文书写作技巧（共8篇）
篇1：文书写作技巧
第一、 基本掌握标题的制作技巧。
标题是文章的眼睛，一篇新闻稿若有一条新颖别致的标题，就能象磁石那样牢牢地吸引编辑和读者的注意力。
第二、 第二、学会写导语。
导语是消息的开头，是消息中最有价值的部分。
第三、 理解和掌握新闻写作的基本方法——用事实说话。
摆事实，用事实说话，这是新闻独特魅力所在，也是新闻事业不可代替的价值所在。
1.新闻稿的结构
一篇结构严密的新闻稿一般由标题、导语、背景、主体和结尾等组成。
其导语、背景交代、主体内容和结尾都有其内在的逻辑关系，在一个统一的关系中互相影响，互相勾连，互相牵制，互相完善，也就是通常所说的5w，即新闻稿的5要素。
2.怎样选好新闻稿的主题
要写好新闻，事先要想好文章的中心思想写什么，无论是写消息、特写，还是通讯，都要表达一个中心思想，这就是主题。
比如写一篇消息时，写什么内容，要先把意思想明白，这就是立意。
立意就是主题。
主题对新闻稿起着决定性的作用，它是文章的灵魂，是文章的纲。
它就像一根红线，贯穿全篇，成为这篇文章的中心。
所以说，主题是新闻稿件的统帅，新闻稿件的结构安排、遣词造句要受它的“调遣”，即文章的造词、结构、语言、表达等等，都要以主题为依据，受主题的约束。
因此，“意在笔先”，主题明确了，才好伏案动笔。
3.怎样写活新闻导语 。
写新闻首要写好导语。
写新闻稿时往往不是按照事情原来的发展顺序来写，而是把事情的高潮、最有吸引力之点放在最前面(这就是导语)，使新闻的主题通过导语最先突出地表达出来。
有这样一句顺口溜很形象的说明了导语的写法和作用：“导语像倒金字塔，凸现重点写精华，形象具体引人看，文字简明一句话。”新闻“倒叙式”即“倒金字塔”结构形状，而“导语”则恰恰是“倒金字塔”的塔基。
4.重视背景的结构特色
新闻背景是为了描述新闻事件的来龙去脉，写出它同其他事物有联系的历史事件、社会环境、政治原因、科学知识等客观背景，全面的揭示事物的意义。
写好写活新闻背景，可以起到烘托、深化新闻主题的作用。
5.怎样写好新闻主体
新闻主体顾名思义是新闻稿件的血肉之躯，是文章的主要部分。
要写好新闻主体，首先要有丰富的材料，“巧妇难为无米之炊”嘛!要获得丰富的材料，就要深入生活、工作、学习中去搜索、摄取。
当然，稿件的材料，不是写什么要什么，而是会挑选，把那些能够表现稿件主题的材料选出来。
和主题有关系并能有力地说明、烘托突出主题者，选而留之;和主题无关不能说明主题者，“扣”而舍之。
有了材料后，把握好新闻稿件的语言特色，是作者表达写作主题、展示文章功力的最直接的手段，也是写好新闻稿件的关键。
新闻语言要明快、准确，快速切入实质内容，注重用事实说话，不要过分修饰，过分追求华丽，但这决不是要放弃对语言的推敲。
切忌无限上纲上线、大加评论，自己先给出结论，要把结论留给读者得出。
6.用简练的语言写好结尾
结尾要注与主体的搭配、衔接，要注意和导语遥相呼应，最好用一两句话干净利索的把新闻稿结束。
新闻稿件写作技巧【2】
俗话说：“万事开头难”，作为有志于从事新闻工作的的人来说:写好第一篇新闻稿件十分关键。
结合具体实践经验，本文将对此做如下论述：
篇2：文书写作技巧
作文为什么写不长?都是成语惹的祸!有家长说多用成语不才显得作文有文采吗?其实不然，如果在写作中，只是按照套路使用成语时，文章的细节就没了。与其这样，还不如让学生把自己内心的真实感受写出来。
例：写春天不用“风和日丽”可以这样写：风儿拂过林梢，原本平静的湖面泛起了圈圈涟漪，湖边的柳树轻轻摆动细长的枝条，我也忍不住张开双臂，任风抚过我的每一寸肌肤，暖暖的，痒痒的。想办法用具体的句子替换掉被人用滥的成语，解决学生作文写不长的难题。
写作技巧二：写外貌不用“有”
作文如何写外貌?学生的作文里总会看到类似的句子：“某某可漂亮了，她有一头卷卷的黄头发，有一双乌黑的葡萄般的大眼睛，有一个高高的鼻子，还有一张樱桃小嘴。”如果尝试着让学生去除文中的“有”把文字重新串联一遍，会发现作文会顺了很多。例：某某可漂亮了，一头卷卷的黄头发自然的披在肩上。她的眼睛实在太吸引人了，乌黑乌黑如葡萄一般。高高的鼻子，和樱桃小嘴配合起来，有点像混血儿，同学们可喜欢她啦!这样一修改，是不是读起来舒服多了?
投石问路 有备无患
写作技巧三：写说不出现“说”
让学生比较以下三句话：
小明说：“......”;
小明无可奈何地说：“......”;
小明摊了摊手，一副无可奈何的样子：“......”
显然，让人物说话有多种方式，写语言可以不用出现“说”而是在语言前面加上动作和神态，通过一定的训练，让学生掌握了这样的技巧，学生的写作水平才会切实提高。让学生学会细节描写，不再只会干巴巴地写“某某说”
写作技巧四：遇到“很”和“非常”想一想
对于文章写不长的学生，可以训练的另一个技巧是：遇到“很”和“非常”想一想，当学生遇见这些高频字词的时候，请家长提醒孩子，不要轻易下笔，停下来想一想，是不是一定要出现这些字眼?比如写热，别出现“很热”两个字，学会用其他描写来体现热。例：骄阳似火，感觉不到一丝风，树叶低垂毫无生气，小草蜷缩着身体......这样写，文章自然能写长。
平凡的植物，不平凡的历程!
写作技巧五：动作要连着动作
文章要一波三折才好看，现在的孩子生活都很平淡，我们就不能要求他们写出一波三折的内容，那就让学生学会一波三折的动作。就要学会动连着动——学会连续使用动词，某学生写一场乒乓球。比赛：“他发了一个球，让人看得眼花缭乱。”(一句话就把场景写完了)
学会动词技巧后：
例：“只见他高高地将球抛起，眼睛死死盯着，球碰触到球拍的一瞬间，他手腕轻轻地一抖，脚一跺，球高速旋转着，向对方飞去，你来我往，让人看得眼花缭乱。”原本一个动词，此时瞬间成倍增加，文字立刻灵动丰富起来了。
写作技巧六：一段话里至少出现5个标点
很多学生不会用标点，写作中只有逗号句号逗号句号，有的学生甚至一句到底只出现句号，把老师读到断气为止。针对这些问题，可以让孩子进行一段话里至少出现5种标点。比如， 。 ? ! ...... “”
家长想一想，这些标点符号学生文章中都有吗?多训练训练，你会发现学生意味深超的句子会写了、人物语言会加进去了，心理活动结合进去了，还会用反问了，这些句子加进去了，文章自然而言就生动起来了。
写作一定是：真情实感
写作技巧七：一秒钟的事写三百字
还是针对作文写不长的一种技巧训练，用三百字描写一秒钟内发生的事情。如关于打破校运会跳高记录瞬间的描写，原本只有一二十字：“只见某某纵身一跳，一下子飞过横杆，新的校运会纪录诞生了!”
怎么变成三百字?可以有条理地加上动作解剖：如何助跑、起跳、翻越、落地;加上联想：往届校运会有人挑战失败，平时一次次的练习等等;还可以加上细节来充实,起跳前与同学们的眼神交流，成功后同学们如何向他祝贺......家长可以找来素材让学生练一练，学会了这个技巧，还怕作文写不够四五百字吗?
写作技巧八：字数三四五
这个技巧说白了，就是学习写短句。学了一段时间写作的学生容易在作文中写长句，而长句写不好就变成了病句。家长要注意提醒孩子注意控制每句话的字数，建议把十几个字、几十个字的长句变成只有三五个字的短句，学生会发现这样的作文有语感会舒服很多。学生的原文：“高高的绿绿的草散发着诱人的清香。一根一根都看的那么清楚，很挺拔的样子”指导后：“草绿了，高了，散发着淡淡的清香。一根一根，看得清清楚楚，很挺拔的样子。”这样是不是很有节奏感?
篇3：文书写作技巧
一、多媒体教学, 让学生感受英语句子的美感
在英语写作课堂上运用多媒体, 是为了让学生在听句子的时候能够进入状态, 让他们在音乐的陪伴下感受英语句子的美感。当学生感受到英语句子的美感时, 那么, 我相信学生肯定会逐渐对英语感兴趣, 那么, 这样学生才会慢慢接受英语写作。
那么怎样让学生慢慢欣赏优美的英语句子呢?根据我的教学经验, 我是这样做的:
第一步:首先我在网上收集了很多优美的英语句子, 比如, I miss you so much already and I haven’t even leftyet! (尽管还不曾离开, 我已对你朝思暮想!) , No words are necessary between two loving hearts (两颗相爱的心之间不需要言语.) , You make my heart smile (我的心因你而笑。) , Being with you is like walking on a very clear morning. (和你在一起就像在一个清爽的早晨漫步) 。这些句子都是与爱情有关的, 因为关于爱情的话题永远是讲不完的, 所以我才会选择这些句子, 这样学生才会对本堂课感兴趣。
第二步:学生欣赏句子的时候, 肯定也少不了优美的音乐, 所以, 在课前我也收集了一些优美的音乐, 比如, Keren Ann——《By The Cathedral》、Frente——《Bizarre Love Triangle》、EMILIA——《BIG BIG WORLD》等等, 当学生在这样的英语陪伴下欣赏英语句子时肯定会感到特别舒服, 这正是我所想要的效果。
第三步:正式运用多媒体放映优美英语句子, 让学生一边看幻灯片上显示的英语句子, 一遍听着优美的英文课。让学生仿佛走进了静谧的大森林, 让他们逐渐爱上英语, 这样的方式也是非常利于学生写作的。
想让学生写好英语作文, 我们做老师的首先就应该让学生能够爱上英语, 这样学生才会愿意去写英语作文。
二、课堂口语交际, 训练学生的即兴口头作文
课堂口语交际也是提高学生英语写作能力的有效手段之一, 所以, 在英语课堂上, 老师则可以鼓励学生勇敢地用英语表达自己的感受, 这样才有利于提高学生的表达能力。那么, 该利用怎样的方式才能鼓动学生在课堂上用英语表达自己的感受呢?我的做法如下:
首先, 在进行口语交际的时候, 我会想办法让学生放轻松, 比如在课堂上用英语说几个笑话, 或者几个英语急转弯, 利用这样的方式让学生痛快地笑出来或者思考一下, 这样学生才会把心情放轻松, 那么, 接下来我则会提出一个很适合学生讨论的话题, 比如“About love, how view do you have? (关于爱情, 你们有怎样的看法?) ”“In the class, you thought who quite is humorous? (在班上, 你们认为谁比较幽默?) ”“If must carry on the college entrance examination to reform, you how opinion? (如果要进行高考改革, 你们又怎样的意见?) ”等等, 总之话题最好能让学生有话可说, 这样班上的同学才能积极参与到课堂当中去。当我提出话题后, 我同样会用英语让学生分组讨论, 让他们能够有足够的时间来做准备, 这样他们在起来回答问题的时候才不会因为紧张而忘了怎样用英语表达自己的观点。总之, 通过口语交际的方式来进行高考英语写作的训练, 有利于提高学生的英语表达表达能力, 这样学生在写作时才不会无话可说, 同时这样的方法也能提高学生对英语的兴趣。
三、与教材牵手, 扩大学生的词汇量
英语教材绝对一本很好的资料书, 学生在学习英语写作时一定不能忽视教材的作用, 只要学生能够正确利用好英语教材, 那么, 我相信他们一定会在里面发现很多的财富。
比如, 在英语教材中有很多能够帮助学生写作的句型, 比如, according to=based on, 这样的词组在牛津版英语教材上经常出现, 那么, 老师在讲到这个词组时, 就可以让学生根据这个词组造句, 这样学生才会正确运用这些词组来写句子。像上面的词组, 在教材中还有很多, 比如, I am greatly convinced (that) …=I am greatly assured (that) 、As far as my knowledge is concerned=With the rapid development of等等。总之课本上出现的这些词组老师一定要让学生长期练下去, 这样学生的写作能力一定会提高的。
四、掌握写作方法, 让作文变得有头有脸
想要提高学生的英语写作能力, 掌握一定的写作方法是绝对不能少的, 之前我谈论到的是如何提高学生的写作兴趣以及怎样积累英语词汇, 那么, 现在我想说的是如何让学生掌握好写作方法, 让学生的英语作文变得更加有气派。
关于文章开头的句子:
1.I....has both advantages and disadvantages.
2.Living in a city has both advantages and disadvantages
3.....play (s) an important role/part in...
4..With the development of...
关于过渡:
and、b ut、however、therefore, what’s more、on the o ther hand、in addition
关于结尾:
1.....take measures to do sth
2.in one/a word, generally speaking
像以上的例子还有很多, 在这里我就不用举那么多了, 总之, 在写高考英语作文的时候, 学生一定要注意开头、结尾以及过渡句, 只要学生把自己的文章变得有头有脸了, 那么, 我相信学生的作文分数也不会很低。
五、总结
总之, 为了让学生写好高考英语作文是需要下很大的功夫, 首先就得让学生爱上英语写作, 所以, 欣赏优美英语句子是绝对不能少的。英语写作需要学生的有较强的语言表达能力, 那么, 口语交际是一个很好的方式, 同样, 写英语作文也需要一定的技巧, 所以, 掌握一定的写作技巧也是很有必要的。总之, 老师在进行学生的高考英语作文训练时, 一定要让学生打起精神, 这样他们才会把作文写好。
摘要：高考英语写作依然是英语考试的重要部分, 而相对于英语其它类型的题来说, 写作依然是学生感到困难的一部分, 其主要原因就是学生在平时的英语学习中缺少积累英语词汇, 从而使学生在写作时无话可说。所以, 老师在进行高考写作教学指导时, 应该采取一定的教学措施, 首先让学生爱上英语写作, 其次再让学生动手写作, 通过这样的方式来提高学生的英语写作能力。
关键词：高考英语,教学指导,提高方法
参考文献
[1]曾焕鹏.《关于高考作文的几点思考》[J], 泉州师范学院学报, 2011年.
篇4：基础写作的写作技巧与常用句式
1. 写作前将要点整合成5句话,注意不要遗漏要点。
2. 结合表达内容,选择自己熟悉的词汇和句型,因为用正确的句子来表达是得分的关键。
3. 基础好的同学,在有把握的情况下,可以尽量运用高级的表达方式。如用强调句、感叹句、主从复合句、非谓语动词短语、with的复合结构等多种句式结构来增添文采,提高得分的档次。
4. 恰当地使用过渡性词语,增强行文的逻辑性和连贯性。
5. 书写时不要将e和t、a和u、r和v、y和g、w和m这五对字母写混淆。要注意书写工整并保持卷面整洁,以提高印象分。
二、十种常用句式
1. 祈使句。
Now please allow me to introduce you some of our school rules here. 现在请允许我给您介绍一些学校规则。
2. 感叹句。
What terrible weather were having! 现在的天气真糟糕!
How glad we were to see the crops and vegetables growing well! 看到庄稼和蔬菜长势良好,我们是多么地高兴!
3. 倒装句。
Only in this way can animals live a real happy and quiet life.只有采取这种方式,动物才可以过着快乐、平静的生活。
4. It作形式主语或宾语。
It is known to us all that some students cheat in examinations at school. 众所周知,一些学生在学校考试中作弊。
I find it necessary to learn English well. 我觉得有必要学好英语。
5. 并列句。
并列结构是用并列连词把两个或两个以上的、具有逻辑关系的简单句连为一体,常见的并列连词有but, yet, and, however, for, therefore, so, or, when, while, not only... but also...等。
All the passengers were smilingandthe sun was shining. 旅客在微笑,太阳在照耀。
I was walking along Park Road towards the eastwhenan elderly man came out of the park on the other side of the street. 我正沿着公园路向东走,这时一位老人从街对面的公园走出来。
6. 主从复合句。
主从复合句是指含名词性从句、状语从句或定语从句的复合句。
He pointed outthatthe causes for short-sightedness are so complicatedthatno medicine can cure short-sightedness. 他也指出近视的原因非常复杂,没有药可治愈。
7. It is...that... 强调结构。
It was not untilat the end of 19th century that shooting, originated as a means of survival, earned its status as a sport. 射击最初只是生存工具,直到19世纪末才发展成为一项体育运动。
8. 非谓语动词短语。
Well mostly stay at home in the eveningwatching TV, playing games and meeting friends.晚上我们主要呆在家里看电视,打游戏和会友。
9. with的复合结构。
With the society developing very fast, its quite necessary that we (should) have a good knowledge of English and computer. 随着社会的快速发展,我们有必要精通英语和电脑。
10. there be结构。
If I were one of these animals, there is no doubt that I would refuse to meet visitors.如果我是动物,毫无疑问,我不会会见游客。
三、常见的过渡词语
1. 表示转折观点的有but, however, while, nevertheless, on the contrary等。
2. 表示并列关系的有at the same time, in the meanwhile, in addition, apart from that, on the other hand等。
3. 表示递进关系的有besides, whats more, whats worse, to make the matter worse, worse still/worse than all, worse than ever, not to mention it等。
4. 表示个人观点的有in my opinion, in my view, personally, I think..., in my point of view, as far as I know, as far as Im concerned, from a different/practical view等。
四、写作案例分享
最近广州市通过法规禁止乞丐在地下人行道行乞留宿。上周一你班就此事进行了讨论。讨论情况如下:
[写作内容]请将以上的讨论情况写成一篇短文,内容包括:
1. 讨论的起因及时间;
2. 支持的比率及理由;
3. 反对的比率及理由;
4. 你的看法。
[写作要求]
只能使用5个句子表达全部的内容。
[评分标准]
句子结构准确, 信息内容完整, 篇章结构连贯。
参考范文
Recently, Guangzhou passed a law to ban beggars from begging and sleeping in the subwaysandour class had a discussion about it last Monday. 56% of the students dont agree with the idea because they think somebeggarsreally have difficulty in making a living and some of them have to play music in the subways to survive.However, 44% of the students favour the idea because they think beggars make a lot of trouble for the city.Whats more, some beggars are just taking advantage of peoples compassion to make easy money.Personally, I thinkit is a good idea to forbid beggars in public places and instead we should take some measures to help them.
五、写作演练
假设你是李华,刚从国外回来,发现我市发生了巨大的变化。请你根据下列提示,用英语给你在美国的朋友Jack发一个e-mail,告诉他这里的变化。
1. 兴建了许多高速公路,交通便利。
2. 高楼林立,人们的住房条件改善。
3. 新建了许多体育馆和公园,人们有许多活动场所。
4. 人们生活水平提高,许多家庭有了私家车。
[写作要求]
1. 必须用5个句子表达全部的内容;
2. 开头、结尾已给出,不计入句数内。
Dear Jacky,
Our city has changed a lot in the past few years. ...
...
Best wishes to you!
Yours truly,
Li Hua
参考范文
Dear Jacky,
Our city has changed a lot in the past few years. More high ways have been built, which makes it very convenient for people to travel. People have better housing conditions now, for many high buildings have appeared. With many newly-built gymnasiums and parks, more and more people have a place to enjoy themselves by doing sports or other leisure activities. Besides, peoples living conditions have been greatly improved and many families have their own cars. People are living a happy life now in our city.
Best wishes to you!
Yours truly,
Li Hua
篇5：文书写作技巧
中国人作文得分很低的原因：
如果你的作文和模仿的作文水平相差太大，就不可能上6分，因为反差太大。
1)不明白英汉两种语言的差别
英语的句子是化零为整，中文是化整为零。王力《中国语言评论》
英语的句子是建楼房，中文是流水记事法。
中文的句子是竹子的节，英语的句子是一颗大树。
方法：多找些材料，合为一句
翻译技巧：破句重组，把意思翻译过来，同时尊重对方的习惯
2) 英语是形式语言，用形式把它们联系起来
英语必须有关联词
在雅思考试市场中，任何作文题是考你的作文能力，而不是考你的`idea。
词汇和句子结构：
词汇：1)词汇的宽度 2)词汇的难度
方法：把自己文章中可替代的词都挑出来，一个意思写几次。
句子结构：1)精确度 2)复杂性
5分 ：被虫咬了孔的树干
6-7分：被虫咬了孔，带有树枝的树干
7-8分：有树干和树枝，树枝上还有绿叶
好作文：
1) 清晰的观点
篇6：《常用文书写作技巧与范例》
主编： oldzhai掠过平原松雨 第一章 公文概述第一节 含义第二节 种类 第三节 特点 第四节 作用 第五节 写作五要素 第六节写作基本要求 第七节写作者素质要求及提高方法）附：大学应用写作精品课程www.fnwm.net/thread-6678-1-1.html 第二章 常用公文通知请示 批复 报告 函 通报（意见、决定、会议纪要、公告、通告、议案）第一节通知（含义、特点、种类、写作要求、格式、注意事项、常见错误、范文点评）www.fnwm.net/thread-6048-1-1.html第二节请示www.fnwm.net/thread-6105-1-1.html第三节 批复www.fnwm.net/thread-6148-1-1.html第四节 报告www.fnwm.net/thread-6446-1-1.html第五节 函（含义、特点、分类、写法、注意问题、范文、评析）www.fnwm.net/thread-6703-1-1.html第六节通报www.fnwm.net/thread-7075-1-1.html…………………… 第三章 通用文书总结计划领导讲话典型材料先进事迹 倡议书 调查报告信息第一节总结（含义及分类、意义及作用、特点、格式、写作要求、注意事项、提高写作方法、例文评析、范文）www.fnwm.net/thread-6844-1-1.html第二节计划www.fnwm.net/thread-7110-1-1.html第三节 领导讲话www.fnwm.net/thread-7125-1-1.html第四节经验材料…………………………第五节 先进事迹（概念分类 特点 与类似文体区别 写作格式 写作方法 写作要求写作范例）www.fnwm.net/thread-6816-1-2.html第六节倡议书www.fnwm.net/thread-7127-1-1.html…………………… 第四章公文格式www.fnwm.net/thread-6845-1-1.html第一节国家行政机关公文格式www.fnwm.net/thread-7116-1-1.html第二节中国共产党机关公文处理条例中关于公文格式的规定摘录www.fnwm.net/thread-7117-1-1.html第三节党政机关公文格式区别www.fnwm.net/thread-7118-1-1.html第四节行政公文格式常见错误www.fnwm.net/thread-7119-1-1.html第五节行政公文标题常见错误评析www.fnwm.net/thread-6214-1-1.html 转载请注明出自：蜂鸟文秘论坛 www.fnwm.net/本贴地址：www.fnwm.net/thread-6306-1-1.html
篇7：法律文书写作技巧
（二）文书写作七步曲
高云：
发表时间：2009-3-23 12:38:00 阅读次数：108
我的一位朋友阅读完此节的草稿后，对我的观点极为不赞同，批评道：“天下文章技法各有不同，你怎么可能将文书写作变得如同流水线作业般机械？”我回答：“没有办法，律师工作的本质就是控制风险，其中既有当事人面临的法律风险，也有律师的职业风险。控制风险的关键就在于统一的工作程序。唯有划一的程序，才能保证划一的文书质量，从而有效控制风险。”。
当然，法律文书写作不像流水线作业，仅凭程序、流程或者操作指南就能完成。一篇优秀的法律文书，必定是作者知识、技能和素养等多方的综合体现。但是，不积跬步无以致千里，没有规矩难成方圆，对初学者而言，实务学习的起点应该是操作程序而非实质精神。正如本书“职业准备篇”当中的“技工、行家和专家”所言，你首先需要成为一名熟练技工，方可成为行家，最后晋身专家之列。
古有曹植七步成诗，我们也尝试一下法律文书写作七步成文。
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总结写作目标
当指导律师交给你一个起草文书的任务，你要做的第一件事情是什么？如果你的回答是马上动笔，或者是找资料，套模板，这证明你还没有领会前几章讲过的内容，你可以翻回去本书的“技能基础篇——别让前进变成倒退”看看。
一位有经验的律师，往往能够通过与当事人和指导律师的交流，从他们反复强调的重点甚至是一闪而过的笑谈当中，又或者从一些基础性文件当中，迅速将文书写作的目标总结和提炼出来。如果你是一位初入门的新人，尚未达到前述的“无招胜有招”的境界，可以沿着如下问题提供的思维线索找到文书写作目标：
Ø
你的当事人是谁？当事人从事什么行业？在行业当中的地位和知名度如何？过去三年内，当事人取得过什么业绩？当事人生产什么产品？都做什么用途？你能说出其中的一种或者几种吗？
Ø
此次商业交易能够为当事人带来什么利益或好处？例如：固定资产的增值金额？市场占有率增加比例？取得何地的市场网络资源？
Ø
是否有研究报告等资料？交易双方是否就此次商业交易签订过备忘录、意向书或者协议草稿等资料？ Ø
对于此次交易，当事人最担心引发风险的有哪几点？
Ø
当事人的决策层、管理层有哪几位？哪一位主管法律事务？哪一位负责与律师联系？你有上述几位的联系方式吗？他们习惯通过什么方式与律师沟通？办公电话？手提电话？邮件？
Ø
参加项目谈判的除了律师外，还有其他中介机构吗？例如会计师、投资顾问、财务顾问等？
通过寻找上述问题的答案，能够让你明白当事人的决策背景、源动力、内部决策程序、参与人员、沟通方式和其他影响因素等，可以帮助你分类各种杂乱的事实、材料和指令等，从而高效地开展工作。
如果因为时间紧急或其它原因，你连当事人的面都没有见到就被要求直接写作文书，你仍然可以通过如下途径获取上述信息：
Ø
记录主办律师的交办任务内容，记住将自己总结的内容，以自己的话向主办律师复述一遍，确认理解正确，没有错漏；
Ø
阅读律所在承接该项目时候出具的法律分析报告或法律服务建议书；
Ø
阅读当事人关于本次交易的有关会议记录和备忘文件；
Ø
阅读律所和当事人签订的委托代理合同，尤其是当中关于律师服务范围和内容的部分，明白律师在本次交易当中的角色定位；
Ø
阅读本次交易的其他相关文件。
一个很重要的工作准则是，一开始就把事情做对，永远比做好事情更重要。
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挑选范本模板
书城和网络上都泛滥着很多法律文书的范本和模板，林林总总，质量参差不齐。如何判断这些所谓的范本和模板是否适用，比较简单的方法是“唯出身论”，即看看这些范本和模板出自何人之手，按照如下三种情况区别对待：
Ø
官方范本
由政府部门制订的文书模板，基于政府部门“重管理、重平衡”的立场，这类文书必然会将双方权利义务写得相对平衡，通常不适用于交易的优势方，而劣势方乐意引用。
Ø
企业法务文书
由企业法务人员起草的文书版本，一般会注重交易程序的操作性，但在文字表达和框架上往往不够严谨，有些甚至法律关系判断错误。因此，在使用时需要小心留意有无法律专业上的错误或遗漏。
Ø
专业律师文书
出自专业律师之手的文书，文字表达和框架相对严谨，但往往过于苛刻、僵化而失灵活，不能很全面和深入地反映当事人需要；在某些部分如违约责任，可能会过于强调风险而将小问题扩大化，需要根据实际情况需要，对相应内容进行删减或修改。
其实更为保险的方式是当然是收集你所在的律所和当事人以前使用过的类似的文书版本。在以前使用过的文本基础上，根据写作目标，对文书进行适当的添加和修改，这种遵循前例的做法能够让当事人和你的指导律师都感到轻松和容易把握风险。
关于使用范本和模板的实务案例可以参见本书下册的“写作基础之非常专业的第一案”当中的相关介绍。
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审查基础文件
除了了解目标和找到合适的参考文本外，动笔前的另外一项非常重要而往往容易被忽略的工作，就是需要仔细审查清楚基础文件。例如营业执照、权属证明以及双方的合作合同和章程等。
当事人往往容易忽略基础文件，因为他们大多是“结婚思维”，没有对基础文件可能影响用词、写作重点乃至整体框架结构等问题给予充分重视；你的指导律师也容易忽略，因为他们往往已经与当事人有了前期交流，而且他的实践经验要比你丰富，对于法律风险的判断能力比你要强，对基础文件乃至具体细节已经了然于胸。
法律事务复杂多变，所需要审查的基础文件自然五花八门，容易令人感到云山雾罩，不知所措。其实万变不离其宗，基础文件其实就是由涉及主体、客体和内容的三部分文件组成：
1、主体方面，需要重点审查的是法律主体成立、存续和变更的各种证明文件。例如：依据企业法人营业执照，判断该主体是否具有独立法人资格；依据验资证明，判断该主体是否有足够的履行能力；根据工商局最新的年审记录，判断该主体是否合法存续至今；依据合作合同和章程，判断该主体的决策机构和程序等等。审查过程当中，尤其要注意我国企业经济性质多样，有国有企业、私营企业、三资企业、合伙企业等，经济性质不同，证明文件就会有较大差异。
2、客体方面，主要审查标的和标的物的权属状况、使用现状等证明文件。例如：不动产的产权证明；设备的发票和合同；货物的发票、合同、提单或仓单；专利和商标的权利登记证书、特种设备的检验证明等。在写作文书时，可以仅将能够代表客体主要特征的要点列出，后面附上客体的证明文件。
3、内容方面，主要审查证明各方往来和权利义务的书面文件，例如意向书、协议书、合同、传真、备忘录、仓单等。逐一对照和澄清。这方面的资料一般会很多，要做好梳理工作，例如编制目录、统计表等。
关于审查基础文件的具体案例可以参见本书下册的“写作基础之非常专业的第一案”当中的相关介绍。
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复核前三步
前三步工作可以为你的写作奠定坚实基础，但容易出现纰漏，尤其是与当事人的沟通交流，很容易产生误解。因此，在下笔之前，务必复核前三步工作，确认你已经完全清楚了当事人的目标、写作任务、完成期限、写作步骤、提交方式等内容。具体复核要点如下：
Ø
向你的当事人和指导律师确认文书写作的目标、用途和阅读对象。假如有书面文件的话，最好让当事人提供关于上述内容的备忘录、会谈纪要等说明性文件，这有助于防止你的工作出现方向性偏差或原则性错误；
Ø
向你的当事人和指导律师分别确认文书的提交期限，需要细化到×日×点为止。类似于“尽快”等关于截止期限的说法是不明确的，因为在不同人的心目当中，“尽快”有不同的含义；
Ø
向当事人索取以往类似交易所使用的合同版本，这样比较容易找到适合当事人风格的表达方式；
Ø
在网络或事务所内部的服务器上搜索相关的文书范本。你可以找到的，往往是你以前给其他当事人准备的或者和其他律师谈判的范本。请记住务必要修改当事人的名字；
Ø
在脑海当中将整个交易过程默想一遍，预见各种意外情形，看看这些意外情形下，文书当中有无相应对策或设计，尤其是当事人没有考虑到的一些细节。
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从初稿到定稿
初稿应该以一个常见的，普通的格式开始，虽然平淡无奇，但往往最安全、实用和避免犯错。
初稿完成后，并不意味着工作的结束，恰恰相反，更重要的阶段开始了。从初稿到定稿，要完成“惊险的一跃”，还必须经过各方花费大量的时间沟通、理解和让步。
如果你是一位助理或者初级律师，就意味着你的功课需要经过你的指导律师审阅。记住在当事人给你的律所定下一个交功课的外部期限后，马上与你的指导律师商定一个交功课给他的内部期限，最好精确到某天某时。那些“马上”、“尽快”的说法都是不精确的，因为同一用词在不同人的心中有不同的定义。
切勿在外部期限即将届满前，才匆忙将你的初稿交给指导律师，这意味着你没有给指导律师留下修改文书的充分时间。如此做法往往会把指导律师推到一个两难的尴尬境地：将一份不成熟的初稿直接交出去，文书质量肯定不过关；要动笔修改，就势必延迟外部期限。这两种做法的结果，无疑都会招致当事人的不满。
如果你犯了这样的过错，就要做好承受指导律师大发雷霆的思想准备了。
当你决定可以与指导律师开始讨论文书初稿之前，你应该首先确定自己能够对如下问题坦然地回答：是。
Ø
这份文书是否已经尽了自己最大的努力？达到改无可改的地步？
Ø
文书格式和结构是否遵循参考版本进行起草？
Ø
文书内容是否完整和充分考虑和包容了各方观点和期望？写法、强调重点和内容上是否能够解除各方的疑虑？
Ø
文书语气、文风等是否已经综合考虑各方的接受程度？
与当事人展开讨论之前，为了帮助当事人更好地理解文书内容和迅速了解重点，你可能需要起草一份初稿的总结或概要，以提高沟通效率。
此外，如果可能的话，请你的当事人列出会谈要点，一张清单、提纲或者简单的书面陈述均可，这样做有助于你的当事人事前自我思考和总结自己的关注重点。
对于一些基本事实和观点，在与当事人讨论前，以电子邮件等书面形式予以回复和确认。实践证明，经过这样的事前准备，你可以节省大量而低效的会议时间。
本书下册区别于其他文书范本书籍的不同之处在于，它将文书的初稿和定稿同时列出，读者可以通过对比两个文件之间的差异，更为容易领会和掌握写作的种种具体技巧。
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制作文书附件
许多文书尤其是有一定长度的法律文书，往往都会列出一系列的附件，用作补充文书内容、解释文书等用途。制作附件往往出于如下需要：
Ø
将引用的法律规定和文件作为正文，方便读者查阅，有助于加强法律文书的可信度；例如：法律意见书当中凡涉及法律规定和引用文件内容的，都需要将其列作附件；
Ø
将某些单一性质但有较长篇幅的内容移到文书后面列为附件，有助于文书简洁和突出重要问题。例如，在不良资产转让合同当中，转让标的——《不良债权清单》的笔数往往多达几百笔，放到正文当中容易阻断阅读，分散注意力。
Ø
将通用性条款列作文书正文，而将某些特殊的条款规定移为附件，有助于兼顾商业交易的各种情况，有效控制法律风险，例如国家建设部颁布的《建筑工程施工合同》格式版本就采取了这种总分合同方式，将《建筑工程施工合同》分为通用条款和专用条款两部分，其中通用条款是正文，专用条款为附件。
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完稿后的工作
别以为文书完稿就万事大吉，如果忽略了完稿后的各项工作，则所有努力最终会变成废纸一张。实践当中，尤其下列的几个方面必须小心注意：
1、根据文书的生效要件准备相应文件
在大多数情况下，文书是当事人签署生效的，例如合同当中通常规定：“本合同经甲乙双方签字盖章后生效”。但是，有些法律文书按照法律强制性规定，必须经过政府部门的批准，例如中外合资合作合同、企业承包经营合同等；有些文书需要事先查找相关文件来确认有效性，例如以公司名义对外签署的担保合同，有效与否必须结合公司章程来判定。因此，律师在完成起草工作后，还必须根据文书的生效要件，准备好相应文件备用。
2、监督文书的打印和装订
文书的制作和签署过程经常会出现各种小错误，例如打印漏页、某一、二个字眼被删改等等。务必记住在文书发出之前，拿着纸文本逐页重新核查一遍。如果你是作为律师助理被安排承担这些工作，记住把这个看似枯燥无味的工作，视为一场检验自己工作态度的考试。
3、监督文书的签署和收发
事先检查和事后复核确保文书上签署各方当事人身份真实无误，印章无误，签名无误，这是确保文书有效性必不可少的重要步骤。此外，文书的收发也非常重要。例如任何一个案子的审判结束后，法庭会根据情况制作出判决书、调解书、裁定书。作为代表律师，应当在收到法律文书后，在第一时间送达当事人，而不是等到上诉期即将届满的前几天。因为只有他才承担判决的后果，享受判决确定的权利。
本文收录于法律出版社即将于2009年出版的《思维的笔迹（上）律师思维与写作技能》和《思维的笔迹（下）真实案例与写作进阶训练》一书当中，原版名：《律师专业思维与写作技能》（上）《律师写作训练与典型案例》（下）
更多文章请参观博客：http://edwinsky.fyfz.cn/blog/edwinsky/
云：法律文书写作技巧
（二）文书写作七步曲
发表时间：2009-3-23 12:38:00 阅读次数：108
我的一位朋友阅读完此节的草稿后，对我的观点极为不赞同，批评道：“天下文章技法各有不同，你怎么可能将文书写作变得如同流水线作业般机械？”我回答：“没有办法，律师工作的本质就是控制风险，其中既有当事人面临的法律风险，也有律师的职业风险。控制风险的关键就在于统一的工作程序。唯有划一的程序，才能保证划一的文书质量，从而有效控制风险。”。
当然，法律文书写作不像流水线作业，仅凭程序、流程或者操作指南就能完成。一篇优秀的法律文书，必定是作者知识、技能和素养等多方的综合体现。但是，不积跬步无以致千里，没有规矩难成方圆，对初学者而言，实务学习的起点应该是操作程序而非实质精神。正如本书“职业准备篇”当中的“技工、行家和专家”所言，你首先需要成为一名熟练技工，方可成为行家，最后晋身专家之列。
古有曹植七步成诗，我们也尝试一下法律文书写作七步成文。
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总结写作目标
当指导律师交给你一个起草文书的任务，你要做的第一件事情是什么？如果你的回答是马上动笔，或者是找资料，套模板，这证明你还没有领会前几章讲过的内容，你可以翻回去本书的“技能基础篇——别让前进变成倒退”看看。
一位有经验的律师，往往能够通过与当事人和指导律师的交流，从他们反复强调的重点甚至是一闪而过的笑谈当中，又或者从一些基础性文件当中，迅速将文书写作的目标总结和提炼出来。如果你是一位初入门的新人，尚未达到前述的“无招胜有招”的境界，可以沿着如下问题提供的思维线索找到文书写作目标：
Ø
你的当事人是谁？当事人从事什么行业？在行业当中的地位和知名度如何？过去三年内，当事人取得过什么业绩？当事人生产什么产品？都做什么用途？你能说出其中的一种或者几种吗？
Ø
此次商业交易能够为当事人带来什么利益或好处？例如：固定资产的增值金额？市场占有率增加比例？取得何地的市场网络资源？
Ø
是否有研究报告等资料？交易双方是否就此次商业交易签订过备忘录、意向书或者协议草稿等资料？
Ø
对于此次交易，当事人最担心引发风险的有哪几点？
Ø
当事人的决策层、管理层有哪几位？哪一位主管法律事务？哪一位负责与律师联系？你有上述几位的联系方式吗？他们习惯通过什么方式与律师沟通？办公电话？手提电话？邮件？
Ø
参加项目谈判的除了律师外，还有其他中介机构吗？例如会计师、投资顾问、财务顾问等？
通过寻找上述问题的答案，能够让你明白当事人的决策背景、源动力、内部决策程序、参与人员、沟通方式和其他影响因素等，可以帮助你分类各种杂乱的事实、材料和指令等，从而高效地开展工作。
如果因为时间紧急或其它原因，你连当事人的面都没有见到就被要求直接写作文书，你仍然可以通过如下途径获取上述信息：
Ø
记录主办律师的交办任务内容，记住将自己总结的内容，以自己的话向主办律师复述一遍，确认理解正确，没有错漏；
Ø
阅读律所在承接该项目时候出具的法律分析报告或法律服务建议书；
Ø
阅读当事人关于本次交易的有关会议记录和备忘文件；
Ø
阅读律所和当事人签订的委托代理合同，尤其是当中关于律师服务范围和内容的部分，明白律师在本次交易当中的角色定位；
Ø
阅读本次交易的其他相关文件。
一个很重要的工作准则是，一开始就把事情做对，永远比做好事情更重要。
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挑选范本模板
书城和网络上都泛滥着很多法律文书的范本和模板，林林总总，质量参差不齐。如何判断这些所谓的范本和模板是否适用，比较简单的方法是“唯出身论”，即看看这些范本和模板出自何人之手，按照如下三种情况区别对待：
Ø
官方范本
由政府部门制订的文书模板，基于政府部门“重管理、重平衡”的立场，这类文书必然会将双方权利义务写得相对平衡，通常不适用于交易的优势方，而劣势方乐意引用。
Ø
企业法务文书
由企业法务人员起草的文书版本，一般会注重交易程序的操作性，但在文字表达和框架上往往不够严谨，有些甚至法律关系判断错误。因此，在使用时需要小心留意有无法律专业上的错误或遗漏。Ø
专业律师文书
出自专业律师之手的文书，文字表达和框架相对严谨，但往往过于苛刻、僵化而失灵活，不能很全面和深入地反映当事人需要；在某些部分如违约责任，可能会过于强调风险而将小问题扩大化，需要根据实际情况需要，对相应内容进行删减或修改。
其实更为保险的方式是当然是收集你所在的律所和当事人以前使用过的类似的文书版本。在以前使用过的文本基础上，根据写作目标，对文书进行适当的添加和修改，这种遵循前例的做法能够让当事人和你的指导律师都感到轻松和容易把握风险。
关于使用范本和模板的实务案例可以参见本书下册的“写作基础之非常专业的第一案”当中的相关介绍。
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审查基础文件
除了了解目标和找到合适的参考文本外，动笔前的另外一项非常重要而往往容易被忽略的工作，就是需要仔细审查清楚基础文件。例如营业执照、权属证明以及双方的合作合同和章程等。
当事人往往容易忽略基础文件，因为他们大多是“结婚思维”，没有对基础文件可能影响用词、写作重点乃至整体框架结构等问题给予充分重视；你的指导律师也容易忽略，因为他们往往已经与当事人有了前期交流，而且他的实践经验要比你丰富，对于法律风险的判断能力比你要强，对基础文件乃至具体细节已经了然于胸。
法律事务复杂多变，所需要审查的基础文件自然五花八门，容易令人感到云山雾罩，不知所措。其实万变不离其宗，基础文件其实就是由涉及主体、客体和内容的三部分文件组成：
1、主体方面，需要重点审查的是法律主体成立、存续和变更的各种证明文件。例如：依据企业法人营业执照，判断该主体是否具有独立法人资格；依据验资证明，判断该主体是否有足够的履行能力；根据工商局最新的年审记录，判断该主体是否合法存续至今；依据合作合同和章程，判断该主体的决策机构和程序等等。审查过程当中，尤其要注意我国企业经济性质多样，有国有企业、私营企业、三资企业、合伙企业等，经济性质不同，证明文件就会有较大差异。
2、客体方面，主要审查标的和标的物的权属状况、使用现状等证明文件。例如：不动产的产权证明；设备的发票和合同；货物的发票、合同、提单或仓单；专利和商标的权利登记证书、特种设备的检验证明等。在写作文书时，可以仅将能够代表客体主要特征的要点列出，后面附上客体的证明文件。
3、内容方面，主要审查证明各方往来和权利义务的书面文件，例如意向书、协议书、合同、传真、备忘录、仓单等。逐一对照和澄清。这方面的资料一般会很多，要做好梳理工作，例如编制目录、统计表等。
关于审查基础文件的具体案例可以参见本书下册的“写作基础之非常专业的第一案”当中的相关介绍。
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复核前三步
前三步工作可以为你的写作奠定坚实基础，但容易出现纰漏，尤其是与当事人的沟通交流，很容易产生误解。因此，在下笔之前，务必复核前三步工作，确认你已经完全清楚了当事人的目标、写作任务、完成期限、写作步骤、提交方式等内容。具体复核要点如下：
Ø
向你的当事人和指导律师确认文书写作的目标、用途和阅读对象。假如有书面文件的话，最好让当事人提供关于上述内容的备忘录、会谈纪要等说明性文件，这有助于防止你的工作出现方向性偏差或原则性错误；
Ø
向你的当事人和指导律师分别确认文书的提交期限，需要细化到×日×点为止。类似于“尽快”等关于截止期限的说法是不明确的，因为在不同人的心目当中，“尽快”有不同的含义；
Ø
向当事人索取以往类似交易所使用的合同版本，这样比较容易找到适合当事人风格的表达方式；
Ø
在网络或事务所内部的服务器上搜索相关的文书范本。你可以找到的，往往是你以前给其他当事人准备的或者和其他律师谈判的范本。请记住务必要修改当事人的名字；
Ø
在脑海当中将整个交易过程默想一遍，预见各种意外情形，看看这些意外情形下，文书当中有无相应对策或设计，尤其是当事人没有考虑到的一些细节。
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从初稿到定稿
初稿应该以一个常见的，普通的格式开始，虽然平淡无奇，但往往最安全、实用和避免犯错。
初稿完成后，并不意味着工作的结束，恰恰相反，更重要的阶段开始了。从初稿到定稿，要完成“惊险的一跃”，还必须经过各方花费大量的时间沟通、理解和让步。如果你是一位助理或者初级律师，就意味着你的功课需要经过你的指导律师审阅。记住在当事人给你的律所定下一个交功课的外部期限后，马上与你的指导律师商定一个交功课给他的内部期限，最好精确到某天某时。那些“马上”、“尽快”的说法都是不精确的，因为同一用词在不同人的心中有不同的定义。
切勿在外部期限即将届满前，才匆忙将你的初稿交给指导律师，这意味着你没有给指导律师留下修改文书的充分时间。如此做法往往会把指导律师推到一个两难的尴尬境地：将一份不成熟的初稿直接交出去，文书质量肯定不过关；要动笔修改，就势必延迟外部期限。这两种做法的结果，无疑都会招致当事人的不满。
如果你犯了这样的过错，就要做好承受指导律师大发雷霆的思想准备了。
当你决定可以与指导律师开始讨论文书初稿之前，你应该首先确定自己能够对如下问题坦然地回答：是。
Ø
这份文书是否已经尽了自己最大的努力？达到改无可改的地步？
Ø
文书格式和结构是否遵循参考版本进行起草？
Ø
文书内容是否完整和充分考虑和包容了各方观点和期望？写法、强调重点和内容上是否能够解除各方的疑虑？
Ø
文书语气、文风等是否已经综合考虑各方的接受程度？
与当事人展开讨论之前，为了帮助当事人更好地理解文书内容和迅速了解重点，你可能需要起草一份初稿的总结或概要，以提高沟通效率。
此外，如果可能的话，请你的当事人列出会谈要点，一张清单、提纲或者简单的书面陈述均可，这样做有助于你的当事人事前自我思考和总结自己的关注重点。
对于一些基本事实和观点，在与当事人讨论前，以电子邮件等书面形式予以回复和确认。实践证明，经过这样的事前准备，你可以节省大量而低效的会议时间。
本书下册区别于其他文书范本书籍的不同之处在于，它将文书的初稿和定稿同时列出，读者可以通过对比两个文件之间的差异，更为容易领会和掌握写作的种种具体技巧。
l
制作文书附件
许多文书尤其是有一定长度的法律文书，往往都会列出一系列的附件，用作补充文书内容、解释文书等用途。制作附件往往出于如下需要：
Ø
将引用的法律规定和文件作为正文，方便读者查阅，有助于加强法律文书的可信度；例如：法律意见书当中凡涉及法律规定和引用文件内容的，都需要将其列作附件；
Ø
将某些单一性质但有较长篇幅的内容移到文书后面列为附件，有助于文书简洁和突出重要问题。例如，在不良资产转让合同当中，转让标的——《不良债权清单》的笔数往往多达几百笔，放到正文当中容易阻断阅读，分散注意力。
Ø
将通用性条款列作文书正文，而将某些特殊的条款规定移为附件，有助于兼顾商业交易的各种情况，有效控制法律风险，例如国家建设部颁布的《建筑工程施工合同》格式版本就采取了这种总分合同方式，将《建筑工程施工合同》分为通用条款和专用条款两部分，其中通用条款是正文，专用条款为附件。
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完稿后的工作
别以为文书完稿就万事大吉，如果忽略了完稿后的各项工作，则所有努力最终会变成废纸一张。实践当中，尤其下列的几个方面必须小心注意：
1、根据文书的生效要件准备相应文件
在大多数情况下，文书是当事人签署生效的，例如合同当中通常规定：“本合同经甲乙双方签字盖章后生效”。但是，有些法律文书按照法律强制性规定，必须经过政府部门的批准，例如中外合资合作合同、企业承包经营合同等；有些文书需要事先查找相关文件来确认有效性，例如以公司名义对外签署的担保合同，有效与否必须结合公司章程来判定。因此，律师在完成起草工作后，还必须根据文书的生效要件，准备好相应文件备用。
2、监督文书的打印和装订
文书的制作和签署过程经常会出现各种小错误，例如打印漏页、某一、二个字眼被删改等等。务必记住在文书发出之前，拿着纸文本逐页重新核查一遍。如果你是作为律师助理被安排承担这些工作，记住把这个看似枯燥无味的工作，视为一场检验自己工作态度的考试。
3、监督文书的签署和收发
事先检查和事后复核确保文书上签署各方当事人身份真实无误，印章无误，签名无误，这是确保文书有效性必不可少的重要步骤。此外，文书的收发也非常重要。例如任何一个案子的审判结束后，法庭会根据情况制作出判决书、调解书、裁定书。作为代表律师，应当在收到法律文书后，在第一时间送达当事人，而不是等到上诉期即将届满的前几天。因为只有他才承担判决的后果，享受判决确定的权利。
本文收录于法律出版社即将于2009年出版的《思维的笔迹（上）律师思维与写作技能》和《思维的笔迹（下）真实案例与写作进阶训练》一书当中，原版名：《律师专业思维与写作技能》（上）《律师写作训练与典型案例》（下）
篇8：日语商务文书写作的注意点及技巧
一格式方面的注意点
日语的各类商务文书都有固定格式。所以教师在授课时应该告诉学生要注意遵守这些格式方面的规则。
1.公司名称的书写格式
在日语的商务文章中, 经常见到类似“東洋商事 (株) ”之类的表述。“東洋商事 (株) ”是“東洋商事株式会社”的简略说法, 在非正式的日语文章中经常出现。但是在正式的商务文书中, 公司要写正式的名称, 且要完整书写, 不能省略。也就是说“東洋商事 (株) ”必须写成“東洋商事株式会社”, 否则会显得对对方公司不尊重。
另外, 在日本还有“前株”和“后株”的区别。“前株”指的是把“株式会社”放在公司名称的前面, 写作“ (株) ABC”, 即“株式会社ABC”;“后株”指的是把“株式会社”放在公司名称的后面, 写作“ABC (株) ”, 即“ABC株式会社”。因为在日本, 正式的公司名称是公司在法务局进行法人登记的名称, “株式会社”的位置不是自由填写的, 而是按照先后顺序记录的。所以, “ (株) ”在公司名称前面的公司和“ (株) ”在公司名称后面的公司就不是同一个公司了。也就是说“東洋商事 (株) ”和“ (株) 東洋商事”不是同一个公司, 所以在书写商务文书的时候一定要正确书写“東洋商事株式会社”和“株式会社東洋商事”。如果书写错误的话, 就和错误称呼别人的名字一样, 是很失礼的。不仅如此, 还有可能导致开错发票等更严重的后果。
2.收件公司及收件人的书写格式
在写给商务伙伴的商务文书中, 必须要写清楚对方的公司名称、部门名称、收件人职务和姓名后面的敬称。需要注意的是, 姓名必须写全名, 并在姓名后面加敬称。例如, 写给东洋商事株式会社营业部田中俊二部长的文书, 收件人应该顶格写为:
東洋商事株式会社
営業部長田中俊二様
而不能写成“田中俊二営業部長様”, 也就是说, 职位后面不能写敬称。
如果收件人没有具体的职务, 一般写此人所属的部门就可以了。例如, 写给东洋商事株式会社营业部职员铃木太郎的文书, 收件人的地方应该顶格写为:
東洋商事株式会社
営業部 鈴様木太郎様
如果不是特定写给某个收件人而是写给某个公司或者团体的公函, 一般在公司或团体的正式名称后面加敬称“御中”。例如, 写给“東洋商事株式会社”的公函, 收件人处应该顶格写为:
東洋商事株式会社御中
如果是写给多个收件人, 一般在收件人的共同特征后面加“各位”。例如, 发给营业部所有员工的文书, 收件人处可以写成“営業部各位”。需要注意的是, “各位”本身就是敬称, 所以没有“各位様”的说法。
3.发件公司及发件人的书写格式
在发给商业伙伴的正式商务文书中, 要在发件人姓名旁边盖章, 除了发信人的姓名, 一般也需要注明公司名、公司地址、电话号码。如果是在公司上司或者部门负责人的指示下由部下书写的文书, 发件人一般写上司或者负责人的名字。另外, 如果收信人担任一定的职位, 发信人应尽量写和收信人职位等同的人的姓名以示尊重。
4.回复性文书的书写格式
对商业伙伴的请求、交涉、询问等给予回复的文书称作回复性文书。回复性文书根据内容可分为同意、拒绝、让步等。无论是哪一类, 只要是对对方发来的文书进行回复的, 开头语一概用“拝復”。
二细节方面的注意点
第一, 以前的日语商务文书使用竖写格式, 现在为了和国际接轨, 日系公司的商务文书基本上都用A4 纸横写。第二, 一般情况下, 一份文书只写一件事情, 文书内容要简洁明确。第三, 商务文书在写完之后一定要仔细检查, 确认是否有错字或者漏字, 特别需要注意同音异义字, 防止键盘输入时的选择错误。如果发现有错误, 即使只有一个字错了, 也要改正之后重新打印。第四, 不要跨行书写人名、地名、商品名称、数字、复合词等, 以免引起误解。
三开头语和结束语的书写技巧
日语的商务文书有固定的格式, 发给商业伙伴的社外文书一般都要写开头语 (拝啓/謹啓/拝復/急啓/前略等) 、季节寒暄语 (初春の候/晩秋の候/厳しい寒さが続いておりますが/今年もわずかとなりましたが等) 、问候寒暄语 (貴社ますますご清栄/ご発展/ご繁栄のこととお喜び申し上げます等) 、感谢寒暄语 (平素は格別のお引き立て/ご厚情を賜り/厚く御礼申し上げます等) 、结束语 (敬具/敬白等) 。刚开始学习日语商务文书时, 学生们都觉得这类表达太难记, 因此不喜欢商务文书写作。其实, 这类表达是不需要死记硬背的, 只要能够根据实际情况正确选择就行了。我们在书写日语商务文书时, 一般都使用Word文档, 在Word文档中输入开头语“拝啓”或者“拝復”后按一下enter键, 页面会自动在下一行跳出结束语“敬具”, 同时跳出日语问候语供选择。写作时可以根据时间选择合适的季节寒暄语, 根据自己公司和对方公司的实际情况和平时的业务交往情况选择合适的问候寒暄语和感谢寒暄语。比如, 11月初书写一份打算发给一个经常有业务往来的商业伙伴的文书就可以选择“晩秋の候/貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます/平素は格別のご高配を賜り/厚く御礼申し上げます”等。这样一来就减少了机械记忆的部分, 增加了学习的乐趣。另外, 文书写作时经常需要分条书写, 分条书写之前要居中写“記”, 落款要书写“以上”, 这个在Word上书写也比较方便, 只要输入“記”之后按一下enter键, 就会在文章最后自动出现“以上”字样, 只要按照需要直接分条书写就行了。
四正文内容的书写技巧
1.抓住“6W2H”
因为商务文书大多和公司的业务有关, 所以内容必须准确无误。因此, 书写的时候要抓住“6W2H”, 即“When﹙何时﹚”“Where﹙何地﹚”“Who﹙谁﹚”“Why﹙为什么﹚”“What﹙干什么﹚”“Who﹙对象﹚”“How much﹙价格﹚”“How many﹙数量﹚”, 这8 个要素考虑到了, 内容就准确了。
需要注意的是“How much/many”所表示的期限、期间、数量等, 尽量用年、月、日、时等具体的数字来表示, 避免使用暧昧模糊的表达。比如说, “至急ご回答ください”最好写成“今日中にご回答ください”, “若干名”最好写成“2~3 名”, “相当時間かかります”最好写成“三年ほどかかります”, “昨年並みの業績”最好写成“昨年比1%増”, “莫大な費用”最好具体量化为“○○万円”等。
2.书写简洁
商务文书最重要的一点就是要内容简洁明了。因此需要注意以下几个方面: (1) 要点要分条书写, 避免出现长段落。 (2) 尽量使用简短的单句, 避免使用结构复杂的复句。 (3) 用语言描述起来比较复杂的内容尽量有效利用图解或图表。 (4) 尽量不要使用艰涩难懂的语言、片假名、双重否定等表达方式。 (5) 根据文书的内容, 将文体统一为“です·ます体”或者“だ·である体”。 (6) 尽量不要使用“~と考えられる”“~と思われる”“~のではないだろうか”“~かもしれない”等暧昧模糊的说法。
总之, 书写商务文书时, 必须格式规范、措辞正确。社内文书大多情况是送呈上司阅读, 写得不好的话会影响上司对自己的印象和评价, 进而影响自己的前途。社外文书一般用于与商务伙伴之间的商务往来, 如果犯了有错字漏字、使用错误的敬语、没有遵守格式等错误的话, 会让商务伙伴觉得“那个公司的员工连商务文书都不会书写”, 从而有损公司的形象, 严重的话还会影响商务活动的顺利进行。所以在书写商务文书, 特别是社外文书的时候, 必须要有强烈的责任感, 明白自己是代表公司在写。
摘要：随着中日经济交流的不断扩大, 以语言、文化、文学为中心的传统日语教学模式所培养的人才已经不能满足市场对日语人才的需求, 既有扎实的日语基础又熟悉日本的商务习惯的应用型日语人才就业前景越来越好。日语商务文书的写作能力是有意愿进日系企业从事商务工作的学生必须具备的重要能力之一。
关键词：应用型日语人才,商务文书,写作,注意点,技巧
参考文献
[1]目黑真实、细谷优.日语商务信函技巧与实务 (刁鹂鹏译) [M].大连:大连理工大学出版社, 2010
[2]井田正道、孟雪、孟琳主编.商务日语写作[M].西安:世界图书出版西安公司, 2009