人事档案代理制度

人事档案代理制度（精选十篇）

人事档案代理制度 篇1

近年来, 国家逐步加大了高校人事制度改革力度, 出台了《关于深化高等学校人事制度改革的实施意见》 (人发 (2000]59号) 、《关于加快推进事业单位人事制度改革的意见》 (人发 (2000) 78号) 等制度政策。在国家政策的指引下, 我国公办高职院校 (以下简称高职院校) 积极探索适合自身特点的人事制度。人事代理制度是高职院校人事制度改革的一项重要内容。人事代理制度是指县以上 (含县) 政府人事部门所属的人才流动服务机构, 在国家人事政策和法规指导下, 受单位委托, 通过契约形式, 运用社会化管理服务方式和现代化手段, 为其提供人事关系托管、档案保管、工资核定、职称评定、人才招聘等综合性专业化的管理和服务。 (1) 相应地, 高职院校人事代理制度是指在国家相关法律和政策的指导下, 高职院校与招聘的教职工在平等自愿协商的基础上签订聘用合同, 并由人才流动服务机构作为综合代管部门接受高职院校的委托, 为其提供人事管理综合性服务的制度。 (2) 其中, 人事档案管理是高职院校实行人事代理的主要业务之一, 与原有的人事档案管理相比, 具有以下新的特征:

(一) 由单一管理主体向“双主体”转变

高职院校作为事业单位, 有独立的人事管理权限, 由学校人事档案管理部门对传统体制下的在编教工的档案进行管理。在高等教育大众化的进程中, 高职院校的办学规模实现跨越式发展, 因此, 高职院校需要建立一支适应规模发展的师资和管理队伍。在编制紧张的情况下, 近年来高职院校对新进教工 (主要是硕士研究生) 实行人事代理, 在一定程度上缓解了编制有限、学生扩招的情况下师资力量不足的压力。实行人事代理制度后, 人事档案管理主体增加了人才服务机构, 由学校委托的人才流动服务机构对人事代理教工的档案进行管理。 (3)

(二) 由“单位人”向“社会人”转变

人事代理制度实质是一种人员聘用制度, 高职院校在聘用合同的约定下享有人才的使用权, 而人事档案管理等一些具体的人事管理工作则按照委托协议由人才流动服务机构代替管理, 逐步使人才的使用权和所有权分离, 把原来由高职院校承担的社会责任从学校中分离出来, 走向社会化管理, 充分实现了人才自主择业权和学校用人自主权的双向结合。

(三) 由行政管理模式向服务管理模式转变

传统意义上, 人事档案管理是一种组织行为, 个人根本不知道自己的档案信息, 而且一般不能亲自查阅自己的档案。作为政府人事部门所属的人才服务机构, 主要开展社会化人才管理和服务工作, 有资源和技术优势推进人事档案信息资源开发进程, 从人事档案中开发有现实价值的个人档案, 改变以往人事档案管理中“重藏轻用”的做法, 有效提高人事档案信息的社会化服务功能。

二、人事代理制度下人事档案管理存在的新问题

人事代理作为一种新型的人事管理社会化方式, 对人事档案管理提出了新的要求, 在执行的过程中难免产生一些管理和操作上的新问题, 主要表现在:

(一) 人事档案管理职责不明确

高职院校在推行人事代理制度时, 有些学校只注重形式, 与人才流动服务机构签订委托协议时, 没有明确规范双方的职责权利、义务, 没有制定操作性强的具体措施, 也没有明确建立和落实协调、监督机制, 这就容易产生双方职责不明确、实际工作与人事代理制度内涵不符、运行机制不畅等问题。例如:有的高职院校只是把人事代理教工的人事档案放在人才流动服务机构保管, 而工资调整、人才调动、职称评审等业务仍由学校操作, 人事代理制度流于形式, 难以发挥实质性的作用。 (4)

(二) 人事档案信息补充、更新、转递不及时、不完整

人事档案信息处于不断发展变化的状态, 随着当事人的经历变化, 需要连续不断地补充和更新, 才能真实反映当事人的客观面貌。然而, 人才流动服务机构一般重接收、轻管理, 只负责把接收的档案归档, 接收档案后基本不审不看, 高职院校又不可能一一去查询档案, 很难做到“查缺补漏”。再者, 由于人事档案材料形成时并没有区分教工的聘用性质, 因此, 高职院校人事档案管理部门需要根据教工录聘关系对人事档案材料进行分类、整理、移交等, 无形中增加了多道工序和工作量, 在人手有限的情况下降低了档案管理工作效率, 人事档案移交的速度比较缓慢, 与人才流动服务机构衔接不紧凑, 有的学校甚至忽略了此项工作, 只管用人, 而人才流动服务机构一般又不会主动或及时向高职院校索要人事材料, 更谈不上整理, 这就容易导致代管的人事档案出现不连续和缺失的现象。 (5)

(三) 人事档案利用不方便

档案管理只是手段, 档案内容信息的开发和利用才是目的。档案信息资源开发, 主要是指档案管理部门根据社会需要, 采用专业方法和现代化技术, 发掘、采集、加工、存储、传输所收藏档案中的有用信息, 方便利用, 以实现档案的价值和作用。然而, 由于人事档案业务基础建设中还存在收集不齐全, 归档率低, 案卷质量不高, 查阅方式局限于等客上门、你查我调的被动服务方式, 档案信息的提供以档案原件为主等因素, 相当部分人才流动服务机构的人事档案管理的标准化、规范化、现代化水平不高, 制约了人事档案资源的开发, 无法满足新时期社会利用档案信息的广泛需求。 (6) 例如:高职院校组织和人事部门需要查阅代管人事档案, 每次都必须到人才流动服务机构查阅;代管的个人需要依据档案材料开据有关证明时, 更需多个流程才能办成, 利用起来极为不便。 (7)

三、人事代理制度下人事档案管理采取的新对策

随着人事代理制度的日趋完善, 如何更加准确、高效率地管理高职院校人事代理教工的档案, 并使之适应人事制度改革的需要, 是新形势下加强人事档案管理的重要课题。主要对策有:

(一) 积极推进档案管理的规范化

档案管理工作是一项政策性、专业性强的工作, 无论高职院校还是人才流动服务机构都必须规范管理。二者要加强沟通和协调, 制定严格的合同, 明确各自的职责范围、可操作的措施、具体工作程序以及各个工作环节间的运行机制等, 根据实际情况不断修订和完善材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查 (借) 阅、转递等规章制度, 着力解决职责不清、关系不顺、程序不规范、运行机制不畅、信息反馈不及时等问题。例如:高职院校人事档案管理部门要及时更新人事代理教工名单, 对人事代理教工的人事档案材料进行初步整理、登记在案, 并于每年年初把上一年度的档案材料及时完整地转递给人才流动服务机构;对于人事档案中比较常用的材料, 如工作简历、家庭成员、社会关系、组织关系、学历学位、职称职务、晋职晋资、考察考核、培训教育等, 要进行必要的备份, 便于查阅利用。而人才流动服务机构要按程序及时做好代管人事档案的收集、整理、保管、利用等工作, 完善档案的动态管理, 使人事代理制度下的人事档案管理逐步实现规范化管理。

(二) 积极推进档案信息数字化

实行人事档案信息电子化管理已成为一种必然趋势。有条件的人才流动服务机构首先要实现档案内容电子化, 根据人事信息采集要求, 凭借技术力量, 采集出代管人事档案中有现实意义和利用率高的各类信息资料, 通过分类加工、有序整理, 使之成为完整的人事档案信息系统模块, 并由专门的人事信息数据库保存, 为人事档案信息数字化管理提供基础保证。其次要逐步开发人事档案信息远程查询系统。人才流动服务机构与高职院校建立电子信息网络系统, 并设置不同的使用权限, 高职院校借助网络平台, 可以在允许的权限下快捷方便地查阅到本单位所属人事代理教工的电子档案, 也可以随时了解档案材料是否及时、完整归档并及时提醒人才流动服务机构补充, 有利于解决人事档案难以集中采集、查阅的矛盾。 (8) 与此同时要针对电子信息易复制、易更改、易删除的特性, 加强网络监管, 确保电子信息的安全性和保密性。

(三) 加大档案管理人才培养和建设力度

人事档案管理人员的素质水平影响着人事档案管理水平的高低。无论是高职院校还是人才流动服务机构的人事档案管理人员, 要学习掌握人事政策, 学习掌握现代化管理方法, 切实转变工作作风和观念, 树立服务意识, 提高服务质量和水平, 为档案利用者提供优质、方便、快捷、高效的服务。例如:在职称材料等大批量档案利用需求产生时, 学校人事档案管理人员可集中统一代为办理。

摘要：公办高职院校实行人事代理制度, 在一定程度上缓解了教师编制有限、学生扩招的情况下师资力量不足的压力。随着人事代理制度的实施, 人事代理教工档案的管理、使用等方面呈现出新的特征, 以及面临着新的问题和考验, 因此, 有必要采取相应的措施与对策, 加强人事代理制度下的人事档案管理工作, 以适应公办高职院校人事制度改革的需要。

关键词：公办高职院校,人事代理制度,人事档案,档案管理

注释

1[1]林晓璐.高职院校人事代理制度的实践与思考[J].广东科技, 2010 (5) :14.

2[2]陈晓宁.困境与出路:我国人事代理制度的现实考察——以公立高职院校人事代理为视角[J].甘肃广播电视大学学报, 2010 (4) :36.

3[3]蔡颖.论人事代理制下的高校人事档案管理[J].人力资源管理, 2011 (3) :64-65.

4[4]燕慧.高校人事代理档案管理存在的问题与对策[J].档案与建设, 2005 (4) :42.

5[5]陈志宏.人事代理制度下的高校人事档案管理[J].泉州师范学院学报 (自然科学) , 2010 (7) :100-101.

6[6]陈智为, 邓绍兴, 刘越男.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社, 2011.

7[7]李玮.高校人事代理制度下聘用制人员档案管理的思考[J].科技信息, 2009 (28) :690.

人事档案代理证明 篇2

另外，他也是每个相应单位的每个岗位在不同时间里，在由谁执行承办的证明

为帮助毕业生在择业期间了解国家有关人事档案代理政策，妥善解决毕业生就业报到过程中所涉及的户口和档案问题，以免给其造成不必要的麻烦和损失，河南省大中专学生就业服务中心结合我盛市人才交流中心，现就毕业生就业过程中遇到的有关问题作如下说明。

助工评非常容易，不需要考试。

在规定的时间内，填好并提交评助工的相关资料，可以委托代理你档案的人才服务中心办理，如果单位人事可以办理的话直接找单位的人事部门就行了。

具体表格你可以登录当地人事人才网查询。

一、毕业生人事档案代理的含义：

毕业生人事档案代理是指国家本着充分尊重毕业生自主择业的原则，高效、公正、负责地为各类毕业生解决在社会主义市场经济条件下所遇到的人事档案管理方面的有关事宜。它是一种新型的人事档案管理方式，它的实行，对深化人事制度改革，实现人才社会化管理和服务具有重要意义。

二、毕业生人事档案代理的服务内容：

就业政策咨询，档案托管，毕业生报到接收手续，出具以档案为依据的有关证明，保留原有身份认定，办理工龄计算、档案工资调整、转正定级、职称资格评定、出国政审、党组织关系管理，办理进入郑州市户口关系，代理养老保险的有关手续等。

三、毕业生人事档案代理的服务对象：

凡通过双向选择，择业期内已同外资企业、股份制企业、私营企业等非国有单位(没有直接档案接收权的单位)和实行聘用制的国有企、事业单位签订就业协议书的毕业生或在以上单位工作但没与该单位签订就业协议书的毕业生;择业期内暂未落实就业单位的各类毕业生;复习考研的各类毕业生，实行人事档案代理服务。

四、毕业生人事代理的办理程序：

1、申请办理就业人事代理

毕业生统一将接收单位加盖章的《全国普通高(中)等学校毕业生就业协议书》(协议书无接收单位盖章的另附《灵活就业合同》或《劳动合同》)、二张一英寸的二代彩色身份证照片交所在学校就业指导部门，同时每人交纳120元/年的档案管理费(需入户者应另交纳30元/年的户口托管费)并填写《人事档案管理合同书》、《档案管理卡》和《存档人员登记表》。

2、办理就业报到证

学校就业指导部门将《全国普通高(中)等学校毕业生就业协议书》一并报送河南省大中专学生就业服务中心，由河南省大中专学生就业服务中心统一到人才交流中心加盖人事代理专用章后，统一办理毕业生《就业报到证》。

3、办理户口迁移证和组织关系介绍信

河南省大中专学生就业服务中心将毕业生《就业报到证》统一发给学校就业指导部门，由学校就业指导部门向毕业生发放《就业报到证》，统一协调、组织需入户的毕业生到其户口所在地办理《户口迁移证》。党员应到党委组织部门办理组织关系转移手续。

4、收取相关材料

学校就业指导部门统一收集、整理好毕业生档案、《就业报到证》及需入户毕业生的1张B5的毕业证复印件、1张B5的《就业报到证》复印件、《户口迁移证》、2张1英寸的二代彩色身份证照片。河南省大中专学生就业服务中心协助人才交流中心到学校就业指导部门统一提取以上材料，由人才交流中心办理《人事档案管理合同书》、《档案管理卡》、档案托管和入户手续等事宜。

5、建立正式人事代理关系

河南省大中专学生就业服务中心统一将编过号的《人事档案管理合同书》和《档案管理卡》转发给学校就业指导部门，毕业生与人才交流中心建立正式人事代理关系，以后每年按有关规定向其交纳相关费用并享受有关人事服务。

6、办理改签手续

毕业生在择业期内改签的，需持新的接收单位证明和已签发的《就业报到证》到河南省大中专学生就业服务中心由其协助办理。

五、毕业生办理人事档案代理的益处：

1、方便落户和档案转递。毕业生办理人事档案代理手续以后，妥善解决了郑州市户口及档案托管问题，可以放心大胆地到省内外一切单位工作，不再为户口和档案问题烦恼，彻底实现了用人单位对毕业生人事关系管理和使用的分离。

2、享受各种优厚待遇。毕业生办理人事档案代理后，可以享受到与国有单位工作人员相同的人事待遇，一旦毕业生进入国有正式单位，其转正定级、每年干部身份的保留、工龄的计算、档案工资调整、职称资格评定等对其资历认定、提高待遇和核定工资很有好处，不会出现断档情况。

3、方便改签和人事调动手续。中心依据有关规定，为择业期内需改签的毕业生办理改签手续;人才交流中心依据有关规定，凭毕业生所持正式手续，为超过择业期涉及工作调动的毕业生办理档案转递和户口迁移事宜。

4、方便出具相关证明。中心依据有关规定，为择业期内的毕业生办理改签手续;人才交流中心依据有关规定，凭毕业生所持正式手续，为超过择业期涉及工作调动的毕业生办理档案转递和户口迁移事宜。

六、毕业生档案代理和求职注意事项：

1、毕业生在办理人事档案代理时，应注意办理单位是否为国家主管部门正式批准成立的人才机构，防止非法中介或非正常渠道办理人事档案代理手续，给自己造成不必要的麻烦，甚至上当受骗。

2、毕业生要谨慎同用人单位签订《就业协议书》、《灵活就业合同》或《劳动合同》，注意招聘单位的真实性、招聘信息的可靠性，以免给自身和用人单位造成不必要的损失，给后期人事档案代理带来不必要的麻烦。

七、毕业生办理人事档案代理后享受的增值服务：

1、免费政策咨询和就业指导。

2、免费在“河南省毕业生就业信息网”、“中原人才网”、“郑州市人才网”等网站展示英才求职信息。

3、免费参加中心举办的中小型的专场招聘会。

4、优惠参加中心与各级教育、人事、劳动等行政主管部门或相关人才、人力机构共同举办的大型的大中专学生供需见面会。

5、优惠进行人才素质测评。

6、优惠参加中心职业技能培训。

浅议医院人事档案代理制度 篇3

一、人事档案代理制度的优点

人事档案代理制度是单位将新录用人员的档案，统一寄存到政府人事行政部门所管理的人才服务机构，由其代为管理，单位或个人需要查阅时，到该人才机构办理。人才档案代理制度的优点主要有：

1.减少人员录取、流动等行为的程序，有利于提高医院人事工作效率。

医院采取人事代理制度后，人才服务机构在一定区域内保存有医疗行业所有新录用人员或医学专业毕业求职人员的档案。在该地域内，办理人员录用、流动等工作中，不需要进行档案的传递等过程，甚至不需要重新审阅档案，只需办理基本的人事变动手续，节约了大量的时间与资源，提高了人事工作效率。

2.简化了人才管理与流动程序，有利于人才交流与发展。

在传统的医院人事管理制度下，有时会出现医护人员有调动意向，但所属单位不同意医护人员的去向选择，通过拒绝传递档案的方式，强制医护人员留在本单位工作的现象。这既不尊重医护人员个人的意愿，也在医院内部形成矛盾，不利于人才流动和医院发展。而医院将人事档案寄存在人事代理机构，人事代理机构对人事档案只有管理的义务，没有限制档案传递的权力，当医护人员和其他单位完成双向选择时，只需要办理调动手续或签订工作协议，就可以完成人事变动的过程。

二、对医院人事代理制度的几点建议

随着人事代理制度的进一步推行,用人结构的不断变化，与实行人事代理制度的初衷相比，医院人事档案在代理的过程中出现了一些问题，人事代理机构与医院职责模糊、衔接不紧，在具体操作实施时没有落实协调机制，不同程度上影响了代理人员的人事档案管理。档案管理的条件及管理制度不健全，档案材料散乱无章、杂乱无序，利用极不方便等。针对以上情况，笔者认为实行以下措施对提高人事档案代理制度深有意义。

1.转变思路,规范档案管理操作程序。

认真制订实行人事代理后的人事档案管理制度，进一步明确人事代理人员人事档案目标管理方向，实行人事代理后的医院人事档案工作须由医院与人事档案代理机构合作才能完成,这就要求双方在管理工作上观念要有所转变。医院要积极配合人事档案代理机构做好档案材料的收集工作，人事档案代理机构也不能仅仅停留在保管档案上,双方都要在档案管理方面做好协调工作，制订出可操作的具体措施,明确医院和人事档案代理机构的职责范围、工作程序等，着力解决职责不清、关系不顺、程序不规范、信息反馈不及时等问题，弄清楚哪些是代理机构的职责、哪些是医院的职责，明确收集归档时间、归档内容和归档范围，建立健全一整套包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查（借）阅、转递、与代理人员和医院定期联系等方面的规章制度。做到有章可循,有法可依、规范管理。使医院人事档案目标管理的方向逐步达到法制化、规范化和科学化。

2.大力宣传人事档案代理机构及其职责范围，实现人事代理人员的知情权。

加强对人事代理人员的宣传力度，切实执行现有规章制度，将有关人事档案代理政策和规章制度让代理人员知晓，让更多的人知道人事档案代理机构及其职责，人事代理人员档案管理原则、管理范围、对象及转递、收集、整理利用规定等，让更多的人事代理人员了解档案托管的实际意义。只有将人事档案托管在人事档案代理机构的人，才能享受到某些应有的待遇，如身份保留、工龄连续计算，转正定级等。在一定范围内将不属于保密范畴的档案内容向代理人员公开，实现公民知情权，让当事人对自身的档案状况有清晰的了解，认识到档案是自己的业绩、信用等方面的一个体现，逐步改变代理人员对档案的神秘感和漠视感，增强代理人员的档案价值意识，提高对人事档案的重视程度，从另一方面对人事档案的真实性和完整性也起到很好的监督作用。

3.重视人事档案材料的收集工作。

注意沟通信息渠道，建立健全人事档案信息交换联系制度，人事档案代理机构与医院建立人事档案材料收集网络，把需归档材料的内容及范围以书面形式发到医院，定期联系，医院对档案代理人员在工作中形成的人事材料及时收集、鉴定、登记,年终由人事档案代理机构和医院进行档案移交,以保证代理人员人事档案的真实性和完整性。

4.实现代理人员人事档案信息化管理，发挥人事档案的信息功能。

人事档案代理制度 篇4

关键词：人事档案,机遇,挑战

上世纪90年代中后期，随着高校招生规模不断扩大，我国出现了高校大批引进人才的局面，为了解决我国高校教师队伍建设中存在的用人效益不高、资源配置不合理、队伍活力不足等问题，从90年代末在我国部分地区开始实施了一种人事代理制度的新型管理方式，其基本的形式是人事代理机构（或称人才代理机构），受用人单位的委托以管理其下人事档案为主要形式的一种代理行为。高校与人才只通过合同或协议发生劳资关系，这种新的人事管理形式把人、档适度分离，实现了高校人事档案的社会化服务，促进人才的合理流动，推动了人事档案大系统的信息化，但是人事代理制度打破了传统的个人与单位的固化关系，改变了传统的纯手工操作的人事档案管理模式，人事代理制度为高校人事档案管理带来机遇的同时，也为高校人事档案管理带来了挑战。

一、人事代理制度给高校人事档案管理带来的机遇

1. 传统人事档案管理模式的转变。

当前我国高校存在两种人事档案管理模式：一是集中统一管理模式，即高校人事档案统一交由本校档案馆集中管理，实行档案实体与档案信息的统一管理；二是条块分散管理模式，这种模式不仅存在于各个高校之中，也存在于高校与高校之间，就是在各高校内部，不同部门分管不同的人事档案；在各高校之间，人事档案分属各自的管理部门，各校自成体系，呈自我完善和自我发展的局面。这两种管理模式都存在不足之处，主要表现在：第一，由于权责不明晰，人事档案各形成部门之间往往会相互扯皮、推诿，造成人事档案信息利用审批效率低下。第二，人事档案的动态性强，需要时时形成，时时更新，档案馆（室）并非人事档案形成部门，在信息来源上受制于各形成部门。如果没有各部门主动、积极及时归档，就无法保证人事档案数据的全面、准确。第三，条块分散的管理模式虽然比集中统一管理模式更具灵活性，但由于缺乏高效的组织、协调，各部门各行其是，各自为政，资金人力重复投入，资源标准化程度低，共享不足。这种低水平重复的分散管理模式是与档案信息化建设“效益为上、规范共享”的原则相悖的。因此，两种人事档案管理模式都有“小而全”和内向性的色彩，而人事代理制度为传统人事档案管理模式转变带来了契机，人事代理制度将原先由单位承担的社会职责从单位中剥离出来，由社会来承担，其实质是人事工作的社会化管理。实现人才由“单位人”向“社会人”转变的新型用人管理模式。人事代理制度通过契约形式明确规定高校和人事代理机构双方的权利和义务，明晰双方在人事档案报送中的职责、操作方法和奖惩办法，因此也就避免了传统档案管理中的相互扯皮、被动归档的现象。人事代理制度下人事档案信息的集中化也保障了人事档案信息的标准化，在集中的环境中采用统一规范，实现成本的节约和资源的整合与共享。

2. 社会大系统档案信息化建设。

传统的人事档案管理模式劳动强度大、工作效率低，严重阻碍高校人力资源的整合与共享，而人事代理制度全面、系统、有序化的信息资源共享意识，为高校人事档案信息化建设带来发展机遇，迫切要求高校人事档案更加主动地适应信息化、数字化两个层面的变革和拓展。（1）档案业务在高校各种业务中地位不高，这就造成高校对档案工作改革的投入力度不够，因此，高校档案信息化总体水平低下。而人事代理机构是面向全社会的开放平台，其经济实力、技术实力、人才队伍实力较强，实现了社会资源的集约化，在人事代理制度背景下的高校人事档案信息化工作，可以减少各高校档案管理部门的重复投资和资源浪费，使高校档案部门从繁琐的手工技术性事务中摆脱出来，将精力投入到人力资源规划、人力资源开发和使用、绩效评估、薪酬管理、档案信息化的利用与管理等工作中[2]。（2）高校人事档案通过人事代理机构的平台，实现了各高校人事档案信息的标准化与集约化，在统一的环境中更有利于更大范围和更高层次上的人事档案信息的规模化开发和规范化利用。高校可利用人事代理机构实现人事信息的高度共享；各类人才可实现自由流动，促进人力资源的合理配置。

3. 人事档案诚信的社会化管理。

现实中很多高校人事档案由于种种原因存在严重的失真现象，其具体表现为：首先，个人无意导致档案信息失真。很多老师在填写自己的信息时，由于疏忽无意将自己的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历等信息填错。无意造成档案内容失真似乎妨碍不大, 但对日后的提升、职称评定、退休等事宜带来不必要的麻烦，也给学校教职员工带来消极影响。其次，个人故意提供虚假档案信息。人才的自由流动冲破了计划经济时代下人档合一的管理模式，因此，在各高校由于人才的流失遗弃档案大量出现，同时，高校在引进人才时也会由于将个人档案遗弃在原单位为其重新建档，由于在重新建档的过程中缺乏原始材料和必要的监督，个人将乘机故意提供虚假信息，使得这些“新档案”普遍出现信息失真的现象。大量的遗弃档案增加了人事档案管理的强度，“新档案”的水分也为档案的管理与利用带来尴尬，造成不良的社会影响。第三，人事档案管理制度不足或过剩引起档案信息失真。目前，很多高校缺乏有效的档案收集、检查、监督机制，使人事档案出现虚假信息；另外，人事档案管理制度的内向型和封闭性导致个人丧失了对本人信息的知情权，无法更正由组织和人事部门形成的错误鉴定。面对人事档案信息失真现象，人事代理制度将为人事档案的诚信化带来契机。人事代理制度在更大范围内实行开放式人事档案管理模式将成为可能。人事代理制度下人事档案不只是局限于单位组织部门使用，也经常会被其他组织和个人查阅、利用，因此，受整个社会的监督，降低了档案信息有意无意信息失真的可能。同时，人事代理制度减弱了人事档案政治化、神秘化的程度，加之信息技术飞速发展，改变了人事档案管理方式，可以将不属于隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流由单一的途径变为开放式的交流模式。

二、人事代理制度给高校人事档案管理带来的挑战

1. 给人事档案移交及查阅带来的挑战。

在人事代理制度下，人事档案由人才交流中心统一管理。首先，高校由于每年都有一定的新进教职工，且分布在不同的时间段，人事处在进行档案审核后可能无法及时向档案馆提交准确的人事代理人员名单，造成档案馆在接收人事档案材料的时候多出了进行人事代理职工的分类程序，并且为了及时向人才交流中心归档，可能会使学校档案管理人员频繁的往返于学校与人才交流中心。其次，在人事档案的利用上也会存在诸多不便。对单位来说，在干部的考核、任免、工资核定、办理退休、入党与转正等事宜中都需要查阅个人档案；而对个人来说在报考硕士、博士、评定职称、办理户口等也需要开具档案材料的相关证明。就档案材料开据证明的时候，也需要走多个流程，多方办理方能实现。第三，人事代理制度的员工，与档案在学校管理的教职工可能会有被区别对待的感受，这样不利于高校教职工的团结与稳定，不利于校园的和谐发展。针对以上问题要做好高校人事档案代理工作，高校与代理机构之间必须加强沟通、协调工作, 制订出切实可行、操作性强的具体程序和措施。可采取先电子信息归档再集中实物归档，避免不必要的人力浪费。另外在确保人事档案信息的安全性和保密性的前提下，充分发挥计算机和网络技术，在将档案资料报送人才交流中心之前高校可保留电子信息备份，以方便校内档案资源的利用，同时，做好宣传工作，向校内教职工宣传人事代理制度的优势，做好人事代理制度职工的思想工作，共建和谐校园。

2. 给高校档案管理人员带来的挑战。

人事代理制度推动了档案社会大系统信息化建设，推动着高校人事档案管理的信息化建设，这无疑也给高校档案人员的素质提出了挑战。档案信息化建设要求高校档案工作将从手工的、经验型的、封闭式的传统工作方式逐渐转化为自动化的、科学型的、开放式的现代档案管理方式，利用计算机辅助立卷，把档案人员从繁琐的手工立卷程序中解放出来。同时，高校部分员工实行人事代理制度为了方便查阅利用及实现档案资源在一定的范围的社会化共享，需要高校就同一内容的档案不仅有纸质为载体的档案，又要有以磁盘为载体的电子档案，实行档案的双套管理，发挥两种载体档案各自的优势，这也就对档案管理人员的计算机应用技术提出了更高的要求。然而，我国高校档案管理人员的素质现状却并不乐观，大部分从事人事档案管理的干部学历较低，年龄偏大，而且档案专业出身的较少，这也为改变新观念、接受新事物、创造新模式带来了一定的困难。因此，学校要加强对工作人员的业务培训，人事档案工作人员要由单一型转变为综合型的人才，人事档案工作者还要有丰富、广博的知识，这就需要自身加强对计算机知识的学习和对电子文档形成的规律、特点和文件处理的过程、方法的学习；同时学校也应在工作和待遇上给予支持和激励，使人事档案管理人员能实现自身价值，推动个人事业发展；最后，作为高校也应不断引进高素质档案信息化人才，建立高素质人才队伍，全面提高学校综合实力。

参考文献

[1]姜建明.人事代理制度下的高校人事档案信息化[J].档案学研究, 2006 (6) .

档案户口及人事代理 篇5

（二）如果说到就业协议，那么必需提到的就是《报到证》与国家干部身份。就业协议作为国家统计大学生就业率的一个根据，同时也是学校报到证发放的一个证明。只有毕业生签署了就业协议，拿回学校，学校才会在该毕业生毕业后将报到证发给你，而你拿着报到证到你工作的单位报道，就此开始计算工龄，而你也就拥有了干部身份。

（三）《报到证》：

《报到证》分上下两联（内容相同），上联（蓝色）由校就业指导中心寄发给毕业生，下联（白色）则放入学生档案内（人事档案属国家机密，不允许个人持有。如果你的用人单位拥有档案管理资格那么你的档案就放在单位；如果没有，那你的档案放在人才市场类的档案保存处。若你没签就业协议书，那你的档案就直接打回原籍）。而《报到证》则交由你手自行保管。在这里必须要重点说的是，很多人在毕业后没多久就把《报到证》丢了，而当若干年后单位希望将你提干要求出示《报到证》时，很多就没有了，而只能再跑回某地去重新开证明，这时的证明可就没那么好开了，所以还是劝毕业生保管好《报到证》。

（四）国家干部身份：

在中国社会体系中，公民分三中身份：农民、工人、干部。农民归农业部管理，工人归劳动局管理，而干部归人事局管理。大学生属于国家培养的专业人才，属于国家干部身份。国家干部身份靠什么来？靠就业协议，靠《报到证》。《报到证》就是你大学生干部身份的证明，假如某天你被提干时，这个就是你可以被提干的证明，因为你是干部身份。

（六）户口

一般来讲，毕业生户口有五种去向：

1、工作单位有户籍管理的条件（比如政府部门、高等学校）；

2、就业地的人才交流中心；

3、代理托管挂靠；

4、未曾办理，一年后学校给予打回原籍；

5、任逍遥，不知所终。

（七）档案

按照规定，个人是不能接触自己的档案的，档案的发送必须使用国家“机要”文件发送方式，属于国家秘密。所以说，档案是一件很严肃的东西。它是一个人生平的写照，读书的情况，工作的情况，党组织关系的一些情况都会在档案里以文件的形式保存，直到去世。

档案原则上来讲分为三种：学籍档案、人事档案和工人档案。学籍档案记录一个人的读书生涯，记载着他何年何月在哪里读书，受过何等处分何等表扬，一些测评表格、成绩单等归教育局管理。人事档案则是在学籍档案中加入了派遣证、履历表、转正定级材料、婚姻变更材料、出国材料、劳动合同等，归人事局管理。工人档案则是指没有经过转正定级，没有获得干部身份的工人，归劳动局管理。毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这份档案才转成人事档案（这期间档案在工作单位或者人才交流中心或者挂靠在代理托管机构）；如果毕业生毕业后未办理相关手续，将被打回原籍，进入劳动局，转变为工人档案（这期间档案在劳动局）。如果你的档案不行由人事局转为劳动局管理，那么很遗憾的告诉你，你失去了你这么多年读书得到的唯一社会凭证——干部身份。

（九）干部身份的作用：

1、国家机关录用公务员、进入事业单位的基本条件。公务员政审材料有一条明确规定要有干部身份（应届毕业生考公务员的除外）。

2、单位之间，城市之间人才流动的必备条件之一。比如北京现在的落户政策基本就是人才引进，必要条件之一就是要有干部身份。只有有干部身份，才能说是干部调动。

3、拥有干部身份才能够评职称。在我国，无论各行各业都会有职称评定，而且相信任何单位都希望有那些有职称的人来工作，就算你工作的单位没有职称评定一说，那想你如果是高级工程师，你拿的钱也绝对比别人多，因为这是国家规定，国家规定拥有职称的人的基本工资，比如一个高级工程师的基本工资不得低于年薪5W（举例，不代表国家规定）。

4、提干的基本材料。就是说如果你要被提升干部，就必须拥有干部身份。

5、计算干部工龄的起始点，工龄从拥有干部身份开始计算。（工龄关系着你的职称评定、社会保险等）

什么是毕业生人事代理？

毕业生人事代理是指政府人事部门所属的人才交流机构，本着充分尊重毕业生自主择业的原则，高效、公正、负责地为各类毕业生解决在择业、就业中遇到的人事方面的有关问题，并提供以档案管理为基础的社会化人事管理与服务

毕业生办理人事代理需经过哪些程序？

根据毕业生的不同情况，毕业生人事代理手续办理程序分别是：（1）择业期内已联系到接收单位的毕业生——持有接收单位签章的《就业协议书》到省人才中心，由省人才中心审核后签署人事代理意见——毕业生将《就业协议书》送交所在学校，由学校统一到有关部门办理《就业报到证》、《户口迁移证》并将毕业生档案经省大分办转交生人才中心——毕业生持《就业报到证》、《户口迁移证》到接收单位办理户口迁入手续，接收单位无集体户口的，可直接落入省人才中心集体户口。

（2）择业期内暂未联系到接收单位或准备复习考研的大专以上毕业生——持《 就业协议书》到省人才中心，由省人才中心审核签署人事代理意见（学校也可集体为毕业生办理人事代理手续）——毕业生将《就业协议书》交所在学校，由学校统一到有关部门办理《就业报到证》、《户口迁移证》，并将其档案经省大分办转交生人才中心——毕业生持《就业报到证》、《户口迁移证》、身份证等材料到省人才中心报到，签订人事档案管理合同，户口落入省人才中心。

毕业生办理人事代理手续后享受哪些待遇？

人事档案代理制度 篇6

［关键词］人事代理人事管理

目前，当社会各行各业进行着产业升级、第二次或第三次创业，以及企业制度改革的时候，新一轮的人事制度改革也在各个企业悄然进行着。人事制度改革是企业管理制度改革的核心之一，它包括：机构编制改革、用人制度改革、分配制度改革和后勤社会化改革等内容。以往的人事制度是单纯的对人的管理和监督，而如今的人事制度改革，不管其形式如何，改革程度及效果如何，改革的中心内容都是侧重加强人力资源开发的力度，即科学的进行人力资源规划和管理、培养和使用，同时尽力完善分配制度，做到人尽其才，充分调动企业员工的积极主动性，从而达到提高效益的目的。

一、人事代理制现状及意义

人事代理制是指代理机构按照国家有关人事政策法规的要求，受单位或者个人委托，以社会化服务的方式，代理有关的人事业务。它的最大特点在于实现人事关系管理与人员使用分离，变单位人为社会人，即单位管用人，而一些具体的人事管理工作则由代理机构负责。它是由传统的计划经济条件下的人事管理体制向与市场经济相配套的人事管理体制过渡的过程中产生的，是在人才交流服务工作的基础上发展起来的一种新的人事管理方式。最开始实行人事代理制的是一些没有人事独立管理权的小型、私营企业。后来随着经济改革的深入和发展，一些国有企事业单位包括公立高等学校都开始推行人事代理制度。目前，全国各地区普遍推行人事代理制，其中有些企事业单位还取得了明显的成效，创造了很多好的经验。如上海大学、南京大学、景德镇陶瓷学院、滁州师专、山东枣庄人民医院、绍兴日报等等。

企业实施人事代理制最明显的好处就在于有利于疏通人才进出渠道，建立能进能出灵活的用人机制。人事代理制使单位人变成社会人，个人摆脱了过去以人事档案为核心的对单位的依附关系，由于有代理机构为他们管理人事档案和人事关系，解除了他们的后顾忧，保证个人充分的择业自主。另一方面，企业不想用的人可以按合约规定辞掉。这样一来，用人单位和受聘人双方都可以自主选择。人才能合理地自由地流动，既有利于企业的发展，也有利于受聘人自身的发展。这样就解决了单位用人能进不能出的弊端。有利于人力资源的合理配置，充分发挥人才的作用。而对于受聘人来说，他必须具有高度的责任心和激烈的竞争意识，不断地提高自己的工作能力，认真工作，而这样又提高了工作效率。同时，有利于减少管理成本，提高工作效率。在传统的人事制度下，由于实行的是人员管理和档案管理合一的方式，人员一旦正式调入单位，他（她）的人事关系的各个方面包括家庭、孩子、房子都要靠企业帮助解决。这种国家办企业，企业办社会的现象，造成企业机构臃肿，冗员过多，负担沉重，有限的资源难于优化配置，竞争激励的用人机制无法建立和运行，工作效率低下，无法集中精力搞业务。实行人事代理制后，企业不再管理档案、工资和职称，可以省去与此相关的一些日常人事管理业务，节约了人力、物力和财力，集中精力开展生产和管理工作，提高了工作效率。另外，企业实行人事代理制，也有利于人才中介机构的发展。它使人才中介机构增长了业务数量，并在实践中不断地完善自己的工作，有利于推进人事管理工作的发展进程。

二、人事代理制实施过程中存在的问题

虽然人事代理制度在不少企业中的运用取得较好的效果，但是在实施过程中仍然存在着一些不足。

首先，从代理机构来说，我国目前各省市的人才交流中心仍然是隶属于政府人事行政部门的，其中部分人才代理机构摆脱不了的官僚作风，不熟悉或者不愿意熟悉代理业务。无法较好地管理顾客档案，将代理人事关系作为单纯的代替保存档案，将委托人的档案原封不动地锁在柜子里，并不予以整理，造成“只收钱不做事”的代理现象。委托代理机构及个人交了代理费却省不了事，这样就会使一些单位或个人认为没有必要让专门的机构来管理档案。因此，专门人才机构的失职现象是妨碍人事代理制推行的根本原因。

其次，从企业及事业单位方面来说，如果其人事代理制的具体实施办法有缺限。比如分配制度仍然是“大锅饭”制度，考核制度与激励制度不完善，不能提高受聘者的积极性；或者部分利益集团的权力凌驾于制度之上，使新兴的人事代理制度留于形式等等，种种现象使人事代理不能从根本上达到提高教育水平，增强办学效益的目的。这是阻碍人事代理制发展和进一步完善的直接原因。

再次，从個人来说，一些受聘者暂时还不能转变观念，认为人事代理制用处不大，因为委托单位同样要协助处理不少的问题，比如公伤之类。等到了调整工资的时候还要多几张报表，所以委托单位还是少不了专门的人力来管理这些事情。更重要的是，人事代理会造成那些员工觉得自己和其它同事不一样，没有归属感。没有归属感就不会有工作热情，既是如此，何必要搞人事代理呢？

三、如何能更好地实施人事代理制

那么要如何运作人事代理制度才能达到理想的效果，大致可以从以下几个方面做一些工作。

首先，人事代理制是一个新生事物，这个新生事物只有被社会普遍接受，才有可能得到更好的实施。因此，转变观念是最重要的一点。政府人才机构要转变观念，目前的人事行政机构需要转化为专业的人力资源管理机构，并最终转变为企业的业务伙伴，而不再是政府行政机构，只有经过转变，人事部门才能够更好地投身于人事代理业务。用人单位要转变观念，一方面，人事代理不是纯粹的时代潮流，它是适应市场经济发展的新兴人事制度，作为用人单位的企事业单位应当看到它的无可替补的优点；另一方面，人事代理制固然是好制度，但也不能一窝蜂地上，要根据单位的实际情况，把效益作为选择人事管理制度的标准。受聘者也要转变观念，人事代理制是人才资源的配置市场化和人才服务社会化的产物，同时它为受聘人提供了一个能进能出，能上能下的宽松工作环境，是受聘者能够充分施展才能的舞台。因此，受聘个人当刻苦学习，努力工作，以便在激烈的竞争中立于不败之地。

其次，规范代理行为。从目前人事代理实施的实际情况来看，人事代理承办机构还存在一些问题亟待解决。例如：一些人代理机构并没有很好地为其顾客提供服务，到头来给委托单位留下一屁股乱摊子，给被代理人的工作调动带来麻烦和人事后遗症。引起委托单位及个人的反感，他们会将此误认为是制度的缺陷。所以，要规范代理机构的行为。

第三，简化人事代理办理手续。目前的人事代理制下，人员的调动手续仍旧复杂繁琐，给被代理人和用人单位带来不便。所以，以前由政府人事部门审批的人事代理业务，应由各级人才交流服务机构统一受理。只有简化手续，才能更好地体现人才服务社会化的改革方向。

第四，努力提高人事代理服务质量。人才交流服务机构要增加市场意识和服务意识，不断拓展、延伸服务功能，利用现代技术以及新的方法和网络，提高办事效率，努力为广大人才和用人单位提供更为方便、快捷、廉价的服务。

第五，在实践中不断完善人事代理制。通过现阶段各单位的人事代理实践，我们也看到了这种新的人事管理方式中存在一些问题。一是人事代理的内容不规范。比如：对于受聘人的养老、医疗保险和住房基金等福利，各单位规定不一致。一旦合同中止进入人才中心，保险是否能够延续及如何延续；在档案管理费收缴方面，虽然已通过协商按物价部门核定标准收取，但这些费用是由被代理人还是由单位来承担尚不明确。二是用人单位与人才中心的职责还需要进一步理清。由于代理工作不是全面铺开，传统的人事管理方式仍在某种程度上发挥着作用，致使有些工作单位人事科室不减反增。三是档案管理资料收集归档难、查阅不便。四是人事代理与聘用制的结合还不够紧密。比如，人才中心合同鉴订的作用、意义不明确；合同期限不够规范等等。

总而言之，企业实行人事代理制是顺应历史潮流的，树立科学的现代化人才观是当今单位的必然选择；勤奋学习，努力工作，投身到这一有重大意义的人事制度改革浪潮中来是时代对我们每一个人的要求；在实践中不断改进人事代理制，使之日渐完善和成熟是社会主义制度下实现人力资源优化配置的必经之路。

人事代理档案管理问题探讨 篇7

关键词：人事代理,人档分离

一、人事代理的含义

人事代理是一种新型的人事管理模式, 政府人事部门人才服务机构受单位或个人委托, 运用社会化管理服务方式代办有关的人事业务。根据国家《人才市场管理规定》《流动人员人事档案管理暂行规定》开展人事代理服务业务。

二、人事代理制度的优点

人事代理制度的推行有利于实现人才社会化管理。对用人单位而言, 可减轻大量的人事事务性工作, 解决在人才引进、毕业生接收、职称评审、人事档案管理等方面遇到的问题。对各类人才而言, 个人不再是单位所有, 流动变得十分便捷, 合法权益得到有力保障。人事代理是传统的计划经济向社会主义市场经济转轨过程中产生的, 是以人才交流服务工作为基础发展起来的一种新的人事管理方式, 在市场经济下人员配置从过去的计划分配变为双向选择, 人才流动性大大增强, 昔日大中专毕业生就业必需的《派遣证》被《报到证》取代, 从这个名字的变化就可以感受到就业方式的变化。随着市场经济的深入发展, 国有企事业单位人事制度改革的不断深入, 人事代理在全国得到迅速发展。服务的对象由最初的三资企业、民办高科技企业、乡镇企业等不具备人事管理权限的非国有企事业单位, 发展到包括国有企事业单位在内的各种所有制类型的单位。代理的内容也从单纯管理档案发展到包括代办社会保险、人力资源开发和信息咨询服务在内的人事人才工作的各个方面。

1999年教育部出台的《面向21世纪教育振兴行动计划》, 由此开始的大中专院校扩招。1999年, 全国当年招生人数增加51.32万人, 招生总数达159.68万人, 增长速度达到史无前例的47.4%, 之后2000年的扩招幅度为38.16%, 2001年为21.61%, 2002年为19.46%, 到2003年, 中国普通高校本专科生在校人数超过1000万。随着扩招招生的大量毕业, 各地人才市场代理档案猛增, 到目前为止仅吉林省四平市市本级人才市场代理的人才档案已经突破一万件, 全国各级人才代理机构代理的人才档案不下500万件。如何加强人才代理档案管理, 切实发挥人才档案作用值得研究, 值得探讨, 值得各级人才代理机构工作者认真思考。

三、人档分离的利与弊

(一) 人档分离的好处

人事代理这种新型的人事管理模式最显著的特点是实现人档分离, 制定这项改革的初衷是便于人才流动, 减轻企业人才管理负担。根据我国《档案法》《干部档案管理条例》及中组部、人事部文件 (人发[1996]118号) 规定, 流动人员人事档案必须由县级以上 (含县) 党委组织部门和政府人事行政部门所属人才服务机构管理, 其他任何单位不得擅自管理, 严禁个人保管他人人事档案。实现人档分离的好处一是有利于人才合理流动。二是减轻了企业尤其是微小型企业人才管理的负担。三是党委组织部门和政府人事行政部门所属人才服务机构管理人才档案, 使人才档案管理更加规范。四是便于有关部门掌握人才状况, 制定更加合理的人才培养方案。五是有利于分析人才流动状况, 掌握人才流动过程中出现的新情况、新问题。六是避免个人档案随意更改, 确保档案记录真实。

(二) 人档分离的不足

人才代理实现人档分离在带来显著好处的同时也显露出一些弊端。从人才代理工作的实践分析, 一是出现大量异地代理问题, 如今就业打破户籍限制, 异地就业人员逐年增加, 一些限制户籍的大中城市在人事代理工作中对于异地户籍还没有放开, 这就造成在这些城市工作的外籍人员人事代理回原籍的问题。这些在异地人事代理人员在办理职称评聘等项工作过程中不得不千里迢迢回原籍, 带来的不便是显而易见的。二是人事代理实现人档分离后, 难免出现档案记载脱节的问题, 一些本应及时记入档案的资料不能得到及时记录, 对档案的完整性造成影响。

四、要切实加强人事代理档案管理

医院人事代理人员档案管理探析 篇8

关键词：医院,人事代理人员,档案管理

随着社会主义市场经济的高速发展, 出现了一种新型的人事管理方式—人事代理管理制度, 它拓展了人事档案的管理模式, 已被各级医疗机构广泛使用, 取得了较好的效果。我院是一所三级甲等综合性医院, 集医疗、科研、教学为一体, 自2006年开始实行人事档案代理制度, 起初仅在护理人员中实行, 后来发展到医技人员、管理人员, 人员也由最初招聘的数十人发展到现在的近千人, 人事代理的规模不断扩大。人事代理人员的档案主要委托省卫生人才服务中心和省劳动职介中心集中管理。实践证明, 与传统的人事档案管理模式相比, 人事代理下的档案管理模式有诸多的优势, 但也存在不少亟待改进和完善的地方。

一、人事代理档案管理的优势

(一) 有利于医院建立内部竞争的激励机制, 促进人才的合理流动

人事代理打破了医院封闭、单一的用人管理机制, 实行单位用人, 社会管人, 这种管理模式使人才的使用权和所有权相分离, 使人才真正归社会所有, 医院对人才只有使用权, 没有占有权, 改变了以往人才“单位所属”的现象, 与当前事业单位正在进行的岗位设置精神相符合, 医院可以从人才市场及时引进急需的专业技术人才, 缓解人力资源的紧张, 解聘不胜任的人员, 克服现有人才“能进不能出”的弊端。同时有利于医院建立内部竞争的激励机制, 激发员工的活力, 使之产生危机感和紧迫感, 促进单位人才的合理流动和优化配置。

(二) 有利于保障人才的择业自主权, 充分发挥人才的潜能

实施人事代理后, 代理人员的人事档案关系存放在政府人事部门所属的人才服务机构中, 人员可根据自己的专业、能力及兴趣, 广泛选择适合自己的岗位, 打破了“一次分配定终身”的痼疾, 使被聘人员的自身优势得到充分的发挥, 有利于人才科学合理的流动。而且用人单位可以通过代理机构为聘用人员办理养老保险、失业保险和医疗保险等, 既解除聘用人员的后顾之忧, 也有利于保持聘用人员队伍的稳定。

二、人事代理档案管理的现状

(一) 代理人员档案意识淡薄

大多数代理人员对人事档案的重要性认识不足, 对个人档案采取漠视的态度, 认为只要有一份好工作就行了, 有的甚至连自己的人事档案在哪都不清楚, 有的人觉得自己的档案不由所属的单位管理, 而由档案代理机构管理不放心, 没有归属感。这些思想观念如不更新, 势必给人事档案代理工作带来负面影响。

(二) 档案管理制度不健全

从目前我院实行的人事代理情况看, 由于人事代理机构档案管理制度不健全, 医院与人事代理机构的工作职责不明确, 一定程度上影响了代理人员的人事档案管理的质量。人事档案代理机构往往只重视接收代理人员的档案, 轻视档案的整理和开发利用, 大多数档案以原始状态存在, 材料杂乱无章, 极不方便利用, 而医院管理人员在处理日常工作之余, 还要负责催缴代理费, 督促代理人员回学校或生源地转递档案等具体事务, 还要对代理人员的档案材料进行分类整理, 制作移交档案材料表。遇到代理人员的职称资格评审、工资晋升、函调政审、出具各种证明材料等需要阅档时, 不得不奔波于医院与人事代理机构之间。办理繁琐的审批手续方可查阅档案, 这在一定程度上既不利于档案的利用, 也影响了工作效率的提高。

(三) 档案收集更新缓慢

由于人事档案材料的日常收集工作在医院人事管理部门, 而档案存放在人才中介机构, 交接上存在一个时间差, 容易产生收集不及时的问题, 档案的全面性和完整性无法保证。人事代理机构保管的人事档案大多只有初始学生时期的档案资料, 而实行代理之后随着工作经历、学历变化、职称评审、工资晋升、业绩考核等方面产生的材料则无法及时收集、整理与传递更新, 人事代理机构只起到档案保管的作用, 无法发挥档案的提供利用功能。函调、政审材料也时常因“人档分离”复杂化, 医院如果要生成一份政审材料, 首先要到人事代理机构查阅人员的基本信息情况, 然后医院再对其工作表现情况进行鉴定, 这两部分材料并到一起才能生成一份完整的政审材料, 极大地影响了医院的工作效率。

(四) 档案信息化管理不到位

随着医院人员的不断增多, 医院人事档案管理信息化已到了势在必行, 迫在眉睫的时刻, 目前大多数医院都已经建立了人事档案信息化管理系统, 而人事代理机构在这方面则明显地滞后于形势的发展, 档案管理信息化程度不高, 不能满足医院对于代理人员档案管理的需求。

三、加强人事代理档案管理的措施

(一) 加大宣传力度, 保障人事代理人员的知情权

加大人事档案代理制度的宣传力度, 让代理人员充分了解人事档案代理机构及其职责, 了解档案 (下转第49页) (上接第45页) 托管能享受到的应有的待遇, 例如工龄连续计算、身份保留、职称评定等等。在不违变人事档案保密的前题下, 在一定范围内向代理人员公开, 让当事人认识到档案是自己的业绩、信用等各方面的体现, 逐步消除代理人员对档案的神秘感和陌生感, 增强档案价值意识, 以主动及时地配合提供存档材料。

(二) 建立健全规章制度, 规范档案管理操作程序

医院与人事档案代理机构双方在档案管理方面要加强沟通与交流, 明确各自的职责范围, 建立健全规章制度, 制订出切实可行的具体措施, 重点解决职责不清、程序不规范、信息反馈不及时等问题, 明确材料收集归档的范围和时间, 分清各自的职责、哪些是医院的职责, 建立健全一套关于材料收集、档案保管与鉴别、查 (借) 阅、转递、与代理人员和医院定期联系等方面的规章制度。做到有章可循, 有法可依、规范管理。

(三) 做好人事档案材料的收集更新工作

人事档案材料的收集要围绕“纳新、及时、完整、统一”八字原则进行。人才中介机构要转变观念, 通过制订相关的制度, 将需归档材料的内容及范围以书面形式通知医院, 与医院建立起收集联系网络, 定期联系, 有计划地收集和补充人事档案材料, 医院也要积极配合人事代理机构, 在工作中及时收集、鉴定、登记整理, 定期向人事代理机构移交, 理顺和疏通档案材料的收集渠道, 保证代理人员人事档案的真实性和完整性。

(四) 加快人事档案信息化进程, 构建数字化网络平台

人事档案代理机构, 要将档案信息化放在关乎事业的前途和发展之命运的高度加以科学规划与认真思考, 尽快构筑人事档案信息资源共享服务平台, 在处理好开发利用和保密的前提下, 凭借网络优势, 实现个人基本信息的联网, 向医院人事部门提供代理人员的基本信息查询和检索。医院也可以借助网络平台, 不受时间、地域的限制, 快捷、方便地查阅代理人员的电子档案, 实现人事档案信息资源共享, 为医院合理配置和选拔优秀人才提供坚实可靠的依据。

人事档案代理制度是一种新型的人事档案管理方式, 缓解了医院人员编制滞后, 人才资源不足的矛盾。在实施过程中虽然存在一些缺限, 但大体上是适应社会发展趋势的, 是切实可行的一种新型的管理机制。我们要在实际工作中不断发现问题, 总结经验, 完善制度, 规范操作, 真正发挥人事档案代理制度的优势, 为建设高素质的卫生人才队伍服务。

参考文献

[1]童凌云.医院人事档案代理中存在的问题与对策略.四川档案, 2009.

[2]王晓艳.浅议医院人力资源管理中的档案代理制度.云南档案, 2010.

[3]梁慕林.试析人事档案代理制度.北京档案, 2010.7.

人事档案代理制度 篇9

一、人事档案与人事档案代理机构

(一) 人事档案

人事档案是人事 (劳动) 管理部门, 根据人事工作需要, 以个人姓名为特征集中保存起来以备查考的反应员工个人经历、德才情况、工作实绩等方面的历史记录。人事档案分为正本和副本。人事档案正本由全面地反应一个人的历史和现实情况的全部人事档案构成, 人事档案副本由正本中的履历材料、鉴定 (考核) 材料、学历材料、审查结论材料、处分决定、任免材料、工资级别等主要材料的重复件或复印件构成。正本主要供人事部门保管使用, 副本主要供协助管理的人事部门保管使用。

(二) 人事档案代理机构

人事代理机构是指经政府人事部门许可, 取得人事代理资格的人才市场中介服务机构, 在核定的业务范围内受用人单位和个人委托, 依据代理合同, 代理有关人事业务, 而人事档案代理机构是在此基础之上拥有存档权的机构。

二、人事档案代理机构人事档案管理中存在的问题

(一) 人事档案代理机构从业资格

近些年来, 我国的经济处于高速发展状态, 使得越来越多的人为了寻求更加理想的就业机会而走出家乡, 而人事档案和人不可分离的特性, 使得人事档案的流动性大大增强, 促使了我国人事代理机构如雨后春笋般地发展起来。就北京市来说, 大大小小的经过国家工商局认可的人事代理机构就有三百余家, 而沿海周边城市对于用工的数量要求更是导致了南方人事代理机构数量远远超过了北方, 由此我们可以了解到我国人事代理机构的数量十分庞大。虽然我国拥有庞大数量的人事代理机构, 但是其中鱼龙混杂。由于人事档案代理机构数量众多, 各单位的服务质量也有很大的差别, 作为不了解人事档案代理机构的人, 很难分辨其中的差距。其中有一些小型的人事档案代理机构本身并没有人事存档权, 只是自身作为中介将客户的档案存放在大型的有正规人事存档资格的人事档案代理机构。然而, 还有某些人事档案代理机构由于其自身的专业水平低, 在其没有人事权的情况下对外谎称自己是有正规资格的人事档案代理机构, 违法存放保管人事档案, 这种情况往往不被正规的人事档案代理机构所认可, 最终出现人事档案难以调转等问题。那些不明真相的人们很容易被他们所蒙蔽, 令大众的利益受到损害。

(二) 人事档案代理机构人事档案管理方面

1.人事档案管理制度不统一。我国幅员辽阔, 各地区的人事档案代理机构更是繁多。但是不同的地区之间的人事档案代理机构缺乏交流沟通, 各地区的管理标准不同, 尺度不同, 影响了人事档案在不同的省市之间的顺畅流动。以档案流动时的行政介绍信和工资介绍信来说, 这是原人事档案代理机构向下一家人事档案代理机构传递人事档案中所必不可少的档案材料。北京市各级人事档案代理机构统一要求将行政介绍性和工资介绍信集合在一张纸上, 统称为行政工资介绍信;但是在外埠人事档案代理机构有的只开具行政介绍信, 有的只开具工资介绍信, 甚至有的地方根本没有这项材料。由于管理标准不统一, 不同的省市之间的人事档案代理机构又没有很好的沟通, 进行的人事档案调动遇到这种情况就很容易导致调动失败, 档案死档等恶劣情况产生。

2.人事档案管理的科学化、信息化程度不高。人事档案的服务对象已经从过去的组织人事部门、党政机关和各级领导, 扩展到多部门, 利用目的及形式也从单纯提供政审、鉴定材料转变为提供身份证明、学历证明、办理公证等多形式, 单纯靠查阅纸质档案不但工作量大, 而且不利于档案的长久性保存。但是, 目前许多单位在人事档案管理方面仍习惯依赖于手工操作。即使有的单位安装了“人事档案管理系统”或者“人力资源管理系统”, 由于系统本身的功能限制, 只是对个人的基本信息进行记录, 对个人在工作生活中形成的原件的具体信息却不予收录。使得系统本身在人事档案的跨单位利用中的实用性不强, 仍然必须提供纸质档案材料, 无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管, 又大大影响了工作效率。

三、人事档案代理机构档案管理的改进对策

(一) 对人事代理机构从业资格认证、评测

由于我国人事档案代理机构数量众多, 良莠不齐, 对其从业资格的真实性验证就成为了重中之重。因此, 可在国家各级人事机关的网站上面增设人事档案代理机构资格查询的功能, 供民众确认机构的从业资格, 保证其正规性。同时建立人事档案代理机构的网络体系, 按照规模的大小, 服务水平的高低, 从业时间的先后等严格划分人事档案代理机构的等级, 方便民众清晰明了地进行选择。对于无法达到标准的人事档案代理机构可令其限期进行整改, 若整改无效应剥夺其从业资格, 在对应的网站上公示, 以保证广大群众免受其害。这将有利于促进我国人事档案代理机构形成良性竞争的考核机制。

(二) 人事档案代理机构档案管理方面

1.建立统一规范的人事档案管理制度。为保障人事档案能够在人事档案代理机构之间顺利的交接流转, 减少因各地区、各级别的人事档案代理机构间因标准不一而产生的档案流转问题, 降低各机构因不愿承担责任而“踢皮球”的情况出现, 我国须建立起人事档案代理机构整个行业的统一制度。明确规定出人事档案流动、保管、开具证明等操作应提供的手续材料, 确定管理过程中的流程规范, 提高行业内人员规范化、标准化操作。并且明确责任人和责任范围, 在发生问题和纠纷的情况下提供切实可靠的法律依据, 依据规范标准进行处理。这样能对人事代理机构和人事档案管理的发展起良性的促进作用, 不仅仅只依靠社会道德和职业道德对行业进行束缚, 而是通过标准化的条文来衡量, 增强其法制方面的建设。

2.加强人事档案管理的信息化建设。实现人事档案管理现代化, 是人事档案服务于人事工作以及人事制度改革与发展的迫切需要, 也是适应社会对档案信息利用日渐增强的客观需求。这就要求人事档案代理机构管理部门进一步提高工作效率, 准确、及时地传输人事信息, 提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率, 就需要对人事档案实行计算机辅助管理, 利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术, 将档案资料整理输入计算机, 通过相应的技术处理, 将文字、图片、声像等资料转变成数据资料, 实现人事档案纸质与数据格式并存, 根据需要, 通过屏幕查阅有关内容。同时充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新, 通过网络, 可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享, 向社会提供优质高效的人才档案信息服务, 以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量, 并大大提高档案的利用效率。

四、结语

人事档案代理制度 篇10

1 医院实行人事代理档案管理工作的现状

我院是一所集医疗、教学、科研、预防和保健为一体的省级三级甲等综合性医院。从2001年开始实行新进人员人事档案代理制度, 我院现有的档案管理模式已经从传统人事档案模式演变为"传统人事档案模式+人事代理档案委托管理模式"。人事档案代理作为人事代理机构最重要的一项代理内容, 在具体落实上还存在很多问题, 人事代理制度不健全, 配套措施不完善, 代理机构和用人单位职责不清, 代理服务不到位等大量问题存在。

1.1 人事档案材料补充、更新不及时

人事代理人员进入医院工作后, 其人事档案都由人事代理机构管理, 这批人员每年都会产生一批档案材料, 如:工资调整单、年度考核表、晋升产生的评审表、后学历毕业生登记表等各类传统入档材料。以及在医德考评、争先创优等活动中形成的大量新增归档材料。这需要用人单位档案管理人员及时采集、整理材料后传递人事代理机构, 但这些材料在不同时间段产生, 导致人事档案交接存在时间差, 不能及时更新。档案收集工作是档案工作的起点。如何全面和及时地收集材料是档案工作的基础保障。

1.2 人事档案查阅不便, 不利于人事档案利用

代理人员的档案存放于人事代理机构, 而医院人事代理人员的工龄认定、工资调整、职称评定、党团关系等均发生在单位, 这些工作的开展均需要查阅代理人员的原始档案, 到代理机构查阅档案、借阅档案都需要经过繁琐的的查借阅手续, 这给日常的工作带来很大的不便利, 降低工作效率[1]。例如人事代理人员要办理党员转正手续, 医院党办向人事部门提出借阅该同志人事档案中的党员材料, 人事部门工作人员携带党办开具的介绍信到人事代理机构借出相应的档案材料, 并要在15个工作日内返回人事代理机构归还档案材料, 这一过程增加了单位各部门的时间、财力、人力成本。良好的方便的人事档案管理有利于发挥人力资源合理利用配置优势, 为医院选拔和使用人才提供更真实可靠地材料, 但这样的现状反而制约了人事档案的利用。

1.3 代理机构与用人单位权责不明

实际操作中人事代理机构和医院之间工作职责不明, 导致工作中形成办事效率不高、管理出现漏洞、利用档案不便利等特点。从目前医疗机构的代理现状看, 代理人员的人事档案从学校毕业或其他单位调入医院时, 人事档案就存放在代理机构, 以后的工作中其所有档案的收集、整理、鉴别工作均由医院人事部门专人完成, 人事代理机构对其档案只有保存的功能, 对档案的更新并没有做更多实质性工作。医院人事档案管理人员除了要做好原本由医院自身管理的在职及离退休人员的人事档案外, 还要收集、整理、分类、鉴别人事代理人员的各项归档材料, 与代理机构交接, 以及到人事代理机构办理其他业务 (如查档、借档、还档等) 。这样的工作形式势必导致医院档案管理人员的工作量不但没有减少, 反而增加。这是与人事代理制度实行的初衷违背的。

1.4 人事档案管理信息化程度不高

大多人事代理人员的档案查阅、借阅十分不便, 按一般程序需要查阅人本人或者人事部门负责档案管理的同志凭借介绍信和身份证到代理机构查阅, 而且必须事前确认是否有所需要的档案材料, 十分浪费人力和时间成本, 造成这一现状的其中很重要的一点原因就是档案查阅太传统化, 缺乏信息化管理。现阶段即使我们的人事档案的信息管理系统已经得到使用, 我们的"远程阅档"现已经开展, 但对于后续信息的维护补充以及对有些更先进的技术手段还是没有充分挖掘和广泛使用。

2 对医院实行人事代理档案管理工作的建议

2.1 规范档案管理操作, 健全人事档案代理的规章制度

人事代理机构与用人单位之间应该做好协调沟通工作, 制定明确的操作办法, 遵循人事档案工作的特点, 制定切合实际的规章制度和简单高效的操作流程, 明确人事代理机构和用人单位的职责范围、权利与义务、工作程序等。使得人事档案管理更科学化、专业化[2]。例如建立人事档案材料收集补充制度、人事档案材料送交归档制度、人事档案转递制度、人事档案查 (借) 阅制度等[3]。

2.2 加强档案人员专业培训, 提高档案管理水平

人事档案工作是一份专业性和保密性很强的工作, 人事档案管理的好坏, 很大程度上取决于档案管理人员的素质。人事代理机构作为档案管理的集中地, 有很多档案管理人员并非学过档案专业, 在新时期我们要加强档案管理人员的业务学习 (档案管理人员应该有坚实的档案管理的理论知识、人事制度改革的政策法规、较强的计算机操作水平) 和职业操守教育 (良好的职业道德和细致认真的工作态度) 。培养一支高素质的档案管理队伍是我们做好档案管理工作的重要基础。

2.3 提高人事代理机构服务质量, 保障人事代理工作的顺利开展

人事代理机构工作涉及的单位多, 社会影响大, 具有较强的专业性和技术性, 除了对人事档案人员自身素质有较高的要求外, 还要强化档案管理人员的服务意识, 提高档案管理人员对档案管理工作重要性的认识, 提高整个人事代理机构的服务质量。现有人事代理机构人员配置都较为紧缺, 为保证人事代理工作的顺利开展, 有关部门应该合理配置人事代理档案管理人员, 为用人单位提供优质、方便、快捷、方便的服务。必要时人事代理机构工作人员还可以到医院提供上门服务, 将医院形成的新归档材料补充到原来的档案中去, 这样能及时查漏补缺, 减轻医院在人事档案管理工作方面的压力[1]。

2.4 完善"远程阅档"工作, 开发以人事档案管理为基础的信息软件

人事档案信息化建设是新时期人是档案工作开展不可或缺的平台支持, 它的初期需要较大的财力和人力的投入, 很多人事代理机构已经建立起一个资源共享的信息平台, 同时也在运用人事管理软件对人事档案的部分信息进行维护, 有这样的一个平台让医院和人事代理机构之间初步实现了基础信息的查询功能。我院从2008年开始与人事代理机构签订"电子档案查询保密协议", 开始使用"远程阅档"功能。但现有的远程阅档的功能还不是很完善, 信息化程度不够高, 人事代理机构和医院应该更积极地开发以人事档案管理为基础的信息软件, 建立和完善档案数据库, 及时更新、动态管理档案信息, 保证档案信息的时效性、真实性和准确性。在双方遵守保密制度的前提下, 大力完善网上查询服务功能, 拓宽档案利用渠道, 实行网络资源共享, 以便及时检索、查询、信息统计分析及开发利用, 使人事档案管理工作信息化、现代化, 提高工作效率[4], 完善的信息软件既减少了医院档案人员的工作量, 又使人事档案信息更好地为医院发展和人事制度改革提供依据。

2.5 用人单位积极配合开展人事代理档案管理工作的开展

人事代理制度下医院人事档案管理工作是一个统筹协作性的工作, 需要医院和人事代理机构合作才能完成的。这就要求双方在观念上有所转变, 医院方面也要从意识上重视人事代理人员的档案管理工作, 不能因为交纳了代理费就不加过问人事档案工作, 医院方面应积极配合人事代理机构定期收集、整理、转递相关材料, 保证归档材料的完整、齐全、有效、及时。人事代理机构也不能只停留在保管档案的层面上, 要加大对人事档案工作的投入保证代理人员的人事档案的真实性和完整性。人事代理档案管理工作需要代理机构和医院双方相互协作、配合, 共同做好人事档案工作。

人事档案真实地反映一个人的经历、能力和品德等, 利用好人事档案有利于医院人力资源的开发和利用。新时期人事代理档案制度作为一种新的人事管理形式, 实行人事档案代理制度是人事制度改革过程中的必然趋势, 在我们的实际工作还存在人事档案材料补充、更新不及时、"人档分离"造成查档不便、代理机构与用人单位权责不明、档案管理信息化程度不高等问题。针对这些不足我们新时期的人事代理档案管理工作需要在规范管理操作流程、健全规章制度、加强档案人员的培训、提高代理机构的服务质量、开发完善的以人事档案为基础的信息软件、用人单位和代理机构加强协调沟通等方面进行改进完善, 以期在医院发展中有效开发人力资源, 实现医院的可持续发展。

摘要：人事档案管理工作是医疗单位人事工作中的重要组成部分, 在人力资源开发、提高医院管理水平等方面都起到不可忽视的作用。实行人事档案代理制度使得人事管理工作更为社会化、专业化、规范化。但在实际操作中还有制度落实不到位、配套措施不协调等问题存在, 本文旨在分析医院实行人事代理制度下的人事档案管理现状, 以期能针对存在问题提出相应的建议。

关键词：医院,人事代理,档案管理,现状及对策

参考文献

[1]臧伟坡.高校人事代理人员档案管理的问题与对策[J].教育视野, 185~186.

[2]赵宇馨.探析高校人事代理人员档案管理[J].科技资讯, 2010, 7:216.

[3]李俊芳.浅谈如何加强医院人事代理人员档案的管理[J].陕西档案, 2009, 2:23.

[4]徐晓凤, 张丽云, 徐淳.对医院人事代理人员档案管理的思考[J].现代医院, 2009, (2) :142~143.