会计信息化档案管理问题研究

2022-09-12

1 引言

会计技术与信息技术的结合组成了会计信息化。会计信息化的存在是为了满足资源信息化社会和企业财务信息管理的目标而存在的。也是会计行业为了适应现代资源信息的发展所作出的更新与有效措施。会计信息化是在现代互联网的发展下, 会计获取财务各种信息的主要方式, 不仅能够加快行业的信息化发展速度, 更能够不断地加强企业的竞争力。我国会计信息化起步较晚, 虽然信息技术功能不断地强化更新, 应用也越来越普遍, 目前很多企业在不同的层次和程度下已经实现了会计信息化, 但我国的会计信息化发展速度还是较慢, 仍处在初级阶段, 并且在发展的过程中依然有许多问题等待着我们去解决。以计算机为主的电子信息技术在会计应用中, 逐步代替了人工记录账目、计算、报账等相关的会计工作, 人力已经逐渐被电算化等信息技术所代替, 将会计信息的分析和预判、决定变得更为智能化。

2 会计信息化档案管理在发展中的缺陷

(1) 管理方式落后。随着计算机应用和网络的不断发展, 会计档案的产生和管理形式及其载体也产生了翻天覆地的变化。传统形式的会计档案管理无论是会计凭证、会计账目、会计报表, 均以纸质版的形式记录并留存, 人工书写、人工标记, 同时也需要相当大的一个空间来进行会计档案的存放, 查找方式也相对麻烦。随着计算机技术的不断发展与会计信息化的推陈出新, 会计档案也逐步实现了网络化信息管理。但信息化会计档案管理的问题探讨, 是围绕《会计信息化管理办法》等文件的相关内容所展开的, 内容里仅涉及信息化会计档案发展的基本要求, 并未触及信息化档案管理中出现的一系列问题和应用中需要避免的问题探究。随着会计信息化的广泛应用, 信息化会计档案的应用管理中心也出现了一系列使用中的问题。前期纸质版管理方式让企业、事业单位的实际应用遇到了困难和不变, 而逐步发展的会计信息化档案管理中的问题, 也在使用中出现了一系列的矛盾。若脱离企业的在实际工作中的使用, 就不能满足现代信息化会计档案管理的要求, 不能够达不到会计档案管理的目的。

(2) 完整性较差。信息化会计档案需要在同一系统内才能进行共享, 企业因为没有将会计信息化软件的版本以及系统进行升级或维护, 对于电子信息化内的会计留存信息没能进行有效存储, 导致信息软件的损伤或进行版本更新后, 引文版本的原因或其他各类原因导致数据不完整或丢失, 甚至不能使用。有很多信息化领先企业会将计算机内会计核算的信息及数据信息适当保存成纸质档案进行留存。但由于各种因素的限制以及每个企业、事业单位的条件不同, 配备的打印机样式也有所不同, 因老师打印机输出的纸介质会计档案不能达到保存期限, 所以对数据信息、会计档案信息的留存也存在了一定的风险性。国家档案局对于库房管理规定标准中明确指出, 在一定条件下要设立专门的信息化档案保存制度, 建立健全信息化档案保护的相关规定。如选择高质量、高品质的硬盘作为存储备份, 将电脑存储于银盘存储进行分别储存归类, 若未进行有效备份或备份数据较少、存储空间小、存储盘质量差等原因, 会导致电子数据的损坏, 或者是数据的永久性丢失, 也就达不到保护会计电子信息的目的。目前信息化会计档案管理方式虽然已经广泛事实, 但因为实施时间短, 会计人员和公司领导对会计信息化大难管理的组成及使用方式不能很好地熟悉和了解, 对于管理会计档案的经验有所欠缺, 很多企、事业单位只是留存打印出的纸质文档, 而没有将存储在计算机中的信息进行磁盘备份, 这对信息化档案管理是一项疏漏, 会影响会计留存档案的完整性。

(3) 安全新有待完善。很多企业在不同程度上均使用了会计信息化档案管理的应用, 但很多企业工作人员及领导对会计档案管理的留存方式仍然没有发生观念的转换, 管理信息的观念依然以传统模式为主, 导致电子信息档案管理意识淡薄, 对信息化档案的重视不足, 未能对电子信息内容进行有效留存、更新甚至是核实。在电子信息化飞速发展的今天, 会计档案的留存管理以及调出查阅都不能再继续以人力手工记录、人力查询为主, 而是要结合电子信息对资料进行电子版留存, 并且要在管理中心确保档案的存储安全。确保管理方式的安全性, 就让信息化管理体制全面完善, 按照企事业单位的特点对会计信息进行安全保护和管理, 并以相关法律法规作为法律准则, 以信息化答案的特点为依据, 建立健全现代化会计档案管理制度, 实行专人专岗, 并要求每一位会计从业人员对信息进行多重备份, 不仅要留存高质量的纸质版档案, 还要将会计信息内容做好异地存放, 将信息留存到2个以上的备份硬盘中。同时要保证留存信息软件的加密处理, 确保公司的财务信息不泄露。将财务软件系统进行内部局域限定, 方式外来入侵, 并要求具有财务信息的电脑配备最安全的杀毒软件系统, 有效阻止计算机病毒侵入, 对数据造成破坏甚至丢失。

3 会计信息化档案管理的作用与效果

(1) 信息化档案管理制度有效完善。会计信息化档案是依托于计算机技术发展起来的, 其信息储存的智能型是信息化档案发展的主要特点之一。要将信息化档案管理进行更为安全和妥善的保管, 就要将信息化会计档案制度健全, 细化和完善归档制度和档案保管制度。会计数据在未打印成纸质材料前, 都应在计算机上进行保存并建立备份, 记录记账、账目的分类管理、现金账单和银行存款等会计工作内容进行时候应打印输出纸质版留底, 并要按照有关部门要求, 及时装订账目及公司报表。建立信息化档案留存管理制度, 也是依照国家档案局要求进行制定。建立信息保管制度, 要选择高品质的存储载体将会计档案数据的信息备份, 备份磁盘与储存磁盘分类处理, 并需要做好防护措施, 避免备份磁盘收到挤压、污染、腐蚀等破坏。留存的磁盘信息也要进行归档处理, 需要按照分类和顺序对磁盘进行数据整理和内容标注, 并制作档案管理文件标签以标注出信息的完整性。再次同时还要建立借用制度, 严格按照相关规定进行操作。查阅会计档案时候, 要经过财务部门相关责任人或部门负责人审批方可进行借阅, 同时对信息化会计档案的内容和要求要制定有差别的使用规则和权限, 只有相关人员才可对财务相关信息进行查看和查阅。电子信息账号要有专人进行负责管理, 为了会计信息化档案的安全, 要完善信息化档案的管理制度。

(2) 提高人员素质, 完善资源结构。我国现阶段实行的是“人才强国”战略, 国家兴盛, 人才为本。依靠人才兴邦, 走人才强国之路, 大力提升国家核心竞争力和综合国力, 是人才强国战略的核心要义。由此可见人才战略的重要性。人才是技术发展的根本, 也是我国信息化建设所遇到的未解决的问题之一。对于会计档案信息化来说人才是紧缺型资源, 形式发展严峻。由于信息化会计的特殊性, 不仅要同时实现传统会计和现代化信息会计双重方式并行, 还需要人才利用计算机的功能对会计信息化档案进行分析和管理, 所以应用会计信息化的人才必须精通相关信息化技能, 加强对电子档案的维护和管理。所以会计部门要终点引进或培养电脑高级人才, 能够对信息化进行更好地维护和管理, 维护电子信息化的日常运作, 更好地对信息化档案进行统筹管理。人才在会计信息化档案管理体系中占据着重要的主导地位, 对信息档案的建立和维护有着沟通桥梁的关键性作用, 所以会计部门要注意提升会计人员的整体能力和综合素质, 不仅在操作技能上有所提升, 也要在人格品行上提升个人水平和风格。

(3) 提高信息化档案管理的思想意识。实现会计信息化的企业单位, 除了要在日常办公中真正的运用到会计信息化, 还用提高企、事业单位中每一个财务相关人员以及领导的思想意识, 要加强有关部门领导对信息化会计档案的管理意识和思维高度。企业只有顺应时代发展潮流, 运用计算机、网络、电子等信息技术, 改进传统会计档案管理模式, 提高财务信息处理与输出的速度, 提高财务信息的质量和安全性, 才能满足知识经济对财务信息的要求。只有相关责任部门和责任领导对会计信息化档案管理有了足够的重视, 才能对相关制度进行监理完善, 并督促相关制度的更新和发展。很多企业虽然正在应用信息化, 但仍然未能真正的重视信息化档案管理的使用, 更多的是停留在传统的财务信息管理模式上, 所以要提升部门及相关人员和责任领导的思想意识, 将信息化档案管理真正的进行有效实施。企业信息化首推的就是会计信息化, 它也是会计信息化产生的外因。

(4) 完善硬件配套设施。企业在生产、销售、控制和预测的经济活动中, 主要表现为信息流、资金流和物流三方的统一。要有效地控制这三项资源, 仅仅依靠财务部门使用信息化软件是远远不够的。企业各个部门尤其必须将其业务信息纳入软件管理的范畴, 企业的经营和管理的在各个方面建立并完善统一, 实现信息的共享, 财务信息和业务信息实行一体化, 才能真正从全方位、多层次体现可信的决策信息。但目前还是有一部分企业由于管理意识不到位、资金短缺、人员缺乏、业务链脱节等原因, 不能实现财务与业务一体化。在网络环境下, 财务信息的传递需要借助网络来完成, 电子信息代替了会计数据, 磁盘介质代替了纸介质, 财务数据流动中的签字盖章等传统确认手段逐渐减少, 想代替的是网络同意转签的电子化信息流程。这电子信息的整体流程就需要配备完善的计算机及网络系统, 来完成信息化档案管理的电子系统输入及输出, 这需要定期对系统进行维护和更新, 确保会计信息的留存安全性, 同时配备的硬件措施则要有高清线的激光打印机或喷码打印设备, 他们可以作为电子信息输出的有效工具, 帮助纸质版档案的质量能够长期保存不丢失。

4 结语

综上所述, 信息化会计档案作为档案留存的重要方式之一, 与传统的纸质形式留存有着密不可分的关联, 二者相互配合, 相互补充。21世纪是信息化的社会, 在“知识经济”中, 要充分发挥信息化的功能和作用, 做到充分利用信息化来完善和改变工作中的方式方法, 满足工作需求。即便我国会计信息化开始的时间较短, 发展相对于国外较慢, 并且对信息化档案管理的掌握还需要再进一步加深, 但随着现代化信息的更新和发展, 会计信息化将是必然的发展趋势, 会计信息化对当前的会计行业的实践和发展都有更深远的影响。所以作为会计信息化档案管理的工作人员要将传统与信息化的会计档案管理进行有效的结合, 二者配合使用, 充分发挥其共性和个性, 实现会计信息化以后会计将是一个全面高效的企业信息系统, 真正成为一个实时处理、全自动化的操作系统, 信息化可以实现直接从其他系统读取数据, 会计信息化即提高了工作的效率, 也促进了经济的发展和社会的不断进步。

摘要：在信息化时代, 计算机技术飞速发展, 会计信息化成为时代发展的必然趋势, 建立信息化会计档案成为会计档案管理的一项重要组成部分。信息化留存管理方式与纸质版的会计档案留存方式相比, 有自身的特点和独特的管理方式。目前我国各企业的会计信息化档案管理还存在一系列问题, 需要通过相应的有效措施来改进企业会计信息化的管理方式, 让会计档案管理效率和安全性有所提升。本文将通过对信息化会计档案管理问题的研究, 深入探讨信息化会计档案管理工作如何来进一步提升效率。

关键词：信息化,档案,管理