商务文书写作技巧

商务文书写作技巧（通用9篇）

篇1：商务文书写作技巧

[商务文书的写作技巧培训心得]马上就要回去过年了，可学习不能荒废啊，利用本周末时间把“商务文书的写作技巧”这堂课学完了，结业考试成绩为八十七分，错了两道题，商务文书的写作技巧培训心得。培训讲师闫静，授课优点：课程演练与互动较多；不足点：在提出问题时，未充分调动学员的积极性，导致问题抛出去后得不到学员的及时回应。以下是我在听课时做的一些重要知识块的笔记，供大家参考。

商务文书 按形式来划分可以大致分为两类：固定格式的商务文书（如商务合同、邀请信、通知、请示以及批复）和非固定格式的商务文书（如电子邮件）；按内容用途来划分也可以分为两类：通用的商务文书（如通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告）和礼仪性的商务文书（如贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信）。

商务文书的作用和最终目的是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。而这种沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息。而怎么样才能让别人真正理解你的意思而达成你的目标，就需要我们在撰写商务文书时注重它的五大特点：简单直白、准确、朴实、庄重、规范，心得体会《商务文书的写作技巧培训心得》。其中在考量其庄重程度时，我们可以先问自己三个问题：

1、你跟对方熟吗？

2、对方的职位比你高吗？

3、传递的是好消息吗？如果否定的答案越多，庄重的程度就应越大。商务文书撰写有四个要素：主动目标、素材、结构、语言。如果商务文书撰写的仅仅是你的意愿，那是被动目标；如果商务文书撰写能得到别人的行动才是主动目标。

商务文书撰写的六个步骤为：

1、制定正确的行动目标；

2、决定文章的正式程度（正式程度的表现：形式、称谓、语气）；

3、设定文章的总体风格（我们可以把文章的总体风格分为四类，第一类是简单型：资源充足且立场一致，我们撰写时罗列事实，短文即可；第二类是说服型：资源充足但立场不一致，我们撰写时需强调利益所在，并且要多次沟通；第三类是解决问题型：资源不充足但立场一致，我们撰写时需有问必答，较长篇幅；第四类是艰难型：资源不充足立场也不一致，这类就不值得我们花费精力了。）

4、选择文章的层次结构（连贯式：重点在解释事情的前因后果，造应于事故调查报告、工程进展报告、程序安装等；并列式：重点在要便于读者照其兴趣或关注的重点分段阅读，造应于报告、总结、建议书；分析问题式：重点在围 绕问题直到最终解决的逻辑关系而展开，适应于公告、通知等；问答式：适应于企业内刊、内部通讯、操作程序等；行动结果式：适应于广告宣传等。）

5、列出文章大纲；

6、撰写初稿。

商务文书的写作技巧主要有六个方面：

1、增加情感指数（就是增加对读者的关注度，情感指数的计算方式为：用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到撰写者的次数。增加情感指数的方法有：

1、增加每二人称代词，如您、您们；

2、增加第三人称专有代词，如消费者、纳税人、员工、大家等；

3、增加读者的姓名；

4、增加对读者的暗指，如请坐、请放心等。）

2、努力做到“读者为尊”；

3、进行有效反馈（如正面反馈、修正性反馈等）；

4、增加商务文书的时间紧迫性（时间的规范、准确、通用）；

5、增加可性度；

6、做到行文简洁（有五种方式：采用电报文体、另加附件、词句力求简单、多用主动语式、适当运用缩略词。）

篇2：商务文书写作技巧

马上就要回去过年了，可学习不能荒废啊，利用本周末时间把“商务文书的写作技巧”这堂课学完了，结业考试成绩为八十七分，错了两道题。培训讲师闫静，授课优点：课程演练与互动较多;不足点：在提出问题时，未充分调动学员的积极性，导致问题抛出去后得不到学员的及时回应。以下是我在听课时做的一些重要知识块的笔记，供大家参考。

商务文书 按形式来划分可以大致分为两类：固定格式的商务文书(如商务合同、邀请信、通知、请示以及批复)和非固定格式的商务文书(如电子邮件);按内容用途来划分也可以分为两类：通用的商务文书(如通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告)和礼仪性的商务文书(如贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信)。

商务文书的作用和最终目的是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。而这种沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息。而怎么样才能让别人真正理解你的意思而达成你的目标，就需要我们在撰写商务文书时注重它的五大特点：简单直白、准确、朴实、庄重、规范。其中在考量其庄重程度时，我们可以先问自己三个问题：1、你跟对方熟吗?2、对方的职位比你高吗?3、传递的是好消息吗?如果否定的答案越多，庄重的程度就应越大。商务文书撰写有四个要素：主动目标、素材、结构、语言。如果商务文书撰写的仅仅是你的意愿，那是被动目标;如果商务文书撰写能得到别人的行动才是主动目标。

商务文书撰写的六个步骤为：1、制定正确的行动目标;2、决定文章的正式程度(正式程度的表现：形式、称谓、语气);3、设定文章的总体风格(我们可以把文章的总体风格分为四类，第一类是简单型：资源充足且立场一致，我们撰写时罗列事实，短文即可;第二类是说服型：资源充足但立场不一致，我们撰写时需强调利益所在，并且要多次沟通;第三类是解决问题型：资源不充足但立场一致，我们撰写时需有问必答，较长篇幅;第四类是艰难型：资源不充足立场也不一致，这类就不值得我们花费精力了。)4、选择文章的.层次结构(连贯式：重点在解释事情的前因后果，造应于事故调查报告、工程进展报告、程序安装等;并列式：重点在要便于读者照其兴趣或关注的重点分段阅读，造应于报告、总结、建议书;分析问题式：重点在围 绕问题直到最终解决的逻辑关系而展开，适应于公告、通知等;问答式：适应于企业内刊、内部通讯、操作程序等;行动结果式：适应于广告宣传等。)5、列出文章大纲;6、撰写初稿。

篇3：论商务英语写作原则与写作技巧

关键词：商务英语写作,原则,写作技巧

自加入世界贸易组织之后,我国与世界各国的经济交往日益频繁,因此,培养一大批既熟练掌握外语,又通晓国际商务知识,并善于进行跨文化交际的国际商务人才已成当务之急。商务英语信函是进行书面信息沟通的重要手段。在国际商务人员必备的诸多技能中,商务英语写作是其中一项重要的技能,也是商务活动得以顺利开展的重要保证。商务英语写作的技能既反映了商务人员的个人能力,也是提升企业形象、树立良好企业形象的保证。

一、商务英语的写作原则

撰写商务英语信函需在一定的原则指导下才能达到预期效果。相反,如果违背了既定原则,可能会给外贸工作造成意想不到的麻烦。在大量的理论及实践中,我们总结出了以下7C基本原则,即完整性原则( Complete-ness) 、正确性原则 ( Correctness) 、具体性原则 ( concreteness) 、清楚性原则( Clarity) 、简洁性原则( Conciseness) 、体谅性原则( consideration) 、礼貌性原则( courtesy) 。

1. 完整性原则。一封完整的信函有助于表达写作者的交流意图; 有助于建立和表达友善的关系; 有助于防止出现信息遗漏而导致索赔、损失或诉讼。完整性原则包括信函格式的完整性,信函结构的完整性以及信函内容的完整性。标准的信函格式包括信头,日期,信内地址,称呼,正文,结尾敬语,签名。格式的完整性能体现写作者的专业性。信函结构的完整性体现在其结构的模式化。商务英语信函属于实用性文体,程序化程度比较高,一般来说正式的信函由三大部分组成,即信函的开头,正文以及结尾三个部分。信函内容的完整性即一封信函必须包括读者想知道的所有信息,回答读者的一切提问,解答读者的所有疑问。在写作中,我们建议用五个W来检验。

2. 正确性原则。商务英语信函的一个重要功能就是信息功能,也就是传递信息。正确性原则不仅仅是指信函中语法的正确、标点符号和拼写的正确,而且也包括标准的语言,合适的表述,准确的数字以及对于商业术语的正确理解。

3. 具体性原则。商务英语信函都有明确的交际意图和目的,信函的内容都是具体的。在内容表述上,应该确定、准确而又生动,特别是要求对方做出明确反应的信函,或者答复对方提出的要求或问题的信函,或是报盘、接受等。该具体的就要具体,避免模糊、笼统和抽象。如商品的某些质量和特征要用准确的数字; 时间要具体,用年月日,避免使用模棱两可、含混不清的表达法。

4. 清楚性原则。所谓清楚,就是信函要写得清楚明白,无晦涩难懂之处,不至于产生误解。写信人应该尽量将自己的意思表达清楚,有助于收信人正确地理解信函的内容,这样才能达到写信的效果。要做到这一点,应避免使用复杂、冷僻、含义模糊的词句和冗长的句子结构; 正确恰当地分段。

5. 简洁性原则。商务英语属于实用性语言,在实际的商务活动中,信函的用语应尽量简洁,也就是尽量使用简洁的话语表达完整的、详实的信息。简洁常被认为是信函写作的第一要义。在行文中,可以考虑使用缩略语。

6. 体谅性原则。商务英语信函的写作中需要作者时刻注意对方的反应,也就是多为对方着想。在写作中,既要满足对方的需要,在结构、态度、措辞等方面也要考虑对方的接受情况。在行文中我们可以多使用“you atti-tude”,将收信人放在首位。

7. 礼貌性原则。一封彬彬有礼的信函能帮助写作者树立良好的职业道德形象,有助于促进业务,增进友谊,加强交流。礼貌意味着在信函中非常巧妙地表示出诚挚的友情、诚恳的感谢、真诚的礼貌、体贴的理解和由衷的尊重。如何能更好的做好这一点呢? 我们需要掌握以下的几个要点。

( 1) 在行文中多使用积极的词汇,避免使用消极的、有歧视含义的词汇。在平时的阅读写作中多搜集积极的词汇。如please,pleasure,appreci-ate,obliged,grateful,helpful,positive,increase等。商务信件应尊重女性伙伴,尽量避免使用有性别歧视的词语。

( 2) 将命令式用语改为请求式用语。在行文中使用命令式用语会使口气显得很强硬,俨似把自己的想法强加于人。而使用请求式用语,不仅表明了话语意义,还表示了对对方的尊重,语气则显得更加谦和。如我们在行文中建议多采用Please,Will you please,Could you please,It will be highlyappreciated that,It is our pleasure to,Would you be interested in,We regretthat等句型。

( 3) 利用虚拟语气表示客气和委婉语气。表示希望或意见时可用虚拟式,以示礼貌。如We wish you would let us have your reply soon.

( 4) 在行文中恰当使用被动语态。在商务函电中,为了使文章更加礼貌得体,除了选用一些得体的语言外,还应多使用被动语态。因为被动语态能使你的请求显得更加温和,更显客气。而主动语态常有谴责、抱怨对方的语气。

二、商务英语信函的写作技巧

在撰写商务英语信函时我们应当遵守以上的7个原则,那么,除了以上的写作原则外,要想撰写一篇高质量、高效率的文章,我们还应掌握以下的写作技巧。

1. 采用商务英语信函的四步式结构。商务英语信函不同于其他类型的文章,它的写作有一定的框架规范可循。具体表现在内容结构与语言运用等方面要选用常用的四部式的正文结构。通常,常见的商务信函由四部分组成,即引言、详情、应答回复和结束语。

引言部分应说明写信的来由,出于礼貌,商务信函通常通过告知事由或提及彼此之前的联系引出正文,而不是开门见山谈具体事宜,以免唐突与失礼。引言中经常使用的句型有I am writing to you concerning; Thank youfor your letter dated; Referring to our contract; We take pleasure in informingyou that; We are in receipt with thanks of your等。

详情部分即开始进入文章的中心部分。在这一部分应详细说明具体信函事宜及具体要求。

第三部分是应答,也就是我们常说的回复部分。这部分可以涉及要求对方确认、答复或寄来价目表等。在写这部分内容时要根据具体情况来回复,回复时注意礼貌,信息完整,无误。

最后一部分是结束部分。结尾部分可根据信函内容表达感谢之意,提出要求或者提请对方注意。

2. 平时注意积累商务信函的固定表达和句型。商务英语专业的学生应在平时的学习中根据不同的写作内容积累并记忆商务信函的固定表达和句型。只有多记忆,才能在真实的撰写中游刃有余。

三、总结

篇4：细论商务英文写作的礼貌技巧

关键词:商务；英文信函；写作；礼貌原则

礼貌是国际商务信函的一个重要原则。一封彬彬有礼的书信能使你在对方的心目中树起一种良好的职业道德形象。有时为了显示礼貌与人情味，加上一些语气和语句也属于商务书信写作的一种策略和技巧。

一、使用礼貌语言。

在商务英语书信交际中，经常使用的尊称语，亲呢语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。礼貌语言的使用，不仅能传递给对方高兴、感激、愉悦等积极情感，同时还可以委婉的提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用。

例如： a) Your order NO．85 for l00，000 yards of Cotton Prints Art．NO．1002 is rejected．

b) We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO．85 for 100，000 yards of Cotton Prints Art．No．1002．

后一句比前一句恰当，因为后一句比较含蓄，前一句则比较直接、生硬。因此，后一句就是礼貌用语。

二、使用委婉的语气。

在商务交流中，双方难免会有分歧．为了不因直接话语而冒犯他人，建议在商务英文信函写作中尽量使用温和、委婉的语气。要想表达委婉的语气，在商务英文信函写作中，

1.模糊词汇的运用

可以适当使用语义模糊的词汇，如：We are afraid..., we would say..., we may say..., we think..., it seems to us..., we suggest..., as you are aware, as we need hardly point out..., please..., it will be highly appreciated that if you can…

例如：I m afraid we can’t accept “Cash Against Document on arrival of goods at destination”．

2.疑問句的运用

当我们要求对方做写与生意有关的事情时，我们用疑问句更好。句子听起来更礼貌。

例如：Make payment by confirmed irrevocable L/C.

We request you to make payment by confirmed irrevocable L/C.

Could you make payment by confirmed irrevocable L/C.

第一句不合适，因为听起来像命令。第二句在礼貌方面也不妥当。第三句值得推荐。原因很明显，它体现了礼貌，也表示了对对方的尊重。

请求对方做某事时，可以用问句来表示写信人的客气，如：Could you please send us recent updates of. 另外就是使用套句，如：We would be grateful if you could please send…

三、避免不和

避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。

例如：We sincerely recommend you to accept our proposal as our stocks are getting lower and lower day and day, and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return. 在此句中，如果把recommend 该为advise 的话，就会不妥。因为advise 有一种居高临下的涵义，好象非接受我们的建议不可，其实对方接不接受得由自己作主，别人无权干涉。

再如：According to our records , you have not yet settled your account for electronic equipment supplied to you on 10th December and 20th January this year. 作者用According to our records 这个间接缓和模糊限制语来缓和对方未付款的事实。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

四、使用表示感谢的词语。

要善于及时并随时表达你的感谢之情。尤其有时候在批评对方工作不到位时，为避免对方过于没面子，可以先对对方所作出的努力给予肯定和感谢，而后再提及不足之处。

当然，写作时在应用礼貌原则时，很重要的一点就是要把握交际原则，掌握好“礼貌”与“卑恭”之间的度。在语气上既要显出你的热情，礼貌与周到，又要做到不卑不亢，从容自然。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

参考文献:

[1]程润明.国际贸易交际技巧[M].上海：上海外语教育出版社，1995.

[2]陆墨珠.Communicating in International Business. [M].北京：中国对外经济贸易出版社，2004.

[3]王元歌.商务英语信函写作[M].北京：北京大学出版社，2007.

篇5：英语商务信函写作技巧

英语是国际商业交流的通用语言，但你是否知道如何让你的书面英语给别人留下深刻的印象呢？一封完美的商务信函可以帮助你取得更好的结果，那就接着看看以下内容，如何助你成为书信大师的？

良好的第一印象

试着用/salutation/制造一个好印象或是作为一封信的开头，并确定收信人的名字和称呼是正确的。例如Dear Ms.Jones。如果你不知道他们的姓名的话，可以使用 Dear Sir or Madam。阐明写信的目的你应该在信的第一段阐明写信的原由，例如As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.写信的原因

写商务信件的原因有很多种，例如/inquiry/（询问信息），/request/（请求某人做某事），/apology/（道歉）/complaint/（投诉问题）。这些不同原因就决定了信件的样式和语气。请求帮助的信

如果您在写一封请求帮助的信，你就可以写 Could you possibly...或是 I would be grateful if you could...转达坏信息

如果你是要告诉收信人一些坏消息或是道歉，那你就应该写得礼貌而得体，并说明问题的原因。例如Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment.或是 I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier。信件末尾

在最后一段中，你可以把一些closing remarks 写进去如:Please contact us if you have any further questions。如果你的信中还包括文件等，你可以在信尾处写上Please find enclosed...或是 I am enclosing...提到今后的联系时间

信尾处你还应该提到今后联系的时间，例如 /I look forward to seeing you next Thursday／。结束语

如何写close或信件的结束语取决于你和收信人的关系何。/Yours faithfully比 yours sincerely更正式，而best regards用于好朋友或是熟悉的人之间。

签名

在结束语后签上你的signature（手签的名字），然后在下面加上你的名字和你的职位。检查错误

篇6：电子商务信函写作技巧

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篇7：电子商务信函写作技巧

1）跟新买家建立联系

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篇8：日语商务文书写作的注意点及技巧

一格式方面的注意点

日语的各类商务文书都有固定格式。所以教师在授课时应该告诉学生要注意遵守这些格式方面的规则。

1.公司名称的书写格式

在日语的商务文章中, 经常见到类似“東洋商事 (株) ”之类的表述。“東洋商事 (株) ”是“東洋商事株式会社”的简略说法, 在非正式的日语文章中经常出现。但是在正式的商务文书中, 公司要写正式的名称, 且要完整书写, 不能省略。也就是说“東洋商事 (株) ”必须写成“東洋商事株式会社”, 否则会显得对对方公司不尊重。

另外, 在日本还有“前株”和“后株”的区别。“前株”指的是把“株式会社”放在公司名称的前面, 写作“ (株) ABC”, 即“株式会社ABC”;“后株”指的是把“株式会社”放在公司名称的后面, 写作“ABC (株) ”, 即“ABC株式会社”。因为在日本, 正式的公司名称是公司在法务局进行法人登记的名称, “株式会社”的位置不是自由填写的, 而是按照先后顺序记录的。所以, “ (株) ”在公司名称前面的公司和“ (株) ”在公司名称后面的公司就不是同一个公司了。也就是说“東洋商事 (株) ”和“ (株) 東洋商事”不是同一个公司, 所以在书写商务文书的时候一定要正确书写“東洋商事株式会社”和“株式会社東洋商事”。如果书写错误的话, 就和错误称呼别人的名字一样, 是很失礼的。不仅如此, 还有可能导致开错发票等更严重的后果。

2.收件公司及收件人的书写格式

在写给商务伙伴的商务文书中, 必须要写清楚对方的公司名称、部门名称、收件人职务和姓名后面的敬称。需要注意的是, 姓名必须写全名, 并在姓名后面加敬称。例如, 写给东洋商事株式会社营业部田中俊二部长的文书, 收件人应该顶格写为:

東洋商事株式会社

営業部長田中俊二様

而不能写成“田中俊二営業部長様”, 也就是说, 职位后面不能写敬称。

如果收件人没有具体的职务, 一般写此人所属的部门就可以了。例如, 写给东洋商事株式会社营业部职员铃木太郎的文书, 收件人的地方应该顶格写为:

東洋商事株式会社

営業部 鈴様木太郎様

如果不是特定写给某个收件人而是写给某个公司或者团体的公函, 一般在公司或团体的正式名称后面加敬称“御中”。例如, 写给“東洋商事株式会社”的公函, 收件人处应该顶格写为:

東洋商事株式会社御中

如果是写给多个收件人, 一般在收件人的共同特征后面加“各位”。例如, 发给营业部所有员工的文书, 收件人处可以写成“営業部各位”。需要注意的是, “各位”本身就是敬称, 所以没有“各位様”的说法。

3.发件公司及发件人的书写格式

在发给商业伙伴的正式商务文书中, 要在发件人姓名旁边盖章, 除了发信人的姓名, 一般也需要注明公司名、公司地址、电话号码。如果是在公司上司或者部门负责人的指示下由部下书写的文书, 发件人一般写上司或者负责人的名字。另外, 如果收信人担任一定的职位, 发信人应尽量写和收信人职位等同的人的姓名以示尊重。

4.回复性文书的书写格式

对商业伙伴的请求、交涉、询问等给予回复的文书称作回复性文书。回复性文书根据内容可分为同意、拒绝、让步等。无论是哪一类, 只要是对对方发来的文书进行回复的, 开头语一概用“拝復”。

二细节方面的注意点

第一, 以前的日语商务文书使用竖写格式, 现在为了和国际接轨, 日系公司的商务文书基本上都用A4 纸横写。第二, 一般情况下, 一份文书只写一件事情, 文书内容要简洁明确。第三, 商务文书在写完之后一定要仔细检查, 确认是否有错字或者漏字, 特别需要注意同音异义字, 防止键盘输入时的选择错误。如果发现有错误, 即使只有一个字错了, 也要改正之后重新打印。第四, 不要跨行书写人名、地名、商品名称、数字、复合词等, 以免引起误解。

三开头语和结束语的书写技巧

日语的商务文书有固定的格式, 发给商业伙伴的社外文书一般都要写开头语 (拝啓/謹啓/拝復/急啓/前略等) 、季节寒暄语 (初春の候/晩秋の候/厳しい寒さが続いておりますが/今年もわずかとなりましたが等) 、问候寒暄语 (貴社ますますご清栄/ご発展/ご繁栄のこととお喜び申し上げます等) 、感谢寒暄语 (平素は格別のお引き立て/ご厚情を賜り/厚く御礼申し上げます等) 、结束语 (敬具/敬白等) 。刚开始学习日语商务文书时, 学生们都觉得这类表达太难记, 因此不喜欢商务文书写作。其实, 这类表达是不需要死记硬背的, 只要能够根据实际情况正确选择就行了。我们在书写日语商务文书时, 一般都使用Word文档, 在Word文档中输入开头语“拝啓”或者“拝復”后按一下enter键, 页面会自动在下一行跳出结束语“敬具”, 同时跳出日语问候语供选择。写作时可以根据时间选择合适的季节寒暄语, 根据自己公司和对方公司的实际情况和平时的业务交往情况选择合适的问候寒暄语和感谢寒暄语。比如, 11月初书写一份打算发给一个经常有业务往来的商业伙伴的文书就可以选择“晩秋の候/貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます/平素は格別のご高配を賜り/厚く御礼申し上げます”等。这样一来就减少了机械记忆的部分, 增加了学习的乐趣。另外, 文书写作时经常需要分条书写, 分条书写之前要居中写“記”, 落款要书写“以上”, 这个在Word上书写也比较方便, 只要输入“記”之后按一下enter键, 就会在文章最后自动出现“以上”字样, 只要按照需要直接分条书写就行了。

四正文内容的书写技巧

1.抓住“6W2H”

因为商务文书大多和公司的业务有关, 所以内容必须准确无误。因此, 书写的时候要抓住“6W2H”, 即“When﹙何时﹚”“Where﹙何地﹚”“Who﹙谁﹚”“Why﹙为什么﹚”“What﹙干什么﹚”“Who﹙对象﹚”“How much﹙价格﹚”“How many﹙数量﹚”, 这8 个要素考虑到了, 内容就准确了。

需要注意的是“How much/many”所表示的期限、期间、数量等, 尽量用年、月、日、时等具体的数字来表示, 避免使用暧昧模糊的表达。比如说, “至急ご回答ください”最好写成“今日中にご回答ください”, “若干名”最好写成“2~3 名”, “相当時間かかります”最好写成“三年ほどかかります”, “昨年並みの業績”最好写成“昨年比1%増”, “莫大な費用”最好具体量化为“○○万円”等。

2.书写简洁

商务文书最重要的一点就是要内容简洁明了。因此需要注意以下几个方面: (1) 要点要分条书写, 避免出现长段落。 (2) 尽量使用简短的单句, 避免使用结构复杂的复句。 (3) 用语言描述起来比较复杂的内容尽量有效利用图解或图表。 (4) 尽量不要使用艰涩难懂的语言、片假名、双重否定等表达方式。 (5) 根据文书的内容, 将文体统一为“です·ます体”或者“だ·である体”。 (6) 尽量不要使用“~と考えられる”“~と思われる”“~のではないだろうか”“~かもしれない”等暧昧模糊的说法。

总之, 书写商务文书时, 必须格式规范、措辞正确。社内文书大多情况是送呈上司阅读, 写得不好的话会影响上司对自己的印象和评价, 进而影响自己的前途。社外文书一般用于与商务伙伴之间的商务往来, 如果犯了有错字漏字、使用错误的敬语、没有遵守格式等错误的话, 会让商务伙伴觉得“那个公司的员工连商务文书都不会书写”, 从而有损公司的形象, 严重的话还会影响商务活动的顺利进行。所以在书写商务文书, 特别是社外文书的时候, 必须要有强烈的责任感, 明白自己是代表公司在写。

摘要：随着中日经济交流的不断扩大, 以语言、文化、文学为中心的传统日语教学模式所培养的人才已经不能满足市场对日语人才的需求, 既有扎实的日语基础又熟悉日本的商务习惯的应用型日语人才就业前景越来越好。日语商务文书的写作能力是有意愿进日系企业从事商务工作的学生必须具备的重要能力之一。

关键词：应用型日语人才,商务文书,写作,注意点,技巧

参考文献

[1]目黑真实、细谷优.日语商务信函技巧与实务 (刁鹂鹏译) [M].大连:大连理工大学出版社, 2010

[2]井田正道、孟雪、孟琳主编.商务日语写作[M].西安:世界图书出版西安公司, 2009

篇9：浅谈商务英语应用文写作技巧

关键词：应用文写作；写作原则；写作技巧

[中图分类号]H319

[文献标识码]A

[文章编号]1006-2831（2013）11-0144-4 doi：10.3969/j.issn.1006-2831.2013.04.039

入世后，我国外贸企业的行业准入渐次开发，国际贸易企业数量大量增加，高素质、专业化的外贸人才成为企业参与国际业务竞争的必备因素。英语交际能力是国际商务人才不可或缺的必要条件，商务英语写作更是一项备受青睐的技能，它不仅展示一个人的英语写作能力，更体现出他所服务的企业或机构的形象。在教学实践中我们发现，不少学生对英语写作感觉无从入手，而英语应用文写作更让学生感到心有余而力不足。本文以现实案例为蓝本，尝试通过不同的实例分析把隐藏在教学背后的枯燥乏味的理论知识变得更简单有趣，从而激发学生的学习欲望，更快地提高学生获取所需知识的能力。

1 . 商务英语应用文的特点

应用文的范围很广泛，包括通知、信件、备忘录、报告等等。它的主要特点是实用。因此应用文既不同于文学创作，也不同于日常口头的交际用语。简单说来它有以下三个主要特点：

1 . 1 格式规范

应用文的格式，也是一种语言，一种文化的表现形式，是使用这一语言的人们在长期的社会活动中形成的。下面以商务信函为例。一般来说，商务信函有齐头式、混合式两种。齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。混合式：每一段的首行缩进两格，落款在信末中间靠右下的位置。商务信函一般由信头、日期、信内地址、称谓、正文、结束语和签名组成。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。收信人地址要写在左上角，寄信人地址要写在右上角，寄信人地址也可以不写，姓名写在地址上面，地址排列顺序依次为门牌号、街区名、城市和国名。在信的开头人名前一定要加Mr.， Mrs.， Dear等比较尊敬的称呼，无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam称呼收信者。英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。在结束语下面应是写信人的签名，是英语写作中必不可少的一个环节。结束语的姓名格式应与称呼相对应。值得注意的是写给团体机构的信，结束语就应当是全名。也就是结束语处就不能用Jim这种形式，必须写Jim Smith。

1 . 2 文体朴实

应用文是要解决实际问题的，不是为了以情动人。因此，在文字表达上注重客观表述，并且句法和用词都要很朴实。例如：在表达“火”这个词语时，要选择通俗易懂的词语“fire”，而不是用生僻难懂的词语“conflagration”。

1 . 3 简明扼要

应用文的实用性决定了它必须简明扼要。因为现代社会生活节奏的加快，人们越来越注重效率，节约时间。用简明扼要的语言把事物表述清楚，也是应用文的一个重要特点。如“As what you have requested， we are sending you our latest price list.”这句话改成“As requested， we are sending you our latest price list.”则更简洁。

2 . 商务英语应用文的写作原则

商务英语应用文写作的目的是要实现沟通的交流功能，必须遵循五个原则，即正确、清晰、简洁、礼貌体贴和完整。

2 . 1 内容正确

正确是指信中所谈的事情要准确、具体，不用含糊抽象的词如：at an early date，soon等词汇。在商业信函写作时，表达的用词用语及标点符号必须正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错将会造成一些不必要的麻烦。另外，除了避免语法、拼写、标点错误外，所引用的史料、数据等也宜准确无误。在这样一个信息铺天盖地的时代，信息多得真假难辨，如果信函所传递的信息不准确，含糊不清可能会带来无法预料的损失。在商务函件中有许多的专业术语，专业术语、缩略词的频繁使用是英语商务信函写作的一大特点。例如：insurance policy（保单），letter of credit或L/C（信用证），CIF（到岸价），FOB（离岸价）等。正确使用这些术语才能避免出错造成严重的损失。

2 . 2 内容清晰

要做到内容清晰，首先写信者在拟文前要清楚地知道自己要写什么，其次为了保证对方收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解，写信者要条理清晰、表达准确，避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇。

2 . 3 语言简洁

行文流畅、言简意赅、避免冗长，即写信者应用尽可能少的文字表达必须传递的信息，并且不影响信函的礼貌性。不仅英语商务信函的格式要简明扼要，而且信函的语言要通俗易懂，内容要精炼丰富。写信者在行文过程中应该尽量选用简单、易懂、朴素的词汇，采用简短、直接的句式。如：small in size，就可以直接用small一词来表达。

2 . 4 礼貌体贴

为了建立、保持友好的贸易伙伴关系，英语商务信函往来一般要注重礼貌原则，以礼待人。在信函中宜多用“It will be highly appreciated that”“It is our pleasure to”“We regret that”等礼貌用语。但同时也要遵循国际贸易原则，做到不卑不亢、得体大方。另一方面，要想达到使用礼貌语言这一目的，就要使用试探性的语言，这样即可以避免表达的绝对化又可以表现礼貌修养，如在表示拒绝邀请时，不生硬无理地说“I cannot accept your invitation”而是要婉转拒绝“Id love to but Im afraid I couldnt accept your invitation”。体贴指的是写信者应设身处地地想到对方，尊重对方的风俗习惯，同时还应该考虑到收信者的文化程度、宗教信仰、性别等方面的因素，措辞上多选用些礼貌婉转的词语。例如表达“拒绝”这一概念时，可以用“refuse，decline”，“refuse”一词的语气较为强烈，而“decline”的语气较为舒缓。在进行投诉时可以用这样的句型： I must complain about... /I am not satisfied with…/I feel something should be done about...

2 . 5 完整

完整是指信息具体翔实、丰富生动，强调信息的完整性。在信函中所说的信息，必须有头有尾，不能说半截，留半截。比如邀请函，邀请的时间、地点、内容，活动要求都要一次性说清楚，不能有所偏差。信息的完整性原则尤其体现在对信函的回复，写信者必须将对方询问的具体事项回答清楚，不能有所遗漏。如，对询盘的回复。如对方问及产品的尺寸大小、颜色、材质，价格，那么在回复时必须要对相关问题一一解答，让对方一目了然。

3 . 商务英语应用文写作技巧

3 . 1 社交信函

社交信函主要涉及日常生活和工作中经常使用到的英文信函。如求职信、辞职信、个人简历、介绍信、感谢信、祝贺信、邀请信、通知、电子邮件、投诉信、推荐信、慰问信和建议信。

下面以祝贺信为例。祝贺信是向对方道喜或表示祝贺的信件，一般用于对方有什么喜事或取得了什么成绩，还用于节日寿诞等。祝贺信的主要内容包括表达听到喜悦的心情，对喜讯进行积极评价，以及自己的希望和美好祝福。写祝贺信应注意以下几点：

（1）要充满热情喜悦，使对方确实感到温暖和振奋；

（2）赞美要做到实事求是、恰如其分，不要过分拔高甚至献媚；

（3）祝贺信应该及时，用词要简练，篇幅不宜过长。

Sample：

November 2， 2013

Dear Mr. Alright，

Congratulations on being named this years Outstanding Manager. I once visited one of your branches and was very much impressed. I am sure you deserve this honor， and I feel so happy for you.

Best wishes for even greater success to you and your company in the coming new year！

Sincerely yours，

John Black

例文的赞美很好地做到了实事求是，I once visited one of your branches and was very much impressed.（我曾经参观过您公司的一个分部，留下了非常深刻的印象）。作者在文中用到这样一句，既让对方感到振奋，又显示出自己祝贺的真诚，而非虚情假意的锦上添花。但同时作者又仅仅用了这么一句话带过，而又没有用太多的语句来形容自己参观的见闻感受，使祝贺信的主题很明确、不啰嗦。

3 . 2 商务信函

商务信函包括商业广告、建立业务关系信函、询价函与回复、促销函、报价函与回复、还价与订购、合同、索赔与理赔、催款与还款、报告、会议纪要及日程安排、招标与投标、代理。

商务信函的写作可以说很简单，因为它和文学写作不同，商务信函写作有其固定的写作模式。也就是说，你只要掌握了其中的套路，便可以写出一篇最起码格式正确、主题明确的商务信函。下面以询盘enquiry信函为例。

交易磋商是国际贸易中非常重要的一个部分，由询盘、报盘、还盘和接受这四个部分构成，询盘既要具体地说明你所需要的商品、目录、价格单、样品等，又要简洁、抓住要点。询盘信函一般由三个部分组成：

（1）开头，提交如何获悉对方的姓名地址、写信目的。如：We have seen your advisement at… and are interested in your…（我方在xx看到你方广告，对xx产品感兴趣）

（2）具体陈述你方要求。如：C o u l d you please send me a copy of your latest catalogue？（可否寄一份最新的产品目录给我们？）

（3）结尾部分，致谢并期望早日收到回复。如：we look forward to your early reply.（期待您的回复）。

商务信函基本都可以按照固定的套路去写，所以显得很容易。但同时商务信函的写作又非常困难，它困难之处在于，写作时必须小心使用文字——既要使用恰当的文字，以便可以和对方保持友好合作关系，又要使用有力度的词汇以达到你的商业目的。因为商务活动中企业追求利益是第一位的。因此与其他写作不同，英语商务信函写作强调的是信息沟通的有效性，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应。在起草商务信函时，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。

下面以催款（collection）为例。

催款信的写作要领是提醒对方贷款未付；写明欠款金额和逾期时间；希望对方及时回复，按时还款。催款信要求文字有说服力，但还必须语气友好，给双方都留有余地。

Sample

Dear Sir or Madam，

I am writing to remind you that your bill for$1，500 is now 30 days past due.

If you have any problem， well be willing to help. We should， however， appreciate hearing from you so we can work out a mutually agreeable payment schedule.

Please use the enclosed envelope or call me at 6809-1123.

Yours sincerely，

Susan Yan.

在这篇例文中，有这样一些典型的例句：

A. I am writing to remind you that your bill$1，500 is now 30 days past due.（现来函提醒贵方1，500美元的贷款已逾期30天）

B. Appreciate hearing from you.（我方希望得到你方的回复）

C. Please use the enclosed envelope or call me at…（请使用随函附上的信封或拨打我的电话……）这些句子就属于商业“八股文”，在实际运用时，完全可以用这个套路写给任何一个欠你钱的单位。如果学生将这些句子记住了，那么一个催款信就完成3/4了。当然，对方的欠款数目以及你的电话根据实际情况改一下就成了。那么这个催款信的1/4怎么办呢？这就要看写信的作者会不会“做人”了。换句话说，催款信要让看信的人感觉好接受。例如：If you have any problem， well be willing to help.（如果贵方有任何问题，我方乐于提供帮助）。这样的句子就显得有人情味多了。那他们在看了这样的句子后也可以顺势给自己找个为何拖欠款项的台阶下了。这对双方以后的合作关系是很重要的。当然这不是唯一的说法，但需要注意的是：用友好的语气给双方留有余地。

3 . 3 商旅信函

商旅人士出差、旅行和参加公共活动时常常面对选择宾馆、酒店、旅行安排和交通工具问题，也会碰到形形色色的表格和票据。专门从事这方面工作的人员要懂得这些信息的英文基本表达方法才有利于工作的进行。其中旅行广告、旅行计划、商旅票据是商旅人士必须要熟悉的。旅游广告是商旅人士获得住所的主要信息来源，其用词简洁达意、生动活泼、注重广告效应，不完全按照句子体例编排，主要构成元素是词汇。例如，No. of Nights（逗留天数），suit（套间），reservation form（旅客预订单据）。旅行计划主要涉及用英语来描述整个行程安排，其中必不可少的包括人物、联系方式、地点和行动路线。例如：

Firstly， from Monday to Friday， we will have a group discussion with Professors from different departments about Chinese culture and philosophy in the morning.

（首先，从周一到周五的每天上午，我们将与来自不同系的教授就中国文化和哲学进行小组讨论。）

至于商旅票据和表格的填写也是一项必会的商务技能。当然这些票据表格不一定要写作者亲自去制作，但从学习的角度讲，还是要熟悉相关词汇的意思，否则拿着一堆英文表格就会无从下手。例如hotel records（旅馆记录），to be confirmed（需要确认），quarantine（检疫单）等等。

4 . 结论

由于英语目前在国际商务活动中仍然占重要地位，英语应用文写作也是国际商务人员必备的能力。古人云：“读书破万卷，下笔如有神。”平时要大量阅读，背诵大量的优秀范文，这样写作时就可以脱口而出，随心所欲地支配。当然商务英语应用文写作能力的提高必须经过长期的实践锻炼才行。

参考文献

李宏波.国际商务英语等级考试教程[M].上海：科学技术文献出版社，2006.

薛水明.英语应用文写作实训教程[M].苏州大学出版社，2007.