论档案信息资源共享

一、档案信息资源共享的意义

(一) 档案信息资源共享, 是顺应社会信息的发展

档案具有信息的共享性。由于种种原因, 档案信息资源长期以来未能得到很好的利用。因此, 只有通过对档案信息资源的共建, 达到档信息资源的共享, 就成为摆在各级档案部门工作者面前的一项重要任务。

(二) 档案信息资源共享, 是档案部门向社会系统、广泛地提供档案信息的有效方式

通过对传统纸质档案的数字化处理, 可实现档案信息的数字化保存, 实现深层次检索和增值。通过编纂、公布档案史料和汇编档案文集, 并提供网上共享等办法, 能较好地解决档案数量庞大、保存分散与人们习惯于按一定专题利用档案之间的矛盾, 解决档案的繁杂性、多样性与人们要求科学性、系统性提供利用档案之间的矛盾, 解决档案原件、副本的有限性与人们广泛地利用档案之间的矛盾。

(三) 档案信息资源共享, 是提高档案馆 (室) 工作发展的重要标志

档案馆 (室) 进行档案的收集、整理、编目、鉴定等基础工作, 是进行档案信息资源共建共享的基础和前提, 而档案信息资源共建共享的开展, 又反过来检验各项基础工作, 对它们提出新的要求, 推动其不断发展。

(四) 档案信息资源的共享

能加强档案部门与社会各界的联系, 提高整个社会的的档案意识。

二、档案信息资源共享是一项全局性、长期性的系统工程

(一) 制定科学的发展规划

推进档案信息资源要结合国家制定的国民经济信息化战略, 按照档息化中长期发展规划的要求, 确定档案信息化的措施、步骤与要求, 制定以档案信息数据库、信息网络设施建设为重点的工程项目建设计划, 积极争取将计划纳入政府发展规划和信息化项目工作计划。特别是要对信息化涉及馆际合作、资置、协作开发、信息共享、网络建设等问题进行的可行性研究, 制订科学的工作计划, 扎实推进的实施。

(二) 加强横向联合

实现信息资源共享打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面。档案、图书、情报一体化管理, 建立一个完整的信息系统, 使档案、图书、情报等文献部门相互交流各自的资源, 实现资源互补, 提高馆藏资源的利用, 使利用者方便快捷地获得更多、更广泛的知识、情报。

(三) 尽快将电子文件纳入档案信息资源共享范畴

档案部门要借政府政务公开制度, 防止档案材料分散流失、杜绝归为己有等现象。永久、定期保存的声像档案必须定期向上级档案部门移交, 要做到一级抓一级, 级级抓落实。档案行政执法部门要做到明确责任, 有章可循、有法必依、依法管理, 确保档案法规和制度落到实处, 并制定有效的配套措施, 使之逐步走向规范化的轨道。

1.

采取多种形式, 疏通收集渠道要实现声像档案收集齐全完整, 采取必要的行政手段和物质保障, 建立并疏通收集渠道, 运用多种形式收集也很重要。结合实际, 各立档单位、档案馆要全面出击, 采取多方位、多种形式收集。主要有:一是通过正常移交接收。科室移交档案室, 档案室移交档案馆。二是重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的, 要有重点地强化收集, 经常沟通及时掌握情况。三是重点人物 (摄录人员) 直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外, 还被指派 (或聘请) 摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案, 要多方努力, 登门收集和征集。四是广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案, 运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式, 采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

2. 档案部门主动参与各类重大活动。

针对重大活动 (重要会议) 档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素, 应采取档案部门人员直接参与的办法, 以确保重大活动产生的档案 (特别是声像档案) , 得以及时、齐全、完整地归档, 实行统一管理, 方便利用。

3.

创造条件, 加强声像档案的保护从长久保护和利用考虑, 声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等要求。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求, 短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。但是要结合实际, 创造条件, 力求妥善保管是当务之急。首先, 声像档案要独立成卷, 使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温、湿度, 远离光线、磁场以及有害气体的场所;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施, 尽量延长声像档案的寿命。

摘要：档案信息资源共享是一项全局性、长期性的系统工程, 要全面推动档案信息化建设, 使其更有效地为社会发展提供宝贵的信息资源, 更好地为改革开放和社会主义现代化建设。

关键词：档案,信息,资源,共享