文书档案整理

2024-06-30

文书档案整理（精选十篇）

文书档案整理篇1

(一) 归档文件

立档单位在职能活动中形成, 办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。包括:

1.上级文件:中央、省、州发下来需要贯彻执行的文件。

2.本级文件:本单位及其它平级单位制发的有处理结果、办理完毕的文件和往来信件、函、表册等材料。

3.下级文件:即下级机关报送总结、报告、请示、报表等。

(二) 归档文件的整理

归档文件必须以“件”为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章 (编号) 、编目 (录制归档文件目录) 、装盒, 使之有序化的过程, 也是文件向档案转化的过程, 是档案管理的起点。

二、归档整理的操作方法

(一) 做好收集工作

收集是归档整理的前提、根本, 没有收集齐全完整的文件材料, 归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此, 收集的“归档文件材料”必须保证齐全完整。

收集范围:是本单位的收文、发文及内部文件材料。

收集要求:首先要根据立档单位的收文登记簿、发文登记簿清点红头文件;其次要收集检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料。如:会议材料、工作总结、计划、汇报材料、会议记录、各类花名册、工资审批表、年报表、各种介绍信存根、协议、合同等材料。

在以往的归档过程中普遍存在的问题:科室办理完毕的文件材料, 办事人员认为归档以后利用不方便, 要自己装, 没有统一归档。凡属机关归档范围的文件材料, 必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交, 实行集中统一管理, 任何个人不得据为己有或拒绝归档。归档之前, 负责归档人员一定要将存放在本单位各科室、各站所已办理完毕的文件收齐。

(二) 确定文件归档与不归档

文件材料归档范围:1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的, 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;4.其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

文件材料不归档范围:1.上级机关的文件材料中, 普发性不需本机关办理的文件材料, 任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料, 供工作参考的抄件等;2.本机关文件材料中的重份文件, 无查考利用价值的事务性、临时性文件, 一般性文件的历次修改稿、各次校对稿, 无特殊保存价值的信封, 不需办理的一般性人民来信、电话记录, 机关内部互相抄送的文件材料, 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料, 有关工作参考的文件材料;3.同级机关的文件材料中, 不需贯彻执行的文件材料, 不需办理的抄送文件材料;4.下级机关的文件材料中, 供参阅的简报、情况反映, 抄报或越级抄报的文件材料。

(三) 界定归档文件材料 (年度归档)

1.剔除不同年度的文件, 且将其归并相应年度。区分年度一律以落款时间为主, 几份文件订在一起似为一件的, 就以最上面的一件的落款时间为准, 比如批复与请示订为一件, 就以批复时间为准, 转发与被批发件订为一件, 以转发件时间为准。2.剔除重份文件, 同份文件归档归着一份就行, 其它重份文件要在文件上标注“重”, 避免误认为将应归档的文件丢掉。3.剔除普发性文件 (外机关形成的非本机关主管业务的文件材料, 外系统形成的非本专业文件材料, 与本机关主要职能无关, 无需办理、认知便可的文件材料) 。比如成立临时机构、人事任免、奖惩等文件, 若没有本单位人员名字, 这些材料就不需归档。

(四) 装订

将归档文件以“件”的形式固定在一起即单“件”装订, 便于保管利用。

1.整理单位:确定以件为归档文件的整理单位。整理单位一般以每份文件为一件, 但有些文件是必须几份似为一件管理。如:文件的正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复印制件为一件;转发文与被转发文为一件;请示与批复为一件;正文与文件处理单为一件。这几种文件必须按规定以一“件”装订归档。

文件处理签的处理方法:一种是发文处理签, 它上面有领导同意签批的字迹, 本身就具有行政效应, 归档时不能将它撕掉, 而应把它订在稿件前, 印件后, 作为一件。另一种是收文处理签, 它上面有领导重要批文的就视同批复件与文件一并归档;如没有重要批示, 仅仅是传阅一下就不需归档将其撕掉。整理单位是报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等的按原来的装订方式, 以一个自然本 (册) 为一件。

2.文件装订要求:正本在前, 定稿在后;正文在前, 附件在后;原件在前, 复制件在后;转发文在前, 被转发文在后;批复在前, 请示在后;文件处理单在前, 正文在后。

(五) 区分保管期限

按照《国家档案局第8号令》文书档案保管期限表的规定:将每年的归档文件按永久、定期分开、定期一般分为30年、10年。

(六) 归档文件的排列

1.把同一年度、同一保管期限的文件分别排列一在。即立档单位每年就形成永久、30年、10年三条流水号, 不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.将同一年度、同一保管期限的文件, 按中央、省、州、县、乡等级别从上到下排列;同一级的文件应将党委系列部门的文件排在前, 政府部门的文件材料排在后;同一机构的文件按文件字号排列, 比如排同一保管期限政府文件, 就按文件字号类别, 云政发、云政复、云政通、云政专等字号的不同, 将它们各自理在一起, 再按文号顺序从小到大排列。要把同一机构、同一事由的相关文件排列在一起, 遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系。没有文号的文件, 如:花名册、合同书、报表之类的材料就按形成时间顺序把这些材料分别排在有文号的同一机构后面。

(七) 加盖归档章、编号

1.盖章:在排列好的永久、30年、10年三个保管期限的每份文件上加盖相应的归档章, 归档章盖在文件首页上端居中空白位置, 若有文件处理单随同归档的, 归档章就盖在文件处理单上, 以保护文件正本的原貌。如果归档材料是表册、花名册之类, 要将表头靠左侧, 盖章的位置就要随之变化。

2.编号:归档文件编号是指将归档文件在全宗中位置以符合的形式加以确定, 归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目, 归档章模式如下图:

一格填全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。第二格填年度:文件形成年度, 用4位阿拉伯数字填写。第三格填件号:归档文件的排列顺序号, 以年度为界, 每年、每一种保管期限的件号都要从1编起, 每年分期限共编三条流水号。第四格填机构或问题:一般情况下不用填, 适用于大机关一个全宗内档案的类别比较多或内设科室较多、有下属机构、临时机构, 需要三级类目归档的单位, 比如县政府的临时机构、乡镇下面的村公所归档, 就需要在此空格填临时机构简称, 村公所的村名简称, 所编制的件号要与其它办公室、村公所编制的件号区别开, 不然的话, 同一全宗同一保管期限就会出现无数个同一件号。

(八) 录制归档文件目录

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

1.件号:填写室编件号。2.责任者:即文件的发文机关或署名者, 填写责任者一般用通用简称, 联合发文、责任者过多的, 填写以发文字号单位为主的二、三个即可, 其它的可省略。3.文号:文件的发文字号, 填写字号用三行式。如:云政发 (2012) 35号。4.题名:即文件标题, 一般按实抄录, 没有题名或题名不规范的, 应根据文件内容补充题名, 外加“[]”号。5日期:文件形成时间, 以8位阿拉伯数字填写, 单月单日前补零。6.页数:每一件归档文件的总页数, 文件中有图文的页面为一页。

(九) 换钉子

永久保存的档案要换不锈钢钉, 目录要打印一式两份。

(十) 归档文件装盒

怎样整理文书档案篇2

[一]

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。

更全面地说，档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一顼重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别，对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。通常所说的档案整理，主要指档案的实体整理，它包括以下三方面的工作内容：

（一）档案馆对接收与征集档案的整理

1、系统排列和编目

在正规的工作条件下，档案室主要接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆主要接收机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案室馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等等。

2、局部调整

对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，档案馆和档案室需要对其中不符合要求的档案进行一定的加工以提高其质量；另一方面，某些档案材料由于保存的时间校长，其自身或档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。

3、全过程整理

档案馆、档案室有时也接收和征集一些零散的文件，这就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档号编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。

[二]

档案整理工作的重要意义：

它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。

[三]

档案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

[四]

档案整理的方法有两种：

一是以“案卷”为单位整理。

按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：（1）分类。分类方法有多种，常用是年度分类法和问题分类法。年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在企业档案工作中可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。认为文书档案运用年度――问题分类法来分类是比较符合实际需要的；

（2）组卷（即组成案卷）。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一卷之前，还必须对已归档文件进行最后的全面调整，然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完整；归档的文件是否属于本年度、本部门的立卷归档范围；每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检察各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷夹内文件数量是否适当；

（3）卷内文件材料排列（按文件形成的时间先后或重要程序排列）；

（4）根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号；

（5）编制卷内目录（样式附后）和备考表；

（6）按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内

（7）拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；

（8）案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；

（9）编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。

按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有：

（1）对归档文件逐件装订固定；

（2）对归档文件以“件”为单位进行年度――保管期限分类（不确定期限的，只按年度――问题分类即可）；

（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；

（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”（样式附后），并填写有关栏目的内容；

（5）编制归档文件目录（样式附后）；

（6）将归档文件按连续件号顺序装入档案盒。

二是以“件”为单位整理。

以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

[五]

档案整理的文件范围是：

工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

[六]

档案整理工作的原则：

（一）充分利用原有基础

１、充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。

２、在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

（二）保持文件之间的历史联系

文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。

１、文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位，有机地形成的。形成文件的这些单位，使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。

２、文件在时间方面的联系。形成档案的机关和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段性，因而使文件之间具有自然的时间联系。

３、文件在内容方面的联系。文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。它的形成者的特定活动，使文件之间在内容上具有密切联系。

４、文件在形式方面的联系。文件的内容必然通过一定的形式表现出来。所谓文件形式，包括它的内部形式和外部形式两方面：种类、名称和载体、记录方式等。这也构成了文件之间一定联系。

对于保持文件之间的联系，应该辩证地看待和处理。

[七]

档案整理的步骤：

１、了解情况，拟订方案

主要应了解立档单位的情况（其成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印章和标记），还应了解全宗的数量，所属年代（形成时间），主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。

２、区分全宗和分类

３、细分和组卷、草拟案卷标题

４、初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，弄进行适当调整。

５、全面审查修改标题。

６、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。

对某些破损的文件进行裱糊。案卷的排列以全宗为单位，按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。排列方法要统一，不能随意变动。

[八]

文书档案整理

一、分类原则：以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

二、类别设置办法

（一）大类的设置原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

（二）各类内档案的分类办法

1、文书档案分类有4种方法

（1）保管期限——年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系（针对本级）的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊排列如图：

（2）保管期限——年度——问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题（如综合、政工、业务）分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位（如农业发展银行）。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

（3）问题——年度——保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司），此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

（4）年度——保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我地只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。

3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。

4、会计类档案分类有2种方法

（1）采用种类——保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。

（2）年度——类别——保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类（先报表、帐薄再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

5、声像档案一般采用载体形式——年度——保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带；

6、电子档案按照载体形式——年度——保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘；

7、实物档案一般采用载体形式——年度分类法，实物类可分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。

8、图书资料按照类别——年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。

三、档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制

（一）全宗号的编制全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如一中，档案馆确定其全宗号为“142”，标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字。

（二）目录号编制。填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。

1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案；Y代表业务档案（如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识）；J代表科技档案；K代表会计档案（报表K1、账本K2、凭证K3)；X代表音像档案；D代表电子档案；SW代表档案实物。

2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期（或30年）”、“短期（或10年）”三个不同的保管期限。

3、目录号编制示例

业务档案目录号y1代表永久类的业务档案；Y2代表长期（或30年）类的业务档案；y3代表短期（或10年）类的业务档案。

（三）案卷（件）号、页号

1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号（填写在顺序号栏）和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。

2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

四、档案整理的质量要求：

（一）组合（卷）要求；以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水；收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集；文电合一；底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档；有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档；附件随正件收集归档；关于同一问题的请示和批复应一起归档。

2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件内在联系。

A。时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的。分年度时。以文件签发日期（成文日期）为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期（成文日期），电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：

（1）跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信等）作为一件的，可标起止时间；跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，放在会议结束的年度；跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度；法规性文件放在公布或批准的年度。

（2）按专门年度（如教学年度）形成的文件，放在专门年度组卷。

（3）没有标明落款日期的文件材料。应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。

（4）临时性机构，存在时间不长（两年以内），文件材料较少。形成的文件可以不分年度。放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。

B。来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。

C。内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。

4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期（30年、10年）二种不同的保管期限分开。

（1）永久保存的文件有以下八个重要方面：

一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。

二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党代会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。

三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。

四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。

五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。

六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。

八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。

（2）定期保管的文书档案主要包括：

一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。

二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。

三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。

四是本机关人事管理工作形成的一般性文件；包括工作计划、总结、专题调研材料等。

五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。

六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。

七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。

八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。

（3）根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点：

一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。

二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么可以把这个先进事迹也做永久。统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。

三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件),部分重要的可定为30年,其他都是10年。

四是本级内部科室加挂机构牌子,期限提高。

五是本级简报30年

B、会计档案。

（1）会计凭证：保管15年。

（2）会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。

（3）会计报表：决算报表永久保管（包括文字分析），会计月报表保管15年。

（4）其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年。

C、科技档案。基建、科研：永久，设备档案：长期。

E、音像、电子、实物档案：永久。

F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或档案根据其单位业务档案存在的价值确定。

（二）外形要求

1、装具要求。

(1)采用由档案局统一监制的规范化的档案卷皮夹、文书档案盒、科技档案盒、照片档案盒、会计凭证盒、会计账簿盒、会计报表夹、归档文件目录纸、卷内文件目录纸、归档文件目录索引、案卷目录纸、会计档案登记清册、会计档案卷内目录、科技档案目录、案卷目录夹、全引目录夹、归档文件目录夹等装具材料。

(2)购置合适的装订工具。比如用于装订“案卷”的手枪式电钻、装卷时用于固定档案不动的夹子（4个以上)，以及剪刀、棉线、浆糊或胶水。用于装“件”的小型缝纫机、打孔机、塑料螺钉、不锈钢夹等用于起订书针的起订机

2、填写案卷或档案盒封面要求。

立档单位名称应用毛笔书写或刻章盖印，其他项目应用钢笔（上黑色墨水）按规定逐项填写清楚，字迹工整、清晰，也可以刻章盖印。

3、案卷或文件装订要求。案卷或文件的装订主要是为了固定“件”,使其便于保管和利用。在装订前,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整,复制要在保持原貌的前提下进行。须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对于装订成册不便拆封的书籍,刊物等,金属物已严密封装在其中,且拆钉会损坏原貌,不须拆钉重装。装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层粼、折痕处应尽量位于字迹之外。对于小于A4纸型规格的介绍信等文字材料，应将它们粘贴在A4纸上。空白纸张抽除。

（1）单份文件装订。装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。永久保管的卷内文件应逐件用三孔一线的装订方式，如果文件页数多，可以装在文件左侧的正中间，如果文件很薄，可以装在左上角，也可采用缝纫机轧边等方式，装订时以文件的左侧为装订边。30年保管的文件用塑料螺钉等形式装订，五页以下可用胶水粘贴左上角。10年期限的文件，可不拆钉，保持原貌。装订时文件正本与定稿为一件(正本在前,定稿在后)；正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件为一件(正文在前,附件在后)；原件与复制件或手抄件为一件(原件在前,复制件在后)；附件页数多，也可各为一件；具有保存价值的文件处理单（指有领导签具意见）应与正文作为一件，文件处理单在前，文件在后；转发文与被转发文为一件(转发文在前，被转发文在后)；外单位的来文与本单位的复文为一件(复文在前,来文在后)；本单位向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件,但须排列在一起；会议文件每份文件为一件,会议记录原则上一次会议记录为一件,但装订时可以以原来的的本为单位装订；报表、名册、图表、介绍信类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件。未装订的式样同一的表格，以一定的单位(如部门或时间等)组合，可装订在一起作为一件，如先进审批表、工资审批表、统计年报等；介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件。（2）整卷装订的案卷，装订前应将“卷”内的各页按一定方式对齐。文件纸张相差不大的（如学籍档案）应将右、下侧对齐；文件纸张相差太大的为了保证档案装订后不掉页，可只对齐左侧、下侧。采用三孔一线的方法装订，结头放在文件的底部、卷皮之内。

（3）不宜装订的历史文献、珍贵档案、图表、照片等，则装入档案袋或档案盒内。

（三）排列编目要求归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内。根据一定的方法确定文件先后次序，并使这种系统化的次序固定化的过程。一般按级别、事由，结合时间、重要程度等排列。事由是指一件具体的事，一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等等。如申请一项拨款、召开一次会议。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列，会议记录排最前。上级来文集中排列在本级归档文件之前，同级文件排列在本级文件之后，再排下级。上级文件按同一文号集中排列；本级文件按综合、政工、业务、行政事务、其他（或党群、行政、业务、其他）的事由顺序排列。

1、同一事由的归档文件排列内容单一或同一事由的案卷或归档文件，可按文件作者、形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上级、本级、同级、下级排列。不同级别内再按时间的先后顺序或重要程度排列；综合类文件排列,按会议记录、综合性会议材料、计划、总结、汇报等顺序。

2、不同事由的归档文件排列。

（1）按不同事由形成时间的先后顺序排列。这种方法只需将不同事由的文件，按其形成时间或办结时间的先后顺序排列，而不考虑其他因素，这种方法比较简单，较使用于实行“随办随归”的机关。如一个作者，几个问题的文件，就先按问题后按时间排列。

（2）按事由的重要程度排列。即将主要职能活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。如档案局永久文件先排会议记录、工作计划、总结、全档案工作会议材料、综合性年报，再排政工方面的人员任命、增加工资、职工退休、干部、党员花名册、年报等，然后是业务方面的民生档案工作意见等。

（3）按事由具有的共同属性分别集中排列a、一个事由，几个作者，可先按作者，再按时间排列。例如人事工作文件，可先将机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中到一起。b、一个事由，几个地区，可先按地区，再按时间排列。如基层上报的工作总结、统计、年报、花名册。c、非诉讼案件材料，按决定（或批复）——报告——调查旁证——个人交代材料等顺序排列。

（4）按文件的共同特征交叉组配排列。若一组归档文件，反映了不同的作者、不同的问题、不同的文种或不同的地区等，则可层层细分，分级排列。可按“作者——问题——名称——时间”交叉组配排列。

3、密不可分的文件应依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，罪证、旁证等依据性材料在后

4、对具有保存价值，但因特殊原因未及时归档的零散件，可采用将其排在同一年度、同一机构（问题）、同一期限的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在文件条目备注栏和备考表中加以说明。在实际工作中应尽量避免。

（四）编页号与盖归档章卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，整卷装订的案卷，应在文件正面右上角、背面左上角编写页号；单份装订的归档文件，应在每份文件的右下角、背面左下角编写页号，规定每一份文件都需用铅笔重新编页号。整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在卷内文件目录右上角的小方框内填写全宗号、目录号、案卷号。单份装订的文件，有文件阅办单的，编页号从阅办单开始。盖章要求：归档章一般采用红色或黑色印泥，盖在归档文件首页上端居中偏右的的空白处，再逐件编写归档章有关项目。一个单位归档章加盖的位置应统一；归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；若归档文件前有文件处理单(或办文单)，归档章可加盖在文件处理单(或办文单)上。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、页数、盒号等必备项。

1、全宗号：是同级档案馆给立档单位编制的代号。由档案馆统一确定，未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。

2、年度：是指文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2007“

3、保管期限：是该归档文件保管期限标注。直接标明“永久”，“30年（2008年以前为长期）”，“10年（2008年以前为短期）”。

4、件号：件号为文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆编件号两种。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目的排列顺序号。归档文件依排列顺序从“1”开始逐件编号，永久,30年,10年分别编顺序号。馆编件号的设置主要是与档案馆衔接的需要，机关档案室不用填。

5、盒号：档案盒的排列顺序号。

6、页数：每一份归档文件的页数。

7、机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化的简称。

（五）卷内文件或归档文件编目要求，编目是指编制归档文件目录或卷内文件目录，编目应做到准确,全面,详细,深入,以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。目录项目包括件号或顺序号、责任者、文号、题名、日期、页数或页号、备注七项。用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长297mm宽220mm），统一印制成红色。各单位应在档案局统一购置，不能用白纸印。填写归档文件目录项目时。应使用耐久的书写材料进行填写，且字迹必须工整，美观。永久、30年保管的档案要求用计算机打印目录，目录要求一式五份。一份随同档案装入档案盒，另四份应根据分类方案作目录汇编装订成册，以便查找和向档案馆移交之用。卷内文件目录放在卷首，归档文件目录放置在归档文件的最前面。

(1)卷内文件目录和归档文件目录的两个区别：

一是卷内文件目录第一栏是顺序号，卷内文书材料依其排列先后填写序号，按照文件的合理排列，要求一份文件对应一条目录，一条目录对应一个顺序号。单份装订的案卷，其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。顺序号应用阿拉伯数字从”1”起依次标注案卷内文件材料件数的顺序，第二卷数字不能相连；归档文件目录第一栏是件号，填写室编件号。原则上一份文件编一个件号，登录时占据一个栏目。批复与请示、复函与发函、正件与附件、批转或转发和被批转或被转发件，应看作是一份文件的两个部分，只编一个件号；但请示、来函、附件、被批转（转发）文件的标题可以另外占行书写。同一份文件的不同稿本，只编一个件号；重要文件的定稿、草稿与历次修稿稿只编一个件号，但可以分别占一行登录。件号的编写应在同一个保管期限下、在同一年度内从“1”开始逐件流水编制，同一年度内盒与盒之间的文件件号必须相连。

二是卷内文件目录第六栏是页号，填写卷内每份文书材料的起始页号，卷内最后一份文书材料应填写起止页号，止号要与文件最后页的页码相符。每卷档案都从“1”开始按卷内文件排列顺序依次编写。归档文件目录第六栏是页数，填写一件文件的总页数，用于统计和核对。双面有字的记2面，空白页不计数；来往文书、正本与定稿作为一件时，应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。为便于管理，永久、30年保存的档案，统一要求每件都编页号，每件按件内纸张排列顺序从“1”开始编写。不管是页数还是页号，页码的编写都是双面有字的记2面，空白页不计数。以案卷为单位整理的页码编在正面的右上角，背面的左上角，以件为单位整理的页码编在正面的右下角，背面的左下角，打印件已经编有页码的可不并再编，有底稿的文件页码接着正稿后面的页码数字编写。

(2)责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录，可写通用的简称，如“XX教育局”，不能使用“本局”等含义不明，难于判断的简称。联合发文填主办者和“我”（我指立档单位名称）。如有多个责任者，可写前三个，后加“等”字。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名，但必须用“（）”标出领导职务；未署责任者的文件，编目时应考证清楚一并填写。另外注意，文件制发者是原作者，而不是编印者或翻印者。花名册、介绍信、介绍信、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根的责任者一律为文件中印章所指的批准单位。无批准单位印章的以填报单位所写字样为准，(3)文号：填写文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成，填写文号要照实抄录，不能随意删减、省略、落字。如有明显错字，注意改正。可用三排编写，文号中的年度要用[]括起，如“X档发[2008]10号”。少数文号中出现无字号、无年度而只有数字号的情况，注意有则有，无则无。文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次，诸如“会议文件之一”或“某刊第几期”等。

(4)题名：即文件标题，填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。目录中的文件题名要写全，不能随意删减、省略，要做到一字不落。明显的错字，注意改正。目录题名中如漏了《》和“”的，要增补。目录题名中的单位名称不能省略，必须以公章为准，做到一字不落。填写题名须注意：

a应按文件上的标题填写，不得随意更正，但责任者栏填了作者，则可在题名中省略作者，如《X委办政府办关于加强民生档案工作的意见》，责任者栏已经写了“XX委办政府办”，那么题名栏只需写“关于加强民生档案工作的意见”；若正题名能反映文件内容时，则可省副题名；并列题名在需要时与正题名一并抄录；重要的附件题名也应抄录。外加“【】”，以防漏检。会议文件中的领导人讲话材料，正、副标题最好录齐。

b文件没有题名或题名含义不清。不能全面揭示文件内容时，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟或补充题名之外加“[]”号，以区别于文件原有标题，方便检索。例如文件标题是“通知”、委托书”、“支持信”、“承诺书”、“确认函”、“抵押书”、“公证书”、“协议书”、“申请书”、“便函”子样的，必须根据文件内容拟写一条简捷的题名，并加[]；批转性通知只引用发文字号的，也应根据文件内容重新拟写标题；只写了“工作动态”、“情况反映”、“简报”、“会议纪要”、等字样的，必须补录齐全文件上的实际题名。

c永久保存的会议记录必须拟出每次会议的内容，期次、时间，一次会议做为一件，但可以按原状以本为装订单位。会议题名外加“[]”；

d针对性文件题名，如任免、调配、奖惩、出访、优秀人员批件等人事方面的文件材料，涉及本单位人员，其人员名称照实抄录，针对本机关的人名附在题名后，并加“（）”，上级研究本单位有关工作的会议纪要等，必须在原题名后用“（）”标出研究内容等;

e批复与请示、复函与发函、正件与附件、批转或转发和被批转或被转发件，本是一份文件的两个部分，虽然只编一个件号；但请示、来函、附件、被批转（转发）文件的标题可以作为副标题另外占行书写。重要文件的定稿、草稿与历次修改稿只编一个件号，但其题名可以分别占一行登录；

f相同的文件标题，如工作计划、总结和报表不能打省略号；

G干部调动介绍信、党团组织关系存根、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根等一本为一件的，必须写出每个人员的姓名，一行可多写几个名字。一般被批准单位这方面材料少可以一人为一件。较多则6人为一件，题目必须在干部调动介绍信后面用（“）”标出6个人的姓名。

(5)日期：目录日期必须是印章所盖处或文件形成时的日期。具体填写日期项应用8位阿拉伯数字写明年度、月、日。用2行排列如20080802。对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写。实在不清楚月日的用4个0代替。如20080000。

(6)备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。其中文件中的漏页、跳页和作废页次，需在备注中注明；有重复的文件需在备注中说明；传真件需在备注中注明；文件有破损，影响了文件内容的需在备注中注明；文件秘级应在备注中注明；只有请示没有批复的，注明缺批复；只有复印件缺原件的，注明缺原件。需要说明的内容较多，在备注栏加注“*”，具体内容填在盒内备考表中。会议记录里每次会议的起页号填写在备注栏中，方便查阅。

（六）归档文件装盒要求。归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。装盒时。应按照分类方法，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。装盒的具体要求是：不同形成年度的归档文件一般不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件原则上不应放入同一档案盒；分机构（问题〕的情况下。不同机构（问题）的归档文件原则上不能放入同一档案盒。装盒时应视文件的厚度，选择适宜的档案盒，不使文件弯曲受损，也不能太空。档案盒的厚度有2cm、3cm、4cm三种。档案盒是归档文件的装具。档案盒可竖式摆放，也可横式摆放。

（七）档案盒书写要求。

1、封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称），如“XX教育局”。为了美观标准，统一刻章盖印，不再用毛笔书写。

2、档案盒盒脊应根据不同的摆放方式，在盒脊或底边准确填写各检索项。项目有：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。前三项的填写照归档章，刻章盖印。问题栏可以用铅笔标明该盒档案事由，如“上级党群、行政管理”，方便检索。起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“/”号连接；馆编件号待档案移交进馆时再行编制；盒号是指档案盒的排列顺序号，盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水号编制。《规则》要求在档案移交进馆时按进馆要求编制。为方便档案室管理，规定档案室统一用铅笔编制填写盒号。

（八）档案卷皮书写要求。文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm(长×宽)

1、封面项目有：立档单位名称、类目名称、案卷名称、文件起止日期、页数、保管期限。

（1）立档单位名称。全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“湖南省人民政府人事局”“简称为“湖南省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。为了美观标准，统一刻章盖印，不再用毛笔书写。

（2）类目名称填写大类名称，类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。如法规档案、学籍档案、教学档案，这项也可不填；

（3）案卷名称即案卷标题，拟写案卷标题要求文字简练通顺、标点正确，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成，要求高度概括卷内文件材料，如“教育局下发的关于党群，行政管理方面的决定、意见、通知”；（4）文件起止日期即卷内文件材料的起止日期；

（5）页数填写该卷档案的总页数；

（6）保管期限填该卷档案保存的期限。

（7）封面的右上角有一个框，其项目有全宗号、目录号、案卷号三项。具体填写见前面档号编制。

2、档案卷皮背脊项目有：全宗号、目录号、案卷号、案卷标题、年度、保管期限。

目录号照目录号编制要求填写，如会计凭证档案填写“K3”；案卷号是根据案卷的排列顺序，对不同保管期限的案卷分别编案卷号。同一保管期限内没有超过1000卷的若干年连续编大流水顺序号。案卷标题按照案卷封面上的案卷名称填写，字数多可缩写，如“教育教育局关于党群、行政管理文件”。

（九）填写卷末或盒底备考表。每卷卷尾或盒底应放置备考表，备考表项目包括：盒（卷）内文件情况说明、整理人、检查人和日期，说明卷（盒）内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，填写立卷人、检查人和时间，以示负责。去年开始档案局已将备考表印制在文书档案盒底。

1、盒（卷）内文件情况说明要求填写盒（卷）内归档文件需要说明的情况，包括该盒（卷）内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等；整理工作完毕后，归档文件的修改、补充移出、销毁等情况。

2、整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任；

3、检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写，也可与机关内部机构负责人联署。

4、日期：填写归档文件整理完毕的年、月、日。备考表放置在档案盒的最底层。去年开始档案局已将备考表印制在档案盒底。

（十）编制立卷说明或归档文件整理说明。各立档单位在整理完毕当年的档案后，必须编制立卷说明或归档文件整理说明，打印6份，4份放永久档案的归档文件目录册里，置于索引的前面。一份放全宗卷里，一份存档。立卷说明或归档文件整理说明应简单扼要地反映立档单位基本情况及全宗内案卷数量、分类原则、整理状况、存在问题等。

1、立档单位基本情况。其具体内容主要有：

（1）立档单位的名称、成立时间、职能范围、录属关系；

（2）内部机构的设置情况，主要工作活动和指标任务完成情况，与立档单位紧密相关的重大事件、重大新闻、重大活动等。机构人员情况要写出立档单位本年度内机构职能和人员编制的调整变动情况和现状,机构职能的调整和主要领导的变动须写出依据，即列出文件名与文号。

2、归档文件情况。其具体内容有：

（1）归档文件的总份数，各机构或问题类目的归档文件的份数，各种保管期限的归档文件份数；

（2）本单位重大活动形成的文件材料归档情况；

（3）有无复制件等情况；

（4）各专门文件材料和非纸质载体文件材料归档情况；

（5）本单位未办理完毕的重要文件材料情况。

3、归档文件整理情况。主要内容有：

（1）归档文件整理的组织形式及分工情况；

（2）归档文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度情况；

（3）选择的分类方案、排列、编号方法；

（4）重要归档文件的状况等。

（十一）案卷排列及编制案卷目录。案卷各部分的排列格式：

（1）使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。

（2）使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入盒保存。

（3）依照“档案分类方案”对案卷进行系统排列，采用保管期限、年度、组织机构（或问题）的排列方法。

（4）编制档案案卷目录。案卷目录由案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成，应对照案卷封面上的内容准确填写。案卷目录可以多年编成一本。

（十二）编制档案全引目录或归档文件目录册。档案整理完毕后必须编制档案全引目录或归档文件目录册。

(1)档案全引目录由立卷说明、案卷目录和卷内文件目录组成。案卷目录须按照案卷的排列顺序，逐卷填写。全宗内的档案全引目录应根据案卷数量情况，区别不同保管期限，若干年度编一本。档案全引目录文书档案打印一式5份，其他档案各打印一式3份。

（2）归档文件目录册由归档文件整理说明、归档文件目录索引、归档文件目录组成。归档文件目录册必须用档案局制作的专用归档文件目录夹单独装订成册。编制成册方式原则上应与分类方案和档案实体排列一致。永久和30年保管的档案要求制作5套，以后2套随档案移交给档案馆，另2套自己查阅。10年期限的档案制作一套目录就可以了。归档文件目录索引的内容有盒号、保管期限、年度、问题、页次。盒号编制盒号：用铅笔分保管期限编制年度流水号。须按照归档文件的排列组合顺序，逐盒填写；页次是指归档文件目录纸排列在该册的位置，每册从“1”开始编写流水号；问题栏要标出该盒档案内容和起止件号。

归档文件目录夹封面的填写：全宗名称填写立档单位的全称或规范的简你。年度填写档案的形成年度；保管期限填写永久、30年（或长期）、10年（或短期）；问题填大类名称。

（十三）档案排架。排架方法：在同一保管期限中,按年度顺序,从左至右,从上至下。

楼兰出土文书的整理及其意义篇3

[关键词]楼兰；出土文书；文书价值

[中图分类号]K877.5 [文献标识码]A [文章编号]1005-3115（2016）8-0011-02

一、楼兰遗址概说

楼兰遗址分布于新疆巴音郭楞蒙古自治州若羌县罗布泊沿岸，地当中西交通孔道。以长安为起点的丝绸之路，经河西走廊，出玉门关，穿过白龙堆，即进入楼兰地区。由此西北行可达焉耆、龟兹，沟通丝路北道，西南行为丝路南道，经且末、精绝、于阗、莎车等地，进入帕米尔高原。

西汉文帝时，冒顿单于来信称楼兰为匈奴人所征服，此为楼兰始见于史籍。在张骞通西域后，汉武帝将匈奴势力逐出西域，“金城、河西并南山至盐泽（今罗布泊所在地区）空无匈奴。匈奴时有者到，而希矣”。为加强控制西域和保障丝路通畅，汉武帝自敦煌设亭障至盐水，在楼兰所在地区先后设西域都护、戊己校尉。罗布泊北岸发现的烽燧遗址、汉简及屯垦遗迹等即西汉以来的遗存。元凤四年（前77），楼兰国易名鄯善。东汉明帝永平年间（58-75），鄯善的疆域西抵尼雅河流域，东邻敦煌。安帝延光二年（123），始设西域长史，屯柳中（令鄯善县鲁克沁）。三国时期，曹魏政权设戊己校尉和西域长史，戊己校尉驻守高昌。从楼兰遗址及大批文书的发现，可知西域长史设在鄯善境内的楼兰，且一直到十六国前凉时期。南齐使者江景玄出使高车，途经鄯善等地，是时“鄯善为丁零（即高车）所破，人民散尽”。此后鄯善名存实亡。

二、楼兰文书的出土

20世纪初以来，西方探险队在楼兰地区的遗迹中发掘出一大批简牍、纸文书。1980年以后，新疆考古工作又陆续有所发现。虽出土资料相对来说较零碎，但因地处西陲，其意义非凡，故历来备受学术界重视。大体说来，主要有以下几组发现。

1901年，瑞典人斯文·赫定发掘楼兰古城，获得汉晋时期的汉文书共编157个号，含木简牍121个编号，纸文书36个编号（在木简、纸文书中，各有怯卢文1件），以及其它文物。含汉文及怯卢文等多种文字，内容为公私文书。考察与获得文书经过见赫定旅行记《中亚与西藏》，正式报告为《1899-1902年中亚旅行的科学成果》。汉文木简整理见孔好古《斯文·赫定楼兰发现所获汉文文书和零星文物》。该书共公布157个编号，含木简121件（编号1-120，内有一个小号），纸文书36个编号，内有许多小号，该书又分编作156小号。其中，含纪年者有木简11枚，纸文书4件。日本书道教育会议编有《斯文·赫定楼兰发现的残纸和木牍》，刊布了孔好古书中的全部资料，还补充了孔氏所遗的一些残片。富谷至编《流沙出土的文字资料以楼兰、尼雅文书为中心》，整理和介绍了楼兰魏晋简。

1906年，斯坦因在楼兰遗址掘获魏、西晋、前凉简106枧1914年又掘得60枚，内容均为文书。前者报告见斯坦因《西域考古图记》第2卷，文书整理见沙畹《斯坦因在东突厥斯坦沙漠中发现的汉文文书》，该书收楼兰汉文木简173件，纸文书46件（编号721-939）。罗振玉、王国维《流沙坠简》，其中收入楼兰尼雅遗址出土文书221件。后者报告见斯坦因《亚洲腹地考古记》，文书整理见马伯乐《斯坦因第三次中亚探险所得汉文文书》，该书收楼兰汉文简牍93件（编号169-261），纸文书占一半以上，余皆为木简。张风《汉晋西陲木简汇编》，为马伯乐一书所未收者，楼兰遗址出土者计40余枚，多为木简（并木牍83件）。

1909年，日本橘瑞超发掘楼兰古城，计获汉文木简、纸文书49个编号，其中木简4个编号，纸文书45个编号，内容为文书，包括著名的“李柏文书”，其原件大多藏于京都龙谷大学图书馆。

1910-1914年，大谷光瑞等人又获得一批晋代简牍及若干文书残片。旅行记录为橘瑞超《新疆探险记》和《中亚探险》，图版见香川默识编《西域考古图谱》。大谷文书中关于吐鲁番、楼兰、库车、和田出土汉文文书，即1001-8147间的汉字残片，《西域文化研究》第二、三卷《敦煌吐鲁番社会经济资料》上下，已分类发表大部分重要文书《西域文化研究》卷五卷头图版刊布及残纸编号资料；后此批收集品因各种原因逐步流散。大谷文书部分图版及释文，可参小田义久主持编集《大谷文书集成》，其中第一卷收1001-3000号中的汉文书，第二卷收3001-4500号中的汉文书；正在编辑中的第三卷收4501-8147号中的汉文书。该集成按顺序号校录文书，除极碎片外，全部收入并刊出较完整的文书照片，惜图版多不全，对此批文书缀合工作多有影响。

1980年，新疆考古工作者组织楼兰考古队，发掘汉文木简63枚，是魏晋时期楼兰驻军的公私文书，该批简文内容约分作释官（3件）、释地（5件）、簿书（8件）、名籍（2件）、屯戍（10件）、廪给（6件）、器物（8件）、买卖（4件）及杂释（17件）。纸文书计2件，内容皆为书信。另有怯卢文残木牍计1件。简报有新疆楼兰考古队《楼兰古城址调查与试掘简报》、《楼兰城郊古墓群发掘简报》，发表简影木简计65个编号，纸文书计3个编号前征两文后收入侯灿著《高昌楼兰研究论集》；侯灿、杨代欣编著《楼兰汉文简纸文书集成》一书，对该批文献作了系统整理。

其他零星发现，参看楼兰文物普查队《罗布泊地区文物普查简报》，夏训诚主编《罗布泊科学考察与研究》，伊斯拉菲尔·玉索甫《新疆新发现的古文献》。对楼兰遗址出土的文书录文加以校订重录的，有林梅村《楼兰尼雅出土文书》，该书将从斯文·赫定在楼兰所发现的277件、斯坦因发现的349件以及大谷考察队发现的44件汉文书汇集并统一编号，共编录计728个编号，除去空号未录者17个，实录711个编号，书后并附《文书出土地点编号与著录编号一览表》。李均明、何双全《散见简牍合辑》把已知楼兰简牍和纸本文书全部录文。侯灿、杨代欣的《楼兰汉文简纸文书集成》，汇集20世纪期间在楼兰地区考察发掘出土公开刊布的汉文木简、残纸文书，是集大成著作。书后附录黄文弼《土垠出土汉文木简及考释》、郭峰《斯坦因第三次中亚探险所获楼兰汉文文书残片未经马斯伯乐刊布部分》、《沙畹、王国维考释楼兰汉文文书与斯坦因编号对照表》、《马斯伯乐、张凤考释楼兰汉文文书与斯坦因编号对照表》等。孟凡人《楼兰鄯善简牍年代学研究》分作“楼兰尼雅汉文简牍合校及其年代学”、“鄯善、于阗怯卢文简牍年代学”两部分。

三、楼兰文书的价值

魏晋时期楼兰的情况，在史籍中近乎空白。通过考古出土发掘的木简和文书，可以将这一时期的政治、军事和其他方面的活动概貌勾勒出来。

（一）考证出鄯善国王名字

中外语言学者从怯卢文文书中，考证出3世纪时鄯善王国几个重要国王的名字。英国学者布腊夫（Brough）提出来鄯善王国5位前后相继的国王名字，即贝比耶王（236-243年）；陀阇迦王（244-246）；安归迦王（247-282）；马希利王（283-310年）；伐色摩那王（311-321）。

（二）关于中国中原政权对楼兰要道的管理和护守

文书反映了3世纪后半叶至4世纪初，中原政权对楼兰要道的管理和护守情况。文书记录的是琐碎的行政事务，却详细地反映了这些组织机构在中国越过中亚地区的政治扩张过程中起过的重要作用。同时，有文书表明楼兰要塞官员虽采取和平优先的原则，但未放弃军事手段来维持丝路交通。

楼兰维护丝路通畅的功能还反映在文书中生活用品供应方面的记录。大多数文书是当地谷仓官员关于谷类的储藏和发放的报告和命令。大量木简提到主簿人员和其他官员，表明了有关此仓物资供应的对象及相关物资的供应量。有些农业活动的文书，记录着已灌溉或待灌溉的以及尚待开垦的土地的分配情况，等等。

（三）关于楼兰城在丝路交通中的重要性

据斯坦因研究，西汉时楼兰道上的大本营设在居庐仓（其故址即罗布泊北岸偏东的土垠遗址），东汉时废弃。楼兰城东汉时成为楼兰道的大本营。曹魏、西晋和前凉时期在楼兰城设西域长史，成为东西交通的重要枢纽。楼兰道在历史上发挥过重要作用，自张骞通西域，楼兰道开通至隋末关闭大碛路为止，前后延续了700余年。这一时期，楼兰道成为内地与西域之间的主要交通干线，楼兰城是重要的交通枢纽和丝路贸易的中心之一。东至敦煌玉门关，西行经于阗、莎车，越葱岭为南道，北上至高昌，由此西行经焉耆、龟兹、疏勒越葱岭为北道，而从高昌北上又与天山北草原路连接。楼兰城有守护和保持中国中原地区和中亚的大道畅通的前哨基地之功能。

（四）楼兰出土文物体现出中外文化交流的盛况

斯坦因发现的木简文书和纸文书，包括汉文、佉卢文、粟特文、婆罗米文等文字和语言，反映了当时中西交通和交流的盛况。特别是其中的私人信件，提供了经楼兰东来西往的证据，弥补了楼兰遗址贸易文书的缺乏。

鄯善王国佛教事业兴盛，其境内尼雅遗址、米兰和楼兰遗址都发现大量佛塔和寺院遗迹。在楼兰遗址发现了佛寺和率堵波多处，其中第三寺院遗址中发现有希腊罗马风格的带翅天使像和绘有弗里吉亚（小亚细亚）式帽子的壁画，反映了东西方文化的交流情况和西方文化对西域地区的影响。

（五）楼兰出土文书书法研究的重要性

文书档案的收集整理篇4

一、文书档案的收集

(一) 文书档案收集工作的重要性。

档案收集是档案工作的起点和关键点, 是所有工作的前提和基础, 收集工作不到位, 后期的整理、编研、统计、利用无从谈起。这就要求文书档案的收集工作要坚持全面收集、齐全完整的原则。也只有做到齐全完整收集, 分级集中统一管理, 才能维护本单位档案全宗。

(二) 文书档案的特点。

不同于其他的门类档案, 文书档案具有内容丰富、涉及面广, 种类多, 数量大, 源头相对分散, 查阅频繁, 利用率高等特点。在一定程度上, 文书档案的齐全完整收集相对其他门类档案要更有难度。另外, 网络信息化的高速发展, 无纸化办公的普及应用, 无形中对文书档案的收集提出了新的挑战。

(三) 文书档案收集的主要渠道。

1.外单位来文。包括领导、负责同志外出参会带回来的文件, 尤其是涉及本单位的文件材料。例如上级批复, 通报, 决议, 报告等。2.本单位内部产生的文件。包括本单位内部召开会议形成的文件材料, 各类报表和统计分析等其他材料。前者例如单位大事记、党政工团纪检监察审计部门印发的红头文件, 会议纪要, 工代会决议, 领导讲话等。后者例如单位职工信息册, 党员信息统计表, 统计年报, 基层报表, 人事、劳资报表等发文登记簿之外的文件材料。3.其他类文件材料。例如本单位与外单位联合签署的协议、合同、责任书等。

(四) 文书档案收集的建议做法。

1.档案员要提高档案收集的敏锐性, 熟知档案收集的范围, 才能做到准确全面收集。具体可以参照国家档案局8号令、9号令以及《新疆维吾尔自治区实施《中华人民共和国档案法》办法》。以此为参照, 更能保证收集文件材料的价值性。2.主动追踪事件的结果和过程材料。请示报告一般单位内部产生, 容易收集, 而上级的批复情况往往被忽视, 这就需要档案员积极主动联系当事人、经办人及时移交, 避免遗漏。3.主动查询宣传报道背后的依据和佐证材料, 发掘有价值的材料。目前网络宣传、微信平台宣传, 传播速度之快, 范围之广, 可谓惊人。在收到纸质版正式文件之前, 往往各路报道已经众人皆知。这些也需要档案员多加关注。4.积极争取领导重视, 做好档案法制意识宣传。档案收集不仅仅是专兼职档案员的事, 应形成“领导重视, 员工留心”的氛围。5.将定期移交收集和及时收集相结合。一方面是每年年初做好上一年度文书档案的移交, 另一方面, 对于重大事件的材料要求随办随归, 办毕归档。前者主要指有专兼职档案员负责的常规性业务中产生的材料, 按一定规律循环, 不容易缺失遗漏的文字记录, 例如工作计划总结、年度考核。后者主要针对突发性事件、临时性活动中产生的材料, 时间长容易遗漏缺失的记录材料, 例如大事记, 信访及处理意见, 单位成立三十年庆祝活动, 群众路线、三严三实、两学一做、“访惠聚”等专题教育材料。6.加强文书形成等行政职能部门和档案部门的沟通衔接, 及时做好交流, 促进文书档案收集的齐全完整。7.以“提高服务质量, 提升服务水平”为抓手, 促进文件材料的收集。做好档案利用, 提供高效高质量的档案服务, 让领导和广大职工感受档案工作的重要意义, 从而发自内心乐意主动做好文件材料的收集和移交。8.协调处理好电子文件和纸质版文件的关系。电子版文件在提高工作效率和降低办公成本上确实有优势, 但如果不符合电子文件归档与管理规范 (GB/T18894) 和电子文件归档光盘技术要求和应用规范 (DA/T 38-2008) 要求的必须移交纸质版文件。9.必须处理好分散形成和统一管理的关系。依据《档案法》第五条, 档案工作实行统一领导、分级管理的原则, 维护档案完整与安全, 便于社会各方面的利用。对于将符合移交条件的重要材料据为己有, 拒绝移交者, 要依法追究责任。

二、文书档案的整理

(一) 文书档案整理的要求。

文书档案整理工作必须依据《新疆维吾尔自治区《归档文件整理规则》实施细则》 (以下统一简称《细则》) 有序开展。这就要求文书档案整理需要做到以下几点。1.齐全完整, 符合档案保护要求。具体工作中遇到问题, 产生疑惑时, 一定要对照《细则》要求, 逐条逐项解决。2.对于破损的、要修裱补救, 超大幅面的页面要折叠。例如, 半帘存根尺寸不到A4幅面, 最好粘贴在A4白纸张, 或者拿两张A4白纸分别做封面和封底, 装订成多页的一件。这样边角处也不容易卷起折损, 更有利于保管。3.字迹模糊或者易退变的要复制。例如, 人事调动一式四联的材料, 存到单位的可能是最后一联, 字迹模糊, 或者蓝色字迹的都不符合归档文件保管要求, 都需要进行加重浓度复印, 并与原件合为“一件”, 一同保管。4.收集的文件材料中难免存在普通订书针, 曲别针、大头针等易锈蚀的金属物, 这些不符合要求的装订材质会对归档文件造成腐蚀, 整理时必须去除。文书档案都是以件为单位归档, 装订时必须使用符合要求的不锈钢订书针进行装订。

(二) 文书档案整理的程序。

1.鉴定归档范围。具体是指, 对照国家档案局8号令对收集的材料价值进行再判断, 是否属于文书的归档范围。经鉴定属于文书归档范围的, 再鉴定归为永久还是定期, 定期的还要进一步判定是30年还是10年。与此同时, 还要判定机构问题。不同的单位, 机构问题划分也不相同。事业单位一般建议采用党群类和行政类的组织机构分类法。2.装订组“件”。自2003年开始, 文书档案由“卷”转“件”, 一事一“件”, 一“件”可以多页, 目录中只显示一条条目。用不锈钢订书针装订。页数多的不易用订书针装订的“件”可以借鉴“卷”的装订方法, 用线穿孔装订, 也可以分两“件”装订。例如会议记录、年报、报表、名册等。3.排列文件, 确定顺序, 编写件号。按事由重要程度、形成时间, 结合查阅利用率进行排序。同类事由相对集中排列, 相近事由的排列在一起, 并且排列在前, 零散的排列在后。确定排列顺序后, 编写件号, 也就是“室编件号”。使用一个流水号, 从“1”开始连续编写, 不允许空号、跳号、重号。4.编制目录。按照“件号”顺序编写目录。一般应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数等字段信息。文件属性信息越全面详尽越好。需要注意两点, 一是目录件号和“室编件号”要一致;二是格式要规范, 方便后期与档案管理系统衔接, 例如时间统一使用“20150203”八位半角阿拉伯数字格式不足位填零, 文号中统一使用“[2015]12”半角方括号。5.最后就是入盒。按照目录、归档文件、备考表的顺序进行排列。其中, 归档文件按照“小号在上, 大号在下”的顺序排列入盒。

三、文书档案收集整理的几点思考

(一) 档案员责任重大。

档案员是具体操作者, 承担着收集、整理等各项工作的重担。归档文件的齐全完整性, 一定程度上取决于档案员的档案意识和责任意识。归档文件质量的高低, 很大程度上取决于档案员的思想素质和业务能力。档案员在收集, 整理中都不能有丝毫马虎。

(二) 文书档案工作的连续性。

文书档案整理工作具有系统性、连续性的特点, 收集、整理环节有密切联系。收集是整理的“第一步”和基础, 整理是对收集工作的检查和补救完善。不能孤立二者单独开展工作。

(三) 相应的制度要健全。

档案收集整理工作主要依靠档案员, 也就是能自主、自发热爱档案工作, 尽职尽责做好档案工作。相应的奖惩制度也要跟上, 并建立相对稳定的长效机制, 形成一套完整严谨的工作规范和工作纪律。良好的档案工作习惯、优秀的档案工作行为应该和档案一样具有连续性, 传承性。

四、结束语

只有做好档案的齐全完整收集, 才能使充分发挥利用凭证作用。对一个单位来说, 归档完整的文件材料才能够如实记录本单位某年的基本工作情况, 系统真实地反映本单位的情况。

合理界定文件材料的归档范围, 科学鉴定档案保存价值, 准确划分保管期限, 为后期的保管统计, 开发利用打下坚实的基础, 从而保证单位档案资源建设有序开展。

参考文献

[1]郭大伟.档案管理中的个人信息保护的现状及其完善模式[J].现代商业, 2011 (36) ,

[2]宁婧.社保档案管理制度的建立与完善思路构建[J].中小企业管理与科技 (上旬刊) , 2014 (05)

[3]吴宣琳.精于谋, 纳于言, 善于行——谈如何做好社保经办机构办公室工作[J].就业与保障, 2016 (06) .

[4]翁韶琼.档案管理在当代企业中的重要性及地位探讨[J].福建建设科技, 2016 (05) .

文书档案整理归档规定篇5

为规范文书档案的整理归档工作，提高档案管理水平，根据《广州市档案综合管理办法》和广东省实施《机关档案工作业务建设规范》细则的要求，结合局机关工作实际，作如下规定：

一、文件归档时间

（一）收发文流转结束后，档案室将需归档的文件于翌年3月底前收集、整理完毕；

（二）各项会议材料，由主办会议的处室在会议结束后按要求整理好随时向档案室移送。

二、归档文件整理

是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

（一）归档文件一般以每份文件为一件进行整理。文件正本（包括附件）与定稿为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；请示与批复为一件。

（二）归档文件的装订

归档文件按件采用不锈钢钉或粘合（乳胶）装订。装订时，正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后。

（三）整理原则和质量要求

遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，便于保管和提供利用。归档文件材料必须齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或者易退变文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

三、归档文件的分类

归档文件按─保管期限进行分类。即：按归档文件形成，按内设机构设置类目，再根据保管期限进行分类。

四、归档文件编号

在归档文件的首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关的栏目内容：

（一）全宗号：档案馆给本单位编制的代号；

（二）：填写文件内容针对的，以四位阿拉伯数字标注；

（三）保管期限：根据文件内容价值选填“永久”、“30年”、“10年”；

（四）室编件号：文件的排列顺序号，以为界线，一个保管期限编一个大流水号。

五、归档文件编目

以“件”为单位按排列顺序填写“归档文件目录”

（一）件号：按归档文件的排列顺序号；

（二）责任者：制发文件的组织或个人，亦即文件的署名者或制发文机关；

（三）文号：文件的发文字号；

（四）题名：即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应当加拟标题，外加“[ ] ”号；原文有标题但不能说明文件内容的，应重拟标题，重拟标题外加“[ ] ”号附于原标题之后；

（五）日期：指文件形成的日期；

（六）页数：指每一份归档文件本身的有效页面数；

（七）备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号；

（八）归档文件目录：按保管期限归档文件目录打印一式三份，一份目录汇编，一份作为今后进馆的移交目录，一份作为备份；

（九）归档说明：内容包括本单位主要工作概况，内设机构，机关党、政主要领导人变化情况以及本各门类档案归档情况组成。

六、装盒归档文件装盒时，不同、不同类别、不同保管期限的归档文件不能装入同一档案盒。将归档文件按编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒脊背及备考表项目。

（一）档案盒脊背的填写：

1、全宗号：档案馆给本单位编制的代号；

2、类别号：各门类档案代号；

3、：填写文件内容针对的，以四位阿拉伯数字标注；

4、保管期限：按盒内文件所划定的保管期限填写“永久”、“30 年、“10 年;

5、件号：用阿拉伯数字填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“─”号连接。

（二）盒内备考表

盒内备考表置于盒内文件之后或印于档案盒底部，须用钢笔、蓝黑或黑色墨水按格式要求逐项填写，字迹要工整。

1、盒内情况说明：主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需说明的情况，如无上述情况，可暂不填写；

2、整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名；

3、检查人：由归档文件质量审核人签名（办公室主管领导）;

科技档案与文书档案的比较篇6

[关键词]科技档案；文书档案；比较

科技档案和文书档案，产生于不同的活动领域。科技档案是科技生产活动的记录和产物，文书档案则是记述和反映党政管理活动的文书树料。科技档案和文书档案都是人们社会实践活动的历史记录，具有共同的属性。它们都是档案的重要组成都分。在一个单位内部，它们都是本单位工作活动的历史记录；但是，科技档案和文书档案又是具有不同性质的两种档案，它们各自产生于不同的活动领域、反映不同的内容，具有不同的形成规律和特点，发挥不同的功能效用，因此，对科技档案和文书档案进行比较，特别是在此基础上对科技档案和文书档案进行区分，有着重要的意义。

一、科技档案与文书档案的不同点

1.有利于保持科技档案与文书档案各自的完整

维护档案的完整，是档案工作的基本原则之一。科技档案和文书档案那是在相应的工作活动中形成的，各有其独立的完整性。只有对其进行认真的比较和正确的区分，才能保证它们各自的完整性。有的单位未能进行正确的区分，从而破坏了科技档案的完整。比如围绕一项工程建设活动形成的科技档案是一个有机的整体，不能人为地加以拆散，但过去曾有单位将有关这个工程项目的请示报告、批复、竣工验收等文件放到文书档案里去了，这就破坏了科技档案的完整。

2.有利于按科技档案和文书档案各自的特点分别进行科学的管理

科技档案和文书档案产生的领域不同，记载的内容不同，形成的特点不同，管理的方法也不同。一般说来，文书档案的管理侧重于活动主体的特征即活动者本身；而科技档案的管理则侧重于活动客体的特征，如工程项目、科研课题、产品与设备型号等。

3.有利于科技档案和文书档案有效地提供利用

科技档案和文书档案如果界限不清，没有实现科学的区分，就不便于查找利用。首先，科技档案用户与文书档案用户不同。人们的社会实践活动是有分工的，有的从事科技活动，有的从事管理活动，从事什么样的话动就要求什么样的条件。科技档案主要是由科技人员使用的；文书档案主要是由管理人员使用的。科技档案与文书档案如不区分清楚，就会造成“错位”，长期“束之高阁”而“无人间津”。其次，用户无论是利用科技档案还是利用文书档案都有一定的规律。用户在利用科技档案时，通常是按特定的活动对象（一个产品、一项工程或一个课题等）进行查找，或按一定的专业性质进行查找；而用户在利用文书档案时，通常是按一定的活动主体（某个单位或某个部门等）进行查找。两者区分不科学，就会造成漏检，贻误工作。再次，科技档案和文书档案在借阅利用要求和批准权限方面也常常有所不同，如果把科技档案误归到文书档案中，就会影响到科技人员的借阅利用，从而影响他们的工作。

4.有利于科技档案的移交工作

科技档案的移交远比文书档案移交复杂，它除了档案形成部门向基层档案机构移交、基层档案机构向档案馆移交以外，在生产任务的转移、工程项目的转包、设备仪器的转移、科技成果的转让以及企业产权变化等过程中，也存在科技档案移交的问题。显然，如果平时对科技档案和文书档案未能进行正确区分，就会拖延时间，影响移交。

二、科技档案与文书档案区分的方法

比较科技档案与文书档案，最主要的目的就是为了很好地区分科技档案和文书档案。如何区分科技档案和文书档案呢？多年来的科技档案工作实践为我们解决这一问题提供了经验，档案学的理论研究也对这个问题作了有益的探讨。概括起来说，正确区分科技档案与文书档案，应该坚持以下三条原则。

1.领域原则

区分科技档案与文书档案，首先要準确判断档案产生于哪一种性质的活动领域。因为档案产生于什么活动领域，就必然会记述和反映什么性质的活动。在实际工作中，我们不难发现，确定一份具体文件的归属，起决定作用的不是文件的信息内容，而是文件所产生的领域。记载着科技内容的文件不—定都是科技档案，反之，归入科技档案的文件不一定都记载着科技内容。内容完全相同的文件，也会由于产生领域的不同而归属不同。以某一工程的初步设计及其批准文件为例，在工程建设单位无疑应归属于科技档案，因为它是在该单位的基本建设这一科技生产活动中产生的；然而，同样的文件在科技委员会或经济委员会这些综合性的审批机关，一般要归属于文书档案，因为它是在机关行政管理或计划管理活动中产生的，记述并反映其机关的管理活动。可见，文件的信息内容固然与它的归属有着密切的联系，但这不是最本质的联系，最本质的联系应该是文件产生的领域。

领域原则是区分科技档案和文书档案最基本的原则。在通常情况下，领域原则具体化就表现为内容原则。领域原则与内容原则的背离，主要是在机关科技管理活动中出现的。科技管理活动集科技性和管理性于一体，依据领域原则和内容原则来区分文件的归属，就会出现不同的结论。

2.整体原则

人们所进行的实践活动，总是由一系列的活动环节所组成的。我们判断一项活动的性质，应当观察其全过程，而不能孤立地去分析其中的个别环节也不能把个别环节从整体中分裂出来，这就是整体原则，它对科技档案与文书档案的区分同样适用。

文书档案形成规律的特点之一是来文与复文，请示与批复，紧密联系，密不可分，科技档案的形成规律则赋子它以成套性的特点围绕一个特定对象形成的材料，自然成为一个有机的整体。因此，区分科技档案和文书档案时，必须坚持整体性原则，注意维护科技档案和文书档案的完整，保持它们各自的内部联系，从而实现科学的管理和有效的利用。

按照整体原则的要求，个别、零散的文件必须按其所属整体的性质确定其归属。比如，在课题研究和新产品开发的全过程中，不可避免地会有个别环节的内容和形式有别于一般的科技生产活动，如科研课题的申报和审批、基本建设中的土地征用等，对于这些环节应将其放到活动的全过程中去分析，所形成的文件也应作为成套文件的一部分加以保存。

3.职能原则

不同类型的单位或部门，其工作职能不同，产生的文件也不同。科技性单位（部门）的主要职能是从事科技生产活动或科技生产的管理活动；而非科技性的单位（部门）则从事非科技生产性的活动。因此，它们所形成的文件在内容、性质上也不尽相同。前者围绕科技生产活动。主要形成以科技内容为主的文件；后者围绕自身的工作活动，主要形成与职能任务有关的非技术性文件。在进行科技档案和文书档案区分时，对那些难以区分的文件可根据职能原则，即按其形成者的职能性质允许带有一定的倾向性。对于以科技生产活动为基本职能任务的单位，如工矿企业、科研院所、设计单位等，在进行科技档案与文书档案区分时，可以科技档案为主来确定文件的归属。相反，对于那些非科技性的单位，如一般的行政机关，所形成的科技文件较少，有些科技档案就不一定单独划分出来存放，而按机关档案整体进行处理。

对于具体单位内部的工作部门，凡是科技生产性的部门，在处理它们所形成的一些难以确定其归属的文件时，可按职能原则，侧重于科技档案；而对那些非技术性的部门形成的文件，难以区分后，则可向文书档案侧重。

参考文献

[1]金鑫，张明.科技档案与文书档案特征功能之比较[J].成都教育学院学报，2002（07）.

文书档案管理鉴定整理工作方法实践篇7

一、文书档案鉴定工作存在的问题

(一)鉴定数量浩大。

1.进馆档案质量低。由于各种原因影响,具有丰富资源的馆藏已经变成各个档案馆追求的目标,也是对档案馆中馆藏量规模和达标升级衡量的重要条件。但档案馆在扩大馆藏的过程中,一些不具备进馆保存价值的文件档案也进入到档案室中。因此,档案管理工作人员需要鉴定的不仅是到期的文件档案,还有许多没有实际保存价值,却长期和永久保存的文件档案。

2.没有及时开展鉴定整理工作。由于档案库房不紧张,不需要马上进行鉴定整理,而且鉴定整理工作需要消耗许多的时间与人力,其整理效果并不明显,因此,档案鉴定管理人员忽略了鉴定工作的重要性,没有及时开展鉴定工作,从而加大了文件档案鉴定工作量。

(二)鉴定程序复杂。现阶段,档案室主要利用案卷装订方法对文件档案进行鉴定整理。在实际鉴定过程中,卷中如果有到保管期限的文件,其处理手续将会非常复杂:

1.拆卷。去除不需要继续保存的文件,然后利用标注的方式在卷内文件的目录上进行标注;若不需要保存的文件去除的比较多,就必须对文件目录进行重新抄写,然后再重新组成新的文件。

2.档案号的调整。调整文件档案保管期限,必须重新对档案号进行编排,才可以确保有效的利用与管理文件档案。

3.检索工具的调整。各个检索工具的调整与完善,例如案卷目录、专题目录和全引目录等检索工具,是一个极为复杂的操作程序,令档案管理工作人员止步不前,不敢尝试。

二、文书档案管理鉴定工作策略

(一)开拓馆藏信息领域。开拓馆藏信息领域是鉴定整理文件档案工作的最好方法,例如,可以按照档案馆的《档案馆通则》接受时间在“10年左右”的文件档案,可以适当考虑将一些重要部门或者是机关接收时间提前到3~5年;然后,在档案馆中设立目录中心,将不在进馆范围、未到进馆时间及长期保管的档案等档案的目录集中起来,让目录中心起到“中介”作用,从而让某些馆藏档案提前服务于社会。

(二)文件鉴定法的运用。

1.分析文件外形特征。文件档案上各种各样的外形特征受文件价值的影响,在某方面有些文件档案不具备重要意义,但在外形上却有特殊之处。例如,在制作材料、图案、制作方法及笔记上有些文件档案有艺术价值或者是研究价值;有些文件档案虽然较为常见,但由于有著名人物的签名、题词、修改及批注等,使得文件档案外形上增加了本身所没有的具有特殊性的一些标记符号,从而让文件档案具有新的研究意义,也增加了更多的、更大的价值。相反,有些文件虽然有使用价值,但是由于外形严重损坏,已经不能使用与修补,也就不具备继续保存的价值。

2.分析文件内容。分析文件的内容是文件档案鉴定工作的中心,每一份文件档案都有工作活动记录,文件档案记录与工作活动的重要程度直接给档案价值带来影响。除此之外,文件档案在归档时,内容重复性的文件档案也应进行区分,并保持文件完整性,尽可能避免出现重复现象。

3.分析文件的社会影响。不同的文件均有不同的作者,他们在社会的影响与地位也不同,其文件档案价值也不一样。通常情况下,由著名人物、高级领导机关及重要部门组成的文件档案,和单位组成的永久保存档案相比,其价值更大,比例更多。

(三)提高鉴定现代化管理水平。过去的立卷方式存在不足之处,给档案鉴定工作带来影响。因此,必须完善立卷方法,提升鉴定现代化管理水平。以件为单位并借助计算机管理的立卷方式的应用,不仅能够去除没有保存价值的文件,也方便档案管理工作人员在鉴定文书档案过程中不用考虑拆卷的问题。除此之外,文书档案在鉴定管理过程中借助计算机的检索工作可以调整档案的保管期限,删除没有保存价值的文件,进而提升文书档案管理鉴定整理工作的效率。

三、结束语

文书档案管理鉴定整理工作作为单位档案工作的重点与难点,鉴定数量浩大,鉴定程序复杂,档案管理工作人员要想做好文书档案管理鉴定整理工作,让文书档案的服务作用与使用价值充分发挥出来。必须开拓馆藏信息领域,有效的运用文件鉴定法,改变立卷方法,提高鉴定现代化管理水平,从而让文件档案更好地服务于经济建设。

参考文献

[1]聂丹萍.新时期文书档案管理存在的问题及对策分析[J].办公室业务,2013,(15):79.

医院文书档案整理与归档工作的探讨篇8

一、对医院文书档案整理与归档工作的理解和认识

(一) 文书档案是医院发展历程的记载归档。

文书档案都客观地反映医院历史的真实面貌, 印记了每一年度所做的建设性工作和取得的成果, 是医院行政管理职能活动中形成的具有重要保存价值的各种纸质文件材料, 也更是档案整理工作中的重要内容。

(二) 文件资料的收集整理是档案管理工作的起点。

医院文件资料收集工作是积累医院历史文化财富的手段, 没有收集工作就没有档案。将归档的文件资料进行整理, 杂乱无章的零散文件材料通过整理成为档案, 使文件材料形成能反映单位的职能活动的有价值的档案, 这是档案部门的工作职责。

(三) 归档文件的排列次序很重要。

将内容及形式相同的文件材料进行系统整理。有利于决策者深刻了解医院自身的发展情况, 总结本年度工作, 科学安排制定与调整医院的发展战略。

二、医院现行文书档案整理与归档工作的不足之处

(一) 全员档案意识较为薄弱。

主要表现为机关人员对档案工作在机关工作中的意义认识和重视程度不够, 缺乏较强的档案管理意识。在日常的公文传阅过程中, 阅文和办文人员都不能很好地保护文件资料的整洁和真实性, 如;随意在文件资料上划圈标识;整洁性差, 个别档案人员在进行网上公文处理时, 不注意区分文件原件与复印件, 致有些文件归档时无法确认文件的原始性与正确性, 以上这些均会使档案的利用价值降低或丧失, 法律依据性不强。

(二) 缺乏文件处置流程的管理。

办公室作为医院文件管理中心, 对公文处理制度执行力不够。文件资料的交接流程也不规范, 有的交接人员对文件资料的核对不认真负责, 资料不完整, 交接工作缺失监交人的监管, 使交接工作出现纰漏。间接影响归档工作。

(三) 档案管理人员精力有限。

文书档案的管理人员多为兼职人员, 如;一人多职, 日常多兼管其他办公事务, 占用了一定的时间, 工作量较大, 使她们缺乏充足的时间与精力去应对文件材料的收集归档工作, 出现资料的分类整理不够精心, 核对检查也不够认真, 无法保证文件资料的整理与归档工作的质量。

三、如何加强文书档案的收集整理与归档工作

(一) 强化全员档案意识。

以机关工作效能建设为基准, 对机关人员进行机关档案管理知识培训, 制定和组织学习《医院公文处理实施细则》, 引导他们严谨自身的公文处理态度, 养成良好的阅文习惯, 不随意在文件上画圈写字, 爱护和保持文件的整洁, 阅处完毕及时送还办公室。办文人员在进行网上公文处理时, 应注意对文件原件的甄别, 如是复印件的文件还需标记, 便于鉴别档案的利用价值。同时公文处理部门加大与其他部门间的工作沟通交流, 及时发现问题, 及时纠正, 协同做好机关档案整理归档工作。

(二) 加大文件处理流程的监管。

按照医院公文处理实施细则, 公文传阅工作一律交由办公室处理, 其中包括各科室自行收到的文件。办文人员对文件材料的阅处过程应进行跟踪监管, 及时催促阅文人员将文件送还。同时, 提高日常公文传递的速度和安全性, 保证对领导决策执行的时效性。

(三) 注重档案收集整理工作实效。

机关内文件材料的收集整理工作, 是机关档案归档的基础业务工作, 档案人员应主动到各个部门收集, 耐心、细致地做好这一重要环节工作, 了解和掌握医院文书档案收集的内容范围、保管期限及注意事项, 可按照文件内容、类别逐次收集, 收集时注意文件的章、页、正文、发文稿, 定稿、附件等的完整。在做好红头文件收集管理的同时, 还要加大对一些无编号或一般性的文件资料的收集, 重点加强临时性档案资料的收集工作。

(四) 着重档案基本理论学习和培训。

倡导档案人员以“自学为主, 培训为辅”模式, 学习档案行业标准《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 (国家档案局8号令) 。组织档案人员进行医院机关工作业务培训及相应的档案业务指导, 全面了解医院工作职能。按照医院制定的医院文书档案分类方案及保管期限要求, 合理确定归档范围和区分保管期限, 掌握分类, 通过多实践、多摸索, 获取档案管理的基本技能, 力争文件资料收集整理归档工作一步到位, 提高工作效率。

文件资料的收集整理是文书工作和档案归档工作的结合点, 室藏档案数量多少与质量高低取决于机关内文件材料收集归档的效果。医院文书档案管理应遵循真实、完整、有效、实用以及利用率高的原则, 加强档案人员业务素质培养和训练, 采取有效的收集整理与归档方式, 促进文书档案归档工作的顺利开展, 从而更好地促使文书档案管理工作迈上新台阶。

参考文献

[1]张玉芳.文件中心的定位[J].中国档案, 2005 (3) .

[2]王莉梅.试论文书档案管理中与文书处理的关系[J].黑龙江科技信息, 2008 (4) .

文书档案整理过程中应注意的原则篇9

一、要把便于档案的管理和利用放到首位

(一) 在档案整理过程中要特别注意区分档案的保管期限

根据文件材料自身所具有的使用价值, 确定文件材料存留的年限。国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》, 文书档案的保管期限为永久和定期两种。永久, 即在正常情况下, 无限期地保存;定期, 分为10年和30年两种。

(二) 要注意保持档案形成机关或部门之间的联系

在保持文件之间有机联系的基础上, 将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件, 如请示与批复等, 不能为了分级别而将其分割开。

(三) 要做好档案利用中的的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性, 无视其秘密性的时效和范围, 是不对的;但如果缺乏保密观念, 对涉密档案无视其秘密性, 无限地扩大开放利用范围, 也是错误的。

二、要保持档案的自然联系

(一) 维护档案本来的历史联系

档案是反映真实的历史面貌的载体, 我们保存档案的重要目的之一就是为了将事物的本来面貌原原本本的呈现出来。

(二) 保持档案的来源联系

档案是社会实践活动中由一个个具体单位形成的, 在档案的接收中也体现了他的形成单位, 也就是说每一卷档案都是有其一定来源的。在文书档案的来源上, 应注意保持文书材料原始的形成机关或生效机关。

(三) 注意档案承载物的形式联系

档案是由各个文书材料组成的, 而反映各文书材料内容的承载物却又不同。同是一个内容, 有的以文字形式反映出来, 有的以声音或图像的形式反映出来, 形成了文字稿、录音带和录像带等不同形式的档案。而随着计算机等电子技术在各个领域的普及运用, 新的承载物“电子文件”已经出现在我们的工作中, 它与我们传统的纸质档案在管理技术上有很大的差别, 这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。

(四) 尊重档案反映的内容联系

我们所写的文字材料都是为解决一定问题、开展一定工作或举行一定活动而形成的, 所以前后所形成的文字材料在内容上往往都是有一定联系的, 甚至是互相补充、说明的, 是不可分割的。也正是由于文字材料内容上的密切联系, 我们所组成的案卷才反映出了文字材料的同类性和完整性。各有关案卷之间, 同样是有着一定的内在联系的, 而且对案卷之间的内在联系, 在整理工作中是应该予以尊重的。我们在档案整理过程中只有做到了这一点, 整理后的档案才能门类清晰, 问题集中, 便于排列和管理。

(五) 考虑档案形成的时间联系

档案各卷中的文字材料, 都是在一定历史时期形成的。同一时期的档案, 反映着同一时期内一定的共同内容, 体现着同一的社会情形和发展趋势。将同一历史时期的档案集中到一起, 使问题反映得比较集中一些, 这对于整个档案的管理工作都是很有利的。

三、尊重、利用档案的原有基础

原有的档案能够反映原来的历史面貌。历史的原始记录和客观的有机联系, 使档案能够如实反映本单位社会活动过程和历史原貌, 继而使档案对于工作查考、经验总结、科学研究等方面具有重要的凭证或参与作用。

档案管理的标准不断变化, 原有的案卷总是无法符合新要求。然而, 过去的案卷反映了过去的历史环境和技术水平, 反映了过去的真实历史面貌, 起到了历史凭证作用。这本身就是历史, 就是应该被尊重的。

总之, 做为档案工作者要正确认识自身工作的重要意义, 把握好档案整理过程中应注意的这些原则, 帮助我们更准确、及时、科学的进行档案的整理工作。

参考文献

[1]陈碧燕.浅谈企业科枝档案的收集与整理[J].办公室业务, 2012 (3) :41-42.

文书档案整理篇10

一、文书档案整理的含义

文书档案是企事业单位、机关团体在行政管理活动中产生的, 用文书的方式转化成档案保存起来, 其中包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等重要信息内容。文书档案管理就是把该事业单位的行政活动文书按相关规定和要求科学合理的进行分类、排列并保存。使事业单位行政活动文书系统化、条理化。

二、文书档案管理的意义

文档管理工作, 是档案条理有序的重要保障手段, 只有合理科学的文档管理工作才能确保档案的完整, 所以文档管理工作在事业单位的工作意义十分重大。只有完善的管理制度和良好的管理才能保证档案的合理存放, 确保该单位的成长和发展。

(一) 文档管理工作是档案业务建设的核心环节

档案管理工作具有极其重要的地位, 档案管理可以确保文档的健全和完整。文档管理系统调理的整理可以确保文档的有效分类、组合和编目, 同时在整理文档的过程中可以进一步检查和了解文档收集质量, 发现工作中存在的缺陷和问题, 从而监督档案收集工作。档案整理工作是坚定档案管理工作的基础, 通过系统的整理有利于鉴别和比较, 准确判断文档的保存价值。

(二) 文档管理工作可以有效地开发档案信息资源

档案管理工作的目的是有效的利用文档的信息资源。零散的文档, 不利于日后的查找和翻阅, 凌乱的档案难以真实的反映社会真实情况, 从而直接影响了档案价值的体现和发挥。所以, 只有科学合理的管理, 才能确保文档的有序, 体现文档之间的历史联系, 揭示文档的内容, 形成系统化的文档分类, 便于日后的查找和翻阅。

(三) 优化文档管理工作, 促进档案工作的良性运作和协调发展

档案整理工作, 可以改善和提高档案收集工作的效率金和质量。档案经过系统化的整理和编排, 可以便于坚定文档的保存价值, 同时可以建立和完善日后检索文档的体系。因此, 档案管理工作是开发文档信息资源价值的重要保障, 科学合理、规范标准的文档管理, 对于文档管理工作的优化产生深远的影响, 直接提高了档案管理工作的效率和质量, 为事业单位的发展提供了有效保障。

三、当前事业单位文书档案管理工作中存在的缺陷和不足

(一) 事业单位对文档工作不够重视, 导致文档收集工作的进展困难

当普遍存在事业单位对文档管理工作重视度不足, 忽视了文档管理的重要作用, 导致文档管理无法高效的开展工作, 文档价值也无法有效地体现出来。文档时事业单位的信息资源库, 忽视文档信息收集工作对事业单位的发展是极其不利的。

文档收集工作是文档管理工作的基础, 没有良性的文档收集工作, 就导致了文书档案的确实和资源不足, 就无法形成健全的文档管理体系。这样剂导致了重要文书档案的缺失。

(二) 文档管理的科学化水平低

信息时代的高速发展要求事业单位文书档案管理也要实现现代化和科学化。电子文档、文件随之出现, 这也在一定程度上改变了原有的文档管理工作体系。当前文档管理工作的模式和技术已经无法适应文档管理的工作需要。文件从起草、修改到印发都需要通过计算机来实现, 这样的形式无法体现文档的发展轨迹。相比传统的纸质文档, 电子文档稳定、不易损坏, 而稳定性和安全性得不到保障。因此, 电子文档的的管理还需要不断的加强和提高, 这样才能取代纸质档案。

四、文书档案管理的信息化建设

(一) 数字档案资源的建设

资源建设是档案信息化建设的核心。数字档案的资源来源主要由三个方面:首先是把传统的文档转化成数字化文档;其次是把电子文档和文件接收, 转化成数字文档;第三是数字信息资源的采集。

(二) 文档管理的软件系统建设

信息化建设的目的是运用计算机技术等现代科技方法来实现文档管理的效率化和有效化。因此, 文档管理工作的现代化建设离不开相关硬件的技术支持。

(三) 硬件设施的建设

文档现代化的实现是以硬件设施为基础的, 包括计算机、服务器、网络设施和存储设备等。

(四) 保障体系的建设

保障体系的建设可以支撑文档管理信息化的建设, 包括文档信息化的规划、法规以及人才队伍的建设和安全体系的建立和完善。

五、结语

总之, 文档是事业单位重要的信息资源和宝贵的经验财富。因此, 要提高对档案价值的利用, 提高对文档的重视度, 加强文档管理工作, 完善和建立相关的文档管理体系。这样才能实现事业单位的效能化发展。

参考文献