行政执法文书管理制度

制度是长期的、规范的、有效的，是企业根据自身情况探索而来的。而落实责任的关键，就是以制度建设为重点，优化举措解决问题，确保各项工作有章可循、有序开展。那么如何制定相关制度呢？以下是小编为您收集的《行政执法文书管理制度》，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

第一篇：行政执法文书管理制度

城管行政执法文书、案卷管理制度

一、城市管理行政处罚过程中执法文书、案卷的管理均适用本制度。

二、本制度中的执法文书指盖有“格尔木市城市管理局”印章的各类文书;本制度中的案卷是指将简易程序案件及一般程序案件按规定制作而成的卷宗。

三、执法文书、案卷实行专人管理，统一存放。

四、执法文书领用与注销均需登记，做到有据可查，领用的队员应有效使用，妥善保管，不得将执法文书挪作他用，禁止擅自作废。对于作废的执法文书应在背面注明原因，并完整保存，以备查验。

五、各类案卷定期进行整理、归档。一般程序案件原则上一案一卷，也可一卷多案，但每卷不得超过8个案件;简易程序案件可多案一卷，但每卷不超过50个案件。档案材料的种类、份数、页数均应齐全完整。

六、执法案卷应按照执法程序的顺序将同一案件相关材料按类组合在一起立卷。

七、执法案卷用统一的卷皮、卷目组卷，书写工具一律采用钢笔、签字笔，字迹工整、清晰。卷内不得有金属物，对破损的材料要托裱，卷内材料应依次用阿拉伯数字在每页右上角编写页号。

八、执法案卷应按照案卷排列顺序制卷号，以固定案卷位置。

九、案件办理终结，应将案件材料装订成卷，经审查后存档。

十、适用简易程序实施行政处罚所形成的案卷，保存5年;适用一般程序实施行政处罚所形成的案卷，保存10年;重大复杂的行政执法案卷，保存20年。

十一、对超过保存期限的资料，由资料保管部门申请销毁，经批准后按规定进行销毁。

第二篇：行政管理——文书档案资料管理

一、文书管理工作知识准备

(一)公文的一般格式

公文格式一般包括标题、主送单位(部门)、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位(部门)、公文字号、主题词等。

1.公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

2.向上级请示的公文一般只写一个主送单位(部门);如果需要上报另一个上级单位(部门)，可以采用抄报的形式。

3.发文时间以领导签发的日期为准;联合行文以最后单位签发的日期为准。 4.公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文时，只标明主办单位(部门)的公文编号。

5.公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前注明附件的名称和件数。 6.收、发文单位(部门)应写明单位(部门)全称或规范化简称。联合发文应将主办单位(部门)排列在前。

7.文字一律从左至右横写横排。

8.公文纸一般用16开纸，在左侧装订。通告等用纸的大小，根据实际需要确定行文关系。

二、达成工作目标的四个工作事项

(一)文书管理

企业文书是指企业在生产经营管理过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件材料的总称。企业文书可以用来表达企业领导者的决策意图，行使职权;下级向上级报告情况、请示问题;对外联系工作、商洽公务以及制订计划、记载各种活动，是企业行政管理不可缺少的有力工具。

(二)档案管理

档案管理是文书管理中的一个重要组成部分。企业中重要的文件资料都具有一定的时效性，需要妥善管理，对这些文件资料的管理就是所谓的档案管理。

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(三)信件管理

处理信件是行政部办公事务的主要内容，也是日常行政事务的主要内容，所以企业与外界来往的各类信件，都需经行政部统一处理。为了有效地处理往来信件，更好地完成信件管理工作，必须把握信件处理的规律。

(四)资料管理

企业的内部刊物、图书资料以及其他资料是企业文书资料的重要组成部分。内部刊物是企业经营管理理念、企业文化的重要载体，图书资料是企业的精神财富。因此，企业必须加强对图书资料及内部刊物等的管理，使其发挥更大的作用。

信件与便函的写作步骤

商业信件与便函是企业经营中不可缺少的书面沟通工具。

好的信函应该通过语气、短句、标点等元素显现出“简洁、热情、友好”的情绪。信函的表现技巧有以下几点：使用清晰、简洁而又准确的语言;不要用官话、行话、抽象的词语和废话;用短句;使用自然、幽默、友好的词汇。

1.信件

商业信件一般都按照公司的既定格式和惯例要求来书写，主要包括以下十个操作步骤。 (1)判断信件的类型，确定使用的格式。 (2)看是外文信件还是中文信件。 (3)信件标题(私人信件没有)的书写。 (4)敬语和称呼的书写。

(5)开头部分的书写：告知写信的目的。 (6)中间部分的书写：提供详情。

(7)结尾部分的书写：表明希望对方采取什么行动。 (8)祝福语或附词的书写。 (9)签字、日期的书写。

(10)另附内容(如果有的话;商业信件最好没有)。 2.便函

商业便函一般比较短，正规性也要比信件低一些。书写要求与信件基本相同，即简洁、准确、通顺、易懂;关键的一点，是便函把需要传达的议题、要点醒目地突现出来。便函的书写主要包括以下十个操作步骤。

(1)确定目标：为什么要写这个便函。

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(2)什么类型的便函：问候函、问讯函、招待函、邀请函、致谢函、通知函、任职函、请假条、约会函、预订函等。

(3)组织材料。 (4)称呼的书写。 (5)开头：说明原因。

(6)中间部分的书写：写出对方必须知道的事情，不是绝对必要的内容不要写。 (7)结尾部分的书写：向对方表示感谢或提出要求。 (8)敬语、谢语的书写：根据情况确定是否需要。 (9)签字、日期的书写。

(10)添加附件：如活动项目、日程安排。

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第三篇：（五）执法案卷文书管理规定

一、路政执法人员必须使用统一印制的案卷文书。

二、法律文书实行专人领管，不得任意借用，不得遗失，作废文书须保存完整，文书使用完后，将存根及作废文书交回内勤管理人员处，完善相关手续。

三、执法案卷文书应按规定的格式制作。

1、用墨水笔或签字笔填写，书写工整、清晰。

2、各项内容填写完整、准确;存根与送达联应一致。

3、案卷文书装订整齐。

四、执法案卷文书实行集中管理，分别立卷，一案一卷的原则，任何人不得私存案卷，结案前，案卷可由承办人保管，结案后，承办人应在规定的时间内将案卷整理完备，移交专人保管，归档时，保管人要逐卷认真检查，严格验收，进行交接，不得接受制作不符合规定的案卷文书。

五、执法案卷文书非经批准不得调阅、借阅，对确需调阅的，应按规定办理手续。

1、调阅、借阅一般不得少于二人，并持有单位介绍信和身份证明。

2、调阅仅限于司法机关，其他单位不得调阅。

3、借阅指当场阅读，阅后一律不准私自复印。

六、执法案卷文书归档后要及时存入档案柜有序地保存，不得随意乱放，保管人员要定期检查档案，对保管期限已满的案卷太 湖及时鉴定，造册登记，报请批准后现再行销毁。

第四篇：食品药品监督行政处罚文书立卷归档制度

**县食品药品监督管理局

食品药品监督行政处罚文书立卷归档制度

一、总 则

第一条 食品药品监督行政处罚文书，是实施行政处罚活动的真实记录，反映了食品药品监督行政机关执行食品药品监督管理法律法规等部门法律和行政处罚法等基础法律的基本职能，必须严格按照食品药品监督行政处罚文书立卷的要求，做好立卷归档工作。

第二条 食品药品监督行政处罚文书，根据案件办理年度、适用程序，坚持一案一号的原则，单独立卷。一个案件从收案、结案到归档保管以及所有的法律文书和公文、函电，都使用收案时编定的案号。听证的案件另行编号。

第三条 食品药品监督行政处罚文书，必须用钢笔或碳素笔书写、签发，由经办案件的股室负责整理立卷归档，归档前由案件主要承办人负责立卷质量的检查。

二、材料的收集

第四条 食品药品监督行政处罚收案以后，案件承办人员应立即着手收集本案有关的各种文书材料。在案件办结以后，要认真检查全案的文书材料是否收集齐全，发现法律手续不完备的，应及时补齐或补救，去掉与本案无关的材料，再行排列整理。

第五条 卷内各种文书材料，一般只保存一份，重份的文书材料一律剔除。多余的处罚决定书，以备日后查考，可将其夹在已装订好的卷内。

第六条 具有下列情况之一的来信，可以不立卷归档。(1)不属食品药品监督行政处罚范围，归口交办的人民来信;(2)答复

来信来访人向有关部门投诉的信件或记录;(3)询问一般法律手续问题的来信来访;(4)没有参考价值的信封;(5)内容、地址不清的申诉信件;(6)确系精神病人的来信。上述各项由相关业务部门处理。

三、材料的排列

第七条 行政处罚文书材料的排列顺序，总的要求是，内部程序性文书按照倒序进行排列，证据性文书按照行政处罚程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列。

第八条 简易程序行政处罚文书材料的排列顺序：(1)卷宗封面;(2)卷内目录;(3)处罚决定书;(4)现场检查笔录、检验报告书、调查笔录等证据材料(按时间顺序排列);(5)行政处罚结案报告;(6)罚款上缴收据复印件;(7)备考表;(8)卷底。

第九条 一般程序行政处罚文书材料的排列顺序：(1)卷宗封面;(2)卷内目录;(3)处罚决定书(含没收物品凭证及清单);

(4)行政处罚审批表;(5)案件调查终结报告;(6)重大案件集体讨论记录;(7)案件合议记录;(8)举报登记表或案件移送书;(9)立案申请表;(10)现场检查笔录、检验报告书等证据材料(按时间顺序排列);(11)先行登记保存物品审批表;(12)先行登记保存物品通知书;(13)先行登记保存物品清单;(14)查封扣押物品审批表;(15)查封扣押物品通知书(包括已经或可能危害人体健康的证据);(16)查封扣押物品清单;(17)行政处理通知书;(18)调查笔录等证据材料;(19)解除先行登记保存物品通知书;(20)解除查封扣押物品通知书;(21)行政处罚事先告知书;(22)陈述申辩笔录(或者陈述申辩材料);(23)送达回证;(24)没收物品处理审批表;(25)没收物品处理清单;(26)延期缴纳罚没款审批表(延期缴纳罚没款申请书);(27)行政处罚强制执行申请书(法院

裁定书及相关执行文件);(28)行政处罚结案报告;(29)罚没款上缴收据复印件;(30)备考表;(31)卷底。

第十条 行政处罚听证程序案件文书材料的排列顺序：(1)卷宗封面;(2)卷内目录;(3)处罚决定书(含没收物品凭证及清单);(4)行政处罚审批表;(5)听证意见书;(6)听证笔录;(7)听证告知书;(8)听证申请书;(9)听证通知书;(10)听证人员组成审批表;(11)案件调查终结报告;(12)重大案件集体讨论记录、案件合议记录;(13)举报登记表或案件移送书;(14)立案申请表;

(15)现场检查笔录、检验报告书等证据材料;(16)先行登记保存物品审批表;(17)先行登记保存物品通知书;(18)先行登记保存物品清单;(19)查封扣押物品审批表;(20)查封扣押物品通知书(包括已经或可能危害人体健康的证据);(21)查封扣押物品清单;(22)行政处理通知书;(23)调查笔录等证据材料;(24)解除先行登记保存物品通知书;(25)解除查封扣押物品通知书;(26)行政处罚事先告知书;(27)陈述申辩笔录;(28)送达回证;(29)没收物品处理审批表;(30)没收物品处理清单;(31)延期缴纳罚没款审批表;(32)行政处罚强制执行申请书;(33)行政处罚结案报告;(34)罚没款上缴收据复印件;(35)备考表;(36)卷底。

第十一条 本办法第八条、第九条、第十条的规定中没有列举的法律文书材料，可以根据实际情况，按形成的顺序排列。

第十二条 行政处罚案件文书材料为一卷装订，不分立正

卷、副卷。但是，案件合议记录、重大案件集体讨论记录、行政处罚决定书审批表等内部形成的材料，未经局长批准不得向当事人及其委托代理人提供。

四、立卷编目

第十三条 一个案件的文书材料经过系统排列后，要逐张编

号。卷宗封面、卷内目录、卷底、备考表不编页码。页码编在右上角，一律使用阿拉伯数字。字体要整齐、清楚。

第十四条 卷内目录应按卷内文书材料排列顺序逐件填写，标明起止页码，字迹要工整、清晰。

第十五条 卷宗封面所列的各个项目，用毛笔或钢笔逐项填写齐全，书写工整。其中结案日期填写处罚决定履行完毕日期。

五、卷宗装订

第十六条 装订前要做好处罚文书材料的检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，可加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。外文材料应当译成中文附在后面。药品包装等原始证据材料，加贴衬纸，展开平放，并有当事人签字。需要附卷的信封要打开平放，邮票不要起掉。材料上的全部金属物都要剔除干净。

第十七条 一个案件的文书材料，每卷以二百张为限，超过时应按形成的顺序分册订卷。

第十八条 卷宗必须用线绳三眼至五眼装订牢固，不要漏

订。长度应在十八公分左右。

第十九条 卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象，然后在卷底装订线上贴上封纸，并用案件承办人员名章加盖骑缝。

六、归 档

第二十条 案件结案以后应在一个季度内归档。凡立卷不符合规定要求的，应重新整理。提出保管期限意见后，向本机关档案管理部门移交，并办好交接手续。

第二十一条 归档的录音带、录像带、影片等声像档案，应在每盘上注明当事人的姓名、案由、案号，承办单位、录制人、录制时间、录制内容，并按形成顺序，逐盘登记造册归档。

第二十二条 归档的证物，凡是能够附卷保存的，应装订入卷。不能附卷保存的，可拍照附卷，证物另行保管，待诉讼期满后，经领导批准可将不能附卷保存的证物销毁或处理。

第二十三条 已归档的行政处罚卷宗，不得从卷内抽取材

料。需要增添文书材料时，必须征得档案管理人员同意，按立卷要求办理，以保证卷宗的质量。

第五篇：北京市工商行政管理局行政复议文书样式及填写范例

行政复议申请书

（适用于自然人）

申请人：赵某性别： 男年龄： 32

工作单位／职业 ：无业身份证件名称：居民身份证证件号码：＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

住所：北京市某区北三环中路＊号院＊楼＊＊

电话：＊＊＊＊＊＊＊邮政编码：＊＊＊＊＊＊＊

被申请人：北京市工商行政管理局某区县分局

法定代表人：某某局长

地址：北京市某区某街＊＊号

复议请求：撤销某区县工商分局作出的＊＊号行政处罚决定。

事实与理由：被申请人于＊＊＊＊年＊＊月＊＊日向我送达了＊＊号行政处罚决定，其认定我于＊＊＊＊年＊＊月至＊＊年＊＊月

从事无照经营，我认为该处罚决定违法，具体理由如下： 1.该处罚决定认定事实不清。2.该处罚决定的作出不符合法定程序。综上所述，我认为我没有从事违法经营行为，被申请人据此作出的行政处罚决定违法，请求北京市工商行政管理局撤销该处罚决定。

申请人： 赵某

＊＊＊＊年＊＊月＊＊日

行政复议申请书

（适用于法人及其他组织）

申请人 ：北京某某股份有限公司

住所：北京市某区北三环西路＊号院＊楼＊＊室

法定代表人（负责人）：赵某身份证件名称：居民身份证证件号码：＊＊＊＊＊＊＊＊＊

电话： ＊＊＊＊＊＊＊＊＊邮政编码：＊＊＊＊＊＊＊＊

被申请人：北京市工商行政管理局某区县分局

法定代表人：某某局长

地址：北京市某区某街＊＊号

复议请求： 撤销某分局作出的＊＊号行政处罚决定。

事实与理由：被申请人于＊＊＊＊年＊＊月＊＊日向我公司送达了＊＊号行政处罚决定，其认定我公司在变更登记中提供虚假材料，处罚人民币10万元，我公司认为该处罚决定违法，具体理由如下： 1.该处罚决定认定事实错误。2.该处罚决定的作出违反法定程序，剥夺了被处罚人的听证权利。

综上所述，我公司认为此次变更登记中我公司提交的材料合法 ，被申请人据此作出的处罚决定违法 ，请求北京市工商行政管理

局撤销该处罚决定。

法定代表人： 赵某

＊＊＊＊年＊＊月＊＊日

（单位公章）

第三人参加行政复议申请书

自然人填写：

申请人：赵某性别： 男年龄： 45

工作单位／职业：某学校职工

住所：北京市某区南四环中路＊号院＊楼＊＊

身份证件名称：居民身份证证件号码：＊＊＊＊＊＊＊＊电话：＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊邮政编码：＊＊＊＊＊＊＊＊

法人及其他组织填写：

申请人：

住所：

法定代表人（负责人）：

身份证件名称：证件号码：

电话：邮政编码：

申请请求：我申请作为第三人参加你局受理的 王某不服 某区县工商分局作出的＊＊号行政处罚决定的行政复议。

具体理由如下：某区县工商分局处罚决定没收的物品系我提供给王某，由其代为销售的。故申请参加贵局关于该案件的复议审理。

申请人／法定代表人：赵某

＊＊＊＊年＊＊月＊＊日

（单位公章）

行政复议撤回申请书

自然人填写：

申请人：性别：年龄：

工作单位／职业：

住所：

身份证件名称：证件号码：

电话：邮政编码：

法人及其他组织填写：

申请人：北京某某报社

住所：北京市某区东三环中路＊号楼＊＊

法定代表人（负责人）：王某身份证件名称：居民身份证证件号码：＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

电话：＊＊＊＊＊＊＊＊邮编：＊＊＊＊＊＊＊＊

撤回申请：我报社申请撤回因不服某区县分局作出的行政处罚决定而提出的行政复议。

具体理由如下：我报社已经认识到该行为的违法性，接受该处罚决定。现申请撤回我报社向贵局提出的复议申请。

申请人／法定代表人： 王某

＊＊＊＊年＊＊月＊＊日

（单位公章）

授权委托书

北京市工商行政管理局: 我（单位）于＊＊＊＊年＊＊月＊＊日向贵局申请行政复议,现委托以下人员 黄某 代理我（单位）处理相关事项。

委托人：（自然人填写）姓名：赵某性别： 女年龄：56

工作单位／职业：某工厂退休职工电话： ＊＊＊＊＊＊＊身份证件名称：居民身份证证件号码：＊＊＊＊＊＊＊＊＊

（公司或其他组织填写）公司或其他组织：

住所：

法定代表人（负责人）：电话：

身份证件名称：证件号码：

委托权限： 代书复议申请；代领复议决定及其他复议相关事项。

期间：＊＊＊＊年＊＊月＊＊日至＊＊＊＊年＊＊月＊＊日

被委托人：姓名： 黄某性别： 男年龄：34

工作单位／职业：某某大学教师

电话：＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊身份证件名称：居民身份证证件号码：＊＊＊＊＊＊＊＊＊

委托人：赵某被委托人：黄某

＊＊＊＊年＊＊月＊＊日

（单位公章）

北京市工商行政管理局

行 政 复 议 调 解 书

（适用于自然人）

申请人：孙某性别：男年龄：34

工作单位／职业：无业

住所：北京市某区南四环中路＊＊号邮编：＊＊＊＊＊＊

电话：＊＊＊＊＊＊＊＊＊

身份证件名称：居民身份证证件号码：＊＊＊＊＊＊

被申请人：北京市工商行政管理局某区县分局

法定代表人：某某局长

申请人因要求减轻某区县分局作出的＊＊号处罚决定的处罚幅度于＊＊＊＊年＊＊月＊＊日向北京市工商行政管理局申请行政复议。

依据《中华人民共和国行政复议法实施条例》第五十条的规定，本案经北京市工商行政管理局复议机关主持调解，双方当事人自

愿达成如下协议：本人已认识到该经营行为的违法性，愿接受处罚，接受该分局依法重新作出的罚款3万元的处罚决定。

双方当事人一致同意本调解协议自双方在调解协议上签名或捺印（被申请人盖局章）后即具有法律效力。

申请人：孙某被申请人：（分局局章）

＊＊＊＊年＊＊月＊＊日

调解主持人：李某、杨某（复议机关印章）

北京市工商行政管理局

行 政 复 议 调 解 书

（适用于法人及其他组织）

申请人：某某报社

住所：北京市某区北四环北路＊＊号楼＊＊室

法定代表人（负责人）：沈某

身份证件名称：居民身份证证件号码：＊＊＊＊＊＊＊

电话：＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊邮政编码：＊＊＊＊＊＊＊＊

被申请人：北京市工商行政管理局 某区县 分局

法定代表人：某某局长

申请人因要求减轻某区县分局作出的＊＊号处罚决定的处罚幅度于＊＊＊＊年＊＊月＊＊日向北京市工商行政管理局申请行政复议。

依据《中华人民共和国行政复议法实施条例》第五十条的规定，本案经北京市工商行政管理局复议机关主持调解，双方当事人自

愿达成如下协议：本报社认识到该广告发布行为的违法性，愿接受处罚，决定接受该分局依法重新作出的没收违法所得，罚款30万元的处罚决定。

双方当事人一致同意本调解协议自双方在调解协议上签名或捺印后（被申请人盖局章）即具有法律效力。

法定代表人签字：沈某被申请人：（分局局章）

（单位公章）＊＊＊＊年＊＊月＊＊日

调解主持人：李某、杨某（复议机关印章）

北京市工商行政管理局

行政复议案件和解协议

自然人填写：

申请人：性别：年龄：

工作单位／职业：

住所：邮政编码：

电话：

身份证件名称：证件号码：

法人及其他组织填写：

申请人：某某股份有限公司

住所：北京市某区某路＊＊号楼＊＊室

法定代表人（负责人）： 蒋某

身份证件名称：居民身份证证件号码：＊＊＊＊＊＊＊＊＊

电话：＊＊＊＊＊＊＊＊＊邮政编码：＊＊＊＊＊＊＊＊

被申请人：北京市工商行政管理局 某区县 分局

法定代表人：某某局长

申请人因要求减轻某区县分局作出的＊＊号处罚决定的处罚幅度于＊＊＊＊年＊＊月＊＊日向北京市工商行政管理局申请行政复议。

经复议当事人双方协商，现就复议事项达成以下和解协议：本公司已认识到在登记过程中提交虚假材料行为的危害性，愿接受处罚。决定接受该分局依法重新作出的罚款5万元的处罚决定。

该和解协议经双方签字或捺印后应及时报送复议审理机关审查。

申请人／法定代表人：蒋某被申请人：（分局局章）

（单位公章）＊＊＊＊年＊＊月＊＊日