档案数字化处理

2024-06-29

档案数字化处理（精选十篇）

档案数字化处理篇1

(一)高校纸质档案数字化处理的必然性。

一是高校纸质档案数字也是国家档案管理工作的必然要求。面临世界范围内的信息技术发展,我国也提出了纸质档案数字化的要求,将高校中的纸质档案进行数字化处理,以数字化信息的形式进行存储和共享。另外,档案管理部门中,许多都是由政府部门构成的,实现高校纸质档案数字化也是国家和政府的要求。二是这是档案管理部门工作的必然要求。现如今,高校中学生人数越来越多,档案中的资料内容越来越复杂,仅仅依靠纸质的形式进行档案的管理,其工作强度大,难以实现档案的数字化,因此加强档案部门管理工作是必然要求,利用数字档案,能够更方便地进行档案服务。

(二)高校纸质档案数字化处理的可行性。

一是国家有关政策的支持。我国国家档案局已经明确提出,要加快实现档案的数字化,纸质档案是档案的主要形式,对高校纸质档案进行数字化处理,符合国家的政策要求,也顺应了现代信息化社会发展的需求。二是现代数字技术的发展为其提供了条件。现如今,计算机信息技术发展已经到了较高的水平,相关技术的发展足以支撑纸质档案数字化工作的进行,无论是常用的硬件设备还是软件工具,在数字化操作方面都较为方便,数字化处理工作非常迅速。三是档案数字化处理得到足够的经济支持。高校档案的数字化处理需要用到大量的人力、物力、资金等,而近年来我国经济的大力发展,使得国家经济较为富足,能够为高校的纸质档案数字化提供足够的资金,用以购进相关设备、软件,聘用足够的工作人员来完成这项工作。四是具有可靠的成功经验可以借鉴。我国并不是第一个实现纸质档案数字化处理的国家,在世界上,许多国家已经完成了大量的档案数字化工作,积累了丰富的工作经验供借鉴。通过借用这些经验,能够更快地发展档案数字化这一工作,有效地避免错误的操作,实现档案数字化的更快进步。

(三)高校纸质档案数字化处理的工作原则。

第一,遵循安全性原则。高校档案对于学生的人生道路有着重要的作用,在实现档案数字化的过程中,档案的安全应当放在第一位。在数字化处理的过程中,要注意保护档案纸质文件,还应保证信息录入的真实性和保密性。从而保证档案信息真实有效,并且一些重要的的信息必须保证其不被泄露。第二,遵循规范性原则。要想使得高校档案数字化之后,能够更为方便地被使用,就要保证数字档案的规范性,无论是世界上还是我国对于数字档案的要求,都有一套特定的标准,因此,高校纸质档案的数字化必须严格地按照这一标准进行,从而实现高校档案信息能够被真实地收录,在以后的使用中,也更为可靠。第三,遵循高效性原则。由于高校中的纸质档案数量非常庞大,在数字化过程中,必须提高效率,才能够按时完成任务。一是要根据高校档案的特点,制定可行的数字化方案,从而节约更多的时间和人力,达到最快的纸质档案数字化处理效果;二是要充分地利用计算机信息技术,实现档案数字化的系统性与协调性,避免档案重复处理,提高数字化的效率。

二、高校纸质档案数字化处理的具体措施

(一)高校纸质档案数字化处理所需要的硬件设备。

一是扫描仪的使用。扫描仪是处理高校数字化档案过程中最为常用的一种输入设备,也是最先使用到的一种硬件设备。扫描仪的种类多种多样,其功能也具有很大的差别,不同的扫描仪具有不同的优势与缺陷,在纸质档案扫描的过程中,应当根据其具体要求,进行合理地选择,才能保证扫描图像符合数字化处理的要求。二是计算机的使用。计算机在纸质档案数字化处理的过程中将会被多次使用,如扫描仪扫描后的图像需交给计算机来处理,得到的数字档案需要通过计算机来保存。计算机既是一种处理设备,也是将多种数字化处理设备连接在一起的中枢系统,其重要性不言而喻。由于其处理的信息量和处理速度不同,可根据具体情况选择适当的计算机来使用。三是存储设备的使用。高校档案数字化处理之后,将会生产大量的数据信息,这些信息的储存需要一种可靠的设备,目前来看,储存设备主要是光盘,其可操作性强、存储容量大,具有其他存储设备无可替代的优势,这使其成为存储设备的最佳选择。

(二)高校纸质档案数字化处理所需要的软件系统。

一是了解纸质档案数字化相关软件系统对于技术的要求。档案数字化处理软件系统对于技术的要求较为严格,为了保证档案的安全性,必须运用先进的软件研究开发技术,并且融入安全防护技术,保证档案信息的安全。二是了解纸质档案数字化相关软件系统所具备的功能。软件系统的功能一般都包括:注册功能、档案扫描功能、图片处理功能、档案存储功能、档案管理功能、档案查阅功能等。

(三)高校纸质档案数字化之后文件的储存格式选择。

通常来说,数字档案的处理格式可以选择多种,而无论选择哪种格式,都应当以保持档案信息的真实性为基本前提,与原本的纸质档案的相似性越高,就越能够避免信息的失真。另外,还要考虑处理后文件的大小,由于档案资料繁多,如果每一份档案处理后的文件都很大,那么文件的存储将会非常困难,也难以实现远程网络共享。同时,也要考虑所选择的格式在其他环境中是否便于查阅和修正。除此之外,文件格式的选择,也要符合国家对于档案的标准化要求。只有同时考虑以上几点,才能够选择出最为合适的档案格式。

(四)高校纸质档案数字化处理的过程。

一是整理档案。在对高校档案进行数字化处理之前,整理档案是不可或缺的一个步骤,检查档案资料的完整性、拆解档案,并按照顺序排放整齐,这样,在接下来的工作中,将会节省很多时间,也能够避免遗漏信息、录入错误信息等意外情况的发生。二是扫描准备工作。这一环节主要是将扫描仪与计算机连接在一起,并且保证计算机能够检测出扫描仪,这样,才能够使扫描仪扫描后的图像及时传入计算机。另外,工作人员需要将拆解后的档案规整在一起,并进行登记,此后,便可正式开始扫描工作。三是正式扫描。工作人员需要根据具体要求,对扫描仪的各项参数进行设定,以保证扫描图像清晰可辨,对于不合适的参数进行及时的调整,完成参数设定后,即可打开扫描仪,进行大批量的扫描工作。四是图像文件处理。对纸质文件进行扫描后所得出的图像,并不一定完全符合要求,这时,就需要对图像进行进一步的处理,纠正图像扫描所产生的偏差,修复不够清晰的图像。五是后期处理工作。这一工作环节主要是进行文件的校对,检查所扫描的文件与纸质文件在内容、数量等各方面是否一致,扫描质量是否合格,完成后,将文件放入储存设备进行保存。

(五)微缩档案与照片档案的数字化处理。

一是微缩档案的数字化处理。微缩档案的数字化处理比普通档案更为复杂,需要利用微缩影像转换技术进行处理,才能够将其还原,制成数字档案进行存储。二是照片档案的数字化处理。照片档案的数字化最重要的就是要保证其清晰度和真实性,因此,扫描仪分辨率的设定尤为重要,另外,图像位数的选择决定了图像颜色是否精确。掌握好这两方面的技巧,就能够将照片档案真实地、完整地处理为数字化档案。

摘要：在高校档案管理中,纸质档案是最常见的档案管理形式,而将纸质档案进行数字化处理,是实现高校档案数字化管理的第一步,也是最为关键的一步。因此,做好纸质档案数字化处理工作,是现如今高校档案管理的必然要求。本文通过对高校纸质档案数字化处理进行讨论,提出高校纸质档案数字化处理的具体措施,帮助我国高校更为快捷、迅速地完成纸质档案的数字化。

关键词：高校档案,纸质档案,数字化处理

参考文献

[1]左晋佺.论高校档案数字化工作流程的应用实践[J].兰台世界,2012

[2]王琴,谢光荣.高校档案馆创建素质教育基地的思考[J].兰台世界,2008

档案数字化图像处理之我见篇2

那么，扫描后的原始图像到底要不要进行图像处理呢？在找到答案之前，我觉得，有必要厘清以下三个问题：第一，扫描所得原始图像能否还原档案原貌？第二，图像处理会不会影响档案凭证效力？第三，档案数字化的主要目的是什么？

1 原始图像不可能还原档案原貌

档案原貌是指档案形成时固有的面貌，数字化扫描不可能还原档案原貌。首先，纸质档案经过时间的洗礼，纸张逐渐发黄、纸质慢慢变脆、有些纸张因为虫子噬咬出现缺损，载体面貌发生改变，我们现在所见到的档案已非档案形成初期的模样。因此，扫描所得的图像即使未作修图处理，与档案形成初期的面貌相比也已大有不同。其次，扫描所得原始图像，表面上未经图像处理，但因为扫描前要对扫描参数，如，扫描模式、分辨率、对比度、亮度等进行设置，因而也无可避免地烙印上人工斧凿的痕迹，所以，扫描所得的原始图像实际上也不能反映档案原貌。最后，即使在扫描过程中没有人为因素的介入，但档案经扫描后，档案纸张厚薄程度、柔韧程度等信息已丢失，与档案本身比较，面貌或多或少还是会有所改变。所以，纸质档案数字化过程中，扫描所得图像，不论是否经过图像处理，都不可能还原档案原貌。

2 图像处理不会影响档案凭证效力

档案的本质属性在于它的原始记录性，即档案是在社会生活中直接形成的历史记录。档案的原始记录性决定了“档案较其他文献有更可靠的真实性，由于其真实性，使其具有凭证价值”[3]。那么，档案原始图像经过处理后，会不会破坏档案的真实性，从而削弱档案的凭证价值呢？答案是不会的。档案的真实性跟档案所记录的内容信息有关，跟内容信息的表现形式无关。图像处理通过纠偏、旋转、去污、对比度拓展增强、彩色增强、图像平滑、锐化等技术，干预的仅仅是档案信息的表现形式，比如，图像的倾斜度、图像的洁净度、纸张的颜色、字迹的深浅、霉变的痕迹等情况，从而达到提升图像质量，使之便于判读与识别的目的。从中可以看出，图像处理改变的是档案信息的表现形式，并不改变档案信息内容，图像处理过程中不存在添加、减少、涂改图像信息等现象，并不对档案真实性构成损害。因此，图像处理后所获取的档案图像信息，仍可以作为形成者留下的历史真迹，是确凿无疑的原始文件和历史信证，经档案部门确定后，它的效力仍可等同于原件。

3 纸质档案数字化的目的是为了利用

档案数字化的主要目的是为了利用，确切讲是为了让扫描件代替原件使用。这样做的好处既可以使档案原件得到保护（避免原件在频繁使用中遭受毁损风险），又可以极大地提高利用效率（利用者只要通过计算机检索，就可以快速查询到需要的信息）。既然数字化的目的在于利用，那么，在保证图像信息真实可靠的前提下，图像的有效性、可用性应该是扫描追求的首要目标。当维护档案原貌与保证图像有效性两者发生冲突时，毫无疑问应该选择图像的有效性。因为如果图像无法识别，图像里蕴含的档案信息无法读取，那么，即使扫描件反映档案面貌达到以假乱真的程度，但因无法在实践中发挥实际效用，便也失去了存在的价值。因此，从档案利用角度来看，保证扫描图像清晰可用比单纯维护档案原貌更有实际意义。图像增强处理是为了更好地传达档案信息，实现档案查询利用的价值。

厘清了上面三个问题，现在再来看档案数字化原始图像要不要进行图像处理的讨论，很自然得出这样一个结论：图像处理应该成为纸质档案数字化的一个必经环节。

参考文献：

[1]http：//baike.baidu.com/view/14662.htm

[2]纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）.

[3]浙江省档案局编印.档案管理培训教程.（2001年）.

如何做好档案数字化前处理工作篇3

一、档案数字化前处理工作的必要性

目前, 应用计算机管理档案在我国已经成为档案管理现代化的一种发展趋势。但档案管理中计算机的应用水平却始终在一个较低的层次上徘徊。事实上, 只有少部分计算机在档案管理的实际应用中发挥了充分的作用, 资源浪费相当惊人。问题主要卡在档案数字化前处理工作上。档案数字化前处理工作直接关系到档案数字化建设的质量, 也是提高档案数字化建设速度的关键。在档案数字化建设中, 硬件、软件和数据三者缺一不可。一般来说, 建立一个计算机档案管理系统, 其数据准备时间要大大超过硬件购置和软件研制的时间。如果相应的数据标准和规范不明确, 数据的准确就会非常困难。倘若不给计算机准备优良的数据环境, 再先进的计算机、再完善的程序都是没有用的。档案数字化前处理工作的质量如何不仅关系到档案检索系统的成败, 而且还会影响档案的有效利用。不少档案部门对档案数字化前处理工作的重要性认识不足, 不重视档案数字化前处理工作。在数字化前处理工作中出现著录项目不全、不准, 有的甚至仅根据原有目录的档案目录录入, 导致录入数据不完整、准确, 影响了数字化档案的查全率和查准率, 甚至在提供利用中仍需要手工检索。

二、档案数字化前处理工作易出现的问题

(一) 缺乏统一的档案数字化前处理工作的规范与标准。

计算机的高效率是建立在标准化和规范数据基础上的, 只有规范化的档案信息才能用计算机处理。档案数据库是计算机检索系统建设的基础, 建立档案数据库就要实施著录标引及数据代码等方面的标准;使用的应用软件同样需要适当的标准来保证技术的先进性和结构的合理性。

(二) 忽视档案数字化前处理的管理工作。

档案数字化前处理工作是一项比较复杂的系统工程。因此, 在档案数字化前处理管理工作中, 从制定标准到组织实施;从软件的选择到数字化档案的确定;从著录标引到微机录入等每一个环节必须置于有效地管理与控制之中。因此, 只有对档案前处理工作进行科学地计划、指挥、协调和控制, 才能确保档案前处理工作的质量与进度。

(三) 忽略档案数字化前处理工作人员的业务水平。

数字化前处理工作要求档案工作人员不仅熟练掌握档案编目知识, 还要掌握一定的计算机知识, 具备一定的英语水平, 才能完成好此项工作。

三、加强档案数字化前处理工作所应采取的对策

(一) 制定并完善统一的档案数字化前处理工作规范与标准。

首先, 建立必要的档案数字化前处理工作制度, 做到著录人员、标引人员、审校人员分别把关, 各负其责, 保证档案数字化数据的质量。其次, 要根据《档案著录规则》、《中国档案分类法》、《中国档案主题》、《中国档案分类标引规则》制定档案著录细则和档案标引细则。拟制档案著录标引文件级工作单。按照著录工作单项目著录, 避免在著录过程中随意删改著录项目、调换著录顺序、滥用著录符号。在标引过程中, 主题分析准确、用规范的主题词, 达到著录项目、顺序、符号、格式和用语规范、标准, 确保档案数字化数据准确完整。

(二) 加强档案数字化前处理工作的科学管理。

首先, 档案部门领导要高度重视档案数字化前处理工作。领导重视与否, 对档案前处理工作的质量起着决定性作用。各级领导应该充分认识到档案前处理工作的重要性, 在档案数字化前处理工作上给予必要的人力、物力、财力的支持, 确保档案数字化前处理工作顺利开展。其次, 建议在全国和各省级档案主管部门中设立专门主管档案数字化前处理工作的组织研究机构, 对档案数字化前处理工作实行统一规划和指导。各地档案主管部门应做好本地区档案数字化前处理工作的协调和交流, 避免走弯路, 以加速档案数字化建设进程。再次, 制定档案数字化前处理工作制度, 以便加强管理监督, 确保档案数字化前处理工作有章可循。按全宗制定数字化前处理工作计划。采用目标责任制的方法把档案数字化前处理工作任务分解到个人, 随时检查和监督档案数字化前处理各项工作环节的进度情况, 采取有效措施解决档案数字化前处理工作中出现的问题。

(三) 提高档案数字化前处理工作人员的业务水平。

谈档案数字化篇4

【摘要】在当代，档案的信息化建设已初具规模，我们必须在现有的档案管理数字化、自动化的基础上，建立具有时代特点数字化信息服务体系。

【关键词】档案；数字化；服务体系

档案在信息技术广泛运用的今天已经由传统的封闭型的信息存储场所转变成开发型的虚拟化的信息资源管理和传播中介，这其中便是档案数字化信息建设的重要性。在当代，档案的信息化建设已初具规模，为顺应时代发展的潮流，在社会文化信息系统中确立并稳固档案应有的地位，发挥档案在社会发展中的积极作用，我们必须在现有的档案管理数字化、自动化的基础上，建立具有时代特点数字化信息服务体系。

一、档案管理数字化技术

档案数字化是在现代计算机技术、网络技术、信息技术环境下出现的一种新型技术，数字化必须依附于关键的数字化技术，因此为了完成数字化档案建设的重大任务，有必要从源头上研究这些关键技术。馆藏档案的数字化是利用当今先进的数字化技术将传统馆藏档案转化为数字化信息，并储存在计算机存储设备里，以便提供档案检索和档案信息服务。我国的档案接收电子档案是近些年的事，现存的档案都还是传统意义上的档案，这些档案要应对现代信息社会的利用需求，只有通过馆藏档案的数字化技术，将现存档案转化成数字化档案才行，因此馆藏档案的数字化技术是一项基础性的技术。

二、档案数字化信息服务的个性化

随着数字时代的来临，档案的建设手段也逐渐完善，在数字化信息利用方面，越来越多的档案用户习惯于依靠网络进行信息检索与浏览，习惯于接受档案推送的个性化信息。服务方式的个性化是指数字档案能根据用户的个人习惯采用不同的方式为用户提供所需的信息。服务内容的个性化是指数字档案为用户所提供的服务不再是千篇一律，而是各取所需、各得其所，针对每个用户的兴趣爱好为用户推荐相应的信息资源。目前档案数字化信息服务的研究仍有许多问题亟需解决，但这并不影响我们对于未来档案数字化信息服务个性化、人性化的探讨：

1.层次化分类。信息分类定制是指档案利用者可以按照自己的特定目的和需求，在某一特定的系统功能和服务形式中，自己设定信息的资源类型、表现形式、系统服务功能等。在档案数字化信息服务的过程中，针对不同层次的读者系统可以提供不同的服务，例如：馆藏专业性很强的资料或者较为前沿性的资料将主要服务于某一领域的专业研究人员或是大学教师等高级知识分子；而针对一些大、中学校的学生则首先提供一些普及性质的文献。根据需要提供必要的信息服务会使档案数字化服务更加人性化，同时也减少了信息检索的杂乱无章的局面。

2.数字档案信息的推送服务。数字档案信息推送服务是运用推送技术来实现个性化服务的一种方式。它是数字档案建设的一个热点，也是走向主动服务的一个重要标志。它是在网络上通过特定的标准和协议，按照用户的需求，定期主动传送用户需求信息的一项计算机技术。信息推送分为两大类：一类是由智能软件完成的全自动化的信息推送服务；另一类是借助于电子邮箱，并依赖于人工参与的信息推送服务。

三、档案数字化信息个性化服务的具体措施

1.正确处理用户隐私问题。数字档案应该认真对待用户的隐私问题，积极寻找有效的隐私保护措施。一方面，从管理上保障用户信息的安全，包括下列几点：另一方面，从技术上保障用户的信息安全，数字档案馆必须建立有效的用户隐私保护机制，使用户的隐私权不被恶意侵犯。隐私问题的解决，还要依赖于良好的用户信誉的形成，因此数字档案要努力提高个性化信息服务的质量，处处为用户着想，让用户体会到个性化信息服务给他们带来的切身的方便和实惠，抵消个性化信息服务中用户提供个人信息的顾虑。

2.着力解决信息安全问题。着力解决整个个性化信息服务系统的信息安全问题主要应从两方面入手。一方面，技术上，开发新的信息安全保护技术，使系统在技术上具有安全性、可靠性和高效的运行性能，使硬件、软件、数据得到更好的保护；另一方面可通过法律手段，以避免系统中的信息受到恶意的破坏、更改、泄露。

3.改进服务效果。一是要尽可能为用户提供价值量大的信息；二是要注意简化用户界面，逐渐实行智能化服务来取代部分的用户定制行为；三是加强对用户信息的获取和分析；四是积极从管理、人员素质等方面入手，切实提高个性化服务水平，使档案馆工作人员真正站在用户的角度为用户着想，使用户得到满意加惊喜的服务效果。

4.提高工作人员综合素质。数字档案信息服务要求工作人员，具备较高的政治素养、工作责任心、档案业务水平、广博的文化基础知识及学科背景、熟练的计算机应用能力，善于与用户沟通。这就要求档案员不断充实自己，更新知识，提高自身的素质。同时应建立起一个学习环境，使其适应技术环境的变化，学习新的工作技能，注意培养和引进人才，集中高素质人才向信息服务一线转移。

5.深化个性化服务内容。在个性化服务中，我们可以利用数据挖掘，知识发现等技术，对有用的信息内容再进行深层次的分析和挖掘，向用户提供能够用于科学研究、解决问题的规则和模式的内容。例如利用网络的优势，借助多媒体等信息技术对各种类型的档案进行编纂加工成相关内容的档案编研成果。

浅析档案数字化与数字化档案利用篇5

关键词：档案,数字化,利用

数字化是一次档案载体的改革。档案数字化发展至今也就不过二三十年的时间, 与几千年的历史而言, 简直是沧海一栗。在我们实际工作中, 我们需要稳扎稳打, 不能过于着急, 不能盲目追求进度、超前, 需要认真做好现阶段的基础工作;必须要根据企业需求, 来规划数字化的轻重缓急, 同时也要不断更新知识、方法, 达到解决工作中的所出现的新问题。因此研究档案数字化与数字化档案具重要的研究意义。

一、档案数字化的含义

档案数字化、数字化档案、数字档案是三个不同的概念, 混淆比较严重。档案数字化是通过不同的载体形式、形态及存储方式的档案信息利用计算机进行处理、录入、转化等, 把文字、声音、图像等信息转化为计算机数码序列, 并储存到光盘、U盘、磁盘等物理载体的过程, 它是数字档案的基础工作。而数字化档案是利用计算机技术、网络技术, 使档案工作的客观物质基础发生变化。推崇档案数字化与数字化档案利用作为整体, 有利于档案价值的鉴定、整理、利用。

二、档案数字化的内容

在大部分档案馆里, 仍然以纸质档案为主, 为了提高档案的利用率, 实现档案数字化是主要的途径。也就是将纸质档案转变为数字化, 这也是信息时代发展需求, 是档案事业必然趋势。在这个转变过程, 利用网络技术来实现档案资源共享和档案信息化建设最为关键的环节。

(一) 档案资源数字化馆藏与整理

档案的馆藏与整理是档案资源数字化推进最基本的两个方面, 这是档案数字化的基础。在实际工作中, 我们可以从:1.从传统的馆藏中以纸质为主要载体的档案信息开发汇集成三次文献信息, 并通过计算机网络进行数字化处理。2.利用现代化技术, 如:扫描、数字照相等方式将档案原始文件进行数字化处理。3.利用单位自身自动化办公形式对电子文件信息进行规范。

(二) 构建数字化档案信息网络平台

构建数字化档案信息网络其目的是为了满足社会发展需求, 把数字化的档案信息通过互联网络进行传递, 实现档案资源的数字化、信息共享化。现如今网络技术快速发展, 为数字化档案信息化提供坚实的基础和硬件条件, 当档案馆或档案机构搭建信息网络平台后, 可实现不同国家、省、市、县等通过网络平台连接在一起, 并通过计算机实现远距离检索开放型档案资源。另外, 企业也可以通过网络技术搭建局域网络, 实现部门之间内部档案共享化。

(三) 数字化档案的形成、特点

在国内对数字化档案下定义的是皱悦, 他在“数字档案资源建设中的著作权问题研究”中认为:数字化档案是指传统档案数字化后形成的数字化形式的档案。之后形成两种认识, 第一认为数字化档案是电子文件归档后的产物, 第二是传统档案数字化后形成的数字化形式的当那。

我们可以归纳为:1.传统档案的数字化。计算机网络技术的广泛应用, 使档案工作的客观物质基础发生了变化, 档案原件的数字化已经成为一种必然的发展趋势。正如皱悦所说将馆藏纸质档案转化成数字化形式, 表示已实现档案资源已进入信息网络及全球资源共享的大前提。面对社会大众对档案信息资源需大, 传统的档案载体和目录检索无法满足, 唯可通过数字化转化, 采用扫描设备将源文件档案信息转化成数字图像方式或光学字符识别如那件识别后形成文本方式, 通过数字化技术及其他形式的档案资料进行存储 (数据库) 加以保持, 这样既有利于原始档案文件的保存, 又便于利用。

2.直接形成的数字化档案。数字化档案也称为电子档案, 它是通过计算机磁盘等设备进行存储, 与纸质档案相对应, 相互关联的通用电子图像文件集合, 通常以案卷为单位。是人类社会真是活动的数字化记录, 是办公自动化和信息网络技术发展的必然结果, 它具有改变目前档案工作面貌和信息环境的能力。它区别于其他实体档信息, 这类虚拟档案是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之于电脑网络上进行传递、流动的, 只有通过正确的识别软件、硬件, 才能将这些字节、比特方式随机定位到用户所在的网络终端, 并转化成可理解的文字、数字、图像、图标、符号等。目前所用到的数字化档案的介质主要以光盘、磁盘、磁带。在云时代的今天, 数字化档案以云储存的方式将今后发展必然趋势。

三、数字化档案信息资源利用

(一) 数字化档案的优势

我们可通过数字化档案的特点, 它的有效利用与传统介质的档案相比, 凸显其巨大的优越性, 其主要优势表现在:档案资源信息的共享性、复用性、交互性、便捷灵活。

(二) 提高数字化档案信息的利用措施

根据数字化档案信息资源的特点, 我们更清楚唯有通过科学合理的方法方式来促进数字化档案信息的利用, 达到为社会、企业发展服务。具体如下:1.加大成本投入。首先政府、企业应该重视数字化档案的重要性, 加大成本投入, 为促进数字化档案建设提供必要的基础。但是, 并不是盲目投入, 政府、企业决策者应该对数字化处理的成本、所需费用及利用价值进行效益的权衡, 从而避免造成不必要的浪费。因此, 在档案数字化建设中, 对政府、企业的决策者的观念比较讲究。2.加大数据库建设。档案数据库是数字化档案信息资源的“发源地”, 它通过对数字化档案信息进行储存、处理及维护的系统性软件。不仅对档案的分类、编号进行自动化内部调整, 还具备大型的数字文件管理系统、数字目录管理系统、数字检索系统等。3.加大档案网络平台建设。档案网络平台包括局域网和万维网。局域网是在同一区域不同部门、组别、省、地州县城, 通过专线专网的形式搭建网络平台, 实现档案信息共享的目的, 有利于工作一体化的提高。万维网是指具有数字化、网络化的平台, 它将分散不同于载体、不同地里位置的档案信息资源以数字化的形式储存, 以万维网的方式相互连接, 提供及时利用, 实现资源共享。这是一项复杂、庞大的系统工程, 也是一项长期的、艰巨的战略任务。

四、结束语

档案数字化与数字化档案目前市场经济下, 企业发展的必经之路, 同时也响应国家政策的一个重要指标。它是让人们更快速便捷真实可靠的并足不出户的获取需要的信息。而企业档案信息化建设这项系统工程, 它需要庞大的资金投入及人力支持, 要稳扎稳打, 任重而道远。伴随着计算机技术的普及及提高, 企业只有快速提高信息化水平, 从拉动式企业转变成智能化企业的形式, 才能使中国企业在国际市场中占有一席之地。

参考文献

[1]屠跃明, 翟瑶.档案数字化的元数据研究[J].兰台世界, 2012 (14) .

[2]赵丽荣.关于数字档案馆构建的深度剖析[J].西部资源, 2011 (05) .

[3]宋岩.档案数字化是档案管理发展的必然趋势[J].肇庆学院学报, 2005 (06) .

[4]张琳.试论档案数字化建设与数字化档案信息的利用[J].科技致富向导.2012 (06) .

档案数字化处理篇6

随着信息技术的不断发展,各行各业都逐渐实现了信息化,各种通讯技术的不断应用,使得数字档案开始产生和发展,传统的档案室管理存在很多缺点,如内容记载比较繁复、管理过程比较繁复等,而在数字化不断普及的时代,运用各种先进的技术将档案内容信息化并且进行储存和传输,对档案室管理工作的效率提升有很大帮助。近年来,数字档案的建设取得了一定的发展,数字档案是传统的档案管理向现代化档案室管理工作过渡过程中的一个产物,而数字档案的建设则是将高科技技术和档案室进行结合加强档案室管理的重要过程,尽管近年来数字档案的发展取得了一定的进步,但仍然还存在一些问题急需解决。

1 数字档案的作用

数字档案管理指的是以计算机等电子设备作为管理的手段,基于网络对各种档案室信息资源进行收集、整理、储存、共享的一种档案室管理模式。数字档案建设和管理的对象是各种数字化的档案资料,数字档案管理有利于高效系统地进行各种档案室资源整合和应用。在未来的发展过程中,数字档案的建设对社会经济各方面的建设都会有一些促进作用。

1.1 不断促进信息资源实现数字化管理

在数字化时代,档案信息资源管理的的目的就是建设和完善数字档案,对档案室信息资源进行数字化储存管理,因此在数字档案的建设过程中,首先要通过计算技术、通信技术等,将档案室传统的资源管理过程进行转化,变为数字化的档案管理,使得档案信息资源管理的过程最终实现数字化。数字档案中的档案信息资源内容一般有三种类型,一是传统的纸质档案室资源,二是视听型的档案信息资源内容,三是对以上两种档案信息资源进行数字化处理的资源。随着数字化和信息化时代的不断深入推进,档案信息资源管理逐渐数字化也变为一种趋势和发展方向。

1.2 使得各种档案资源进行处理的过程变得数字化

对档案室信息资源的管理工作是一个十分系统复杂的过程,在数字档案的建设过程中,各种办公业务也要逐渐实现自动化和数字化,从而使得各种档案室信息资源信息的管理都可以变成高效、系统的数字化操作,比如利用数字化手段对档案信息资源进行综合、形成条理清楚的图书、电子文档等,并且传输到数字档案室进行管理,以便档案使用者对其进行查询和调阅等。

1.3 促进档案信息资源共享

数字档案的建设,可以通过计算机网络,将各地的档案信息资源馆进行互相的连通,实现资源共享。实现资源共享的另一个方向是跨区域共享,各地的档案信息资源用户都能根据自己的需要在数字档案中下载所需的信息资料等,促进数字档案信息资源的分享。

2 加强数字档案信息资源整合利用的策略

2.1 更新传统的档案信息资源管理的理念

长期以来,档案的管理模式都比较传统老旧,数字化逐渐成为一种发展趋势,因此在档案信息资源管理过程中,要不断更新管理的理念。针对有的人认为档案信息资源管理工作是可有可无的观念,要及时改进,让档案信息资源管理人员能明白档案信息资源的重要性以及进行改革对档案信息资源管理工作的意义,改变传统的繁复的管理模式进行高效的管理。改变传统的档案信息资源管理理念,要定期对档案信息资源管理人员进行相应的宣传,宣传各种先进的档案信息资源管理知识和理念,在潜移默化过程中促进人员思想逐渐实现转变,为档案信息资源的整合奠定坚实的基础。

2.2 加强基础网络设施建设

数字档案信息资源整合,需要多方共同努力,基础设施是一个基本保障,只有不断完善基础设施建设,才能促进档案信息资源管理水平不断提升。基础设施的承载能力往往影响了档案数字化管理的水平和效率,在数字档案的基础设施建设过程中,要做好三个方面的工作。首先加强网络建设,由于档案信息资源管理的特殊性,在数字档案信息资源整合过程中,要建立相对独立的档案室数据网络,与当前的互联网进行区分,根据具体的情况与当前的办公网络和业务网络进行有效地隔离,在进行数据交换时,要采取严格的安全措施,以保证档案室各种信息的安全性。其次是对硬件网络容量进行配置和完善,由于档案室内容量十分巨大,因此在数字档案的硬件建设过程中,要配置满足档案室存储、查询等需求的各种服务器、扫描仪、打印机等设备,以满足海量的档案室信息处理需求。最后是数字档案信息资源管理中的软件建设,软件是数字档案的核心,无论是档案室的整理收集,还是存储分享,都离不开软件建设,因此在配备档案室网络系统的软件资源时,要选择稳定的、安全可靠的操作系统,选用能够满足各种资料信息和数据管理的需求,要选用对应的扫描软件和图像处理软件,对档案信息进行有效地处理,同时,要选用合适的软件,实现电子档案室各个工作办公系统的衔接。

2.3 加大对数字档案信息资源管理人员的培训力度

数字档案建设的效率与人才队伍的质量息息相关,当前加强数字档案信息资源整合,一个重要的方面就是要建设一支高素质的人才队伍。在人才选拔方面,要严格把关,选择具有档案室管理知识以及信息管理知识的综合型人员参与到档案信息资源管理和整合过程中。对于在岗的工作人员,要加强对他们的培训,不断提升他们的业务能力和职业素养。在培训的过程中,可以采取长训与短训的方式,定期对他们的业务技能进行培训,巩固业务知识以及各种计算机等技术的操作能力。另外,还可以与高校的相关课程进行联系,加强高校学生对数字档案信息资源管理的掌握和应用,为数字化档案室室建设培养人才。

2.4 加强档案室与相关信息机构之间的联系

数字档案是档案室发展的一个重要趋势,对于档案室信息资源进行整合,一个重要环节就是要加强与社会其他信息机构之间的联系,数字档案属于国家数字信息基础工程之一,数字档案信息资源整合,为人们对各种知识的了解奠定了坚实的基础。因此在数字档案信息资源整合过程中,应该要加强档案馆与相关信息机构之间的关系协调和处理,比如加强档案馆、博物馆、文化馆等机构之间的联系,综合各个机构之间的资源,加强对国家信息系统的利用效率,为数字档案信息资源整合与利用提供坚实的基础。

3 结语

数字化成为提高档案管理工作效率的关键,如何才能构建高效的数字化档案室,是当前档案室管理工作研究的重点,数字档案的建设既要满足信息时代的要求,又要考虑到档案室管理的具体特点,因此数字档案的建设和管理是一个复杂的过程。在数字档案的建设和利用过程中,需要采取多种策略,整合人力资源、加强不同机构之间的联系等,以提高数字档案的利用效率。

摘要：档案数字化离不开数字档案室的建设,档案室是公共文化设施中的一个重要组成部分,也是一种重要的公共设施。随着信息化的不断发展,计算机技术、通信技术以及多媒体技术的发展,促进了综合电子信息网络平台的发展,同时催生了数字档案室的产生。本文对档案数字化建设以及加强对数字档案信息利用的策略进行分析和探讨,旨在促进档案利用效率的提升。

档案数字化处理篇7

一、当前纸质档案与电子档案并存的现状分析

人类自从发明纸张以后, 纸质档案逐步取代其他载体的档案而成为馆 (室) 藏档案的主体。纸质档案的普遍存在和广泛应用, 充分证明了它自身的独特优势。随着信息技术的发展和无纸化办公进程的推进, 产生了大量的电子档案, 海量电子档案的产生带来的实际结果会怎样呢?结果一:海量电子档案必须及时归档。电子档案集中归档, 必然构成电子档案集群, 成为一个相对于传统档案馆的电子档案馆。结果二:电子档案的虚拟性决定了人们不能象读纸质档案那样无须借助任何现代设施设备来读取电子档案。人们对于纸质档案的阅读习惯决定了它在相当长的时期内还有顽强的生命力。结果三:产生和存储电子档案的设施设备不断更新换代是一个不争的事实。人们不能保证以往条件下产生和存储电子档案能永久地适应新的设施设备要求, 因此保存必要的纸质档案是一种可以信赖的保证。结果四:电子档案的不稳定性, 包括信息容易被篡改、复制, 网络成为“黑客”攻击的目标, 自然或人工环境对于存储电子档案的设施设备的潜在影响, 以及软硬件的多样性、差异性、周期性和能否互融互通等。相对纸质档案, 人们保存和保管电子档案需要付出更多的心血和更高的代价。人们对于电子档案的适应性还不可避免地存在一个漫长的过程, 人们在收集和保管电子档案的同时, 还必须保存和保管纸质档案。

可见, 无纸化办公虽然是对传统办公方式的一次革命, 但在一个相当长的时期内, 纸质档案与电子档案并存是一种必然趋势。从电子档案方面分析, 一是现代计算机和网络工具的普遍应用已成现实, 伴随产生的大量电子档案必须及时归档, 成为增加电子档案的重要来源;二是普遍开展的馆藏纸质档案数字化, 必然产生大量的电子档案。从纸质档案分析, 一是已经积淀形成的大量珍贵纸质档案不可能因为有了电子档案就全然销毁;二是在对电子档案的保证性还没有足够的认识之前, 人们在收集和保存电子档案的同时, 还在不断地收集和保存新的纸质档案。因此, 不管是纸质档案, 还是电子档案, 在相当长的时期内, 人们都必须高度重视。

二、制约档案数字化的主要因素

1. 技术因素。

建立计算机汉字编码字符集与影像处理系统是实现档案数字化的关键。目前, 档案数字化过程中, 档案文本输入的方法主要是键盘输入与光学字符识别扫描输入, 这两种方法在技术上均存有缺陷。手工作业式的键盘输入方式, 效率低、成本高, 不适应任务量大的档案数字化工作;光学字符识别扫描输入方式, 普遍存在图像质量不高、扫描速度偏低、识别率欠佳、成本较高等缺陷。

2. 设施因素。

一方面, 就硬件而言, 档案数字化所需的信息采集、信息存储设备和信息利用等硬件设备严重不足。另一方面, 档案数字化软件开发滞后。纵观当前各档案馆 (室) 所用档案管理软件, 不是没有信息管理功能, 就是缺乏信息通用功能。现在档案部门所使用的计算机型号不一, 规格各异, 各自开发、购置的软件不能通用, 并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。

3. 标准因素。

档案数字化的前提是基础工作的规范化和标准化, 但由于历史原因, 当前馆 (室) 藏档案业务数字化基础差, 信息收集、存储、管理、利用质量不高, 特别是各类档案的目录、介质相容性不强, 系统软件移植性差, 档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑, 致使现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适用于档案数字化工作的需要, 制约了档案数字化发展。

4. 人员因素。

档案数字化工作是档案工作传统业务方法与数字化技术紧密结合的一项工作, 这就要求档案管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 能够熟练掌握档案信息技能和计算机应用知识。从目前看, 档案人员数字化水平普遍偏低, 许多档案馆 (室) 缺乏现代高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才就更为奇缺, 人才队伍培养已成为档案数字化工作中亟待解决的问题之一。

三、做好档案数字化工作的核心内容

1. 重视馆 (室) 藏档案目录的数字化。

馆 (室) 藏档案目录数字化工作要因地制宜, 分步实施。目录是对成批数量的相对完整的文件或其组合单位, 比较系统地揭示其内容和成分以及档号的一种检索工具, 是馆 (室) 藏档案利用和保管离不开的必备工具。

2. 建立横向通道, 与办公系统衔接。

针对各单位办公自动化系统与数字化档案管理系统不兼容的问题, 在查询接口程序中增加查询档案资料功能, 可以增加两个系统间的数据通信, 实现与现有的办公自动化系统、财务系统、人事管理系统的无缝集成。

3. 建立档案信息数据库。

档案数字化处理篇8

一、档案资源的数字化

档案资源的数字化, 就是把传统档案转换成计算机可读的数据, 并按数据库或文本的形式组织起来, 存贮在磁盘、光盘或磁带等记录介质中, 通过计算机直接检索和利用其中的信息资源。也就是说, 档案资源的数字化是随着计算机技术、数据库技术、网络技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态, 它把不同载体、不同区域位置的信息资源以数字化形式贮存, 以计算机为载体相互连接, 以网络化方式进行传输, 以达到档案资源快捷利用和共享的目的。

实现档案数字化, 是从传统的档案管理工作向数字化档案管理工作的转化, 首先要根据本系统、本部门的具体情况, 建立健全一套较为完善的、以数字化档案的归纳收集、存储保管、查阅利用为主要内容的数字化档案工作体系。数字化档案的归纳收集主要通过文件和档案一体化方式, 由计算机技术及相关信息技术完成;存储保管采用数字存储器以及磁盘、光盘形式存储保管, 其存储和加工过程需要数字档案设备、系统安装及配置应用软件共同完成;数字化档案的查阅利用由计算机及其网络技术支撑, 这需要具备较好的计算机网络环境。其次要对传统的档案管理方法和制度进行完善, 根据数字化档案的特点和计算机网络的行业规则, 制订出一套新的、可操作的规章制度。

实现档案资源数字化, 有利于档案信息的充分利用, 有利于档案管理的自动化, 还带来了档案信息存储的海量化。档案资源数字化的一个最为显著的特征就是实现了档案信息的社会化。计算机网络阅档大大优于档案馆阅档, 社会各界和档案使用者可以不分时间、地点随机进入网络检索、查询, 从真正意义上体现了档案信息服务的社会化。

二、开发档案信息资源的内涵和意义

开发档案信息资源是指在档案管理过程中, 将档案资料通过加工处理, 应用数字化原理和计算机网络, 对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用, 以实现档案信息资源的社会共享。对档案资料进行逻辑加工和处理是开发档案信息资源的基础工作, 它要求根据不同行业、不同专业的具体特点, 按照不同的标志进行检索、分类、归纳和汇总。开发档案信息资源的对象主要是档案资源, 因此, 对档案资源的逻辑处理至关重要, 它关系到档案资源的合理配置和共享利用的程度, 同时也决定着能否实现档案信息化的既定目标。

档案信息化的目标是档案信息资源的有效开发和应用, 即档案信息资源的社会共享。档案信息资源的有效开发和利用是对传统档案管理工作的巨大改革。要加快档案信息化的步伐, 就要研究档案信息化的内涵及其发展规律, 要从理论上分析和探索实现信息化的途径和对档案事业发展的影响, 使档案信息化的实施更具有实际意义。

实现档案资源信息化是国民经济和社会信息化的重要内容之一, 在未来社会信息网络中将占重要位置。由于档案资源信息化可以形成多层次、多类别、跨行业、跨系统的档案信息源, 在统一的管理规则下, 可以将传统的档案管理和利用方式升华为网络传输和社会共享, 从而使档案这一不可再生资源得到重复、多方位的利用, 以实现档案的社会价值和经济价值, 创造出最佳的社会效益和经济效益。

实现档案信息化的有效途径之一就是要应用信息技术, 也就是说, 在档案资源加工方面应用数字化, 在档案信息传输方面应用网络化, 通过计算机技术、数据通信技术等现代化技术手段, 实现档案管理与应用在质的方面的飞跃。

三、档案数字化是开发档案信息资源的基础

开发档案信息资源的基础工作, 就是档案资源数字化工作。档案信息作为社会信息的重要组成部分, 必须满足社会日益增长的对档案资源的需求。要有效开发利用档案信息资源, 就必须搞好档案数字化工作。

(一) 档案数字化可有效助推开发档案信息资源, 为社会服务。

席卷全球的数字化浪潮, 把人们的生活与数字密切地联系起来。“全球数字化”将纷繁复杂的大千世界统一于单纯的数字之下, 使人们进一步领悟了事物发展“由简到繁、由繁到简”的道理。数字时代还使得传统的档案工作发生了深刻的变革, 档案数字化建设就是对纸质档案信息进行数字化转换, 基于计算机和高速信息网络技术, 将数字化档案信息纳入到一个新的信息服务机制中, 这既是进一步改变其馆藏档案结构的需要, 更是利用网络技术和虚拟技术实现档案信息资源共享和档案信息化建设的关键性环节。面对浩如烟海的档案馆藏文献, 要想达到档案信息资源最大限度的共享, 不依靠现代高科技的支持, 加速档案信息资源的数字化进程, 有效利用档案信息资源只能是纸上谈兵。档案馆保存的许多历史档案, 具有十分珍贵的保存价值和利用价值, 以原件直接提供利用会有损原件, 但若将其数字化后, 既可为利用者提供与原件具有同等效果和更为方便的利用方式, 又不会损害档案原件, 从而真正体现档案存史资政的功能和作用, 让尘封已久的历史档案重新作用于社会意识形态, 形成新的文化价值体现, 在借鉴已有文化成果基础上创造新的文化, 将档案文献的开发利用上升到一个全新的层次。

(二) 数字化可以开辟全新的档案信息资源利用网络。

网络时代的到来, 使人们通过上网就能获取所需要的信息资源。档案数字化是档案信息上网的前提条件。只有将各级各类档案馆的馆藏档案遵循共同的标准进行数字化处理, 再利用先进的网络技术, 将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源, 以网络化方式加以连接, 才能形成全新的档案信息资源网络。网上信息资源给传统的“馆藏”赋予了新的含义。它不仅囊括了所有档案机构以往形成的“小而全”的具有各自地方特色的馆藏体系, 而且通过网络, 借助各种信息系统提供的软件自动建成条目分明、各具特色的资源体系, 用户可以深入到档案文献的知识信息单元中, 按主题、关键词等系统提供的检索途径和方式进行跨行业、跨门类、跨地域的查询, 从而获得相关主题的图、文、声、像多元化的档案信息, 还可以利用电子商务订购所需的档案文献复制件及档案编研产品。因此, 数字化为档案信息资源利用开辟了新的天地。

(三) 档案信息数字化可以提高档案信息资源开发利用的准确性和时效性。

网络时代, 充斥的信息资源令人目不暇接、难辨真伪, 人们要用大量时间去选择信息。如何为公众提供准确的信息是网络时代面临的重要问题。档案信息本身具有原生性和唯一性, 使得档案资源的网络利用服务有了得天独厚的条件。这就迫使档案部门将档案数字化建设摆上了重要的地位。数字化建设要求各单位的文件处理人员将本单位形成的电子文件通过互联网发送到档案馆服务器上, 再通过系统软件处理后自动存放到档案信息数据库中, 以供利用。这样由传统的档案馆向形成机关征集档案的“被动收集”转化为成文机关的“主动录入”, 有力地保证了档案信息的准确性, 这也是实现馆藏信息资源共享的首要条件。同时, 档案信息的实时实地采集也保证了档案信息提供利用的时效性。传统的馆藏信息资源总是滞后的, 因为过去档案馆保存的最新档案也是各单位历年形成的文件材料, 当年形成的文件都保存在各单位形成者那里, 这样就制约了档案信息的及时提供利用。

(四) 档案数字化可以克服地域限制, 提供大范围服务。

档案信息的链接, 打破了地区和行业的限制, 构建出各种层次和级别的档案资源网络体系。网络不受时空限制, 全天候开放, 并能提供各种功能强大、灵活、实用的检索工具, 档案用户之间、档案馆室之间、档案用户与档案馆室之间的地理距离将会因网络连接而消失, 彼此之间的交流与合作变得更为频繁而快捷。如, 一种新技术、新产品的档案材料, 若还采取馆内妥善保存的传统做法, 那么随着时间的推移和技术的飞速进步, 它很可能会一钱不值。但实现档案资源共享后, 这种被动局面就会转变。

浅谈档案数字化篇9

【关键词】档案数字化；积极；管理；挑战；战略

档案数字化是随着计算机技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

一、发展档案数字化的必要性

首先，档案数字化是数字档案建设最基础的工作，是档案信息化建设的重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设资源的建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录象档案的数字化；二是电子文件归档和电子档案管理。

其次，档案数字化能有效地保护档案的原件。具体表现为：代替原件使用，保护档案原件；数字化副本异地保存，输出微缩胶片供永存保存，这样可使这些档案资料在天灾人祸的情况下不至于遭到毁灭性的破坏；恢复档案材料模糊蜕变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

再次，档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路，数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管它当前的组织结构、组织管理模式还处于不成熟阶段，可其实现数字化则是必须的，要想国家前进，档案数字化是基本建设工程之一。

二、档案数字化的优势与缺陷

（一）档案数字化的优势

1.有利于部门立卷制度的落实

部门立卷是个老生常谈的问题，但至今档案室代替部门立卷现象依然很普遍，个别立卷单位一年中分几次送一些零散材料给档案室由档案员代替立卷。但也存在一个问题：及档案管理员对该部门的工作未了解，无法断定材料是否齐全完整，从而影响归档案卷的质量。

2.档案管理不受时间和工作环境的限制，大大提高办公效率

传统管理模式不论是管理还是利用都只能安排在上班时间内进行。工作环境是由管理人员、利用者及办公用具集合在特定的场合中构成。实现档案数字化管理后，传统的办公用具消失了，取而代之的以单位网、计算机系统、电脑工作台为主要办公工具。企业各部门形成大量的电子文件，存储于硬盘中，与实物载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同的介质之中，利用者只有获得允许，就可以随时随地调出查阅的档案信息。

档案管理效率也大大提高，立卷部门只要平时将本部门的文件材料输入计算机，年终将归档材料送交档案室，档案管理员通过网络系统直接自动立卷、编目，并打印出移交目录、卷内目录、全引目录等，整个操作过程简单便捷。

3.档案数字化管理提高档案内容信息的开发

传统管理模式对档案进行分类顺序整理，只能保证档案的完整安全保管与单个文件的查找利用。实现档案数字化管理后，各类档案的电子文件集中存储于计算机硬盘上，电子文件经立卷后，利用者通过检索工具，可搜索到体现同一事件的若干历史性的电子文件，帮助利用者了解事情的来龙去脉，满足利用者关于某一专题的深层次查询需求。

（二）档案数字化的缺陷

1.电子文件档案的不安全因素，影响长期保存

电子文件档案具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出性优点。但在利用安全方面，电子文件利用的安全和保密工作更加难以控制，电子文件采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，有些鉴别文件原始凭证性的关键信息业可以更改，者些都使电子文件档案的原始凭证性辨别变得更困难。

2.电子文件档案的存储受载体制约性强

电子文件档案存储对软硬件设备的依赖性很强。现有计算机存储设备虽然容量很大，但面对呈几何级数发展的电子文件总有穷尽的时候。

由于应用软件的更新速度加快，很多早起形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期电子文件也有应用软件不兼容问题。文件形成部门为存储档案投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件。

电子文件不能像纸质文件直接读取，数据易丢失、病毒侵害等不安全隐患的存在，都给电子文档的安全保管和长期保管带来很大的威胁。

3.档案“双套制”保存，造成资源浪费

档案“双套制”保存是将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。单位实行办公自动化系统，各部门文件资料在网上传递、承办，提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费。

4.办公自动化与档案管理系统不兼容

有些单位内各部门应用的管理软件都不相同，都使按照各自部门的特点开发及使用。而现代化档案信息管理系统设计单位不同，软件环境差异较大，形成的数据难以转换，无法进行各科室形成的电子档案文件直接归档。归档文件、数据的收集和录入还停留在原始管理水平上。

5.数字化档案的利用率不高，给企业的现代化进程造成障碍

虽然档案信息管理系统推进多时，但很多单位没有对这个强大的信息提高利用意识，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工完成。人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的资料宝库。数字化档案利用率得不到提高，计算机网络在整个管理过程中的应用仅限于文字的录入。编辑和打印工作，不仅消耗了人力物力，而且使电子档案没有得到合理的开发和利用，造成双重浪费。

三、档案数字化的发展策略

（一）加强系统工程建设，实现信息共享

档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等，一套硬件加软件的系统。由于各部门日常工作每天要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的查询系统，通过触屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。

（二）建立横向通道，衔接办公系统

针对企业中办公自动化系统和数字化档案管理系统充分衔接的问题，建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现现有的财务系统、OA办公系统、人事管理等系统的无缝集成。

针对电子文件与纸质文件“双套制”保存的问题，建议在纸质文件与电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共存。以及根据数字档案的特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全有序展开。

（三）提高管理水平，注重人才培养

随着当今世界信息爆炸式的增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化办公设施为依托的技术密集型工作。这一方面要求管理者具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握：另一方面，要根据利用者要求提供大量的数据库信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任，因此有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件的管理知识，提高电子文件保密管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高档案数字化管理水平。

参考文献：

[1]谢方.音像档案数字化研究与实践[M].中国广播电视出版社，2010.

[2]龚丽瑛.企业档案数字化研究文献综述[J].办公自动化，2012（16）.

档案数字化处理篇10

1 遵从读者需求为导向

若想更好地为读者提供档案信息服务, 必须了解读者需要什么, 加大档案信息资源的宣传力度, 让更多读者了解并应用档案信息资源产品, 发挥其开发价值。在信息资源开发之前, 档案馆需要对其需求状况进行调查, 以此制定开发策略、开发内容等, 提高针对性, 更好地满足读者需求, 杜绝浪费行为。一方面, 档案馆可以借助全新技术手段, 如网站问卷调查、网页浏览统计或者问卷调查等, 充分了解用户需求;另一方面, 在大型的开发活动中, 可以委托专业的咨询或调查机构, 对用户需求状况进行确定, 最终决定开发什么样的信息资源、如何开发、开发后的价值等。只有让读者真正意识到档案信息资源的有用性, 提高应用效率, 才能实现开发的重要意义, 也才能更好地推介档案信息产品。

2 档案信息资源开发利用的自动化

2.1 全面收集档案信息。

过去, 档案馆的馆藏较为单一、匮乏, 虽然已经开始采用较为先进的开发手段, 但是档案信息的内容难以满足社会需求。因此, 强化档案收集工作, 做到常规性收集, 进一步拓展收集渠道, 具有重要意义。尽可能地采取一切措施和手段把应该进馆的档案征集接收进馆, 不断丰富馆藏, 逐步建立起门类齐全、结构合理、数量充足的档案信息库, 从而为档案信息资源的有效开发利用奠定良好的基础。

2.2 系统性整理档案资源。

档案资源的整理, 是开展档案信息资源开发利用的关键环节。档案馆的档案是否方便开发利用, 在很大程度上取决于对档案的科学整理。如果文件成堆成捆存放或者没有可供查阅的目录, 必将给读者使用带来极大不便, 即使是拥有现代化的档案信息资源开发利用设备和手段, 也很难发挥出其应有的作用。因此, 必须强化档案的整理丁作, 对收集来的大量档案, 要本着严肃负责的态度, 逐件逐卷进行清理, 防止不应有的疏漏;采用科学的方法对其进行加工、整理, 使之规范化和标准化。

2.3 深化档案信息检索过程。

进一步深化档案信息检索过程, 是实现档案信息资源开发利用网络化、自动化的必然途径。若想真正做到档案信息数字化发展, 提高信息利用效率, 离不开科学的档案检索体系, 因此深化检索非常重要。

3 强化现有电子文件的管理手段

档案信息数字化的核心和本质是档案信息资源的开发和利用, 而现行电了文件的收集归档是档案信息数字化建设的主要内容。目前, 各档案管理部门所使用的计算机软、硬件系统、档案管理应用软件技数据库的种类繁多, 电了文件的格式多样, 相互间不兼容, 数据无法其享, 严重阻碍了电子文件的收集和电子档案信息资源的开发利用。档案管理部门只有制定严格的电子文件归梢制度, 建立统一、高技的集成电子义件数据收集交换平台, 扩人档案信息的采集池罔, 才能更好地满足社会各项事业对档案信息的利用需求。

3.1 完善电子文件归档制度。开展档案信息资源的开发利用, 离

不开电子文件收集归档的基础作用。因此档案部门应该和电子文件形成部门、计算机信息管理部门加强协作, 共同制定档案信息管理方案。建立健全电子文件的归档管理制度, 涉及到电子文件归档的内容、范围、要求、方法等, 提高电子文件归档率, 实现规范化管理。

3.2 构建高效的电子文件收集系统。

进一步研发具有同步归档、同步鉴定、同步整理、同步利用功能并与0A系统集成的电子文件收集交换系统, 作为数据交换平台, 为归档人员进行实时在线归档提供技术支持。由于电子文件来源广泛, 为了保证进馆电子文件质量, 档案工作者要进行前端控制管理, 积极参与电子文件数据收集交换系统的设计, 加强对归档人员的业务指导、咨询和监督。另外, 档案部门将移交来的电子文件存入光盘并备份保存。在创建电子文件的过程中, 档案部门还要对电子文件的运行、保管和利用全过程加以控制, 使电子文件始终与记录事物活动的元数据 (包括文件结构元数据、背景信息元数据和相关文件元数据) 相链接, 确保电子文件的真实性和完整性。

4 推动档案信息资源开发利用的创新

在市场经济时代, 档案工作已经成为一项服务性工作。只有提高社会对档案信息的利用率, 实现应用价值, 才能真正检验档案信息服务水平。为了更好地适应时代发展需求, 档案管理人员必须与时俱进, 加强队伍建没, 在管理制度、服务体制、服务意识等方面努力开拓创新, 最大限度地满足社会各界对档案信息的利用需求。

4.1 管理观念的创新。

只有档案工作者转变观念, 树立全心服务意识, 做到与时俱进, 才能真正突破传统的档案工作方法与工作模式, 积极、主动地提供档案服务, 提高读者满意度。

4.2 管理制度的创新。

建立并完善档案信息资源的管理制度, 转变服务机构的传统观念, 更好地发挥服务职能、拓展服务范围, 立足于公众对信息的实际需求, 更好地提供服务。另外, 还应在档案咨询、档案资政等服务方面加强努力。

4.3 服务机制的创新。

改进服务手段, 强化竞争意识, 建立以人为本的档案人才激励机制, 推进档案信息资源的优化配置, 提高档案信息资源利用的经济效益和社会效益。

4.4 教育活动的创新。

以工作实际为出发点, 采取灵活多样的培训形式, 更新档案管理人员知识结构, 大力培养既懂计算机技术、网络技术, 又精通档案业务的复合型档案创新人才, 以满足档案工作数字化、信息化、网络化建设的需要。

由上可见, 档案信息数字化作为系统性工程, 若想真正完成这一任务目标, 要求各部门加强重视程度, 开展广泛的交流与协作, 共同奠定档案基础工作, 不断更新观念、提高技术水平, 推动档案信息资源开发利用的科学化、合理化。

参考文献

[1]李翠屏.网络环境下档案信息资源开发的特点[J].鸡西大学学报, 2009 (4) .[1]李翠屏.网络环境下档案信息资源开发的特点[J].鸡西大学学报, 2009 (4) .

[2]倪丽娟.管理理性化视阈下促进档案信息资源开发路径探寻[J].档案学研究, 2008 (4) .[2]倪丽娟.管理理性化视阈下促进档案信息资源开发路径探寻[J].档案学研究, 2008 (4) .