高校人力资源档案

高校人力资源档案（精选十篇）

高校人力资源档案 篇1

高校人事档案主要包括干部档案、工人档案。干部、工人档案是组织人事等有关部门按照党的有关政策, 在培养、选拔和任用 (聘用) 干部、工人等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。人事档案是学校档案的一个重要组成部分。

一、高校人事档案的特点

人事档案是以人为中心的专门档案, 因此人事档案在具有一般档案属性和特点的同时, 还具有其自身的属性和特点。

人事档案是学校教职工个人成长经历的记录, 其内容具有专指性。高校人事档案是学校为了实现人事工作知人、用人目的, 围绕着教师个人而产生的, 其内容反映的是个人的经历和德才表现。人事档案的立卷方式也与其他档案的立卷方式有所不同, 它一般都是按照个人的姓名特征来对案卷进行组织。无论在内容上还是在形式上, 人事档案都具有明显的个人专指性。

高校人事档案材料是经过档案管理部门认可的个人材料, 其内容具有真实性。人事档案是记录个人经历和德才表现的个人材料, 但是记录一个人的经历和德才表现的个人材料并不都是人事档案, 那些能够真实记录本人情况的个人材料, 经过专门部门认可之后才能转化成为一个人的人事档案。

高校人事档案是有关教职工个人德智体各方面情况的记录, 其内容具有全面性。人事档案是正确地了解人的和使用人的工具, 其内容不但反映人的历史, 而且还反映本人的现实;不但反映本人的业务, 还反映本人的思想;不但反映本人的专长, 还反映本人的不足;不但反映本人的贡献, 还反映本人的错误。一套完整的人事档案可以客观地反映一个人的全部情况。

高校人事档案是变化发展的, 具有动态性。人事档案是反映教职工个人整体面貌的文件材料, 是个人教学、社会实践活动的记录。人的社会活动是不断进行的, 这就会使得有关一个人的人事档案的内容不断得到充实和丰富。

高校人事档案的保密性。由于人事档案涉及教职工本身的自然情况、工作学习情况和身体健康等方面的内容, 其中必然涉及当事人经历的重大事件、工作失误及家庭和个人隐私等内容, 所以人事档案在相当长的时期内是保密的, 处于封闭状态, 不对外开放。

二、高校人事档案的利用

人事档案的利用就是人事档案管理部门通过一定的方式和方法, 将其所保管的人事档案或人事档案中的信息提供给有关方面利用的过程。提供人事档案利用是实现人事档案工作根本目的的主要途径。

高校人事档案工作的最终目的是利用, 人事档案的机要性决定了利用档案的严肃性, 不能动辄查阅或借用档案。凡因调配、入党、任免、考察、奖惩等工作需要了解职工情况、或公安、保卫、统战工作需要, 经档案主管部门批准后, 可以查阅档案。高校人事档案利用主要有以下方式:

提供阅览。在利用者办理一定的手续后, 到人事档案管理部门直接查阅档案。这种利用方式一般是在人事档案部门的阅档室或由其提供的特定的空间进行。这种利用方式的一个重要特点是能够确保档案的安全。查阅档案要注意保密, 不淮与无关人员议论档案内容;使用档案时要注意爱护, 保持档案清洁, 严禁在材料上圈划、涂改;不准折叠, 拆散和损坏档案。

提供外借。这种利用方式是利用者将档案拿到人事档案室之外去利用。按照党和国家有关人事档案工作的规定, 人事档案一般不外借, 如遇到特殊情况, 在履行了一定的手续之后可以将人事档案拿到档案室之外利用。这种利用方式一定要考虑档案的保密因素。

出具档案利用证明。当利用者需要人事档案中的某些方面的内容作为凭证时, 人事档案管理部门可以在允许的范围内为利用者提供档案证明。提供证明的方式可以是复印, 也可以是档案内容的摘抄。出具档案证明需以单位名义盖章, 以示法律责任。

提供综合性档案信息。这种利用方式是人档案管理部门将其所保管的人事档案的信息进行分析和综合, 形成有关人员的一定方面的信息集, 提供有关方面的利用。如有关人员的学历信息、学位信息、工资变动信息、奖惩信息、论著信息等。

档案咨询服务。人事档案管理部门根据有关方面的来电、来函或口头咨询, 提供有关人员的某些方面的信息。提供档案咨询服务是一种比较快速、便捷的服务方式。在提供咨询服务是必须对利用者的身份和利用目的进行确认, 注意档案利用政策的界限。

三、加强高校人事档案管理的监督检查

高校各部门应加强对人事档案材料收集归档工作的监督和检查, 支持档案管理人员的工作, 保证收集归档工作的顺利进行。

为维护人事档案的真实性, 各部门对送交的归档材料, 要认真严格审查, 防止不符合归档要求的材料进入个人档案。对伪造档案材料, 涂改档案内容的, 一经发现, 予以清除, 并根据情节轻重, 追究当事人责任。

高校人事档案工作人员, 要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关, 保守机密, 积极主动、认真负责地做好人事档案材料的收集归档工作。要严格按照党和国家有关人事档案工作的规定对档案材料进行鉴别、分类、整理和立卷、入库。严格按照规定办理查、借阅手续, 严格遵守保密制度和查、阅规定。

四、以人事档案管理工作促进高校人力资源开发

面对的日益激烈的人才竞争, 许多单位和组织都把人力资源看作是“第一资源”, 有效开发人力资源已经成为机关工作未来发展的战略选择。人力资源开发就是运用现代化的科学方法, 对与一定物力相结合的人力进行合理的培训、组织与调配, 使人力、物力经常操持最佳比例, 同时对人的思想、心理和行为进行恰当的诱导、控制和协调, 充分发挥人的主观能动性, 使人尽其才, 事得其人, 人事相宜, 以实现组织目标。人力资源开发具体内容可以包括选人、育人、用人、留人等几方面, 无论是其中的哪一个方面, 都与人事档案有着密切的关系。

高校人事档案记录了教职工个人所受到的教育和培训, 记录了个人走向社会以后经历, 同时也记录了个人从事过的工作及其结果。这些信息是对个人作出评价的重要依据。高校人事部门通过对其所管理的人事档案进行综合分析, 可以对其拥有的人力资源状况作出整体的分析, 根据人事档案的记载对自己所掌握的人力资源的选择和使用作出整体安排;通过对所管理的人事档案的分析, 可以对本单位人员的素质情况作出分析, 根据本单位的长远发展目标确定适当的人员教育培训计划, 从而不断提高人力资源的综合素质。

目前, 大多人事档案管理都是套用干部档案管理的模式, 其中的材料大多侧重于反映本人的政治历史, 缺乏业绩、能力、培训、学习等方面的情况, 这样的档案主要是为“组织干部人事部门历史地、全面地考察了解干部和正确选择使用人才提供依据”, 而无法对一个作出全面、完整的评价, 不利于优秀人才的发展和使用, 不利于高校人力资源有效开发。高校人事档案管理部门应积极改革与创新, 以人事档案管理工作促进高校人力资源开发。高校内部建立统一的人事档案管理机构, 整合人事档案资源。建立人事档案管理的统一机构和政策, 从根本上解决人事档案多头管理问题。按照《档案法》规定的档案工作统一领导、分级管理的原则。集中统一管理有利于保证档案的完整与安全, 可以减轻用人单位和国家的负担, 因而具有一定的科学合理性。

五、结束语

高校人事档案管理部门应进一步地调查研究, 针对新形势的需要, 对以往人事档案管理工作制度中不适应形势需求的部门, 进行研究并提出切合实际的解决方案。推进人事档案管理的现代化, 加快人事档案管理信息化建设, 利用现代化的技术手段管理人事档案, 使人档案的利用、查阅、档案信息的添加更方便快捷。积极探索信息社会环境下人事档案管理方式, 把人事档案管理工作与人力资源开发密切联系起来, 发挥高校人事档案在人力资源开发过程中的档案信息参考价值。

摘要：高校人事档案是学校档案的一个重要组成部分。人事档案是以人为中心的专门档案, 具有一般档案属性和特点, 同时还具有其自身的属性和特点。高校人事档案工作的最终目的是利用, 主要提供阅览、外借、出具档案利用证明、综合性档案信息、档案咨询服务等方式。高校人事档案管理部门应积极探索信息社会环境下人事档案管理方式, 把人事档案管理工作与人力资源开发密切联系起来, 发挥高校人事档案在人力资源开发过程中的档案信息参考价值。

关键词：高校,人事档案,人力资源,档案利用

参考文献

[1]王英玮.专门档案管理[M].北京:中国人民大学出版社, 2010

[2]教育部.高等学校档案管理办法[Z], 2008

[3]胡立磊.高校人事档案管理存在的问题与体制改革[J].职业, 2012 (19)

高校人力资源档案 篇2

论如何开发利用高校档案资源建立大学生就业档案

针对高校大学生就业的实际情况,从几方面提出了建立大学生就业档案的构思和依据.为大学生就业出谋划策.

作 者：许翠花 XU Cui-hua  作者单位：河南师范大学档案馆,河南新乡,453007 刊 名：科技情报开发与经济 英文刊名：SCI-TECH INFORMATION DEVELOPMENT & ECONOMY 年，卷(期)： 20(6) 分类号：G275 关键词：大学生   就业档案   就业能力   就业政策  

高校报纸档案资源的开发与利用 篇3

【关键词】网络环境；档案；报纸资源；开发利用

【作者单位】姜洪波，包头轻工职业技术学院。

随着我国网络技术的发展，信息的载体越来越多，其中以报纸为代表的主要载体利用文字与图片的形式，对社会政治、经济、教育、生活以及科研进行了相关的报道。在传统媒体中，报纸不仅时效性强，并且传播信息的速度比较快，传播的范围比较广。正是因为报纸的这些特性，报纸逐渐发展成为人们教育、教研以及生活的重要信息载体，而对于高校图书馆而言，报纸在承载教育、教研作用的同时，也成为馆藏中最为重要的资源。

一、高校图书馆印刷型报纸档案资源的主要管理、利用现状

1.馆藏范围受到限制，查询信息不便

在信息化的带动下，信息的传播速度不断加快，与此同时，报纸也顺应其潮流，不仅加快了出版频率，并且在版面数量上也有所增加。当下，报纸在图书馆中占据了很大空间，比如，对于过期的报纸而言，图书馆只能将其码放起来，这就导致人们查阅信息的不便。比如说，很多高校图书馆的馆舍面积比较小，为了保存报纸的价值，往往只保存以前的报纸，而现在的报纸只能存在其他地方，这样就使读者在查阅的时候非常不便，不仅浪费了读者的时间，也会降低查询的速度，影响图书馆的声誉。

2.管理手段过于传统，报纸利用率下降

人们在报纸中经常会看到有关政治举措、指导思想以及学术、科研类的报道。报纸由于出版速度快，并且所承载的信息量比较大，同时容易存放与携带，从而拥有很大的受众群体。高校图书馆主要为科研人员、学习人员以及学术交流人员服务，这类人群的看报目的主要是为了关注最新、最系统的信息，但是，印刷型报纸的专题信息一般会分布在多个版面，还有一些报纸信息量大，版面多，很多高校图书馆并没有对印刷型报纸进行加工与整理，这样就会形成资源系统的不稳定。师生如果去图书馆中查阅信息时，由于国内报纸资源过多，不仅查阅起来非常麻烦，并且还会造成报纸的利用率低，无法使高校图书馆中的信息得到及时的挖掘和利用。

随着技术的发展，如何挖掘高校图书馆中的信息成为人们关注的话题。笔者认为，图书馆要尊重读者，把读者当成上帝，并且要有比较完善的报纸文献管理体系，这样才能在整合印刷型报纸资源的同时，积极开发电子信息。

二、不断整合印刷型报纸文献资源，促进报纸资源开发与利用

1.围绕本校学科建设，建立学科专题数据库

报纸的信息量比较大，假如高校图书馆把报纸的所有内容都进行系统整理、收录，这就在一定程度上浪费了人力、物力和财力。笔者认为，各个高校的图书馆应该根据自身的发展，结合学校的学科建设，把图书馆中的报纸文献资源进行开发与利用，特别对专业报纸而言，要加强学科专题数据库的建设。通过学科专题数据库的建设，人们可以清楚地了解一个学科发展的历程。在网络技术的带动下，各个高校图书馆中都已经具备了计算机设备，在计算机技术的辅助下，数据库可以与图书馆的主页进行链接，让更多的人受用，为教育、教研提供服务。

2.坚持开展专题剪报的工作，满足读者的个性化需求

高校图书馆对报纸资源进行开发的形式中，最为重要的一个形式就是专题剪报。专题剪报在高校图书馆中起到了重要作用。高校图书馆信息比较丰富，报纸的种类比较齐全，收藏具有一定的完整性，所以，剪报工作得以顺利开展。剪报工作其实就是把报纸上的信息进行浓缩，使其有序化，从而满足读者个性化的需求。

三、对电子报纸信息资源进行开发，促进报纸档案资源的利用

早在20世纪，电子报纸就出现了，而电子报纸的概念是比较模糊的，并没有严格的界定，但是有一点确定的是，电子报纸与传统报纸的信息载体是不同的。电子报纸是一种以光波、电磁波为载体的传媒系统，而报纸则是以纸为主要介质的传播媒介。从目前我国各个省市的报纸来看，有关报纸的网站在数量以及种类上不断增多。电子报纸与传统报纸相比，不仅出版的周期比较快，并且信息量更大，实用性更强，除此之外，其检索的途径也非常多。那么，如何在网络环境下对电子报纸进行开发成为图书馆当下最为主要的问题。

1.建立电子报纸导航系统，加强导航功能

很多时候，高校图书馆由于资金不足，无法及时引进报纸，在一定程度上无法满足读者对报纸资源的需求。现如今，在网络技术的发展下，很多图书馆都具备稳定的网络环境，在此基础上，图书馆便可以提供免费的报纸资源，并且利用网络平台，可以收集到很多报纸网站，图书馆可以针对这些网站设置相关的链接，比如，分为专业报纸、学术报纸等。除此之外，图书馆还可以根据学科、地域对电子报纸设置导航系统，从而方便读者阅读。

2.开发报纸资源，完善电子报纸的检索功能

在互联网技术不断发展的环境下，读者可以查阅到全球各地的报纸，而图书馆也可以从众多报纸中查找到相应的文献资料，从而让读者体验回溯式检索。回溯检索指追溯查找过去几年甚至几十年的文献信息的一种方法，读者通过回溯检索可以全面了解某一课题研究在某一段时间中的发展情况。很多网站报纸都能够提供查询的功能，并且很多网站也都已经具备相应的检索功能，无论是日期、内容或关键词都可以成为检索的主要目标。

笔者通过网络调查了解到电子报纸在检索中非常方便，不仅如此，电子报纸的检索角度很多，如果高校图书馆具备相应的检索设备，那么读者不仅可以在稳定的网络环境中进行资源的查阅，高校图书馆也能节省资金。笔者在对《中国教育报》进行检索时，可以查询到很多有关教学互动方面的资料，这样可以为师生提供更加方便、快捷的服务。

3.高校工作人员充当信息专家的角色，对读者信息资源的利用进行指导

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很多报纸的网站中所显示的信息基本上就是纸质报纸的信息，读者查找电子报纸的信息会更加便捷，受到的限制比较少。在计算机技术的不断发展下，高校图书馆中查阅信息的方式也以网络查询为主。很多时候，读者可以利用互联网的检索工具，以关键词进行查找信息。但是，随着互联网的发展，网络信息已经出现广泛性与多样性的发展趋势，而这种趋势与高校图书馆中人们对信息需求的准确性产生了矛盾。这个时候，高校图书馆的工作人员要充当信息专家的角色，在读者不了解信息资源的时候，对其进行指引，从而促进高校图书馆信息资源的利用。工作人员可以利用检索或者E-mail的方式对信息进行查找、分类和传播，从而节约读者查阅信息的时间，使读者可以在短时间里完成搜索。比如说，高校图书馆工作人员在《中国花卉报》中查找有关花卉、树木的信息资料，便可以通过查找高校图书馆中的《中国花卉报》的电子版，在短时间内查找到有关月季、牡丹、杨树和槐树等的有关信息，并且在查阅以后，进行分类，并利用E-mail传送到读者的邮箱，方便讀者的阅读。高校图书馆工作人员如果利用纸质报纸进行查找，不仅查找范围广，费时费力，还不易于保存信息。

在计算机技术不断发展的当下，报纸资源作为极其重要的图书馆馆藏资源，对人们查找信息、检索资源起到了重要作用。各个高校图书馆成为人们查找获取信息的重要渠道。而高校图书馆对报纸资源的开发与管理，不仅对读者查阅信息起到重要作用，并且对高校的发展也产生了重要影响。现如今，我国高校图书馆对报纸资源的开发利用还存在着诸多问题，要从根本上解决这些问题，就要利用多种手段，从多个方面进行解决，只有真正解决现存的问题，才能使高校报纸资源得到进一步的开发与利用，才能促进高校图书馆的发展。

参考文献

[1]王其敏，刘家新，林滨. 网络环境下报纸信息资源的开发与利用. 图书情报知识，2003（1）：39.

[2]孙菁茹. 电子报纸与传统报纸比较分析. 电子出版，2003（9）：29.

[3]刘丽华. 网络环境下高校图书馆信息资源的宣传. 图书情报知识，2002（3）：50.

[4]江俊蓉. 网络环境下高校图书馆服务发展方向. 江西图书馆学刊，2003（3）：29.

[5]李毅萍. 网络报纸资源及其开发利用. 图书馆论坛，2001（4）：67.

高校档案管理的人力资源优化 篇4

一、高校档案管理的人力资源现状

总体来讲, 随着电子信息技术的发展和高校管理水平的提升, 高校档案管理人员也会面对更多的业务素质以及个人素养上的要求与挑战。就现在的档案管理人员素质来说, 中国高校档案管理人力资源现状主要表现为以下几个方面:

1. 高校管理部门对于档案管理人才引进重视不足。

当前人们普遍对于高校档案管理工作的重要性认识不足, 缺乏系统的认识和理性的思考。有的档案管理工作人员认为档案工作是一项附带工作, 做好做坏无关紧要, 对学校发展没有什么影响, 与此同时, 当前中国大部分高校自身对档案工作重视程度不够, 思想观念落后, 没有把档案信息作为一种资源来认识和利用, 对于档案工作及档案管理的重大意义认识不足。因此, 高校管理部门对于档案管理人才的引进也不够重视, 在引进人才方面不够积极, 使得档案管理人才未能成功流入高校, 致使当前中国高校档案管理人员整体水平不高, 已经不能适应信息时代档案事业的发展需要。

2. 高校档案管理专业人才比较缺乏。

由于上文提到的高校档案管理人才引进不足, 造成高校从事档案管理的人员专业素质不能满足岗位以及管理的要求。多数高校档案管理人员科班出身的很少, 很多都是转岗过来的, 缺乏系统的档案专业知识, 甚至有的对传统的档案管理方法也不熟悉。档案管理工作依然停留在建档、管档、你查我找的水平上, 忽视了档案信息资源的开发和利用, 许多珍贵的、利用价值很高的档案材料常年被束之高阁, 不能发挥其应有的作用, 造成了资源的极大浪费。而且一些高校档案管理人员变动频繁、业务素质低, 这些都严重影响着高校档案管理队伍整体素质的提高, 也造成高校档案工作质量不高, 极大地妨碍了高校档案事业的持续发展。

3. 高校档案管理人员综合技能不全面, 知识结构单一。

信息化时代需要档案管理人员具备较高的综合素质。作为一个合格的高校档案管理人员, 应具备一定的理论水平和政治素养, 懂得国家档案管理的政策和法规, 懂得档案工作的基本理论和方法。同时, 他们还需要熟悉和掌握各种相关管理软件的操作、系统的维护并要不断提高自己的档案信息安全防范意识。面对校园网的建设和信息化建设的高速发展, 由于档案管理人员素质不高, 直接导致了档案管理的新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广, 在解决工作中遇到新情况和新问题时, 常常感到束手无策。客观地说, 当前中国高校档案管理人员整体水平不高。一些高校虽已初步具备开展档案管理信息化建设的条件, 但档案管理人员在知识结构、人才结构和能力结构方面仍有所欠缺, 专业化程度较低, 既懂计算机技术、又精通档案业务的复合型人才非常缺乏, 人才因素已成为制约高校档案管理信息化建设的瓶颈。

二、高校档案管理的人力资源优化方向

基于前文的分析, 笔者认为有必要对高校档案管理人员进行人力资源优化。经总结, 其优化方向如下:

1. 引进档案管理专业人才。

这里的档案管理专业人才是指正规高等院校培养的档案管理专业的毕业生, 具备系统的档案管理专业知识, 熟悉档案业务工作的各个环节、步骤, 掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法, 能够合理处理应对档案业务中各种问题。之所以强调档案管理人员的专业性, 也是由于考虑到档案管理本身的特点。比如档案的分类整理, 那是以档案的内容形式特征为依据的, 如果看不懂档案的内容就无法准确分类组卷, 只有掌握相关门类的科学技术知识才有可能开展档案的鉴定工作;档案保管价值的鉴定说到底它所记述的科学技术知识价值, 只有掌握相关门类的科学技术知识才有可能开展档案的鉴定工作。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击, 以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式, 使得档案管理专业人才的引进显得更为必须。

2. 引入培训机制, 及时更新档案管理人员的知识体系。

要成为一名合格的档案管理人员, 除了掌握档案管理的专业知识以外, 还需要提升自己的综合素质。综合素质不仅包括良好的政治修养, 合格的职业道德素质, 还包括扎实的语言知识与应用现代化手段的管理能力。

语言文字是档案管理工作和档案服务工作的基本工具, 不具备扎实的语言知识就无法从事这项工作。如学校档案的文件汇编、大事记的编写、卷宗介绍、组织沿革、检索工具、科研汇编、数字汇编等, 没有一定的语言文字、写作知识是很难完成这些材料的编写的。另外, 随着高校国际合作和交流的日益增加, 学校对外师资培训、交流、学生出国留学以及学校招收外国留学生的增加和中外合作办学的不断拓展, 对一些以外语文字保存和利用档案的要求日益增加。所以, 档案工作者较为熟练地掌握一门和多门外语, 已经成为高校档案工作者必须具备的基本素质。

由于现代信息技术在档案工作中的广泛应用, 档案管理人员要具有应用现代化工具的管理能力。如今, 计算机已成为档案管理自动化工作非常重要的工具, 它替代了传统的手工操作。因此, 档案部门提供给利用者的不再只是纸质档案, 而是大量的电子文档。掌握计算机相关知识, 能促进档案管理人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理。能迅速有效地收集信息, 完整安全地保护信息, 及时准确地提供信息, 最大程度地运用信息, 使利用者在短时间内跨地域、跨时间、跨学科、跨内容地寻找到所需的信息。

为了应对时代对于档案管理人员提出的新要求, 高校有必要引入培训机制来提高档案管理人员的综合素质。通过引入培训机制, 高校档案管理人员不仅可以及时更新自己的专业知识, 掌握最新的档案管理方法与技术, 同时可以提升政治修养与职业道德素质, 还能够通过语言的培训来获得更多的职业技能, 从而完善自己的知识体系, 也提高了自己的综合竞争力。

三、高校档案管理的人力资源优化具体措施

1. 人才引进。结合前文的论证, 高校引入高等专业人才是

提升高校档案管理水平的一个必要步骤, 同时, 在引进人才时也需要综合考虑高校的岗位需求, 合理分配引进指标。当档案管理出现岗位空缺时, 应积极进行专业人才的引进, 为高校引入新鲜血液, 促进高校档案管理水平的成长;而如果高校档案管理岗位已经达到饱和的状态, 则应结合岗位需求状况进行合理地调整和人才引进。另外, 由于高校的行政和管理岗位还是需要保证一定的稳定性和合作性, 所以笔者建议在施行人才引进时也要听取并考虑老员工的想法与态度, 不可以盲目进行专业人才的引进而忽视老员工的意见或者在薪金待遇上进行区别对待。

2. 人才培训。

根据前文的讨论, 高校对于档案管理人员的培训可以从几个方面展开:专业知识培训、语言培训、信息技术培训、管理软件培训等。同时, 高校在进行人才培训前应对档案管理人员进行需求调查, 确定档案管理人员本身希望获得的技能与知识, 从而有的放矢, 进行专向培训, 才有可能达到很好的效果。除此之外, 高校应定期进行档案管理专业技能培训, 及时更新管理人员的专业知识体系, 更好地促进档案管理人员应用新技能来提高高校档案管理水平、加快档案管理效率。

3. 人才流动。

考虑到档案管理岗位的一些特点, 笔者认为促进人才流动也是优化档案管理人力资源的一个有效途径。长期以来, 在个人工作岗位由领导分配的机制下, 许多档案人员在某个岗位一干就是数年, 甚至是一岗到老。单一、重复的工作内容, 既容易使人懈怠和产生工作已经熟练的心理, 缺乏学习的动力和激情, 也容易使从事这项工作的档案人员的思维和业务知识局限在这特定的工作范围内, 对本岗位以外的其他类档案或档案工作的其他环节不能全面了解。所以, 应改变传统的人才管理模式, 促进高校档案管理人员内部流动、刺激外部竞争。实行全员岗位聘任制, 实行竞争上岗, 择优聘用, 打破铁饭碗, 真正做到能者上、庸者下。建立学校档案工作定期检查工作制度和档案人员岗位责任制, 不能将学校档案工作部门作为学校消化改革富余人员的次要部门来对待。要坚持定期考核制度, 几年以后重新聘任, 通过制度的约束, 切实调动档案工作者的积极性, 促使他们主动学习, 不断创新, 提高业务素质。

4. 人才交流。

公司人力资源档案管理制度 篇5

二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

六、做好库房温湿度的监控与登记工作。

高校美术教学资源档案管理探析 篇6

关键词：高校美术教学档案管理

高校美术教学资源档案是指高校美术教学过程中所需的各类教具、资料、设备在购置、使用、保养等方面所形成的各类文字、作品、声像、图表等资料。它准确地反映出美术系各个历史时期的教学管理、教学质量、学科建设和学术研究情况，并能为院系发展、教学管理工作提供有力的凭证和参考。同时对教学、科研、管理工作向纵深发展和新型人才的培养有着十分重要的作用。因此，高校美术教学资源档案管理工作，对提高高校美术教学质量和美术系的建设与发展有着重要的作用。本文结合我院美术教学资源档案管理工作实际，就如何进一步搞好美术教学资源档案管理工作谈点粗浅的看法。

1、高校美术教学资源档案的内容

美术教学资源档案是高校美术院系档案的有机组成部分，是指美术院系在过去和现在的教学管理和教学科研实践活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、照片、声像等不同载体的文件材料。它主要包括以下内容：

1.1作品资源档案

1.1.1名家字画和教师作品。这些资料是美术教学资源档案中重要而权威的内容。包括书法作品、绘画作品及作品作者各类信息登记表。这些书法和绘画作品，多为我国部分美院专家的原创及部分美院教授学者来校讲学留下的精品；教师作品多为教师课堂力作或者任教以来在国家级、省级、市级参展获奖作品。

1.1.2写生考察档案资料。外出写生考察档案资料是学生在教师带领下有组织有计划地到各大城市及名山大川中，对城市地域建筑风格特色及民族风土人情，进行采风创作过程中留下的大量作品及路途见闻感受。考察写生资料包括考察写生报告及考察写生中的照片档案资料、声像档案资料、写生的各类作品以及作品成绩、作品展览等信息。写生考察档案资料是鲜活而富有特色的教学资料。

1.1.3毕业生作品档案。包括历届毕业生作品的所有信息，如作品及作品内容说明、作品成绩、作者及指导老师的基本信息等。

1.2美术教学档案资料。包括美术、设计的理论课和专业技能课的各种幻灯片、教学光盘及教师观摩教学技能大赛、优质课讲学的声像档案资料、专家学者来校讲学的声像档案资料以及各类档案资料的基本信息登记表、使用借还登记册、护养登记表等。

1.3美术教具档案。美术教具近百种上万件，占教学资源的大部分。美术教具档案包括生活工作中常见的一些实物、模型和道具(如民族服饰、动物标本、石膏雕塑及模型)和各类教具的文字说明资料(如名人塑像有关名人的生平介绍)、各类教具的购置登记册、各班级上课使用教具的借还登记册以及使用过程中损坏消耗登记表等。

1.4教学仪器设备档案。包括标示、型号、制造商名称、说明书、合格证、所有校准报告和证书、使用性能记录、保养维修记录等。通过专业教师对设备的使用，做最佳选择及学校购置设备、节约资金有着积极的参考作用。

1.5网络资源。网络技术的发展为美术课程的课堂教学和学生的课后活动提供了强有力的技术、信息支持。为学生提供学习资源、模拟学习情境和探究式学习活动的栏目。在这里可以看到不同时期、不同风格的美术名作，或当前具有代表意义的新潮作品，也可以看到学生自己的习作。

2、高校教学资源档案管理中存在的主要问题

2.1建档意识淡薄。长期以来人们对美术教学资源档案的重要性认识不够。档案建设与发展意识不能与时俱进，没有把开发利用档案信息资源的工作提升到应有的高度，从而在开发学校档案信息资源上深度不够、力度不大，致使许多有使用价值的档案信息深藏不露，不与凡人见面，成为无人问津的修炼物。如馆藏名家字画和历届毕业生作品终日深藏阁中，只是定期做一些常规的物理化学护养。学校购置保存这些字画的目的主要是为了服务于教学和科研，绝不是仅为了升值，而这些珍贵的教学资源整日闲置，这不能不说也是一种隐性浪费，这种隐性的资源浪费应该引起大家的关注。

2.2档案管理粗放。由于档案信息收集缺乏规划和计划，从收集管理到利用缺乏健全得力的制约机制，使得比较分散的资源收集不够齐全，一些具有较高价值的档案材料未能及时收集归档，造成一些重要的教学资源档案流失，影响了档案信息资源的开发利用。对于收集难度较大的科研档案，尤其是科研成果形成的阶段性关键性档案则收集不全，对教学、教师、学生档案信息只是以表格、数字形式进行收录，缺乏对重大教学活动、名师、优秀毕业生的跟踪信息收集。比如学生在考察写生活动中，留下了大量的摄影作品和写生作品，其中一部分作品都随着作品展览和成绩评定的结束而流失。

2.3开发手段滞后。近几年来，各高校对档案的信息化、数字化工作做了大量的实践。但是，信息技术瞬息万变。相比之下不少地方还处于相对滞后的状态，虽然现在高校普遍配备了计算机，但缺乏科学系统的归类、归纳、研究和开发使用体系，采取封闭管理方式，查阅利用范围小。甚至只建设不利用。有的甚至仅限于用其进行档案目录的管理，而缺乏对档案信息进行网络化建设，无法做到信息资源共享，这样必然影响档案信息资源有效地开发和利用。

2.4资金投入不够。没有符合规定的档案保管场所，缺乏必要的档案用品。一般存放在实验办公室中。没有专门的“六防”设备，有的与其他材料共存同一文件柜中。容易损坏丢失，收集整理主要靠手工管理。费时、费力而易出错。

2.5网络管理不健全。网络内容不仅要有本院系硬件设施、师资配备、学科建设、教学动态学术信息，还要有师生教与学过程中的优秀作品和专家学者、民间艺人的作品。

2.6队伍建设滞后。高校的基层档案工作人员大部分是兼职。并且一部分是半路出家档案管理人员，一部分是非档案专业人员。这部分人员。不仅工作变动频繁，而且缺乏档案管理专业知识，从事档案管理工作的能力和经验不足，无论在时间精力上。还是业务技能等方面都有一定的局限。

3、美术教学资源档案的管理对策

高校档案信息资源整合刍议 篇7

1. 整合高校档案工作组织机构。

网络环境下, 档案信息资源整合是建立在各成员机构合作协调的基础之上, 依赖于成员机构既分工又合作地开展业务工作。因此, 要加强高校档案信息资源整合, 最为有效的方法就是把高校各部门产生的各级各类档案集中起来, 由学校档案部门统一行使管理权。这样一来, 既保证了高校档案信息随实体的集中而集中, 又便于实现信息化管理和提供利用。学校档案部门不但是档案工作的职能管理部门, 同时还要负责全校档案的集中统一保管和开发利用。近年来, 各高校根据国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》的要求, 首先将党政管理类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、会计类、音像类档案等集中统一管理;其次, 集中整合、人事及学生档案, 成立综合档案室或档案馆, 建立档案管理委员会或档案管理职能中心, 协调各组织机构, 使全校各部门协同进行档案建设。

2. 制定高校档案信息资源整合标准。

标准是网络互通的基础, 也是资源共享的生命线。网络环境下档案信息资源的整合是一个涉及到多头主体的系统工程, 建立统一的标准是确保其顺利实施与运作的最基本的条件与保障。高校档案信息资源整合的标准体系主要包括四个方面:一是档案信息资源整合的总体标准, 主要包括档案信息资源整合的总体框架、术语标准和其他综合标准;二是档案信息资源整合的技术标准, 主要包括网络基础设施标准、数据库建设标准、档案信息安全标准等;三是档案信息资源整合的管理标准, 包括档案信息资源管理系统测试和评估以及档案信息资源评价体系;四是档案信息资源整合共享的工作标准, 主要包括接入系统的各个信息服务机构的日常工作与服务标准规范、工作流程等。

3. 加快高校档案信息数据库建设。

以高校档案信息资源库的建立为基础, 进一步整合扩展为高校档案信息中心数据库。将现有部门的资源库按照中国数字档案馆应用系统的要求进行组织加工, 优先采用国家标准, 并在其框架下, 制定高校档案行业标准规范, 实现信息资源共享。在对现有馆藏档案资源进行分级鉴定、有序整理的基础上, 有计划地把纸质档案、胶片、照片、录音、录像档案数字化, 实现信息资源的联网。随着计算机及网络技术的发展和普及, 越来越多的教学活动和科学研究过程的记录将产生于电子工作环境, 因此, 还必须加大对电子文件的产生和归档等工作的管理力度。

4. 开发科学的档案管理软件。

目前, 各高校的档案信息系统和网络建设各行其是, 层次不一, 规范性、开发性、服务性、共享性较差。因此, 要建立档案管理信息网络, 最关键的是要开发科学的管理软件, 这是高校档案信息化建设的基础工作, 也是高校档案信息资源整合的重要保障。当务之急是要尽快制定统一的高校档案管理软件及其系统标准, 软件对电子文件的管理要从电子文件生成部门开始进行管理, 系统要能为各单位设计电子文件全文管理和收发文管理子系统, 以便在办公自动化系统中生成的电子文件能够顺利地转换成档案, 同时也能够实现电子文件全文自动采集、鉴定、归档、著录、标引等多项功能, 使电子文件从形成之日起就带有档案管理所要求的各项属性和信息, 归档时再不需要进行信息集成、信息转换等接口工作, 真正实现了电子信息资源的共享。

5. 提高高校档案信息资源服务的针对性。

对档案管理部门来说, 要努力做到为信息找到利用者, 并为利用者找到所需的档案信息创造方便条件。高校档案信息的用户群从上到下可分为决策层、管理层、师生层和普通民众, 由近到远分为本地用户、异地用户和远程用户。各用户群的需求和应用条件有所不同, 一般情况下处于上层或近处的用户在设备和资源占有方面更受重视, 但下层和远程的用户的需求更复杂, 涉及面更大, 需求的迫切性反而更明显。高校档案部门应针对高校档案信息利用群体的差异, 在整合高校档案信息资源时有所侧重, 提高其利用率和针对性。

6. 整合高校档案专业队伍。

探讨高校档案资源整合工作 篇8

随着现代高校教育的不断发展, 很多高校已经开始合并。在高校管理工作中, 高校档能够案体现高校的教学、科研及管理活动, 因此, 对高校档案进行管理有着十分重要作用。在档案管理工作中, 通过资源整合, 能使档案管理更加合理有效, 从而为高校教育及发展提供更好的服务。本文就高校档案资源整合工作进行简单分析。

1 高校档案资源整合中应注意问题

1.1 防止整合工作片面性

在高校合并之后, 整合高校内的档案资源, 是一项十分庞大的系统性的工程。在档案资源整合过程中, 要理顺全局, 明确和学校档案资源卷宗管理有关的体系。对不同高校的而言, 其存在情况也各不相同, 要单独管理原来各个学校中的卷宗。对学校合并之后得到的档案资源, 应确立新卷宗, 进行统一的、科学化规范管理。这样一来, 即能够保证学校合并之前档案的完整性及其延续性, 也能够保证学校合并之后档案资源统一完整。

1.2 整合过程中不要操之过急, 一步一步到位

整合高校合并之后的档案资源, 工作量十分巨大, 工作内容比较繁杂。因此, 应依据实际情况, 统筹规划, 逐渐实施, 在整合过程中, 注意选择方式, 保证一步一个台阶, 稳妥踏实, 逐步进行。对大多高校而言, 在整合档案的过程中, 由于任务紧, 为争取更多时间, 等不到相关制度及细则出台, 便开始实施工作。由于缺乏经验, 各部门要分工明确, 发挥专业特长, 避免职责分工不明, 造成工作上的被动, 浪费时间、精力、人力、财力、物力, 且成效不明显。

1.3 整合过程中注意运行先进手段及形式

对高校档案资源整合而言, 其目的就是使档案信息资源实现社会化共享, 所以在管理过程中应当结合现代化手段。目前, 传统的手工操作模式, 已无法适应时代的需求, 面临淘汰的局面。日常档案资源整合过程前期, 很多高校过分强调对整合实体的占有性, 从而严重脱离档案管理模式变革, 仅选择实体整合模式, 未尝试虚拟整合模式, 跟不上现代信息技术发展步伐, 制约档案资源的信息化。

2 整合高校档案资源的有效措施

2.1 明确指导思想及工作目标

整合高校档案资源, 属于一项长期性的工作, 应依据高校内的实际情况, 统筹规划, 逐步实施。首先, 应明确指导思想, 在对档案信息资源进行整合的过程中, 以学校事业的科学发展大局为核心, 拓展档案服务渠道, 使高校档案资源整合有效实现, 从而保证档案事业健康发展。其次, 应明确工作目标。以本校档案资源和管理现状为依据, 以资源特色整合为入手点, 规划建设档案资源的方案, 实现深层次整合档案资源, 使档案资源利用效益达到最大化。在管理档案信息资源方面, 应建立起全校性职能机构, 比如, 可建立档案馆组织实施全校各个部门的档案信息资源, 合理配置、优化整合、开发利用、统筹管理学校的档案资源, 建立档案信息资源多级保障体系。

2.2 建立健全档案整合规章制度

在档案资源整合过程中, 顺利完成工作的制度保障就是规章制度。保证规章制度健全、合法, 能够保证档案资源依法整合、依规开展, 同时能够提高各个部门的责任意识。对整合档案资源而言, 其最终目的就是更好地利用档案资源。只有建立起可行的规章制度及细致的整合方案, 明确指导思想, 精确划分工作目标及职责分工, 保证在整合过程中相关部门充分理解、大力支持, 才能使整合档案资源工作由量变达到质变, 做到精益求精。

2.3 推进信息化建设, 提高利用档案的工作效率

在档案资源整合过程中, 要进一步加强信息网络建设, 选择合理的计算机管理系统, 使其与学校实际情况相适应, 并保证成为一种比较成熟的系统。在收集、整理、编目和检索、利用等一些服务中, 自动化管理主要功能, 另外, 将原本各个院系及部门中的档案管理的相关数据, 向新档案管理系统中进行安全迁移。与此同时, 随着校务档案管理一体化不断推进, 网上开放档案与授权查阅得以逐渐实现, 从而提高服务质量及工作效率。

2.4 加强馆库系统建设

整合档案资源之后, 档案数量会有所增加, 要扩充丰富的档案资源, 让信息多样化, 应有效改善档案馆库功能设置及库容, 从而使其与今后工作需要相适应。加强馆库系统建设, 并将其纳入高校整体规划中, 重点首要考虑。

3 结语

在当前高校教育管理工作中, 档案资源整合有着十分重要的作用与意义。在整合档案资源时, 应加强分析整合过程中要注意的问题, 选择有效措施提高档案整合的效率及质量, 使档案资源整合进一步发展, 从而更好地利用档案资源。

摘要：档案管理是高校各项管理工作的重要内容之一。合理管理高校档案对高校整体管理工作的有序进行有着十分重要的作用。在高校档案管理方面, 档案资源整合是重中之重。当前档案资源整合中存在一些问题, 应当合理分析, 并提出解决途径与方法。

高校数字档案资源建设 篇9

关键词：高校,数字档案资源,建设,问题,策略

当前,随着信息技术的飞速发展和Internet的普及,传统档案馆向数字档案馆转变成为历史发展的必然。从2000 年全国第一次数字档案馆建设工作研讨会,到2013 年国家档案局局长杨冬权《在全国数字档案馆(室)建设推进会上的讲话》,已经历了13 年。这期间,全国各级各类档案馆(室)都广泛开展数字档案资源建设工作,成效显著,涌现出一史馆、北京市档案馆、江苏省太仓市档案馆等一批先进典型[1]16。但从全国范围看,建设的广度和深度还远远不够。高校档案馆是永久保管档案的机构,是我国档案体系的重要组成部分,但该项工作严重滞后,存量数字化和增量电子化这两个体现数字档案资源建设水平的指标低下,大多还处于刚起步或拟起步阶段,制约着我国数字档案馆建设进程。笔者结合实践,在深入分析存在的问题及形成原因的基础上,提出相应的对策建议,以期对高校数字档案资源建设工作有所裨益。

一、存在的问题及形成原因

1.馆藏档案数字化制约因素多。高校档案馆现存档案以传统载体档案(纸质档案、音像档案)为主,对馆藏档案的数字化加工是数字档案资源建设的首要任务。但受人员、资金、技术规范短缺等因素的制约,这项工作总是被推迟、被搁置。据2012 年《山东省统计局年鉴》,全省共有本科院校62 所[2],百度搜索各高校档案信息网站,据不完全统计,馆藏档案少则5-6 万卷,多则10 余万卷。以某一省特级档案馆为例,截止到2013 年底,馆藏档案99623 卷,6 个档案全宗,14 个档案门类,年立卷量8 千余卷(件),年利用率6 千余卷(件),有6 名工作人员,应对日常工作尚且捉襟见肘,难以抽调人力负责工作量巨大的档案数字化工作。再者,高校档案部门是全额行政拨款单位,经费投入有一定的量化标准,满足数字化技术要求的专业扫描仪、刻录机、数码相机等仪器设备,所需经费不菲,难以在短期内购置齐备。另外,目前我国档案数字化工作管理规范仍处于探索研究阶段,可依据的主要有针对公共档案馆的《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005) 和 《缩微胶片数字化技术规范》(DA/T43-2009),全面性和系统性不足,而且仅有的标准大多是原则性的条款规定,如《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)中,未规定档案特性(纸张弹性、厚薄,字体清晰度等)对扫描方法的要求,筒子页的处理方法,原文扫描与目录录入的挂接问题,扫描图像质量与存储格式要求等等,实际操作时指导性不足。有些标准内容值得商榷,如第5 项“档案整理”中第6 小项要求“,扫描工作完成后,拆除装订物的档案应按档案保管要求重新装订”。如此弊端显而易见,其一,来回拆装有损档案,尤其对于早期的珍贵档案,年代久远,纸张质量下降,保证实体安全不易。其二,原件数字化后利用率降低,重新装订费时费力,且按“卷”管理弊端多多[3]55。另外,由于我国高校档案工作有着不同于国家公共档案馆的特点,因而现有的技术规范针对性和实用性不高,难以满足高校档案数字化工作实际需要[4]124。以上种种,导致高校馆藏档案数字化工作启动迟缓。

2.公务(业务)电子文件接收渠道不畅。目前,学校OA办公系统流转的电子公文及各职能部门(教务、设备、科研等)业务管理系统中形成的电子信息文件,已成为高校新形成文件的主体。这些电子文件本身就是数字化文件,且规范性、标准性好,价值高,可直接用于全文检索利用服务,是数字档案的重要来源。但由于高校在信息化建设过程中缺少统筹规划,各管理系统仅仅是从满足本单位自身应用的角度开发或购置,导致与档案信息管理系统相互间难以实现无缝链接和深度关联,电子信息孤岛现象严重。据调研,高校档案馆每年新增的电子档案,大多是启用档案信息管理系统后,各立卷单位上传的文书类电子文件(纸质发文的电子备份)、学校新闻中心录制的音视频资料以及各学院毕业班级合影、授予学位仪式电子照片、光盘等,内容和结构非常单一。借鉴《中国档案》2010 年第10 期《时讯视点》中“大朗镇档案馆云档案”中的形象比喻[5]11,推而广之,若将学校档案馆类比于自来水公司,档案信息管理系统是蓄水池,各业务信息管理系统是水龙头,自来水管道就是各信息系统之间的关联,管道不通,形成空有硬件系统、软件系统,而无实质性内容的尴尬状况。

3.档案人员电子信息捕捉能力不足。高校各部处中心和二级学院为方便教学、科研、管理、服务和宣传之需,纷纷建立自己的信息网站,形成了大量有价值的网页、多媒体等类型的电子文件,内容涉及通知、公告、报道、专题报告、国际(国内)学术会议、招生就业、人才招聘、人才培养、校友信息、国际交流等方面的电子文本,还有精品课程、多媒体课件、讲课比赛等音视频资料。另外,随着信息技术的发展,互联网、新闻媒体上载有大量与学校有关的新闻报道,如学校动态、名师专访、学子风采等,形式不一而足。但由于传统归档制度下被动收集的思维定式,档案人员一直忽视或者无视它们的存在,更无意识制作相应的纸质材料归档保存。这些电子数据对丰富数字档案内容,推进数字档案资源建设发展进程至关重要。如不及时采集归档,随着相关信息网站的改版,信息技术的升级换代等诸多不确定因素而散失,造成难以弥补的缺憾。

4.数字档案资源建设协同意识薄弱。高校数字档案资源涉及的部门多、范围广,需要各个单位和部门的大力支持和共同参与,才能从根本上做好。以笔者单位馆藏实物档案中获奖证书的实体件和数字件收集为例,目前归档的主要是以学校名义所获的国家级教学、科研奖励证书(如国家科技进步二等奖、国家级教学成果二等奖),共12 件。实际上,应归档的远不止这些。据学校主页“学校简介”[6],“十一五”期间,学校获得上级科技奖励713 项,其中国家级科技奖励5 项、省部级科技奖励218 项。“十二五”以来,获得上级科技奖励641 项,其中国家级科技奖励4 项、省部级科技奖励177 项。2013 年获科技奖励246 项,其中国家级奖励1 项、省部级奖励51 项,授权职务专利633 件。尤其值得一提的是,仅2013 年学生在学术科技竞赛中获国家级奖励319 项,其中一等奖39 项。由于档案部门协同意识薄弱,这些获奖证书在由相关职能部门简单登记后,未经数字化处理制成电子备份件,便直接分发到有关单位或师生个人手中,极大地增加了档案部门的收集难度,造成数字档案资源的缺失。

二、解决问题的对策建议

1.科学规划,抢抓机遇,推进馆藏档案数字化工作。表面上看,高校档案存在馆藏量大、全宗多等突出问题,我们一方面要克服畏难情绪,做到心胜。另一方面,还要理性分析高校馆藏档案的特点。我们知道,高校利用率较高的档案门类主要集中在行政类(行政综合、人事、审计、总务等)、党群类(综合、纪检、组织等)、教学类(综合、学科与实验室建设、招生、学籍、学位)、科研类(综合、科研项目)、基建类(基建项目)和财会类(会计报表、账簿、凭证),另外还有部分利用率不高但较为珍贵的档案,如建校初期、中期的永久卷、长期卷的纸质档案,以及反映学校重要事件、重大活动的声像档案、实物档案,约占总量的50%左右。因而与国家公共档案馆“全面数字化”战略不同,以应用为导向应作为高校馆藏档案数字化的指导原则,科学划空,分步实施。同时,积极争取勤工助学岗位,鼓励教工带领学生利用假期时间集中精力来做这项工作,明确任务,强化绩效。对因资金不足导致设施设备短缺的状况,档案馆一方面要积极申请专项资金或特殊审批,另一方面要抢抓机遇,借力发展。中国科协自2010 起,在全国范围内开展“老科学家学术成长资料采集工程”,采集相关老科学家的口述、音像、实物及其数字化资料,国家拨付数量可观的经费支持,主要用于购置扫描仪、数码相机等数字化设施设备。W高校是老科学家集中之地,山东省有山东大学、中国海洋大学、中国石油大学、山东农业大学、山东科技大学等院校纳入“采集工程”实施单位。高校档案馆具备“采集工程”所需资料的整理及数字化处理人员优势,是该项目的主要承担者或参与主体。因此,一方面,高校馆藏档案数字化工作可与“采集工程”合力共建,提高设施设备的利用率。另一方面,项目结束后,积极争取相关设施设备留存档案馆,在档案数字化这项长期而艰巨的任务中继续发挥作用。

2.优化方案,完善公务(业务)电子文件接收渠道。进一步提升档案信息管理系统软件性能,尽快升级、扩展为能适应OA办公系统和各业务管理系统的新一代档案管理软件,实现相互间的有效无缝对接,对新形成的电子文件能够实现远程跟踪和实时接收,使档案信息管理系统成为全校各信息管理系统的汇集点,建立起全面、高效的电子文件管理体系。短期内,因资金、技术等原因暂时不能解决的,可采取物理归档的方法,将OA办公系统中逻辑归档的电子档案(上级来文、校内党政文件)拷贝后,批量上传档案信息管理系统,完成对公务电子文件的全文采集。同时补充系统购置前,校内党政打印的所有电子文件的全文归档。对于教务、设备、科研等不同业务管理系统中的电子数据,可借鉴华南农业大学档案馆的做法,将经筛选和处理的不同格式的业务数据先导入通用临时数据库Excel中,再将Excel中的信息导入档案信息管理系统的目录模块,实现对专业档案数据信息的批量采集。值得注意的是,对于应用档案信息管理系统较晚的档案馆,建议可搭乘学校信息化发展的便利,直接挂接本校的信息资源管理平台,在系统设计时添加档案管理模块,一步到位,提前规避公务(业务)电子数据接收障碍的问题。

3.开放思维,提高电子资源获取意识。强化档案实体与信息分离的数字档案资源建设工作理念,以开放的思维,全方位、多角度地开展电子档案的收集工作,这方面南京大学档案馆的做法值得我们参考借鉴。近年来,该馆在充分利用自身技术优势和先期建设成果的基础上,研究开发了校内网页全文信息采集归档系统和互联网上全文信息采集系统,并建立相关全文数据库。建成以公文(业务)电子文件为主,延伸到相关网络信息资源库的收集体系。同时,为保证电子文件的安全可靠和长期可读,该馆通过“南大之星”档案信息管理系统软件的“电子文件转换中心”功能模块,实时将类型各异的电子文件统一转换成pdf格式进行归档保存。这一措施,无疑极大地提升了对各类数字资源的获取力,抢占了高校数字档案信息的制高点。

4.加强协同,提高新增档案数字化程度。充分发挥相关职能部门信息源作用,提高协作意识,将新增档案的数字化工作嵌入到其业务工作中,既要保证文书类档案“应归双归”(实体件和电子件),对于实物类(如获奖证书、专利证书、废旧印章等)、声像类(如纸质照片)等特色档案门类,亦是如此。如文书类档案中除党政行文(有纸质件和电子件)外,其他绝大多数仅归档纸质件的如工作计划、工作总结、重要通知、公告、协议书等,档案部门应提请归档单位制作时保留电子版,并及时指导收集整理。对于前述的以个人名义获取的实物类证书,建议先由相关职能部门或档案馆采用数码设备(扫描仪、数码相机)制作相应的电子备份件归档后再下发(因师生对其利用率较高,一定时期内暂由个人保存),从源头上确保新增档案的数字化程度,使这项工作逐步常规化。

5.标准先行,制度推动。数字档案资源建设需要在自上而下科学规划的基础上全面推进,而不任由自下而上各自摸索前行。针对我国高校数字档案资源建设滞后的局面,笔者认为教育行政主管部门应根据数字校园发展的需要,尽快将档案工作纳入其中,在广泛调研的基础上,结合高校档案工作实际,利用高校科研力量,研究制定适合高校校情的档案数字化系列标准,包括不同载体档案数字化加工环节、数字化成果存储的相应技术要求和管理要求,为高校数字档案资源建设提供理论支持。同时,严格制度管理,在深入领会2014 年5 月中共中央办公厅、国务院办公厅下发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,参考各省市档案局为贯彻落实《意见》相继出台的《档案工作科学化管理规范》,尽快制定《档案工作科学化管理规范》及具体测评办法,将数字档案资源建设纳入考评系统,给予高分值的计量和进行评比的敲门砖,促进高校档案数字化工作快速、健康和科学发展。

高校人力资源档案信息化管理与建设 篇10

一、高校人力资源档案信息化管理的现状

1. 多头管理模式导致人力档案管理体制不健全。

在传统的教育管理模式中, 高校人力资源信息化管理存在着多头管理模式的问题, 受这种模式的影响, 各大高等院校的档案管理出现了多个部门管理的现象, 即分别被组织部门、人事部门管理以及档案部门管理, 应该说, 这种没有统一集中的管理模式一定程度上阻碍着高校人力资源信息化管理的建设。高校人力资源档案在由组织部门或者是人事部门管理的过程中, 由于高校人事部门对人事档案管理的经验不足, 因此在管理过程中难免出现不专业的情况, 这很大程度上影响着高校人力资源档案的管理。另外, 对于部分档案管理部门而言, 虽然自身管理的重点是系统管理高等院校的档案, 但由于档案部门的主要任务还是跟国家档案管理相关, 所以对高校人力资源档案的管理也就显得不那么专业。因此, 从这个层面上而言, 多头管理模式直接影响着高校人力资源档案管理的体制。

2. 资金的缺失导致人力资源信息化投入比例不均衡。

对于高校人力资源档案管理来说, 有着优越的基础设施是其发展的物质基础与坚实的保障, 而从目前高校人力资源档案管理基础设施的现状而言, 资金的缺乏性是导致高校人力资源信息化投入比例不均衡的原因之一[2], 由于资金投入过少, 高校人力资源档案的建设就无法进行。对于高校人力资源档案的管理来说, 除了要具备完善的硬件条件以外, 高校人力资源档案的软件资源也是不容忽视的一个重要方面。目前, 很多高校存在着硬件资源资金投入比例过高, 软件资源投入比例过低的现象, 对于信息化管理的高校人力资源档案来说, 先进的多媒体信息技术是建设高校人力资源档案不可缺少的重要组成部分。但不可否认的是, 资金投入的多少一定程度上影响着信息化的进程, 由于资金的缺乏就会出现硬件设施落后, 软件设施技术更新过慢的现象, 可以说, 硬件设施的不完善、软件设施的落后都不利于目前高校人力资源档案信息化管理的建设。

3. 专业管理人才缺乏导致管理程度有失科学化。

在当今高等院校人力资源档案管理体系中, 很多人力资源档案管理者都扮演着兼职角色, 并没有专业的档案管理知识与丰富的管理经验, 同时, 即便是有专职管理档案人员, 但由于档案管理知识方面的匮乏以及实践机会的减少, 出现了基本理论知识不专业以及基本信息技能不熟练等诸多问题, 甚至部分管理者出现了不会利用多媒体软件进行系统化管理的现象, 这对于信息化管理的当今社会来说, 很大程度上阻碍着高校人力资源档案信息化管理与建设的进程[3]。此外, 高校人力资源档案管理的队伍也缺乏专业型与技能型相结合的管理人才, 出现了部门管理不能够形成一个系统的体系, 从而直接影响着高校人力资源档案管理的系统化进程。因此, 对于大部分高校而言, 由于缺乏专业管理人才而导致管理程度缺失科学化的现象极为普遍。

二、高校人力资源档案信息化管理的可行基础

1. 高校人力资源档案信息化管理有利于人力资源的优化配置。

对于高校人力资源档案信息化管理系统而言, 主要是以系统功能为基本核心进行分类管理与建设, 首先将分散的资源数据进行宏观上的认知把握, 然后在宏观数据的基础上进行优化分析, 利用先进的多媒体等信息技术进行合理的分配与整合, 最后形成一个系统化的人力资源档案管理体系。在这个过程中, 其实质是对人力资源进行优化配置, 通过在人力资源整合优化的基础上达到管理的目的。从某种意义上来说, 高校人力资源档案信息化管理的过程就是人力资源优化配置的过程, 而随着当今社会对高等教育要求的提高, 高校需要对人力资源进行优化管理, 从而达到人力资源优化配置的目的, 这是适应社会信息化大发展的根本要求, 也是高校进行系统化管理的基础要求。

2. 高校人力资源档案信息化管理有利于人事档案的发展。

从目前我国高校人力资源档案信息化管理来看, 其功能是不可忽视的, 加大对高校人力资源档案信息化管理建设是适应人事档案事业发展的必然要求[4]。从国家层面上而言, 我国在“十二五”规划中将档案信息化管理建设工作作为一项重要的任务, 这一定程度上引起了高校对人力资源档案管理的重视, 也反映了档案信息化建设的重要地位。对于高校人力资源档案信息化管理体系来说, 尽可能地优化自身的管理体系, 进行长远的建设发展不仅有利于人事档案的发展, 而且也满足了“十二五”规划的发展需求。因此, 在信息化程度高度发展的今天, 高校在人力资源档案信息化建设方面的规范化与完整化正是满足了档案事业发展的客观需求。

3. 高校人力资源档案信息化管理有利于提升高校的核心竞争力。

高等院校是教育人才的重要基地, 培养着具有专业型与技能型的人才, 是社会发展的重要主力军。一方面, 对于高等院校而言, 是集聚专家学者的地方, 对于这些具有专业素养的人力资源管理者而言, 其研究领域的突破性发展适应了国际发展的步伐, 对人力资源档案管理的研究成果具有很强的影响力, 成为高校乃至我国高等教育的核心竞争力之一。另一方面, 在高校人力资源管理的过程中, 人力资源档案记录着人力资源的发展进程, 可以说, 人力资源的信息化管理是将高等院校中的建设研究奉献给了整个国家, 对于高等院校的教师群体而言, 不仅提高了其自身的知名度, 也提升了高等院校自身的社会影响力与竞争力。因此, 高校人力资源档案信息化管理很大程度上提升了我国高校的核心竞争力。

三、完善高校人力资源档案信息化管理的路径

1. 完善数据库管理, 优化资源配置。

在社会信息化发展的今天, 高校人力资源档案要想提高自身的系统化建设, 必须要走信息化的发展道路, 而完善数据库管理是实现优化资源配置目的的路径之一。随着信息化发展步伐的加快, 高校人力资源档案在信息化管理的过程中, 要想进行管理建设就需要对自身的内在体系进行完整性的研究, 利用自身的优势特点, 达到优化资源配置的目的。此外, 高校人力资源档案的数据库建设在整个体系中占据着重要的地位, 所以以高校人力资源档案的数据库建设为基本切入点来优化资源配置是可行的。所以, 在建设高校人力资源信息化管理的过程中, 只有将数据库的信息进行资源整合才能够提高整个高校人力资源档案管理的服务水平。同时, 在加强完善数据库管理的基础上, 对人力资源档案应用体系的建设也是不能忽视的, 高校人力资源档案信息化与人力资源档案的应用体系是相互统一的。

2. 优化高校人力资源档案功能, 加强制度化管理。

对高校人力资源档案管理进行建设, 对优化人力资源档案功能来说是一项具有前瞻性的举措。在传统的高校人力资源档案管理建设体系中, 高校管理者大多数都只是停留在档案管理的基础层面上, 是一种单纯性质的整理记录过程。而在信息化发展的今天, 将高校人力资源档案加以信息化的过程实质就是对其功能性的建设管理, 通过信息化的手段对传统的人力资源档案进行优化, 从而达到制度化管理的目标。也就是说, 对高校人力资源档案信息化管理建设的过程也需要对自身体制的建设, 而这种建设需要高校根据自身的优势进行科学的优化配置, 最大程度上发挥出高校人力资源档案的功能, 这也是提高高校人力资源档案管理与建设的重要目标之一。

3. 加大资金投入, 优化基础设施。

对高校人力资源档案信息化管理进行建设, 资金投入仍然占据重要地位, 对于高校人力资源档案信息化管理与建设而言, 在资金的投入上, 要注意平衡硬件资源与软件资源的投入比例, 力求两者的投入比例达到均衡的状态。对于硬件资源而言, 高校要尽可能地改善工作环境, 最大限度地提高基础设施的利用率。而对于软件资源而言, 高校要重视人力资源档案安全信息保障体系的建设, 定期检查高校人力资源档案的信息, 确保高校人力资源档案信息化建设的安全性。另外, 要加大对高校人才的投入比例, 重视管理型人才的培养, 在人才培养体系建设中要敢于突破体制的束缚, 培养适应当今信息化社会发展步伐的综合型人才。因此, 在当今高校人力资源档案信息化管理与建设中, 只有加大资金的投入并合理分配才可能最大程度上优化基础设施的建设, 从而提高高校人力资源档案信息化管理与建设的水平。

摘要：本文针对高校人力档案管理体制不健全、管理资金投入不足等问题, 指出高校人力资源档案信息化管理有利于人力资源的优化配置、提升高校的核心竞争力, 并探讨出高校人力资源档案信息化管理与建设的路径。

关键词：高校人力资源档案,信息化管理,建设

参考文献

[1]程晓英.高校人力资源档案信息化管理系统的建设与思考[J].档案学研究, 2010 (3) .

[2]邢金荣.高校人事档案信息化管理探究[J].兰台世界, 2012 (11) .

[3]陈雷.我国高校流动人才档案信息化管理研究[J].档案与建设, 2011 (7) .