新形势下如何做好档案信息保密工作

2023-02-11

各级各类档案馆 (室) 开门办馆, 多形式开发利用档案信息为政治、经济和社会各行各业服务, 方便企事业单位和广大群众, 已成为新形势下档案管理系统和档案工作者的当务之急。面对档案馆 (室) 的开放和资源信息多介质、多渠道的流动, 做好档案信息资源涉密内容的保护, 将是档案管理者长期的、义不容辞的责任。开放、多介质的流动必将对档案信息涉密内容的保护产生一系列的问题并提出严峻的挑战。就这一问题的探讨, 笔者就新形势下如何做好档案信息保密工作谈几点看法。

一、新形势下保密工作面临的挑战

随着信息化、数字化时代的到来, 电子归档、互联网传输成为办公系统主要的工作手段, 在为信息共享、资源共享提供高效便捷的同时, 档案信息的归档、管理、开发利用、保密保护等面临严峻的挑战。

(一) 档案信息载体发生了极大变化

传统的档案载体比较单一, 主要为纸质载体, 只有少量的音像载体, 在此条件下, 档案资源受馆舍条件制约较多, 信息流通缓慢, 涉密档案信息保管难度不大。随着办公自动化的快速发展, 无纸化办公、电子归档等先进的现代办公模式取代了传统的办公模式, 大量的电子档案形成, 数字化载体成了档案资源的新型载体, 其存储对保密工作提出了严峻挑战。

(二) 档案信息利用发生了极大变化

传统的档案查询和利用, 主要依托档案馆 (室) , 经过登记进入、手工查询、手工抄录等环节获取有用信息资源, 虽然程序烦索, 费人、费事、费时, 但信息资源的保密度很高。但随着办公自动化和网络平台的快速发展, 把各类档案、信息上传网络, 实现信息资源社会共享, 开展远程查询利用, 已成为当代档案开发利用的新趋势, 这种趋势对传统的保密保护提出了严峻挑战。

(三) 档案信息传递发生了极大变化

档案行政管理部门要求把数字档案馆 (室) 建设列入信息化建设整体规划, 切实推进档案存储数字化, 大力开展传统载体档案数字化工作, 及时以数字化档案代替原件提供利用。这就意味着档案信息的传递将依托电子邮件、QQ群、微信群等网络平台, 失泄密情况随时有可能发生, 加密保护工作不可掉以轻心, 这就对上网的政府公开信息和开放档案的审查以及档案数字化加工中的保密提出了严峻挑战。

二、新形势对档案保密工作者的新要求

党的十八以来, 中共中央提出了全面深化改革的若干意见, 市场经济持续发展, 对外开放进一步扩大, 信息化建设快速推进。在这一大背景下, 人们对资源信息的获取更加迫切, 一批新技术产品被广泛应用, 原有的一些保密管理方式失去了有效性。从中共中央保密委员会2014年1月份通报的几起全国性泄密事件来看, 一些机关单位、档案管理机构保密意识淡薄、保密责任懈怠、保密管理松弛, 因泄密造成的影响非常恶劣, 教训十分深刻。

(一) 档案保密工作是管理者的政治任务

当前, 我国面临内外环境复杂严峻的形势, 保密工作形势尖锐复杂, 保密工作意义更加重大。政府机构改革力度加大, 一些机构撤并、重组、重建过程中档案资料移交、保管不善, 很容易造成资料散失, 涉密信息失密。同时, 社会力量参与档案收集、保管, 开发利用, 也是保密形势变得更加复杂, 更加严峻。因此, 广大的档案保密管理者应当树立政治使命感, 站在国家利益高于一切的高度, 增强忧患意识, 切实履行好职责。

(二) 档案保密工作是管理者的社会责任

不同门类的档案具有不同的社会服务功能。国家级档案关系国家政治利益, 科技档案涉及知识产权问题, 财务档案反映行业经营状态, 人事档案关系个人成长发展, 非物质文化遗产档案反映民族的足迹……。所以说, 做好各类档案的保密工作是管理者义不容辞的社会责任, 档案保密工作者要从政治、社会、经济、民生全面可持续协调发展的角度, 担当社会责任, 切实履行“为党管档, 为国守史, 为民服务”职责, 认真落实档案保密工作责任制, 做到有职必有责, 有责必履行。

(三) 档案保密工作是管理者的职业操守

档案保密关乎党和国家秘密的绝对安全, 是铁的纪律, 是碰不得的“高压线”。档案管理人员对文书部门及各级业务部门形成的文件、资料及时接收、整理、归档, 对整理归档后资料必须科学管理, 认真保护, 坚决保密。严禁擅自扩大传送范围, 严禁以任何方式向知悉范围外的人员提供档案资料信息, 严禁以互联网或其他非密方式传送档案资料信息。这是对每个档案工作者职业道德要求, 要坚决维护保密法纪的严肃性, 做到履职不缺位、不懈怠, 保密管理不疏漏。