使用中国石油财务管理系统FMIS自动生成报表的几种方法

2022-09-12

财务管理是各企业和公司能够正常运转的核心工作之一, 为了提高财务管理的效率和有效性, 众多企业均引进了财务管理系统来帮助财务人员进行财务管理。

中国石油财务管理信息系统FMIS就是一个优秀的财务管理软件, 该系统功能全面、使用方便且稳定性较好。它实现了会计科目的所有一级核算, 但由于财务管理的复杂性, 该系统不能输出所有的财务报表信息, 除了资产负债表和利润表两张主表之外, 其他大部分财务报表均需要人工核对和填写。由于财务数据越来越庞大, 以人工的方式生成报表不但花费了财务人员的大量精力, 而且无法保证报表的准确性。因此, 针对这一情况, 结合实际工作情况, 本文将探讨一类活动表统计的方法, 并实现自动生成财务报表的功能需求[1]。

1 生成财务报表过程中需要注意的问题

大型企业中, 财务管理显得尤为重要, 好的财务管理系统可以帮助企业管理者更快更好地了解企业资金运作情况, 制定出有利于企业发展的战略方针, 当然, 这是建立在系统稳定、可靠、高效的基础上的。在考虑自动生成报表的过程中, 也必须注重其导出效率和数据准确性等问题。因此, 在设计和实现过程中, 本文特别考虑了如下问题。

1.1 数据库查询优化[2]

不管数据存在形式和存储方式的多样性, 数据库始终是企业存储数据的重要媒体, 因此, 在报表生成过程中, 大量的数据均取自数据库, 而且由于财务数据的复杂性, 在很多情况下, 一个报表中的数据可能来自于多个数据库表, 那么数据库查询语句如何构造将大大影响数据导出效率。在本文中, 对于多表查询, 首先要设计最优的SQL查询策略, 形成效率最高的语句, 最后基于该语句执行后续操作。

1.2 数据格式转化

导出的财务报表以excel文件的形式存在, 由于财务管理涉及了大量的财务相关信息, 一般来说, 该excel文件中包含的单元格元素可能是不同的格式, 如记录部门名称的文本型数据、记录部门编号的数字类型和记录各项费用的货币类型数据。当然, 在记录对外业务时, 还要添加特殊符号以示区别, 比如用$符号代表美元信息。基于此, 必须对从数据库中取得的数据进行格式化处理, 即将其转化成excel文件识别的数据格式, 然后进行存储导出。

1.3 安全性问题

文件导出是一个从数据库中读取数据同时向excel文件中写入数据的过程, 为了使数据流动畅通, 需要对特定目录做安全性管理, 即确保某个用户对某个目录具有写权限, 执行权限等。这可以通过修改特定目录的读写权限来完成。

2 自动生成财务报表的几种方法

在不同的编程环境下, 报表的自动导出方式也有所不同, 本文将介绍asp.net环境下几种主要的报表导出方法。

2.1 OWC方式[3]

OWC是Office Web Component的缩写即微软的Office Web组件, 它提供了在Web环境下生成报表的大量方法。VS.NET平台上集成了该组件, 那么通过在ASP.NET页面中调用OWC, 就可以实现自动生成报表的功能需求。

使用OWC组件实现生成报表的过程可由图1来描述。

如图1所示, 在使用OWC组件的过程中, 首先需要对组件进行引用, 并生成表单实例, 例如:

生成表单实例之后, 就可以将查询到的数据写入到xlsheet中了, 即表单元素赋值过程。当所有需要填写的单元格处理完毕, 则保存文件至本地, 供用户查阅。

OWC组件将Office办公系统的众多功能移植到了Web上, 使得在Web环境下表单的生成、查询、统计更加容易和快捷。

2.2 用Excel的Application组件和模板实现报表自动生成

Application对象是Excel的重要组件[4], 它包含了组成工作簿的许多部分, 如工作表、单元格等。本文以财务管理过程中用到的销售及管理费用表为例, 介绍基于Excel组件和报表模板的报表自动生成方法。

该方法的特点是在生成报表之前, 需要人为制作一个Excel报表模板, 即确定报表每一行和每一列所填的内容给, 当然, 报表中需要从数据库中动态填入数据的部分设置为空。

应用Application组件比较简单, 首先需要生成Application的一个实例, 然后用此实例来操作excel模板, 包括模板文件的打开, 向模板文件中添加数据项等。

假设我们生成的销售及管理费用表的模板名为xsjglfy.xlt, 那么自动生成该报表的过程可用算法1来表述。

算法1 用Excel的Application组件和模板实现报表自动生成

不同用户的操作或者同一用户的多次操作会造成文件的冗余, 因此需要对临时文件进行清理, 实现该目标的一个简单有效的方法就是按时间存储文件, 这样就可以记录文件的生成时间, 在清理文件的时候按照时间排序, 将过时的文件删除即可。

2.3 其他方法

除了上面介绍的方法之外, 还有很多其他方法可以实现excel报表的自动生成。比如可以直接使用IE浏览器的功能, 将数据转化为excel格式, 例如:可以在页面中加入代码。

此时转向的页面将以excel的格式显示设定数据。

当然, 在某些特定情况下, 还可以将数据表示为中间形式, 然后将中间形式的数据在转化为我们所需要的excel报表形式。

3 结语

本文从中国石油集团企业财务管理过程中遇到的实际问题出发, 重点阐述了excel报表自动生成任务中需要注意的问题这些问题包括数据库查询优化、数据格式转化、安全性管理等。最后, 从功能实现的角度, 描述了几种重要的报表自动生成方案。将报表自动生成的功能融入到财务管理任务中, 将使得财务管理更加高效、可靠。

摘要：在中国石油天然气集团公司, 财务管理是整个企业的重要环节, 由于现行财务管理信息系统FMIS7.0不能自动生成大部分财务人员所需报表, 本文将探讨实现财务报表自动生成的几种方法。事实证明这些方法可靠、有效, 可以扩展到FMIS7.0系统中, 以增强其整体功能。

关键词：财务管理,生成报表,信息系统