文书管理规则（通用6篇）
篇1：文书管理规则
□ 总则
第一条 目的为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本规则。
第二条 范围
本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司(含事业部、业务执行部 门)与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。
□ 承办部门
第三条 总收发部门
总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，各公司(工厂)所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。
第四条 管理部门
(一)总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。
(二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。
(三)关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。(四)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。
第五条 主办及会办部门
(一)文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。
(二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门。
□ 行文
第六条 行文类别
(一)函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。
(二)公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。
(三)便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。
(四)签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。
(五)电报：业务处理须以电报行文时使用。
(六)表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。
(七)其他：
1.司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议 委员会规定程序实施。
2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文。
第七条 行文名义、署名及印信借用
(一)对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下：
1.以公司名义由董事长署名盖董事长职章：
属政策性或影响公司重大权益的行文。
2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章：
对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。
3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。
①对省政府、市政府所属二级机构等的行文。
②对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。
③对税务、金融机关的行文。
④总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从其规定)。
4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。
对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。
营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。
5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。
营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。
6.以部门名义盖部门章：
①采购部门对厂商的行文。
②人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。
7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文。
8.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。
(二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印：
1.正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。
2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。
3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。
4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。
(三)公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。
(四)特定签署人及印信的文件从其规定。
(五)需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。
第八条 行文的判行权限
(一)以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。
(二)以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各公司对外行文得由经理(主任)判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理判行。
(三)以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。
(四)以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。
(五)以部门名义行文者，应由部门主管判行。
(六)以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。
(七)因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。
(八)固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管依式行文。
□ 文书处理程式
Ⅰ.通则
第九条 文书分类
(一)机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。
(二)A类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。
(三)B类：一般文书及经常性业务往来文书。
(四)C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。
(五)其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。
第十条 收发文登记单
(一)第一联为收(发)文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。
(二)第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。
(三)第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。
(四)第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。
(五)第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。
第十一条 收(发)文字号的制定管理
(一)对外行文的字号
1.公司：X1X2(X3)总字第○○○○号。X1X2为公司简称；X3为地区别，不需分地区者省略；○○○○为公司收(发)文流水号。
2.事业部(含直属部门)：X1X2(X3)X4字第○○○○号(X4为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理)。
3.营业部门：由各公司总经理室制定。
(二)对关系企业行文的字号
1.由各公司总经理室统一制定管理。
2.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。
(三)收发文编号
1.由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。“业务接洽便函”另行编定，亦采流水号码一文一号编列。
2.复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。
3.主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。
Ⅱ.与外界来往文件
第十二条 收文
(一)登记、分文
来文由收发人员拆封后，于“收(发)文登记单”登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。
(二)文件的分送
收发人员分发文件，应留存“收(发)文登记单”第一联，依收文编号之流水号码装订之。其余第二、三、四、五联连同来文以“分文专用卷宗”送交经办部门主管核定“要”“否”答复及处理期限，记入“收(发)文登记单”第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于“分文专用卷宗”退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。
(三)文件交办
经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入“收(发)文登记单”第三、四、五联，留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。
(四)文件处理
1.经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。
2.经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于“收(发)文登记单”第四、五联记要联记要栏(如不敷使用时，得以“文书签办单”补充，签办单随同“收(发)文登记单”第五联流程处理)，并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后，将“收(发)文登记单”第三联抽出销案。
3.收发人员收到办妥的来文及“收(发)文登记单”第四、五联时：
①如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。
②如需复文者，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案(如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催)，再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要，可以复文底本留存。
4.来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递。
第十三条 主动发文
(一)拟稿、登记
经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附“收(发)文登记单”一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。
(二)发文处理
收发人员收到发文文件、原稿“收(发)文登记单”(一式五联)，即将发文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号的流水号装订；无须待复文件，第二、三联即予销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催；第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。
第十四条 外界复文的处理
收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文的第二联销案，将销案日期转记原发文的第一联，并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第四联填记收文日期及字号。
Ⅲ.关系企业来往文件
第十五条 行文方式
(一)正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章的规定处理。一般性的规定、通知、公告等函件无需复文时，发文部门仍办理发文手续，受文部门则依下列方式处理：
1.主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续。
2.总管理处各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司总经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文，其转交所属部门时，所属部门免办收文手续。
3.受文部门依前二项的规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日期先后顺序归档。
(二)以“业务接洽便函”行文者，依第十六条规定办理。
(三)各类文书的行文，应就组织层级需要数量一次印发，避免逐级转文重印延误时效。
第十六条 业务接洽便函之处理
(一)发文
经办人发文时，应将接洽内容列记于“业务接洽便函”第一联，并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏，呈请主管判行后另依式填写三联连同第一联呈主管主管签署，一并送收发人员编号并记载于“收(发)文编号登记表”再送监印人员用印后，由收发人员将“业务接洽便函”第二、三、四联送交受文部门，第一联则依待复日期之先后整理以备稽催。
(二)收文
受文部门的收发人员收到“业务接洽便函”第二、三、四联，于便函上填记收文时间、编定收文号码并记载“收(发)文编号登记表”将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后，由收发人员将二、三联交由经办人承办，第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后整理，以备稽催。
(三)复文
经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，及预定保存期限(如需签办，则以“文书签办单”办理，签办单连同“业务接洽便函”第三联处理)，经主管判行后，依式填写于第二联，一并呈主管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期，将第二联送交受文部门(原发文部门)，第三、四联编定档号填记于档号栏后；第三联依其类别归档；第四联依收文流水编号的顺序存查。如未结案，则第四联按待复日期先后整理以备稽催。
(四)回文处理
发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函第二联时，于原暂存的第一联注记复文的收文时间；第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保存期限送收发人员抽出第一联销案，再一并编定档号填记于档号栏，第一联依发文流水编号的顺序装订存查，第二联依其类别存档，如未结案，第一联需加注复文部门要求的待复日期，并按此日期的先后整理以备稽催，再行复文时，则依发文程序办理。
□ 文书处理方式
第十七条 文书结构
(一)公告：以“主旨”“依据”“公告事项”三段式斟酌运用。
(二)函、签呈：以“主旨”、“说明”、“办法”、“请求、拟办或建议”三段式斟酌运用。
(三)业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点叙述。
(四)采用语体文以达到“简、浅、明、确”的要求，可用表格处理的尽量利用表格。
第十八条 信函处理
(一)指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；未能办认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规则处理。
(二)指名经副理以上人员的信函，迳送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规则办理。
第十九条 签呈处理
(一)经办人因特殊案件的处理，需签请主管核示时，以签呈用纸缮写一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。
(二)经办人签拟后层呈主管核示，如需呈转经(副)理级以上主管核示者(各公司经理室、总经理室以及总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者)则于厂(处)长(部、室主管)签示后，由厂(处)、部(室)收发人员登记于“签呈事务备查表”转呈经(副)理以上主管(各公司经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长)核示，于核示后由厂(处)部(室)收发人员转记“批示”情形，呈送厂(处)长(部室主管)核阅后，交由经办人依示办理，但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查。经办人办妥后，将签呈交由厂(处)、部(室)收发人员编定档号填记于签呈及“签呈事务备查表”后，签呈依其类别归档。签呈内容不宜为公众周知者，应指定专人专案签办。
第二十条 合约处理
(一)订立或修改合约时，经办部门拟稿后判行前，应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。
(二)固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。
（三）合约书签约代表原稿、正本的保管部门规定。
保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档。其他业务有关部门均以副本留存备用。
第二十一条 副本及图书处理
副本视同正式文书，应依规定处理、归档；各类图书应指定部门集中管理。
第二十二条 电报处理
电报视同文书，依本规则办理。
第二十三条 文书处理要点
(一)经办文书遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥为保藏，每有应用均以副本或影本层呈处理。
(二)为利文书处理并达分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案注意见，避免只签名而无意见。
(三)经办、会稿、核稿等人员之答名，应清晰可辨，不得潦草难认。
(四)经办文书应视其轻重而定缓急，如案情涉及其他部门应照会办理，会稿案件会办部门应按速件处理之。
第二十四条 文件处理期限
(一)收发人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。
(二)分文人员的分文时期，由各公司视其收文数量自行订定。
(三)经办人员的处理期限。
1.速件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。
2.一般案件由部门主管斟酌经办人的工作量，指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则。
3.来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。
4.计划、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊案件部门主管应斟酌实际需要分别规定其处理期限。
5.监印人员原则上于当天完成用印。
6.文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。
7.签呈案件，按分层负责的决行层次，由各公司自行订定时限。
第二十五条 文件稽催
(一)经办人如未能如期办妥文件，应于处理期限届满前，经请示部门主管同意后，以口头通知文书收发人员更改处理期限。
(二)收发人员应按日检查催办联，到期未见办妥销案者，应先以口头通知经办部门主管，如再俟一天仍不见办妥销案者，应即以“文书催办单”一式二联，送经办部门主管交由经办人填注“拟完成日期”及“迟延原因”经主管批核后，经办部门自存一份，一份送还收发人员继续依期稽催，收发人员应随时将稽催情形记录于稽催联。
第二十六条 发送方式
文书发送方式分为专送、邮寄(平信、限时、挂号、航空)
电报(寻常、加急、书信、打字)及集运等，经办人应于文书底稿上注明。
第二十七条 文件递送
(一)呈阅文件的递送方式
文件呈阅、呈判、会办时，如为普通案件以浅灰色卷宗递送，如系机密，紧急或A类案件，则以桔红色卷宗递送。
(二)部门间文件的递送
1.发文及受文部门在同一厂区内，可以文件直接递送，如需签收者，可以自存联送请请受文部门签收后取回稽催。
2.发文及受文部门在不同厂区者，发文部门收发人员需将文件依受文部门地区别以(处)、部(室)为单位装入“内部信封”予以递送，“内部信封”仅书写受文部门的厂、处、部、室名称不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统一拆封分发。
3.各公司于各办公地区应设一文件“寄送中心”，总公司为各公司总经理室，各公司(工厂)所在地为总务部门，各“寄送中心”得规定每日截止收件时间，以便整理集中装运。
4.收发人员将文件递交“寄送中心”后，“寄送中心”人员应将同一受文部门之厂(处)部(室)的文件集中整理，开具“文件递送清单”一式三联，第一联自存，第二、三联
连同文件汇总装入地区别专用“文件袋”寄送。收文地区之“寄送中心”人员收到“文件袋”拆开后，即以“文件递送清单”第二、三联连同文件送交各厂(处)收发人员签收后留存第二联，第三联以当天“文件袋”送还原发文的“寄送中心”存查。
5.总管理处各部、室、中心寄送各厂区的文件，一律递交各公司的“寄送中心登记转送。
6.总公司各”寄送中心“的”文件袋“，需于下午五时前送交总管理处总务部门统一运寄。
7.原则上文件应随到随送，不得积压，”寄送中心“人员须于每日上午上班后30分钟内将”文件袋“内文件分送各厂(处)、部(室)收发人员签收。
□ 印信
Ⅰ.印信种类
第二十八条 种类
(一)公章：各公司向主管机构登记之公司印鉴及特定业务专用之公司印信。
(二)职章：〖ZK(〗1.董事长、各公司总经理刻有公司名衔及职别的印信。
2.刻有职别及特定业务专用的主管印信。
(三)职衔签字章：各公司厂、处长以上主管刻有职衔及签名的印信。
(四)部门章：刻有公司及部门名衔之印信。如为不得对企业外行文之部门，应于部门章上加注”对内专用“之字样。
(五)校对章、骑缝章、附件章：刻有公司名衔及”校对章“或”骑缝章“"附件章”等字样之印信。
第二十九条 印信的资料及形式
所有印信均为圆形橡皮质。
Ⅱ.印信使用
第三十条 监印人员
(一)各公司公章及董事长职章之监印人员应签请本企业董事长核定后任用。
(二)特定业务专用的图记及董事长职章、公章、总经理职章之监印人员应签请各公司总经理核定后任用。
(三)各部门主管的职衔签字章及部门章由各部门主管指定监印人员。
(四)监印人员不在时，应由代理人代为监印，代理人的任用应依前三款的规定签准或指派。
第三十一条 印信盖用
(一)行文时应依第八条的规定判行送请监印人员依第七条的规定于函件、文稿及底本上用印。
(二)其他文件需盖用印信者，经办人应填具“盖用印信申请单”一式二联，经呈准后凭以申请用印，监印人员除于文件上用印外，还应于“盖用印信申请单”正面加盖使用的印信，并收存第一联，第二联退回经办部门存查。
第三十二条 印色使用
公章、职章以红色印泥或红色打印水用印的。
Ⅲ.印信管理
第三十三条 印信的核定及制发部门
(一)公章、董事长及各公司总经理之职章及职衔签字章均经总管理处董事长核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。
(二)总管理处各部、室、中心的部门章或特定业务之主管职章经各部(室)经理(主任)核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。
(三)各事业部经理、厂(处)长的职衔签字章、特定业务之主管职章及各部门的部门章经各公司总经理核定由各公司总经理室为管理部门统一制发。
第三十四条 印信登记
业务主办部门需用特定印信或业务专用印信向有关主管机构报备时，该印信的登记、更换、撤销等的手续，均由该主办部门办理。
第三十五条 印信申请
(一)印信制发的申请
因业务需要或组织变更，由主办部门填具“请(制)发印信申请表”一份，送会印信管理部门依本规则第三十三条的规定呈请核定后由管理部门制发。
（二)印信换发的申请
1.印信的印文磨损申请换发时，由监印人员填具“请(换)发印信申请表”一份，于备注栏拓具印模，叙明制发日期，送会印信管理部门依本规定第三十三条规定呈请核定后由管理部门换发。
2.原有废旧印信应于换发的印信收到后一周内，由监印人员依本规则第三十六条的规定办理。
(三)印信补发的申请
1.印信毁损或遗失时，监印人员除向该印信登记机构报备并依法公告作废外，应填具“请(补)发印信申请表”一份，于备注栏叙明原印的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的议处，并会印信管理部门依本规则第三十三条规定呈经核定后，由管理部门补发。
2.补发印信的文字体应有异于原印信，以资区别。
3.遗失的印信寻获时，应即交由监印人员于二日内依本规定第三十六条规定办理。
(四)印信增刊的申请
1.一种印信以制发一枚为原则，但如因业务需要或受地区限制需增刊者，由业务主办部门依本条第一款规则申请。
2.增刊的印信应由管理部门斟酌实情设法加以区别。
第三十六章 印信缴销
(一)废旧、撤销或遗失寻获的印信，应由监印人员填具“缴销印信申请表”一份，送会印信管理部门依本规则第三十三条之规定呈经核定后，检具缴销之印信，送缴管理部门
撤销。
(二)印信管理部门收到缴销的印信，即斟酌实情予以保存或截角注销。
第三十七条 印信管理
(一)各种印信由各监印人员负责保管，如有遗失或误用情事由监印人员负完全责任。
(二)印信管理部门应指定专人负责印信之制发、换发、补发、稽查等管理工作，并设立“印信登记表”拓具印模、样本，依序装订成册，以利管理。
(三)印信不固定换发年限，印信管理人员每年至少应稽查一次。
(四)主管、监印人员或印信管理人员交接时，应拓具印模样本列册专案移交，并报送印信管理部门。
□ 档案管理
Ⅰ.管理部门
第三十八条 管理部门
(一)文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原搞须由经办部门保管者，应～书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。
(二)各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。
Ⅱ.整理与分类
第三十九条 文件点收
文件结案移送归档时，依如下原则点收：
(一)检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。
(二)文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。
(三)文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
(四)与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
(五)有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。
第四十条 文件整理
点收文件后，应依下列方式整理：
(一)中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
(二)右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
(三)文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
第四十一条 档案分类
(一)档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
(二)档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
(三)同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。
(四)每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录；并以每一案一个“目次”编号为原则。
(五)档号之表示方式如下
A1A2--B1B2C1C2D1--E1E
2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。
第四十二条 档案名称及编号
(一)档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。
(二)各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
(三)档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
(四)档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。
(五)档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第四十三条 档号编定
(一)案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。
(二)案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。
(三)档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。
(四)档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。
Ⅲ.归档与档案清理
第四十四条 保存期限
(一)归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
(二)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
第四十五条 保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
(一)永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.组织规程及办事细则；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权状及其他债权凭证；8.工程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书。
(二)10年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书。
(三)5年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存5年的文书。
(四)1年保存：结案后无长期保存必要者。
(五)规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
第四十六条 档卷清理
(一)管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依第四十五条的规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目次表之附注栏内注明销毁日期。
(二)保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。
Ⅳ.调卷
第四十七条 调卷程序
(一)各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。
(二)管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。
(三)于档案室当场借阅者，得免填“调卷单”。
(四)档案归还时，经管档人员核查无讹并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。
第四十八条 调卷管理
(一)“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。
(二)调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负二责处理。
(三)调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。
(四)调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应～书管理部门主管同意。
□ 机密文件
第四十九条 范围
(一)生产设备设计图：具有专利性与独特性之机械设计图，以及生产设备布置图。
(二)技术性的资料：独特技术性的操作标准，与外人技术合作或外人技术指导资料，产品配方，产品开发，改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性之资料。
(三)业务性之资料：销售成本资料，市场情报，国外业务考察报告及其他业务上属于机密性之资料。
(四)其他经厂处长以上主管认为有必要列入机密文件管理之一切资料。
第五十条 保管部门
(一)外来机密文件应以各公司总经理室为保管部门；经各公司总经理核准得于事业部、研究所或工厂所在地保存者，应以事业部经理室、研究所所长室、驻厂经(副)理室或总经理指定之部门为保管部门。
(二)属技术、开发、工务、营业等部门自行建立之专业性机密文件，应以各事业部经理室或厂区文书管理部门为保管部门。
(三)总管理处各部、室、中心之机密文件，属各该部门承办之专责性质者，应以各该部、室、中心为保管部门。
(四)各保管部门应指定专人经各公司总经理核定(总管理处由总经理核定)，负责机密文件收发、登记及归档等事务。
第五十一条 外来机密文件处理
(一)外来机密文件由代表公司取得该文件的人员径送该公司总经理室机密文件保管人员，以“收(发)文登记单”一式五联登记，呈请总经理核派经办人(主办人)及指定处理期限后，其分文、经办、复文或主动发文均依第四章之规定流程处理。唯其递送均应亲自为之，不得假手他人。
第六十二条 实施与修改
本办法经营决策委员会通过后实施，修改时亦同。
篇2：文书管理规则
文书编号规则
一、《申请书》编号规则
（一）申请编号 工作点代字＋顺序号
省局工作点的代字为“省”，各市局工作点的代字为所在市的代字，“顺序号”由三位数字组成。
例如：沈阳市第一个申请企业的申请编号为：沈001。
（二）受理编号 工作点代字＋顺序号
省局工作点的代字为“省”，各市局工作点的代字为所在市的代字，“顺序号”由三位数字组成。
例如：大连市第10个受理企业的受理编号为：大010。
二、《变更申请书》编号规则
（一）申请编号
工作点代字＋“更”＋顺序号
省局工作点的代字为“省”，各市局工作点的代字为所在市的代字，“顺序号”由三位数字组成。
例如：沈阳市第一个申请变更企业的申请编号为：沈更001。
（二）受理编号
工作点代字＋ “更” ＋顺序号
省局工作点的代字为“省”，各市局工作点的代字为所在市的代字，“顺序号”由三位数字组成。
例如：大连市第10个受理变更申请企业的受理编号为：大更010。
三、《延期申请书》编号规则
（一）申请编号
工作点代字＋“延”＋顺序号
省局工作点的代字为“省”，各市局工作点的代字为所在市的代字，“顺序号”由三位数字组成。
例如：沈阳市第一个申请延期企业的申请编号为：沈延001。
（二）受理编号
工作点代字＋“延”＋顺序号
省局工作点的代字为“省”，各市局工作点的代字为所在市的代字，“顺序号”由三位数字组成。
例如：大连市第10个受理企业的受理编号为：大延010。
四、申请日期与受理日期
分别填写申请与受理的日期，顺序为年、月、日，用阿拉伯数字填写。
五、《补正告知书》、《受理通知书》、《不予受理通知书》、《不予颁发通知书》编号规则
文书中英文字母分别表示为： Ａ—表示工作点的代字，规则同上； Ｂ—表示年份；
Ｃ—表示顺序号，由三位数字组成。例如：鞍山市局工作点2006年第20份申请材料补正告知书的文号：鞍危化安许证告字［2006］020号；
Ｄ—表示申请单位，填写申请单位的名称；
Ｅ—表示申请的类别（首次申请、变更申请、延期申请），选择性填写；
Ｆ—表示受理编号；
篇3：文书管理规则
一、为正确执行司法文书,要坚持以下基本原则
1. 登记的房地产应做到权利来源脉络清晰
要做到权利来源清晰,就是要当事人提供取得房地产的原因证明、原权人和受让人的主体资格等证明,如果是经法院判决执行的房地产,则要提供法院生效的判决或裁定书,有时还需要协助执行通知书。有了这些法律文书并不意味着法院执行处分的房地产可以不追本溯源、不理清权利变迁的过程。
在长期实践中我们发现,法院执行的房地产并非都是主体确定、权利清晰,往往存在着长年未登记、查无来源的房地产,导致登记机构执行司法文书时无所适从。因此,针对各地普遍存在的无证房地产的执行,2012 年住建部转发了最高院《关于无证房产依据协助执行文书办理产权登记有关问题的函》(建法函〔2012〕102号)就无证房产的执行处分,该文件明确,未经初始登记的房屋要协助执行处分申请登记时,必须满足初始登记的条件。这说明违章、违法或无法证明合法来源的房产,即使出具了司法协助执行通知书,也将面临无法登记的结局。要做到权利来源合法则要满足两个条件,即原权利主体和来源特定合法,即一般为登记簿所记载的主体和房屋,但如果房屋未曾登记,则要提供被执行人原始或继受取得的证明。
因执行房产而对应的民事法律关系清晰,法院据此认定以房抵债或拍卖被执行人的房产,对于这样的来源清晰的房产则可予以登记。登记的类型和记载的事项应与司法文书所述相符合,这样登记簿的历次记载内容就能完全关联,完整准确反映房地产权利的变化情况。
2. 与登记房地产相关的信息系统数据关联对应
由于在房地产开发、预售、竣工后的各阶段都会发生房地产的查封或执行处分,而房地产的预售、预告登记、转移登记分别在两个不同的信息子系统管理内的数据库中并归属于不同的主管局,而且房屋预售和各种房地产权利登记分属于两类不同的管理和法律规范范畴,所以是两套系统设计。虽然两个系统都以房屋代码为串联词,但由于各地在设计系统时存在这样那样的考虑不周之处,备案、预告、权属登记等几个数据表、库、信息系统之间的关联程度不是特别高,因此,在执行司法文书时应根据系统特点做好相应的记载工作,防止疏漏。
由于查封是对房地产权利的限制,而房地产权利处于变动之中,如果查封信息不能同时反应在交易网备系统和登记系统,则将造成查封房产被预售或查封房产被抵押等不该发生的事。为防止上述情况的发生,系统设计的科学性相当重要,而科学来自于对预售、预告、权属登记的流程梳理和对交易与登记相互作用的工作机理的透彻理解,只有两个系统即时关联才能使得交易和登记信息准确无误。
3. 妥善处理执行房地产与登记簿记载事项无法对应事宜
这种不对应表现为三种形式。
一是无证房产,该房产未曾建立登记簿,登记簿上无信息可核。对于这种未登记的房地产基于法院认定房地产为被执行人合法所有,被裁定给执行人的,登记机构可以直接依此法律文书登记为执行人所有。但为不显突兀,应在审查意见或登记簿的备注栏内注明房地产合法取得的认定依据。
二是根据法律文书可知房地产已经过多次转让,但登记簿上仅是最先一手的记载信息。由于当事人在历次买卖或其他转让中均未履行登记手续,很可能现实中房地产已为他人所有,但登记簿上仍记载为原权人,法院经过调查核实房地产确已发生过一次甚至多次权利转让,根据既成事实(而非登记簿)直接认定为房地产归被执行人所有,并裁定过户给执行人,则据此登记机构应直接登记为执行人所有。为解决登记簿上原权人与现执行人无关联的冲突,登记机构应在审查意见或备注栏内注明其权利来源的事实和依据。
三是根据法律文书需要分割的房产不符合登记基本单元要求,对分割部位无法单独建立登记簿。由于登记簿均以基本单元为单位建立,基本单元的界定有严格的规定,不是任何房屋都可以依申请人的需要随意分割,所有权的性质是单独所有还是区分所有则是在房屋设计之初就已确定,不同性质的房屋其验收的要求都是不同的。在债务纠纷处理中,为使债务金额与房屋价值相当,法院往往要将完整的房屋单元切割,碰到被执行人有多个债权人时,甚至将很小的房屋单元切割成多个部分。这种切割表面上对各债权人很公平,各自都得到清偿,事实上已经将房屋的设计功能进行了改变,从单独所有演变成区分所有,这种对房屋使用性质的改变应当符合区分使用的要求,即各分割形成的部位由专有部分、共有部分组成,性质的改变应当重新进行质量和消防的验收才能投入使用。因此,只有当实在无法整体转让时才按部位分割清偿。在这种情况下,登记机构还得遵循基本单元的规定,即对于法律上不能分割的基本单元即使因为债务原因被法院分成多个部分的,要么按一个房屋基本单元建立登记簿,并在登记簿中注明共有,各自部位见法律文书;要么按法律文书划分的部位以区分所有方式重新确定基本单元再按各基本单元建立登记簿。但法院应从实际使用性方面考虑尽可能不分割已经固有的基本单元。
4. 区别对待司法认定的权利主体与登记簿记载的冲突
这里有两种情况:一种是司法文书有事实认定登记簿记载的名义权利人是错误的,则以司法认定为准。此时是否需要办理更正登记后再执行过户登记呢?由于在同一份法律文书中既对原权利主体进行了重新认定,又同时对该房地产根据债务关系进行了处置,则基于该法律文书可直接办理转移登记到新的受让人名下,没必要先办更正登记再办转移登记。另一种是法院认定的权利人和登记簿记载不一致,但法院没有事实依据而登记簿记载的事项依据充分,在受理该类司法文书时登记机构应告知法院,并退回执行通知书。
二、在办理不同类房地产司法协助执行时,应遵守以下程序规则
1.查封登记规则
一是查封时的标的物理状态,二是查封标的的权利人状况,三是预查封与查封的转化。房屋建造、预售过程中发生预查封的,则根据房屋预售与否及被执行人主体决定如何查封登记。
第一种是房屋未售未网签且未进行所有权登记的,仅在交易管理系统中建立了楼盘表,如果被执行人是开发商,则应在网上备案系统中做查封登记;如果被执行人是购房人,但购房人未办理网签合同,则无法做查封登记。当该房屋办理了所有权初始登记后,网备系统的预查封应转为登记系统中的查封。
第二种是房屋未售且已进行所有权登记的,则既要在登记系统又要在网备系统中办理查封登记,从而既限制销售又限制房屋抵押等处分行为。
第三种是房屋已售已网签但房屋尚未进行所有权初始登记,如果被执行人是开发商,则不能受理查封登记,除非开发商能证明预售网签行为存在虚假;如果被执行人是购房人,则在网备系统中办理预查封登记,当房屋初始登记后再办理购房人的房屋转移登记时,网备系统中的预查封在登记系统中转为查封。
第四种是房屋已售已网签并且房屋已进行所有权初始登记但未办理购房人转移登记的,则在网签系统中进行查封登记,待购房人办理完转移登记后,网备中的预查封转为登记系统中的正式查封。
2.无证房地产执行处分
在法院处理民事纠纷等诉讼中,需要执行处分的房地产有的是尚未竣工无法办理初始登记,有的是已使用多年但未曾办理过房地产登记。在执行关于这些房地产的处分时,要根据不同权利主体和法律文书的不同要求分别做相应的登记类型。
第一种是尚处于建造中的期房,尚未网签预售,被执行人是开发商。此时法院将开发商的房地产执行给第三人或执行人,则取得该房地产的人可直接凭法律文书申请网上备案,以防开发商将已经法院处分的房地产再次对外销售。待房屋初始登记后再凭法律文书申请转移登记。
第二种是期房已网签预售,被执行人是购房人。因为法院认定处分的房地产为购房人所有,并将其处分给第三人,如果房屋尚未初始登记,则登记机构无法办理期房转移登记,待初始登记后应将两个转移登记合并办理,即开发商预售给购房人,购房人房产又被执行转移给第三人,两道登记合并办理意味着要交两次契税,因为法院在执行该房地产时认定房产为购房人所有,从法律手续上应当以完成登记为标志。
第三种是期房已网签预售,被执行人是开发商,解除合同后作为开发商的房地产执行处分。期房已网签预售通常意味着购房人预期取得房产,但如果由于购房人未付清房款等原因被法院认定解除合同后处分给第三人,则根据此法律文书应先注销购房人的合同网上备案,取而代之的是办理第三人的网上备案,也就是开发商重新将解除买卖的房屋被法院处分给第三人,然后在房屋初始登记后直接办理第三人的房屋登记。
第四种是长期未办证房地产。这类房地产因当事人不申请或取得手续不齐全迟迟未登记,如果法院经过调查认定房地产取得来源合法,直接将被执行人的该房处分给第三人,则登记机构可以根据法律文书将多次登记合并受理。有人会提出存在多次登记缺失的情况,为什么不必将各次登记分别完成后再做后一道登记?是否有违《物权法》的在先登记原则,即没有在先的登记就不能做后道登记?其实,在法律文书的支撑下,这种顾虑就不必有了。首先,根据《物权法》第三十一条规定,合法建造或继承或法律文书导致物权转让的,处分该物权时,需要登记的,未经登记,不发生物权效力。依裁定书和协助执行通知书等司法文书取得房地产不经登记而物权即生效,这说明,即使前面多道登记未完成,凭法律文书受让人已取得了房地产。其次,虽然房地产登记的主要功能在于公示,但公示的目的是为了让即将进行交易的相对方知悉该房地产的有关情况,由于未曾登记的房地产被法院直接处分,受让人依法律文书取得,如果硬是要为完成公示而将以前缺失的登记补做则完全没有现实意义。
3.其他限制类房地产处分
法院在执行处分的房地产中除无证房地产、未竣工的期房外,还有一些政策性房地产或有权利限制的房地产,政策性房地产如划拨用地的安置房,权利限制如抵押房地产。对于安置房等存在上市期限限制的房地产,在特定条件下即法院裁决或判决生效后也应办理转移登记,但仍应注明为安置房,其自由上市交易则须在期限届满时方可。而抵押房地产在处分时,无论首封或轮侯法院当然首要保护抵押权人利益,因此,登记机构执行抵押房地产的处分登记时,应先行注销已设立的抵押登记,然后办理过户登记,对于无法收回抵押他项权证的,应予以作废公告。
4. 法律文书认定事项与申请登记事项不能对应的处理
篇4：文书管理规则
一、系统实现目标
开发目标。本系统主要由内网及外网两个部分组成，文书工作（登记发文、登记收文、登记信访）、文件著录、案卷著录（文件组卷）、文件扫描、创建档案、文件借阅归还、文件鉴定销毁、更正变更文件以及综合查询等功能都是由内网部分进行实现。实现性能网络化、权限角色管理化、流转流程化、对操作日志进行相应的操作并且预留接口和实现共享综合业务系统中其他子系统的信息。综合业务系统中独立性较强的子系统由其来实现。网上预订和预订情况查询、业务流程办理情况查询由外网部分实现。内外数据库的数据实现数据共享。
应用目标。能够让单位有效的掌握、共享文件资源，对文件进行保护，促进文件管理、档案管理的信息化、规范化和集成化，实现计算机的智能化管理，使工作效率和资源的利用率得到大幅度的提高，在单位的决策方面提高有力的数据依据。
用户特点。产品用户：本单位领导、办公室和档案室一般员工以及有借阅权限的单位职工。
一般对于员工的要求，具备以下技能：熟悉WINDOWS操作系统环境；熟悉一般图形界面应用软件的操作方法；能够录入汉字；对相关业务最好有所了解；能够对扫描仪熟练使用；有流程化意识。
二、系统的设计与实现
档案管理的大量工作主要花费在档案检索上，所以档案管理系统的质量优劣，是否有较高的效率就主要体现在检索功能的强弱和检索效率的高低上。而档案管理系统实际上就是把档案信息存入计算机内、外存储器中按照数据的某种逻辑关系以某种组织形式，之后再以某种方式进行检索操作。所以，档案检索信息中的各项信息的组织方式和逻辑关系，以及选择什么样的硬件环境和软件环境，采用何种语言编写程序，这些都是会直接影响到整个系统质量和效率的重要因素。
目前，各种各样的信息检索系统在国内层出不穷，但绝大多数都是用高级语言编制的，甚至有的使用DBASE-2或者DBASE-3编制的。这样使得内存利用率较低，文件控制也不甚灵活，特别是在检索速度方面也很不理想。該文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第543期2014年第11期-----转载须注名来源由于ZDGX系统所具有的中文操作系统、中文编辑程序、中文调试程序以及中文汇编程序等中文支持软件，故能方便的用汇编语言进行中文信息处理。由于汇编语言的采用，对于内存空间和磁盘空间的管理进行起来更加方便快捷，控制和存储档案文件更加灵活。与此同时，与其他语言编写的同类系统相比较，检索速度得到大幅度的提高，从而存在于档案检索系统中致命的效率偏低的缺点基本得到了克服。
约束标准
运行环境：单位局域网内的装有WINDOWS操作系统的电脑，装有IE浏览器，配有内网软件系统的客户端。
外部接口需求
用户接口。 操作界面使用第三方控件设计出来的，布局合理、单独支持鼠键操作、设有大量快捷键，合理易懂的操作思维真正做到人性化设计。
硬件接口。现有的普通PC机即可作为客户端，服务器端配置在小型机上，另外需要配备打印机和扫描机。
软件接口。客户端软件运行于普通配置的PC机，服务器端软件和数据库配置在小型机上，对于数据库的接口可以由服务器数据库进行提供，进行访问数据库的所有操作，配置客户端和连接服务器端数据库，在服务器端服务器编写批处理文件添加到操作系统的计划任务中，以便进行备份数据的操作。
通信接口。需要有局域网畅通的保证，使客户端电脑和服务器时刻处于连通状态。
安全性
内网部分是在不与Internet连接的局域网中运行的，网络安全不存在问题。外网部分与外界的沟通只通过发布机进行，只有发布机才能访问数据库，数据安全也不存在问题。软件操作实现流程化、权限分配、记录操作日志以及输入规范提醒等功能，也保证了操作的安全性。
通过实际的应用表明，本系统的实现具有非常重要的意义，首先，本系统基本实现了信息化建设在单位文书工作和文书档案工作方面，当前单位文书工作和文书档案工作在信息化方面的需求基本得到了满足。其次，流程化管理得到了实现，业务实现规范化，节省大量人工输入量，很多不必要的输入错误得到了规避，文书工作和文书档案工作的枚举得到统一，并且使两项工作得到了有机的结合。
本系统就ZDGX系统仍需完善，所以对于以后的系统拓展还需要做相应的需求调研和设计。最后在今后可能出现的一些新的问题和新的诉求，都需要实现和完善在今后的维护与开发中。
篇5：文书管理规则
关于执行《审计报告》文书格式标准
及行文规则的说明
根据审计署第6号令的要求，为了规范《审计报告》的文书格式和行文规则，现将省厅执行《审计报告》文书格式以及行文规则的有关情况进行说明，供各地参考。
一、《审计报告》文书格式
（一）《审计报告》封面
1．《审计报告》文书封面。一是《审计报告》封面采用A3型幅面，定量为100g/㎡的纸张。二是封面字体和格式按照审办办发[2004]44号文件中“《审计报告》文书印制说明”的要求排版印制（见附件1）。《审计报告》封面内附正文，封
二、封
三、封四无文字。
2．《审计报告》发文字号。省厅从4月1日起，《审计报告》单独作为一个序列编号（如：××××年第1号，第2号，……）。
3．“被审计单位”名称书写单位全称。
4．“审计项目”书写格式一般为：项目审计的时间范围＋项目审计种类名称（见附件2）。
（二）《审计报告》主体
《审计报告》内容的排版、印制、用印均按《国家行政机关公文格式》（GB／T9704－1999）执行。需说明的是，《审计报告》无标题和版记。
二、《审计报告》行文规则
《审计报告》是审计文书的一种，主送被审计单位，发送主管部门或有关单位。向省委、省政府、审计署报送的审计情况报告，用行政文书形式上报。向省经济责任领导小组报告经济责任审计结果的仍按原行文规则办理。
湖北省审计厅办公室
二ＯＯ四年四月六日
（样 式）
湖北省审计厅
审计报告
2004年第101号
被审计单位：湖北省财政厅
审 计 项 目：2003年度本级预算执行及财政财务
收支审计
附件2
“审计项目”拟写案例
例1：对省财政厅2002年度本级预算执行和其他财政财务收支的审计。
被审计单位：湖北省财政厅
审计项目：2002年度本级预算执行和其他财政财务收支审计
例2：对建始县2001至2002年扶贫资金和扶贫贴息贷款的审计
被审计单位：建始县人民政府
审计项目：2001至2002年扶贫资金和扶贫贴息贷款的审计
例3：对省交通厅京珠国道主干线湖北省北段和武汉军山长江公路大桥建设项目竣工决算的审计
被审计单位：湖北省交通厅
篇6：文书管理规则
命令、令；议案；决定；意见；公告、通告；通知；报告；请示；批复；函；会议纪要 行政机关的公文种类主要有:（1）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（2）决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（3）公示
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（4）通告
适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。（5）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。（6）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（7）议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（8）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（9）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。（10）批复
适用于答复下级机关请示事项。
（11）意见
适用于对重要问题提出见解和处理方法。（12）函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（13）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
2.文书档案的版本
公文在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，会产生不同的稿本。（1）草稿
草稿是供讨论、征求意见、修改审核的原始的非正式文稿，不具备正式公文的效用、一般标记有“讨论稿”、“草案”、“初稿”、“征求意见稿”等字样。（2）定稿
指经机关单位领导人履行法定程序审核并批准签发的文件稿本
（3）正本
指根据定稿按规定格式印制的供向外发出的正式文本。正本具有标准的公文格式和法定的效力。（4）副本
指公文正本的复制件或复份。正本复份的内容和外形特征和正本基本相同，只存在送达对象和使用目的上的差别，正本送达主送机关，副本送达抄送机关或由本机关留存备查、归档，它具有正式公文的法定效用、复制件的公文副本（抄本、复印本），因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作为参考、备查，一般有“副本”字样标记。（5）存本
指发文机关留底存档的文本。存本指不对外发送的，一般不加盖印章或签署。起存档及正本核对查清的作用。（6）试行本
又称试验推行本，指规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。一般在公文标题后标有“试行”的字样。（7）修订本
指已发布生效的公文，经实践检验重新修正补充后再发布的文本，是规范性公文正式正本的一种特殊形式。修订本生效之日，即是原文本废止之时。一般在公文标题后标有“修订本”字样。
3．公文的分类：
（1）按公文的来源分类 机关或部门的文件，按照公文的来源可以分为外机关发来的和本机关撰制的两大类。其中，本机关撰制的公文又可分为向外机关发出的和在本机关内部使用的两种类型。因此，按照公文的来源，可将公文划分为外来文件、对外文件和内部文件三类。
（2）按公文的行文关系分类
行文关系是指机关与机关之间的公文往来关系。这种关系根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系、文件的去向，划分为上行文、下行文和平行文三类。
①上行文：指下级机关向所属的上级机关报送的公文，如报告、请示，还包括某些函、意见等。上行文可分为逐级上行文、多级上行文（即同时向几层次的上级行文）、越级上行文。
②下行文：指上级机关向所属下级机关发送的公文，如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要，还包括部分意见和某些函等。下行文可分为逐级下行文、多级下行文、直达到底的下行文。可向公众公开的公文，如公告和通告，也可视为下行文。
③平行文：指向同级机关或没有隶属关系的机关传递的公文，如议案、函。（3）按公文的密级程度分类
按照公文的密级程度可将公文分为普通文件、秘密文件、机密文件和绝密文件。（4）按公文的性质和作用分类
按照公文本身的性质和作用可将文件分为指导性文件（如命令、决定、批复、意见等）、报请性公文（如请示、报告、意见、议案、函等）、知照性公文（如公告、通告、通报、通知等）、商洽性公文（如函）、记录性公文（如会议纪要）。（5）按公文制发机关的性质和公文内容分类
按照公文制发机关的性质和公文内容可将公文分为法规文件、行政文件和党内文件三类。常见的公文分类还有：以文件的急缓程度，可将公文分为特急件、急件和平件；以文件的使用范围，可将公文分为通用文件、专用文件和技术文件；以文件的发送目的，可将公文分为主送件、抄送件和批转件、转发件；以文件的处理要求，可将公文分为需办文件（办件）和参阅文件（阅件）等。4.公文的书写格式
一份标准规范的公文，必须包括以下项目：发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间和主题词等。这些项目就是公文的构成要素。公文的格式主要指公文构成要素在公文文面上的位置和书写样式。
公文的格式一般包括眉首、主体和版记三个部分。（1）眉首部分
公文的眉首是公文的版头部分，又叫文头。位于公文首页红线以上，包括公文的格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标识，发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。
①公文格式代码又称公文检索代码，是指代表公文类型的标识符号，由9位阿拉伯数字 组成。标识于公文首页发文机关版头左上角。按一定的规则将公文逐一编制代码，使每份公文都有唯一的标识，以便于计算机识别和处理。目前，公文检索代码的国家标准尚未公布。②公文份号指同一公文在其总印数中的序号（主要针对秘密公文）。有份号，在登记、分送和清退时均可对号清点，便于查明责任，加强公文管理。份号由6位阿拉伯数字组成，标识在公文检索代码的下方，前面冠以“No”符号。数字不足规定数时，可用“0”补齐。
③秘密等级（简称密级）指公文秘密程度的等级，分有绝密、机密、秘密三个等级。由公文制发机关根据公文内容的秘密程度来划定。秘密等级标注在公文份号的下方。
④紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。分特急。加急。急件三种。紧急程度标注在密级之下。需要说明的是，有的急件是标题的文种前面标明的，如《中共中央、国务院关于切实减轻农民负担的紧急通知》。
⑤收文处理标识包括收文单位名称、收文编号、收文时间、档号等项目，标注于公文首页版头右上方空白处，由收文单位加盖收文处理章标识。
⑥发文单位版头（简称文头）是发文单位制发正式公文时使用的有固定版式的发文机关标识。发文单位版头由发文机关全称（或规范化简称）加“文件”两字组成。如国务院文件、XX县政府文件等。发文单位版头居中套红印在公文首页上部，版头下面有一间隔横线，将文头区和行文区分开。
⑦发文字号指发文单位编排的公文代号，由发文单位代子、发文（加括号）和发文顺序号组成。如中发（1998）5号，表示中共中央1998年第5号发文。国发（1990）19号，表示国务院1990年第19号发文。几个单位联合发文时，只标明主办单位的发文字号。编制发文字号是为了统计发文数量，发文字号在查找和引用时可作为公文的代号使用。发文字号的书写位置：有版头的公文，标在公文版头之下，间隔横线之上，居中书写；使用信笺头的公文，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，靠右侧书写；“命令、令”公文则在标题下面居中书写。
⑧在公文中标注签发人的姓名，表示公文生效并对该内容郑重负责，一般供上行文选用。签发人的姓名标注在发文字号的右侧。（2）主体部分
主体部分反映公文的主要内容，又叫公文的行文部分，位于首页红线以下与末页主题词之间。包括公文标题、题注、主送单位、正文、无正文说明、附件说明、发文单位署名、成文日期、单位印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项内容。
①公文标题应准确、完整地概括公文的主要内容，并标明发文单位名称和公文文种，即标题应由发文单位（责任者）、事由和文种组成。如《XX县档案局关于加强档案工作的决定》，其中“XX县档案局”是发文单位，“关于加强档案工作 ”是事由，“决定”是文种。标题起着提示的作用，使人一看便知公文是哪个单位发的，说的是什么问题，属于何种公文。公文标题的三个组成部分，一般都要写完整，但也有部分省略的情况，比如根据具体情况，有的可以省略发文单位，有的省略事由，只保留文种。
②题注是对公文标题的注释说明。主要用来注明法规性公文或经会议讨论通过的公文产生的法定程序和时间等。题注位于公文标题之下，一行或多行居中书写，用圆括号括住。如《中华人民共和国专利法》的题注是：（1984年3月12日第六届全国人民代表大会常务委员会第四次会议通过）。公文若采用题注的形式，一般就不再用主送单位、发文单位签署、成文日期等项目。
③主送单位指受理公文的单位。位于标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写，末尾加冒号。在文件中，标题与中文之间的称呼，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”即为主送单位。
④正文是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。正文包括导语、正文主体与结束语三部分。
⑤无正文说明指由于篇幅所限，当公文生效标识（即落款）与正文不能同处在一个页面上时，为维护公文的完整性而作的说明。其位置是在发文单位落款的左上方第一行顶格书写“此页无正文”。⑥附件说明用来说明附属在公文正件之后有关材料的名称及件数。附件也是某些公文的重要部分。一些用于发布法规性公文的命令或转发某一公文的通知，附件往往起着主要公文的作用，正文只起着批准、发布或按语的作用。附件说明位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明所附材料的名称及件数。然后，再另起一页附上所列的附件材料。
⑦发文单位署名（又称落款）是指公文的法定作者，一般在正文或附件说明之后署上制发该份公文的单位名称。
⑧成文日期指公文形成的时间。成文日期是公文生效及日后查考的重要依据之一。成文日期的年、月、日不能省略。如不能将2005年11月18日写成05年11月18日。⑨在公文上盖印成为用印，是制文单位对公文生效和确认无误的凭证。各单位的印章均由其上级领导机关制发，印章的规格、样式，由国家统一规定。印章一般盖在公文的末尾，年、月、日的中间。
⑩注释或特殊要求说明用来说明公文中某些在其他区域不便说明的各种项目。如需要加以解释的名词术语，以及说明公文的阅读范围和使用方法等。
公文的阅读范围主要指公文发送范围内规定的阅读对象，一般写在成文日期的左下方，文尾部分“主题词”之上，用圆括号，如（发至县团级）、（发至省军级）等。（3）版记部分 公文的版记即公文的文尾部分，位于公文末页下部，包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间、印发说明和页码等项目。
①主题词指能够准确表达公文主题内容的规范用词。公文标注主题词是为了办公自动化的需要。1985年以来，中央和地方的党政领导机关推行了各种公文标注主题词的制度，这一制度标志着公文管理进入了现代化阶段。
各单位使用的主题词，来自1997年12月20日国务院办公厅秘书局的《国务院公文主题词表》。该表分有15大类，1049个主题词。
公文主题词的标注位置在注释或特殊要求说明的左下方，文尾横线的上端。一份公文根据其内容一般选用两三个主题词，最多不超过5个。词目之间留有一个字的间距。②抄送单位指除主送机关外的，其他需要告知公文并要求协助办理的有关单位。抄送单位标注在主题词的下方，并用于图文区等长的横线将其和主题词隔开。抄送单位名称使用全称或规范化简称。
③印发机关和印发时间。印发机关不是指公文的发文机关，而是指具体负责印制公文的主管部门，一般应当是发文机关的办公部门。如果发文机关没有单设的办公机构或文秘部门，也可直接标识发文机关。
印发时间不是指公文的成文时间，而是指公文实际付印的日期。印发机关和印发实际位于抄送机关之下，无抄送机关的就直接位于主题词之下。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用阿拉伯数码标识，后加“印发”两字。
公文如需翻印，还应当在“印发机关和印发时间”之下标识翻印机关的名称和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要标明“翻印”两字。
④印发说明（又称印制版记）主要指公文印制情况的记载，包括公文制发单位的名称、印发日期和印制份数等。印制单位一般是各单位的办公厅（室），要使用全称或规范化简称；制发时间是秘书部门起印公文的时间，年、月、日要写全；印制份数是该公文所印的数量。印发说明位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧标注制发时间，行尾空一个字。在制发时间下方画一条图文区等长的间隔线作底线，在底线下面靠右侧的地方标注印制份数。