新形势下做好人事档案管理工作的研究与探讨

2022-09-10

一、前言

人事档案管理是人事工作中的重要组成部分, 也是人事管理工作中至关重要的基础工作。人事档案管理的工作效率及工作质量将直接影响到单位及组织的人才队伍建设及事业。在新形势的背景下, 社会发展需求对人事档案管理工作标准提出了更高的要求。我国现阶段的人事档案管理工作面临着重视程度不足、人才建设不足、信息化水平落后等主要问题, 尤其是社会的全面信息化及社会发展水平的提高, 在为人事档案管理带来发展机遇的同时, 也使人事档案管理工作面临着更加严峻的挑战。鉴于此, 本文的研究不仅对提高人事档案管理工作效率及工作质量具有理论意义, 同时还对提高我国社会单位及组织发展水平具有现实意义。

二、人事档案管理的基本内容

人事档案管理指的是将人事档案收集、整理、保管、检定、统计以及其他提供利用的活动。通常在组织人事管理活动中会生成人事档案, 其中具体记录个人经历以及德才表现, 并且将个人与组织连接起来, 作为留待后续考查的文件资料。人事档案中具体记录的内容有:个人经历、学历、社会关系、思想品德、工作情况、业务能力、奖罚情况[1]。人事档案管理的主要依据是健全的保管制度, 其基本内容可以分为五个部分:材料归档制度、转递制度、检查审核制度、保卫保密制度、统计制度。在现今市场新形势下, 由于社会企业组织管理内容及要求的变化, 人事档案管理的内容也发生了巨大变化, 企业组织为适应新形势变化, 应在新的模块采取新的措施。

三、人事档案管理工作中存在的问题

(一) 对人事档案管理工作的重视程度不足

人事档案管理工作是否能发挥重要作用受到诸多因素的影响, 其中对人事档案管理是否重视是做好人事档案管理的首要因素。我国现阶段很多单位及组织在人事档案管理上缺乏足够的重视程度, 在进行档案收集时, 人事档案管理工作人员缺乏主动性, 导致档案收集工作效率低, 并且对人事档案的审核过于敷衍, 个人没有意识到人事档案管理工作的重要性是造成这种情况的主要原[2]。同时, 单位及组织在人事档案管理上缺乏重视, 对待人事档案管理工作, 很多单位及组织认为人事档案管理不是硬核工作, 所以没有必要过于重视, 导致人事档案管理从硬件建设、软件建设、人才建设等方面都不能够达到新形势的市场要求。

(二) 缺少人事档案管理的专业人才队伍

随着社会进步水平的提高, 计算机技术得到前所未有的发展, 诸多行业都已经开始利用计算机技术进行日常管理工作。大数据在为人事档案管理工作带来巨大便利的同时, 也对人事档案管理工作人员专业水平提出了更高的要求。由于部分人事档案管理人员属于从事较长时间的老员工, 没有相关方面的计算机知识, 因此很难将计算机技术应用到人事档案管理工作中[3]。除此之外, 人事档案管理没有引进计算机专业人才也是人事档案管理缺少专业人才队伍的重要原因。以上原因导致人事档案管理工作团队整体缺乏档案管理以及计算机技术相关的专业知识, 不仅降低了人事档案管理的工作效率, 同时还容易出现档案工作的安全隐患。

(三) 人事档案管理信息化水平落后

目前我国多地区仍在使用传统的人事档案管理工作方式, 例如:在进行人事档案的查找时, 按照以往的人事档案管理模式, 是在人事档案管理工作人员为单位及组织提供相关的人事档案之前, 需要人事档案管理人员对需要查找的具体人员检索信息, 同时通过书面检索的方式对档案卷宗年号进行逐个查找, 最后再将相关年号的人事档案调出, 从中进行细致查询。这种人事档案管理方式较为复杂, 且程序繁琐, 耗时耗力, 不仅严重阻碍了人事档案管理工作的效率, 同时还降低了人事档案的利用率, 这与新形势的高效率工作理念是极为不符。

四、做好人事档案管理工作的措施

(一) 提高对人事档案管理工作的重视

人事档案管理是领导层知人用人的重要依据, 并且人事档案管理工作具有业务量大、政策性强、专业性强、涉及内容广的特点。因此, 为做好人事档案管理工作, 以适应新形势下的市场环境, 单位及组织应从以下两个方面提升对人事档案管理工作的重视程度。首先, 深入开展人事档案管理工作, 建立起专门的人事档案管理工作审核小组, 对日常的人事档案管理工作情况进行审核, 并定期开展人事档案管理工作报告会, 针对在工作中产生的问题, 要善于探究解决方案, 进而使问题得到及时地解决[4]。其次, 规范化人事档案管理工作建设, 是全面提高个人及单位对人事档案管理重视程度的重要手段。在进行人事档案管理工作时, 档案的真实性是至关重要的。因此, 人事档案管理需要建立相关的工作制度, 要做到人员与责任的统一, 将具体工作内容及责任落实到个人身上, 以此提高工作人员对人事档案管理工作的重视程度。同时监督制度也要充分落实, 避免人事档案管理工作人员出现监守自盗、贪污受贿情况的发生。

(二) 建立人事档案管理的人才队伍

为进一步提高人事档案管理的工作水平, 需要建立并完善人事档案管理的人才队伍, 首先单位及组织的管理层需要对人事档案管理工作给予足够的重视, 从自身开始, 做好人事档案管理的相关宣传以及引导工作。其次, 要鼓励人事档案管理工作人员树立自主学习意识, 不断加强自身职业技能和专业水平, 并且为人事档案管理工作人员提供计算机方面的业务技能培训, 并对培训成果进行考核, 尤其注重将培训的计算机技术应用到业务实践当中去, 以适应新形势下的人事档案管理工作[5]。另外要注重引进新人才, 尤其是具备档案管理及计算机技术能力的复合型人才, 持续不断地为人事档案管理人才队伍注入新鲜血液, 保持整个人才队伍的专业技术水平。除此之外需要加大人事档案管理工作的考核力度, 通过相关的奖惩机制, 使人事档案管理工作人员充分地重视考核, 切实提高人事档案管理工作人员的工作热情, 调动其工作积极性。通过一系列内外兼修的人才引进及管理办法能够建立起具备高专业水平、高职业素养的人事档案管理人才队伍, 以此来适应新形势下的市场环境。

(三) 加快人事档案信息化管理进程

现今社会是互联网信息技术高速发展的时代, 信息技术已经完美融入到社会生产生活中, 担任着重要的工作手段。若想进一步加强人事档案管理的工作效率, 就需要提升人事档案管理的信息化水平。单位及组织应该引进信息技术的工作手段, 加快信息技术的推进及使用力度。单位及组织可以通过引用现代化的档案管理系统, 以此加强人事档案管理工作的工作效率[6]。同时, 单位及组织应加强自主创新意识, 积极向国内外先进企业学习和借鉴, 研究其科学的人事档案管理工作手段, 并将其与我国新形势发展的特点相结合, 合理地运用到人事档案管理工作中, 进而构建出适合新形势发展的人事档案管理信息手段。最后, 单位及组织应加大对人事档案管理工作的资金支持, 适当引进操作简单快捷、高性能、安全性高的计算机设备及档案管理系统, 并且为保证人事档案的信息安全, 要为人事档案管理工作提供专门的工作场所, 并且通过引入具有专业水平的技术人员加快人事档案的信息化管理进程。

五、结论

本文的研究目的是做好人事档案管理工作以适应新形势的社会背景, 由此提出以下几点措施:全面提高单位及个人对人事档案管理工作的重视、建立人事档案管理的人才队伍、加快人事档案信息化管理的建设。本文的研究围绕着我国现阶段人事档案管理工作中存在的问题研究展开, 对提高我国人事档案管理工作水平具有重要意义。做好人事档案管理工作是一个任重而道远的工作, 这不仅需要单位及组织有所投入, 还需要人事档案管理工作人员提高个人的专业水平, 这样才能适应新形势下的社会市场背景, 为单位及组织带来更好的发展前景。

摘要：本文的研究是明确人事档案管理的基本内容及现阶段我国人事档案管理工作中存在的问题, 通过提出相关的措施, 来提高我国人事档案管理工作综合水平。本文所采用的研究方法为文献研究法, 通过对相关文献地查找及分析, 为文章提供理论依据。通过本文的研究得知, 提高人事档案管理工作水平可以从提高对人事档案管理工作的重视、建立人事档案管理的人才队伍、加快人事档案信息化管理进程三个方面入手, 希望本文的研究能为我国相关的单位及组织提供参考性意见。

关键词：新形势,人事档案,管理工作