人事档案的管理规定

人事档案的管理规定（精选6篇）

篇1：人事档案的管理规定

银行员工人事档案管理暂行办法

第一章 总 则

第一条

为进一步加强

银行（以下简称“

银行”）员工人事档案管理，促进员工人事档案管理的规范化和信息化，有效地保护和利用档案，更好地为企业改革发展及管理工作服务，依据中共中央组织部《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案目标管理暂行办法》等文件规定，结合邮储银行实际，特制定本办法。

第二条

本办法适用于邮储银行及各分支机构合同制员工人事档案管理，劳务派遣、离退休返聘等人事档案管理均不执行本办法。

第三条

邮储银行员工人事档案管理不再沿用原先按照身份管理档案的做法，人事档案不再区分干部档案和工人档案，统称员工人事档案，均由人力资源部门统一管理。员工的原有身份仅做为一种历史的记载，在调出系统或调入政府机关、事业单位时，以原有身份介绍。

第二章 档案管理体制和机构

第四条

邮储银行员工人事档案管理实行集中统一和分级负责相结合的管理体制，原则上按人事管理权限，由各级人力资源部门集中统一管理，同时接受上级人事档案管理部门的业务监督、检查和指导。第五条 人事档案管理是总行全辖人力资源管理信息系统建设的重要基础，是人力资源信息系统建设的信息支撑和保障。信息采集录入人力资源系统前必须要与人事档案进行核对。

第六条

各级分行应健全档案管理制度，按要求配齐配好专职档案管理人员，负责人事档案的日常管理和人力资源管理系统综合信息的采集录入、核对与维护。总行人力资源部负责对一级分行，一级分行人力资源部负责对二级分行的人事档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

第三章 人事档案内容和分类

第七条

各级分行人力资源部对所管理的员工都要建立人事档案。总行及各级分行领导班子成员、总审计师、行长助理建立正、副本两套档案，其他员工只建立原始档案。

第八条

人事档案正本的材料应历史地、全面地、客观真实地反映员工情况。其内容及分类如下：

第一类

履历材料。包括：干部履历表、职工履历表、登记表、简历表，职工、学生、职员、教师、医务人员、军人登记表，军队干部履历登记表，更改姓名的材料及批件，履历变化情况等，以履历为主的综合性材料不要拆开，归到本类。

第二类

自传材料。包括：自传，属于自传性质的材料，入党、入团形成的自传材料等，入党、入团申请书和自传连

在一起的可归入第六类。

第三类

鉴定、考核、考察材料。包括：民主评议员工的综合材料，组织审定的综合材料，员工鉴定，自我鉴定（有组织意见的），学生鉴定和毕业生鉴定表，学员鉴定表，职工鉴定表，党、团员鉴定表，出国人员鉴定表，挂职交流鉴定表，实习和见习生鉴定表（有转正定级内容的可放在第九类），转业干部鉴定，以鉴定为主的各类人员登记表和其它鉴定性材料，员工考核、考察登记表，作为员工任免调动依据的正式考察材料，离任审计考核材料（审计考核发现问题而受处分的，连同处分材料一起归入第八类）。

第四类

学历、学位、学绩、培训和专业技术情况材料。包括：初中、高中、中专、高等院校毕业生登记表，招生报考登记表，推荐、选拔学生登记表，员工进修登记表，学习成绩表，论文成绩及评语，学历、学位证明材料，毕业研究生登记表，选拔留学生审查登记表，岗位职务培训登记表，专业技术任职资格申报表、聘任专业技术职务的审批表、套改和晋升专业技术职务审批表，专业技术考试成绩合格登记表，享受专家待遇津贴登记表，考试录用和聘用管理报考登记表及考试成绩，职业技能鉴定证明材料。

第五类

政审材料。包括：入党、入团、参军、出国、招工、招生的政审材料；审查员工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告，审查、甄别、复查结论，上级批复及有

关依据、本人对结论的意见、检查交待或说明情况材料，主要证明材料；家庭出身、个人成份，家庭成员和主要社会关系调查证明材料；“文革”中冤假错案的平反材料（包括直系亲属主要社会关系的平反材料），“文革”中的表现证明材料，爱人情况登记表及调查证明材料；更改民族、年龄、国籍、出生年月、参加工作时间的个人申请、组织审批意见及作为依据的证明材料；军人入伍时间的审批材料，知识青年上山下乡时间计算及工龄审批表，上级批复以及所依据的证明材料。

第六类

参加中国共产党、共青团、民主党派的材料。包括：入团申请书、志愿书，团员登记表及离、退团材料；入党申请书（1-2份全面系统的）、入党志愿书，转正申请书，党员登记表，民主评议党员组织意见表或登记表，缓期登记、不予登记决定，组织审批意见及所依据的材料；对不合格党员劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见材料；延长预备期的有关材料，加入民主党派的有关材料。

第七类

奖励材料（县、处级及以上的）。包括：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。

第八类

处分材料。包括：处分决定、免予处分的处理意见、通报批评材料、违犯党纪、政纪、财经纪律和工作过失材料，甄别复查报告、结论，查证核实报告、上级批复、4 本人对处分的意见和检查交待材料；历次运动中所犯错误受处分材料；刑事犯罪、法院判决书、劳动教养审批材料。

第九类

工资、任免材料。包括：工资变动登记表，员工岗位变动审批表、员工任免通知、任免审批表，军警衔评定、晋升审批表，调资通知和审批表，定职定级审批表，解决待遇审批表，专业技术职务评定、套改、续聘、解聘通知、命令，享受专家特殊津贴的通知，录用和聘用员工审批表及通知，解聘、辞退材料，劳动合同及其变更、解除、终止材料，延长试用期及暂不解聘材料，招工、调动工作材料，保险福利待遇、知识青年上山下乡登记表、以工代干登记表、应征入伍、退伍军人登记表、预备役登记表、国家公务员登记表、军队转业干部审批表，离休、退休、退职通知、命令，离、退休后提高工资待遇审批材料，因公出国（境）人员审批表、备案表、在国外表现情况材料或鉴定材料，停薪留职审批材料，党代会、人代会、政协会议、青工妇等群众团体代表会登记表，民主党派代表登记表、委员简历、政绩材料等。

第十类

其他可供组织参考有保存价值的材料。包括：新录用员工和毕业分配工作体检表，报到通知书，随军家属审批表，处理工伤事故中形成的有关材料，有严重慢性病的体检表，工伤致残诊断及确定致残等级材料，医疗期审核材料，干部逝世后讣告、悼词（生平）及有关材料，非正常死

亡的调查报告及有关材料，有保存价值无法归入前九类的材料等。

第九条

员工业绩考核和岗位变动等相关材料对于充实人事档案内容，提高人事档案的使用价值，准确反映员工工作情况十分重要。除第七条中相关内容外，在第三类中要将考核表，在第九类中要将《员工岗位变动审批表》（附件1）作为重要内容重点收集。人事档案管理人员在做好员工职务、工资变动登记的同时，要做好岗位变动的记录，为人力资源管理系统的维护提供可靠依据。

第十条

人事档案副本。副本的内容由人事档案正本主要材料的复制件（或重复材料）构成。内容及其分类：

第一类的近期履历材料；

第三类的主要鉴定、员工考核材料；

第四类的学历、学位和评聘专业技术职务材料； 第五类的政治历史情况的审查结论材料； 第七类的奖励材料； 第八类的处分决定材料；

第九类的工资、任免、待遇、通知、出国审批材料。其他类别有重复的材料也可归入副本。

第四章 管理范围

第十一条

人力资源部管理人事档案的范围，原则上与其人事管理权限相一致，其分工如下：

（一）总行人力资源部保管：

1、一级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案正本；

2、总行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本（正本由集团公司人力资源部负责保管）；

3、总行本部全体员工人事档案正本。

（二）一级分行人力资源部保管：

1、二级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案正本；

2、一级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本；

3、一级分行本部员工人事档案正本，其中：直辖市、计划单列市分行管理所辖 一、二级支行全部员工档案正本。

（三）二级分行人力资源部门保管：

1、二级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本；

2、二级分行本部员工档案正本；

3、所辖一、二级支行全部员工档案正本。

第十二条一、二级支行不保留员工人事档案。根据自身管理需要省(区)分行可以保管所辖各分支机构全部员工人事档案正本。

第五章 各类人事档案管理规定

第十三条

档案管理人员及其管辖范围内直系亲属的人事档案，由所在单位指定专人负责保管。

第十四条

员工退职、退（离）休后，其档案仍由原保管单位人力资源部保管。

第十五条

员工死亡以后，其档案由原保管单位人力资源部保存五年后，移交本单位的综合档案部门保存。

第十六条

员工辞职、自动离职、被辞退（解聘）等终止或解除劳动合同后，未就业的，其档案转交本地人才交流中心或者当地劳动部门保管。

第十七条 在办理档案转移手续过程中，应由接收单位以公函的形式发到其档案所在的原单位，原单位接到对方的公函后，依照调动的程序办理调转或档案转移手续；除此以外，原单位不得办理档案转移手续。三年以上不办理人事档案转移手续的，原单位不能为其出具任何证明材料或为有关部门提供档案查阅（国家安全、公安、监察等部门因工作需要可按规定办理查阅手续进行查阅）。

第十八条

员工在受刑事处分和劳动教养期间，员工出国（境）不归或失踪、逃亡以后，其档案仍由原管理单位保管。

第十九条

对“无头档案”要进行清理，编写出名册，并查找下落，查到线索的，经核对无误后，将档案材料转出。经多方查找仍无下落的，须在2个月之内，与查找的综合情

况书面材料一并移交本单位综合档案部门保存。

第六章 人事档案材料的收集、鉴别与归档 第二十条

档案材料的收集归档，必须严格按照中组部《关于干部人事档案材料收集归档规定》认真执行。

第二十一条

人力资源部门要与形成人事档案材料有关部门建立联系制度，做到定时、定向、定内容收集档案材料。人力资源部可根据工作需要和档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写员工履历表和自传等材料充实档案内容。形成人事档案材料的部门，要建立主动送交人事档案材料归档工作制度，应在形成正式档案材料的一个月内，及时地将形成的档案材料送交人事档案管理部门归档。

第二十二条

收集的材料，必须经过认真鉴别。属于归档的正式材料，必须完整齐全、真实有效，文字清楚，对象明确，手续完备。属于组织形成的材料要有组织盖章，属于个人形成的材料要有本人签字。凡组织鉴定、审查结论、处分决定、组织考核等形成的综合材料，须经本人见面签字（本人见面后未签字的由组织注明）；任免通知、呈报表、考察材料、录用、聘用审批表必须注明批准机关名称、时间和文号，出国（境）审批表，要注明出去和返回时间及出去的目的，然后方能归入档案。要认真做好归档材料登记，由归档人与接收人双方签字，明确界定归档责任。

第二十三条

归档范围之外的材料不得擅自归档。经过

鉴别不应归档的材料，应按中组部《干部档案整理工作细则》的规定进行处理，详细登记并报请主管负责人审查批准。任何人不得自行销毁档案材料，不符合归档要求的材料不得归入档案。对伪造档案材料，涂改档案内容的，一经发现，要予以清除，并根据情节轻重，对当事人给予党纪政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。

第二十四条

档案材料一律使用16开办公纸，使用碳素、蓝黑墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝、红色墨水和复写纸书写。

第七章 人事档案材料的整理

第二十五条

人事档案整理工作，应严格按照中组部《干部档案整理工作细则》的规定进行，特别是对新分配来的大专院校毕业生和新录用、聘用人员的档案，要做到随时立卷、整理、装订成册。收集归档的档案材料要在一个月内装入散装材料袋（夹），散装材料每两年装订入卷归档一次。

第二十六条

各类人事档案材料都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编上页码。

第二十七条

档案材料排序的基本方式：

（一）按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料。

（二）按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、10 第六类、第八类。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复、结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前，入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。

（三）第九类材料可根据不同层次员工的档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：

1、工资情况材料；

2、任免材料；

3、出国（境）材料；

4、招录、聘用、调动、解聘、辞退、退（离）休，劳动合同、岗位协议，入伍、退伍、转业等其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排序。

（四）凡外系统新调入（包括录用、聘用）人员均应填写《职工履历表》（附件2，《职工履历表》填表说明2-1）。

（五）不应归入第十类的材料有：入党积极分子登记表、预备党员考察表，党员发展计划登记表，谈话记录，党小组意见、党员重新登记申请、学习心得体会，思想、工作汇报等材料，在详细登记后退回员工所在党支部保存，工会会员登记表，入会申请书，独生子女证，结婚、离婚证书，学习总结、实习总结、思想汇报等材料，以前已存入的，应清理出来，进行登记销毁或移交有关部门和个人。

第二十八条

每卷人事档案，必须有详细的档案材料目录。编写具体要求是：

（一）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写。

（二）根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明。

（三）“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。

（四）填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件）；材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写。

（五）书写目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写。填写目录后，要检查核对，做到准确无误。可以使用打印目录。

（六）书写或打印目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

（七）聘请外单位协助整理人事档案时必须聘请当地组织部许可的档案整理单位。

第八章 人事档案安全、保护、保密工作 第二十九条

为保证人事档案的安全，档案管理部门必

须做到：

（一）档案库房、阅档室、档案人员办公室应三室分开。凡保存500卷以上人事档案的单位，要设立独立库房，面积为每千卷档案20平方米左右。

（二）档案库房必须达到六防要求：防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。要配置铁质档案柜、防盗门窗及空调、去湿（或加湿）机、灭火器、温湿度计等设备，并经常检查，保持库房内的清洁卫生和适宜温、湿度（要求：温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-65%）。

第三十条

保管人事档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决，保证人档相符，目录与档案一致。

第三十一条

档案管理人员要认真贯彻和执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和档案工作有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密，不得私自保存他人档案，不得利用档案材料营私舞弊，在任何情况下都不能向无关人员谈论档案内容，严禁携带档案材料进入公共娱乐场所。对违反档案工作法律和纪律，丢失档案、泄漏秘密者，要视情节轻重，给予严肃处理。

第九章 人事档案的查阅、借阅

第三十二条

人事档案的查阅、借阅事由：

（一）在办理人事任免、考察、调动、工资、福利、社

会保险待遇，政治历史、学历、参加工作时间、年龄的审查，入党、入团、出国、组织处理、退（离）休、治丧等事项时，可以查阅、借阅档案。

（二）国家安全、公安、监察等部门因工作需要了解情况，可提供档案查阅，并只能查阅有关部分。

（三）编写党史、撰写人物传记、地方志，需要了解员工的有关情况时，一般不得查阅人事档案。

第三十三条

因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：

（一）邮储银行内部因工作需要，查阅人事档案，要提前预约，并在约定的时间内，由具有中共党员身份的2名工作人员持《查阅人事档案审批表》（附件3）到人事档案管理部门办理查阅事宜。“审批表”由查阅部门领导签字、加盖公章，并经人力资源部批准后方可办理。

（二）本单位各部门查阅其本部门员工档案，由是中共党员的管理人员持《查阅人事档案审批表》办理。审批表应经本部门领导签字，并加盖本部门印章，由人力资源部负责人审批后方可查阅。人力资源部内部亦按查阅档案的规定办理查阅事宜，原则上只能查阅所管范围内的人事档案。

（三）外单位因工作需要，查阅人事档案，必须持所在单位组织人事部门（县、团以上）出具的查阅档案介绍信，经人力资源部负责人同意，并办理审批手续后，方可查阅。

（四）档案一般不外借。如有特殊情况，必须借出使用时，要说明理由，经人力资源部门负责人批准，并严格履行登记手续，限其一周内归还，不得擅自转借他人。归还时，由档案管理人员检查无误后，借档人方可离开。

（五）任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。未经批准，不得查阅同级和上级干部的档案。不能因私事要求查阅或让他人代查档案。

（六）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，要爱护档案，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、拆散、损坏档案材料。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。

（七）借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经人事档案主管部门批准后才能复制（拍摄）。

（八）不得凭借外调证明材料介绍信查阅档案，外调人员不能查阅档案，所需了解的情况由员工所在单位党组织负责提供。

（九）查阅档案人员应在档案管理人员指定地点查阅档案。不得将档案带出查阅办公地点，一旦出现问题，由查阅者承担一切后果。

（十）查阅离退休人员档案有关规定，如：办理离退休人员其子女的政审；其供养直系亲属死亡后出具的离退休人员与死者的供养关系证明；办理退休时需将其档案借送到省

15（市、区）社保中心审核等事宜，均由单位社保管理人员与人事档案管理人员联系办理，一律不对个人。

第十章 人事档案的转递

第三十四条

转递档案应遵守下列规定：

（一）人力资源部相关岗位人员应及时将员工调动通知、职务任免通知抄送人事档案管理人员。

（二）人事档案管理人员接到调动通知、职务任免通知后，经主管领导同意，应在30天内办理转递手续，将调出员工的档案转给新的主管单位。

（三）人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄和本人自带。对个人自带档案的，档案管理部门应拒绝接收。对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换材料等问题的，要追究档案管理人员责任。

（四）转出的人事档案必须完整齐全，并按规定经过认真地检查核对、整理装订，不得扣留材料或分批转出。

（五）转递档案必须详细填写《档案转递通知单》（附件4），与档案一道密封，加贴密封条并盖密封章。

（六）收到档案的单位，要认真审核档案材料和装订质量，经核对无误后，应在回执上签字盖章，立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应催问，以防丢失。

（七）接受档案的单位，经检查没有按总行规定整理的或缺材料较多的档案，有权将其退回原寄出单位，要求其116 天内收集齐全、整理装订合格后再接收。

（八）建立人事档案台账，对转出、转入时间、单位等做详细登记，以便备查。

第三十五条

严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。

第十一章 附 则

第三十六条

人事档案管理是人力资源工作的重要组成部分，是一项政策性、专业性、连续性和保密性很强的工作。各单位要充分重视，加强领导，定期听取情况汇报，进行检查监督，保证必要的物质条件和经费。要加强人事档案管理人员队伍的建设，选调政治素质好，讲原则、责任心强，具有大学专科以上学历的共产党员从事档案管理工作，并按规定要求进行政治、业务培训，做到持证上岗。在政治上关怀、工作上支持、生活上关心，充分发挥他们的积极性、创造性。要注意保持档案管理人员队伍相对稳定和档案工作的连续性。

第三十七条

人事档案管理人员在人事档案建设和管理中承担着十分重要的责任，应具有较高的政治素质和业务素质，必须做到以下点：

（一）坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观理论，不断提高政治思想水平。

（二）遵守党的纪律，严守党的秘密，保证人事档案安

全。坚持原则，严格按照档案工作的法规和制度办事。

（三）热爱本职工作，树立爱岗敬业的精神。努力学习业务及相关知识，不断提高业务水平和工作能力，热心为部门和基层服务。

（四）建立健全规章制度，在日常工作中认真贯彻执行中组部及有关部门的规定。坚持每年定期检查统计核对人事档案，发现问题及时解决；定期对下属单位的档案工作进行检查指导，推广应用档案现代化管理技术。

（五）工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。

第三十八条 本办法自发布之日起施行。

第三十九条 本办法由总行人力资源部负责解释。

篇2：人事档案的管理规定

人事档案管理规定

编号：GT/JB/RZ 014-2013A

第一条 目的：

为了将公司人事档案管理工作制度化、规范化，确保人事档案的机密性、完整性和准确性，防止档案丢失、损坏，便于公司对人员的在职管理，特制定本规定。

第二条 适用范围：

本规定适用于66公司及下属煤业公司。

第三条 职责：

1、公司人事档案管理部门归口人力资源部，各煤业公司人事档案管理部门归口综合办公室，人事档案管理须指定专人负责。

2、公司人员和煤业公司中层及以上人员的人事档案由人力资源部管理；煤业公司普通员工的人事档案由各矿综合办公室管理。

3、公司人事档案管理员负责维护和完善人力资源管理系统。

4、人事档案管理员负责人事档案的归档、整理、借阅、销毁等工作。

第四条 人事档案的分类：

1、入职档案：

（1）人员应聘登记表、面试评价表、录用审批表、招聘洽谈记录、身份证复印件、学历学位证书复印件、职称证书复印件、体检表、上单位解除劳动关系证明、英语/计算机等级证书复印件、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。

（2）劳动合同、保密协议、补充协议等。

2、培训档案：

（1）新员工入职培训试卷、培训心得等。

（2）培训登记表、外派培训总结、培训申请表、培训效果评估表。

（3）培训服务协议等。

3、职位档案：

（1）聘书、职务任命书。

（2）职务变动申请、职位职务变更记录。

4、薪酬考核档案：

（1）试用期考核表、员工试用期总结表。（2）考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。（3）调薪申请单、调薪记录。

5、其他档案：

（1）个人党、团相关资料。（2）各类奖励、处罚记录。

（3）离职申请、移交清单、解除劳动关系证明、离职证明、补偿金协议、其他补充协议等。

第五条 管理规定：

1、归档管理：

（1）归档前，要对归档材料进行鉴别，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。

（2）归档时要对材料的真实性进行鉴别后方可归档。（3）及时将新材料归入档案中。

2、人事档案的查（借）阅：

（1）查（借）阅人事档案须经公司人力资源部/分管领导审核、总经理审批后方可查（借）阅，特殊情况下须经董事长审批。

（2）使用人因入党、学历提升、职称晋升、考试等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由档案管理人员向证明人核实情况后，可以出具证明材料。

（3）档案管理员要做好归档记录、查（借）阅记录。

3、人事档案的保密及保存期限：

（1）档案管理人员不得对档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

（2）档案管理员要定期对档案进行检查，防治霉变、虫蛀，防火、防水、防盗。

（3）人事档案原则上永久保存，对于已辞（退）职人员的个人档案，原则上自离职之日起3年后方可销毁，销毁时须经公司领导批准，并做好销毁记录。

4、电子档案：

（1）人事档案管理员须及时维护和管理人力资源管理系统。

（2）为便于查阅和管理，档案管理员应建立电子档案。电子档案内容要与第四条档案材料保持一致。第六条 奖惩规定：

1、档案管理员在管理过程中提出创新办法的，给予提报人200元的奖励。

2、因保管或借阅导致档案丢失的，给予责任人200元-1000元的罚款。

3、查阅或借阅档案时，擅自涂改、抽页、拆毁、剪裁、增删档案的，给予责任人200元-1000元的罚款。

4、在规定时间内未按要求提供相关人事档案的，给予责任人100元的罚款；若经多次催缴仍未上交的，给予责任人200元-500元的罚款。

5、未及时建立、更新人事档案的，给予档案管理员200元的罚款。

6、利用档案资料或借助自身权利进行谋利的，给予责任人200元-2000元的罚款，并有权追究其经济和法律责任。

7、未履行借阅手续、未填写借阅登记表的，给予责任人200元的罚款。第七条 本规定由公司人力资源部负责解释。

第八条 本规定由公司总经理办公会审批后生效，修改时亦同。第九条 本规定自下发之日起实施，旧制度同日废除。附件：

1、《人事档案借阅登记表》

2、《人事档案借阅申请单》

3、《人事档案销毁审批单》

附件1

员工档案借阅登记表

年月日

附件2

人事档案借阅申请单

此表单人事部门存档。

附件3

人事档案销毁申请单

篇3：人事档案的管理规定

关键词：人事管理,人事档案,信息运用

一、人事档案信息是了解员工的直接材料

档案记载着一个人成长的轨迹, 记载着身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审情况以及人才能力、性格、工作作风、思想政治表现等许多情况, 具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人找工作、转正定级、职称申报、办理养老保险等, 都需要档案“说话”, 它的作用不可被取代, 如果没有档案, 单位和个人的权益都无从得以保障!

(一) 人事档案的基本信息

人事档案是企业了解员工信息的直接途径。档案是历史的真实记录, 企业通过档案可以清楚地了解员工过去的工作轨迹, 可全面、准确地了解员工, 总结经验教训, 做到知人善任、选贤举能, 为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。在人事档案中一般会显示员工的免冠照片, 企业可以通过照片直观地看到员工的相貌气质, 为企业人力资源部门给员工安排岗位提供依据。相貌气质清丽温婉的女员工可以安排在前台接待或秘书的岗位, 既能体现出企业的良好形象, 又能使员工的外貌资源得到充分的开发利用。外表和蔼、有亲和力的员工, 可以被安排在售后服务部门。一般需要售后服务的客户心情都相对急躁, 有亲和力, 性格温和的员工能促使客户心情舒缓, 情绪冷静。合理、高效的员工职业安排可以促进企业的各项工作顺利进行。虽然企业用人不能以貌取人, 但是在初级用人阶段, 这也是企业的选择之一。在员工的基本信息中一般还会有年龄和婚姻状况的信息显示, 企业可以根据员工的婚姻状况为员工安排具体工作。例如, 已婚, 并且孩子年龄较小的员工, 企业可能会选择安排尽量少出差或者不出差的工作;对于富有活力, 尚未结婚的年轻员工, 企业可能给他们安排更富挑战性的工作。员工的基本信息是企业人力资源管理的基础, 为人员安排提供基础性的资料。

(二) 人事档案的潜在信息

在人事档案信息中, 员工的工作经历也是一个十分重要的信息源。员工曾经的交际圈将可能会给现在的工作带来一些有利的因素。所谓的人脉关系就成为人事档案信息中的潜在信息, 同时也是员工给企业提供的隐形资源。企业的人力资源部门可以依据员工曾经的工作环境, 工作特点以及工作成绩为员工安排适合的岗位和提供发展空间。在人事管理工作中, 员工潜在的信息应该比基本的、直观的信息更受重视。潜在信息在某种程度上也是员工尚待挖掘的资源。企业应该利用员工所有的资源, 无论智力资源、体力资源还是人脉资源。[1]在资源共享的时代里, 广阔的朋友圈往往能给企业带来意外的商机, 使企业在竞争中也能处于不败之地。此外, 人事管理相关部门和人员应该对员工的人事信息进行合理的保密存储, 不要未经本人许可随意透露员工的个人信息, 以免对企业和个人造成不必要的困扰和损失。

二、人事档案信息为员工合理调配提供可靠信息

(一) 人事档案信息为合理安排员工工作内容提供参考

人事档案信息将为企业人力资源部门合理安排员工岗位提供可靠的信息。在现代企业招聘过程中, 企业往往更倾向于招聘具有相关从业经验的人员。而现今, 城市间人口流动量大, 工作更换频率, 许多人一年之内就换了几个工作。人们的工作观念已经不像多年之前, 寻找“铁饭碗”“终身制”的职业了。有丰富工作经验的人员, 寻找薪资福利待遇更丰厚的职业和企业。年轻人虽然工作经验相对欠缺, 但是有朝气, 有热情, 更倾向于寻找发展潜力大的职业和能为自己提供更多发展空间的企业。人事管理部门应该查阅员工档案中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料, 结合工作意向, 薪资要求等来合理安排员工的工作, 把真正能为企业服务, 能为行业发展做出贡献的人才发掘出来, 并高效地利用起来。

(二) 人事档案信息是员工晋升、裁撤的重要参考

人事档案信息常常会记录着员工的各项工作成绩。在用人过程中对定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总归入本人档案, 因此, 用人单位在人员录用、晋级、考核时, 都会经常使用档案, 考察其德、能、勤、绩等情况, 从而全面准确地了解个人的情况, 为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。企业在市场竞争中遵循优胜劣汰的规律, 在经济出现危机时, 很有可能遭受打击甚至是重创。此时, 企业为了减轻经济压力以保存实力, 必然会选择裁员, 那么人事档案中的相关信息就会为人力资源部门的裁员活动提供参考。工作成绩不突出, 工作能力相对薄弱, 人际交往欠佳的员工都可能成为裁撤对象。这些对企业参与下一轮竞争工作帮助甚微的员工被裁撤, 也是企业内部整顿的一部分, 为企业今后立足, 发展提供了保障。与此同时, 在人事档案显示中, 工作成绩突出, 有上进心, 有合作精神、富于创造力, 敢于迎接挑战的员工, 自然会被发掘、重用, 成为企业的无形资产。人事档案是记录员工成长历程的重要信息库, 是人事管理部门为人员发展制定方向的重要参考资料, 是员工今后选择职业的参考之一, 也是企业定位员工和员工寻找自我认同的重要资料。[2]

三、人事档案信息为社会保障情况提供参考资料

(一) 人事档案信息为国家提供劳动保险情况

人事档案信息不仅是企业人力资源管理部门选拔、任用人员的依据, 同时也是国家各项事业统计、调查的依据。中国正处于社会全面改革时期, 面对人口基数大, 人口流动性强等社会现状, 相对准确的人事管理档案将为国家的人口统计、升学率、就业情况、生育情况以及子女教育等情况的了解、掌握提供相对可靠的依据。面对中国人口老龄化的趋势, 建立相对公平、完善的劳动保险制度的呼声也越来越高。而科学、合理的劳动保险制度的建立也要依据企业职工的人事档案信息进行统计、核算。人事档案信息对员工来说是十分重要的工作证明。在人事档案中包含了员工工资金额, 个人收入缴税情况以及各种保险的缴费情况, 是员工各种社会信息的集合体。[3]国家相关部门将根据企业职工的各项社会信息制定并兼顾全社会劳动者利益的劳动保障机制和劳动保险体制, 为劳动者日后的养老问题制定科学、可行的方案, 为所有劳动者提供应有的社会保障。

(二) 人事档案信息为国家提供医疗保险情况

人事档案信息中除了劳动保险信息之外, 另一项重要信息就是医疗保险信息。中国现在的“看病贵, 看病难”问题十分突出, 成为国家和社会亟待解决的问题, 社会各方面都在献计献策, 希望尽快尽早解决这个关乎全国人民就医看病难的问题。人事档案信息可以为医疗保险相关政策制定部门提供员工的医疗保险缴纳信息作为医保制度建设的参考资料。促使国家相关部门制定出更合理、更有利于企业职工的医保制度。人事档案中的各项信息都有助于国家制定相关政策更具普遍性、广泛性。在人事管理过程中, 企业应该尽量保证人事档案信息的真实性和可靠性, 这不仅是对企业发展负责, 也是对员工负责, 更是对国家各项社会事业建设负责。人事档案信息应该用在正确的地方, 为企业员工和国家提供更多更具体的人事信息。

四、结语

人事档案信息具有其特殊性, 其中包含了众多详细的个人信息, 是对一个职工个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录, 不仅是职工享受各种社会待遇的凭据, 解决劳动纠纷的依据, 关系到职工的切身利益, 是职工接续保险、享受各项福利待遇的重要依据;更可以用于企业对人才的选拔、任用、晋升、裁撤等诸多方面, 也可用于国家的各项事业建设过程中, 为国家相关体制、机制的建立提供相对可靠的依据。人事档案信息不仅是个人的信息汇总, 也代表着整个社会的发展进程和发展特点。人事管理部门应该妥善保管, 不要随意存放, 造成泄露、丢失等不良后果。人事档案是个人重要的信息资料, 我们应该认识到人事档案信息的重要性, 并把人事档案信息用于正途, 为企业、员工和国家谋福利。

参考文献

[1]孙旭东, 朱玉玲.浅谈自传在干部档案管理中的重要作用[J].办公室业务, 2013 (5) .

[2]胡凡.浅析人事档案管理[J].办公室业务, 2012 (23) .

篇4：人事档案的管理规定

什么是人事干部素质

（一）率先垂范，给人以榜样。做组织人事工作的同志在各个方面都应以身作则，率先垂范。要求别人做到的，自己首先做到，禁止别人做的，自己首先坚决不做；

（二）关心同志，给人以亲切感。一是在政治上关心同志；二是在工作上支持同志；三是在生活上照顾同志，做到以诚相待，平易近人；四是在困难上帮助同志；

（三）业务熟练，给人以精灵感。组织人事工作部门工作杂、矛盾多、任务重、时间紧、难度大、要求高、政策性强，要求从事组织人事工作的同志要刻苦学习，做到熟悉业务，了解情况，掌握政策；

（四）办事公道，给人以正义感。组织人事工作涉及到人们的切身利益，要求人事干部无论大事、小事，都应该坚持原则，秉公办事，不徇私情；

（五）善于创新，给人以进取感。随着时代发展变化的，总会有与现时不相适应的东西，这就要求组织人事干部要以时俱进，研究分析新情况、新矛盾、解决新问题、总结新经验，适应新时代的发展；

（六）踏实工作，给人以敬业感。要树立安心本职工作、热爱本职工作的思想，不为名利所困惑，愿做“无名英雄”，树立人事干部工作无小事的意识，力争在本职工作岗位上建功立业。

提高人事干部素质的必要性

从事本职工作多年来，经过长期与同行的交流和观察到的现象，人事干部素质的提高是必要的，从上级的重视程度到人事干部本身的工作水平和质量、选用人事干部等方面都是不规范的，比如：

（一）各级人事干部管理机构重视的程度还不够。除了一些干部人事档案管理上等级的单位以外，其它单位的干部人事档案管理部门大多都是兼职人员，有的还是出于工作照顾对象，有的甚至还不是党员；责任性、知识性、专业性都存在着不少问题；

(二)岗位专业知识技术培训还不到位。有的没有经专门业务培训就上岗，业务不熟悉，尤其新参加工作的人事干部, 不但不是该专业毕业,也没有经专门的业务培训,只好跟着边做边学；

（三）有的单位没有严格按章办事，出现新参加工作的毕业生档案下落不明；随意办理传递干部人事档案，甚至造成有的毕业生档案自己存放现象；

（四）没有规范的干部人事档案审查纠错机制，有的干部人事档案没经严格检查核对就发出去。不但纸张不规范，填写表格随便用纸、用笔、语言不当。就材料不全也没有及时追补续整,造成不必要的后续追补工作等等；

（五）各职能部门工作配合也不够好。在干部人事档案的利用过程中，各职能部门配合不密切，有的部门工作人员办事教条主义，各有自己的做法，部门整理档案的口径和标准不一致，给干部人事档案的规范化管理频设障碍。

提高人事干部素质和干部人事档案管理水平

就干部人事档案工作目前普遍存在的各式各样的问题，提高人事干部素质是十分必要的手段。人事干部素质的好坏，直接影响干部人事档案管理工作的管理水平。相反，干部人事档案管理工作人员管理水平也恰恰体现人事干部的素质，两者是有着密切联系的，也是相互作用的。人事干部素质的提高，是干部人事档案管理工作水平好坏的决定因素，是干部人事档案管理的质量保证，因此，在具备组织人事干部素质的同时，还要注意以下要素：

（一）领导重视是关键，各级领导应把人事干部素质提高作为政绩的量化条件之一。也就是要求人事干部达到怎么样层次的政治教育和文化学习，必须具备怎么样的文化程度和政治水准，真正使人事干部组织是一个让干部群众放心的可依赖的部门；

(二)干部人事档案管理工作人员必须有较强的责任心和事业心，要有严谨的工作态度和工作作风；正确树立人生观、价值观；牢固树立“工作就是服务”的信念，明确服务方向，端正服务态度和职业道德，这是每个档案管理工作人员必须具备的基本素质；

(三)加强专业技术知识的培训，不但要提高组织人事干部的政治素养和文化水平，还要注重提高专业技术水平，人事干部素质是多方面的，干部人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理工作人员的素质和知识水平，必须真正熟悉、掌握档案管理工作的各个环节和基本要求；

（四）强化对新技术的应用程度，充分利用电子技术实行从“纸质管理”转变为“电子信息”的升级，实现计算机数据库软件更准确更快捷的方式，不断挖掘档案中丰富的资源为干部队伍建设服务，为单位管理和发展提供科学数据；

结束语

综上所述，人事干部素质和干部人事档案管理水平，两者是有着密切联系的，也是相互作用的，人事干部素质决定人事干部管理水平，所以要做好干部人事档案管理工作，这两者都是不可缺少的，两者都要重视和提高，只有这样干部人事档案管理工作才能跟着时代发展的步伐。只有各级领导机构齐抓共管, 干部人事档案管理工作将会迎来新的春天。

（作者单位：广西南宁市第四人民医院）

篇5：人事档案管理规定

第一章 基本原则

第一条 为了规范干部人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部人事档案有关规定，特制定本办法。

第二条 人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条 人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处集中统一管理。

第四条 在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章 体制、任务和人事档案干部

第五条 人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

第六条 人力资源处人事档案管理工作的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条 人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

第三章 人事档案材料的收集范围与归档要求

第八条 为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人力资源处根据中共中央组织部《干部档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）有关要求，经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范围见附件。

第九条 公司各级党委（总支）、各二层机构、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委 建筑工程有限责任公司

（总支）的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人力资源处归档。

第十条 收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。

第十一条 不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审查批准，由专人负责监销。

第十二条 人事档案材料，使用16开型或国际标准A4型规格的公文用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第四章 人事档案的管理和利用

第十三条 人力资源处对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡人员档案、专业技术人员技术档案进行分类、编号、排架。

第十四条 对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十五条 根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

第十六条 档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

第十七条 严禁任何人私自保管他人档案，不准以任何借口涂改、伪造档案材料，不准将虚假材料和不符归档要求的材料归入档案，不准私自、指使他人抽取、撤换或销毁档案材料。

第十八条 做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。

第十九条 凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人力资源处办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“广西建工集团第三建筑工程有限责任公司人力资源处”公章，方能有效。

第二十条 对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。借阅单位主管必须先填《人事档案借阅单》，并经人力资源处处长签核，始得借阅，借阅单位持签核的借阅单办理人事档案 — 2 — 的借阅登记手续。借阅单位应按期归还所借阅之档案，逾期未还者，人力资源处得以进行跟催。借阅单位在归还档案时，档案管理人员应依照借阅的内容逐条核对，并检查档案资料的完整性，经确认后在备注栏内注明归还日期。

第五章 档案的转递

第二十一条 人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。

第二十二条 如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人调动材料或技术档案转入人力资源处，按分类目录装订，由人事档案管理员统一转递。

第二十三条 为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案管理员，由人事档案管理及时归档。

第二十四条 公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前，其档案仍由人力资源处保管，并设立专门的档案柜存放，依离开时间的先后排序存放。

第二十五条 公司各单位、部门应积极配合公司人力资源处做好员工档案的转递工作，招录学生或新员工的人事档案要及时办理人事档案的转递工作，以使档案能正确投递。

附：人事档案材料收集归档范围

1.履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。

2.自传材料：自传和属于自传性质的材料。

3.报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

4.考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

5.审计材料：经济责任审计结果报告。

6.学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明； — 3 —

选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

7.培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。

8.职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。

9.评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

10.反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。

11.政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。

12.更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。

13.党、团组织建设工作中形成的材料。

（1）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料。

（2）中国共产主义青年团入团志愿书。

（3）加入或退出民主党派的材料。

14.表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

15.涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

16.招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。

17.任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。

18.辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。

19.工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。

20.出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

21.党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。

22.健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。

23.治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。

24.干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。

篇6：员工人事档案管理规定

第一条 人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个人经历和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。

第二条 员工人事档案由人力资源部集中保管，其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。调查研究档案工作情况，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。

第三条 贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定，结合我司的实际情况制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行情况。

第四条 严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，同时确保档案的安全。

第二章 人事档案归档范围和要求

第五条

归档范围

（一）在人力资源工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。

（二）鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料；民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料等。

（三）审计工作中涉及个人的有关处分材料。

（四）成人教育（大中专）、党校、学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。

（五）评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。

（六）政审工作中形成的材料：调查报告，审查报告，上级批复，本人对结论的意见，检查交代或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料：甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

（七）更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料；个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。

（八）党、团组织建设工作中形成的有关材料：

1、中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；团员登记表、民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见，退党材料。

2、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。

3、加入民主党派的有关材料。

（九）表彰奖励活动中形成的有关材料：

劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

（十）纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中形成的有关材料；处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见；撤消处分的有关材料；法院判决书；复查甄别报告，决定（结论）、上级批复等。

（十一）任免、调动、军队干部转业安臵工作中形成的有关材料：任免审批表；考察材料；军队转业干部审批表；授予（晋升）军（警）衔审批表；转业鉴定；定职、定级材料；离退休审批表等材料。

（十二）考试录用形成的有关材料：录用审批表，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，辞退材料，辞职审批材料等。

（十三）办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表，提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表，批复材料等。

（十四）办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表；因私出国（出境）审批表等材料。

（十五）参加区县级以上（包括区县级）党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议的代表登记表等。

（十六）健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用人员体检表等。

（十七）其它起重要依据作用的材料。第六条 收集方法

（一）为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料，充实档案的内容。

（二）建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。

（三）有计划地布臵填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。

（四）人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。

第七条 归档要求

（一）收集的材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚，对象明确，手续完备，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案。

（二）不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理，凡销毁材料（三年处理一次），必须详细登记，经人力资源部经理检查，并报请公司主管负责人审查批准。

（三）归档的材料必须是办理完毕的正式材料原件，材料必须有承办单位或个人署名，有形成材料的日期并注意不归重复材料。

（四）凡规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）一般应有本人的签字，特殊情况下本人见面后未签字的，可由组织注明。

（五）员工人事档案材料的载体，一般应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2—2.5厘米装订线，文字须是打印、铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

（六）各类人事档案材料应在材料形成后尽快归档。

第三章 人事档案工作岗位职责

第八条 档案管理实行专员责任制，对档案实行密级管理，由人力资源部档案专管员负责保管与整理。

第九条 负责人力资源部工作的部门领导职责

（一）组织本部门人员学习档案法规，认真执行公司员工人事档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的议事日程。

（二）与公司各部门相互配合，加强联系，共同做好业务监督指导，检查工作，保证归档档案质量。

（三）关心和支持兼职档案工作人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

第十条 负责管理员工人事档案工作人员的职责

（一）自觉执行党和国家有关人事档案工作的安全保密规定，严格遵守安全 保密制度，确保员工人事档案的安全保密，保守党和国家秘密。

（二）认真执行中组部关于人事档案工作的政策和法规，制定和不断完善本公司员工人事档案工作的各项管理制度。

（三）做好对员工人事档案收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用与传递及指导、监督、检查工作。

（四）认真执行员工档案归档的各项规定，自觉坚持平时立卷，做好文件材料的收集积累、保管、整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整准确。

（五）归档材料做到案卷目录填写清楚，并做到归档材料合适清楚，准确无误。

（六）积极主动学习档案工作的有关法规及业务知识，不断提高档案管理工作水平。

（七）做好员工人事档案的统计工作。

第十一条 档案整理工作规定

（一）在整理档案时，严禁吸烟、以确保档案安全。

（二）不得私自涂改、抽取或伪造档案。

（三）不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导批准后按情况分别予以处理。

（四）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露员工档案内容。

（五）加强档案管理，提高档案的保存价值，应做到每月归档材料一次。每年整理档案及装订一次，不得存在有档案未整理、未装订的现象。

第四章 员工人事档案的使用规定

第十二条 借阅规定

档案查阅原则上实行对上级公开查询，对下级以人力资源部经理签字为准，方可查阅。

（一）凡因需要查阅人事档案的，要经过公司人力资源部负责人批准后，方可查阅。

（二）查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。

1、查阅人员必须是中共党员，并填写好《查阅员工档案审批表》及登记表。

2、查阅人员应严格执行保密制度、阅档规定，不准与无关人员议论档案内容；不准查阅本人及其亲属的档案。

3、查阅必须爱护档案，严禁在材料上画线、涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损、弯折，保持档案的整洁。

4、未经批准，不得私自摘抄、拍摄复制员工档案材料，如需复制须办理登记手续，复制的材料，必须加盖人力资源部公章方可生效，摘抄材料一般不予盖章。材料由使用单位妥善保存、用毕自行销毁。

5、严禁在阅档室内或阅览档案时吸烟及吃东西。

6、对查阅人员，审查阅档材料，一看查档理由是否充分；二看是否有审批人签名及公章。对查阅人员手续不完备的，应做好说明及解释工作，并做好登记手续。

7、接待阅档时，须将案卷先清点后再交给阅档人员，收回时应清点后再入库归位。

第十三条 档案转递规定

（一）员工工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。

（二）转递档案应遵守下列事项：

1、员工档案应以机密件通过机要交通或专员送取，不准邮寄或交员工本人自带。

2、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。

3、转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知”的项目详细登记，严密包封。

4、收到档案的单位，经核对无误后，应在回执及登记本上签名（盖章）后立即退回。逾期一个月未退回者，应写信或电话催问，以防丢失。

（三）严格执行转递制度，避免产生“无头档案”，对已出现的“无头档案”应认真查转，对确属查不到员工下落的应留公司档案室保存。

第十四条 借用规定

（一）员工档案一般不外借。

（二）本公司或本部门内部需要借用时，必须做好登记；能当天归还还必须做好当天入库归位；借用一般不超过1天，不得擅自转借或送有关单位查阅。

（三）借用手续与查阅规定相同，严格执行查档规定。

（四）每月检查核对一次借用和查档次数，并做好及时入库归位工作。

第五章 人事档案保密要求

第十五条 档案工作人员要认真执行《保密法》和有关的保密制度，增强保密观念，同一切失密、泄露现象做斗争。

第十六条 档案工作人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案，对所了解的档案内容不得向外泄密。

第十七条 接收档案要严格办理交接手续，离职后不得泄露任何机密。第十八条 阅档人员要严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人 员面前议论档案内容，不准转借或给无关人员翻阅；不得向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。

第十九条 办理公证所需要出具的各种证明，由档案管理工作人员填写并 加盖“档案证明专用章”，本人不得翻阅自己的档案。

第二十条 非人事档案工作人员不得擅自进入人事档案库房，确保档案安 全。

第二十一条 严格履行员工档案的保管及保密规定，做好以下几点：

（一）配臵必要的档案存放、保管等设备。

（二）认真做好防火、盗、潮、虫蛀、晒和高温等六防工作。

（三）每天上、下班要认真对保管柜的安全和保密进行检查，及时做好防 范工作。

（四）每季度定期对案卷进行细致的防虫检查，及时做好放防虫药等防虫 工作。

（五）建立健全员工档案的花名册，按规定做好保密等工作。

（六）凡是员工及工作人员不准保管和携带本人及其亲属的档案。

（七）每季度必须做好定期对库存的人事档案进行核对及检查，并定期做 好归档材料的入卷工作，确保有效地保护和利用员工人事档案。

第六章 附 则