高校办公室职能实现的策略创新研究

高校办公室作为学校的综合管理机构, 是承上启下、联系左右、沟通内外的桥梁和纽带, 在学校的工作中发挥着重要的作用。它的基本任务是参与学校政务、管理学校事务、搞好相关服务。随着社会主义市场经济的发展和教育改革的不断深入, 面对各种新情况、新问题的出现, 高校办公室一方面要充分发挥现存的基本职能, 另一方面要有创新精神, 在实践中积极探索办公室工作的新途径、新方法、新策略。

一、高校办公室的基本职能

正确认识高校办公室在高校管理中的职能, 是加强高校办公室建设与管理的重要前提。

(一) 综合职能。

综合职能是高校办公室的首要职能。学校的各种决策、文件、会议通知等都需通过高校办公室向各职能部门 (部、处、室、中心) 、各院系、教研室和实验室传递;同时, 高校办公室又需将来自基层的各种信息和文件资料经过分析、归纳和汇总, 为学校领导研讨工作和管理决策提供参考和科学依据。因此, 在整个高校管理系统中, 办公室是联系各种因素相互作用的节点, 也是高校管理运行机制的重要组成部分。由此可见, 办公室的工作是宏观的, 也同时具有超出具体工作的性质, 各个方面的多项职能决定了其综合的职能。

(二) 协调职能。

作为管理系统的中枢与桥梁, 办公室必须经常地、直接地协调各方面关系。办公室日常大量的工作和时间都花在协调上, 如文件的协调、会议的协调、领导事务的协调、各种拟办意见的协调、高校决定事项落实的协调等。在实现学校某一工作目标时, 常需几个职能部门共同合作才能完成, 在工作进行过程中又常碰到多重的关系、多方的困难, 需要努力加以协调。因此, 办公室工作人员要重视收集各方面的信息, 建立完善的信息网络, 密切关注校内外的工作动态, 收集各院系工作的成功经验与失败教训等, 及时反馈与汇报, 为领导和全校各部门提供真实有效的信息。加强各部门的沟通, 并通过良好的沟通、联系、调解、协商等方式, 使办公室的协调工作程序化、规范化。

(三) 参谋职能。

办公室是高校领导的智囊团, 为学校领导管理学校和制定决策提供服务。办公室要根据校领导确定的发展目标, 深入开展调查研究, 广泛收集有关信息, 遵循制定方案的科学原则和方法, 分析各种可能出现的后果, 科学、合理地拟制出各种备选方案, 供领导决策时参考和选择。因此, 办公室的工作人员应具备超前思考、全面思考的基本素质。应本着积极与主动的工作态度, 提前收集信息与资料, 学习上级领导文件的精神, 针对本校的实际情况提出相应的对策、预案, 辅助领导决策, 真正履行好辅助决策的职能。

(四) 服务职能。

服务职能是办公室工作的主要职能。包括:为高校党政领导服务, 为教学科研服务, 为广大师生员工服务。具体服务工作有:文件收发管理、会议组织安排、信息发布处理反馈、印章使用管理、对外工作联系、内部组织协调、公关接待、来信来访、车辆管理等。这些服务工作的特点是任务杂、头绪多。因此, 要分清主次, 抓重点紧急的事, 也应当以教学工作为中心, 从院系发展大局出发, 对领导负责, 认真贯彻落实领导意图, 急工作所急, 想工作所想, 力争提供全方位、多层次、立体化的服务。

(五) 监督职能。

监督, 就是对学校各单位各部门落实学校相关政策的情况进行检查和督促。监督职能对于学校的重大决策和各项工作的落实有着极其重要的推动力, 有助于保证政令畅通。监督的内容主要有:上级重要文件、指示的落实情况;领导的重点工作布置以及院长办公会议、党委会会议、重要行政会议作出的决议落实情况。在各部门执行决策的过程中, 办公室要及时掌握工作进度, 要对各部门的落实情况进行监督, 总结经验成绩, 发现问题及时汇报和处理, 并且注意收集各方的反应, 及时向领导反映问题, 以便领导能适时调整决策, 避免工作的失误。总之, 在学校整体工作中, 监督职能是不可缺失的。

二、实现高校办公室职能的策略创新

随着高等教育改革和高校管理体制改革的不断深化, 新的管理体制和运行机制对高校办公室提出了新的要求。为了尽快使高校办公室工作适应形势的需要, 必须走创新之路。具体可从以下几方面入手:

(一) 建设一支高素质办公室队伍。

办公室人员素质的高低, 直接影响办公室的工作效率和质量, 是能否做好服务工作的前提和基础。办公室工作人员应特别具备以下几种素质:一是思想政治素质。办公室工作是一项政治性和政策性很强的工作。办公室工作人员应注重加强自身的思想政治修养, 提高政治觉悟, 在思想上、行动上坚持党的方针政策, 自觉维护学校的形象与权威。只有这样, 才能站得高、看得远, 才能不断地提高办公室的管理水平。二是科学文化素质。高校的决策, 大多是关于教学和科研方面的内容, 层次较高, 办公室人员若不具备较高的科学文化水平, 很难起到参谋助手的作用。办公室人员只有全方位地提高科学文化素质, 才能全面提高文字处理能力、组织协调能力、综合分析能力、处理突发事件的应变能力、操作现代化办公设备的能力, 从而提高办公室的服务质量和绩效。三是业务素质。业务素质是顺利完成岗位工作任务的基础和保证。高校办公室的工作综合性强, 涉及面广, 这就要求办公室工作人员除了熟练掌握本职工作所需的知识外, 还要了解政治、历史、文学、心理学、管理学等方面的知识, 努力培养“一专多能”的技能素质。此外, 还要养成勤于思考的习惯, 不断积累工作中的经验, 才能提高业务水平, 从而适应不断复杂的高校管理工作。四是道德素质。办公室工作的各项职能都要求办公室人员具备相当的道德修养, 具有爱岗敬业的精神。办公室的工作琐碎繁杂, 随机性大, 常常需要加班加点, 而且多为辅助性, 没有个人的科研成果, 往往缺乏成就感, 待遇还相对较低。这些更加要求办公室人员具有奉献精神, 不为名利, 做到重事业、轻得失, 增强工作的使命感和责任感。

(二) 建立管理工作制度, 实现管理工作的科学化。

办公室管理工作的制度化, 是指办公室的管理有一套健全而又切实可行的规章制度, 将办公室的办事规程、工作程序以及行为准则等以条文的形式确定下来, 把办公室人员的行为纳入管理规范之中, 使办公室的工作有章可循, 有法可依。适应办公室管理工作科学化的要求, 应建立健全的规章制度, 主要有:第一, 岗位责任制。在制定岗位责任制时, 必须坚持以事定岗, 依岗定人和精干效能的原则, 每个岗位都有相应的权力和责任, 能量化的尽可能量化, 以便考核。第二, 公文处理制度。建立健全公文制度, 提高公文质量, 加速公文运转。要对办公室人员在规范文书种类、统一公文格式和固定行文关系、准确及时安全保密地完成各道公文处理程序等方面加强培训。第三, 接待制度。办公室是学校的“窗口”, 在对外工作中代表着学校的形象。因此, 在迎来送往的接待工作中, 既要做到热情周到、礼貌待人, 又要严格执行有关接待规格和接待费用的标准。同时实行首问负责制度, 进一步提高行政效能, 增强办公室人员的服务意识和责任意识。第四, 安全保密制度。保密是办公室人员的职业纪律。办公室人员在工作中接触大量秘密事项, 知密时间较早, 知密范围较广, 知密等级较高, 保密的责任特别重大。因此, 必须加强高校办公室人员安全保密的纪律性, 要求其遵守党纪国法, 严格按规章制度办事, 养成高度自觉的保密观念和保密习惯。

(三) 建设办公室信息网络管理系统, 实现办公自动化。

办公自动化是现代科技在办公室领域兴起的一项新的改革, 办公室逐步实现自动化也是一种必然的趋势。一方面, 要及时购置和更新办公设备, 大力推进无纸化办公, 充分利用现代设备来提高工作质量和效率, 减少时间、精力和纸张的浪费。另一方面, 要充分利用校园网络等有利条件, 建立、健全办公室信息网络管理系统。要结合办公室的行政、文件、监督等方面工作的需要, 开发和提升软件系统, 建立适应学校发展所需的数据库、信息系统和有关的工作主页, 真正实现办公的自动化和信息化。

(四) 营造良好的工作环境, 维护办公室的团结, 激发办公室的战斗力。

对于办公室的管理来说, 在工作任务上, 制定了相关规章制度, 严格要求办公室人员遵守, 但在工作环境上, 应营造出宽松、和谐的氛围, 要张弛有度、人性化管理。例如:在办公室内部事务上更多地采取民主决策的方式;办公室内部信息公开透明;多组织些文体活动;鼓励不定期举行一些聚会, 等等。只有营造出宽松、和谐的工作环境和氛围, 才能使办公室人员具备良好的身心状态, 才能切实维护办公室的团结, 激发办公室的战斗力。