医院自动化管理

医院自动化管理（精选九篇）

医院自动化管理 篇1

1 设计目标和原则

1)设计目标:应用B/S和C/S管理技术体系为核心,为医院行政、医疗、护理、教学、科研、后勤等工作提供充分、有效、准确的信息。

解决医院内部的信息发布、讨论、公告、信息收集等问题;解决公文收发管理、请示呈报批文等流程问题;解决医疗行政办公、后勤管理、科研管理、人事管理等问题;通过协同和流程的方式办理事务将数据录入系统;在连接医院内各个部门的信息网络基础上,通过数据挖掘、智能分析等技术是医院管理决策更上一层楼。

2)设计原则:医院自动化办公系统(HOA)是运行在基于电子病历的三甲精神专科医院管理平台上它的设计原则是:易用的原则;整体性保障原则;实用性与适应性原则;先进性与发展性原则。

2 平台的架构

2.1 信息管理平台的架构

在基于电子病历的三甲精神专科医院管理平台基本网络平台基础上,使用浏览器、WEB应用服务器、数据库服务器三层结构[1],来构造医院自动化办公系统(HOA)管理平台。

1)平台的构成主要包含:个人事务、公共事务、信息交流和系统管理[2]。个人事务:主要是与个人办公及通讯相关的模块的整合。公共事务:为公共事务与业务综合管理的相关模块。信息交流:是医院内部进行交流的有力手段。

2)系统管理:用于规划医院信息系统的结构、内容,按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的菜单,按照不同用户所属的部门、角色、管理范围进行管理和权限指派;通过用户权限的管理,不同身份的用户只能进入自己的系统,对信息管理来讲,权限的管理十分重要,有些信息只能领导掌握,有些信息只能相关部门掌握,没有权限的管理,就不能保证医院的信息安全。

2.2 系统的网络环境

医院自动化办公系统(HOA)运行在基于电子病历的三甲精神专科医院管理平台上,它的网络结构包括:数据库服务器、应用服务器、防火墙服务器、局域网、互联网、客户端、远程访问等。下图为医院自动化办公系统网络结构拓扑图[3]

1)运行环境:医院自动化办公系统(HOA)管理平台服务器采用Windows2003操作系统,系统内置MS SQL Server 2000。客户端采用Windows xp以上的版本。Web服务器与数据库服务器要分别设在两台服务器上,这样系统的运行效率是很高的。2)医院内部局域网:医院自动化办公系统(HOA)管理平台安装在内部局域网络上的服务器上,局域网用户通过局域网IP地址即可访问。3)院外互联网:可以用互联网联接等方式实现访问信息系统,但需通过防火墙服务器的过滤。

2.3 数据库[4]

医院自动化办公系统(HOA)平台用MS SQL Server 2000作为系统的数据库系统。具有非常强大的数据库创建、开发、设计及管理功能。从不同的应用的功能划分,具有下列系统结构:客户机/服务器体系结构,数据库体系结构,关系数据库引擎体系结构,服务器管理体系结构。特点是:企业级数据库、可用性和可扩展性、与互联网的紧密结合、简单、友好的操作方式、数据仓库支持等同时,SQL Server 2000提供了英语查询工具盒编程接口,使得以英语为基础设计和管理、查询数据库成为了可能。

2.4 电子邮件与即时通信系统[5]

它主要包含:1)医院内部人员的电子邮件;2)医院人员互联网邮件;3)医院内部即时通信系统。

2.5 网络协议[6]

采用TCP/IP(传输控制协议/因特网协议)。TCP/IP协议具有很大的灵活性,支持任意规模的网络。可以连接所有的服务器和工作站。方便地将异种机型、异种操作系统的计算机系统构成单一协议的异种机互联网络——TCP/IP网络,

2.6 操作系统[7]

Windows Server2003系列操作系统具有网管能力强、可靠性、可用性、可伸缩性和安全性,是一个高度可靠的平台。医院自动化办公系统(HOA)平台可以很好的运行在Windows平台。

3 系统主要功能的设计

功能主要包括:为医院建立内部的通信平台和信息发布平台;实现工作流程的自动化,以及对流转过程的实时跟踪与监控;实现文档管理的自动化,使得各类文档、信息能够按权限进行保存、共享和使用,实现知识管理;辅助办公,实现办公的电子化。增强员工协同工作的能力,提升员工之间的沟通与共享;强化领导的监控管理,增强管理层对医院的控制力;提高工作效率,提高工作的透明度。加速工作的运转速度,提高工作质量;降低管理成本,提高管理水平,促进管理的规范化,提高凝聚力。

3.1 系统角色设计[8]

3.1.1 院长

在整个医院,院长处于统筹全局、监督管理的地位,这就决定了他在医院管理平台系统中必须能够简单直观的掌握各项数据及各部门的工作动态及进展,及时、真实的了解群众反映的各项问题,高效、便捷的进行工作,能够通过管理平台系统对其所管辖的范围内的人、事、物进行简便的考核等等。

3.1.2 主任(科长)

医院各主任(科长)处于承上启下的关系之中,既是管理者又是被管理者,因此,主任(科长)需要在医院管理平台系统中能够及时、准确的掌握本部门的工作进度与相关数据,高效、便捷的进行日常事务处理;对本部门及下属人员进行简便的考核;能够通过管理平台系统把本部门的工作情况及时反馈给院长,为决策提供依据。

3.1.3 一般用户

一般用户指医院一般员工,他们需要通过医院管理平台系统来简便的完成日常事务工作,并且把进度及时反馈给主任(科长),以便进行考核以及决策。

3.1.4 系统管理员

系统管理员是由医院指定的、负责医院管理平台系统日常管理与维护的人员。主要负责系统用户管理、组织结构管理、角色管理、使用权限的分配等工作。

3.2 模块组成

3.2.1 行政事务管理模块

1)个人事务功能模块:个人通讯薄、员工通讯薄、公共事务通讯薄、短信通知、电子邮件、工作日历、考勤统计、我的文库等,使用户能够方便、快捷、安全、可靠的实现个人事务的管理和保存。

2)公文管理:文档管理模块、电子办文模块。

3)资源管理:a.办公用品管理模块、b.图书期刊管理模块、c.固定资产管理模块、d.会议室管理模块、e.车辆管理模块。

4)公共交流:电子会议、电子公告板、网上调查三个模块。

5)后勤管理:后勤管理模块有网上报销、员工档案、档案管理、会议管理等,提供办公用品预定、车辆预定、用餐、制度查询、学习培训等功能。

6)信访处理:信访处理模块包括接受投诉与处理意见公示两大功能。医院信访办接收到投诉后尽快进行处理,并且在一定时日内把处理结果及进行公示,接收监督,这也是医院为民办实事的体现。

3.2.2 绩效考核模块

绩效考核模块能通过自动从行政事务管理模块,监督管理模块中获取定量的数据,根据预先设定的考核流程进行绩效考核。

1)医技人员考核:可以通过职业道德、专业技术、工作强度等方面来对医务人员(责任医生)进行年度考核。通过与医院的管理平台对接,能够直接打到一个医生的自我评价、医院评价等直观的数据,再通过一定的比例给医生进行年度考核打分。考核结果直接与医务人员的晋职晋级、岗位聘用、绩效工作等方面挂钩,真正做到多劳多得、公正公平。

2)行政后勤人员考核:考核系统能通过自动从行政事务管理模块、卫生监督管理模块中获取的定量的数据,根据预先设定的考核流程对医院工作人员进行考核,最终输出一个比较直观的数据以供领导参考。

4 系统安全体系[9]

安全包括两部分,即系统运行的安全和信息的安全。系统运行的安全是保证系统正常的运行和防止系统被恶意攻击。信息的安全是保证信息的完整性、保密性。为了保证系统的安全,要做好以下防范措施:

4.1 系统运行安全管理

4.1.1 网络管理

建议采用专网互联的方式。对于非本医院的人员一般不允许直接、透明地访问本网络。其次从物理上与互联网断开。对于保密性要求较高的,物理上断开可以从根本上防止黑客队网络的攻击。另外也可以采用一种相对安全的方案:允许内网用户访问外网;禁止外网用户进入内网。再次通过使用SSL加密技术,实现传输安全。数据在互联网传递时,可实现128位加密等。可以保证在互联网上应用管理平台系统时的安全。

4.1.2 存取控制与审计管理

通过信息系统的管理人员对工作组和用户不同操作的授权,可以控制用户对信息源不同级别操作,防止对信息非法的访问、修改、删除,保证数据的安全与保密。应用日志能力。对于任何被保护的数据资源的存取、删除、修改等操作的时间、操作的用户、系统登录等信息都有详细记录,提供审计功能。

4.2 信息的安全管理

4.2.1 口令保护

为了防止非法用户入侵系统浏览、存取信息,应对用户的资格和权限进行审查。口令应选择安全的码长,用户口令的字符长度与内容要包含数字和英文字母,且要求不低于6位,同时具备定时强制用户修改密码的功能。

4.2.2 计算机病毒的防治[10]

未经许可,不得使用可移动介质(软、光盘等)进行程序、信息的复制与传递。定期或不定期的进行病毒的防治检查,系统中应配有安全可靠的杀病毒、防病毒软件。

4.2.3 安全意识教育与严格的管理制度

定期开展安全意识教育与严格的制度管理执行。

5 结束语

自动化办公管理平台的应用极大的提高了医院员工办事效率和工作积极性,促进了医院的发展,也是医院取得了非常好的社会效益和经济效益,为数字化医院打下了坚实的基础。

摘要：该文目的是使医院行政事务办公自动化。该文使用的方法为应用B/S和C/S管理技术体系、J2EE JDK技术语言、Windows Server 2003操作系统、MS SQL Server数据库和CA数字证书等技术开发。由此,极大的提高了医院员工办事效率,促进了医院的发展。管理平台的应用是医院取得了非常好的社会效益和经济效益,为数字化医院打下了坚实的基础。

关键词：办公自动化,web,角色设计,数据库,安全体系

参考文献

[1]张树亮,李超.ASP.NET2.0+SQL Server网络应用系统开发案例精解[M].北京:清华大学出版社,2006:229.

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[3]王波.基于B/S模式医院网上预约挂号系统实现[J].医学信息学杂志,2011,32(9):23-25.

[4]周绪,管丽娜,白海波.SQL Server2000中文版入门与提高[M].北京:清华大学出版社,2004.

[5]王达.网管员必读-网络应用[M].2版.北京:电子工业出版社,2007:253-433.

[6]Reed K D.TCP/IP基础[M].北京:电子工业出版社,2003.

[7]王建春,刘建龙.Windows Server2003中文版入门与提高[M].北京:清华大学出版社,2004.

[8]崔艳荣.RBAC在医院管理信息系统中的应用[J].电脑知识与技术,2005(2):72-73.

[9]杭州华三通讯技术有限公司.新一代网络建设理论与实践[M].北京:电子工业出版社,2011:457-493.

医院财务办公自动化模式研究 篇2

医院财务办公自动化模式研究

作者：陈慧

来源：《财会通讯》2012年第05期

一、医院财务办公自动化发展现状

办公自动化环境下医院档案管理分析 篇3

【关键词】办公自动化；医院档案管理；存在问题；解决措施

办公自动化技术不断发展，为医院的档案管理工作提供了良好的条件。在医院的档案管理方面，存在的主要问题包括；理念相对落后人员的计算机应用能力差，档案管理不合理，自动化系统不够人性化等，这些问题都是我们需要快速解决的。

一、自动化的条件下档案管理存在的问题

（一）安全性不足。医院的档案属于内部局域网的一种，网络环境相对封闭，如果不是有人刻意为之就不会造成数据的安全性问题，但是如果有人故意非法接入局域网，盗取医院的数据，这样数据的安全性就会大大的降低，数据的安全性有着重要的意义，如果能被随意的入侵和更改就会造成重要的医学资料被泄露，病人病例丢失。引发严重的后果。同时因为属于内网，所以防火墙的等级较低，无法自行的升级，这就造成了新型的病毒能够穿越防火墙，肆意的在医院档案数据库中破坏。医疗档案作为患者隐私内容之一，医院和医生都有义务为患者进行保密。但是随着办公自动化体系的引入，医院逐渐对档案进行电脑联网存储和管理。随着网络技术的发展，黑客和不法商贩逐渐开始盗取患者信息以获得巨额收入。这不仅为医院和患者带来了困扰，还严重影响了医患关系，加深了双方对立程度。医院电子档案是医生存储、管理、上传的诊断病例，包含了文本、符号、图表、图形、音频、影像等数字化信息。鉴于其形式不固定、易于修改、系统漏洞、保密性弱等问题，电子档案被篡改和盗取的可能性大大增加。在针对医疗档案输入、存储以及管理的安全性的投入上，还有许多不足之处。

（二）档案的管理标准不固定。档案的管理不固定这就造成了档案管理存在乱象，很多重要的文件没有备份。各个文件之间类型不同，不利于分析。同时也不利于分析和整理，又是重要的文件因为没有备稿，当数据库受损的时候很多珍贵的资料就此遗失。格式不同往往是因为人员素质因素，或者管理系统不断更新，但是系统的兼容性不好导致的。

（三）医院办公系统不完善，漏洞多。医院的办公系统不完善是档案管理的中的难题，我国没有统一的医院档案管理系统，所以医院是利用自己开发挥着从软件公司手中购买而得，这些系统的兼容性一般都存在一定的问题。系统的漏洞多，容易引发崩溃。所以我国的档案管理系统存在着众多的问题，需要统一的管理，同时办公系统不够人性化，操作过于复杂，耽误了患者的就诊时间，无法时间快速医疗的效果。而且，系统缺乏将电子文件传输与医疗档案管理工作结合在一起的医院档案管理系统，无法实现对诊断病历等医疗文件的自动控制与归档。

（四）念相对落后。很多医院并没有意识到医院档案管理的重要作用，对档案管理的认识个管理都不够，这就造成了当系统出现问题的时候维修速度慢，档案系统当摆设，在医生的治疗时，不采用先进的管理系统，而是采用笔记的方式，因为笔记难以查找，这就造成了查找资料的不利。同时医院的大多数人都是医学专业毕业的，所以对电子应用技术不了解，信息化的水平较低，所以这就造成的医院建立档案的困难。同时医生的工作时间长，任务量加大，很少有时间能够得到得到系统的应用培训。

二、办公自动化环境下医院的档案管理

（一）加强医院档案管理信息化建设。自动化技术技术是在建立在网络、计算机等设备的基础上，所以想要建立良好的设备就需要加大硬件的建设，配置优秀的硬件设备。建立专门部门负责设备的维修和养护工作。保护设备以及网络的安全，定期做好网络的防火墙的升级工作，防止医院的重要数据被窃取，维护系统的稳定，保护病人的隐私，做好文件加密处理的工作。

（二）强化后档案管理专业人才的培养

随着当前医院市场化程度的不断加深，医学领域新的科研成果不断涌现。医院档案出现了数量不断增加、信息更加广阔，形式更加丰富，管理方法更加复杂的特点。因此，医院需要更多的专业人才对医院档案进行管理。对于管理人才的培养，应从以下几个方面进行：首先，要加强管理人员的医疗档案法律法规等方面的知识，增加档案管理、医疗信息分类的专业技能培养课程；其次，要加强管理人员对自动化办公设备的了解与应用能力，强化管理人员的医疗方面的专业知识，熟悉医院运转的各个流程，加强对医生所提交的各种病例案例、重点疾病的质量控制表等报表的分类整理能力，提高工作效率和准确率；第三，医院要制定一套绩效考核制度，完善奖励和惩罚措施，有效的激发工作人员的工作积极性，推动医院档案自动化管理工作的全面实施。

（三）完善制度以建立高效的档案管理模式。建立高效的档案管理模式，首先，要加强档案管理制度建设，将医院患者的档案信息纳入医院档案管理范围中，最大限度发挥其学术价值。第二，要加强档案管理系统与自动化办公系统的匹配程度，统一接入端口和标准，运用自动化技术加强档案管理工作，实现医院档案的网络化、科学化、规范化管理。第三，准确定位医院档案管理的角色，从不同层面、不同角度，以不同方式进行档案管理，规范档案信息分类，按照一定方向，不断深挖档案信息的参考价值与学术价值，为其他部门提供更加准确的数据支持。

三、总结

在档案的管理模式下，医院应该做好相应的改革工作，加强人员操作系统的能力，同时加大对档案管理资金的投入，一方面加强设备的质量，另一方面建立专门的部门管理系统的稳定运行。建立高效的档案管理模式，注意档案的加密工作，防止数据被窃取，优秀的档案管理就算数据被窃取，入侵者也无法知晓用户的实际意义，这就保证了其数据的安全性。

参考文献

[1]杨巧，张晋川，周丽.浅谈医院档案的历史发展及构成特点[J].中国管理信息化，2013（13）

[2]王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院学报，2012（02）

[3]李正，陈秀杰，吴伟民，时泰卿，吴玉龙.办公自动化系统中档案管理子系统设计[J].国土资源信息化，2012（03）

办公自动化环境下医院档案管理研究 篇4

一、医院档案管理的现状分析

在当前的医院档案管理中其信息化程度仍然比较低, 一部分医院因为资金、技术等方面实力不足, 对档案管理工作存在较低的信息化认知水平, 管理中涉及的软硬件设施都不健全, 阻碍了信息化管理的发展, 办公自动化也就达不到要求, 这种发展缓慢的情况对医院档案管理工作水平的提升是一种很大的阻碍。另外, 医院的各项管理工作繁杂, 管理系统庞大, 各个科室产生的相关资料也非常多, 档案管理起来容易出现混乱的情况, 管理工作具有一定的难度, 在查阅相关资料的时候也比较费时费力, 使得医院整体的档案管理水平较低。此外, 在办公自动化环境下, 医院的档案管理工作的开展离不开专业技术人员的参与, 但是当前医院大部分的档案管理人员在综合素质方面不合格, 对档案管理工作存在认识上的误区, 在日常工作中也不能认真地对待, 存在不重视档案管理的问题, 工作中表现出的积极性及主动性都不高, 有的医院更是为了减少人力资源方面的支出, 安排兼职人员或非专业人员从事档案管理工作, 很多人都缺乏专业的培训, 在实际的管理工作中就容易出现不同方面的问题。

二、办公自动化环境下医院档案管理的特点

(一) 办公自动化环境下档案存储更加安全。

办公自动化是为了满足办公需要, 利用各种网络平台、计算机技术等先进技术, 高效地管理医院档案信息, 规范和存储医院档案资料, 促进医疗事业不断发展。依托于高新科技及信息技术, 医院的档案管理工作能够提升其信息的共享水平, 进行信息的自动传输, 使得信息更加安全、真实。在办公自动化环境下, 医院档案管理能够实现存储的安全化发展, 原有的纸质档案容易受到空气、温度等因素的影响, 使用寿命受到了限制, 往往在长时间的存放之后, 容易出现档案资料损坏的情况, 尤其是纸质档案资料, 上面的文字会变得模糊, 影像资料中的画面质量也会变差, 对档案的应用产生不利影响。而办公自动化环境下, 医院档案管理能够实现数字化、信息化的发展, 档案资料存储为电子版, 依靠计算机网络存在, 大量的资料可以集中存储在一个小的芯片中, 不仅节约了档案管理的时间与空间, 为档案管理工作增加了便利, 而且还能够延长档案的使用寿命。

(二) 办公自动化环境下档案管理效率高。

医院档案管理工作主要就是对器材设备、医疗档案、病历等材料信息进行整理、收集、存放, 以前的管理工作中都是通过管理人员对各种纸质资料进行归档管理, 工作量繁杂, 管理效率也不高, 而且存放档案需要占据很大的空间面积。而在当前这种办公自动化环境下, 医院的档案管理工作也得到了发展, 一些专门的管理软件被应用到工作之中, 依靠计算机网络系统, 对大量的档案资料进行归整, 实现信息化的处理, 能够大大地提高档案资料的归档速度以及信息的检索质量。

(三) 办公自动化环境下档案管理实现资源共享。

利用办公自动化系统开展医院档案管理工作, 工作效率能够得到显著的提升, 工作过程也更加的快捷, 其发挥的最大优势就是资源的共享, 能够利用微博、QQ以及微信等软件, 能够进行档案信息的实时传输与共享, 使得医院档案管理工作的技术性及规范性都有了很大的提高, 档案管理的质量水平也获得显著的提升, 管理人员通过相关的信息系统, 能够实现短时间搜索、确定目标档案文件, 利用文件检索功能可以立即找到相应的文件, 并将其进行共享, 这种形式下的档案信息在共享的过程中受空间及时间上的限制也是微乎其微的, 是对传统的档案管理模式的创新, 节省了大量人力及时间。

三、办公自动化环境下医院档案管理工作的改进

(一) 办公自动化要与医院档案管理结合, 提升其规范化水平。

医院档案管理工作的开展, 在新时期下迎来了新的发展阶段, 传统的档案管理模式已不再符合当下的发展需求, 对传统的管理方式进行转变也已经是势在必行。办公自动化环境下, 医院的档案管理工作需要朝着效率化的方向发展, 实际的档案管理工作的开展应该满足医院发展的需要, 将办公自动化与医院档案管理相结合发展, 提升实际的档案管理工作效率, 让档案管理工作的开展能够更好地服务于医院各项工作的开展, 推动医院医疗卫生事业的不断进步。档案管理工作中, 自动化的管理模式能够显著的提升档案管理的效率, 计算机系统具备的数据存储功能是非常强大的, 能够提升档案管理先进性及实用性水平。医院的档案管理工作成了办公自动化管理系统的组成部分, 能够借助计算机网络平台实现对管理工作的直接监管, 实现各个工作环节过程的技术性规范, 在实际的信息应用中, 能够更加快速便捷的调出信息, 节省时间。

(二) 提高医院部门之间的有效合作。

档案管理只是办公自动化管理系统中的一部分独立内容, 但这与传统的档案管理模式又有着较大差别, 通过自动化管理系统, 能更好地实现对档案信息的管理。与传统的档案管理模式相比, 办公自动化环境下开展的医院档案管理工作, 会对医院各个部门之间的合作更加重视, 档案部门与信息技术部门之间建立良好的合作关系, 才能更加顺利的实现信息的存储, 确保档案管理工作的正常开展。在借助办公系统实行档案管理工作的时候, 系统所具备的实际性能对档案管理工作也会产生很大的影响, 因此, 加强系统性能需要的是部门之间的通力合作。由此可见, 办公自动化环境下的医院档案管理, 需要特别注重不同部门之间的协作, 这对于档案管理工作的顺利实施是非常有利的。

(三) 注重专业档案管理人才队伍的建设。

当前医院工作人员对办公自动化虽然有了一定的了解, 但是还缺乏熟练的操作能力, 要想实现办公自动化系统在医院档案管理工作中的高效应用, 就要注重专业档案管理队伍的建设。自动化办公系统的科技含量较高, 是对计算机技术的一种实际应用, 能更好地满足人们的办公需要。要想提升办公效率就需要对这一工作系统有一个具体、全面的了解, 在医院建设一支专业化的档案管理人才队伍, 需要注意几个方面的内容:一方面, 档案管理人员应该做到与时俱进, 了解最新的档案管理的相关知识技术, 不断地提升自身的计算机操作能力;另一方面, 还需要加强自身业务能力的提高, 使得档案管理人员更加熟练的操作信息管理系统, 提升信息录入、调取的效率;最后, 要加强对管理人员进行业务考核, 形成完善的评估机制, 建立档案管理人员的安危意识, 使其能够积极地投身到医院档案管理工作之中。

四、结束语

在当前的医院档案管理工作中, 在管理意识及管理方法上还存在一些不足之处, 医院需要根据新形势的发展做出相应的改变, 对原有的档案管理制度进行创新, 通过办公自动化系统的支持, 推动医院档案管理工作的信息化、数字化发展, 提升医院档案管理的整体意识, 提升档案管理人员的专业素质, 提升医院档案管理质量, 更好地为医院各项工作的发展服务。

摘要：信息时代的到来促进了自动化技术的发展, 办公自动化也开始在各行各业中得到应用及推广, 在医院中的档案管理工作也受到了办公自动化的影响, 在这种环境下, 医院应该充分认识到自身档案管理工作中存在的不足, 通过办公自动化的发展应用促进管理的科学化进步, 使得医院整体的档案管理水平得到提升, 为医院的健康发展提供更好的档案服务。

关键词：办公自动化,医院,档案管理

参考文献

[1]孙涛, 陈小琤.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国病案, 2014 (01) :51-53.

[2]李理.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].世界最新医学信息文摘, 2015 (78) :178;174.

[3]吴其彦.基于办公自动化环境下医院档案管理分析[J].中国卫生产业, 2016 (09) :159-161.

[4]万秀华.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].临床医药文献电子杂志, 2014 (03) :420;423.

医院自动化管理 篇5

一、办公自动化环境下医院档案管理的特征分析

(一) 工作时效性不断提升

根据医院档案管理的作用和功能来划分, 医院档案包括人事、科研、声像、会计、专题、文书以及实物等, 涉及的领域包括教学、医疗、基础设施、财务等。[2]办公自动化系统的实际应用将会对医院部门之间的人员、职能以及业务流程产生较为显著的影响, 从根本上突破人工操作带来的束缚, 保证档案管理工作能够实现科学、合理、快捷、方便发展。

(二) 档案管理工作人员要求不断提升

办公自动化环境下的档案管理工作主要是通过网络和计算机信息技术得以实现, 档案储存方式的多样化和办公设备的现代化要求档案管理工作人员的操作技能、技术以及业务等知识水平需要达到一个全新的高度, 新工作的顺利进行离不开新技术的支撑, 档案管理工作人员陈旧的工作经验无法满足其实际的需求。所以, 只有掌握新的档案管理技术才能达到档案专业人才的素养要求。

(三) 档案储存方式呈现出多样化特征

办公自动化条件的医院档案储存方式从较为单一的纸质转变为以图像、文本、影像以及声音作为表现形式的实物载体, 这就从根本上缩小了储存档案需要的空间, 保证档案储存的内容和范围得以扩大, 还能够保证档案的寿命以及完整性, 而且, 这些载体在进行读取和储存时相对便捷、方便, 不容易受到损坏, 有着较为显著的稳定性。

(四) 达到信息共享的要求

不同部门的档案资料大都分散在各个科室的档案室中, 这就导致档案的利用以及完整性可能会受到影响。计算机信息技术在办公自动化环境下能够发挥出一定的作用, 档案的规范化、标准化以及科学化管理能够很好地得以实现, 从而保证档案利用的效率和质量在不断提升的同时, 需要调阅的档案信息也能够在短时间内找到, 摆脱了空间带来的限制, 其他部门的档案管理信息动态以及工作动态利用网络也能够达到相应的标准和要求。[3]办工自动化系统也从根本上规范了文件利用流程、归档以及审批的实际权限, 保证信息所具有的保密性能够不断提升。

二、提升办公自动化环境下医院档案管理工作水平的措施

(一) 转变传统的工作方式

办公自动化条件下的医院档案文件本身处在独立的状态下, 传统的归档工作都是由部门或者个人承担, 自动化档案管理则是以文件作为各个单位, 并把处理好的文件都直接进行归档。所以, 电子化档案的归档工作不再只是单位部门的事情, 而是需要信息技术部门和档案部门共同参与完成。在自动化办公系统建立的初期阶段, 需要把管理工作能够延伸发展到设计阶段, 并把系统功能也调控至前端控制阶层, 保证档案管理工作实现系统性发展。

(二) 制定系统全面的档案管理制度

办公自动化环境下的档案管理具有方便、及时以及快捷的特征, 在这些优势影响下医院档案管理工作也需要实现统一、标准以及规范化发展。[4]首先, 若档案管理和文件管理呈现出分离的状态, 则二者之间就可能诱发越权问题, 在文件归档前期更容易出现这类问题。所以, 医院档案管理部门需要能够制定一套规范化、标准化的档案管理工作条例;并在技术操作和业务流程过程中, 对于文件归档、处理以及著录中需要制定较为统一的标准以及格式, 从而保证不同类型的档案都能够达到安全、顺利归档的要求。

(三) 培养专业的档案管理工作队伍

即使办公自动化相对便捷, 但是, 依然需要通过人力来进行相应的管理工作, 这项工作的顺利开展有赖于档案管理人员的素质。[5]首先, 办公自动化发展水平不断提升, 档案管理工作要能够紧随时代发展的步伐, 医院要能够不断更新和培养更多的管理工作人才, 通过有效的培训以及学习让他们掌握更多的专业知识;其次, 档案管理工作人员自身素质也较为重要, 医院可以通过实施激励的制度把管理工作人员的职称和业绩挂钩, 从而调动档案管理工作人员的工作积极性, 保证医院档案管理相关工作能够顺利进行。

结语

总之, 办公自动化环境下医院档案管理工作作为一项系统的工程, 要想能够实现全面发展, 就要能够改变传统的管理方式, 吸收和借鉴先进的管理手段和管理技术, 建立专业性较强的档案管理工作队伍, 不断提升自我综合素质, 制定出规范化、标准化的档案管理制度, 从而促进我国医疗卫生服务事业的不断发展和进步。

参考文献

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[4]靖春花, 崔川.办公自动化环境下的档案管理探索[J].科技信息, 2009, 21:356.

办公自动化环境下医院档案管理探微 篇6

一、何为办公自动化

所谓办公自动化, 主要指借助与计算机相关的各种技术设备, 以互联网为载体进行的办公室信息化管理工作。在办公自动化的应用下, 档案信息可以实现自动传输, 不同部门之间可以随意发送、接受信息, 并将其储存在自己科室的计算机中, 从而实现了信息的快速流通与多部门共享。可以说, 办公自动化的应用, 使得档案管理不再是传统的手工归档模式, 而是实现了“纸质档案”向“电子档案”的转化, 档案管理更加智能化, 管理工作更有效率, 甚至档案也在管理中实现了完整性和可靠性的要求。

二、办公自动化在实行中出现的问题

(一) 软硬件支持不足。

医疗体制改革及信息管理技术的发展使得许多医院开始采用电子自动化技术进行档案管理, 但是这种管理尚处于初始阶段, 相关基础设施不够完善, 在软硬件方面缺少相应的配备。比如, 医院若要实现高级的自动化办公, 必须要有相应的技术人员进行局域网的设置, 网络线路的铺设以及服务器的建立, 否则将无法创建数字化档案管理站, 档案文件难以借助数字化技术实现局域网内的在线接收, 高效率的档案管理工作也就难以实现。

(二) 人员素质普遍不高。

无论是传统的手工归档还是现阶段的信息化管理, 档案管理工作都具有非常明显的复杂性, 是一项系统性的工程。从事档案管理的人员, 除了要有丰厚的知识储备, 还要具备可靠的管理才能。可以说, 专业技术能力对于档案管理人员的工作能力是非常重要的, 无论是信息的编排还是网络安全的维护, 都需要扎实的专业知识来支撑。而当前医院在管理工作中所欠缺的正是这样的人才。

(三) 管理不规范、检索效率低。

档案文书在管理上不够规范是许多医院存在的问题, 诸如档案号乱用、卷宗分类混乱、案卷名称与实际不符等现象, 比比皆是。其中更有许多档案在编撰和归档时没有总结出相应的卷内目录, 一些卷宗即使进行了组卷管理, 却没有按照相关的管理标准实施, 这些又加剧了档案管理的不规范程度。

由于档案管理的混乱, 许多医院在文献档案的检索方面缺少应有的效率。首先, 对于实行人工检索方法的大多数基层医院而言, 前文所提及的档案管理不规范使得人工很难在短时间内实现档案的有效检出, 虽然这些管理人员立足于自身多年工作经验, 自行研制了可用于检索的工具, 但是他们通常存在着“检索工具运用越频繁则档案管理质量越高”的错误认知, 反而使得他们无法精益求精。其次, 对于实行电子检索方法的一些大中型医院而言, 虽然电子检索方式可以在一定程度上提高检索效率, 但是纸质档案的管理混乱使得电子化的档案多多少少也存在着相应的问题, 限制了电子检索的准确性和迅速性。

三、解决措施

(一) 建立健全档案管理制度。

针对办公自动化给档案管理带来的便捷, 医院应针对档案管理建立全面系统的管理制度, 将档案管理与文件管理糅合在一起, 使其呈现出统一的管理模式, 如此可避免越权问题的发生。除此之外, 还要针对档案管理的技术操作与业务流程制定统一的标准, 以此来确保各种类型的档案都可以被统一归档、统一管理。

(二) 加强素质培训、实施奖惩机制。

即使办公自动化的程度再高, 人力在其中也是必不可少的, 数字化的档案管理依然要依托人工操作来实现, 因此人员素质的高低依然对档案管理工作具有重要的意义。为了使档案管理能够与时俱进, 医院需要培养素质全面的人才, 通过交流学习和定期培训来提高其专业技能水平, 以便可以更好地应用办公自动化技术, 提高档案管理效率。除了技能培训, 医院还应该建立相应的奖惩制度与激励制度, 将管理人员的业绩与其自身的职称挂钩, 以此来调动其工作积极性, 更好地推行办公自动化, 确保档案管理的顺利进行。

(三) 领导给予重视, 加快档案的信息化速度。

对于档案管理及档案信息化, 领导应给予相应的重视, 以此使医院的档案管理可以迎合时代要求。简单地说, 首先要转变传统管理模式, 使档案实现资源的有效共享;其次便是将档案尽可能地信息化, 适当引进先进的软硬件设施, 将纸质档案导入到相应的信息管理平台之中, 实现档案的自动化管理。当然, 由于档案的数据化转化是一个不断积累的过程, 所以需要档案管理人员长期地坚持。

四、结语

面对信息化时代医院的发展需求, 其档案管理必须结合办公自动化发展方向进行档案的自动化管理, 本文对医院档案管理中出现的问题进行了阐述并总结了相应的解决策略, 仅供参考。

参考文献

[1]李理.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].世界最新医学信息文摘, 2015 (78) .

[2]杨永丽.刍议办公自动化环境下医院档案管理工作[J].才智, 2015 (32) .

医院自动化管理 篇7

一、办公自动化环境下医院档案管理的特点

(一)工作效率得到显著提高。根据其功能和作用的不同,医院档案具体可以分为病历档案、设备管理备份、文书档案、人事档案、会计财务报表等各种不同的文件,涉及医疗、 病历、设施和财务等多个领域,办公自动化系统的应用对医院内部各部门都起到促进作用,极大地提高了档案管理工作的效率和质量。

(二)档案管理人员需求增多。办公自动化环境下医院档案管理工作是基于计算机和网络基础的管理工作,也是现代化办公设备的基本要求,所以对于档案管理人员的技术和能力都有着十分严格的要求,在新形势下对于医院的档案管理工作人员来说传统的工作经验和知识是远远不够的,所以医院内部对于档案管理人员的需求也在不断地增加。

(三)档案管理的标准化和统一性。办公自动化环境下的医院档案管理首先就具备自动化的操作模式,所以档案管理工作中自动化必须要有标准化作为前提,统一医院档案的工作标准,以保障其能够满足办公自动化的需求。

办公自动化环境下医院的档案已经从传统的纸质档案转变为互联网的数据,不仅有效缩短了存储空间,还最大程度的保障了档案的完整性,延长了档案的受用寿命。

二、办公自动化下医院档案管理中存在的问题

(一)医院档案的保密性存在漏洞。网络中黑客和病毒可以通过网络接入医院的档案管理程序中,对没有固定标识和签名来识别的电子档案进行修改,医院电子档案的安全性和保密性往往涉及医院内部的医疗安全和患者的个人资料等隐私信息,所以医院档案的安全问题就显得尤为重要。

(二)档案管理人员缺乏专业知识和技能。办公自动化环境下的医院档案管理已经脱离了传统模式下医院档案管理的发范畴,现代化的档案需要档案管理人员具有超强的计算机操作和实践能力以及档案管理知识才能胜任,所以即懂得现代档案管理的知识又熟悉计算操作能力的复合型人才是目前医院档案管理人员急需要解决的问题。

(三)办公自动化系统水平较低。目前我国所应用的办公自动系统的水平较低,软件投入较少,严重影响到了医院档案管理工作整体水平的提高和发展,开发队伍良莠不齐,使得部分软件产品的质量达不到标准,系统的集成性能较差,档案管理系统中各子系统之间不能很好地协调配合起来。

(四)医院内部档案的管理缺乏统一的标准。办公自动化在给医院档案管理工作带来便捷的同时也产生了不少的问题, 办公自动化环境下医院档案往往只会对正式文件进行存档,没有保留原始底稿,所以打印机和传真机经手的档案作为底稿的现象十分普遍。档案管理工作的规范化落实不到位,缺乏统一的标准。

三、提高办公自动化下医院档案管理的措施

(一)提高医院档案管理的信息化建设水平和力度。医院的档案管理系统是建立在计算机系统之上的,是由硬件、软件和基础设施以及其他存储的数据材料组成的计算机系统来完成的,具有安全、可靠的优点,医院档案管理的办公自动化就要求对医院内部的网络和工作平台进行完善的网络安全和防护工作,保护网络系统中各部分不受外来因素的影响和破坏,保障医院档案系统能够正常工作和运行。

(二)建立完善的档案管理机制。社会的发展和进步使得医院档案的数量也在不断地增加,使得医院档案的管理方式也变得日趋复杂,在这种形式下对档案管理和工作人员提出了新的要求,所以高素质档案管理人员的培养就成为目前急需要解决的问题,医院应该建立和完善科学合理的档案人员管理机制,并且制定完善的考核制度,医院档案管理工作是一项系统性非常强的工作,只有建立完善的奖惩制度,将档案管理工作和奖惩措施挂钩,才能从根本上激发员工的工作积极性,推动医院档案管理工作的全面落实和进步。

四、结束语

新形势下,医院档案的管理工作只有不断地调整,建立起能够适应办公自动化环境的管理制度和技术手段,并且制定出科学完善的自动化档案管理制度,才能从根本上提高医院档案管理工作的质量和效率,推动医院的可持续发展。

摘要：社会的进步和发展带动了信息技术的进步,信息化时代的到来为医院的发展开辟了崭新的道路,办公自动化环境下的医院档案管理更加重视对信息化建设水平的提高和进步,但是在办公自动化环境下医院的档案管理工作还存在一些问题,制约着医院整体水平的进步和发展。

关键词：办公自动化,医院档案管理,措施,问题,完善

参考文献

[1]李理.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].世界最新医学信息文摘,2015(12).

[2]李霞.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].办公室业务,2015(12).

[3]胡桂周,鲁鸿.浅析医院办公自动化系统中电子文件档案管理的意义[J].中国病案,2013(2).

医院自动化管理 篇8

建筑设备自动化系统是通过计算机网络对建筑机电设备进行集中监视、控制和管理, 实现对建筑的环境、能源的调节和人工、效率等方面的改善。通过对建筑物内的温度、湿度、二氧化碳浓度、照度等影响环境的因素进行调节, 建筑设备自动化系统为患者及医护人员创造一个舒适宜人的环境。通过对机电设备的集中管理而减少设备运行管理人员及他们的劳动强度。通过控制和管理设备高效运行, 减少建筑能源消耗提高整体节能效果。

目前许多建筑设备自动化系统并不能正常运行, 有的建筑设备自动化系统甚至从未启用过。虽然建筑设备自动化系统有很多好处优点, 但是若不能正常运行势必给医院造成资源浪费。出现这些现象原因很多, 其中建筑设备自动化系统接管验收和运行管理是否合理无疑是首要的因素。

一、接管验收

建筑设备自动化系统接管验收明确了交接双方的权利和义务。建筑设备自动化系统交接双方为施工单位和医院建筑设备自动化系统运行维护管理相关单位。通过接管验收, 实现双方权利与义务的转移。建筑设备自动化系统接管验收确保建筑设备自动化系统具备正常的使用功能, 充分维护医院的利益。通过接管验收, 发现问题, 解决问题, 为日后运行维护管理减少麻烦。同时, 也弥补了部分管理维护人员专业知识的不足, 确保建筑设备自动化系统的正常运行。建筑设备自动化系统接管验收为日后管理创造条件。良好的接管验收, 一方面能保证工程质量, 减少以后日常管理过程的维修、维护工作量。另一方面, 根据接管有关建筑设备自动化系统的文件资料, 可以摸清其性能与特点, 预防将来可能出现的问题。

接管验收的内容主要包括两大部分, 一是查验建筑设备自动化系统的相关文件资料, 二是对建筑设备自动化系统质量和使用功能的接管验收。

(一) 查验文件资料

1. 工程合同技术文件

2. 竣工图纸, 包括:设计说明, 系统结构图, 各子系统控制原理图, 设备布置及管线平面图, 控制系统配电箱电气原理图, 相关监控设备电气接线图, 中央控制室设备布置图, 设备清单, 监控点 (I/O) 表等。

3. 系统设备产品说明书

4. 系统技术、操作和维护手册

5. 设备及系统测试记录, 包括:设备测试记录, 系统功能检查及测试记录, 系统联动功能测试记录。

6. 其他文件, 包括:工程实施及质量控制记录, 相关工程质量事故报告表, 系统试运行记录。

(二) 质量与使用功能的接管验收

1. 建筑设备自动化系统设备

主要有各类传感器、电动阀门及执行器、现场控制器及网络设备。接管验收时, 需检查线路是否安装平整、牢固、顺直, 回路导线间和对地绝缘电阻是否符合要求。设备铭牌、附件应齐全, 表面无缺损, 涂层完整。

2. 建筑设备自动化系统分系统

包括空调与通风系统、变配电系统、公共照明系统、给排水系统、热源和热交换系统、冷冻和冷却水系统、电梯和自动扶梯系统、传输网络。通过以现场测定数据与中央控制站数据进行对照的方法以确定数据的准确性与真实性。如:空调与通风系统应对温湿度、新风、回风量、运行状态、故障报警、时间表自动启停、节能优化控制和空调与通风系统运行时各相关设备的联动情况等。

3. 中央管理工作站及系统集成

中央管理工作站验收主要是对软件的操作、界面、响应的实时性、可维护性、可靠性、安全性、数据的存储和统计以及打印功能等方面验收。确保软件操作简单, 人机界面友好、汉化、图形化, 图形切换流程清楚易懂, 对报警信息的显示和处理直观有效。系统采样速度、系统时间要满足合同技术文件与设备工艺性能指标的要求。确保软件在线编程、数据修改和下载功能正常使用。系统运行时, 启动或停止现场设备, 不出现数据错误或产生干扰影响系统正常工作;系统电源为不间断供电;软件具有冗余功能。中央管理工作站具备数据的存储和统计、历史数据趋势图显示、实时数据趋势图显示。中央管理工作站的操作权限是否能保证系统的安全性以及运行数据报表生成及打印功能, 故障报警信息的打印功能。

二、运行管理

良好的建筑设备自动化系统接管验收为其日后的运行、维护、维修打下了坚实的基础。但是, 建筑设备自动化系统运行的成功与否, 还需要专业的管理人员及科学的管理。

(一) 运行维护管理人员的要求

建筑设备自动化系统涉及有电气专业、暖通专业、给排水专业以及计算机网络等专业。这就要求运行维护管理人员不仅要具备电气、计算机网络知识, 而且要掌握暖通空调、给排水等相关专业的知识, 同时具备丰富的实践经验。

(二) 科学的管理

1. 日常的运行管理

(1) 结合实际情况对设备的启停时间控制表、温湿度等参数配置合理的数据。解决施工单位在调试、试运行阶段调试人员根据主观经验来配置各种参数的, 造成建筑设备自动化系统运行与实际情况脱节的问题。

(2) 制定值班制度、交接班制度及中央控制站操作人员的岗位责任制。确保建筑设备自动化系统正常运行并且能够在出现的故障时及时处理。

(3) 正确使用建筑设备自动化系统。按照操作规程操作建筑设备自动化系统, 确保建筑设备自动化系统及其监控、管理的机电设备正常运行。

(4) 在建筑设备自动化系统日常运行管理过程中, 及时发现建筑设备自动化系统软件不够科学合理的情况。这时就需要运行管理人员认真记录, 及时解决, 完善建筑设备自动化系统。

2. 维护维修管理

(1) 制定日常巡查制度, 及时发现问题, 解决问题。建筑设备自动化系统日常巡查应以现场巡查与中央控制站软件巡查相结合。巡查要求记录真实规范, 发现异常, 及时排除故障。

(2) 制定定期维护计划, 并按照定期维护计划对建筑设备自动化系统的设备进行保养。维护保养时应有真实、规范的记录。

(3) 制定紧急故障维修制度, 建筑设备自动化系统设备发生紧急故障值班人员应及时报告, 及时组织排除故障和抢修, 及时恢复使用。

建筑设备自动化系统运行维护管理应以预防为主, 坚持日常保养与定期维护并重, 使系统经常处于良好状态。同时要求运行管理人员会使用、会保养、会检查、会排除故障。

参考文献

[1]GB50339-2003智能建筑工程质量验收规范.

[2]杨绍胤.智能建筑实用技术, 机械工业出版社, 2002.3.

[3]郭维钧, 等.建筑智能化技术基础中国计量出版社, 2001.6.

[4]物业管理员 (师) 国家职业资格培训教程.中央广播大学出版社, 2001.2.

医院自动化管理 篇9

关键词：HOA系统,医疗设备,电子说明书

0引言

医疗设备说明书是指由医疗设备生产厂家印刷和提供的关于医疗设备基本原理,操作使用,维护保养,设备安全性、有效性,重要科学数据和结论的,用于指导临床正确使用相关设备的技术性资料[1]。随着医学、生物医学和电子技术等学科的不断发展,医疗仪器的种类和性能也变得多种多样,它的门类多、专业性强,而市面上却很少甚至没有这方面的专业书刊,所以操作说明书或技术说明书便成为设备维护和维修过程中不可缺少的资料,也是设备使用人员和医学工程人员熟悉和掌握仪器进而拓展仪器功能的最重要和最直接的依据,其重要性不言而喻[2]。随着各级医院医疗设备数量和种类的不断增加,说明书的规范性管理变得越来越重要,但由于医院工作人员更替频繁,医疗设备说明书的常规管理和使用矛盾日益突出。基于上述情况,我们提出利用医院办公自动化(hospital office automation,HOA)系统运行医疗设备电子说明书,并在全院范围内实现资源共享和统一管理,取得了非常理想的效果,也得到了临床一线工作人员的一致肯定,现总结如下。

1利用传统方法管理医疗设备说明书存在的问题

按照医院设备管理相关规定,在医疗设备安装培训完毕后,其说明书、保修卡等相关技术支持资料应该由医学工程科统一管理,科室需要使用时可以借阅或复印[3]。但这种管理方式存在2个方面的弊端: (1)由于临床科室没有其他相关资料以深入了解设备的性能特点及操作规程,往往在装机后会要求将设备的说明书留存,而不愿意交由医学工程科统一保管,以避免查阅和使用时的不便。虽然使用科室通常会指定一名办公护士专门管理医疗设备档案和相关技术资料,但由于医院临床护士的流动性较大, 相关资料的交接有时会出现不完整的情况,且纸质的说明书也容易丢失和损毁,往往造成医疗设备在使用一段时间后出现设备说明书等资料不齐全的情况,给医疗设备的管理和后期维修保养带来一定的困难。(2)医学工程人员下科维修医疗设备,遇到常见故障需要借助技术说明书时,往往还要返回医学工程科,在众多资料中查阅,无法及时得到想要的信息。

2利用HOA系统运行电子说明书的可行性

医院各科室现均已连接局域网,医院工作人员可以利用对应的账号和密码登录HOA系统,因此资源的共享和查询变得非常方便。设备电子手册占用空间并不大,通常扫描成文本格式的医疗设备电子手册在2 MB左右,大型医疗设备电子手册占用空间也就在5 MB左右,一般的三级甲等医院所有种类的医疗设备电子说明书全部录入也只需要不超过10 GB的磁盘空间,而医院HOA系统服务器的磁盘空间一般在3 TB左右,只需要分出极小一部分空间就可以完成医疗设备电子说明书的载入和管理。因此, 利用医院的HOA系统实现全院医疗设备电子说明书的运行、使用和管理是切实可行的,也是便捷有效的。

3医疗设备电子目录的建立和说明书的加载

3.1医院医疗设备电子目录的建立

在HOA系统界面上,利用知识管理—浏览知识库—知识库结构—加载知识门类即可新建一级目录,目录名称为医疗设备使用及维护说明书。在下级目录中根据医疗设备的使用归属可以将设备分为放射类、血透类、理疗类、高频电刺激类、监护类及护理类等相关目录,目录下医疗设备可以采取按A类、B类、C类进行排序或按照科室使用频率排序。对于某一类型的设备,如果在医院有不同品牌和型号,可以按照设备品牌再建立下一级文件,以血透机为例,文件名可以按照设备品牌的不同进行调整(如图1所示), 以方便需要查阅时能够快速准确地找到相应的信息,同时方便医学工程人员对电子说明书进行维护。

3.2医疗设备电子说明书的加载

3.2.1电子说明书的制作

当医疗设备到达医院,安装调试完毕后,利用紫光Uniscan A668型多功能扫描仪,将输出目的设置为文本格式后对设备说明书中的相关部分进行扫描处理,便可以获得电子版医疗设备说明书(通常制作为Word文档),同时使相关文字的复制变得非常简单。此外,如果纸质说明中有非常重要的图片时, 可以单独将相关图片进行扫描后插入到电子说明书文档的最后,以避免重要信息的遗漏。电子说明手册制作完毕后,由医学工程科将纸质版说明书收至设备档案室保存,以确保医疗设备档案的完整性。

3.2.2电子说明书的加载

电子说明书制作完毕后,可以通过医院局域网文件传输协议(file transfer protocol,FTP)将其上传至信息科相应文件夹内,网络管理员使用网管账户登录后,点击“知识管理—上传新知识—医疗设备使用及维护说明书—相应设备分类及子目录”,即可在对应的医疗设备名称下出现对话框(新引进的医疗设备可以重新建立目录及子目录),此时只需将相应医疗设备电子说明书文档中的文字复制后粘贴在对应的文本框中即可,需要上传相关设备图片时可以点击上传附件,操作简单便捷。以我院血透机电子说明书的加载为例,操作者上传相关内容时,首先点击“知识管理—上传新知识—医疗设备使用及维护说明书—血透类设备—血透机—日本尼普洛血透机”,然后在展开的对话框中将设备电子说明书中的文字复制后进行粘贴,点击“保存”即完成了日本尼普洛血透机电子说明书的加载(内容中同时包含操作手册和维修手册),在必要时还可以通过上传附件的方法加载设备的相关图片(如图2所示),如设备电子元器件的图片等,以方便医学工程人员维修时查对。

3.3系统的定期维护

医疗设备电子说明书维护人员的权限不低于医院信息科的系统管理员,医学工程科档案管理人员需要对相关医疗设备的电子说明书进行修改或更新时,可联系有相应权限的操作者进行修正和上传。通常情况下,医学工程科按月提交新引进的医疗设备电子说明书,联系医院信息科对HOA系统中“医疗设备使用及维护说明书”下的设备目录及子目录进行更新后,上传与目录对应的内容并保存,确保临床科室操作人员使用设备及医学工程科维修设备时能够及时准确地查询相关信息,保证了相关内容的及时更新。

4应用效果

4.1应用资料

我院自2012年3月起开始利用HOA系统进行医疗设备电子说明书的管理,至2014年3月已完成包括放射、超声、血透、监护等22个种类设备相关电子说明书的加载和应用,电子说明书的数量达到近200个,覆盖了全院电子医疗设备的80%以上,并开展了定期更新和维护工作,达到了预期的效果。

4.2结果

由于相关医疗设备电子说明书分类非常明确、 内容重点突出,且HOA系统在医院应用非常普及, 科室工作人员在搜索需要的资源时只要进入系统点击相关知识结构即可完成,医疗设备的使用效率和质量应用都有较大的提升,为临床工作的顺利开展打下了很好的基础。此外,由于医学工程人员可以在科室随时调用设备的维护手册,使相关设备的维修和保养也变得更加便捷和有效,对医疗设备的全寿命使用产生了很好的效果[4]。

5分析与讨论

在医改方案中,信息化是实现总体目标的八大支柱之一[5]。随着计算机技术的快速发展和信息量的不断扩增,传统的信息保存技术已经不能满足日常工作的要求,比如利用传统的医疗设备说明书作为设备档案的一部分进行管理时,由于保存环境不理想、移交过程不准确,甚至有个别医院还出现过档案管理人员在离职时私自带走或销毁医疗设备说明书的情况,都会导致设备档案的不完整,对医疗设备的维护和使用造成一定的影响。而使用医院HOA系统对医疗设备说明书进行电子管理,不仅能够解决上述问题,还具有以下几个优点:

(1)操作简便,成本低廉。由于相关电子手册的上传利用的是医院已经投入使用的HOA系统,操作起来非常简便,信息科的网络管理人员就可以独立完成,电子说明书的制作过程只需要一台多功能扫描仪,成本非常低廉,符合节约型社会需求[6]。