束后,积极争取相关设施设备留存档案馆,在档案数字化这项长期而艰巨的任务中继续发挥作用。

2.优化方案,完善公务(业务)电子文件接收渠道。进一步提升档案信息管理系统软件性能,尽快升级、扩展为能适应OA办公系统和各业务管理系统的新一代档案管理软件,实现相互间的有效无缝对接,对新形成的电子文件能够实现远程跟踪和实时接收,使档案信息管理系统成为全校各信息管理系统的汇集点,建立起全面、高效的电子文件管理体系。短期内,因资金、技术等原因暂时不能解决的,可采取物理归档的方法,将OA办公系统中逻辑归档的电子档案(上级来文、校内党政文件)拷贝后,批量上传档案信息管理系统,完成对公务电子文件的全文采集。同时补充系统购置前,校内党政打印的所有电子文件的全文归档。对于教务、设备、科研等不同业务管理系统中的电子数据,可借鉴华南农业大学档案馆的做法,将经筛选和处理的不同格式的业务数据先导入通用临时数据库Excel中,再将Excel中的信息导入档案信息管理系统的目录模块,实现对专业档案数据信息的批量采集。值得注意的是,对于应用档案信息管理系统较晚的档案馆,建议可搭乘学校信息化发展的便利,直接挂接本校的信息资源管理平台,在系统设计时添加档案管理模块,一步到位,提前规避公务(业务)电子数据接收障碍的问题。

3.开放思维,提高电子资源获取意识。强化档案实体与信息分离的数字档案资源建设工作理念,以开放的思维,全方位、多角度地开展电子档案的收集工作,这方面南京大学档案馆的做法值得我们参考借鉴。近年来,该馆在充分利用自身技术优势和先期建设成果的基础上,研究开发了校内网页全文信息采集归档系统和互联网上全文信息采集系统,并建立相关全文数据库。建成以公文(业务)电子文件为主,延伸到相关网络信息资源库的收集体系。同时,为保证电子文件的安全可靠和长期可读,该馆通过“南大之星”档案信息管理系统软件的“电子文件转换中心”功能模块,实时将类型各异的电子文件统一转换成pdf格式进行归档保存。这一措施,无疑极大地提升了对各类数字资源的获取力,抢占了高校数字档案信息的制高点。

4.加强协同,提高新增档案数字化程度。充分发挥相关职能部门信息源作用,提高协作意识,将新增档案的数字化工作嵌入到其业务工作中,既要保证文书类档案“应归双归”(实体件和电子件),对于实物类(如获奖证书、专利证书、废旧印章等)、声像类(如纸质照片)等特色档案门类,亦是如此。如文书类档案中除党政行文(有纸质件和电子件)外,其他绝大多数仅归档纸质件的如工作计划、工作总结、重要通知、公告、协议书等,档案部门应提请归档单位制作时保留电子版,并及时指导收集整理。对于前述的以个人名义获取的实物类证书,建议先由相关职能部门或档案馆采用数码设备(扫描仪、数码相机)制作相应的电子备份件归档后再下发(因师生对其利用率较高,一定时期内暂由个人保存),从源头上确保新增档案的数字化程度,使这项工作逐步常规化。

5.标准先行,制度推动。数字档案资源建设需要在自上而下科学规划的基础上全面推进,而不任由自下而上各自摸索前行。针对我国高校数字档案资源建设滞后的局面,笔者认为教育行政主管部门应根据数字校园发展的需要,尽快将档案工作纳入其中,在广泛调研的基础上,结合高校档案工作实际,利用高校科研力量,研究制定适合高校校情的档案数字化系列标准,包括不同载体档案数字化加工环节、数字化成果存储的相应技术要求和管理要求,为高校数字档案资源建设提供理论支持。同时,严格制度管理,在深入领会2014 年5 月中共中央办公厅、国务院办公厅下发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,参考各省市档案局为贯彻落实《意见》相继出台的《档案工作科学化管理规范》,尽快制定《档案工作科学化管理规范》及具体测评办法,将数字档案资源建设纳入考评系统,给予高分值的计量和进行评比的敲门砖,促进高校档案数字化工作快速、健康和科学发展。

数字档案资源 篇2

［ 作者：丁转贴自：本站原创点击数：235文章录入：admin ］

为适应网络、通讯和多媒体技术迅猛发展的新世纪信息化建设需要，目前各地档案馆都在积极引用计算机技术和网络技术开发档案信息资源，进行档案信息化建设。档案信息化和网络化已成为档案工作必然的发展方向。

而档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。

一、档案数字信息资源建设的主要内容及信息获取方式：

档案数字信息资源建设主要指馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收，它的主要形式有馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。其信息资源的获取渠道与方式主要有：

1、现有馆藏各种传统介质档案的数字化。主要是通过多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、网络技术等手段，将馆藏纸质、声像、缩微胶片等各种传统介质档案通过计算机著录、扫描仪扫描或数码相机拍摄等方式进行数字化处理，并将数字信息整合到相应的档案信息数据库中，实现数字化档案资源在网上的发布和传递。

2、收集和接收应归档的各种形式的电子文件及其元数据。主要有两种移交接收形式，一种是网络在线移交接收，即将需移交的电子文件通过网络直接传输到档案馆，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案馆；另一种是介质移交接收，即将电子文件存储在一定的介质上，再移交给档案馆。

3、采集有档案性质的行业、专题信息资源库。除了上述档案文件之外，各种具有档案性质的政府和行业信息及专题资源库也是档案馆数字资源建设的重要采集内容，它可以通过网络在线采集网上现有的各种信息资源库，也可以根据社会需求，采购一些全文光盘数据库补充档案馆数字资源建设的不足。

4、下载互联网上其他具有档案价值的信息。互联网上其他零散、无序的具有档案价值的信息也是档案馆数字信息资源建设采集的对象。例如，各网站的历史照片、新闻报道、网页、统计数据、历史事件的声像资料等，将有档案价值的网络信息下载到本地，经过整理、组织、加工可成为本地的现实资源。

二、档案数字信息资源建设应注意的几个问题

1、档案数字信息资源建设应切合实际，科学规划

近年来随着国民经济的发展进步，档案部门也正逐步改变过去那种封闭、落后的状态，然而，地区差别、行业差别乃至上级领导重视程度的差异，使得不同档案馆在资源、条件与基础等方面仍然存在着较大差异。而档案数字信息资源建设又是一项需要运用各种先进技术、投资多、开发周期长的系统工程。如果脱离实际盲目跟风、追多求全，不仅容易造成极大的浪费，还有可能产生事倍功半的效果。因此，在规划档案数字信息资源的建设时应首先进行全面的调研，如：档案馆和文件生成部门的现代化管理水平、计算机及网络普及程度、办公自动化状况、资金与设备条件，归档人员及档案工作者的业务素质与技术水准，新进档案及馆藏档案概况、特点等等。在广泛调查、系统分析、深入研究的基础上，结合自身实际、社会需求、本地区或本单位的需要，按“统筹规划、分步实施、突出重点、资源共享”的原则进行档案信息资源建设的规划和部署，并注意将分步实施和远期规划有机地结合起来。有条件的，可将重点放在中、长远规划上，以尽量减少重复投资所造成的浪费；而条件差点的档案馆，可按轻重缓急采取分步进行、逐步完善的办法，并按规划有计划有步骤的实施和检查各阶段的建设目标，争取以最小投入获得最大收益。

2、馆藏档案数字化要注重实效，要在鉴定的基础上优化选择

馆藏档案数字化是档案数字信息资源建设的一个重要组成部分，也是影响档案资源信息化和档案信息开发、利用的重要因素。仅就信息资源建设来讲，将馆藏档案全部进行数字化，对馆藏信息资源的丰富性和完整性无疑是有益的，但对目前大多数在资金、人力、技术、设备等资源都还相对薄弱、匮乏的档案部门来说，这将会大大增加档案馆的经济负担。因此，馆藏档案数字化要注重实效，要在鉴定的基础上优化选择。

一是分析馆藏，根据本馆实际馆藏情况确定数字化目标，鉴定出需要优先数字化的档案。如：以提高利用效率为目的，应以利用者需求为中心，总结、分析和研究信息时代个人、本单位及社会各界不同利用者利用档案的心理和需求，预测利用重点，从而选择出利用频率较高、用户需求量较大的档案优先数字化。这样不仅能提高利用效率，同时也可减少或避免对档案原件利用频繁所造成的磨损和破坏。如果以保护档案原件为主要目的，应首先保证那些存储载体易损或不稳定的档案原件以及稀有、珍贵的历史档案原件优先进行数字化，使其成为数字化的多媒体文件，以实现在计算机上检索、浏览和利用档案。这样就可以避免或大大减少对档案原件的使用，从而达到减少磨损、保护档案原件以及抢救档案信息内容、避免信息进一步丢失的目的。

二是分析数字化技术的难易程度，遵循先易后难的原则。由于馆藏数字化技术对不同物理形式的档案原件，其信息转换技术的要求和支持程度有所不同。因此，有些档案可能会因目前技术条件的制约难以进行数字化，或虽可进行数字化但无法达到满意的数字化效果。因此，数字化时应分析其数字化技术的难易程度，对那些目前技术上较难处理或处理效果达不到要求，或虽能达到要求，但相应付出的成本太高的档案，可暂缓进行数字化，因为数字技术的发展很快，待技术的发展能较容易的解决问题时，那时再做数字化可能较之现在会收到事半功倍的效果。

第三、由于档案绝大多数都是“孤本”，因此应分析馆藏资源，挖掘本馆精华，选择本馆独有的、具有资源优势的专题和项目，打造品牌特色，开发、建设特色数字化档案信息资源系统，实现网上各档案馆档案信息资源优势互补和馆际资源共享，从而避免重复建设，保证馆藏数字化建设的效益。

第四，档案作为原始的历史记录，是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的各种原始记录，记载着许多重要的秘密。档案信息数字化后，一般都会在网上传播利用，因此，涉密档案信息的安全与保密问题也是档案信息数字化时应重视和关注的问题。

3、电子文件的收集刻不容缓

办公自动化的开展，产生了大量的电子文件，电子文件是档案数字资源的重要来源和组成部分，然而目前电子文件的收集归档仍是制约档案数字信息资源建设的瓶颈，各单位的电子文件大部分还处于无序状态，而电子文件信息与载体的可分离性、信息易更改、安全性差的特点，决定了电子文件如果不及时做好收集、积累和归档工作，随着时间的推移，将会有越来越多的电子文件散落、丢失，同时文件的原始性、真实性和完整性也难以保证。因此，电子文件的收集与归档刻不容缓。

首先充分研究电子文件的形成规律，加快制订电子文件的管理标准。由于电子文件在记录方式、载体形式等方面与纸质文件不同，使得电子档案在管理内容、管理方式和方法上也与传统档案有所区别。因此，必须根据电子文件的特点和特性，加快制定相应的收集、鉴定、登记、归档、安全等管理标准，为电子文件的标准化、规范化管理提供依据和保障。

其次、努力争取领导支持，主动介入本系统、本单位办公自动化建设，争取把电子文件归档与管理功能设置作为单位审批办公自动化项目的内容之一，通过技术支持与制度建设，建立起完善的电子文件归档机制。积极研究开发并推广应用文档一体化的电子档案管理系统，做好与本单位办公自动化及各类数据库系统的有效衔接。依托数据交换平台，多层面、多门类采集需要长期或永久保存的、符合归档要求的各种电子信息。

第三、做好各类现行电子文件的收集积累工作。对于必须长期或永久保存的、符合归档要求的各种现行电子文件，无论是文本、图形、表格文件，还是影像、声音、多媒体等文件；也无论是草稿性或辅助性文件，还是在网上呈批后成为定稿的或正式的电子文件，只要有保存价值，就应及时归档。避免一方面是已生成的电子文件无法归档而流失，另一方面日后档案馆再花费大量的人力物力去重新扫描、著录等重复劳动，更重要的是防止有些信息（如有重要修改过程的草稿性文件等）一旦被覆盖就难以再恢复，从而造成不可挽回的损失。同时还应注意电子文件的相关背景信息及动态电子文件信息的收集积累，以保证电子文件的真实性、完整性和有效性。

4、做好网络信息的采集积累

因特网是一个包含众多信息格式、众多信息内容的信息混合体，是一个极具价值的信息源。与有着信息质量控制机制的传统信息发布和传播模式相比，自由、开放的因特网为用户提供了更为方便、更加快捷和更为广泛的信息获取渠道。因此，下载网络上有价值的信息也是获取数字信息资源的重要渠道。但是网站成千上万，网络信息浩如烟海，不可能也做不到全部都进行搜索和采集。而且，网络的自由与自发特性，使得网络信息的发布缺乏质量控制机制，虽有一些单位、机构落实专人进行控制，但大多数信息发布随意，从而导致网上信息来源复杂，信息资源良莠不齐，信息的真实性、可靠性得不到完全保证。

因此，网络信息的搜索和采集必须注意要有所选择，一是要把关注的重点放在那些能长期提供信息、而信息内容范围又较为稳定并能经常进行更新、维护的固定性网站，如政府机构、企事业单位、学术团体、网络公司等机构网站。相对于那些提供信息内容范围经常会发生变化或产生信息的随意性很大或随时都可能会消失的网站，如一些个人网站或正在试运行的网站等非固定性网站。这些出自机构的固定信息源，其信息的真实性与可靠性相对较高，信息的内容范围也比较稳定，因此更符合信息资源建设的标准和要求。

为了保证网络系统检索的速度与稳定性，网络系统中的信息需要定期删除，一般来说，因特网上网页的平均寿命只有几十天，一旦网页更新，以前的资料将逐次消失，失去的信息将难以恢复。网上信息这种易逝性的特点，大大增加了网络信息资源收集、积累的难度。因此，为了确保有保存价值的信息资源的安全，应有目的、有计划地进行搜集和保存相关的信息资料，如新闻报道、行业信息、统计数据等，及时将其中有档案价值的信息下载到本地，经过整理、组织，收入馆藏，从而确保信息资源的安全。

另外，网络信息资源的使用权与所有权问题也是网络信息资源采集时应特别注意的。关于如何利用网上数字信息资源方面，当前法律方面还无明确规定，所以对本单位以外的网站信息进行下载、归档时，有可能涉及到版权问题时，应尽量与网站所有单位协商，从而避免可能产生的侵权和纠纷。

参考文献：

[1]、《档案信息化建设讲座》深圳档案局网站

[2]、刘 轩：《 档案数字化的策略分析及系统构建》《 北京档案》2004年第 12期

[3]、徐义全 电子文件系列讲座《电子文件的收集积累》《北京档案》2001年第1.期

[4]、夏晓慧/窦红梅《关于数字信息资源的另一面》

数字档案资源建设研究 篇3

关键字：数字档案；长期保存；数字档案共建

数字档案资源，是必须要借助电子计算机等信息设备进行管理和利用的档案资源的总和。数字档案资源馆藏主要由虚拟数字档案和实体数字档案两种。档案馆数字档案资源建设方案应该包含数字档案的收集、建设、长期保存和评价四个方面。

1 档案资源的收集

电子档案资源的类型主要包括电子文档、电子文件、图片、视频等类型的数据。数字档案资源库的建设主要有本地和镜像两种。建立本地数字档案资源库，这种模式就是将数字资源库安装到本地服务器，根据IP来限制局域网的访问范围。这种模式不需要认证，也没有人数限制。数据的更新方式一般是采用硬盘或者通讯的方式进行追加更新。这种模式的优点是：数据稳定，不限制用户使用，没有通讯费用，方便进行构建一站式检索。该模式的不足之处：硬件投入较大，对服务器的要求比较高，系统维护成本较高，需要专门的人员进行定期更新。第二种模式是采用数据档案资源共建共享的模式。这种模式是将数字资源库安装在某一个机构，其他的附属机构进行共同使用。这种模式有利于资源的共建共享，成本较低，维护方便，但由于档案资源的特殊性，决定了档案资源在上缴上面容易出现问题，如格式、档案隐秘性特征。

机构可以根据自己的实际情况，搭建属于自己的数字档案管理系统。系统的建设模式主要有自建、与公司联建、机构联盟共建三种模式。（1）独立建设。机构自己出人力物力进行构建，这种模式对技术要求较高，资金成本较低。（2）与公司联建。这种模式是机构提出构思与资源，软件公司进行系统的开发，这种方式资金成本较高，设计出来的数据库也比较先进。（3）联盟共建。建立档案机构联盟，各个成员机构共同建设数据库，技术与资源同时共享，建设成本均摊，这种模式主要考虑产权和数据库维护问题。

各个档案机构在建设数字档案库的时候，需要考虑以下几点影响因素：（1）本机构档案的资源整体情况。主要包含资源数量、用户数量、资源挖掘程度和档案机密性。（2）本机构的硬件与软件情况。硬件主要包括服务器、网络环境、存储情况等，软件情况包含数据库软件、操作系统、以及数字资源的技术维护力量等。（3）经费情况。当年或者未来几年在数字档案建设方面的经费预算。

2 数字档案长期保存方案研究

数字档案建设是一个资源积累的过程。数字档案资源不同于纸质档案之处在于其保存对实体空间占用比较少，所以不像纸质资源那样需要定期的保养。数字资源长期利用主要需要考虑的是资源的积累和长期保存方案。数字资源保存一般包含数字档案缴存制度、数字迁移和数字仿真技术。

2.1 数字资源缴存制度。这里主要是指机构或者机构联盟自建的数字档案库的缴存制度。应该从政策的层面上建立一定的制度来保证数字档案资源的长期积累和保存。笔者认为机构应该从以下几点来确保数字档案资源来源：（1）明确收缴的内容。如机构成员的论文、著作和专利等；没有经过正规出版的如研究报告、博客、学位论文等；机构和个人活动的记录，如会议文献、PPT课件等。（2）明确收缴主体。一个单位应该指派一名专门的人员负责上传或者上缴数字资源，责任到人，同时也有利于部门机构数字档案资源的收缴。（3）建立权益保障机制。对按时缴存的机构可以实行定量的积分制，然后分别赋予不等的权限，同时单位应该建立一套的奖励制度，来鼓励读者上传其数字档案资源。

2.2 数字档案长期保存技术。数字档案长期保存的技术主要包括：拷贝、仿真、迁移、数字图形输入板、计算机档案馆、封装技术、标准化技术、通用虚拟计算机技术、基于风干的保存策略、数据再造技术。这些技术是数字资源长期保存和使用的主要手段，各有优缺点：（1）拷贝。就是将原来的数据直接拷贝到新的服务器或者数据库中。这种方式执行方法简单，成本较低。但是这种模式对数字档案资源保护有限，不能解决硬件过时而引起的长期保存问题。（2）数据仿真。在新的数据系统中搭建一个兼容环境，可以运行原来的数据和设备，达到数据继续使用的目的。这种方式对软件的要求较高，多次的仿真可能会影响系统的兼容性。（3）数字迁移。是指将数字资源从一种技术环境转移到另外一种环境上。这是目前数字档案资源长期保存的主要手段。这种模式可以将信息从不稳定的系统迁移到稳定的系统中去，将多样的信息迁移到标准化的信息格式中。这种模式易于信息的组织，但是在迁移的过程中，容易将信息的格式信息丢失，尤其是多次迁移以后。（4）数字图形输入板。同时将软件和硬件进行保存，将所有的信息直接显示在显示屏上，并根据用户需求进行显示。这种模式适合数字资源的长期保存，但是研发成本比较高，但节约了迁移的成本，应用前景比较广。（5）建立数字资源档案馆。将过时的计算机软硬件进行保存，并读取数字资源。这种模式成本较低，同时维护和使用的成本较高，不适合采用。（6）封装技术。将数字档案资源以及其运行的软硬件系统进行打包保存，从而实现其他环境下该程序的运行。这种技术存在元数据提取困难的特征，使用在数字资源长期保存方面时需要进一步的讨论。（7）标准化技术。将数字档案资源转换成一种或几种特定的形式进行保存。维护成本较低，使用方便，但是降低了数据使用的灵活性，格式保存上容易存在失误。（8）虚拟计算机技术。IBM设计的一种数字资源保存方式，在不断革新的硬件和软件上设置一个层，方便进行数字资源的仿真和迁移的数字程序。技术水平要求较高，但是如果能够投入使用，应用范围较广。（9）基于风干的保存策略。就是在保存数字资源的同时，保存一个简单的，可以运行的、低质量的数字运行系统。这汇总模式主要是一种附加的数字资源长期保存的方式。（10）数据再造技术。从原始的数字资源中提取数字流，来恢复数字资源的原貌，可以保存数字档案资源的长期可持续性。这种模式的不足之处是技术要求高，无法评估再造的数据的恢复成果。

2.3 长期保存建议。机构应该根据自己的情况，立足现在、放眼未来来做数字档案资源长期保存的方案。主要有以下几点建议：（1）确定长期保存的类型。确定哪些类型的数字档案资源是需要长期保存的。（2）确定长期保存的技术手段。根据资源种类以及单位的实际情况来确定数字档案资源长期保存所需要采取的技术手段。（3）积极开展机构联盟之间的数字档案资源保存合作。一方面可以节约经费，另一方面可以提高长期保存的质量，也有利于标准的统一制定，避免长期保存的重复建设。（4）拓宽长期保存的资源类型。除了机构的日常工作和生活档案外，一些具有保存价值的学术性电子邮件、微博、博客，说说、朋友圈等数字资源也应该加入到数字档案资源保存的行列。（5）拓宽保存途径。积极与互联网商进行合作，能够将本机构工作人员的网络数字资源进行下载并进行长期保存。（6）确定数字档案的密级以及公开的期限。尽量早的将一些数字档案资源进行放开阅览权限。

3 数字档案资源的评价

数字档案资源的评价也是长期保存的一个重要环节，数字档案资源的评价结果对数字档案资源保存的类型，保存的方案等都有一定的指导意义。因此，对数字档案馆藏进行合理的评价有利于数字档案资源长期保存，同时也是数字档案资源长期保存的一部分。

制定数字档案资源评价指标的原则主要有以下两点：（1）通用性原则。指标体系的建立不可能只为一个机构服务，需要评价不同类型的数字档案资源，找出它们的共性，基于这些共性来建立指标体系。（2）定性与定量相结合的原则。定量是通过一定的数据、运算来对事务进行评价，定性分析是对事物本质也内在规律进行的抽象研究。将二者结合，可以将模糊的对象清晰化，方便用户进行分析。

对数字档案资源进行评价需要从以下几点进行：（1）数字档案的使用价值。需要考虑的是质量、成本和内容。（2）数字档案的社会价值。主要包含档案的密级、使用范围等。（3）数字档案资源的存贮。主要包含存贮设备和存贮技术。存贮设备包括兼容性、传输速度、数据保护能力等；存贮技术包含设备的稳定性、扩展性和维护难易程度等。

4 总结

数字档案馆档案信息资源建设研究 篇4

一、数字档案馆信息资源的特征

1.档案信息资源类型的多样性。数字档案馆的信息资源是数字化方式出现和存在的,在为利用者提供服务时,也是以数字化方式存在的,从当前情况来看,基本是网络技术为手段,借助于相关的信息技术,如在线答疑、微信、QQ等方式来为用户提供服务。

2.档案信息资源利用的便捷性。数字档案馆的档案信息资源, 其外在呈现形式为静态档案信息资源的元数据,通过网络提供远程利用,交流方便、利用便捷。一方面,它既给档案管理部门节省了传统实体档案信息资源存储空间,减少档案信息资源管理成本,同时也可以借助数字信息方便于交流的特性,方便地为用户提供信息服务。另一方面,档案作为社会知识体系存储和传承的重要载体,对于知识环境的营造至关重要。可以看到,数字档案馆信息资源的知识性是显而易见的,它不仅方便地提供档案信息资源利用,更是方便地把原生态档案信息资源转化为档案知识资源。

3.档案信息资源管理的安全性。与传统纸质档案信息资源相比,数字档案信息资源有其方便利用以及传输便捷的独特优势, 但其安全性问题都比传统纸质档案信息资源更加突出。一方面, 档案是人类社会活动的真实记录,特别是那些涉及国家利益、政治敏感话题等方面的档案信息资源,可能会涉及许多机密问题。因此,在进行网络公布以及网络利用时要进行更加严格的审查。另一方面,由于数字档案信息资源与传统纸质档案信息资源相比,更加容易被修改、复制与删除等,因此,在对其管理的过程中必须要更加强调其安全性。

二、数字档案馆信息资源建设模式

1.集中式管理。集中式管理模式是指各地方数字档案馆在进行信息资源建设时接受中央、上级各档案管理机构的集中领导、监督的一种宏观信息资源建设管理模式。这种资源建设模式下的数字档案馆最大的特点就是其主体资源建设是在管理机构统一协调、指导 和监督下进行、完成的,上级管理机构为数字档案馆信息资源建设提供统一的规划、标准、要求等[1]。通过统筹规划,让档案信息资源作为一个资源整体得到合理的开发利用,同时也利于对数字档案馆信息资源建设行为进行指导和监督,规范建设工作。

2.纵向式建设。纵向建设模式是指在整体国家数字档案馆信息资源建设时以档案部门的组织机构关系为依据,从上级到下级形成一个完整的档案信息资源建设体系的一种宏观的档案信息资源建设模式。这种建设模式依凭档案部门管理结构,体现的是行政管理层级,但同时也能较好体现当下我国档案信息资源建设的整体性和协同性理念。

自上而下的进程推动模式,一般指的是由政府或档案管理机构发起和推动的数字档案馆建设及其信息资源建设的一种建设模式。在这种建设模式下,政府和相关管理机构在数字档案馆及其信息资源建设的进程推进方面起主导作用,地方可以快速启动数字档案馆及其信息资源建设,短期内改变数字档案馆信息资源落后的面貌。

三、国内数字档案馆资源库信息源分析

1.依托自身丰富的实体馆藏。传统档案馆是建设数字档案馆的基础,为数字档案馆提供用户、人员、设施和丰富的传统载体馆藏档案。通过数字化加工,数字档案馆将档案库房中的社会记忆变为可视化的信息与知识。以青岛档案馆为例,该馆馆藏档案329个全宗, 共计696555卷。其中建国前档案229991卷;建国后档案465849卷件;革命历史档案715卷。馆藏档案最早形成于1671年。自1922年中国收回青岛后,档案渐趋完整。主要有民国时期市政府及各部门形成的档案,各大企业、中学、医院的档案,各中央、省直机构驻青岛期间形成的档案。其中德、日、英文档案16300余卷[2]。建国后的档案主要是市委、市政府及其所属各部门的档案,部分撤并、破产企业事业单位的档案,以及近几年收集进馆的青岛知名人物档案等。可以说,这些丰富的传统档案信息资源为数字档案馆的建设提供了最为理想的信息源基础。

2.结合外部的电子文件移交。由于信息技术的发展,加之政府机构、企业组织业务优化的目的,电子文件大量出现,网络化移交、归档应运而生。青岛市各组织、机构直接将在活动过程中形成的电子文件通过网络移交给青岛数字档案馆,这些前端产生并直接移交的电子文件便成为青岛数字档案馆档案信息资源的另一重要来源。如新进档案:关于公布《2012年崂山区课外文体示范学校名单的通知》,这份电子档案即通过网络直接移交。因此,对外部电子文件进行接收和管理必然是数字档案馆信息资源建设中的重要方面之一。

3.调配档案信息网与相关信息资源。数字档案馆的一个直观展现是网络化存取,这一特征表现了极大程度的网络依附性,并且其对内的业务组织和对外的信息服务都立足于网际通联。青岛数字档案馆通过对青岛各地市数字档案馆的馆际互联,使得其他档案馆的上网资源也成为其档案信息资源的一部分,实现档案信息数据库的无缝跨库整合。分布式海量数据库群使得信息源具有多层次、多角度性,决定了数字档案馆资源建设和优化绝非单个档案馆能够单独完成的,如果仅仅着眼于档案信息网联网是不够的,还需要有图书馆、博物馆、文化艺术、新闻出版等单位部门的共同配合。在这方面, 青岛市档案馆建设得非常不错,在对信息内容本身进行建设的同时,也注重相关资源的建设。

四、数字档案馆信息资源建设优化

1.提高信息服务深度,摆脱数字盲从。信息资源建设的低效率和低水平化会影响到国家信息化建设进程,进而制约信息服务业的整体发展,造成用户日益增长的信息需求得不到实时满足。在青岛数字档案馆信息资源中,除传统的公务活动档案、党政机关档案、行政管理档案外,特色化的经济建设档案、科技档案、私人档案、家族档案、医疗档案也占有很大比例,其中德文、日文、英文档案16300余卷。因此,数字档案馆在做好基础资源建设的同时,应依据用户需求平衡不同种类的数字档案数量,综合本馆的功能类型、服务对象、服务追求等实际因素平衡数字化的进程和目标。假使在数字化过程中,盲目追求数量、一味应付上级检查,难免造成资金浪费而质量不高的情况出现。青岛数字档案馆中1671年(康熙十年)捐草簿、1752年的《胶州志》(共八册)、1900年7月7日出版的《青岛官报》、1885年的《山东东部地图》、1912年12月的《青岛全书》就取得了较大的社会效益[2]。

2.强化用户中心理念,切断形式主义。数字档案馆作为公共服务机构,呼吁用户至上。数字档案馆应以用户为中心,将数字档案馆的服务由被动转为主动[3]。但在实际工作当中“,用户中心”的观念并没有在档案部门深入人心。因此,对于数字档案馆而言,在其档案信息资源建设的前端以及建设进程中要树立牢固的用户中心理念,以当前以及长远的用户需求为向导,进行切实有效的信息资源建设, “为用户提供一种获取知识的环境”[4]。基于用户服务理念,数字档案馆才能真正称馆。这一点,青岛数字档案馆的服务量对其作了一个最好的诠释,截至2013年10月10日,青岛数字档案馆访问量7388377人次,城市档案论坛访问量8553218人次,这正是用户中心的客观反映[2]。

档案数字化论文 篇5

关键词：医院；人事档案管理；数字化信息；应用

在当前医院运营发展过程中，人事档案管理在其中起到了关键性作用，同时在医院运营环节中，人事档案将发挥一定的应用价值。近几年来，随着新医疗卫生体系的全面改革，我国医疗事业单位也实现了创新发展，原始的医院人事档案管理形式已经无法迎合现代化经济发展需求。因此，需要从基础上促进医院管理形式改革，在紧跟时代发展步伐的基础上，把数字化信息技术运用其中，以此实现我国医院人事档案管理工作的信息化和科学化。下面，本文将进一步对医院人事档案管理中数字化信息的应用进行阐述和分析。

一、数字化信息在医院人事档案管理应用中的作用

1.提升医院档案管理效率通过把数字化信息技术运用到医院人事档案管理工作中，可以有效提升管理效率。和原始人力档案管理方式进行比较，在数字化信息理念的作用下，能够加快人事档案管理中计算机运行效率，同时其还具备较大的存储空间，给人事档案管理工作人员相关数据查找和存储提供了条件。此外，通过应用数字化信息技术，能够在极短时间内进行所需人事档案数据的查询和应用。结合实际状况我们得知，通过应用计算机技术，可以快速实现相关数据的记录和查找，以此减少人工操作失误现象出现，缓解工作压力，促进工作效率和水平的双重提升。2.实现档案信息资料科学应用众所周知，在医院运营发展过程中，将会受到人事档案数据质量的影响。并且，人事档案管理部门可以定期给医院提供所需数据，给相关部门参考和应用提供条件。假设依旧采用原始的人事档案管理方式，在进行相关数据查询过程中，将会投放大量的时间成本。但是在数字化信息背景下，极大限度的缩短了查找时间，凭借关键信息就能实现相关数据的查询，以此实现人事档案应用水平的提升。3.促进医院考核的公平公正性在纸质档案管理工作中，相关数据的查阅将会消耗大量的精力，所以，在进行阅读考核时，将不能进行全面阅读。而数字化信息档案自身含有公开性、便捷性等特性，所有和职工考核的相关内容均可以利用数据形式进行展现，让相关人员一目了然，以此保证考核工作的合理性和公正性，让人事档案数据更具完善和具体。4.信息获取速度加快针对人事档案管理工作来说，在进行人事档案调用过程中，需要消耗大量的时间，而通过应用数字化信息技术，可以将这一现象进行处理，让棘手的问题实现全面处理。在数字化信息人事档案管理形势下，系统可以结合所存储得到数据进行查询目录的设定，相关工作可以根据所需内容进行关键词查询，就能查找所需数据，以此给数据查取提供便利条件。

二、当前医院人事档案管理存在的问题

1.不具备较强的管理意识现阶段，我国部分医院在落实人事档案管理工作时，相关工作人员没有给予高度注重，同时也没有接受专业培训，人事档案管理认识较为薄弱，知识更新效率偏低，业务水平不足，并且部分人员已经采用原始的人事档案管理理念，没有进行人事档案管理形式的优化和创新，对医院人事档案管理数字化信息应用准备不充足。2.人工操作效率整体偏低医院设定人事档案的主要作用就是对医院当前职工工作情况进行记录，以此可以全面的展现出医院职工在学习、工作等方面的表现和实际状况。在落实人事档案管理工作时，依旧以人工操作形式为主，在这种情况下，给转抄现象出现提供了条件。由于人为失误作为一种不可管控的风险因素，如果在进行转抄时发生失误现象，必将需要在后续环节中添加诸多流程进行处理，以此影响整体工作效率。除此之外，纸质档案自身含有较强的损坏性，给人力档案管理的合理性和规范性工作开展带来一些影响。3.医院人事档案内容过于单一由于一些医院在落实人事档案管理工作时，一般由医院内部管理工作人员来负责，人事档案相关内容比较单一，仅仅局限于职工姓名、年龄、工作时间等基本信息上，对职工日常履历信息记录相对较少，这给新形势背景下人员流程和招聘等增添难度。医院在人事档案中无法获取充足的用人信息，对其工作经验、重要工作失误或者激励等信息掌握不充分，无法对人员的综合情况进行评估和考核，以此给医院今后运营发展造成不良影响。4.医院人事档案管理方法落后通过对医院人事档案管理工作情况的探究得知，其自身具备较强的专业性、系统性和政治性，这给人事工作人员专业水平等方面提出了严格的标准。但是，从目前情况来说，大部分医院在办公用楼方面较为紧张，长时间以来，人事档案数据一般存放在档案管理部门以及人事部门中，再加上相关体系不完善，使得其他部门人员也参与到人事档案管理工作中，这不仅加剧了档案管理失误率的出现，同时还无法保证档案管理质量，约制档案管理水平的提升。

三、医院人事档案管理中数字化信息的应用对策

1.增强档案管理人员的安全意识在数字化信息背景下，固然可以提供较强的便利性，但是在应用过程中，需要给予充分注重。因为随着科学技术的快速发展，计算机病毒等现象频频出现，这给计算机应用安全性带来了影响。在落实数字化信息人事档案管理工作时，相关人员应该给予高度注重，做好安全防范工作，提升警惕性。而相关人员的专业素养将直接影响档案管理水平，因此，医院需要定期开展专业培训和安全教育工作，提升人事档案数据的保密性，做好加密防护，定期进行计算机系统的清理，按时杀毒，以此保证数字化信息系统可以顺利运营。2.完善医院数字化人事档案管理系统完善的数字化信息档案管理系统，可以给医院人事档案管理信息化水平提升提供条件。首先，把数字化信息理念融合到人事档案管理工作中，实现人事档案信息化系统构建。例如，医院信息化系统、资源规划系统等，结合医院实际情况，合理设定管理系统。其次，有针对性把医院纸质档案更改成电子档案，并将其保存到医院运营系统中，实现数据库的构建。在进行转变过程中，需要秉持从简到难的原则，事先把纸质档案管理信息进行科学划分，把人力资源集中，或者重要性比较高的纸质档案事先进行转变，实现合理分配。在进行转变时，应该把标准档案归集到医院信息化管理系统中，实现数字化信息档案的规划。在把所有档案信息传入完毕之后，进行数据核查，保证数据传入的精准性。3.查询系统的设计在进行数字化信息管理系统设计的过程中，还要实现医院人事档案查询系统的优化。在落实人事档案管理工作的工作中，工作核心内容在于给医院提供数值化服务，进而实现人事档案内容的快速更新和应用。在进行人事档案数据查询系统设定时，可以把灵活便捷当作核心标准，给人事档案管理工作开展提供条件，确保相关工作人员可以根据自身需求落实管理目标。在进行查询系统设定时，需要具备多远的字段。例如学历、姓名、工作时间等，根据字段查找对应的信息，给动态管理提供条件。此外，在进行查询系统优化的过程中，还要将查询人员工作习惯以及工作方式进行转变、进行系统设定，以此提升查询效率，保证查询质量。4.及时更新档案数据库要想确保医院人事档案数字化信息管理工作顺利发展，就要实现档案数据库的设定和更新。医院人事档案因为会随着职工以及发展等因素的转变而发生改变，这就直接影响了数据档案更新效率。从医院人事档案管理人员的角度来说，应该定期对职工档案更新情况进行核查，如果存在人事变动现象，应该第一时间进行档案更新，以此保证和医院实际情况相吻合。通常情况下，更新档案数据库一般需要得到各个部门的支持。各个部门管理人员把本部门职工情况及时传递给人事档案管理部门，在人事管理人员接受相关数据之后，进行相关数据的导入和核查，以此确保医院人事档案管理的合理性和时效性。5.加强人才队伍建设要想保证档案数字化建设工作顺利开展，需要得到充足人员的支持。由于在进行档案数字化建设的过程中，需要应用大量的现代化技术。因此，医院需要采用诸多对策。首先，应该注重对相关人员专业技能的培训，让其掌握充足的管理知识和理念。其次，加大计算机技术等操作学习力度，让其在掌握计算机操作技术的同时，还能对医院运营情况有所了解，培养综合型人才。此外，在落实档案数字化建设工作的过程中，不仅需要管理工作人员掌握专业的管理知识和技能，同时还要求相关人员掌握专业的计算机操作和风险防范水平，因此，结合医院档案管理情况，有针对性落实培训工作，加强人才团队建设力度，给医院档案数字化管理工作开展提供保障。

四、结束语

总而言之，随着信息化时代的来临，把数字化信息技术运用到医院人事档案管理工作中，不仅可以有效提升管理水平，同时还能减少人为失误，保证人事档案管理质量，给医院整体运营发展提供精准的人事数据。因此，通过把数字化信息技术应用其中，可以给医院人事管理安全性和规范性的提升，提供条件。

参考文献

[1]赵海龙.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].信息记录材料,20xx,19(02):238-239.

[2]梁华.数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].企业改革与管理,20xx(16):71.

[3]官瑞霞,李冬盎.浅议数字化信息应用在医院人事档案管理中的重要性[J].中国卫生产业,20xx,14(19):70-71.

[4]李江萍,徐长明.医院人事档案数字化的实现[J].办公室业务,20xx(05):144-145.

[5]刘喜珍.医院人事档案管理的数字化实现过程[J].赤峰学院学报(自然科学版),20xx,31(22):153-154.

国内外数字档案资源建设研究综述* 篇6

摘要：数字档案资源建设已成为档案界关注的热点问题，目前国内外已有较多研究成果。对有关此热点问题的代表性研究进行综述，梳理其研究主题，总结其研究特点，找出其存在的问题并加以思考，以期对我国数字档案资源建设后续研究有所裨益。

关键词：数字档案资源电子文件数字馆藏

Abstract：The construction of digital archival re？ sources， in which many achievements have been made， has become a hot issue in archival circle re？ cently. In order to tease out the theme and character？ istics， and also， to point out the shortcomings， this pa？ per made a review of the representative research both in China and abroad. Moreover it made reflec？ tion on the direction of this area to provide reference for our digital archival resources construction re？ search.

Keywords：Digital archival resource；Digital re？ cords；Digital collection

所谓信息资源建设，就是人类对处于无序状态的各种媒介信息进行选择、采集、组织和开发等活动，使之形成可利用的信息资源体系的全过程。[1]数字信息资源与固化在传统载体上的信息资源相比，在传播与利用上有着不可比拟的优势。开展数字档案资源建设，使馆藏档案资源突破时空限制，变“被动提供”为“主动挖掘”，以提高利用率。随着档案数字化工作的推进、电子文件的大量增长，以及用户信息利用需求的日趋多样化，如何科学有效地进行数字档案资源建设已成为档案事业发展的重点问题。本文从数字档案信息资源基础建设、数字档案资源服务平台构建以及涉及资源建设的其他问题这三个方面，对国内外关于数字档案资源建设的代表性研究进行综述分析。

一、国内外文献载文情况

国外关于数字档案资源建设的研究起步较早，20世纪90年代欧美各国图情档等信息机构就先后开展了多个数字资源建设项目。考虑到中英学术术语的表达差异，笔者于2014年12月24日通过Google学术搜索引擎，以不同的题名在2001～2014年度范围内进行检索，具体结果见表1。经人工剔除弱相关文献后，共收集到具有代表性的国外数字档案资源研究成果121篇，主要发表于《Library Trends》、《The Electronic Library》、《Li？ brary Resources & Technical Services》、《Information Management Journal》等期刊。相较而言，我国在数字档案信息资源建设方面的研究发展较晚。笔者于2014年12月28日，利用CNKI数据库，以“数字档案资源建设”或含“档案数字化建设”为组合检索词，以主题为路径进行检索，得到2001～2014年国内数字档案资源建设相关领域研究文献结果1611条，见图1。

二、研究内容分析

笔者对所检索的文献中涉及主题进行归纳分析后发现，国外在数字档案资源建设领域的研究从基础层面，如数字图书馆的构建条件、数字档案资源的可持续管理框架、数字资源效益分析、信息素养教育等，逐渐向资源整合、数据长期存取等应用层面转变。国内则涉及多个细节问题，如数字档案馆的形成条件、档案数字化归档系统的构建、电子出版物、电子邮件、网上档案遗产、数字档案馆与实体档案馆之间的关系、档案数字化建设法规、数字化环节中的知识产权等。

（一）数字档案资源基础建设研究

1.数字化建设的原则。数字档案资源建设是一项涉及多方面内容的系统工程，除了在源头上控制数字档案，即加强电子文件归档和电子档案的规范化管理外，各档案馆馆藏档案的数字化建设是核心工作。为了确保馆藏档案数字化的科学性，必须明确其建设原则。典型观点如表2所示。目前普遍认同的是实用性原则，即根据定期的统计数据，优先选择利用率较高的馆藏档案进行数字化。[9]另外，也有学者提出按照特殊载体档案优先、珍贵档案优先、高危档案优先、利用率高档案优先、共享性强档案优先的原则，[10]加快对传统载体档案数字化的观点。

表2国内外有关档案数字化建设原则的代表性观点

2.数字档案资源采集范围。各国档案馆馆藏资源的迅速增长，一方面是社会经济的发展造就，另一方面则是由于档案部门偏重馆藏的管理理念、文牍主义式管理手段，造成了馆藏档案来源的冗余。[11]建成优质的馆藏数字资源库需要从源头上明确档案数字化的范围。20世纪，Rainer曾论述了图书馆对于德语国家工人阶级文化信息的收集。[12]美国国会图书馆牵头建设的“美国记忆”工程内容定位于美国历史、文化和立法等方面。[13]Debo？ ra[14]认为在法律允许范围内，高校图书馆出于帮助决策，应以多种形式收集政府信息。李广建等则指出数字资源的范围应逐步扩展至网络数据库、网页、文件等结构化、半结构化和非结构化信息资源。[15]现今常用的采集范围包括本馆传统馆藏档案、各立档单位档案、具有档案性质的行业、专题信息资源库、互联网上具有档案价值的信息。

3.数字档案资源长期保存。数字信息的长期保存的关键在于技术淘汰的高速率。[16]如何推进数字资源长期保存工作规范化、规模化，改善保存工具性能，成为各国着力思考的问题。1996年，RLG（Research Li？ brary Group，图书馆研究小组）和CLIR（Council on Li？ brary and Information Resources，图书馆与信息资源委员会）等机构就对数字资源保存进行了技术限制、保存对象扩展、保存机构、保存政策制定等范例研究。[17]目前，加拿大InterPARES项目、英国数字保存联盟项目、美国数字信息资源保存项目等研究成果均可供参考借鉴。出于节省保存成本的考虑，一些机构还参考了Shelby Sannet、Brian Lavoie等学者构建的长期保存框架和操作流程。[18]目前公认的四种长期保存方法是拷贝、迁移、虚拟仿真和硬件留存。此外还有学者提出过再生性技术保护[19]的方法。

4.数字档案资源整合。国外数字档案资源有多种整合方式，典型性的模式[20]见表3。国内学者提出的整合构想有：“建立由国家中心、省级分中心、基层中心组成的整合与共享体系[21]”、“合理规划国家档案资源的流向，以发展国家综合档案馆为重点[22]”、“关注整合建设的方向和导向性问题，积极的以共享、效率为导向，加强成本—效益分析[23]”、“通过IT服务集约化将集成管理思想应用到现代档案管理[24]”、“组建数字档案信息资源总库[25]”等。从档案资源整合方面的文献数量和研究课题来看，实现数字档案资源信息整合程度的高低，已引起广泛关注。

（二）数字档案资源服务平台建设研究

数字档案资源建设除了对档案信息资源本身的重视外，构建良好的档案信息平台，提供利用是其最终目的。国内外在该方面有多种视角，如档案工作人员服务素质、[26]档案馆提供利用的组织方式方法、利用效益的获得等。档案网站是档案部门提供电子化管理和服务的窗口，所以这部分内容主要从档案网站的构建角度进行综述。20世纪90年代，国外档案界就已经大规模地建立起档案网站。我国最初建立档案网站是在1996年，继北京市档案馆的首次尝试后，档案网站逐渐兴起。

1.国内档案网站的建设现状。至2014年年底，笔者通过百度、搜狐、雅虎等门户网站进行搜索，能实现有效链接的各类档案网站已超过400个。可以预见，随着档案网站数量的增加，网站建设成效日益显著。[27]但现有网站建设仍有不足。首先，网站建设发展水平具有不平衡性。一是东西部或南北方差距明显。各省市级档案部门建立的档案网站中，东部发达地区比例为87.31%，而西部只有12.69%；同理，经济较发达的南方沿海地区数量比例为75.62%，北方仅24.38%；[28]二是档案机构之间差距较大。我国县级档案机构建设水平远不如省市级；三是我国综合性档案馆建设的数量和质量明显高于专业档案馆；而在专业档案馆中，高校档案馆、城建档案馆覆盖率高于企业档案馆覆盖率。[29]其次，检索系统不完善，档案网站的用户体验度不高。一是数据库资源不丰富；二是检索技术的不健全。我国大部分的档案门户网站的检索工具开发水平不高，生成的信息检索工具相对简单，甚至连模糊检索功能都不能实现。再次，网站信息构建形式不合理。（1）网页界面设计单调。目前国内大多档案网站主要以文本为主要载体提供信息服务，版式设计上大多为上下或左右分栏，不能充分利用图标文字美化页面。（2）网站栏目内容不合理。栏目设置简单，特色档案、民生档案、家族档案或生活服务信息欠缺。最后，网站信息服务被动。内容更新不及时，部分内容滞后陈旧；后期维护欠缺，“重建设、轻管理”；沟通互动不积极，“互动门槛高、互动途径贫乏、互动反馈欠缺”。

2.国外档案网站建设的启示。依据第三方网络流量统计机构Alexa的统计，中国国家档案局、中国国家图书馆、北京、上海等省级档案馆网站在全球网站的月平均排名约在两百万名左右，另据NARA数据显示，英美等国的主要档案网站网络流量统计月平均排名几乎就已经保持在三万名以内。根据我国对国外档案网站研究成果的描述，可以发现国外档案网站有着页面布局新颖、内容丰富更新快、检索工具现代化、数据库庞大、互动功能健全等优点。（1）体现档案网站的特色性。档案网站建设反映馆藏特色和地区文化特征、网站的特色体现在网站资源的储备上。国内应给予重视，加大在线档案资源的数字化程度，提高数字档案全文开放的比重。[30]（2）强化网站构建的技术性。最大限度地实现各档案馆的技术和智力资源共享，尤其是在检索系统的开发方面，满足不同用户的多样化查询需求。例如，在国外档案馆网站中盛行的RSS，在国内网站建设中尚未应用。（3）重视用户需求的导向性。国外网站普遍以人为本，重视网站内容定位。

（三）数字档案资源建设中的其他问题

除了上述数字档案资源的基础建设和服务利用平台构建的研究外，国内外学者还关注了诸如数字档案资源效益分析、数字档案风险管理、数字化信息链接、电子档案出版、网上档案遗产、灾难及其恢复、数字档案馆与实体档案馆之间的关系、档案数字化建设法规、数字化环节中的知识产权等数字档案资源建设的相关问题。其中，尤以探讨数字档案建设过程中涉及的法律法规这类问题的文献数量较多。例如，数字化建设过程中产生的关于档案法律效力问题一直是学术界关注的焦点。数字档案的不稳定性、信息与特定载体之间的可分离性等特点，导致档案容易失真。因其法律效力和凭证作用降低而难以成为合法有效的证据。所以，在数字档案资源建设中，充分贯彻前端控制和全程管理思想、保证档案形成背景和元数据的完整性至关重要。又如，数字档案信息在网络传输、利用过程中产生的网络传输权问题。将数字档案“搬”上网络平台，能够实现档案信息资源的共享，将档案的价值最大化，但是档案网络传输权的归属问题往往被忽视。再如，数字化建设中涉及的隐私权、著作权问题。数字化档案建设中，不加注意便会造成信息泄露或侵权行为。网络环境下，档案信息数字化传播中，对隐私权的侵犯表现为非法搜集、盗取、加工、传播、利用档案数据。

三、结语

总体看来，国内外在数字档案资源建设研究领域的热点大体一致，只是在表达上略有差异，国外相关文献偏向于将图书馆与档案馆数字资源建设视为一体，而国内则严格区分了二者。值得注意的是，虽然我国数字档案资源建设已进行多年，相关论文发表数量呈稳中有升趋势，研究内容涵盖基础设施、标准规范、安全保障、人才建设等多个方面，但大多数研究成果都存在内容交叉重复、缺乏创新性等问题。从目前我国研究状况看，形成一个完整的数字档案资源理论体系尚不可能，相关研究局限于从宏观层面对数字档案资源建设进行阐述，缺乏权威性和系统性。系统的建设指南、可操作的技术方案、安全保障条件、高效便捷的服务体系等方面有待学术界深入研究。

*本文为国家社科基金青年项目“质量导向型数字档案资源建设模式研究”（批号：12CTQ041）与“基于档案部门视角的存档网络信息采集模式研究”（项目编号：12CTQ039）的研究成果之一。

注释及参考文献：

[1]肖希明.信息资源建设的变革与发展[M].北京：国家图书馆出版社，2010：161-162.

[2]Alexa.T，Marie.E.Principles for digital library development[J].Communications of the ACM.2001（5）： 48-54.

[3]王健.关于档案数字化优化模式的探讨——档案数字化对象之优化鉴选[J].档案学通讯，2007（1）：55-58.

[4]罗显明.浅谈在档案数字化中应遵守的基本原则[J].兰台世界，2010（12）：141.

[5]方毓宁.馆藏档案数字化十原则[J].中国档案，2004（1）：38.

[6]卞咸杰.档案数字化建设中应遵循的原则[J].档案时空，2006（12）：29.

[7]崔玉海.馆藏档案数字化要坚持的四项原则[J].山东档案，2006（5）：29-30.

[8]潘积仁.档案资源建设：原则实践策略[J].中国档案，2009（7）：16-18.

[9]Peter Michel.Digitizing special collections： to boldly go where weve been before[J].Library Hi Tech，2005（3）： 379 - 395.

[10][25]金波，丁华东.数字档案信息资源的协调与竞争[J].浙江档案2013（9）：11-13.

[11][22]傅华.国家档案资源建设研究[J].档案学通讯，2005（5）：41-43.

[12]Rainer Noltenius.A Class and its Culture：A Spe？ cial Library in the Ruhr [J].New Library World，2009（3）： 135-147.

[13]冯惠玲.档案记忆观、资源观与“中国记忆”数字资源建设[J].档案学通讯，2012（3）：4-8.

[14]Debora C.Government Information Collections and Services in the Social Sciences： The subject specialist integration[J].The Journal of Academic Librarianship，2006（3）：303-312.

[15]李广建，汪语宇，张丽.数字资源整合的实现机制及关键技术——对国外数字资源整合系统的实证研究[J].中国图书馆学报，2007（2）：75-80.

[16]王萍.国外电子文件/档案长期存取技术追踪[J].情报科学，2002（2）：213-216.

[17]McGovern N.A Digital Decade： Where Have We Been and Where Are We Going in Digital Preserva？ tion [J/OL].RLG DigiNew，2007（1）.

[18]Strodl S，Becker C，Neumayer B.How to Choose a Digital Preservation Strategy： Evaluating a Pres？ ervation Planning Procedure [C].Proceedings of the 7th ACM/IEEE-CS Joint Conference on Digital Libraries. New York： ACM Press 2007：29-42.

[19]Lorie，R.A.Long term archiving of digital infor？ mation [C].Proceedings of the first ACM＼IEEE- CS Joint Conference on Digital Libraries 2004：346-352.

[20]安小米等.21世纪的数字档案资源整合与服务：国外研究及借鉴[J].档案学通讯，2014（2）：47-51.

[21]蒋冠，何振.我国电子政务环境下档案资源的整合与共享[J].档案学通讯，2004（6）：44-47.

[23]赵爱国.试论档案信息资源整合与档案馆馆藏建设[J].档案学通讯，2006（6）：33-36.

[24]薛四新，张利.基于集成管理思想的服务型数字档案馆研究[J].档案学通讯，2010（2）：59-63.

[26]Ping Wang，In- Lin Hu，Chen- Chi Chang. Exploring the value and innovative pricing strategy of dig？ ital archives[J].Electronic Library，2014（1）：96-105.

[27]吴建华等.中国档案网站建设概况与重点分析[J].档案学通讯，2008（4）：50-54.

[28]张帅.我国档案网站建设的问题与对策分析[J].兰台内外，2008（2）：53.

[29]陈晓晖，赵屹.我国档案网站建设情况综述[J].档案学研究，2013（4）：55-63.

[30]加拿大国家图书馆与档案馆网站

[EB/OL].[2014-11-23].http：//www.collectionscan？ ada.gc.ca/index-e.html.

高校档案馆数字档案资源的科学管理 篇7

数字档案馆建设一般分为三个阶段:档案管理的数字化, 通过配置信息处理设备, 实现档案馆办公自动化、档案自动编目和自动检索、计算机辅助立卷等;档案资源的数字化, 把馆藏档案资源利用信息技术转化成便于存贮、检索、传输、利用的数字档案资源;档案管理的数字化, 通过开发档案管理软件, 建立档案传输网络平台, 实现档案资料接收、归档、整理、编研、传输的数字化, 形成档案管理体系的数字化。从目前的情况来看, 处于科技前沿的高校档案馆, 档案管理的数字化基本完成, 馆藏档案资源的数字化也已经初具规模, 为推进高校档案馆数字化建设奠定了坚实基础。如何提升数字档案资源的利用效率, 更快地推进高校档案馆数字化建设, 成为高校档案管理工作面临的重大课题。

一、系统编研, 增强数字档案的实用性

一是按照《高等学校档案管理办法》的要求, 通过建立类别目录、分级目录的方式, 分门别类地将数字档案信息进行整理, 确保与实物档案管理保持一致, 为编研开发奠定基础。二是发挥数字档案的可复制优势, 根据不同类别、同一类别不同项目档案资源之间的有机联系, 分课题对档案信息进行综合, 使之分别成为一个个相对独立的整体。以教学类档案为例, 在归纳教学管理、教学实践和教学研究档案信息的同时, 可以适当把参与教学活动的教师、学生、学术著作等档案信息结合主题进行充实, 使档案信息之间的关联更紧密、内容更丰富、主题更突出、使用更方便。三是发挥数字档案数据处理优势, 对同类别内的档案信息开展系统研究, 找出发展规律, 形成系统性的研究报告, 并结合报告对数字档案信息进行系统编研, 使档案信息更具参考价值, 发挥更大的社会作用。

二、突出重点, 逐步实现数字档案网络传输

一是与学校教育活动相结合, 制定电子档案格式规范, 依托学校OA办公系统, 在各部门生成、传输公文资料的同时, 实现公务文书实时归档, 按照不同的部门同步建立起该部门电子档案数据库, 避免档案资料遗失或归档不及时现象发生, 减轻档案工作者数字处理压力。二是通过建立数据库和数据实时更新, 将档案馆建设成为学校数据贮存、查询、传输中心, 依托校园网为广大师生提供查询服务。档案数字化之后, 可以适当拓展归档范围, 对归档范围之外的纸质档案由生成部门保存, 减轻馆藏档案保存压力, 通过丰富信息数据和实时更新, 满足师生信息查询的需要。三是实施数字档案分类管理, 对于非密级数字档案, 依托校园网, 建立专门的栏目, 及时更新内容, 如行政类中有关普发性文件, 教学类中的优秀讲义、毕业论文、毕业设计等材料, 科研类中的论文、成果, 仪器设备类中的随机文件, 产品生产类中的取样活动记录、样品照片、录像等材料, 出版物类中的学报、学术刊物等, 外事类中的校外交流、学术研讨活动材料等, 为全校师生提供在线查阅服务, 充分发挥数字档案优势, 为教学科研活动和学生成长提供权威可靠、系统完整、内容翔实的档案信息服务。

三、统一标准, 实现数字档案管理的规范化

一是对已经完成数字转化的档案信息进行鉴定, 保证转化质量。有国家标准的, 要执行国家标准;没有国家标准的, 要参照行业标准, 甚至参照国际标准进行校正。以音频文件为例, 可以参照联合国教科文组织推荐的音频档案数字化国际标准和“国际音响音像联合会”技术委员会制定的TC-03技术标准及相关的IASA编目标准, 对这类音频数字信息进行相应的审核和修复, 确保再现档案原貌。二是按照数字档案的格式规范, 明确各部门归档资料数字化标准, 给数字档案的保存、开发、利用奠定坚实基础。从目前情况来看, 各部门提供的档案仍然存在格式不规范的现象, 为数字转化造成一定困难。制定统一的数字档案标准, 把基础性工作转移到档案提供部门, 既有利于提高归档效率, 也能够减轻档案馆数字转化压力。三是结合档案数字化的要求, 对档案工作制度进行重新修订和完善, 明确归档、保存、编研、传输各个方面的具体要求, 做到有章可循、按章办事, 为档案数字化建设提供有力保证。

四、加强防范, 确保密级档案利用安全

一是防止数据损坏。由于存储介质和保存条件等方面的原因, 稍有不慎就会导致数据损坏或丢失, 这就需要通过改善存贮条件和异地备份的方式加以解决。二是防止密级档案超范围使用。网络传输对密级档案管理提出了严峻的挑战, 必须制定和严格落实保密制度, 通过数据加密、传输加密、设定阅读权限、专网传输等措施, 确保密级档案利用安全。对于有特殊要求的密级档案, 可采取特殊的保密措施, 专人管理、专门保存、专场所阅读, 避免发生安全事故。三是加强档案法律法规的宣传教育, 一方面加强档案工作人员培训, 不断提高档案从业人员法制意识, 遵守档案工作制度, 坚持依法利用、严格规范操作;另一方面加强档案法律法规宣传教育, 面向广大师生普及档案管理知识, 营造良好的依法治档氛围, 教育大家依法用档, 保守档案秘密。

参考文献

[1].谢翠香.论高校档案馆数字化建设[J].档案, 2010.1

论数字档案信息资源的管理 篇8

一、档案管理的现状和问题

目前, 我国的档案管理还远不能适应档案信息化和网络现代化建设的要求。档案馆信息化网络建设滞后, 致使档案工作没有与时代同步, 与数字化同行, 在一定程度上影响了档案信息现代化管理前进的步伐。同时, 各个档案部门大都已建成了规模大小不等的档案数字库, 但所建的数据库存在一些问题。而且, 档案部门缺少全文数据库和多媒体数据库, 无法满足用户的多种需求。档案队伍素质普遍较低, 馆内严重缺乏既懂计算机技术、网络技术, 又精通档案业务的复合型人才, 不适合档案网络化建设和档案事业发展的需要, 严重阻碍了档案事业的发展。

二、数字化档案管理建设的对策

(一) 提高档案标准化、规范化水平

档案信息化建设缺乏统一的标准和规范, 必须在统一规划的基础上, 采取统一的数据格式、统一的软件程序、统一的技术标准, 制定出既符合档案信息化规律, 又适合我国实际的技术规范和标准。这样, 才能解决信息的交流问题, 才能实现档案信息资源的互联互通, 才能稳步推进数字档案信息资源的有效管理。

(二) 加强档案数据库建设

管理数字化建设的核心是建设档案信息数字库, 并通过网络平台进行信息传递和信息交流, 也是档案管理信息化的最终目标。数据库的建设要以数据的准确性数据项目和内容的完整性、数据的规范性、数据的稳定性为依据, 集中力量建成若干个标准化, 实用性强的全文数据库、目录数据库。同时, 档案馆发挥自身的优势, 建立有自己特色的数据库, 面向应用, 建立“活库”, 以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点, 由单一库向系统库发展。

(三) 有效实施档案信息资源共享

档案信息化的主要目的之一, 就是要使信息资源得到共享。因而, 只有为广大用户提供便捷、灵活的档案信息服务, 才能达到档案信息化的目的。档案信息的共享是档案管理信息系统核心功能之一, 要有一套完整的解决方案。它不是孤立存在的, 与档案信息的管理、利用以及安全都是息息相关的, 并贯穿于档案信息化的整个过程。

(四) 加快人才队伍的培养和引进

档案馆 (室) 资源信息化的建设和发展, 与新知识、新技术的普及和应用密不可分。所以, 人才队伍是关系到档案信息化建设成败的一个关键因素。为此, 要加快培养掌握现代信息技术和计算机技术的高层次信息人员, 加大对在职档案人员的培养力度, 更新其知识结构, 提高其业务水平, 使他们尽快掌握计算机网络及相关技术, 以适应档案信息化建设的需要。

三、数字档案管理需要重视的问题

(一) 数字档案的可靠性、可行性

档案以其原始性和可靠性而优于其它信息, 因此, 它不仅具有参考作用, 而且具有凭证作用, 这一点是其它信息所不具备的。而不可靠的信息, 比缺少信息更可怕。因此, 依据不可靠的信息, 所作出的错误的决策, 所造成的损失更大。因此, 必须从技术上解决其易变性问题。易变性问题有效解决了, 它的可行性和可靠程度才值得探讨。

(二) 数字档案的数据保密问题

网上数字档案的保密问题探讨, 是仅对档案自身内容特征而言, 对档案的有效管理还要涉及到档案管理所特有的保密性特征。加强技术手段是提高保密性的必要措施。网络的属性注定它是一个完全开放或相对开放的共享资源, 数字档案也就非常容易泄露。

(三) 数字档案数据安全问题

数据安全是档案数字化建设的生命线。确保档案安全是档案工作者的重要责任, 也是档案数字化建设不可忽视的一个重要方面。对于档案部门来说, 一旦数据遭受破坏, 带来的损失是无形的、难以估量的。因此, 档案部门应当做好数据的备份工作, 即使发生各种形式的数据丢失破坏, 也能依靠备份数据及时恢复, 将损失降到最低。

(四) 数字档案的长期保存问题

随着数字资源的快速增加, 原来缺乏统一的管理模式, 已经严重地影响了其长期保存。由于数字保存涉及的面较广, 所以, 无论在技术上还是在法律政策上, 数字资源长期保存的问题并没有得到根本的解决, 还存在各种各样的问题。

关于高校数字档案资源整合的探讨 篇9

一、高校数字档案资源整合的意义

1. 加强高校数字档案资源整合是开展高校档案科技工作的基本要求。

对高校数字档案资源整合进行前瞻性、战略性、创新性的探讨和实践, 可以为高校档案科技工作注入新的活力, 实现高校档案事业的跨越式发展。因此, 加强高校数字档案信息资源的整合力度, 要坚持“统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密”的原则, 以推动馆藏档案的数字化和数据库建设, 让档案科技工作更上一层楼。具体来说, 加强高校数字档案资源整合, 以实现高校网络建设全覆盖、高校档案信息标准化建设、高校档案网络化发展为目标, 推动高校数字化档案信息资源利用水平, 提高高校管理、科研等方面的整体质量。

2. 加强高校数字档案资源整合是优化高校教学科研资源配置的重要途径。

高校数字档案资源是教学、科研等各项管理工作中形成的数字化信息资源, 是高校在各项工作决策中的科学依据, 高校数字档案资源配置的均衡是教学科研均衡发展的基础和前提, 也是高校教育公平真正实现的具体保障。不可否认, 由于当前教学科研资源的分布不同高校之间已经出现了失衡的现象。整合高校数字档案资源, 实现一些非常优质的档案信息资源跨地域、跨学校共享, 是优化教学科研资源配置的一种有效方式, 一方面可以有效地解决教学科研资源分布不均衡的问题, 通过优质数字档案信息资源的共享帮助高校提高教学科研质量, 另一方面提高了教学科研资源的利用效率, 同时还避免了档案资源的重复建设问题。

3. 加强高校数字档案资源整合是高校档案拓展社会服务功能的内在要求。

对高校数字档案资源进行整合能使利用者接触到大量优秀的数字化原生态凭证材料、特色史料、原始管理资料, 体验集成度较高的电子档案管理系统, 无时空限制的获取大量所需的科研、教学、行政等方面的档案信息, 这样可以大幅度提高高校档案的利用率, 满足利用者日益增长的信息需求。可以说, 加强高校数字档案资源整合将直接影响到高校档案服务功能的发挥。另外, 整合高校数字档案资源是建立在统一的信息交换与共享平台上的, 同时依赖于全国性档案数字信息资源库群的建设以及档案信息联网检索系统的构建, 如何更好地为教师的教学服务, 为学生的学习服务也是整合高校档案信息资源的重要构成要素。因此, 加强高校数字档案资源整合能不断优化、完善学习支持服务, 从而拓展高校档案服务功能。

4. 加强高校数字档案资源整合是实现档案信息共建共享的迫切需要。

要整合高校数字档案资源, 实现档案信息的共建与共享的目标, 首先要对各高校档案馆档案资源进行整合, 使非数字化的实体档案资源数字化, 以适应网络化档案建设的需要。档案信息的整合, 是要完成不同载体、不同渠道以及异构化信息的有机结合, 再生成针对性、适用性、功能性更强的信息, 这是档案资源深层次共享的关键。可以说, 加强高校数字档案资源的整合, 有利于促进信息共建与共享, 有利于档案信息资源开发利用, 尤其是大主题、宽范围、深层次的档案信息的开发利用, 档案集中管理模式的优越性会更为突出, 比如高校评估、校庆等。因此, 高校档案馆在数字档案资源建设中要抢抓档案信息归档的源头, 通过数据集成、整合的方式, 将对学校和社会具有保存价值的归档信息, 从学校各部门业务信息管理系统中集成、交换到学校档案馆档案信息库中, 达到档案信息共建共享、互联互通的建设目标[1]44。

二、高校数字档案资源建设现状

1. 全文数字档案资源匮乏。

目前众多高校全文数字化工作还没有完成好, 大多还只是建立了案卷目录数据库、文件目录数据库, 在网上信息资源中全文数字档案所占比例很低, 很少有能够实现网上档案全文查阅的。因此, 即使公众在网上能够查阅到其所需档案的某些信息, 但极有可能无法全部实现其需求。

2. 不便检索利用。

高校数字档案资源建设还相当薄弱, 并且档案信息导航系统不完善, 检索工具过于简单或专业化, 造成检索困难, 利用不便, 用户很难通过输入关键词或任意词进行检索, 限制了非专业用户对档案信息的获取。

3. 各自为政, 单兵作战。

高校数字档案资源建设长期以来缺乏统一规划, 各自为政, 信息数据库没有统一标准, 管理基础软件标准不一, 造成档案信息资源的分散孤立, 形成基础数据结构的鸿沟, 资源割据的局面, 信息难以共享, 阻碍了公众对档案信息资源的利用。因此众高校应当统一规划, 整体推进, 尽快建立统一、规范的数字档案资源体系, 形成规模效应。

三、高校数字档案资源整合的关键

1. 通过高校校园网络整合数字档案信息资源。

在现有的高校网络办公系统、网络教学系统等服务平台的基础上, 实现校园数字档案信息管理与服务的档案平台建设。

2. 通过统一高校数字化资源的标准来整合资源。

在现有的高校数字化档案信息资源的基础上, 构建新的标准体系, 以改善当前由于标准不统一造成的“信息孤岛”现象, 具体用于改善由于管理软件不统一, 所定义的数据库结构各不相同, 技术标准、体系、接口存在差异, 无法进行数据共享、交换和传输的现状。

3. 通过建立数字档案信息资源共享数据库来整合资源。

在充分考虑利用者需求的基础上, 积极加强人才建设, 加大资金投入, 完善现代化管理设备建设, 构建文件目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等资源丰富、功能齐全的档案信息数据库, 以解决社会对高校档案信息资源获取要求与高校数字档案信息资源分散性的矛盾。

四、高校数字档案资源整合的方案与模式

在信息化社会环境下, 各高校应根据校情和馆情, 因地制宜, 有效推进数字档案资源整合, 全面推动了高校档案管理的现代化, 具体方案与模式如下。

1. 建设数字档案信息资源系统。

数字档案资源整合的前提是建设标准化的数字档案信息资源系统。数字信息资源系统是以普遍应用现代信息技术为基础, 利用数字手段, 以高速宽带通信网络为技术设施, 其处理核心是高度有序的综合档案信息资源。在计算机网络环境中, 系统利用数据库技术、多媒体技术、数字技术和计算机网络技术创建、存储、处理、获取、交换与发布数字档案信息, 提供电子网络检索和服务, 是信息资源的数据中心, 也是信息资源的数据交换站。标准化数字档案信息资源系统建设的基础条件:一要确立标准化、规范化体系, 建设高质量的数字档案信息库。高质量的数据库的标准包括数据的准确性、数据项目和内容的完整性、数据的规范性、数据的稳定性。为保证数字档案信息库的质量, 顺利整合数字档案资源, 标准化、规范化体系的确立非常重要, 数字档案资源库的建设要保证质量、规范标准, 数据库与软件的建设, 也要注重质量和功能, 特别是数据标准接口功能, 以避免造成系统、数据的不兼容, 产生数据结构的鸿沟, 而带来整合的先天困难。二要加强馆内数字档案资源的整合。各高校应以本馆馆藏资源为基础, 丰富优化数字信息资源。首先, 加强电子档案收集和管理。一直以来我们各高校的实体资源增长是很快的, 而数字资源却是严重不足, 那么在新的资源建设中, 我们应当把数字资源视为与实体资源同等重要的馆藏资源来建设, 而且要明白数字资源将随着科技的发展, 会逐渐成为档案资源的主体。因此, 要做好电子档案的收集, 实行电子档案和纸质档案双载体保存, 做好归档电子文件的妥善保存和安全维护工作, 保证电子档案的完整、真实、安全。其次, 加快馆藏实体资源数字化进程。各高校档案馆都拥有着种类繁多、数量巨大、内容丰富的信息资源, 数字档案资源的整合与建设必须立足本馆馆藏资源, 加快本馆实体资源的数字化, 这是高校数字档案资源整合的重要内容。各高校馆藏实体资源的数字化, 要坚持分步实施、利用优先的原则。先行建立案卷级目录数据库, 然后建立文件级目录数据库, 之后建立档案全文数据库, 最终建设成数字档案信息数据库[2]18。然后, 积极做好档案馆与学校各业务系统数据的集成。可采用SOA架构的数据交换模式来实现, 例如上海交通大学, 是高校数字档案信息资源整合的实践应用范例, 该校采用SOA架构顺利集成其档案馆与学校各业务系统数据, 成功实现了档案馆与部门业务系统信息的交换及信息归档。

2. 构建档案信息集成系统。

各高校档案馆皆是一个个独立的数字信息资源库, 建立档案信息集成系统即可通过各种关联和链接的建立, 实现档案信息资源的互操作和整合, 打破了原各高校之间的严重分离, 连接高校档案信息库的中枢, 将单个的档案馆信息源连接成为一个数字化信息资源库群, 完成校际间的档案信息集成, 将信息资源有机地连接成为一个整体, 成为融汇数字信息的“中心”和“基地”———即综合档案资源库。提供档案信息资源共享利用所需的物质基础———丰富的、集约化的、系统的档案信息资源库, 可以有效地实现资源互补。在数据共享规范的基础上, 深入的整合来自各个高校的档案信息资源, 并建立统一的、不同主题的档案信息数据库, 对于各个高校优秀的数字信息资源, 将统一整合到集成平台的数据资源信息库中, 档案利用可以不受地域及时间限制, 档案资源在各高校之间得以充分交流、共享, 为社会提供更好的教育资源, 实现增值服务[3]148。

3. 建立导航式档案信息检索系统。

实现档案信息的社会共享, 满足社会日益增长的档案信息需求, 是各高校档案馆数字档案信息资源整合的最终目标。因此, 为方便利用者查阅档案信息, 各档案馆可通过应用相应的链接技术将相关主题的数据源进行连接, 建立基于广域网的导航式档案信息检索系统。此系统可以整合各个档案馆的资源, 能够引导用户查到最广泛的信息, 用户只需输入关键词, 就能查到相关链接, 并且各个相关主题全都展现在面前, 由用户根据需要对信息进行取舍。导航式档案信息检索系统应该具备的功能:一能让利用者方便的识别和利用;二保证能提供大量的查询信息;三能按一定标准提供检索结果。档案搜索引擎有两种:全文搜索与分类目录。导航式档案信息检索系统可以根据实际采用分类目录技术或全文搜索技术, 或者两种技术互为补充。如在上世纪90年代, 美国NARA实行按地区、来源和利用对象等对数字档案信息资源进行整合, 将数字档案信息资源纳入到其档案信息导航系统 (NAIL) 中。用户在NAIL中可以查询、检索和利用美国200多个档案馆馆藏信息资源。导航式档案信息检索系统要真正充分发挥作用、运行有序, 各高校档案馆需要做好以下几点:制定标准规范、保障信息供给、深化检索功能、提供良好服务[4]26。

摘要：笔者根据工作实践及调研, 阐述了高校数字档案资源整合的意义, 分析了高校数字档案资源建设现状以及高校数字档案资源整合的关键, 并提出了高校数字档案资源整合的方案与模式。

关键词：高校数字档案,资源整合,集成,方案与模式

参考文献

[1]胡凤华.高校数字档案馆信息资源整合交换的策略及应用[J].档案学研究, 2011, (1) .

[2]王雪萍.浅论数字档案馆信息资源整合与共享[J].湖北档案, 2008, (11) .

[3]王丽丽.基于信息资源共享的高校档案管理模式重构[J].安阳师范学院学报, 2008, (4) .

艺术档案资源数字化与管理研究 篇10

一、艺术档案数字化管理的重要性

(一) 符合新时期我国文化艺术事业发展的需求。传统艺术档案基本都是以纸质、实物等介质为主的档案资料, 给原始档案管理工作增加了很大的难度。并且受传统思想的束缚, 其管理效率普遍偏低, 致使很多信息来源得不到充分的共享, 出现很多失误、差错等问题, 严重影响了艺术档案的完整性和安全性, 使其管理质量缺乏可靠的保障。通过利用数字化的管理模式, 既解决了以往档案库存管理的弊端, 使其适应当前艺术档案管理的需求, 又极大地提升了管理人员的工作效率和业务能力。

(二) 方便快捷的查阅需求和信息传递需求。以往查阅艺术档案资源都要依靠手工操作来进行, 这种查阅方式既延长了查阅周期, 又使其无法满足现代快节奏的社会需求。随着计算机技术的普及应用, 档案管理也采用了数字化的管理模式, 将传统介质的档案资料全部转化成高科技的电子形式, 并把电子档案有效地保存到计算机存储硬盘中, 不但扩充了保存空间, 简化了贮存模式, 也极大地方便了工作人员的检索与查阅。并且其完全不受任何介质的约束, 随时随地都可以进行阅览和利用, 既使处在同一个电子文件中的不同档案形式也可以进行长期的存放, 如:文字、声音、图像、视频等文件, 充分体现了艺术档案的规范化管理, 使其可以保持永久的完整性和实效性。同时通过数字化的管理, 还可以针对不同查阅目的的文件进行分门别类的管理, 方便日后管理人员对档案的借鉴、研究和分析等活动的进行, 使其满足各种不同的查阅需求。

二、艺术档案数字化资源的管理研究

(一) 数字化资源管理方法。进入新时期以后, 我国科技技术的发展已经取得了十分显著的成绩。相对数字化的档案管理也可以采用先进的管理技术, 来实现现代化的管理目的。可利用时下流行的多媒体技术或超文本技术, 将传统档案资料演变成新颖丰富的图像、文字、视频等文件形式, 使其更加可视化。同时为了加强艺术档案的保密性质, 还可利用先进的安全加密技术对档案资料进行安全管理, 从而实现档案资料的完整性和科学性。

(二) 数字化资源的安全管理措施。为了做好艺术档案的数字化管理工作, 首先就要实现档案资料的共享, 使其可以不受任何介质的约束, 随时保证人们的查阅和访问。可利用计算机网络平台等先进技术来进行。其次为了保证档案数字化资源的准确性和实用性, 避免出现任何网络安全问题, 就要加大档案数字化资源的维护力度, 利用加密技术来保证知识产品的安全存储, 并设置资源版权保护、系统密码保护等防御措施, 建立合理的安全保护机制, 如:数据备份、灾难恢复机制、资源异质备份及资源异地备份等手段, 从根本上维护数字化资源和其网络平台的安全。

三、提高艺术档案数字化工作的建议

(一) 科学利用和开发各类艺术档案资源。利用先进的科技手段, 有效地开发出各地档案管理部门的多种艺术档案资源, 并取其精华进行合理地利用, 实现现代化的检索技术与数字化管理技术, 从而促进我国的经济文化建设。另外由于我国各种艺术档案资源馆的分布范围较为广泛, 所以应加大对计算机网络信息技术的利用, 采用更为先进的数字化管理模式, 为艺术档案资源馆的长期发展提供优质的服务途径。

(二) 加大档案资料管理的数字化教育。为了更好地实现艺术档案的数字化管理, 首先应该提高管理人员的综合素质, 加大对其的数字化教育, 使之成为高水平、高技术、高管理的复合型人才。其次完善当下数字化教育的教学内容, 提高管理人才的竞争能力, 使其在工作岗位中发挥自身优势, 完全掌握现代化的档案资料管理技术, 实现档案资料信息管理的数字化建设。此外还要定期对从业人员开展专业的档案管理培训活动, 尤其是加强对计算机技术与网络信息技术的教育培养, 既提高管理人员的工作水平和效率, 也加强了其在经济信息开发与研究方面的能力, 使之成为综合数字化档案管理人才。

四、结束语

综上所述, 艺术档案的数字化管理已经是各档案资源馆势在必行的发展趋势, 不仅打破传统管理的弊端, 有效保证了艺术档案的完整性和科学性, 也加快了档案资源的共享速度, 使其满足当下社会快节奏的查阅需求, 为推动社会文化艺术发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]汪辉霞.浅论群众文化艺术档案中的数字化管理[J].大众文艺, 2015 (10) :23-25.