文书与档案管理复习材料

文书与档案管理复习材料（精选6篇）

篇1：文书与档案管理复习材料

二、问答题：

1文书与档案的区别联系

联系：构成成分相同，都是文件材料，其中主要是文件材料：

区别：1）文书是正在使用，未经整理立卷的公文材料：档案则是工作结束后，停止传递使用，已整理立卷，正式归档的文件材料。

2）文书是档案的前身和基础，档案是文书的变体和归宿。文书是明天的档案，档案是昨天的文书。

3）文书不全部能够成为档案，只有对以后有查考、利用和保存价值的才能转化为档案。

4）文书是单份的彼此不相联系的散在的文件材料。档案是经过系统的立卷整理，按一定特征归拢在一起，具有内在联系的组合材料。2文书工作包括哪些环节？

文书工作的内容主要包括三大环节：公文的形成、公文的处理、公文的管理 3档案管理工作主要有哪些内容？

包括档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计等八项工作。

4文书工作的组织机构、组织形式有哪些？

文书工作的组织机构:1.专门的文书工作部门;2.综合办公部门下的职能部门;3.兼职文书工作部门

文书工作的组织形式:文书工作组织形式的类别 集中式 分散式 复合式 5如何确定文书工作的组织形式

文书工作组织形式选择的依据: 1)本机关的工作性质、任务和职能范围 2)本机关内部机构设置的层次与数量 3)本机关收发文的数量与频率 4)本机关组织机构的关系

5)本机关人员的配备及资金来源 6简述文书工作的组织领导

文书工作的组织领导，无论就全国范围还是一个机关的范围来说，均需要实行集中统一领导的原则。

（1）从全国来说，党政系统分别实行集中统一领导。即中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书工作。

（2）从一个机关来说，文书工作由本机关综合办公部门的负责人领导。

（3）从上下级机关之间来说，上级领导机关的综合办公部门有责任对所属机关的文书工作进行业务指导。另外，党政领导机关的综合办公部门有责任对同级各部门的文书工作进行业务指导。

（4）各级档案管理部门和本机关的档案机构有责任对本机关的文件整理归档工作进行指导、监督和检查。

（5）机关业务部门，责成人员负责本部门的文书工作。7现代办公环境下文书工作人员应具备哪些素质？

1）基本素质：

文书工作者的基本素质是指文书工作者从事复杂社会实践活动的能力。2）技术素质：

文书工作者的技术素质是指文书工作者在文书工作中能够熟练地使用与

文件管理相关的技术设备的能力。3）信息素质：

信息素质是指文书工作者要有对信息获取、理解、分析、加工和活用的能力。

4）管理素质：

管理素质主要包括两大方面：其一，管理思维。其二，管理能力。8档案管理的组织机构有哪些？

1)机关档案室——是专门管理本单位所形成的档案，主要为本单位服务的内部机构。类型：科技档案室 综合档案室 人事档案室 专门档案室 2)档案馆——是国家法定的专门永久保存档案的基地。类型：国家档案馆 部门档案馆 企事业单位档案馆

3)档案事业管理机构——即各级档案局，是国家和各省、市、县人民政府的档案行政管理部门。9公文的特点

公文的特点：法定性 强制性 规范性 语体的简明性

一、决议：用于会议讨论通过的重大决策事项。

主要特点：

★程序上的规范性：必须经集体讨论和表决后形成。

★内容上的针对性：主要对某一重要工作或重大事项。

★效力上的权威性：一经发布，应坚决执行。

★对象上的普遍性：所属组织、团体、个人均不得例外。

★时效上的长期性：决议的效用一般时限较长。

二、决定：用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

主要特点：

★适用范围广泛：适用于各级组织和领导机关。

★适用方式比较灵活：既可用于解决重大的方针政策、决策部署，也可用于处理具体的人和事。

★具有很强的约束力：一旦作出决定，有关组织和个人必须遵照执行，不可轻易改变。

三、命令（令）： 用于公布行政法规和规章，宣布实行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

主要特点：

★权威性：发布机构须有一定的权威性，使用权限受到严格限制，限定在行政机关及其法定代表，其他单位和个人不能发布命令（令）。★强制性：命令发布后在适用范围内需遵照执行。★严肃性：“谨慎出令，令出准行”。

四、公报：用于公布重要决定或者重大事项。

主要特点：

★内容上的重要性：公报所涉及的内容应是党内外、国内外普遍关心的重大事项或重要决定。

★形式上的多样性：以新闻的形式，党和国家的名义，两个或多个政党的名义形成联合公报。

★使用上的习惯性：一般为公布重要会议情况、重大事件，公布人口普查、经济

发展和国家计划执行情况等。

★方式上的公开性：公报的透明度高。

五、公告：用于向国内外宣布重要事项或者法定事项（其中，“重要事项”是指有关国家、经济、文化、军事、科技、人事、外交的事项；“法定事项”是指由国家权力机关、行政机关等依据法律法规和法定程序公开的事项）。

主要特点：

★发文机关的特定性：仅限于国家权力机关、行政机关，以及被授权的部门。★公布内容的庄重性：体现国家及其权力机关的威严。★告知范围的广泛性：面向国内外。

★传播方式 的公开性：通过报纸、广播、电视等传播。

六、通告：用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项

主要特点：

★公开性：主要采取在社会上张贴或刊登新闻媒体的形式予以公开发布。

★周知性：用以要求一定管辖范围内的机关、团体、企事业单位、人民群众了解知晓某些事项，自觉规范自己的行为，共同维护社会公共管理秩序。

★通俗性：通告的内容应当尽量使用明确、流畅、通俗易懂的语言表达，以达到“周知”与“遵守”的行文目的。

七、意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

主要特点：

重要性：所涉及的内容必须是重要问题，方针政策性的重大事项和主要问题，特别是新问题。

特定性：写作形式不仅要有“见解”，而且要有“处理的办法”。

指导性：意见用于下行文时，具有指示的性质，对下级机关开展工作具有指导作用。

针对性：就某一重要问题，对下级机关起帮助和解决问题的作用。原则性：一般是从宏观上提出原则性意见。

七、意见：可用于下行文、上行文和平行文。★用于下行文时：一是上级对重要问题发表见解；二是针对突发事件或带倾向性问题，向下级机关提出见解和处理办法；三是针对某项工作或者局部性问题提出见解和处理办法；四是针对下级机关在开展工作过程中所出现的新情况、新问题提出带有指导性的意见等。

★用于上行文时：主要是向上级机关就有关工作、事项提出建议。

★用于平行文时：主要就某项工作、某些事项提出意见，供对方参考。

八、通知：用于发布、传达要求下级机关执行、周知或者执行的事项，批准、转发公文等。

★ 通知是党政机关使用频率最高、范围最广的文种。

★使用通知文种的几种情况：

一是凡上级机关发布下级机关的来文，用“批转性通知”。二是凡下级机关转发上级机关来文，或发布平行机关、不相隶属机关来文，用“转发性通知”；

三是凡上级机关向下级机关行文时使用《条例》中规定的15个文种以外的其他文种，如准则、条例、办法、细则、要点、规划、纲要、方案等，用“印发性通知”。

★ 人事任免也多选用通知这个文种。

九、通报：用于表彰、批评、传达重要精神和告知情况。

主要特点：

★目的性：介绍典型事例，有的放矢，目的明确。

1.表彰性通报：用于表扬先进集体和个人，表彰先进事迹，评价典型经验； 2.批评性通报：用于批评违规违纪事件，揭露坏人坏事，分析总结事故教训等；

3.告知性通报：用于传达上级重要指示精神、重要会议精神、交流工作情况和经验教训，指出工作的重点或必须关注的问题。★时效性：如处置突发事件的情况通报等。

十、报告： 用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。

主要特点：

★广泛性：适用范围广泛。

★陈述性：内容以陈述为主。

★单向性：下级机关向上级机关单向行文，上级机关只知晓报告内容，可批复亦可不批复。

★事后性：“事前请示，事后报告”。

十一、请示：用于向上级机关请示指示、批准。

主要特点：

★规定性：内容一般是需要上级机关给予指示、指导、批准、答复或帮助解决的事项。

★层级性：请示原则上必须逐级请示，不得越级行文，特殊情况需越级请示，要抄送被越过的上级机关。

★单一性：一事一请示；一般为一个主送单位。

★呈批性：原则上主送有隶属关系的直接上级机关，无论同意与否，上级机关都要给予答复。★隶属性：请示者和受理者应是一级机关或组织，并具有隶属关系或业务指导关系。

★事前性：必须是事前请示，不能先斩后奏。

十二、批复：用于答复下级机关请示事项。

主要特点：

★针对性：必须针对请示事项，表明的态度、提出的意见都具有很强的针对性。

★权威性：批复提出的决策、意见对下级机关具有法定的约束力；下级机关必须遵照执行。

★简明性：批复内容简明扼要，对请示件中的请求事项只作原则性、结论性的表态、指示、决定，或提出方向性意见，无须作具体的分析和阐述。

十三、议案：用于各级人民政府按照法定程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

主要特点：

★主体的法定性：制作主体是各级人民政府。

★内容的特定性。

★提请的时效性。

★建议的可行性。

★办理的程序性。

十四、函： 用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

主要特点：

★广泛性：使用范围广、使用频率高、简便灵活，平行机关和不相隶属机关都可使用。

★灵活性：凡是申请事项、建议咨询、商洽工作、通知事项、催办事情、答复询问、报送材料都可用函，还可用来请求批准和答复审批有关事项。★单一性：一函一事，简短明了。

十五、纪要：用于记载会议主要情况和议定事项。

主要特点：

★纪实性：如实记载会议情况和议定事项。

★概括性：纪要不同于记录，只需要集中、精要反映会议的精神实质。

★内部性：会议纪要使内部文件，可以印发参会单位和相关单位，但不需要向社会公开。

★ 不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直接作为行政管理的依据。

10公文格式有哪些构成要素

公文要素共分版头、主体、版记三大部分18个基本要素。1)版头：公文首页红色分隔线以上的部分。

要素包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线

2)主体：首页红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上的部分。

要素包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。

3)版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。

要素包括： 版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码 11公文文种辨析 1).“条例”“规定”“办法”的区别

“ 条例”与“规定”和“办法”相比，主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要，范围比较宽；内容高度概括；有效的时间与空间范围广阔，稳定性强；对制定与发 布机关的地位有较严格限制，如行政系统只有国务院有权使用，“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”。党的系统也只限“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”。一般属于“自主的”规范性公文，即自身即可创造新的规则。

“规定”的特点是使用范围广泛，对 制定和发布机关的地位无严格限制；所涉及事物和问题不如条例重大，范围相对窄一些；内容详尽具体，针对性强；规定更适合作 为“自主的”和“补充的”规范性公文。

“办法”比“规定”所涉及的事物和问题的规模要更小一些，性质也相对轻一些；针对性更强，内容也更加详尽、具体而精细，更重直接的可操作性。直接的可操作性；除了一部分为“自主的”公文外，大部为“执行的”规范性公文，如各种“实施办法”即均具备这种性质。

2.)“决定”与“命令”的区别

在使用权限方面“命令”非常严格，只有法律明确规定的机关可以使用，“决定”则可较普遍地使用；在适用的事务方面，“命令”涉及的是特定的具体事务，“决定”则既涉及这类事务也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务；在表达方面，“命令”高度简洁，只表达作者的意志和要求，“决定”则既表达意志、要求，又阐发一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准等。

3).“指示”与“命令”的区别

“指示”的使用权限规定没有“命令”严格，上级机关对下级机关均可下达“指示”；在效用方面，“命令”对受文者来说必须无条件坚决执行，“指示”有时则在必须无条件执行基本原则的前提下，允许受文者根据实际情况相对灵活地处置具体事务；在表达方面“命令”只表达作者的意志和要求，“指示”则既表达作者意志，又注意阐发道理，指出具体任务、具体规则，以及实现目标的方法途径，还注意说明有关事物间的界限等。4.)“通报”与“通知”的区别

“ 通报”与“通知”的不同点主要在：“通报”不是像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作，而是用典型事例、有关情况来传达意图，启发教育有关人员，指导有关方面的工作行为；有关执行方面的要求也比“通知”要原则，甚至不涉及直接具体的执行要求；发送范围广泛，一般情况下，均直接下达给广泛范围内的各级各类工作人员。5.)“通报”与“处分决定”的区别

“通报”与“处分决定”有很大不同，首先 是制发公文的目的不同，“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作；“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。其次，对象不同，“通报”的对象必须是具有典型性的人或事，“处分决定”则是针对所有需给予处分的人及事。再次，内容性质不同，“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，“处分决定”中的这部分内容则具体而微；“通报”中常需有要求其他有关人员记取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容，“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。最后，发送范围不同，“通报”发送范围广泛，“处分决定 ”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。

6.)“通告”与“公告”的区别

“通告 ”仅对国内公布，其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外籍人士，“公告”则对国内国外公布，其告知的对象极广泛；“公告”的事项更加重 大，应具备使世人知晓的意义，“通告”则不限于此类性质的内容；“公告”的作者地位大都较高，“通告”则没有此限；“公告”主要是重要消息，除特例外不涉 及强制性的执行要求，“通告”中则常涉及有关人员的应遵事项，有具体细致的行为规范和对公文具体如何遵守的要求。7.)“通告”与规范性公文的区别

“通告”的一部分内容也具有一 定的规定性，但它却与规范性公文有很大不同：“通告”所涉及的主要是公民个人的行为规范，规范性公文则不限于此；“通知”中的规则更带有政策性而非规范 性，因而稳定性不如规范性公文；“通告”的内容详尽具体，有一部分用于解释说明、阐发道理、叙述有关事实过程，指明有关事物间的界限、例举有关情况的成 分，而这些成分在规范性公文中一般没有；“通告”效力的存在依赖于作者自身的法定管辖权，对在辖区内的公民有强制约束力；“通告”的生效程序比规范性公文简单，机关的法定责任者签发即生效，不必依靠制发“命令”“通知”等完成其公布过程；“通告”的传递形式也比

较简便和多样，张贴、广播、刊载等形式均可保 证其有效。8.）“请示”与“报告”的区别

请示的目的是请求上级机关对某事宜给予批准或明确答复某个问题；报告的目的是向领导部门汇报工作，反映情况，提出建议，不需要批准答复。请示必须在事前行文；报告则不受行文时限，事前、事中、事后皆可行文。请示内容单一，要求一文一事，以便上级及时处理；报告则一文一事，一文数事皆可。请示中可以反映有关情况，要有请示事项；报告中决不能夹带请示事项。本机关难以解决或难以回答的问题用请示；本机关职权范围内可解决或已解决的问题用报告。9.)“请示”与“议案”的区别

“议案”的作者是被严格限定的，受文者也是非常专指的，作为行政公文的“议案”的作者须是各级人民政府，受文者只能是同级人民代表大会或其常务委员会。“请示”则可用于同一组织系统或专业系统的任何下级机关对上级机关有所呈请；“议案”所关涉的事项是提请国家权力机关审议的重大事项，“请示”所涉及的事项则不仅仅是重大事项；在效用上，“请示”可以强制对方回复意见表明态度，但内容并不能强制执行，“议案”则在经审议通过后，具有法律约束力。要求有 关机关或人员认真遵照执行。10.)请示与申请的区别

请示是法定公文，申请为专用书信。

请示用于下级机关向上级提出请求，下级只能在上级机关的职权范围内报请需要批准的事项。申请不仅用于下级向上级请求，不属于请求范围之内的事项，而且可用于不相录属的但按规定、法律程序必须向其请求的机关、单位、部门等。如专门办理有关业务的机构部门（银行、保险、公安、海关、土地管理、工商管理等）。

请示的行文对象固定，而申请的行文对象不定，请示的内容限于本系统，本部门的行政公务或政策问题，写法规范。申请的内容不以系统、部门为限，写法不强求一律，且常以填写有关部门印制的各种表格代替。

请示的作者是法定的机关、团体，而申请的作者可以是机关、团体，也可以是个人。机关、团体或个人向有关方面递交申请，有时必须按有关规定出具或提交有关证明、证件、文件等，而请示则没有这方面的规定。12文书写作与管理的关系

一、现代管理的需要触发应用写作

（一）应用写作产生于管理的需要

（二）应用写作是管理意志转化为管理行为的中介

（三）应用写作的成果是管理的历史凭据

二、应用写作主体、客体与现代管理的关系

三、应用写作行为过程与现代管理的关系

（一）遵循、统摄于管理需要——被动化的运思过程

（二）与管理过程相对应——程序化的写作过程

（三）整合、序化管理意图——格式化的行文结构和条文式的行文方式 13公文形成有哪些环节？

交拟 撰稿 会签 审核 签批（发）缮印 用印 签发 立卷归档 14我国机关的组织关系主要有哪几种？

机关的组织关系，主要表现为下面四种：(1)上下级关系，即领导和被领导关系。

(2)平级关系，即同等级别的关系。

(3)隶属关系，指同一垂直组织系统中存在直接职能往来的上下级机关之间的关系。如省政府和它管辖范围内的市政府、县政府、乡(镇)政府之间，市政府、县政府、乡(镇)政府是隶属于省政府的，省政府则隶属市政府、县政府和乡(镇)政府。省政府内的一个厅内的厅和处、科之间，处、科是隶属于厅的，厅则隶属处、科。

(4)非隶属关系，指不是同一垂直组织系统，不发生直接职能往来的机关之间的关系。这些机关包括平级机关或不同级别的机关。如省政府下属的各个厅所隶属的处、科之间；同一级别的各高等学校下属的各处、系之间，都属于非隶属关系。

15上行的行文规则

1).原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2).党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。3).下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

4).请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。5).除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人个人报送公文，不得以本机关负责人个人名义向上级机关报送公文。

6).受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。16下行文的行文规则

1).主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2)党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。3).党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

4).涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。5).上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

17联合行文的行文规则

1.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。(1)各联署机关行政层级应相当。层级指同一管理层级。(2)有共同管理的事项或者有关联的事项。

(3)联合行文应当确有必要，联署单位不宜过多.(4)联合行文应当明确主办机关。

(5)联合行文，主办机关一般排列在前。

2.党委、政府的部门依据职权可以相互行文.过去只有政府的部门依据部门职权可以相互行文，这样体现了实事求是原则。3.一个部门的内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。

18简述收文处理程序

收文处理程序可分为文件的收进阶段和阅办阶段。收进阶段具体包括签收、拆封、登记、附文件处理单等环节；阅办阶段具体包括拟办、批办、分发、承办、注办、归卷、催办等环节。承办根据办文要求不同，又可细分为：传阅、传达、办理、拟稿。需要办复和转发的文件，承办实际上就是拟稿。所以，从承办开始文书处理就进入到发文处理程序。19简述发文处理程序

发文处理程序可分为文件的制文阶段和制发阶段，制文阶段具体包括交拟、拟稿、核稿、签发、复核；制发阶段具体包括打字排版、校对、印制、用印、登记、装封、传递、注发、归卷等环节。20公文传递的方式有哪几种？ 1)．邮局传递 2)．机要通信传递 3)．机要交通传递 4)．电信传递 5)．文件交换

21对办毕文件应如何处理？

平时归卷 清退 销毁 暂存 22本机关哪些文件属于归档范围

(1)本级人大、政协、党、政、工、青、妇领导机关召开的代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件,以及各种照片、录音、录像等特殊载体的文件材料(由召开机关立卷归 档);(2)本机关党组(或实行党委制的党委)、行政领导会议文件材料和本机关各种工作会议、专业会议文件材料;(3)本机关颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本,重要的修改稿;(4)本机关的请示与上级机关的批复文件和下级机关的请示与本机关的批复文件;(5)本机关及其职能部门活动中形成的工作计划、总结、报告;(6)反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料;(7)本机关检查下级机关工作或调查研究形成的重要文件材料;(8)本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料(包括电子文件等);(9)本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料;(10)本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;23简述文件整理的步骤和方法

档案整理方法有六个步骤：

1、修整

2、装订

3、分类

4、排列

5、编号

6、编目

7、装盒。

一、修整

为保证档案能够长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。一般包括：对破损文件进行修裱 ；对字迹模糊或易退变的文件进行复制 ；去除文件上易锈蚀的金属物 ；对过大文件进行折叠

二、装订

1、“件”的确定：

归档文件应按“件”装订。“件”为归档文件的整理单位。原则上每份文件单独计算为一件。

2、排序方法：

正本在前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

原件在前，复制件在后；

转发件在前，被转发件在后；

复文在前，来文在后；

不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

3、对齐方式

1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。

2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。

3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐

4、文件装订方式

根据归档文件的厚薄而定。一般厚度的文件可采用缝纫机轧边或在文件左上角穿针打结。较厚的文件可采用“三孔一线”的装订方法,成册不易拆封且未使用铁钉的，可保持原貌不变

三、分类

将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别。

分类方法：分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。

四、排列

是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列：

1.同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；

2.事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。

3.会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。

4.因故未及时整理归档的零散文件，可以排在同一大类(问题)、的所有

文件的最后。并在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。

五、编号

在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章。

归档章的项目为：全宗号、、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号、总页数

六、编目

编目以“件”为单位进行，如密不可分的文件作为一件时，在归档文件目录中只对排在前面的文件进行编目。

归档文件应根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

1、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。但必须在题名栏中用()注明有无来文，如“附请示”。

2、归档文件目录项目设置：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

七、装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。

档案盒的封面：用全称或规范化的简称标明全宗名称

档案盒盒脊：项目有：全宗号、、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。其中起止件号仅填写室编件号，即盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”连接。盒号，即档案盒的排列顺序号。馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写

装盒的要求：不同形成的文件，不同保管期限的文件以及按机构（问题）分类时，不同机构（问题）形成的文件不得装入同一档案盒，装盒时应根据文件的数量选择厚度适宜的档案盒

备考表：置于盒内文件之后，不宜印在档案盒上。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人。盒内文件情况说明填写主要包括盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；整理人、检查人栏应填写负责整理归档文件和负责检查归档文件整理质量人员的姓名日期，填写归档文件整理完毕的日期

档案的排架：归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方案一致，统一竖放，盒脊朝外。一般单位应在下一的第二季度内完成整理归档工作

（一，对每份文件进行装订。装订时，要注意正本在前，定稿（或附件）在后，原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后，复文在前，来文（或去文）在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其他文字文本在后。对永久、长期保管的档案必须去掉金属物。对于已装订成册不便拆钉的刊物、书籍，可不拆钉重装。

二，对归档文件进行分类。我们公司文档是依照照电力工业企业档案分类表（0-5大类）来分类，按-问题-保管期限进行分类，例如：计划经营部的文档按2011-经营管理-永久（长期、短期）进行分类。

三，对归档文件进行排列。归档文件的排列在统一保管期限下进行，统一保管期限的文件，按事由结合时间重要程度进行排列。会议文件、统计报表等成套性的文件可以集中排列。

四，编号。对归档文件依分类方案和排列的顺序进行逐件编号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

五，编目。对已进行了装订、分类、排列和编号的归档文件编制卷内目录。

六，装盒。将已进行了装订、分类、排列和编号的归档文件，按编制好的卷内目录顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、背脊及备考表。）24如何确定归档文件的“件”

“件”的确定：

归档文件应按“件”装订。“件”为归档文件的整理单位。原则上每份文件单独计算为一件。

文件正本与定稿为一件；

正文与附件为一件；

原件与复制件为一件；

转发文与被转发文为一件；

会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件)；

成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件；

来文与复文为一件，经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的 来文、复文分别作为一件

报表、名册、图册等按其原来装订方式一册（本）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件

25归档文件的分类方法有哪些？

分类方法：分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法 26归档文件整理的基本原则有哪些？

总原则：保持文件之间的历史联系，充分利用有的整理基础，便于保管和利用。

一、档案整理保持“历史联系”（四大原则）

来源原则：档案之间的来源联系是首要的，不同来源的档案不得混淆。

时间原则：档案之间的时间联系是自然的，固有的联系

内容原则：档案之间的内容联系是重要的、内在的、本质的联系

形式原则：档案的形式（指档案的种类、名称、制成材料等）构成档案之间的某种联系。灵活处理特殊情况档案的一种管理原则。

二、档案整理必须以便于保管和利用为原则

档案的构成情况的复杂性，所以在整理时，应全面考虑各方面因素（档案实体上的档号包括保密程度、保管期限等要素）

三、档案整理必须充分利用原有基础的原则： 1）、凡收进的案卷鉴定时要对原有基础组合状况进行分析，尽量保留合理部分。2）、尽量避免大拆大动，以免人为破坏档案之间的历史联系。27如何确定文件整理环节的工作方式

一是集中式。归档文件整理工作集中在综合办公室或档案室，这种形式适合小机关。

二是分散式。整理工作分散在形成归档文件的各部门进行，即文书处理部门整理。优点是：职能明确，不会造成文件材料的流失；对文件材料的价值判断准确；确保文件材料的及时归档;有利于管理。这种形式适合大中型机关。

三是集中与分散结合式。一部分集中在档案部门，一部分业务特殊的部门集中在业务部门自行整理，向档案室移交，这种形式适合中型机关。无论采取哪种方式都应做到分工明确、责任落实到人。

28档案收集的内容有哪些？

（1）机关档案室对本机关需要归档的档案的接收；

（2）机关档案室对那些未及时归档的档案的补充收集；

（3）档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收；（4）档案馆对中华人民共和国建立以前的各个历史时期形成的档案的接收与征集。

29各级各列档案馆收集档案的内容

第一，中央一级档案馆

需要永久保管的中央一级党和国家现行机关和撤销机关的档案，具有全国意义的、需要由中央保管的革命历史档案和旧档案、有关历史档案以及党中央和国务院决定接收的档案。

第二，省（市）自治区档案馆

省级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的现行机关和撤销机关的档案，省级机关的、具有全省意义的、需要由省保管的革命历史档案和旧政权档案以及有关的历史资料，省委和省人民政府决定接收的档案。

第三，省辖市（州、盟）和县级档案馆

同级各机关、团体及其所属单位的具有永久和长期保存价值的现行机关和撤销

机关的档案，本县的革命历史档案和旧政权档案以及相关的历史资料，县委和县人民政府决定接收的档案。

第四，各类专门的、专业性的档案馆

中国照片档案馆、外交部档案馆、公安部档案馆和中国气象局气象档案馆 „„ 30从政权性质与历史角度，可以将档案分为哪几类？各类档案主要由什么档案馆保管？

革命历史档案和旧政权档案

1)中央档案馆，中国中央级综合性档案馆，1959年成立于北京，集中保管自“五四”运动以来的，具有全国意义的革命历史档案和中华人民共和国成立后党和国家中央机关的具有永久保存价值的档案。

2)中国第一历史档案馆是专门保存明清两代中央国家机关档案及皇室档案的国家级档案馆，成立于1925年，坐落在北京故宫西华门内。

3)中国第二历史档案馆是集中保管中华民国时期（1912-1949）各个中央政权机关及其直属机构档案的国家级档案馆。4)中国人民解放军档案馆收集、保管建国前中国共产党领导的中国工农红军、八路军、新四军、解放军等军事机关、部队、院校形成的革命历史档案。

5)地方各级综合性档案馆收集、保管建国前本地方革命历史档案及旧政权机关和其他单位形成的档案。

31鉴定档案价值应遵循什么原则？

1）.从国家和人民的利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。

2）.全面的观点 来源、内容、时间、文本、外形；把握被鉴定档案与其他档案的联系；全面地预测社会对档案利用的需要。

3）.历史的观点 分析档案的价值必须把档案放在它所形成的在历史环境中。

4）.发展的观点

5）.效益的观点 档案所发挥的作用>保存档案所需费用 32影像档案价值的因素有哪些？

1）.档案自身的特点和状况 文件内容；文件形成者；形成时间与时效；文件的名称；外形特征；可靠程度与有效性；保存状况

2）.社会利用需要 社会需要广泛性；社会需要的阶段性

1.常用惯用词语：

1）开头语：兹、兹有、兹因、奉、谨悉、为了、根据、按照、遵照、依照、关于、由于等，表示行文的目的、依据、方式、对象等。

2）经办语：经、业经、兹经、复经、前经、经过、通过、均经等，说明文件承办过程中的情况。

3）收文语：前接、近接、悉、欣悉、收悉、据报、据查等，是引说来文时的用语。

4）综述语：为此、对此、据此、有鉴于此、现函复如下、现通告如下等，用在下文之前，引出过度句，表明从缘由、根据、背景过渡到正文部分。

5）时限语：顷闻、顷接、顷奉、迅即、从速、届时、即日、应即、兹有、兹派、兹因等，表示事由的时间和发文部门提出问题的依据。

6）表敬语：谨、谨电、谨悉、谨启、惠存、恭请、敬请、承蒙协助、承蒙惠允、不胜感激等，表示对对方的尊敬和礼貌。

7）提示语：切、切实、切勿、务必、切切等，提请对方特别注意。

8）期请语：请、拟请、恳请、务请、函请、务希、尚望、当否、妥否、请批示、请批复、请核准、即请查照、希即遵照、是否可行、是否同意，表达行文者期望、请求。

9）结尾语：为要、为盼、为荷、专此布达、特此通知、特此通告、望遵照执行等，表示行文的意愿和目的。

10）“谦词”，“请”、“贵”、“拟”、“承蒙”等。在结尾时常用“专此函达”、“敬希函复”、“特此函告”等。

11）“强调语”，带强调性意味，常在法规、法令性文件中使用，主要用于下行文，如“必须”、“应该”、“一律”等。结尾处多用“此令”、“此告”、“希遵照办理”、“希贯彻执行”等，增强文件的权威性。

篇2：文书与档案管理复习材料

收文办理是机关单位对来自外部的公文进行接受、办理的活动，是使收文通过办理产生实际效用的重要过程。包括收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。

一、收文的范围

上级来文、下级来文、不相隶属来文

1.上级来文包括与本部门职责相关的政策、法令、规定、指示等，即具有政策性、指导性、交办性、参阅性的公文，也包括上级领导的讲话材料，上级机关针对本部门的批复、上级机关编发的内部刊物和简报等。

二、收文的程序

（一）签收

1.1.签收是收文办理的第一道程序，指对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

2.作用：明确交接双方的责任提供一种凭证；保证文件运行安全。3.注意事项：认真清点检查（封口，份数）

（二）登记

1.登记是对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。2.收文登记的作用：管理和保护作用；查找利用作用 3.登记的范围：

（1）上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件（2）下级机关的请示性、报告性文件（3）重要的、带有密级的刊物、资料

（4）机关内部使用的文件、会议文件、音像文件等

不必等级的文件、材料包括：

（1）各种公开的和内部不保密的出版物（2）一般性的简报

（3）行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等

4.登记的方法：流水式登记法:A.按时间顺序不分种类依次登记。手续简便，环节少，但不方便查找。B.分类式登记法：按文件来源分类（上级、下级、平行），查找、使用方便。5.登记的形式：

薄式登记（专用登记簿）和卡片式登记

（三）初审 初审的重点：

1.是否应当由本机关办理 2.是否符合行文规范 3.文种、格式是否符合要求

4.涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签 5.是否符合公文起草的其他要求

补充：

份号：公文份数号一般用6位3号阿拉伯数字，世纪编号推荐采用3-6位阿拉伯数字，编虚位补齐，如001、0100、00100 密级和保密期限：A位置：顶格编排在版心左上角第二行，在份号下方两字之间空一字；如需同时标出秘密等级与保密期限，密级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。B密级：绝密、机密、秘密。C紧急程度：顶格编排在版心左上角第一行，两字之间空一字，如“急件”。如有密级则标识在下一行，目前分为“特急”、“急件”两类。

注意：如只有份号，没有密级和保密期限，紧急程度在第二行。紧急程度中间是否空一字，与“密级”保持一致，没有密级时，中间空一字。

（四）承办

承办指机关领导人的批办意见和公文本身的要求进行具体的办理。承办是收文办理的核心。关系到公文内容的落实和问题的解决，是一个关键环节。

包括两方面的工作内容：1，从业务部门工作：针对来文所提出的问题去具体执行或解决办理；2.从文书工作：对应办复的文件要根据领导批办意见办理复文。1.承办方式

阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应明确主办部门。紧急公文应明确办理时限。

2.拟办：是文秘人员对应如何办理提出初步意见供领导批办时参考的工作过程。拟办意见要写在文件处理单上，要署上拟办人姓名和日期。3.承办的注意事项

A．注意是否属于本部门的职权范围 B．注意批办意见与公文内容是否一致

C．注意区分承办目标，即区分提出拟办意见还是贯彻执行。一般情况下，秘书部门的拟办意见在前，承办部门的拟办意见在后。D．注意时限要求。

（五）传阅

指由文书处理部门负责组织，将公文在多个部门或多位领导（工作人员）之间传递、运转，使其了解、知悉公文所述内容的活动。1.传阅的方式

A．轮辐式。优点：有效的控制公文，随时掌握公文的行踪；避免公文中途积压或丢失；随时调整传阅人员的次序，保证公文尽快阅完。B．专人送传式：特急件，绝密件。优点：顺序、准确、保密、高效。但占用专送人员的时间较多，如果使用过于频繁，将会干扰领导人正常工作。C．接力式：使用这种方式，须严格填写文件传阅单，保证文件不会丢失和应传阅人员范围的覆盖。

D．集中传阅式：适合在紧急事件中运用 2.传阅的要求

第一，掌握传阅范围

第二，传阅文件尽量不要“横传”。应以文秘人员为中心，组织传阅路线 第三，控制文件运行

第四，积极利用并发展多种传阅方式。开辟阅文室，设置内部布告栏，应用传真机、计算机网络等通信手段，以及以会议形式集中送达文件。

第五，建立必要的传阅手续和制度，要随文附传阅文件单。

（六）催办

指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，秘书部门要随时掌握公文的办理进展情况，并对文件承办的情况进行及时监督和检查以确保公文得以落实的环节。

催办是收文办理的重要环节，对于提高办文效率，加速文件运转，避免推诿拖沓具有重要作用。1.催办的范围

从收文的来源上分，催办主要有以下三种：

第一，下级主送机关的请示，需要对审批的领导或主管部门催办 第二，上级机关主送机关需要承办的公文，对承办单位进行催办 第三，平行或不相隶属的机关与本机关商洽有关事宜的公文，也对承办单位进行催办。凡需催办的收文，必须在收文处理单上盖“催办”或“重点催办”戳，以示区别。从催办的范围上分，可以分为两个方面： 第一，针对收文的催办，称对内催办 第二，针对发文的催办，称对外催办 2.催办的方法

（1）电话催办，口注办

（2）书面催办、催办通知单、催办函（3）登门催办（4）会议催办 3.催办的注意事项

（1）要有组织上的保证

（2）要有制度上的保证：紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办

（3）及时向领导汇报汇报催办情况（4）定期公布催办后果。

（七）答复

答复指承办部门把领导批办的胡搜文办结后，将承办情况和办理结果向交办领导人和来文单位汇报或回复。

公文的办理结果应当及时答复来文单位，根据需要告知相关单位。按答复时间分：定期答复和不定期答复，指随办随复，多用于紧急公文 按答复的方向：向上答复、向下答复和平行答复 答复的原则：谁批办（交办）答复谁；谁来文答复谁。

对承办的公文件件有着落，事事有回音（包括不同意的或办不了的）

第三节 发文办理

一、含义

发文的办理是指对本单位对外发文拟制（草拟，审核，签发）后所需要履行的一系列处理环节，包括公文的复核、登记、印制和核发。

审核：一般由办公室（厅）的负责人，有时也由资深的人审核，一般事务性文书也可由秘书人员自己审核。

二、发文的程序

（一）复核

1.复核的含义

已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审 2.复核的内容

公文复核的重点有以下几个方面：

（1）复核审批签批签发手续是否完备（签发人是否合法，有无越权）（2）复核公文体式是否完整、规范（3）复核公文附件材料是否齐全（4）复核行文关系是否正确

（二）登记

对复核后的公文，应当确定发文字号，分送范围和印制份数并详细记录

（三）印制

公文的拟制经过有关部门、领导签发后交印制部门进行印制，进入印发阶段。拟稿只有通过印制，才能最终成为正式的文件。印制需注意：

（1）要符合规定的公文格式（公文一律左侧装订）（2）印制人员要对原稿负责

（3）印制机密性文件必须在机关打字室或特定的保密印刷厂或保密车间进行，不得乱在外边印刷。

（4）凡翻印机密性文件均需取得原发文机关同意，否则不得翻印（5）发文单位应在印好的公文上加盖发文单位的印章。不用加印章：有特定版头的普发性公文；纪要

（四）核发

公文印制完毕，应当对公文的文字，格式和印刷质量进行检查后分发，是发文办理的最后一个环节。

涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发文件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第四节 公文的管理

一、公文管理的原则

（一）统一管理的原则

党政机关公文由文秘部门或人统一管理。党委（党组）县级以上的公文要设立机密部门。公文管理的统一，就是统一到文秘部门一个机构运转到公文上面来，这是规范公文运转程序、防止多头管理带来的混乱和无序，提高公文处理工作效率和需要。机关合并时，全部公文应当随之合并管理；

机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案部门； 工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

公文有文秘部门统一管理，是国家党政机关公文处理工作的一贯要求。长期以来，这种管理方法得到了较好的施行。凡是统一管理原则执行的好的地方或单位，公文处理的规范化程度就比较高，运转更顺利。反之，多头管理的地方和部门容易造成公文处理的扯皮、推诿，影响工作质量和效率。

（二）保守秘密的原则

对公文进行管理的目的之一，就是保证国家秘密的安全。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者某上级机关决定。公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式、渠道，由发文机关确定，经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

（三）便于利用的原则

管理好公文，是为了利用好公文，使公文最大限度地发挥其效用。在公文管理中要正确处理好加强管理与发挥效用的关系。在严格执行管理规定的前提下，充分开拓公文使用的渠道，提高公文的公开度和透明度。

二、收文办理中的公文管理

1.在受理文件时要注意报送份数，对下级机关报送文件份数不足的，要及时要求呈报单位按规定报送，以便满足运转和存查的需要。2.在公文运转中，要密切跟踪公文去向，保证登记在册的公文齐全收回。特别是对上级机关发送的仅有一份的公文，要随时记录运转情况。3.对已经转出办理或办结的文件的留存件，要有序存放。或按来文单位分类保存；或按收文排序保存；还可按是否已办结分别保存。总之，根据有利于查找利用的原则确定适当的存放、保存方式。4.对于查用率高的公文，不要急于归档，应当在经办人员处专门存放 5.对本机关报出的请示及函件获得的回复性来文（批复或复函），运转完毕后，要查找对应的呈报文件，将来问原件及已存档的呈报件合并归档。

三、发文办理中的公文管理

1.文件的保存

底稿、会签意见、签发及审签意见、联合行文等文稿要注意保存 2.送印文稿的管理

公文文稿送厂印刷文件时，印刷单位应保存好文稿。公文印刷完毕后，随正文一起交文秘部门保存。文秘部门经办人员应负责检查文稿是否完整，无误后保存以备归档。未经制发机关文秘部门的允许，不得将文稿和印成件交给其他人员取走。3.文稿的撤销和废止

公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自妨无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。4.发文立户申请

《条例》规定，新设立的机关应当向本机党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或撤销的，相应进行调整。

四、办毕公文的处置

（一）整理归档

（二）销毁

按有关规定，对办理完毕，不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，拟撤销。撤销完毕公文，其意义在于防止失密，避免过时无用信息的干扰，减少文书管理的工作量，提高工作效率。1.销毁范围：包括所有办理完毕，经过清理鉴定确认不具备留存价值或留存条件的公文材料。具体包括：（1）重份公文，多余副本；（2）临时性、事务性公文；（3）外出参加会议带回的无留存价值的公文。（4）一般公文的草稿、校样与其他使用过的会议讨论稿、征求意见稿等。(5)不销毁即会失密或泄密造成严重损失的各种公文材料。2.销毁程序

凡需销毁的文件，均需登记造册，经主管领导审查签字、监销人核对无误后才能销毁，个人不得自行销毁文件。

3.销毁方式

对于纸质公文可以采取粉碎、焚烧、送指定造纸厂化成纸浆德国方式销毁；对于确认销毁的电子公文，直接永久删除。

销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监督销毁，保证不丢失，不漏销。

（三）清退

1.含义

公文的清退，指按照有关规定或要求，将办毕公文经过清理，退还原发机关或指定机关。2.意义

公文清退工作的意义在于保证机密公文重要公文信息内容的安全，避免公文的丢失或泄密现象的发生。

保证公文的严密性、权威性和有效性，避免无用信息的扩散。3.范围

公文清退的范围具体包括：

（1）上级组织下发的绝密文件（下级组织报送的绝密文件一般不予退还，由上级组织暂存备查）；

（2）限定在一定范围内讨论修改或征求意见使用的文稿（3）未经本人审阅的领导人的内部讲话稿

（4）上级组织或本单位制发的供内部传阅的公文，如重要的情况通报、有关统计资料，重要简报和信息等。（5）发文机关明确要求退还的公文材料（6）规定回收的会议文件

（7）有重大错误的公文或明令撤销的公文

公文清退要建立严格的制度。在清退中如发现丢失或公文不完整的情况要及时报告主管领导和保密部门，及时追查处理，禁止将保密公文作为废品出售。清退公文时交接双方应履行交接手续，清退人、收文人双方均应在《公文请退单》上签注姓名和时间，以示对清退工作负责。

（四）暂存

公文的暂存，指对既不应归档或清退，又暂时不宜销毁的公文，暂时留存一定时间以备查用，以后再作处置。

将一部分公文暂时留存保管，便于机关日常工作中的查阅参考，可以减轻业务部门频繁查找归档文件带给档案部门的压力。暂存公文的范围，主要包括：（1）频繁查阅的已归档的文件副本

（2）现行机关需要反复利用的简报、报表等（3）一时难以准确判定是否留存或者销毁的公文等

篇3：谈文书档案管理与文书处理的关系

1 从档案形成规律, 看文书和档案管理之间的关系

文书工作与档案工作有着各自不同的内容和特点, 文书处理工作是按着机关工作活动规律, 保持文件之间的历史联系, 再根据它们的连锁反映来区分价值, 反映历史真实面貌, 为档案的保管和查考提供便利。

档案工作同文书处理工作是鱼水关系, 档案同档案工作不仅伴随着文书与文书处理工作出现而出现, 而且是伴随着文书与文件处理工作的发展而发展。文件是档案的前身, 档案是文件的归宿;文件是形成档案的基础, 而档案又是文件的升华, 无论档案管理还是文书处理, 它们都以文件材料为对象, 是同属一个有机联系的整体, 是文件材料管理过程中的两个不同阶段的不同管理形式。

档案是社会实践活动的历史记录, 是客观事物的真实反映, 也是人民进行社会实践活动中的自然产物。因此, 从档案形成的客观规律中可以看到档案工作与文书档案工作之间的关系, 它们是一个社会分工不同的两个专业, 它们在工作中既相互制约又相互联系。

2 文书处理是档案工作的重要基础

如果把收集文件作为整个档案工作的起点, 那么做好文书工作对文件的处理则是做好档案工作的先决条件。实践证明, 实行文书立卷归档制度对档案事业的基础建设起到了重要作用, 如果没有完善的立卷归档制度, 档案的来源就没有保障;如果归档管理制度不健全, 也就没有健全的档案工作了。

如果文书处理部门工作过硬, 对每份文件的来龙去脉清楚, 收集完整、鉴定准确、严格按规章制度进行文件处理, 那么, 档案材料的收集来源、齐全完整的问题就有了保证。

3 文书处理对案卷质量的影响

作为档案工作的第三个环节, 档案的整理, 它的基本任务是要解决档案的系统化问题。系统化就是把单份零散的文件材料经过科学的分类、划分组合, 使它们变成有机联系的整体, 这是整理档案的核心。文书处理工作质量的高低直接影响档案的管理水平。这个问题在原来的档案分类中特别明显。比如一份档案分年度立卷, 两个年度文件也不够立一卷;要分级别立卷, 上下级的文件组不成两个卷;要是按问题立卷, 案卷又太薄, 甚至会出现一、两份文件立成一卷的现象, 很难作到合理的分门别类。

4 文书处理对确定档案价值的影响

档案的价值是来源于文件的处理和对档案保管期限的鉴定, 为了有区别、有重点的保管档案, 文书处理和档案管理者必须按照每份文件的特征反映本单位的主要职能活动程度区别文件, 根据其现实作用和历史价值去分析它的实用价值, 按不同价值确定不同的保管年限。在判断一份文件的价值时, 要具体分析文件本身中方面的因素, 要注意文件来源、时间、地点、名称、外形特征、可靠程度和有效性能, 决不能良莠不分、有文必档。

鉴定档案文件价值的原则是:从辩证唯物主义和历史唯物主义立场出发, 用全面的历史观点去认识问题和估计档案在社会主义建设事业中的经济效益和功能作用, 要根据本单位工作和为国家积累历史文化财富遗产的需要, 准确地判断档案的保管价值。

5 文书处理对档案寿命的影响

档案是一个单位、一个地区乃至一个国家的财富, 这就要求文书处理工作在档案管理工作要最大限度地减少自然和人为的损坏, 只有搞好档案的管理才能最大限度地延长档案的寿命。

保护档案的完整和安全, 制作文件档案的优劣是决定档案寿命的基本原因。为保证档案的长期保存, 要在文件制作过程中, 严格遵守诸如“起草、修改、签发时一律用毛笔或钢笔, 不能用圆珠笔或铅笔;要选用好的墨水和标准规格的纸张”等规定。这就要求文书要把好四关, 即对不合格的文书材料, 不给打字、不给盖章、不予下发、不予立卷, 这样堵塞文件不合格的漏洞, 最大限度地延长档案寿命。

6 文书处理对档案利用的影响

如果文书处理不当就会导致档案材料收集不全、整理不系统、保管不完善、寿命不长, 这些都会对档案的利用产生极大影响。曾经看到过这样一篇报道:两户企业原为一户分开而没分, 但由于当时分家时主管部门下达红头文件被文书部门丢失而未存档, 因此, 在多年后, 其中一家涉及厂房转让时遇到了麻烦, 最后通过查找当年的会议记录而找到依据, 完成了转让的过户工作。从这里我们可以得到很多启示, 一是档案资料在处理问题的关键时刻发挥了强大的威力, 起到法规的凭证作用, 二是可以设想如果当时文书部门工作细致一些就不会给后来的工作带来如此大麻烦。

7 做好档案工作对文书处理工作的影响

7.1 档案的利用推动了文书处理的再生工作。

档案管理是一门专业性很强的学科, 它是解

决处理问题的依据, 具有指导考查、总结经验、发展生产、积累知识、提供信息等固有特点。而在实践工作中文书处理部门利用档案起草公文、总结经验、制定规章制度、为领导当参谋、准备讲稿、处理纠纷、落实政策等都是相互制约、相互依赖的。因此, 搞好档案管理不但有推进文书处理作用, 而且还能直接为其提供信息, 提高企业经济效益, 促进改革发展发挥特有的作用。

7.2 在文件立卷归档过程中能发现文书工作质量的高低。

立卷归档是衔接文书处理和档案管理的桥梁, 也是文件转化为档案的必经之路, 所以说搞好档案管理的重要意义即是为给档案工作本身打基础, 而且通过它可以进一步检查发现文书工作的水平, 文件格式是否合格、名称是否贴切、文件在阅办中有无丢失泄密, 这对改进文书处理和档案管理工作有极大促进作用。

7.3 通过档案业务指导能促进文书处理工作的完善。

健全的归档制度是保证文件收集齐全完整, 堵塞丢失文件和防止失泄密漏洞的关键。实践证明, 在文书处理文件立卷归档过程中, 如若忽视档案工作对他们的监督指导作用, 不仅会降低对文件立卷归档质量标准, 而且对文件鉴定价值和文件之间内部的有机联系等都是非常不利的。因为我们文档人员对每份文件都要经过严格的筛选去审定, 不能有文必档。要找出文件的六个特征, 即问题、作者、名称、时间、发文机关地区和文件形成规律等找到文件的归宿。我想这个关口把握不好势必要影响案卷的质量, 最好能将文、档两者之间的两项不同专业的工作能有机结合起来, 健全两者之间统一的立卷归档制度, 共同负责, 使之规范化, 这对档案的管理有着深远的现实意义和历史意义。

为此, 文、档两者之在应该形成一个不可分割的有关联系整体, 使档案在祖国的各项建设事业中, 发挥它必不可少的作用, 增强人们对档案工作的认识, 提高档案工作在社会上的地位。

档案是我们党和国家的宝贵财富, 因此档案部门工作人员的历史使命是很重的。让我们这些从事档案管理的人从基础工作入手, 以对档案事业的热爱, 脚踏实地地为档案工作做出应有的贡献。

摘要：档案工作同文书处理工作是鱼水关系, 档案同档案工作不仅伴随着文书与文书处理工作出现而出现, 而且是伴随着文书与文件处理工作的发展而发展。探讨改革档案工作同文书处理的工作关系, 切实做好这两项工作, 对当前和将来搞好文书和档案管理立卷归档工作有着极其深远的重要意义。

篇4：文书与档案管理复习材料

一、系统实现目标

开发目标。本系统主要由内网及外网两个部分组成，文书工作（登记发文、登记收文、登记信访）、文件著录、案卷著录（文件组卷）、文件扫描、创建档案、文件借阅归还、文件鉴定销毁、更正变更文件以及综合查询等功能都是由内网部分进行实现。实现性能网络化、权限角色管理化、流转流程化、对操作日志进行相应的操作并且预留接口和实现共享综合业务系统中其他子系统的信息。综合业务系统中独立性较强的子系统由其来实现。网上预订和预订情况查询、业务流程办理情况查询由外网部分实现。内外数据库的数据实现数据共享。

应用目标。能够让单位有效的掌握、共享文件资源，对文件进行保护，促进文件管理、档案管理的信息化、规范化和集成化，实现计算机的智能化管理，使工作效率和资源的利用率得到大幅度的提高，在单位的决策方面提高有力的数据依据。

用户特点。产品用户：本单位领导、办公室和档案室一般员工以及有借阅权限的单位职工。

一般对于员工的要求，具备以下技能：熟悉WINDOWS操作系统环境；熟悉一般图形界面应用软件的操作方法；能够录入汉字；对相关业务最好有所了解；能够对扫描仪熟练使用；有流程化意识。

二、系统的设计与实现

档案管理的大量工作主要花费在档案检索上，所以档案管理系统的质量优劣，是否有较高的效率就主要体现在检索功能的强弱和检索效率的高低上。而档案管理系统实际上就是把档案信息存入计算机内、外存储器中按照数据的某种逻辑关系以某种组织形式，之后再以某种方式进行检索操作。所以，档案检索信息中的各项信息的组织方式和逻辑关系，以及选择什么样的硬件环境和软件环境，采用何种语言编写程序，这些都是会直接影响到整个系统质量和效率的重要因素。

目前，各种各样的信息检索系统在国内层出不穷，但绝大多数都是用高级语言编制的，甚至有的使用DBASE-2或者DBASE-3编制的。这样使得内存利用率较低，文件控制也不甚灵活，特别是在检索速度方面也很不理想。該文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第543期2014年第11期-----转载须注名来源由于ZDGX系统所具有的中文操作系统、中文编辑程序、中文调试程序以及中文汇编程序等中文支持软件，故能方便的用汇编语言进行中文信息处理。由于汇编语言的采用，对于内存空间和磁盘空间的管理进行起来更加方便快捷，控制和存储档案文件更加灵活。与此同时，与其他语言编写的同类系统相比较，检索速度得到大幅度的提高，从而存在于档案检索系统中致命的效率偏低的缺点基本得到了克服。

约束标准

运行环境：单位局域网内的装有WINDOWS操作系统的电脑，装有IE浏览器，配有内网软件系统的客户端。

外部接口需求

用户接口。 操作界面使用第三方控件设计出来的，布局合理、单独支持鼠键操作、设有大量快捷键，合理易懂的操作思维真正做到人性化设计。

硬件接口。现有的普通PC机即可作为客户端，服务器端配置在小型机上，另外需要配备打印机和扫描机。

软件接口。客户端软件运行于普通配置的PC机，服务器端软件和数据库配置在小型机上，对于数据库的接口可以由服务器数据库进行提供，进行访问数据库的所有操作，配置客户端和连接服务器端数据库，在服务器端服务器编写批处理文件添加到操作系统的计划任务中，以便进行备份数据的操作。

通信接口。需要有局域网畅通的保证，使客户端电脑和服务器时刻处于连通状态。

安全性

内网部分是在不与Internet连接的局域网中运行的，网络安全不存在问题。外网部分与外界的沟通只通过发布机进行，只有发布机才能访问数据库，数据安全也不存在问题。软件操作实现流程化、权限分配、记录操作日志以及输入规范提醒等功能，也保证了操作的安全性。

通过实际的应用表明，本系统的实现具有非常重要的意义，首先，本系统基本实现了信息化建设在单位文书工作和文书档案工作方面，当前单位文书工作和文书档案工作在信息化方面的需求基本得到了满足。其次，流程化管理得到了实现，业务实现规范化，节省大量人工输入量，很多不必要的输入错误得到了规避，文书工作和文书档案工作的枚举得到统一，并且使两项工作得到了有机的结合。

本系统就ZDGX系统仍需完善，所以对于以后的系统拓展还需要做相应的需求调研和设计。最后在今后可能出现的一些新的问题和新的诉求，都需要实现和完善在今后的维护与开发中。

篇5：文书与档案管理复习资料1

从公文的稿本划分，可以分为文稿和文本

对收集到的信息所涉及的有关问题进行审核查对时，要溯本求源。人事文书管理部门要经常了解和掌握形成人事文书材料源的信息。

涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，不受30年期限的限制。

档案资源常用检索工具包括目录、索引和指南。

2006年9月19日，国家档案局通过的《关于机关文件材料归档范围和文件档案保管期限的规定》将保管期限划分为“永久”和“定期两类。

开放档案的条件包括物质条件、检索条件、制度条件、社会档案意识条件。档案信息化的内容包含环境构建，资源建设

在制发档案文件的时候应该注意，严格控制复制珍贵及易损档案，履行审批手续，复制后与原件认真校对，必要时说明出处,盖章

文书管理的原则有分类管理的原则，安全保密的原则，便于阅读和利用，“管而不死，活而不乱”的原则。

按信息的传递方向，信息传递分为内向传递和外向传递两种。信息存储的程序是登记、编码、存放排列、保管。

电子文书是指具有参考价值和利用价值，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

信息工作的程序包括收集、整理、传递、存储、利用和反馈。分类目录是按照体系分类法的基本原理划分的。档案收集工作包括档案的接收和档案的征集。文书处理必须遵守及时、准确、统一、安全的原则。

要销毁的档案在未批准以前应当单独系统保管，以便领导审查检查和不批准时放回库房。

企业档案是现代企业在生产经营活动中直接形成的具有保存价值并经过整理的原始记录和历史资料。文摘的类型分为指示性文摘和报道性文摘

行文关系可分为上行文、下行文和平行文三个方向。档案业务工作的起始环节是档案收集

信息工作一般由收集、整理、存储、传递反馈、开发与利用等组成。

档案处、科是档案行政管理机构的类型。

文件归档制度的内容包括：归档时间、归档范围、归档要求、归档手续 档案的本质属性是原始记录性。

以治为主、以防为辅、防治结合，是保管和保护档案的基本思想和原则。人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明其出处的检索工具。

各级国家档案馆保存的涉密档案，其解密工作，由各级国家档案馆负责进行。档案目录是决定档案价值最重要、最本质的因素。不属于外向传递的形式的是通知。

关于信息反馈的形式不正确的是集中反馈和分散反馈 公文的特点是作者法定性、作用权威性、效用实现性。公文从来源上划分为收文和发文。

常见的信息资料编码的方法包括顺序编码法和分组编号法 档案的本质属性是原始记录性

文书处理包括收文处理、发文处理和文书管理三个环节。电子文书所依赖的系统具有不稳定性。档案发挥作用的规律是档案机密程度递减 档案保管工作最终是为了立足长远，保证当前。“八防”不正确的一项是防虫、防震 立卷环节的选择是立卷工作开展的前提。

销毁失去保存价值的档案必须由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关分管负责人批准后，由2人人在指定地点监销，并在销毁册上签字。电话不属于文字传递

属于信息分类方法的是信息分类。

信息存储主要由录入、编码、存放排列、保管等工作环节构成。档案包装材料中的卷盒的规格一般为300mm×220mm。文书的立卷有其特定的程序，这对于有效管理档案、保证档案质量和提高档案开发利用的效率有很重要的作用

信息筛选程序的是看来源、看标题、看正文

信息资料加工的形式有综合加工、提炼加工、推导加工

适用性、系统性、合法性是制定档案管理制度的基本原则所应当坚持的。档案保管期限表的类型有通用档案保管期限表、专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限表、同类型机关档案保管期限表。

档案阅览服务应该注意哪些事项、不得借阅尚未整理编目的零散档案、爱护档案,不得在档案上做标记、严禁在阅览室吸烟、喝水、阅毕档案要认真检查、清点，发现问题要妥善处理

1．只有经过归档的文件才能是档案。

2．有些文件不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕。3．允许利用者摘抄、复制开放的档案，也可在研究著述中引用或通过刊物、广播等媒体向社会公开档案的全部或部分原件。5．制发档案复制本包括内供复制和外供复制。

6．鉴定工作的组织包括建立档案鉴定工作机构、由档案工作人员和形成部门联合提出鉴定意见，送交鉴定委员会审查后呈报上级机关领导者批准。7．对于珍藏档案、残破易损档案、稀有文本以及声像档案原件，概不外借。8．维护档案的安全包括维护档案的实体的物质不是安全和机密内容的政治安全两个方面。

9．档案收集是档案工作的首要环节。

10．问题分类法不适用于内部机构比较稳定的单位或撤销单位的档案分类。信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出的信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容.分发是文书人员依照一定的分文原则，区别不同情况，把经过登记的收文发往领导人阅批，或转往有关部门办理。

档案统计分析是对统计资料进行综合归类，比较研究以揭示档案、档案工作内在联系与发展规律的活动。高质量，准确而又及时统计数据和高层次，有一定深度、广度的统计分析报告是统计分析的产品。编制项目总平面图和综合管线竣工图，应由建设单位负责或委托有资质的单位编制。

国外引进的项目或由外方承包的建设项目，如由外方提供竣工图的，应由外方签字确认。

1．信息筛选的方法：(1)复印、剪裁

对能满足需求的相关信息进行阅读，将阅读到的有价值的信息做记号、复印或剪裁。(2)摘记

将有保存价值的信息摘录到手册或卡片上。(3)标记说明

对筛选后的信息进行标注、注释或说明，注明已被建材的信息的日期、出处。文书立卷的原则应遵循一下几点：

(一)保持文件之间的历史联系

这是文书立卷工作的基本前提。文书是历史纪录的真实写照，文件之间的联系是自然的、历史的、客观的联系。文件的形成处理过程反映了文件形成和处理过程中的各种关系，反映了不同机关之间的行政关系和工作关系，反映了每一级机关的工作状态和工作效果，还反映了领导的职权、权责和能力素质。这些要素在档案的利用过程中必成为重要的参考和借鉴。所以，文书立卷的时候必须要考虑到文书的历史的、自然的联系。(二)区分文件材料的保存价值

这是文书立卷工作的具体依据。文件本身的价值决定了文件的保存价值。文件所记载和反映的内容不同、重要程度不同，这份文件所起的作用和保存价值也不同。一般来说，那些反映社会发展和记录主要工作活动的重要文件，其保存价值相对较大。文书立卷的第二条原则就是必须保存有价值的文书。(三)方便保管和利用

这是文书立卷工作的基本原则。文书立卷的根本目的，就是方便文件的保管和日后的利用。文书立卷是对文件进行的分门别类的工作。每一个案卷一般就是一个小的类别，需要概括出案卷中文件的主题内容和案卷标题，使文书管理人员通过标题即可了解卷内文件的大致内容，并能准确、迅速地查找所需要的文件，方便文件的查找、保管和利用。为了方便文书的保管和利用，案卷内文件的数量不能因过多而导致装订和翻阅不便，也不能因为数量过少、案卷太薄，导致设备利用率降低。

科技档案按其产生领域，可以分为基本建设档案、科研档案、产品档案、设备仪器档案等

会议文书管理的种类

区别对象，按需传递信息

信息传递要根据对象不同而区分对待，高层次决策者需要综合性和预测性具有前瞻性的信息，基层管理者需要具体的经营信息和实施步骤。秘书应针对不同对象因人而异即使准确传达相关信息。(2) 做好例行信息的传递工作

信息工作是秘书日常工作的重要部分，信息的上传下达都要经过秘书。秘书应做好信息的传输和接收工作。(3) 加强非例行信息的传递工作

领导及有关人员在工作中急需某些信息时，秘书要及时收集信息并及时传递。秘书从收集到的信息中发现重要情况时要立即传递，如本企业所用材料的价格即将下跌，公司发行的股票突然被人大量抛售等。秘书一旦获取这类信息，必须迅速向决策者或有关部门传递。(4) 运用现代化信息传递方式

秘书应当发挥现代化的信息技术在信息传递中的作用，利用全球联网的电话、电视、数据传递网络、光盘和新的多媒体技术等传递信息，弥补目前在获得信息方面存在的地理的、社会的和经济的差距，使信息产生更大的社会效益和经济效益。1 信息是企业决策的基础

正确的决策是企业管理依赖的根本，正确或错误的决策关系到企业的生死存亡。决策其实就是一个信息处理的过程，它是由信息的收集、分析、判断、拟订方案、选择方案等一系列步骤组成，每一个步骤都离不开信息的支持。2 信息是企业管理的核心 企业管理讲求的是资源的优化配置。企业管理的主要任务是商品流动的管理，但管理的方法和依据却是信息。通过信息管理能实现对物流的管理，从而实现企业利润的最大化。“控制信息就是控制企业的命运，失去信息就会失去一切”，越来越成为国外企业普遍流行的观点。随着现代企业的发展，信息逐渐成为企业管理的核心。信息可以提高企业的竞争力

企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，必须借助于企业的信息工作，充分了解对手的情况。企业管理者通过认识和掌握有价值的信息来指导、组织企业管理活动。所以，信息被人们称为除技术、资金、人才之外的第四大管理要素。与纸质文书相比，电子文书的特点如下。

(1)虚拟性和依赖性。电子文书的全部信息是以电子字节bit(1和0)作为记录形式的，它必须通过计算机及其相应的软件系统处理后，才能被人们阅读和识别，它对计算机软、硬件系统有很强的依赖性。计算机屏幕上呈现出来的文件及其格式，是经过计算机程序处理过的，同一电子文书可以被显示成各种不同格式，所以它只是一种虚拟的文件。

(2)不稳定性。电子文书所依赖的系统具有不稳定性。目前计算机软、硬件系统的迅猛更新换代，都会产生电子文书存储的数据结构是否兼容及其数据结构转换的问题。电子文书的载体具有不稳定性。用以存储电子文书的计算机软盘、光盘等化学磁性材料寿命较短，不易长久保存。同时，电子文书具有可变性，其真实可靠性远不如纸质文书，随时面临被修改、盗窃、丢失甚至销毁的危险。(3)信息共享性。电子文书信息不一定具有固定的物理位置，可以非实体状态进行加下和管理，电子文书存到计算机网络上之后，可以不受时间和空间限制随时随地被查阅和利用。这种信息和载体的可分离性，为信息的共享提供了条件。1．科技档案按其产生领域，可以分为基本建设档案、科研档案、产品档案、设备仪器档案等

2．文书管理是指在集中统一管理的原则指导下，认真做好收文处理和发文处理的工作，充分发挥文书的效用，既有利于保密又便于调阅的一系列的管理工作。主要包括编制立卷类目、调阅、立卷和归档等工作环节。3．信息检索服务是从信息集合中迅速、准确地查找出所需信息的程序和方法。这里所说的信息集合指的是有组织的信息整体。

4．分类法就是按照档案文件形成的自然或专业进行分类，每一内的档案文件作为一个类别。1．人事文书及其特点

人事文书是指各级机关在干部人事管理工作中形成的，反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。每一个工作人员在其工作、学习和生活实践中，总要形成与本人有关的文字材料，如干部履历表、干部鉴定、干部考核材料、干部审查结论、入团入党材料、奖励处分材料、职务任免材料等，这些材料都属于人事文书。

人事文书具有以下主要特点。

(1)客观真实性。人事文书必须做到客观真实，且一旦形成就不能任意涂改。只有确保它的客观真实性，才能为人事(劳动)部门正确使用人才，合理解决工资等工作提供优质服务。

(2)动态性。人事文书归档后，其内容不是一成不变的。随着当事人人生道路的延伸不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，必须注意做好新形成的人事文书的收集、整理与归档工作，力求缩短与个人实际情况的“时间差”。(3)机密性。人事文书的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐秘等。因此，人事文书大多具有机密性，任何人不得泄露和私自保存人事文书材料，不能向社会无条件地提供服务。企事业单位文件材料的立卷归档范围 1 信息是企业决策的基础

正确的决策是企业管理依赖的根本，正确或错误的决策关系到企业的生死存亡。决策其实就是一个信息处理的过程，它是由信息的收集、分析、判断、拟订方案、选择方案等一系列步骤组成，每一个步骤都离不开信息的支持。

文书材料本身是否具有保存价值是确定企事业单位文件材料归档范围的重要标准。凡是反映本单位生产经营、技术开发等各项主要工作和活动基本情况，具有查考、利用价值的文件材料，包括本单位生产经营、技术开发等主要工作和活动中产生的文件、上级机关发来的需要在本单位生产经营、技术开发、管理和销售等主要工作环节和活动中加以贯彻执行的文件材料，以及其他涉及重要问题的文件材料等，都属于归档的范围。电子文书收集要求

1收集要及时。归档的电子文书是由二进制数字编码组成的，二进制数字编码的变换会导致电子文书内容的改变。电子文书从形成到归档过程中，有被更改的可能，而且修改可以做到不留一点痕迹。许多辅助性电子文书未采取严格保管措施，人们可以随意对其进行增、删、改等操作，使其原始性、真实性、完整性受到威胁。所以，为保证归档的电子文书的真实性，电子文书的归档工作必须从电子文书形成阶段就开始，并贯穿于公文处理和科技工作的整个过程中。

(2)收集归档材料要完整。归档的电子文书的形成可能涉及许多职能部门，指定专门机构或专人负责，制定明确的电子文书归档规章制度，建立必要的记录和登记制度，以避免由于工作的互有交错、职责界限的难以区分造成的电子文书的不完整性。所以，整个收集归档过程既要有统一领导，明确分工，严格管理，又要有相互支持，这样才能保证电子文书收集的原始性、真实性和完整性。(3)收集的归档材料要真实。对收集归档的电子文书不仅要从形式上鉴别其真实性，对其内容的真实性还要认真、详细地鉴别，确保归档电子文书的真实可靠。(4)收集的归档材料要安全。注意保管，避免因载体的损坏而使电子文书无法读出。电子文书涉及的技术环境较复杂，我们不仅要保证电子文书载体物理上的安全，还要保证电子文书内容逻辑上的准确。特别注意归档电子文书的背景信息及元数据与电子文书同时归档，在任何条件环境下都要将电子文书拷贝一套保存，并对这套拷贝的技术平台做出说明。

(5)做好电子文书配套的纸质的收集工作。归档的电子文书与相应的纸质应在内容、相关说明及描述上保持一致。电子文书在我国还未取得法律效力，起凭证作用时，还要依靠纸质文件。电子文书、纸质文书在相当一段时间内还将长期并存。

科技档案按其产生领域，可以分为基本建设档案、科研档案、产品档案、设备仪器档案等

从工作环节和性质来看，档案信息化的内容包括环境构建和资源建设两个方面。撤销机关的档案应向同级档案馆移交，但若其主管部门同意，也可由主管部门保管该机关的档案，以后作为该主管部门的档案一并向档案馆移交。

各机关编制的本机文件材料归档范围和文书档案保管期限表应经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

1.正式渠道。包括公共传播载体、各种社会活动 向有关单位索取资料、专利文献、竞

争

对

手的公

开

资

料。

2.非正式渠道。包括建立人际网络，收集人际信息、通过第三方获取信息、收集竞争对手疏忽泄露的信息、人才流动中的信息、通过反求工程获取信息、通过参观或学习获取情报、委托收集。信息是企业决策的基础

正确的决策是企业管理依赖的根本，正确或错误的决策关系到企业的生死存亡。决策其实就是一个信息处理的过程，它是由信息的收集、分析、判断、拟订方案、选择方案等一系列步骤组成，每一个步骤都离不开信息的支持。2 信息是企业管理的核心

企业管理讲求的是资源的优化配置。企业管理的主要任务是商品流动的管理，但管理的方法和依据却是信息。通过信息管理能实现对物流的管理，从而实现企业利润的最大化。“控制信息就是控制企业的命运，失去信息就会失去一切”，越来越成为国外企业普遍流行的观点。随着现代企业的发展，信息逐渐成为企业管理的核心。信息可以提高企业的竞争力

企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，必须借助于企业的信息工作，充分了解对手的情况。企业管理者通过认识和掌握有价值的信息来指导、组织企业管理活动。所以，信息被人们称为除技术、资金、人才之外的第四大管理要素。日常工作中的信息工作

秘书日常事务工作包括值班、接待、接打电话和安排活动。在处理这些办公室日常事务工作时，必须按照特定工作内容的需要，做好信息工作。2 会务工作中的信息工作 秘书要做好会议期间的信息处理工作。秘书的会务工作，实际上是要确保会议信息有效流动，以实现会议目的。所以，秘书要做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作，做到多听、多记、多想，全面地收集和掌握第一手资料。3 文书处理中的信息工作

篇6：文书与档案管理复习材料

1.1党组、共青团

上级党团机关有关本局的文件

重要的（任命、决定、决议）..........................永久 一般的................................................短期 本局以党组名义的文件

重要的（任命、决定、决议）..........................永久 一般的................................................短期

《201X党员花名册》…………………………………………..永久 本局党团开展的活动方案及总结……………………………………永久 本局党团活动的照片及简报

重要的.….….….….….…………………………………………永久 一般的………………………………………………………………短期 1.2工会

上级工会有关本局的文件

重要的.….….….….….…………………………………………永久 一般的………………………………………………………………短期 本局工会开展的活动方案及总结……………………………………永久 本局工会活动的照片及简报

重要的.….….….….….…………………………………………永久 一般的………………………………………………………………短期 《201X环保局工会总结》………………………………………永久 《201X环保局工会会员花名册》………………………………永久 1.3妇联、计生

上级妇联、计生机关有关本局的文件

重要的（任命、决定、决议）..........................永久 一般的................................................短期

本局妇联、计生开展的活动方案及总结…………… ……………永久 本局妇联、计生开展活动的照片及简报

重要的.….….….….….………………………………………永久 一般的……………………………………………………………短期

《201X环保局妇联、计生总结》………………………………永久 《201X计生报表》………………………………..……………永久 1.4纪检监察室

上级纪检监察机关有关本局的文件

重要的（任命、决定、决议、通报、方案）………….……永久 一般的..............................................短期

《201X纪检监察工作总结》…………………………………..永久 《201X局长述廉报告》………………………………………..永久 本局开展的各种廉政活动方案及总结……………………………..永久 本局开展纪检监察活动的照片及简报

重要的.….….….….….………………………………………永久 一般的……………………………………………………………短期

二、行政（办公室、人事政宣科、财务科）

2.1办公室

上级机关关于本局机构、任免、编制等文件材料 ……………….....永久 局级领导在上级会议上的报告、述职、汇报……………………......永久 上级机关领导检查、视察本机关工作时形成的文件材料 重要的...................................................永久 一般的...................................................短期 上级机关召开的综合性会议材料

①会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、典型发言材料…......................................….………….永久

②会议简报、书面交流材料等………………......................永久 上级机关制发的非本局主管业务但要贯彻执行的文件..............短期 同级机关制发的非本局主管业务但要贯彻执行的文件……..........短期 本局和上级签订的各种目标责任书…………………………….......永久 本局以政府名义起草的文件（*政文、*政办）……………........永久

本局制定的方针政策性、法规性业务文件，中长期规划、纲要等....永久 本局党组会、办公会、民主生活会记录、照片等……………........永久 本局典型代表发言、交流材料、简报……………..…........……..短期 本机关工作汇报材料..........................................短期

《201X环保局工作总结》…….……….....……………………..永久 《201X环保局安全生产工作总结》……………………….......永久 《201X局长个人总结》………………………………......……..永久 《201XXXXX活动方案》及总结………………………......……..永久 《201X局领导班子总结》…….....…………………….………..永久

机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料

重要的 ………………………………......……………………………永久 一般的 …………………......………………………………………….短期 以下的计划、总结、统计材料..............................短期 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料......................永久 一般活动的总结、一般问题的调研材料..........................短期 本局与有关单位、个人签订的合同、协议........................永久 本机关获得的奖状、奖杯、锦旗、奖章、荣誉证书 ①重要的....................................................永久 ②一般的....................................................短期 局机关召开的综合性会议材料

①请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、典型发言材料............................................永久

②会议简报、书面交流材料等..................................短期 本局的请示、报告、汇报及上级的批复

①重大问题的................................................永久

②一般问题的（如要求解决经费的报告）........................短期 局机关制定的全局性的内部规章制度............................永久 局机关后勤管理形成的文件材料

①重要的....................................................永久 ②一般的....................................................短期 本局文件*环文、*环函

重要的 ………………………………......……………………………永久 一般的 …………………......………………………………………….短期

2.2人事政宣科

上级人事、宣传机关有关本局的文件

重要的（通报、决定、表彰、任命等）........................永久 一般的......................................................短期

上级领导来局检查指导工作的照片…..............…………………永久

本局各种宣传活动方案及总结、照片……………………………………永久 《201X环保局人员花名册》…………….………………………...永久 《201X人事报表》…….........……….………………………..永久 《201X环保局宣传工作总结》……….…...……………………..永久 本机关机构编制、干部人事工作文件材料 重要的................................................永久 一般的..................................................短期

机构设置、名称更改、组织简介、人员编制等文件材料...........永久 职工转正、聘任、调资定级、停薪留职、离退休、死亡、抚恤等...永久 人事考核、职称评审工作文件材料.............................永久

职工调动工作的行政、工资关系的介绍信及存根.................永久 2.3财务科

局机关各类会计原始凭证、记帐凭证和汇总凭证 局机关账簿

重要的国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接）文件.........永久

三、业务

（监察大队，开发管理科、生态科、服务中心环保窗口，监测站、在线监控中心，法制信访科、污控科、辐射科、总量办、禁烧办、）3.1监察大队

**市环境监察支队有关本局的文件

重要的..............................................永久 一般的................................................短期

本局环境监察大队开展的业务活动方案、总结、照片 重要的..............................................永久 一般的................................................短期

本局环境监察大队上报的各种日常业务活动报表 重要的..............................................永久 一般的...............................................短期

《201X监察大队工作总结》………......………………………..永久 环境监察和环境保护行政执法文件…….........…………………….短期 污染源排污情况检查及环境违法行为调查情况的材料………………..短期 排污申报登记工作材料…………………………....................短期 环保设施、设备运行记录……………………….................….短期

排污收费月报表、污染源监理情况记录表…………...……………….短期 监察大队报表…………………………………......……………..永久 3.2开发管理科、生态科、服务中心环保窗口

环保新扩建项目、环评项目等的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料......................................................永久

*环监、*环登、*环验文件...................................永久

《201X报表》…………………………........................永久 《201X汇报、总结》…………………………..................永久 上级机关有关生态的文件

重要的（方案、批复、决定、表彰等）........................永久 一般的......................................................短期 本局有关生态村创建方案、总结、请示、批复 重要的..............................................永久 一般的................................................短期 3.3监测站、监控平台

委托监测、监督监测报告………………………….................永久 《201X汇报、总结》………………………….................永久 《201X监测统计报表》……………………….............…..永久

设备仪器的说明书、原理图、产品合格证、有关数据参数图表、装箱单等随机材料及设备食品在使用、维护过程中形成的文字材料

①使用年限较长的………………………….......................永久 ②使用年限短的.............................................短期

各种监测数据（饮用水源水质、噪声功能区、城市空气日报、、国控重点企业监控数据材料.............................................永久 3.4法制信访科

行政处罚、复议、和应诉等工作中形成的文件材料 重要的..............................................永久 一般的................................................短期

和以上的计划、统计材料............................永久 处理人民来信来访的文件材料

重要的..............................................永久 一般的................................................短期 办理**市环保局、**市信访局转办的信访件

重要的（有领导重要批示和处理结果的）..................永久 一般的（其他有处理结果的）.............................短期 人大建议、政协提案办理答复意见.............................永久 《201X环保局信访工作总结》..............................永久 3.5污控科、计划辐射科、总量科、固废

《201X城考汇报、请示、数据》............................永久 全市主要污染物排放总量控制的文件材料 重要的..............................................永久 一般的................................................短期 编制污染物排放总量控制计划的文件材料 重要的..............................................永久 一般的................................................短期

全市环境统计和污染源普查、环境状况公报、环境统计年报统计分析资料 重要的..............................................永久 一般的................................................短期

环境质量监测、污染源监督性监测、环境应急和预警监测等环境监测工作的有关文件 重要的..............................................永久 一般的................................................短期

组织拟订水、大气、噪声等专项环境功能区划的文件材料 重要的..............................................永久 一般的................................................短期

关于组织实施危险废物、固体废物、有毒化学品、新化学物质、放射源和电磁辐射管理制度的文件材料

重要的..............................................永久 一般的................................................短期

关于负责协调指导危险废物、固体废物、核与辐射安全、放射性物质监督管理工作的文件材料

重要的..............................................永久 一般的................................................短期 关于组织拟订并监督实施重要饮用水水源地、重点流域和区域、地下水污染防治规划的文件材料