档案信息资源利用论文

摘要:本文针对高校档案信息资源利用存在的问题及对策论题：分析了高校档案信息资源利用存在的五个方面问题。即高校档案部门不能及时地为档案用户提供服务，馆藏档案信息匮乏，社会对档案认识不足，档案部门人力配备不足，档案信息检索传递落后；指出了改进档案信息资源利用工作的对策。即更新观念，强化主动服务意识，丰富馆（室）藏，提高馆（室）藏档案综合质量和管理水平。下面是小编为大家整理的《档案信息资源利用论文(精选3篇)》，仅供参考，大家一起来看看吧。

档案信息资源利用论文 篇1：

我国档案信息资源利用演变规律探析

[摘要]我国档案信息资源利用实践逐渐从封闭走向开放、从资政走向民主、从人治走向法治。论文围绕档案信息资源利用的演变规律，以档案利用相关的主体、提供利用的客体、提供利用的途径为着力点发现：利用主体中档案机构从握有绝对权力向分权转变，并且利用者与档案中介机构扮演着越来越重要的角色；档案提供利用的客体呈现内容平民化、范围扩大化、产品多元化的趋势；提供利用的途径则逐渐向多样化、智能化、个性化发展。

[关键词]利用主体利用客体利用途径中介机构

[分类号]G273.3

Research on the Evolution Rules of the Utilization of Archival Information Resources in China

Li Min

（Shanghai Science and Technology Museum Office， Shanghai， 200127）

认识规律、利用规律是认识世界和改造世界的有效方法，我国档案信息资源利用实践的发展由来已久，历经古代、近代、现代及當代的发展，逐渐从封闭走向开放、从资政走向民主、从人治走向法治，服务理念从“官本位”向“人本位”转变，更具个性化、便捷化成为服务手段创新的方向，相关立法与监督机制也在不断完善。笔者主要从与档案利用息息相关的主体、提供利用的客体、途径三方面对我国档案信息资源利用的演变规律进行梳理与总结。

1档案利用主体的演变规律

我国档案信息资源的开放、开发及利用在漫长发展演变过程中，离不开档案机构、中介组织及普通公民等主体的努力与实践。而不同的主体在档案信息资源利用演变过程中扮演的角色、发挥的作用等均呈现出了各自不同的规律。

1.1档案机构从握有绝对权力向分权转变

档案是伴随阶级的出现、国家的建立而产生的，是阶级的产物，故古代档案的产生、开发、利用就不可避免地被视为统治阶级的特权，档案成为维护阶级统治的工具。伴随政治上专制主义中央集权的进一步强化，甚至出现了“百官莫敢望焉，史人无敢至其地”的境况。近代，在西方入侵、民主与科学思想传播及留学归国的有识之士的积极努力下，政府统治档案利用的状况被打破，档案编纂、以公布档案为目的的期刊出现；1949年中华人民共和国的建立，赋予了公民民主、自由的权利，档案利用虽已被视为公民的民主权利，但不管是档案开放范围，还是档案馆的服务理念都仍存在“重藏轻用”的情况。20世纪80年代以来，在我国深化改革开放，政治、经济体制改革，及西方公共选择理论、新公共管理理论、治理理论的影响下，我国传统的“全能型政府”的工作方式受到了挑战，服务型、参与型政府的构建成为机构改革的目标，也深刻影响着传统档案机构的角色定位。从拥有绝对权力向逐渐分权转轨，从占据主导地位到探索与社会、公民的合作转变，从被动等待服务变主动迎合公众需要，成为档案开放、利用工作中档案机构角色转变的表征。树立“以人为本”的思想，立足公民档案信息需求，深入群众生活，拓宽档案开放与利用渠道，寻求与报纸、电视、电影等媒体的合作，建立内容丰富的门户网站，引导公民积极参与，提供更多公众喜闻乐见的档案作品成为档案部门的追求。档案机构角色的转变，档案开放、利用方式与内容的革新，将营造更具文化休闲特征的档案利用氛围，同时，也可提升档案馆的社会认可度与竞争力，将档案馆推向更广阔的社会舞台。

1.2利用者从被动接受者向主动参与者转变

在我国，档案、档案馆长久以来被蒙上神秘面纱。当代，伴随国家经济、科技、文化各方面建设步伐的加快，民主与法制进程的发展，档案馆走向开放，档案与公众的距离不断拉近，以用户为中心的档案服务模式逐步确立起来。档案信息资源利用中公民主体地位的日益显现，成为档案利用主体演变的另一特征。公民在档案信息资源利用中的角色经历了从无权到有权，从被动接受到积极参与，再到占据主体地位的转变。伴随档案开放程度的不断增强，《政府信息公开条例》的颁布实施，各级档案网站、信息共享平台的设立及公民文化素养和信息权意识、主人翁意识的提高，公民主动参与档案信息资源开发、利用并占据主体地位成为可能。公民主体地位表现在：一方面，公民档案信息需求成为档案工作者档案信息资源开发利用的核心，基于用户需求的满意程度成为档案价值实现的标志，公民成为档案利用的主体；另一方面，将档案价值实现的主体——公民引入档案信息资源开发中来，不仅使档案信息资源开发更具活力与针对性，同时使其本身成为档案价值实现的一种形式。陈忠海也曾指出：用户作为开发主体，以其需求为导向、利用为目的的开发档案信息资源，是一种高效的档案价值实现的直接范式[1]。美国公民档案工作者项目（Citizen Archivist）、英国的档案志愿者（Archive Volunteer）、新加坡的公民档案员计划（Citizen Archivist Project）等都是成功的典范。

1.3档案中介机构扮演着越来越重要的角色

社会分工是人类文明进步的标志，21世纪，在市场经济飞速发展的条件下，社会分工取得长足发展，也深刻影响了档案利用工作的开展。要在市场竞争中提高档案服务工作的竞争力，就应该改善服务水平，提供多元化的档案利用服务。社会分工的发展催生着档案社会化服务需求的增长，而档案中介机构的出现及发展壮大，为更好地开展档案开发利用工作提供了一定的条件。传统理论认为，档案馆和档案工作者是档案信息资源开发主体，再加上局馆合一的管理体制制约，致使档案馆对档案资源的开发利用缺乏投入产出绩效目标的考量，造成大部分档案馆的档案利用响应政府号召多，围绕党政工作多，主观臆测公民需求多的局面。2005年，国家档案局颁布了《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》，指出对已公开且存在广泛社会需求的档案信息资源，要充分利用社会力量和市场手段，对其内容进行加工和开发，形成档案信息加工业、咨询服务业等产业，增加社会就业，创造社会效益和经济效益。当前我国已有众多有能力进行档案信息资源开发、提供利用的营利性和非营利中介机构，如北京量子伟业、北京紫光慧图、信安达（中国）等营利性机构，科研院校、档案学会、协会等非营利性机构，同时，广告创意、影视制作、文化传播、文化礼品制作等商业性机构也是绝佳的合作对象。故我国档案馆可借鉴美国My Archives商店、英国“联合品牌在线服务”（Co-branded Online Service）等，运用合作开发、特许经营、合同外包等形式，将档案信息资源开发利用权在一定期限内出让给更具竞争优势的中介机构，实现公共资源的优化配置，进而提高档案部门社会服务和公共产品的供给能力。这样既可填补传统档案开发利用缺乏市场参与的空白，满足渐趋多元化的社会档案需求；又可通过其灵活的经营方式、专业的人才队伍、精良的档案设备、先进的管理经验为档案开放、开发及利用的发展注入新鲜血液。

2档案利用客体的演变规律

档案信息资源提供利用的客体主要是指国家机关、团体、企事业单位、其他组织及个人形成的，以保存在各级国家档案馆为主的档案信息资源。伴随档案信息资源开放、利用工作的推进，各级国家档案馆的馆藏内容，档案开放利用范围，档案开发利用产品等也都呈现出与时俱进的特点。

2.1档案馆藏内容趋向平民化

随着经济发展步伐的加快，个人收入的增加，公民的精神文化需求与日俱增，档案利用需求越来越迫切，利用范围也越来越广，既包括各种载体档案信息资源的利用，也涉及对馆藏档案的利用和对现行文件的利用等等。而传统上以党政机关公文为主要收集范围的馆藏档案结构，已显然不再适应新形势下公民的档案利用需求。故而，优化馆藏，构筑科学合理、平民化、大众化的馆藏结构，直接关系到档案馆业务的开展、档案价值的实现及公民档案利用的满意度。首先，扩大档案收集范围，从以文书档案为主，向科技档案、专门档案、民生档案、新載体档案等多门类档案扩展，将公民档案需求放在更重要的位置；其次，因时因地，注重特色档案的征集，构建特色馆藏，力求在满足公民档案利用过程中发挥独特优势；最后，为突出馆藏建设的人文关怀与以人为本的精神，可将与每一位公民息息相关、反映其个人及家庭、家族的档案列入馆藏范围。多元化、平民化馆藏结构的构筑，对档案信息资源开发提出了更高要求，因此探索多元化开发主体，成为新时期档案信息资源开发的必然选择，也必将给档案服务、档案利用注入新的活力。

2.2档案开放利用范围扩大化

档案利用权是国家赋予公民的一项权利，它是公民享有的了解、掌握、获取、存储和开发利用档案的权利，是信息权在档案领域的体现[2]。1948年国际档案理事会成立伊始，便确立了“使档案的内容更多地为人知晓，并使档案库具有更大的开放性，从而使档案库藏得到更频繁的利用”的目标。档案封闭期的长短、开放数量的多寡直接影响着档案信息资源开发水平及公民利用满意度。在我国档案信息资源开放利用从萌芽、发展至不断完善的演进中，呈现出开放时间渐趋缩短、开放范围不断扩大的趋势与规律。档案信息资源开放时间从永久封闭，秘不示人；到封闭期制度的产生，我国1987年《档案法》的颁布实施，以法律形式确立了30年的封闭期；再到2008年《政府信息公开条例》实施，以“随时形成，随时搜集，随时报送”方便公民查阅为特征的档案馆文件查阅中心的设立，档案利用工作业已延伸至文件现行，甚至生成阶段。与之相随，档案开放范围也历经了从古代的绝对保密，到1980年历史档案的开放，再到政务信息公开中部分待归档的“准档案”和已归档“现行档案”的开放，公民对文件（档案）信息时效性表现出了更迫切的需求，而政务信息公开环境下档案开放范围的扩大化，对我国现行的档案法规、档案开放政策都提出了严峻挑战。2016年颁布的档案“十三五”规划进一步指出：要坚持以人为本、服务为先，积极构建百姓走进档案、档案走向社会新格局，进一步深化和拓展档案利用服务。

2.3档案开发利用产品多元化

根据国家档案概念建立起的以司法——行政管理为基础的档案工作向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会——文化档案概念的变化是当前档案事业发展的趋势[3]。档案馆是国家的信息资源库，是国家的科学文化事业机构，在提供档案信息资源服务方面既拥有独特的优势，同时也肩负着重要的责任。档案自身所具有的文化属性、社会属性与社会信息化的发展相得益彰，档案信息资源开发、提供利用的相关产品日益丰富、多元，档案休闲利用、公共服务等新型档案利用观的建设提上日程。以社会的档案信息需求热点为导向，以自身馆藏资源优势为基础的档案编研[4]，作为档案开发、利用的重要形式呈现新的特征。同时，在信息时代，对传统的档案编研概念、编研形式等既提出了挑战，又提供了机遇。首先，编研主体多元化。档案馆与图书馆、博物馆、政府部门、技术部门、新闻出版机构等的合作常态化。其次，编研主题多样化。编研产品不再局限于传统的组织沿革、年鉴、大事记及档案馆指南等，转而重视公民的档案诉求与信息需求，同时，档案编研的选材范围也不再局限于单一的自身馆藏，更多的是借助网络平台实现跨馆、跨部门取材。最后，成果类型丰富化。传统以纸质书刊为主的单一化展现形式，向集图、文、声、貌于一体的多维立体化展现方式发展，极大地增强了观赏性、互动性与易获取性。

3档案利用途径的演变规律

档案利用途径作为连接档案信息资源客体与利用主体之间的桥梁，为紧跟时代步伐，满足不同时期社会档案信息资源需求的变化，在漫长的历史实践中呈现出从单一向多样、从手工向智能、从普适向个性发展的演变规律。

3.1从单一走向多样化

档案作为在社会实践活动中形成的具有保存价值的原始记录，档案信息资源的合理开发、提供利用可为国家政治、经济、文化及社会的发展提供参考与借鉴，同时也是满足公民精神需求的重要手段。而档案提供利用途径的多寡、便利程度直接影响档案价值的发挥、公民满意程度。傳统上受客观物质条件和社会档案意识的制约，档案提供利用途径单一，档案检索效率低，被动等待上门利用多，利用层次低。随着科技的飞速发展，社会档案需求数量与质量的提升，以及政务信息公开背景下档案馆自身建设的发展，档案信息资源提供利用途径向更加多样化的方向发展。一方面，档案利用途径不断创新，多渠道并存。除档案编研外，贴近生活，响应重大纪念活动的各类专题档案展览成为群众喜闻乐见的形式；与媒体合作，依托丰富馆藏优势，开办档案节目、拍摄各类专题片；强化档案馆公共服务能力，建立信息网站，开通档案馆微信、微博等，实现档案查询利用的“馆际联动、跨馆出证”；以深入调研为基础，在对档案信息资源深入开发的基础上，主动为用户推送情报信息服务也成为重要的档案利用途径。另一方面，与档案利用途径的多元化相伴随的是档案服务领域的扩展，确保档案信息资源配置的均等化，从被动等待用户进馆查档，向积极融入社会课堂、学校教育、市场服务、文化产品制作、融合多媒体技术等主动性开发转变，更加重视档案利用的休闲性成为档案利用途径发展的重要方向。顺应发展趋势，建立覆盖面更广，以公益性、服务性和开放性为特点的公共档案馆网，开拓利用途径，为每一位用户提供公平、精准、全面的档案信息服务是提高档案馆、档案工作及档案职业社会认同和地位的重要举措。

3.2从手工走向智能化

传统上，档案从生成到收集、整理、检索、编研及提供利用等都主要基于档案工作者的手工管理。手工制作的档案目录和档案馆指南是查找与利用档案的主要工具，致使档案检索速度慢，检索途径单一，档案的查准率、查全率低，造成公民档案利用满意度不高。档案开放、提供利用需要一定平台的支撑与保障，而现有档案馆条块分割和分级管理造成馆藏档案资源“支离破碎”，“信息孤岛”现象严重，同时《档案法》缺乏对国家综合档案馆主体地位的明确规定带来各级国家综合档案馆在所属行政区域内实际“话语权”的缺失、档案馆间没有形成实质性联系和网络体系的现状[5]。近年来，互联网、云计算等信息技术不断发展，这既给智能化档案开放利用平台的建设提出了要求，也为全国范围内档案信息资源的整合共享提供了新思路和新形式。2012年“中国档案云”的概念应运而生，2013年国家档案局提出在全国范围内建设“国家开放档案信息资源共享利用系统”，力求打造一个覆盖面广、数据量大、服务效能高的公共档案信息服务共享服务平台。大档案信息资源池的建设，能够打破档案服务、利用的地域限制，实现全国档案公共信息资源的互联互通、统一运营。同时，通过对元数据的转换、解释和翻译等功能，使用户可通过各种终端设备（PC、智能手机、平板等）在任何时间、任何地点访问档案云门户网站，为其提供精准的、智能化的、“一站式”的档案利用服务。

3.3从普适走向个性化

档案信息资源利用服务方式在古代、近代、现代、当代的发展过程中，实现了经由统治者的特权利用、“一刀切”式的被动等待服务，向更加多元化、个性化、便捷化的主动服务转变。一方面，伴随时代发展，新形势下公民档案信息需求的变革要求利用服务方式的个性化。其需求类型更加多样化，需求内容更加广泛化，需求时间、方式和地点更加个性化，用户希望在合适的时间、合适的地点得到更具针对性、人性化的档案信息服务。另一方面，一系列新兴信息技术的发展，使档案馆提供个性化的档案信息服务成为可能。传统上，以“普适”性为特点的档案开放与提供利用方式已无法满足当前公民的档案信息资源利用需求。首先，云存储、数据挖掘技术的发展与引入，为档案共享服务平台的建设与大规模收集用户数据信息提供了基础，进而可在对用户数据信息充分挖掘的基础上，及时、有效地预测公民档案信息需求，合理分配人力物力，化被动为主动，改善服务现状，提供用户感兴趣与个性化的服务。其次，档案网站及微信、微博等社交媒体技术的发展与普及，极大地优化了档案利用服务方式，便利公民档案利用，实现“足不出户，可查天下档”；同时，社交媒体所遵循的合作共享的开发理念，也激励着公民以主人翁的姿态参与档案信息资源开发，使档案信息资源开发本身成为档案价值实现及档案利用的重要形式。融合新兴信息技术，多渠道创新档案利用服务形式，是新时期适应公民档案信息需求多元化、个性化、及时性的必然选择。

档案利用工作不仅是档案管理的一项业务环节，更是档案部门维持其地位和声誉、检验档案工作的效益的客观依据。在系统分析的基础上，从多方面总结我国档案信息资源利用长期发展过程中的演变规律，既可丰富档案利用理论，又有利于进一步指导档案开放、利用工作实践的发展。

参考文献

[1]陈忠海，常大伟.档案馆在档案信息资源开发中的主体地位质疑——兼论用户在档案信息资源开发中的主体地位[J].档案管理，2015（2）：4-7.

[2]李扬新.论正确行使档案利用权[J].浙江档案，2001（4）：5-6.

[3]T·库克.1898年荷兰手册出版以来档案理论和实践的相互影响[A].国家档案局，中央档案馆.第十三届国际档案大会文件报告集[C].北京：中国档案出版社，1997：145.

[4]孙逊.浅议人物数字纪念馆建设特色——以钱学森数字图书馆为例[J].科技信息，2013（26）：2.

[5]曲正阳.档案立法中的几个问题[J].中国档案，2004（8）：36-37.

作者：李敏

档案信息资源利用论文 篇2：

高校档案信息资源利用存在的问题及对策

摘要:本文针对高校档案信息资源利用存在的问题及对策论题：分析了高校档案信息资源利用存在的五个方面问题。即高校档案部门不能及时地为档案用户提供服务，馆藏档案信息匮乏，社会对档案认识不足，档案部门人力配备不足，档案信息检索传递落后；指出了改进档案信息资源利用工作的对策。即更新观念，强化主动服务意识，丰富馆（室）藏，提高馆（室）藏档案综合质量和管理水平。

关键词:档案信息；利用；问题；对策

档案是一种具有特殊价值的信息资源。信息资源同能源、材料资源并列为当今社会发展的三大资源，其中能源、材料资源可以合称为“物质资源”。物质资源主要作用于物质生产、生活等领域，产生直接的、可以量化的经济效益，有时也会对社会发展其他领域产生影响，但一般是间接的、次要的。而信息资源则可以作用于包括物质生产在内的社会生活各个领域，产生直接的或间接的、可量化的或不可量化的经济效益或社会效益。作为信息资源的重要组成部分，档案信息资源对国家经济社会发展具有重要的、全方位的、不可替代的综合贡献力。我国档案事业取得了迅猛的发展，档案部门在利用档案服务于经济和社会发展上取得了可喜的成绩已成为不争的事实。但随着信息社会的到来，社会对档案信息的利用需求正在发生着新的变化，使得我国的档案利用面临前所未有的挑战。认真分析新形势下高校档案利用面临的问题，从而寻求出合理的策略以及满足社会对档案信息的迫切需求，显得尤为重要。

1 高校档案信息资源利用存在的问题

1.1 高校档案部门不能及时地为档案用户提供服务。档案工作部门业务操作水平不高，特别是不熟悉馆(室)藏内容，给调卷增加了盲目性；对用户心理上的‘求便”规律缺乏了解，满足不了用户‘求快”的愿望，致使用户需求得不到及时实现，档案作用的发挥就难以实现。

1.2 馆藏档案信息匮乏，低质馆(室)藏影响了高校档案提供利用工作。馆(室)藏材料的残缺，内容的单一，或玉石混杂，造成用户需求行为受挫，降低了用户利用档案的愿望。长期以来，由于一些档案工作人员接收不主动、不及时、个别职能部门为小团体利益而拒绝移交档案等，导致我国大部分高校档案馆所藏档案几乎是文书档案一统天下的局面，门类比较单一，且与现实工作有一定的距离，这些恰恰是诸多档案馆的薄弱环。

1.3 社会对档案认识不足，一定程度上影响档案提供利用工作。由于我国档案馆(室)长期处于封闭或半封闭状态，档案利用者对档案馆(室)存有陌生感和神秘感，对档案馆(室)藏结构或内容更是知之甚少，不少人以为档案馆(室)只是保存人事档案之地。有些利用者，明明是本部门的档案送到档案馆(室)保管，当他们借用时，不是理直气壮，而总是认为在给档案管理部门“找麻烦”，打扰档案管理人员的工作，表现出“不好意思”。档案的利用比起图书资料的利用，无论在手续上还是在方式上都有更严格的要求，利用者如不了解这些规定，其畏难情绪可想而知，结果必将影响用户利用档案解决自己的实际问题。档案保管部门如不开展宣传、主动地提供档案利用服务，档案的价值也就无法体现。

1.4 档案部门人力配备不足，一定程度上也影响了档案的提供利用工作。2005年北京高校档案研究会组织进行的《北京高校档案馆(室)调查问卷》的结果，明显反映出目前仍有些高校档案部门人员配备不足，甚至有的高校连专职档案人员都没有配备，一些学校一名档案人员兼做统计或其他工作的大有人在。人力不足，必然导致对档案的提供利用产生影响。更有甚者，有的高校遇到档案人员外出开会或办理其它事务时，档案库房就‘铁将军”把门，即使利用者用档的需求再迫切，也只能望门兴叹。

1.5 档案信息检索传递落后。目前，大多数高校档案馆的检索工具和检索手段仍是手工和半手工为主，检索系统还不完善，现代化的存贮、检索、传递等系统和手段尚未完全形成，档案利用过程中常出现“货不对路”或“有货难调”的现象，档案利用费时费心，利用效率不高、效果不好。与此形成鲜明对照的是，一方面随着人们档案意识的不断加强，档案利用者不断增多；另一方面随着社会生活节奏的加快人们的时间观念也在不断增强，时间就是金钱，时间就是生命，人们希望能够及时准确快速地利用到所需的档案信息，以更好地满足工作生活学习等各方面的需求。

2 改进档案信息资源利用工作的对策

档案部门只有将档案纳人利用实践，使档案所具有的特殊功能与档案用户的利用需求发生一定关系，档案的积极作用才能充分发挥出来，档案才能为社会创造出更多的物质财富和精神财富。随着社会的发展，档案作为一种信息资源越来越受到人们的重视，高等学校档案馆(室)以往那种相对平静、安稳的工作局面正在逐渐被打破。无论是教学、科研、学校的管理决策，还是宣传、教育等工作，越来越重视利用档案，获取信息，开展工作。

2.1 更新观念，强化主动服务意识。在新形势下作为档案工作人员首先必须进一步解放思想、更新观念，爱岗敬业，勤勤恳恳，树立主动服务、主动参与意识，以高度的责任感和主人翁姿态，积极投身到档案信息资源开发利用工作中来。可根据实际需要，采用“上门服务”、“电话预约”，等新的方式，制定相应的档案利用制度，以满足实际利用需要。

2.2 丰富馆（室）藏，提高馆（室）藏档案综合质量和管理水平。档案是宝贵的文化财富，它的依据、凭证、查考价值对单位各项管理工作、领导决策、教学、教研都起着重要的作用，档案馆（室）要开展提供档案利用服务工作，必须要有门类齐全、内容丰富的档案资料作后盾。因此，要多层次、多渠道地征集和收集档案资料，丰富室藏。同时，档案人员要把精力集中使用到档案整理的关键上，使档案整理工作速度快、质量高，为档案的提供利用创造有利的条件。此外，必须建立科学的、合理的馆（室）藏结构，以便完成档案馆（室）所承担的任务。注意收集不同载体的档案。不仅要收集文字、图表形式的传统、纸质档案，还收集照片、录像、VCD、磁带等音像档要和牌匾、锦旗、奖杯、奖状等实物档案。档案室不但要有文書档案，还要有会计档案、学生档案、声像档案及其它门类档案。

总而言之，要加快档案信息资源的开发利用，既要热情主动地提供优质服务，又要注重档案的收集质量，丰富室藏，提高档案的利用率，还应对利用效果的反馈信息进厅综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以利学的态度，把学校档案信息资源的开发利用工作做得更好，使之在教育教学和各项工作中发挥出更大作用。

参考文献

［1］ 李红彩高校档案信息资源开发存在的问题及对策《中国社区医师.综合版》2007年第15期

作者：李媛媛

档案信息资源利用论文 篇3：

电子政务环境下档案信息资源利用绩效评估探究

摘 要

界定电子政务环境下档案信息资源的内涵，并归纳总结出档案信息资源利用在电子政务环境下的现状以及特点，引入绩效评估的概念，提出电子政务环境下档案信息资源利用的绩效评估应该从提供者、使用者、中介者、评估方法和评估反馈五个方面展开。在此基础上，以城建档案信息资源在电子政务环境下的利用为例，做具体的探讨和分析。

关键词

电子政务 档案信息资源 绩效评估

信息技术的发展，带来电子政务时代的到来，作为政府信息资源一部分的档案信息资源在电子政务环境下的利用呈现出新的特点。随着绩效评估理论与实践的发展，特别是在企业和政府部门活动中发挥重要作用，国内的一些学者便开始思考将绩效评估引入档案信息资源的利用中，而且已有部分学者在这方面做了一些探索。紧跟时代步伐，将绩效评估应用到电子政务环境下的档案信息资源利用，通过在这方面的探索，以更好地提高服务质量。

一、电子政务环境下档案信息资源利用概况

电子政务是把现代信息技术引入政府机构，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组，创建一个虚拟的政府办公环境[1]。档案信息资源包括内容信息和形式信息，它们代表着档案的不同方面。在电子政务环境下，档案信息资源主要指代的是内容信息，它在利用过程中有其独特的特点。

1.电子政务环境下档案信息资源利用的内涵。档案信息资源属于政府信息资源的一种，是信息记录汇聚而成，能够满足政府、企业以及公众对政治、经济、社会等方面的信息需求。电子政务在我国迅猛发展，不仅使得档案信息资源的内容更加丰富，也使得其载体、服务方式等更加多样化。

随着信息技术的发展以及网络的普及，政府信息资源管理开始进入电子政务管理的新阶段，由原先信息传递系统的内部管理转变为面向外部的、数字化网络的、具有交互性的有效管理活动，并实现政府与公众之间的信息和服务交流[2]。电子政务环境下政府信息资源通过技术参与高效管理以获得服务公众的良好效果成为政府信息资源的一个主要目标。电子政务环境下的档案信息资源利用通过多种服务形式满足政府、企业以及公众的需求，它是一个从提供者到中介者再到使用者的过程，诠释了档案信息资源利用的全部含义。

2.电子政务环境下档案信息资源利用的特点。电子政务在档案信息资源的利用过程中扮演着重要角色，以用户需求为中心的服务理念逐渐深入人心。电子政务的推进给档案事业的发展注入了新的管理理念，它要求档案机构改变过去以职能为中心的信息服务模式，主动为用户提供经过整合的、高质量的档案信息服务[3]。

电子政务环境下，档案信息资源利用的特点主要表现在三个方面：一是服务人员的专业化。由于信息技术的应用，服务人员需要既掌握档案专业的知识又要有技术层面的支撑，这对服务人员的综合素质提出了更高的要求；服务人员作为档案信息资源的提供者，是与用户接触的直接对象，档案信息资源的利用情况决定了用户对服务人员的满意度；另外，能够提供多少档案信息资源、以哪些形式提供、利用便捷程度等都与服务人员是否专业化有直接关系。二是服务形式多样化。档案信息资源不仅要满足政府机构和企事业组织的需要，也要满足社会大众的需求，最大限度地实现其社会效益；新媒体的发展，档案信息资源利用的渠道更加多样化，特别是微博、数字杂志、手机短信、移动电视、数字报纸等都可作为档案信息资源的一种服务形式，也可以交叉混合使用，这种人性化、便民化的利用方式可以更好地改善档案信息资源的利用情况。三是服务平台的易用化。建立全面、真实、完整的档案信息资源数据库，不仅满足用户基本的查询需求，也通过深度开发数据为政府、企业等决策提供更为全面可靠的信息支撑；通过网站等平台，提供在线查询、在线办理事务等服务，简单快捷地满足利用者需求。

二、電子政务环境下档案信息资源利用绩效指标构建

我国信息资源的利用缺陷表现为“死库”资源开发、“信息孤岛”现象、网站信息陈旧等问题[4]。在档案信息资源的利用过程中也毫无例外地存在这种问题，电子政务环境下，它的更新维护、内容质量、标准化等方面会显现出更多困难。我国目前在这方面的研究大多属于宏观的、定性的分析，缺乏精确的、定量的研究，尤其缺乏专门针对电子政务环境下档案信息资源利用情况的准确评价[5]。

绩效评估是指通过对适当数据的采集、整理、分类、分析、解释和传播，来对以往行为的效力或效率进行量化，并据此作出相应决策，采取相应行动的过程[6]。它主要是从成绩和效益的结果方面来衡量的，是一个客观评估的过程。电子政务环境下，对档案信息资源利用进行绩效评估有着重要的意义。开展电子政务环境下档案信息资源利用绩效评估研究，可以帮助我们弥补目前在这方面研究的缺陷，有助于我们及时发现并准确把握电子政务环境下档案信息资源利用存在的问题，以便采取相应的对策。

在电子政务环境下，档案信息资源的利用过程包含提供者、中介者、使用者，其中提供者指的是档案信息资源的提供主体，包括人员、设备、环境等；中介者指的是档案信息资源的载体、服务形式等；使用者即用户。它们贯穿档案信息资源在电子政务环境下利用的始终，是绩效评估必须具备的指标。采用何种评估方法对评估结果的真实可靠性有着重要影响，方法不同可能得出的结论也会不同，进而导致建立此结果基础上的决策不能发挥预期效用，那整个绩效评估的意义就不存在了。绩效反馈包括将评估结果提供给决策者参考、告知评估对象评估结论以及后续的回访追踪调查结果，在具体的绩效评估中，绩效反馈不应当只是充当结果反馈的角色，还要在整个档案信息资源利用过程中有所贡献，即提供者与中介者能够满足使用者的各项需求。

电子政务环境下，档案信息资源利用的绩效指标包含提供者、中介者、使用者、评估方法、绩效反馈五个方面，这五个方面涵盖了整个绩效评估的过程，也是根据“构建指标体系时，应坚持科学性和准确性原则”的思想[7]提出的。这五个指标都不会过于抽象，具有一定的可行性和操作性，更重要的是它们都是可以量化的，而不仅仅是定性的，这在绩效评估执行中会更加便于应用。在这五个指标中，提供者和使用者是开展绩效评估都会涉及的对象，只是名字有所不同而已，比如有些研究将“提供者”解释为“评价主体”，将“使用者”指代为“用户”或者涵盖于“评估对象”之中。但无论如何进行改变，其实质都是没有变化的，都包含提供与利用的双方。对于中介者而言，它是在电子政务环境下催生的比较与众不同的指标，它包含对载体和服务形式的新发展，已经突破了传统的纸质档案信息资源利用和只能入馆查询的形式，新媒介的出现和网络技术的应用都使得中介者的含义更加广阔，成为更能体现用户满意度的一个重要方面。关键绩效指标法、360度绩效评估法和平衡计分卡法等评估方法在档案信息资源利用绩效评估中的应用，能够更好地体现绩效评估的科学性和准确性，这是绩效评估中非常关键的一步，方法错误，结果肯定没有得出良好决策的价值。电子政务环境下档案信息资源利用的绩效评估可以发现目前存在的诸多问题，对于业务流程的改造、提高用户满意度等方面有着重要的意义。

三、电子政务环境下档案信息资源利用绩效评估过程与分析

传统的城建档案馆都是以职能为中心的信息服务模式[8]，随着电子政务的发展，主动为使用者提供经过加工整合的、高质量的、高标准的城建档案信息资源显得尤为重要，它也逐渐成为城建档案馆建设的重要方向。绩效评估在城建档案信息资源利用中的应用，将会对提供者、中介者和使用者产生较大影响，为提高用户满意度和达到城建档案馆服务性目的提供建议和策略。

城建档案信息资源属于档案信息资源的一种，它在电子政务环境下利用的绩效评估也应当包含档案信息资源利用绩效评估的五个指标，即提供者、中介者、使用者、评估方法和绩效反馈。在具体的评估过程中，也应当体现这五个指标。

城建档案信息资源在电子政务环境下的绩效评估过程包括制定评估计划、确定评估标准和方法、回收数据、统计分析和绩效反馈应用五个阶段。

制定评估计划。评估计划的制定是建立在五个指标的基础上的，也就是说评估计划中必须涵盖提供者、中介者、使用者、评估方法和绩效反馈。为了能够顺利地开展绩效评估，必须制定评估计划，这样能够在明确评估目的的基础上确定恰当的时间、地点、对象等展开整个绩效评估的起点。

比如关于提供者的评估中，需要涵盖多种因素。城建档案信息资源的提供者包括城建档案机构本身及其人员、设备、环境设施等，城建档案机构自身拥有的馆藏量在利用过程中扮演着重要角色，数量、类别的多少某种程度上决定了能够提供利用的能力，毕竟自身没有的东西又何谈提供给别人利用呢？服务人员的职业道德、业务水平等对中介者和使用者都有较大的影响，载体和服务形式的多样化，即中介者的内涵更广，能够满足不同使用者的不同需求。在这个评估计划中，涉及提供者的评价时，必须包含这些因素，因为只有包含这些因素才能得出科学的评估结果。

确定评估标准和方法。评估标准一般包括绝对标准和相对标准，绝对标准又可分为业绩标准、行为标准和任职资格标准。在城建档案信息资源利用的绩效评估中，确定适用于实际情况的评估标准对以后评估的开展具有重要影响。多样化的评估方法可以得到不同的应用，在不同的方面有不同的优势体现，这样对于结果的科学性至关重要。

回收数据。这是一个比较复杂而且异常艰巨的过程，因为绩效评估对于数据的要求非常高，而且评估结果也都是建立在数据的基础上的，所以数据的可靠性决定了结果的可靠性。

绩效反馈应用。这是将评估结果进行应用的过程，无论能否得出问题，科学真实的绩效结果都是非常有价值的，它对于城建档案信息资源利用的改进具有重要影响。

城建档案信息资源在电子政务环境下利用的绩效评估，虽然只是作为档案信息资源的一种绩效评估，但其过程与所包含的指标基本上适用于所有的档案信息资源。

四、结论与探讨

电子政务环境下，档案信息资源利用的绩效评估将会对提供者和中介者提出更高的要求，但同时获得的是使用者更高的满意度，这可以说是对等的价值，更多的付出更高的回报。而评估方法和绩效反馈也充当着必不可少的角色，评估方法的科学可靠性某种程度上决定了绩效反馈的真实性。绩效评估在电子政务环境下档案信息资源的利用过程中将会越来越受到重视，而对其的研究也将会进一步发展。

参考文献

[1]郝艳秋.电子政务环境下档案信息资源管理的策略[J].黑龙江档案，2012（1）.

[2]宋恩梅.电子政务环境下政府信息资源管理结构及发展趋势[J].图书情报知识，2010（3）.

[3]刘明.档案信息服务绩效评估初探[J].湖北档案，2007（8）.

[4]谢明.我国电子政务建设中存在的问题及其分析[J].档案学通讯，2003（3）.

[5]王欣.浙江省网络信息资源建设现状及对策[J].情报科学，2002（8）.

[6]安迪·尼利.企业绩效评估[M].李强，譯.北京：中信出版社，2004.

[7]潘积仁.论建立档案机构绩效评估体系[J.中国档案，2005（6）.

[8]章鸿，颜萍.论城建档案信息服务绩效评估[J].城建档案，2012（2）.

★作者简介：沈东芳，国家海洋局南海信息中心馆员，研究方向为档案数字化；聂二辉，中山大学档案学硕士毕业生，研究方向为档案学基础理论、电子文件管理。

作者：沈东芳 聂二辉