新形势下档案管理工作的规范化探讨

2022-11-12

档案管理工作意义重大, 档案不仅是工作开展的凭证, 也是科学研究的可靠资料。档案管理不仅能够起到保护档案的作用, 更能够延长档案的使用寿命, 进而使档案存在价值得到发挥。传统档案管理需要人工进行分类、编号, 以便于管理和使用, 但随着近些年档案信息量的不断加大, 传统档案管理方式已无法满足现代档案管理工作需求, 改革档案管理工作方式势在必行, 新形势下档案管理工作如何开展值得研究。

一、新形势下档案管理工作的规范化的重要性

档案管理工作规范化十分重要, 档案对企业有着重要意义。档案与企事管理、发展、建设有着密切关系, 对企业经营、管理都有着深远影响。档案是企事业单位发展的可靠依据, 做好档案管理至关重要。但经过调查发现, 目前很多企事业单位在档案管理方面存在问题, 缺少对现代技术的应用, 档案管理方式落后, 缺少相关制度问题突出。在档案多形式的今天, 只有档案管理工作规范化, 才能提高档案管理水平。想要实现档案管理工作规范化, 就必须不断完善档案管理方式, 更新档案管理观念, 提高档案管理工作水平。

二、目前档案管理工作中存在的问题

(一) 缺乏对档案管理工作的重视。很多企事业单位在档案管理工作中存在着不重视、敷衍应付等现象, 很多企业并没有意识到档案的重要性, 缺乏对档案管理工作的正确认识, 甚至一些领导认为档案并无实际用处, 这大大阻碍了档案管理工作的开展, 也导致了档案管理工作开展中缺乏监管、监督, 造成了档案管理工作缺乏有效性。

(二) 不规范。通过调查发现, 很多企业和单位在档案管理工作中, 并没有设置专业档案管理员。档案管理工作开展中, 往往临时抽调其他部门工作人员来进行管理, 这严重影响了档案管理工作效率和质量。并且这些临时抽调的档案管理工作人员, 并不具备专业的档案管理知识和专业技能, 所以在档案的收集、整理、归档等工作中时常造成档案的遗失。

(三) 档案管理方式落后。目前整个社会都向着信息化方向发展, 但目前很多企事业单位档案管理工作依然停留在老模式、老思路中, 缺乏对现代化技术的应用, 甚至一些企事业单位档案管理方式仍然停留在传统人工管理方式中。传统人工管理模式如今无法适应新形势下日益复杂的档案管理工作需求, 并且传统人工档案管理方式不仅效率低下, 也较容易出现纰漏。

三、新形势下档案管理工作规范化思路

(一) 提高对档案管理工作的重视。想要实现档案管理工作的规范化, 企业领导自身必须提高对档案管理工作的重视, 正确认识档案管理工作的重要性, 积极推动档案管理工作的开展, 为档案管理工作开展创造有利条件, 加大对档案管理工作的投资力度, 强化对计算机技术的应用, 构建起现代化的档案管理工作模式, 以此提高档案管理工作的有效性和真实性, 从而整体提高档案管理工作水平。

(二) 健全档案管理制度。实现档案管理工作规范化的第一步就是建立起科学、合理的档案管理制度, 通过制度保障档案管理工作的顺利展开, 约束档案管理工作人员行为, 增强档案管理工作人员责任心。建立档案管理工作制度时, 必须结合档案管理工作实际情况, 保障制度的科学性, 从而利用制度实现档案管理工作的规范化。

(三) 提高档案管理工作人员综合素质。档案管理工作规范化和档案管理工作人员素质有着直接关系, 档案管理工作人员素质直接影响档案管理工作质量和规范化程度。想要实现档案管理工作规范化, 必须要先提高档案管理工作人员自身素质, 通过多种学习方式强化档案管理工作人员档案管理技能。