新形势下高职院校教学秘书工作

2022-09-10

随着我国高等教育改革的进一步深化和日益扩大,高职院校的教学秘书工作在学校教学管理中的重要性日益显现。高职院校教学秘书是学校教学管理信息上传下达的桥梁,是部门之间、教师之间、师生之间相互联系的纽带,是整个高职院校教学及其管理工作中不可缺少的重要环节。

一、目前高职院校教学秘书工作中存在的问题

在信息化时代的新形势、新背景下,教学秘书的工作与以前相比,工作的内容、形式以及手段都发生了许多深刻的变化,例如:新形势下高职院校教学秘书不再局限于用纸张记录相关的教学管理信息,不再仅仅依靠于计算机统计相关的教学数据,而是运用各种现代化的信息手段来进行日常管理工作,从而使教学秘书的工作更加智能和便捷,也使教学秘书工作的质量和效率有了一定的提高。

尽管如此,在当前高职院校的教学秘书工作仍然存在着许多不容忽视的问题,这些问题主要表现在:

(1)服务意识不强,管理水平有待提高。高职院校秘书服务的对象是广大师生,平时工作量大、面广,使得秘书不得不疲于一些日常性的、事务性的工作,导致秘书在服务的层面上很难做到细心、耐心,更难做到全心全意的服务于师生。

秘书因其工作内容的零碎、繁琐,感觉自身的工作得不到足够的重视和认可,这对秘书心理造成了极大的影响,觉得付出和回报严重失衡,鉴于以上原因导致秘书对工作缺乏一定的主动性和积极性,服务的意识不断淡化。

高职院校的秘书每天都处于忙碌的工作中,没有时间加强自身的理论学习,也缺乏系统的培训,对高职院校秘书工作的基本职责认识尚浅,再加上平时的工作以经验型管理为主,不熟悉教育管理理念,管理水平更有待提高。也因高职院校秘书队伍人员流动性较大,队伍结构不合理,从而使得秘书人心涣散,思想负担过重。秘书的队伍呈现了一种不稳定状态,这也降低了秘书工作的管理水平[1]。

(2)工作得不到重视,收入偏低。在高职院校中,教学秘书的工作琐碎、繁杂,在不少教职工的心目中,教学秘书的工作没有什么技术含量,无非就是跑跑腿、倒倒水、完成领导交办工作任务,任何人都可以干,学历的高低对教学秘书工作的好坏没有直接的影响,这种忽视与偏见使得教学秘书工作处于十分尴尬的境地。一些高职院校在进行改革时,由于对教学秘书工作不够重视,在改革分配制度时都是向教学一线倾斜,使得教学秘书的工资收入无明显改善,远低于教师的收入水平,从而使许多教学秘书心理上感到不平衡,进而在工作中产生了厌倦、畏难的情绪,缺乏工作的积极性[2]。

(3)学历层次参差不齐、年龄差距较大。目前,不少高职院校教学秘书队伍专业水平参差不齐,既有较高学历的研究生、本科生,也有学历层次较低未经过选拔性考试而进入教学秘书队伍的,他们在对秘书工作的理解和掌握上也有所不同,少数高学历的教学秘书,他们能够将自己所学的理论知识灵活运用到平时的本职工作中去,工作成效显著。而那些学历不高或者转行的教学秘书,由于缺乏必要的理论知识学习,如果在工作中再缺乏一定的主动性和积极性,其工作质量与效果就成问题了。

另外,不少高职院校教学秘书的年龄差距较大,据相关文献统计部分高职院校教学秘书的年龄在25-50岁之间。在信息化时代,教学秘书需要掌握更多先进的信息技术和科技手段来快速有效地完成自己的工作,这种形势要求教学秘书队伍年轻化。

而对于年龄偏大的教学秘书人员,由于其生理和对新事物接受程度等方面的原因,他们对新事物特别是日新月异的现代信息技术的反应能力和接受能力相对比较迟缓,势必会直接影响到日常工作的质量和效率[3]。

二、提高高职院校教学秘书工作质量的对策

(1)加强服务意识,开展业务培训。秘书作为一个部门日常教学管理工作的主要承担着和操作者,要树立“以人为本”的服务理念,为教师能更好地教书育人、开展科研提供服务,为学生能更好的学习成长提供服务。因此,高职院校相关部门领导应树立“管理也是学问,优秀的秘书也是人才”的观念,认识到秘书工作在提升高职院校的行政管理水平中的重要性,建立合理的评价机制,为秘书提供更多的培训和学习的机会。

第一,学院可以通过不定期的开展专题研讨、经验交流会等各种方式来为秘书的工作提供一个良好互相交流的平台,帮助他们解决一些平时工作中未能解决的事情,促进他们对工作的积极性和主动性。

第二,学院还应重视秘书的个人的能力业务的培养,使之完善专业知识,发挥协调能力,强化服务意识,增强秘书的自信心和责任感,以便可以更好的服务于师生,服务于学校。

(2)转变思想观念,给予理解和关爱。高职院校的秘书是系部的“大管家”,任务多,责任重。现如今高职院校有很多秘书学历层次较高,能力较强,他们也有理想、有抱负、有追求,想长期从事教育事业。因此,高职院校的领导应转变思想观念,给于秘书更多的理解和关爱。第一,完善学校的管理制度。让一些优秀的秘书工作者能够走上教师的行业,发挥他们的特长,也为学校的教育事业提供一些新鲜的血液。第二,提高秘书的工资收入。秘书是教学管理工作的基层工作者,每天的工作千头万绪,有时一人身兼数职,超负荷工作,工作压力极大,领导应相应提高秘书的工资收入,激发秘书工作的积极性。第三,及时关心秘书的身心健康。由于秘书工作的事情较多,没有太多的时间和精力去搞科研和职称晋升,自我的价值得不到很好的实现,长时间辅助工作造成了秘书工作心理压力变大,因此,领导应及时关注秘书的身心健康,尽力营造一个和谐的工作氛围,强化交流与沟通,避免消极的情绪,增加正能量。

(三)提高专业水平、缩小年龄落差

高职院校校秘书队伍建设是一项任重道远且长期性的工作,只有加强工作高职院校秘书队伍建设,才能保证高职院校教学管理高效有序的展开。第一,要建立健全的秘书竞聘的选人用人制度,明确规定秘书工作必须具备的资格标准,实现与之专业相近、相符的应届大学生或者往届大学生进入秘书的行业;并坚持日常培训和系统培训相结合、理论学习和技能学习相结合的方式,促进整个秘书队伍的知识结构不断地完善。第二,要建立一支年轻化秘书队伍,高职院校秘书队伍要以中青年为主,高职院校的秘书人手相对较少,而工作量大,年龄过大会承受不了工作的压力。所以对于高职院校的一些年龄偏大的秘书人员,可以将他们转入学校其它的行业,或者给于一定的补贴让其离职,这样的话,既有利于学校未来的发展,又有利于年龄大一点的秘书的身心健康。