浅谈医院文书档案建设策略

2022-09-10

随着医疗卫生体制改革的不断深入, 加强医院档案建设, 充分认识并发挥好医院档案功能, 对推进医院管理工作有着十分重要的作用, 有利于进一步探索医院的科学发展道路。笔者在医院办公室工作, 负责综合档案室的管理, 除了按时接收科技、会计档案之外, 主要承担全院文书档案的收集、整理、归档及保管职责, 同时十分注重档案的利用, 根据医院的工作需要, 协助其他科室借阅与查找档案, 充分发挥档案的价值和作用。

一、医院文书档案建设现况

(一) 定义

文书档案通常是由办理完毕的具有保存价值的文件转化而成, 文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中, 为互相联系和处理事务等实际需要, 用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。医院是以医疗活动为重点的机构, 在医疗活动中产生和形成的档案涉及领域宽广、种类繁多、专业性强, 是借鉴和研究医院发展历史经验的重要参考资料。

(二) 现况

根据国家2001年实施《归档文件整理规则》要求, 我院综合档案室于2006年变更文书档案原有的卷宗单位, 参照《规则》, 启用以件为单位进行整理, 增强了档案日常收集利用的便利性和实用性。为加强医院文件资料的收集管理, 维护文书档案的完整性与安全性, 医院还专门制定下发了加强文件资料管理的有关规定, 明确医院各职能科室文书档案的保管期限, 具体可以分为永久定期两种, 其中定期又分为30年、10年, 通过实践, 档案归档率、完整率、准确率明显提高。同时配备有电子OA系统, 实现了档案题名电子录入和查询功能, 确保文书档案有序接收和规范管理, 大大提高归档和查找效率。

(三) 意义

医院只有深入了解所处的内外环境、医疗工作、医院的历史和现存的制度、管理方式和职工思想状况等医院各种活动的档案, 并进行深入细致地研究, 才能科学制定出培育医院文化的政策和方案, 为医院的不断发展提供保障 (2) 。文书档案在建设中必须始终贯彻“以我为主”的方针, 认真鉴定与医疗、教学、科研、党建、精神文明和思想政治等医院自身发展有关的文件资料, 及时收集分类, 确定保管期限, 合理收纳存贮, 才能充分发挥文书档案的文化存储、社会服务、科学研究、宣传教育及政府信息服务等功能, 为医院管理工作提供必要的依据, 增强医院核心竞争力。

二、存在的问题和不足

(一) 档案室空间有限, 档案工作人员少

虽然我院已实现利用密集柜对档案进行科学排架和保存, 节省存放空间, 摆放整齐有序, 防虫防潮防霉。但随着医院业务量的逐年递增, 各类档案数量也大幅增加, 长此以往, 现有的的档案室将无法满足档案的存放需求。现行医院档案管理体制是由笔者作为一名兼职档案管理员负责综合档案室的管理工作, 全院各职能科室配备有一名兼职档案员, 负责定期收集本科室产生的文件和资料, 统一提交综合档案室供整理归档。由于缺少专职档案工作人员, 档案工作者在落实档案日常的收集、整理、归档及利用工作之外, 缺少足够的时间和精力进行档案鉴定、检索工具开发及材料编研等相关工作, 不利于档案事业的长期发展。

(二) 档案收集的完整性不够

综合档案室的档案主要来源于各个部门兼职档案员提交的文件和资料, 但各部门档案员素质良莠不齐, 有的缺乏相应的档案专业知识, 有的未能充分熟悉所在部门的业务工作, 这就无法鉴定区分有价值的文件资料, 收集中可能存在漏收或误收的问题。且部门间的协调配合不够, 缺乏统一的业务档案管理机制, 难以保证档案收集提交的完整性和及时性。

(三) 档案服务观念滞后

文件资料收集整理归档的最终目的是为了实现档案的利用。鉴于工作人员数量不足等客观因素的限制, 现有的档案利用服务仅能被动地满足其他科室需要什么资料就提供什么资料, 坐等上门借阅利用的服务观念滞后, 缺乏主动思考服务的方向与重点, 影响了档案的利用效率。

三、提出文书档案的建设策略

(一) 探索档案保管的社会化外包服务

在市场需求的推动下, 一些经营档案保管的社会化外包服务公司应运而生, 主要负责提供档案运输、接送、整理、消毒、寄存、保管、修裱、缩微、档案数字化、档案管理软件与设备开发技术等一站式服务。目前, 一些大型企业如银行、电力、保险等, 鉴于档案数量多, 存放空间小, 工作人员少等条件限制, 多数乐于选择档案保管的社会化外包服务, 这样的服务可以拓展到文书、科技、专门档案等领域, 利用外包单位的专业库房、安全系统、工作人员等配套设施, 确保档案存放的安全性和长期性, 公司提供的专人运输、接送服务也为日常的档案利用提供更多便捷。

(二) 提高档案工作者的业务素质

档案工作是单位的一项重要的基础工作。涉及门类广、时间跨度大, 相比其他职业, 往往更具枯燥性、复杂性、繁琐性。因此档案工作人员更易产生职业倦怠 (3) 。医院要拓宽培训渠道和沟通机制, 为各部门档案员提供接受培训的条件, 采取请进来与走出去相结合、专家授课与个人自学相结合的方式, 提高培训质量, 提升档案人员业务素质。适时配备专职档案工作人员, 建立统一的业务档案管理和监督机制, 加强部门间的协调配合, 将档案工作纳入业务绩效考核中, 充分引导档案工作者正确认识自我, 认清自我价值, 端正工作态度, 并为其提供成就认可和发展机会。

(三) 转变档案服务观念

文件经收集整理成为档案后的最终目的就是为了利用, 这也是档案价值得以体现的重要途径。如何做好利用工作是档案工作者需要认真思考的问题, 改变传统的被动提供利用服务的思想是关键。应积极地为广大患者查阅档案做好接待工作, 努力查找和扩大档案线索, 为医院工作提供详实、珍贵的资料, 为开展科研、撰写论文、解决医患纠纷、出具病历证明等提供相关原始资料 (4) 。在对外提供档案利用的同时, 还要加强医院档案利用反馈信息的管理, 实现信息资源的共享, 通过优质的服务, 使档案工作成为医院宣传教育息咨询、解除疑难、联系社会的窗口、纽带和桥梁。

四、今后发展思路

1.建立和完善档案管理相关制度, 通过制定规范的归档、保密、保管、利用、借阅、鉴定、销毁及档案室管理等各项制度用于规范文书档案的系列工作。

2.加强档案室整体建设, 发挥好集中管理、统一考核的作用, 配备足够的档案工作者负责及时主动地收集医院不同门类的档案材料, 促进医院档案工作规范化、科学化发展。

3.充分利用计算机信息技术, 努力实现档案管理的办公自动化、信息网络化和科技智能化的发展, 全面推广电子档案的配套应用。鉴于电子档案的形成、传送、保存、归档等管理方法与传统的纸质档案有所不同, 医院应根据档案信息化建设的需要, 加快院内档案管理信息化的软硬件建设, 提高档案管理的信息化、电子化进程, 尤其通过系统搭建以档案为载体的医院战略资源平台 (5) 。

不断思考和探索医院档案现代化管理的道路与方向, 始终坚持立足工作实际, 提出更好更快的档案更新和发展要求是每个档案工作者的应尽职责。不断完善和规范文书档案管理对医院整体档案工作的提升具有重要作用, 也为医院管理工作提供客观重要的历史依据, 有利于进一步实现医院的科学发展。

摘要：档案是“人类的记忆”符号, 是各行各业发展中不可或缺的“记录轨迹”。在医疗卫生行业的发展过程中, 也同样产生各类型的档案, 涵盖医疗、科研、教学及管理等方面, 是直接记录医院成长的重要历史凭证。根据档案的分类, 医院档案具体可以分为文书、科技、会计及专门 (病案) 档案, 其中文书档案是医院档案的重要组成部分。文书档案也叫管理档案, 是各个企业单位以及其他的社会组织在管理行政方面活动中保存其有价值的总体名称①。本文拟就笔者所在医院文书档案的现况、存在的问题以及解决策略等方面进行初步探讨, 对医院文书档案的建设与发展提出新要求和新思路, 发挥文书档案的作用, 更好地为医院大局服务。

关键词：医院,文书档案,建设策略