文控中心文件管理说明

文控中心文件管理说明（通用6篇）

篇1：文控中心文件管理说明

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公司文控中心管理办法

第一章 总 则

一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。

二、资料范围

公司建档范围确定为：

公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于wmxz.net 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、更多免费下载，尽在管理资源吧（）管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！

协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。

公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。

三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。第二章 管理体制及其机构职责

四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。文控中心的主要职责：

1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

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2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6．发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。7．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。8．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。9．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件资料材料的收集：

1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全； 3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理： 1．区分全宗，确定立档单位。

2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

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2．1 大类分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B。2． 2 部门拼音缩写：物控：WK；生管：SG；仓储：CC；品管：PG；研发：YF；技术：JS；客服：KF；采购：CG；生产：SH；市场：SC；销售： XS ；设备：SB；财务：CW；OEM：WB；后总：HZ；总经办：ZJ；人力资源：RL；制造中心：ZZ；营销中心：YX；研发技术中心：YJ；财务中心：CW；广州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。

2．3 保密用Y表示，非密级则用N表示。

2．4 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP 编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号）。如总经办2004年某份制度编码为：SZJNOP040001。3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材更多免费下载，尽在管理资源吧（）管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！

料进行修补和复制。

8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。

9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

八、文件资料的保管：

1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全； 2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；

3．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

九、文件资料借阅、利用工作：

1．总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。

2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审更多免费下载，尽在管理资源吧（）管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！

批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

7．公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引资料。

8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

第四章

文件资料的鉴定和销毁

1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》（附件2）交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方更多免费下载，尽在管理资源吧（）管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！

可销毁。

2．销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。

3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。第五章

附

则

1．文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。2．本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。

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篇2：文控中心文件管理说明

一、目的

为规范公司技术文件和质量文件的资料管理，加强产品资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本管理制度。

二、资料范围

文控中心的资料范围确定为： a)公司的质量手册（质量管理体系）b)公司的程序文件；

c)产品图样（包括内部设计的产品图和从客户发来的产品图）和设计文件及产品在过程开发各阶段所形成的相应的技术文件； d)外来产品图样和设计文件；

e）产品工艺文件（过程流程图、FMEA（产品或过程）、控制计划、作业指导书、零件入口检测单、产品更改通知单等）；

f)产品生产过程中的各类质量记录（生产过程报告、检验报告等）g)公司制定和购买的各类标准；

三、义务

公司内部各部门和个人应当遵守本管理制度，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。

第二章 管理体制及其机构职责

四、实行集中与分散管理相结合的体制

由文控中心负责文件的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。文控中心配备文控专员分管，由质量管理部部长直接领导。文控专员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、职责

文控中心既是公司产品及质量文件永久保存和保护的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。文控中心的主要职责：

1．负责规划、收集、整理公司的技术、质量文件，并对各部门的技术、质量文件进行监督、指导和检查。

2．制订和组织实施公司关于质量、技术文件和资料工作的规章制度。

3．负责公司技术、质量文件及有关资料和标准的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。5．开展文件、资料查阅、下发活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

第三章 文件资料的管理工作

六、文件资料的收集

1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存15年、10年、5年、3年、1年等）；注明文件的版本号。

2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全； 3．及时催促办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理 1．区分全宗，确定立档单位。

2．分类：依据供应商和产品的项目代号将资料分类。分类除按大类外，同时按是否保密、保密程度来分。

2.1 大类分为：质量文件：A质量手册；B程序文件；C质量记录 技术文件:D产品资料；E工艺资料； 标准类文件：F公司标准；G国家标准；H企业标准 2.2保密用Y表示，非密级则用N表示。

2.3密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP 3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4.资料排列：资料按技术文件和质量文件依次放在一起，有左右件区分的左件在前，右件在后。并编制资料目录。

5.对所有公司质量文件和技术文件系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），并按一定次序排列和存放。

6.每年年末对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的资料进行修补和复制。

7.对文件资料的收进和移出、数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。技术部产品工程师及质管部检验员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员；文控专员将报送的资料原件保存，并建立台账。

8.公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

9.公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

八、文件资料的保管

1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全； 2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；

3．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

九、文件资料借阅、利用工作

1.资料一般仅供在文控中心保存，公司工作人员如需借阅时，须登记后方能调阅。

2.公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。

3.借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

4.借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

6.外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

7.公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3）根据各部门需要下发资料复印件。

第四章文件资料的发放

1.产品图样（包括内部设计的产品图和从客户发来的产品图）和设计文件，由文控中心文控员按以下要求统一发放。1.1产品图样和设计文件的发放范围规定如下：

公司内部一套，加盖原件受控章后放入原始文件档案柜；供方由制造采购部发放加工零（部）件产品图样一份。

1.2由供方提供的产品图样和设计文件由制造采购部填写复印申请单（），并在文件和资料发放清单（）上签字后，从文控中心文控员处领取。采购部填写资料发放清单，将该清单和资料一同发给供方，并要求供方在接到资料后，将该发放清单签字后返回，以确认资料是否发放到位。2.外来产品图样和设计文件

外单位发来或各单位待会的外来产品图样和设计文件（包括顾客提供的资料），应及时到文控中心文控员处归档，由文控员统一建立台账。3.工艺文件 3.1过程流程图、FMEA（产品或过程）、控制计划、作业指导书、入厂检测报告等在文控中心文控员处归档，供相关单位查阅。3.2作业指导书由产品工程师发放到各车间使用，出厂和入厂检验报告由检验员统一保存后定期交给文控中心处归档。

3.3产品更改通知单由技术专责发放到技术部、质管部、生产采购部等单位，试制与更改的图纸签字盖章后交文控中心文控员处复印，原件存档，复印件由技术专责随更改通知单发放到入口检验和制造采购部。技术专责需把更改通知单及图纸发放到相关单位的技术员处，再由技术员发放至本单位相关人员。接收人需在设计更改发放清单（）上签字。4标准资料

公司制定和购买的标准及其他企业标准、国家标准由文控中心文控员建账发放。5其他

更换或增加的技术文件随更改通知单一起发放，不在单独建立发放台账，作废的技术文件由技术专责在发放更改通知单及新图时收回，送交文控中心文控员，由文控员加盖“作废保留”印章予以标识，并建立台账。

第五章 文件资料的鉴定和销毁

1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文控专员填写《公司文件资料销毁审批表》交部门主管人员审核，经总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。

2．销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。

第六章 附则 1．文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。

篇3：文控中心文件管理说明

美国文件中心是在二战时期建立起来的,当时军政部门的文件数量激增,军费增加,行政部门费用紧张,急需寻找经济的文件保管方案。美国文件中心建立后,将半现行文件作为管理对象,为各机关提供经济的保管服务,具有“精简、高效”管理半现行文件的作用。

我国机关文档管理中心的成立,源于2000年全国档案工作会议上通过的《全国档案事业发展“十五”计划》的指导,该《计划》中明确指出:“研究建立基层文件中心的实施方案,在北京、青岛、深圳等地开展相应的试点工作。”通过对办公集中机关的档案实行统一的管理,相对改革前分散式的机关档案室而言,机关文档管理中心也起到了“精简、高效”的作用。从政策导向上看,这些新型的文档管理机构应称之为“文件中心”,但具体的机构命名中,并非每个机构都称为“文件中心”,且通过研究对比发现,这些机构的特点与美国式的文件中心的特点存在着本质的区别,因而本文将之统称为“机关文档管理中心”。

1 文件中心与机关文档管理中心管理范围的不同

文件中心保管的是半现行文件。所谓半现行文件,是介于现行文件与永久保存的档案之间的文件。文件中心所保管的正是半现行文件,要求每盒文件的月利用率最好不超过一次;利用率高的文件,不接收保管,直接放在形成机关保存;永久保存的文件直接移交到档案馆,文件也不接收。

机关文档管理中心保管的是机关需要归档的文件,不管其利用率的高低及保管期限的长短,只要是属于机关的归档文件,一律接收。一般而言,文件在机关归档后的第二年,便移交到机关文档管理中心保管。具有长远保存价值的档案,在机关文档管理中心保存10-20年后,再向档案馆移交。

2 文件中心与机关文档管理中心服务对象的不同

文档管理工作包括以下环节:收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、提供利用和统计。文档管理机构的职能设置主要是围绕这几项工作开展,面对不同的服务对象提供不同的服务内容。

美国政府的文件鉴定服务主要由专门的鉴定机构负责,鉴定哪些文件应该向文件中心移交。文件中心仅为政府机构提供保管、检索、利用、统计服务,鉴定到期的文件并提出处置方案——销毁或是向档案馆移交。文件中心的管理目标是保证文件保管费用的经济性,要低于文件放置在机关内的保管费用,在此基础上保障文件利用的便利性,比如检索的快捷性以及文件投递的效率等。

机关文档管理中心提供的服务各自有所区别,大体上有保管、整理、鉴定及向档案馆移交档案,这些服务主要是面对文件形成机关。此外有些机关文档管理中心还提供现行文件服务,面向的服务对象是社会。少数文档中心面向企业、单位提供档案的代管、数字化、修裱等服务。

3 文件中心与机关文档管理中心的特点分析

3.1 文件中心主要具有以下特点

文件中心特点一,以机构数量少,机构规模大。在经济学的生产理论中,规模经济是指,随着企业生产规模的扩大并保持在一定规模范围内,生产成本和管理成本得以降低,从而获得成本优势。(1)因文件中心所投入的库房、装具、设备等固定成本较高,只有通过一定的保管规模才能降低文件的单位保管成本,发挥规模经济效应。文件中心在国际档案界被誉为“现代最富生命力的档案管理机构”,虽然在很多国家都有设立,但在美国联邦政府系统内仅有16个。访美学者林学奇的实地考察文章《感受文件中心》一文有如下的描述:“华盛顿的文件中心给我的印象更像是一个大仓库,……七至八米高的屋顶上是密密麻麻的各种管道,20个巨大的库房……如果不告诉你这里是文件中心,运的是文件或档案,你一定会把这里认作是铁路或邮局的托运站。”(2)从文件服务对象的范围、仓库式设置及排架方式可知,美国联邦政府的文件中心正是通过一定规模获得“精简、高效“的作用。

文件中心特点二,保管低利用率的半现行文件。“保存期在6年以下的文件,在机关处理,不向文件中心移交;需要永久保存的文件,由机关直接移交给档案馆作档案保存;其余的文件视情况和工作需要分期移交文件中心保管和处置。”(3)对于半现行文件,文件中心仅接收利用率低的部分。低利用率的标准是,每盒文件的月利用率不超过一次,以此保障文件的保管费用比在形成机关的保管费用低的经济效益的获得。

3.2 机关文档管理中心的特点

特点一,设立在驻地集中的政府办公场所内。机关文档管理中心是在当地政府进行机构改革并成立新的办公场所,政府机关实现同一办公大楼集中办公的情况下建立起来的。

特点二,集中统一管理档案,达到精简高效的作用。机关档案室因模式的分散性,制约着档案工作效益的发挥,不能满足政府提出的“精简、高效“的要求。机关文档管理中心建立后,对集中办公的各机关档案进行统一管理。这样的管理方式使政府用于机关档案管理的资源从分散式转变为集约式,有效节约政府资源,起到了“精简、高效”的作用。

4 文件中心与机关文档管理中心的对比结论

文件中心在保管的文件范围上要求严格,机关文档管理中心接收的保管范围则相对宽泛。文件中心的服务对象仅是文件形成机关,机关文档管理中心则设置灵活,有向社会提供服务的趋势。文档保管范围及服务对象的不同,或许还不能将文件中心与机关文档管理中心有效地区别开来,特点的不同成为两者的本质区别。

机构规模大及馆藏文件利用率低这两个突出特点共同构成了文件中心与其他档案管理机构的不同之处。这两个特点的关系是统一的关系,文件中心的“精简、高效“作用,即是通过这两个特点来保障的。如果所保管的文件利用率太高,大量文件的积累使利用不便,也不能实现规模效应;如果利用率高的文件的数量越多,管理就会更为复杂,不利于保管成本的降低。我国并没有同时具备这两个特点的档案管理机构,所以,我国没有美国式的文件中心。

机关文档管理中心设置在政府统一办公楼内及集中统一管理档案的特点,是对于改革前的机关档案室而言的。改革前各个机关都设立一个档案室,政府资源投入分散。机关文档管理中心建立后,与各政府机关集中办公,集中统一管理档案,改变政府资源分散式投入,体现出“精简、高效”的作用。以近距离作为条件,才能满足各机关频繁的档案利用需求。

文件中心的“精简、高效”是通过规模效应及低利用率的保管对象来获得的,而机关文档管理中心的“精简、高效”是通过原有的多个机关档案室的整合获得的,两者在程度、侧重点上都有所不同。因此,不能单以“精简、高效”的作用将两者混为一谈。

本文是2010年广西民族大学研究生教育创新计划项目gxun-chx2010015研究成果

摘要：本文对美国文件中心与我国机关文档管理中心从管理范围、服务对象以及特点三方面进行对比,认为两者虽然具有“精简、高效”的作用,但却是不同的文档管理机构,通过对比判断出我国目前没有美国式文件中心。

关键词：文件中心,机关文档管理中心,机关档案室

参考文献

[1]梁小民.西方经济学基础教程.第二版.北京:北京大学出版社,2003:63-65.

篇4：文控中心管理规定

1.0 目的为确保文控中心日常工作的正常进行，规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司的各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际制定本规定。

2.0 文控管理资料范围

2.1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件资料

2.2 公司股东会、董事会、及重要会议等形成的文件材料

2.3 各类决议、决定、条例、规章制度等法规性文件

2.4 劳动工资、人事、法律事务等管理方面的文件材料

2.5 经营管理、生产技术管理、安全生产、各类仪器、设备等文

件材料

2.6 工作规划、工作总结、项目方案、客户资料以及模具分公司

所有技术图纸等

2.7受控文件还包括：各类光碟、声像资料、照片文件、影片、录

音、录像（含政治、经济、科技、文娱、广告活动等）

2.8 报刊杂志管理

3.0 文件控制原则

严格按照程序文件实施公司文件受控。

4.0 文控制度

4.1 文控中心接收各部门/科室移交需受控或发放的文件时间为：

上午9：00～11：00；下午14：00～16：00，其余时间原则上不接收（除特殊情况外）

4.2 文控负责人会在接到需发放的受控文件后的4个小时内发放

到相关部门，如紧急处理文件在交付文控时予以紧急程度说明，以便文控优先对此类文件做好受控的管理工作，尽快发放到相关部门。

4.3 对于要回收的文件，各相关部门做好整理配合工作，对于回

收时受控文件丢失的部门视文件重要性做出相应的处罚。

4.4 中层以上人员借阅非密级文件，资料可直接通过文控中心负

责人办理借阅手续；因工作需要，公司其他人员需借非密级文件资料时须填写《借阅文件台帐》，经部门部长批准。借阅期限一般不超过一个星期，到期归还，如需再借，办理续借手续。对到期不还者视情节做出相应的处罚。

4.5 密级文件的借阅必须是总经理及以上人员审批，原则上不可

以带出文控中心，如特殊情况须在审批时注明借出资料室。

4.6 借阅文件资料者应爱护资料，确保资料完整性不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、折散或损毁注间安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，借阅文件资料交换时须当面看清楚，如发现遗失或损坏，报管理部部长视情况做出相关处罚。

4.7 公司任何个人或部门除文控中心外不得销毁公司文件资料，当某些文件资料到了销毁时由文控中心填写《文件销毁（留用）申请单》，由管理部部长（管理型文件）或管理者代表（体

系要求文件）审核，总经理批准；一般文件的销毁由管理部部长批准即可。文控中心要永久保存《文件销毁清单》。

4.8 文控管理人员会定期或不定期到各部门/科室检查现场有没有

非受控文件的使用、受控文件是否完好，是否流通于其它部门等，对发现不符合文件控制要求的，要求其部门负责人做出书面检讨，并及时改正。

4.9 现场每发现一例非受控文件在使用对使用人处1-2元/例处罚，对主管处100元/例处罚。

4.10 文控管理员要负责对文件的跟踪，控制与保密工作，严禁丢

失损坏，泄露公司受控文件和机密信息，如有发生视情况严重性按相关规定做出相关处罚

4.11 若发现文件资料丢失无论责任是自己或他人均要立即呈报处

理，不得隐瞒。

4.12 对于文件资料的控制具体办法按《文件控制程序》施行。

篇5：文控中心的主要职责

文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

文控中心的主要职责：

1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6．发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

7．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

8．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。

篇6：文控中心文件管理说明

首先,从电子文件形成的过程和特点来看,电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论,电子文件的处置阶段 ( 即归档阶段) 仍应有档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求,也是电子文件形成部门的必然选择。

现有的计算机存储设备容量虽然很大,但面对呈几何级数发展的电子文件,总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快,许多早起形成的文件在新的软硬件环境下不能读取,即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力保留旧的设备和多种应用软件,显然从人力和物力上都是一种浪费。所以,电子文件归档工作要走社会化管理这条路,由专业的档案部门去管理。

其次,传统的档案工作是以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,电子档案与传统纸质档案具有以下几个特点: 首先是电子文件不再是直观的纸质文件,它是以二进制代码形式记录,它需要借助现代办公设备才能阅读利用; 其次是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递,电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响; 再有电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。根据电子文件的上述特点,在对其进行归档之前,要进行认真的鉴定。电子文件的鉴定,主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中,只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的,才有必要作为电子档案保存下来,其余的电子文件就可以在机内删除。

与此同时,基于电子档案的自身特点,它也具有一些特殊的特点: 首先是电子文件整理减轻了档案管理人员的劳作强度,从原来的手工建档、查找与检索变为信息网络操作与整理。其次电子档案有利于文档的保密工作,从原来的整卷提供利用查阅到现在电子文件相应的页、份、件提供,从而更有利于文件的保密。再有一点就是大大提高了档案管理的工作效率与质量。

再次,电子文件有别于传统的档案文件,它必须通过复杂的编码和解码过程才能利用,与载体没有必然联系,它可以复制并存储于不同介质之中,利用者只要获得允许,就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。

电子文件档案化管理,就是在传统档案管理经验和形式基础上结合电子文件自身的特点,采用先进的计算机和网络技术,有针对性地汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论,对电子档案实行文件级的管理,对本部门、本地区形成的文件实行社会化、自动化、网络化管理,从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式,并相应地成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆。电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件,对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理,它不由文件形成部门或其他非专业部门来管理电子文件,也和传统的档案管理方式有所区别。

1电子档案的归档时间与传统档案不同

电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档,或在某一时间周期定时统一归档,由文件形成部门通过网络传送给档案部门,并用电子数码签名封签认证,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号,设定访问限制级别,以便将来用户查找利用。

2电子文件的归档方式与传统档案不同

电子文件由于采用电子编码技术,可以编辑修改而不留痕迹,载体无法固定,某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都是电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此,电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护,保证文件在传输、处理过程中不会出现错误,以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性,保证电子文件的法律凭证地位。

3电子文件在保管方式上和传统档案有差异

电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存储介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合。档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通过、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。

4电子文件的分类、编目方式与传统档案不同

因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具,方便检索查询信息。用户只需给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

5电子文件查询利用方式和传统档案不同

只有符合一定条件,利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员,会员就可以通过远程登录等方式,经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后,才可以查询有关的电子档案信息,并要进行借阅登记和缴纳查询费用。