HR智慧管理工具：档案管理条例（精选9篇）
篇1：HR智慧管理工具：档案管理条例
第四章 档案备份制度
第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。
第十八条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。
第五章 处理条例
第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案
2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案
3. 涂改、伪造档案
4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)
第六章 责任
第二十一条 本制度适用于伟凡公司各员工各部门。
第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员;第二责任人为资料员所在部门的部门经理。
篇2：HR智慧管理工具：档案管理条例
对于员工来说，今天的工作环境越来越复杂，竞争压力也越来越大。对于经理人来说，管理员工的绩效和行为也变得越发重要。如今，管理者在公司生活中面临的挑战主要有：
提高产出：在资源缺乏、士气低落之时还要提高团队的生产率并加强团队间的合作。
捏合团队：员工背景的多样化和工作场所虚拟化造成的隔阂需要化解，员工间的理解与沟通需要加强。
培养领导：把下属的经理人培养成能使员工全力以赴、尽情发挥的领导人，而非只会疲于奔命的救火员.
在面对客户、同事、经理以及下属人员时，管理者几乎每天都会遇到这些与人际关系相关的难题。单位中的人际关系不可能是一团和气的。在很多企业中，员工之间的关系困境不断加剧。在最近的一次调查中，接近70%的企业人员认为自己受到了同事的粗暴对待和贬低排挤。反过来，他们又以诋毁企业、故意延误工作任务和无礼对待客户的方式进行报复。
身处日益恶化的企业人际关系之中，睚眦必报、灰心丧气或者愤世嫉俗的态度都是极其不可取的。这样做只会使形势变得每况愈下。 人际沟通智能(people-smart)的策略是摆脱这种困境的惟一方法。
使用人际沟通智能策略的管理者能够在工作中充分发掘他人最优秀的一面。他们懂得如何打开他人心扉，而不是令人心存戒备、拒人于千里之外。他们不制造紧张气氛，而是非常善于缓和紧张局面。他们以身作则，为他人树立了良好的榜样，并能够对那些不善于与人相处的员工产生积极的影响。在出现下述十种紧张局面时，人际沟通智能的作用体现得尤为突出。
新员工不了解团队术语
文化不同，语言习惯与表达意见的方式也不同。此外，几乎每一个行业，甚至每一个企业都有自己的一套术语，其含义是局外人与新来者无法领会的。作为领导或者同事，如何帮助新员工克服这一障碍?你可以采取下面两种方法。
主动为新人提供翻译帮助。首先要确定那些外人难以领会的术语以及这些词汇可能引起的迷惑，然后主动为新人解释那些他们不懂的语言。比如，本，你好像不明白桑迪说的午餐学习计划。我来给你说明一下……如果你的企业为新员工发放工作程序手册或其他指导资料的话，还可以考虑在里面增加内部术语词汇表的内容。
变化表达方式。不要固守传统的内部表达方式，应当时常采用一些新的方法，措辞上尽量做到通俗易懂。你的成员可能习惯用棒球术语来描述某位有团队精神的人，例如他清楚什么时候应该恰到好处地放个短打，而不是每次都拼了命要把球击出体育场.这时，你应该尝试换一种说法，例如大家在管理这个项目时，就像热门电视剧中的全体演职员一样默契.
语言是一个群体吸纳或排斥外来成员的最有效的工具之一。只有留心工作队伍内对专门性语言的使用，并积极帮助新成员融入集体，才能在团队内部实现人际和谐。
员工业绩滑坡
你只有首先了解了员工出现的问题，才能够设法解决问题。你应当采用面谈的方式了解他们对现状的看法，而不应当采取质问的态度。面谈是一种积极的倾听，其目的是获得真实的情况，绝不应有盛气凌人的质询的倾向。 在这种面谈中，你应当耐心地与下属促膝谈心，采取一种平和而坦诚的态度提出你的问题，告诉他你注意到他的业绩近来有所下降，并征求他对这种情况的看法。你可以这样问：与你过去的报告相比较，你觉得你的这份报告怎样?在他回答的时候，要注意认真倾听并做出回应。最好的办法就是对他的回答进行归纳与解释。
通过归纳，你实际上是用你自己的语言对谈话中的重要内容进行了言简意赅的反馈。所以，你与下属之间的谈话大致会是这样的：
你：你觉得，与你过去的报告相比较，你的这份业绩报告怎么样?
下属：我觉得这一阶段的业绩水平是有些下降了。对不起。
你：嗯，看来你对这一点也不是十分满意。那么照你看来，要怎样做才能扭转这个局面呢?
下属：因为吉姆调到销售部去了，我就不能像以前那样得到我需要的信息。我觉得这一点直接影响了我的业绩。
你：听起来你好像有些怨气。
下属：我当然有怨气啦!我的工作表现根本没有问题。可是缺少了应有的支持，我怎么可能保持工作成绩呢?
你在深入了解了真实情况之后，就能够进入解决问题的阶段了。只有搞清楚问题的本质，你才能够找到卓有成效的解决方案。
你怀疑下属是否理解你的指令
不要问清楚了吗之类的问题。对这种问题的回答不过只是简单的是或否，对于澄清你的疑问几乎没有任何帮助。你的助手们可能只是自以为理解了你的指令，只有等到造成了损失才能发现他们的错误。要验证下属对你的命令的领会程度，不妨考虑一下下列办法：
询问如果发生某种情况，你怎么办一类的问题。提出一些假设性质的情况，以检查你的员工是否能够贯彻你的指令。提出问题时要注意策略，不要伤害到员工的自尊心。比如，你可以说：这些指令听上去好像很简单，其实有时候不太说得明白。比如说，如果……，你怎么办呢?
要求下属证明给你看。请你的下属们对你所布置的活动或任务进行一个简要的示范。你要尽量把这种对下属的考察搞得像是一次预演，让员工们认为你们这样做的目的是对活动的程序进行检验(而不是针对他们自身)。或者，你还可以真的搞一次试运行，使大家都能够对执行程序进行评估，并做出必要的调整与改进。
督促员工全力以赴
如果你没有直截了当、清楚明白地对员工做出明确的要求和布置，现在，就应当向他们明确你对他们的看法与要求。首先要把自己的立场完全想清楚：你对每个团队成员的要求到底是什么?明确你对所提要求的坚决程度，并为你的要求提供简要而合理的依据。一旦确定了这些问题，就该对你的人员大声发布指令。如果有人提出异议，要保持冷静与自信，千万不要大动肝火。你应该坚持自己的立场，对反对的意见表示理解，同时重申你的要求：雷，我知道你这一周很不容易。但是弗兰克周五就要我们交报告，所以我们恐怕都要加一些班才能按时完成。你愿意承担哪一部分呢? 另一个方法是与同事们坐下来，提出你对他们各自的工作表现的看法。不要等到出现了危机才来进行反思。选择一个安静的时间，心平气和地说出你对当前状况的看法以及这一现状对你与整个部门工作效率的影响。你需要提出具体的实例和改进的设想。然后，要注意你的同事们的反应，询问他们计划采取什么措施改变现有的局面。
处理绩效低下员工
对于这样的人员，你表现了耐心，提供了协助，但是收效甚微。这时，与其坐等成果慢慢出现，不如主动加大行动力度，采取换档加速式的新方法。
在传统的关系模式中，换档的手段通常是指换慢档，即减轻员工的压力、对后进人员给予积极的支援与鼓励，或是耐心地与之建立和谐与信任的关系。但是，不妨采取一种新的督促方式，严格要求，狠抓下属人员的工作业绩。你可以这样说：现在，我们来统一一下对现状的认识。我想知道你为了保住工作，打算做出哪些改进。然后，倾听他的计划并且做出反应。不错，你很清楚我对你的期望与要求。那么，从明天开始，你每天一上班，我们两人先开一个五分钟的碰头会，你要告诉我你这一天的工作安排。下班前，我们再花五分钟的时间，总结你当天的工作成果。
接着，你必须坚决落实这个计划，坚持你对该员工的要求与反馈。这样做并不能保证员工的表现有所改善，但是至少确保了他决不会出现退步。
员工在工作中半途而废
员工无法履行工作承诺的情况屡见不鲜。要鼓励员工继续努力，关键是要坚持不懈。但是坚持不懈并不等于唠叨不休。唠叨抱怨的人通常表现出的是一种失败与挫折的情绪，而坚持不懈则需要采取策略。鼓励员工继续努力，可以采用以下三种策略： 提醒：如果你发现某个员工有半途而废的明确迹象，一定要不断提醒他你的要求，但是不要批评或者带有严厉的情绪。对一切积极的努力都要给予赞赏。比如，琼，只是提醒你一下，我这周四要去汇报工作。那些数字你弄得怎么样了?很好，很高兴看到你把这件事列入了工作计划。我们周二再碰一下头，看你完成得怎么样了。
要求：与提醒不同，要求则是明确对人员施加压力，迫使他制订出实际的行动计划。在提出要求的时侯，首先指出对方行为的错误之处，然后再询问对方打算如何补救。比如，琼，明天就要汇报了，但是你还没有把答应给我的数字交给我。现在你打算怎么办呢?如果对方做出的保证可以接受，你可以说：我对你的保证感到满意，希望你能够说到做到。
鼓励：如果你看到员工在向着你所要求的目标努力，应当恰如其分地给予鼓励。比如，琼，我听马丁说，你问他在哪里可以找到我需要的数字。很高兴你正在努力。
打破员工的沉默
如果你的下属保持沉默，只是说：我不知道。你就需要提出更加明确具体的问题。例如：
如果你愿意说的话，你觉得这个提议中哪一部分最好?
你觉得是什么使你觉得很难对这一问题发表意见呢?
你怎么看报告的最后一部分?
等他回答了这些问题之后，可以利用表达观点、给出理由和提供框架等手段，提出后续问题，获得反馈：
观点：在询问别人之前，首先提出你自己的看法。比如，我觉得我们提供的数据本来可以更充分一些。你觉得呢?这种态度可以向对方表明，你是欢迎建设性的批评意见的。
理由：提出无可辩驳的理由，证明你需要了解对方的意见。比如，这份报告我已经写了很久，脑子都有些麻木了。现在正是急需你的新观点的时候。
框架：为方便员工提出自己的意见，可以为他准备一份问题清单，或者通过电子邮件提出你的问题。与当面询问相比，这样做可以使员工有更充分的时间先整理自己的想法和思路，然后再回来表明意见。
与牢骚不断的员工打交道
一个团队里如果有一个总是牢骚不断的成员，就好像是办公室里安放了一个不断播放哀乐的喇叭，可以搞得全体人员情绪低落。这个问题必须由你来解决。你应当与这位消极先生单独谈话。在表达意见的时候，既要表示理解，同时又要态度坚决。
首先，你要搞清楚他是否意识到自己总是在抱怨。这时应当给予他一些理解与支持。然后，要向他说明他的行为的后果，并提出解决的办法：如果抱怨已经成为你的本能反应，就会产生两个后果。其一，别人对你敬而远之，退避三舍;其二，你的怨言也传播了一种消极情绪。这两个后果对你个人和团队都没有好处。如果你觉得不吐不快的话，那我们就一起来找出你的困难，看看能否加以解决。
为确保他完全理解你的意见，你可以接着问他：你明白我的意思了吗?或者你对我的话有什么问题和意见吗?
一定要让这位牢骚不断的人员清楚，你希望他直接向你反映他的问题，而不是在团队里到处散播。同时，对他改正习惯的努力要给予积极的肯定。你可以说：加利，看到你这样痛快地接受了那个新任务，我真高兴。你可帮了我的大忙了。
团队成员的话语权不平等
如果一些人员在讨论中包揽了所有的发言，那些比较沉默寡言的人员就会慢慢放弃发言机会。而他们越不发言，那些积极发言的人就需要说得更多以避免冷场。长此以往，就形成了一个恶性循环。采取下列策略有助于改变这种情况：
在征求他人意见时，可以这样问：哪几位想说说想法?通常，会有几个人举手。这时候你就可以说：我想听到三个人的意见。这样一来，你就表明了自己希望听到那些不常发言的人员的意见。
使讨论的形式多样化，以鼓励参与精神。比如采用人人发言的形式，使每个人都有机会进行简短的陈述。或者可以组织二人或多人小组进行分组讨论，然后再在全体范围内交换讨论意见。
为讨论设定长期的或暂时的基本规则。比如，你可以建议：我希望每个人都能够畅所欲言，并且形成一个惯例，在别人发言时认真倾听，不要随便插话。或者，你还可以改变固有的讨论程序，宣布在十五分钟之内，任何人不得重复发言，确保所有希望表达自己观点的人员都能得到发言的机会。
如果有人确实垄断了发言的机会，你就应该积极地倾听，不失时机地插话，对他的意见进行简要的总结，并询问别人的意见。如果此人继续滔滔不绝地把持着讨论，你就需要与他进行个别谈话，解决这一问题。你不妨请他帮助你，鼓励那些沉默的人员积极发言。
员工超负荷工作
员工们在自顾不暇的情况下，是很难实现互相协作的。此时，千万不可表现出恼火的情绪，那样做只会增加他们的压力。要想最大限度地获得他们的支持与合作，可以采取下列策略：
确定工作的优先顺序。不要总喊狼来了，切忌夸大自己的需要。确保一个尊重他人意见的工作环境，使大家愿意主动向你表达自己的看法并提供帮助。
密切联系下属核心人员。重视与你的工作密切相关的重要人员，把你的工作情况及时通报给他们，他们可能会更加主动地提供自己的意见，同时由于了解了具体情况，他们的协助也就更加具有针对性。实现与他们的密切联系，采用简短而不必回复的电子邮件就可以了。
为员工的回应提供方便条件。要求你的下属员工采用简便省时的方式与你交流。如果打电话就可以解决问题，就无需召开会议了。如果你通过电子邮件向人们提出问题或困难，最好尽量提供一些可能的解决方案供他们考虑。
互惠回报。对别人花费时间来帮助你要报以由衷的感谢。在力所能及时，也要主动对别人提供帮助。
最后一点，在别人没时间帮助你的时候应当表示理解。你要说：我知道，如果你有时间的话一定会帮助我的。下次再说吧。
篇3：HR智慧管理工具：档案管理条例
本文在对国内外城市地下管线建设管理现状进行分析的基础上, 借鉴其先进经验, 探索整合地下管线档案信息资源, 助推城市建设管理。
一、加强地下管线管理的意义
如何创新城市地下管线管理模式, 整合城市基础设施信息资源, 保证城市地下管线信息的现势性、准确性、完整性和及时性, 引导城市建设管理由粗犷型、扩张型向集约型、效益型发展, 把城市建设管理部门建设成为“城市建设重要数据中心、容灾备份中心、统一城市呼救中心、公共安全预警监测中心和巡查指挥调度综合平台”, 实现对城市基础设施的精准管理、动态监控和高效维护, 以“一把钥匙开多把锁”, 对于城市防御危机、节能降耗, 提高行政效能, 建设生态宜居城市有着重要的意义, 也是推进新型城镇化建设的重要手段, 更为当前开启智慧城市建设, 推动城市建设跨越发展提出了一个全新的课题。
二、国内外城市地下管线管理经验借鉴
(一) 共同沟
城市地下管道综合走廊, 俗称共同沟 (utility tunnel) , 是指沿城市道路地下构筑的用于承载供水、排水、供热等各类公用设施管线的综合性、通用的地下管道、通道, 是将设置在地面、地下或架空的各类公用类管线集中容纳于一体并留有供检修人员行走通道的隧道结构。共同沟一旦建成, 在城市地下便拥有一个专属的隧道空间, 集市政、电力、通讯、燃气、给排水等各种管线于一体, 设有专门的检修口、吊装口和监测系统, 实施统一规划、统一设计、统一建设和管理。
1.国外共同沟建设管理情况
目前, 国外大城市在城市基础设施建设中已普遍开展地下管线共同沟, 是有效管理城市地下管线的一种手段。
共同沟建设最早就是从欧洲发展而来, 巴黎是共同沟发源地。早在1833年, 巴黎开始系统规划排水网络, 兴建共同沟, 至今已有170多年的历史。此后, 共同沟的理念被世界主要城市广泛采用。1861年, 英国伦敦修造宽12英尺、高7.6英尺的共同沟。1890年, 德国也开始在汉堡建造共同沟。美国纽约, 也将全程的大型供水系统完全布置在地下岩层的共同沟中。全国共同沟总长约为526公里。到20世纪, 西班牙、匈牙利等国也开始兴建。在近些年的时间里, 巴塞罗那、赫尔辛基、里昂、马德里等许多城市都研究并规划了各自的地下管道综合共同沟的网络。
日本于1963年颁布《共同沟实施法》, 日本阪神地震的经历表明, 在共同沟中铺管抗震性能良好, 凡是埋设在共同沟内的管子损坏均较少, 还可以避免过去在遇到强烈的台风、地震等灾害时由于电线杆折断、倾倒导致的二次灾害。
2.我国共同沟建设管理情况
在我国, 最早的共同沟建设位于北京。1958年, 天安门广场地下敷设了一条长1076米的共同沟。1994年底, 上海浦东新区初步建成了国内第一条规模较大、距离较长的现代共同沟——浦东新区张扬路共同沟。天津、厦门、武汉、广州等全国许多城市都建设了公共沟。
台湾在建成比较发达的共同沟网络后, 还制定了《共同管道法》、《共同管道法施行细则》等多个法规及条例, 推动共同沟的建设和维护。
2010年, 上海世博会建设成一条宽、高均近两米, 全长6.6公里、总投资约17亿元的共同沟。中国城市中常见的架空电线杆、通讯线杆, 在世博园区遍寻不着。但凡公共设施管线, 包括电力、电信、有线电视、给排水、交通信号等管线尽被囊括于世博园地下。这是上海世博会留给中国城市建设的重大启示。
(二) 基于GIS的地下管线信息系统的应用
近几年来, 我国一些城市也开始运用共同沟的概念开展地下管线建设, 并提出建立以GIS为基础, 融入GPS、RS信息技术的“数字市政”理念, 迈入综合运用信息技术、建设共同沟以及立法等手段实现对包括城市地下管线在内的城市基础设施智能管理的步伐。
随着城市基础设施建设的迅速发展, 传统的地下管线工程档案管理模式很难适应实际需要, 经济和社会的发展都要求城市地下管线档案能够永远反映现状, 这就要利用现代化管理方式建设城市地下管线信息系统。20世纪90年代以来, 我国各个城市相继开展了地下管线的普查活动, 通过建立地下管线数据库与信息管理系统, 实现地下管线信息的动态更新和资源共享。地下管线信息系统采用各种技术和手段, 探明查清地下管线的空间位置、基本特征和属性, 以电子数据形式存储在计算机能处理的介质上, 实现信息的计算机管理, 具备地形图库管理、管线数据输入与编辑、管线数据检查、管线信息查询、统计、管线信息分析功能、管线维护更新和输出等功能。
迄今为止, 我国北京、天津、上海、厦门、武汉等28个省、自治区、直辖市的78个城市 (区) 已先后开展数字城市建设, 建立启用基础地理信息平台和城市地下综合管网信息管理系统。在此基础上, 2010年, 北京、上海等城市对“数字城市”概念进一步拓展延伸, 先后提出了“智慧城市”的战略规划。
三、我国地下管线管理中存在的问题
一是管线权属关系复杂, 统一管理难。我国城市中水、电、路、气等这些管线分别由几十个单位建设和管理, 地下管线管理条块分割, 各产权单位盲目施工、乱掘乱挖, 降低了地下管线的使用寿命, 破坏周边环境, 增加了基础设施建设费用, 严重影响了城市交通和市民生活, 损害了城市形象。
二是管理部门权责不清, 档案管理难。一方面, 地下管线的报建及竣工的备案没有完全纳入规划、建设的必备行政管理程序之中, 导致行政主体缺位, 难以协调处理城建档案管理工作中产生的部门分割、各自为政问题。另一方面, 由于地下管线管理没有专门的地方立法规范, 一些地下管线的建设不严格履行规划、建设管理程序, 从源头上就影响了地下管线档案的形成和收集, 导致地下管线信息资源收集渠道不畅, 信息掌握不全。
三是社会档案意识薄弱, 信息共享难。长期以来, 社会对城建档案重视不够, 在与电力、电信、移动、人防等强势部门以及国有大中型厂矿企业交往过程中往往处于劣势。管线工程完成后, 竣工的地下管线资料不能及时按规定向城建档案馆机构报送管线竣工档案。地下管线工程档案的残缺, 大大削弱了城市地下管线工程档案的作用和价值
四是图纸设计标准不一, 管线建设难。市政道路管线综合图一般为粗线条的规划, 只能确定一些大的原则, 包括长度、管径、平面位置等几个大概的参数, 数据精度不高。加上受利益驱动, 管线产权单位各自为政, 管线工程建设难以实现统一协调的计划管理,
四、加强地下管线档案信息管理的建议
一是创新地下管线管理体制, 创建以政府为主导的管理体制。重点解决好管理中的“越位、缺位、错位”问题。建立以政府为主导, 各部门、各行业加强协调、分工合作、资源共享的地下管线管理体制和运行机制, 将地下管线建设及档案管理纳入地下管线工程规划、施工许可和竣工备案等管理程序, 保证各类新建地下管线的档案信息及时移交给城建档案管理机构。这种管理模式彻底改变了管线数据“条块分割、管理分散”的格局, 有利于实现城市综合管线信息的标准化统一管理和信息共享。
二是创新法制宣传教育工作方式, 推进管线立法。由于地下管线涉及面广, 在管理工作中需要各方面相互扶持, 通力协作, 加大法制宣传力度, 搭建多种平台, 全面宣传贯彻《建设工程质量管理条例》、《城市地下工程档案管理办法》等法规, 同时出台《地下管线管理办法》等地方性法规条例, 约束所有管线权属部门, 使城市规划、建设、管理部门在地下管线工程的整个建设过程中实现依法管理、各尽其职, 使各管线权属部门依法建设, 履行其应承担的社会责任与义务, 为地下管线档案资源整合提供良好的法律环境。
三是创新普查工作机制, 抓好管线普查和补测工作。开展地下管线普查, 是实现地下管线信息资源整合的基础, 要采用物理探测、现代测绘和非开挖技术等先进探测手段, 进行地下管线普查。同时, 要排除经济利益和行政管理上存在的障碍, 加大地下管线管理所需专项资金的投入和专业人员的配备, 加强规范管理, 使普查工作与建设工作有章可循。
四是创新管线规划建设, 确保信息管理与建设同步。地下管线建设应统一规划, 统一建设, 通过共同沟与人防建设资源整合或与地下停车场、轨道交通合建, 实现道路地下空间的集约化利用, 保护“城市生命线”, 减少“拉链路”, 提高市政管网的运行质量与管理效率。城市地下管线档案的收集应与地下管线建设同步进行、动态管理、协调发展, 即工程项目开工与建档工作同步, 检查地下管线建设工作与检查地下管线档案工作同步, 形成地下管线档案的单位应做到每个管线工程项目都有完整、准确、系统的文件材料, 并按规定向城建档案馆移交。
五是创新信息动态管理机制, 实现信息共享。城建档案管理机构是集中统一管理城市地下管线档案的基地, 应加强对城市地下管线档案的修改、补充和完善。对不断新建、更新和改造的城市地下管线建设单位, 要求做到不间断地编制、修改和补充竣工图, 并及时补绘到各专业、综合管线图上。城建档案管理机构应根据城市规划、建设、管理等工作的需要, 研究整理汇编有关资料, 利用先进手段, 为城市规划、建设、管理等积极提供服务。
六是创新投融资管理机制, 提供资金保障。要积极导入市场机制, 促进城市基础设施的建设运行向产业经营性方向发展。要建立资金筹措运行和管理机制, 采取多种灵活方式, 如BOT、TOT等模式, 激励和吸纳国内外“民间资本”, 争取国内企业、民间和境外资本开发利用城市地下空间资源, 参与城市地下管线建设, 实现多元化投资和建设。同时, 要建立合理的经营体系, 进一步引入市场竞争机制, 完善特许经营制度, 加大对市场进入与退出、价格与收费、管理网络、市场竞争秩序等的监管力度, 理顺收费价格机制, 形成以市场需求为主, 以行政调控为辅的价格收费体系, 变“以费养人”为“以费养事”, 建立起充满生机活力、具有较强竞争力的管理体制。
五、结语
篇4：HR智慧管理工具：档案管理条例
关键词：智慧档案；档案管理系统；档案知识库
智慧城市的出现给档案管理带来挑战的同时也带来了契机，如果档案利用可以融入移动设备中，突破传统档案服务的时间和地点的限制的话，档案信息资源的利用效率将会大大提高。智慧档案管理系统是建设智慧档案馆的重点。
1 智慧档案管理系统的层次
智慧档案管理系统是智慧档案馆的重要组成部分，根据档案机构的定位不同，管理系统可以分为三个层次：（1）机构档案信息管理。主要是对本单位已经形成或将要形成的生产、活动信息进行的收集、组织、利用和长期保存。（2）机构档案信息传播管理。这是在机构档案信息管理的基础上，增加档案信息的传播功能，关注将信息转化为生产力，及时地捕捉档案信息资源，并及时审核、归档并传播，支持机构或相关部门最大限度地利用档案信息资源。（3）机构档案信息能力管理。机构档案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力竞争分析等，这个层级达到档案为现实生活提供信息决策、指导生产生活的最终目的。同时，可以解决机构需要什么样的信息，机构拥有什么样的信息，机构内外的档案信息存在什么样的关系，需要的信息与存在的信息之间的差距，与其他机构的信息进行对照等。
档案机构信息管理系统应该根据自己机构的实际情况进行功能设计，这样能够保证档案机构一方面保存本机构重要信息的功能，同时还担负起对档案信息资源的传播和利用的深层次能力，更好地开发和利用档案资源。
2 智慧档案管理系统的资源
智慧档案管理系统建设的前提就是档案资源库的建设。数据库所包含的资源是档案机构提供服务和决策的基础，数据库资源的多少以及利用的方便与否，决定了智慧档案馆服务的深度和广度。
2.1 原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，包含人事档案、科技档案，以及会议记录、政策法规等。这些档案是档案馆的主体部分，其数字化策略包括以下两种办法：（1）可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。（2）可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。这两种方式各有优劣，扫描和拍照相对简单，容易操作，但是不利于后期的标引、检索，并且部分特殊档案不能进行拍照和扫描。第二种档案数字化方式对人力的耗费较大，但是后期的加工成本会大大降低，同时可以支持全文检索。
2.2 原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。数字档案移库的方法包括数字迁移和数字仿真两种：（1）数字迁移指的是将系统的软件、硬件迁移到整个新的系统软件中，从而可以保证数字资源在新的系统中能够被识别和利用。（2）数字仿真是指一个计算机或者一个系统对另外一个计算机或者系统进行全部或部分模拟，也就是在新的系统中建设一个兼容原始数据、设备及管理软件的允许环境。这两种方式各有优劣，数字迁移技术是将数据整个升级到新的软件中，但是在转移过程中，容易造成部分数据和格式的丢失，造成信息失真。而数字仿真则不会出现这种情况，但是相当于在整个新的系统中开发出单独的模块来使用这部分数据，这在档案信息利用过程中容易出现多种格式的数据模式。
2.3 新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。
3 智慧档案管理系统功能设计分析
根据档案工作流程，智慧档案管理系统的功能应该包含安全认证、存储、组织、检索和扩展性服务，其中扩展性服务体现出来的是智能化特征，但是安全认证、存储、组织、检索这些环节是智能化服务的基础，同时将一些新兴的技术手段如RFID、语义关联性、知识库等运用到相关环节，最终实现档案管理和使用的智能化。
3.1 安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。原则上档案信息资源是不能修改的，修改权限保留在管理系统的最高权限。
3.2 档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。（1）建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。（2）建立规章制度保证什么文件什么人在什么时间应该提交什么格式的档案，以保证档案信息系统的资源完整性，并建立相应的激励机制、约束制度和传播保护政策，即档案的隐私性。支持机构成员以常见的格式上传档案，并提供常见格式到保存格式的转换，同时还要提供保存格式到传播格式的转换功能。
3.3 档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。系统应按照多种模式进行信息资源的组织，以方便多手段的档案检索。传统的档案组织方式都是按照年代进行的。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。
3.4 档案信息的检索与传播。系统的检索要提供多样检索途径，关键词检索是常用的检索方式，同时辅以分类检索，检索的手段应该包含主题、部门、领域、责任者和年代，关键词检索要提供全文检索。针对选中的单一档案，能够将关联度较高的档案职能推送给用户。
档案信息的保密性和隐私性决定了档案资源传播需要一定的条件。系统应该设置一个保密权限字段，从某个时间点开始可以对机构开放、从某个时间点开始对社会开放的功能，这个时间点的设置在档案入库的时候就根据其保密年限进行设置。
3.5 档案知识推荐。智慧档案系统应该具备个人档案信息定制功能，或者通过用户认证界面以后的个人主页，或者是手机客户端APP软件来实现，以方便用户随时随地查阅是否有新的适合自己的档案资源。推荐方式：（1）档案知识库的统计，可以将热点词条、最新词条对用户进行推荐。热点词条可以通过点击、下载的统计量进行推介，最新词条可以通过发布日期进行推介。（2）知识目录定制功能：档案系统可以按照分类的标准制定知识目录，根据用户自己的选择显示在互联网个人主页或者APP软件中，供用户第一时间选择。（3）解禁档案的推送：解禁档案的推送可以通过解禁专题或知识目录定制功能进行推送。解禁档案一般来说都是有一定机密性的，解禁初期还是有很大的利用价值的，这样可以最大限度地发挥档案的社会价值，尤其是纸质档案，如果不进行推送，可能一直不会被利用。
3.6 用户评介与互操作服务。用户评介与互操作服务是指用户与系统、系统与系统之间的交互功能。一是用户帮助系统：这里面应该包含系统的使用说明、常见问题的解决办法、用户对系统的提问等内容，系统可以将用户的提问并带详细答案自动地收入到帮助系统，作为检索帮助供新用户使用。二是用户个人档案的上传，用户对档案的批注及使用反馈等信息的上传。三是与其他单位档案系统的关联检索，不一定需要提供全文，能提供题目和获取方式即可。这就要求档案系统应该建立开放的接口可以与其他档案系统互联。
参考文献：
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[5]曾娜.网络档案信息资源组织研究[J].档案学通讯，2010（1）：45～49.
篇5：HR智慧解读
请问：在新公司里的工作方式，工作环节，以及同事不熟悉，一时间难以适应。我该怎么办?
HR解答：
由于每个公司的工作方式不尽相同，工作环境的改变，总会使新入职的员工感到不适应。遇到这种情况不要沮丧，努力去寻找解决问题的办法，使自己尽快融入当中才是最重要的。比如，通过HR或部门领导以及其他员工多多了解公司的工作流程，做好自己本职工作，多与其他同事交流都是很好的解决办法。希望你能够尽快平复情绪，顺利工作。
请问：我是职场新人在职场初期要如何正确衡量自己的薪水?
HR解答：
薪水对一个刚毕业的学生来说不应该是最看重的部分，学习与成长空间更加重要。可根据社会上本专业毕业生的实际薪金水平，进行修正，不要过高也不要太低。
刚毕业的学生刚进入公司的薪水不会有太大差别，但一段时间过后就会有高低之分。从企业的角度来说，一个好的企业会制定一个完善的薪金统筹计划，它是对内公平的。每个人在不同时期需要给自己设定一个目标，并了解自己在这个阶段最看重的东西，以及在一段时间内既定的目标是否能够达到。
篇6：HR智慧：如何激励员工？
提高曝光度
“激励”有“激发”和“鼓励”二层含义：“激发”是指充分地调动员工的潜能，做一些原来他不曾做过的或不敢做的事：“鼓励”是指认可他已经完成的工作或取得的成绩。
只有“激发”，会让员工对待工作兴奋，希望承担更多的工作，有更多的想法，也愿意投入时间，但如果没有“鼓励”，他们身上的热情就会很快退却。
只有“鼓励”，员工在工作中会经常得到认可，很愿意在这样的主管手下工作，尽管工作有些时候会单调或没有挑战性。缺少了“激发”，他们身上会缺少创新精神、尝试新想法的动力和学习新知识的愿望。
因此，在激励员工时，这两方面都不能忽视。对此我常常使用“提高曝光度”的方法，很有成效。
我们可以让下属经常在公共场合露面，比如主持会议、发表报告、担当一些公共职务(员工俱乐部主席)、代表自己参加上一级的会议、接待上一级的领导、代表部门参加公司级别或跨部门/地区/国家的项目等。这完全不同于部门内部的交流或仅仅与你个人的交流，需要员工对所讨论内容的掌握上升到一个新的高度，包括“知其然，知其所以然”、“所讨论的内容对其他系统的影响”、“长期的策略”等;同时对员工的个人能力也有极大的挑战，包括“演讲能力”、“解决问题的能力”、“化解冲突能力”等。
员工当然清楚这种曝光对于自己长期发展的好处，也非常明白如果搞砸的后果，外在的压力与内在的动力形成合力，激发员工不断地挑战自己能力的极限，极尽所能使工作达到圆满。
至于鼓励，其实在场的管理人员的一句认可，就可以让员工兴奋不已，比任何表扬都管用。
需要注意的是，让不同的员工兴奋的曝光场合是不一样的，一些刚加入公司的员工，部门内部的曝光就可以“激励”他们很长时间，而对于一些资深员工，可能需要一些层次更高的曝光场合。
你可能会问，“我的下属都成为明星了，还有我的位置吗?”那么你是想当演员、导演、还是制片人?演员的曝光度肯定比导演高，你想永远让镜头对着你，那你就别做导演的梦想。其实，当你计划着让你的下属一个又一个走上舞台，你已经向导演的角色转变，你会在更高的舞台上成为镜头追逐的焦点。
提升工作的层次
不管你用什么方法激励你的员工，但当员工回到自己的办公桌前，开始自己一天的工作时，可能还是会感觉工作是如此的枯燥、单调、无聊，他们无法把现实的工作与你描绘的美好前景联系起来。“提升工作层次”就成为我们要考虑的一个重要方法。
工作层次可以向两个方向提升：一是运营优异。每个人从事的任意一项工作，都应遵循一定的流程，并有相应的工具确保正确率、速度、质量等等。工作是否达到运营优异，可以用一个简单的方法检测――把工作转交给另一个人，可以多快地把工作移交完成，当移交后，工作的质量是否有很大的变化?运营优异，就是追求工作的标准化、统一化和简单化。二是职能优异，即定义了什么是这项职能的“优异”。用简单的话说，通过你的职能优异，他人非常了解什么是“优异”，也清楚自己的差距。这种职能优异，甚至可以跨越公司的界限，成为一种行业的标准。
以人员信息录入工作为例：在运营优异方面，我们可以分解成具体的小流程或操作指南：――录入信息的输入从什么地方来?必须经过什么样的审批流程才能录入?获得输入的频次是什么?
――在得到录入内容后，检查程序是什么?怎样能确保录入信息是正确的?
――向计算机系统录用信息的指南是什么?包括开机、打开系统、选择菜单、录用、确认等等;――如何确保录入没有错误?检查程序是什么?
在职能优异方面，我们把“录入”定义成一种职能，那么“录入职能优异”应该包括但不限于：――“输入信息管理”，有程序保证所获得的输入信息是准确的，这个程序应至少包括信息种类、来源、批准流程等等;――“录入管理”，包括有效的工具确保录入信息的准确性，有监控系统确保出错时能及时发现;―― “录入程序的评估”，有统一的方法对信息录入流程进行衡量，包括质量、数量、速度等，衡量的结果通过一定的程序定期公布及沟通，这些衡量会引导持续地改进;――“录入人员的管理”，需要明确录入人员的岗位要求，有培训系统支持录入员工达到公司的要求。
当然，我们会发现要实现这些优异并不是一件轻松的事情，员工为什么要花时间投入来实现优异呢?解决这一问题是成为管理者的必由之路，职业发展总是从 “管事”开始，然后经过“管人”或“管程序”的过程，逐步达到“管标准”，进而“管文化”。这些技能，你不必等到当总经理的时候来学习，现在就可以开始锻炼，从平凡中找出其中的不平凡之处。
发现员工的动力源
员工的动力来自何方尽管所有的经理都想让员工很有动力地工作，但员工的动力来自于他自己，而不是经理。这些动力包括更好的收入让家庭的生活更美好、更体面的工作让他在朋友或亲友前更有面子、更好的工作环境等等。
如果员工的动力来自于他自己，那么我们经理人的角色是什么呢?
马口渴吗一个销售员面对又一个月销售为零的记录，无可奈何地对经理说，“我可以把马拉到河边，我也可以把马头按到水里，但我无法让它喝水。”
篇7：非HR经理的HR管理技能训练
非HR经理的HR管理技能训练
主办单位: 上海普瑞思管理咨询有限公司 时间地点：2010年10月19-20日 上海
收费标准: 2800元/人（含培训费、资料费、午餐、培训证书等）培训对象 总经理/副总、总监、部门经理、主管等非人力资源部门的管理人员
课程目标
本课程将围绕人员管理的全过程：招人、留人、激励人、培养人来进行研讨,使部门经理更加明白人力资源工作不仅仅是人力资源部的工作。从而使学员深刻的认识到在日常工作中如何有效的与人力资源部门配合，更好的用人力资源的工具和理念来提高自己领导能力的目的。
课程大纲
第一讲：人力资源管理的概念 为什么要关注人力资源管理？ 人力资源对跨国公司的意义 谁在冒着最大的风险？ HR管理活动 人员流动成本 发现并吸引应聘者--渠道 招聘程序 应征者到来之前 面试 面试中常见的错误 面试时间安排 甄选候选人 员工关系操作 员工投诉及建议 劳动法规与劳资关系管理 员工调查 绩效管理的概念 流行的几种绩效管理模式 目标设定 绩效沟通 人员发展的方法 影响及效果 学习的过程 学习类型 基于能力模型的培训(OD)组织发展 组织能力提升与评估 高绩效团队建设 薪酬福利体系 薪酬调查 长期服务奖 人力资源专业人员的道德标准
上海普瑞思管理咨询有限公司
总结
讲师介绍 李老师
管理与人力资源实践型专家，现任某500强全球企业中国区组织发展经理，负责中国区各单位组织发展事务的规划、推广和实施；人才管理、绩效体系的监控与改善；培训体系的规划与运作。
李老师毕业于中国科学技术大学系统科学专业、乌克兰国立顿巴斯工业科学院研究生院、并系统学习过国际人力资源管理专业。具有DISC 国际认证评估师资质；曾先后在日韩、欧美企业担任人力资源主管、人事行政主任、人力资源与行政经理、人力资源经理等职务。
李老师具有丰富的人力资源管理理论和实践经验、熟悉人力资源各个模块的规划和运作、擅于运用系统科学思维推行人力资源项目和事务运作、了解不同类型外资企业的运作模式和管理文化。主讲课程
战略人力资源系统规划、招聘与面试技巧、绩效管理体系建立与改善、培训规划与实施、人才管理、职位分析与岗位设置、领导力建设、薪酬与福利概要。服务企业
篇8：HR这样管理才划算
在经济低迷时期,企业战略的着力点往往放在短期效益上,如缩减开支、市场转移、战略重组等,希望通过短、平、快的改革方式取得立竿见影的效果。因此,那些需要长线投入且见效缓慢的渐进式改革方式通常遭到忽视,HR管理就是其中之一。
其实,在金融危机面前,人是最不确定的因素,但也是最重要的促进危机解决的要素。
调整管理思路
作为一项管理职能,人力资源管理在帮助企业度过金融风暴所带来的冲击时,离不开对企业的金融危机应对战略的理解和心理契约取向的把握。
理解企业应对战略。
面对金融危机,每个企业的选择是不一样的:有的是退缩,有的则是进取。对人力资源经理来说,要充分了解并理解企业在这次金融危机中的应对战略。就目前而言,有的企业采取的应对战略是市场拓展,有的企业采取的应对战略是市场转移,有的企业采取的应对战略则是转型升级……在不同的企业应对战略下,对人力资源队伍的要求也是不一样的。
把握心理契约取向。
市场经济是契约经济,达到契约要求才有忠诚度,一旦解约,就没有忠诚度可言了。如何在长期的过程中双方结合心理契约而共同发展,其实是一个组织的定位问题,直接关系到CEO与员工如何看待本企业的发展。作为人力资源部门,向上与CEO确定人力资源政策时要重视对员工的忠诚度的考查,在招聘新员工与签订劳动合同时要偏重忠诚度比较强的员工,进而沟通好以促进缔结共赢心理契约。但是,更重要的是在日常工作过程中对这种心理契约的维护。在这次金融风暴中,深受其害的企业员工会担心是否裁员或降薪。假如企业能够在情势允许的前提下做到不裁员甚至不降薪,那么将是对员工忠诚企业的心理契约的一个很好维护。
落实管理举措
在经济景气的环境中,企业往往不重视人力资源管理同样也可以取得不错的业绩和良好的利润。但是,此时的企业管理谈不上精细和高效,很多人力资源管理方面的问题其实是被隐藏起来了。实际上,人力资源管理的整体水平往往成为影响企业生死存亡的关键。
在金融风暴的威胁下,仅仅把缩减人力成本作为应对危机的首选举措是不够的。如果在缩减人力成本之外没有其他组合举措,那么当春天到来时也抓不住机会。
强化组织发展。
组织发展是指以变革的方式改进组织行为、提高组织效率的过程。在金融风暴背景下的组织发展,可以通过梳理业务与战略、职位与流程来实现。一是梳理业务与战略。要分析现有现金流的业务、有业绩的业务,从而了解哪些是有价值的,哪些是没有价值的。通过促进公司考虑这个问题,关注重点业务和有发展前景的业务,进而为人力资源管理的下一步行动计划提供指导。比如说裁员,明确裁什么部门的人员,知道业务不好的部门和没有业务前景的部门就可能裁员,而不是统一裁多少人。二是梳理职位与流程。在企业发展的过程中,由于市场的变化、需求的变化,原来的职位设置已经跟不上企业的步伐。这就需要根据企业战略需求重新确立职位性质、内容、标准。另外,很多职位的工作目标都是需要通过流程来实现的,所以要梳理出这些流程,把多余的环节去掉,而把价值体现出来。这样,就从职位梳理做到有效规划职位,把有价值的人员和工作体现出来。
做好绩效管理。
企业在困难时期,与绩效挂钩的薪酬激励应以成本为导向。对绩效的考评有明确合理的标准,并且奖励制度与员工的长期经济利益挂钩,同时奖励要大于处罚,以免引起员工的反感情绪。一方面,慎重把握在企业应对危机整体战略的指导下,了解不同的职位在这过程中的关键绩效指标是什么,关键的价值判断依据是什么,之后如何进行有效的激励,从而使有限的人力成本发挥出最大的效益。另一方面,通过开展有效的人力资源管理活动提升员工的绩效,特别是提升各级管理者的绩效管理能力,帮助他们提高分析问题、解决问题的能力,掌握人力资源管理技巧,提高工作的针对性和方法的有效性。
促进沟通合作。
如果企业对员工和公众封锁消息,那只会加重自己的财务压力和战略恐慌。因此,企业要从高层开始打开沟通渠道。沟通重点体现两个内容:一是公开企业困难现状,比如现金流量短缺、开始裁员、停止涨薪、升级,让员工充分了解和理解企业的困难处境,强调此时此刻需要全体员工团结一心,共度难关;二是明确企业领导层面对企业困境的做法,员工在这种困境中应该如何应对,解决问题需要各个部门的通力合作,这是由于改变企业的发展机制,需要大家共同努力于新的行动路线。
缩减人力成本。
企业通过招聘冻结、裁员、降薪、降低福利、强制无薪休假等措施来降低运营成本来熬过难关,是企业在某一特定时期内应对危机的方法。此外,减少非经常性开支,例如一些非核心的企业文化活动、外派高端管理培训等,同样是惯常采取的措施。必要时,启动组织结构整合计划,合并部门,简化流程并适当放权,也可以起到降低人力成本的效果。
加强人才储备
CEO不可能依靠一个人的力量,在激烈的市场竞争中一往无前。没有人才的企业很难想象其在激烈的市场竞争中能够走远。明智的企业往往会在经济低迷时期网罗人才,并使他们为己所用。
留住核心员工。
企业处于危机的时候,应该明确了解自身面临的经营困境,摆脱这一困境需要什么样的策略,进而明确落实这一策略所需要人力资源队伍应具备的技能。在此基础上,运用企业胜任素质模型和核心价值取向作为量尺,进行人力资源盘点,找出企业所需的核心人才,从而采取措施尽力留住他们。要让顶尖人才参与企业决策,使他们感觉到企业的成功与自己息息相关。
加强人才储备。
作为CEO、人力资源管理者,应该从长远的发展出发,采取一种更为积极的方式来应对现在的寒冬——比如加强人才储备、加强对员工的培训。例如,目前的经济环境不够景气,对于企业来说,招聘人才会比经济环境比较好的时候要容易得多。因此,眼下企业的人力资源经理最应该做的事情,除了裁员、降薪之外,还应该积极网罗平时比较难招聘到的各种高素质人才,加强人才储备,为企业迎接下一轮的快速发展做好准备。同时,建立覆盖广泛的核心人才储备库,做好关键职位的接班人计划,事先预测并做好相应的人事准备,最大限度地降低核心人才离职对企业造成的影响。另外,企业在经济不够景气的时候,还应该强化对现有员工队伍的培训,特别是要保持或加大对核心技能——那些与增加收益或降低损失有关的技能的培训,这样不但可以提升企业的竞争力,也是让企业度过难关的关键。
篇9：HR智慧管理工具：档案管理条例
关键词：集体智慧政府社交媒体社交媒体文件档案化管理
Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.
Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management
“互联网+”时代政府社交媒体发挥的作用日益凸显，特别是随着政务微博、官方微信的应用，政府社交媒体逐渐成为公开政务信息的新渠道。目前，公众的参政意识逐渐增强，政府社交媒体的信息资源总量不断增加，加上政府社交媒体本质上具有档案属性，其管理同样涉及信息的采集、识别、归档等过程。[1]在这样的背景下，如何对政府社交媒体文件进行科学的档案化管理，提高政府社交媒体信息资源的效用，发挥集体智慧的作用尤为重要。
一、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的提出
（一）国内外相关研究
社交媒体信息存档研究源于近年来社交媒体的迅速发展与广泛应用，2010年以来，欧美等一些发达国家的政府部门、档案管理机构纷纷开展了不同层次、不同目的、不同形式的政务社交媒体文件归档实践项目，其中一些已经形成了较为成熟的实施流程和管理规范。如英国国家档案馆负责的英国政府网络存档项目[2]在欧洲网络记忆基金的支持下，开发了能够确保社交媒体文件产生背景、结构与内容原始性的信息采集工具，按照《英国国家档案法》的相关规定，与Twitter、You？ Tube等机构合作，对英国中央政府各部门官方Twitter和YouTube公众号上公开发布的政务信息和政治热点事件等政府社交媒体文件进行档案化管理。目前，该项目归档保存的Twitter文件已达65000多份，You？ Tube文件数量超过7000个，文件类型涵盖文本、图片、音视频等。此外，美国北卡罗来纳州政府社交媒体档案馆项目[3]通过人工选择的方式识别需要归档的州政府部门所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒体账户，参照项目所制定的“页面宏观评估计分表”，对待采集的政府社交媒体文件进行评价和精确计分，根据得分情况来确定采集的页面范围和采集频率。并依托第三方信息服务机构——Archive Social所提供的社交媒体信息捕获和归档服务构建北卡罗来纳州政府社交媒体文件数字档案馆。
与国外相比，我国在社交媒体信息归档保存方面的研究尚处于萌芽阶段。在理论上，如王焕[4]通过系统分析和梳理国外政务社交媒体文件归档工作的流程与管理模式，为我国档案管理机构提供了具有参考价值的政务社交媒体文件归档办法。黄霄羽等[5]探讨了社交媒体文件权属问题，提出社交媒体文件应采用合作共管的归档管理模式。赵跃[6]对政务新媒体文件归档的动因、主体、内容、策略进行了思考，并指出了当前我国政务新媒体文件归档面临的挑战与应对策略。在实践领域，国内相关的实践应用研究尚处于起步阶段，系统应用实践发展尚不成熟。
（二）概念辨析
1.集体智慧。集体智慧即将大量松散的个人、组织或机构集合在一起，通过集体成员间的互动协作所产生的高于个体所拥有的能够进行理性思考、制定决策、执行任务、解决复杂问题的团体性智慧或能力。在信息资源管理与服务领域，集体智慧已广泛应用于社会网络服务、众包服务、信息资源共建共享等多个方面，维基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]
2.政府社交媒体文件。政府社交媒体文件可定义为国家政府机构在履行行政活动或处理事务过程中，使用社交媒体制作或接收的具有保存价值的信息，这些信息符合文件的真实性、可靠性、完整性的基本特点，具有凭证、参考、情报等主要的档案价值属性。[8]目前，政府社交媒体信息的文件属性已经得到很多国家的认可，如加拿大国家档案馆认为政府社交媒体信息是政府文件的重要组成部分，并通过政策法规进行规范，使其与政府电子文件和政府网站信息等数字资源一样成为当前档案部门长期归档保存的重要对象。需要指出的是，与政府办公系统中生成的电子文件和政府网站信息不同，社交媒体文件一般是借助第三方社交媒体平台形成的，政府发布的社交媒体文件保存在社交媒体平台运营商提供的服务器上，这就决定了政府社交媒体文件对第三方平台的依赖性。因此，与电子文件和政府网站信息的归档保存相比，政府社交媒体文件的归档工作流程和管理模式还应充分考虑到第三方因素。
（三）集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合
政府社交媒体文件归档不仅涉及第三方运营机构的问题，还要面临大量社会公众参与的网络社区中信息交互与公众反馈信息的整理，加上这些信息动态增长、分享与转载导致其更新频繁，且重复、无序内容较多，很难准确识别和捕获，致使政府社交媒体文件归档工作面临巨大的挑战。因此，对政府社交媒体文件的归档不能仅靠某个机构，需要多机构的共同参与，而且有必要吸纳公众加入，发挥集体智慧的优势，协同高效开展政府社交媒体文件归档工作。其中，集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合具体表现为：一是采用公众参与的社交媒体信息采集策略，基于公众、团体的智慧来选择有保存价值的信息，最终建立能够反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆；二是建立分布式合作存档机制，政府社交媒体归档应由文件的形成机构、社交媒体平台运营商、记忆机构共同参与，在各司其职和运用自身特有资源下协同解决政府社交媒体文件归档面临的各种难题。
综上，我们应借鉴国外实践经验，发挥多个主体协同管理的优势，同时借助政务社交媒体广泛群众基础，征集、内化网络用户的意见和建议，实现集体智慧视角下政府社交媒体文件档案化管理模式的创新，为国内政府社交媒体文件存档工作面临的挑战提供新的解决思路。
二、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的分析
（一）政府社交媒体文件档案化管理的实施主体
如上所述，政府社交媒体文件的归档涉及新媒体运营商、政府机构和档案部门三个实施主体，三者之间的关系如图1所示。这些机构通过分工协作，共同承担政府社交媒体文件的档案化管理工作，从而通过分担责任、降低风险，使效益最大化。
1.新媒体运营商。政府社交媒体文件属于电子文件的范畴，同样具有完整的产生背景、内容、结构等信息，这些信息同元数据一同捕获，成为识别文件真实性与可靠性的重要标识。[9]元数据管理作为社交媒体文件管理的核心，为了实现政府社交媒体文件完整捕获归档与真实保存利用，需要对文件著录的元数据标准提出特殊要求，由于社交媒体文件存储在新媒体运营商提供的服务器上，因此，需要具备技术优势的新媒体运营商提供相应的技术解决方案，满足政府社交媒体文件归档保存的管理需求。
2.政府机构。政府机构作为社交媒体文件的直接形成机构，拥有对文件的管理与处置权，能够在文件的整个生命周期内对其进行管理与控制。同时由于政府机构更了解文件形成的背景信息与内容结构，因此，在文件的真实性与完整性等价值鉴定与识别上具有不可替代的地位。此外，作为政府社交媒体文件档案化管理的领导和监督主体，负责社交媒体文件管理意见与政策的制定，指导并监督档案部门和其他合作机构对政府社交媒体文件的管理。
3.档案部门。档案部门是政府社交媒体文件档案化管理实施的责任主体，一方面，档案部门作为专门的文化记忆机构，在政府社交媒体文件采集内容涉及范围确定、归档工具与技术选择、保存标准体系和流程规范制定、管理平台构建、归档信息服务利用等方面具有天然的优势，通过形成包括方案、标准、规范、程序、技术等诸多要素在内的管理框架体系，可为政府社交媒体文件归档提供必要的制度环境。另一方面，档案部门借助其完善的专业人员配备和资金支持，参照其在文件归档方面成熟的业务流程，可以实现政府社交媒体文件在捕获、处理、存储、利用等环节的标准化操作。
（二）政府社交媒体文件档案化管理的实施流程
政府社交媒体文件作为一种有特定内容、结构、背景信息的文件，在一定程度上属于电子文件范畴，因此，电子文件归档管理的一些理念和方法可以应用到政府社交媒体文件的档案化管理中。根据文件生命周期理论，同样可以把政府社交媒体文件的生成、发布、捕获、归档视为完整的生命周期，按照相关标准和规范，沿着文件归档管理工作采集、管理、保存的思路对其全程管控，保证政府社交媒体文件从采集到长期保存管理上的连续性和规范性。考虑到开放档案信息系统（OAIS）模型已经成为国际上公认的实现数字资源长期保存与获取的标准，政府社交媒体文件归档的整个流程也可以参考OAIS模型作为其实施档案化管理的逻辑架构，如图2所示。
1.政府社交媒体文件的采集。与常规电子文件不同，政府社交媒体文件依赖于第三方平台具有的深层次的复杂结构，其海量性、复杂性、技术性强等特点导致政府社交媒体文件的采集面临诸多问题，如对动态持续生长信息的实时采集，以及对丰富的社交媒体情境信息的有效获取等。因此，结合政府社交媒体文件的特点，在借鉴电子文件获取相关方法的基础上，还应与社交媒体平台运营商合作，寻求捕获社交媒体文件的有效技术解决方案，包括资源选择标准、网络爬虫工具配置、数据交换格式、元数据编码及转换标准等。以英国国家档案馆对Twitter的捕获为例，该馆在实施信息采集时遵循Twitter提供的REST API标准、数据获取API服务标准等，对收割Twitter信息的网络爬虫工具进行了规范配置，获取以JSON、XML等标准格式数据集形式呈现的包含Twitter信息原始数据及其元数据的档案信息包（AIP）。[10]
2.政府社交媒体文件的管理。利用网络爬虫工具捕获的文件多是杂乱无序的，还应通过编目著录与鉴定整理等管理操作使无序信息有序化。比如，欧盟FP7支持的ARCOMEM项目通过构建通用的元数据模型对采集的文件内容、结构、管理过程、形成背景等信息进行统一的资源描述，并将描述的信息以标准的WARC网页档案文件格式保存，实现对采集的社交媒体文件的编目著录。[11]此外，可以借鉴电子文件鉴定理念，将政府社交媒体文件的鉴定整理划分为文件识断与文件可用性判断两个部分。其中，文件识别用于判断文件档案信息包中的元数据、长期保存方式等要素是否齐全。文件可用性判断即对已捕获文件背景信息、内容、结构等特征的可用性检查，确保文件的真实性、完整性、有效性。
3.政府社交媒体文件的归档保存。社交媒体文件的归档保存主要涉及存档方式与存储架构的选择。目前对社交媒体文件进行存档的方式较多，包括直接存档、网络链接存档、内容寻址存档等。[12]社交媒体文件具有数据量大和存取频繁的特点，解决社交媒体文件在海量存储与高效存取方面存在的冲突，可以借鉴澳大利亚Pando？ ra项目采用的社交媒体文件存档方式，将文件归档分为三个部分，即提供访问的存档、长期保存文件的存档以及持续工作所需的存档，通过多个机构共建共享的方式进行分布式存档，提升社交媒体文件归档效率。在存储架构选择方面，社交媒体文件归档作为一项持续性活动，保存文件数量的动态增长对存储管理提出了挑战，云存储作为动态易扩展、安全可靠、易于管理、成本低廉的数据存储方式可为海量政府社交媒体文件的长期保存提供有效的解决方案。
（三）政府社交媒体文件档案化管理的实施策略
1.采用基于群众智慧的归档信息采集策略。集体智慧视角下的政府社交媒体文件档案化管理所采用的信息采集策略应强调“全民参与、共享记忆”。因此，可借鉴美国国家档案与文件署官方网站开展的“公民档案员”项目，[13]提倡国家档案馆等有影响力的文化记忆机构积极建立公众号，鼓励公众参与政府社交媒体文件的采集工作，按照“明确政府社交媒体信息采集主题→利用社交平台宣传→社交媒体用户自发参与相关主题信息资源的征集与内容评价→负责机构有选择地优先采集重要信息→建立反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆”的流程，利用群众的智慧决定采集哪些有保存价值的政府社交媒体文件，从而将政府网络信息资源采集与保存转变为基于社会意识和社会驱动的存储模式。[14]
2.开发智能化社交媒体信息存档技术。当前国内在社交媒体信息捕获方面，大多采用截图、手动打印等传统方法，而现有的针对浅层网的网页自动采集方法并不能有效解决这类信息的采集问题。因此，由档案部门与社交媒体平台运营商合作研发智能化的方法和工具来实现社交媒体信息的存档，是我国开展政府社交媒体文件档案化管理工作需要突破的重要问题。国外研发的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒体信息存档工具所实现的技术创新与突破可为国内社交媒体信息存档技术的研发提供参考。国内在开发智能化的社交媒体信息存档技术的过程中，可考虑以国外成功的实践案例为“蓝本”，结合实际需求，对现有的网络信息存档技术和方法进行优化，实现面向我国主流社交媒体信息存档的智能化工具，通过技术创新，来减轻政府社交媒体文件存档的工作量，降低信息保存成本，提高信息归档质量。
3.建立分布式合作保存机制。政府社交媒体文件归档是一项持续而复杂的工程，需要发挥集体智慧的作用来共同解决。结合国情，国内可建立由政府机构为主导、档案部门为责任主体、社交媒体运营商参与，吸纳那些对政府社交媒体文件归档保存的重要性有足够认识、有意向参与这项公益事业的公众和社会组织所组成的分布式合作保存机制。其中，政府机构应发挥引导作用，获得政策法规方面的支持，鼓励公众和社会组织参与政府社交媒体文件管理工作，利用群众智慧来提高文件档案管理的质量。具备技术优势的社交媒体平台运营商需要在技术上改革创新提高社交媒体信息采集的效率与质量，为政府社交媒体文件的归档提供重要的技术支撑。档案部门需要制定科学规范的社交媒体文件采集标准、策略、方案等，确保资金与资源的有效利用与优化配置，与政府机构、社交媒体平台运营商、社会组织和公众合作协调规划任务框架，实现政府社交媒体文件归档工作的有序进行。
*本文为吉林大学研究生创新基金资助项目“大数据环境下政府网站原生数字政务信息长期可存取研究”（项目编号：2016048）的研究成果之一。
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