干部人事档案的精细化管理

干部人事档案管理工作是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。随着经济体制和干部人事制度改革的不断深入, 干部工作发生了较大变化, 这对干部人事档案工作提出了更新、更高的要求。基于此, 现就如何用精细化管理做好干部人事档案工作谈几点意见。

一、当前干部人事档案管理中的主要问题及成因分析

(一) 对档案工作重视不足。

一部分单位的主管领导认为档案工作不是主体工作, 对档案工作的认识仅仅停留在不丢失、不泄密和应付检查的低标准上。少数干部也认为档案工作是人事档案管理部门的事情, 不能主动配合档案部门做好个人信息更新、归档材料提交等工作。另外, 不少单位没有专职的档案管理工作人员, 在日常工作中是以相关的业务工作为主, 这严重分散了档案管理人员的工作精力, 给档案管理工作带来一系列的问题。

(二) 对档案管理标准不高。

大多数单位档案管理工作质量目前还处于一个低水平状态。在档案管理手段上依旧使用以往手工填档、人工装档的简单方法, 计算机技术没有得到广泛普及和应用。在档案管理主体上, 档案工作人员业务能力不强, 对档案工作的知识不够熟悉、制度不够了解、标准不够清楚、要求不够明白, 对材料的收集、整理、归档、装订等环节心中无数。在档案管理制度上落实不严格, 档案使用率不高, 时间过长, 这些都严重制约了档案管理正规化建设和发展。

(三) 档案材料短缺。

如表彰和处分材料散失较多, 有些干部的相关学历学位或专业技术职称没有存档, 造成部分材料遗失或无法补办的现象。另外, 干部人事档案中记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多, 而反映个人工作能力、潜力、技术特长等方面的内容少, 这些都直接影响到案卷质量。

二、对加强干部人事档案管理工作的对策和建议

(一) 做好干部档案材料的收集、归档工作。

在收集归档材料工作中应做到嘴勤、腿勤、手勤。只有收集齐全干部档案材料, 才能不断充实干部档案内容, 全面反映干部德、能、勤、绩、廉等工作全貌, 为领导决策提供可靠的原始依据, 避免用人失误。坚持“标准化”整理装订干部档案, 整理过程中要做到材料鉴别归类上求准、材料加工上求精、材料装订上求好、验收入库上求严“四个环节”, 确保干部档案规范化管理工作落到实处。

(二) 简化整档工序。

一是要规范用纸。简化整档工序首先必须规范公文用纸, 或统一调整干部档案用纸的规格, 使两者一致。二是要改进档案盒。在干部档案整理过程中, 需要反复的拆装、剪裁, 不仅增加了整档人员的工作量, 而且也不可避免地使档案本身遭受了损害, 不利于干部档案的长久保存。因此, 制作更适用干部档案管理的档案盒很有必要, 这样既能提高干部档案整理质量, 方便利用, 便于保管、保密、延长档案寿命, 还能大大减少档案整理繁琐的工序, 从而提高工作效率。

(三) 充实档案内容。

一是建立干部工作业绩档案, 及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况归入档案, 为干部考核提供必要的依据。二是重点收集干部个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料, 并通过这些内容, 把干部人事档案变成反映干部真实面貌的镜子, 记录干部成长的录像, 以便于组织对干部进行全面了解, 使干部档案更好地为组织工作服务。有条件的还应主动向上级部门推荐优秀人才, 把人事档案库变成人才信息库, 把沉默的“死”档案变成有价值的“活”档案。

三、用重点建设精细化来提高档案管理水准

根据实际情况的发展变化, 突出3个方面的建设。

一是改善档案保管条件。严格按照“八防”的要求尽量提供条件, 完善档案保管各项设施, 并及时更新专用档案柜, 尽量拓展档案存储空间, 确保档案室建设符合国家标准。

二是突出审核审批档案管理。为解决各单位审核审批中产生的档案资料归档问题, 应确定审核审批档案的归档范围、立卷原则、整理人员、资料排列等具体要求, 并动态跟踪新增审核审批事项情况, 及时调整归档内容。

三是突出财政检查档案管理。重点是对档案的齐全性、归档资料的逻辑性进行复核把关, 明确具体的操作要求。

四、用档案载体精细化来加快档案信息化建设

干部人事档案管理工作的信息化是档案管理工作的必然要求, 也是实现干部人事档案管理现代化的必由之路。

一是创新技术和手段加强人事档案管理, 提高利用效率。在注重保密的前提下, 利用信息化技术, 探索新的方法, 对档案进行合理、灵活地开发利用。运用计算机、扫描仪等现代化设备, 将文字、图片等纸质资料变成数据资料, 使干部档案无纸化、信息化, 完善干部人事档案管理信息系统, 建立干部人事档案管理信息库, 利用专业管理软件进行档案目录编制、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作, 提高干部档案信息的实效性和正确性。

二是创新档案“提前进馆”的管理模式。要建立应用计算机管理干部人事档案的各项制度, 进一步提高干部人事档案管理的现代化水平, 让干部人事档案从“看堆式”的管理中解放出来。要使干部人事档案工作更好地为干部人事工作服务, 逐步适应高效率的办公趋势, 干部人事档案工作也应该走信息化建设道路。在纸质档案的基础上, 逐步做好档案的计算机录入, 在条件成熟时, 还可以对部分重要档案进行全文扫描录入, 逐步提高干部人事档案工作的现代化管理水平, 提高工作效率。