建设工程文件的归档范围

建设工程文件的归档范围（共9篇）

篇1：建设工程文件的归档范围

建设工程文件的归档范围

发布时间：2007-7-18 10:52:00 来源：

根据《建设工程文件归档整理规范》关于工程文件归档范围的规定，建设工程文件归档范围确定为：

1、工程准备阶段文件，包括：立项文件，建设用地、征地、拆迁，勘察、测绘、设计文

件，招投标文件，开工审批文件，财务文件，建设、施工、交通工具机构及负责人。

2、监理文件，包括：监理规划，有关质量问题的监理月报，有关质量问题的监理会议纪

要，进度控制，质量控制，造价控制，分包控制，监理通知，合同与其他事项管理，监理工作总结。

3、施工文件，包括：建筑安装文件（含土建工程文件，电气、给排水、消防、采暖、通

风、空调、燃气、建筑智能、电梯工程文件，室外工程文件），市政基础设施工程文件（含施工技术准备，施工现场准备，设计变更、洽商记录，原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告，施工试验记录，施工记录，预检记录，隐蔽工程检查记录，工程质量检查评定记录，功能性试验记录，质量事故及处理记录，竣工测量资料）。

4、竣工图，包括：建筑安装工程竣工图（含综合竣工图，专业竣工图），市政基础设施

工程竣工图。

5、竣工验收文件，包括：工程竣工总结，竣工验收记录（含建筑安装工程验收记录，市

政基础设施工程验收记录），财务文件，声像、缩微、电子档案。

篇2：建设工程文件的归档范围

由于建设项目规模大，涉及领域多，所以产生文件材料的数量越来越多，成份越来越复杂。根据实际情况和国家的有关规定，现将建设项目文件材料收集归档的范围归纳为12个方面：

1、依据性文件，主要包括六个方面：

（1）项目建议书及其报批的文件；

（2）项目选址意见书及其报批的文件；

（3）可行性研究报告及评估报批文件；

（4）项目评估（包括借贷承诺评估）、论证的文件；

（5）环境预测调查的报告、环境影响的报告书和批文；

（6）设计任务书、计划任务书及其报批文件。

2、设计基础文件，主要包括三个方面：

（1）工程地质和水文地质的勘察报告、地质图、勘察记录、化验报告、试验报告、重要的土样岩样及说明；

（2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测的记录；

（3）其它与建设项目有关的水文、地质、地震、气象等设计基础资料。

3、设计文件，主要包括九个方面：

（1）总体规划设计文件；

（2）方案设计文件；

（3）初步设计文件及其报批文件；

（4）技术设计文件；

（5）施工图设计文件；

（6）技术秘密材料和专利文件；

（7）工程设计计算书；（8）关键技术试验的文件；

（9）设计评价、鉴定及审批的文件。

4、管理性文件，主要包括四个方面：

（1）有关征地、移民、拆迁的文件，其中有征用土地的申请、批准文件，红线图，坐标图，行政区域图；征地移民拆迁、安置、补偿的批准文件和协议书；建设前的原始地形地貌图和照片；施工执照。

（2）有关计划、投资、统计、管理的文件，其中有投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划；概算、预算管理文件和差价管理文件；合同变更与索赔等涉及法律事务的文件；规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件；招标文件审查、技术设计审查、技术协议等文件；投资、进度、质量、安全、合同等控制性文件。

（3）有关招标投标文件和承包发包工程的合同协议，其中有招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；投标书、资质材料、履约类保函，委托授权书和投标澄清文件、修正文件；开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、评标报告；中标通知书；合同谈判纪要、合同审批文件、合同变更文件、合同书。

（4）有关专项申请与批复的文件，其中有环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划的文件材料；供水、供电、供暖、煤气、通信、排水等配套设施方面的文件；原料、材料、燃料供应的协议文件。

5、施工文件，主要包括三个方面：

（1）有关建筑施工的文件。有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案及审批文件、施工计划、施工技术及安全措施文件、施工工艺文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料试验报告；设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探；土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录；施工日记、大事记；隐蔽工程验收记录；各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录和事故处理报告；工程质量检查、评定的文件材料；技术总结、施工预算决算；交工验收记录及证明材料；竣工报告、竣工验收报告；竣工图；音像材料。

（2）有关设备及管线安装施工的文件。其中有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定单与复验单；建筑材料试验报告；设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；焊接试验的记录与报告、施工检验与探伤的记录；隐蔽工程检查验收记录；强度、密闭性试验报告；设备、网络调试记录；施工安装记录、安装质量检查评定文件、事故处理报告；系统测试、试验记录；管线清洗、试压、通水、通气、消毒的记录；管线标高、位置、坡度等的测量记录；中间交工验收记录、工程质量评定文件；竣工报告、竣工验收报告、施工预算决算；竣工图；音像材料。

（3）有关电气、仪表安装施工的文件。其中有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定单与复验单；建筑材料试验报告；设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；系统调试记录；绝缘、接地电阻等性能测试、校核的记录；材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定和事故处理报告；操作、联动试验；电气装置交接记录；中间交工验收记录、工程质量评定文件；竣工报告、竣工验收报告、施工预算决算；竣工图；音像材料。

6、监理文件，主要包括三个方面：

（1）有关施工监理方面的文件、资料。主要有监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理工作细则及批复；施工单位和设备器材供应单位资质审核文件、设备材料报审文件；施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核材料、施工进度、延长工期、索赔及付款的报审文件；开工令、停工令、复工令、返工令、许可证、中间验收证明书；设计变更、建筑材料、零部件、设备代用审批文件；监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令指示以及来往信函；工程材料监理检查、复检、实验的记录和报告；监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录；各项测量成果及复核文件、外观、质量、文件的检查抽查记录；施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告；工程进度计划、实施和统计分析的文件；变更价格审查、支付审批及索赔处理的文件；单元工程检查及开工（开仓）签证和工程分部分项质量认证评估的文件；主要材料及工程投资计划、完成报表。

（2）有关设备采购、监造工作的监理文件资料。主要有设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划；市场调查、考察的报告；设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表；原材料、零配件等的质量证明材料和检验报告；开工、复工报审表、暂停令；会议纪要、来往文件；监理工程师通知单、监理工作联系单；监理日志、监理月报；质量事故处理文件、设备制造索赔文件；设备验收交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件；设备采购、监造工作总结。

（3）有关监理工作的音像材料。如照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。

7、工艺设备文件，主要包括七个方面：

（1）工艺说明、规程、路线、试验和技术的总结；

（2）产品检验、包装和检验的记录及工装图；

（3）设备、材料采购招标投标的文件、合同和出厂质量合格证；

（4）设备材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单；（5）设备的图纸、使用说明书和零件部件目录；

（6）设备测试、验收的记录及索赔文件；

（7）设备安装调试、数据测定、性能鉴定的文件。

8、科研项目文件，主要包括十个方面：

（1）开题报告、任务书和批准书；

（2）协议书、委托书、合同；

（3）科研方案、计划和调研报告；

（4）试验的记录、图片、照片；

（5）实验分析、计算和整理的数据材料；

（6）实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书；

（7）实验装置操作规程和安全措施、事故分析的文件；

（8）阶段性报告、科研报告和技术鉴定文件；

（9）科研成果申报、鉴定、审批及推广应用材料；

（10）重要的课题研究报告、考察报告。

9、外事文件，主要包括十四个方面：

（1）询价、报价、投标的文件；

（2）合同及其文件；

（3）谈判协议和议定书；

（4）谈判记录；

（5）谈判过程中外商提供的文件；

（6）出国考察及收集来的材料；（7）国外各设计阶段及设计联络文件；

（8）各设计阶段的审查议定书；

（9）有关技术问题的来往函电；

（10）国外设备、材料检验安装的手册、操作使用说明书等随机文件；

（11）国外设备合格证书、装箱单、提货单、商业发票、保险单证明；

（12）设备开箱检验记录和商检、海关及索赔的文件；

（13）国外设备、材料的防腐、保护措施文件；

（14）外国技术人员提供的有关文件。

10、生产技术准备和试生产的文件，主要包括十个方面：

（1）技术准备计划；

（2）试生产管理和技术责任制的文件；

（3）开车停车方案；

（4）设备试车、验收、运转、维护记录；

（5）试生产产品质量的鉴定报告；

（6）安全操作的规程和事故分析报告；

（7）运行记录；

（8）技术培训材料；

（9）产品技术参数、性能的文件材料和图纸；

（10）工业卫生、劳动保护材料、环境保护和消防运行的文件。

11、财务和器材管理文件，主要包括四个方面：

（1）财务计划及执行、计划及执行和投资统计文件材料；（2）工程概算预算、标底、合同价、决算、审计及说明等；

（3）主要材料消耗和器材管理的文件；

（4）交付使用的固定资产、流动资产、无形资产和递延资产清册。

12、竣工验收文件，主要包括十个方面：

（1）竣工验收报告；

（2）项目设计总结；

（3）项目施工总结；

（4）项目监理总结；

（5）项目质量评审文件；

（6）工程现场音像文件；

（7）项目审计的文件材料和决算报告；

（8）环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等专项验收的审批文件；

（9）竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案的文件；

（10）项目评优报奖的申报材料、批准文件及证书。

建设项目文件保管期限的划分

（一）凡是反映项目主要建设、管理情况和基本历史面貌的，对本建设项目、国家建设和经济、科技研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管，主要有：

1、前期依据性文件材料，如项目建议书及其报批文件；项目选址意见书及其报批文件；可行性研究报告及其评估、报批文件；项目评估、论证文件；环境预测调查报告、环境影响报告书和批复；设计任务书、计划任务书及其报批文件。

2、设计基础文件，如工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土（岩）样及说明；地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础资料。

3、设计文件，如总体规划设计、方案设计、初步设计、技术设计、关键技术试验和设计评价鉴定及审批文件。

4、项目管理文件，如征地、移民文件，投标中标文件，合同文件，环保、安全、卫生、消防、人防、规划等专项申请批复文件。

5、建筑施工文件，如设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录、施工定位测量、复核记录、地质勘探、土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录、隐蔽工程检查验收记录；各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录和事故处理报告；工程质量检查、评定文件；技术总结、施工预算决算；交工验收记录及证明材料；竣工报告、竣工验收报告；竣工图。

6、设备及管线安装施工文件，设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；焊接试验的记录与报告、施工检验与探伤的记录；隐蔽工程检查验收记录；中间交工验收记录、工程质量评定文件；竣工报告、竣工验收报告、施工预算决算；竣工图。

7、电气、仪表安装施工文件，如设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；材料、设备明细表及检验记录；施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告；中间交工验收记录、工程质量评定文件；竣工报告、竣工验收报告、施工预算决算；竣工图。

8、科研项目文件，如开题报告、任务书和批准书；协议书、委托书、合同；科研方案、计划和调研报告；试验的记录、图片、照片；实验分析、计算和整理的数据材料；实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书；阶段性报告、科研报告和技术鉴定文件；科研成果申报、鉴定、审批及推广应用材料；重要的课题研究报告、考察报告。

9、涉外文件，如合同及其附件；谈判协议和议定书；国外各设计阶段及设计联络的文件；各设计阶段的审查议定书；有关技术问题的来往函电；国外设备和材料检验安装的手册及使用说明书等随机文件；设备开箱检验记录和商检、海关及索赔的文件。

10、生产技术准备和试生产文件，如产品技术参数、性能文件和图纸。

11、财务、器材管理文件，如工程概算预算、标底、合同价、决算、审计及说明材料；交付使用的固定资产、流动资产、无形资产及递延资产清册。

12、竣工验收文件，如竣工验收报告；设计总结；施工总结；监理总结；质量评审文件；工程现场音像文件；审计文件；决算报告；环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等专项验收的审批文件；竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案的文件。

（二）凡是反映建设项目一般建设、管理活动的，在较长时间内对本建设项目有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，主要有：

1、设计文件中的施工图设计；工程设计计算书。

2、项目管理中文件中的投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划；概算、预算管理文件和差价管理文件；合同变更与索赔等涉及法律事务的文件；规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件材料；招标文件审查、技术设计审查、技术协议等文件；投资、进度、质量、安全、合同等控制性文件；招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、评标报告；中标通知书；供水、供电、供暖、煤气、通信、排水等配套设施协议文件；原料、材料、燃料供应的协议文件。

3、建筑施工文件中的开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案及审批文件、施工计划、施工技术及安全措施文件、施工工艺文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料试验报告；声像材料。

4、设备及管线安装施工文件中的施工组织设计、施工方案及审批文件、施工计划、施工技术及安全措施文件、施工工艺文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料试验报告；强度、密闭性试验报告；设备、网络调试记录；施工安装记录、安装质量检查评定文件、事故处理报告；系统测试、试验记录；管线标高、位置、坡度等的测量记录；音像材料。

5、电气、仪表安装施工文件中的开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；原材料及构件出厂证明、质量鉴定单与复验单；建筑材料试验报告；系统调试记录；绝缘、接地电阻等性能测试、校核的记录；音像材料。

6、施工监理文件中的监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理工作细则及批复；施工单位和设备器材供应单位资质审核文件、设备材料报审文件；施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核材料、施工进度、延长工期、索赔及付款的报审文件；开工令、停工令、复工令、返工令、许可证、中间验收证明书；设计变更、建筑材料、零部件、设备代用审批文件；监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令指示以及来往信函；工程材料监理检查、复检、实验的记录和报告；监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录；各项测量成果及复核文件、外观、质量、文件的检查抽查记录；施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告；工程进度计划、实施和统计分析的文件；变更价格审查、支付审批及索赔处理的文件；单元工程检查及开工（开仓）签证和工程分部分项质量认证评估的文件；主要材料及工程投资计划、完成报表；

7、设备采购监造工作监理文件中的设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划；市场调查、考察的报告；设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表；原材料、零配件等的质量证明材料和检验报告；开工、复工报审表、暂停令；会议纪要、来往文件；监理工程师通知单、监理工作联系单；监理日志、监理月报；质量事故处理和设备制造索赔文件；设备验收交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件；设备采购、监造工作总结；照片、录音带、录像带、磁盘、光盘。

8、工艺设备文件中的工艺说明、规程、路线、试验和技术的总结；产品检验、包装和检验的记录及工装图；设备、材料采购招标投标的文件、合同和出厂质量合格证；设备材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单；设备的图纸、使用说明书和零件部件目录；设备测试、验收的记录及索赔文件；设备安装调试、数据测定、性能鉴定文件。

9、科研项目文件中的实验装置操作规程、安全措施及事故分析文件。

10、涉外文件中的谈判记录、谈判中外商提交的有关材料、外国技术人员提供的材料。

11、生产技术准备和试生产文件中的设备试车、验收、运转、维护的记录；安全操作的规程和事故分析报告。

12、竣工验收文件中的评优报奖的申报材料、批准文件及证书。

（三）凡是在较短时间内对本建设项目的运行管理和维修保养有参考利用价值的文件材料，列为短期保管，主要有：

1、设备及管线安装施工文件中的管线清洗、试压、通水、通气、消毒的记录。

2、电气、仪表安装施工文件中的施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、技术措施文件；操作、联动试验；电气装置交接记录。

3、涉外文件中的询价、报价、投标文件；出国考察及收集的文件；国外设备合格证书、装箱单、提货单、商业发票、保险单证明；国外设备、材料的防腐保护文件。

4、生产技术准备和试生产文件中的技术准备计划；试生产管理材料；开停车方案；试生产产品质量鉴定报告；运行记录；技术培训材料；工业卫生、劳动保护材料和环保、消防运行检测记录。

5、财务器材管理文件中的财务计划和执行的统计文件，主要材料消耗和器材管理文件。

篇3：建设工程文件的归档范围

一、依据《规定》编制《方案》的重要作用和意义

企业归档的文件材料源于企业在筹建、生产、研发、经营、服务和管理等多项活动之中。将这些反映企业基本历史面貌, 对国家建设、社会发展和企业各项活动, 以及职工个人权益等方面具有保存和利用价值的文件材料进行收集、鉴定、分类、整理、排序、保管、编研和利用, 直至销毁, 构成企业档案工作最基本的要素。而归档范围和保管期限的划定, 更是关乎档案的生命期限的大问题, 是重中之重。众所周知, 企业档案在保障企业生产、经营、管理、建设中举足轻重, 是保证和支撑。在企业的质量论证、上市许可、合同履约、纠纷化解等等, 完整、准确的企业档案是最重要的参考依据、佐证和凭据, 在促进企业评估、年检、变更、沿革和企业发展等诸多方面具有不可替代且极其重要的作用。

因此, 《规定》的颁布和实施, 标志着企业文件材料归档管理工作的一次重大改革和创新, 是开展企业档案工作的重要依据, 具有较强的操作性和科学指导意义。同时, 也向企业文件材料归档管理工作吹响了新的号角。如何按照10号令和省档案局要求, 引导和推动开展编制符合本企业职能特征和专业特点的《所属企业文件材料归档范围和保管期限方案》 (以下简称《方案》) 工作, 是当前企业档案工作的首要任务。编制《方案》不仅仅是档案人员的具体业务范围, 而是涉及企业、系统、乃至社会经济活动各相关环节, 应得到支持。一方面, 档案行政管理部门可以据此准确把握企业档案工作内容、现状与脉络, 深化认识、改善业务指导。另一方面, 企业档案人员熟悉本企业档案工作的特点, 依据《规定》对企业归档文件材料的划分与界定更加明晰, 为规范企业档案工作整体上水平起到积极的推动和提升作用。

所以, 编制《方案》是企业档案工作重要的体系建设, 是在档案法律法规总体要求之下确立企业归档工作的基本要求, 是统领企业文件材料鉴定保管的框架和标准, 是经济社会不断发展的需要, 具有现实意义和深远影响, 必须抓紧、抓好、抓实、抓出成效来。

二、档案工作面临的困难、挑战和途径

档案工作看似简单, 其实是一项复杂的系统工程, 具有较强的专业性和行业特点, 它涉及领域广泛, 收集和管理的内容庞杂, 需要有稳定的干部队伍作保障。然而, 在一些企业, 形势不容乐观, 特别是面对编制《方案》工作新要求存在着很多困难和挑战。

1. 新成员多, 不知从何入手。

据了解, 在一些企业中, 新上岗的档案人员较多, 他们中的大部分对档案工作较生疏, 没有参加相应的专业培训和学习, 不知《方案》从何入手。

2. 工作时间短, 经验不足。

有的企业档案人员, 由于工作时间短, 业务部门来交什么文件材料, 就接收什么, 工作经验不足, 收集的范围和保管期限的确定难以把握。

3. 忙于日常工作, 疏于专业技能的提高。

在企业也有一部分档案人员, 由于工作繁多, 忙于应对日常工作, 而没有大块时间进行业务学习, 归档整理推着干, 潜心钻研不够, 疏于专业技能和管理水平的提高。

解决上述困难的途径。一是档案行政管理部门要加强业务指导, 多深入企业走访调研, 解决工作中存在的问题;二是要开展不同形式的培训和讲座, 以工作实例, 举一反三, 使企业档案人员得到启发;三是企业领导要加强对档案工作的支持力度, 把档案工作纳入工作日程;四是企业档案人员要以饱满的热情, 积极探索的精神努力学习和勤奋工作, 对拿捏不准的问题, 要主动与有关业务部门联系和确认, 使档案工作更好地服务于企业各项活动。

三、依照《规定》编制《方案》应采取的主要措施

1. 组织学习, 统一认识。

《规定》具有很强的指导性、操作性和依据性。要认真贯彻学习, 深化理解其内涵。可以组织所属企业参加培训班、讲座、知识竞赛、问题解答等形式, 加深对《规定》的理解和掌握, 使《规定》根置于人们的脑海, 活化、置换并运用于本企业档案工作实际。

2. 深入基层调研, 细化工作内容。

选择具有代表性的企业 (如农业、工业、经营、上市公司等) , 做为企业试点, 结合企业职能特性和专业特点, 从企业档案工作实践出发, 根据企业归档文件材料的内容, 具体分析、仔细研究, 编制本企业《方案》。同时, 在确定企业归档范围时要注意以下三种情况: (1) 不要漏掉容易忽视的文件材料, 加强综合档案室与企业部门间的相互沟通、协作与业务指导; (2) 随着企业的转型或发展变化要及时调整补充新增归档内容和期限; (3) 归档范围要全面, 要尽量体现企业工作全貌, 不能偏颇或影响档案集中统一管理。

3. 制订好企业《方案》, 促进档案创新服务。

根据不同企业的不同情况和专业特点, 由企业制订出符合本企业实际情况的《方案》, 再经由档案行政主管部门进行论证、审核、批复, 试行一段时间后, 再进行修改和完善, 形成一个企业适用的《方案》。

篇4：电子文件的归档范围

从电子文件的内容上看，其归档范围可以参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定来确定，各单位一般应将反映本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定”规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。

国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定主要指《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号，2006年12月制发）。之后，北京市档案局根据此规定，结合北京市的实际情况，制发了《北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》（京档发〔2007〕11号）（以下简称实施细则）。《实施细则》是目前北京市各单位制定电子文件归档范围的一个重要依据。

电子文件的归档范围并不等同于纸质文件的归档范围，而是远远大于文书档案的归档范围。从电子文件的内容上看，它涵盖了本单位工作的各个领域。凡是反映本单位主要职能，记载了本单位承办的主要工作，具有保存和利用价值的电子文件均应纳入归档范围；从电子文件的形式上看，它是多种多样的，各种门类和载体的档案都会产生相应的电子文件。例如，在会计核算工作中，如果使用了电算化管理软件，就会形成会计核算电子文件；使用数码相机、数码摄像机拍摄，会形成图像文件和影像文件……所以，电子文件包含了文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型。

文本文件指用文字处理技术形成的文件，例如用word、wps等软件形成的各种公文都是文本文件；图像文件既包括纸质文件在数字化处理后得到的扫描图像文件，也包括数码照片采集来的图像文件；图形文件指用计算机辅助设计或绘图等软件获得的电子文件，如使用CAD制图软件形成的CAD图纸；影像文件指用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，如数码摄像机拍摄的图像等；声音文件指用音频设备获得的声音文件，如录音笔等数字录音设备录制的声音；数据库文件指对业务系统中生成的数据进行采集和保存的数据库。

在确定电子文件归档范围时，应特别注意五种类型电子文件的归档工作。一是记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文件以及纸质文件扫描获得的图像文件；二是本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工作中形成的数据库文件；三是本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件；四是本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件；五是与电子文件相对应的元数据和背景信息。

这五种类型的电子文件具体包含的内容有：

一是图像和影像文件。数码照片、音视频文件经常会由拍摄部门自行留存，凡是记录本单位主要职能活动、重要工作成果、重要人物的数码照片、音视频文件材料，都应该归档。如：领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动，本单位组织或参加的重要外事活动，本单位召开的各种会议、举办的各种活动，本单位考察、调研，记录本单位重大事件、重大事故、驻地变化、基建工程等的数码照片、音视频文件均应纳入归档范围。

二是数据库文件，具体包括内部管理数据库和政务信息数据库。内部管理数据库主要包括内部机构、人员管理、会计电算化等反映了本单位内部管理的重要数据库文件。政务信息数据库主要包括人口、法人、空间与自然资源、宏观经济与社会发展等基础信息数据库文件；各机关依据职能对社会事务、公共事务进行监督、管理形成的业务应用系统、信息管理系统的数据库文件，如经济、科技、教育、司法、卫生、社会保障、城市规划管理等基础数据库文件；为领导决策、为公民服务提供的各类信息的公共服务数据库文件；对本地区、本系统、本行业开展的综合统计工作形成的数据库文件。

三是电子邮件。确定其归档范围时要考虑电子邮件内容的重要程度，体现了工作的处理过程，反映了与上下级单位或其他不相隶属单位洽商工作、签署协议等内容的电子邮件应该归档，只是用于沟通信息的电子邮件则不需要归档。

四是软件。《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发〔2004〕14号）明确要求：“对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。”所以，当电子文件是在通用软件环境中形成时，就不用将相关软件归档，而在专业系统中形成的电子文件，在相关软件更新后应将旧版软件及时归档。例如，各单位普遍使用的Microsoft Office Word、WPS文字等软件现阶段在北京市属于通用软件，就不需归档。

五是元数据和背景信息。它们反映了电子文件产生的环境及其形成、运转的全过程，对于保证电子文件的真实、完整、有效有着重要的意义。根据现阶段的研究成果，有19项元数据和背景信息项是必须采集和记录的，即：硬件环境，软件环境，记录字符、图形、音频、视频文件格式，文件类别，载体编号，载体型号，载体类型，文件归档号（全宗号、目录号、案卷号或文件号等），主题或题名，文件形成部门，文件形成时间，收文时间，责任者，主送者，抄送者，密级，保管期限，填表人，审核人。其中硬件环境包括主机、网络服务器型号和制造厂商等，软件环境包括操作系统，数据库系统和相关软件等。这19项元数据和背景信息分别记录了电子文件赖以生存的环境，电子文件自身的特征、形成过程，电子文件归档后对其归档载体的管理、信息管理的方式和管理人员，包含了电子文件从产生到归档到脱机保存全过程的信息，能够基本满足系统发生变化时电子文件恢复、数据迁移的需要，是每个单位在电子文件归档时必须考虑的基本项、必备项。

确定归档范围之后还要明确电子文件的保管期限。各单位可以依据国家档案局有关文件保管期限的规定，按照电子文件的保存和利用价值划分电子文件的保管期限。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，可以将电子文件的保管期限划分为永久和定期，定期可分为30年和10年。

思考題：

1、电子文件的归档范围等同于纸质文件的归档范围吗？

2、一个单位用于系统数据备份的数据库文件需要归档吗？

篇5：公路工程文件归档范围

第一部分 综合文件

一、竣（交）工验收文件

（一）竣工验收文件（附件6、7、8相关内容及竣工验收委员会各专业检查组意见）。

（二）交工验收文件（附件3、4相关内容）。

（三）工程单项验收文件（环保、档案等）。

（四）各参建单位总结报告。

（五）接管养护单位项目使用情况报告。

二、建设依据及上级有关指示

（一）项目建议书及批准文件。

（二）工程可行性研究报告及批准文件。

（三）水土保持批准文件。

（四）环境影响评价及批准文件。

（五）文物调查、保护等文件。

（六）初步设计文件及批准文件。

（七）施工图设计文件及批准文件。

（八）设计变更文件及批准文件。

（九）设计中重大技术问题往来文件、会议纪要。

（十）施工许可批准文件。

（十一）上级单位有关指示。

三、征地拆迁资料

（一）征地拆迁合同协议。

（二）征地批文。

（三）征用土地数量一览表。

（四）占地图及土地使用证。

（五）拆迁数量一览表。

四、工程管理文件

（一）招标文件。

（二）投标文件、评标报告。

（三）合同书、协议书。

（四）技术文件及补充文件。

（五）建设单位往来文件。

（六）工程质量责任登记表。

（七）其它文件及资料。

第二部分 决算和审计文件

一、支付报表

二、财务决算文件

三、工程决算文件

四、项目审计文件

五、其他文件

第三部分 监理资料

一、监理管理文件

二、工程质量控制文件

（一）质量控制措施、规定及往来文件。

（二）监理独立抽检资料（注：编排顺序参照第四部分）。

（三）交工验收工程质量评定资料。

三、工程进度计划管理文件

四、工程合同管理文件

五、其他文件

六、其它资料

监理日志，会议记录、纪要，工程照片，音像资料。

监理机构及人员情况，各级监理人员的工作范围、责任划分、工作制度。

第四部分 施工资料

一、竣工图表

（一）变更设计一览表。

（二）变更图纸。

（三）工程竣工图。

二、工程管理文件

施工组织机构及人员，岗位责任划分，施工组织设计，技术交底文件，会议纪要等。

三、施工质量控制文件

（一）工程质量管理文件。

1.工程质量往来文件（质量保证体系，专项技术方案等）。2.工程质量自检报告及工程质量检验评定资料。

3.工程质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件。

4.桥梁荷载试验报告。5.桥梁基础检验汇总资料。

6.施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量影响分析。7.交工验收施工单位的自检评定资料。

（二）材料及标准试验。

1.原材料、外购成品、半成品抽检试验报告及资料。

2.外购材料(产品)出厂合格证书、检验报告及质量鉴定报告。3.各种标准试验、配合比设计报告。

（三）施工工序资料。1.路基工程。

（1）路基土石方工程。ⅰ.地表处理资料。

ii.不良地质处理方案、施工资料、检测资料。iii.分层压实资料。iv.路基检测、验收资料。v.分段资料汇总。（2）防护工程。

ⅰ.基坑放样、开挖处理、试验检测资料。ii.各工序施工记录、检测、试验资料。iii.成品检测资料。iv.砂浆(砼)强度试验资料。

（3）小桥工程

ⅰ.基坑放样、开挖处理、试验检测资料。ii.基础施工检查、试验资料,桩基检测资料。iii.各分项施工工序检查、成品检测资料。

iv.砂浆强度、砼强度、台背回填压实度等试验报告及汇总表。

（4）排水工程。

ⅰ.基坑放样、开挖处理、试验检测资料。ii.各施工工序检查、成品检测资料。

iii.砂浆、砼强度试验资料。（5）涵洞工程。

ⅰ.基坑放样、开挖处理、试验检测资料。ii.各施工工序检查、成品检测资料。

iii.砂浆强度、砼强度、台背回填压实度等试验报告及汇总表。2.路面工程。

（1）施工工序检查资料。

（2）材料配合比抽检（油石比、马歇尔试验等）资料。（3）压实度、弯沉、强度等试验检测报告及汇总资料。3.桥梁工程。

（1）基坑放样、开挖处理、试验检测资料。（2）基础施工检查、试验资料,桩基检测资料。

（3）墩台、现浇构件、预制构件、预应力等施工工序检查、成品检测资料。

（4）各工序施工、检测记录。

（5）砂浆强度、砼强度、台背回填压实度等试验报告及汇总表。（6）引道工程施工检测、试验资料。4.隧道工程。

（1）洞身开挖施工、检查资料。

（2）衬砌施工、检验资料。

（3）隧道路面工程施工、检查资料。

（4）照明、通风、消防设施施工、检查资料。

（5）洞口施工检查资料。

（6）各种附属设施检验施工资料。

（7）各环节工序检查、验收资料。

（8）隧道衬砌厚度、砼（砂浆）强度试验检测资料。5.交通安全设施。

（1）各种标志牌制作安装检查记录。

（2）标线检查资料、施工记录。

（3）防撞护栏、隔离栅及附属设施施工、检查资料。

（4）照明系统施工、检测资料。

（5）各中间环节检测资料。

（6）成品检测资料。6.房屋建筑工程。

按建筑部门有关法规、资料编制办法管理、汇总。7.机电工程。8.绿化工程。

（四）缺陷责任期资料。

四、施工安全及文明施工文件

（一）安全生产的有关文件。

安全组织机构及人员、岗位责任、安全保证体系、施工专项技术方案、技术交底文件等。

（二）安全事故的调查处理文件。

（三）文明施工的有关文件。

五、进度控制文件

（一）进度计划（文件、图表）、批准文件。

（二）进度执行情况（文件、图表）。

（三）有关进度的往来文件。

六、计量支付文件

七、合同管理文件

八、施工原始记录

（一）施工日志。

（二）天气、温度及自然灾害记录。

（三）测量原始记录。

（四）各工序施工原始记录（未汇入施工质量控制文件的部分）。

（五）会议记录、纪要。

（六）施工照片、音像资料。

（七）其它原始记录。

第五部分 科研、新技术资料

一、科研资料

二、新技术应用资料

篇6：建设工程文件的归档范围

3水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表

序号 归档文件 保管期限 备注

项目法人 运行管理单位 流域机构档案馆工程建设前期工作文件材料

1.1 勘测设计任务书、报批文件及审批文件 永久 永久

1.2 规划报告书、附件、附图、报批文件及审批文件 永久 永久

1.3 项目建议书、附件、附图、报批文件及审批文件 永久 永久

1.4 可行性研究报告书、附件、附图、报批文件及审批文件 永久 永久

1.5 初步设计报告书、附件、附图、报批文件及审批文件 永久 永久

1.6 各阶段的环境影响、水土保持、水资源评价等专项报告及批复文件 永久 永久

1.7 各阶段的评估报告 永久 永久

1.8 各阶段的鉴定、实验等专题报告 永久 永久

1.9 招标设计文件 永久 永久

1.10 技术设计文件 永久 永久

1.11 施工图设计文件 长期 长期工程建设管理文件材料

2.1 工程建设管理有关规章制度、办法 永久 永久

2.2 开工报告及审批文件 永久 永久

2.3 重要协调会议与有关专业会议的文件及相关材料 永久 永久

2.4 工程建设大事记 永久 永久 永久

2.52.6

2.7

2.8 重大事件、事故声像材料 长期 长期有关工程建设管理及移民工作的各种合同、协议书 长期 长期合同谈判记录、纪要 长期 长期合同变更文件 长期 长期

2.9 索赔与反索赔材料 长期

2.10 工程建设管理涉及到的有关法律事务往来文件 长期 长期

2.11 移民征地申请、批准文件及红线图（包括土地使用证）、行政区域图、坐标图 永久 永久

2.12 移民拆迁规划、安置、补偿及实施方案和相关的批准文件 永久 永久

2.13 各种专业会议记录 长期 *长期

2.14 专业会议纪要 永久 *永久 *永久

2.15 有关领导的重要批示 永久 永久

2.16 有关工程建设计划、实施计划和调整计划 长期

2.17 重大设计变更及审批文件 永久 永久 永久

2.18 有关质量及安全生产事故处理文件材料 长期 长期

2.19 有关招标技术设计、施工图设计及其审查文件材料 长期 长期

2.20 有关投资、进度、质量、安全、合同等控制文件材料 长期

2.21 招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件 长期

2.22 投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件 永久

2.23 开标、评标会议文件及中标通知书 长期

2.24 环保、档案、防疫、消防、人防、水土保持等专项验收的请示、批复文件 永久 永久

2.25 工程建设不同阶段产生的有关工程启用、移交的各种文件材料 永久 永久 *永久

2.26 出国考察报告及外国技术人员提供的有关文件材料 永久

2.27 项目法人在工程建设管理方面与有关单位（含外商）的重要来往函电 永久3 施工文件材料

3.1 工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 长期 长期

3.2 施工计划、技术、工艺、安全措施等施工组织设计报批及审核文件 长期 长期

3.3 建筑原材料出厂证明、质量鉴定、复验单及试验报告 长期 长期

3.4 设备材料、零部件的出厂证明（合格证）、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等长期

3.5 设计变更通知、工程更改洽商单等 永久 永久 永久

3.6 施工定位（水准点、导线点、基准点、控制点等）测量、复核记录 永久 永久

3.7 施工放样记录及有关材料 永久 永久

3.8 地质勘探和土（岩）试验报告 永久 长期

3.9 基础处理、基础工程施工、桩基工程、地基验槽记录 永久 永久

3.10 设备及管线焊接试验记录、报告，施工检验、探伤记录 永久 长期

3.11 工程或设备与设施强度、密闭性试验记录、报告 长期 长期

3.12 隐蔽工程验收记录 永久 长期

3.13 记载工程或设备变化状态（测试、沉降、位移、变形等）的各种监测记录 永久 长期

3.14 各类设备、电气、仪表的施工安装记录，质量检查、检验、评定材料 长期 长期

3.15 网络、系统、管线等设备、设施的试运行、调试、测试、试验记录与报告 长期 长期

3.16 管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录、报告 长期 长期

3.17 管线标高、位置、坡度测量记录 长期 长期

3.18 绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录 永久 长期

3.19

3.20

3.213.22 材料、设备明细表及检验、交接记录 长期 长期电器装置操作、联动实验记录、短期 长期工程质量检查自评材料 永久 长期施工技术总结，施工预、决算 长期 长期

3.23 事故及缺陷处理报告等相关材料 长期 长期

3.24 各阶段检查、验收报告和结论及相关文件材料 永久 永久 *永久

3.25 设备及管线施工中间交工验收记录及相关材料 永久 长期

3.26 竣工图（含工程基础地质素描图）永久 永久 永久

3.27 反映工程建设原貌及建设过程中重要阶段或事件的声像材料 永久 永久 永久

3.28 施工大事记 长期 长期

3.29 施工记录及施工日记长期监理文件材料

4.1 监理合同协议，监理大纲，监理规划、细则、采购方案、监造计划及批复文件 长期

4.2 设备材料审核文件 长期

4.3 施工进度、延长工期、索赔及付款报审材料 长期

4.4 开（停、复、返）工令、许可证等 长期

4.5 监理通知，协调会审纪要，监理工程师指令、指示，来往信函 长期

4.6 工程材料监理检查、复检、实验记录、报告 长期

4.7 监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录 长期

4.8 各项控制、测量成果及复核文件 长期

4.9 质量检测、抽查记录 长期

4.10 施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故等报告 长期 长期

4.11 工程进度计划实施的分析、统计文件 长期

4.12 变更价格审查、支付审批、索赔处理文件 长期

4.1

34.1

44.1

54.16 单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部分项质量认证、评估 长期主要材料及工程投资计划、完成报表 长期设备采购市场调查、考察报告 长期设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验、分包单位资格报审表 长期

4.17 原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告 长期

4.18 会议纪要 长期 长期

4.19 监理工程师通知单、监理工作联系单 长期

4.20 有关设备质量事故处理及索赔文件 长期

4.21 设备验收、交接文件，支付证书和设备制造结算审核文件 长期 长期

4.22 设备采购、监造工作总结 长期 长期

4.23 监理工作声像材料 长期 长期

4.24 其他有关的重要来往文件 长期 长期工艺、设备材料（含国外引进设备材料）文件材料

5.1 工艺说明、规程、路线、试验、技术总结长期

5.2 产品检验、包装、工装图、检测记录长期

5.3 采购工作中有关询价、报价、招投标、考察、购买合同等文件材料 长期

5.4 设备、材料报关（商检、海关）、商业发票等材料 永久

5.5 设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件长期

5.6 设备、材料出厂质量合格证明、装箱单、工具单，备品备件单等短期

5.7 设备、材料开箱检验记录及索赔文件等材料 永久

5.8 设备、材料的防腐、保护措施等文件材料短期

5.9 设备图纸、使用说明书、零部件目录长期

5.10 设备测试、验收记录长期

5.11 设备安装调试记录、测定数据、性能鉴定长期科研项目文件材料

6.1 开题报告、任务书、批准书 永久

6.2 协议书、委托书、合同 永久

6.3 研究方案、计划、调查研究报告 永久

6.4 试验记录、图表、照片 永久

6.5 实验分析、计算、整理数据 永久

6.6 实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书 永久

6.7 实验装置操作规程、安全措施、事故分析 长期

6.8 阶段报告、科研报告、技术鉴定 永久

6.9 成果申报、鉴定、审批及推广应用材料 永久

6.10 考察报告 永久生产技术准备、试生产文件材料

7.1 技术准备计划长期

7.2 试生产管理、技术责任制等规定长期

7.3 开停车方案长期

7.4 设备试车、验收、运转、维护记录长期

7.5 安全操作规程、事故分析报告长期

7.6 运行记录长期

7.7 技术培训材料长期

7.8 产品技术参数、性能、图纸长期

7.9 工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录长期财务、器材管理文件材料

8.1 财务计划、投资、执行及统计文件 长期

8.2 工程概算、预算、决算、审计文件及标底、合同价等说明材料 永久

8.3 主要器材、消耗材料的清单和使用情况记录 长期

8.4 交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册 永久 永久9 竣工验收文件材料

9.1 工程验收申请报告及批复 永久 永久 永久

9.2 工程建设管理工作报告 永久 永久 永久

9.3 工程设计总结(设计工作报告)永久 永久 永久

9.4 工程施工总结(施工管理工作报告)永久 永久 永久

9.5 工程监理工作报告 永久 永久 永久

9.6 工程运行管理工作报告 永久 永久 永久

9.7 工程质量监督工作报告（含工程质量检测报告）永久 永久 永久

9.8 工程建设声像材料 永久 永久 永久

9.9 工程审计文件、材料、决算报告 永久 永久 永久

9.10 环境保护、水土保持、消防、人防、档案等专项验收意见 永久 永久 永久

9.11 工程竣工验收鉴定书及验收委员签字表 永久 永久 永久

9.12 竣工验收会议其他重要文件材料及记载验收会议主要情况的声像材料 永久 永久 永久

9.13 项目评优报奖申报材料、批准文件及证书 永久 永久 永久

篇7：文件材料归档和不归档范围

一、归档的文件材料的范围

凡是反映xx区工商局工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属

归档范围。

（一）上级机关的文件材料

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

2、上级机关颁发的属于本机关主要业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；

3、上级机关领导视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、照片和有特殊保存价值的声像材料；

4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。

（二）本机关的文件材料

1、本机关党组、行政领导会议文件材料及工作会议、专业会议材料；

2、本机关颁发的（包括转发及其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；

3、本机关的请示与上级机关的批复文件；

4、本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；

5、反映本机关业务活动的专业文件材料；

6、本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料；

7、本机关或本机关汇总的统计表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；

8、本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；

9、本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

10、内部重要的人民来信、来访材料，领导指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录，摘要单、调查处理报告，统计分析材料等；

11、本机关领导人及其它部门人员从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；

12、本机关有关解决地界、征用土地以及基本建议工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料；

13、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；

14、本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料；

15、本机关的历史沿革、大事记、反映本机关重要活动事件的简报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

16、本机关干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查、治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、商休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；

17、本机关财产、物资、档案等交接凭证、清册；

18、本机关编印的情况反映、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

19、本机关与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

20、各种普查工作中形成的文件材料。

（三）同级机关和非隶属机关的文件材料

1、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；

2、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协高工作的重要来往文件。

二、不归档的文件材料范围

（一）上级机关的材料

1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；

2、上级机关发来供工作参考的抄件；

3、上级机关征求意见未定稿的文件。

（二）本机关的文件材料

1、重份文件；

2、无查考利用价值的事务性、临时性文件；

3、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

4、无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题；提出一般性建议或意见的人民来信；

5、为参考目的从各方面搜集的文件材料。

（三）同级机关和非隶属机关的文件材料

1、参加非主要机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

篇8：谈工程项目文件材料的归档审查

一、工程项目文件材料归档审查的必要性

本人从事工程项目档案管理多年, 深感工程项目文件材料的齐全、完整、准确是项目档案的生命线。 (1) 文件材料收集不全, 将给日后档案的查找利用带来不便; (2) 编制的竣工图变更内容不在竣工图中准确标出或未重新编制竣工图, 竣工图的真实性和准确性就难以保证, 对今后的改造带来诸多隐患; (3) 相关单位和部门审查不严谨甚至不审查, 只是把项目文件材料一股脑儿移交到城建档案部门, 给项目档案管理造成极大的被动和麻烦。

纵观工程项目建设过程和特点, 项目建设单位、设计施工单位、监理单位都有各自的职责。按照国家有关规定, 参与项目建设的单位要明确分管领导和归口管理部门, 将档案工作纳入项目建设计划, 纳入工程质量检查内容, 纳入招投标协议、合同, 确保工程项目档案的完整、准确、安全和有效利用。项目建设单位要建立项目档案管理制度, 建立工程项目档案管理领导小组, 形成由建设、勘察、设计、施工、监理等单位组成的档案管理网络。建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应完成各自职责范围内的或合同规定的竣工文件的编制和项目文件的整理、组卷、归档工作。建设单位档案部门负责组织、协调、指导勘测、设计、施工、监理等单位编制项目竣工文件和项目文件的形成、积累、整理、组卷以及项目档案的保管和提供利用工作。由此可见, 项目档案的齐全、完整和准确, 主要取决于项目参建单位相关人员的业务水平和工作责任心, 只有项目建设单位、施工单位、监理单位等部门以高度的责任心严格把关, 才是确保工程项目档案齐全、完整和准确的最佳手段和控制措施。当然, 档案部门也要积极主动地参与和指导各相关单位文件材料的形成、积累、整理、组卷工作, 齐心协力做好项目档案工作。

二、工程项目文件材料的质量要求和归档条件

1.工程项目文件材料的质量要求为: (1) 归档的文件应为原件; (2) 工程项目文件材料的内容必须真实、准确, 与工程实际相符合; (3) 字迹清楚, 图样清晰, 图表整洁, 签字盖章手续完备; (4) 需永久、长期保存的文件不得使用易褪色的书写材料; (5) 所有竣工图均应加盖竣工图章; (6) 录音、录像文件应保证载体的有效性; (7) 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

2.工程项目文件材料的归档条件。勘察、设计、施工及监理单位应将本单位形成的工程项目文件材料整理、组卷、编目后, 向建设单位档案管理部门归档。归档的文件材料必须完整、成套、系统, 能够记述和反映工程建设活动的全过程;图物相符, 技术数据可靠, 签字手续完备;对有变更联系单的竣工图, 变更内容要在图中按竣工图更改标准进行标识, 要在竣工图中加盖有变更依据编号的印章, 使变更内容在图中清晰可见, 变更依据有处可查。归档的文件材料必须经过分类整理和组卷, 案卷符合档案管理要求, 具备下列条件: (1) 文字材料:纸张韧力大, 耐久性强, 不破损, 规格为A4幅面;去掉金属物, 合理分类排列, 编写页号, 规范装订, 编制卷内目录和备考表, 装盒, 填写案卷封面和脊背 (铅笔填写) 等。 (2) 图纸:图纸统一折叠成A4幅面, 图号露在右下角;合理分类排列, 编写页号, 规范装订、编制卷内目录和备考表, 装盒, 填写案卷封面和脊背 (铅笔填写) 等。

三、工程项目文件材料的归档审查

如前所述, 工程项目文件材料的归档审查是确保项目文件材料齐全、完整、准确和项目档案规范的重要手段, 要保证这一措施在实际工作中得以贯彻执行, 建设单位就必须做到: (1) 制定相关规章制度。明确文件编制单位、监理单位、项目建设单位和档案部门的工作职责。规定项目文件材料收集齐全后首先由竣工文件编制单位、监理部门、建设单位 (档案部门可参与) 对归档竣工文件的齐全、完整、准确情况进行审核, 确保竣工文件图纸准确、图物相符、变更内容在竣工图中标识等。建设单位档案部门则应对案卷的质量是否达到要求, 整理组卷是否合理, 是否遵循工程文件的自然形成规律和成套性, 卷内文件是否存在有机联系, 分类是否科学等内容进行审核。 (2) 建立工程项目竣工文件归档审查记录, 然后由文件材料形成单位进行整理、组卷, 建设单位档案部门审查案卷质量。 (3) 在所有内容审查合格、签署意见后, 由文件材料形成单位与项目建设单位对项目归档文件进行交接。

篇9：电子文件归档范围与保管期限研究

关键词：电子文件 归档范围 保管期限

一、背景

随着信息技术的快速发展和政务信息化建设的不断深入，机关、团体、企事业单位和其他组织在公务活动中形成了大量具有保存价值的电子文件。日前，国家在《电子文件管理暂行办法》中明确要求电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的基本原则。电子文件的归档工作是电子文件从办理周期到后生命周期的关键过渡环节，做好电子文件归档工作是实现电子文件全生命周期管理的重要任务。一方面，电子文件较之传统载体文件，内容更加广泛，数量更多，由于电子文件与传统载体文件在存放方面相比具有占用库房环境小、保存空间拓展容易的优势，使得各单位在进行电子文件归档的过程中极易产生“有文必档”的现象，造成极大量的数据存储。但另一个不可忽略的问题是大量电子文件在长期保存过程中所产生的存储载体压力。要知道，不管是磁盘阵列还是磁带库、光盘，在不断扩容的过程中所产生的经费压力是不容小视的，对于一个单位来说电子文件的存储空间压力和传统载体文件的存放空间压力同样是需要考虑的重要问题。因此，电子文件在归档时既要避免“有文必档”，又要确保“应归尽归”，同时必须根据电子文件的特质，适当扩大电子文件的归档范围，其保管期限也可以适度放宽。此外，根据国家档案局8号令第十条的要求，在确定电子文件的归档范围时除文件正本外还要考虑元数据等。

二、必要性

笔者认为对电子文件的归档管理，有必要在参照传统载体文件归档范围及其保管期限的基础上，做专门的研究并制订出符合电子文件特质的且更为专业的《电子文件归档范围和保管期限表》。可以说，电子文件的归档范围及其保管期限研究是我国目前电子文件管理领域中的一个较为重要的课题，国家和省级档案行政管理部门有必要就电子文件归档范围和保管期限表的编制提出指导性的意见，解决当前普遍使用传统载体文件归档范围和保管期限界定电子文件的问题。北京市档案局根据当前电子文件管理形势和国家有关要求，已经正式启动了《北京市电子文件归档范围与保管期限表编制指南》的研究工作，通过对全市电子文件管理现状的深入摸底，科学研究符合电子文件特点的归档范围，明确保管期限，力争1至2年内出台《北京市电子文件归档范围和保管期限表编制指南》。

三、归档范围与保管期限的原则

（一）原生性原则

在归档范围内的电子文件必须具备原生性，确保其为唯一原件，载体具有唯一性、内容具有原始性、真实性和完整性。以下几种形式的电子文件不属于归档范畴，但可以作为档案的副本进行收集，为档案的利用提供便利。

1．传统载体文件的数字化副本；

2．具有凭证效力的其他载体类型的文件，电子文件仅为起草的稿件时，如某份电子文件起草后打印为纸质版本并用印，该份电子文件不在归档范围内。

（二）一体化原则

电子文件的归档范围和保管期限不应局限于文书类档案，可同时包括各单位的业务档案，既包括文档类的文件，也包括音像、照片、设计图纸、多媒体等各类文件。

（三）特有性原型

鉴于电子文件与其他传统载体文件具有差异的同时，文件内容具有一定的共通性，归档范围和保管期限中应只界定电子文件所特有的部分，共通的部分执行诸如文书类文件材料归档范围和保管期限等有关规定。在归档范围方面，电子文件可能包括但不限于以下几种特质。

1．生成环境：可能包括OA系统、业务系统、邮件系统、文档交换系统等不同的信息系统；

2．稿本类别：考虑到电子文件在其长期保存过程中的数次迁移过程中可能丢失在原件中的修改痕迹，需要对归档的稿本作出特别要求，如重要文件应保留历次经主要领导或部门修改的版本，一般文件仅保留定稿等；

3．组成方式：电子文件较传统载体文件组成方式更为复杂，电子文件在归档过程中应同时归档其元数据和不同版本的稿本等。

（四）归档范围适度放宽原则

电子文件归档范围要比传统载体文件的归档范围更宽泛。可以说，在纸质文件归档时，遇到的可归可不归，但对今后工作具有一定查考价值的一类文件，在电子文件归档时，应进行归档。比如，纸质文件归档强调结论性和总结性的材料而忽略过程性、具体性材料，但在电子文件归档时则可以同时归档，以记录很多工作的发展情况。

（五）保管期限适度延长原则

由于电子文件的特性，决定了它所具有海量存贮、快速查找等优势，方便了档案的保管和利用。所以，在电子档案的保管期限上较传统载体档案可以适当延长。可以采取的方法是：

1．在归档时，同一类内容的电子文件保管期限可以与传统载体文件一致，也可以适当延长，但不能缩短；

2．在保管期限的划分上，电子文件总体上可以划分为两大类，即进馆与不进馆两大类，在不进馆一类按保存年限划分若干档次，比如10年、30年和50年。

（六）产生者归档原则

为避免档案管理系统中包含大量同份文件，产生难以辨别最终稿本的问题，电子文件应以谁产生、谁归档为原则，且遵从立卷改革的有关要求，一般不对来文进行归档，但当来文办理过程中产生了重要的承办信息，应予以归档。

四、电子文件归档范围和保管期限的主要内容

（一）遵循国家档案局8号令

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经非常完善，在制订电子文件归档范围和保管期限的过程中需要注意内容上不与8号令重复，只编写具有电子文件特质的部分即可，将国家档案局8号令作为重要的引用文件直接引入电子文件归档范围和保管期限，遵循其中全部符合电子文件归档要求的内容。

（二）归档范围涵盖的信息系统类型

需要深入调研本地区档案移交单位的信息系统建设情况，这部分并非是要接收信息系统本身，而是要研究都有哪些信息系统中的数据需要纳入到电子文件接收范围，比如部分单位使用独立的专业系统处理重要的业务工作，部分单位经常使用邮件系统传递部门间工作的商洽函，部分单位为便于工作文件或研究文件的共享建设了文档交流平台等。因此，归档范围不应仅包含存储于办公自动化系统（OA系统）中的文件，对其他各类系统，均应接收其存储的重要的、应归档的电子文件，包括但不限于各类业务系统、邮件系统、文件交流平台等。

（三）归档范围涵盖的文件类型

电子文件的归档范围不应只包括文书类文件，由于电子文件的存储特性，完全可以在接收工作开展之初就将文书类、科技类和其他业务活动开展过程中产生的各种专业档案类型一并考虑，这就需要专门调研本地区各立档单位的档案产生条件，做到不遗漏的同时，也不能盲目扩充，在对档案价值科学分析的基础上，确定好电子文件归档范围中应包括的各种文件类型。

（四）归档范围和保管期限的主体部分

可以参照国家档案局8号令的编写方式，在不与8号令冲突的基础上，根据电子文件的特性，重点研究在电子文件接收过程中应扩大的范围是哪些。如机关在制订法规政策性文件过程中形成的，对最终文件的形成具有一定描述意义、能够表达文件的制订历程的过程文件等。如单位内部各处室在洽商业务的过程中形成的具有一定查考意义的工作文件等。利用电子文件存储便捷的特点，都可以列入归档范围。而对于保管期限，同样由于存储和维护的便捷，可以相应延长。

（五）归档的元数据项

元数据采集是电子文件在归档过程中与传统载体档案最大的不同，也是最为重要的一个环节，科学的设计元数据采集项并完整收集对保障电子档案在长期保存过程中的真实、完整、可用和安全具有重要意义。因此，电子文件应归档的元数据项是归档范围中不可缺少的一个重要内容。针对不同类型的电子文件，所需要采集的元数据项是不同的，如文本格式、图像格式、声像格式和图纸、多媒体等各类专业格式。这些都要分别研究和确定，研究工作要建立在对本地区各立档单位所存在的文件格式深入调研的基础上。对于一些地区已经发布过元数据标准的，可以在归档范围中直接采标。