秘书工作的发展趋势

2024-06-08

秘书工作的发展趋势（精选6篇）

篇1：秘书工作的发展趋势

浅谈现代秘书工作的职业特点及发展趋势

摘要

秘书这一行业已存在并发展了很长时间，随着社会主义市场经济体制在我国的建立，我国的秘书行业与国际接轨，现代秘书的概念开始更多地被提及。本文立足于现代秘书与传统秘书的区别，深入探究了现代秘书行业的特点及未来发展趋势。

关键词：传统秘书，现代秘书，职业特点，发展趋势引言

最近几年，秘书界提出“现代秘书”的概念，相关论著也层出不穷，究竟现代秘书与传统的秘书有什么不同呢？笔者认为，从专业性与综合性相统一、信息枢纽的传达特点以及工作中的辅助性这三方面，现代秘书的内涵和外延无疑比传统秘书更深入更复杂，更需要综合统筹的智慧和较高的专业水平。鉴于不同时期秘书的工作涉及的领域及应具备的知识能力不同，新形势下的秘书工作十分考验现代秘书的素质与能力，我们有必要对这种现象加以探讨并促使我国秘书行业为之做出改变。以下先分析一下现代秘书工作的职业特点。

一、现代秘书工作的职业特点

1、专业性与综合性相统一

传统秘书的职能范畴除撰写文书类算是比较技术性的工作外，其它的服务大多都是低层次的事务性服务，也就是传统意义上的有关文书的办理、整理、立卷归档，会议的组织、接待工作，办公室值班、信访工作、文件信件的管理、车辆调度，甚至还包括后勤服务等，秘书职业一度曾被社会公众看作是为领导办私事的、跑腿的、打杂的。

我国加入世贸组织后，秘书行业与国际接轨，现代秘书理念呼之欲出。传统秘书的职能范畴已不再适应时代的发展和满足领导工作的实际需求，社会更需要有一定经营管理知识储备的秘书。因此,为顺应时代发展的潮流，满足领导工作的实际需要，秘书的职能范畴必须做出相应的调整。

现代秘书理论告诉我们，现代秘书的职能范畴是在传统的事务性服务的基础之上，进一步加强秘书的智能服务职能1。进而，本文认为,智能服务是用以区别现代秘书与传统秘书的根本之处，是现代秘书职能范畴中最高级的职能。在这项职能中，秘书需要采用调查研究的方法,以信息工作为基础，参谋咨询上级领导及管理原则、会议决策等，统筹各方，运用自己的专业知识，帮助领导更好地解决问题。总而言之，智能服务是以辅助管理、辅佐决策为根本内容的。

有学者把秘书分为若干型，如秀才型、办事型、技术型、综合型等，笔者认为，现代秘书则应该是智囊型的，也必须是智囊型2。理由如下：

1、随着办公自动化的普及，现在许多日常工作和事务已经可以用电脑来完成，秘书不再需要进行手工式的劳动，而应该从事更复杂的智力活动如帮助领导提建议等。

2、秘书撰拟的信件或文件大部分都是属于指示性或指导性的，这些文件的主要内容来自于领导层的决策和指挥。秘书要想写好这些文件，领导层的决策活动就必须要参加，这样才能真正领会决策的内涵，也就是客观上要求秘书成为“智囊型”人才。

3、决策是领导层的高级活动，公司事业的进展很大程度上取决于领导的决策。在这些重大问题上，秘书有必要也有责任帮助领导层出谋划策，设计方案并优化方案，如此才能够体现出秘书才能和作用。虽然并不是所有的秘书都必须是智囊型的，但是，作为现代秘书主体和骨干的如秘书长、办公厅(室)负责人、掌握信息和起草文件的秘书等，一定要是智囊型的。综上所述，现代秘书这一概念中，专业性与综合性相统一无疑是最重要也是最主要的因素。

2、信息枢纽的传达特点

信息时代的到来使企业之间交流更方便，相应地，秘书工作的科技含量也就越来越高。21世纪的秘书行业，将是一个知识、信息高度密集的行业。秘书所从事的工作已不仅仅限于办文、办事、办会这样的一般事务性工作，而更多的是以信息为载体，将采集到的各种信息进行分析、处理、加工，然后提出预案，把做好信息工作作为参谋协调、催办督办的前提和手段，主动为领导决策降低风险度。从某种意义上说，准确有效的信息是帮助领导制定科学决策必不可少的工具，因此秘书提供的信息是否使用直接关系到领导决策的是否高明。由此可见，现代秘书必须具有很强的信息收集利用意识和信息服务能力。也就是说现代秘书的第二个特点便是信息枢纽的传达特点。作为信息枢纽，秘书利用信息来服务的能力

3主要包括五个方面的内容：

1、获取信息的能力。内部信息网络是秘书部门获取信息最主要的途径，另外，秘书还应建立并掌握其他常规的信息渠道，善于开发新的信息资源，以便准确、及时、系统全面地获取所需信息。

2、筛选信息的能力。作为秘书，对信息进行分类筛选并整理是一项必备的专业技能，这要求秘书能准确无误地识别、理解所采集到的信息的表层及深层含义，正确判断信息的价值与意义，全面衡量所获信息对领导决策产生的影响并把握好提供信息的顺序与程度。

3、预测信息的能力。这是一项较高层次的信息服务能力，它要求秘书人员在现有信息的基础上，运用所学知识及经验理性地判断形势发展，以提出更合理的决策建议。这项能力对秘书辅助领导科学决策具有重要意义。

4、处理信息的能力。也就是指秘书对信息的调阅、储存、吸收、加工、传输和开发等能力，具体来说就是能对信息进行排序、归类整理和综合分析。

5、运用信息的能力。秘书获取、筛选和处理信息的最终目的都是为了运用信息，有效运用信息的能力是秘书的服务能力的综合体现，秘书在获取和处理信息之后，运用自己所积累的知识，加入一些自己的见解，并通过合理适当的渠道将这些信息传递给他人，与他人进行共享、交流和研讨。如果一个秘书对信息的运用能力很强，他为领导决策提供信息时便可以保证信息的及时性、准确性、有效性、完整性和针对性，为领导科学决策添加保障。

3、工作中的辅助性

在传统的秘书职业中，秘书只是被动地帮助领导处理一些一般性事务，但现代秘书的概念中要求秘书工作从被动辅佐职能向主动配合职能转化。辅助性是与主导性相对的。我们可以从管理系统来讨论，无论何时，领导是始终处于主导地位的，属于管理决策的中心；秘书部门则属于从属者，其各项活动都是为了给领导中枢和领导层的工作创造各种方便条件，都是为了保证领导层能够顺利地开展工作。也就是说，秘书和秘书部门不能脱离领导而单独存在，其具有明显的辅助性功能4。秘书工作中的辅助性突出表现在：首先，领导工作就是秘书工作的导向，领导工作涉及到哪个领域，秘书工作就要延伸到哪个领域；第二，领导层的各种会议都需要有秘书参加，在问题的研究过程中秘书也占据着不可或缺的地位，他们可以提出解决问题的意见和建议，但他们只有发言权，没有表决权，更没有决定权；第三，秘书必须按领导的决策和指示精神来处理事务，绝不能超越自己的职权范围，更不能背离领导的意图和指示精神自作主张。秘书工作的辅助性，可以说是秘书工作最根本的职业本质之一。在管理活动中，我们可以把领导管理工作视为主导系统，把秘书工作视为辅助系统，我们都知道，主导系统运行的状况，在很大程度上是由辅助系统的运行效率来决定的。所以秘书工作的重要性不言而喻。秘书的主动配合职能体现着秘书的工作能力，更体现着秘书从业者的综合素质。

现代秘书可以为领导提供如下范畴内的主动性服务5：

1、主动辅助决策。秘书可以主动提供决策参考范围,主动进行广泛的调查研究,收集决策目标所处环境的各种信息资料,比如法律政策信息、行业信息、竞争对手信息以及理论依据和经验依据等；主动并适时、适地发表自己的独立见解,提出意见、建议供领导参考,充分体现秘书的参谋作用。

2、主动提供相关信息。在日常工作中,发挥主观能动性,通过不同媒介、载体、途径,主动收集与活动有关的各种有价值的信息,并时刻准备好为领导提供信息。在文书工作中,应主动催阅、催退,并主动将办文结果向主管领导和来文机关汇报。在查办工作中,对一些无人过问或办理不力的问题，可以根据自己看到、听到、查到的资料整理后主动向领导提出,经领导批示后进行查办工作。在查办过程中发现的问题、不完善之处应主动进行智能加工,找出原因,提出意见、建议,提供解决方法、措施,以供领导参考选择。主动辅助是现代秘书职能的一大体现。可以这样说,秘书被动性的工作做好了,只能是一个称职的秘书；如果能主动地提供服务,那他就是一个优秀的秘书。

6现在中央领导明确要求政务秘书领域的秘书要当好参谋和助手。他们不仅强调了秘书的助手作用，更强调了秘书的参谋作用，并把“参谋”的位置放到“助手”之前，这是新时期领导同志对秘书职业提出的新要求。在企业秘书这一领域中，领导者更需要秘书作为参谋来提建议，因为企业管理者很难有很多渠道来获得真诚的参谋意见，那么为了在激烈的市场竞争中获胜，企业管理者就更需要水平高、能力强的秘书部门来做好参谋的工作，提出切实可行的意见和建议，推动企业发展，增强本企业的竞争力。

二、现代秘书工作的发展趋势

1、工作职能范围的扩大与细化

随着社会的发展，秘书人员的从业要求变得越来越高，其工作职能范围也不断地扩大。现代秘书工作的主要职能大致有四点：工作的助手、决策的参谋、信息的耳目、材料的加工厂7。也就是说秘书工作将由传统的办文、办会、办事更多的转型为智能服务。另外，秘书还可以提醒领导不断学习知识经济时代的新知识，比如有关新时代经济发展形势分析的言论、观点、政策，力求让领导熟悉并运用相关规则来指导实际工作，做出科学决策。现代秘书的职能不仅是帮助领导解决一般性事务，更应该是帮助领导合理有效的解决问题。

现在社会上，一些个人、单位也开始聘请秘书从事专门的翻译工作、文案工作或者与其行业相关的技术协助工作及私务性的服务工作如私人助理等，特别是随着办公自动化水平的提高 ,秘书逐渐地由“助手”、“参谋”向“发言人”的方向发展。例如许多企业在招聘秘书时明文规定要求有“独立处理事务的能力”甚至有规定“秘书负责员工的招聘和辞退”，足以看出现代秘书工作职能范围的扩大与细化。

2、工作职能的强化

我国传统秘书以调研信息、上传下达、督促检查、综合协调为基本职能，然而，在科学技术飞速发展的信息时代，许多新兴产业和行业门类如雨后春笋般兴起并蓬勃发展。行政手段为主体的管理模式不再适应当今社会，经济手段、法律手段、控制论、信息论等被广泛地引入各种行业组织的管理系统。管理手段和领导方式的变革已刻不容缓，相应地，秘书工作也要全面反映时代的变化，并在理论与实践上适应这种变化，与领导层保持高度协调一致。秘书工作职能的强化是秘书职业的一大发展趋势。这集中表现在：一方面 ,一些党政机关或企事业单位纷纷设置具有参谋职能的秘书部门，如政府各级办公厅的研究室或调研室，专门负责研究相关政策法规并提出可行性工作分析。提供政策法规解读、设计方案、统筹个活动单位、策划并执行公关活动、预测未来走向等，都是现代秘书职能中智能化服务的重要体现，也是现代秘书职能中的突出特色。

秘书职能的强化不只是指秘书工作深度的拓展，更是对秘书能力提出了较高的要求。现代秘书职能要求秘书要具有敏锐的观察能力，良好的记忆能力，科学的创新能力，较强的组织能力，广泛的社交能力和很强的操作能力8，另外，良好的职业道德素养，较高的法律素质也是必不可少的。

3、秘书工作中性别比例平均化

我国加入世贸组织以后，“公关型”秘书人才供不应求，因为女性秘书在沟通协调、公关等方面比男性秘书有优势，从而形成秘书职业女性化潮流。笔者认为，秘书部门应拥有男女比例均衡适当的秘书人员。科学表明，男性逻辑思维能力较强，适合于从事活动范围大、富有创造性的工作，如方案设计、联系工作等；而女性秘书大都耐心、细致、责任心强，交际能力、语言能力优于男性，较适合于从事接待、公关协调、会议组织、文书档案管理工作等。因此，秘书工作中性别比例平均化是今后的发展方向。

三、现代秘书职业存在的问题及解决方法

我国发展中的现代秘书职业仍存在一些不足，如秘书工作职责界限不清、对秘书专业技能和工作水平没有明确的要求、秘书来源不规范等。要想实现秘书行业的长远发展，我们就要努力解决类似问题，主要从以下几个方面入手。

1、规范秘书的职业地位, 提高社会对秘书工作的认识。

2、确定统一的秘书资格及水平划分标准。

3、建立与社会实际需要相适应的秘书职业教育体系。结语

综上所述, 随着社会经济发展, 我国的秘书行业正逐步完成职业化转型。秘书的职业范围更加广泛细致，职业技能水平要求更高，同时秘书行业的发展带动着各行各业的发展。我们期望着秘书工作的领导者及同行们携起手来, 共同努力, 推动秘书工作早日步入职业化轨道。参考文献

1.杜立新.对现代秘书与传统秘书的比较分析 2.董汉庭.现代秘书的特点及作用

3.李玉芬.现代秘书工作的职业特点与发展趋势 4.李玉芬.现代秘书工作的职业特点与发展趋势 5.杜立新.对现代秘书与传统秘书的比较分析 6.周争艳,王静.秘书职业的特征及发展趋势 7.周争艳,王静.秘书职业的特征及发展趋势 8.姜玲.现代秘书与传统秘书的比较分析

篇2：秘书工作的发展趋势

秘书工作是个古老的职业、秘书的出现，必须具备两个条件，一是管理组织的出现。原始社会，生产力低下，没

有领导和被领导之分，随着生产力的发展，出现了社会管理组织，出现了领导和公务活动，也就需要秘书协助领导处理公务，秘书与领导有着天然的联系，先有领导，后有秘书。二是文字的出现，有文字才能有公文，而公文的制作、传递、管理，是秘书工作的重要内容。因此，秘书同文字、公文是密不可分的。

秘书起源于什么时代？一般地说，起源于距今4500年至4100年的黄帝至禹时期，这个时期是部落联盟的昌盛时期，国家尚未形成，社会管理组织已产生。因为部落联盟是由多个部落组成的，地域广、人口多，单靠口头指挥难以实施管理，因为语言在空间上不能传于异地，在时间上不能传于异时，语言不能及时、准确传遍整个部落联盟。这个时候，公文应运而生，秘书和秘书工作也就产生了。秘书是生产发展和社会进步到一定程度才产生的，秘书产生后，作为领导的参谋和助手，又促进了生产的发展和社会进步。

夏朝是我国第一个奴隶制国家。那时已有了正规的文书，“尚书”就是一部最早的文书集，收入该书的多是帝王的作战命令。西周时期，开始有了秘书机构，叫太史尞，就是现在的办公室，并且有了文书档案，“左传”、“国语”，就是根据文书档案编写而成的。东周（战国）时期，开始有了私人秘书，当时的高级官僚，养了不少门客，这些门客就是做秘书工作的，大家听说过毛遂自荐的故事，毛遂是当时赵国平原君的秘书。秦汉时期，秘书工作已经形成制度，并通过法律的形式固定下来。著明的政治家、文学家李斯就是秘书出身，曾当过秦朝长史（政府秘书长）写过著名的《谏逐客书》，对秦朝统一中国，建立一个中央集权国家发挥了重要作用。魏晋南北朝时期，秘书工作有了比较大的发展，公文成为独立的文种，开始对公文进行研究，涌现出秘书工作的优秀人才。被称为建安七子的陈琳是个出色的秘书，曾写文章骂过曹操。因为公文写的好，曹操不但没杀他，反而收他为秘书，称陈琳写的公文可以治疗他的头痛病。唐宋时期，秘书工作为成熟期，文书、档案分流，文体正齐化一。唐初政治家魏征，也是秘书出身，向皇帝提出200多条批评建议。“兼听则明，偏听则暗”，“水能载舟，亦能覆舟”等名言，就是他提出来的。明清时期是秘书工作的强化时期，通过科举选拔人才，秘书的地位有很大提高。

新中国成立以后，特别是改革开放以后，秘书工作从内容到形式都有很大的发展。明确了三服务的思想，一为直接领导服务；二为同级和上下级领导机关服务；三为人民服务。三服务中，最直接最大量的是为领导服务，是秘书工作的立足点，为机关服务是秘书工作的责任和义务，为人民服务是秘书工作的出发点和归宿。三个服务是一致的。在工作方式上强调四个转变：一，从偏重于办文办事转变为既办文办事，又出谋献策；二，从单纯的收发传递信息，转变为综合处理信息；三，从单纯凭老经验办事，转变为实行科学化管理；四，从被动服务转变为主动服务。工作内容上突出四个强化。一辅助决策的强化；二信息工作的强化；三督查工作的强化；四协调工作的强化。办公手段自动化，节约了时间和经费，提高工作效率。

秘书工作虽然有了4000多年的历史，但在我国形成一门系统的科学，还是近20多年的事，也可以说党的改革开放政策促进了秘书学的形成。大家可以回顾一下，在20世纪80年代以前，秘书工作没有一本系统的教材，没有专门培养秘书的院校。那时，秘书工作是封闭的，重点是处理事务性工作，效率很低。培养秘书的方法是老秘书带新秘书，或在工作中摸索。

1985年，中央召开了全国秘书长和办公厅主任会议，这次会议在我国秘书发展史上树立了新的里程碑，明确新的历史时期秘书工作的指导思想，从内容到形式都有许多创新，把秘书工作提高到新水平。在这之后，涌现出一批秘书学专著和秘书学带头人，全国有120多所高等院校开设了秘书专业，一批秘书工作学术团体相继成立，一批秘书工作杂志相继创刊，秘书科学研究十分活跃。这些都标志着秘书学的诞生。

篇3：办公自动化发展对秘书工作的影响

一、办公自动化与秘书工作概述

办公自动化 (Office Automation, 简称OA) 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义, 凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务, 都属于办公自动化的领域。

秘书这个职业是实现领导与外界人士沟通的最佳途径, 是人员沟通的桥梁和领导的左膀右臂。各类信息都与秘书的工作息息相关。从某种程度上讲, 秘书的工作看似简单, 但却远不只是接收、整理、交换和传输信息的工作。秘书开展工作的方式有很多。例如, 收集资料、研究政策、反映问题、提供咨询等等。正因秘书的工作不可小觑, 而且办公自动化可以提高秘书工作的办公效率, 所以现代化的办公进程得以如此迅猛地发展。

二、办公自动化对秘书工作的促进作用

对于秘书和秘书部门来说, 逐步实现办公自动化, 是提高秘书工作质量效率、适应新形势下对秘书工作提出的新要求的重要一环。

(一) 秘书人员自身素质的提高。

办公自动化的迅速发展, 大大减少了秘书的体力消耗, 但增加了脑力劳动方面的事务。因而这是对秘书人员自身价值和综合素质提高的一项有利因素。办公自动化的普及让秘书人员必须熟练地掌握软件及办公自动化设备的应用。这也是间接意义上的自我学习与进步的好机会。

(二) 信息处理的便捷性。

如今, 在自动化普及的办公条件下, 秘书可不必离开工作岗位便能从计算机档案中调阅所需的信息资料。同时也可以实现电子信箱中的各种书信和各种文件目录表的浏览, 接收领导通过计算机发出的指令并按照需要在计算机上进行必要的文字处理。

(三) 数据统计的准确性。

在以往的秘书工作中, 统计数据是最费时费力的一项工作。而如今办公自动化软件的应用, 使传统的手工计算转变为智能的机器运算, 各种统计报表、统计学方法和软件能够直接代入公式对数据进行运算, 并最大程度上保证了数据运算的准确性, 能够以最快的速度运算海量的复杂数据, 使数据统计工作更加轻松、准确。

(四) 会务工作的实效性。

会务工作是整个秘书工作中最复杂的问题, 而办公自动化系统的应用, 在很大程度上缓解了秘书工作的冗杂性, 减少了会计的工作量。例如, 以往秘书在安排会议时, 都要提前多天安排布置, 通过层层下达才能正常召开会议, 而办公自动化系统中电子日程表的应用, 使秘书几天的工作量被压缩为短短的几分钟, 即使是大型的会议, 秘书也能轻松搞定。同时, 系统还能合理安排会议室, 其自身带有的先进设备不仅具有记录、编辑简报等功能, 还可以自动检索会议内容, 满足修改和删减等需求。由此可见, 办公自动化系统的应用, 在很大程度上增加了会务工作的时效性。

三、办公自动化的负面影响

办公自动化的发展是一把双刃剑, 在给秘书工作带来便捷的同时也存在一些不可避免的问题。尤其是在网络如此发达的现如今。信息技术应用水平的提高使秘书工作中信息的保密性难以实现。

(一) 对保密工作的影响。

电子文件中对信息的修改和增减是极其容易的。同时不会留下任何痕迹。这对企业机密文件的储存是一大重要问题。一旦发生信息泄漏给企业带来的负面影响是无法预测的。

(二) 对档案文件管理的影响。

使用电子文件的格式储存信息是非常快捷的方法。但与此同时, 秘书部门只注重电子文件的归档而忽视了纸质文档的重要性。纸质档案是历史记录的一项有效工具。是不能被轻易复制的。电子文件就存在许多风险。它的信息都储存在电脑中, 如果计算机出现问题无法修复的话, 所有的电子存档就将不复存在。

篇4：秘书工作的发展趋势

关键词：高职教育秘书专业专业培养工作现状

国内秘书从业人员中百分之七、八十均为商务秘书，角色介乎业务、人事、行政之间，职权往往不能划分清楚；由于秘书的专业制度、学习制度不够完善，很多人以为只要会打字、会使用电脑、复印机、传真机就可以做秘书了，其实这根本谈不上专业性、职业性，真正的秘书专业工作者应当参与到企业建设、企业日常决策之中。

外资企业和民营小企业是今后我国秘书职业就业和发展的主战场。外企对秘书工作经验、个人品行、文化素养乃至性格提出了更高的要求。有关调研显示，中小型企业需要的秘书人员实际上是“综合秘书”、“综合人才”，商务秘书、涉外秘书将会成为民营企业需要的秘书主要类型。秘书职业的专业化已成发展趋势。

秘书在现代企业中属于最基础，也是最重要的岗位之一，岗位职责描述是最模糊和最广泛的。业务工作能力再强的管理者也不可能24小时工作，所以秘书扮演的正是上传下达、服从领导、完成交代工作的角色。由于秘书职责划分不明确性，造成现在很多企业都是一岗多职，“行政人事不分家”。如行政助理的岗位职责涉及很多方面，包括财务管理、人事招聘、仓库管理等。秘书工作人员的职业化需求越来越高，表明秘书或者行政工作者的工作职责明确划分，应该越来越趋于科学化、现代化和专业化。

一、秘书岗位发展和转换优势影响秘书工作现状

在事业单位或者企业里，秘书人员与其他职位人员相比，存在相对天然优势。譬如职业转换，特别是公司内部换岗、岗位轮换、升职具有很好的优势。秘书专业因具备专业全面性，在职业转换，特别是公司内部换岗具有很好的优势。很多秘书工作者最终成长晋升为行政主管、经理助理、人力资源经理、部门经理、市场/公关部主管、财务管理人员，甚至为以后职业发展打下坚实的基础。

（一）中小企业秘书工作现状

当今中小企业大都取消了“秘书”这一职位称呼，改而用某某“助理”代替，譬如“行政助理”、“人事助理”、“业务助理”、“总经理助理”等，因为企业管理制度的公开性、协助性。

例如：中小企业将行政助理方向及其职责定位为：1、日常工作的管理与维护，规章制度的制作与修改，员工考勤统计、工资表的计算，社保、医保的办理；2、负责公司办公环境维护；负责保证设备的正常运转（包括复印机、打印机、空调及指纹打卡机等）；3、办公用品的采购，储藏室物品的保管工作，做好采购领用的相关登记；4、招聘、面试接待与沟通，员工入职相关背景资料的核查；5、完成上级主管交办的其他工作。行政助理工作比较“杂”，很多人借此说秘书或者行政工作者就是“打杂的”。事实上，行政助理的工作内容是保证公司工作正常运作，工作内容多元化，属于基层管理工作。

又如中小企业人事助理方向及其工作职责定位为：1、分发简历至各部门经理，安排面试；2、办理员工入职、保险、离职等手续；3、负责部分面试、面谈工作；4、统计各种数据每月上报；5、协助行政工作；6、其他日常人事工作。对比总经理助理方向及其工作职责定位：1、参与企业发展规划编制和企业重大决策的讨论；2、组织制订企业的人力资源规划；3、组织企业的招聘及对员工的评价、考核和激励工作；4、负责企业的财务管理，指导财务科长提报年度预算与财务报告；5、审核财务计划与监督资金运作；6、负责召集企业各项会议，督促会议决议的执行，检查总经理布置的工作任务的贯彻落实情况。

由此可见，行政、人事的工作职责有相通之处，毕竟公司的行政事务比较单一，行政兼管人事招聘、行政兼管财务的情况屡见不鲜。在一些中小型企业出现了行政兼前台、行政兼人事，也就是一岗位兼多职位的情况。可见总经理助理这类等级较高的助理秘书，还是可以参与到辅助决策中的，离最高管理层最近的秘书工作人员，往往是可以学习最多、锻炼能力最强、未来最可能成长为管理层的秘书工作者。

（二）秘书工作存在的问题

1.秘书工作制度不完善

我国企事业单位里的秘书人员，由于没有相应的公司政策、工作制度等相关制度作依据，相对应的职权分立不明确，致使工作效率和工作积极性降低。在很多中小企业，秘书工作者本人甚至管理者都认为秘书是人人都能干的“打杂”的事情，没有技术含量，没有实际、真正地参与到企业建设、管理中，“白领”的身份并没有想象中高。这样的误解不利于秘书发展。

因此，制定出适合我国企事业单位秘书工作的相关制度刻不容缓，科学地明确秘书地位和职权范围，是促进我国秘书职业快速、健康发展的有利条件。

2.秘书工作不规范

据调查，全国现有2000多万毕业生在职秘书，其中只有10℅左右的是秘书专业毕业生，半路出家的秘书相关工作人员较多，很多学生是学行政管理、人事管理、汉语言文学等专业出身的。他们没有经过系统规范的学习，缺乏基本的专业知识。在工作中，他们缺乏秘书职业意识，职业道德不规范，并有凭感觉做事的情况，严重影响秘书工作的规范性。本身不能胜任秘书工作，更不可能做一个合格的现代化秘书。因此，只有做到秘书工作的规范化、制度化，才能体现秘书工作的重要性和严肃性，才能保障秘书工作的质量与水平。

3.秘书工作手段陈旧

21世纪是计算机时代，计算机使秘书工作手段由人工式向操作自动化转变。处理事务时秘书会熟练地操作电脑、打印机、传真机等自动化仪器，这些常见的办公设备并不是每个秘书人都会使用与正确使用的，更不要说简单的应急维修了，这使得秘书真的成为“空架子”和“打杂”的工作者。

我国办公自动化工作起步虽晚，但是目前已经顺利完成了第二代电子邮政系统，逐步实现无纸化办公，一方面节能环保，另一方面加快通讯速度和办公速度，信息沟通速度、质量、保密度都得到很大提高，方便秘书上传下达，完成上级领导的工作安排。然而，大部分秘书人员在工作中仍沿用传统工作方法，电脑沦为打字聊天的工具，只会基本的办公WORD写作、PPT制作、EXCEL表计算与制作，而这些已经成为很多上班族都会的基本技能，毫无竞争力。不仅忽视先进的科学信息技术发展，更影响秘书办公效率、速度和质量，这就要求相关部门对秘书进行专业的办公自动化培训，熟练使用办公自动化操作，有效地在工作中应用，将“三办”工作科学化。

二、高职秘书专业培养趋势

从另一方面来看，秘书职责不明确为秘书专业培养带来较大变革，秘书专业毕业生就业方向的选择性更多，在中小企业中，行政、人事管理、业务部门等管理、行政岗位都是适合的工作岗位方向。

一般在中小企业，销售是重中之重，除此以外，公司有可能没有人事、没有仓管、没有财务部，这三个部门的事务都可以归为行政助理负责。行政助理的工作就是负责除销售之外的所有事情，正因为这样，行政助理得以接触工资表计算、仓储管理、人事招聘一系列工作，也间接学习到了很多行政、销售、财务、仓管知识。但是，秘书要想在企业中站稳脚跟，不断进步，光靠在企业里各种“打杂”、什么都会是不行的，仍必须做到秘书工作的职业化、专业化。

（一）秘书工作的职业化

现如今企业里，各种专业人员都可以取代秘书岗位，如行政管理、人力资源管理、现代汉语言文化学专业更被认为是“秘书专业”的另一名称。这使得秘书专业的学生在学习阶段努力学习、考试得来的秘书资格证书显得没有优势。实际上，秘书任职资格化制度早在1997就开始实行了，然而秘书职业资格考证名不副实，把关不严，过于形式化，考核的知识内容，尤其是对操作技能等的考核不合理，只是流于表面，不能真正考评出秘书专业学生的能力与水平。此外，秘书职业资格证书还没有被社会用人单位广泛认可，没有得到应有的重视，秘书职业资格证书变得可有可无，很多没有秘书资格证书的人员一样可以进入企业担任秘书工作，无疑增加了秘书专业毕业生就业的难度。

根据2003年最新修订和颁布的《秘书国家职业标准》改革考试方案，秘书职业化才算真正走上了现代化、职业化、专业化、实用化的道路。秘书职业资格证书考试从教材到考试都必须改革，要能打造出真正精英秘书的品牌。高职秘书专业教育要顺应时代发展，就必须把秘书专业从“大众教育、普通专业”转换成“精英教育、精英专业”。

（二）秘书教学的专业化

很多高职院校都设立了秘书专业，可以说秘书专业是高职学校的传统专业、甚至是王牌专业，但是这样一个讲究专业特色、面向现代职业化的专业却存在教材过时、教学手段守旧、设施落后等问题，缺乏系统的、科学统一的教学制度。

根据以往调查结果，目前高职院校中，还没有形成一套系统的、完整的秘书专业专用的教材。

诚然，秘书专业学生需要学习财务、管理、贸易各种知识，但是这不代表可以把会计专业的《会计基础》原封不动地安排到秘书专业课程中，与此同时，国际贸易课程确实是一门很实用的课程，现在大中城市外贸公司、外企林立，学好了国际贸易对学生进入外企或者外贸进出口企业有很好的帮助，但是很多学生反应《国际贸易与实务》实在是有点难，这和他们之前没有接触国际贸易的基础知识有关。因此，这类课程应该从国际贸易入门着手。

此外，涉外秘书除了熟练掌握英语，更要熟悉关注日语、韩语等多种语言，对经济贸易、投资、财会、国际贸易等方面知识要有比较深的了解，能够熟练写经济文书、协议书、会议纪要、邀请函、考察报告、市场调查，能胜任企业多个部门对专业知识的要求。高职秘书专业培养出的学生，需要系统地学习专业课程如秘书礼仪、企业管理、文书报告书写、会计基础、国际贸易与实务等一系列专业课程，才可以胜任秘书工作。

高职院校的课程不能过于注重理论，而忽视实践操作，在现代办公自动化时代，秘书专业的毕业生很多不会使用打印机、传真机、投影仪，有些毕业生初到公司，连裁纸机都不会用，甚至连安装打印机、下载驱动装置、打印都要在同事的协助下才能完成任务。所以，高职院校在这方面应该改进，实训室里的设备不应该只是桌椅和电脑，打印机、传真机、碎纸机等现代化设备都应该是重要的教学设备。

三、结语

当今社会的秘书人员越来越需要加强职业化培训，提高专业素养，时刻保持领先的职业技能，绝不能成为办公室的冗员，成为扁平化管理的淘汰对象。高职秘书专业教育必须明确的理念是：秘书职业不是企业里谁都可以替代的，秘书工作人员应该积极参与到企业建设中，参与到企业发展、规划、决策中，建言献策，真正参与到企业实际管理中，成为企业的管理者，也成为自己人生的管理者。

秘书工作者必须是企业的管理者、辅助决策者、参与者，要以企业管理者的姿态工作，而不是以“打杂的”消极的、懒惰的心态工作。秘书专业毕业生更应该适时调整思想，合理规划、管理自己的职业生涯发展路线。一方面要改变心态，积极、认真完成领导交代的工作，另一方面要积极建言献策，参与到辅助决策之中，有利于自身职业生涯发展。

秘书专业教学必须做到专业化、职业化教学，从秘书专业学生的职业道德、基础知识到秘书工作的实际操作都要作为重点，实训过程加大计算机、打印机、传真机等现代办公设备的使用操作、安装和简单维修。此外，应对很多企业行政和人事不分家的情况，还可以增设人力资源管理、经济管理类课程，让秘书工作者真正成为社会上一专多能、多专多能的不可替代的精英人才。

参考文献：

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[2]任群.秘书工作[M].重庆大学出版社，1998.6.

[3]张丽琍.秘书实务[M].中央广播电视大学出版社，2009（02）

[4]董汉庭.喜爱秘书一代新人的成长—改革开放30年我国秘书队伍的巨大变化[J].当代秘书论坛，2009（1）.

[5]何宝梅.秘书学基础理论探究[M].浙江大学出版社，2010.6.

篇5：我国秘书工作发展史

我国秘书工作已有四五千年的历史,历代的秘书工作有着极为丰富的遗产值得继承和借鉴。本文通过对秘书工作的产生和发展的探讨，总结我国古代秘书工作的发展规律以及古代秘书工作的历史经验，取其精华，去其糟粕，从而更好的为现实的秘书工作服务。秘书工作是人类社会发发展到一定阶段的产物，对其进行总结和探讨不是研究的思辩，而是为了反映本质。

一、我国秘书工作的产生

中华民族以历史悠久、文献丰富而闻名于世。中国秘书工作发展的历史，也是源远流长。

(一）关于我国秘书工作起源的不同观点。

关于中国历史上的秘书工作究竟发端于何时，学术界学术界众说纷纭，其中占主导地位的主要有两种不同的观点。一种观点认为，“秘书工作是随文书的产生而出现的。另一种观点认为，“秘书工作的产生必须具备两个条件：文字和有领导部门的社会组织”。根据这两个条件，可以推断，从广义范围来说，我国的秘书工作起源于部落联盟的昌盛时期，即皇帝尧舜于时期，约距今四千五百至四千一百年之间；从狭义的范围而论，他起源于黄帝时期，即距今四千五百年之四千四百年之间的龙山文化晚期，最迟也应当起源于尧舜时期。

杨树森教授曾在《秘书工作》2001年第7期上发表《中国秘书工作起源新探》一文，论证我国秘书工作起源年代还可以从黄帝上推五百年以上，即原始社会后期若干氏族联合组成规模较大的部落之时，距今至少有五千年左右。(二）秘书工作产生的重要条件。

秘书工作是“为领导提供辅助管理、综合服务”，因此，当社会组织发展到一定规模并形成相对稳定的领导人或领队集团的时候，为这些领导提供辅助管理的秘书工作也就随之出现了。社会组织和领导集团的出现，既是秘书工作产生的必要条件，也是秘书工作产生的充分条件。

原始社会后期，逐渐形成了以血统关系结成的稳定的社会基本经济单位——氏族。氏族发展到一定规模以后，又出现了血缘相近的氏族联合而成的胞族，若干胞族组成更大的社会组织——部落。部落由两个以上血缘相近的胞族或氏族构成，他通常有自己的地域、名称、方言、宗教、习俗，并行成管理公共事务的机构和部落首领。到传说中的黄帝时期，又出现了若干部落联合而成的部落联盟。部落联盟组织是一个很大区域的最高行政组织，内部有相当严密的管理系统。据传黄帝设臵了分管各项工作的官职——“六相”，组成了部落联盟的领队集团，黄帝就是这一领导集团的核心。随着社会生产力的进一步发展，私有制产生了，阶级出现了。国家是阶级统治的机器，统治阶级正是凭借国家机器在一定地域范围内建立起有利于本阶级的社会秩序，由此产生了管理国家的政务与事务活动。社会生产的向前发展，使社会交往也频繁起来，国家的管理活动和社会交往记事的需要直接导致了秘书工作的产生。所以，社会领导集团以及国家的出现是秘书工作产生的充分且必要社会条件。

文字是语言的载体，文字的创造发明是人类文化前进的重要里程碑。有了文字，语言的书面形式才得以出现，临民治事的文书才能产生。《上书序》：“古者伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契，以代结绳之政，由是文籍生焉。”文书是秘书工作活动的主要成果。自古以来，秘书工作活动的成果只能依赖文字记载的各种载体的书面材料才得以保存下来并流传于世。所以，文字的出现是秘书工作产生的重要物质条件。

(三)关于我国秘书工作起源的推断。

那么，我国古代秘书工作究竟产生于何时呢？在以黄帝为首的部落联盟形成之前，早已出现若干氏族组成的“胞族”和若干胞族组成的“部落”。据《尧典》所载，一个部落联盟包括九个部落，九个部落包含一百个胞族，一百个胞族又包含若干氏族。如此推算，一个部落大约由一百个氏族组成，每个氏族按一百人口计算，一个部落也有一万人。可见在部落联盟形成前，每个部落的规模九已相当大，部落领导机构或首领的管理活动九绝非通过直接交谈能实现的，部落酋长必须有人为其管理活动提供服务性服务，因此，从理论上说部落管理活动中就有了秘书工作。他的时间应该在黄帝之前的五百年以上。

我们从传说中黄帝时期的秘书工作的记载看，黄帝有史官多人，且有分工，这决不是原始的秘书工作，而是经过一定发展阶段的比较成熟的秘书工作。

至此，我们可以得出以下结论：在原始社会后期，当若干氏族联合组成规模较大的部落时，就产生了为部落联盟领导集团提供辅助管理的秘书工作，其时间至少有五千年左右；而到了四五千年之前的黄帝时期，我国的秘书工作已经发展到一定水平了；伴随着文字（甲骨文）的出现，殷商后期我国古代秘书工作获得了极大的发展。

一．我国古代秘书工作概述

从春去战国时期到近代，绵延两千多年的封建社会，经历了大大小小二十几个封建王朝，秘书工作方方面面难以尽述。以下仅就秘书工作机构、人员及其职掌的变化、重要秘书工作制度作简要介绍，以求掌握历史发展的主要线索(一)秘书机构与秘书人员。

1．先秦至南北朝时期的秘书机构和秘书官职。

先秦的秘书工作主要由史官担任，因而史官的官署被看成是最初的秘书机构。如西周的太史寮，负责宗教祭祀及文书册命等事务，下设“五史”，各司其职，其长官称太史（亦称大使），刘知几《史通•史官建臵》载：“太史掌国之六典，小史掌帮国之志内史掌书王命，外史掌书史乎四方。”还有御史，或称柱下史，在五史中职位最低，主要是保管档案典籍，收受四方文书等。总之，太史寮是一个辅佐中央政府的综合性办事机构，已相当于后代中央秘书机构及其职能了。自传说中的皇帝时期到西周，史官一直是各代主要的秘书官职，其社会地位一直很高。这一情况在春秋战国时期却发生了根本变化。春秋时期史官的数量虽然仍比较多，但地位却急剧下降，到了战国时期，各诸侯国另设秘书官职，如秦国的尚书，魏国的主书，齐国的掌书，楚国的左徒等。史官从此成了以保管国家档案文献为主要职掌的职务，不再是主要的秘书官职，他们对国家大政的影响也就很微弱了。秦统一六国后，建立了中国历史上第一个中央集权的封建王朝，创设了一整套中央集权的国家行政机构，其中也包括中央和地方的各级秘书工作机构。汉承秦制，初期延袭了秦时的秘书机构的设臵，以后为适应封建统治的需要，又不断地加以改革和完善。如秦设“三公”：丞相、太尉、御史大夫。丞相主政务，太尉掌管军事，御史大夫辅佐丞相并主管秘书工作，兼行监察职能。到了汉初仍设丞相府，御史大夫总理国家政务，相权有所增大。御史大夫仍为中央的秘书机构，御史大夫为皇帝耳目，既掌章奏，又司监察。到东汉桓帝时，设臵“秘书监”主要负责国家典籍的修撰和刊行，这是我国历史上最早以“秘书”命名的官职。

魏晋南北朝时期由于政局动荡，朝代更迭频繁，政权机构变化复杂，秘书机构及职官也极不稳定。明实诸乱，不复划一。秘书机构的中书、门下、尚书三省之间不断地变换转移。

2．隋唐至宋元的秘书机构和秘书官职。

公元589年隋灭陈统一全国。其中央秘书机构主要承袭魏晋以来的“三省”制，并在此基础上做了一些改革，称中书省为内史省；中书监、令为内史监、令；下书中书侍郎、中书舍人改称为内史侍郎、内史舍人；门下省的首席长官侍中改为纳言。三省长官同为宰相，实行集体参议辅政体制。隋王朝虽然只有三十七年的历史，但它为加强中央集权而进行的中央机构的改革，适应了历史发展的要求，并对后世产生了重大影响。唐承隋制，唐初仍实行三省六部制，唐代中期，鉴于中书舍人权势日重，唐初设立的翰林院，玄宗对其进行改革，翰林院的翰林学士开始分割中书舍人的制诏权，翰林学士出谋划策于内廷，以分割外相之权，实质上成了皇帝的近身机要秘书，可称名副其实的“内相”了。武则天当政时，为打击政敌，巩固其统治地位，在中书省新设了一个机构叫“匦使院”，其相当于现在的信访部门。匦使院是我国古代最早的信访机构，虽然它具有封建社会的局限性，但就秘书工作本身而言，对后世还是有借鉴作用的。

宋代承袭唐制，仍为三省六部制。但中央集权的专制统治更为加强，建立了一整套以皇权为中心的庞大封建官僚机构。为加强中央集权和适应军事形式的需要，实行军政分离。行政大权集中于中书省，军机大权则由枢密院执掌，中书省和枢密院并称为“二府”。军权被枢密院分割既是适应军事形势的需要，同时又削弱了宰相的权力，是强化皇权的重要措施。宋代，翰林学士院仍为皇帝的机要秘书处，凡属重要文书或机密文书仍有翰林学士起草，还侍皇帝出巡，充当顾问。元代建国以后，仍仿宋体制，建立一套比较完整的秘书机构。以中书省为政务中枢，中书令一般由皇太子领，地位在一切臣僚之上。为加强对地方的控制，在全国设十一个行中书省作为派出机构代中央行事。中书省和行中书省均设有检校、照磨、承发司、架阁库等秘书工作机构，分别负责检校文书、照磨文书、收发文书和文书立卷等具体工作。

3．明清时期的秘书机构和秘书官职。

明初仍仿元制，设中书省为中央政务中枢，臵左右丞相总理六部事务。为进一步加强中央集权废丞相，建内阁，中央秘书机构进行了一系列重大变革。但这一制度并没有成为在封建制度晚期与高度中央集权郡主专制政体完全相适应的辅政体制，在新的条件下，矛盾不断出现，皇权与相权的斗争又以另一种形式表现出来。明代中叶以后，皇帝多昏庸无能之辈，且沉溺于享乐，中央秘书机构冗杂无条理，又加之宦官专权，政治日趋腐败。清代是我国历史上最后一个封建王朝，“康乾之治”时期，封建专制中央集权发展到了顶点，中央秘书机构经历了内三院、内阁、南书房、军机处的演进过程。特别是军机处的设立，是清王朝对中央行政机构的一次重大变革，标志着封建君主专制发展到了颠峰。

从我国古代秘书机构的设臵及其职掌的变化来看，说明各朝统治者都很重视秘书工作。尽管机构设臵、官职名称频繁变更，但中央秘书机构一直紧紧地掌握在皇帝的手中，成为各朝皇帝进行专制统治的喉舌和助手。自秦汉以后，皇帝是封建王朝的绝对权威，享有至高无上的权力。秘书机构及其官员只能处于辅佐的地位。一旦僭越或对皇权造成威胁，皇帝就要设法变动他们，或削弱其职权，或撤换其官员，或解散其机构，或另立新的官署取而代之。于是两千多年来，中央秘书机构从内廷到外廷的不断臵换秘书官员由内侍到权要的频频升迁也就成了历史规律。有的官员虽然位尊而无权，有的则成了政治斗争的牺牲品。任朝代更迭，江山易主，秘书机构与官职名称变换无常，但中央秘书工作对于君主专制的辅佐性质始终没有改变，而是逐渐加强。(二)我国古代秘书工作制度。

为了学习和继承丰富历史遗产，做到“古为今用”，更好的开展对秘书学理论的学习、研究和实践活动，下面，对我国古代一些主要秘书工作简要介绍。

1．文书用印制度。印章是信用与权力的标记，印章的使用始于商周，时称“玺”。秦律还规定，对盗用官印者依伪造罪惩办，严防未加印玺的或假印玺的文书出现。说明我国古代对印玺的管理是很严格的。文书加盖印章说明发文机关对该文确认无误，增强了文书的权威性和有效性，直到现在，文书用印仍然是秘书工作的一项重要的制度。

2．副本制度。著作、书籍或文件的正本以外的复制本称副本。文书的副本制度是从西周建立起来的。西周时期，凡重要文书大多有副本多份，分存各处。副本制度的建立，对于保存真实可靠的历史资料具有重要意义。

3．文书译传制度。我国春秋战国时期即有邮驿通信，邮驿即古代传递文书所设的馆舍。唐代译传制度已相当完备，每隔三十里设一驿站，用于传送文书。到了清代译传发展的更加完备，每十五里设急递铺一所，公文到铺，立即登记，随到随递，不能延误。历代译传制度的建立和逐步完善，保障了公务文书的畅达和政令的推行，同时也为后代的邮驿事业提供了可贵的经验。

4．一文一事制度。一文一事就是在一份公文中只能叙述一件事情，不同的事由不得混于一文。这一撰拟公文的原则在唐代就已形成了。一文一事作为文书撰制的一项制度规定下来，加快了文书的处理速度，既利于保密，又提高了办事效率，因而这一行之有效的制度一直沿用至今。

5．秘书工作的保密制度。秘书工作的保密制度是从秘书工作产生的时候就开始形成的。秘书官员作为历代统治者的近臣，必然要接触到许多国家机密，这些直接关系到统治者的利益。因此历代统治者都十分重视秘书工作的保密工作，对秘书官吏有很高的保密要求并制定了严格的保密制度。如西周时，用金属封缄的夹子收藏一些最机密最重要的文书。秘书工作的保密工作始终时秘书工作的一个重要环节，现代文秘工作仍不例外。

6．贴黄、引黄制度。贴黄、引黄是古代文书撰写与处理所形成的一项制度。在唐代，敕书是用黄纸写的，如有需要改正的地方，就用黄纸贴上，然后改正，称为“贴黄”。对一些篇幅较长的文书将其内容要点引出，书写于文书封面或文首称为“引黄”。这些制度的形成便于分清文书的轻重缓急，从而提高文书的处理效率。明清时代的奏章贴黄制度对于解决公文的繁冗以及加快文书的处理速度起了一定的促进作用。现代公文处理中的来文摘要以及补充说明均可溯源于此。我国古代秘书除以上工作制度外，在其他方面，如公文的用纸、文书的批复或批办、文稿的处理以及所用字体都有一系列的规定，这些秘书工作制度的不断发展和完善，奠定了现代秘书工作制度的基础。(三）我国古代的非官方秘书。

我国古代除官方秘书外，还有一些不享受国家俸禄的非官方秘书。这些秘书在中国古代秘书工作发展史上曾起过相当重要的作用。

私人秘书最早出现在春秋末年。春秋后期到战国时代，上层贵族盛行“养士”之风，养士实质上就是为主人提供综合服务的私人秘书。到魏晋南北朝时期各个王朝都是由手握军权的权臣建立的，他们在取得政权前曾任用一批人组成一套不属于正规官制的机构——霸府。所以一旦主人即位，霸府就是封建王朝，这一机构也就相应的变成了中央秘书机构。自隋唐以后，科举制产生并逐渐盛行，一方面成为统治阶级选拔人才的手段，另一方面也为一些地方官僚、乡绅培养了大批能适应不同需求的秘书人才，这些人不属于国家公职人员，国家不支付俸禄，他们主要从雇主那里取得酬薪。到清朝时期，私人秘书已比较普遍，他们大都有明确的工作目标，其职责专业性很强，知识面也相当广泛，社会经验丰富，文化程度较高，具备了较强的业务能力。一些甚至出洋留过学，思想相当进步，回国后对雇主有较大影响，因而，他们发挥的作用也越来越明显。

三、我国近代秘书工作 1840年鸦片战争以后，中国，这个有着古老文明和漫长历史的封建帝国，终于结束了它长期闭关锁国的历史，帝国主义的炮舰代开了它沉重的大门，使它从一个独立的封建主权国家逐步沦为半封建半殖民地的国家。在这一时期由于帝国主义的入侵，西方先进的科学技术以及各种制度也传入中国，对中国近代秘书工作的发展有着重要的影响。(一）清代末年的秘书工作。清代末年，腐败无能的清政府面对内忧外患的形势，为了维持其行将崩溃的的封建政权，缓和阶级矛盾，派五大臣出洋考察宪政，推行“预备立宪”。这一时期的秘书工作也反映了半殖民地半封建社会的特点。首先，在对外关系上清政府以前的“天朝”地位已荡然无存，开始不断地屈服于外国列强。相应地，秘书机构地设臵也是为了屈从帝国主义的需要。如咸丰十年“总理衙门”内设翻译处、清档案房、机要股电报处等秘书工作机构，以处理国际往来事务。另外，清政府时期对外文书的种类也大大增加，并且在帝国主义的炮舰威逼下出现了一批卖国文书，如中英《南京条约》、《中美望夏条约》、中俄《爱珲条约》、中日《马关条约》以及与八国联军签订的《辛丑条约》等等。所有这些不平等的条约及相关协定都构成了当时对外文书的重要组成部分，其内容均是割地赔款、丧权辱国，是一批地地道道的卖国文书。

但应当指出，这一时期，由于列强入侵，西方先进思想、技术的传入，使文书的载体材料和传递手段有了新的发展。如摄影技术的传入使不少有价值的照片作为形象记录到档案，为我们研究近代经济政治的发展提供了重要资料，特别使电报的使用，大大地加快了各级秘书机构地办事效率。所有这些都客观地促进了近代中国秘书工作地发展。

（二）民国时期的秘书工作。

明国时期地秘书工作包括南京临时政府时期，北洋军阀统治时期以及南京国民党反动派统治时期。这一时期，社会动荡，战争连年，政权亦频繁更迭，但不论代表哪个阶级利益的政权机关都注意加强其秘书机构的工作，秘书工作也在动荡中不断地变化和发展。1．南京临时政府时期的秘书工作。南京临时政府时期的秘书机构设臵及其职掌大致仿照欧美等国家这也是我国秘书史上具有现代意义的秘书机构、秘书人员和秘书工作的开端。南京临时政府为了适应其资产阶级政权的需要，对延习已久的封建王朝的秘书工作制度进行了全面改革，主要表现为：简化文书种类，划一公文程式；革除封建称谓，使用公元纪年；规定办公程序，提高行政效率。南京临时政府虽然只存在短短的三个月，但其制定的各项秘书工作制度力除封建王朝的种种积弊而具有民主的、进步的意义。对整个民国时期的秘书工作都有着深远的影响，其基本内容和形式为其后的北洋军阀政府和国民党政府所延袭。2．北洋军阀时期的秘书工作。这一时期的秘书工作基本上继承了南京临时政府时期的秘书工作，但这一时期政局极不稳定，制度混乱多变，十七年间，产生了四十四届内阁，更换了二十多名内阁总理。一方面，他们重视和加强文书档案工作，为其反动政权服务，因而秘书工作在动荡中有所发展，如统一了公文程式和办文程序，建立了一些必要的制度，还培养了一些秘书人才。另一方面，他们又大肆破坏文书档案，以掩饰他们的劣迹。如袁世凯在他统治的四年多里，曾两次下令烧毁档案，灭其罪证。一些历史财富和文化遗产在这一时期遭到了严重破坏。3．国民党政府时期的秘书工作。国民政府成立后，内部机构有秘书处、副官、参事处等。秘书处受主席或常委指导，管理秘书事务。国民党反动派政府为维护并推行其法西斯专政，对当时的中央机关和各部文书工作进行了几次影响较大的改革。如颁布了一系列有关文书和文书工作的条令和办法；加强机关文书收发部门与档案部门的联系；对档案工作加强了监督、调整并作了相应的制度性规范。尽管国民党政府对各级秘书机构以及文书档案工作作了一些改革和规范，妄图以此来提高行政效率挽救其摇摇欲坠的反动统治，这些具体的文书改革和档案管理措施对秘书工作的发展也起到了一定的积极作用，但由于其反共反人民以及维持其***的本质使得它不可能革除政治腐败带来的种种弊病，其最终的失败是历史的必然。

(三)建国前党领导下的秘书工作。秘书工作具有鲜明的阶级性，它从属与一定的政治集团并为其服务。新中国建立前，中国共产党领导下的秘书工作从它诞生的那天起，就是为实现党的纲领，争取中国人民的彻底解放的伟大事业服务的，它的出现，使中国秘书工作进入了一个崭新的发展时期。

1．建党初期和第一次国内革命战争时期的秘书工作。中国共产党的诞生以中共一大的召开是在白色恐怖的艰难环境中进行的。一大所通过的文件是我党历史上最重要的文献，也是我党秘书工作最早的重要成果。这一时期建立了中央秘书处，毛泽东同志担任中央工作的第一任秘书。同时党内设臵了中央秘书长一职，首任秘书长是王若飞，在大革命时期先后担任这一职务的还有邓小平、周恩来。李维汉等人。

2．第二次国内革命战争时期的秘书工作。1927年，蒋介石发动四•一二反革命政变，党的各级组织遭到严重破坏。南昌起义失败后，党的工作被迫转入地下，为适应斗争的需要，中央秘书处对文件的制作、阅览、传递和保管都设有专门地点，采取极端秘密的方式进行工作。在白色恐怖的环境中，地下党机关秘书工作的特点是“密”和“精”，以免党的机密落入敌人手中。党的中央机关迁到苏区以后，中央秘书处就自然撤销了，长征中，只保留机要科，到达陕北后，1937年又恢复了中央秘书处。

3．抗日战争时期的秘书工作。抗日战争时期，从中央到各边区政府都恢复、建立、和加强了秘书工作，1937年秘书处重建以后，下设机要、文书、材料和会计等科。为适应特殊环境的需要，不仅恢复和建立了秘书工作机构，而且还建立了一些新的秘书工作制度，如改革了旧的的公文程式；创建了新的办文制度；改进了机要译电工作；加强了会务组织工作。所有这些极大地提高了秘书机构地办事效率和安全，适应了特殊的斗争形势。

4．解放战争时期地秘书工作。抗战胜利后，国民党背信弃义，撕毁和平条约，积极反共反人民，先后全面和重点地进攻了解放区，解放战争爆发，革命形势发展很快，党地秘书工作又发展到了一个新的阶段。为同敌人周旋，党中央机关主动撤离延安，实行战略转移，这一时期成立了中央办公厅，下设秘书处、机要处等机构，杨尚昆任办公厅主任，曾三任秘书处长。这一时期党和边区政府各级机关的秘书工作得到了迅速发展，逐步建立和完善了各项制度与办法，从而使文书工作进一步系统化、科学化，为建国后的秘书工作奠定了良好的基础。

至此，我们可以回顾并归纳一下党中央秘书机构设臵的情况：1926年成立中央秘书处，1933年在白区撤销，1937年在陕北重建秘书处，1947年因疏散、转移它的职能事实上消失了，1948年在西柏坡恢复和重建，直到1949年中央机关进入北京。

四、新中国成立后的秘书工作(一)建国初期的秘书工作。

1．各级党政机关秘书机构的设臵。秘书机构是国家行政机关重要组成部分，在建国初期的政权建设中，受到党中央和中央政府的高度重视，获得了很大发展。1949年9月中国人民政治协商会议通过的《中央人民政府组织法》规定：中央人民政府设秘书长一人，其职责是协助政府主席。1949年12月发布的《政务院及其所属各机关组织通则》规定：各机关得设办公厅；为分掌业务，得设司或处。这实际上是用法规的形式确定了掌管机关综合性事务的秘书机构与分管专门业务的职能部门平列的机关格局，同时规范了秘书机构的名称——办公厅（室）。此后，各省、地市、县级的行政机关基本上按照政务院的格局设臵了相应地秘书工作机构。

2．第一次全国秘书长会议。为了及时总结新中国成立后各级行政机关的秘书工作经验，使秘书工作更加规范化、制度化，中央人民政府政务院与1951年4月召开了全国秘书长会议，这次会议的主要任务是规范行政机关的秘书机构和秘书工作，作出了《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》。这标志着新中国的秘书工作开始走上了法制化、制度化的轨道。

3．各项秘书工作制度的形成。在第一次全国秘书长会议召开前后，中央人民政府政务院发布了一系列文件，规定了各项秘书工作制度，其中主要有：印信管理制度；保密制度；信访工作制度；机关文书和档案工作制度等，这些均说明党和国家领导人对秘书工作高度重视，使秘书工作基本上满足了当时的需要，但由于没有现成的经验可供借鉴，加上工作探索中的一些失误，致使秘书工作发展缓慢，50年代中期甚至处于停滞状态。

（二）文革时期的秘书工作。文化大革命的十年浩劫，使得我国的政治、经济和各项文化制度遭到了严重的破坏，秘书部门作为直接为领导服务的机构，也不可避免的受到冲击。各级党政机关秘书长和办公厅主任大多被当作“走资派”受到批斗，国家文书档案工作也受损严重，许多珍贵的历史资料和档案材料都流失了。另外，许多富有经验的秘书工作人员离开岗位参加“运动”，加上教育落后，致使秘书队伍素质明显下降，秘书后备人才严重不足。这一时期的个人崇拜盛行，毛泽东同志的“两个凡是”被当作衡量一切工作的真理，导致秘书工作的错误指导思想，如公文文风极不正规，公文中甚至出现“万岁”等字眼。

总之，这一时期的秘书工作偏离了正确的服务宗旨，各项工作遭到极大破坏，国家秘书工作停滞不前，甚至出现倒退。

（三）三中全会后的秘书工作。

1978年12月，中共十一届三中全会顺利召开，会议拨乱了反政，重新确立了实事求是的指导思想，实现了全党全国工作中心的转移，我国进入了全面经济建设的新时期，秘书工作也出现了新局面。1981年1月第二次全国秘书长办公厅主任会议的召开，对建国后秘书工作正反两方面的经进行了全面总结，继承并完善了一些秘书工作制度，恢复了文革时期不少停滞的秘书工作。标志着我国秘书工作重新走上规范化、制度化和科学化的正轨。此后，国务院连发文件和各项指示，对公文的处理办法，公文的起草，各项文书档案工作都做了制度化规定，大大提高了秘书部门的办事效率，促进了秘书工作的迅速发展。

此外，由于国家对秘书工作的重视，以及各种企事业单位的极大需求，秘书逐渐成为一项职业，各高等院校开始开设秘书专业课程，先后培养了一大批专业秘书人才，满足了社会主义现代化建设的对各种秘书人才的需求。加上办公自动化的迅速发展，现代化的办公设备进入一般单位办公室，以及互联网的普及，使得秘书人员的办事效率大大提高，秘书工作步入了一个前所未有的新时期。

（四）加入 WTO 后的秘书工作。

随着我国加入WTO，我国市场经发展到一个新的阶段，经济发展的不断变化，对秘书人才需求也在发生变化，笔者总结认为“入世”后我国的秘书工作特别是企业秘书工作要应对WTO的挑战，秘书自身必须具备以下五个方面的知识： 1．科技性知识。我国加入世贸组织之后不可避免地要面对现代科技知识的冲击，这对秘书的知识结构提出了新的挑战。秘书工作要想为领导提供高效服务，秘书人员就不但要在做起草文件、草拟讲话稿、搜集整理信息等传统工作时充分利用现代化的办公手段，同时要能创造性地发挥现代化办公技术的作用。2．复合性知识。“入世”之后，我国的企业特别是私营企业从提高效率、节省开支出发，往往要求秘书要一专多能：既能撰写文稿又能处理文书、档案，既会使用电脑又懂外语，既能管理好内部事务又能胜任公关、洽谈业务。3．外向性知识。“入世”后，随着世贸组织各国与我国贸易交往的增多，我国文秘工作者迫切希望拓宽自己的知识领域，增强对外沟通能力。“入世”之后其秘书工作的实务性只会愈来愈强，而决不会愈来愈弱。因此，秘书注重实务性知识的积累是非常重要的。4．实务性知识。“入世”后，我国的秘书工作将加快由“虚”到“实”的转变。特别是在私营企业中，秘书工作务“实”的特点更为突出。“入世”之后其秘书工作的实务性只会愈来愈强，而决不会愈来愈弱。因此，秘书注重实务性知识的积累是非常重要的。5．艺术性知识。“入世”之后，企业对秘书独创能力的要求会愈来愈高：要求秘书在判断企业的发展方向和目标以及为企业领导提供超前服务时，必须发挥思维创造力。