秘书工作的现代化

秘书工作的现代化（共6篇）

篇1：秘书工作的现代化

秘书语言在现代秘书工作中的运用 - 毕业论文

摘   要

随着科学技术发展的不断加快，行政管理事务的不断复杂化和多元化，作为时代不断呼唤而出的秘书学已作为1种新兴的社会语言展现在现代社会和人们的眼前。而作为在秘书工作中起交流、沟通与传达的特殊作用的秘书工具――秘书语言，已直接影响着秘书工作的顺利完成与否。秘书语言对加强行政管理、提高经济效率、增进社会效能起着不可替代的作用。

秘书语言在当代浪潮推动下所呈现出了突出的发展特点，在沟通与交流、信息传递的运用以及在公文语言使用过程中出现了使用误区。要准确把握和使用各种信息传递中的.秘书语言，沟通和交际中的秘书语言，以正确传达领导的意图。同时要正确选择和应用公文撰拟过程中的秘书语言，正确领会和表达领导意图是从事秘书工作的前提条件和目的所在。

关键词：秘书语言；秘书语言方式；信息传递；交流与沟通；公文语言

ABSTRACT

With the development of science and technology,administrative affairs continually complicate and pluralistic.As times continue for the Interior has be come as a new social language displayed before the eyes of modern society and the people. As in the work of the secretary of exchange,communication and convey the special role of the secretary tool ――the secretarial language , it has directly affected the secretary to work smoothly completes or not. The secretarial language strengthens the administration, enhances the economic efficiency, promotes the social potency to play the role which cannot be substituted.

The secretarial language presented the prominent development characteristic under the contemporary tide impetus, in the communication and the transport of message in utilization as well as appeared the use erroneous zone in the archives language use process. Must accurately grasp and use the secretarial language in each kind of transmission, in the communication and the human relations secretarial language, by correct transmission leadership intention.At the same time, it must be correctly choose and writes using the archives draws up in the process the secretarial language, correctly comprehends with the expression leadership intention is engaged in the prerequisite and the goal which the secretary works in.

Key words: The secretarial language; The methods of secretarial language;

transport of message; communication; The official language

篇2：秘书工作的现代化

关键字：古代秘书工作特点、现代秘书工作、继承与发展

1936年三月十二日，河南安阳殷墟127坑中出土了一万七千多片刻有文字的甲骨，同时在甲骨堆的旁边发掘出一具人骨。甲骨是用来记录商王占卜内容的，而数量如此惊人的甲骨同时出现在同一个甲骨坑中，很显然，是由专门的机关、人员收集整理保存的。现在学术界公认为挖掘出的尸骨的职位是“贞人”，即负责保存管理卜辞的人员，那么讲来，“贞人”很有可能就是我们至今为止发现的最早的“秘书”遗骸。

当然，秘书的历史并不是仅仅只有从商朝开始这么短的历史。从理论上讲，早在远古时期部落联盟氏族社会刚形成的时候，出现领导人员的同时，秘书这一职位就已经诞生了，最起码，秘书这一职位的工作方式已经诞生了。也就是“秘书和秘书工作是随着文字产生、阶级与国家的出现而出现的。”[1]传说，黄帝史官仓颉始作书契，由此可以印证秘书的工作有着更为悠久的历史，[1] 梁成林.《秘书工作必须与时俱进》.广西民族大学.2006 可以追溯到史前文明。

中国历朝历代都会专门设立掌握秘书工作的官员，有史可辑的从黄帝时期的的史官仓颉开始，上古三代的太史令、左右史、秩宗，到后来的尚书令、明代的阁老，六科，通政司，六书房，明代后期的司礼监，清代的军机处、以及清代地方的师爷等。脉络清晰，秘书的工作也具体化，立体化，形成了一套严密的体系。

秘书的工作和中华悠久的文明紧紧联系起来，深受中华文化的影响，同时也影响着中华文化。养成了中国秘书工作独有的特点。

一，凛然正气，君举必书。

西周初年开始，秘书官吏在记录君王命令、大臣言行、朝廷

[2]记载，大事时就形成了“书法不隐”的规则。《史记·晋世家》成王桐叶戏封叔虞于唐的故事，“史佚因请择日立叔虞。成王曰‘吾与之戏耳。’史佚曰：‘天子无戏言。言则史书之，礼成之，乐歌之。’于是遂封叔虞于唐。”同样的，《史记·齐太公世家》记载，公元前548年，崔杼弑庄公而立景公，“齐太史书曰‘崔杼弑庄公’。崔杼杀之。其弟复书，崔杼复杀之。少弟复书，崔杼乃舍之。”太史们不畏强暴，执笔直书，前赴后继，视死如归的精神令人敬佩。

当代秘书工作中仍然存在类似的事情，秘书本身所处的位置决定了他需要和领导层面的人们打交道，要处理好“政治上的同志关系，人格上的平等关系，组织上的上下级关系，角色地位上 [2] 司马迁（西汉）.《史记》.新疆人民出版社.2003 的从属关系及工作上的主辅关系”从根本上讲二者的利益是一致的，但是在某些方面会出现不同意见，作为秘书的我们，不应盲目跟从，不讲原则，而是要坚持一定的立场，鲜明地指出领导人的错误决定，坚持正义。

二，博闻强识，业务熟练。

三国时期，袁绍的主簿陈琳代主公袁绍写下了气势恢宏的讨曹氏文，后来袁绍败北之后，曹操问陈琳，为何要写的这么狠，可敌此文百万军。陈琳回答，箭在弦上，不得不发。这个故事也成为了文学史上的笑谈。太史公司马迁“年十岁则诵古文。二十则南游江淮，上会稽，探禹穴，窥九疑，浮于沅湘；北涉汶泗，讲业齐鲁之都，观孔子之遗风，乡射邹峄……”（《史记·太史公自序》）由于中国古代秘书工作往往需要综合帮助领导人作出决策，所以往往都具有很高的素质，博览群书，拥有很高的知识水平。明代就有“非翰林不得入内阁”的成例。

相比之下清代县官的“师爷”往往也拥有比较高的知识水平和综合素质，一般代表着本县或本地区最高的文化水平。正因为如此，才保障了领导机构的高效率的决策。

拥有较高的文化水平和综合素质使得中国古代秘书业务更加熟练，才能保证有更高的效率。当代秘书同样需要这种素质。因为秘书需要帮助领导人面对来自各个方面的问题，博闻强识的学习能力，高效正确的业务技能显得更加重要。在日常工作中，我们只能无止境的学习，充实自己在文、史、哲、理、化、生、工、乃至天文、地理各个方面的理论知识。在信息爆炸的今天，如何更好地学习成为我们面临的重大的问题。

三，严守制度，一丝不苟。

汉光武帝刘秀征河北时，军市令祭遵处死了一个违反军令的士兵，而这士兵是刘秀行营中的亲兵。刘秀大怒，要处死祭遵，主簿陈副劝谏说“贤明的君主都希望军纪严明，祭遵处死了违反的军士正是为了严明军纪的啊，祭遵秉公执法不因犯罪的人是主上的亲兵而徇私，这是对的啊。”刘秀醒悟，立即下令敕免祭遵。《史记·晋世家》记载的成王桐叶封叔虞于唐的故事也可以看出来史佚为代表的中国古代秘书工作人员的一丝不苟的严谨态度。

严格的依照制度办事，不因决策者的一时愤怒或一时高兴而赏罚不公。诸葛亮告诫后主“赀罚臧否，不宜异同”，正是作为决策者的辅助人员应当做的。

四，彬彬有礼，中和自律。

由于儒学是中国传统文化的主流学说，自然而然的儒家的思想深深影响着中国人的思维方式，也就同样的影响着传统中国的秘书工作。其中，儒家的中和、自律、文质彬彬的学说，由于更为符合秘书工作的工作特性尤为影响的明显。

儒家强调“三省吾身”的自省方法，讲求“君子慎独”。而秘书工作虽不直接承担机关、事业单位的职能活动，没有直接的决定权，但是因为其本身所处的位置决定了他能或多或少的影响领导决策，并且掌握大量的政治、经济、人事等方面的机密和信息。这就更加要求秘书工作人员要有一定的自律精神和“慎独”思想。对内，如果没有自律的精神，就会很容易因为一己私利而出卖重要机密；对外，如果没有“慎独”的约束，就很容易产生一种“钦差大臣”的姿态去狐假虎威，颐指气使。[3]

中国古代士大夫有一种天生的气质。“臣心一片磁针石，不指南方誓不休。”大多数士大夫在亡国或者被俘的时候宁死不屈，不会向敌人泄露一丝一毫的国家机密。这就是儒家思想对中国古代秘书工作深刻影响的直接体现。

另外，儒家学说的“仁”、“礼”等思想也对中国古代秘书工作产生了重要的影响。“仁者爱人”强调秘书工作要更多地为他人考虑。“彬彬有礼”强调秘书工作要采用一种礼貌和谐的方式。“中庸之道”强调秘书工作要踏踏实实，以一种合理的方式表达自己的想法，等等。儒家的学说影响着中国古代秘书工作的每一个方面，为我们当代秘书工作留下了宝贵的遗产。

五，直言不讳，宁死不屈。

太史公因为上书劝谏汉武帝关于李陵案的问题，而受到宫刑的耻辱；韩愈因上书劝谏宪宗迎佛骨事而远谪蛮夷之地……我们不是去强调秘书工作必须要忍辱负重，以出卖自己的人格为代价。而是要强调在决策者的决策出现一定的问题的时候，要敢于指出不足，为决策者提供正确的决策参考。

中华文化漫长的历史孕育出繁华灿烂的历史，而秘书工作作 [3] 黄若茜.《试论儒家思想对秘书工作的影响》.温州职业技术学院.2006 为氏族社会早期就产生的社会必须的工作项目，经过漫长的积累有了丰富的内涵和鲜明的特点。除了上述优良的特点之外，不可避免的也有一些负面的特点，当代秘书在继承和发扬优良传统的同时也应摒弃其中的糟粕。比如在漫长的历史发展中形成的相互推诿、搪塞，甚至是潜规则等弊病，我们应坚决抵制、抛弃。

“以史为鉴，可以知得失。”历史给我们留下了宝贵的遗产，我们应当继承。但是秘书工作的和时代密切联系的特点要求秘书工作人员必须清晰的知道当代社会环境，以及当代决策者需要的、迫切需要的帮助和支持。所以，在分析了中国古代秘书工作的特点之后，我们应该分析一下秘书工作深深扎根的这片土壤——当代我们所处的社会环境。

一，当代社会处在科技大发展、信息大爆炸的时期。随着网络技术的应用和推广，越来越多的新兴产业和技术出现在生活中。与秘书行业息息相关的就应当数越来越宽广的工作对象和交际人群。当网络的大门面向全体人群打开，就为所有人提供了一个共同的宽广的平台。而秘书工作的本质——辅助性，要求着从事秘书行业的人们更加要开阔视野，掌握更多的知识。

同时，电子信息工具的广泛使用使得秘书工作的劳动强度大大减小，工作效率和质量大大提高。如何更好地利用这些新兴的方便快捷的工具以使得秘书工作的效率更大的提高是当代秘书工作需要面对的一大挑战。可选择的途径更加的广泛，可参考的文献、信息更加宽阔，如何在大浪中淘出真金，更高效的服务于决策者，这也是当代秘书工作所面临的又一大问题。

二，当代社会处在文化多元化的时期。

自改革开放以来，西方的思维方式、生活习惯等如潮水涌入中国。二十一世纪以来网络媒介的广泛应用，使得我们当下的社会的文化以更为快的方式传播并不断创新。我们这个社会的文化正以一种爆炸的方式不断地进入人们的生活。而秘书工作作为服务于人群以及决策者的特性，要求者从事秘书工作的人员必须具有面对着多元文化的水平和适应这多元文化的能力。如何以一种适当的态度去面对越来越多元的文化和越来越宽广的信奉不同文化的人脉圈，是摆在秘书工作人员面前的有一大难题。

三，当代的社会处在不断的变革之中。

我国正处于社会主义初级阶段，在摸索中前行，所以社会是在不断地调整变革中曲折前进的。社会的不断变革产生了许多新的事物、新的政策。如何在这不断的变革中找寻到坚持的东西，如何在这不断的社会变革之中牢牢地把握时代的脉搏成为当代人，尤其是从事秘书工作行业的人群所应密切关注的。

四，当代中国秘书工作的工作舞台在不断地扩大，并且已经面向世界。

2001年中国加入世贸组织，为中国的经济发展带来了更广阔的平台和机遇，同时也带来了更为严峻的挑战。同样的情形也同时体现在秘书行业。传统中国的秘书工作体制已经不能适应世界化的舞台，也就要求着我们的秘书工作体制需要改革，同时也改变了对秘书工作人员的工作要求。更高的素质、更全面的能力、更高的效率已成为对我国当代秘书的普遍要求。

那么，在这变幻的时代中，秘书工作人员该如何应对这诸多压力呢？应该采取怎样的态度和动作来解决这些问题呢？

一，继承传统，不断创新。

悠久的历史为我们提供了丰富的可利用资源。秘书工作历经几千年留下了许多宝贵的遗产，有很多东西值得我们去借鉴，高效的工作模式、严谨的工作态度、合理的表达方式、不屈的人格魅力等等。但继承传统并不是意味着全盘接受的“拿来主义”，每一种高效的方法必有一定的生存环境，不能机械的生拉硬拽，盲目嫁接，而是应当仔细分析，在恰当的土壤里种下合适的种子。并且“取其精华，去其糟粕。”

同时，秘书工作的环境决定着秘书工作必须要有一定的创新性，不断调整、发展、创新，是秘书工作的根本需求。坚持解放思想实事求是，以新的思维和创造性的工作跟上时代的步伐。秘书工作的创新性不仅表现在工作方法的创新性，还要表现在工作方式的创新性。不断地探索、寻找高效率的工具，推行“无纸化办公”等新形式、新方法是未来秘书办公的趋势。

二，明确性质，坚定原则。

“名不正则言不顺”，作为一个秘书工作人员，必须先明确自己工作的意义何在，性质怎样，工作目标为什么。而当代的秘书工作性质呈现多元化、复杂化，这就使得“正名”显得尤为重要。秘书工作不仅仅包含“秘书”这个简单层面的性质，而是更为广阔。主要包括以下几种性质：

1，传统意义上的秘书工作性质。包括秘书的根本性质——辅助性；秘书与其他辅助型职业的区别性质——中介性、直接性、全面性、服务性、被动性、潜隐性和机密性。这些都是传统意义上来讲的秘书工作的性质，是秘书工作性质的根本。

2，当代社会需要的秘书工作的性质。复合性，即要求从事秘书工作的人员要具有全面复合的工作能力。灵活性，即秘书工作人员的工作范围现在变得越来越宽阔，另外，随着新技术的发展，工作场所也越来越灵活。政治性成为秘书工作的社会属性，这是由我国的社会主义制度和市场经济体制所决定的，是我国秘书工作特有的属性。从属性是秘书工作的本质要求，当代人们权利意识的觉醒开始重新审视秘书工作所处的位置，秘书工作只能是作为从属于决策者的地位，为决策者提供意见和建议，而上下级机关的秘书工作只能是指导关系，而没有从属关系。服务性是秘书工作的基本特征，也就是服务于决策者各个方面有利于正确决策的工作，更加强调秘书工作人员需要更全面的素质。

“正名”之后，便需要明确秘书工作的几点原则，是秘书工作人员必须恪守的职业道德。

1，严守秘密。由于秘书工作人员往往掌握着一个国家、组织、企业的核心的机密，而随着市场竞争的日益激烈，严守秘密这条最基本的职业道德变得更加迫切。这是作为秘书工作人员最起码应当具有的职业道德。

2，自尊自爱。秘书工作人员虽然是作为一个辅助人员存在，服务性、从属性使其根本属性，但这并不代表秘书工作人员本人就没有独立的人格。“君让臣死，臣不得不死”的传统封建秘书工作知道思想并不能作为当代秘书工作的信条。秘书工作人员不能一味的听服于领导者的支配，当自己的人格受到侮辱的时候，要坚决地说“不！。”3，知无不言，言之必尽。作为为决策者提供建议的职位，秘书工作本身性质决定了秘书工作人员必须将自己的想法深思熟虑，使其更加科学有效，并且诚恳地提供给决策者。当决策者的决策出现问题的时候，秘书工作人员也必须及时的指出，并提醒决策者。所谓“知无不言，言之必尽”，就是要求秘书工作人员恪尽职守，忠诚的服务。

三，与时俱进，适应变化。

每个时代对于秘书工作的要求是不一样的，而当代社会要求的秘书的工作必须以构建社会主义和谐社会和环境友好型社会为目标的，要站在时代发展的高度来思考和处理问题。秘书工作涉及到上上下下各个方面的问题，既要为领导献策，又要与相关部门交流沟通，还要为人民办实事。这是秘书工作与时俱进的出发点与基础。

秘书工作与时俱进，必先掌握科学技术。只有熟练掌握新科技工具，并正确的运用，才能不断提高办公效率和办公质质量。所谓“工欲善其事，必先利其器”，新兴的网络科技、电子科技等工具正是当代秘书工作的“利器”。

秘书工作的与时俱进，需要在心态上有一种不断发展的观念。保守的、落后的思想会阻碍与他人的交流，并且有可能为领导者提供一些不切当前实际的建议。坚持用马克思主义思想作为指导思想，不断用发展的眼光看待自己，看待事物，对待工作，是当代每一个秘书工作人员所必须具备的思想和坚定不移的态度。

秘书工作的与时俱进，需要政府加快行政管理体制的改革。而政府改革的主要原因是因为庞大的秘书工作人群。这无疑为即将踏入工作岗位的学生们带来更大的就业压力。不断地充实、提高自己的综合能力，提高适应社会的能力，坚持原则和马克思主义，就是当代社会秘书工作与时俱进的具体体现。

四，博闻强识，厚积薄发。

当代各个行业所需要的是复合型、全能型的秘书人才。秘书知识的广度=基础科学文化知识+本行业管理知识+电脑应用等技能+社会交际技能；秘书知识的深度=秘书专业知识技能+辅助对象相匹配的技能。[4]这两个算术式就代表着当代社会所需求的秘书工作人员所应具备的能力，也就是作为一个秘书工作人员所应努力的目标。并且，当代社会对于秘书工作人员的要求“应是开放型、智慧型、专家型、多元型、科技型、公关型等等”。这就 [4] 梁成林.《秘书工作必须与时俱进》.广西民族大学.2006 要求着秘书工作人员必须全方面的掌握、了解各学科知识。

篇3：对现代秘书参谋工作的再认识

参谋角色是时代的发展和领导工作的实际需要所赋予现代秘书的更高层次上的要求, 因此具有客观现实性。它的可能性表现在:改革开放三十多年来, 我国的秘书职业教育从无到有得到迅猛发展, 秘书经过系统的本专科专业教育, 素养在不断提高, 秘书已成为不可多得的智力资源, 从而为秘书的参谋咨询提供了前提条件;而且, 随着秘书办公自动化程度越来越高, 工作效率大大提高, 秘书可以从繁杂琐碎的事务性工作中得到一定解脱, 使秘书有更多的时间更好地为领导出谋划策、参谋咨询。它的得天独厚的条件表现在:秘书部门是一个组织的信息枢纽, 是沟通上下、联系左右、协调内外的综合部门, 掌握组织的全面信息, 比其它职能部门和一般群众具有信息优势, 再加之秘书在领导近身工作, 最清楚领导工作的动态, 是领导常备的智能资源, 可以为领导提供随机的参谋咨询, 这些都为秘书的参谋咨询提供了得天独厚的条件。

二、现代秘书为领导参谋咨询的主要范畴

(一) 辅佐决策中的参谋咨询。

决策是领导的基本职能, 辅佐决策就是秘书的基本职能。传统的秘书侧重于决策工作中的事务性服务, 而现代秘书则强调智能服务, 做领导的决策参谋。具体包括:决策前, 为领导的决策目标提供决策依据、决策信息供领导参考;决策中, 从拟定备选方案到分析评估到方案优选, 秘书在每一步骤都可以提出自己的参考意见和建议, 供领导拍板定案时参考;决策后, 在提供反馈信息的同时, 还应适时提供推动决策实施、防止和纠正决策失误的意见和建议。对于决策执行过程中出现的新情况、新问题要进行综合分析, 找出原因, 提出解决办法。

(二) 信息工作中的参谋咨询。

传统秘书在信息工作中只侧重于简单的收发传递信息, 现代秘书则强调综合处理信息, 即要有敏锐的信息意识, 要有去伪存真的鉴别能力, 要有沙里淘金的筛选能力, 要有综合提炼的加工能力。只有经过综合处理的信息才更有价值, 才能最大限度地为领导工作提供参谋咨询。

(三) 文书工作中的参谋咨询。

秘书人员在接受撰文意图后, 有时需要通过撰写活动对领导意图进行深化加工, 或作进一步的分析、综合、调整、取舍, 或拾遗补阙, 对领导意图中某些欠周密、欠妥当的地方给予弥补修正。这是秘书文书工作参谋功用的体现。

(四) 查办工作中的参谋咨询。

传统的查办工作仅侧重于了解掌握查办事项的落实情况, 并把情况如实反馈给领导层, 这种信息的获取与传递, 仍然只是简单的传递信息。而现代秘书则要求在传统查办工作基础上, 通过查办, 善于发现工作中、决策中存在的问题, 找出原因, 并且提出修正或改善的办法、措施、途径供领导参考, 以起到参谋作用。

(五) 信访工作中的参谋咨询。

传统秘书的信访工作只侧重于对来信来访的处理和办理工作, 而现代秘书信访工作则要求在传统信访工作基础上, 还应有意识地把群众来信来访中反映、涉及的各种分散、零碎、不系统的问题通过鉴别、分析、研究, 从中找出根源和具有普遍性、苗头性、倾向性的问题, 加以综合整理, 形成有观点、有素材、有措施、有方法的意见、建议, 为领导工作和决策提供参考依据。

(六) 随从工作中的参谋咨询。

传统秘书的随从工作侧重于事务性服务, 如出发前的准备、进行阶段的组织及返程安排等。现代秘书则要求在传统随从工作基础上, 还应跟领导一样是“调查研究者”、“视察者”、“考察者”, 从领导角度出发去观察问题、考虑问题、发现问题, 提出意见或建议解决问题。在这方面, 秘书不再是旁观者。

三、现代秘书要做好领导的参谋须注意的几点

(一) 强化参谋意识。

意识决定行为, 秘书如果没有参谋意识, 自然就不会有参谋行为。

(二) 参谋咨询寓于秘书的各项工作之中。

秘书的参谋咨询并不仅仅局限于上述六个方面, 在事务性等其它各项工作中同样可以参谋咨询。

(三) 只谋不断。

秘书没有“断”的权力, 这是秘书工作的本质属性——辅助性所决定的。秘书不是一个直接的决策者和管理者, 而是一个辅佐决策者和辅助管理者, 参谋咨询最终只能通过提意见、提建议的间接方式体现出来。因此, 秘书不能越俎代庖、喧宾夺主、自作主张。

(四) 主动参谋咨询。

秘书应打破领导让干什么就干什么, 让怎么干就怎么干的被动服务模式, 充分发挥主动性, 体现出责任感, 既使领导没有征询自己的意见、建议, 秘书也应勇于参谋, 主动参谋。

(五) 善于参谋。

不能出歪点子、馊主意, 要参谋得准, 参谋得好, 参谋得具有预见性、针对性、创新性和可行性。

(六) 注意参谋的方式、方法。

要做到事前诸葛亮, 适时、适地、适度地参谋。

(七) 提高自身素质是发挥参谋功能的前提。

参谋咨询必须要有超人的洞察能力、分析能力、综合能力, 预测能力等, 能力低下, 素质不高是不能奢谈参谋咨询的。

摘要：新时期的秘书工作赋予现代秘书“参谋”的角色具有客观现实性 (必要性) 、可能性和得天独厚的条件。随着我国现代社会竞争日趋激烈, 领导决策风险日益增加, 而领导个人的智慧是有限的, 因此, 领导工作不仅需要秘书时间、精力、体力上的辅助, 更需要智力上的辅助, 需要秘书有思想、懂管理、能参谋。

篇4：浅谈现代企业秘书工作

一、以领导活动为中心，做好三个服务

企业秘书工作者统称企业秘书，按业务分工，又有行政秘书、文字秘书之分。秘书工作是掌管文书并协助机关领导或部门负责人处理重点和日常工作的人员，是为满足领导活动的需要而产生和开展的。领导活动为主，秘书工作为辅，就决定了企业秘书工作始终要以领导活动为中心，否则，不是越位就是不到位。秘书工作要始终坚持“三服务”的宗旨，即为领导机关服务，为各部门服务，为基层服务。

秘书工作具有收录整理、录入打印、信息传递、会务服务、事务管理等多种服务手段，要做到上情下达，下情上报，督促检查作用。现代科技的发展要求秘书工作不断开拓创新，为其工作开辟更为广阔的服务领地。因此，企业秘书就应该依据企业各个时期的工作性质和领导的重点活动安排自己的工作和生活，对领导的指示、交办事项做到不打折扣，及时认真的执行照办；对领导安排的工作一旦接受，即应排除一切干扰，全身心的投入，高质量的完成任务，力求达到领导或主管部门和基层的满意。

二、企业秘书必须具备并不断提高“四种素质”

1.过硬的政治素质

秘书工作是一项政治性、政策性都很强的工作。秘书工作的性质、作用决定了秘书人员必须具备较高的政治理论和政策水平，有较高的思想觉悟。在大是大非面前保持清醒的头脑，运用科学、正确的方法处理日常事务，在工作中不犯原则性、政策性的错误。因此，秘书人员必须认真学习马列主义毛泽东思想、邓小平理论和党的“三个代表”的重要思想，学习科学发展观，学习党和国家的路线方针政策，注意观察国际风云，不断注意接受新信息，更新观念，学会用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点去分析问题，透过现象看本质，更好的发挥参谋助手作用。

2.扎实的文字素养

扎实的文字功底是秘书人员的必备素质。有一定文字功底是对秘书人员的基本要求，撰写材料、起草文件和领导讲话报告稿是秘书的基本职责。写作本不是一件易事，写好就更不容易了。一篇脉络清晰，用语准确简练的文稿，让人看后一目了然，印象深刻，但是没有一定的功底不能一蹴而就。公文作为一种特殊的文体，无论从格式还是遣词用语，都有一定的规定，不像写诗歌、散文那样随心所欲自由创作。写作的功夫需要长期的工作实践，深厚的文化积累，系统的写作技能，关键是要做到“三心”：一是留心。要务是勤、钻、精，注意各种结构和格式的范文著作，要细读、细品、细钻、细研，取人之长，为我所用。二是潜心。秘书人员要有长期写材料的准备和习惯，自加写作压力，随时接受写作材料的任务，有备不怠。三是用心。书写材料要专心致志，一丝不苟，精心写作。这样才能练就扎实的文字功底，撰写材料才能得心应手，一挥而就。

3.高超的技术素质

随着现代化办公机具的普及，企业秘书不能满足于传统陈旧的工作方式和习惯，试想一个现代企业秘书不精通电脑，不能熟练复印、传真、接发电子邮件、查阅网上信息，那他是无论如何也干不好本职工作的。现代企业秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术，提高实际应用水平，做一名政治思想好，作风优良，技术过硬高超的新时代企业秘书工作者。

4.高尚的从业道德素质

强化企业员工的道德素质，特别是企业高管身边的秘书工作者的职业道德素质是企业的一个重要职责。培养企业秘书工作者具备高尚的从业道德素质，要使之树立遵纪守法、依法秉公办事的法律意识；树立为领导、为群众、为社会良好的服务意识；树立为自己为企业争得良好形象的社会意识；树立准确定位、不越位、不错位的自我约束意识。这四种意识的树立，直观的反射出企业秘书工作者的综合素质涵养，这也是做一名合格的优秀的企业秘书的必备条件之一。

三、具有精干的办事能力

1.理解领悟和分析驾驭能力

日常工作中秘书一方面要接受领导的指示，另一方面也要同具体的工作对象打交道。要达到预期目标，就必须准确、快速的领会领导交办的意图，同时也要准确无误的听懂，并弄清办事对象的想法。面对千头万绪、繁杂紧迫的情况，需要把事务迅速归纳梳理出头绪，分轻重缓急，驾轻就熟的把事情分别办理的清楚顺当，有条不紊。

2.应变能力和交际能力

企业秘书面临的各种事务常常瞬息万变，不断发展。有些办事的计划、预案和想象往往会出项情况大不相同，甚至把预案方案完全打乱。需要秘书临阵沉着镇定，原则不变，迅速抉择，灵活处置达到预期的目的。同时企业秘书要要处理好上下左右各方面的人际关系，善于交际，使人容易接近，容易被信赖。上传下达、接待来客、洽谈工作，要做到口齿伶俐清晰，达意准确，语言繁简得当、态度诚恳，语气礼貌温和。还要注意说话的艺术、感染力、说服力、风度、礼貌、机警、幽默等。通过说话把事情办得干净利索。

随着经济社会各个方面的改革深化和强化，给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战，新的形势和任务给新时代的企业秘书工作提出了更高的要求，秘书工作者必须具有超前意识，迎难而上，勤奋进取，增强责任感和使命感，树立强烈的敬业精神，从我做起，从小事做起，在工作中不断提高自身素质，完善自我，做一名合格的企业秘书，把企业秘书工作做得更好，更好的为企业的改革发展不断做出贡献。

篇5：秘书工作的现代化

摘要

秘书这一行业已存在并发展了很长时间，随着社会主义市场经济体制在我国的建立，我国的秘书行业与国际接轨，现代秘书的概念开始更多地被提及。本文立足于现代秘书与传统秘书的区别，深入探究了现代秘书行业的特点及未来发展趋势。

关键词：传统秘书，现代秘书，职业特点，发展趋势 引言

最近几年，秘书界提出“现代秘书”的概念，相关论著也层出不穷，究竟现代秘书与传统的秘书有什么不同呢？笔者认为，从专业性与综合性相统一、信息枢纽的传达特点以及工作中的辅助性这三方面，现代秘书的内涵和外延无疑比传统秘书更深入更复杂，更需要综合统筹的智慧和较高的专业水平。鉴于不同时期秘书的工作涉及的领域及应具备的知识能力不同，新形势下的秘书工作十分考验现代秘书的素质与能力，我们有必要对这种现象加以探讨并促使我国秘书行业为之做出改变。以下先分析一下现代秘书工作的职业特点。

一、现代秘书工作的职业特点

1、专业性与综合性相统一

传统秘书的职能范畴除撰写文书类算是比较技术性的工作外，其它的服务大多都是低层次的事务性服务，也就是传统意义上的有关文书的办理、整理、立卷归档，会议的组织、接待工作，办公室值班、信访工作、文件信件的管理、车辆调度，甚至还包括后勤服务等，秘书职业一度曾被社会公众看作是为领导办私事的、跑腿的、打杂的。

我国加入世贸组织后，秘书行业与国际接轨，现代秘书理念呼之欲出。传统秘书的职能范畴已不再适应时代的发展和满足领导工作的实际需求，社会更需要有一定经营管理知识储备的秘书。因此,为顺应时代发展的潮流，满足领导工作的实际需要，秘书的职能范畴必须做出相应的调整。

现代秘书理论告诉我们，现代秘书的职能范畴是在传统的事务性服务的基础之上，进一步加强秘书的智能服务职能1。进而，本文认为,智能服务是用以区别现代秘书与传统秘书的根本之处，是现代秘书职能范畴中最高级的职能。在这项职能中，秘书需要采用调查研究的方法,以信息工作为基础，参谋咨询上级领导及管理原则、会议决策等，统筹各方，运用自己的专业知识，帮助领导更好地解决问题。总而言之，智能服务是以辅助管理、辅佐决策为根本内容的。

有学者把秘书分为若干型，如秀才型、办事型、技术型、综合型等，笔者认为，现代秘书则应该是智囊型的，也必须是智囊型2。理由如下：

1、随着办公自动化的普及，现在许多日常工作和事务已经可以用电脑来完成，秘书不再需要进行手工式的劳动，而应该从事更复杂的智力活动如帮助领导提建议等。

2、秘书撰拟的信件或文件大部分都是属于指示性或指导性的，这些文件的主要内容来自于领导层的决策和指挥。秘书要想写好这些文件，领导层的决策活动就必须要参加，这样才能真正领会决策的内涵，也就是客观上要求秘书成为“智囊型”人才。

3、决策是领导层的高级活动，公司事业的进展很大程度上取决于领导的决策。在这些重大问题上，秘书有必要也有责任帮助领导层出谋划策，设计方案并优化方案，如此才能够体现出秘书才能和作用。虽然并不是所有的秘书都必须是智囊型的，但是，作为现代秘书主体和骨干的如秘书长、办公厅(室)负责人、掌握信息和起草文件的秘书等，一定要是智囊型的。综上所述，现代秘书这一概念中，专业性与综合性相统一无疑是最重要也是最主要的因素。

2、信息枢纽的传达特点

信息时代的到来使企业之间交流更方便，相应地，秘书工作的科技含量也就越来越高。21世纪的秘书行业，将是一个知识、信息高度密集的行业。秘书所从事的工作已不仅仅限于办文、办事、办会这样的一般事务性工作，而更多的是以信息为载体，将采集到的各种信息进行分析、处理、加工，然后提出预案，把做好信息工作作为参谋协调、催办督办的前提和手段，主动为领导决策降低风险度。从某种意义上说，准确有效的信息是帮助领导制定科学决策必不可少的工具，因此秘书提供的信息是否使用直接关系到领导决策的是否高明。由此可见，现代秘书必须具有很强的信息收集利用意识和信息服务能力。也就是说现代秘书的第二个特点便是信息枢纽的传达特点。作为信息枢纽，秘书利用信息来服务的能力

3主要包括五个方面的内容：

1、获取信息的能力。内部信息网络是秘书部门获取信息最主要的途径，另外，秘书还应建立并掌握其他常规的信息渠道，善于开发新的信息资源，以便准确、及时、系统全面地获取所需信息。

2、筛选信息的能力。作为秘书，对信息进行分类筛选并整理是一项必备的专业技能，这要求秘书能准确无误地识别、理解所采集到的信息的表层及深层含义，正确判断信息的价值与意义，全面衡量所获信息对领导决策产生的影响并把握好提供信息的顺序与程度。

3、预测信息的能力。这是一项较高层次的信息服务能力，它要求秘书人员在现有信息的基础上，运用所学知识及经验理性地判断形势发展，以提出更合理的决策建议。这项能力对秘书辅助领导科学决策具有重要意义。

4、处理信息的能力。也就是指秘书对信息的调阅、储存、吸收、加工、传输和开发等能力，具体来说就是能对信息进行排序、归类整理和综合分析。

5、运用信息的能力。秘书获取、筛选和处理信息的最终目的都是为了运用信息，有效运用信息的能力是秘书的服务能力的综合体现，秘书在获取和处理信息之后，运用自己所积累的知识，加入一些自己的见解，并通过合理适当的渠道将这些信息传递给他人，与他人进行共享、交流和研讨。如果一个秘书对信息的运用能力很强，他为领导决策提供信息时便可以保证信息的及时性、准确性、有效性、完整性和针对性，为领导科学决策添加保障。

3、工作中的辅助性

在传统的秘书职业中，秘书只是被动地帮助领导处理一些一般性事务，但现代秘书的概念中要求秘书工作从被动辅佐职能向主动配合职能转化。辅助性是与主导性相对的。我们可以从管理系统来讨论，无论何时，领导是始终处于主导地位的，属于管理决策的中心；秘书部门则属于从属者，其各项活动都是为了给领导中枢和领导层的工作创造各种方便条件，都是为了保证领导层能够顺利地开展工作。也就是说，秘书和秘书部门不能脱离领导而单独存在，其具有明显的辅助性功能4。秘书工作中的辅助性突出表现在：首先，领导工作就是秘书工作的导向，领导工作涉及到哪个领域，秘书工作就要延伸到哪个领域；第二，领导层的各种会议都需要有秘书参加，在问题的研究过程中秘书也占据着不可或缺的地位，他们可以提出解决问题的意见和建议，但他们只有发言权，没有表决权，更没有决定权；第三，秘书必须按领导的决策和指示精神来处理事务，绝不能超越自己的职权范围，更不能背离领导的意图和指示精神自作主张。秘书工作的辅助性，可以说是秘书工作最根本的职业本质之一。在管理活动中，我们可以把领导管理工作视为主导系统，把秘书工作视为辅助系统，我们都知道，主导系统运行的状况，在很大程度上是由辅助系统的运行效率来决定的。所以秘书工作的重要性不言而喻。秘书的主动配合职能体现着秘书的工作能力，更体现着秘书从业者的综合素质。

现代秘书可以为领导提供如下范畴内的主动性服务5：

1、主动辅助决策。秘书可以主动提供决策参考范围,主动进行广泛的调查研究,收集决策目标所处环境的各种信息资料,比如法律政策信息、行业信息、竞争对手信息以及理论依据和经验依据等；主动并适时、适地发表自己的独立见解,提出意见、建议供领导参考,充分体现秘书的参谋作用。

2、主动提供相关信息。在日常工作中,发挥主观能动性,通过不同媒介、载体、途径,主动收集与活动有关的各种有价值的信息,并时刻准备好为领导提供信息。在文书工作中,应主动催阅、催退,并主动将办文结果向主管领导和来文机关汇报。在查办工作中,对一些无人过问或办理不力的问题，可以根据自己看到、听到、查到的资料整理后主动向领导提出,经领导批示后进行查办工作。在查办过程中发现的问题、不完善之处应主动进行智能加工,找出原因,提出意见、建议,提供解决方法、措施,以供领导参考选择。主动辅助是现代秘书职能的一大体现。可以这样说,秘书被动性的工作做好了,只能是一个称职的秘书；如果能主动地提供服务,那他就是一个优秀的秘书。

6现在中央领导明确要求政务秘书领域的秘书要当好参谋和助手。他们不仅强调了秘书的助手作用，更强调了秘书的参谋作用，并把“参谋”的位置放到“助手”之前，这是新时期领导同志对秘书职业提出的新要求。在企业秘书这一领域中，领导者更需要秘书作为参谋来提建议，因为企业管理者很难有很多渠道来获得真诚的参谋意见，那么为了在激烈的市场竞争中获胜，企业管理者就更需要水平高、能力强的秘书部门来做好参谋的工作，提出切实可行的意见和建议，推动企业发展，增强本企业的竞争力。

二、现代秘书工作的发展趋势

1、工作职能范围的扩大与细化

随着社会的发展，秘书人员的从业要求变得越来越高，其工作职能范围也不断地扩大。现代秘书工作的主要职能大致有四点：工作的助手、决策的参谋、信息的耳目、材料的加工厂7。也就是说秘书工作将由传统的办文、办会、办事更多的转型为智能服务。另外，秘书还可以提醒领导不断学习知识经济时代的新知识，比如有关新时代经济发展形势分析的言论、观点、政策，力求让领导熟悉并运用相关规则来指导实际工作，做出科学决策。现代秘书的职能不仅是帮助领导解决一般性事务，更应该是帮助领导合理有效的解决问题。

现在社会上，一些个人、单位也开始聘请秘书从事专门的翻译工作、文案工作或者与其行业相关的技术协助工作及私务性的服务工作如私人助理等，特别是随着办公自动化水平的提高 ,秘书逐渐地由“助手”、“参谋”向“发言人”的方向发展。例如许多企业在招聘秘书时明文规定要求有“独立处理事务的能力”甚至有规定“秘书负责员工的招聘和辞退”，足以看出现代秘书工作职能范围的扩大与细化。

2、工作职能的强化

我国传统秘书以调研信息、上传下达、督促检查、综合协调为基本职能，然而，在科学技术飞速发展的信息时代，许多新兴产业和行业门类如雨后春笋般兴起并蓬勃发展。行政手段为主体的管理模式不再适应当今社会，经济手段、法律手段、控制论、信息论等被广泛地引入各种行业组织的管理系统。管理手段和领导方式的变革已刻不容缓，相应地，秘书工作也要全面反映时代的变化，并在理论与实践上适应这种变化，与领导层保持高度协调一致。秘书工作职能的强化是秘书职业的一大发展趋势。这集中表现在：一方面 ,一些党政机关或企事业单位纷纷设置具有参谋职能的秘书部门，如政府各级办公厅的研究室或调研室，专门负责研究相关政策法规并提出可行性工作分析。提供政策法规解读、设计方案、统筹个活动单位、策划并执行公关活动、预测未来走向等，都是现代秘书职能中智能化服务的重要体现，也是现代秘书职能中的突出特色。

秘书职能的强化不只是指秘书工作深度的拓展，更是对秘书能力提出了较高的要求。现代秘书职能要求秘书要具有敏锐的观察能力，良好的记忆能力，科学的创新能力，较强的组织能力，广泛的社交能力和很强的操作能力8，另外，良好的职业道德素养，较高的法律素质也是必不可少的。

3、秘书工作中性别比例平均化

我国加入世贸组织以后，“公关型”秘书人才供不应求，因为女性秘书在沟通协调、公关等方面比男性秘书有优势，从而形成秘书职业女性化潮流。笔者认为，秘书部门应拥有男女比例均衡适当的秘书人员。科学表明，男性逻辑思维能力较强，适合于从事活动范围大、富有创造性的工作，如方案设计、联系工作等；而女性秘书大都耐心、细致、责任心强，交际能力、语言能力优于男性，较适合于从事接待、公关协调、会议组织、文书档案管理工作等。因此，秘书工作中性别比例平均化是今后的发展方向。

三、现代秘书职业存在的问题及解决方法

我国发展中的现代秘书职业仍存在一些不足，如秘书工作职责界限不清、对秘书专业技能和工作水平没有明确的要求、秘书来源不规范等。要想实现秘书行业的长远发展，我们就要努力解决类似问题，主要从以下几个方面入手。

1、规范秘书的职业地位, 提高社会对秘书工作的认识。

2、确定统一的秘书资格及水平划分标准。

3、建立与社会实际需要相适应的秘书职业教育体系。结语

综上所述, 随着社会经济发展, 我国的秘书行业正逐步完成职业化转型。秘书的职业范围更加广泛细致，职业技能水平要求更高，同时秘书行业的发展带动着各行各业的发展。我们期望着秘书工作的领导者及同行们携起手来, 共同努力, 推动秘书工作早日步入职业化轨道。参考文献

1.杜立新.对现代秘书与传统秘书的比较分析 2.董汉庭.现代秘书的特点及作用

篇6：现代企业秘书素质的思考

随着现代企业制度的逐步建立，对企业秘书素质的要求越来越高。这个观点的提出，主要来源于社会的变革。人类正从物质经济社会向知识经济社会发展。产业结构的变化，带来职业结构的变化，也必将冲击服务、辅政层次的秘书岗位，要求这一岗位必须具有更高素质的人员来充实加强。可以说，按现代企业制度运行的企业，需要秘书的面扩大了，素质要求也更高了。研究现代企业的秘书素质可以从现代企业的需要来思考。当前，现代企业迫切需要的秘书人才，应该是创造型、符合型与协作型的。所谓创造型秘书人才，主要是指创造力很高的人才。他们具有强烈的立体型思维和创新精神，在工作岗位上，必须常有新发明、新发现、新开拓，能够对不同层次、不同行业、不同领域的服务对象，不断提供新创意、新设想；能够在企业的管理、制度、技术、知识创新等系统有新作为。知识经济社会，人才竞争激烈，创造型人才不仅能够参与竞争，且能够积极协助所服务的对象超越竞争。所谓超越竞争，是能够发现更有战略价值的新领域、新课题、新技术、新产品，不断形成最具创意与活力的“人无我有”的优势。这种人是企业的灵魂，也是民族的灵魂。其不竭的动力和价值是无法估量的，因此是最收企业和服务对象欢迎的。所谓复合型秘书人才，主要是指“多功能人才”、或“Ｔ型人才”。他们的特点是多才多艺，能够在企业或社会的很多领域大显身手。早在１９８５年，日本国就提出了“四合一”人才计划。“四合一”是指集科技、文学、经贸、外语于一身的人才。据有关部门统计，在当前上海人才市场上，复合型人才最吃香。其素质要求是：大学本科以上文化，3-5年工作经验，既懂专业又懂外语。所谓协作型秘书人才，主要是具有协作精神，人际关系好的人才。在知识经济的条件下，人与人之间的协作由于个人独立性的加强而显得更为重要。有的人能力很强，但是脾气古怪，难以与人共事。有的人才华横溢，但私心过重，只顾自己，不顾他人。现代企业生存发展于知识经济社会环境。这种时代特征最明显的是合作取胜、协作竞争，即是“双赢”时代，是共同发展的时代。如若不明白这层道理，只顾一己私利，那将是难以融入集体的孤雁，是只能成小才而不能成大器的人。道理很简单，干事业需要一批人而不是几个人。有才华的人，不能恃才傲物，不能离群而独鸣。作为现代企业的秘书必须有团结公关和协作成事的能力。来源：温州秘书网