部门印章管理制度

部门印章管理制度（精选9篇）

篇1：部门印章管理制度

部门印章管理制度

一、总则

1.为加强公司印章管理，规范公司部门/中心印章（以下简称“印章”）的刻制、发放、保管、使用、停用、废止和销毁，制定本制度。

2.本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以有关部门/中心名义证明其权威作用而使用的印章。

二、印章格式

印章刻有公司各部门/中心名称，一律为圆形，直径为4.2cm，中央一律刊五角星，星尖直径为1.4cm，圆边宽为0.12cm，五角星外刊公司名称，自左而右环行，部门/中心名称在星下方作横排，印文使用简化宋体字。

三、印章应用范围

1.印章不具备法人效力，只能用于以部门名义对内的发文、通知、生产工程计划等工作性文书，对上级的请示、报告、各种统计报表（月报、季报、年报）等事务性文书，对外的证明、函、介绍信以及经营需要等联系性文书。

2.凡以公司名义下发或需以法人名义对外的文书，应按照办公流程申请使用公司印章，部门/中心应审慎评估印章使用范围与效力，杜绝出现以部门名义使用印章代表公司整

体与法人效力的情况，严禁开具加盖印章的空白介绍信、证明等。

四、印章管理

1.权限。印章的刻制、停用、废止和销毁均需总裁批准；行政管理中心负责具体的印章格式确定、刻制、发放、停用收回、废止销毁，印章印鉴档案，印章管理制度的制修订，以及印章使用的监督检查；各部门/中心负责印章的使用、具体管理保存、使用登记，并根据需要和实际情况提出单独刻制申请等。

2.刻制。印章一般在公司组织机构调整后，由行政管理中心根据总裁指示统一刻制；新增部门/中心、印章遗失损毁等情况需单独刻制的，由相关部门/中心提出申请，经总裁批准后由行政管理中心负责刻制；印章刻制后，均在行政管理中心统一填写印章登记卡留样备案（见部门/中心印章登记卡）。

3.保管、使用与登记。行政管理中心统一制作印章使用登记表，与印章一同交由各部门/中心指定的印章保管人（不能为部门/中心领导）保管，一般应放置于有安全防护措施的专门保管箱柜等处；保管人名单报行政管理中心备案；凡需加盖印章的文书，由部门/中心领导批准签署，经办人与保管人核对并签字登记（见部门/中心印章使用登记表），文件类应复印存档；保管人因事离开岗位的，须由部门/中-2-

心领导指定专人代替；行政管理中心定期对印章使用登记保管情况进行检查。

4.遗失、损毁。印章在出现遗失、损毁情况时，应及时报行政管理中心备案、公示等，并在评估后确定是否新刻。

5.停用、废止与销毁。因公司组织机构变更、总裁批准或其他原因应停用或废止的印章，由使用部门/中心及时将印章及印章使用登记表交行政管理中心处理；停用后重新使用的，由部门/中心单独申请，总裁批准后发还重新启用；停用三年的，由行政管理中心报请废止并销毁；废止的，印章和使用记录保存三年，再报请销毁。

五、罚则

1.严禁未经批准私刻、私用印章。

2.违反印章管理制度的，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯法律者，公司保留提请司法机关依法追究法律责任的权利。

3.本制度自发布之日起施行，由公司行政管理中心解释并修改。

篇2：部门印章管理制度

1.目的为保障公司权益，加强公司部门印章的管理，规范部门印章的保管、使用等，特制定本规定。

2.职责

2.1 部门章分发至各部门，由各部门负责人负责本制度的实施。

2.2 部门印章的使用与管理由部门负责人负责，实行责任审批制度。

2.3 部门分管领导应对分管部门印章的使用情况进行监督并定期检查。

3.部门印章的启用

3.1 新印章要做好戳记，并统一在档案室留样保存，以便备查。

3.2 新印章启用前由档案室下发启用通知，并注明启用日期、责任部门和使用

范围。

4.部门印章的使用范围

4.1 使用于企业内部行文，通知，部门与公司、部门与部门业务范围内的工作文件等。

4.2 凡属合同、协议以及涉及经济问题的全部文本，不得使用部门印章。

4.3 部门在进行对外联络商洽等一般性事务时，不得使用其部门印章代表公司签署任何合同（包括但不限于劳动合同、经济合同）、协议或发出公函，要做到专章专用。

5.部门印章的管理

5.1 印章的使用管理必须遵循安全、规范、合法、有效的原则。

5.2 印章实行专人管理、专人使用，原则上由部门负责人保管及使用。

5.3 印章保管必须安全可靠，须加锁保存。

6.印章使用及登记。

6.1 印章使用必须基于真实、合法、手续完备的经营活动。

6.2 公司实行责任审批制度，启用部门印章必须由部门负责人签批。

6.3 文件的附件（如各类业务报表等）凭发文并按该文中限定发给附件的单位、数量用印。

6.4 办理使用部门印章的事项，须由经办人认真填写《部门用章表》，写明用印部门、用印时间、用印文别、发往单位、事由及印别等，经签批人审核批准，经办人签字后用印。

6.5 用印时必须做好登记备案，《部门用章表》及用章记录需妥善保存以备分管领导核查，每季度末由分管领导签名确认后，归档档案室。

6.6 不准外单位人员到印章管理人处直接办理用印。

6.7 到公司外使用部门印章时，需填写《部门用章表》，载明事项。必须由印章管理人随同监印，并于当天下午16：30以前将印章归还。若不能按时归还，经办人员须向分管部门领导报告，同时写出简要书面说明，经分管领导批示办理。

6.8 不得在空白介绍信、空白便函、空白证件上用印。如有特殊情况用印，须经分管领导批准，并标明用途，同时在《部门用章表》上备注为“空白”。

6.9 印章必须与落款一致。属“代章”性质的应该注明“代章”二字。

6.10 印章管理人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，未按批准权限用印或用印件内容有误的，印章管理人员不予用印。

6.11 经办人拒绝印章管理人员审核用印内容的，印章管理人员有权拒绝用印并报告领导处理。

6.12 印章如有丢失、毁损、被盗、误用情况，应立即书面逐级上报详细情况，并迅速采取应急措施防范风险。

7.印章的移交。

7.1 印章管理人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章签批人应指定他人代管，原则上由印章签批人或部门分管领导代管。专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记管印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落

实到人。交接工作时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。交接人员签字，印章签批人签字认可后备存。

7.2 印章专管人员调离或因各种原因离岗时，印章签批人应指定他人管理印章，并及时办理交接工作，交代用印注意事项。

8.印章刻制和废止。

8.1 刻制部门印章必须经总经理同意后，交档案室统一刻制。

8.2 印章刻制后必须以正式文件发出启用印章的通知，并附注印章印模，以备查对照。

8.3 对损坏或过期作废的印章，印章管理人员必须于当日向签批人报告并移交档案室存档。

9.印章使用管理中的过错责任追究。

9.1 未经签批人明确表示“同意”而私自使用印章的、不当甚至违法使用印章的、不认真履行管理责任而造成印章丢失的，均属严重违纪行为，按情节轻重及后果大小对印章管理人员及有关责任人员追究其相应责任。

9.2 部门印章管理人在公司规定的印章使用权限范围外，以公司的名义实施民事法律行为，签署合同、协议或发出公函的，一经发现，严肃处理，由此造成民事、经济、法律纠纷和后果的，由印章管理人员、印章签批人及有关责任人员承担相应的法律责任，并赔偿公司及第三方的经济损失。

篇3：部门印章管理制度

一、高校作废印章归宿的调查

近日, 笔者通过因特网随机对全国各地66所高校作废印章归宿情况进行了抽样调查, 结果如下:第一, 注销归档的有28所高校。高校有:中山大学、湖北大学、湖南大学、华东交通大学、中国农业大学、长安大学、长春大学、成都大学、北京工业大学、辽宁工业大学、南昌大学、南华大学、山西大学、上海大学、西南大学、徐州师范大学、安徽师范大学、浙江农林大学、大连交通大学、重庆大学、重庆工商大学、杭州电子科技大学、衡阳师范学院、柳州师范高等专科学校、马鞍山师范高等专科学校、中南林业科技大学、华南农业大学、武汉理工大学;第二, 上交的有15所高校。高校有:中国地质大学、青岛大学、山东理工大学、天津外国语大学、武汉纺织大学、西安工程大学、西安交通大学、西南石油大学、河南科技大学、成都理工大学、广东商学院、广州中医药大学、淮阴工学院、兰州交通大学、南京航空航天大学;第三, 销毁的有15所高校。高校有:北京师范大学、吉林大学、暨南大学、南京师范大学、海南大学、河海大学、河南工业大学、湖南农业大学、青海大学、广东外语外贸大学、山西农业大学、阜阳师范学院、合肥师范学院、湖州师范学院、上海工程技术大学;第四, 无明文规定的有8所高校。高校有:北京航空航天大学、贵州师范学院、韩山师范学院、江苏技术师范学院、山西大学、商丘师范学院、沈阳师范大学、西华师范大学。

以上调查可知:根据高校相关规章制度, 大致可以将作废印章的归宿划分为四种类型, 第一类是采取注销归档方式, 约占调查高校总数的42.4%。也就是说, 近半数高校能根据相关规定制定相应的管理制度, 采取比较合理的方式和手段对本校印章档案进行妥善保管。第二类采取上交方式与第三类采取销毁方式的高校各占22.7%, 说明采取此两类管理方式的高校贯彻执行国家相关规章制度还不太全面或者说有一些偏差, 存在诸多漏洞和不足。第四类高校在其相关印章管理制度中仅仅提到了怎么来启用与管理学校印章, 对如何处置作废印章却只字未提, 约占12.2%, 或许能推定这类高校还没有意识到印章档案管理工作的重要性。笔者认为, 尽管难以确定被调查的高校是否还存在相关更为完善的印章管理制度, 甚至对网络信息更新是否及时也存在质疑, 但由于其调查数据与高校实际应该做到的制度化、规范化管理印章的工作目标相去甚远, 足以说明全国有相当部分高校没有对本校作废之后的印章进行妥善管理, 结合被调查高校的印章管理方面的规章制度的实际内容, 我们不难得出这样的结论:国家档案局于2008年6月发布了《印章档案整理规则》在高校还没有得到很好的贯彻执行, 高校印章管理工作还亟待加强。

二、高校印章档案管理乱象原因

1.由于历史的原因, 高校档案部门一直将作废印章归入实物资料而非档案。1993年11月, 国家教育委员会发布了《关于发布<高等学校档案实体分类法>、<高等学校档案工作规范>的通知》 (以下简称《通知》) , 在《通知》中没有涉及印章档案的内容, 而这个《通知》从1994年开始一直沿用至今, 都是高校档案管理工作的法理依据和贯彻执行的工作规范。《通知》没有将作废的印章归入集中统一管理的档案范畴, 加之作废印章表现为实物资料的特征, 高校档案部门在很长的一段时间里都把作废的印章归入实物资料的范畴来进行管理, 这一认识直接决定了其命途多舛。

2.由于档案管理继续教育课程陈旧, 对于小类别档案规章制度的颁布缺少关照, 致使印章档案成为管理盲区。高校档案工作者每年都要接受档案主管部门开展的继续教育业务培训, 由于继续教育业务课程内容陈旧, 极少更新, 所以大家能接受到的新业务知识十分少, 自然也就没有及时得到关于印章档案管理方面的业务培训, 大家很少有人知道什么叫印章档案, 也不真正了解其整理归档的法理依据。其实, 对于印章的管理, 早在1999年10月国务院就颁布了《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》 (以下简称《规定》) , 其中第二十四条明确规定:“国家行政机关和企业事业单位、社会团体的印章, 如因单位撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时, 应及时送交印章制发机关封存或销毁, 或者按公安部会同有关部门另行制定的规定处理。”这应该是国家比较早的关于印章管理方面的明文规定, 这个时期, 高校的作废印章是可以“及时送交印章制发机关封存或销毁”的。但在2008年6月国家档案局出台了《印章档案整理规则》, 其中对印章档案定义有了十分清楚的描述:“印章档案是国家机关、社会组织和个人在从事政治、军事经济、科学技术、文化教育等社会活动中形成和使用过的印章, 是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有特殊价值的档案”。《规则》还规定了印章档案的整理原则和方法, 并要求“机关、企业、事业单位档案室 (馆) 参照使用。”从上述可见, 人们对一个事物的认知有一个逐步提高的过程, 对作废印章的认知也有一个历史发展的过程, 因此国家的政策法规也会有一个废、改、立的需要, 所以现在各高校档案工作者如果不及时学习新的规章制度, 不去熟悉新的印章档案业务知识, 还依据已过时的《规定》来管理作废印章就很不合时宜了, 说严重点则有渎职之嫌。

三、解决高校印章档案管理混乱的建议

由上述可见, 高校印章档案的整理归档工作并非是无章可循, 而是相关规章制度没有得到很好的贯彻执行。每一枚印章就是一段历史, 它真实反映一个单位部门的机构设置和演变, 展示了高等教育的发展简史, 诉说着高校经历的不同发展时期。所以说高校印章档案的管理工作极为重要, 必须要科学规划, 以有效维护印章档案的完整和安全。为解决目前高校普遍存在的印章档案管理不到位的问题, 笔者提出以下建议:

1.高校应尽快建立健全印章档案管理制度, 针对国家颁布的新的政策法规, 及时做好规章制度的废、改、立工作, 把好建章立制关。

2.高校应对专兼职档案人员的继续教育培训机制进行改革, 最重要的是授课老师要及时更新培训内容, 及时针对每年新颁布的相关规章制度组织培训学员进行深入解读和认真学习, 让高校档案工作能紧紧跟上时代前进的步伐。

3.各高校应在全校范围内做一次全面彻底的作废印章的收集 (或征集) 活动, 把好收集 (或征集) 关, 一次性将印章档案管理方面遗留的问题处理解决好, 确保收集到的印章档案能保持完整安全。

4.高校以收集 (或征集) 活动为时间节点, 同步实施新的规章制度, 严格按新制定的印章档案管理办法执行, 让印章档案管理工作走上科学化、规范化的管理道路。废止的印章应及时与档案部门办理移交归档手续, 印章使用单位在新印章启用时, 应及时上交作废的旧印章。同时应建立备案制度, 完整填写印章备案登记表、印章移交登记表、停用印章登记表、印章销毁登记表、印章档案移交表等细目表, 形成印章从启用到归档 (或销毁) 等一套完善的工作流程, 在新印章启用时, 将印章的印模、启用日期、保管部门、保管人、交接、作废等信息记录在册, 实现印章档案的全过程管理, 确保印章档案的收集完整和安全。只有这样, 才能让高校作废的印章有一个好的归宿和利用前景, 使其发挥应有的作用。唯如此, 高校的印章档案管理工作才能真正走上规范化、科学化管理轨道。

参考文献

[1] .国家档案局《.印章档案整理规则》 (DA/T40——2008)

篇4：谈高校印章档案管理

【关键词】高校；印章档案；管理

一、印章档案的收集

1.收集印章档案应及时。印章是机关、企事业单位行使职权、进行各种公务活动及对外联络的标记和凭证。有了印章这个标志，各种文件、介绍信、合同、报表等文书才具有法律效力，才能被人们所承认和执行。因此，印章具有特殊而重要的地位和作用，一旦印章被停用、废止，应尽快交由档案部门封存管理。

2.收集印章档案应确保齐全、完整、真实。印章档案能够真实地反映一个单位的机构设置与演变情况，具有重要的历史凭证作用和参考价值。对高校来说，一枚枚印章，是学校各个不同时期的烙印。每一枚印章档案都无可辩驳地证明学校的一段历史，学校档案部门要尽可能地保证学校每一历史时期印章的齐全完整，使之体现学校变迁过程的系统性，完整地反映学校发展历程的全貌。另外，据说社会上一些不法分子利用计算机扫描等高科技手段能按照印章所盖的印迹制作出真假难辨的印章。所以，我们在收集印章档案时一定要确保其真实性。

3.收集印章档案应履行严格的交接手续。档案部门可根据自己学校实际，制定相应的废止印章收集登记表，主要内容应包括印模图样、材质、启用日期、废止日期、移交单位、接收单位、移交人、接收人、移交日期等条项。印章废止单位填好废止印章收集登记表，连同废止印章一并移交给学校档案部门封存管理。由于废止印章大小不同，材质不一，破损程度、保存价值也良莠不齐，档案部门在接收时可作适当鉴定。

二、印章档案的整理

总体来说，印章档案整理应遵循利于管理、便于利用的原则，在印章的形成规律基础上，保持其历史原貌和有机联系，集中进行整理分类。需要注意的一点就是印章档案的全宗处理。印章档案应按馆藏集中，统一整理，不宜按来源原则划分全宗，也就是说馆藏印章档案应作为全宗级档案单独整理编目，按进馆顺序编制流水号，不得与文书档案混合编号。其整理步骤如下：

1.清洗、临时编号。将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗印章。刷洗干净的印章放在通风处晾干。清洗后的印章要确保完整、清洁、不变形，保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰。将晾干后的印章贴上临时标签，标签进行流水编号，按编号顺序若干枚为一组集中存放。

2.制作卡片。按照一印一卡的方式，将印章逐一在卡片上盖制印模，对印模编制与印章相同的临时流水编号，预留出档号与考证内容。

3.鉴定考证、划分保管期限。通过查考印章启用和机构变更等文书档案及相关资料，研究印章边款、印材，比较印章式样和印文，对印章的文字和图案内容、使用时间及真伪情况进行考证，填写卡片上的考证内容。

4.分类排序。一般可根据印章档案的历史时期、印章属性、机构类型等特征组织分类。高校印章档案可按三级类目来分，一级类目：建国前印章代号为1，建国后印章代号为2；二级类目：机构印章代号为1，个人印章代号为2；三级类目：党委印章代号为1，行政印章代号为2，钢印代号为3，团委印章代号为4等等。分类号使用阿拉伯数字加间隔符“.”编制，间隔符“.”用以区分分类层次。如建国后党政印章的分类号应为2.1.1。印章档案按保管期限——分类号——枚号顺序逐盒组织排列。

5.分拣装盒。按照卡片分类排序的结果，对应临时标签流水号拣取印章，将相同保管期限、相同类别的印章，依印章排列顺序逐一装盒。盒内印章一般按从左至右、从上至下的顺序排放。装盒后要编制备考表，如实填写本盒印章情况说明、整理人、整理时间等事项。备考表平放在盒内印章上面。

6.制作印模。盖制印模时，印章要放准位置，均匀用力，一次成型。盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观。盖制后的印模可经过扫描数字化处理后再用计算机编辑。对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其进行复制和取样，作为印模的有机组成部分，一同编辑。按照管理、利用印章档案的需要，可同时盖制若干份印模，其中，按盒内印章排放顺序盖制的印模单置于盒内，其余可根据需要编辑制作成各种专题印章档案印模集或印谱。放在盒内的印模单应放在备考表的上面，其中每个印模的下方应标注与之相对应的印章档案的档号。

7.编制档号。印章档案整理完毕后应编制档号，以固定排序位置。档号由印章档案代号、保管期限代号、分类号和枚号组成。印章档案代号：字母“YZ”代表“印章档案”，保管期限代号；字母“YJ”代表永久，“DQ”代表定期；分类号在第四步已阐述，枚号即阿拉伯数字流水编号。如学校印章档案保管期限为永久的建国后党委第一枚印章的档号为：YZ-YJ-2.1.1-1.制作档号时，去掉印章上的临时标签，在印章执柄或外侧贴上写有档号的新标签，还要分别在盒内印模和卡片上编制档号。

8.编制检索工具。印章档案应同时编制手工和机检两种检索工具。依据印章档案的档号排列顺序组织条目，通过将卡片上相关信息过录到目录上的方式，编制手工印章档案保管目录，主要设置档号、印文（边款）、使用起止时间、印材、备注等条项，根据保管期限的不同，分别打印后装订成册。机检检索工具除应有与纸质保管目录同版本的电子目录外，还要有扫描、编辑后的电子印模图形。

9.编制整理说明。每一批印章档案整理完毕后，都应该编制整理说明。记载印章档案的来源、数量，介绍印章的内容、价值和完整情况，说明印章档案的整理时间、整理人员和其他事项。整理说明可与印章档案保管目录等手工检索工具裝订在一起。

三、印章档案的利用

印章档案是档案的有机组成部分，即是档案，就会有一个提供利用的问题。在实际工作中，由于多种历史原因和工作需要，部分印章档案需要重新启用。但是鉴于印章的特殊功能，为防盗用、冒用、误用，印章档案的利用要严格控制。

1.制定严格的印章档案利用审批制度。提供印章档案利用时，应查验利用者有效证件，仔细询问利用事由，请利用者填写印章档案利用审批表，主要内容应包括利用人、利用单位、利用事由、需盖印章名称、学校有关部门意见、领导批示、承办人、办理时间等条项，做好印章档案的利用登记和利用效果登记。档案工作人员不得违反规定擅自提供利用，保证印章档案的利用安全。

2.为便于查找利用，档案部门除编制相应的纸质印模检索工具外，还应对印模采用计算机扫描、存储等数字化处理，形成系统的电子检索目录，以进一步提高利用效率。

总之，印章档案以其独有的特殊载体出现，见证了学校历史发展的进程和机构设置的变迁，是重要的档案资源。高校要进一步加强对印章档案的认识，重视印章档案的收集和管理工作，使印章档案的管理更加制度化、规范化、科学化。

参考文献：

[1]刘加威.高校印章档案管理的若干思考[J].齐齐哈尔医学院学报，2008（22）.

[2]康云霞，许院院，程媛.浅谈合并高校失效印章的档案管理[J].兰台世界，2008（9）.

[3]封小平.谈谈印章档案的整理[J].浙江档案，2010（4）.

篇5：部门印章缺损刻制请示

公章缺损，附上图片，请示领导刻制新的公章，处理意见。

XXX部门

某某某

篇6：关于部门印章的申请

公司领导：

由于物业部初设立，现根据部门业务开展的需要，申请篆刻部门印章一枚。

特此申请，请批示！

顺成企业物业部

O一五年四月三十日

篇7：印章管理制度

印章管理制度

为实现印章管理规范化、制度化，确保印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护集团公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本制度。

一、印章管理责任部门

集团办公室全面负责集团公司的印章管理工作，负责印章的发放、回收并监督印章的保管和使用。

集团办公室对用章手续负有最终审批权。集团总裁对借章手续负有最终审批权。

二、印章分类

1、集团公司印章：包括公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等；

2、法定代表人人名章；

3、部门专用章：各部门或项目部印章。

三、印章的刻制

（一）集团公司印章刻制均须报董事局主席批准，负责刻制印章部门凭集团公司介绍信到公安机关指定单位办理刻制手续。

（二）如集团公司领导指定某分公司、子公司或各中心、部门注册分公司、子公司及刻制公章、合同章、财务专用章、发票专用章、法定代表人人名章等，须在办理完毕后 印章管理制度

用的有关文件移交集团档案室，立卷存档，永久保存。

四、印章的管理

（一）集团公司印章的保管，实行印章专人保管、法定代表人人名章与财务专用章分管制度，并严格执行保管人交接制度。其中：

1、公章、合同章由集团档案室专人管理；

2、财务章、法人人名章由财务中心专人管理，财务章及法人人名章的使用按财务相关管理制度执行；

3、部门专用章由中心/分公司总经理指定专人管理，并对印章使用负责；

4、移交至二级集团的公章及合同章，由集团档案室外派专人管理，三级项目公司根据情况由集团档案室外派专人管理或经审批指定专人管理。用章手续及流程按集团授权执行，集团档案室有权对各二级集团及分公司用章进行监督，并定期进行检查；

5、各二级集团、分公司用章手续年底需统一移交至集团档案室；

6、如二级集团、分公司用章混乱或出现对公司利益有损的情况，集团办公室有权将公章收回。

（二）印章保管必须安全可靠，公司印章要放在保险柜内。印章使用时，要随用随拿，用后归位，严禁随意放置。

（三）印章专管人如遇特殊情况，需由他人代管印章时，须经部门领导批准并指定他人暂时代管，以免贻误工作，并办理印章移交手续。

五、印章的使用

（一）印章的使用范围

1、集团公司公章的使用范围：

（1）以公司名义对外发送公文、电函、传真件等；

（2）以公司名义报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等；（3）以公司的名义授权委托书、人事任免、劳动合同和对外介绍等。

印章管理制度

（4）人力资源中心与员工签订的劳动合同及补充协议、劳务协议书、保密协议；

（5）需要代表本公司加盖公章的其他批件、文本、凭证和材料等。

2、合同专用章：以公司名义签署合同、协议时使用。

3、财务专用章：由财务中心签署支票及办理银行有关业务时使用。

4、法定代表人人名章：由财务中心出具银行票据时或对外签署合同、协议时使用，通常与公司相关印章同时使用。

（二）集团公司实行印章使用审批制度。

集团公司合同、协议、授权书、承诺书、证明、介绍信等对外、对内所有文件用章、外借都须填写《合同章使用申请单》、《公章使用申请单》、《公章借出申请单》，并根据流程由相关领导签批后方可用印或借出，各经办部门向档案室提供的用印文件需真实、有效，并承担资料核查义务。

1、合同、协议类的文件盖章须填写《合同章使用申请单》，写明要使用的合同章名称、合同名称、金额等并由申请部门领导、主管副总裁、集团办公室副主任或二级集团总裁签批。

合同后附资料须有各级领导审批后的合同会签、呈批阅件等手续，并保证会签手续及附件的完整性。经合同部复审、编号，督察中心备案，档案室审核文件齐全、完整、有效性后方可进行盖章。

2、非合同类文件盖章须填写《公章使用申请单》，申请单上需明确用章事由、用章名称、用印文件题名、对方单位、份数及盖章个数等并由申请部门领导、主管副总裁、集团办公室副主任或二级集团总裁签批（具体签批事项见公章使用申请单备注栏）。

公章类文件上不得有空白内容、不得涉及金额事项，如必须填写金额，需有相关审批权限领导签批的呈批或请示类文件方可进行用印，重要的文件需进行复印备案；

3、公司印章原则上一律不外借，确因工作特殊需要，公章借出需填写《公章

印章管理制度

借出申请单》，申请单上必须明确借章原因、盖章文件名称、用途、借出及归还时间等，由集团总裁签批后方可借出，借出公章需专事专用，不得用于与申请单内容以外的事由，借用人在借出公章期间对印章的使用负责，印章须借出当日交回集团档案室并提供借出期间使用印章文件的复印件或电子图片。

如印章借出当日不能归还，借章人需签署《印章临时外借使用保管承诺书》，并按承诺书内容执行。

除财务中心借章外，其他部门借章原则上由集团办公室外派专人携章同行，如集团办公室无法派专人携章同行，则由借章部门安排两人同行，共同签字承担印章外借期间的安全及责任。

4、以上三种申请单除申请人和审批人需亲笔签字外，其他各项内容统一使用电子文档编辑后纸质打印，在申请用印时交与印章管理人员，各类申请单不得空项、不得涂改；

5、公司印章使用将严格审批手续，不符合印章使用制度及手续不全的，印章管理人员有权拒绝用印；

6、如遇特殊情况，相关领导无法签字时，需短信或微信请示无法签字的领导同意后方可进行用印，事后承办部门需将申请单及时补签并尽快将申请单返回集团档案室印章管理人员处；

（三）严禁盖空白合同、协议、证明等文件。因工作特殊确须开具时，须由总裁签字同意后方可开具，并将未使用的立即交回集团档案室。

（四）带有存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处盖在连接线上并填写编号。

（五）在合同、协议书上盖章时，要在落款处、骑缝处和修改处盖章。

六、印章停用注意事项：

（一）用印内容需要变更的，用印部门应首先将原盖章文件收回统一交由集团档案室销毁，再重新提交变更用印申请文件加盖印章。

（二）当公司注销或终止时，应停止使用有关印章并立即交由集团档案室进行封

印章管理制度

存、销毁。

（三）印章遗失、损毁、被窃时，印章管理者必须立即先行向集团办公室副主任报告。要求经办部门写出说明原因的报告书并及时向集团办公室递交。由集团办公室负责向董事局主席汇报。在公开声明作废后，按规定程序申请重新刻制印章。

七、项目公司印章管理

原则上公司所有公章及合同章由集团档案室及二级集团档案室进行保管及负责用印，如外阜项目公司确有特殊要求，需由项目公司自行保管及使用的，项目公司须呈报借章呈批，将所需原因、借章名称及保管人等具体内容请示董事局主席签批同意后，集团档案室方可将公章办理移交手续后转交给项目公司。

项目公司印章保管人，需签署《印章长期保管使用承诺书》。集团档案室对项目公司管理的公章有监督权。

项目公司需按集团公司的相关制度及审批流程由相关权限领导审批后方可进行用印，并参照以上规定执行。

八、印章管理人员的职责

所有印章管理人员应遵守本条以下规定：

（一）印章管理人员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章放在外面；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告主管领导。

（二）印章管理人员因事、病、休假等原因不在岗位时，集团档案室负责人应指定他人代管印章，印章管理人员要向代管人员办理交接手续并清查印章，交代用印时注意事项，以免延误工作。

专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。

（三）印章管理人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权

印章管理制度

限用印或手续不全的，印章管理人员应不予用印；经办人拒绝由印章管理人员审核文件内容或审批手续的，印章管理人员可拒绝用印并报告主管领导处理。

（四）印章管理人员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，用章名称要与用印件落款一致。

（五）印章管理人员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司人力资源部管理规定进行处罚。

（六）印章管理人员离职时，其管理的印章和印章记录需作为员工离职移交工作的一部分，进行详细交接后方可办理离职手续。

九、法律责任

（一）任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，不符合本制度规定时，不得擅自使用。

（二）违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者及经办人分别进行批评教育、纪律处分、经济处罚直至追究刑事法律责任。

十、本制度由集团办公室制定并负责解释，自颁布之日起施行。

篇8：强化印章管理的实践探索

一、印章管理中容易发生的问题

在实际工作中, 有些部门或单位不重视用印规范, 管理混乱等现象时有发生, 主要表现在以下几个方面:

一是思想认识不到位。从思想上没有意识到印章对企业的重要性, 有些人认为盖印章是很随便的事情, 公章不如关系, 公章不如领导的一句话。只要领导发话, 盖章办事就很容易。

二是印章使用不规范。有的部门没有及时销毁旧的印章, 导致新章老章并存;有些同志怕驳了老乡、熟人、亲友的情面, 丧失用印原则;还有的贪图方便, 在空白介绍信上盖章备用, 给不法分子以可乘之机, 这种问题在某些基层单位尤为突出。

三是印章保管不严格。个别单位对印章管理不善, 没有及时收回作废的印章, 造成了法律诉讼事件;有的单位对公章“齐抓共管”, 办公室多位同志有存放印章抽屉的钥匙;有的单位印章随处摆放, 成了可以信手拈来之物;也有些同志缺乏警惕性, 存放印章的抽屉或橱门整天开着, 或把钥匙挂在上面, 以致印章被盗用。

二、强化印章管理的主要措施

印章管理工作是办公室的一项基本职能, 基于上述主要问题, 为进一步加强对印章全过程的管理, 实现印章从申请刻制到销毁全过程每个环节都规范可控、留有记录, 我院主要强化“四专”, 加强了印章管理工作:

一是制定规范的印章专用管理流程。院发文成立机构 (人力资源处负责) ———刻制印章 (企法处负责) ———发文启用印章 (办公室负责) ———机构撤销 (人力资源处负责) ———收回印章 (办公室负责) ———销毁并备案 (办公室、企法处等部门共同负责) 。详见下图:

具体操作过程如下:

1.人力资源处依据院相关决定负责发文成立机构。在发文时要对机构名称进行认真审核, 确保机构名称的正确性。

2.新成立的机构依据院机构成立文件向归口管理部门提出刻制印章申请。无明确归口管理部门的机构直接向企法处提出申请。

3.归口管理部门对刻制印章申请进行审核, 如同意则由本部门第一管理者签署意见并加盖本部门印章后, 将申请转企法处。

4.企法处在收到刻章申请后, 要对申请机构的成立依据、印章刻制的必要性、印章刊印文字内容进行认真审核, 审核通过后方可刻制印章。企法处刻好印章后交办公室待发文启用。

5.院办公室收到印章后, 应再次核查印章依据文件和刻制申请, 确保无误后在专门台账上登记并发文公布启用。对于因机构名称变更而刻制的印章, 在发文启用的同时还须注明作废旧印章。

6.印章生效后, 由相应机构负责人或其授权的院在岗职工到院办公室办理印章领用手续。对于因更名而启用的印章, 在办理领用手续时还须同时交回作废的旧印章。

7.持有印章单位要按照印章管理有关规定, 严格管理和使用印章。要指定专人 (监印员) 保管印章并确保安全, 用印要经单位负责人审核同意并做好登记。监印员必须做到坚持原则, 不在空白或有损单位利益的函件上盖章。每次用印还要注意盖印的规范格式要求, 不留有可能被钻空造假的空间。

8.机构撤销时, 由人力资源处依据院相关决定负责发文公布撤销该机构。属临时机构的, 还需由归口管理部门事先向人力资源处提供撤销机构的名单。院直属机构的印章直接交回办公室;院属临时机构的印章交相应归口管理部门, 由归口管理部门交回办公室。交接印章时须留下相应记录。办公室收到印章后会同企法处对已作废印章作出处理, 将记录作为永久档案保存备查。

二是建立印章专人保管和安全存放制度。印章由专人保管, 保管人必须要政策观念强、忠实可靠、能秉公办事, 视企业利益如生命。印章存放应有专用柜, 存放在安全、保密的保险柜或铁皮柜中, 并随时上锁, 钥匙要随身携带, 严禁外借或拿出办公室使用。当有特殊情况必须带离保管处时, 应始终将印章带在身边, 不得人印分离。

三是建立印章专用登记、审批制度。建立用印登记、审批制度, 既利于培养严谨细致的工作作风, 对用印情况做到有据可查, 又利于对用印情况进行定性定量分析, 使印章管理和使用的每个环节都做到有序可控。

1.建立《印章使用申请表》, 申请表上的内容:申请单位、经办人、申请单位领导签字、事由、份数、日期、用印人、批准人。《印章使用申请表》在用印后交由院办公室印章保管人负责汇总整理。《印章使用申请表》同时建立电子文本, 由印章保管人负责登记, 每个月月底打印后汇总成册, 归档, 以备查阅。

2.加盖院行政印章必须按要求填写《印章使用申请表》, 经申请单位负责人、归口部门负责人、主管院领导或院副总、办公室负责人层层审批后, 方可用印。当主管院领导出差时, 须电话征求意见并在备注栏中注明。加盖院长名章的出院报表, 须征得院长本人审查同意。

3.需在院营业执照、组织机构代码证、各类资质证书等复印件上加盖印章的, 还必须在复印件上注明用途、日期及“复印无效”字样后方可用印。

4.凡加盖院印章的资料, 须符合院现行技术文件编制要求及院执行的公文处理相关格式要求, 对不符合格式要求的, 办公室将退回, 要求整改完善后用印。

5.加盖申请单位印章的介绍信, 在介绍信存根“领导签字”一栏须由本单位主要领导审核签字;加盖院印章的介绍信, 在“领导签字”一栏除了须由本单位主要领导审核签字以外, 还须有办公室负责人复审签字。

四是坚持按专项原则和政策盖章。在工作中, 要区分不同情况, 严格按程序把关用印。要摒弃私心杂念, 做到“一枚朱印, 处处为公”。要明确职责, 加强学习, 要熟悉本部门的业务, 对能否用印、是否符合条件, 做到心中有数。对需用印的公文、稿件、信函等有审查把关的义务和权力。对不符合规定和要求的, 要坚持原则, 耐心说服, 切不可“有求必印”或态度生硬。不在空白介绍信或空白纸张上加盖印章。严禁任何部门、单位、任何个人私刻公章。院行政公章只有当以单位名义进行公务活动时方可使用, 不作为证明个人身份使用。

篇9：企业印章规范管理与日常问题思考

印章的规范管理

规范建立建全企业印章管理制度的意义。印章制度源于封建社会的官印文化，从产生之日起就具有表征效力，历经朝代，延续至今，印章始终具有其应有的效力，并衍生出印章的公信力、证明力与约束力。当今社会，企业的印章管理尤为重要，因此企业印章的管理必须有规可依，有章可循。这就要求企业必须建立建全一系列的规范严谨的印章制度。印章制度包括，《印章刻制管理制度》、《印章启用管理制度》、《印章使用审批管理制度》、《废旧印章作废管理制度》、《印章保管制度》等。各类印章制度的建立与完善，一方面促进企业各项生产、经营、管理工作的有序进行；一方面防患印章滥用、印章盗用、印章伪造等事件发生。

企业印章的分类。企业印章分类有企业公章、部门章、财务章、合同专用章、业务专用章等等。印章级别不同，用处不同。企业公章，用于公司内部管理以及对外事务处置如工商、税务、银行等。部门章，是企业内部各个部门的印章，具有其部门职能的效力。财务章，用于公司财务经营业务的往来，出具票据时加盖。合同专用章，公司在签署合同时需求加盖。具有法定效应。业务专用章，是指企业内部具体业务，在日常工作中，为满足实际工作需要而刻制的印章。

建立建全印章基础表单。企业在进行公章使用管理时，应建立建全印章的基础表单。从一枚印章的申请刻制直到最终的作废归档，都应有相应的基础表单，如：刻制印章草图；启用印章登记表；颁发、停用印章登记表；移交印章登记表；作废印章登记表；印章使用审批单。

印章刻制管理制度。印章刻制工作，首先由使用部门提出书面申请，逐级审批完成后，由印章管理人报送具有当地公安部门授予刻制资格的印章刻制公司进行刻制。印章管理人报送时，应当持有编制或人事等相关部门正式批准文件的原件和复印件、单位介绍信、印章管理人的身份证复印件以及待刻制印章的模版、字样、规定尺寸。刻制完成后，印章亥制公司应及时到公安部门将印章备案。

印章启用管理制度。印章刻制完成后，印章管理人应进行启用程序，按照规定做好戳记备案，草拟企业的红头文件发布启用通知，通知中注明印章使用范围，启用时间应为红头文件的发布时间。印章发放至使用部门，应有与印章刻制人有交接手续，并确定印章专人保管。

印章使用审批管理制度。印章管理最为重要的是日常使用，必须坚决执行印章使用审批制度。建立规范的基础表单《印章使用审批单》，表单应设用章事由、印章名称、用印单位、用印名称、使用份数、部门审批人、用印人、签批人以及盖章人等条目，登记清晰，签批人应为企业的主管领导，重大事件时应由企业主要领导签批。

废旧印章作废管理制度。因机构、职能变化或者撤消的印章（包括更名及因使用而磨损严重的印章）应执行废旧印章作废管理制度，工作流程为，收回、登记、发布企业红头文件宣布此印章作废，作废时间应为红头文件发布的时间。印章作废后，应由管理人进行年度归档，存放在企业的档案部门，按照档案部门的年限要求进行印章销毁。

印章保管制度。印章保管，专人专管，确定责任人，确定领导负责人。印章保管人员应认真负责，遵守纪律，外出时需要印章上锁，不能随意移交他人。长期离岗期间，应提交主管领导，由主管领导交派他人。节假日期间，印章应放置专用保险柜存安全存放。印章散失、损毁、被盗时，印章保管人应在第一时间向公司提交书面报告，在公开声明作废后，申请重新刻制启用。

印章管理日常工作中的问题思考

在实际的印章管理工作中，如何规避风险，杜绝隐患，是值得管理者思考的命题。印章管理人应奉行印章的管理原则，保证其安全性、严肃性、规范性，这样才能为企业的蓬勃发展保驾护航。下面是印章日常管理中应注意的几个问题：

印章需设专人管理。管理印章人员应选用自身综合素质较高，工作认真负责人员担任，这样才能确保在日常管理中規范有序，严格办事程序，杜绝违纪印、人隋印。

确定领导责任人。应确定直接领导负责人，对印章管理岗位进行督察，实行领导责任制。

坚决执行审批制度。印章审批制度的建立，贵在执行，不能因手续繁琐，制度形同虚设。

禁止加盖空章。不能因为任何理由，在未填写资料的空白文本上加盖公章。

避免印章外带。尽量避免印章携带外出使用，如遇特殊需要，使用人需要提出申请，领导同意后由专人携带，并且用印时管理人员不得离开。

印章安全存放。节假日安全存放专用保险柜，防止被滥用或盗用，确保印章安全。

保养与清洁。印章及时清洗，确保印痕清晰。

印章是企业权利、责任的象征，具有凭信作用和法律效应。只有加强规范企业印章的管理，维护印章的严肃性，确保印章安全使用，才能实现企业管理工作的规范化、科学化、现代化、法制化，才能为各项生产经营任务保驾护航。