浅谈机关文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊

浅谈机关文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊（精选2篇）

篇1：浅谈机关文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊

浅谈机关文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊

摘要文书档案立卷是我国机关档案工作的重要环节，立卷改革要求“简化整理，深化索引”，这是我国档案工作改革的巨大突破。本文通过对传统立卷方式“卷”改革后，改“件”的立卷方式进行对比，阐述以“件”为保管单位归档的利与弊。

关键词 文书立卷立卷改革 改“卷”为“件”

我国从2001年1月1日起正式实施中国档案标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》，新规则中明确表示要以“简化整理，深化检索”作为立卷改革的宗旨。这是档案工作改革中的巨大突破，它提高了文书档案管理的效率，顺应了档案工作的发展趋势，在档案工作中运用了计算机技术以适应现代化建设的需要。在机关文书档案工作中，传统的以“卷”为保管单位的方式不但加重了档案工作的繁琐度，同时也不利于人们在浩如烟海的资料中对有用信息进行快速检索。

一、档案管理中“卷”与“件”的涵义

1．传统的档案都是以案卷为基本保管单位。立卷是整个档案工作的基础，其具体包括组卷、编制页码、卷内目录及备考表的填写、装订，案卷目录的撰写等，其中组卷最为重要。组卷的合理性对档案今后的保管、利用及检索工具的编制有很大影响。而在实际工作中，由于情况的复杂性以及人们对立卷原则的理解不尽相同，很难以统一标准明确完善的对文件进行分类归档，再加之一些单位人员流动性大，很容易造成文件收集不完整、归档不及时。

2．所谓“件”就是根据档案管理信息化的要求，取消了传统的立卷方式，将档案的基本保管单位有一组文件组成的卷，改变为单份文件的“件”。《归档文件整理规划》中规定：一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册等一册一件，来文与复文为一件。

二、改“卷”为“件”立卷方式的优越性

立卷改革的直接目的是提高档案工作的效率。在传统的档案工作中，由于纯人力劳动的程度高，因此在文书归档保存时存在许多不确定性，为档案的保存与检索带来诸多弊端。而“件”的立卷方式的运用可以在很大程度上避免传统“立卷”方式的弊端，从而提高工作效率以及准确性。

1．“卷”改“件”立卷方式有利于编研和开发利用。按照《归档文件整理规则》制定的方法，“件”的立卷方式省去了抄写卷内目录和案卷目录等一系列人工操作，是档案人员有时间和精力开展编研和开发利用工作。当今的档案编研是以信息技术为平台，将档案信息进行整合，以电子文件和磁介质的形式保存并提供给利用者。这无疑是从理念、方式、方法上都进行的根本变化，突出了档案的服务意识。

2．保-档案资料完整性，同时避免“胀库”现象。在以往的档案整理工作中，由于一些归档材料时间跨度长，部门人员工作交接不规范，因而纸质材料的文件经常材料不全。以“件”为单位的保管方式借助计算机技术，将纸质文件转化为电子文件，确保了档案资料的完整性。同时由于新规则下整个档案采编流程实施电子化，避免了纸质文件占用库房空间的缺陷，从根本上解决了因档案文件积累而产生的“胀库”现象。

3．归档方法简便易学，减少个人主观差异。传统的档案整理方法是将一定期限内形成的文件收集齐全，进行价值鉴定，按、组织机构、问题、保管期限等分类方法进行组卷，在整个工作流程中投入了大量的工作时间，且工作主观性强，难度较大，不易掌握。改“卷”为“件”后，档案管理者引进了计算机技术，依事件或时间、组织机构分类，按件立卷，电子文件由档案员及时上传，改变了过去复杂的工作模式，具有更强的可操作性。在此同时，由于其整个流程的电子化、规范化，控制了档案员在工作中的主观性，减少了由此带来的差异。

三、改“卷”为“件”立卷方式后的档案利用

档案利用是档案管理工作中具有目标意义的中心环节，它包括了利用需求和提供利用两个方面。其中，利用需求是利用者为解决实际问题需要利用馆藏档案；提供利用则是档案工作者根据利用者的实际需求，将馆藏档案提供给利用者。两者互为基础，相互依托。而保管档案的最终目的也是通过档案的利用，最大限度地进行信息的交流与共享，满足参阅者的各种需求。文书档案对机关单位的发展具有潜在的价值与深远的意义，既可以帮助机关单位全面且有重点地记录保留历史，也能在特定时间为机关单位提供凭据和借鉴。

“卷”改“件”深刻地影响到档案的利用，这不仅使检索更为细化，供参阅者能浏览到更多的文件，同时也使文件的利用效果更为显著。这是以“件”利用方式变革所带来的利用效率的提升。因此，要求机关单位有新的档案文书管理制度，对“卷”为单位的利用制度要进行修正与更新，同时对档案利用者的要求也有所提高，要求档案利用者要有较高的自觉性、爱护档案文件，用完以后及时归回原位。

四、文书档案的检索与查询

文书档案的检索与查询关系到归档文件的排列问题。归档文件经过分类，整体上具有了一定的系统性，但是如若要更加具体地细化，相关联的文件仍然处于零散状态，因此需要通过整合使之进一步系统化。然而，现有的档案管理软件系统尚无统一标准，当今机关使用的档案管理软件系统被定义成了不同的数据库结构，向用户提供不同的数据格式，其数据很难相互利用，这为档案信息资源共享带来了很大困难。从另一角度来看，按件立卷的方式使得以“件”为单位的文件之间缺乏相关性，这使得档案利用者对于同一问题文件检索的范围有所限制，不利于资料之间的拓展阅览。这是立卷改革在时下所带来的弊端。

但是随着计算机技术更为深入且广泛地应用，文档电子化，文档一体化必然成为大势所趋。对归档来的文件进行电子化录入，再通过理顺文件处理和档案管理之间的关系，具体调整归档流程，切实做到“随办随归”，这必然能提高文书档案检索的准确性与时效性。可以说，电子技术的介入，档案数据库的建立，将改变以往档案利用者繁琐的检索查询工作，使档案检索真正走向智能化。

五、结束语

按“件”立卷的档案管理方式从各方面都为机关档案管理工作引入新的思维，注入新的活力，带来新的挑战。其科学化，人性化，规范化的高效机制值得推广，然而企业存在一些缺陷。在实际的操作中，应当根据具体情况将“卷”与“件”相结合，对档案进行科学管理。

篇2：浅谈机关文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊

一、文书档案信息化管理的优越性

电子文件作为20世纪的新生事物，在我国档案国家标准《电子文件归档与管理规范》中将其定义为：“在数字设备及环境中生成，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”由于载体的特殊性，使其在档案管理工作中，具备了很多以往手工档案所不具有的优点。

首先，储存介质上来说：低碳环保——电子文件以数据形式存储，具有重量轻、体积小、信息容量大等特点，极大节省了纸张、柜架、库房等储存空间，非常符合现在倡导的低碳环保。

其次，从可操作性来说：方便高效——数据化的存储为数据化的利用带了便利，通过计算机数据处理，能方便的进行检索、复制、修改等操作，高效灵活。

再次，从内容上来说：丰富多彩——电子文件的出现，使文件的存储摆脱了过去纸质文件单一的图文存储，拓展到了声音、影像等多媒体信息。

最后，从档案利用率上来讲：信息交流，资源的共享——在传统的手工模式下，医院各部门之间的档案工作往往是各自为政，很多有用的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案管理进行信息化处理后，可以通过计算机和网络进行信息的传输和共享，供更多人进行信息的沟通与交流。档案价值在很大程度上得到充分利用。

二、文书档案信息化管理的弱点

1.电子档案的真实性受到限制

档案区别于其他信息资料，其本质属性是原始记录性。由于档案的原始记录具有真实性，所以它也具有法律凭证的作用。例如当事人的亲笔手稿、亲笔签名等。电子文件是在电脑上形成的，且文本的格式，包括字体、字号、段落等，都可以随意地进行编辑和修改，并且可以以一定的方式形成而看不出原作者。这就为不法分子伪造、仿造、变造文件提供了可乘之机。在一定程度上影响了电子档案的真实性，也使人们无法根据笔迹等纸质档案所特有的属性来作出判断。

2.电子档案长久保存存在困难

电子文件需要长久保存则要具备一定的环境条件和技术条件。

（1）环境条件：电子文件的载体材料是磁性物质和光盘等化学材料，它对保存的环境条件要求比较高，很容易受温度、湿度、灰尘、磁场、震动、光线、有害气体等影响。一旦载体受到影响，就会造成不可修复的损毁，使电子文件失去保存价值。相对来说，纸质文件对保管条件相对低一些。

（2）技术条件：电子文件的寿命不仅与保管环境条件有关，更与技术革新密切相关，电子文件如何长久保存面临以下技术问题。其一，电子文件的不兼容性。很多电子设备之间都是不兼容的。电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成不同的电子文件，相互不能通用，或是不能实现格式的转换。其二，电子文件的安全性和保密性。网络黑客及网络犯罪现象时有发生，这对存在于网络上共享的电子档案信息也构成了一定的威胁。计算机木马的植入和计算机病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，从而使电子文件被丢失或篡改。基于以上原因，如何保护电子文件不受损害成为重要技术课题。

3.电子档案管理水平有待提高

电子档案管理作为新兴的档案管理方式，对档案管理人员提出了更高的要求。不仅要求档案人员懂得纸质文书档案管理的相关理论、操作方法等，还需要他们要熟练使用电子计算机及档案管理软件。因此，现有管理人员的素质已经不能很好地满足实际工作的需要。档案人员素质的提升成为提高电子档案管理水平的重要途径。

三、建议和意见

针对以上种种在文书档案信息化管理应用中出现的实际问题，结合我自身的工作实践，提出几点建议，以供商榷：

1.强化档案制度

利用制度机制，从源头上对电子档案的真实性进行控制。定岗定责，专人操作；原始数据核对、数据保存由档案人员一手负责：完善记录机制，修改稿与原始稿分别保存，防止信息的丢失与错误操作。

2.强化软硬设施

电子档案的管理电脑应专机专用，并安装安全可靠的安全软硬件，确保电子档案的传输与共享过程中，不泄漏信息。同时开发合适医院档案管理所用软件，提高使用效率。强化硬件投入，建立专门机房，使数据长效保存。

3.强化管理人员

电子档案的管理对档案人员有了新的要求，且需要不断地提升业务能力。首先应加大对档案人员教育培训的力度，建立一定的学习激励机制，鼓励支持档案管理人员的学历教育和业务学习，如业务培训、在职学习、短期培训等。将档案业务学习纳入业绩考核的一部分，从而调动档案人员学习的主动性。同时有计划、有针对性对广大职工进行档案培训，使档案管理可以从底层数据开始就有一定的标准化，最终提高整体使用效率。其次要建立自学为主、培训交流为辅的学习模式，形成良好的学习氛围，使学习长效化、终身化。有条件的应参加档案管理专业的职称考试，取得档案管理专业的职称。从而保证档案人员的素质随着时代变化而不断提高。

四、结束语

时代在发展，社会在进步，档案信息化管理已然成为当今社会档案管理中重要的手段。老式的纸质档案管理已逐步被文书档案信息化管理所取代，为保证电子文件可靠性和长期可读性，同时确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，档案人员要面对实际，从需要出发，做好知识更新、引进和拓展，使档案发挥更大的社会价值，提供更大的经济效益，使其在社会生活中发挥更大的作用。

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