新时期高校办公室服务职能

2022-12-12

高校校长 (党委) 办公室是高等学校的综合办事机构, 是上传下达、左右联系, 沟通内外的枢纽, 并发挥着管理、参谋、信息、服务等职能。随着我国高校内部管理体制改革的不断深入, 许多高校办公室由原来的党政分开办公改为合署办公, 按照一套班子、两种职能的机制运行, 这对办公室工作提出了更多、更新、更高的要求。特别是随着高校本科教学工作水平评估的开展, 高校以教学为中心, 各项工作都为教学服务的基本原则得到了进一步的明确, 这就要求高校办公室必须增强服务意识, 强化服务职能, 创新服务手段, 将管理育人、服务育人落到实处, 为实现学校培养人才的根本任务贡献力量。

一、高校办公室服务职能的主要内容

(一) 服务领导的辅政职能

办公室紧密联系着学校的党委、行政领导班子, 发挥着参谋和助手的作用。主要体现在两方面, 一是有效发挥领导的“参谋”作用。及时收集资料, 提供准确信息, 积极为党委决策献策出谋, 辅助党委科学决策并抓好决策落实, 确保机关工作正常运作。二是发挥“助手”功能。充分利用现代技术手段, 以办公自动化和信息化作为突破口, 全面提升办公室工作的技术含量, 提升机关办事能力, 提高学校党委、行政的执政效能。

(二) 服务部门的管理协调职能

办公室处于学校各项工作开展的一个枢纽部位, 党委、行政做出的许多决定要靠办公室进行管理、协调和落实其他部门来完成。管理、协调和落实也是办公室服务职能的重要内容, 这种服务侧重于调整工作开展中的各方关系, 制定规则、控制过程、评估效率以及对工作加以整合。服务过程中要强调三性, 原则性、规范性和时效性。一是注重原则性, 如用印, 传递领导指示等工作, 一定要注重原则性, 不越俎代庖, 不想当然, 不搞人情关系, 将组织和纪律原则放在第一位, 要时刻想到权利是属于组织的, 而不是个人。二是注重规范性, 恪守学校的各项办事规章制度, 该领导签字的要签字, 该上会讨论的要上会, 只有严格按程序、制度办事才能做到不出疏漏、有章可循。在按章办事的同时, 特殊情况下, 也要从实际出发, 在不违反原则的情况下, 急事急办、特事特办, 保证工作的顺利开展。三是注重时效性, 办公室服务工作的重要特性。如学校决定、领导指示要及时传达, 部门承担的工作要按时督察, 随时向领导汇报工作进度情况。领导布置的工作要及时落实到各环节, 做到工作不在办公室积压, 不在办公室延误, 不出现工作在办公室无法落实的情况。

(三) 更专业、更实效地服务于教学中心任务

随着高校管理体制改革的深入, 教师和学生的主体意识进一步确立, 学校办公室的服务对象、基本职能和工作要求也随之发生了一些新变化。目前, 专家治校已成为一种趋势和潮流, 越来越多的教授、学者走上了学校领导岗位。他们学有专长, 但党政管理经验相对欠缺, 这就要求办公室要提高专业素质、创新服务方式、注重服务内涵、提升服务层次, 注重为教学中心服务的专业性和实效性。一是要考虑服务对象的具体特点。高校是知识分子、人才集中的地方, 在管理、协调、服务知识分子方面有其特殊性, 为这样的群体服务, 办公室人员要学习、了解和掌握学校教学、科研的相关管理制度和操作程序, 做到少讲外行话, 少办外行事。同时, 讲究工作的政策性和艺术性, 礼让在前, 尊重在先。二是工作安排要注意统筹兼顾, 遵循“教学优先”的原则。在制定学校领导日程时, 应该把教学工作优先安排, 在会议内容、事务处理、文件制度出台方面优先考虑教学。同时与教学部门做好配合, 在决策、协调以及督促检查教学工作上发挥学校办公室的重要作用, 在抓教学、促科研方面做出应有的贡献。

二、发挥办公室服务职能、提高服务水平的主要手段。

(一) 提高工作人员的思想政治素质是基础

办公室工作人员作为高校教职员工的一员, 和高校老师一样承担着培养人才的重要任务。虽然不能像授课老师那样对学生当面教授, 但也通过在服务师生的各个工作环节, 对学生产生着重要影响。所以办公室工作人员必须首先树立科学的人生观、价值观, 坚持正确的政治方向, 了解党和国家的路线、方针、政策和精神, 同时提升自己的人文素质, 完善自己的人格品质, 做到为人师表, 在学生面前树立良好的教师形象。此外, 办公室作为校领导的参谋助手, 要更好的发挥服务领导的作用, 就必须提高思想政治素质, 用马列主义的立场、观点、方法去发现和分析问题, 从而提出有价值的意见和建议, 帮助领导科学决策。提高工作人员的思想政治素质还有助于打破部门僵化、不利于工作的各种顽固思想, 在办公室营造出浓郁的学习气氛, 增强办公室人员求真务实和开拓创新的精神, 推动办公室工作高质高效的开展。

(二) 规章制度建设是重要保证

加强办公室服务职能, 必须以制度建设为重要保证。通过制定科学合理的规章制度, 一是规范各类工作程序, 提高工作效率, 强化工作人员责任感, 使工作落实到具体岗位, 具体人员。在工作中既能使工作人员发挥个人的主观能动性, 又能使工作人员有章可循, 有制度约束。二是通过行之有效的工作考核制度和机制, 规范服务行为, 并接受群众监督, 强化服务效果, 保证服务质量。在考核上要科学制定考核指标、程序, 体现科学性、权威性, 要得到工作人员认可。同时要完善监督机制, 发挥群众监督的作用, 及时收集师生员工对于办公室工作的意见, 全面了解办公室工作情况。发现问题时, 及时采取手段、研究对策, 提出解决的办法和方案。

(三) 以工作创新作为重要途径

新时期高校办公室服务的对象广、内容宽、要求高, 所以要求办公室要有更多具有前瞻性和创新性的服务。办公室工作的创新要从四个方面来实现。一是观念创新, 观念创新是一切创新的前提, 就是要放弃落后的认识, 突破旧有的工作方法和思维定势, 不墨守成规, 树立新的观念。办公室服务工作就是要顺应高等教育发展的大趋势, 顺应高校发展的新形势, 树立新的服务观念, 将管理、协调、参谋等职能都纳入到为师生服务、为教学服务的大的范畴中来, 这是提高服务水平的前提。二是方法和手段创新。办公室的工作具体而且繁杂, 服务的过程要求细致高效。怎样更好的统筹、简化程序、方便工作是方法和手段创新的重要目标。办公室工作要及时运用办公室自动化的成果, 善于利用先进的科技手段, 如无纸化办公, 信息化管理平台, 计算机网络平台等技术, 使办公室服务工作更高效、更节约、更科学。

摘要：随着高等教育事业的发展, 高校管理体制也有了很大的变革, 高校办公室作为学校的枢纽部门, 要顺应这种变革, 增强服务意识, 强化服务职能, 创新服务手段, 将管理育人、服务育人落到实处。

关键词：高校,办公室,服务职能