印章证件管理流程

印章证件管理流程（精选7篇）

篇1：印章证件管理流程

印章管理、使用流程

一、印章的保管：

１、公司采取部门专用章保管的办法，各类印章由办公室专人保管，不得转借他人。

２、保管人离职时，须办理归还印章手续，作为移交工作的一部分。

二、印章的使用：

使用范围：公司公章和合同专用章只限于对外业务签订合同、协议、向上级主管部门传送文件时使用；办公室公章只限于行政部向公司内部各部门发文使用，不能代替公司公章使用；

１、签署合同、协议、委托书或以公司名义行文需加盖公司公章、法人章、合同专用章的，需由总经理审核签字后通知办公室，办公室接到总经理通知后盖章，盖章文件或复印件由办公室统一保管。

２、公司内部需使用印章（公司公章、法人章、合同章），由部门经理提出申请，总经理审核签字，尔后由办公室核对用印并填写《印章使用登记》备案。

３、公司内部发文、出具介绍信函、通知、相关证明材料经办公室主任审核同意后使用行政办公章。

4、公司总经理对公司所有印章的使用拥有绝对的决定权。

5、印章审批使用单所载内容必须与所盖章的文件内容相符，否则不予盖章。

6、印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应填写《证照、印章使用申请表》并有借具字样，载明事项，按上述程序审核，经同意后方可携带使用。

7、公章必须和落款名称相符，盖章应端正清晰，齐年印月（日），签名盖章一起的，必须遵循先签名后盖章的原则。

三、责任：

1、印章保管人必须妥善保管印章，不得遗失，如遗失，必须及时向公司总经理报告。

2、必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。

3、违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

4、管理印章人员因病、事假需交他人代为管理使用时，应做好印章的使用交接，包括交接日期、使用登记等。

办

公

室

二0一0年三月一日

篇2：印章证件管理流程

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印章、证件管理制度

公司印章指公司行政章、合同章及财务章，行政章及合同章由综合部负责管理，财务章由公司财务部负责管理并按照相应的管理流程审核用印，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，须经总经理批准并严格办理交接手续；

证件是指企业营业执照、税务登记证、机构代码证、采矿许可证、安全生产许可证等生产经营中所需的企业证件及个人证件（包括法人代表证明书、公司统一为员工办理的健康证及特种作业证等）。证件申办及年审：由综合部根据需要统一到相关部门办理。

一、印章管理与使用：

1、一般性介绍信及身份证明，须经综合部负责人或公章主管人员审核后，方可盖章，以备查；

2、所有需要加盖公司印章的文件资料用印时，必须由申请用印部门填写《公章使用登记表》，由主管部门领导审核后方可用印。合同、协议及意向书用印备案留存时，必须留存一份原件。用印应遵循“一事一批”的原则，同一事项不重复审批。对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰；

3、公章禁止带出企业外使用，如因特殊需要，必须经总经理或部门部长 1

批准，由相关人员2人以上携带前往，用后立即带回；

4、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经部长以上领导同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章；

5、公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理及相关负责人的签字，不得随意盖章；

6、公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施；

7、盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责；

二、公章使用流程：

1、合同章使用流程：综合部登记编号后，由部门相关人员自行保管，并对合同章的使用负责。使用时部门部长批准，并在《公章使用登记表》上作好使用记录;

2、公司公章使用流程：

1）申请人所在部门部长或副总经理以上领导向综合部提出申请;

2）印章保管人员审阅、了解用印内容；

3）印章保管人员对申请人资格进行核准并在《公章使用登记表》上登记，由印章保管人盖戳；

3、财务章使用流程：同公章使用流程；

三、证件管理与使用

1、各部门因工作急需借用公司相关证件原件，须登记借用，并在借用登记表上注明使用时间、事由及相关事项。经部门领导同意后，到综合部办理借

用登记手续。

2、各部门因工作急需复印公司相关证件，按上款履行手续后，由综合部复印，并在复印件上注明其复印的用途再加盖公司行政印章。

3、使用证件的部门和当事人，应妥善保管，不得遗失。如证证件遗失，应及时向综合部报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担和赔偿。

四、责任与义务：

1、印章管理人员对公司印章的使用必须严格把关，未经权限领导签批同意，坚决不予用印。对违反规定擅自使用、私刻、丢失公司印章所造成的损失和责任，由印章保管人员承担全部经济和法律责任，必要时公司将依照法律规定给予行政处罚或移送相关司法部门追究当事人的法律责任。

2、印章保管人员为公司涉密人员，其应该保守因职务行为所知悉的包括但不限于公司经营、财务、客户信息等，违反该保密义务泄漏公司信息的，公司有权追究其责任。

3、公司员工若发现印章被伪造的情况，应及时向总经理报告。

五、本管理制度自批准签发之日起生效实施。

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篇3：印章证件管理流程

1、证件税费

1.1 机动车来历凭证

从机动车来历凭证, 可以看出车辆获得合法性, 购置日期和车辆原始车价, 而车辆原价是二手车鉴定评估的参数之一。机动车来历凭证主要有以下几个方面:

1) 新车来历凭证。在国内通过购买获得的车辆, 且第一次进行二手车交易, 机动车的来历凭证是指经国家工商行政管理部门盖章的, 全国统一的机动车销售发票。

2) 二手车来历凭证。在国内通过购买获得车辆, 且是一次以上二手车交易, 二手车来历凭证是指经国家工商行政管理部门盖章的二手车销售统一发票;

3) 因经济赔偿、财产分割等经人民法院调解、裁定或者判决所有权转移的机动车, 其来历凭证是人民法院出具的法律效力的《调解书》《裁定书》或者《判决书》以及相应的《协助执行通知书》。

4) 继承、赠与、中奖和协议抵偿债务的机动车, 其来历凭证是相关文书和公正机构出具的《公正书》。

5) 经公安机关破案发还的被盗抢车辆, 且已理赔完毕的车辆, 来历凭着是保险公司出具的《权益转让证明书》。

6) 更换发动机、车身或改装车辆的来历凭证, 是销售单位或修理单位开具的发票。

7) 进口机动车来历凭证。进口车机动车主要是指经国家限定口岸海关和各口岸海关进口的汽车;海关监管的机动车;国家授权的执法部门没收的走私、无合法进口证明和利用进口关键件非法拼 (组) 装的机动车。

它们的来历凭证主要是国家限定口岸和各口岸海关签发的《货物进口证明书》;监管地海关出具的《中华人民共和国海关监管车辆进 (出) 境领 (销) 牌照通知书》;国家授权的执法部门签发的《没收走私汽车、摩托车证明书》。

1.2 机动车行驶证

机动车行驶证是机动车的“身份证”, 由公安车辆管理机关的车辆管理所依法对车辆进行注册登记核发的证件, 根据《中华人民共和国道路交通管理条例》第十七规定, 机动车行驶证是车辆上路行驶必须的证件。根据《中华人民共和国机动车登记管理办法》规定机动车行驶证是二手车过户、转籍必不可少的证件。

1.3 机动车登记证书

《机动车登记证书》同时也是机动车的“户口本”, 由由公安车辆管理机关的车辆管理所依法对车辆进行注册登记核发的证件, 所有机动车辆和车主的详细信息、资料都记录在上面。根据2001年10月1日实施《中华人民共和国机动车登记办法》规定, 在我国境内道路上行驶的机动车, 应当按规定经机动车登记机构办理登记, 核发机动车号牌和《机动车登记证书》。

《机动车登记证书》是驻店评估师必查的手续。《机动车登记证书》比《机动车行驶证》内容更详细, 证书上所记载的原始信息发生变化时, 机动车所有人应携《机动车登记证书》到车管所进行变更登记。这样, “户口本”上就有关于此机动车的完整记录。驻店评估师可从《机动车登记证书》确定一些评估参数:车辆获得方式、使用性质、轮胎规格、初次登记日期等。

1.4 机动车号牌

机动车号牌是由公安车辆管理机关的车辆管理所依法对机动车进行注册登记核发的号牌, 它和机动车行驶证一同核发, 其号码与行驶证、登记证应该一致, 它是准予机动车在我国道路上取得合法行驶权的标志。根据《中华人民共和国道路交通管理条例》中第十七条规定, 机动车号牌不得转接、涂改、伪造。

机动车的号牌都是唯一。但是有一种为临时行驶车号牌, 它是未登记的车辆临时上路行驶的法定牌证, 主要应用于:购买新车后未领取正式号牌需要上路行驶的;办理车辆变更登记或转移登记后, 未领取正式号牌需要上路的;原车牌号码丢失、损坏, 已申请补办未领取新号牌前需要上路行驶的;试验用机动车或超限的特型机动车上道路行驶的。公安机关将按照所属不同情形, 依据有关法律法规核发不同类别的临时行驶车号牌。但需要注意的是临时行驶车号牌都是有使用期限的, 根据《机动车登记规定》第三十六, 需要在本行政辖区内临时行驶的, 核发有效期不超过十五日的临时行驶车号牌;需要跨行政辖区临时行驶的, 核发有效期不超过三十日的临时行驶车号牌。

1.5 道路运输证

道路运输证俗称“营运证”, 是由县级以上人民政府交通主管部门设置的道路运输管理机构对从事旅客运输 (包括城市出租客运) , 货物运输的单位和个人核发的随车携带证件。

道路运输证是证明车辆合法经营的有效证件, 未按道路运政管理机构规定年审或三年一次换发的, 均视为无效。营运车辆过户, 也要到运政管理机构及相关部门办理营运过户有关手续。

1.6 机动车安全技术检验合格标志及环保标志

机动车检验合格标志也称为“年审标志”, 是由机动车安全技术检验机构按照国家机动车安全技术检验标准对机动车进行检验, 检验合格后, 发放合格标志。且合格标志应贴在机动车前挡风玻璃右上角。若无合格标志或逾期不年审, 则车辆出了事故不予理赔, 且车辆不年检会被扣车并罚款, 并不能进行二手车交易。

汽车环保标志是国家发放的机动车排放标准的分级标志, 有黄色和绿色两大类, 由当地交管部门按照车型和排放标准进行审核, 车辆尾气检测合格后将发放环保标志, 如果未能通过车辆环保检测, 则被要求车辆维修后进行复检, 直到合格后才能领取环保标志。主要目的是为了节能减排和汽车环保检查的需要。如果机动车因无标上路, 或黄标驶入排气污染防治交通管制限行区域而违反交通管制措施, 公安机关交通管理部门将依法查处。

1.7 车辆购置税完税证明

车辆购置税是由车辆购置附加费演变而来的, 是对在我国境内购置车辆的单位和个人依规定所要缴纳的税。目前, 车辆购置税是购买车辆中最大的一项费用, 由国家税务局征收, 资金的使用由交通部门按照国家有关规定统一安排使用。根据《中华人民共和国车辆购置税暂行条例》规定, 车辆购置税额是按车辆售价 (不含增值税价) 的10%。

纳税人在交纳车辆购置税后, 由税务机关核发《车辆购置税完税证明》。车辆购置税完税证明是纳税人依法纳税的最好凭证, 也是汽车转移和车辆登记时的重要组成部分。2012年《车辆购置税征收管理办法》对车辆购置税完税证明也有了新规定, “二手车交易不再需要对车辆购置税进行转籍、过户和更名。只需要向原车主索要车辆购置税完税证明。然后到到当地税务机关重新进行申报, 办理免税手续即可。

1.8 车船使用税

车船使用税是由原来的“车船使用牌照税”和“车船使用税”合并而来, 是指在我国境内依法应当到公安、交通、农业、渔业、军事等管理部门办理登记的车辆、船舶, 根据其种类, 按照规定的计税单位和年税额标准计算征收的一种财产税, 为每年征收一次。

由于车船税属于地方税, 在遵照《中华人民共和国车船税暂行条例》等规定的基础上, 纳税人应按照纳税地点所在的省、自治区、直辖市人民政府确定的具体适用税额缴纳车船税。依法应在车船登记部门登记的车船, 纳税人需在车船登记地自行申报缴纳车船税;当然也可在保险机构代缴车船税, 这样车主就可在投保机动车交强险时一并缴纳车船税, 减少办理手续的时间和成本, 车辆交强险保单中包含车船使用税的缴付详情。

在二手车交易和车辆产权变更中, 需要对车辆的车船使用税进行查验, 要求必须缴纳至车辆交易的当年, 否则不给予办理手续。

1.9 机动车保险

二手车置换中无论是旧车过户还是新车上牌, 在办理车辆手续过车中, 都不可避免的要购买车辆保险。它是以机动车辆为保险标的的一种财产保险形式, 是各种机动车由于自然伤害或在使用过程中发生意外事故造成车辆本身以及第三者人身伤亡和财产损失后的一种经济补偿制度。车主在当地车辆保险公司或其代理机构购置车辆保险后, 保险人将给车主发放保险凭证, 以证明保险合同已订立或保险单已经签发。保险凭证应随车携带。

按照我国《机动车辆保险条款》规定, 机动车保险险种分为交强险和商业险两种, 而商业险又分为主险和附加险。

1) 交强险

交强险全称为机动车交通事故责任强制保险, 是我国首个国家法律规定实行的强制保险制度。交强险是由公司对被保险机动车发生道路交通事故造成受害人 (不包括本车人员和被保险人) 的人身伤亡、财产损失, 在责任限额内予以赔偿的强制性责任保险。

2) 商业险

机动车商业险包括主险 (也称基本险) 和附加险两大种。主险可分为机动车辆损失险和机动车辆第三者责任保险。附加险一般有全车盗抢险、机动车辆乘坐责任保险、不计免赔特约险、玻璃单独破碎险、自燃损失险、新增加设备损失险等。

2、手续识伪检查

二手车手续识伪检查主要是验证车辆手续是否齐全、有效、合法, 其中很重要的一方面就是要能够进行证件税费的真伪鉴别。通过对车辆证件、税费和车辆实际情况进行比较检查, 以判断车辆是否具有合法交易的资格, 杜绝盗抢车、走私车、拼装车和非法改装车辆。在二手车验车时, 首先要检查车主出具的证件、税费是否齐全, 是否在有效期限内。并重点查看机动车号牌、VIN码、机动车行驶证, 因为这三种是最常见伪造证件。

2.1 机动车号牌识伪检查

机动车号牌可以通过非法加工、偷牌、拼装等手段被伪造。在号牌上都没有防伪合格标记。因此, 号牌的识伪方法有:一是看号牌的识伪标记, 因为机动车号牌的生产是严格按照准产管理制度实行, 并在每个号牌上都加有防伪合格标记;二是看号牌着色深浅和反光特征, 因为机动车号牌在生产中涂抹底漆并采用发光膜技术, 一般伪造的号牌在阳光下, 牌照的颜色会发生变化, 偏红或者偏黄, 字体也会变瘦, 这些都是假牌照的硬伤, 细加端详就能发现。三是查看号牌外观特征、字符特征和间隔符特征。因为伪造的机动车号牌会出现四角弧度不一致、有凸角、四边为锋口、手摸有刺痛感、号牌质量参差不齐, 拆下车牌, 其背面可能会有敲打过的痕迹;而且伪造号牌上有时字迹模糊, 字符存在差异, 字体边缘会有棱角, 字符字形和笔画粗细都不一致, 只要细心观察, 就能分辨真假。

2.2 VIN码 (车辆识别代码) 识伪检查

VIN码又叫车辆识别代码, 相当于车辆的身份证号码, 共有17位。是由生产厂家在车辆出厂前用专用的工业打标机打刻在车身某处, 一般会打印在车辆的发动机舱后舱板上、车辆翼子板上、前座副驾驶席的地板上。VIN码是不允许擅自改动, 严格受交管部门掌控, 如果擅自改动, 会带来许多麻烦, 特别在给车辆办理年审、购买保险时, 更有可能会被视为嫌疑车辆予以查扣。因此, VIN码的识伪检查时要谨记:工业打标机打出VIN码的字母、数字都是横平竖直, 字迹清晰, 深度一致, 宽度相等, 间距均匀;如果人工篡改, 因为手法、力度的不一致, 必然会造成圆坑大小不一, 深浅不同, 只要稍作细心观察, 不难看穿。同样, 在识伪检查发动机号码时, 也可借鉴上述方法。

2.3 机动车行驶证识伪检查

机动车行驶证是车辆上路必须携带证件之一, 交管部门发放的行驶证有可识别的不规则的与行驶证卡片上图形相同的暗记, 只要用紫光灯照射就可。还要看看行驶证上车辆彩照与实物是否相符以及行驶证上的印刷字体、字号是否一致, 纸质是否合格、印刷质量是否清晰。在识伪检查机动车登记证书时, 也可借鉴上述方法。

3、手续检查工艺流程

车辆核查不可小视, 是车辆完成鉴定、评估的前提, 必须逐一核实, 无误后方可继续进行, 否则会被不法分子钻空子。如果发现证件伪造和车辆上相关部位有被重新打刻、凿痕、挫痕等人为改动和毁坏的, 应及时向当地公安交通管理部门报告。在二手车验车、识伪检查中, 一般遵循以下步骤:

1) 检查车主身份证明;

2) 检查登记证上车主姓名与身份证明是否一致;检查登记证上发动机号和车架号与实车是否一致;检查登记证上的使用性质、获得方式、初次登记日期、车辆生产日期、总质量、轮胎规格、功率、抵押情况、大修次数等相关内容;

3) 检查行驶证上车主姓名与身份证明是否一致;检查行驶证上发动机号和车架号与实车是否一致;检查行驶证上使用性质、车辆类型、品牌型号、年审日期等相关内容;

4) 检查新车发票或二手车发票;

5) 检查车辆购置附加税票和完税凭证;

6) 检查车辆年审合格标志和环保标志;

7) 检查车船使用税缴付情况和交强险保险标志、保险日期、投保人、保险人、被保险人等;

8) 检查机动车商业险:车辆损失险、第三者责任保险、全车盗抢险、不计免赔率特约险、玻璃单独破碎险、车身划痕损失险、自燃险等险种的保险日期、投保人、保险人、被保险人。

摘要：在二手车置换中, 需要对车辆进行过户, 变更车辆所有人的名称, 这是不可缺少的重要环节, 只要这样才能避免给双方带来不必要的麻烦。在二手车过户环节中, 除了提供必要的双方身份证、过户费用之外, 还需要车辆的登记证、行驶证等相关证件税费, 且能够进行识伪检查, 确保证件税费的真实性, 否则无法过户。

关键词：二手车,证件税费,识伪检查,工艺流程

参考文献

[1]赵帅.人人车服务营销策略研究[D]合肥:安徽大学, 2016.

[2]万绍山.汽车保险与理赔.北京理工大学出版社, 2011.

[3]任京.机动车所有权变动法律问题研究[D].大连:大连工业大学, 2013.

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[7]万绍山.汽车保险与理赔.北京理工大学出版社, 2011.

[8]李杰.汽车营销.北京理工大学出版社.2011.

篇4：谈高校印章档案管理

【关键词】高校；印章档案；管理

一、印章档案的收集

1.收集印章档案应及时。印章是机关、企事业单位行使职权、进行各种公务活动及对外联络的标记和凭证。有了印章这个标志，各种文件、介绍信、合同、报表等文书才具有法律效力，才能被人们所承认和执行。因此，印章具有特殊而重要的地位和作用，一旦印章被停用、废止，应尽快交由档案部门封存管理。

2.收集印章档案应确保齐全、完整、真实。印章档案能够真实地反映一个单位的机构设置与演变情况，具有重要的历史凭证作用和参考价值。对高校来说，一枚枚印章，是学校各个不同时期的烙印。每一枚印章档案都无可辩驳地证明学校的一段历史，学校档案部门要尽可能地保证学校每一历史时期印章的齐全完整，使之体现学校变迁过程的系统性，完整地反映学校发展历程的全貌。另外，据说社会上一些不法分子利用计算机扫描等高科技手段能按照印章所盖的印迹制作出真假难辨的印章。所以，我们在收集印章档案时一定要确保其真实性。

3.收集印章档案应履行严格的交接手续。档案部门可根据自己学校实际，制定相应的废止印章收集登记表，主要内容应包括印模图样、材质、启用日期、废止日期、移交单位、接收单位、移交人、接收人、移交日期等条项。印章废止单位填好废止印章收集登记表，连同废止印章一并移交给学校档案部门封存管理。由于废止印章大小不同，材质不一，破损程度、保存价值也良莠不齐，档案部门在接收时可作适当鉴定。

二、印章档案的整理

总体来说，印章档案整理应遵循利于管理、便于利用的原则，在印章的形成规律基础上，保持其历史原貌和有机联系，集中进行整理分类。需要注意的一点就是印章档案的全宗处理。印章档案应按馆藏集中，统一整理，不宜按来源原则划分全宗，也就是说馆藏印章档案应作为全宗级档案单独整理编目，按进馆顺序编制流水号，不得与文书档案混合编号。其整理步骤如下：

1.清洗、临时编号。将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗印章。刷洗干净的印章放在通风处晾干。清洗后的印章要确保完整、清洁、不变形，保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰。将晾干后的印章贴上临时标签，标签进行流水编号，按编号顺序若干枚为一组集中存放。

2.制作卡片。按照一印一卡的方式，将印章逐一在卡片上盖制印模，对印模编制与印章相同的临时流水编号，预留出档号与考证内容。

3.鉴定考证、划分保管期限。通过查考印章启用和机构变更等文书档案及相关资料，研究印章边款、印材，比较印章式样和印文，对印章的文字和图案内容、使用时间及真伪情况进行考证，填写卡片上的考证内容。

4.分类排序。一般可根据印章档案的历史时期、印章属性、机构类型等特征组织分类。高校印章档案可按三级类目来分，一级类目：建国前印章代号为1，建国后印章代号为2；二级类目：机构印章代号为1，个人印章代号为2；三级类目：党委印章代号为1，行政印章代号为2，钢印代号为3，团委印章代号为4等等。分类号使用阿拉伯数字加间隔符“.”编制，间隔符“.”用以区分分类层次。如建国后党政印章的分类号应为2.1.1。印章档案按保管期限——分类号——枚号顺序逐盒组织排列。

5.分拣装盒。按照卡片分类排序的结果，对应临时标签流水号拣取印章，将相同保管期限、相同类别的印章，依印章排列顺序逐一装盒。盒内印章一般按从左至右、从上至下的顺序排放。装盒后要编制备考表，如实填写本盒印章情况说明、整理人、整理时间等事项。备考表平放在盒内印章上面。

6.制作印模。盖制印模时，印章要放准位置，均匀用力，一次成型。盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观。盖制后的印模可经过扫描数字化处理后再用计算机编辑。对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其进行复制和取样，作为印模的有机组成部分，一同编辑。按照管理、利用印章档案的需要，可同时盖制若干份印模，其中，按盒内印章排放顺序盖制的印模单置于盒内，其余可根据需要编辑制作成各种专题印章档案印模集或印谱。放在盒内的印模单应放在备考表的上面，其中每个印模的下方应标注与之相对应的印章档案的档号。

7.编制档号。印章档案整理完毕后应编制档号，以固定排序位置。档号由印章档案代号、保管期限代号、分类号和枚号组成。印章档案代号：字母“YZ”代表“印章档案”，保管期限代号；字母“YJ”代表永久，“DQ”代表定期；分类号在第四步已阐述，枚号即阿拉伯数字流水编号。如学校印章档案保管期限为永久的建国后党委第一枚印章的档号为：YZ-YJ-2.1.1-1.制作档号时，去掉印章上的临时标签，在印章执柄或外侧贴上写有档号的新标签，还要分别在盒内印模和卡片上编制档号。

8.编制检索工具。印章档案应同时编制手工和机检两种检索工具。依据印章档案的档号排列顺序组织条目，通过将卡片上相关信息过录到目录上的方式，编制手工印章档案保管目录，主要设置档号、印文（边款）、使用起止时间、印材、备注等条项，根据保管期限的不同，分别打印后装订成册。机检检索工具除应有与纸质保管目录同版本的电子目录外，还要有扫描、编辑后的电子印模图形。

9.编制整理说明。每一批印章档案整理完毕后，都应该编制整理说明。记载印章档案的来源、数量，介绍印章的内容、价值和完整情况，说明印章档案的整理时间、整理人员和其他事项。整理说明可与印章档案保管目录等手工检索工具裝订在一起。

三、印章档案的利用

印章档案是档案的有机组成部分，即是档案，就会有一个提供利用的问题。在实际工作中，由于多种历史原因和工作需要，部分印章档案需要重新启用。但是鉴于印章的特殊功能，为防盗用、冒用、误用，印章档案的利用要严格控制。

1.制定严格的印章档案利用审批制度。提供印章档案利用时，应查验利用者有效证件，仔细询问利用事由，请利用者填写印章档案利用审批表，主要内容应包括利用人、利用单位、利用事由、需盖印章名称、学校有关部门意见、领导批示、承办人、办理时间等条项，做好印章档案的利用登记和利用效果登记。档案工作人员不得违反规定擅自提供利用，保证印章档案的利用安全。

2.为便于查找利用，档案部门除编制相应的纸质印模检索工具外，还应对印模采用计算机扫描、存储等数字化处理，形成系统的电子检索目录，以进一步提高利用效率。

总之，印章档案以其独有的特殊载体出现，见证了学校历史发展的进程和机构设置的变迁，是重要的档案资源。高校要进一步加强对印章档案的认识，重视印章档案的收集和管理工作，使印章档案的管理更加制度化、规范化、科学化。

参考文献：

[1]刘加威.高校印章档案管理的若干思考[J].齐齐哈尔医学院学报，2008（22）.

[2]康云霞，许院院，程媛.浅谈合并高校失效印章的档案管理[J].兰台世界，2008（9）.

[3]封小平.谈谈印章档案的整理[J].浙江档案，2010（4）.

篇5：公司印章、证件管理制度

第一条公司的印章、证件指定专人担任管理员，管理员负责

承担印章、证件的保管、正确使用责任。

第二条印章、证件包括：

1)印章：公章、合同专用章、财务专用章及法人等印鉴、发

票专用章、业务专用章；

2)证件：贷款卡、IC卡、验资报告、章程、营业执照、许可

证、代码证、税务登记证、备案证、社保证等。

第三条印章、证件的保管：公章、合同专用章由办公室指定

专人负责管理；财务专用章及法人等印鉴由出纳负责管理、发票专用章由发票管理员负责管理；业务专用章由业务部指定专人负责管理；证件由会计负责管理。

第四条公章、合同章签章：

1)需用印章时，首先由使用人填写《印章、证件使用申请表》

报领导审批后，由管理员负责签章。

2)领导电话审批的，由管理员在登记表的备注中加以说明，方可签章，过后由使用人补齐《印章、证件使用申请表》。

3)使用人须将《印章、证件使用申请表》上的内容填写完整，否则，管理员有权拒绝办理。

4)如协议、合同上已有公司领导签字，或公司的发文已由领

导签发，印章管理员可直接签章但应在《印章使用登记表》

上登记；已签章协议、合同后期解除业务的应收回，同时在表中备注注明。

5)证件管理员凭《印章、证件使用申请表》提供证件复印件

并加盖《与原件一致复印无效》章，注明用途。如所提供复印件还需加盖印章，则将《印章、证件使用申请表》交还申请人，否则该表由证件管理员留存。

6)严禁未履行程序，加盖印章。

第五条如需将公司公章、合同章带出公司，携章人必须提出书

面申请，并须经公司领导签字批准。申请中要写明携章去的地点、事由、归还时间；还章时，要将在外签章的内容按照签章程序，在《印章、证件使用申请表》上按顺序填写清楚。

第六条《印章、证件使用申请表》、《印章使用登记表》为公

司重要档案，需无限期保存，任何人不得以任何理由予以销毁。

第七条公司印章如丢失，应于发现丢失24小时内办理公告事

宜，如发生损坏，应于损坏后1天内办理完毕更换事宜。

第八条本规定自发布之日起生效，修订、废止由公司负责解

篇6：印章、合同、重要证件管理制度

文件编号：修改/版次：0/1批准：生效日期：

一、政策目的印章、合同和重要证件是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章、合同和重要证件的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本制度。

二、政策适用范围

公司部门的印章、合同和重要证件保管、借出、归还、使用全过程。

三、责任部门与权限

公司（副）总经理授权由人事行政部全面负责公司的印章、合同和重要证件管理工作，各部门对本部门保管与使用的相关印章、合同、重要证件负有管理责任，（副）总经理对印章、合同、重要证件的保管与作用有决定权。

四、主要内容

（一）印章、合同和重要证件的领取和保管

1、公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取保管，并由人事行政部行政文秘登记签收清单。对外合同原件通常由财务部经理负责保管，对内合同原件通常由人事行政部负责保管，重要证件由公司出纳进行保管。

2、印章必须由各保管人妥善保管，不得随意转借他人。

3、印章、合同、重要证件持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章、合同、重要证件，须办理归还手续后方可办理离职手续。

公司印章、合同、重要证件领取保管流程图

（二）印章、合同和重要证件的借用、使用

第一、“借用”方面规范

1、公司各级人员需借用印章、合同和重要证件须按要求填写《公司物品借用/归还申请表》，经公司相关管理人员审核后方可借用相关物品。

2、公司印章、合同和重要证件一般不得外借，内部借用也应严格控制。

3、印章、合同和重要证件借用人在使用相关印章、合同和重要主要证件时，应按借用时用途说明进行使用，不得擅自更改用途，否则追究相关使用人的责任。

4、合同和重要证件使用保证要核实相关使用目的后方可借出使用，不符合要求的使用申请，有权拒绝使用。

第二、“使用”方面规范

1、印章保管人应对文件内容上载明的签署情况予以核对，经核对无误后方可盖章，使用人应在《日常办公业务用章记录表》上给予登记。

2、涉及法律等重要事项需使用印章、合同和重要证件的，须依有关规定经（副）总经

理审核签字。

3、财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章、合同和重要证件无须经上述程序，销售订单类、对公联络影印件盖红章类，可以直接行章。合同类用章需要部门主管经理进行确认，经过相应的申请程序，批准后方可使用。

印章、合同、重要证件借用程序

日常办公业务行印程序

（四）责任

1、印章、合同、重要证件保管人必须妥善保管相关物品，如有遗失，必须及时向公司人事行政部报告。

2、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章、合同和重要证件，未经本制度规定的程序，不得擅自使用与外借。

3、违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

（五）相关定义

印章：是指公司用日常工作需要的各类印记，通常由各职能人员依据实际工作需要进行保管。它包含：公司公章、财务专用章、业务专用章、发票专用章、合同专用章、教辅部公章、教辅发票专用章、人事行政专用章等相关印章。

合同：分为对外合同与对内合同，对外合同是指公司与外部相关单位订立的相关契约的正式文本，其正本一般由财务部经理负责保管；对内合同是指公司与内部员工的劳动关系、薪酬分配等相关契约的正式文本，其正本一般由人事行政部负责保管。对外合同包含：业务合同、车辆保险合同、人身意外险合同、办公设备租赁合同、房屋租赁合同等与其它单位签订的相关合同。

重要证件：是指公司经营证照原件，相关税务登记件原件及车辆购置与纳税的登记的原件等，此类原件由公司出纳负责保管，其影印件由人事行政部负责保管。它包含：企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、出版物经营许可证等与公司营业活动有重要相关的证件。

五、附则

本办法解释权归公司人事行政部。

六、附表：

1、《公司物品借用/归还申请表》

2、《印章、合同、重要证件签收清单》

3、《印章借用审批权限表》

篇7：印章证件管理流程

一、伪造国家机关公文、证件、印章罪的本质

伪造国家机关公文、证件、印章罪属于新刑法中妨害社会管理秩序罪类中的扰乱社会秩序罪一节。扰乱社会秩序罪所侵犯的客体，是国家法律确立的、人们在社会生活中共同遵守的公共准则，也即公共秩序①。公共秩序是社会秩序的一种，是一个抽象的、弹性极强的概念，世界各国都没有对于公共秩序涵盖范围的明确定义，因此其内涵与外延具有很大的伸缩性。我们认为，伪造国家机关公文、证件、印章罪的本质特征是侵犯社会公众对于国家机关公务活动的合理信赖，进而侵犯国家机关公务活动的秩序与有效性。这一本质特征分为两个不同层次，即针对社会公众和针对国家机关公务活动的效力。这两个层次不但针对对象不同，其内涵也不尽相同，不能混为一谈，即不能笼统地认为本罪所侵犯的客体是国家机关的公共管理秩序，这对于进一步分析解决实践中的问题有着重要意义。

首先，伪造国家机关公文、证件、印章罪侵犯社会公众对于国家机关公务活动的信赖。在现代社会中，国家机关的公务活动是社会秩序形成的重要基础，公权力存在的根本原因即是维护社会秩序的稳定高效运行。在今天世界范围内崇尚法治的环境下，国家机关的公务活动对于社会秩序所起的作用更显突出。国家机关此种作用的发挥，一方面依赖于公权力的行使，另一方面便来自于国家机关公务活动的权威性。无论从社会历史的发展还是从现行制度来看，国家机关公务活动的这种权威性的存在和作用都是不容置疑的。因此，一般社会公众基于这种对权威的认同而产生的对国家机关公务活动的信赖度，较之由城邦市民社会发展而来的西方国家而言要高很多。这种很高的信赖程度有利于稳定、高效的社会秩序的形成，但同时也对国家机关公务活动的“可信赖性”提出了更高的要求。国家机关公文、证件、印章，从整体上讲都是国家权威的外化表现。它们虽然只具有某种图案或使用程序上的特征，但它们一经形成，便成为代表国家权威的符号，人们正是通过公文、证件、印章来识别、认识国家权威的。在现代社会中，国家机关的公文、证件、印章的社会机能有二：首先表现为转达意思表示的机能，也即通过公文、证件、印章，国家机关可以将一定的意思表示或权利义务关系的内容传达给有关部门或社会公众，如国家机关通过对外发布法律、法规、文件的形式将社会规范的内容传达给社会公众等；其次，国家机关的公文、证件、印章的另一社会机能是证明机能，也即由于国家机关公文、证件、印章的特殊形式和严格的使用程序，所以它一经发出就权威地证明它所承载的内容是国家机关的真实意思表示，并要求社会公众给予认同。由于国家机关的公文、证件、印章的这两项机能，使得它们在社会生活中具有很强的公共信用，人们对于国家机关公务活动的信赖集中体现在对于国家机关公文、证件、印章的信赖上。国家机关公文、证件、印章就象流通货币或有价证券一样，具有法律上、经济上的重要权威性。因此，伪造国家机关公文、证件、印章的行为，是从整体上损害了它们的社会机能和公共信用，破坏了国家机关公务活动的权威性，降低社会公众对国家公权力的信赖。

同时，正是由于伪造国家机关公文、证件、印章的行为损害了人们对于国家机关公文、证件、印章的认同，降低了人们对于国家机关公务活动的信赖，因而必然侵犯国家机关公务活动的有效性。公文、证件、印章类的符号性标志虽然古已有之，但它在今天的生活中的作用日趋重要。现代社会生活的高频率、快节奏与高流动性，使得人们无法再象以往那样对交往对方的情况进行细致而漫长的了解，公文、证件、印章这些符号类标志成为适应这种高频率与高流动社会的必然选择。对于国家机关公文、证件、印章的伪造，必然造成国家机关公文、证件、印章的整体的权威丧失，使得人们不再相信它们的真实性，其危害不但及于被伪造的公文、证件、印章本身，同时也影响那些没有被伪造的公文、证件、印章，使得人们对所有的国家机关公文、证件、印章的真伪性表示怀疑。因此，当这类符号性标志的真伪难于判别时，势必造成人们难于信赖它们所传达的意思或所起到的证明作用，进而减低交易效率，造成行为困难。社会公众对于国家机关公文、证件、印章信赖的减损，必然导致国家公共管理效率的降低，影响国家在维护社会公共秩序方面所应当发挥的作用。

综合上述对伪造国家机关公文、证件、印章罪本质特征的两个层次的分析我们可以看出，由于侵犯社会公众对于国家机关公务活动的合理信赖是侵犯国家机关公务活动有效性的原因，因而我们在考察伪造国家机关公文、证件、印章的具体行为时，必须以“侵犯合理信赖”为出发点，兼顾国家机关公务活动的有效性，才有利于得出合理的结论。

二、伪造不存在的国家机关的公文、证件、印章

就伪造的公文、证件、印章上所列示的国家机关是否一定是现实中真实存在的机关，刑法学者中存在着争论。这一问题在司法实践中有两种表现：伪造已经撤销的国家机关的公文、证件、印章的行为和伪造虚构的国家机关的公文、证件、印章的行为。这两类行为的区别在于前者所针对的国家机关曾经存在过而现已不存在，后者所针对的国家机关在现实中从未存在过。

有学者认为，国家机关使用的公文、证件、印章，是其在社会的一定领域、一定方面实行管理活动的重要手段，那么如果国家机关不再使用该公文、证件、印章，也就是说，它已经失效，那么伪造它们的行为就不会影响到国家机关的正常管理活动，不会损害它们的名誉，从而不会妨害社会管理秩序；也有学者认为，刑法设立伪造国家机关公文、证件、印章罪的目的，是为了保护国家机关的正常管理活动和信誉，当然要求这些国家机关是真实存在的。如果行为人伪造虚构的国家机关的公文、证件、印章，由于该国家机关根本不存在，自然谈不上妨害其管理活动和信誉。因此，对伪造虚构的国家机关公文、证件、印章的行为，也不应以犯罪论处②

我们认为，判断这类伪造行为是否是伪造国家机关公文、证件、印章罪的惩罚范畴，需要基于对该罪的客体的认识。根据前文的论述，伪造国家机关公文、证件、印章罪的客体是以侵犯社会公众对于国家机关公务活动的合理信赖为核心的，那么这类行为是否属于此类犯罪，就要考察其行为是否损害这种合理信赖。就一般社会公众而言，他们对于国家机关的认同与信赖是概括性的，在他们的意识中并不能具体了解这一概念的确切含义。目前我国的国家机关的范围无论在理论上还是在实践中都还没有清楚明确的界定，在这种情况下，无法要求一般社会公众对某一机关是否是真实存在的有非常清楚的认识。如果某人伪造了现实中并不存在的国家机关的公文、证件、印章，达到足以使一般社会公众认为是真实存在的国家机关的公文、证件、印章的程度，就已经侵犯了社会公众对国家机关权威的合理信赖，即已构成伪造国家机关公文、证件、印章罪，应当追究其刑事责任。由于本罪侵犯的是“一般社会公众”的合理信赖，因而在判别哪些情况属于“足以使人认为是真实存在的国家机关的公文、证件、印章的程度”时应当采用一般社会公众的认识水平，不能以具有某种特殊知识结构的专业人员为认定标准，既不能以诸如法官、律师、行政机关工作人员的标准来判断，也不能以与被伪造机关具有特殊业务关系的人员的标准进行判断，如伪造某不存在的工商管理所的名义发出的营业执照，不能以经营接触营业执照的个体经营者的认知水平为标准，而要以“一般社会公众”的认知水平来判断，只有这样才能从整体上适度地保证国家机关的公文、证件、印章不被侵犯。

三、国家机关公文所涵盖的范围

我国刑法学者的传统观点认为，国家机关公文是指以国家机关名义制作的处理公务的文书③，这类定义大都将“以国家机关名义制作”作为判别公文的形式要件。但是随着我国行政体制的变化，目前的国家机关公文形式多样化趋势明显，并且出现了大量以国家机关首长的名义签发的公文。这种以机关首长个人名义发布公文的形式，不但用于一般性的书面文件，如命令、指示、通知、函电等，也大量用于各类法规、规章以及对外签署的国际条约之中。如果仍然沿用传统的对国家公文的定义，严格考察“以国家机关名义制作”的形式要件，将给司法实践带来许多问题。我们应当认识到，上述公文虽然是以个人名义签发的，但是它们实质都是国家机关公务活动的产物，因而当然应当被认定为是国家机关公文。所以在对公文的定义过程中，不应强调以机关名义制作这一形式要件，而应当转而强调“用于处理公务”这一实质要件，以适应我国国家机关行文方式的新变化。

在确定公文的范围时还应注意的一个问题是对“领导批示”的处理。在目前我国的政治经济生活中，“领导批示”是常见的现象，尽管它们大多无论从程序上还是从实体内容上讲都是不合法的，但仍然在我国的社会生活中发挥着重要作用。由于实际生活中“领导批示”大多采用圈阅、批条或在报送文件上直接批示的非规范性方式发出，从外观上看不具有国家机关公文的形式，因而在刑法上是否认定伪造“领导批示”的行为是伪造国家机关公文的行为便成为一个棘手的问题。我们认为，要搞清楚这一问题，仍然要从伪造国家机关公文、证件、印章罪的客体出发。该罪的主要客体是侵犯社会公众对于国家机关公文、证件、印章的权威性的合理信赖，“领导批示”虽然不具有国家机关公文的形式，但就客观而言其权威性等同于公文，甚至在实际生活中其效力往往超出一般公文。伪造“领导批示”的行为，也正是利用了一般社会公众对于“领导批示”的权威性的信任，以达到其目的，因此“伪造领导”批示的行为当然侵犯了社会公众的合理信赖。从这个意义上讲，伪造“领导批示”的行为当然属于伪造国家公文行为，应当追究刑事责任。

四、大学学历证书是否属于国家机关证件

伪造国家机关公文、证件、印章罪中的“证件”，是指有权国家机关制作、颁发的，用以证明身份、权利义务或者其他事实的凭证，如工作证、结婚证、户口迁移证、营业执照、驾驶证、律师证等等。当前，伪造、买卖大学学历证书的情况比较普遍，司法实践中对这一行为有着不同认识。有人认为伪造大学学历证书的行为应以伪造国家机关证件罪定罪量刑，也有人认为该行为不构成犯罪。之所以产生上述分歧的原因在于对大学学历证书是否属于国家机关证件有不同的理解。目前我国普通高等院校实行毕业证书与学位证书并行的制度，由于两者都是我国高等学历的权威证明，因而在实践中都出现大量的伪造的情况。其中“普通高等学校毕业证书”是由中华人民共和国教育部即原国家教育委员会印制，由高等学校以学校的名义加盖学校钢印颁发的；而“普通高等教育学位证书”则是以各高等学校的学位评定委员会主席个人的名义签署，加盖学校钢印的方法颁发的，因而在确定其国家机关证件的性质时二者有所不同。

这里，关键要搞清“印制”或“监制”的法律含义。在我国的社会经济生活中，存在着大量的由政府部门印制或监制的证件文书，如税务机关监制的各类发票等。一份由某国家机关监制的证件，是否应当被认定为是该机关“制作、颁发”的证件呢？我们认为，“印制或监制”行为与实际制作、颁发行为有着本质的不同。在经济生活中一些国家机关，特别是行政机关对于某些有重要含义的证书或文件进行监制，其目的在于对文书、证件式样进行统一管理，保证某种文书、证件具有固定的规格和版式，便于在实际使用中的认定与管理。这一监制行为并不说明监制机关是文书、证件的实际签发人。在实践中，监制机关统一印制的文书、证件都是空白格式，其实际内容与具体权利义务关系及签发人、日期等都留待颁发机关在具体签发时填写。我们可以看出，监制行为与颁发行为出自于不同的机关，有着不同的内涵，当然也具有不同的法律含义。因此，不能因为一个证件的监制机关是国家机关，就认定其属于国家机关证件。

我国《教育法》第21条明确规定“国家实行学业证书制度。经国家批准设立或者认可的学校及其他教育机构按照国家有关规定，颁发学历证书或者其他学业证书”。第22条规定“国家实行学位制度。学位授予单位依法对达到一定学术水平或者专业技术水平的人员授予相应的学位，颁发学位证书”。据此，我们可以看出，无论是大学毕业证书还是大学学位证书，都是由各普通高等学校而非国家各级教育主管机关颁发的，国家教育主管机关在颁发证书的过程中是“监制机关”。因而，大学学历证书不应属于国家机关证件，伪造大学学历证书也不属于伪造国家公文、证件、印章的行为。但是，大学学历证书上必有大学的印章，对伪造大学印章的行为，应依照刑法第280条第2款之规定，以伪造事业单位印章罪定罪处罚。

五、国家机关印章的司法含义

国家机关印章是指固定了国家机关名称等内容并可以通过一定方式表示在其他物体上的图章，包括表示国家机关名称的印章和国家机关用以表示某种特殊用途的专用章，如合同专用章、税务专用章等④。印章是一个机关或单位的集中性的符号标志，具有很高的权威性。在我国民法的表见代理制度中，盖有某一机关单位印章的介绍信或合同书，无论其印章加盖是否存在瑕疵，往往都被认定为该机关单位的真实意思表示，可见印章在社会生活中起到的重要作用。

在我国行政法律中，有详细的关于印章管理的规定，以国家行政机关印章管理为例，在国发（1993）21号《国务院关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》中明确规定了国家行政机关印章的形状、规格、材料以及所刊文字的格式和写法，应当作为司法实践中判断国家机关印章的法律依据。但是，司法实践中认定国家机关印章时，不能仅仅限于这类规定，认为凡私自刻制的印章与行政法规规定的不同，就不是伪造国家机关印章的行为。判断一个伪造行为是否属于伪造国家机关印章，要从行为人主、客观方面判断其行为是否会侵犯社会公众对国家机关印章的合理信赖。社会公众对于国家机关印章的认识是笼统的，不可能要求一般人清楚地知道法律规定的某一级机关的印章的大小及应刊有的文字形式，因此只要伪造的印章足以使一般社会公众认为其是国家机关印章，即已构成伪造国家机关印章罪。这种“足以使一般社会公众认为其是国家机关印章”的程度，要以社会的一般标准进行判断，如一般社会公众都应了解某一机关、单位对外具有代表性的公章应该是圆形的，如果某人伪造了一枚某市人民政府的方形公章，则应认为其行为不构成伪造国家机关印章罪。

此外，近期以来出现了国家机关行政领导人员的私章用于公务的情况，如以加盖行政首长的人名章的形式发布的文件等。此时，如果某一行为人伪造了行政首长用于公务的人名章，且该人名章确能起到对相应国家机关的证明作用，即具有公务活动的效力，那么其伪造行为也应视为伪造国家机关印章的行为。

简易文书是讨论伪造印章类犯罪的又一棘手问题，如国家机关单位使用的骑缝章、注册章，在收取各类费用时使用的现金收讫章以及人民法院发布判决书时加盖的“与原件核对无误”章等。这些图章虽然表面上看具有一般印章的外观，使用方法也与一般印章类似，但它们实际是简易文书，不属于国家机关印章的范围。它们的制作与使用并没有严格的法律规范，其自身也不具有代表国家机关、表征权利义务的性质，只是人们为了处理一些需要反复书写的简单文字的手段。因此它们不是国家机关的集中性符号标志，以它们为对象所实施的伪造行为不是伪造国家机关印章的行为。但由于它们大多加盖在国家机关公文之中，从而成为公文的一部分，又因为其具有固定的样式，因此人们对于国家机关的这类简易文书也给予很高的信任度，如当事人见到盖有“与原件核对无误”字样的法院文书副本，就很少怀疑其真实性。因此，伪造国家机关简易文书的行为也侵犯了社会公众对于国家机关文书的合理信赖，因此应被认定为伪造国家机关公文罪进行定罪处罚。