干部人事档案八项制度

干部人事档案八项制度（共8篇）

篇1：干部人事档案八项制度

干部人事档案管理工作八项制度

一、干部人事档案管理制度

1、根据“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制”和“管理干部档案的范围，原则上应与干部管理范围相一致”的规定，干部人事档案（下称档案）必须统一由主管该干部单位的组织、人事部门保管，对不具备保管条件的单位或档案很少的单位，应由上一级组织、人事部门代管。

2、省管干部，由市委组织部保管其档案副本；市管干部和市委委托组织部管理的干部，由市委组织部保管其档案正本。

3、不设组织、人事部门的市级机关各单位的科级及其以下干部的档案，暂由市委组织部代管；对具备管理条件的单位，由本单位指定专人负责保管。

4、各市（县）、区委管理的干部，其档案由各市（县）、区委组织部集中统一管理；市（县）、区级机关、企事业单位管理的干部，人数较多，设立组织人事机构的，其档案可由部门或单位的组织、人事部门管理。

5、民主党派和无党派爱国人士的档案，按中央统战部的规定，由各级统战部集中保管，凡进入各级领导班子的，按干部管理权限进行管理。

6、凡履行了选（招）聘手续的聘用制干部（指工人身份），在聘用期间，其档案按干部管理权限进行管理，对解聘或聘用期满不再续聘，其档案应转至所在单位的劳动人事部门管理。若再次被聘，其档案仍按干部管理权限进行管理。

7、管档人员本人档案和其直系亲属的档案，应由上一级组织、人事部门或所在单位分管领导保管。

8、离退休干部的档案，仍按原在职时的干部管理权限保管。

9、死亡干部的档案，由原保管单位保管五年后，移交同级档案馆保存。

10、干部辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）、被开除公职以及出国不归、失踪逃亡人员，其档案按照《干部档案工作条例》规定进行保管。

11、干部在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由原单位保管，刑满释放和解除劳教后，重新安排工作的，其档案由有关的组织、人事部门或人才交流中心保管。

12、各市（县）、区委组织部，各有关部委办局、公司直属单位党委（党组）组织人事部门，应提出本地区、本系统的干部人事档案管理意见，负责对下属基层单位干部人事档案工作进行指导督促和检查。

二、干部人事档案材料收集补充制度

1、按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》明确的收集范围，认真做好干部人事档案（下称档案）材料的收集与补充工作。

2、材料的收集与补充工作，要本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作成绩等材料。

3、组织、人事部门要与产生档案材料的各有关部门，建立材料收集联系制度，定期召开联系人会议，及时了解干部信息源情况，掌握材料收集的主动权。定期向有关部门收集材料，以补充干部人事档案内容。

4、认真核对档案材料短缺情况，及时做好补缺工作，保证档案的完整与真实。

三、干部人事档案材料鉴别归档整理制度

1、把好干部人事档案（下称档案）材料“入口关”。对收集到的档案材料，要认真鉴别，严格审核。内容不实，字迹不清，不能反映甚至歪曲干部历史面貌、德才情况和现实表现的材料，不能进入档案。平时工作中形成的有关调查、汇报提纲、谈话记录、会议记录等不得归入档案。重复材料应清出。发现伪造篡改的档案材料，要坚决清除，并要对当事人严肃查处。

2、归档材料必须完整、齐全、真实、精练、残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案。对来源、时间和对象不明的材料应查清、补齐手续后方可归档。

3、归档的材料手续必须完备。规定由组织审查盖章的，须有组织盖章；规定要同本人见面的如：审查、复查结论、处分决定或组织鉴定等，应有本人的签名；干部任免呈报表、录用、聘用审批表，必须注明任免职务的批准机关、时间和文号。

4、归档材料应统一使用16开纸（不小于19×26.5厘米），材料左边应留出2-2.5厘米装订。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸书写的材料，均不能归入档案。

5、对应归档的材料，要严格按照台帐制度，进行逐份登记归档。对不属于归档的材料，应分别情况予以处理。属于销毁的材料，必须登记造册，由主管负责人审查批准签字，统一进行销毁，任何单位和个人不得擅自销毁档案材料。

6、整理档案，要认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、精炼、实用的要求。

7、按照中组部《干部档案整理工作细则》和省、市委组织部有关文件规定，对档案进行定期集中整理与经常性整理。

四、干部人事档案安全保密制度

1、各级组织、人事干部以及保管干部人事档案（下称档案）较多的基层单位都应设立专用档案库房，配备必要的库房设施，使用铁制档案柜存放档案。

2、各级组织、人事部门应设阅档室和档案管理人员办公室，查阅档案要有监督制度，防止失泄密。

3、档案库房和档案柜的钥匙，要明确专人专管，工作调动时，必须办理好交接手续。

4、严禁在库房和阅档室内吸烟、存放杂物和易燃易爆物品，要保持库房清洁卫生和适宜的温湿度（温度：14-24℃，相对湿度45-65%）。

5、下班前档案要入库，并检查门窗、电源关闭切断情况。库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，每半年检查一次。

6、档案室是机要重地，非管档人员不得入内。管档人员不准擅自向他人提供档案或泄露档案内容。在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔，一律按保密纸处理或销毁。

7、严禁用普通电话索取或提供有关档案内容。严禁任何人携带档案进入公共场所。

8、严禁任何个人私存他人的档案材料，对私自保存、拒不交出档案的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的要依法处理。

五、干部人事档案查（借）阅制度

1、查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅干部档案的规定办理审批手续。凡要查阅市委组织部保管的干部人事档案，需有县级或相当县级以上单位出具的、具有查档单位领导签名的《查阅干部档案审批表》，并注明查阅理由和要求，指定专人查阅（限于中共党员干部）。

2、调查证明介绍信或单位行政介绍信不得查档。对不符合查阅档案范围或规定的，管档部门有权不予提供，对因出国（境）、入学、入党需了解其亲属情况的，按有关规定提供。

3、各级组织、人事部门的阅档室，应有专人负责监督查阅。查阅档案时不准把档案材料拿出阅档室，不准向无关人员谈论档案内容。

4、档案一般不外借，因特殊需要，要说明理由，经主管部门领导同意后，办理借阅手续，并规定归还日期，方可借出。对所借阅的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，用完后应立即归还。对于逾期不还的档案，管档部门应该及时催要。

5、任何人不得查（借）阅本人及其亲属的档案。

6、查档时必须严格遵守保密制度和规定，严禁拆散、涂改、圈划、加批、折叠、抽换、损坏档案材料。

7、借阅的档案未经管档人员同意，不得擅自摘抄、复制及记在笔记本上。从档案中摘抄有关内容，作为证明材料的，要仔细校对，经管档部门签署意见，加盖专用印章后方可使用。

8、要注意保护档案的整洁，严禁在查阅档案时吸烟、喝水等，以免损坏、污染档案材料。

9、按照《干部档案工作条例》规定，查阅档案必须是中共党员。非中共党员领导干部因工作需要，需了解下属干部情况时，管档部门可酌情介绍或提供所要了解的情况。

六、干部人事档案转递制度

1、各级组织、人事部门都可以直接相互转递干部人事档案（下称档案）。

2、转递档案，必须严格履行转递手续，应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

3、转出档案数量较多的单位，应派两名中共党员递送。

4、转递档案必须统一使用《干部档案转递通知单》，按所列项目详细登记，严密包封。

5、索取档案必须凭加盖本单位组织、人事部门公章的《索取干部人事档案审批表》，方可办理索取手续。

6、转出的档案必须完整齐全，并按规定经认真整理、装订成卷，不得扣留材料或分批转出。

7、接收档案的单位经核对无误后，应在回执上签名盖章，及时将回执退回。逾期一个月未退回执的，转出单位填写《索要干部档案通知单回执的函》进行催要，以防丢失。

8、档案要随着干部调动及时转递。组织、人事部门要将干部职务变动、任免通知等材料及时随人移交，转至新的主管单位保管。如新单位未接收到档案，应及时向对方单位催要，防止产生“有档无人”、“有人无档”的现象。

七、干部人事档案检查核对统计制度

1、坚持对所保管的干部人事档案（下称档案）进行定期的检查、核对。检查档案保护方面有何隐患，措施是否健全；检查核对借出档案是否逾期归还；检查核对档案索引与所保管的档案有无出入。

2、坚持对转出转进的档案进行检查核对。检查材料是否齐全，历次职务变动是否及时登记在《职务变动登记表》上，整理装订的档案是否符合有关规定要求。发现问题及时与有关单位联系进行纠正，提出改进意见，确保档案质量。

3、坚持档案工作台帐登记制度，按照索引、档案、卡片、名册“四统一”要求，做好日常工作，每年年底检查核对一次，发现问题及时解决。

4、正确使用《干部档案进出一览簿》，做好日常档案分类统计工作。

八、干部人事档案管理人员职责

一、坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和党的各项方针、政策，努力提高政治思想水平。

二、热爱本职工作，忠于职守，认真负责地保管好干部人事档案（下称档案）。

三、钻研业务知识，熟悉收集、鉴别档案材料及归档整理的有关规定。积极主动做好档案材料的收集、鉴别、整理工作，及时做好各类台帐登记工作。

四、坚持原则，严格执行档案管理工作的有关规章制度，认真办理档案的查（借）阅和转递手续，积极为干部人事工作服务。

五、严格遵守《干部档案工作条例》，保护档案的安全，不得泄露档案内容，不得擅自转移、分散和销毁档案。

六、调查研究档案工作情况，制定和修订有关规章制度，搞好档案的业务建设和业务指导。

七、工作调动时，必须做好档案和业务文件等的交接工作。（完）

篇2：干部人事档案八项制度

三、办理干部档案的查阅、借阅和转递;

四、登记干部职务、工资的变动情况;

五、为有关部门提供干部情况;

六、做好干部档案的安全、保密、保护工作;

七、调查研究干部档案工作情况，制定规章制度，搞好干部档案的业务建设和业务指导;

八、推广应用干部档案现代化管理技术;

九、定期向档案馆(室)移交死亡干部档案;

十、办理其他有关事项。

干部档案查(借)阅制度

一、干部档案主要供组织人事部门在办理干部的考察、任免、调动、政审、案件审理、出国、工资福利待遇、治丧等情况时使用，其他情况一般不予提供。查阅干部档案，必须由两名中共正式党员干部共同进行。

二、查(借)阅干部档案，须填写《查(借)阅干部档案审批表》(不得用介绍信代替)，经提供查(借)阅单位负责人批准。提供查(借)阅单位应履行登记手续。任何组织不得批准任何个人查(借)阅本人及本人公务回避对象的档案。

三、干部档案一般不外借。确需借出的应严格履行登记手续，限期归还。借阅单位对借阅的档案要妥善保管，确保安全，不得擅自转借。提供借阅的干部档案管理部门对归还的档案要认真审核，发现问题要及时追查。

四、查阅档案要在阅档室或指定地点进行。严禁查阅者在档案材料上涂改、划圈、增删或折叠、损坏档案材料。查阅时严禁吸烟。查(借)阅者不得泄露档案内容;未经提供查(借)阅的干部档案管理部门同意，不得擅自摘抄、复制档案内容。

五、干部档案管理部门一般不为他人提供旁证材料，确属需要提供的，只能提供客观记载。

干部档案材料收集送交归档制度

一、干部档案材料的收集归档，要本着实事求是的原则，严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》(组通字〔〕14号)的要求，及时、保质保量地收集反映干部德、能、勤、绩等方面材料。

二、各级组织人事部门均应建立健全收集、送交干部人事档案材料工作制度，对收集、送交材料的要求与时间作出统一规定，定期定向收集干部人事档案材料。

三、各级组织人事部门应加强与有关部门的联系，及时主动地向有关单位收集新形成的干部人事档案材料。形成材料的部门应当在形成正式材料后的一个月内，按要求将材料送交干部档案管理部门归档。

四、干部档案管理部门发现干部档案中缺少材料，应及时补充收集;收集或送交归档的材料不符合要求时，干部档案管理部门应及时通知形成材料的部门补送材料或补办手续。形成材料的部门，要按规定认真办理。

干部档案材料鉴别归档制度

一、鉴别工作必须以《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《关于干部档案材料收集归档规定》等有关规定为依据，判断材料是否属归档范围，材料手续是否完备，内容是否完整，做到取之有据，舍之有理。

二、鉴别工作应坚持具体问题具体分析的原则，根据材料的主要内容、用途及产生的客观历史条件正确判断材料的保存价值，决定材料的取舍。

三、鉴别时发现档案中缺少有关材料，应及时登记并收集补充。

四、未经鉴别与批准，不得擅自销毁干部档案材料，不得擅自将材料归档或从干部档案中抽取材料。

篇3：谈人事档案的鉴定制度

1. 健全个人信息的“真伪性鉴定”制度。

“真伪性鉴定”是指有关职能部门对收集来的人事材料进行真伪性鉴别, 并确定是否归入干部人事档案。一般而言, 人事档案的形成需由个人提供信息、部门审核制作 (盖章) 、有关单位接收归档等多个环节。其中, 个人信息内容是人事档案形成的重要部分, 包括当事人的姓名性别、出生年月、工作经历、入党时间和学历学位 (以下简称“三龄一历) 等。从中国国情而言, 人们的政治仕途、职务晋升、职称评聘、工资晋级、工龄计算、退休社保等都要通过查阅人事档案来审查和认定。如果说, 人事档案是个人切身利益的“必需品”和“护身符”, 那么, “三龄一历”就是“护身符”之中的“核心”和“重点”。造假者之所以绞尽脑汁、费尽心机, 多半从这里入手。为了使自己档案里的“年龄越来越小, 工 (党) 龄越来越长, 学历越来越高”[2]38, 他们不惜花重金、托关系、改 (造) 档案、做假证, 千方百计地乔装身份、伪装自己, 甚至在逃13年的罪犯史宝月 (化名“高山青”) 竟然都能用造假来“漂白”身份, 摇身成为堂堂的某党校副校长[3], 这实在太有戏剧性了。看来, 审核人事档案中的“三龄一历”是鉴定当事人真假身份的关键, 是维护人事档案真实性的“重”中之“重”了, 需要管人的部门多抽一点时间、多花一些精力, 对提供者的信息内容作一个“真伪性鉴定”, 严格把好材料“入口关”。

2. 健全制作材料的“准确性鉴定”制度。

“准确性鉴定”主要是判定形成的材料有无差错, 是否属于某一干部的材料及应归入某一干部档案的内容。人事档案的唯一性和严肃性要求我们:对档案材料的制作应当严谨、准确、无误, 但在实际工作中时常会遇到两种情况:一种是故意出错, 即制作人为了自己的某些利益或与自己有利益关联的人员的提职、升迁、晋级等不择手段, 采取伪造、涂改、虚构而制作的“虚假档案”和“注水档案”, 妄图通过改写出生年月, 改早工作时间, 提高学历层次, 虚构个人履历等来达到不可告人的目的;二是过失出错, 即制作人 (或归档人) 由于粗心马虎, 或因各种专业技术原因在归档、转递、加工、利用等诸多环节中导致的无意间的差错, 如:笔误、遗失 (材料) 、漏章、漏归、错装等, 这种差错虽属工作过失, 不是主观因素, 但对当事人所造成的后果却是不可估测的。因此, 不仅需要档案人员高度负责地做好工作;同时也需要主管部门加强审核, 严格比对, 对形成的人事材料一一作出“准确性鉴定”, 最大限度地避免和防止“虚假档案”、“注水档案”和“无意差错”的发生。

3. 健全归档材料的“完整性鉴定”制度。

“完整性鉴定”系指审查归档的材料是否齐全、完整;归档手续是否完备。中组部将干部人事档案划分为十个大类, 对每一个类别的归档范围都作了明确的要求, 以学历学位材料为例, 必须归入相应的“高中毕业生登记表;中专毕业生登记表;普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表, 入学考试各科成绩表, 研究生推免生登记表, 专家推荐表;学生 (学员、学籍) 登记表, 学习成绩表、毕业生登记表, 授予学位的材料, 毕业证书、学位证书复印件, 党校学历证明;选拔留学生审查登记表等参加出国 (境) 学习和中外合作办学学习的有关材料;国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等” (中组发[2009]12号第10条) [4];同时, 对个人提供的履历信息和有关部门审核制作的考核材料、职称材料、工资材料、干部任免材料等也都分别作了严格的规定和要求。应该说, 造假者要伪造一套完整的个人档案并非容易;再将这些虚假材料放入自己的档案袋里更是不容易。因此, 只要收集人员、归档人员、管理人员和干部考察人员在日常工作中多了解一些档案知识、多熟悉一点档案业务, 就能对其档案中的材料作出“完整性鉴定”, 甄别出其中的真与伪了。

4. 健全管理环节的“安全性鉴定”制度。

“安全性鉴定”的重点是检查档案存放的库房是否配备了防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫的“八防”设施;档案审核、制作和管理人员是否放心、可靠等。因为安全是档案的生命, 2009年, 国家档案局在组织召开的全国档案局长馆长会议上指出:“各级档案部门和全体档案工作者都要从对党、对国家、对人民负责的高度, 深刻认识档案安全的极端重要性, 切实履行党和国家赋予的责任, 确保档案安全万无一失。”[5]从如此的高度强调安全工作, 可见安全对档案的重要了。然而, 与其他档案不同的是:人事档案的安全除了要预防各种突发灾害、突发社会事件造成的损坏 (毁) 之外, 更重要的还要预防人为因素造成的安全隐患。由于相关人员时时要对个人的人事材料进行加工、制作、归档、利用、转递、管理等工作, 一方面要加强人员的责任心教育, 避免工作失误;另一方面更要警惕别有用心之人处处寻找机会肆意伪造、篡改、虚构自己或他人档案信息事故的发生, 防止人为构成的现实威胁和安全隐患, 这就要求各级材料审核、制作、管理部门应该加强合作、大力配合, 共同提高档案安全防范意识, 制定出严格的安全责任制度, 定期与不定期地实施“安全性鉴定”, 检查安全漏洞, 确保档案安全责任落实到每一个岗位、每一个环节和每一个人。只有警钟长鸣, 预防在先, 时刻保持高度的警觉性, 才能从根本上消除隐患, 保障人事档案的绝对安全。

5. 健全利用材料的“时效性鉴定”制度。

“时效性鉴定”指有关部门要及时补充新材料、更新新内容, 保证档案利用的有效性。与其他档案一样, 人事档案记录的是当事人“昨天”的历史, 但同时还要反映个人最新的情况, 要为现实利用提供服务, 如同有关部门考察人才一样, 在通过查证人事档案、了解当事人过去的同时, 最主要的还是为现实工作中考察任用提供依据。值得注意的是:长期以来, 由于人事档案中自然状况变更的信息一直处于滞后的状态, 记录历史的材料多, 反映现实的情况少, 特别是一些岗位变动较多、工作年限较长的老职工、经常因后续履历材料不能及时补充、更新而影响利用工作。以某高校为例, 很多老职工的履历还是1999年以前提供的, 此后, 再也没有组织过重新填报, 十几年来, 多数人员的家庭情况、社会关系、工作履历、学历状况、岗位变动、技术职称、工资信息、职务任免、离岗退休等都发生了很大的变化, 可他们档案中记载的却还是1999年以前的历史信息, 不能反映近期新的变化。最为典型的是:前几年国家实施住房补贴, 需要查阅个人的信息资料和最新近况, 由于档案信息过于陈旧, 很多人查阅不到发生的变化, 影响了当事人享受房补的切身利益。事实说明, 档案信息如果不能及时补充和更新, 必将导致个人现实信息材料的缺失, 影响利用的价值和功能的发挥。所以, 建立健全人事档案的“时效性鉴定”制度, 不断把新产生的有关个人履历、考核、学籍、晋级、任免等材料补充到人事档案中去, 尤其对查阅率和利用率较高的第一类 (履历材料) 、第四类 (学历学位职称材料) 、第九类 (工资任免材料) 等时常作一些“时效性鉴定”, 提升信息利用的有效性, 将反映个人的历史信息与现实材料完整地结合在一起, 全面反映当事人的真实情况。

上述五项制度表明, 它们之间的内在联系是相辅相成、密不可分的。首先, 前三项以鉴别档案材料真伪为中心, 分别从审核、制作、收集三个不同的角度论述了健全个人信息真伪性、准确性、完整性鉴定制度的必要性;第二, 从档案安全管理的角度, 强调了健全档案“安全性鉴定”制度的重要性, 因为它是维护档案真实、安全的保证;第三, 档案工作的最终目的是利用, 因此, 健全“时效性鉴定”制度, 适时补充、更新个人档案信息, 将历史的与现实的紧密结合在一起, 提升档案利用的价值, 才能更好地为社会服务。总之, 健全和完善人事档案的鉴定制度, 铺就档案建设良性、健康发展之路, 使人事档案从材料收集的源头———辨别真伪伊始, 就能层层审定、环环“安保”, 让归档材料“验明正身”, 一方面有利于预防和减少造假事件的发生, 另一方面有利于保证各类材料客观、真实、安全、有效地进入干部人事档案, 发挥其应有的凭证作用和依据作用, 更好地为经济建设服务, 为人才选拔服务, 为个人的切身利益提供依据。

参考文献

[1]黄世喆.关于档案信息内容的真实性[J].档案管理, 2008 (6) .

[2]秦金霞“.三龄一历”:干部人事档案管理重中之重[J].兰台世界, 2011 (3) .

[3]吕艺真“.金华税案”嫌犯逃亡13年变身张家港市委党校副校长.[2012-5-29]http://www.cnr.cn/gundong/201205/t20120529_509728775.shtml.

[4]关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》通知 (中组发[2009]12号) .

篇4：干部人事档案八项制度

关键词：人事档案 人事改革 关系 作用

Display dossier function boost personnel system reform

Hu Haitao

Abstact:Personnel labor and allocation system reform of tobacco industry in Liaoning province has already begun to spread gradually.In order to conform to the trend of reform and the need of developoment,pesronnel archive management as a supporting role has to advance with the time.During this period,to recognize the status of pesronnel archive,to clear the relationship between this reform and pesronnel archive and to play the role of personnel archive has become a basic job which can keep this reform going smoothly.

Keywords:Pesronnel archive Personnel labor and allocation system reform Relationship Effect

【中图分类号】F272.92 【文献标识码】A【文章编号】1009-9646(2008)12-0060-02

人事档案管理是人力资源管理中的一项基础性的工作。此项工作看似简单，但在辽宁省烟草行业正在推行的人事用工分配制度改革（以下简称人事改革）中，它却有着不可替代的作用！如何充分地挖掘人事档案的作用、最大限度地体现人事档案的价值，是每一个人力资源工作者都必须思考的问题。

1.结合实际、深入分析人事档案管理现状

在日常的企业管理中，人事档案管理是一项经常容易被人忽视的工作，由于它长期以来都得不到人们足够的重视，所以使得这项工作一直都没有太大的起色。究其原因主要有以下几个方面：

从工作的性质上来看，人事档案管理工作具有一定的保密性，在人事档案管理中档案材料是绝不允许外泄的，而且档案管理者也绝不允许透漏档案的内容，这种性质使得人事档案管理工作好似与外界隔了一座墙，逐渐脱离了群众，变成了一项相对独立、封闭的工作。

从工作的内容上来看，人事档案的管理内容具有较强的针对性，面对着比较单一、死板的档案材料内容，总会让人感觉这项工作比较枯燥乏味，容易使人丧失对这项工作的兴趣。

从工作的方式上来看，人事档案管理工作的方式具有相对的固定性，操作起来显得比较简单，这种传统而又死板的管理方式给人的感觉就好似谁都可以轻松地胜任这项工作，让人觉得这项工作缺乏挑战性。

从员工的角度来看，由于员工一般是不会接触到人事档案的，长此以往的疏远使员工渐渐地淡化了对人事档案的意识，觉得人事档案与自己日常工作无关，于是他们就很容易产生“事不关己，高高挂起”的态度。

种种原因使得人们一直以来都缺乏对人事档案管理工作的关注和重视，忽视了对人事档案信息的利用，没能真正地发挥出人事档案的利用价值，这在一定程度上会有碍于我省人事改革的实施。

2.端正态度，正确认识人事档案的作用

为了加强对人事档案的管理，必须要让员工从态度上重视人事档案的管理工作、从思想上认识到人事档案的重要作用，为此就必须要让员工真正地了解什么是人事档案。所谓人事档案，是指在人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案^［1］。人事档案，就好像一部摄像机^［2］，它会全面而真实地记录下一个人的成长过程、学习经历、工作历程，甚至是生老病死，它无所不包，如影随形，甚至比我们自己更了解我们。

这种特有的历史记录功能使得人事档案拥有了特殊的作用。对企业来说，人事档案可以为企业提供大量、动态、真实、有效的原始资料和数据。从人力资源开发的角度来看，企业可以通过利用人事档案，清楚地了解到员工过去的地工作轨迹^［3］。为了做到知人善任、选贤举能，尽可能全面、准确、公正地了解员工，企业通常会将员工的考察现状与其档案材料中所记载的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机地结合起来，从而为人员正确地选拔和配置提供重要的参考作用。此外，人员的任用结果又会形成新的材料再次归入到人事档案中，并为企业下一次的人员变动提供重要的依据。

对员工来说，人事档案可以帮助员工获得其应有的权益。从档案本身所衍生的一些职能来看，它涉及到员工方方面面的利益，比如组织关系的确认、工资奖金的发放、社会保险的办理、转正定级的审查、技术职称的申报、退休手续的审批、政审材料的提供以及证明材料的出具等等事宜，都需要由人事部门从人事档案材料中寻求依据。人事档案材料的真实性、原始性是其他任何材料都不可代替的，所以它在作为一种凭证时具有较强的法律效益^［3］，可以用来为个人的切身利益服务。

正确认识人事档案的作用，不仅可以使员工提高对人事档案工作的重视程度，还可以使企业加强对人事档案工作的管理力度，而且更可以为正在推行的人事改革做好前期的铺垫和准备工作。

3.抓住联系、认清人事改革和人事档案之间的关系

人事档案作为企业的一种信息资源，对企业的发展和前进起着重要的推动作用。目前，辽宁省烟草行业正在推行的人事改革就与人事档案有着非常密切的关些。以这种信息资源为切入点，可以从两个方面分析它们的之间的关系：

从改革实施的角度来看，人事改革是信息资源的利用者。在改革的进程中，每一步都很重要，其中有一个关键的环节叫做信息公示，特别值得大家关注。所谓信息公示就是将员工的年龄、工龄、烟龄、学历、职称、职务、任职时间等基础信息张榜公布。这些信息资源所提供的最基础的数据和凭证对此次改革尤为重要，能否正确地利用这些信息资源成为此次改革的关键，首先它们会直接地影响到改革中套档定级的制定；其次它们会不同程度地影响到岗位和绩效基数的设计、影响到个人工资待遇的计算、进而会影响到整个企业工资总额的核算；再次它们还会影响到员工对改革信心和态度、甚至会影响到整个改革实施的稳定。

从档案管理的角度来看，人事档案是信息资源的提供者。在改革中对员工信息的公示恰恰体现了人事档案的作用和价值。从人事档案的形成来看，只有它才能完整、准确、详细地记录下一个人过去的学习经历和工作轨迹，所以这些信息资源最初都应该是来源于人事档案的，也就是说人事档案是这些信息资源的源头。作为信息资源的载体，人事档案所提供的信息关系到员工岗位等级的高低、工资待遇的多少，所以在改革中，如果任何人对所公示的信息有质疑的话，人事部门都必须谨慎对待，并派专人对人事档案记录的信息进行比较核对，而且最终的结果通常还要以人事档案所记录的最原始的信息内容为主。

人事改革与人事档案是相互对立的统一体，人事改革需要依托于人事档案提供的信息来稳步推进改革的实施，人事档案需要借助于人事改革搭建的平台来逐步实现档案的价值。

4.加强管理，充分发挥人事档案的辅助作用

现阶段的人事改革对人事档案材料的收集、管理和利用提出了更高的要求，是对人事档案管理工作的一次严峻的考验。为了充分发挥人事档案的作用、确保此次改革的能够逐步推进、稳步实施，人事主管部门应从以下几个方面加强对人事档案的管理工作。

从制度方面，要加强档案管理的制度建设。制度建设是确保人事档案管理工作稳步提升的前提。辽宁省烟草行业应该针对人事档案管理工作建立起一系列统一、规范的管理制度，使上下级部门能够协调一致、步调相同，同时还应在此基础之上制定出科学、标准的工作流程，从而通过各种制度和流程共同来规范和管理档案从业人员的工作行为，最终提高人事档案管理的工作效率和工作水平，为人事改革做好制度上的铺垫。

从思想方面，要转变原有的陈旧的观念。原有的思想侧重于把档案当作一种机密性的文件，强调的只是保管和保密，而忽略了档案作为一种信息资源的利用价值。如今我们应该树立以人为本的观念，从认识人的本性、关心人的需要、尊重人的价值等角度出发，最大限度地发挥人事档案提供信息资源的作用，从而来满足个体在社会中自我发展的需要，最终实现人事档案的核心价值^［4］，为人事改革打牢思想上的根基。

从操作方面，要加大基础工作的管理力度。在信息收集方面，人事档案管理者要积极调动相关部门来主动配合档案材料的收集工作，遇到新材料必须要随时补充归档；在材料整理方面，人事档案管理者要对收集的所有材料信息进行认真地甄别，根据材料的内容逐一分类，并严格按照人事档案装订要求进行装订整理；在档案利用方面，人事档案管理员要在做好保密工作的前提下加大对档案材料查阅、借用、出具证明等功能的利用，最终为人事改革开拓信息资源的多种利用途径。

从技术方面，要加强信息化技术的应用。目前辽宁省烟草行业在人事档案管理方面信息化水平还不高。在办公自动化逐步普及的基础上，我们要加快对人事档案信息化的建设，通过计算机技术，建立起一套完整的人事档案信息管理系统。利用各种信息手段真正实现档案材料从文字，到声音，再到录像的多样化，同时充分发挥多媒体技术在信息采集、维护、检索和利用方面的作用^［4］，从而最大限度地挖掘人事档案的作用，为人事改革寻求信息技术上的支持。

总之，人事档案管理是一项长期的系统工作，而人事改革则是一项阶段性的目标任务。人事档案管理应该抓住改革这个契机重新走入人们的视线，让企业和员工在改革中逐步地认识到人事档案管理的重要意义和巨大作用。人事档案管理作为改革中的一项辅助性工作，同样也需要与时俱进，需要不断地吸收新办法、新经验、新技术，从而为推动人事改革的稳步前进、实现人事档案管理的规范化、信息化打下坚实的基础。

参考文献

［1］ 朱玉媛.现代人事档案管理［M］.北京:中国档案出版社,2002.14

［2］ 中国劳动律师网.档案-最熟悉的陌生“人”.http://www.linfuming.com/laodong/dazy/lfm0021.htm

［3］ 苟小娟.HR必知——人事档案的作用［J］.成都人才，2008，(2)

篇5：干部管理八项制度

中共新寨乡委员会

关于加强机关作风和效能建设 完善干部管理制度的实施办法

各责任区、乡直各工作部门：

为进一步改进机关作风，加强效能建设，充分调动全乡广大干部的工作积极性和主动性，按照学习实践科学发展观活动“建立新的体制、机制”的要求，完成乡党委、政府各项工作任务，促进全乡经济社会又好又快发展，经乡党委讨论研究，特作如下干部管理规定：

1、实行干部去向报告制度。各责任区、单位建立干部职工去向登记册，每天由本人实事求是填写工作内容，单位领导审核，如不填写视为旷工，单位负责人必须把关，如有弄虚作假一次通报，第二次扣单位负责人工资20元，三次提交乡党委会议讨论研究。每月底将本单位的干部去向登记册由分管领导审阅签字后交乡党政办统计。

2、实行月工作汇报制度。乡党委每月上旬召开一次党委扩大会议，各责任区、单位负责人汇报上月工作开展情况和干部到岗到位情况及下月工作安排，并形成书面材料交乡党政办。

3、实行上班签到和请销假制度。各责任区、单位建立考勤登记册，每天早上8：00至9：00签到。内设机构（整治办、民政办、社保、团委、文广、综治办、纪委、妇联）在党政办签到。如进村入户工作或到县城开会、出公差必须报经单位负责人，由单位负责人填写干部工作去向。如因家中有事或生病必须凭假条请假，特殊情况可以电话请假。3天以内由单位负责人审批，5天以内由分管领导审批，5天以上由乡书记办公会或党委会审批，班子成员请假由主要领导审批并告知党政办。每月事假累计不得超过5天（国家法定假日除外），凭请假条批准后将请假事由和天数在干部去向报告中作记载。不经过批准离岗的一律作为旷工处理。

4、实行干部值班制度。各责任区、单位建立干部每周每2 天值班制度，并将轮流值班表交党政办备案。乡领导班子成员按照安排带头值班，值班人员晚上不得离开单位，负责处理日常工作，并填写《值班记录工作日志》。如遇突发事件单位负责人处理不了的，必须及时报乡分管领导及主要领导，并通知相关人员到岗到位，否则追究值班人员的责任。

5、实行周末轮休值日制度。除逢赶场天外，周末原则上执行国家法定假日规定，但必须安排周末值班人员，做好日常工作、处理上传下达和作好值班记载，如遇重大事件要及时向单位负责人汇报。

6、实行月工资核发制度。每月1-3日，各单位将上月工作汇报材料、干部去向登记册及考勤登记册由单位负责人签字后按时交乡党政办，未按时交的扣发单位负责人50元工资，并限期补交，其它要求报的材料不按时交的扣发单位负责人40元工资，并限期补交。对旷工一天扣发工资50元，连续旷工超过15天以上的，报县人事管理部门处理。对开会未到的按旷工处理，15分钟后记为迟到，迟到累计3次，按一次旷工计算，凡村干部未参加会议，扣责任区书记、主任工资20元。

7、实行工作督查制度。乡党委每月定期或不定期到 单位、责任区督查工作，并将每月督查情况形成督查专报（包括干部到岗情况）。在督查时，查到干部未到岗，作旷工处理并作书面通报。

8、实行预警应急制度。未在单位上班，各单位、责任区的干部必须保证上午8：00--晚上11：00手机通讯畅通，班子成员及单位负责人24小时内畅通手机。如遇重大突发性事件，乡党委、政府通知未到的一次扣发单位负责人工资200元，其他干部工资100元，并在全乡通报。

扣发工资由乡党政办向财政所发出书面通知。对所扣发的工资，返该单位作为公务开支。

凡上挂部门，参照以上执行，每月由分管领导并将干部工作情况和到岗情况书面抄送主管部门。

以上办法从2010年2月25日开始执行。

中共新寨乡委员会

2010年2月25 日

主题词：机关作风和效能建设 实施办法

报：县纪委办，县委组织部，县作风效能办，县人事劳动和社会保障局。

篇6：福贡县老干部工作八项制度

为全面做好离退休老干部工作，根据中央、省、州关于加强老干部工作的有关精神，特制定以下工作制度。

一、政治理论学习制度

（一）加强对老干部政治理论学习的领导和指导，在广大离退休老干部中广泛开展以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为主要内容的理论学习，使老干部在政治上、思想上、组织上、行动上与党中央保持高度一致，做到政治坚定、知识常新、理想永存。

（二）每年组织离退休老干部参加由县委老干部局和本部门组织的政治理论学习培训班学习。

二、阅读文件制度

（一）切实落实老干部阅读文件的政治待遇。建立老干部阅文室（即单位会议室），制定每月的8号为老干部阅读文件周，及时为老干部提供阅读文件服务。重要紧急文件和涉及切身利益的文件及时组织老干部阅读，其他重要文件定期组织老干部阅读，保证老干部能及时了解国际国内形势，及时了解党和国家的大政方针，及时了解全县改革和发展的情况。

（二）提供老干部阅读的文件范围：中央、国务院，省委、省政府，市委、市政府及县委、县政府普发性有关重要文件；中组部、省委组织部、省委老干部局、市委老干部局有关重要文件。有密级的文件严格按规定范围提供阅读。到老干部局和老干部活动中心阅读文件，凭离、退休证为其提供服务。

（三）对阅文人员的要求：阅读文件后，要在文件处理笺上规范地签注本人姓名。不得私自将文件带出阅文室；不得复印文件；除普发文件外，一般不得抄录文件内容。

三、情况通报制度

（一）单位适时向离退休老干部通报经济社会发展情况和部门工作情况。

（二）领导每年要向离退休干部通报1至2次全县经济社会发展情况和其他有关工作情况。适时向本单位离退休干部通报部门工作情况和其他有关重要情况。

四、参加重要会议制度

（一）组织被邀请老干部代表参加或列席，县党代会、人代会、政协会和乡（镇）党代会、人代会以及其他全局性有关重要会议，要让老干部了解情况，并听取老干部的意见和建议。

（二）部门召开的重大会议，邀请离退休老干部参加或列席。

五、组织生活制度

（一）局领导班子要高度重视和加强离退休干部党员队伍建设，确保每一位离退休干部党员都编入党的一个基层组织，参加党组织的各项活动，过上正常的组织生活，按期缴纳党费。

（二）组织离退休党员听党课和参加党内各项活动。对因高龄、行动不便、身患重病等原因不能参加组织生活的，支部应结合实际向他们传达会议精神和支部活动情况，在生活上给予关心照顾，保证他们与党组织保持联系。

六、参观考察制度

（一）每年组织一次老干部参观考察工农业生产建设或经济社会发展新成就活动，县级副处级以上离退休干部的参观考察活动由县委老干部局负责组织开展，副处级以下待遇退休干部的参观考察活动由其他单位负责组织开展。

（二）参观考察要本着就地、就近、节俭的原则进行，注意做好安全防范和医疗保健工作。

七、领导干部联系同职级离退休干部制度

（一）领导干部要定期或不定期联系同职级离退休干部，保持与他们的联系，过问他们的生活和身体健康状况，听取他们的意见建议，并做好重大节日慰问工作。

（二）用结对挂钩的办法落实联系工作。领导干部挂钩联系本单位副科级以上的退休干部。县委书记、县长联系正处级以上离退休干部，县委副书记、副县长联系副处级离退休干部。并根据领导干部人事变动情况及时提出调整充实。

（三）县级领导干部挂钩联系同职级离退休干部工作，由县委老干部局负责做好相关协调服务工作。

八、走访慰问制度

（一）适时组织走访慰问离退休干部，做到春节、敬老节等重大传统节日必访、生病住院必访，定期对在省外、省内县外易地安臵退休干部的走访看望慰问（一年至少走访一次）。

篇7：干部人事档案管理制度

一、干部人事档案查（借）阅制度

1、查（借）阅人员必须是2名中共党员，持有《查阅干部档案审批表》和《查阅干部档案介绍信》，不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。

2、干部人事档案管理部门，应根据规定，确定是否提供和提借什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。

3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。

4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。

5、查阅人员要爱护干部人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。

6、未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料，不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经档案主管部门签署意见盖公章后，方可使用。

7、干部人事档案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、办理退休允许借一次）须按查（借）阅干部人事档案的审批手续办理（必须是正科级单位政工人员），并填写借出登记。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。（最多不超过15天）

二、干部人事档案计算机管理制度

爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。充分发挥《干部人事档案管理信息系统》的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。

3、以干部人事档案和干部人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整和新鲜。

4、新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成；干部档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。

5、对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。

6、不得随意使用外来磁盘，确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。

7、未经批准不得提供、复制干部信息，无关人员不得查看干部信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。

8、利用干档信息对干部队伍进行综合分析，为领导决策提供服务。

三、干部人事档案材料收集补充制度

1、按照中组部《干部人事档案收集归档规定》，经常通过 有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新形成的干部材料，充实档案内容。

2、收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。

3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”和“干部自传”，审核后，补充进干部人事档案。

4、干部人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。

5、掌握形成干部人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。

6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料内容。

7、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续。

四、干部人事档案材料鉴别归档制度

1、对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。

2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备。

3、不属归档范围的材料，可分别情况，予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。

5、归入的干部人事档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

五、干部人事档案转递制度

1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

2、县及相当于县经上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。

3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

4、干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。

5、转递档案必须填写“干部人事档案转递通知单”，办理登记手续。

6、接受单位收到档案后，应认真核对，并在“干部人事档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即退回。逾期一个月未退回，转出单位要查询，以防丢失。

7、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。

8、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。

六、干部人事档案检查核对制度

1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

2、凡提供利用的干部人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

3、整理好的干部人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。

4、转出和接受干部人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

5、凡收集的干部人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。

6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。

七、干部人事档案保管保密制度

1、严禁按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好干部人事档案的保管保密工作。

2、干部人事档案管理部门，应设立专用档案库房（室），配置铁质档案柜，妥善保管干部人事档案。

3、干部人事档案库房（室）必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。

4、干部人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。

5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房（室）。

6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。

7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。

8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。

9、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。

八、送交干部人事档案材料制度

1、各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门，应建立送交干部人事档案材料归档的工作制度。

2、干部人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，主动送交干部人事档案管理部门归档。

3、任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。

4、干部人事档案管理部门，应与各有关部门建立联系制度，保持收集材料的渠道畅通。

5、干部人事档案管理部门，对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系。

6、发现递交归档的材料，不符合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。

干部人事档案管理人员职责

1、按照干部管理权限，保管应管干部的人事档案，为国家积累档案史料；

2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

3、办理干部人事档案的查阅、借阅的转递；

4、登记干部职务、工资的变动情况；

5、为有关部门提供干部的情况；

6、做好干部人事档案的安全保密、保护工作；

7、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和宏观业务指导；

8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术；

9、定期向档案管（室）移交死亡干部的档案；

篇8：干部人事档案八项制度

然而以计划经济为主体发展起来的人事档案管理制度与现实需求越发不协调, 步入知识时代, 对人才的追求越发强烈, 而传统的人事档案管理制度严重束缚着人才的正常流动。在这种情况下, 传统的人事档案管理制度与现实人才需求格格不入, 因此适应现代化需求的人事制度改革已在政府部门以及各企事业单位不断得到展开。然而人事制度改革必然会对人事档案管理产生影响, 其中机遇与挑战并存。

一、计划经济体制下人事档案管理制度的特点

(一) 作为员工身份证的人事档案, 关乎着员工的切身利益

在计划经济时代, 企事业单位为了人力资源管理的需求, 从而诞生了人事档案制度。根据身份的不同人事档案又分为工人档案和干部档案。而对于城镇无业人员和农村居民, 往往由于其没有工作终其一生都不会有人事档案的。在过去, 每个人的社会身份是由人事档案所决定的, 对个人的晋升、调动工作、招工、公费医疗、加薪、福利待遇以及退休等都是由人事档案所记录的内容所决定的, 甚至对于子女的工作等一系列待遇都是由人事档案所决定的, 因此人事档案是员工的“身份证”, 关乎着其自身的切身利益 (1) 。

(二) 人事档案是控制员工的有力工具, 使得员工不得不依附于单位

虽然人事档案是个人过去经历的历史记录, 但是人事档案却是由单位来保管。在此种情况下, 除一些特殊情况, 只有单位才能调用个人的人事档案, 而对于档案本人和其他单位来说是无权调用人事档案的。由于我国实行的是“人档合一, 人走档随”的制度。使得档案随着个人工作、学习地点的不同而随时跟随。如果人事档案无法迁移的话个人就无法离开。由于人事档案对个人极为重要, 是社会身份的象征, 由于人事档案由单位掌控, 个人的选择必须服从于单位的意志, 使得员工无法自由的离开单位, 从而限制了人员的流动, 使得人事管理制度处于僵化状态。

二、人事档案管理制度随时代发展所表现出的新的特征

随着市场经济制度的不断深入和发展, 企事业单位对人事制度改革不断得到深入, 在此种情况下, 计划经济体制下人事档案制度的地位正在逐渐弱化, 其价值正在不断被弱化。

(一) 国有企业员工可以“无档生存”

随着《劳动法》的颁布和实施, 加之国有企业的人事改革, 使得企业破除过去那种终身聘任制度, 企业破产、员工下岗之后, 使得员工对企业是依附不复存在, 从而使得员工不得不为生计而自谋生路, 没有人事档案的存在对于这些下岗工人来说影响已没有过去那般强烈。

(二) 个人可以根据自身意愿“无档择业”

随着市场经济的发展, 对各类人才的需求蓬勃发展, 在此种情况下, 新的用人机制也得以出现, 企业在聘任员工时更加注重其自身素质, 与员工采取合同的形式建立起契约关系, 而不是过去那种附庸的人事档案制度, 而这也促进了社会人才的流动, 对人的束缚相对减少 (2) 。

(三) 人事档案制度自身存在着诸多不足

由于人事档案不经过个人之手, 而是由个人成长轨迹的点点滴滴所组成。同时由于缺乏必要的监督措施, 使得人事档案弄虚作假的事情频繁发生, 经由人情关系各种“水分”材料会被写进人事档案当中, 同时各种空洞评语的出现, 使得人事档案有效信息较低, 同时由于明确人事档案管理机构, 使得存在多头管理现象, 很多部门都在擅自管理着人事档案, 而有些机构不惜出卖个人人事档案来谋取利益, 此种情况的出现就是由其管理制度缺陷所造成的。

同时现在社会已出现不少“弃档”现象, 而这一现象的出现表明已经有一部分人不在受人事档案的制约, 由于社会的发展, 使得失去人事档案之后仍然可以很好的生活, 此种情况表明, 现行的人事档案管理制度已到了必须改革的时候。

三、人事档案管理制度存在的问题

(一) 人事档案本身信息量较少, 无法反应个人的有效信息

由于历史原因, 人事档案比较注重个人的政治行为, 对其政治历史、组织鉴定、社会关系等内容收集的较为详实, 而对于其现实情况的业绩却缺乏足够的收纳, 对诚信、学术成果、个人业绩等方面资料不够详实, 使得人事档案无法反应一个人的全貌, 部分使用者无法得到有效的信息, 满足不了市场经济制度下对相关领域人才的需求, 造成了人事档案的利用率较低 (3) 。

(二) 制度不健全, 相关法律互相冲突

人事档案制度规定, 任何人不得查阅或是借阅自己或是直系亲属的档案, 而这本身就侵犯了公民的知情权, 违背了宪法公民享有知情权的权利。而现行法律对于封闭式的人事档案管理并没有明确的处理办法, 使得其与现行民主制度相悖, 亟需健全相关制度。

(三) 服务意识较差, 缺乏进取精神

由于涉及的档案工作十分巨大, 各级档案管理水平存在差距, 使得档案管理条件参差不齐, 防盗、防潮、防火等措施不够完善, 使得其管理保存环境存在巨大的隐患, 同时人事档案管理手段较为落后, 步入信息时代, 为了有效提高工作效率, 促进信息交流, 各项工作都开展了信息化管理, 但是人事档案还没有实现统一的标准化信息管理, 使得信息无法共享。同时由于人事档案管理人员专业素质不过关, 加之工作量较大, 本着“看好门、不丢失”的原则, 对于利用者的请求常常以保密为由予以拒绝, 缺乏足够的热情, 往往处于被动的接受档案, 而档案信息的利用效果取决于档案服务人员的态度, 由于其缺乏足够的热情和拓取精神, 使得人事档案管理工作处于消极怠工状况 (4) 。

(四) 传统的人事档案管理制度制约了员工的正常流动

过去诸如事业单位等部门都聚集了大量的高素质、高水平的人才, 而这些人才对于这些单位来说都是非常宝贵的。因为学习、工作兴趣等缘故这些人要进行工作调动时, 由于单位害怕流失人才, 而以人事档案进行“卡脖”, 从而达到限制其流动之目的, 而这种情况的出现, 一方面制约了社会人才的合理流动和优化配置, 同时也不利于这些优质人才的更好发展。

同时由于缺乏科学合理的评价体系, 单位对人才工作进行评定时, 往往依据其人事档案中记录的内容, 而忽视了其真实业绩能力、知识水平、和贡献大小, 使得员工遭受不公平待遇, 而此种模式的出现打消了许多有抱负人才的工作热情, 不利于人才能力的正常发挥。

(五) 处于社会转型期, 造成人员管理制度混乱

随着社会对人才的重视程度, 许多单位都予以优惠政策来吸引人才的加盟。对于一些高层次的人才, 许多原单位不愿意放人, 而采取截留人事档案的办法来限制人才的流动。而这些急于引进优质人才的单位采取三不要政策, 即“不要迁移户口、不要人事档案、不要调出手续”的办法来吸引人才的加盟。造成了许多高端人才的“弃档”现象, 而这也为人才市场的管理留下了隐患。

这些现象的出现, 在一定程度上扰乱了人才市场和滋生了许多欺诈行为, 许多人员在与原单位合同未到期时就擅自终止合同, 一走了之, 而许多工作都没有得到正常的交接, 给原单位的正常工作带来一定的影响, 同时有些人为了获得更好的机会, 不惜以出卖原单位的商业机密来获得机会, 而这些行为的出现都是由于人事档案制度不健全所造成的。

四、人事档案管理的改革措施

针对传统人事档案管理制度存在的种种弊端, 社会各方都在寻求各种办法来对其进行解决。一种理念是建立公开的人事档案社会化公开管理制度, 将个人转变为社会人, 人事档案与户籍制度、人事代理制度协调进行, 由社会机构统一协调管理以便于解决其中存在的各类问题。另一方面则是要从社会外部得到解决, 提出科学合理的人事制度改革, 唯有将这两部分有机的结合起来, 前者形成人事档案管理改革的基础, 后者作为其前进的动力, 形成良性循环的人事管理制度。

(一) 消除人事档案对人制约限制的作用

现行的人事制度普遍实施的是合同契约关系, 传统的以人事档案为束缚的模式已然无法适应时代发展的需求, 因此唯有发挥市场几株对人才的优化配置, 减少过去用人制度的终身聘任制, 打破社会身份阶级观念, 让员工自主择业, 形成一种高效灵活的用人机制。而在2003年颁布的《印发<事业单位试行人员聘用制度有关问题的解释>的通知》的相关规定, 对单位和员工之间的约束力进一步减少, 在互相自愿的情况下, 双方可以解除聘约关系, 人事档案对员工的束缚力进一步降低 (5) 。

(二) 破除过去“身份”分类

传统的人事档案对个人身份有着明确的划分, 个人随着“身份”不同享受着不同的待遇。因此有必要破除这种不公平的分类, 使得人事档案管理适应于岗位的需求。

(三) 完善人事档案信息

随着社会的进步, 社会对人事档案信息的公开的要求越发强烈, 此种情况下, 应根据时代发展的要求, 努力及时收集个人的人事档案信息, 做到真实、准确, 避免信息老化, 以便于完整、真实、有效的反映个人的全貌。

(四) 成立专门的人事档案管理机构

由于现代社会人员流动频发, 传统的由单位来保存人事档案已无法满足现实的需求, 此种情况下, 可以考虑成立专门的人事档案管理机构, 由社会中介机构负责管理人事档案, 同时配置以相应的监督机制, 以便于明确个人人事档案由谁管理这一难题。

五、结语

人事制度改革涉及到众多部门, 是一项纷繁复杂的系统工程, 而首当其冲的则是人事档案管理制度的改革, 虽然过程并不是一帆风顺, 这这毕竟迈出了重要的一步, 其中的弊端也在逐步被修正和完善, 相信假以时日人事制度改革必然能够深入发展, 为社会人才优化配置扫除障碍。

注释

1王英玮, 周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].档案学通讯, 2007, (1) :12-15.

2刘琴.人事档案管理的问题与对策[J].档案学通讯, 2007, (3) :67-70.

3郑美虹.人事档案何时掀起盖头来一试析人事档案的知情权[J].档案学研究, 2005 (5) .

4王淑梅.论档案管理工作内容与模式的转变[J].档案学通讯, 2007, (3) :72-74.