关于新形势下提升民办高校办公室管理效能的实践与思考

2023-01-07

一、民办高校办公室工作的特点

(一) 办公室职能多元化, 工作任务重

公办高校的党群部门通常设有组织、宣传、统战、纪检等部门, 而民办高校基本未分设这些部门, 而是党政合一的办公室就包揽了这些部门的所有工作职责, 此外还要承担学校的行政管理事务。这就要求民办高校办公室要一专多能、精简高效, 这也是民办高校迫切需要提高办公室管理效能的客观原因。

(二) 办公室人员稳定性差, 工作效率低

相较于公办高校, 民办高校的独立性和自主性更大, 其办公室在岗位设置、人员配备等方面更实际、更精简、更灵活。而民办高校办公室的岗位精简, 必然导致人少事多, 并且很多都是半路出家, 比如有些是从企业转到学校, 或是从教师、教辅等其他队伍中调整到行政岗位, 因此人员稳定性差, 专业水平更是参差不齐, 工作效率低下。

二、影响民办高校办公室管理效能的原因分析

(一) 对办公室工作职能的认识不够

民办高校办公室作为学校联系上下的桥梁和纽带, 其重要性是毋庸置疑的。但在实际工作中, 从上到下, 包括很多领导在内对办公室工作职能界定不清, 将办公室工作简单地定性为“打杂”, 认为办公室工作无非就是收发文件、端茶递水、接打电话等低层次的事务性工作。在定岗定编的时候, 办公室人员一律不纳入专业技术人员之列。由于思想观念的误区, 办公室人员的工作积极性大打折扣, 专业特长难以得到发挥, 很难树立起长远的发展目标, 办公室的参谋决策、综合协调、督办、公关等重要职能得不到充分的发挥, 这样导致了办公室整体的工作处在低水平状态。

(二) 办公室人员队伍整体偏弱

队伍偏弱主要体现在文化水平偏低、专业性不强、技术不高、不稳定等方面。而导致队伍整体素质不高的主要原因有三个:一是人才引进随意性比较大。由于民办高校没有事业编制, 高水平的年轻人才引不进来, 人才引进的标准很难确定, 没有形成合理的人才梯度结构。加上人为因素的影响, 某个岗位存在随时换人的情况。二是现有人才缺乏系统的培训。民办高校办公室人员很多都半路出家, 有些是从企业转到学校, 或是从辅导员、教师队伍中选, 参差不齐。出于办学成本考虑, 民办高校办公室人员很少有外出培训的机会, 工作水平很难上台阶。三是待遇低, 缺少激励机制。办公室属于清水衙门, 工作人员就像老黄牛一样, 年复一年, 日复一日, 默默无闻, 工作业绩不容易显露。所以, 办公室人员待遇普遍偏低, 很难上去。

(三) 缺乏系统的规章制度和规范管理

规范健全的规章制度是高校科学发展的重要保障, 但当前多数民办高校的首要任务仍然停留在规模扩张上, 缺乏正规的管理和健全的制度。工作中, 依然存在种种状况, 很多规章制度间缺少衔接性, 一些文件出台的时间缺乏科学、连续性。民办高校办公室工作强度大、事务繁杂, 除了公文收发、印签管理、检查督办等一些常规工作外, 还有诸如各部门工作协调, 外事服务、来宾接待等辅助工作。面对如此繁冗杂乱的工作, 没有一整套科学规范的规章制度和办事流程, 极易造成管理混乱。特别是在面对一些重大活动、突发事件时, 建立一整套科学的管理规章制度是至关重要的!这不仅能让办公室工作忙而有序, 还能在一些关键时刻彰显学校的声誉, 维护学校形象。

三、提升民办高校办公室管理效能的路径

(一) 加强高素质专业化的办公室工作队伍建设

扁平化管理作为现代企业一种高效的管理模式, 具有机构精简、效率高、管理幅度大等特点。高校办公室实行的传统“金字塔”式层级管理体制存在人浮于事、效率低下等弊端, 民办高校办公室可以充分发挥管理体制和运行机制自主灵活等特点, 引进企业的扁平化管理模式, 有利于实现效率、效果、效益的最大化。以民办高校办公室岗位设置为例, 大多以党政办合署办公为主, 主任一肩挑两职, 下面设文秘、行政综合、党务综合、宣传、档案管理等岗位, 共2级管理层;有些规模大一些的学校, 在主任下面增设主任助理或副主任一职, 相比传统办公室从主任、副主任、科长、副科长到普通人员5级管理层更优化。层级压缩, 精简人员, 明确岗位工作目标和职责, 各司其职, 各尽所能, 业务上直接接受主任或副主任指导。每年, 实行轮流换岗。这样, 每个岗位人员都能独当一面, 成为业务能手。这对调动办公室人员积极性, 提高办公室工作效能创造了条件。

(二) 完善制度建设, 规范工作标准

规范管理是民办高校在激烈竞争中得以脱颖而出的最基本因素, 只有规范管理的民办高校才能获得社会各界的真正认可, 才能可持续发展下去。因此, 民办高校办公室应从全局出发, 建立健全各项工作的规章制度, 确立规范的工作标准, 加强制度的监督检查和贯彻落实, 使各项工作按照规范化的流程进行, 减少工作中的主观随意性和各种人为因素的干扰, 最大限度地提高办公室的管理效能。

(三) 实行岗位责任制, 配套激励措施

工作中因职责不清而出现互相推诿的现象时有发生, 民办高校办公室工作也不例外。而对于更需要讲究管理效能的民办高校来说, 有必要建立较为完善的工作目标责任制和岗位责任制, 把每项工作任务落实到专人, 并明确任务所需达成的工作目标, 作为工作绩效的考核标准。同时, 还应配套相应的激励措施, 才能有效地保障工作的真正落实和执行, 防止弄虚作假等不良现象的发生。

(四) 整合资源, 建设数字化办公室

随着网络的发展, 数字化建设已成学校建设的重要部分。正如陈至立同志所说:“要实现教育的现代化, 要实现教育的跨越式发展, 教育信息化是一个关键因素。”目前, 各民办高校都十分重视数字化校园建设, 全部建立了自己的校园网。在校园网上启用了。如:教务管理系统、财务管理系统、后勤管理系统、档案管理系统、图书信息管理系统、校园安全监控系统、办公自动化系统等。办公室要有意识有目的地整合这些资源, 尤其是要充分利用办公自动化系统, 及时收集、处理和传递管理信息, 利用互联网实现异地办公, 通过培训提高全校二级单位办公室及教职工的办公室自动化水平, 提高办事效率, 节约办学成本。

四、结语

面对的新形势, 民办高校办公室要审时度势, 转变观念, 认真界定承担的工作职责, 积极创新工作方法, 要通过优化管理模式、加强队伍建设、建章立制、加快信息化建设等途径不断提高管理效能, 以服务为中心, 充分发挥桥梁和纽带作用, 把全院教职工的智慧和力量凝聚到学校改革、发展与稳定的大局中来, 为民办高校实现从规模扩张向稳定规模、提高人才培养质量和规范管理转变, 提供制度保障和更深层次的服务。

摘要：民办高校作为学校行政管理的综合性管理机构, 是学校总揽全局、承上启下、联系内外、协调左右的枢纽, 担负着参谋助手、综合协调、督促检查和服务党政领导、服务中心、服务师生的重要职责, 其管理效能的提高对于学校的发展具有重要意义。本文通过分析民办高校办公室工作的特点和存在的问题, 并结合新形势下高校办公室工作的发展趋势, 提出提升民办高校办公室管理效能的路径。

关键词：民办高校,办公室,实践