新形势下高校办公室管理的创新

2023-03-03

高校办公室作为高等学校的综合办事机构, 它是辅佐学校领导总揽全局, 协调、沟通各方关系, 为学校的教学、科研、日常事务管理等方面服务的一个管理工作部门。其管理水平的高低直接影响到整个学校的发展。在高等教育日新月异发展的的今天, 学校规模不断扩大, 学校办公室如何适应新形势的要求, 在服务于学校教学和科研重心工作上更有所作为, 就必须研究形势高较办公室的工作职能, 探索新的管理模式, 与时俱进, 不断提高办公室的管理水平。本文首先分析了新形式下高校办公室的职能, 指出了办公室传统管理中存在的问题, 并针对性的探讨了办公室管理的创新思路, 以适应新形势下高校健康快速发展的客观要求。

1 高校办公室的主要职能

江泽民同志曾在全国党委秘书长会上指出, 办公厅要发挥好三个作用:参谋助手作用、督促检查作用、协调综合作用[1]。高校办公室同样具有办公厅的这些作用, 但还有自己的特点, 作为育人的摇篮, 高校办公室还应具有服务的职能。

1.1 掌握准确信息, 强化参谋助手功能

高校办公室作为高等学校的综合办事机构, 接触面广, 信息量大, 同时对校领导的意图和全局工作也有比较全面的了解, 因而办公室在领导决策过程中的参谋作用日益加强, 使得领导者将主要精力集中在大问题的处理上, 而一些具体的事情依靠办公室其他人员协助完成。高校办公室的参谋助手作用主要体现在以下几个方面:为领导及时、准确、全面地提供信息;围绕学校中心工作组织调查研究;根据领导意图作好重要文件的起草工作;就重大事件的处理提出对策性的建议;协助领导实地管理和处理日常事务等。

1.2 完成领导目标, 加强督促检查职能

督促工作是实施决策、落实批示的一项后续保证工作, 也是高校办公室的一项重要的工作内容, 领导计划的完成和目标的实现, 关键在于落实, 而要做到这一点, 就必须运用督促检查这一手段, 有效的推动下属不折不扣的完成任务。办公室的督促检查任务主要有:以上级的重要事件、指示和学校重大决策的贯彻落实情况为重点, 组织督促检查;对领导批示和交办事项进行专项查办;主动查办师生员工强烈反映的问题。办公室通过督促检查直接深入到实际工作中的主要环节和重点方面, 对工作的实施情况进行跟踪、分析, 发现问题并及时纠正。通过督促检查还可以获得大量的准确信息, 为领导决策提供真实可靠的依据, 从而提高决策的科学化水平。

1.3 解决复杂矛盾, 强化沟通协调功能

学校与外界之间, 学校各部门之间都需要信息的沟通来了解情况, 办公室是这种沟通的桥梁, 由于工作的关系, 必然会出现各种各样的矛盾, 办公室要通过各种沟通渠道在处理繁杂的事务中进行协调, 做到贯通全局利益出发。通过沟通协调, 强化与外界交流, 改善学校各部门间的关系, 从而提高整个学校的办事效益。

1.4 以人为本, 强化服务职能

学校是教书育人的地方, 做好服务育人工作是高校办公室一切工作的出发点和落脚点[2]。办公室人员要牢固树立以人为本, 以服务为宗旨的观念, 热心为全校师生服务, 大到为领导参谋献策, 小到为群众端茶倒水, 都应本着服务的精神。办公室人员的一言一行、一举一动都反映着学校的整体面貌, 所以办公人员要注意从繁杂的工作中提高服务规范水平, 为学校的全体师生员工提供优质高效的服务, 保证学校各项工作顺利开展。

2 高校办公室存在的问题

随着教育改革的深入, 传统的办公室管理模式呈现出许多亟待解决的问题。

2.1 办公室职能与目标不明确

随着高等教育事业的不断发展, 高校办公室的业务也在不断地扩展, 为了更好地发挥其功效, 在高校改革与发展中起到更大的作用, 就应当明确办公室应有的职能和应达到的工作目标。传统的办公室管理模式使得办公室人员对自己的应尽的职责划分不清, 思想上也没有给予足够的重视, 致使办公室工作人员不知所措, 从而导致一些事久拖不办, 而另一些事又擅作主张, 造成多头指挥和管理混乱的现象。这些问题都直接影响着办公室的工作效率与对外声誉。随着高等教育改革的不断深入, 许多新的业余不断涌现, 有些看似与办公室管理无关的业余, 实际上仍是办公室业务的扩展;而一些看似归属办公室管理的工作, 实际上又不属于其管辖范围, 办公室人员极易“越俎代庖”。可见, 办公室职能与目标不是一成不变的东西, 办公室职能与目标都会有相应的改变, 尤其是工作目标, 其动态性更加明显。在实际工作中, 高校办公室人员如果只是按部就班地完成日常工作, 就很难解决一些需要创新思维和充分发挥主观能动性的问题。这一切都侧面地反映了高校办公室存在着对职能与目标不明确的问题。

2.2 办公室人员整体素质不高

“以人为本”的管理思想就是为组织培养高素质的人才, 并发掘他们的才能, 更有效地为组织目标努力工作[3]。高校办公室工作要讲高效率、高质量, 这是现代化社会发展的客观要求。只有在保证办事质量的前提下, 加快工作速度, 才是真正的高效率。目前高校办公室人员整体素质不高主要体现在以下四个方面: (1) 思想政治觉悟不高:作为高校办公室人员, 如果没有良好的政治素质, 工作就没有方向性, 处理事情就不章可循; (2) 业务水平不够高:办公室人员不但要通晓教育行政管理知识, 还要具备应用计算机等现代化办公室设施的技能等; (3) 工作态度不够端正:办公室人员不安心办公室工作, 对外面的世界憧憬不已, 长期呆在办公室工作的部分人员, 由于缺乏竞争机构和有效的监督管理, 致使惰性滋生; (4) 办公室人员缺乏综合协调能力。综合协调能力是每个合格的领导者所必须具备的, 对办公室人员而言, 具备这种能力也是十分必要的, 因为他们需要协调与沟通各方关系, 化解矛盾, 协助领导顺利开展各项工作。

2.3 办公设备与管理手段滞后

随着信息技术的不断发展, 高校办公室管理也开始进入信息化管理时代, 这无疑对办公室提高工作质量和服务水平提出了更高、更新的要求, 尤其是对办公室处理信息的系统性、时效性要求越来越高。高校办公室现有的办公设备设施落后, 许多还只是停留在简单的文稿处理与打印上, 没有有效地利用资源。这些陈旧的办公设备以及传统的办公室管理手段, 显然已经难以适应信息化社会发展的现实需要。因此, 实现高校办公室办公手段的自动化、信息化、网络化, 是提高管理水平和工作效率的迫切要求。

2.4 办公室管理机制不健全

在实际工作中, 高校办公室工作往往处于被动状态, 缺乏主观能动性, 工作主要靠会议、靠文件、靠上级下达任务、靠行政命令来推动, 工作的计划性和针对性不强, “忙乱”现象十分突出。究其原因, 主要是缺乏一套健全的管理制度, 没有共同遵守的办事规程和行为准则, 缺乏有效的办公室工作评估制度和激励机制。许多工作可做可不做, 做好做坏一个样, 导致工作处于无序状态, 整体工作效率不高。

3 办公室管理的创新

传统的办公室管理模式已不能满足新形势下高校的发展, 高校办公室管理模式的改革和创新已迫在眉睫。

3.1 明确办公室的职能和目标

高校办公室的定位就是“参谋、协调、服务、督办”等基本职能的优化, 提高办公室的管理和服务水平, 充分发挥办公室的“枢纽”功能就是高校办公室管理的创新。针对以往办公室管理模式中, 对其职能和工作目标不明确的问题, 需要重新审视界定高校办公室在新形势下的职能, 弄清高校办公室到底在学校工作中扮演何种角色, 发挥什么作用。进一步细化明确办公室的具体业务内容, 科学地制定工作计划, 形成办公室管理目标体系。首先, 办公室内部要分工要明确, 职责分明, 定期进行考核, 奖勤罚懒。其次要实施完善的会议制度, 会议是领导布置任务, 进行决策, 推动工作的基本途径之一。为了提高会议质量, 应在会前事先确定好会议主题, 做到主题明确, 不开不必要、无效率的会议。同时, 完善的接待制度也要明确, 高校办公室是学校对外的窗口, 在对外工作中代表着一个学校的形象。因此, 在迎来接往的工作中, 既要做到热情周到、礼貌待人, 又要严格执行学校的有关接待标准, 真正做到有章可循, 有法可依。

3.2 提高办公室人员素质, 树立“以人为本”的管理理念

办公室工作人员素质的高低, 是能否有效开展办公室各项工作的前提与基础。其中, 政治思想是做好工作的前提, 业务知识则是做好工作的基础。因此, 办公室工作人员首先应当加强政治思想理论和党性修养, 积极学习政治知识, 在思想上、行动上与党中央保持高度一致。其次, 办公室工作人员应提高文化素养, 全面提高文字处理能力、组织协调能力、综合分析能力、处理突发事件的应变能力, 为此办公室工作人员应深入教学科研工作的第一线, 多观察, 勤思考, 现场分析、解决问题。通过实践锻炼, 丰富工作经验, 提高应变能力和实际工作能力。第三, 办公室工作人员还须提高业务素质。随着科学技术的发展, 知识更新的速度日益加快, 办公室工作人员必须树立终身学习的理念, 不断提高自身的业务素质, 掌握办公室现代化管理的方法和手段。要学习掌握高等教育管理理论和教育工作规律, 还要对学校的专业设置、学科建设、科研工作等情况都要有所了解。

简而言之, 高校办公室在提高人员素质的同时, 要特别注意坚持“以人为本”的管理理念, 根据人的能力、兴趣、特长、心理和生理状况等综合情况来科学地为其安排较为合适的工作岗位, 达到提升员工素质、提高工作效率的目的。

3.3 健全办公室管理机制

完善的管理机制是确保高校办公室工作高效运行的基本要求[4]。高校办公室在开展工作时, 如果没有一个可供共同遵循的规章制度, 要实现办公室工作的规范运行管理就是一句空话。为此, 高校办公室必须重视规章制度的建立。一是要健全工作规范, 要按照“从严、从细、从实”的原则, 建立健全一系列规章制度, 规范办文、办事、办会等工作程序, 努力使高校办公室的各项工作有章可循、有规可依。实现对办公文件的规范化存档, 以及对一些常规性工作实现程序化, 即明确规定办事的先后次序、具体步骤及其相关要求等等。二是要制定合理的竞争和激励机制。办公室队伍的工作效率低下很大程度上在于缺乏合理的竞争和激励机制, 员工缺乏使命感和紧迫感, 因此, 竞争和激励机制的建立和完善对提高办公室的管理水平具有十分重要的作用, 它可以充分调动人的积极性、主动性, 最大限度地发挥人的创新性, 以达到提高工作效率, 更好地服务于高校的建设和发展。

3.4 办公室管理手段现代化

传统的高校办公室管理主要是通过行政手段, 即通过发布文件, 制定工作条例和规章制度, 召开各种会议, 开展督促检查等手段, 这些手段大都是强制性的[5]。在信息化高度发展的今天, 高校办公室的管理工作还靠传统的文书已越来越难以满足高等教育改革和发展的新要求。当今世界各高校都非常重视应用现代化的管理手段, 如运用电子计算机信息系统, 电子传真设备, 多媒体设备等, 来处理公文, 传递和储存信息, 提高课堂的教学效率和效果。

因此, 我们应尽可能创造条件, 逐步更新陈旧的办公的设备, 以实现管理的信息化和现代化, 大大提高办公室的工作效率, 保证工作质量, 使办公室人员从繁琐的事务中解脱出来, 将更多的精力用来处理重要事情, 最大限度地开发人的创造力, 最终提高办公室的整体工作效能。

摘要：高校办公室作为学校的一级综合性管理机构, 其管理水平直接关系到全校各项工作的正常运转。首先分析了高校办公室的参谋、协调、督促和服务四项基本职能, 指出了传统办公室管理存在的问题, 并针对性地探讨了办公室管理的创新思路。

关键词：创新,管理模式,高等学校,办公室