自动化文书档案管理

自动化文书档案管理（精选十篇）

自动化文书档案管理 篇1

1.1 办公效率大幅提高

随着计算机技术的介入, 因其强大的信息处理功能使办公自动化实现了真正意义的自动化, 特别是在档案管理工作中, 传统的管理工作, 工作人员的劳动负荷很大, 纯手工的管理工作, 使档案管理工作复杂化。计算机技术介入以后, 使档案的收集工作变得简单、有序, 由于实现随机管档, 就可将过去的集中立卷, 改变为平时随时整理立卷。这样, 集中的工作量, 就变为分散的工作量, 而且可随时补漏增缺, 使文档不形成存积, 提高了立卷管理水平, 从而达到档案管理工作及时归档的目的和检索利用的方便。

1.2 实现信息资源的充分交流与共享

运用计算机技术对档案进行管理后, 档案管理由案卷级深入到文件级, 由单途径管理发展为体系管理, 由对档案外部特征 (目录) 管理到内、外部特征 (目录和内容) 合并管理, 从而极大地提高档案利用工作的质量和效率, 可以对所调整的信息资源作出适时响应和脱机处理, 保证很高的查全率和查准率, 并不受空间的限制;并且通过网络服务这个宽广的平台, 了解其他档案工作部概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

1.3 增强文件保存的稳定性与纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的寿命要长得多

纸张的耐久性差, 不易保存, 在档案工作过程中稍小注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同, 贮存、读取电子文件的设备日趋成熟, 我们可以根据不同的需要, 选择不同的电子载体, 如VCD、DVD光碟, 小容量的闪存U盘, 大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷, 易于传递, 且贮存时间长, 受外部环境影响小, 不易损坏, 具有很强的稳定性。

1.4 档案收集工作

文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础。文书档案收集工作是文书档案管理工作的起点, 是档案业务工作的第一个环节。文书档案收集工作的质量决定了文书档案管理工作的质量。其质量体现为文书档案收集的是否齐全完整。

广义上讲, 档案收集工作的内容包括:

1.4.1 对本机关需要归档档案的接收工作 (机关档案部门) 。

1.4.2 对现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作 (综合档案馆) 。

1.4.3 对历史档案的接收和征集工作 (档案馆) 。

狭义上讲, 对于一个具体的立档单位, 文书档案的收集工作———是指该单位的档案部门按照国家的规定, 通过归档、接收等办法, 把分散在本单位内部机构和个人手中的文书档案集中到档案室, 实行集中统一管理的工作。

2 办公自动化在文书档案管理中存在的问题

2.1 电子文件保密性变弱

电子文化和纸质文件最大的区别在于, 电子文件没有了固定的形式, 易于变化, 即便是被修改后, 也可以不留下痕迹。而纸质文件则是一旦被修改, 痕迹十分明显。

因此在一定程度上, 电子文件的保密性就不如纸质文件, 电子文件还使得一些需要被高度保密的文件其保密性变弱, 这样不利于文件信息的安全管理。

2.2 对文书档案管理人员的要求高

办公自动化系统在文书档案管理中的运用, 就加强了文书档案管理工作人员的素质要求。仅仅懂得相关档案管理的理论、方法和技术是不够的, 还需要有过硬的电子计算机技术水平。

因此文书档案管理工作人员不仅需要达到一定的知识层次, 还需要掌握一定的现代高技术, 拥有处理相关问题的综合能力。

3 办公自动化在文书档案管理中的具体运用

3.1 规范文书档案的管理体制

当前, 许多单位依旧对文书和档案实行分部门管理, 这种分门管理的现状使得部门间的交流与合作难以实施, 不利于文书档案管理的统一化。

因此, 规范文书档案的管理体制势在必行, 只有实行单位内部的文书和档案管理的统一规划, 才能促进二者同步发展。文书的管理不管是前期的工作, 还是后期的归档处理等, 都隶属于档案管理部门统一监督管理。

3.2 制定业务流程标准

对于文书档案管理的具体要求需要有统一的标准和流程。在文件的处理、归档、电子文件格式等方面的要有具体的程序规定和规范。使得相关部门职员在处理文书档案工作时能够有章可依。

3.3 统一技术操作标准

采用的办公自动化软件不仅需要兼容性强而且还要有良好的应用性能。唯有如此方能确保文字信息处理的能力。除了选用功能强大的系统, 还需要规范一些技术参数, 包括数据安全标准、数据转化标准以及数据接口标准等。保证电子文书档案在办公自动化系统的管理下安全稳定。

4 加强办公自动化文书档案管理的对策

4.1 将档案管理系统纳入办公自动化系统统筹考虑

在进行办公自动化系统设计时, 将前期的文书处理与后期的归档管理综合考虑, 把文书处理和档案管理两个不同阶段、不同性质的工作紧密结合起来。同时, 还应树立前端控制思想, 在设计文件处理流程时, 充分考虑到后期归档管理的需要, 将档案管理功能纳人其中, 对文件归档、目录生成等档案管理模块的设计提出具体的要求。

4.2 规范体制, 统一标准

要做好办公自动化环境下文书档案管理工作, 必须从以下几个方面着手:一是规范文档管理体制。日前, 许多单位的文件管理和档案管理是分离的, 属于不同的管理部门, 档案部门对文件的前期控制往往难以开展。因此, 必须从管理体制上进行规范, 在单位内实行文件管理与档案管理统一领导和规划, 使二者同步发展。应将档案部门对文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责, 确保从文件的形成处理、归档管理到查阅利用等各个工作环节都在档案部门的统一监督指导下进行。二是制定业务流程标准。应明确文件处理、归档管理流程和着录要求, 统一电子文件格式。三是统一技术操作标准。在进行系统设计时, 应使用兼容性强、应用性能好的软件系统, 并对相关技术参数、技术标准进行规范, 包括数据接口标准、数据安全标准以及不同类型数据转化标准等, 保证不同类型的电子文件从办公自动化系统向档案管理系统的平滑流转和安全管理。

4.3 提高文书档案管理人员的综合素质

随着办公自动化环境的建立, 以前传统的手工管理模式被自动化所取代, 这就对文书处理人员和档案管理人员提出了更高的要求, 不光在掌握基本的本职的专业知识, 还要对计算机技术熟练掌握, 以便能够针对办公自动化提出建设性的文书档案管理建议, 信息技术人员也必须全面了解相关的档案管理知识, 掌握电子文件归档的要求, 以便能够更好地与文档管理人员沟通, 充分地发挥网络信息技术在文档一体化管理上的优势。

5 结语

办公自动化在文书档案管理中的应用有着十分明显的优势, 不论是时间上还是物质上, 它都能够极大的改善文书档案管理工作, 提高工作效率, 节省相关开支, 提高资金的有效利用率。

因此在文书档案管理中的具体的运用办公自动化系统, 注重规范管理体制, 统一相关流程和标准, 就能充分的体现办公自动化的优越性, 真正的提高文书档案管理的质量。目前虽然办公自动化系统也存在着一些缺点, 但是通过不断的技术创新, 也必定能够得到完善, 将文书档案管理工作做的更好。

参考文献

[1]徐莉.浅谈文书档案的计算机管理[J].平顶山师专学报, 2001.5.[1]徐莉.浅谈文书档案的计算机管理[J].平顶山师专学报, 2001.5.

[2]杨勇, 刘晶.关于文书档案一体化的若干认识[J].大学图书情报学刊, 2003.3.[2]杨勇, 刘晶.关于文书档案一体化的若干认识[J].大学图书情报学刊, 2003.3.

自动化文书档案管理 篇2

关键词：办公自动化；文书档案管理；文档一体化；在线归档；档案知识管理

中图分类号： TP317.1 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）29-41-2

0 引言

伴随着现代企业信息化的发展，企业信息化和办公自动化已成为主流的趋势，为文档一体化的实现创造了比较好的条件，而文书档案作为企业档案中的重要组成部分，在新的办公自动化管理环境下如何更好地管理，以及借助信息化的发展如何助力知识管理的推进，本文将围绕着这两个方面进行阐述。

1 办公自动化的应用对企业文书档案管理的影响

1.1 为实现文档一体化创造了条件

对多数企业而言，文件处理工作与档案管理工作是分设两个职能部门管理的，如办公室和档案室，办公室负责文书处理工作，档案室负责档案管理工作。两个部门以归档为界线，文件在归档前属办公室管理，归档后属档案室管理。在这种管理制度下，文件在两个相对封闭的部门中分开运行，文书处理和档案管理工作各自独立，前后没有关联起来，导致文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案。

而在办公自动化条件下，可以把办公用的纸面上的公文、流程转移到计算机上来执行，大量的电子文件就在自动化系统中产生，实现从文件生产到归档全程控制，避免了前述问题。同时也将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。

1.2 提高了文书档案的管理、利用的效率

企业档案的识别、收集、标识、分类、立卷、归档、应用、鉴别和销毁是企业档案管理的基本流程，而有了办公自动化系统，归档前的文档的处理就可以在系统中实现，提高了企业档案管理的水平和效率。

2 办公自动化环境下企业文书档案管理的措施和方法

2.1 将OA系统和档案管理系统衔接起来

企业在新建办公自动化系统时，为避免办公自动化系统中文件管理的功能与档案管理系统的功能不衔接、不兼容，档案管理部门要提前介入参与其设计规划，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，在满足文件处理工作的基础上充分考虑档案管理的需求，兼顾后期的归档和利用，使两个不同阶段不同性质的工作有效地结合起来，整体上做好流程和总体框架的设计，保证文件传递的安全性、准确性和时效性。

2.2 实现在线实时归档

在线实时归档是从文档一体化管理出发，使电子文件从形成、流转到最后办理完毕后及时归档在系统中得到了实现，实现了档案全生命周期的系统化管理。

下面将针对企业网上制发的文件和接收外单位的文件来实现在线的实时归档。

企业网上发文，由文件的起草人在起草电子文件时就对文件的内容价值进行鉴定，内容的鉴定需接受档案部门的监督和指导；文件草拟完毕后进行审核签发复核校对等，直到正式签署形成，流转到归档环节进入到档案管理部门的数据库或者计算机服务系统。档案部门在第一次鉴定的基础上，进行第二次鉴定，对鉴定为需要长期保管的文件下载下来，存储到光盘或者移动硬盘中保存，并确认有些文件是否需要印制成纸质保存，通过双套制来降低档案保管的风险。

对于企业需接收的外单位来文首先进行收文登记（如接收的是纸质文件，需扫描放进系统中），收文管理也是办公自动化的一部分且和档案管理系统进行关联的，接收登记后进行审核分发办理等，后续的处理流程同企业网上发文。

2.3 电子文件的安全管理

随着办公自动化的应用，系统中产生了大量的电子文件，而如何保证电子文件的信息安全至关重要。需要做到以下几点：

①实现系统安全功能的完整性，运用加密、防火墙技术及计算机病毒防护措施等。

②建立完善的安全管理制度，在此基础上，建立档案信息安全保密的工作小组（可由公司保密部门、文秘人员及其他相关部门组成），贯彻落实安全责任制，保证档案信息网络的安全。

③强化管理人员的安全意识，系统要建立身份认证，设定用户权限，在权限内规范操作规程，按要求维护。

④对电子档案数据备份两种以上媒介，定期进行检查，发现问题及时恢复；将记录媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中；注意跟踪软件版本升级硬件设备更新换代的情况，及时做好数据格式转换。

2.4 根据企业自身情况，对永久或者长期保存的重要文书档案进行“双套制”归档保管

尽管采取了多份备份、防病毒、防删除等多种的形式进行防范，为了保险起见，多数单位仍旧采用档案纸质原件归档与数字档案资源同时归档并存的方式，在没有根本性解决方案前，仍然会延续下去。

保管的纸质文件主要是用于查原件和长期保管，平时日常查阅主要是网上查询电子版。

2.5 建立文书档案的现代管理模式

传统文书档案管理模式主要是手工管理，内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等。其中在整理纸质归档文件时，因为没有计算机检索采取的多是人工立卷归档，归档案卷的质量依赖于立卷人自己的经验和理解，没有完全统一的立卷标准。

而办公自动化系统的广泛应用，为现代文书档案管理模式的建立提供了技术条件。在办公自动化环境下，电子文件的网络归档成为主要的归档部分，所有的电子文件都在相关系统中产生，相应的文书档案管理的一系列工作包括文件的拟定、审核、签发、登记、编号等各个环节必须按照系统的要求规范操作，以保证所流转的文件信息的规范性、准确性。同时在保证办公自动化系统和档案管理系统结合的基础上，明确电子文件归档和档案人员整理的流程和环节，对著录的标准也要进行统一规定。

2.6 制定相应的标准规范体系，加强规划和部署

制定相应的标准规范是非常重要的。一方面，为推进文件生成规范化、制度化，按照《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的细则规定，结合企业公文形成、运转特点，联合制定相应的公文行文规则、办理流程和归档细则，明确归档范围。另一方面，根据《电子文件归档和管理规范》要求，结合系统建设需求，合理解决OA 办公系统和档案管理系统的预归档的规则制定、端口对接等问题，实现系统间“无缝”对接和公文形成到归档前全程管理。

3 办公自动化环境下企业文书档案管理的利用

在传统的档案管理模式下，如何从海量的档案中快速准确的查询到使用者所需要的档案信息一直是传统档案管理的难题之一。而办公自动化技术的应用，很好地解决了这一问题，从技术上摆脱了手工检索的弊端，从业务上经过系统的梳理，都是结构化的档案数据，两方面保证了档案的高效利用。

办公化系统中文档流转的信息都可以为档案管理所利用，这样在利用档案时，按照相应的关键词进行搜索，能迅速且多方面的查询到所需要的信息，在有权限的前提下，或者经过相关人员的审批下就可以浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供多维度的查询视角，如文档信息按照项目或者部门分类流转等，提高了档案信息检索的效率。

4 办公自动化环境下企业文书档案的管理如何助力知识管理推进

在当下的知识经济时代，人们越来越认识到知识对社会进步的重要推动作用。现代企业的核心竞争力更是少不了知识管理的推进。而档案作为企业知识信息的重要载体，在知识管理过程中必将发挥其重要作用。

通过办公自动化系统来实现文书档案信息的科学管理，各业务部门的文件处理人员将有关重要的文件、资料及时通过公司的办公自动化系统处理，文件流转完毕后网上归档到档案管理系统， 档案人员对其进行鉴定、整理和加工提炼，形成各类企业知识库，经提炼的信息又可以通过办公自动化系统和档案管理系统为用户所使用，促进员工的知识交流，使文书档案管理逐步向档案知识管理模式迈进。

参 考 文 献

[1] 库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013（09）：50-51.

[2] 顾文婷.企业文书档案管理需要前端控制思想[J].陕西档案，2014（03）：34-35.

文书档案管理的办公自动化应用研究 篇3

一、文书档案管理的办公自动化管理优势

(一) 办公效率较高, 文件保存完整。

传统的档案管理方法工序繁琐, 管理过程耗时耗力, 文件的收集需要准确, 归档时记录在案时, 要求字迹清晰规范, 格式统一, 传统的工作方法不但没有效率, 而且很容易出错。现在信息技术发达, 网络处理问题能力强大, 几乎瞬间可以完成资料的收集、分类、储存等工作, 大大提高工作效率。事后查阅方便, 文件丢失率低, 使办公条理更加清晰。

(二) 能够共享文书资料。

想要借阅原始的文书资料, 手续麻烦, 还容易造成文件损坏或丢失, 不利于资料保存。运用计算机技术管理的文档可以在网上共享, 如果不是公开资料还可以设置查阅人员权限, 即能够做到保密, 又能最大程度的共享资料。查阅方式极为简单, 只需要输入文书特征或者目类关键词, 就可以搜索到想要的文件资料。日后网络进一步发展能够大大提高档案的管理质量和效率, 查阅自己需要的资料不受空间限制[1]。

(三) 电子文件的保存期限长。

纸质文件资料经过长时间翻阅总会有磨损消耗, 但是电子文档不会出现这些情况, 只要网络畅通保存年限可以无限延长。而且纸质文件资料需要固定存放地点, 占用空间, 资料数量不断增加的情况下还需要开辟一个固定的存放地点。然而电子文档不仅不会占用任何空间, 而且方便携带。纸质材料会氧化、发霉、受环境影响严重, 电子文档不易受到损坏, 阅读方便快捷, 具有极强的稳定性。

二、文书档案管理自动化管理存在的问题

办公自动化的普及极大提高办公文件管理效率, 减轻档案管理人员负担, 但是同时存在一些问题需要改进, 才能不断完善管理方案[2]。

(一) 保密性受到限制。

与文书档案不同, 电子档案具有一定的透明度, 其是将文字转化为计算机语言, 同时失去手写文字的独特性, 无法根据字迹判断文书的真实性。比如审批文件签名难以验明真伪, 因为通过电子文件无法识别签字或盖章的真伪。但是现在科技不断发展, 可以通过手写板传输, 使手写体签名传输到文件或者需要签名的地方。但是对于机密文件的保护工作难度加大, 有一些不法分子想要盗取电子版文档简直易如反掌。

(二) 对档案管理人员的要求越来越高。

电子档案档案管理人员不仅要懂得文档管理的方法, 还需要了解计算机技术及通讯设备的使用, 所以电子档文件资料的档案管理人员要求更高。依照传统的纸质文件管理理论、原则、程序以及方式, 结合计算机技术和网络通讯语言, 对电子文件进行有序管理。所以提高电子文件档案管理人员专业素质, 实现管理自动化。具体要求档案管理人员掌握计算机基本操作技术, 同时还需要具备文档管理经验, 先进管理水平。然而, 目前社会上紧缺这样高素质的管理人才, 同时具备管理水平和网络技术水平。没有会使用设备的人, 即使引进先进的文档管理设备, 也不能够发挥设备作用, 所以提高当前社会中档案管理人员的专业素质, 已经提出了迫切的要求。

三、应对文档管理自动化的方法

(一) 提高文件保密性。

为提高文件资料的保密性, 需要将办公用网络进行内、外分离。实施内外网分离是实现文件保密的重要举措。可分为两层进行防护。1.路由器防护。路由器可以屏蔽掉不属于本单位IP地址连接, 这是隔离防护的首要措施。这种屏蔽方法是, 先屏蔽掉所有人, 然后加入不用屏蔽的服务器和IP地址, 这种方式不影响任何人的基本网络。2.隔离防火墙。防火墙显著提高防盗性能, 一般的防火墙都有认证机制, 避免闲杂人等进入保护区域。防火墙的种类繁多, 其功能不外乎过滤进、出网络数据;管理进出网络访问行为, 封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警等[3]。所以首先做好基础防护工作, 能够在一定程度上保护文件, 限制访问人群、限制访问数量, 也能够过滤掉部分入侵者。

(二) 提高档案管理人员的综合素质。

首先更新档案管理人员使用设备, 改善硬件条件, 使用含有最新科技设备, 本身就能够提高工作效率, 增加文件的保密性。只有不断提高管理设备投入, 管理人员才能学以致用。然后, 对人才的培养也是至关重要的, 首先档案管理人员必须熟悉办公软件和基本操作流程, 学习并了解先进的设备, 直到运用熟练。然后档案管理人员的管理水平应该不断跟随时代进步, 定期学习文书管理知识, 有条件或者有需要的单位可以组织文件档案管理人员参加定期的培训, 逐步形成良好的学习习惯, 不断更新自身知识储备, 从而增强业务技能和管理水平。还可以建立奖励机制, 鼓励档案管理人员自主学习, 把档案管理学习作为工作考察部分。还可以加强部门之间的经验交流, 不断提高自己的业务能力, 通过交流, 充分学习相关单位的管理经验, 不断增加档案部门运用网络等现代通讯的手段, 增强档案管理人员的信息源, 培养管理人员的创新思维。

结束语

文书管理是档案管理不可或缺的重要组成部分, 不仅是事件记录的载体, 也是历史的见证者, 如实反映当时的历史发展进程。能够方便现在的人员查阅, 所以办公室文书管理的自动化应用, 是通过先进科技的手段, 实现文件档案管理的高效性。随着时代的进步和社会快速的发展, 办公条件会得到巨大的改善, 对于办公室自动化和管理的信息化, 有很大的帮助。

摘要：现如今信息化时代已经到来, 办公室中提倡无纸化办公, 但是存在合同或者票据等纸质文件需要人工进行管理, 所以文件的归类整理工作需要专门的管理人员进行操作。在科技迅速发展的当下, 档案管理自动化已是大势所趋, 自动化的管理模式能够提高管理工作效率, 有助于各项事业持续发展。

关键词：文书档案,办公自动化应用,存在问题,应对方法

参考文献

[1]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案, 2011, 1 (1) :26.

[2]汤颖.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].科技风, 2010, 2 (24) :116-117.

浅谈医院文书档案管理 篇4

【关键词】医院；文书档案；管理

现代社会主义经济建设促进了医疗事业的进一步发展，医院的管理也朝着规范化、科学化的角度发展，对于医院文书档案的管理也逐渐的重视起来。文书档案的管理水平在一定程度上也反应了医院的发展水平，文书档案作为一种重要的文字资源在医疗领域发挥着重要的作用，要想使管理更加规范，需要增加人力、物力以及财力方面的管理力度，制定并采取统一的管理策略，使得档案管理工作逐渐的步入正规化的轨道，可以结合现代先进的技术来进行管理，更加有效的利用和保存资源。

一、增加人力物力以及财力投入

要加强医院文书档案的管理工作，首先就要在硬件配置上进行一定的投入，若硬件设施不到位就会使文档管理工作很难得以优化，甚至会出现管理方面的漏洞。同时还要从财力方面进行考虑，增加财力方面的支出，将钱财投入应用到文书档案管理上，建立一个专门的文书档案管理室，以往在一些医院当中很少有专门的档案管理室，一些重要的档案文件也只是随意的堆放，并没有专门的地点来进行储存和管理，因此很容易造成档案的丢失，遗漏、丢失、积压等问题严重的影响到了档案的管理，这种管理方式容易出现很多问题，不利于后期的管理工作。所以说投入一定的财力还是十分有必要的，可以投入财力建立一个专门的档案管理室，很多医院的档案都是缺乏统一的管理，所以造成了各种各样的问题，因此这样统一化的管理还是非常必要的。有了财力的投入加上管理的逐渐正规化，势必会增加一些人力的投入，专门的文书档案管理室要安排专门的人员进行管理，并且要选择比较有责任心和敬业心的人去担任这份工作，因为毕竟这些文档都是非常重要的，不能掉以轻心，如果管理人员不在工作状态上，那么将会对管理工作造成很大的影响。管理人员积极耐心并且拥有很高的工作热情，才能够保障工作的顺利进行，另外还需要投入一定的物力，因为档案管理人员需要很高的职业道德素养，虽然要经过严格的筛选，但是在后期的工作过程中还是要定期的进行培训，对这些人员进行政治思想教育，并且还需要对业务水平进行考核和培训，这需要一定的物力投入，各个部门的人员要进行明确的分工，保证管理工作能力快速高效的进行。通过多方面的努力来促使管理工作的进行，保证医院工作的顺利开展。

二、健全管理制度，完善管理工作

医院的办公文件或是病人档案等都是非常重要的文字资源，需要在各个部门之间传递应用，除了专门的办公部门之外，其他的各个部门也会产生很多相关的文件材料。因此，医院内部的各个部门之间一定要加强联系，和办公室部门做好沟通交流工作，在日常工作中互相协调配合，建立并且完善管理制度，以这样的形式来避免文件的丢失、传递错误等问题。正所谓无规矩不成方圆，在医院文书档案管理的过程中同样也是如此，如果这一工作没有制度的约束，那么就很容易出现问题，所以说还是要按照规章制度以及规范的流程来进行管理，无论是文件的发放还是传递都要按照规定的制度来进行，进行登记记录，由专门的负责人进行收发，每一项工作的开展绝对不能马虎，在保证各个手续都正常的情况下才能够批准。另外，在制度实施的过程中各个部门要互相配合和监督，严格的监督才能够保障制度的顺利实施，在收取文件的时候也不要大意，进行认真的核对清点工作，保证不遗漏和丢失任何文件，在健全制度的监督下完善档案管理工作。

三、结合现代技术，實施信息化管理

现代信息技术在不断的发展，在人们生活的各个领域都有着广泛的应用，信息技术在各个行业当中都发挥着重要的应用价值，在医疗领域同样也是如此，医院也应该跟上时代的步伐，在日常管理工作中善于利用现代先进的技术，实行管理的自动化。以往的医院档案管理工作都是非常复杂繁重的，因为需要大量的人力花费很长的时间去进行整理归纳，如果需要某些文件的话翻找起来也不是很方便。计算机的加入有效的解决了这一问题，将这些文字档案整理到电脑上，可以随时的进行查找和翻看，并且采取互联网档案管理的方式也会更加高效，通过操作计算机能够快速方便的找到想要的资料信息，并且计算机的另一个好处就是保密性和隐私安全性比较高，对于一些特殊文件可以进行加密处理。利用计算机可以制作资料数据库，将各种文件信息资源整理到这一资源库当中，充分的发挥计算机的作用，使得医院文书档案的管理进行信息化、自动化的时代，并且采取这样的方式也能够促使这些资料信息在一个稳定的状态下存储，可随时的对资料信息进行拓展和增加，并且用于档案管理的人员也可以进行精简，选择计算机操作能力较强的人员对档案进行管理，使医院的整个办公流程更加高效快速。

总而言之，医院是一个严肃且神圣的地方，医院内部的工作也应该是井井有条，一丝不苟的，不应该存在松懈的地方，特别是文书档案的管理，这些都是重要的资料信息，需要进行妥善的保管和整理存放。但是就目前的状况来看，很多医院的这一工作做的都不是很到位，还需要进行完善处理，需要采取更加科学高效的方式进行管理。使得管理工作走上正规化、科学化的道路，这样的统一管理也更加有利于医院工作的顺利开展。

参考文献：

[1]郭君南.浅谈医院文书档案管理的办公自动化[J].黑龙江史志，2014，（5）：23-24.

[2]王家寿.浅谈医院文书档案管理的特点与几点体会[J].卷宗，2015，（8）：21-22.

办公自动化的文书档案归档 篇5

1 立卷方式

利用计算机管理档案, 在文件的传递、排序、编号检索以及存储上具有明显的优势, 但并不是所有档案工作都可以由计算机来替代:比如文件的鉴定、分类、组卷等。由于这些工作主要依靠人的经验来判断, 没有一个固定的量化标准, 用计算机实现自动判别很困难。因此, 在需求分析阶段就应考虑如何利用计算机的优势, 充分发挥档案管理系统的效能。档案管理系统不是手工管理模式的翻版, 在需求论证时, 必须对手工管理的每一个环节进行详细的分析, 分清哪些环节宜于计算机管理, 哪些环节必须人为干预, 哪些环节可以通过改变管理模式而达到能够适应计算机管理。经过这样的分析过程, 我们会发现, 档案管理系统的难点, 关键在于文件转化成档案的这一过程, 即文件的立卷过程。按照传统的档案管理模式, 这一过程我们需要经过文件的鉴定, 包括归档鉴定 (即鉴定文件是否需要归档) 和期限鉴定 (即鉴定文件的保管期限) , 文件的分类, 文件的组卷, 并且要拟写案卷标题, 填写卷内目录和备考表, 排列案卷顺序, 编写案巻号等程序。这其中文件的鉴定, 文件的分类, 文件的组卷, 拟写案卷标题等都需要人为去判断, 这无疑使档案管理系统的设计变得复杂而繁琐, 无法充分发挥计算机的优势, 制约了档案管理现代化前进的步伐。因此简化归档程序, 改变立卷方式, 采用单份文件归档将是我们改革所向、大势所趋。

单份文件归档, 文件不必进行分类、组卷, 省去拟写案卷标题等一系列程序, 可以很好地解决计算机归档难的问题, 但要注意, 即使改变了立卷方式, 文件的鉴定工作还是需要人为去判别, 并且不能省赂。因此, 在文件归档环节中, 档案部门的主要职责就是进行文件的鉴定工作。由于文件无需分类、组卷, 文件经鉴定后可以直接进行排序编号, 迅速转化成档案。使归档工作变得方便而快捷, 这将会极大地缩短每年的文书归档时间。采用传统的立卷方式, 一些单位的文书立卷工作往往要在下半年才能结束, 而采用计算机辅助单份文件归档, 在实际应用中, 一人一个月即可完成30个部门6000多份文件的归档工作, 大大提高了归档工作效率。

2 利用方式

以手工为主的档案管理不仅消耗着大量人力、物力, 而且档案信息含量与档案实体量的比值处于较低水平, 管理手段的落后导致了档案利用工作方面的许多问题:档案利用率不高 (包括人次和卷次) , 查找效率低下、查准率较差, 严重制约了档案信息资源的有效利用。这种状况已不能适应档案工作发展的需要。因此, 实现档案管理手段和利用方式的转变, 即实现档案信息资源的计算机现代化管理, 是今后档案工作的基本发展方向。

运用计算机对档案进行管理, 将摆脱以往相当长时期内的一种经验式的模糊管理状态, 实现档案管理由案卷级深入到文件级, 由单一途径管理发展为体系管理, 由对档案外部特征 (目录) 管理过渡到内、外部特征 (目录和内容) 合并管理的转变, 为高效率的档案利用工作奠定坚实基础。

同时基于计算机的高效处理能力和网络技术的迅速发展, 将提供给以往无法实现的管理途径和方法:可实现档案信息与载体的分离利用, 可在权限控制的基础上实现用户的自动检索、全文检索和网上检索等利用方式;可与其他信息子系统建立关联, 提供经营管理信息的横向与纵向、历史与现实记录, 从而极大地提高档案利用工作的质量、精度和效率, 实现档案工作服务水平质的飞跃。

计算机提供利用的方式与手工方式相比具有极大的优势和灵活性, 在档案现行利用中可要求系统作出实时响应 (以秒来计算) 和脱机批处理方式, 可保证很高的查全率和查准率, 可以不受空间的限制, 并实现文件、图像、声音的多媒体处理、综合利用和异地查询等, 从而有利于促进各项业务工作的发展。

电子档案的管理工作从形式上看, 工作人员只需按动键盘就可以完成各项管理工作, 很轻松, 很方便, 而实际上要求每个档案工作人员要有很高的文化素质。在对电子档案管理的过程中, 计算机网络技术、形象技术、数据库存储技术和人工智能技术的广泛应用, 要求档案管理人员不仅要掌握扎实的专业知识, 同时又要有比较广泛的现代科学知识, 以适应社会对档案工作的要求。为信息社会的发展、为人类的进步服务。

2) 保证原始性是管理电子档案的关键

尽管电子文件的原始认定遇到了认识上和技术上的障碍, 但我们不能否认它的原始性存在, 关键在于我们如何保证这种原始性。我想可以通过法律手段、行政手段和技术措施来解决。首先, 依靠法律行政手段规范人的行为, 保证电子文件的原始性, 在电子文件的形成、归档、管理、利用等环节责任到人, 对有关人员建立连锁责任制, 以法律行政手段予以控制。其次, 要高度重视技术措施, 这是保证电子档案资料安全可靠的最重要前提。

3) 探索保护电子档案的有利措施

浅谈文书档案管理的办公自动化应用 篇6

关键词：文书,档案管理,办公自动化

办公自动化, 是指将计算机技术、网络通信技术以及现代化的办公设备等结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化在文书档案管理领域日益得到广泛的应用, 它无论是管理理念、管理手段还是管理方式等, 都给传统的文书档案管理带来了前所未有的巨大变革。

一、办公自动化的文书档案管理优点

办公自动化环境下的文书档案管理与传统的文书档案管理不同, 它将先进的现代化办公设备和计算机网络技术等结合起来处理办公室事务, 从而实现办公信息的自动发送、传递和接收以及储存等, 既提高了信息的准确性又加快了信息的传递性。因而, 具有自身的优点。

(一) 办公效率较高, 文件保存稳定

在传统的档案管理工作中, 工作人员往往过分依赖手工操作, 不仅要求收集完整、避免漏写漏抄, 而且还要求用笔规范、字迹清楚且工整、分类和统汁准确无误等, 这样既费力又费时。而基于计算机技术和网络通讯技术的办公自动化具有强大的信息处理能力, 它给文件资料的收集、分类、储存和统计以及查阅等都带了极大的便利, 有效的提高了办公效率。

另外, 随着时代的进步和社会的飞速发展, 电子技术日新月异, 以闪存U盘、光碟以及大容量的移动硬盘等方式贮存和读取的电子文件得以实现并日益成熟。这些存储载体具有贮存和读取都方便快捷、易于传递、贮存时间较长、不易损坏, 以及稳定性强, 几乎不受外部环境影响等优点。

(二) 利于信息共享, 文件安全性高

随着办公自动化的进一步发展, 可以将档案信息与载体进行分离, 从而实现其与其他信息系统搭建互联平台, 以提供横向与纵向、历史与现实的信息记录, 有利于信息的交流和共享。

此外, 办理人员在日常的公文办理过程中, 往往容易发生文件传递过程中丢失的现象, 而且传统的文件传递通常受邮政系统因距离长短而产生的时间受限制。而且, 文件还可能在传递过程中因其他原因而延误甚至丢失等, 这就给档案管理人员的归档以及其他人员的检索利用等带了诸多麻烦。而在办公自动化环境下, 文书档案管理直接应用计算机网络技术进行传递, 不但极大地缩短了文件传递的时间, 还有效地提高了文件传递的安全性。

(三) 信息检索效率高, 档案利用更便捷

基于计算机技术的办公自动化可以对数据进行一次输入而多次利用。因此, 文书档案管理人员只需在文件的拟写、编号、著录、签发等工作完成后, 通过鼠标点击归档操作, 即可轻松实现从文件处理系统到档案管理系统的归档工作。与此同时, 由于办公自动化系统为档案资源的共享提供了多种检索功能, 从而实现了档案信息自动编目、自动标引以及自动分类等。因此当需要利用文件档案时, 通过在线档案检索即就可浏览到所需要的内容, 这样使得档案的利用变得更加便捷和高效。

二、办公自动化环境下的文书档案管理所存在的问题

办公自动化在文书档案管理领域的普及应用, 极大的提高了办公工作效率和减轻了管理人员的工作负担。但同时也出现了一些问题, 主要表现为以下两个方面。

(一) 电子化的档案文件保密性受限制

与传统的文书档案管理不同的是, 办公自动化环境下的档案文件不再具有特定的字迹, 人们可以根据实际需要而将电子文件以不同的字号和字体输出。因此, 也就无法再根据字迹来辨别其原始性。此外, 由于不能对电子文件进行签名或盖印, 因而无法根据字迹或印章来分辨电子文件是否为原件。由此可见, 这些问题都对电子文件的保密性带了极大的困难。尽管网络窃密技术不断地完善, 但是仍然无法对进入网络中的电子文件进行绝对保密。

(二) 电子化的档案文件对管理人员要求高

随着科技的发展和进步, 办公自动化环境下的文书档案管理对管理人员提出了更高的要求。一方面, 仅仅懂得传统的纸质档案管理原则、理论、技术以及方法的管理人员, 将难以胜任对电子文件进行归档以及其归档后所形成的电子档案的管理。另一方面, 如果仅仅懂得计算机技术和网络通信技术的人员也无法胜任。因此, 要实现文书档案管理的办公自动化, 就必须有相应的现代化高素质人才, 要求管理人员不仅具有相应的计算机操作水平, 同时还要具有较高的知识层次和先进的管理水平。然而, 当前许多档案部门往往缺乏这样的具有现代高技术的管理人才。这样, 导致即使引进再先进的现代化设备, 也无法发挥其相应的作用, 这对办公管理人员的技术水平及业务素质等提出了更高的要求。

三、如何解决文书档案管理办公自动化所出现的问题

针对当前办公自动化环境下文书档案管理所出现的问题, 研究和探索相应的解决措施具有十分重要的意义。

(一) 通过内外网隔离提高安全性

保护办公自动化网络安全的最有效、最经济的重要手段之一, 就是在内部网络与外部网络之间架设物理隔离, 从而实现内外网的隔离。主要操作是在第一层利用路由器的隔离防护措施来过滤被屏蔽的IP地址及服务。首先通过路由器对所有的IP地址进行屏蔽, 再根据实际需要进行有选择性的放行一些IP地址进人办公自动化网络。第二层的隔离防护措施主要是采用防火墙技术。利用防火墙对进、出网络的数据进行过滤, 对进、出网络的访问行为进行管理, 有效阻止某些不被允许的业务, 记录所有通过防火墙的信息内容, 以及对网络攻击进行检测和告警。这样, 极大地提高了办公自动化的网络安全性。

(二) 提升档案管理人员的综合素质

要提升档案管理人员的综合素质, 首先, 必须加大对现代办公自动化硬件设备的投入力度。只有这样, 相关的档案管理人员才能有条件对这些办公自动化设备进行了解和学习, 以致熟练运用, 从而增强其业务技能和提高其管理水平。其次, 为了让档案管理人员的业务素质和管理水平随着时代的发展而不断提高, 应逐步形成以“自学为主, 培训为辅”的可持续终身教育模式。

四、结语

文书档案是档案管理工作中一个不可或缺的组成部分, 它不仅客观地记载了社会发展的历史过程, 而且还如实地反映了领导决策、问题处理、研究开发以及基本建设等方面的发展过程与成果。随着时代的不断进步和社会的快速发展, 办公条件也随之得到了很大的改善, 尤其是办公的自动化和管理的信息化, 极大地提高了办公效率。

参考文献

[1]孙小璇.浅谈网络办公自动化系统在文书和档案工作中的应用[J].广东档案, 2009.

自动化文书档案管理 篇7

一、自动化办公环境下文书档案管理的优点

(一) 自动化办公提高了文书档案一体化管理的水平。在以往的文书档案管理工作中, 管理人员过于依赖手工进行操作, 尤其是在对文件资料进行收集和整理的过程中, 企业不仅要求资料的完整和齐全, 还要求书写规范和清楚, 在这种情况下依赖手工进行操作既费时又费力, 而且还容易出现错误。在自动化办公环境下, 这些内容都是在系统设置的环境下进行操作的, 使整个过程变得非常简便、有序。因此, 自动化办公有利于文书工作和档案工作的对接, 还有利于对文书工作和档案工作整个过程的掌控和管理。

(二) 自动化办公使文书档案管理更加快速、高效。档案信息检索一直以来都是档案手工管理的难题, 而怎样在大量的档案文件中快速、精准地搜寻用户所需要的信息, 更是以往企业文书档案管理的一个难点。把自动化办公应用到企业文书档案管理工作里面, 可以有效地处理这些问题, 自动化办公实现了信息数据的一次性输入和多次利用。在管理人员顺利地完成了自动化办公系统中文件的流转以后, 只需要简单地转一下库, 就完成了文件从自动化办公系统转移到档案管理系统的全部内容。当需要使用相关档案的时候, 管理人员只需要根据指点的信息进行搜索, 就可以快速、全面地搜寻到需要的信息。

(三) 有利于电子文件的保存。在自动化办公过程中, 所产生的电子文件是记录信息、传达信息以及储存信息的重要载体, 它和以往纸质档案载体进行比较, 具有体积小、寿命长、便于保存等特点。管理人员根据实际情况的需求, 合理地选择相关的电子载体, 比如:VCD、DVD以及移动硬盘, 这几种载体都是存、读便利快速, 便于备份和传递, 而且能够储存十分久的时间, 受到外部环境的影响也非常小, 不容易出现损坏的现象, 具备稳定性能比较强的特点。

二、自动化办公环境下文书档案管理出现问题

(一) 企业对网络办公环境安全的风险意识不够。在自动化办公环境下, 企业对文书档案的传输和共享都是建立在网络基础之上的, 这就表示着电子档案传输和储存具有一定的风险。所以, 如何有针对性地提高电子档案在传输和归档方面的安全、稳定成了自动化办公的重要内容。首先, 文书档案管理人员应该定期定时地对办公设备的软件和硬件进行检测、维护、升级, 对已经存档的文件要进行备份和更新, 从而保证文书档案储存的稳定性。其次, 文书档案管理部门应该合理地应用用户身份验证、网络防火墙等加密技术, 最大程度地提高文书档案储存和信息共享方面的安全性、保密性, 从而避免一些用户为了自身利益窃取档案的行为。

(二) 处理电子档案容易产生操作上的错误。自动化办公环境下的企业文书档案管理, 由于在电子文档的储存和共享方面具有一定程度的风险, 所以, 企业应该建立规范的管理操作规程和严格的档案管理制度。比如:企业根据电子文档收集、储存、传输、共享的各个细节制度合理有效的规范操作, 这样能够减少操作过程中的错误和漏洞引起的文档损坏和丢失;为了保障文书档案的保密性、安全性, 仅仅依靠现代化信息加密技术是远远不够的, 更应该创建起严格的身份验证制度和档案保密制度, 这样做的目的有利于弥补档案加密技术中的疏漏和不足之处。

(三) 文书档案管理人员的综合素质不够适应。自动化办公环境下的档案管理工作对管理人员也提出了更高的要求, 不仅需要管理人员具备良好的道德品质, 还需要管理人员具备较强的专业技能。然而, 从相关调查中发现, 许多企业文书档案管理人员的综合素质较低, 对计算机等电子设备的应用操作熟练度不够, 缺少相关的文书档案管理经验等, 这些也是影响企业自动化办公文书档案管理效率和质量难以提高的主要原因。

三、合理的建议对策

(一) 提升档案归档的安全性、稳定性。信息网络技术的快速发展存在两面性, 实现快速、高效的文件传输的同时, 网络病毒和黑客入侵等影响企业文书档案管理安全和稳定的因素也随之出现。因此, 企业应该不断地学习当前先进的信息安全技术和加密技术, 为文书档案管理部门设置严格的权限, 与此同时, 还应该规范可以整理数据库和服务器的用户范围, 从而防止档案被非法盗用、修改以及删除。

(二) 提高文书档案管理人员的综合素质。在自动化办公环境下, 企业要想在文书档案管理方面取得理想的成果, 离不开一支高效率、高素质的档案管理团队。针对当前我国各个地区企业文书档案管理人员综合素质过低的现状, 提出以下几点建议:首先, 从社会上聘请文书档案管理综合素质较高的认识来对企业管理人员进行相关培训, 让管理人员更好地认识到自身岗位的责任和义务, 从而激发他们的在岗学习能力。其次, 制定相应的考核制度和选择优胜劣汰的任用制度, 定期对管理人员的综合素质进行考核, 对于一些长期表现良好的管理人员给予相应的奖励;反之, 对于一些表现差的管理人员给予相应的处罚, 特别是一些不思进取, 长期出现错误的管理人员应该及时地辞退。最后, 企业还应该加强管理人员之间的交流, 邀请附近企业的文书档案管理人员参与到本企业的交流活动中, 这样做的目的有利于丰富管理人员的工作经验, 拓展他们的视野, 使管理人员在未来的文书档案工作中发挥更大的作用。

(三) 树立全面化、系统化的档案管理目标。全面系统的自动化办公环境主要是为了避免办公设备和文件归档过程中出现不兼容、不衔接的现象。在设计自动化办公系统的时候, 企业应该要求文书档案管理人员积极主动地加入到系统的设计和规划中。此外, 文书档案管理人员还应该和程序开发人员展开相关内容的交流和沟通, 结合自身企业实际工作情况分析前期阶段的文件处理工作与后期阶段的文件归档工作, 从这两个方面出发提出对系统设计的功能要求、整体上的规划以及框架设计, 使这些内容都和本企业工作需求相符合, 这样才能够真正地提高档案在收集、整理、归档、共享方面的准确性、安全性以及实用性。

四、结语

综上所述, 自动化办公不仅提高了文书档案一体化管理的水平, 还使文书档案管理更加快速、高效, 有利于电子文件的保存。但是, 当前我国许多企业在自动化办公环境下文书档案管理出现了许多问题, 应该从提升档案归档的安全性、稳定性和提高文书档案管理人员的综合素质以及树立全面化、系统化的档案管理目标这几个方面出发, 从而促进企业文书档案管理的健康、稳定发展。

摘要：随着我国经济的飞速发展, 信息网络技术也呈现出良好的发展趋势。近年来, 自动化办公的出现逐渐获得了人们的认同和支持, 这也为企业文书档案管理迎来了一场全新的变革。但是, 由于许多企业的办公自动化还位于起步阶段, 缺少相关的管理方法和经验等, 导致许多企业在自动化办公环境下文书档案管理出现了许多问题。本文针对自动化办公环境下企业文书档案管理出现的问题进行分析, 并阐述了合理的处理对策。

关键词：自动化办公,文书档案,管理

参考文献

[1]谭捷.高校文书档案管理在办公自动化系统中的实施与研究[J].才智, 2014 (23) :211.

[2]王宇飞, 徐秀英, 高志国.办公自动化在文书档案管理的应用研究[J].科技创新导报, 2014 (12) :191.

[3]陈昱.对文书档案管理办公自动化应用的几点认识[J].职业技术, 2014 (11) :91.

[4]梁惠志.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].办公室业务, 2014 (23) :190.

[5]曾霞.OA办公自动化系统在医院文书档案信息化管理中的应用[J].办公室业务, 2015 (04) :90.

[6]陈黎.办公自动化环境下文书工作之思考——从天然气产业办公室自动化建设谈起[J].办公室业务, 2012 (23) :105-106.

自动化文书档案管理 篇8

1. 收发文积压时间长, 从而大量送往档案室归档时就会出现任务繁重。

2. 借阅频繁, 在现有人力的情况下, 一边分类、编号、整理、造册, 归档, 一边查询、借阅, 容易出现混乱和文件丢失。

3. 查询, 借阅过程耗费时间, 工作效率严重降低。

部分文件甚至需要多位领导的同意才可借阅, 审批过程耗时费力。这与集团降本增效严重不符。

鉴于此, 怎么才能突破这一局面就成为我们思考的方向。

结合集团公司OA自动化办公系统的应用, 浅谈文书档案管理需要变革的方向。

以前, 办公室的发文和收文全部纸质化运转, 到达一定数量或一定时间送达档案室归档, 然后档案工作者对收发文按照时间, 保管年限, 类别和密级进行分类和编码。在整理过程中也随时会遇到各部门人员查询和借阅文件, 借出时间长短不一, 借出登记也必须做到位, 可谓是耗人力, 耗时间。这种查询和借阅存在着很多问题, 让工作付出和工作回报不对等。举个例子:本单位XX部门XX人员来档案室查询XXXX年XX月XX日的一个发文, 知道文件的时间但不知道文件的名称和内容, 或者知道文件的名称却不知道该文件是哪一天发的, 所以请档案管理员帮忙找出来, 接着档案员就按照工作步骤:登记、取钥匙, 开启档案柜、查找, 找到后交给请求人, 请求人只是看一眼发文日期或者发文名称及内容就又当即归还。如此这样, 让档案工作人员觉得自己的工作意义和作用不显著, 长此以往, 档案工作人员对这种工作模式产生烟厌倦, 降低工作效率。怎样改变这一局面呢, 陕钢OA办公系统的应用对文书档案管理产生了积极的作用, 从查询和借阅方面来讲, 减少了大量环节, 节省了请求人和档案工作者的时间, 极大地提高了效率。因为OA自动化办公系统以计算机和互联网为依托, 可以做到实时查询。

办公自动化改变传统办公手段与方式, 成为人类社会进入知识经济时代, 收集、存储、使用文书档案提供了有效地手段, 同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。

办公自动化的应用与传统的文书档案的管理工作各有利弊, 也相互促进, 对现代档案工做贡献同等重要。

二、办公自动化在档案管理工作中的优点

1. 有效提高办公效率

繁复的传统文书档案管理工作在计算机强大的信息处理功能下变得简单高效。在传统的档案管理工作中, 无论是收集, 抄写, 分类等工作都需要工作人员通过手工操作, 结果往往费时费力。稍有疏忽就会出现文件收集不全, 抄漏抄错或分类有误等问题, 使得文档在后期查阅过程中也变得复杂。然而, 在应用了计算机办公自动化软件处理后, 使资料收集、存储、统计、分类等都变得井井有条, 查阅也十分方便。

2. 文书档案得到充分交流与分享

在原始的文书档案管理中, 由于文书档案均为纸质载体, 查阅交流等受到限制, 不能做到信息共享, 大量信息闲置在文件柜中, 不仅造成文件和信息查找困难, 还造成资金和资源的浪费。在应用办公自动化技术进行管理后, 档案管理有单途径管理发展为体系管理, 由案卷级深入到文件集, 由档案外部特征管理到内外合并管理。随着计算机及其网络技术的发展, 实现档案信息与载体分离使用, 从而极大的提高档案利用工作的质量和效率, 可以对所调阅的信息资源做出实时响应, 可以保证很高的查全率和查准率, 可以不受空间的限制。

3. 办公自动化系统中的文书档案稳定性强, 可以长期保存

传统的文书档案均为纸质载体, 纸质文件容易损坏, 不易长久保存。当遇到高温, 潮湿, 酸和氧化剂等使文书档案造成自然损坏是原因之一。尤其是在借阅过程中无意中的损坏, 使一些重要的历史信息不能完整地保留下来, 给档案管理工作带来不可挽回的损失。但而电子文件载体材料和纸质档案载体相比寿命要长得多。随着电子技术发展, 电子文档可以选择不同的载体保存。这样既避免了纸质文档容易损坏的缺点, 有能方便读者借阅。多种载体同时保存, 当有部分发上损坏, 还可以由其他资料来补齐, 相互补充避免重要信息因文件损坏而丢失。

4. 提高了文件的传递速度和安全性

日常公文办理过程中, 办理人员私藏文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生, 文件的传统传递手时间和距离的限制。同时, 还可能因为其他原因造成丢失和延误, 给档案人员归档和其他人员检索带来很大不便, 在应用计算机网络技术下, 直接通过网络进行传递, 大大提高了安全性和时间性。

三、办公自动化在档案管理工作中存在的问题

1. 电子文档易于修改, 保密性受到限制

电子文件易于修改, 容易失去固定的形式, 使得文件保密性变弱。读者可以根据个人需求, 输出原始文件。因没有特定的字迹, 无法从字迹上辨别文件的原始性, 从而造成一些重要的历史真想扭曲, 失去档案应有的意义。

2. 对档案工作人员的要求高

办公自动化档案管理工作, 对工作人员的操作水平和素质要求都比较高, 目前档案管理工作中大部分工作人员技术水平偏低, 对新引进的现代化设备不能自由操控, 无法充分发挥现代化设备的作用。因此, 要实现办公自动化档案管理, 作为管理人员就不能仅满足于一般的计算机操作水平, 要有先进技术水平和较高的知识层次。

四、结束语

在企业文书档案管理工作中, 不管是传统的档案管理, 还是现代化的电子文件档案管理, 各有其利弊。但那是作为档案工作人员, 充分发挥我们的主观能动性, 扬长避短, 各取所长, 让传统与现代结合起来, 一起来做好企业档案管理工作。

参考文献

[1]张亚平.浅谈办公自动化在文书档案管理的应用[J].山西档案, 2013, (s1) :104-106.

浅谈文书档案的日常管理 篇9

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

1.爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

2.加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1.掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2.利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1.进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

2.加强制度建设，建立长效培训机制。首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

自动化文书档案管理 篇10

这是指由文书档案部门对文书、档案进行分析、加工、组织, 最终将原始的文书档案信息转换成适合于输入到计算机形式的过程。这个过程从计算机的角度来说, 可称为文书档案数据的准备工作;从文书档案工作的角度来说, 可称为文书档案的著录与标引。其中文书档案的著录就是在登录文件和编制档案目录时, 对文书档案的形式特征及内容特征进行分析、选择和记录的过程。内容特征只揭示文书档案内容项目, 如分类、主题词、提要等。形式特征指文书档案的外表, 如标题、文种、作者、形成时间、档号、载体等。文书档案标引是指在文件档案著录中对文件档案的内容特征进行分析、选择、记录的过程。标准格式的著录卡片是按国家规定的标准格式对文件档案进行著录。著录卡片上的数据可以直接输入到计算机中去, 进行存储和处理。

著录和标引是文书档案自动化管理的第一步, 只有经过著录和标引, 才能够将文件档案输入到计算机中进行各种处理。所以, 著录和标引是整个文书档案自动化管理系统中的基础。文书档案部门在开发计算机应用时, 首先要搞好著录和标引, 并为此进行充分的研究和实践, 为计算机准备好较准确、充分的数据, 使文书档案自动化管理系统取得预期的效益。著录和标引的重大意义主要表现在质量和效率两个方面:

1.1 质量意义

文书、档案著录和标引的质量对文书档案自动化管理系统的质量有很大的影响。只有存储到计算机户的数据是正确的, 才能够有准确的自动化管理的一系列工作, 从而才能有高质量的自动化管理系统。反之, 若著录和标引的质量较低, 那么整个文书档案自动化管理系统的质量也不会高。因为计算机系统正常运行时, 对于著录和标引户的失误和遗漏是无论如何也察觉不出来的。这些失误和遗漏主要有:

由于著录标引人员不熟悉标引规则和标引语言而产生组配错误和标识错误, 或由于著录标引人员不认真负责而产生写错字、著录缺项等。这些错误都会造成检索文件档案时漏检、误检, 从而影响工作效率和工作质量。因而可以说, 著录和标引工作的质量高低将直接影响文书档案自动化管理系统质量的高低。

1.2 效率意义

文书档案的著录和标引是一项比较复杂、技术性很强的工作, 往往要投入很大的人力和物力。花费很多时间。一般来说, 著录和索引的时间要超过自动化管理系统的软件研制时间。因而, 提高著录标引工作的效率也就能提高整个自动化系统的效率。这在我国目前意义更大, 因为我国的大多数文书档案部门多年来基础工作弱, 而且从事著录标引工作的人员要求具备较高的专业水平和文书学、档案学知识, 但目前我国尚没达到这个要求。因此, 要实现自动化管理并提高管理效率, 就要培养一批具有著录标引专业水平的人员, 把将要存储的大量文件及已经过卷的大量档案进行整理, 而后著录标引, 这样就能提高文书档案自动化管理系统的效率。

2 文书档案数据录入和存储

这是把文件档案著录标引后的二次信息或全文输入到计算机里, 构成一条文件档案目录的过程, 存储文件档案记录就构成了机读文档或文件档案数据库。文件档案数据的录入和存储是文书档案自动化管理系统中的重要环节。在自动化管理系统中, 存储文件档案数据越多、越齐全, 这个系统的规模就越大, 其效益也越高。当自动化管理系统存储文件档案数据时, 还要求有合理的数据管理力, 以便对数据进行加工处理和查找。文件档案数据在计算机中的存储方式确定之后, 文件档案数据的加工处理及查找的力度也使其可随之确定下来。文档是表示在目的、形式和内容中彼此相同的信息项的集合。由于文档是存储在外储介质上, 所以, 通常可把存储稳当的磁带、磁盘、纸带等数据记录媒体也称为文档。文件档案数据文档主要有以下几种组织方法:

2.1 顺序文档

即文档记录的逻辑顺序与物理顺序相一致, 按照关键字的顺序来组织数据。顺序文档是所有文档中结构最简单的文档, 它实现起来简便容易, 各个记录之间不需要附加信息, 存储效率高。在文书档案自动化管理系统中, 记录数据的主文档大多采用以磁带为载体的顺序文档。这种磁带顺序文档适合于对大量数据进行成批处理。但是由于顺序文档的插入、修改和删除数据的操作较复杂, 不便于随机性查找。所以, 它只适用于交换机读目录数据或制作备份。

2.2 公式文档

链式文档的记录中除了记录之外, 还带有指针, 指向下一个记录的地址, 而且记录之间的物理顺序和逻辑顺序不一致。它一般存储在随机存储设备上, 如磁盘间顺序文档相比, 用链式文档来存储文件档案数据, 具有查找速度快、增删改数据较方便等优点, 是比较理想的存储结构。但链式文档也有缺陷;每个记录总要增加指针信息, 这样就占用了一定的存储空间。一般来说, 需经常调用的文件, 正在加工处理的中小型文件以及档案文档, 应该采用以磁盘为介质的链式文档。

2.3 索引文档

索引文档由数据文件本身和索引表两部分构成。索引表上列出了记录的关键字和地址的对应关系。为了查找迅速, 在大型文档组织中还应建立二级索引及多级索引。索引文档又分索引顺序文档和索引非顺序文档两类。索引文档必须存储在随机存储介质上, 如磁盘。若文件档案的数据量大, 而且要求查找迅速, 则应在确定文件档案存储方核对优先考虑采用索引文档。

3 文书档案数据库系统

文书档案数据库系统是为了更有效地利用录入存储的文书档案数据而在文档的基础上发展起来的。一个数据库往往含有一个或几个文档, 各个文档之间相互联系, 数据库仍通过文档来组织、管理数据。数据库不同于文档, 其根本区别在于数据库能表示出数据的自然联系, 数据库中的数据具有共享性、最小冗余度和独立性, 而且实现了对数据的统一管理和控制。在这个意义上, 可以说数据库是用户共享、具有较高的与程序独立的和有最小冗余度的数据集合。数据库系统除了硬件设备和数据库管理人员之外, 主要是由数据库和数据库管理系统构成的。其中数据库是存储在一定存储介质上的, 整个自动化管理系统的集合数据库管理系统是建立、管理、维护数据库的工具。文书档案数据库应存储全部文件、档案的检索项目和主题词表等所有与整个系统工作有关的数据。文书档案数据库数据的录入存储是通过数据管理系统进行的。

4 文书档案的检索和输出

建立文书档案自动化管理系统的目的就是使文书档案可以自动检索和输出, 以供人们利用, 提高办公效率。而检索和输出的效率和质量则是检验文书档案自动化管理系统成败的关键。所谓自动化检索和输出, 就是按照一定的要求, 从一定的介质上把存储数据库和文档中的数据很快查找并且输出的过程。

参考文献

[1]孙小璇.浅谈网络办公自动化系统在文书和档案工作中的应用[J].广东档案, 2009, 2.