浅谈文书档案工作

浅谈文书档案工作（通用9篇）

篇1：浅谈文书档案工作

浅谈如何做好文书档案工作

文书档案是一个单位发展轨迹、文化积淀、管理水平的重要凭据，具有很高的保存或参考价值，它能很好地反映一个单位在各个历史时期的工作和活动情况，在单位工作中起着承前启后的重要作用。

一、当前文书档案管理工作中存在的问题

目前我国企事业单位中的文书档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：

（一）档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有一支稳定的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的复合型专业人才十分匮乏。

（二）档案管理机构和职责不明确。目前文书档案工作在单位中的地位还没有达到应有的高度，有的甚至还停留在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的地步。在机关机构设计中，不少档案管理机构的地位被削弱，甚至被裁掉，其职责功能严重被弱化。

（三）档案管理不够规范。在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。

（四）档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索仍占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了“多”而“不精”的现象，被误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

（五）在档案室设置和信息开发编研工作上也存在一些问题。一些档案部门为达标升级应付检查，随便选几个选题来编研，其编研产品层次低、质量差实用性不大，利用价值更小。有的选题好，紧跟形势，但因编研时间过长失去了时效性，影响了作用的发挥。

二、提高档案管理效率的对策

针对目前文书档案管理工作状况，提高文书档案管理水平，实现文书档案管理的规范化、健康化发展，笔者认为需从如下几个方面做起。

（一）领导重视是做好文书档案工作的前提。文书档案是展示一个单位发展轨迹和建设成果的重要载体。目前，很多企事业单位领导对文书档案管理工作不够重视，要真正做好文书档案管理工作，单位领导必须立足于单位事业发展的全局，把档案管理工作纳入单位事业发展的长远规划中，让职工充分认识档案工作的重要地位和作用，形成人人重视档案工作的良好风气。

（二）制度健全是做好文书档案工作的保障。完善的档案管理工作制度，是做好文书档案工作的有力措施和可靠保障。针对日前档案管理机构的地位和职责功能严重被弱化的现象，各企事业单位要专门设立档案管理机构，添购档案管理设施设备，成立以单位主要领导为组长，相关负责同志参与的档案工作领导小组，配备一定数量的专兼职档案管理人员。制订制度，促使职工都来重视档案工作，并认真研究落实本部门的文书档案工作任务，使文书档案工作保质保量限期完成。此外还应该建立健全档案工作竞争激励机制，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

（三）提高档案管理人员素质是做好文书档案的关键。文书档案管理是一项专业性很强的工作，文书档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。为了使档案工作人员能够适应工作的需要，就要充分发挥档案工作人员的积极性、主动性和创造性，努力提高文书档案管理人员知识水平和管理能力。一是可通过各种形式宣传《档案法》《档案人员职业道德》《文书学》和国家有关文档工作规定，使档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务。二是要把住人才入口关，注意引进招聘一些有档案专业知识，有专业技术技能的人才充实文书档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育，积极组织文书档案管理人员参加档案业务知识培训，提高其管理水平，使文书档案管理工作与单位业务同步发展。

（四）牢记服务是做好文书档案工作的根本。文书档案工作的根本目的在于服务利用，在于通过认真收集保存好第一手资料，为单位做好翔实的历史记录，积极开发利用档案资源，为单位各项工作提供更加便捷的服务。这就要求我们强化服务功能，创新服务机制。使得文书档案工作更好地为领导决策服务，为单位事业服务，为各类咨询查证服务。其次，要提高管理素质，拓宽服务渠道。要转变思想观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务功能。

（作者单位：钦州市水文水资源局）

篇2：浅谈文书档案工作

摘 要：文书档案是一个单位在运营过程中所产生的，它记录着一个单位的运行的情况。它反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个单位所从事的各类管理活动。本文主要介绍企业文书档案管理。

关键词：文书档案管理;问题;措施对策

一、文书档案管理中存在的问题

(一)档案工作人员的培训工作需要加强。在一些单位中，文书档案的管理人员没有经过档案专业培训就直接接手管理文书档案，这样的工作人员对于档案的分类、立卷等专业的文书管理工作只是一知半解，不能深得要领，其专业素质与现代化的文书档案培训工作的要求之间存在很大的差距。在部分单位中，档案管理者虽然是有上岗证书，但是很少有人参加档案培训的深造教育，这些人只是对档案工作有着基本的认识和了解，并不能及时的更新档案管理理念，跟不上现代化档案管理的步伐，更不能够有效的提高单位档案管理的水平。尤其是随着计算机网络技术的飞速发展，利用计算机进行档案管理工作是现代化档案管理的一个必然趋势。档案管理人员更加需要加强专业知识的培训，使单位档案管理工作更加的标准化和规范化。

(二)文书工作和档案工作直接的衔接存在问题。文书工作和档案管理工作直接存在联系又有着区别，是统一又分工的。在实际的文书档案管理工作中，文书工作和档案管理应该相互配合，建立一个分体式的管理体系。实际的管理工作中，文书和档案应该实行一种分块式的管理制度，这才是一种有效的、相对科学的管理。但是在实际的.操作过程中，这一体制却在一定程度上拉开了文书工作和档案工作之间的距离。文书工作人员档案意识淡薄，档案管理人员通常很少考虑文秘的工作，这使得两者在衔接的过程中出现很多的脱节的地方。当前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，也就是在公文的格式和处理方法上存在着很多的不规范的，不标准的现象。

二、提高文书档案管理工作水平的措施

做好文书档案工作的前提是领导者的重视，档案管理工作人员要积极主动的做好文书档案工作的汇报和宣传工作，通过多种形式的活动向领导者和员工宣传档案的相关的法律法规，加强领导者和员工们对于档案管理的认识，并争取得到领导者和员工的理解、重视和支持，争取使得档案管理工作能够纳入到单位总体工作规划和工作重点之中，加大档案管理设备的投入，不断的提高档案管理的现代化水平，从而使得档案管理工作更加的规范化和标准化。在实际的单位工作中，要变被动的提供有关档案资料为主动的参与领导者决策需要，切实体现档案资料的主观能动性。除此之外，信息技术的飞速发展，对档案管理动作提出了更高的要求，档案管理者要不断的接受新知识，学习新业务，坚持终身学习的理念，不断的加强档案管理的现代化专业知识，积极主动的学习现代化的信息技术和管理理念，努力使自己成为一个管理型、技术性和复合型的综合素质人才，从而给单位和领导提供更加方便、快捷、高效的服务。

(一)做好文书工作和档案工作的规范衔接。文件是档案的基础，文件质量的高低直接关系到档案的质量的好坏，没有高质量的文件作为基础，档案的质量就得不到有效的提高，由此可见，档案管理水平的高低是建立在文书部分规范化处理文件的基础之上的。因而，文书人员要提高档案意识，切实做好文书材料的立卷归档。在实际的文件处理过程中，要时刻意识档案管理工作，从而真正实现文书、档案工作一体化。要做好这一点，需要文书人员重视文件材料的质量，例如纸张的大小、文字的格式等都需要有一个标准。严谨使用圆珠笔、红墨水、铅笔等起草、修改和批阅文件材料等。此外，文件的处理要及时、准确;收发文件需要及时的进行登记和记录，一旦发现文件的缺少，要及时的查找。尤其是对于帐外的资料，例如领导者的讲话以及外出开会的记录等，要及时的收集和处理，保证文件材料的完整性。

(二)加强部门之间的合作，做好文书档案的收集工作。档案工作者要主动的了解业务部门正在或者将要进行的新的工作;经常性的导各个部门之间去走动走动，获得及时的信息;还要根据单位的实际工作，主动思考档案的工作怎样围绕单位的中心进行，为实际的研究和服务，提供有力的证据和有价值的情报。

(三)建立有效的管理机制和程序，严格按照规章制度办理公文。对于档案管理的规定和程序，要尽可能的细化，简洁明了，并且具有可操作性。文书档案工作人员要严格的执行公文的规则，严格进行审核和签发，坚决避免滥发文件和发无效的文件现象。在公文正式印刷之前要认真审核签发的手续是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否规范，在印刷以后发送之前工作人员还需要进行再一次的复核。如果需要修改实质性的内容，则需要按照程序进行复审。

对于公文的用纸、幅面以及字体、排版等都需要按照严格得的技术指标进行。要充分的利用随文卡片的作用，简明扼要的填写文件处理单、发文稿纸的卡片，合理的制定文件的发文的范围。对于文件件数的控制，要严格，禁止随意的抄送现象。

(四)做好文书档案的基础工作，调整文书档案的结构和内容。文书档案的物质基础和前提条件是资料的收集、鉴定以及保管和统计工作。因而，工作人员除了要善于收集单位和上下级之间的各种有用的文件和资料之外，还需要善于收集和整理单位在活动中形成的生动的能够有效的反应细节的档案资料，并认真的进行整合，对其进行综合的分析、筛选、研究和整理，促进档案信息功能的发挥，不断的丰富档案的资源，明确不同时期的单位的工作重点和任务，以服务全单位和单位大局来开展文书档案工作，从而形成服务大局的强大合力。

参考文献：

[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见

[2]周晖蓉.高校文书档案管理中存在的问题及其对策

[3]李春竹.浅析文书档案管理中存在的问题及对策

相关文章推荐：

1.档案工作会议上的讲话稿

2.民营企业现代化档案管理论文

3.人力资源档案管理存在的问题及措施

4.党员档案与人事档案的合并管理和利用

5.我国国有企业人力资源管理问题研究

6.信息技术的应用给企业档案管理工作带来活力

篇3：浅谈文书档案管理工作

文书档案的管理工作就是对处理完毕的文件材料, 进行收集、整理、保存、借阅、日常管理等。文书档案管理员要将反映本机关职能的各种载体的具有考查利用价值的文件材料 (文字、图表、照片、录音、录像、电报等) 收集齐全。按所制定的案卷类别, 分门别类地进行存放, 以保证文件材料的齐全完整、安全, 便于查找利用。对需要归档的文件应根据相关要求组卷。案卷标题要简明确切, 根据内容和作用, 确定其保管期限。案卷必须保证质量, 认真填写卷内目录和备考表, 装订整齐、牢固、美观。

文书工作和档案管理工作直接存在联系又有着区别, 是统一又分工的。文书工作的全过程是档案的形成过程, 而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索和利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础, 档案主要来自于文书。文书部门把本单位活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷, 定期向档案部门归档。

如何提高文书档案管理水平。

一是要提高单位对文书档案管理工作的重视程度, 单位领导对文档工作重要性认识不够, 大多都是因为缺乏档案意识, 认为文书和档案工作不是主要的部门, 可有可无。因此档案管理工作人员要通过多种形式的活动向领导者和员工宣传档案的相关的法律法规, 提高领导者和员工们对于档案管理的认识, 争取使得档案管理工作能够纳入到单位总体工作规划和工作重点之中, 加大档案管理设备的投入, 不断的提高档案管理的现代化水平, 从而使得档案管理工作更加的规范化和标准化。

二是加强培训, 提高文书档案管理人员的业务能力和整体素质。文书档案管理是一项专业性很强的工作, 它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神, 又要有扎实的专业理论知识、科技知识, 尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法及管理文档的基本技能。文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量, 随着信息技术的飞速发展, 对档案管理工作提出了更高的要求, 档案管理者要不断提高档案专业技术水平, 为了使档案管理人员能够适应工作的需要, 要充分发挥档案工作人员的积极性、主动性和例行性, 努力提高档案管理人员的知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化, 管理方法要不断更新, 因此, 对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法, 已不能适应新的形势, 所以, 必须对文档人员进行在职教育培训, 尽快培养一批既能掌握新技术, 又能熟悉文档专业知识的管理型、技术性和复合型的综合素质人才, 从而给单位和领导提供更加方便、快捷、高效的服务。

三是做好文书工作和档案工作的规范衔接。档案是由文件转化而来的, 文件质量的好坏将直接影响档案的质量, 高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础之上的。在实际的文书档案管理工作中, 文书工作和档案管理应该相互配合。文书人员要提高档案意识, 切实做好文书材料的立卷归档。在实际的文件处理过程中, 要时刻意识档案管理工作, 从而真正实现文书、档案工作一体化。要做好这一点, 需要文书人员重视文件材料的质量, 严把文件材料的质量关。此外, 文件的处理要及时、准确;收发文件需要及时的进行登记和记录, 一旦发现文件的缺少, 要及时的查找, 保证文件材料的完整性。

四是加强部门之间的协作, 做好文书档案的收集工作。档案工作者对于业务部门正在或者将要进行的新的工作要勤了解、多沟通, 及时获得工作信息;还要根据单位的实际工作, 主动思考档案的工作怎样围绕单位的中心进行, 如何做好资料的收集和整理工作等。收集资料要分清重点, 着重收集能够展示单位历史和现状, 促进单位未来发展的资料, 为实际的研究和服务, 提供有力的证据和有价值的情报。

五是建立档案管理的长效机制。建立健全档案保管、档案保密、档案借阅等一系列规章制度, 把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围, 档案管理的规定和程序要尽可能的细化, 简洁明了, 并且具有可操作性。加强对文档工作的领导、检查和考核, 加强科学管理, 使之规范化、制度化、科学化, 不断提高文档管理工作水平。

摘要：文书档案管理是一份服务性工作, 也是最为基本的工作, 是单位领导重大决策的依据, 也是历史的记载和再现。作为一名档案工作者, 我们还要在工作中不断的摸索, 使文书档案管理工作朝着程序化、规范化和数字化的方向发展。

篇4：浅谈高校文书与档案管理工作

关键词：文书档案管理问题措施

文书工作是高校行政办公室一项重要的日常工作，而文书材料的立卷归档又是高校行政办公室文书工作的重要组成部分，它直接关系到档案工作的质量。文书档案管理水平的高低是体现一所高校档案管理水平的高低。文书立卷归档，既是文书工作的终点，也是档案工作的起点，是文书工作和档案工作的交接点。现就高校文书工作与档案管理工作浅谈一下自己的看法。

1.做好文书工作是档案管理规范化、标准化的基础

1.1高校档案管理工作水平的不断提高和各类专业档案的建设及利用，对高校文书人员的知识水平、业务素质提出了更高要求，高校文书人员不仅具有较丰富的专业知识和高校文书处理的实践知识，而且要了解高校各部门的智能范围及其相关知识。

1.2学校形成的文件材料及其积累直接关系到高校档案工作质量的高低和全部案卷质量的优劣，所以文书处理部门及其人员必须时刻关心存档材料的积累，并把好质量关，才能使建立起来的档案真正做到齐全完整，适应高校各项工作的需要。

1.3高校档案管理的规范化、标准化对文书处理工作的规范化、标准化也提出了更高要求，只有实现高校文件材料处理与文书材料撰写的规范化、标准化，才能实现档案管理的规范化、标准化。

2.做好文书工作对高校档案管理的作用

档案管理工作主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等六个环节。其中，收集是首要环节。文书处理部门必须了解每份文件的来龙去脉，从文件资料的形成到立卷归档，都要有一套完善的规章制度。如：平时的积累、收发登记、借阅、收缴文件等制度。

档案管理工作是为高校解决处理问题提供重要依据，具有指导、积累、提供信息等特点。文书处理部门工作质量的高低直接影响着档案的整理。在高校中，档案管理工作是为了保存高校在各种工作与活动中形成的具有保存价值的原始文件资料，可以为后人提供借鉴，为编写校志等提供材素材，所以档案的齐全完整十分重要。在现实工作中，文书处理部门利用历史档案起草公文、总结经验、修订规章制度、为领导者准备讲稿、落实政策等[1]。

3.高校文书工作与档案管理工作中存在的主要问题

3.1文件资料收集归档不齐全

在高校中，行政办公室的文书资料量大面广，比较分散。工作人员有时会因疏忽导致应该归档的资料而保留在个人手中，造成档案归档的不完整。另外，在工作中还经常会遇到一些应该收集而没有归档的文字材料，如重要的会议记录、领导的讲话、题词等，这些文字材料具有较高的利用和历史价值；有的虽被收集起来了，却未能及时整理归档，使材料不能发挥应有的效果。

3.2工作人员的责任心不强导致文书处理的疏漏

档案的保管和利用过程中，由于部分档案的保存时间比较长，因书写用笔或装订不当，造成字迹变模糊及卷面破损，影响归档的质量和长期保管。文件卷面受到破损的原因，除了由于档案管理设施不健全以及文书人员的责任心不够强外，另一重要原因是由于文书处理产生的疏漏造成的。还有部分文件签发人只签名不签日期，给鉴定分类工作带来很多不便；底稿用耐久性较差的铅笔或者圆珠笔书写，影响了档案的保管年限；没有统一文件用纸规格：有的用16K纸型，有的用A4纸型等[2]。

3.3文书与档案工作人员缺乏沟通，且不够注意对文书资料的收集

文书工作与档案管理是分块管理，文书工作是由高校和系部办公室工作重要组成部分，多数文书工作人员在办公室身兼数职，日常忙于事务性工作，而学校综合档案室虽然挂靠高校办公室，但由于多数高校档案人员偏少，很难做到与文书工作人员沟通，以致运行过程中经常出现脱节现象。

这几年来，高校忙于教学评估、新校区建设等一系列打问题，文书工作人员忽略了文件资料的收集，领导也未能及时考虑档案管理工作，使得档案资料得不到很好的收集保存。

4.加强高校文书处理与提高档案管理工作的措施

4.1增强文书人员的责任感，加大档案保护力度

文书人员对每份文件都必须做到心中有数，尤其应把本单位形成的文件材料做为收集、归档的重点。文书人员要明确归档范围，掌握收集重点，把有考查价值的文件材料收集齐全。另外，要做好文件的收集宣传工作。文件的收集工作涉及到各个部门及其领导，要多宣传文件、材料归档的重要性及其必要性，并经常提醒各位领导清退手头文件，防止因工作变化而使文件散失。

4.2建立有效的、科学的、安全的保管制度和文件的清退制度

要注意文书工作过程中的安全性：既要防止文书载体的损坏，又要防止文件信息的泄密。这就要求将送往各部门的文件登记清楚，各部门所送来的文件要做好收文登记，阅办完的文件要及时清退，相关档案人员要签字，出现差错要及时查找。

4.3增强档案意识，注意日常收集、立卷

文件材料的收集工作是档案工作中最为基础的工作，管理者必须按照《档案法》的要求，维护学校档案完善与安全，档案信息的收集，在档案工作中占有重要的地位，可以说没有档案信息的收集，就没有档案工作，更谈不上档案的利用，因此，要注意日常的收集、保管，档案管理人员不仅要广泛深入了解学校各部门的工作情况，还要尽量争取参与机关管理、教学与科研管理等活动，做到心中有数，确保收集的档案材料完整、齐全。

文书立卷是连接文书工作与档案工作的纽带，要做好文书立卷工作，关键是加强平时文件的收集，它关系到档案的安全和完整。文件材料的收集是对本单位需要归档档案的收集，在收集过程中要充分发挥主观能动性，积极采取有效措施吧应该归档的文件收集齐全[3]。

5.结语

高校档案管理工作是一所高校的历史见证，决策的依据，信息的源泉，社会越发展，科技越进步。档案本身具有潜在的利用价值，经过文书部门和档案部门的有效衔接，才能提高文、档工作的质量，把档案管理工作提高到一个更高的水平，发挥档案应有的作用。

参考文献：

[1]王丽梅.谈文书档案管理与文书处理关系[J].黑龙江科技信息，2008，（04）.

[2]李建英.浅谈高校文书档案管理中存在的问题与对策[J].科教文汇，2008，（07）.

[3]颉荣生.学校行政文书材料的立卷归档初探[J].综合栏目.教学研究，1995，（02）.

篇5：文秘文书档案鉴定工作

1、需鉴定数量浩大。

1进馆档案质量不高。由于种种原因，档案界一直对馆藏量津津乐道，衡量档案馆的规模以及达标升级，馆藏量均为主要条件之一，丰富馆藏成为各档案馆追求的主要目标。在增加馆藏之际，一些不具进馆价值的档案也悄然入馆。因此，档案馆需要鉴定的已不仅仅是到期档案，还有大部分冠以长期、永久之名，却无实际保存价值的档案。

2档案馆未做到有计划、经常性地开展鉴定工作，导致需要鉴定的档案与日俱增。在库房不紧张的情况下，鉴定工作并不十分迫切，况且鉴定工作费时费力，又难见成效，因此档案馆未将鉴定工作放到应有位置，致使鉴定负担越来越重。

2、鉴定程序复杂。

目前，档案采取的是案卷装订的.方法，分厚卷皮及子母卷小卷皮 两种。具体鉴定时，卷中若有不符合保管期限的文件，处理手续十分繁琐：

1拆卷。将不需要继续留存的文件剔出，并在卷内文件目录上注明;如剔除文件较多，则需要重新抄写卷内文件目录，然后再重新组卷。

2调整档号。保管期限的调整、案卷的变化，需要重新编排档号才能保证管理和利用。

3调整检索工具。案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具都需作相应调整、更改。这种牵一发而动全身的操作，令工作人员望而却步。

3、鉴定标准难以掌握。

文书档案的鉴定，不同于专业档案，如会计档案保管期限划分为5、15、25、永久等几个级别，期限划分得较明确，鉴定时便于操作。文书档案内容庞杂，涉及面广，价值不易确定，在鉴定时困难较大。目前，鉴定标准依据的是1987年颁布的《文书档案保管期限表》，此保管期限表虽在多年的文书档案立卷、接收、鉴定工作中起到了重要作用，但实践证明，在保管期限的划分方面还存在不足之处，不便于鉴定人员操作，影响了鉴定工作的开展。

解决的对策有：

1、注重进馆质量，少一些无价值档案进馆。从某种义上讲，档案在进馆之前，已多次涉及到鉴定工作。一是档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定;二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定;三是档案馆接收之前对案卷进行的检查。在这三个鉴定环节中，立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键，档案局馆的指导、检查是进一步保障。因此为保证档案进馆质量，应提高立卷人员业务素质，在立卷环节就使保管期限划分准确;在指导检查环节，应将案卷质量作为重点之一，及时监督立卷人员改正问题;在档案馆接收前的检查环节，更应当注重档案内在质量，特别是保管期限划分正确与否，将无长期保存价值的档案解决在进馆之前。

2、改进立卷方式，提高现代化管理水平。传统的立卷方式存在一些不足之处，不利于档案的鉴定上文已有所涉及 。改革立卷方式，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，已是势在必行。以件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法，虽处于尝试阶段，仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作效率。

3、改革现行文书档案保管期限表，便于鉴定操作。当前鉴定工件依据的《文书档案保管期限表》存在诸多对鉴定工作不利之处，应进行必要的改革。一是调整不合理的保管期限，如原保管期限表中，组织关系介绍信、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件，保管期限划分偏高，进馆后多数无人问津，占据了库房，又为鉴定工作增添了负担。二是从档案馆角度制定文书档案保管期限表。如果仅从一个单位角度划定保管期限，必然会导致档案馆各全宗档案的重复，影响档案鉴定工作。如干部任免、各类审批表、下级单位报送的年度以上的报表等，涉及单位都要移交进馆。这些问题如不在立卷划定保管期限时解决，进馆后依靠档案馆鉴定剔除，难度相当大。三是保管期限划定尽量明确。只有短期、长期、永久界定保管期限，在鉴定时不易掌握。如长期为16-50年，跨越年度如此之大，令鉴定人员无所适从。

篇6：文书档案工作人员培训

各学校：

学校文书档案工作人员实务培训班将正式开启，具体安排如下：

一、时间安排：

4月26日、4月28日二天；

上课时间: 上午9.00-----下午3.00

二、上课地点：

张江药谷信息技术服务有限公司地址: 浦东新区张江蔡伦路780号1楼

交通：地铁2号线至张江高科站下，换乘188路、609路、有轨电车、张江环线（张江高科站上车----蔡伦路哈雷路站下车）

三、培训经费 ： 每位学员450元（含2天中饭、茶水、证书费等）。

四、经费支付方式：

1、汇款:单位 上海浦东新区社教培训中心学杂费存取专户 444262527489 中行上海国际航运大厦支行

2、也可由学员培训时带来支票

发票由培训中心当场开具

五、每位学员带好听课笔记。

篇7：文书档案工作心得体会

同时，医院要利用新的技术与方法，为患者提供更有效更便捷的查询服务，不断提升自身的能力与设备水平，促进医院各项工作的开展，帮助医院实现业务完善。

一、医院文书档案管理工作中普遍存在的问题

(一)档案管理人员素质水平不足

一些档案管理人员专业能力、职业素养、道德水平参差不齐，表现为工作时缺乏严谨态度、不能熟练工作、文化水平低、对专业知识不了解等，影响了医院档案管理工作的正常进行，使其他问题变得更加突出。

(二)部分单位不能有效地利用医院文书档案

一些单位缺乏档案利用意识，对档案利用缺乏概念，不重视档案保存与利用，常常造成档案毁坏与人力浪费。另一方面，一些单位由于管理不注意或者历史遗留问题，在档案管理的职责和机构上较为混乱，档案存放职责不明确，甚至医疗档案以及各类病理档案和图文档案不通过存放于综合档案室进行管理，而是存放于各个科室。一遇到问题要么混乱不明，要么推卸责任，影响了正常工作的进行。

(三)档案文书管理工作硬件条件差，管理工作难以展开

由于各类现实情况，档案工作的硬件条件常常显得十分有限，比如缺少档案存放位置或档案管理条件不佳等，限制了档案管理工作的效果。计算机以及电子技术不断应用于档案管理技术之中，需要文书管理的技术与观念不断转化，应用各类计算机技术，提高查找和管理速度。

二、对于做好医院文书管理工作的要求

规范性。医院文书档案的规范性表现为：记录规章的严格，记录格式的简洁，记录纸张的标准。规范性是做好医院文书档案的起始和核心要求，也是做好医院文书档案的基础所在。

文书档案管理工作心得文书档案管理工作心得保密性。医院档案的保密性关系到患者健康与医院利益，一旦泄露会对医院的声誉与利益造成重大损失。医院工作人员要保证自身的道德水平并加强档案保密意识，坚持职业道德，以医院利益为重，认识到档案工作的重要性，做好档案工作。

标准性。档案工作对流程工作水平要求很高，在档案工作的各部分都有严格的步骤与程序规章。对于各方面规章不完善，档案工作不健全的医院，要从上至下加强档案意识，加强档案管理人员的培训，建立完善的档案管理制度。

服务性。医院各类档案最终还是为医院各项工作服务，主要是为领导决策与各科室工作提供帮助。建立在线查询体系与档案室，使职工患者能便利地查询所需档案与资料，在医院申请上级帮助或评审时，做好资料提供，保证资料快速以及准确无误。在领导决策时，提供过往资料，协助领导做出决策。

三、医院做好文书档案管理工作的一些方法

优化档案利用。对于档案工作，应当加强档案利用培训，增强医院各级档案利用意识与能力，杜绝遇事不决之情况。同时对档案卷宗要加强保护，在分类整理中认真整理，既要使无关材料不至于混入，也要避免有用材料的损坏与遗失。

提高硬件实力。医院文书档案管理人员需要提高自身工作能力，学习新知识新方法，充分利用电子技术。

整理利用医院文书档案，不仅可以便利医院工作人员和患者，也能有效提升医院整体的工作效率，因此医院文书档案管理人员不仅要做好档案的管理与收集工作，也要积极分类整理医院文书档案，为医院相关管理者和使用者提供便利。

加强档案管理人员的专业培训。对于档案管理工作而言，工作人员的能力是最为重要的。提高档案管理人员的素质，建立完善的档案管理工作体制，是做好档案管理工作必不可少的要素。切实解决档案各类管理问题，首先提升档案管理人员的素质。通过聘用优秀人才、加强专业知识与技能培训、进行职业教育等方式，可以有效提升专业人员的知识与技能，对档案管理工作起到帮助作用。

做好档案工作的方法。医院目前的档案类型分为纸质与电子两种，对于纸质档案而言，较为清楚明确，不容易泄露与伪造，而电子档案的工作则较为困难，其内容格式可以随意变化，也可以在不同的地方随意下载保存，难以保证其准确性与保密性。因此对于电子档案的保存要树立严密的规章，通过更换密码、人员轮换、数据加密的方式来保证档案的安全。

如何在档案工作中保持程序性和标准性。对于卷章的顺序内容要尽力完善与统一，医院档案数量庞大，对于卷章内容的管理能够有效减少问题，提升工作效率。对于放入卷中的档案内容要加以筛选，剔除无用重复的档案，划清档案年限，将类似内容的档案加以规整。同时也要注意档案的保护，不至于损坏或遗失档案引发事故。

遵照各类医院档案管理标准的规章制度，在递送、使用、翻阅规章时要遵守规章纪律，保持档案的完整有效。

提高档案管理工作的服务精神。档案管理工作与医院其他工作相同，都是以服务为基本。为了优化档案作用，搞好档案的收集整理编制工作，使其内容清晰流畅，更好地为医院的医疗工作所服务，对档案管理工作人员的服务精神进行培训必不可少。加强档案管理工作人员服务精神培训，加强其工作热情，端正其工作态度，确定一切为工作服务的方针，最终提高档案管理工作的工作成果。

篇8：浅谈医院文书档案管理工作

对于医院而言, 文书档案的管理工作的进行也是衡量医院管理水平的标准之一, 故而很多医院对于文书档案管理工作的重视程度有所提升。如果我国现代医院能够做到对文书档案的管理进行完善工作, 那么医院就更加趋于制度化和规范化, 对医院的稳定、长远地发展是非常有好处的。

二、医院文书档案的特点

医院文书档案的特点主要有四点。其一, 规范性。文书档案管理, 主要是对于一些公文的管理, 所以保证规范性是搞好文书档案管理的保障, 主要通过用纸、检查、字迹、文种、传递严格这样的方式来保证规范性。其二, 标准性。对文书档案的管理还要具有一定的标准, 并且要按照标准严格执行。其三, 保密性。文书档案主要分为两种, 分别是纸质文书档案和电子文书档案。这一类的文件是需要进行保密的。其四, 服务性。文书档案的服务性主要表现于可以提供医院所需的资料, 并且效率比较高。

三、医院文书档案管理工作中存在的问题

1、文书档案收集不完整

在我国很多的医院中, 都存在重视医疗水平但是并不重视档案管理水平的现象。尽管有很多医院都存在档案室或是档案管理工作人员, 但是却没有良好地开展这一项工作。由于很多医院对这一项工作的重视程度不足, 所以导致很多工作人员也疏于收集资料, 自然很多医院的资料在收集方面就会比较不完整。

2、文书工作与文书档案管理工作衔接不流畅

除了医院对档案管理工作比较不重视以外, 还有一个比较显著的问题在于医院的文书工作和档案管理工作是脱节的, 这主要是由于两项工作经常被分开对待, 两项工作的工作人员对于工作的交流也比较少, 使得文书工作的工作人员不懂得档案的管理工作, 同时档案管理工作人员对文书工作人员的督促工作也并没有特别有效的效果, 使得很多资料的收集比较不及时。除此之外, 还会出现很多用纸、文种等不规范的问题。这些都会导致文书工作和文书档案管理工作不能够顺利进行。

3、档案管理人员的专业素质不高

医院往往比较重视医疗技术人员的培训工作, 因为这毕竟关系到病患者的安全问题。但是医院所疏忽的档案管理工作的工作人员也是需要进行培训的。目前我国的状况是, 很多医院里的文书档案管理人员并不是长期工作的固定人员, 而是临时工或是兼职人员。首先, 这些人员都缺少比较专业的档案管理知识, 并且很少有人是有经验的, 所以并不能做好档案管理工作。其次, 如果人员可以固定下来, 那么也可以做到有经验。但是兼职人员和临时工又不具备这样的特点。这两点都会使得档案管理人员不能够做到医院文书档案的规范化和标准化, 不利于医院管理水平的提升。

4、档案管理制度不够完善

在医院中, 档案管理工作做不好归根究底还是档案管理制度不够完善。当档案管理制度足够完善, 就可以对档案管理工作形成一种约束, 能够指导档案管理工作顺利进行。同时, 也可以对档案管理工作人员形成一种指导, 使得工作人员通过这些制度更多地了解档案管理工作, 并且尽量做好工作。

5、文书档案管理现代化程度不高

我国科技在发展, 各个领域也都逐渐趋于现代化。然而有很多医院由于不重视档案管理工作或是经费比较紧张, 于是将更多的经历和经费都投入到了其他的方面, 使得文书档案管理的科技水平没有得到应有的提升。比如有很多医院中, 文书档案库房的设备就不足以保障档案的安全, 对医院的档案管理水平有不利的影响。与此同时, 很多医院还都没有达到档案管理自动化的程度, 仍然使用手工的管理方式, 有一部分医院是使用手工与自动化并存的方式来进行管理工作的。

四、提高医院文书档案管理水平的方法

1、医院领导加强对文书档案管理的重视

经过上文中的分析, 我们知道, 很多问题的出现就是因为医院的领导对档案管理工作的重视程度不足。所以要想从根本上解决档案管理工作的不足, 医院的领导就要对文书档案的管理工作加以重视, 从而加大在这一方面的投入, 并且在档案管理工作人员上多下点功夫, 让工作人员更加专业, 或是多投入一些资金, 让档案管理部门加强设施, 这些都对文书档案的管理工作的进行和完善非常有利。所以只有医院领导能够转换思想, 提高重视程度, 才能够从根本上提高文书档案管理水平。

2、加强文书工作与文书档案管理工作之间的协调

很多医院存在的问题就是文书工作和文书档案管理工作脱节。但是这两项工作本来就是密不可分的, 只有加强协调, 才能够相互配合, 效率更高。对于文书工作人员, 还要加强其档案意识, 不能对档案的管理一无所知。同时, 档案管理工作人员还要做好对文书工作人员的督促工作, 使其收集资料更加完整。只有这样相互配合, 才能够使得资料收集更加完整, 也可以确保文件管理的规范性。

3、加强文书档案管理人员专业素质

文书档案管理人员的专业素质是影响着文书档案管理工作水平的重要因素。所以对文书档案管理人员进行培训时必须要做到的事情。一方面, 要在招聘文书档案管理人员的时候要严格把关, 尽量使用专业对口或是有相关经验的人员来进行管理。另一方面, 要对档案管理人员进行培训, 让他们能够及时更新专业知识。同时, 还要营造出比较浓厚的学习氛围, 在这个氛围中, 更加容易调动起工作人员的积极性。

4、进一步完善文书档案管理制度

档案管理制度对档案管理工作是一个规范作用, 可以规范管理人员的工作水平, 也是档案的规范程度的保障。所以对以往比较传统的制度进行新的修订是非常必要的, 这样才能够适应我国社会的新形势。

5、实现档案管理的现代化

我国的科技在不断地发展, 以往传统的管理方式必然无法适应新的社会环境和人们的需求, 这就需要进一步实现档案管理的现代化。我国传统的管理方式主要是人工的工作, 这样的方式对于规范化和出错率都无法保证, 而无纸化电子技术的应用就可以提升文书方案管理的规范化水平, 使得出错率降低。要想完成这个转变, 就需要实现档案管理的现代化。当文书档案的管理工作能够实现自动化管理时, 对于人力物力的节省也是一个非常有效的方式, 对于工作效率的提升也是一个好的方式。

参考文献

[1]孙琦.医院文书档案管理存在问题及对策[J].科技创新导报, 2013 (5) :67-70.

[2]王家寿.浅谈医院文书档案管理的特点及几点体会[J].东京文学, 2011 (8) :115-118.

篇9：浅谈文书工作与档案管理的关系

关键词：文书工作；档案管理

前言

文书工作是现代机关单位和企事业单位管理过程中一项不可缺少的重要工作，它对于提升机关、企事业管理实效，对内提高文秘工作效率，对外树立机关、企事业以及公司良好形象具有重要作用。文书工作质量的好坏和办事的速度，既体现一个单位的工作面貌和工作作风，又直接影响一个单位的工作效率和质量。档案管理工作来源于文书工作，而档案管理工作是由文书工作演化而来的。

一、文书工作与档案管理的含义

（一）文书工作的含义

文书工作是指文书工作人员运用科学的原则、程序和方法完成文书的收发、文书的撰写、文书的制发、文书的处理和文书的管理等一系列工作。文书工作在机关工作活动中是一项最主要、最大量的日常工作，它通过文书的制发、处理与管理等一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息转运与处理的流程。文书工作可以有效地推进机关工作，沟通对内对外联系，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。其内容主要包括以下三个方面：

1.文书的制作

文书的制作是指文书从酝酿阶段到最后形成正式发文文稿的全过程。这一过程的中间环节要是：定题、选体、编写提纲、拟稿、审核修改、领导人签发等。其目的是将文件快速地向有关方面发出，传达有关精神。

2.文书的处理

文书的处理包括发文处理和收文处理两方面。发文处理主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节；收文处理主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办等环节。其主要目的是把文件精神及时地落实到实际工作中去。

3.文书的管理

文书的管理主要是将办理完毕的文件进行整理和归档的全过程。主要包括初步整理、系统整理和归档三个环节。其目的是科学地管理好各类文书材料，为机关工作提供利用，为国家档案工作奠定基础。

文书工作是机关工作中的一项重要的、经常性的工作，应当坚持实事求是、精简高效的原则，要求做到及时、准确、安全。因此，文书工作人员必须一丝不苟，高质量地完成好各项任务。

（二）档案管理的含义

档案管理也被称作档案工作，它是指利用科学的原则、良好的方法和组织管理档案，为国家提供各种各样的一项服务的工作。它的内容主要有档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等各项工作，即通常所说的档案工作的六个环节。其中，收集、整理、鉴定、保管、统计这五个环节叫做基础工作环节，属于档案管理工作最基本的内容。提供利用是档案工作的目的，属于服务工作的核心内容。前五个环节是基础，而为第六个环节提供良好的物质基础和基本条件，二者相辅相成，相互促进。

（1）收集

档案的收集就是指按照党和国家的规定，把分散在各机关、单位、各部门及个人手中的档案，进行集中保存的工作。

（2）整理

档案的整理就是指为了便于日常管理，提供利用服务，将收集起来的档案分门别类，使其条理化、系统化。

（3）鉴定

档案的鉴定就是指将收集和整理的档案进行甄别，判定其价值，剔除那些失去保存价值的档案的工作。

（4）保存和管理

档案的保存和管理就是指对已经整理好并已经入库的档案，采取各种各样保护措施，进行日常维护管理，保證其完善、齐全的一项工作。

（5）统计

档案的统计就是指为了掌握档案和档案工作的全面情况，档案管理工作人员根据掌握的情况对档案和档案工作状况进行统计、分析和研究的一项工作。

（6）提供利用

档案的提供利用是指通过一定的方式和方法，向社会各方面提供信息服务的工作。

二、文书工作与档案管理的相互关系

1.二者的工作对象各不相同

文书工作与档案管理工作的基本对象都是文字性材料（档案工作还有其他材料）。文书工作是形成和处理文字材料，是对文字材料的提前处理，并实现其现行效用；档案工作是有规律地保存了文字材料，是对文字材料进行后期处理，并实现其备考利用价值。档案是由文书转化而来的。

2.二者的某些工作环节相同

文书的整理与归档是文书工作的最后一个环节，但同时又是档案工作的第一个环节—收集。归档和收集是文书工作与档案工作的临界线和交叉点。它们从不同的角度覆行了同一道手续。归档文书的整理工作是档案工作的基础工作，因此，必须符合档案管理的要求，它既是文书工作的任务，也是档案工作的任务。

3.二者互为条件

文书工作是档案管理的前处理阶段，是档案管理的基础，档案管理是文书工作的延续和深入，是文书工作的归结。没有文书工作，就没有档案管理工作。在某些情况下，文书工作又需要利用档案材料，否则，将不能更好地开展文书工作。

4.文书工作与档案管理的区别

5.二者的工作任务不同

文书工作的任务主要是形成高质量、高品质的文书，非常及时准确地处理来往的文书，有条不紊、安全地运转文书，完完整整妥善地保管文书，正确地发挥文书的独特作用；沟通内外的联系，有效地推进并开展机关工作，为机关领导工作服务。档案管理的任务主要是坚持集中、统一和科学地管理档案，大力开发档案信息资源，逐步实现档案管理的现代化，科学化，更好地提供档案准确性，为社会主义现代化建设更好地服务。

6.二者的工作内容不同

文书工作的主要内容是文书的形成，文书的处理及文书的整理与归档；档案管理的内容主要是收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。

7.二者的服务对象不同

文书工作主要是为机关领导工作和业务工作服务；档案管理是为全社会提供服务，档案提供利用的对象越广泛，其价值效应也就越大。

三、文书处理和档案管理之间的意义

文书处理与档案管理工作是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。正确处理二者关系，使之有机结合，规范衔接，对于做好文书处理和档案管理工作十分重要。

参考文献：

[1]杨文莉.文书工作与档案收集工作的规范衔接[J].兰台世界，2006，（3）.