国企文书档案管理规定

国企文书档案管理规定（共8篇）

篇1：国企文书档案管理规定

国企文书档案管理规定总则

1.1 为贯彻《中华人民共和国档案法》，进一步加强公司文书档案工作，使之逐步规范化、标准化和现代化，更好地为公司两个文明建设服务，特制订本制度。

1.2 文书档案是维护公司各个历史阶段的真实面貌，供当前和今后工作查考利用的必不可少的依据。它包括党、政、工、团和各部门的档案，即指党委、组织、纪检、宣传、工会、团委、公司行政、计划、生产、财务、人事、劳资、企业管理等部门在工作活动中形成的档案。文书档案管理的工作职责

2.1 对文书处理部门和各职能部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

2.2 接收、保管公司全部文件档案，积极提供利用，为公司各项工作服务。

2.3 按规定向上级档案馆移交具有长远保存价值的档案。

2.4 积极做好领导交办的其他业务工作。文书处理

3.1 文书是贯彻党的路线、方针、政策和政府法令，传达上级指示，请示和答复问题报告，反映工作情况，交流工作经验，推动和指导工作的一项重要工具。文书处理的具体要求是：准确、迅速、精简、保密。各级领导要重视做好文书处理工作。

3.2 文件收发与阅办

3.2.1 除公司领导亲启文件外，凡来公司文件均由总经理办公室文书统一签收、启封、编号登记，并按文件性质分办。凡公司领导亲启文件或公司、中层领导在外开会、工作时带回的文件，一律交文书登记，并组织阅办。

3.2.2 来文分办一般采取分层负责的原则，按照日常工作的程序办理，凡问题重大的来文(如上级指示、规定、通报、兄弟单位重大工作联系和下级请示报告)，均报请公司领导阅示，文书按领导指示组织传阅办理；紧急的来不及送公司领导阅示的公文和一般来函，按各职能部门的职责范围，可直接分交有关部门办理。

3.2.3 各级领导在阅示文件时，应示明办理要求和期限。凡需两个以上部门协同办理的文件，应示明主办和协办。

3.2.4 文书应及时阅示传阅，不得积压。各部门专兼职文书、档案员收到文件后，应立即登记，及时转交本部门领导阅办。办文部门应按照公司领导批示或总经理办公室交办的期限，认真做好有关工作，并把文件及时退回文书。在退回的文件上，办文部门领导必须签署工作完成结果和日期。办文部门若发现文件不属本部门业务范围或其它疑难问题，应在接到文件的当天立即退回文件或反馈信息，并说明理由，以免积压造成误事、误时。

3.2.5 严格注意文件的完整。文件和附件、报告和批复，均不得抽存和分开，文书若发现不符，要及时催收补全。

3.3 文件阅读与保管

3.3.1 严格执行文件的阅读范围，不得随意扩散。因工作需要，经公司或部门领导批准，主办部门的有关人员也可阅读有关文件。需要向干部、党员、群众传达的文件，按中央、国务院和省、市的规定执行。

3.3.2 应在阅览室、办公室阅读文件，密级文件应按公司保密制度规定阅读。因工作需要必须带出时，需经公司领导或总经理办公室负责人批准，借阅按规定办理手续，用后及时归还。

3.3.3 各专、兼职文书档案员要妥善保管文件，做到自己取退、收发、登记，存放有专柜，借用办手续，丢失有追查。

3.3.4 绝密文件不准摘抄和翻印。机密以下文件摘抄，必须抄在专用保密本上。专用保密本用完之后，交档案室保管。

3.4 文件催办与清缴

3.4.1 催办工作的内容包括：上级文件、指示需要报送结果和报告执行情况的；公司各部门的请示报告需要批复的；总经理办公会、月度司务会议布置的工作需要掌握进度与结果的；以及领导交办的事宜。

3.4.2 严格文件清退制度。各部门专兼职文书档案员有责任对本部门公文进行催办，随清随退。一般传阅性文件限在三天之内，承办文件不得超过一个月，每月五日前，将上月公文全部退交总经理办公室文书。总经理办公室清理文件，一般实行每月一小清，季末一中清，年终和逢重要节假日(如国庆、春节等)进行一次总清；每半年向各领导、各部门进行一次文件清缴工作(包括上级来文与自行复印的来文、内部刊物和公司自己形成的重要公文)。

3.4.3 销毁不归档的文件材料，一般统一由总经理办公室负责鉴别后，派专人烧毁或送到指定的纸浆厂监销。

3.5 文稿起草与审核签发

3.5.1 凡以公司(党委、行政)名义呈报、下发的各类文稿，包括决定、决议、布告、通报、请示、信函及有关交流材料和会议纪要等，除综合性的直接由总经理办公室、党委工作部拟稿以外，均由各职能部门负责起草、审核。总经理办公室、党委工作部门分别从方针、政策和文字上核稿并会签，随后转呈有关领导签发。以职能部门名义印发的文稿，由部门主管审核并签发。部门在起草公文时，应按国家统一规定的格式。

3.5.2 文件起草、修改、审核、签发一律使用钢笔或毛笔，禁用圆珠笔、铅笔，并一律用方格纸誉写。首页统一用公司标准发文稿纸，并注明标题、文号、日期、拟稿人和审核负责人、签发人、主送和抄送机关名称等。如有附件还需注明附件名称。

3.5.3 要明确文件的行文关系，一般以不越级，不横传为原则。以公司名义上呈请示、报告，不能同时送两个机关，要根据内容确定主送和抄送单位。文件的主送单位，应写单位名称，不写个人名字。

3.6 文稿打字、校对与印发

3.6.1 凡需打字的文件，必须执行文件起草有关规定，拟稿、审核、会签、签发手续齐全。

3.6.2 以公司名义印发的文件，由公司总经理办公室统一按内容分类编排文号。需保密印发的文件，必须注上“保密”字样。

3.6.3 文件打字后，由文件起草部门拟稿者负责校对，随后交付油印(或复印)。

3.6.4 凡以公司名义上报的材料，一律由文件起草部门承办开信封，交总经理办公室统一函寄；下发各部门、分厂(分公司)的材料，由总经理办公室负责送发。

3.7平时收集与分类立卷

3.7.1平时收集与分类立卷是文书处理的一项重要工作．文书应负责做好对处理完毕或示存的文件材料和公司自已形成的重要文稿的收集与保管。

3.7.2 建立健全平时归卷制度，随办随归。各部门文书档案人员要及时催收本部门承办公文并交总经理办公室，不得积压或延缓。

3.7.3 临时突击性地收集档案，是平时收集工作的一种补充，主要是结合保密检查、节假日清理文件、调整机构或人事变动来进行。

3.7.4 立卷时要保持文件材料的完整性，坚持“三不收”，即正文与附件、请示与批复不放在—起、文件不完整的不收；用园珠笔拟稿的不收；拟办部门文件看不清楚的不收。同时，也要防止“玉石不分”的现象，讲求准确性。移交归档

4.1 各部门应根据《文件材料归档及保管期限的规定》，及时向公司档案室上交归档范围内的文件材料。

4.2 总经理办公室负责每年4月底以前将上一年形成的文件材料进行整理、预立卷，并一式二份填妥移交清单后向档案室移交。档案员清点无误后方可予以接收，并在移交清单上签字，双方各执一份供备查。

4.3 文件材料立卷归档的具体要求

4.3.1 文书档案按以“问题法”分类立卷。

4.3.2 要简明确切地拟制案卷标题，一般包括作者、问题、文件名称三部分。

4.3.3 卷内文件的排列要有条理，保持文件的自然形成规律，反映文件之间的历史联系。卷内目录填写要清楚，主要包括文件顺序号、文件处理号(类别号)、文件标题、收发文号、日期、份数、起页张数等部分。

4.3.4 案卷装订要整齐、美观、结实，五年以下暂存文件可不装订。

4.3.5 案卷封面书写要工整大方，正确填写案卷标题，并在卷首处填写案卷号、年份和保管期限。

4.3.6 所有归档的案卷，应按分类方案顺序排列，并编制案卷目录，填明案卷号、案卷标题、案卷起止日期、卷内文件份数、页数及保管期限等。保管鉴定

5.1 鉴定标准，根据《文件材料归档及保管期限的规定》执行。

5.2 鉴定工作的组织领导，在档案管理部门主持下，由公司分管领导、总经理办公室和有关业务部门负责人、专业人员和档案员组成鉴定小组，每隔3—5年左右，对各种保管期限的档案，进行一次鉴定．并写出鉴定报告(注明鉴定意见、鉴定日期及鉴定负责人签名)，对已失去保管价值(保管期限)的档案，按规定加以销毁。

5.3 档案的销毁，经过鉴定，需要销毁的档案应编制销毁清册，征求有关部门意见，报请公司分管领导(有的需报请上级主管部门)批准后方能销毁。销毁档案注意安全保密，文书材料档案由档案管理部门和主管部门共同派员销毁。销毁后监销人应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁方式(焚毁或送纸浆厂)和日期。

5.4 文书档案的保管期限，按国家规定一般分永久、长期、短期三种，具体见《文件材料归档和保管期限的规定》。

5.5 严格按“七防”要求做好库房管理和档案的保护工作，维护档案安全，防止失密。借阅利用

6.1 凡公司员工因工作需要查阅与本业务工作有关文书档案，需持有本部门主管领导签证档案室方予借阅；若调阅“绝密类”案卷须经党委工作部门或总经理办公室领导批准。

6.2 查阅档案原则上仅限在阅览室进行，未经档案管理部门同意不得抄录复制，因特殊情况需借出案卷，须经档案管理部门主管部长批准，一般时限为一周，不得转借或遗失；绝密案卷一律不借出。

6.3 凡外单位借阅、利用公司文书档案资料，须持单位介绍信，并注明查阅内容、利用目的。经总经理办公室领导批准后档案室方能提供借用。

6.4 借阅人员应严格遵守保密制度，切实负责所借案卷的安全，不得损坏、涂改、圈划、拆卸档案材料，不得翻阅案内的无关文件，做到不该看的不看，不该说的不说。

6.5 案卷借阅和归还时，必须严格履行登记手续，当面点交清楚。归还时应检查案卷有否损坏或遗缺情况，并在登记簿上签收注销。统计检索

7.1 文书档案的统计工作主要形式是：

a卷内目录，用来登记和统计单份文件的数量；

b案卷目录，用来登记和统计案卷的数量；

c总登记簿，用来登记档案室收进、移出变化情况的实存数量；

d文书档案工作基本情况统计表，主要填明文档室建立情况、保存数量、库存面积、档案借阅与编研情况等。

7.2 文书档案的检索，要逐步应用计算机辅助管理手段，建立和形成文书档案的高速检索系统。

篇2：国企文书档案管理规定

命令、令；议案；决定；意见；公告、通告；通知；报告；请示；批复；函；会议纪要 行政机关的公文种类主要有:（1）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（2）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（3）公示

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（4）通告

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。（5）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。（6）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（7）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（8）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（9）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。（10）批复

适用于答复下级机关请示事项。

（11）意见

适用于对重要问题提出见解和处理方法。（12）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（13）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

2.文书档案的版本

公文在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，会产生不同的稿本。（1）草稿

草稿是供讨论、征求意见、修改审核的原始的非正式文稿，不具备正式公文的效用、一般标记有“讨论稿”、“草案”、“初稿”、“征求意见稿”等字样。（2）定稿

指经机关单位领导人履行法定程序审核并批准签发的文件稿本

（3）正本

指根据定稿按规定格式印制的供向外发出的正式文本。正本具有标准的公文格式和法定的效力。（4）副本

指公文正本的复制件或复份。正本复份的内容和外形特征和正本基本相同，只存在送达对象和使用目的上的差别，正本送达主送机关，副本送达抄送机关或由本机关留存备查、归档，它具有正式公文的法定效用、复制件的公文副本（抄本、复印本），因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作为参考、备查，一般有“副本”字样标记。（5）存本

指发文机关留底存档的文本。存本指不对外发送的，一般不加盖印章或签署。起存档及正本核对查清的作用。（6）试行本

又称试验推行本，指规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。一般在公文标题后标有“试行”的字样。（7）修订本

指已发布生效的公文，经实践检验重新修正补充后再发布的文本，是规范性公文正式正本的一种特殊形式。修订本生效之日，即是原文本废止之时。一般在公文标题后标有“修订本”字样。

3．公文的分类：

（1）按公文的来源分类 机关或部门的文件，按照公文的来源可以分为外机关发来的和本机关撰制的两大类。其中，本机关撰制的公文又可分为向外机关发出的和在本机关内部使用的两种类型。因此，按照公文的来源，可将公文划分为外来文件、对外文件和内部文件三类。

（2）按公文的行文关系分类

行文关系是指机关与机关之间的公文往来关系。这种关系根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系、文件的去向，划分为上行文、下行文和平行文三类。

①上行文：指下级机关向所属的上级机关报送的公文，如报告、请示，还包括某些函、意见等。上行文可分为逐级上行文、多级上行文（即同时向几层次的上级行文）、越级上行文。

②下行文：指上级机关向所属下级机关发送的公文，如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要，还包括部分意见和某些函等。下行文可分为逐级下行文、多级下行文、直达到底的下行文。可向公众公开的公文，如公告和通告，也可视为下行文。

③平行文：指向同级机关或没有隶属关系的机关传递的公文，如议案、函。（3）按公文的密级程度分类

按照公文的密级程度可将公文分为普通文件、秘密文件、机密文件和绝密文件。（4）按公文的性质和作用分类

按照公文本身的性质和作用可将文件分为指导性文件（如命令、决定、批复、意见等）、报请性公文（如请示、报告、意见、议案、函等）、知照性公文（如公告、通告、通报、通知等）、商洽性公文（如函）、记录性公文（如会议纪要）。（5）按公文制发机关的性质和公文内容分类

按照公文制发机关的性质和公文内容可将公文分为法规文件、行政文件和党内文件三类。常见的公文分类还有：以文件的急缓程度，可将公文分为特急件、急件和平件；以文件的使用范围，可将公文分为通用文件、专用文件和技术文件；以文件的发送目的，可将公文分为主送件、抄送件和批转件、转发件；以文件的处理要求，可将公文分为需办文件（办件）和参阅文件（阅件）等。4.公文的书写格式

一份标准规范的公文，必须包括以下项目：发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间和主题词等。这些项目就是公文的构成要素。公文的格式主要指公文构成要素在公文文面上的位置和书写样式。

公文的格式一般包括眉首、主体和版记三个部分。（1）眉首部分

公文的眉首是公文的版头部分，又叫文头。位于公文首页红线以上，包括公文的格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标识，发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。

①公文格式代码又称公文检索代码，是指代表公文类型的标识符号，由9位阿拉伯数字 组成。标识于公文首页发文机关版头左上角。按一定的规则将公文逐一编制代码，使每份公文都有唯一的标识，以便于计算机识别和处理。目前，公文检索代码的国家标准尚未公布。②公文份号指同一公文在其总印数中的序号（主要针对秘密公文）。有份号，在登记、分送和清退时均可对号清点，便于查明责任，加强公文管理。份号由6位阿拉伯数字组成，标识在公文检索代码的下方，前面冠以“No”符号。数字不足规定数时，可用“0”补齐。

③秘密等级（简称密级）指公文秘密程度的等级，分有绝密、机密、秘密三个等级。由公文制发机关根据公文内容的秘密程度来划定。秘密等级标注在公文份号的下方。

④紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。分特急。加急。急件三种。紧急程度标注在密级之下。需要说明的是，有的急件是标题的文种前面标明的，如《中共中央、国务院关于切实减轻农民负担的紧急通知》。

⑤收文处理标识包括收文单位名称、收文编号、收文时间、档号等项目，标注于公文首页版头右上方空白处，由收文单位加盖收文处理章标识。

⑥发文单位版头（简称文头）是发文单位制发正式公文时使用的有固定版式的发文机关标识。发文单位版头由发文机关全称（或规范化简称）加“文件”两字组成。如国务院文件、XX县政府文件等。发文单位版头居中套红印在公文首页上部，版头下面有一间隔横线，将文头区和行文区分开。

⑦发文字号指发文单位编排的公文代号，由发文单位代子、发文（加括号）和发文顺序号组成。如中发（1998）5号，表示中共中央1998年第5号发文。国发（1990）19号，表示国务院1990年第19号发文。几个单位联合发文时，只标明主办单位的发文字号。编制发文字号是为了统计发文数量，发文字号在查找和引用时可作为公文的代号使用。发文字号的书写位置：有版头的公文，标在公文版头之下，间隔横线之上，居中书写；使用信笺头的公文，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，靠右侧书写；“命令、令”公文则在标题下面居中书写。

⑧在公文中标注签发人的姓名，表示公文生效并对该内容郑重负责，一般供上行文选用。签发人的姓名标注在发文字号的右侧。（2）主体部分

主体部分反映公文的主要内容，又叫公文的行文部分，位于首页红线以下与末页主题词之间。包括公文标题、题注、主送单位、正文、无正文说明、附件说明、发文单位署名、成文日期、单位印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项内容。

①公文标题应准确、完整地概括公文的主要内容，并标明发文单位名称和公文文种，即标题应由发文单位（责任者）、事由和文种组成。如《XX县档案局关于加强档案工作的决定》，其中“XX县档案局”是发文单位，“关于加强档案工作 ”是事由，“决定”是文种。标题起着提示的作用，使人一看便知公文是哪个单位发的，说的是什么问题，属于何种公文。公文标题的三个组成部分，一般都要写完整，但也有部分省略的情况，比如根据具体情况，有的可以省略发文单位，有的省略事由，只保留文种。

②题注是对公文标题的注释说明。主要用来注明法规性公文或经会议讨论通过的公文产生的法定程序和时间等。题注位于公文标题之下，一行或多行居中书写，用圆括号括住。如《中华人民共和国专利法》的题注是：（1984年3月12日第六届全国人民代表大会常务委员会第四次会议通过）。公文若采用题注的形式，一般就不再用主送单位、发文单位签署、成文日期等项目。

③主送单位指受理公文的单位。位于标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写，末尾加冒号。在文件中，标题与中文之间的称呼，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”即为主送单位。

④正文是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。正文包括导语、正文主体与结束语三部分。

⑤无正文说明指由于篇幅所限，当公文生效标识（即落款）与正文不能同处在一个页面上时，为维护公文的完整性而作的说明。其位置是在发文单位落款的左上方第一行顶格书写“此页无正文”。⑥附件说明用来说明附属在公文正件之后有关材料的名称及件数。附件也是某些公文的重要部分。一些用于发布法规性公文的命令或转发某一公文的通知，附件往往起着主要公文的作用，正文只起着批准、发布或按语的作用。附件说明位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明所附材料的名称及件数。然后，再另起一页附上所列的附件材料。

⑦发文单位署名（又称落款）是指公文的法定作者，一般在正文或附件说明之后署上制发该份公文的单位名称。

⑧成文日期指公文形成的时间。成文日期是公文生效及日后查考的重要依据之一。成文日期的年、月、日不能省略。如不能将2005年11月18日写成05年11月18日。⑨在公文上盖印成为用印，是制文单位对公文生效和确认无误的凭证。各单位的印章均由其上级领导机关制发，印章的规格、样式，由国家统一规定。印章一般盖在公文的末尾，年、月、日的中间。

⑩注释或特殊要求说明用来说明公文中某些在其他区域不便说明的各种项目。如需要加以解释的名词术语，以及说明公文的阅读范围和使用方法等。

公文的阅读范围主要指公文发送范围内规定的阅读对象，一般写在成文日期的左下方，文尾部分“主题词”之上，用圆括号，如（发至县团级）、（发至省军级）等。（3）版记部分 公文的版记即公文的文尾部分，位于公文末页下部，包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间、印发说明和页码等项目。

①主题词指能够准确表达公文主题内容的规范用词。公文标注主题词是为了办公自动化的需要。1985年以来，中央和地方的党政领导机关推行了各种公文标注主题词的制度，这一制度标志着公文管理进入了现代化阶段。

各单位使用的主题词，来自1997年12月20日国务院办公厅秘书局的《国务院公文主题词表》。该表分有15大类，1049个主题词。

公文主题词的标注位置在注释或特殊要求说明的左下方，文尾横线的上端。一份公文根据其内容一般选用两三个主题词，最多不超过5个。词目之间留有一个字的间距。②抄送单位指除主送机关外的，其他需要告知公文并要求协助办理的有关单位。抄送单位标注在主题词的下方，并用于图文区等长的横线将其和主题词隔开。抄送单位名称使用全称或规范化简称。

③印发机关和印发时间。印发机关不是指公文的发文机关，而是指具体负责印制公文的主管部门，一般应当是发文机关的办公部门。如果发文机关没有单设的办公机构或文秘部门，也可直接标识发文机关。

印发时间不是指公文的成文时间，而是指公文实际付印的日期。印发机关和印发实际位于抄送机关之下，无抄送机关的就直接位于主题词之下。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用阿拉伯数码标识，后加“印发”两字。

公文如需翻印，还应当在“印发机关和印发时间”之下标识翻印机关的名称和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要标明“翻印”两字。

④印发说明（又称印制版记）主要指公文印制情况的记载，包括公文制发单位的名称、印发日期和印制份数等。印制单位一般是各单位的办公厅（室），要使用全称或规范化简称；制发时间是秘书部门起印公文的时间，年、月、日要写全；印制份数是该公文所印的数量。印发说明位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧标注制发时间，行尾空一个字。在制发时间下方画一条图文区等长的间隔线作底线，在底线下面靠右侧的地方标注印制份数。

篇3：国企文书档案管理规定

基层医院文书档案管理员要做好文书档案管理工作首先要工作积极。这个积极不光是埋头苦干, 由于许多领导对档案工作很不重视, 把档案工作看过是个简单的收集整理, 从而在设备、财力、人员上不提供支持, 档案管理人员要积极向一把手汇报工作, 引起一把手重视, 俗话说“会哭的孩子有奶吃”, 只要汇报好了, 引起领导重视, 才能使档案工作更好的开展, 才能使单位加大对档案工作的资金、技术、培训的投入。二要提高档案知识水平。档案管理员应积极参加档案知识培训, 熟练掌握文档管理知识, 熟知《文件归档范围和保管期限表》, 按规定的要求和方法对档案进行收集、整理、鉴定、编目、保管等, 并且结合医院发展形势、特色和实际需要, 对文件归档范围进行补充与修订。三要提高档案利用的积极性。基层医院文书档案管理员不要坐等档案上交的被动服务方式, 不要仅局限于文书档案的收集、编目和保管, 而是要提高档案资源开发意识, 增强档案资源开发主动性, 结合单位工作主动进行文书档案深层次的开发与利用。四要积极做好各部门科室档案管理员的培训与管理。由于各科室部门档案员一般是由从事医疗、护理人员兼职的, 医院一般不派其参加档案专业知识培训, 这些档案员多是凭经验, 对档案业务一知半解, 档案业务知识存在欠缺, 致使对文件归档范围出现模糊, 经常出现把不需要归档的文件归档了, 把需要归档的文件保留或丢弃、销毁了, 这样就造成文书档案收集的不完整。档案管理员应积极做好各部门科室兼职档案管理员的培训与指导, 与各部门科室做档案移交时应严格把关, 按照有关标准和要求对上交归档的档案认真逐一检查核对, 凡应归档文件不符合规定要求的, 均要求科室档案员重新进行归档, 直到归档达标。五要积极加强文书工作人员的档案工作意识。众所周知, 文书工作与文书档案管理工作是密不可分的, 文件是档案的前身, 档案是文件的归宿。但在实际工作中, 由于文书工作人员在日常工作中处理文件时没有档案意识, 都是在要求档案归档工作中才意识到文件质量的重要性, 但这时已有很多文件已经无法达到归档标准, 从而影响了文书档案工作质量。因此必须加强文书工作人员的档案意识, 指导文书人员规范用纸、装订、附件、文种、办理程序、原稿、编号等情况。六要结合医院实际做好文书档案规范化保管。目前基层医院大多都没有对文书档案管理进行计算机网络管理或档案管理不规范, 这就给各部门科室造成了文书档案查、借阅的不方便, 文书档案管理人员不要仅局限于文书档案的保管, 还要结合医院实际做好档案的规范化保管, 不仅方便查阅, 还要查准、查全, 杜绝因查阅率低而使部门科室不愿意将一些属于归档范围的档案及时交档案室统一归档, 而人为的造成一些重要资料的流失。

摘要：医院文书档案在单位建设和卫生事业发展中越来越发挥着举足轻重的作用, 普遍的因为档案管理工作不能给医院带来最直接的经济效益, 所以基层一把手对档案工作很不重视, 甚至认为档案工作无足轻重, 致使文书档案管理存在着文件归档范围不明确、文书档案收集不完整、档案管理人员档案业务素质相对薄弱以及档案管理不重视等, 从而影响了文书档案的质量。本文结合自身工作经验, 谈谈基层医院文书档案管理员自身应从哪几方面做好档案管理工作。

关键词：基层医院,文书档案,管理

参考文献

篇4：浅谈文书档案管理

【关键词】电子文件；档案管理；问题

引言：

伴随计算机技术和互联网应用的普及，网络的开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入网络。电子系统中大量的公文通过网络发布、高效流转，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件档案。

文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。

一、应用办公自动化的文书档案管理的优点

（一）提高办公效率。 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。档案管理工作中，在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序。因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

（二）信息共享。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以准确查找文件，不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门情况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

（三）保存稳定性。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命更长。纸张的耐久性取决于保管条件，如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

（四）提高了文件传递的速度和安全性。日常公文办理过程中，办理人员因为某些原因，使文件在传递过程中丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过办公自动化系统进行传递，遇到出差等情况，还可以通过VPN设备，进入公司内网进行办公，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

（一）电子文件保密性受限制。电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

（二）对档案综合管理人员要求高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。实现档案信息办公自动化，不仅满足于一般的计算机操作水平、较高的知识层次和先进技术水平，更要有高度保密意识。

三、针对在实践应用过程中遇到的问题我提出了几点方法

（一）办公自动化系统内、外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

（二）提高档案人员的综合素质：1、从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果；2、以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分；3、加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

（三）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。

参考文献：

[1]邓邵兴，档案管理学，中国人民大学出版社.

[2]董永昌，电子文件与档案管理，百家出版社.

篇5：文书档案管理

⒈文书的作用：①指导作用②规范作用③联系作用④记载凭证作用。

⒉文书的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥试行本⑦修订本⑧各种文字文本。⒊行文制度是公文在撰写制作过程中必须遵守的规定和准则，主要包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面的内容。⒋认清行文关系：行文关系是指各级各类之间因文件往来而构成的关系。各个不同组织之间构成不同的组织关系。目前我国各级各类组织的关系主要有四种类型：领导与被领导关系、业务指导关系、平行关系与不相隶属关系。

⒌明确行文方向：行文关系决定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三种。

⒍确定行文方式：从行文方向来看，下行文可采取逐级行文、多级行文和直达行文等方式；上行文除采取逐级行文、多级行文，还可采取越级行文。⒎收文程序：签收、拆分、登记、分发、审核。⒏制文环节：草拟、审核、会商与会签、签发。

⒐制发环节：标注文件管理信息、复核、排版、校对、缮印、用印、登记、分发。⒑文件整理与归档工作的意义：⑴文件整理是档案整理的前提。⑵文件整理是文档管理的重要建设。⑶文件整理是开发档案信息资源的重要基础。⑷文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸归档是把文件转化为档案的重要标志。

⒒全宗是指一个法人或自然人在社会活动中所形成的全部档案的总和。⒓了解归档文件的整理：⑴整理单位①文件正本与不同稿本②正文与附件③正文与文件处理单④原件与复制件⑤转发文与被转发文⑥报表、名册、图册（本）⑦来文与复文⑵文件修整①修裱破损文件②复制字迹模糊或易褪色的文件③折叠超大纸张④去除易锈蚀的金属物⑶文件装订⑷归档文件的排列⑸归档文件的编号①件号❶室编件号❷编号项目 ②编号项目❶必备项目：全宗号、、保管期限、件号❷选择项目—机构（问题）项❸归档章 ⑹归档文件的编目①件号②责任者③文号④题名⑤日期⑥页数⑦备注⑺归档文件的装盒。⒔档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，实际业务工作多是后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。⒕鉴定档案价值的标准：鉴定档案价值时使用最广泛的基本标准是文件内容、文件的形成者、文件的形成时间、文件的名称以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。⒖文书档案的保管期限为永久和定期两类。定期一般分为30年和10年。⒗安装密集架对地面的承重能力有较高要求，若在二楼以上的房间内安装，楼板承受力一般需在600公斤/平方米以上。

⒘档案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。⒙科技档案的特点：⑴专业技术性⑵成套性⑶动态性⑷多样性⑸保密性。

⒚科技档案的归档要求：归档保管的科技档案的内容必须齐全、完整、准确、系统。载体材料应质地优良，不得有污损、受潮、破裂等现象。文件材料应采用耐用性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。文件材料应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。大图纸应折成A4幅面。

⒛人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点。

21.保管底片最适宜的温度是13℃~15℃，湿度为35%~45%。保管照片最适宜的温度为14℃~24℃，湿度为40%~65%。

22.文档一体化系统一般包含文件管理、档案管理、数据维护、系统维护四个模块。

23.在现代，文书有两种含义。第一种指物，是人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。第二种指人，是对各级各类组织中管理文字材料工作人员的特定称谓。文书包括私务文书和公务文书。24.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

25.档案的特点：一是档案来源广泛。二是档案内容具有社会实践性。三是档案的本质属性是原始记录性。四是档案必须是有价值的。五是档案的形式多样。

26.文书与档案的关系：文书是档案的前身，档案是文书的延续。文书是档案的主要来源之一，档案则是文书的主要归宿，所谓“今日之文书，明日之档案”就是这个意思。27.参谋咨询：⑴认识档案咨询服务的类型。①按内容性质，可将档案咨询分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。②按难易程度分，可将档案咨询分为一般性咨询和专门性咨询。③按咨询形式，可将档案咨询分为口头咨询和书面咨询。⑵明确档案咨询服务的步骤。①接受咨询问题。②分析咨询问题。③查找档案材料。④答复档案材料。⑤建立咨询档案。28.举办展览：Ⅰ认识档案展览的类型。⑴按展览的时间划分。①长期陈列②临时展览。Ⅱ案展出的内容划分：⑴综合性档案展览。⑵专题性档案展览。Ⅲ明确档案展览的形式⑴固定展览⑵网上展览⑶巡回展览。Ⅳ明确档案展览的组织⑴确定主题⑵精选材料⑶设计格局⑷保证档案安全。

28。提供阅览： ⑴熟悉档案阅览服务①选址适当②分区合理③设备齐全④制度健全⑤工作人员要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。⑵了解档案外借服务①借阅证制度②代卷（盒）卡制度③借阅审批制度④催还和续借制度。

篇6：文书档案管理制度

文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。

一、收文制度

1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。

2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。

3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。

二、发文制度

1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。

2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。

3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。

三、档案管理制度

（一）归档范围

1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

2、重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。

5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。

7、公司及各部门的工作计划、总结。

8、本公司的各种统计报表。

9、信访工作材料。

10、本公司与有关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。

11、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

12、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

13、专业技术职称评审材料。

（二）归档时间

1、各部门应主动在每年元月底将上具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人不能把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。

2、每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一的部门文书档案，并办理移交手续。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

4、基建、工程项目竣工验收后，三个月内归档。

（三）归档要求

1、归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带，都必须齐全、完整、系统、条理，保持有机联系。

2、归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。出现上述情况，文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。

（四）档案管理

1、档案管理：依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，案卷排列并编制案卷目录。

2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案，定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

4、档案的销毁：文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司质管部及相关领导批准后，编制销毁清册，办理销毁手续，方能销毁。销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

（五）档案利用

1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，并在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限及利用目的。

2、档案利用方式有：提供档案原件、提供档案复印件、提供文献索引资料。

3、借阅人员不准随意拆卷和任意抽、换卷内文件或剪贴涂改字句，不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司领导批准后才能摘抄和复制。

篇7：文书与档案管理

1．文书的格式是-----文书的表现形式。2．公文纸介质表现形态包括---开本、规格、印刷、装订。3．“关于评定业务支撑文件”的组卷方法是问题特征

4．公文主体一般由---标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等要素组成。

5．公文的版记由---主题词、抄送机关、印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。

6．及时、准确、安全是文书工作的原则 7．正本可分为---定型本、试行本、暂行本、修订本。

8．正本和副本的本质区别是---它们的作用和目的的不同。

9．组织机构一是对内部组织机构一直固定不变的立档进行分类。

10．从行文关系上划分，文书可以分为---上行文、平行文、下行文。11．《北京市解放初期大事记》是指国家或地区大事记

12．本机关收到外机关发来的文件称为收来文件。

13．从文件的使用范围来划分，文书可分为---通用文书、专用文书、技术文书。14．发文机关留存的印刷本是指存本 15．根据决定的性质，可将其分为---法规性决定、指挥性决定、知照性决定。

16．通报适用于---表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。

17．简报的特点是---简、实、快。

18.签发是指领导人对文件的发出签具意见

19．行文制度指的是---机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定，包括行文关系、行文方式和行文规则。20．行文制度包括---行文关系、行文方式、和行文规则三个方面的内容。

21． 鉴定档案价值的基础是分析文件的内容

22．档案复制本根据利用单位的不同需要，可以分为副本和摘录

23．发文处理有—八个工作环节，收文处理有--八—个工作环节。

24．校对要以---定稿为依据。

25．拟办的特点是—参考性、差异性、概括性。

26．上行文是指请示

27．档案常用分类方法有三种，即---分类法、组织机构分类法、保管期限分类法。

28拟办：公文的拟办就是指文秘部门承办人对于收文准备如何处理提出初步方案和

意见，以供领导人批示、决断时参考。一般由文秘部门的办公室负责人或业务部门承办人提出拟办意见全宗编号的主要方法是---流水编号法。

29．承办是同属于发文处理和收文处理程序

30．案卷目录由--封面、序言、目次、简称与全称对照表、案卷目录、备考表六部分组成。其中—封面和案卷目录是主体部分。

31．档号由四部分组成，分别是—全宗号、案卷目录号、案卷号、页号或件号。32．档案检索包括---对档案信息分析存储和根据需要进行查找---两个阶段。

33．档案著录工作主要包括---著录项目、标识符号、著录格式、著录级别---和著录项目细则等内容。

34．文公用纸一般采用国际标准A4型 36．中华人民共和国档案分类表以一览表的形式共设置了—19—个基本大类。其中A代表--中国共产党党务—B代表---国家政务总类。

提高办公的时效：文件办理的时间量是个弹性很大的问题，因为很难事先制定个收发文计划去精细地进行时间的量化预测。但是，这并不等于此问题根本不能谈。因为就每个具体环节进行时效分析还是可以的。为此，除加强文书人员的责任心和提高其业务素质外，还可从健全文书办理的制度来加以保证《中国档案主题词表》主要由---主表---及其---词族索引、范畴索引、首字笔画简字表----和附表、附录构成。

38．检索档案工具的基本职能有两点：一是---存储档案信息----一是---查检档案信息。

39．档案检索工具按编制方式划分，可分为---目录、索引和指南---。

40．维护档案完整与安全是档案保管工作的最基本任务

41．档案计算机检索的流程包括----输入、输出两部分。

二、名词解释

1．文书-----概括地说，文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的 具有应用性的和特定格式的文字材料。2．公务文书----是指国家机关、社会团体、企业事业单位的行政机关在管理过程中所形成的具体法定效力和规范体式的书面文字材料。

3．人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其出去的检索工具

4．文书档案----文书档案是各级机关、团体、企事业单位及个人，在社会活动中，为处理公务及私人事务而形成的档案。5．专门档案----是各机关单位在进行某种

专门业务工作中形成的档案。主要有：干部档案、会计档案、诉讼档案、教学档案等。

6．平行文：是指同级机关过着不相隶属的机关之间来往的文件没。这些法定的机关与组织可以在自己的职权范围制发相应的公文。

7．文书工作-----通常也叫文书处理工作主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。一个机关的组织或办事机构，围绕公文的形成、处理与保管工作，需要有一系列的工作环节，形成一个运转流程，在这一流程中所做的一切工作，都是文书工作。

8．档案管理----也称档案工作或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。9．公文的文体----是一种兼有议论文、说明文、记叙文三种表达方式和一般特点的应用文。

10．定稿----公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件，因此，定稿是机关制发文件的唯一可靠标准稿。

11．正本----是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。正本具有标准规范的格式和生效标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保护。

12．存本---是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印刷本。

13．副本---是指公文形成之后由于工作的需要，往往使正本文件发生许多增值或变态文本，这种根据公文正本复制、誊抄的其他文本称为副本。

14．计划---对即将开展的工作所做出的系统化条理化的安排设想的书面表达形式。15．简报---是机关、团体、企事业单位用来指导工作、向上级机关反映情况和文题、交流经验以及沟通信息的一种公务文书。16．总结-----是指对已经完成或正在进行中的某项实践活动的效果、作用及其经验教训进行评价，并在此基础上归纳分析而形成的文字材料。

17．调查报告-----以书面报告的形式反映调查研究所获得的信息与结论的一种实用性文体。

18．司法文书----是指案件当事人或参与人，为要求司法机关按照法律程序、运用有关的法律条文有效的保护自身合法权益而制定的文书。

19．人事文书---是指各级机关在干部人事管理工作中形成的，反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。

20．会计文书---是本机关单位在经济活动和财务收支过程中，进行会计核算所形成的各种材料的总称。

21．主题---又称主题思想，通常是指文章中所反映的中心思想，即文章所表达的全部内容中那个贯穿全篇最基本、最主要的思想。

22．结构----在这里指的是一篇文书的内部构造，及文书内容的组织和安排。23．文书语言---文书语言即实用性文体语言，它是用于社会活动、具有实用文特点、反映社会实践活动的规范化的语言体系。24．签发---是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文，并签注自己姓名和日期的环节。

25．用印---是指在需要用印的文件上盖上发文机关的印章的程序。用印是文件生效的标志，因此需要用印的文件只有加盖了发文机关印章之后才能生效。

26．拟办---是对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见，以供领导批办时。27．承办---就是遵照领导人对文件的批办意见，根据来文内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序。

28．查办----是指按照文件办理时限，秘书部门对承办工作进行检查与催眠，防止文件处理的漏办和延误。

29．档案保管期限表----就是用表册的形式列举档案来源、内容和形式 并指明保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值、确定档案保管期限的依据。

30．档案分类方案----就是标列各个类目名称，标示全宗内档案分类体系的纲要。具体而言，就是在分类之前，须先确定分类的级次，以及每一级采用什麽样的分类方法或每一级的主要内容，然后把各个类目的名称一一列举出来，形成一个大纲。31．全宗----是指一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的全部档案。32．档案鉴定工作指导思想是：1全面的观点2历史的观点3.发展的观点

33.档案著录——是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。赋予其主题标识的过程，称为主题标引。表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。

34.档案编研工作——是以馆（室）藏为主要对象，满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，并参加编史修志一集撰写专门著述的一项工作。

35、档案鉴定工作——是指档案部门或档案人员按照一定的原则、方法、标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并予以销毁的一项档案业务工作。

36、档案标引——是指对文件或案卷进行主题分析，把自然语文转换成规范话检索语文的过程。给予文件或案卷以主题标识 的过程称为主题标引。

37、档案存贮缩微化——就是用照像设备或其他摄影方法，把以纸张为载体的档案材料按照一定的比例缩小，摄录在胶卷或者平片上，也就是将档案胶卷化，平片化。

38、特殊载体档案——主要是指声像档案和机读档案。声像档案包括影片、照片、录像等档案；机读档案指用于存储计算机数据的磁盘、磁带、光盘等。

39、档案工作标准化——是指档案工作领域内，由档案行政事业管理机关，或者会同标准化主管机关以及各有关部门共同协商，共同参与制订档案工作的管理、原则、方法、质量、规格、概念、设施等，同意的衡量准则、技术规范，并且予以贯彻执行和修订的全部活动过程。

三、简答题

1．文件有何作用？——文件的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。具体包括以下几方面：

1、上传下达作用；

2、公务联系作用；

3、凭证记载作用。

2、文书工作有何重要性？——

1、文书工作是机关行政管理工作不可缺少的重要工作；

2、文书工作是机关工作的纽带；

3、文书工作是保守党和国家机密的重要环节；

4、文书工作是档案工作的基础。

3、编研工作的内容——1熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料。2汇编现行机关的档案问及和编撰档案史料。3以馆藏为基础，参加历史研究和编史修志，撰写有关的文章和著作。

4．文书工作组织形式选择的依据是什么？——本机关的工作性质、任务和职能范围；本机关内部机构设置的层次与数量；本机关收发文件的数量；本机关各组织机构驻地的情况；人员的配备情况等。

5.文书立卷是整理与保存文件的一种方法，即文书部门对办理完毕的公文材料，将其中的有查考、有保存价值的，按照他们的形成过程中的联系和规律组成案卷，这就是文书立卷。

6、试析报告和请示的关系。——相同点：

1、行文方向一致。

2、报送要求相同。

3、写作特点相同。

不同点：

1、行文目的不同。报告的目的只是为了让上级机关了解、掌握情况，沟通上下联系；请示则是为解决某一问题而请求上级机关指示或审核批准。

2、性质要求不同。报告属陈述性文件，一般不需要上级回复；而请示属请求性文件，需要上级机关给以及时批复。

3、行文时限不同。请示必须在事前行文；报告则

在事前、事后、事情进行中行文均可。

4、内容含量不同。请示必须坚持“一文一事”，即“一事一请示”的原则；而报告既可一文一事，也可一文数事。

7、文书工作的作用体现在：1助手作用2纽带作用3“门户”作用4查考作用 17.按使用范围分，公文分1通用文件2专业文件3机关常用文件

8、简述发文处理程序。——可分为文件的制作阶段和制发阶段，具体包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、传递、询办、归卷等环节。

9、案卷的含义是什么？——是文件立卷的结果。它是有关某一问题或某项工作活动的系统的、有密切联系的文件组合体，是文书档案的基本保管单位。

10、文件立卷归档——是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷的行为过程。

11、“立卷六特征”有哪些？——：作者特征、内容特征、文种特征、时间特征、地点特征和通讯者特征，简称为“六个特征”。

12．立卷类目的含义——又叫归卷类目、案卷类目，是在文件还没有形成以前，根据机关工作活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文件，按照立卷的要求和方法事先编制成的一个立卷计划。

13、什麽是文书现实执行性？什麽是档案

原始记录性？-----文书现实执行性主要有两方面含义：一是说文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，旧必须贯彻执行；二是说在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性。档案的原始记录性是指档案是历史的记录，历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记录。档案无论从形式和内容特征上都表现出原始性，也只有这种原始记录性才能真正反映历史原貌，从而使档案成为最真实、最可靠，也更加宝贵的材料。原始记录性是档案最本质的属性，是区别于其他文书、信息、图书情报等材料的根本特征。14．文书工作与档案管理的任务和工作内容是什麽？----文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量的形成机关的公文，科学的组织和准确的处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。文书工作主要内容包括：（1）公文的草拟、审核、签发、复核、登记和分送；（2）公文的缮印、用印、登记、分发等；（3）公文的签收、登记、审核、拟办；（4）批办、承办、催办、注办等；（会议、汇报的记录与整理；（6）公文的平时归卷、提供借阅与保管；（7）公文的系统整理与归档；（8）为领导人准备有关材料；（9）文书的机要保密；（10）完成领导人交办的其他文书工作事项。档案的基本任务是：（1）坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度；（2）科学地管理档案，大力开发信息资源；9逐步实现档案管理现代化，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。档案管理的基本内容包括：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等六项工作。

15．文书工作和档案管理的基本原则和要求是什麽？-----文书工作的基本原则是：坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。文书工作的具体要求是：准确、及时、安全、保密。档案工作的基本原则就是：集中统一地管理国家全部档案维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作的利用。档案管理的具体要求是完整、安全、有效。16．简述公文格式标准化的意义------（1）公文格式标准化是公文的性质所决定的。（2）公文格式标准化是公文处理所需要的。（3）公文格式的标准化是顺应社会发展而产生的。总之，行政机关的公文之所以要有规范化的格式，主要是为了保证公文的完整性、准确性和有效性，提高办事效率，给公文处理工作提供便利。

17．什麽是主题词？主题词的特点是什麽？----主题词是揭示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。主题词的特点第一，单一性。即一个词或词组只表达一个词义，一个词义只能用一个词或词组表述。第二，规范性。主题词揭示文件主要内容不是随意性的，而是按照一定的规范要求，由自然语言转化而来。

18．成文日期是怎样确定的？-----成文日期确定有以下几种情况：第一，在一般情况下，公文的成文日期以领导人签发日期为准；第二，经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；第三，两个以上机关的联合发文，以最后签发机关的领导人签发的日期为准；第四，电报以发出日期为准；第五，法规性文件以批准日期为准，法规性文件的发布日期与施行日期不一致时，应在正文中同时注明施行日期。

19．文书正文写作要求有哪些？----正文的内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规。提出新的政策要注意保持连续性，提法要以公布的文件相衔接。第二正文反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法必须切合工作实际，切实可行。第三，内容涉及的有关部门要经过协调、会商，取得一致意见。第四，在文件表达上要概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。第五，用数字表示多层结构数字，第一层用“一”，第二层用“

（二）”，第三层用“1”第四层用“（1）”。20．简述文书种类划分的意义。-----

（一）适应组织管辖范围和职能，保证机关工作有序。

（二）适应机关不同行文关系，在选择文种时准确判定本机关与文件接受方的行文关系，保证文件及时迅速处理。

（三）适应行文具体要求保证文书正确处理和公文的有效，使文件得到恰当处理，保证文书处理的科学、高效。

（四）适应文书不同种类要求，以准确把握不同文种写作规律，实现文书写作规范化。

21．简述公告与通告的区别。----

（一）发布机关级别不同。

（二）发布事项范围不同。

（三）发布事项的方式不同。

（四）所公布事项的特点不同。

22．简述请示与报告的区别。——

（一）行文的目的不同。

（二）行文时间不同。

（三）内容含量不同。

（四）上级办理不同。23．主题的作用、依据、要求是什麽？----第一，从主题与内容的关系看，主题具有统摄作用。第二，从主题与形式诸要素关系看，主题起着支配作用。总之主题在文书形成中具有统摄和支配的作用。正因为如此，在文书形成中必须首先确立主题，做到“意”在笔先。文书确定的依据是四个方面：第一，行文目的要求。第二，党和国家的路线、方针政策和上级指示精神。第三，处理事务和社会交往的客观要求。第四，事务的共同特征和发展规律。文书主题要求包括两方面：（1）是主题提炼过程中要达到的要求第一，要反应事物的本质。第二，要恰如其分。第三，主题力求新颖。（2）是表达过程中的要求。第一，主题要集中。第二，主题要清晰明确。第三，主题要前后一致。第四，主题要露而不藏。

24．文书结构的任务、方法作用。-----文书结构的任务有四项：第一，总文理。第二，统首位。第三，相衔接。第四，巧定夺。结构的方法有三种：基本逻辑方法是综合-——分析——综合。第二，分层分段中的分类与归类。第二，归纳层短主旨的方法。结构的作用有三方面：第一，使文书表达“言之有序”。第二，使撰写者“心中有全形。第三，使文书层次分明，富有逻辑性，方便读者阅读。

25．文书语言表达的要求是什麽？---第一，表达的明确性。第二，表达的简接性洁性。第三，语言的平易性。第四，表达的文明性。第五，表达的程式性。

26．简述文书形成的基本步骤。———有以下步骤：

（一）思想准备。

（二）拟订提纲。

（三）草拟初稿。

（四）征求意见。

（五）反复修改。

（六）誊抄文稿。

（七）确定标

印。

27．文书修改的主要范围。——包括：深化主题，审查内容，调整结构，修正语句和标点符号。

28．文书处理过程中有那些特点？——有以下特点：

（一）确定性。文书处理的各个工作环节不可缺少而且相对独立，每个环节都有特定的功能和内容。

（二）连续性。文书处理的每个工作环节是紧密衔接的，不允许随意割裂、颠倒。

（三）规范性。文书处理的每个环节都必须遵循严格的工作规范。

29．撰写拟办意见时应注意哪些方面？-----撰写写拟办意见应注意要具有参考性、差异性、概括性。参考性，即拟办意见有时相当于一份建议或者请示，但并不是最后的决定，只供领导批办时参考；差异性，即拟办意见如有两个以上，应彼此有所区别和差异，以利于领导选择；概括性，既拟办意见应简明扼要而又合乎工作规律和情理。

30．简述批办文件主要内容。——包括：一是收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。二是拟办时有困难的事项，批办时要交代该文如何办理和办理到何种程度，是直接办理还是在提出办理意见报领导审批后再行办理。三是在指定文件承办部门时，凡需两个以上部门共同办文的，还要指定一个主办部门，以防承办部门出现于己有利的文件互抢，于己无利的文件互推或各自为政造成矛盾。

31．我们在审核文件时，重点审核哪些内容与方面？---审核的重点是：第一，是否应由本机关办理。第二，是否符合行文规则。第三，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定。第四，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商会签。第五，文种使用、公文格式是否规范。

32．简述文书整理的含义。----文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。

33．以“件”取代卷的好处是什麽？——1.以客观标准取代主观标准。2.更加符合文书整理的基本原则。3.文书整理跟简便易行和具有确定性。4.有利于整理手段现代化。

34．以“案盒”取代“案卷”的意义是什麽？-----1.方便文书档案的借阅和查找。2.方便档案的复制与保密。3.简化了装订手续。4.使文书工作和档案工作统一起来。35．文书整理归档的范围。——具体包括：1.上级机关来文。2.本机关文件。3.下级机关来文。4.同级或 非隶属机关的来文。5.其他文件资料。

36．文书整理归档的基本原则是什麽？-----1.遵循文件形成的客观规律。2.保持文件之间的有机联系。3.区分文书的不同价值。4.便于保管和查找利用。

37．如何确定案盒内文书？——是指在平时归整的基础上，详细检查每个案盒内积累的文件，按照文书归类的原则和要求进行调整，并进行案盒内文件的排列、编号，最后确定案盒内归档文书。

38．归档的质量要求是什麽？----1.整理归档的文书应齐全完整。2.整理归档的文书要符合档案保护的要求。3.整理归档的文书的保管期限应界定准确。

39、档案工作的基本原则：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。40、档案收集工作的集体内容包括以下四个方面：1政府机关、企业、事业单位的档案室对本单位需要归档的档案进行接收。2政府机关、企业、事业单位的档案室对哪些未及时归档的档案进行补充收集。3档案馆对现行机关、已撤销机关的集体有娼妓保存价值的档案的集中和接受。4档案馆对中华人民共和国建立以前的各个历史时期形成的档案的接收与征集。41．全宗内档案分类的方法有哪些？——常用1.分类方法，按照文件形成和处理的将全宗内档案分成若干类别；2.组织机构分类法，就是根据单位的内部组织机构将全宗内档案分成若干类别；3.问题分类法，按照文件内容所反映的问题将全宗内档案分成若干类别；

42、档案鉴定工作的主要内容及任务是什么？——内容：制订档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表；2.具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限；3.拣出无保存价值或已失去保存价值的档案予以销毁，以及围绕上述工作而进行的一系列审慎而严密的鉴定组织工作。

43、档案鉴定工作任务是什么？——1.通过划分档案的保管期限，确定本单位档案室或档案馆的馆藏成分，优化馆（室）藏档案的质量；2.挑选将永久性档案馆保存的档案，为档案馆的收集工作奠定基础。

44、什麽是档案保管期限表？起结构和类型有哪些？——档案保管期限表----就是用表册的形式列举档案来源、内容和形式 并指明保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值、确定档案保管期限的依据。一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成。类型有五种：1.通用保管期限表。2.专门保管期限表。3.同系统保管期限表。4.同类型机关档案保管期限表5.机关档案保管期限表。

45、档案保管期限的划分原则是什么？——1.凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，在本单位工作和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科学研究中具

有长远利用价值的档案，应列为永久保管；2.凡是反映本单位一般工作活动，不具有广泛社会意义和科学历史意义，而属本机关在相当长时间内进行本单位工作需要查考的文件材料应列为长期保管；3.凡是在较短时间内本单位需要查考的各种文件材料，均应列为短期保存。

46．档案主题标引的程序-----1审读文件或案卷，确定主题。2主题分析3主题概念转换。4主题及主题词的校对审核。47．简述建立档案检索体系的理由-----档案检索体系失当案管理部门为满足不同需要而编制的各类型的在功能上相互联系,相互补充的档案检索工具的集合体.建立档案检索体系是必要的。1.建立档案检索体系.是提高检索效率的需要。2.建立档案检索体系是扩大档案部门影响,宣传报道馆藏的需要。3.建立档案检索体系是实现资源共享|扩大对外交流的需要。

48.档案库房的日常管理包括哪些？——1.建立健全的库房管理制度（安全制度，档案进出库房登记制度，库藏档案定期检查制度，设备管理制度，清洁卫生制度）；2.温湿度调节和清洁卫生；3.注意档案在流动中的保护；4.定期安全检查。

49、档案安全检查应包括哪几个方面？——1.检查档案有无被泄密、毁灭、遗失、盗窃，即使发现不安全因素，采取有效措施；2.检查档案有无发黄变脆、字迹褪色，潮湿发霉及鼠害等自然损毁现象，即使防治；机读档案定时倒带和上机检查；3.检查有无火灾、水灾等隐患，用电设备是否完好，消防器材是否齐全，门窗是否牢固，杜绝意外事故发生；4.检查受损害文件的数量和情况，是有档案数量与登记簿册中的数量是否符合；5.对于库房管理、提供利用等各项制度的执行情况和在系统、编目鉴定等工作中的缺点等。

50、档案检索工具作用：——档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。（1）桥梁作用（2）交流作用（3）管理作用

39、档案检索工具种类：档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种。

1、按编制方式分为：目录、索引、指南。

2、按载体形式分为：书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微检索工具、机读式检索工具

3、按检索范围分为：全宗范围检索工具、档案馆范围检索工具、专题范围检索工具、馆际检索工具。

4、按功能分：馆藏性检索工具、查检性检索工具、介绍性检索工具

51.常见档案检索工具——

1、案卷目录：案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。

2、全引目录：案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。

3、全宗目录：全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。

4、分类目录：分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。

5、主题目录：主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。

6、专题目录：专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。

7、文号索引：文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。

8、人名索引：人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。

9、地名索引：地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。

10、档案馆指南：档案馆指南是一种全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书，又称档案馆介绍。

11、全宗指南：全宗指南是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书，又称全宗介绍。全宗指南的内容主要包括以下3个部分。

12、专题指南：专题指南是介绍报道档案馆中反映某一特定题目档案的工具书，又称专题介绍。13.档案馆指南14.智能化管理和信息共享

52.参考资料的种类：——

一、大事记： １、大事记的种类有：Ａ、机关工作大事记

Ｂ、国家和地区大事记Ｃ、专题大事记 Ｄ、个人生平大事记 也称为年谱

二、组织沿革：１、种类有：

A、机关组织沿革 B、地区组织沿革

C、专业系统组织沿革；

三、专题概要：专题概要是以文章叙述的形式简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其它社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。

四、会议简介：简明我要地记叙会议基本情况的一种文字材料。

五、统计数字汇集：统计数字汇集又称“基础数字汇集”。

六、企业年鉴：的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等是一种综合性的参考资料。

七、科技成果简介：是科技档案的编研成果之一，是指对获得成果的科研设计项目的档案资料，扼要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。

53.参考资料的编写一般方法：——

1、制定编写计划；

2、收集材料；

3、综合编写 54.编研工作的意义——

1、积极提供服务的有效方式；

2、提高工作水平的重要途径；

3、有利于档案原件的保管和流传。

55、档案工作现代化的标志——1.档案工作技术与设备的现代化；2.管理机构布局与馆（室）藏机构的合理化；

3、档案信息服务的社会化；4.档案工作组织管理的科学化。

56、实现档案现代化的条件。——社会条件和内部条件。社会条件包括：1.需要一个安定的、政治民主化的社会大环境；2.要有足够的资金投入，经济上的大力支持；3.科学技术条件的支持。内部条件：1.档案业务与技术的标准化；2.档案工作人员专业化。

57、计算机检索系统的优点——1.工作效率高；2.检全、检准率高；3.检索途径多；4.能够产生多种形式的目录与索引；5.通过通讯线路和终端设备，能就地向远方检索档案材料，提高了服务效果，节省了经费、人力和时间。

58、简述计算机检索系统需要的物质技术条件：——1.系统本身需要的设备条件；2.档案原件的准备工作；3.有适合档案馆管理系统的计算机软件。

59、档案馆对历史档案的接收与征集 收集历史档案的对象与途径。

1收集散存在国家机关、社会组织中的一些历史档案。

2征集收藏于和人手中的历史档案。3征集少数名族地区的历史档案。4收集党史、地方志办公室以及政协等文史组织及其他学术历史研究部门所征集到历史档案。

5收集散失在国外的历史档案。

60、国家全部档案：是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和61、软盘中的档案的管理和保护中要注意的问题——1.防止软盘生霉；2.防止软盘污染；3.注意防尘；4.远离外磁场。62、档案存贮缩微化的优点：——1.缩小档案体积，便于收藏；2.查找迅速，传递方便；3.价格低廉，保存时间长；4.容易复制，有利于档案原件保护；5.便于推广普及。

63、我国已发布的档案工作标准：——1.针对档案内容所包涵的信息为适用范围的标准；2.针对档案的载体为适用范围的标准；3.针对档案的保管的装具、库房及外部条件为适用范围的标准；4.针对档案工作中的业务技术原则、方法、措施为适用范围的标准。

64、我国档案标准化工作还需进一步提高的地方——1.档案工作专业名词术语标准；2.档案统计、提供利用标准；3.档案编纂及出版格式标准；4.档案工作现代化建设标准。

65、档案利用的方式和途径——1.开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅；2.档案外借；3.制发档案复制本；4.举办档案展览；5.出具档案证明；6.提供咨询服务；7.印发目录。

四、论述题

1．论述文书档案的性质、特点与作用--------文书现实执行性主要有两方面含

义：一是说文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，旧必须贯彻执行；二是说在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性。文书除了现实执行性这一本质属性以外，还有政治性、机密性、知识性等属性。档案同样具但有政治性、机密性、知识性等属性档案主要有原始记录性、利用的价值性和科学文化性。文书的特点有三方面：法定的作者、法定的权威和效力及特定地程式性。档案的特点有三方面：系统性、选择性和保存性。文书的作用为：领导指导作用、行为规范作用、公务联系和知照作用、凭据记载作用、传递信息与宣传教育作用。档案的作用主要有三个方面的作用：现实工作及各项社会活动的查考依据作用、历史凭据作用、科学研究的基础和条件作用。

2、试析文书工作与档案工作的关系。联系：

1、工作对象上的联系。文书工作与档案工作的物质对象都是文件材料。

2、工作步骤上的联系。文书工作的终结程序（文件立卷归档工作），就是档案工作的起始环节（档案收集工作），二者从不同的角度履行同一道手续。

3、整体工作的联系。文书工作是档案工作的基础，文书工作的质量决定着档案工作的质量，影响着档案工作的进展；档案工作不断提高质量上的要求，也会影响和推动着文书工作向前发展。

区别：

1、工作目的不同。文书工作是着眼于现实，是适应现实工作的需要，形成和处理文件的；档案工作是着眼于历史和未来，维护历史的真实面貌，为将来工作提供参考和凭证。

2、工作任务不同。文书工作的主要任务就是制作文件、处理文件，对有保存价值的文件进行立卷归档；档案工作的主要任务是对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。

3、试比较各种登记形式的优缺点。

目前常用的登记形式有簿册式、卡片式、联单式三种。簿册式登记，即采用事先装订成册的登记簿进行登记。这种登记易于保管，应用比较普遍。但比较死板，写错了不易修改，若按大流水号编排顺序号，不便于分类检索；卡片式登记，即使用卡片进行登记，每张卡片登记一份文件，必要时可登记一组文件。这种登记方法，可以灵活地进行分类排列，方便文件检索，但容易丢失；联单式登记，即采用一次复写多联的方式进行登记。这种登记方法，可以减少重复登记手续，提高效率。但容易磨损，不利于长期保存，也容易丢失。如果机关条件具备，可使用计算机对文件进行登记，使登记、著录、检索一体化，更可简化手续，方便利用，提高工作效率。4． 论述“美观”是文书形成的必然要求。-——审美以及对美的追求是人们的普遍心态，文书是社会交际的工具，离不开审美的规律文书形成的目的不是给自己看，而是为了办事目的需要，是给其他机关或

者有关人员阅读的，这就要求文书能给人以美感，使人赏心悦目，愿意读下去，从而达到目的，因此，“美观”是文书形成的必然要求，也是文书形成的重要原理。文书的美，一是体现在形式的安排上要美观；二是体现在内容上要有美感；三是体现在语言以及逻辑结构等方面要有美感。文书要讲求整齐，即层次分明，无参差错乱，眉目清楚，适宜得体；问题排列有序；语句整齐一致。

文书立卷的基本原则

1保持稳健之间的内在联系和完整性 2要正确反映机关工作的历史面貌 3要便于管理、查找和利用。拟写案卷标题的要求

篇8：谈文书档案管理与文书处理的关系

1 从档案形成规律, 看文书和档案管理之间的关系

文书工作与档案工作有着各自不同的内容和特点, 文书处理工作是按着机关工作活动规律, 保持文件之间的历史联系, 再根据它们的连锁反映来区分价值, 反映历史真实面貌, 为档案的保管和查考提供便利。

档案工作同文书处理工作是鱼水关系, 档案同档案工作不仅伴随着文书与文书处理工作出现而出现, 而且是伴随着文书与文件处理工作的发展而发展。文件是档案的前身, 档案是文件的归宿;文件是形成档案的基础, 而档案又是文件的升华, 无论档案管理还是文书处理, 它们都以文件材料为对象, 是同属一个有机联系的整体, 是文件材料管理过程中的两个不同阶段的不同管理形式。

档案是社会实践活动的历史记录, 是客观事物的真实反映, 也是人民进行社会实践活动中的自然产物。因此, 从档案形成的客观规律中可以看到档案工作与文书档案工作之间的关系, 它们是一个社会分工不同的两个专业, 它们在工作中既相互制约又相互联系。

2 文书处理是档案工作的重要基础

如果把收集文件作为整个档案工作的起点, 那么做好文书工作对文件的处理则是做好档案工作的先决条件。实践证明, 实行文书立卷归档制度对档案事业的基础建设起到了重要作用, 如果没有完善的立卷归档制度, 档案的来源就没有保障;如果归档管理制度不健全, 也就没有健全的档案工作了。

如果文书处理部门工作过硬, 对每份文件的来龙去脉清楚, 收集完整、鉴定准确、严格按规章制度进行文件处理, 那么, 档案材料的收集来源、齐全完整的问题就有了保证。

3 文书处理对案卷质量的影响

作为档案工作的第三个环节, 档案的整理, 它的基本任务是要解决档案的系统化问题。系统化就是把单份零散的文件材料经过科学的分类、划分组合, 使它们变成有机联系的整体, 这是整理档案的核心。文书处理工作质量的高低直接影响档案的管理水平。这个问题在原来的档案分类中特别明显。比如一份档案分年度立卷, 两个年度文件也不够立一卷;要分级别立卷, 上下级的文件组不成两个卷;要是按问题立卷, 案卷又太薄, 甚至会出现一、两份文件立成一卷的现象, 很难作到合理的分门别类。

4 文书处理对确定档案价值的影响

档案的价值是来源于文件的处理和对档案保管期限的鉴定, 为了有区别、有重点的保管档案, 文书处理和档案管理者必须按照每份文件的特征反映本单位的主要职能活动程度区别文件, 根据其现实作用和历史价值去分析它的实用价值, 按不同价值确定不同的保管年限。在判断一份文件的价值时, 要具体分析文件本身中方面的因素, 要注意文件来源、时间、地点、名称、外形特征、可靠程度和有效性能, 决不能良莠不分、有文必档。

鉴定档案文件价值的原则是:从辩证唯物主义和历史唯物主义立场出发, 用全面的历史观点去认识问题和估计档案在社会主义建设事业中的经济效益和功能作用, 要根据本单位工作和为国家积累历史文化财富遗产的需要, 准确地判断档案的保管价值。

5 文书处理对档案寿命的影响

档案是一个单位、一个地区乃至一个国家的财富, 这就要求文书处理工作在档案管理工作要最大限度地减少自然和人为的损坏, 只有搞好档案的管理才能最大限度地延长档案的寿命。

保护档案的完整和安全, 制作文件档案的优劣是决定档案寿命的基本原因。为保证档案的长期保存, 要在文件制作过程中, 严格遵守诸如“起草、修改、签发时一律用毛笔或钢笔, 不能用圆珠笔或铅笔;要选用好的墨水和标准规格的纸张”等规定。这就要求文书要把好四关, 即对不合格的文书材料, 不给打字、不给盖章、不予下发、不予立卷, 这样堵塞文件不合格的漏洞, 最大限度地延长档案寿命。

6 文书处理对档案利用的影响

如果文书处理不当就会导致档案材料收集不全、整理不系统、保管不完善、寿命不长, 这些都会对档案的利用产生极大影响。曾经看到过这样一篇报道:两户企业原为一户分开而没分, 但由于当时分家时主管部门下达红头文件被文书部门丢失而未存档, 因此, 在多年后, 其中一家涉及厂房转让时遇到了麻烦, 最后通过查找当年的会议记录而找到依据, 完成了转让的过户工作。从这里我们可以得到很多启示, 一是档案资料在处理问题的关键时刻发挥了强大的威力, 起到法规的凭证作用, 二是可以设想如果当时文书部门工作细致一些就不会给后来的工作带来如此大麻烦。

7 做好档案工作对文书处理工作的影响

7.1 档案的利用推动了文书处理的再生工作。

档案管理是一门专业性很强的学科, 它是解

决处理问题的依据, 具有指导考查、总结经验、发展生产、积累知识、提供信息等固有特点。而在实践工作中文书处理部门利用档案起草公文、总结经验、制定规章制度、为领导当参谋、准备讲稿、处理纠纷、落实政策等都是相互制约、相互依赖的。因此, 搞好档案管理不但有推进文书处理作用, 而且还能直接为其提供信息, 提高企业经济效益, 促进改革发展发挥特有的作用。

7.2 在文件立卷归档过程中能发现文书工作质量的高低。

立卷归档是衔接文书处理和档案管理的桥梁, 也是文件转化为档案的必经之路, 所以说搞好档案管理的重要意义即是为给档案工作本身打基础, 而且通过它可以进一步检查发现文书工作的水平, 文件格式是否合格、名称是否贴切、文件在阅办中有无丢失泄密, 这对改进文书处理和档案管理工作有极大促进作用。

7.3 通过档案业务指导能促进文书处理工作的完善。

健全的归档制度是保证文件收集齐全完整, 堵塞丢失文件和防止失泄密漏洞的关键。实践证明, 在文书处理文件立卷归档过程中, 如若忽视档案工作对他们的监督指导作用, 不仅会降低对文件立卷归档质量标准, 而且对文件鉴定价值和文件之间内部的有机联系等都是非常不利的。因为我们文档人员对每份文件都要经过严格的筛选去审定, 不能有文必档。要找出文件的六个特征, 即问题、作者、名称、时间、发文机关地区和文件形成规律等找到文件的归宿。我想这个关口把握不好势必要影响案卷的质量, 最好能将文、档两者之间的两项不同专业的工作能有机结合起来, 健全两者之间统一的立卷归档制度, 共同负责, 使之规范化, 这对档案的管理有着深远的现实意义和历史意义。

为此, 文、档两者之在应该形成一个不可分割的有关联系整体, 使档案在祖国的各项建设事业中, 发挥它必不可少的作用, 增强人们对档案工作的认识, 提高档案工作在社会上的地位。

档案是我们党和国家的宝贵财富, 因此档案部门工作人员的历史使命是很重的。让我们这些从事档案管理的人从基础工作入手, 以对档案事业的热爱, 脚踏实地地为档案工作做出应有的贡献。

摘要：档案工作同文书处理工作是鱼水关系, 档案同档案工作不仅伴随着文书与文书处理工作出现而出现, 而且是伴随着文书与文件处理工作的发展而发展。探讨改革档案工作同文书处理的工作关系, 切实做好这两项工作, 对当前和将来搞好文书和档案管理立卷归档工作有着极其深远的重要意义。