监理项目档案管理制度

监理项目档案管理制度（通用8篇）

篇1：监理项目档案管理制度

2×35MW新建工程档案管理

监理汇报材料

一、工程概况

1、工程建设相关单位

建设单位：

设计单位：

监理单位：

施工单位：

二、监理档案管理组织情况

1、管理组织及人员分工

根据档案管理“谁形成、谁收集、谁整理”的原则，监理部对档案管理非常重视，成立了档案组织机构，实行总监理工程师负责制，监理工程师督促指导，由专职资料员具体负责工程项目资料的收集与整理归档工作。

监理部负责收集工程在施工过程中形成的监理文件。主要包括在监理过程中形成的对工程有保存价值的各种监理文件和记录，并按建设单位及档案要求归档。

监理部负责督促、审查工程施工过程形成的施工文件。尤其是施工记录、隐蔽工程检查验收记录、质量验评、材料进场报验以及竣工图等。

工程档案资料管理工作按“统一领导，分级负责”原则，专业监理人员对所涉及监理范围内的工程文件，按规定要求及时完成收集、整理，做到分类有序，对资料的真实性、完整性负责。档案资料管理人员集中系统地实施档案管理工作。

2、严格审核，提高档案质量

对已完工程应归档的监理资料，主要审查档案资料是否完整齐全、准确、系统，手续是否完备等。

由于本工程建设时间较长，如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。在资料收集上由于总监重视、各专业监理认真负责，资料收集比较齐全。

加强文档质量的审查工作，对资料出现涂改、模糊不清、污渍、审核签字手续不全等问题，及时进行整改；对出现破损的资料及时进行更换，确保档案资料的质量。

在档案资料的准确性上，监理部对需归档资料进行逐份检查，本着认真负责的态度，认真查阅原始资料，确保归档资料的准确性。

三、档案的进展与审核情况

由于目前工程还在进行中，监理资料仍陆续发生，现正在进行分类整理阶段，计划按业主要求于5月底完成。

各参建单位已完成的归档案卷，首先报送监理部进行审查，并提出审核意见，然后报送业主审核。

现已验收、审核的部分工程档案资料，基本能达到规范化、标准化要求，内容真实、准确、完整齐全。已归档的资料组卷基本合理，资料料排列有序。

四、结束语

由于过程控制中的一些综合因素，在档案整编和管理过程中难免存在一些失误和不足，请领导、专家提出宝贵意见，以便我们在今后的工作中进一步完善，为工程做出我们应有的贡献。

二〇一四年三月二十七日

篇2：监理项目档案管理制度

一、工程概况

1、工程建设相关单位 建设单位：雷州市地方公路局

设计单位：北京特希达交通勘察设计院有限公司 监理单位：河南中交路通工程监理咨询有限公司 施工单位：河南省大成建设工程有限公司

2、主要工程项目及工程量

根据设计文件，该大修工程主要项目及工程量有： 一：主要工程项目：

（1）路基宽度：10m，路基标准横断面为：

K0+000~~K0+548段：0.8m(硬路肩）+2*3.5m(行车道）+0.8m（硬路肩）；

K0+548~~K1+200段：1.0m(土路肩）+0.25m(硬路肩）+2*3.5m(行车道）+0.25m(硬路肩）+1.0m（土路肩）；

K1+200~~K10+921段：2.25m(土路肩）+0.25m(硬路肩）+2*3.5m(行车道）+0.25m(硬路肩）+2.25m（土路肩）；

④K10+921~~K10+957段：桥梁；

⑤K10+957~~K11+044段：1.25m(土路肩）+0.25m(硬路肩）+2*3.5m(行车道）+0.25m(硬路肩）+1.25m（土路肩）；

安全标志工程在施工过程中形成的监理文件。主要包括在监理过程中形成的对工程有保存价值的文字、图纸、图表等不同形式的各种监理记录，并按档案要求归档。

监理部负责督促、审核工程施工过程形成的施工文件。尤其是施工记录、隐蔽工程检查验收记录、质量检查和评定材料以及竣工图等，都应收集并归档保存。

工程建设前期，监理部结合工程建设实际情况，分别制定了监理部内部工作规章制度，明确了各监理人员的岗位职责及监理工作程序。

工程档案资料管理工作按“统一领导，分级负责”原则，现场监理人员对所涉及监理范围内的工程文件，按规定要求及时完成收集、整理，做到分类有序，对真实完整性负责。同时，总监理工程师指定了监理部专职档案资料管理人员，集中系统地实施档案管理。

2、工程档案与工程建设同步管理情况

工程建设开展前，建设单位组织各参建单位召开了第一次会议，提出在工程建设过程中要加快工程建设档案收集整理的监理工作会议，提出了工程档案管理的目标、任务和要求。明确了工程建设监理文件和施工文件资料的管理程序，并提供符合相关标准规范的施工、监理用表给各有关单位使用执行。

施工单位在合同项目开工前编制施工组织设计文件，其中包括组织机构及人员构成、机械设备进场报告、施工技术方案、施工进度计划、施工平面布置图等，经监理机构审核后签发开工令。

分部工程开工前，施工单位根据工程具体情况编制详细的施工技术

面清洁，签字手续完备，基本能真实反映工程实况。

三、档案审核情况

各参建单位将案卷报送监理部，由监理部对档案质量进行审查，并对质量提出审核意见。监理审核的范围如下：

1、施工类（1）开工材料

（2）施工计划、安全措施、施工组织设计报批及审核文件（3）建筑原材料出厂证明、合格证、质量鉴定、原材料及见证取样复验报告

（4）设计变更通知、工程更改洽谈单等

（5）施工定位（水准、导线、基准、控制点等）测量、放样记录及相关材料

（6）水泥砂浆、混凝土配合比试验通知单、水泥砂浆、混凝土抗压强度及钢筋连接试验报告等）

（7）基础处理、基础工程施工、地基验槽记录等

（8）道路工程单位工程、分部工程、分项工程的质量检验评定资料

（9）机电设备与金属结构安装检查、检验与评定资料（10）施工管理工作报告

（11）竣工图编制说明、竣工(含工程基础地质素描图等)（12）施工记录（日记）

2、监理类

四、审核结果

监理负责审核的施工类、监理类资料，现已验收系统工程档案的内容与质量符合《中华人民共和国档案法》的规定要求，基本达到规范化、标准化要求，内容真实、准确、完整齐全。已归档的资料组卷基本合理，材料排列有序，竣工图与实物相符，竣工图纸清晰，图面整洁，签字手续完备，能真实反映工程实际。目前已经具备档案专项验收的条件，可提请上级档案部门验收。

五、结束语

由于监理部对档案整理归档认识理解有限，在档案整编和管理过程中难免存在一些不足，我们将根据检查意见，在今后的工程管理中，进一步完善档案整理制度、手段，提前谋划，制定详细方案，贯彻实施。

河南中交路通工程监理咨询有限公司

篇3：谈水利工程建设项目监理档案管理

1.1 安排专职人员负责档案管理工作

建设项目监理机构组建之时, 就必须安排专职的档案管理员负责做好本项目监理文件和外部文件的管理工作, 包括文件收发、保管、整理、归档、移交、无效文件的回收处理等, 并应由总监或副总监审查档案管理工作, 做到“专人负责, 领导审核”。

1.2 建立文件收发登记制度

建设项目过程的来往文件, 均应清晰完整地记录在收、发文登记簿上, 并严格履行签收手续, 既避免了文件收发错漏的纠纷, 也利于文件查找使用。收、发文登记表的内容应包括:工程名称、序号、文件名称、文件编号、收文 (发文) 单位、收文 (发文) 时间、收文人、备注等。

1.3 制定档案管理规章制度

档案管理人员应具备职业操守, 工作态度认真严谨, 做好档案保密工作。建设项目文件一经归档, 任何人借阅均须按规定严格履行借阅手续, 保密资料需经领导批准才能借阅, 建立借阅签名簿供签字借阅。借阅的文件必须在规定期限内归还, 并保证文件整洁完好。

2 建设监理档案文件整理归档

2.1 档案文件校审归档

档案管理人员应熟悉档案文件的类型和流通途径, 确保文件能在各参建方内及时流通, 对工程建设发挥积极作用。档案管理人员在收发文件时, 应对文件进行细心审阅查对 (重点是施工单位资料的审查) , 若发现文件存在诸如表格使用不规范、报表填写不完善、签章不齐全等细节问题, 则不能对其进行归档, 应及时汇报监理相关负责人, 联系相关部门对文件进行纠正后再对其进行归档, 从而保证归档材料的准确性和规范性。

2.2 档案文件分类

档案管理人员对建设监理工作中形成的文件应及时查对登记, 分类暂存, 便于资料的查阅使用。档案文件一般按产生单位分为以下几大类:

一是建设单位的文件。包括通知、指示及其他相关动态管理文件等;

二是设计单位的文件。包括设计图纸、设计修改通知、设计工作联系单等;

三是监理单位的文件。包括监理合同, 监理大纲、监理规划和实施细则, 监理单位资质和人员证书, 监理月报、专题报告和验收工作报告, 监理工作联系单, 监理通知、整改通知和现场工作指示, 开工、停工和复工令, 图纸会审和会议纪要, 监理日记 (日志) , 总监巡视记录, 旁站监督记录及施工单位的报审批复文件等;

四是施工单位的文件。包括施工合同、招投标文件, 开工、停工和复工申请、施工组织设计及技术方案, 施工进度计划, 施工月报, 工程进度款申报, 施工单位质量保证体系, 材料、构配件和机械设备报验, 质量检验报告, 测量核算资料, 质量评定资料, 报告单及其他发函, 工程影像资料等;

五是项目主管部门的文件。包括上级主管部门和质量监督部门的指示、通知等。

3 建设监理档案文件组卷移交

3.1 档案文件组卷

项目监理文件的划定参考《水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表》里面的“监理文件材料”一项, 并结合实施过程中产生的文件材料进行组卷。汕头市濠江东、西岸堤围达标加固工程的监理档案组卷共分为十卷, 案卷题名分别为:监理合同与纲领、施工组织方案批复、监理指令、进度控制、质量控制、投资控制、会议纪要、监理报告、监理日记、其他重要文件等。组卷的要素包括:案卷目录、案卷封面、卷内目录、卷内文件、卷内备考表, 各要素编制要求简介如下:

a.案卷目录, 是以案卷为对象进行编写的表格, 其内容包括:档号、案题题名、编制单位、立卷单位、起止日期、页 (份) 数、保管期限、备注等;

b.案卷封面, 是直接揭示案卷文件材料内容与成分的, 其内容包括:项目代号、档号、案卷题名、工程名称、编制单位、编制日期、保管期限、密级等;

c.卷内目录, 是对案卷内的每一份文件进行登记的表格, 其内容包括:序号、文件编号、责任者 (形成文件单位) 、文件材料题名、日期、页次、备注等;

d.卷内文件, 卷内文件按文件类别和日期先后进行排列, 归入卷内的文件采取不装订的形式, 应将订书钉等金属物件拆除, 尽量保持整洁无损, 便于长期保存。组卷完成后的文件应统一印上页码以便查找。

e.卷内备考表, 是说明案卷内文件状况的表格, 放置于每个案卷的末页, 其内容包括:工程名称、档号、卷内文件件数、卷内文件页数、其他应说明的内容、立卷人、审核人、立卷日期等。

3.2 档案文件移交

监理部应按国家水利工程档案管理规定和监理合同约定, 在监理服务期满后, 将整编完善的监理档案文件移交给建设单位, 并做好登记手续。

4 监理现场档案管理现状

随着国家的建设发展, 对工程现场档案管理的要求逐渐提高, 档案管理体系逐步走向成熟完善。在现场监理工作实践中, 一般大型水利工程的施工队伍人员投入大, 非常重视档案资料编制的规范性和完整性, 项目经理部配置档案组, 文件实现电子化, 资料员专业素质高, 这些给现场监理工作的开展减轻了劳动强度, 他们也提供了宝贵的借鉴经验, 有利于监理业务水平的提高。部分中、小型水利工程监理档案管理存在的问题则较多, 由于施工方多为地方性队伍, 无软件材料编制整理经验, 对行业规范不熟悉, 只重视现场施工方面, 忽略了档案资料的重要性, 无配备资料员或配备的资料员缺乏专业性, 常常产生的问题包括: (1) 开工初期相关报审资料没有准备齐全, 迫于合同工期限制, 没补齐就进场施工了, 监理人员在施工前期就要时常督促施工队将资料补充完善; (2) 施工日记记录得马虎不清晰, 甚至开始没有做记录而到后来才补记, 这样可能产生一些扯皮争议的事情, 为此监理人员需记录监理日记, 并定期检查核对施工日记, 发现填写不规范或不符合事实的就要及时纠正; (3) 采用的施工报表不符合行业规范, 比如有些施工队雇佣的资料员是土木建筑行业的, 采用建筑行业的表格来做水利工程的资料, 监理人员需提供正确的行业规范表格令其修改和使用; (4) 施工过程产生的签证评定资料往往没能及时编制, 迟迟拖延才补齐, 这样可能产生施工数据或日期填写错误, 或相关负责人员签证不齐全的问题 (比如存在参建负责人更换调动, 等资料补齐还要找更换前的负责人补签的情况) 。由于施工现场条件限制, 签证资料如无法同步跟进, 则监理人员督促资料必须定期 (每周或月) 补签完善, 避免拖延太久。

5 结论

篇4：电力监理档案管理探讨

关键词：电力监理；档案；管理

随着我国工程建设、管理水平的提高，监理在电力工程建设中的管理职责越来越重要。根据监理任务的不同，主要分为施工监理（含设备监造）、设计监理。本文主要对施工监理的档案管理工作进行分析和探讨。

1监理档案的分类

按照《电力建设工程监理规范》（DLT5434—2009）的规定：“监理单位档案管理人员应对监理工程师在监理工作中形成的文件进行收集整理”、“对各参建单位在工程进行中形成的文件进行审查，对竣工图等竣工档案的编制和案卷的质量进行审查”、“将监理过程中形成的有价值的文件按规定整理和归档，并移交建设单位存档”。这就以行业规范的形式，向我们阐明了监理资料员及监理工程师在监理过程中对档案分类、整理、归档等要求。监理档案的内容应包含编制说明、目录、正文、附录四部分。按正文的内容、来文单位等不同，监理档案通常分为基本文件、工程文件、施工文件、监理文件四大类。

（1）基本文件。招标书、投标书、委托监理、监造等合同文件；施工方、供货方、特殊作业人员的资质审查报告；上级部门的审批文件；材料供应商资料等。

（2）工程文件。设计图、施工图等设计文件；设计交底、图纸会审、设计变更文件、工程相关的会议记要、设备制造生产计划等。

（3）施工文件。委托施工合同、施工方案和施工组织设计、施工过程中施工质量检验和监理评定意见、设备制造过程中检验记录等。

（4）工程监理文件。监理工作中的联系单、工程师的通知单、监理日志、质量事故处理文件、监理规划、实施细则、阶段性总结、施工方案等。在监理档案生成、管理工作过程中，应遵循“不遗漏、不重复、客观反映事实”的原则，对监理资料、文件进行分类归档。档案管理人员可根据工程需要，对以上分类进行细化和调整，以进行更好的管理、查阅和保存。另外，应注意文件的交接，在施工阶段对分部验收时施工单位形成档案按有关要求进行严格把关，在文件整理时注意遵循文件形成的先后顺序和文件结构上的隶属关系，在项目竣工时及时将档案资料和验收文件整理归档并移交相关部门，做到档案归档与工程建设同步进行。

2电力监理档案管理中的问题及解决方法

2.1对监理档案管理缺乏重视，缺乏专业的档案管理人员

在工程建设过程中，大多单位领导将重点放在了工程建设的质量、进度、安全管理等“实事”上，忽略了档案管理的重要性，对档案管理不当导致的延误工期、浪费人力物力等情况认识不足，影响了工程的顺利进行。另外，因档案管理工作繁杂量大，涉及的知识面很广，很多人不愿去做，给档案管理工作造成了难度。因此，管理人员应对档案管理工作引起高度重视，定期对档案管理人员进行专业培训，提高档案管理人员的整体水平。主要培训的内容应包括以下两方面。

1）以《国家档案法》、《档案管理规范》、《电力建设工程监理规范》（DLT5434—2009）等档案管理要求为内容，进行专业知识培训，阐明监理档案的收集整理要求、整理方法和整理归档意义等，并结合各监理单位整理归档的实际情况，对档案管理人员如何在电力项目建设中形成资料的整理归档进行详细的检查和指导。2）针对具体工程项目，进行监理工作内容及工程建设等专业知识培训，最终使档案管理人员不仅具备基本的档案管理知识，还要掌握项目建设的主要内容，理解建设过程中形成的文件。提高了管理人员的业务水平，开阔了视野，最终达到领导重视、档案管理人员目标明确、思路清晰的效果。

2.2档案管理与项目建设不同步，档案整理滞后

项目建设中各参建单位档案管理人员水平参差不齐，有些单位没有设立专门的档案管理人员，影响了档案整理的进度。档案管理人员平时不注重资料的收集，后期整理的难度增大，影响了最后的交接和归档。强化档案管理人员责任意识，实现档案管理和项目建设同步进行。在项目实施前，可以组织各参建单位召开档案管理工作专题会，明确各单位档案管理职责，构成由建设单位牵头，监理单位监督、设计单位等其他单位配合、施工单位实施的网络结构。监理单位的档案管理人员负责监督、检查、审核施工单位的档案管理，真正做到从工程招投标、规划、设计、施工至竣工验收全过程都及时、有效地进行资料的整理归档，保证档案的完整性、规范性、真实性，做到档案管理外观有序、真实有效、查找便捷、有助于验收整理。

2.3档案整理头绪不清，归档困难

《建设工程监理规范》中规定了建设工程施工阶段的监理资料达到28个条目之多，其中有些条目中所包含的内容相当繁多，这些资料如果全部归档于监理单位，会给监理单位档案管理工作造成不必要的负担。在档案整理过程中，应充分利用文件形成单位不同，对归档资料进行区别对待。有些资料出于监理单位，必须全部归入监理档案中，可归入“卷内”资料。包括：监理委托合同、监理工程师下发的通知、监理日记、分项工程检验报告、监理总结等。因监理资料中的一些备案资料基本上由施工單位来完成，通常情况下一式三份，除自已保留一份存档外，还报送质量监督机构和建设单位，虽也属于监理资料，又不会全部归入监理档案，就可归入“卷外”资料。这样在面对数量繁多的资料时，只要确定了这一原则，即可理清头绪。

2.4重视档案移交，忽略过程管理

参建单位普遍对竣工验收、档案移交等里程碑比较重视，不重视档案的过程管理，认为档案管理只是完工后档案的整理及向建设单位的移交，从而造成在工程建设过程中，档案管理混乱，文件遗失、延误等问题层出不穷。监理单位应根据规范、监理大纲、监理细则，建立完善的收发文制度，包括与建设方、承包方、设计方往来文件的具体格式和传递方式等，做到对收到文件时包括接收人、审核人、整理人都有登记（文件的处理结果、归档位置和参考文号），便于查证。对发出的文件要粘贴发文处理签，从发稿人、签发人到日期都应写清。另外，文件按不质量、进度、投资、安全、付款等类型不同分开保存，各大类可根据文件多少再次进行细分，使文件条理清楚；对不同载体的资料如光盘、图纸等也要分别存放，便于将来查找。

2.5管理手段落后，工作繁重

由于对档案管理重视不够，档案管理人员与外界沟通甚少，管理方法只采用一直延续下来的老方法，不能运用现代化技术提高档案管理质量，造成“归档靠手、查找靠走、记不清有没有”的现象。当前，随着计算机和网络等信息技术的广泛应用，给档案管理带来了多元化的发展，利用档案管理系统实现了信息的录入、管理、传输等。利用系统对档案进行分类管理，便于资料的查阅和使用，增强了资料的实用性，还使档案资料的完整性、系统性和准确性得了更多的保障。同时，还可以通过网络实现上下级单位和兄弟单位间的电子公文往来，便于远程查询和下载。

3结束语

通过对电力监理档案管理水平的提高和手段的改进，在一定程度上对监理工作和项目建设起到了积极的推动作用。在今后的监理工作中，应让档案管理人员全面参与项目建设，通过各种方式不断提高档案管理人员的业务水平，保证电力监理档案的完整性、规范性和真实性，从而提高监理工作水平，建设更好的电力工程。

参考文献：

［1］王黎平.电力标准化管理实施指南［M］.中国水利水电出版社，2012.

篇5：监理项目档案管理制度

工程项目档案监理情况汇报

各位领导、各位专家大家好：

我代表内蒙古XX工程监理有限责任公司对XX2000万吨露天煤矿及选煤厂工程项目档案工作做如下汇报：

内蒙古XX工程监理有限责任公司为国家建设乙级资质，煤炭系统甲级资质的监理单位，通过投标方式承担该项目的施工阶段监理任务，自2007年3月8日组建项目监理部进入现场，至2009年6月22日通过XX集团质量认证进入试生产阶段。我公司引入先进的管理模式，不断推进科学化、规范化、标准化和制度化管理，配备了专职档案管理人员进行现场资料管理，我公司在2001年通过了ISO9001-2000国际质量管理体系认证。

一、工程概况：

XX2000万吨露天煤矿及选煤厂项目96个单位工程；其中土建62个单位工程；机电设备安装21个单位工程；矿建工程13个单位工程。

该项目由沈阳煤炭设计研究院和北京华宇设计院设计，由中煤七十三处、中煤十二处、中铁十九局、中铁十局、中铁一局、通州建筑总公司、内蒙世龙公司等38家施工企业承建。

根据我公司与准能公司签订的委托监理合同要求，我公司又根据工程的专业特点，及时组建了各专业人员配套齐全的项目监理机构，并上报建设单位，组织相关人员编写《监理规划》和《监理实施细则》来指导开展监理工作。项目监理部严格要求各施工单位认真按照国家档案局《国家重大建设项目文件的归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）及有关国家的法律、法规及有关规定，依据GB50319-2000《建设工程监理规范》，做好项目文件材料的收集和整理。并要求各施工单位按照验收项目文件材料归档程序进行。项目文件材料要本着“整理及时、真实齐全、分类有序”的原则。同时监理公司又下发了工程资料的整理及归档的目录和顺序。

二、施工过程中资料管理情况：

1、开工前准备阶段的资料管理

工程开工前专业监理工程人员审查开工报告，施工企业和人员资质，；图纸会审纪要；施工测量放线报验记录，第一批进场材料的复试报验；现场施工管理制度等是否齐全，齐全后分类装盒保存。

2、工程施工阶段资料管理

施工过程中资料形成与工程施工同步，每个工序检查验收，随时验收随时签属意见，及时形成资料便于归档，特别是建筑材料报验，检验批检查验收记录，分项工程检查验收记录和分部工程检查验收记录，随时验收随时形成资料，对于在检查过程中发现不符合规范要求的当即下发《监理通知》，共发出16份《监理通知》，签署工程变更200份。

对工程项目具体管理，每周召开监理例会，共召开了66次并形成纪要66份，每月编制监理月报，在下月5日前报甲方，共编制17份监理月报。通过监理例会对工程质量、进度和投资进行了有效的控制，通过监理月报总结了本月的工程施工情况和存在问题并及时的向业主提供了信息，对工程的建设和决策提供了依据。

工程资料检查制度以定期与不定期形式进行检查，定期由建设单位每年组织三次内业资料联合大检查，由准能公司基建部、质监站、安监局、监理公司、施工企业等单位组成，分为春季、夏季、秋季三次进行。对内业资料检查出的问题进行整理并形成纪要，在限期内整改完成，由监理公司公司跟踪检查落实。不定期检查由监理公司组织，项目部和施工企业参加，随时检查、随时整改。

3、工程施工竣工验收资料的审查（1）审查工程资料的主要依据

资料要签字齐全，字迹清晰，纸质优良，保持整洁；分类分项明确，封面、清单资料齐全，排列有序，逐页编码；

对竣工图的真实情况进行审查对结构、形式、工艺发生重大变化的，由施工单位按照实际情况绘制竣工图。设计变化不大的，施工单位可将变更部分修改在原施工图上，另盖竣工图章后作为竣工图。

竣工图等资料整理时，是否按工程项目、专业类别和图号组卷，折叠成要求的幅面，露出标题栏，以方便查阅；图纸、隐蔽工程记录等重要资料，是否用碳素墨水绘制和书写，禁止复写和使用复印件；文字材料以A4纸为准，左边留出2.5厘米宽的装订线，应用棉线装订。

（2）审查工程资料的主要内容 工程竣工前对工程施工资料进行审核，依据准能公司档案《竣工文件材料移交清册》检查数量，并填写验收意见签字认可，审核施工并报验的工程施工资料的完整性和排列顺序是否符合《国家重大建设项目文件的归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）的要求。

严格审核竣工图纸与实际工程施工是否相符，施工图纸设计或工程变更是否与竣工图相符，施工图变化幅度大的重新出竣工图，变化较小的可在施工图上改动并标明变更编号加盖竣工图章竣工资料的归档严格按准能公司档案《竣工文件材料归档审查表》的要求，对审核资料的份数签字认可。

4、通过一系列的审查后，总监和甲方代表在竣工资料归档上签署意见。对于监理过程中形成的监理资料按规范要求的内容及顺序装订成册，一式两份，一份提交建设单位档案室，一份存监理公司档案室。

5、以上是我公司对该项目归档资料的汇报，在资料的形成和归档过程中还存在一定的缺陷和差距，望各位专家和领导批评指正，使我公司在归档资料工作中做的更好，更准确。

内蒙古XX工程监理有限责任公司

篇6：电力监理档案管理探讨

电力监理档案管理探讨

作者：花蕊

来源：《艺术科技》2012年第06期

摘要：电力监理档案管理是电力工程监理工作的重要职责之一，是监理全过程的真实记录。文章介绍了电力监理档案的分类，并结合监理档案管理经验，分析了档案管理管理人员在工作过程中遇到的问题和解决的办法。

关键词：电力监理；档案；管理

随着我国工程建设、管理水平的提高，监理在电力工程建设中的管理职责越来越重要。根据监理任务的不同，主要分为施工监理（含设备监造）、设计监理。本文主要对施工监理的档案管理工作进行分析和探讨。

1监理档案的分类

按照《电力建设工程监理规范》（DLT5434—2009）的规定：“监理单位档案管理人员应对监理工程师在监理工作中形成的文件进行收集整理”、“对各参建单位在工程进行中形成的文件进行审查，对竣工图等竣工档案的编制和案卷的质量进行审查”、“将监理过程中形成的有价值的文件按规定整理和归档，并移交建设单位存档”。这就以行业规范的形式，向我们阐明了监理资料员及监理工程师在监理过程中对档案分类、整理、归档等要求。监理档案的内容应包含编制说明、目录、正文、附录四部分。按正文的内容、来文单位等不同，监理档案通常分为基本文件、工程文件、施工文件、监理文件四大类。

（1）基本文件。招标书、投标书、委托监理、监造等合同文件；施工方、供货方、特殊作业人员的资质审查报告；上级部门的审批文件；材料供应商资料等。

（2）工程文件。设计图、施工图等设计文件；设计交底、图纸会审、设计变更文件、工程相关的会议记要、设备制造生产计划等。

（3）施工文件。委托施工合同、施工方案和施工组织设计、施工过程中施工质量检验和监理评定意见、设备制造过程中检验记录等。

（4）工程监理文件。监理工作中的联系单、工程师的通知单、监理日志、质量事故处理文件、监理规划、实施细则、阶段性总结、施工方案等。在监理档案生成、管理工作过程中，应遵循“不遗漏、不重复、客观反映事实”的原则，对监理资料、文件进行分类归档。档案管理人员可根据工程需要，对以上分类进行细化和调整，以进行更好的管理、查阅和保存。另外，应注意文件的交接，在施工阶段对分部验收时施工单位形成档案按有关要求进行严格把关，在文件整理时注意遵循文件形成的先后顺序和文件结构上的隶属关系，在项目竣工时及时将档案资料和验收文件整理归档并移交相关部门，做到档案归档与工程建设同步进行。

2电力监理档案管理中的问题及解决方法

2.1对监理档案管理缺乏重视，缺乏专业的档案管理人员

在工程建设过程中，大多单位领导将重点放在了工程建设的质量、进度、安全管理等“实事”上，忽略了档案管理的重要性，对档案管理不当导致的延误工期、浪费人力物力等情况认识不足，影响了工程的顺利进行。另外，因档案管理工作繁杂量大，涉及的知识面很广，很多人不愿去做，给档案管理工作造成了难度。因此，管理人员应对档案管理工作引起高度重视，定期对档案管理人员进行专业培训，提高档案管理人员的整体水平。主要培训的内容应包括以下两方面。

1）以《国家档案法》、《档案管理规范》、《电力建设工程监理规范》（DLT5434—2009）等档案管理要求为内容，进行专业知识培训，阐明监理档案的收集整理要求、整理方法和整理归档意义等，并结合各监理单位整理归档的实际情况，对档案管理人员如何在电力项目建设中形成资料的整理归档进行详细的检查和指导。2）针对具体工程项目，进行监理工作内容及工程建设等专业知识培训，最终使档案管理人员不仅具备基本的档案管理知识，还要掌握项目建设的主要内容，理解建设过程中形成的文件。提高了管理人员的业务水平，开阔了视野，最终达到领导重视、档案管理人员目标明确、思路清晰的效果。

2.2档案管理与项目建设不同步，档案整理滞后

项目建设中各参建单位档案管理人员水平参差不齐，有些单位没有设立专门的档案管理人员，影响了档案整理的进度。档案管理人员平时不注重资料的收集，后期整理的难度增大，影响了最后的交接和归档。强化档案管理人员责任意识，实现档案管理和项目建设同步进行。在项目实施前，可以组织各参建单位召开档案管理工作专题会，明确各单位档案管理职责，构成由建设单位牵头，监理单位监督、设计单位等其他单位配合、施工单位实施的网络结构。监理单位的档案管理人员负责监督、检查、审核施工单位的档案管理，真正做到从工程招投标、规划、设计、施工至竣工验收全过程都及时、有效地进行资料的整理归档，保证档案的完整性、规范性、真实性，做到档案管理外观有序、真实有效、查找便捷、有助于验收整理。

2.3档案整理头绪不清，归档困难

《建设工程监理规范》中规定了建设工程施工阶段的监理资料达到28个条目之多，其中有些条目中所包含的内容相当繁多，这些资料如果全部归档于监理单位，会给监理单位档案管理工作造成不必要的负担。在档案整理过程中，应充分利用文件形成单位不同，对归档资料进行区别对待。有些资料出于监理单位，必须全部归入监理档案中，可归入“卷内”资料。包括：监理委托合同、监理工程师下发的通知、监理日记、分项工程检验报告、监理总结等。因监理资料中的一些备案资料基本上由施工单位来完成，通常情况下一式三份，除自已保留一份存档外，还报送质量监督机构和建设单位，虽也属于监理资料，又不会全部归入监理档案，就可归入“卷外”资料。这样在面对数量繁多的资料时，只要确定了这一原则，即可理清头绪。

2.4重视档案移交，忽略过程管理

参建单位普遍对竣工验收、档案移交等里程碑比较重视，不重视档案的过程管理，认为档案管理只是完工后档案的整理及向建设单位的移交，从而造成在工程建设过程中，档案管理混乱，文件遗失、延误等问题层出不穷。监理单位应根据规范、监理大纲、监理细则，建立完善的收发文制度，包括与建设方、承包方、设计方往来文件的具体格式和传递方式等，做到对收到文件时包括接收人、审核人、整理人都有登记（文件的处理结果、归档位置和参考文号），便于查证。对发出的文件要粘贴发文处理签，从发稿人、签发人到日期都应写清。另外，文件按不质量、进度、投资、安全、付款等类型不同分开保存，各大类可根据文件多少再次进行细分，使文件条理清楚；对不同载体的资料如光盘、图纸等也要分别存放，便于将来查找。

2.5管理手段落后，工作繁重

由于对档案管理重视不够，档案管理人员与外界沟通甚少，管理方法只采用一直延续下来的老方法，不能运用现代化技术提高档案管理质量，造成“归档靠手、查找靠走、记不清有没有”的现象。当前，随着计算机和网络等信息技术的广泛应用，给档案管理带来了多元化的发展，利用档案管理系统实现了信息的录入、管理、传输等。利用系统对档案进行分类管理，便于资料的查阅和使用，增强了资料的实用性，还使档案资料的完整性、系统性和准确性得了更多的保障。同时，还可以通过网络实现上下级单位和兄弟单位间的电子公文往来，便于远程查询和下载。

3结束语

通过对电力监理档案管理水平的提高和手段的改进，在一定程度上对监理工作和项目建设起到了积极的推动作用。在今后的监理工作中，应让档案管理人员全面参与项目建设，通过各种方式不断提高档案管理人员的业务水平，保证电力监理档案的完整性、规范性和真实性，从而提高监理工作水平，建设更好的电力工程。

参考文献：

篇7：监理文件档案资料管理规定

为给监理工作的顺利开展创造良好的前提条件，提高监理文件档案资料的管理水平，提高监理工作效率，同时为建设工程档案整理提供可靠依据，根据《建设工程文件归档整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等有关规范及要求，结合安徽华电一期工程实际情况，特制定本规定。

（一）、监理文件档案资料管理的归口管理部门及管理流程

办公室在总监理工程师的领导下，全面负责项目监理部文件档案资料的收集、整理、发放、归档等一系列管理工作，信息资料管理员负责具体管理工作。

监理文件档案资料的管理流程是：首先，在项目监理部内部，所有文件和档案资料都必须先送交办公室，由信息资料管理员进行统一整理分类，归档保存，然后由信息资料管理员根据总监理工程师或总监理工程师代表的指令和监理工作的需要，分别将文件和档案资料传递给有关的监理工程师。其次，在项目监理部外部，也由办公室发送或接收建设单位、设计单位、施工单位等其他单位的文件和档案资料。保证所有的文件和档案资料只有一个进出口通道，从而在组织上保证监理文件和档案资料的有效管理。

监理工程师可以自行查阅经整理分类后的文件和档案，重要文件和档案资料的查阅需经总监理工程师批准。

（二）、监理文件档案资料的分类存放

监理文件档案资料按以下原则（性质）分类，共分17大类。这些资料都是在监理工作过程中逐步形成的，由项目监理部办公室进行保存。根据现场办公条件，办公室配备一定数量的档案盒或档案架，以及一定数量的档案柜或档案架，进行文件档案资料的存放，存放条件符合有关要求。根据其具体性质，在监理任务结束后，这些文件档案资料有的需要向建设单位移交，有的需向监理单位总部移交，并由这些单位按一定的期限保存。

1、合同文件（A类）⑴委托监理合同

A-1-1 1 ⑵监理招标文件

A-1-2 ⑶监理投标文件A-1-3 ⑷建设工程施工合同A-2 ⑸工程暂停令及复工通知A-3 ⑹费用索赔处理文件A-4 ⑺工程延期及工程延误处理文件A-5 ⑻合同变更及争议调解文件A-6

2、勘察、设计文件（B类）⑴可行性研究报告B-1 ⑵设计任务书、扩大初步设计B-2 ⑶工程测绘资料、地形图B-3 ⑷工程地质、水文地质勘察报告B-4 ⑸测量基础资料B-5 ⑹施工图及说明文件B-6 ⑺图纸会审记录B-7 ⑻设计交底有关记录及会议纪要B-8 ⑼工程变更文件B-9

3、监理工作指导文件（C类）⑴监理大纲C-1 ⑵监理规划 C-2 ⑶监理实施细则C-3 ⑷工程进度控制计划C-4-1 ⑸工程质量控制计划C-4-2 ⑹工程投资控制计划C-4-3

4、施工工作指导文件（D类）⑴施工组织设计（总体或分阶段）（D-1）⑵单位或分部工程施工方案（D-2）

⑶季节性施工方案（D-3）

⑷其他专项（分项工程）施工方案（D-4）

5、资质资料（E类）

⑴总包单位资质资料及人员上岗证（E-1）⑵材料、构配件、设备供应单位资质资料（E-2）

⑶工程试验室（包括有见证取样送检试验室）资质资料（E-3）

6、工程进度文件（F类）⑴工程开工报审文件 ⑵工程进度计划报审文件 ⑶工程竣工报审文件 ⑷其他有关工程进度控制文件

7、工程质量文件（G类）

⑴建筑材料、构配件、设备报审文件（G-1）⑵施工测量放线报审文件（G-2）⑶施工试验报审文件（G-3）⑷有见证取样送检报审文件（G-4）⑸分项工程质量报审文件（G-5）⑹分部/单位工程质量报审文件（G-6）

⑺工程质量问题处理记录及质量事故处理报告（G-7）⑻其他有关工程质量控制文件（G-8）

8、工程造价审批文件（H类）⑴工程施工概（预）算报验资料（H-1）⑵工程量申报及审批资料（H-2）⑶工程预付款报批文件（H-3）⑷工程款报批文件（H-4）⑸工程变更费用报批文件（H-5）⑹工程竣工结算报批文件（H-6）

⑺其他有关工程造价控制的资料（H-7）

9、会议纪要（I类）

⑴第一次工地会议纪要及监理交底会议纪要（I-1）⑵监理例会会议纪要（I-2）⑶专题工地会议纪要（I-3）⑷其他会议纪要文件（I-4）

10、监理报告（J类）⑴监理月报（J-1）⑵专题报告（J-2）

11、监理工作函件（K类）

⑴监理工程师通知单、监理工程师通知回复单（K-1）⑵监理工作联系单（K-2）

12、工程验收文件（L类）⑴中间验收文件（L-1）⑵设备安装专项验收记录（L-2）⑶工程竣工验收报验表（L-3）⑷人防工程验收记录（L-4）⑸消防工程验收记录（L-5）⑹其他有关工程的验收记录（L-6）⑺单位工程验收记录（L-7）⑻工程质量评估报告（L-8）

⑼工程竣工验收备案表及竣工移交证书（L-9）

13、监理日记（M类）⑴项目监理日志（M-1）⑵监理人员监理日记（M-2）

14、监理工作总结（N类）⑴阶段工作小节（N-1）

⑵监理工作总结（N-2）

15、监理工作记录文件（O类）⑴监理巡视记录 ⑵旁站检查记录 ⑶监理抽查记录 ⑷监理测量资料 ⑸工程照片及声像资料

16、工程管理往来函件（P类）⑴建设单位函件（P-1）⑵施工单位函件（P-2）⑶设计单位函件（P-3）⑷政府部门函件（P-3）

17、监理内部文件（Q类）⑴技术性文件（Q-1）⑵法规性文件（Q-2）⑶管理性文件（Q-3）

按上述分类原则，办公室信息资料管理员首先形成文件档案资料的整体框架，准备相应的档案盒或档案夹，随着文件档案资料的陆续形成，及时进行存放。

档案盒在脊背上标明“北京中达联监理公司芜湖项目监理部 ZDLWH-A（B、C等）”字样，A、B、C为上述分类号，盒内首页为卷内目录。

（三）监理文件档案资料的归档保存

根据《建设工程文件档案归档整理规范》（GB/T50328-2001）规定，在监理过程中逐步形成的监理文件档案资料中，有10大类27个，要求移交给不同的单位，并按一定的期限保管。保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指监理文件档案资料需永久保存，长期是指监理文件档案资料的保存期限等于该工程的使用寿命，短期是指监理文件档案资料的保存期限在20年以下。需 5 要同时移交两个单位的，文件档案资料在形成的过程中就要同时形成两份。

⑴监理规划

①监理规划（建设单位长期保存、监理单位短期保存）②监理实施细则（建设单位长期保存、监理单位短期保存）③监理部总控制计划（建设单位长期保存、监理单位短期保存）

⑵监理月报中的有关质量问题（建设单位长期保存、监理单位长期保存）⑶监理会议记要中的有关质量问题（建设单位长期保存、监理单位长期保存）

⑷进度控制

①工程开工/复工审批表（建设单位长期保存、监理单位长期保存）②工程开工/复工暂停令（建设单位长期保存、监理单位长期保存）

⑸质量控制

①不合格项目通知（建设单位长期保存、监理单位长期保存）

②质量事故处理报告及处理意见（建设单位长期保存、监理单位长期保存）

⑹造价控制: ①预付款报审与支付（建设单位长期保存）②预付款报审与支付（建设单位短期保存）

③设计变更、洽商费用报审与签认（建设单位长期保存）

④工程竣工决算审核意见书（建设单位长期保存，送城建档案管理部门保存）

⑺分包资质：

①分包单位资质材料（建设单位长期保存）②供货单位资质材料（建设单位长期保存）③试验等单位资质材料（建设单位长期保存）

⑻监理通知：

①有关进度控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）②有关质量控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）③有关造价控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）

⑼合同与其他事项管理：

①工期延期报告及审批（建设单位永久保存，监理单位长期保存）②费用索赔报告及审批（建设单位、监理单位长期保存）

③合同争议、违约报告及处理意见（建设单位永久保存、监理单位长期保存）④合同变更材料（建设单位、监理单位长期保存）

⑽监理工作总结

①专题报告（建设单位长期保存、监理单位短期保存）②月报总结（建设单位长期保存、监理单位短期保存）③工程竣工总结（建设单位、监理单位长期保存）④质量评估报告（建设单位、监理单位长期保存）

此外，工程准备阶段文件及施工文件中有一些也需要项目监理部收集并向监理公司北京总部移交，具体如下。

1、工程准备阶段文件： ⑴监理委托合同（长期保存）

⑵项目监理部及负责人名单（长期保存）

2、施工文件，主要指其中的工程质量检验记录： ⑴检验批（安装工程中指分段工程）质量验收记录（长期保存）⑵分项工程质量验收记录（长期保存）⑶分部（子分部）工程质量验收记录

建筑工程中还包括： ⑷基础、主体工程验收记录

上述文件档案资料归档移交时，按建设单位和监理公司总部要求进行整理，装订成册并填写规定的档案号。

（四）监理文件档案资料借阅、更改和报废

项目监理部存放的文件和档案原则上不得外借，如政府部门、建设单位或施工单位确有需要，应经过总监理工程师或其授权的监理工程师同意，并在办公室办理借阅手续。监理人员在项目实施过程中需要借阅文件和档案时，应填 7 写文件借阅单，并明确归还时间。信息资料管理员办理有关借阅手续后，应在文件夹的内附录上作特殊标记，明确文件的去处。

监理文件档案的更改应由原制定部门相应人员执行，涉及审批程序的，由原审批责任人员执行。监理文件档案更改后，由信息资料管理员填写监理文件档案更改通知单，并负责发放新版本文件。发放过程中必须保证项目参建单位有相关文件的有效版本。文件档案换发新版时，应由信息资料管理员负责将原版本收回作废。如考虑日后有可能出现追溯需求，信息资料管理员可以保存作废文件的样本以备查阅。

（五）其他规定

在第（二）部分监理文件档案资料的分类存放中的17类监理文件档案资料，根据古交项目监理部的实际情况，原则上均由办公室信息资料管理员保存，但是个别资料由于监理工程师在实际监理工作中经常使用，所以由监理工程师保存，需要在监理工程结束后移交的，监理工程结束后上交信息资料管理员。具体如下所述，序号仍使用原序号。

2、勘察、设计文件（B类）

（6）施工图及有关说明

（7）图纸会审有关记录

（8）设计交底有关记录及会议纪要（9）工程变更文件

4、施工工作指导文件（D类）（2）单位或分部工程施工方案（3）季节性施工方案

（4）其他专项（分项工程）施工方案

6、工程进度文件（F类）

7、工程质量文件（G类）

8、工程造价审批文件（H类）

11、监理工作函件（K类）

12、工程验收文件（L类）

15、监理工作记录文件（O类）

以上几类文件资料需由专业监理工程师保存，由施工单位、设计单位报送，办公室接收的，如施工图及有关说明、施工方案、信息资料管理员还要进行登记造册。其他几类文件资料由信息资料管理员直接保存。

办公室要建立总的文件档案资料清单目录。

篇8：监理项目档案管理制度

关键词：档案验收,监理资料,固定资产

国家档案局《重大建设项目档案验收办法》 (档发﹝2006﹞2号) 和原国防科工委、国家档案局《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》 (科工办﹝2007﹞161号) 两个文件把固定资产投资项目档案验收工作提升到一个新的高度, 明确了工程项目档案管理的基本要求, 进一步规范了固定资产投资项目档案的整理和管理工作。监理资料是固定资产投资项目档案的重要组成部分, 是项目在监理工程实施过程中各种行为的原始记录, 既是监理工作成果的体现, 也是事后对监理工作进行追溯、查证的最可靠的原始记录。然而在实际的工程项目档案验收过程中, 笔者发现大多数单位监理资料的管理现状与国家对固定资产投资项目档案验收的要求还存在一定差距, 不能满足建设高质量工程的要求。随着国家对固定资产的投入不断加大, 进一步规范和加强对监理资料的管理势在必行。

整理和管理好监理资料是监理单位的重要职责, 监理单位不但要根据合同的约定, 对勘察、设计、施工阶段形成的各种形式文件资料的归档情况进行监督、检查, 还应设置专人负责监理工作过程中产生的文件资料的整理和管理工作。监理资料是整个工程资料的重要组成部分, 也是固定资产投资项目档案验收的重点。

一、加强监理资料管理的必要性

(一) 固定资产投资项目档案验收的硬性要求

国家档案局《重大建设项目档案验收办法》 (档发﹝2006﹞2号) 和原国防科工委、国家档案局《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》 (科工办﹝2007﹞161号) 两个文件都明确了项目档案验收不通过, 不得进行或通过项目竣工验收的要求。监理资料作为工程项目档案的重要组成部分, 其是否“完整、系统、安全”直接关系着整个工程项目档案的归档质量和是否符合国家的有关规定, 是否能够通过项目档案的验收和竣工总验收。项目档案验收的“一票否决权”从政策的角度对加强监理资料的整理与管理提出了硬性的要求。

(二) 深入开展监理工作本身的要求

工程项目档案可分为工程前期资料、监理资料、施工资料、竣工资料4类。而监理资料不但是对监理工作本身的记录, 同时也是对施工等其他过程进行监督管理时形成的记录。这些记录, 对于工程实施过程中的责任追溯或以后的改扩建, 都十分重要。所以, 做好监理资料的管理工作, 不但是保证监理工作正常开展的有效措施, 也是对整个工程项目进行有效管理的必要手段。

二、监理资料的归档范围与归档要求

(一) 监理资料的归档范围

监理资料包括监理管理资料、进度控制资料、质量控制资料、造价控制资料、合同管理资料和竣工验收资料6类。监理资料由监理单位负责整理提供。在《建筑工程资料管理规程》 (JGJ/T185-2009) 中也明确了“谁形成谁负责”的整理原则, 即由文件材料的形成单位负责整理本单位产生的文件材料, 并按要求及时归档。了解监理资料的归档范围, 对于搞好监理资料的收集工作和项目档案的验收工作都具有重要意义。根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 (DA/T28-2002) 的规定, 需要归档的监理资料分为如下3类: (1) 施工监理文件、资料。包括监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复、开 (停、复、返) 工令、许可证、中间验收证明书、监理日志、监理周 (月、季、年) 报、备忘录等; (2) 设备采购、监造工作监理资料。包括设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划、设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表、设备采购、监造工作总结等; (3) 监理工作声像材料。在《建设工程文件归档整理规范》 (GB/T50328-2001) 中对监理资料的归档范围也有详细的规定, 实际工作中可结合不同情况参照执行。

(二) 监理资料的归档要求

固定资产投资项目档案验收的相关标准对监理资料的管理提出了具体的要求, 从文件的形成、收集、整理、归档等角度对监理资料的管理作出了明确的规定。

1. 收集齐全

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 (DA/T28-2002) 和《建设工程文件归档整理规范》 (GB/T50328-2001) 都对监理资料的归档范围和保管期限做出了具体的要求。“建设项目文件归档范围和保管期限表”详细地规定了监理单位在监理工作中应当注意保存和归档的文件, 并标注了保管期限。专职监理资料员应根据“建设项目文件归档范围和保管期限表”的要求, 尽可能地收集监理活动中所产生的文件材料, 然后再根据归档范围剔出没有保存价值的过程性文件, 将具有保存、备查价值和能反映监理工作全貌的文件材料及时归档。因为监理工作涉及的环节多, 过程复杂, 总监理工程师应指定专人负责监理资料的收集, 变被动归档为主动收集, 以保证监理资料的齐套、完整。

2. 填写规范

在监理资料中, 有很大一部分是由各种表格组成的。表格的填写规范与否直接关系着监理资料的归档质量和以后在使用过程中的法律效力, 所以规范各类监理表格的填写是监理资料管理的重要内容。应特别注意以下几点: (1) 填写的内容必须真实、准确, 与所监理的工程实际相符; (2) 填写的内容不得随意修改, 由于笔误等原因需要对个别内容进行更正的, 更改人应在旁边签字确认; (3) 应采用耐久性强的书写材料, 字迹清楚、签字盖章手续完备; (4) 记录表格填写内容应完整, 不得有缺项; (5) 应采用耐久性强、可长久保存的纸张。

3. 整理有序

监理资料在归档前应根据国家有关规定按有序管理和方便利用的要求进行整理。监理资料的整理应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 (DA/T28-2002) 和《建设工程文件归档整理规范》 (GB/T50328-2001) 的要求。监理资料的整理, 简单地讲就是对散乱收集来的监理资料进行分类并系统化的过程。在对监理资料整理时, 应特别注意以下几点: (1) 监理资料应由监理单位负责收集、整理和组卷; (2) 监理资料应按单位工程整理、组卷; (3) 案卷的装订应符合国家相关规定; (4) 声像材料的整理应附文字说明, 内容应包含事由、时间、地点、人物、作者等要素。

三、加强监理资料的管理, 提升工程项目档案的归档质量

监理资料是工程项目档案的重要组成部分, 是保证工程质量, 追溯质量责任的有效凭证, 对于整个工程的质量控制有着不可或缺的作用。在实际工作中, 可以从三个方面加强监理资料的管理, 提升工程项目档案的管理水平和质量。

(一) 建章立制

强化管理, 制度先行。相关规章制度的确立是保障对监理资料实施有效管理的前提条件。针对监理资料的管理, 建章立制包含三个方面的内容: (1) 所确立的规章制度要有针对性和可行性。不能为确立制度而确立制度, 否则所确立的制度便是一纸空文; (2) 所确立的规章制度要对职责分工有明确的说明。在实际工作中, 由于职责分工不明确而导致的相互推诿现象时常发生; (3) 在确立规章制度的同时, 要努力营造规章制度可执行的环境。规章制度的效力是体现在其执行力上的。只有切实提升规章制度的执行力, 才能发挥规章制度在监理资料管理中的作用。

(二) 责任到人

在各种管理活动中, 人是最核心的因素。同样, 加强对监理资料的管理, 也就是加强对相关人员的管理。在整个监理资料的管理过程中, 加强对人的管理包含下以三个方面: (1) 设置专人负责监理资料的管理。这里指的监理资料负责人是指具体负责日常收集、整理监理资料的人员。对于大型项目应根据实际情况, 配备2～3名监理资料员; (2) 提升相关人员的专业素质。监理资料的管理涉及到监理、档案、建筑、材料等许多专业, 所以, 作为一名监理资料的管理员, 应相应地具备这些方面的相关知识; (3) 确立切实可行的监督机制。通过各项制度对监理资料的管理实施有效的控制和考核。

(三) 加强培训

监理资料的管理不仅只涉及到具体负责资料收集、整理的人员, 更是涉及到参与监理工作的所有人员。因为每一位监理工作者都或多或少, 直接或间接地产生一些文件, 其产生文件的书写格式、用纸等都关系到监理资料的归档质量, 所以对从事监理工作的人员进行档案方面知识的培训十分必要。培训方式可以多种多样, 可以在例会上宣传贯彻监理资料的归档要求, 也可以通过编制具有项目针对性的《监理资料整理简明操作手册》的形式, 具体指导实际工作。同时, 监理资料管理员还应具备相关工程建设方面的知识, 并了解相关标准。这些知识对于深入开展监理资料的管理工作有着十分重要的推进作用。

参考文献

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[2]GB/T 50328-2001, 建设工程文件归档整理规范[S].

[3]DA/T28-2002, 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].

[4]王天魁, 张敬.建筑工程资料管理[M].北京:化学工业出版社, 2007.

[5]高磊, 汪莲.监理资料整理与管理[J].工程与建设, 2009, (1) .