采购业务成本管理

采购业务成本管理（精选九篇）

采购业务成本管理 篇1

一、采购业务数据流程

日常的采购业务主要包括订购 (非必选) 、验收入库、结算付款和采购成本核算, 总括来讲就是核算与管理。为便于对ERP环境下采购业务有一个全面了解, 下面先介绍采购业务数据流程 (假定采用实际成本法核算采购成本, 下同) : (1) 采购系统:根据业务部门的请购要求订货, 增加“采购订单”保存/审核; (2) 采购系统:拷贝订单生成“到货单”, 通知仓库验收入库; (3) 库存系统:参照“到货单”生成“入库单”并审核; (4) 采购系统:接受供货方“发票”并与“入库单”匹配结算; (5) 应付系统:应付单据 (采购发票) 审核/制单处理; (6) 存货系统:对已经结算的“采购入库单”记账/生成凭证。

二、采购业务的会计核算

日常采购业务大致分以下三种情况:

第一种:票、货同到, 即发票与货物同时到达。若属于赊购的, 其会计处理 (分录 (1) ) 为:借:原材料, 应交税费——应交增值税 (进项税额) ;贷:应付账款。若属于现购的, 其会计处理 (分录 (2) ) 为:借:原材料, 应交税费——应交增值税 (进项税额) ;贷:银行存款或库存现金。

第二种:货到、票未到, 即货物验收入库, 月末尚未收到供货方开来的发票。因此, 只能暂估入账。其会计处理 (分录 (3) ) 为:借:原材料;贷:应付账款———暂估。

第三种:票到、货未到, 即发票早于货物到达且已付款, 月末形成在途物资。其会计处理 (分录 (4) ) 为:借:在途物资, 应交税费———应交增值税 (进项税额) ;贷:银行存款或库存现金。

货物到达验收入库后, 会计处理 (分录 (5) ) 为:借:原材料;贷:在途物资。

(一) 常用凭证科目设置

实际工作中, 当发生以上三种经济业务时都会作出雷同的会计处理, 对此, 用友ERP-U8提供了常用凭证的功能。这样在相关单据审核、记账后系统就能自动生成所需要的正确凭证。

1.存货科目设置。采购业务存货科目设置就是把采购业务中使用的存货科目设置为默认科目, 如表1 (简化起见, 以表格形式反映, 下同) 所示:将与原材料类或原材料仓库对应的存货科目设置为“1403原材料”。当执行“采购入库单”记账/生成凭证时, 借方科目自动取1403。此设置与分录 (1) 、分录 (2) 、分录 (3) 中的存货科目直接关联。

2.存货对方科目设置。采购业务存货对方科目设置, 就是把存货系统生成凭证时所使用的对方科目设置为默认科目, 如表2所示的“1402在途物资”。这样, 在存货系统根据采购入库单执行正常单据记账/生成凭证时, 贷方科目自动取1402。此设置与分录 (5) 关联。

3.应付科目设置。实践中采购业务又分赊购和现购 (系统中称之为普通采购和采购现付) , 所生成的会计分录有所区别。两种业务除了是否做发票现付处理外, 在科目设置上也有所不同。用友ERP-U8提供了赊购凭证和现购凭证的综合设置功能。

(1) 赊购业务科目设置。在应付款管理系统的“设置科目”菜单下的基本科目“应付科目”中输入最常用的核算本位币赊购欠款的科目即“220202应付账款——应付供应商”, 此设置与分录 (1) 中贷方科目关联;“采购税金科目”输入核算增值税的科目即“22210101应交税费——应交增值税 (进项税额) ”, 此设置与所有分录中进项税科目关联, 如表3所示。

(2) 现购业务科目设置。现购业务科目设置是赊购业务的延伸, 它需要在赊购业务科目设置的基础上同时进行结算科目的设置。也就是告诉系统付款方式所对应的会计科目是什么, 如表4所示:现金结算所对应的科目是“1001库存现金”、支票结算所对应的科目是“1002银行存款”等。

另外, 在途物资采购也属于现付业务, 其设置需要在表2中的采购科目中输入“1402在途物资”。此设置与分录 (4) 中借方科目关联。

通过以上的科目设置, 在相关单据执行审核、记账后可自动生成凭证 (1) ~ (5) 。

(二) 会计核算的系统操作

针对第一种情况 (票、货同到) , 无论赊购还是现购, 都必须在应付系统执行应付单据 (采购发票) 审核, 且不进行制单处理。然后, 在存货系统执行正常单据记账/生成凭证。此处, 需要说明的是, 在存货系统生成凭证时, 需要复选“已结算采购入库单自动选择结算单上单据 (包括入库单、发票、付款单) , 非本月采购入库单按蓝字报销单制单”, 如表5所示, 否则将无法在存货系统生成分录 (1) 或分录 (2) 。

针对第二种情况 (货到、票未到) , 存货执行采购入库单正常单据记账/生成凭证时, 可自动生成凭证或分录 (3) 。

针对第三种情况 (票到、货未到) , 根据发票支付货款后需要在应付系统执行应付单据 (采购发票) 审核/制单处理, 则可自动生成分录 (4) 。提醒:在发票审核时请注意选择“包含已现结发票”和“未完全报销”两个复选框。

以上是基于实际成本法下企业业务与账务的一体化处理, 与其设置相配套的工作流程是:在途业务在应付系统制单处理, 然后将所生成的凭证传至总账;其他已采购入库业务均在存货系统执行正常单据记账/生成凭证, 然后将所生成的凭证传至总账。

三、采购业务的日常管理

在日常采购业务中, 采购管理人员最关心的是所购货物是否保质保量, 即要实行采购结算控制和实物跟踪管理。

1. 内部会计控制。

在ERP系统中, 相对于销售业务来讲, 采购业务中多了一项采购结算, 实质上就是一项付款风险控制。所谓采购结算, 也称为采购报账, 是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本。结算时采购入库单与采购发票缺一不可, 若缺少也不予付款确认。

2. 未完成业务的监管。

ERP系统提供了强大的查询功能, 以供用户实施对未完成业务的监管, 具体是通过在途货物余额表和暂估入库余额表来进行管理。表7是某公司2007年9月的采购情况一览表。

(1) 在途货物余额表。针对以上业务在采购系统进行账表查询, 选择在途货物余额表查询, 其结果如表8所示。

(2) 暂估入库余额表。同样, 在采购系统进行账表查询, 选择暂估入库余额表查询, 结果如表9所示。

将表8和表9的信息与采购情况一览表进行核对, 关注入库、结算、付款、结余等信息, 则不难发现系统反映的正是现实生活中的客观信息。这为采购未完成业务的后续管理提供了极大的方便, 也有利于买卖双方的账目核对, 进而实现采购业务的实时监管。

参考文献

[1].财政部会计资格评价中心.中级会计实务.北京:经济科学出版社, 2007

[2].用友软件股份有限公司.ERP供应链管理系统应用专家实验教程.北京:中国物资出版社, 2004

采购业务成本管理 篇2

---采购业务与采购管理

本人1992年7月毕业，分配至安庆中船柴油机有限公司（原名：安庆船用柴油机厂）工作，在1992年至2008年期间，本人在生产一线车床、镗床，磨床，数控加工中心等岗位工作，2007年经考评定岗为加工中心操作工高级工。在一线期间，本人努力学习英语及机械制造类专业知识，2008年，经选优调至质量部任公司专职质量管理员。

2008年10月——2011年4 月，本人在质管工作岗位上。这期间，我通过学习，对质量体系标准要求的本质有一个具体的认识：通过过程控制来保证产品的最终质量，提高顾客满意度。在日常工作中，我通过PDCA过程方法，编制公司《质量整改周计划》，对较重大的质量问题逐一落实纠正措施；在重大质量事故原因调查工作中，我严格按“四不放过”原则进行处置；在公司质量信息管理工作中，我对公司季度、年度的质量信息进行分析，找出事物的主要矛盾，为公司后续质量持续改进提供整改方向；组织对《合格供方名录》内供应商的年度评审工作，对不合格供应商采取淘汰、限期整改、现场督导等措施，保证现有供应商的质量意识不下滑；每年度组织对公司体系内部门进行质量体系审核，防控质量风险以及对体系的适宜性进行评价。总的来说，质管员工作使我从书本知识过度到实际运用，从单个零件过度到部套系统，对事物的认知能力得到了系统锻炼。

2011年4月之后，我在采购岗位工作。造机行业的成品外包不同于按规格型号在市场选购，对采购员的要求相对要更全面，要求采购员在做好采购计划的同时，要具有较强的专业技术知识来完成对采购标准的认知、对生产厂家硬件的确认、对质量风险点的识别等等；同时还要求采购员具有一定的体系审核能力来对生产厂家的质保体系进行基本判断。就我的采购工作而言，以下工作是基础工作：

1、重视采购策划的重要性：采购策划包括年度策划和产品采购策划。年度采购策划的内容的工作重心在于成本控制及新厂家开发，产品采购策划的重点在于质量控制及采购周期保证；前者可以保证采购成本可控，后者保证质量货期可控。

2、对采购活动的本质有正确的认识：以目标为导向，以制度为准绳。企业经营离不开业绩，采购的杠杆作用历来是兵家力争之地，如何

①在采购活动中客服价格对质量的影响，生产周期与交付节点的影响，制度要求与实际状况的冲突等，都是采购工作面临的常见问题。这就要求我必须具有强烈的程序意识，同时具有客服困难达成目标的工作责任感。在采购员期间，本人实现了“在程序框架下及时廉价地采购到合格产品”工作要求。

3、重视专业技术知识的提高。整机配套产品多为外包，外包产品的交付标准是由采购方制定并经供货方确认的。从职责上，对采购标准的确认过程，只要求采购员及时传递和落实双方技术部门信息，但优秀的采购员应在此过程中主动学习：这条质量要求制定的原因是什么，如何保证，达不到会是什么原因引起的，如发生不合格并进行使用，其质量后果在什么地方。我通过对交付标准的学习，对产品的质量控制能力得到了不断提高。

4、要拥有必要的质量体系审核能力。采购员是代表公司进行采购，对生产厂家的质保能力应有最具象的了解：厂家的类型是专业厂家还是综合型厂家，厂家的生产业绩及不合格品处理方式是怎样的，厂家的硬件设施如何，厂家对关键工序设备、人员的控制方式及力度，厂家的批次管理能力及产品可追溯性等等，本人对各供应商的基本状况都有一定的了解，并适时到厂家进行现场督导或二方审核，保持供应商的质量意识不放松。

5、主力供方应是最适合的厂家。我是通过价格、质量、交货期、服务等综合考评来确定最适合厂家作为主力供方的，既保证成本可控，又保证质量可靠。

2016年5月，因公司工作岗位需要，我被聘为采购科科长，负责所有配套件的采购及质量控制工作。在该工作岗位对我的工作提出了更高要求，基本情况如下：

1、质量控制：达成公司要求的产品一次交验合格率≥99%的工作目标。外包产品种类繁多，厂家能力参差不齐。我通过对采购员和供方的质量意识灌输、考核等手段，有效维持配套产品质量的平稳性，2016、2017年未发生批量性质量问题。

2、成本控制：按公司设定的目标成本，制定部门的配套件降本方案，组织各采购员分类别、按节点进行处置，有效控制了采购件的成本，2016年胜利完成公司给定的降本目标，2017年按节点统计，已超额完成本年度降本目标。

3、供方开发：我能够根据供应商现状及公司发展的远景目标，结合具体业务主管人员建议，策划供应链完善方案，组织采购员实施落实，有效适应公司的生产及发展需求。

4、国产化工作：近年来市场需求多样化，产品升级换代节奏加快。新机型引进后，国产化速度与质量从很大程度上决定了该项目的效益乃至成败。安庆中船柴油机有限公司近年引进并快速国产化的DE-18机在市场上得到广大用户的认可，是对整个物资配套工作的国产化能力的一种确认。在这当中，我组织部门采购员，根据技术部门与DDK的技术交流进度，及时寻找可靠厂家，及时确认质量标准跟踪交付，圆满完成公司的国产化工作任务。

5、日常教育：重视团队精神，但在发生质量问题或供货缺件时，要及时利用该契机，对部门整体员工进行程序教育和举一反三教育，使部门的整体程序意识、质量意识保持不松懈。

结语：在采购及质量控制工作岗位上，我通过领导指导及个人努力，在专业技术能力上有较大的提高，但我更应该用发展的、开放的思想认识到自己的不足。例如：随着网络化的深入，采购工作如何充分利用网路资源，同时如何识别和防控网络采购风险将是我们面临的重要课题，今后我将在这一方面进行学习和探究。

安庆中船柴油机有限公司

采购业务成本管理 篇3

此流程图囊括了退货业务可能遇到的所有处理方式, 具体包括如下四种。

一、货物未入库, 发票未到, 发生退货业务

采购的货物在验收入库时会发现不符合合同要求的情况, 这时企业会将货物全部或部分退给对方, 对此需要分别进行处理。

1. 全部退货。只要把货物退还给供应商即可, 软件中不用做任何处理[见流程图中的路线1- (1) ]。

2. 部分退货。

按照先到货后退货的顺序, 分别录入采购到货单和退货单, 并根据实际入库数量录入采购入库单[见流程图中的路线1- (2) ]。①到货单。执行“采购到货——到货单”命令, 参照已录入的采购订单, 修改日期等信息后保存并审核。需要注意的是, 到货单的数量为全部到货的数量, 包括要退回的数量。②采购退货单。执行“采购到货——采购退货单”命令, 参照已录入的采购订单, 修改日期、数量等信息后保存并审核。需要注意的是, 数量为退货的数量且用负数表示。③采购入库单。执行“入库业务——采购入库单”命令, 参照采购到货单, 修改日期、数量等信息后保存并审核。需要注意的是, 数量为实际入库的数量。

二、货物未入库, 发票已到, 发生退货业务

本业务只需要对收到的发票进行处理, 即先后录入蓝字发票、红字发票后进行二者的手工结算 (见流程图中的路线2) 。①采购发票。增加一张采购发票, 按照业务要求输入完整信息后保存。②红字采购发票。执行“采购发票——红字采购发票”命令, 单击“增加”按钮, 参照上一步的采购发票生单, 修改数量为负。③采购结算。执行“采购结算——手工结算”命令, 在“手工结算”对话框中, 单击“选单”按钮, 进入“结算选单”窗口, 单击“过滤”按钮, 打开“过滤条件选择”对话框, 单击下方的“过滤”按钮, 显示“结算选发票列表”和“结算选入库单列表”, 在“结算选发票列表”中选择该笔业务的红蓝两张发票, 单击“确定”按钮, 进入“结算汇总”界面, 单击“结算”按钮, 完成结算。

三、采购货物入库后未结算, 发生退货业务

采购的货物在验收入库后会发现不符合合同要求的情况, 这时企业会将货物全部或部分退给对方。此时企业已经录入并审核了采购入库单, 在办理退货业务时需考虑当时企业是否已收到对方开来的采购发票再进行处理。

1. 已收到采购发票。

在企业已收到采购发票的情况下, 虽然要退货, 但仍需要录入采购发票 (蓝字) , 并在录入退货单后, 填制红字的采购入库单和红字的采购发票, 同时对二者进行采购结算[见流程图中的路线3- (1) ]。①采购发票。根据已有的采购入库单生成采购发票, 修改日期、发票号等信息后保存并退出。②采购退货单。执行“采购到货——采购退货单”命令, 根据已有的到货单生成采购退货单, 修改日期、数量等信息后保存并审核。需要注意的是, 数量为退货的数量且用负数表示。③红字采购入库单。执行“入库业务——采购入库单”命令, 在“采购入库单”窗口单击“生单”按钮, 选择“采购到货单 (红字) ”, 在“到货单列表”中, 选中到货单, 单击“确定”按钮后, 生成红字采购入库单, 修改“入库日期”为退货日期, 保存并审核红字采购入库单后退出。④红字采购发票。执行“采购发票——红字采购发票”命令, 参照上一步生成的红字入库单生成红字采购发票, 保存后退出。⑤采购结算。执行“采购结算——自动结算”命令, 在“自动结算”对话框中, 选择“红蓝入库单”和“红蓝发票”复选框, 单击确定后完成二者的自动结算。

2. 未收到采购发票。

在企业未收到采购发票的情况下, 则只需根据退货数量录入红字入库单, 对红蓝入库单进行自动结算即可[见流程图中的路线3- (2) ]。①采购退货单。执行“采购到货——采购退货单”命令, 根据已有的到货单生成采购退货单, 修改日期、数量等信息后保存并审核。需要注意的是, 数量为退货的数量且用负数表示。②红字采购入库单。执行“入库业务——采购入库单”命令, 在“采购入库单”窗口单击“生单”按钮, 选择“采购到货单 (红字) ”, 在“到货单列表”中, 选中该笔业务的到货单, 单击“确定”按钮后, 生成红字采购入库单, 修改“入库日期”为退货日期, 保存并审核红字采购入库单后退出。③采购结算。执行“采购结算——自动结算”命令, 在“自动结算”对话框中, 选择“红蓝入库单”复选框, 单击确定后完成二者的自动结算。

四、采购货物入库结算后, 发生退货业务

本业务属于已经办理结算手续的采购退货业务, 需要输入退货单、红字采购入库单和红字采购发票, 并进行手工结算 (见流程图中的路线4) 。①采购退货单。执行“采购到货——采购退货单”命令, 根据已有的到货单生成采购退货单, 修改日期、数量等信息后保存并审核。需要注意的是, 数量为退货的数量且用负数表示。②红字采购入库单。执行“入库业务——采购入库单”命令, 在“采购入库单”窗口单击“生单”按钮, 选择“采购到货单 (红字) ”, 在“到货单列表”中, 选中该笔业务的到货单, 单击“确定”按钮, 生成红字采购入库单, 修改“入库日期”为退货日期, 保存并审核红字采购入库单后退出。③红字采购发票。执行“采购发票——红字采购发票”命令, 参照上一步生成的红字入库单生成红字采购发票, 保存后退出。④采购结算。执行“采购结算——手工结算”命令, 在“手工结算”对话框中, 单击“选单”按钮, 进入“结算选单”窗口, 单击“过滤”按钮, 打开“过滤条件选择”对话框, 单击下方的“过滤”按钮, 显示“结算选发票列表”和“结算选入库单列表”, 选择之前生成的红字采购入库单与红字采购发票, 单击“确定”按钮, 实现二者的手工结算。

读者在运用以上四种方式处理退货业务时需要注意几个逆向对应关系的单据:采购到货单——采购退货单、采购入库单——红字采购入库单、采购发票——红字采购发票。另外, 读者应熟练运用系统提供的参照生单功能, 在自动生成的单据上修改相关信息, 这样可以节省处理的时间。

摘要：本文以常用的用友财务软件U8.72采购管理系统为例, 设计了退货业务的流程图, 将退货业务的处理化繁为简。

关键词：用友软件,采购管理,退货业务

参考文献

[1].尹衍波.用友财务软件ERP-U8 (V8.50) 中采购业务的处理方法.职业技术, 2007;24

乡镇政府采购业务管理制度 篇4

为了规范乡镇政府采购行为，加强财政支出管理，提高财政资金使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，建立运转高效、职责明确的管理体制，特制定本办法。

一、政府采购制度及其遵循原则

政府采购是指国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。其中：

(一)财政性资金：是指纳入预算管理的资金。以财政性资金作为还款来源的借贷资金，视同财政性资金。国家机关、事业单位和团体组织的采购项目既使用财政性资金又使用非财政性资金的，使用财政性资金采购的部分，适用政府采购法及其实施条例;财政性资金与非财政性资金无法分割采购的，统一适用政府采购法及其实施条例。

(二)集中采购目录：是指由省人x政府或者其授权机构(省、市财政部门)确定并公布的必须进行集中采购的货物、工程和服务的目录。

(三)采购限额标准：是指对《集中采购目录》以外应当进行政府采购(已纳入《政府采购品目分类目录》)的货物、工程和服务规定的额度标准。

政府采购遵循公开透明、公正、公平竞争和诚实信用原则。

二、乡镇政府采购管理机构

(一)乡镇政府采购工作在乡镇政府领导下，由财政所负责实施。

(二)成立乡镇政府采购领导小组，该领导小组由乡镇领导、党政办负责人、财政所所长、其他部门负责人组成。

(三)财政所明确一名工作人员，负责处理政府采购日常事务。

三、乡镇政府采购工作职责

(一)根据政府采购预算按季度编制政府采购实施计划，并上报县政府采购办备案。

(二)依法对采购项目拟定采购方式。财政所负责对集中采购目录以内或者限额标准以上，单项采购预算在县公共资源交易进场标准(以下简称进场标准)以下的货物、工程和服务等采购项目的采购方式进行审批(所长负责审批),其余的采购项目必须事先报县政府采购办审批、备案。

(三)负责收集、发布和统计政府采购信息，包括：收集代理机构委托协议、采购文件、评审报告、采购合同、验收报告等应当归档的采购资料，并按年度建档;督促代理公司及时发布采购信息;建立政府采购台账，并按季度向县政府采购办上报采购统计报表。

(四)按照国家和省、市、县有关政府采购政策和规定组织实施集中采购活动。

(五)完善集中采购操作办法，规范操作程序，严格内部管理，完善监督机制。

(六)监督供需双方履行协议，协助县政府采购办处理政府采购的投诉事宜。

(七)办理乡镇政府交办的其他有关政府采购的事务。

四、政府采购的适用对象和范围

政府采购适用于国家机关、事业单位和团体组织使用财政性资金办理的采购。政府采购的范围是指省、市财政部门依法制定并发布的集中采购目录以内的或者限额标准以上的货物、工程和服务。

五、政府采购方式

政府采购采用以下方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价和竞争性磋商。

(一)公开招标是指采购人或采购代理机构(统称招标人)在财政部门指定的媒体上发布招标公告，由不特定的供应商(投标人)参加投标竞争，采购人按照一定程序和标准从中择优选择中标供应商的方式。

(二)邀请招标是指采购人或采购代理机构(招标人)，根据供应商或承包商的资信和业绩，随机选择不少于三家的供应商，向其发出投标邀请书，邀请他们参加投标竞争。符合下列条件的应当采用邀请招标方式：

1、具有特殊性，只能从有限范围的供应商采购的;

2、采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的;

3、法律、法规规定不宜公开招标的。

(三)竞争性谈判采购是指采购人或采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的方式。属于下列情形之一的政府采购项目，经财政部门批准，可采取竞争性谈判采购方式：

1、招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;

2、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的;

3、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

4、不能事先计算出价格总额的。

(四)询价采购是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的方式。对货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，经财政部门批准，可以采用询价采购方式。

(五)单一来源采购是指向供应商直接购买的采购方式。属于下列情形之一的，经财政部门批准，可采取单一来源采购方式：

1、只能从唯一的供应商处采购的;

2、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商采购的。

3、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求。

需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

(六)竞争性磋商是指采购人、政府采购代理机构通过组建竞争性磋商小组与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价，采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。属于下列情形之一的，经财政部门批准，可采取竞争性磋商采购方式：

1、政府购买服务项目;

2、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的.;

3、因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的;

4、市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目;

5、按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。

六、采购工作程序

(一)乡镇各部门在编报部门预算时，根据省财政厅发布的《政府采购目录》编制政府采购预算。列入政府采购目录中的项目都要编报预算，不得漏报或瞒报。

(二)财政所对政府采购预算和政府采购实施计划实行批复制度，政府采购严格按政府采购预算和政府采购计划执行。

(三)部门预算与政府采购预算不能割裂，不得在部门支出控制之外编制政府采购预算，虚列预算项目。

(四)乡镇各单位在编制政府采购预算时，要在实事求是地进行市场调查基础上进行，采购项目预算价格要与市场价格基本保持一致。财政所依据编制的部门预算，汇总编制乡镇级年度政府采购实施计划(主要包括政府采购项目和实施要求)，分别下达给各有关预算单位。

(五)各预算单位根据财政所下达的政府采购实施计划，在采购项目实施前一个月内将采购项目向财政所报送采购清单，填制《桃江县乡镇政府采购申报审批表》，其主要内容包括采购项目名称、技术规格、数量、采购金额、采购方式、采购理由等。财政所根据采购清单和《桃江县乡镇政府采购申报审批表》制定具体采购方案。

采购预算低于进场标准的采购项目，财政所可以根据采购项目类别、需求、规模等审批采购方式，并按照采购方式的法定程序组织采购;采购项目预算超过进场标准的，必须经县政府采购办批准，按照《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、相关法律法规和《县公共资源交易管理办法》的规定进行采购。

(六)政府采购合同由采购人与中标、成交供应商签订。采购合同签订后，当事人应按照合同规定履行各自的权利和义务。采购人在合同签订7个工作日内将合同副本送交财政所备案。

(七)中标供应商在履行完合同义务后，采购人应组织验收，并填制《桃江县乡镇政府采购验收单》，供应商根据合同约定提出付款申请，经采购人同意，报财政所审核无误后，财政所按照合同约定金额和采购(付款)进度办理采购款支付手续。

七、监督检查

如何做好采购业务风险管控 篇5

采购业务流程一般包括:计划、请购、选择供应商、订立合同、验收入库、付款与会计控制等环节。可能遇到的风险有:采购计划不合理, 采购无法满足生产需求或积压过多;供应商选择不当, 采购物品质量不达标, 串通抬价或舞弊;合同条款模糊或合同欺诈;验收不规范, 赠品不入库, 数量短缺或以次充好等等。针对各环节的风险, 可重点抓住以下几点管控。

一、前期合理规划, 严格审批

(一) 年度预算管理

做好年度采购规划, 编制全年采购预算。每年年末, 需求部门应根据实际情况提出下一年度的需求计划。采购部门按企业经营目标, 将需求部门提交的需求计划分类汇总, 结合库存情况, 统筹提出适合的全年采购计划及预算。采购部门提出的年度采购计划应综合分析各类因素, 科学安排, 防止采购过量或不足, 常用物资可集中分期分批采购, 以减少资金占用。年度采购预算, 按规定的权限和程序报企业管理层审批后, 应作为刚性指令下达。

(二) 书面请购单制

制定严格的书面请购审批制度。年内, 实际采购需求发生时, 需求部门应编制书面请购单, 并注明请购部门、预算编号、预算控制价或以往价格、品种、规格、质量技术要求、数量、用途、供应日期、编制人等信息。请购单应连号编制, 并存档备查。相关部门或人员根据职责权限对各类请购单进行审批, 对预算内的项目, 严格按照预算办理请购;对于预算外和超预算项目, 严格控制, 履行预算调整报批手续后才可办理请购手续。

(三) 需求与采购、审批职务分离

根据不相容职务相分离的要求, 需求提出与审批职务、采购职务相分离, 需求提出人员不同时担任审批或采购工作, 以形成相互监督、相互牵制机制。并且采购人员需定期轮换, 以避免特定采购人员与供应商的长期接触。

二、谨慎选择供应商, 设立采购信息资源库

(一) 做好供应商资信审查, 确保履约能力

建立供应商准入制度, 对供应商的主体资格、信用状况、品牌、规模、销售业绩等进行审查和评估, 确保供应商具备履约能力。可通过对其提交的基本资信情况文件、专业资格证明等资料进行审查核实, 实地派驻人员现场考察, 要求提供样品进行检测认证等方式考察供应商情况。确定合作时, 可签订质量保证协议, 收取一定比例保证金, 以防范风险。可对优质供应商可建立长期合作关系。同时, 应引入供应商竞争机制, 储备备选供应商, 以减少对个别大户的过度依赖。

(二) 获取比价信息, 严把价格控制关

价格控制是采购业务风险管控的核心环节。根据采购额大小和采购项目特点, 通过招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等经审批的采购方式选择供应商, 科学合理地确定采购价格。采购部门可事先通过查阅网站或杂志资料、电话咨询、实地市场调研、分析以往采购价格等方式收集相关价格信息, 精确掌握需购产品的市场行情和价格走势, 并结合相关成本测算确定合理的期望采购价格。对于重要物资, 采购部门应定期研究的成本构成与价格变动趋势。

(三) 建立并完善采购信息资源库

企业应逐步建立和完善自身的“采购信息资源库”, 以积累众多厂商的同类产品信息, 为企业各部门之间资源共享、合理确定采购价格及绩效考核提供依据。“采购信息资源库”包括供应商信息和采购价格信息两块内容。其中:供应商信息包括供应商名称、规模实力、市场份额、产品品种、生产能力、银行账户、发货地址、邮寄地址、联系方式、赊销信用额度、过去期间的交易情况、付款条件、供货能力、售后服务、主页地址、年度诚信评级情况;采购价格信息包括产品类别、名称、规格型号、生产厂家、性能特点、质量、市场价格等。采购事项完成后, 应及时组织相关人员进行“采购信息资源库”的信息更新维护。

三、加强合同审核与执行管理

采购合同应连续编号、签订程序合法、格式规范、条款完整、内容详尽。重要合同应根据招标、谈判或磋商结果, 由采购、技术、财务、法务等相关人员与选定供应商共同签订, 企业管理层签字为合同盖章依据。合同标的物的名称、规格型号、采购价格、数量、技术质量标准、付款方式、质保期、违约责任以及其他各项条款均应详细明确。若有随赠物品或服务的, 需在合同中直接标注;若部分产品规格型号相同, 但因生产厂商不同而价格不同的, 则必须注明产品规格型号和生产厂家, 以防舞弊人员有可乘之机。

采购合同正式生效后, 应由相关部门负责对供应商的合同执行情况进行跟踪管理, 督促其及时履行合同, 按时、按质交货;对已接收货物进行采购计划核销, 进而根据合同向财务部门提交付款通知。

四、切实发挥验收作用

验收工作应由专职质检或技术人员承担, 采购人员不得同时担任验收职务。验收部门根据采购合同、验收标准, 对采购物品的外观、规格型号、数量、质量、技术性能指标等进行验收, 同时对随赠物品及附件进行核对, 形成书面验收资料。对验收合格物品和赠品应及时办理入库手续, 并将单据传递给采购部门、需求部门和财务部门。若采购物品的质量、数量或其他方面与合同要求不符时, 验收人员有权拒绝接收并立即向企业管理层报告。对于不合格物资, 采购部门根据查验结果, 办理退货及索赔手续。

五、强化后续跟踪控制

采购事项完成后, 还需重视后续跟踪控制, 主要包括采购人员绩效考评、供应商年度诚信评级和采购项目专项审计抽查三个方面。

(一) 采购人员绩效考评

企业根据实际情况确定需考评的采购项目标的额大小。如, 标的额不小于20万元的采购事项完成后, 采购人员先自我评价, 后按年度由企业管理层最终确定采购绩效, 以此明确相关人员责任。评价内容主要包括采购计划及预算的恰当性、库存积压或短缺情况、供应商选择的恰当性、采购及时性、采购质量合格率、价格是否降低、是否存在退货情况、质量事故造成的损失是否得到有效控制等。将这些指标一一量化打分, 考评结果与相关人员奖励、升迁挂钩。

(二) 供应商年度诚信评级

对累计供货金额不小于一定金额的供应商 (如20万元) , 由需求部门、验收部门、财务部门于每年年末进行事后考核评估。主要评价供应商的供货价格、供货质量、供货能力、供货时间、后续合同的履行情况、售后服务响应等情况, 相应分为A、B、C、D四级, 上报企业管理层审核后, 记入采购信息资源库。对A类优质供应商优先纳入采购范围, 对D类不合格供应商则取消投标或报价资格。

(三) 采购项目专项审计抽查

内审部门根据管理层需要和风险控制目标, 对采购项目进行专项审计抽查。对抽到项目的采购计划、供应商选择、采购价格、采购质量、合同签约与执行情况等进行专项审核分析, 及时发现薄弱环节, 防范采购风险, 提升采购效能。

总之, 采购业务的风险管控, 涉及面广、基础工作量大, 是一项系统性工作。需不断优化企业治理结构, 健全采购业务内部控制, 坚持不相容职务相分离原则;需逐步推进企业“采购信息资源库”建设, 建立并完善采购价格信息和供应商信息;需强化采购业务的后续评估与风险导向审计, 充分关注采购业务中的高风险领域, 化解风险, 提高采购质量和效率。

摘要：采购业务的风险管控对提高企业的盈利水平和增强可持续发展能力具关键作用。针对采购业务各环节的风险, 可从前期合理规划, 严格审批;谨慎选择供应商, 设立采购信息资源库;加强合同审核与执行管理;切实发挥验收作用;强化后续跟踪控制这五方面进行重点管控。

关键词：采购,风险管控,做好

参考文献

[1]喻素萍.材料采购内部控制缺失风险及应对[J].中国乡镇企业会计, 2012;5:169-170

采购业务成本管理 篇6

1 批量集中采购的改革历程及采购流程

1.1 批量集中采购的改革历程

我国批量集中采购制度改革大体经历了三个阶段:第一个是批量集中采购的萌芽期, 这个阶段表现为联合集中采购, 特点是需求汇总, 公开招标、跨部门等, 故被认为是批量集中采购的萌芽期;第二个是批量集中采购试行期, 《财政部关于进一步做好中央单位政府集中采购工作有关问题的通知》 (财库[2009]101号) , 《财政部关于做好2010年中央单位政府采购计划和执行编报工作的通知》 (财库[2009]173号) , 《关于进一步推进中央单位批量集中采购试点工作的通知》 (财办库[2011]87号) 等文件的出台初步进一步推进了批量集中采购制度, 构建了我国批量集中采购制度的基本框架;第三个是现阶段的批量集中采购的成长完善期 (2011年后) , 《2011年中央单位批量集中采购台式计算机和打印机基本配置参考》 (财库[2011]18号) , 《中央行政单位通用办公设备家具购置费预算标准 (试行) 》 (财行[2011]78号) , 《进一步推进中央单位批量集中采购试点工作通知》 (财办库[2011]87号) , 《完善台式计算机和打印机批量集中采购试点工作补充通知》 (财办库[2012]340号) 等陆续文件的出台进一步完善了批量集中采购制度。

1.2 批量集中采购的流程

现行批量集中采购的组织程序可分解为:上报计划、汇总计划、下达计划、公开招标、供货验收五大部分, 具体程序如图1所示。

2 批量集中采购业务操作问题研究

在探究了批量集中采购的改革历程及采购流程后, 我们有必要进一步了解一下批量集中采购业务操作问题。批量集中采购业务操作涵盖了需求管理、配置标准管理、采购供货付款、监督管理等方面。

2.1 需求管理

为了更好的做好批量集中采购, 我们要首先搞清楚批量集中采购的试点范围, 预算标准和协议供货的控制等。

2.1.1 试点范围

目前通用办公台式计算机、打印机全部实行批量集中采购, 用于科研、测绘、检测等业务工作的所有专用台式计算机、打印机也要纳入批量集中采购试点范围。

2.1.2 预算标准

在预算标准方面, 通用办公用机的经费标准严格执行财政部规定, 超过预算标准购买的专用机 (用于科研、测绘、检测等业务) 经费预算要经预算主管部门核准同意方可采购。

2.1.3 协议供货的控制

由于批量集中采购公开招标方式比较缓慢, 周期太长, 所以某些采购可以采用协议供货方式, 但是通过协议供货方式购买的通用办公和专用台式计算机、打印机数量要控制在本部门上年购买同类品目总数的10%以内。

2.2 配置标准管理

批量集中采购实行配置标准管理, 在实务中, 主要有以下几个方面的配置标准:一是财政部发布的基本配置标准, 要求各中央单位遵照执行;二是中央部门制定的配置标准, 通用机配置标准应在《基本配置标准》中对应档次的技术指标口径基础上调整确定, 原则上一年内保持稳定, 专用机配置标准应按《基本配置标准》中对应的指标口径调整确定, 同时要明确预算金额上限, 但不得指定具体的品牌、型号;三是中央单位单次采购特殊配置 (台式计算机和打印机预算总金额分别在50万元、30万元以上) 。四是计算机组件配置, 个别单位批量购买主机、显示器等计算机组件的, 可以纳入批量集中采购范围, 其配置标准应与《配置说明》中相应档次的技术指标口径相一致。

2.3 采购供货付款

采购供货付款业务操作环节要在兼顾配置指标的基础上更多侧重于供货、验收及问题解决和资金支付。

2.3.1 制定当期配置指标

执行批量集中采购要结合工作需要、市场行情、产业发展状况等诸多因素确定, 努力实现物有所值的目标。

2.3.2 供货、验收及问题解决

各中央单位应根据当次中标结果, 及时与中标供应商或代理供应商签订采购合同, 不得拖延或拒绝验货。各单位经办人验货时要认真填写验收单, 经办人填写验收单。集采机构统一协调解决中标产品的供货、验收、维修服务等问题。

2.3.3 资金支付

验货后要按照合同规定及时付款, 不得延期支付。

2.4 监督管理

监督管理主要对供应商综合评分及其交付产品进行质量抽检, 对中标供应商的违规处理和执行情况通报等。

2.4.1 综合评分

批量集中采购机构应在上次中标供应商提交的验收单情况和各中央单位书面反映的中标供应商服务情况进行汇总, 经综合评分后作为下轮评标活动的评价因素。

2.4.2 质量抽查

批量集中采购机构可对中标供应商的交付产品在总数量5%的比例内进行质量抽查, 以此进一步检验部分供应商的履约能力和批量集中采购产品的质量情况并为以后批量集中采购机构作为参考依据。

2.4.3 违规处理

对中标供应商虚假承诺或拒不按合同履行义务的行为, 根据各批量集中采购机构提供的对有关中标供应商商品质量及服务情况的报告, 严格按照政府采购相关制度规定严肃处理。

2.4.4 执行情况通报

对中央部门及下属单位逃避批量集中采购改革试点、拒绝验货及拖延付款等行为, 适时进行批评处理并予通报, 以此来规避未来批量集中采购的风险。

参考文献

存货采购业务内部控制之我见 篇7

1 编制采购计划的主要风险和应对措施

该阶段的主要风险在于采购计划安排不合理, 不按实际需求安排采购或随意执行, 市场变化趋势预测不准确, 与企业生产经营计划不协调, 造成库存短缺或积压, 可能导致企业生产停滞或资源浪费。

为解决上述问题, 企业可采取以下措施: (1) 需求部门必须根据生产经营的实际需要准确及时编制需求计划。 (2) 采购计划作为企业年度经营计划的一部分, 在制订年度生产经营计划过程中, 企业应当根据实际发展需要, 结合库存和在途情况, 科学安排采购计划, 防止采购过高或过低。 (3) 采购计划应纳入预算管理, 经相关负责人审批以后, 作为企业刚性指令严格执行。 (4) 对所需物资先从闲置仓库或库存仓库中调剂, 确实无法调剂的按程序采购。各类材料采购规定单次采购限额, 子公司在限额内自行采购, 超过限额报请总公司审批, 根据批准采购材料的数额、用途, 由专业公司组织采购。

2 供应商选择的主要风险和应对措施

选择供应商也就是确定采购渠道, 作为企业采购业务流程中重要的环节, 该阶段的主要风险在于供应商选择不当, 采购方式不合理, 招投标或定价机制不科学, 授权审批不规范, 可能导致采购物资质次价高, 出现舞弊或遭受欺诈。

为解决上述问题, 企业可采取以下措施: (1) 建立科学的供应商评估和准入制度, 对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查, 确定合格的供应商清单, 健全企业统一的供应商网络, 在必要时可以委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。 (2) 按照公平、公正、竞争原则, 择优选择供应商, 在切实防范舞弊风险的基础上与供应商签订质量保证协议。 (3) 定期对供应商提供货物的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信等情况进行实时管理和考核评价, 根据考核评价结果, 对供应商进行合理选择和调整。

3 确定采购价格的主要风险和应对措施

以最优性价比采购所需物资, 是采购部门面临的首要问题。该阶段的主要风险在于采购定价机制不科学, 定价方式选择不当, 缺乏对重要存货价格的跟踪监控, 引起采购价格不合理, 可能造成企业资金损失。

为解决上述问题, 企业可采取以下措施: (1) 健全采购定价机制, 采取协议采购、招标收购、动态竞价收购等多种方式, 确定合理的采购价格。 (2) 定期研究大宗通用重要物资的成本采购与市场价格变动趋势, 确定重要存货的采购执行价格或参考价格, 建立采购价格数据库, 定期开展重要存货的市场供求形势及其价格走势分析并合理利用。

4 订立采购合同的主要风险和应对措施

采购合同是企业根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议, 该协议一般要对双方的权利、义务和违约责任等情况做出明确的规定, 其中金额、结算方式、供货时间、数量、质量等内容尤其重要, 要做详细规定。该阶段的主要风险在于: (1) 协议签订不当, 导致物资采购过程不顺畅。 (2) 未经授权对外签订采购合同, 致使供货方主体资格、履约能力等未达要求, 合同内容存在重大疏漏和欺诈, 导致企业合法权益受到损害。

为解决上述问题, 企业可采取以下措施: (1) 签订协议前, 对供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估, 协议签订引入竞争制度, 确保供应商具备履约能力。 (2) 根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况, 拟订采购合同, 准确描述合同条款, 明确双方权利、义务和违约责任, 按照规定权限签署采购合同, 对重要物资验收发现的差异, 应当作出统一规定。 (3) 对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同, 应当组织法律、技术、财会专业人员参与谈判, 必要时可聘请外部专家参与相关工作。 (4) 成立专业公司负责物资采购, 并具体规定其所采购的商品类别, 对于市价变动比较频繁的重要物资, 可实行定期招标确定供应商;对于其他经营材料和工程设备的材料采购, 规定限额, 限额以内的一般商品采取定点供应, 定点供应的供应商由专业人员、采购、审计和财务人员共同参与, 综合评定后确定。一般每年落实一次, 日常管理由采购企业负责, 使用企业和公司审计部负责监管。超过限额的采购, 每次按照招、议标管理规定进行操作。

5 验收阶段的主要风险和应对措施

验收是指企业对采购物资和劳务的检验接收, 以确保其符合合同规定或产品质量要求。该阶段的主要风险在于:验收标准不明确, 验收程序不规范, 对验收中存在的异常情况不做处理, 可能造成账实不符, 采购物资损失。

为解决上述问题, 企业可采取以下措施: (1) 制定明确的采购验收标准, 结合物资特性确定重点验收物资目录, 规定此类物资出具质量检验报告之后方可入库。 (2) 验收机构和人员应当根据采购合同以及质量检验报告出具的质量检验证明, 重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致, 对验收合格的物资, 填制入库凭证, 加盖物资收讫章, 登记实务账, 及时将入库凭证传递给财会部门。验收时如涉及大宗物资以及新特物资, 还应进行专业测试, 必要时可委托具有验收资质的外部机构协助进行。 (3) 对验收过程中发现的异常情况, 如超采购预算采购物资, 物资发生严重损毁, 验收人员应立即向企业有权管理的机构报告, 相关机构应当查明原因并及时处理。对于不合格物资, 采购部门应根据检验结果办理索赔、退货等事宜。

6 付款阶段的主要风险和应对措施

付款是指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容进行审核无误后, 按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。该阶段的主要风险在于:付款审核不严, 付款方式不恰当, 付款金额控制不严, 可能导致企业资金损失或信用受损。

为解决上述问题, 企业可采取以下措施: (1) 加强采购付款的管理, 完善付款流程, 明确付款审核认定责任和权力, 严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序, 审核无误后按照合同规定, 合理选择付款方式, 及时办理付款。 (2) 重点审核采购发票的真实性、合法性、有效性, 判断采购款项是否确实应予支付, 重视采购付款的跟踪管理与过程控制, 如发现异常情况应拒绝向供应商付款, 避免出现资金损失和信用受损。 (3) 根据国家有关支付结算的规定和企业实际情况, 选择合理的付款方式, 严格遵循合同规定, 防止付款方式不当带来的法律风险, 保证资金安全。 (4) 加强预付款项和定金的管理, 涉及大额或长期预付款项, 应当定期进行跟踪管理, 综合分析预付款项的期限、占用款项的合理性、不可回收风险等情况, 发现问题应及时采取措施, 尽快收回款项。

在验收和货款结算方面, 公司规定经营物品、材料由采购单位与使用企业共同组织验收, 如单批采购费用超过限额的须有技术方、使用方和监管方三方验收确认, 货款支付有合同规定的按合同条款规定的支付, 临时采购的物品, 在限额以下的由使用企业确认, 采购单凭使用企业确认后的书面依据支付, 定点采购的货款一般每月结算一次, 在规定时间内支付, 申购企业 (或使用企业) 严格按验收程序验收, 若未按验收程序签字确认的不得支付货款或尾款。公司分别制定了物品、材料的验收和货款结算管理规定。

综上所述, 存货采购对企业生存发展具有重要影响, 企业应定期对物资需求计划、采购计划、采购价格、采购质量等情况进行检查, 既要检查相关制度是否落实到位, 又要审视相关管理流程是否合理, 保证物资采购能够与生产销售等环节紧密衔接, 最大限度满足企业生产对物资供应的要求。

摘要：存货采购业务对企业生存发展具有重要影响, 蕴藏的风险巨大, 直接关系到企业的生存与可持续发展, 企业应高度重视存货采购业务。本文从编制需求计划与采购计划、选择供应商、确定采购价格、签订采购合同、验收、付款等方面进行分析。

X五金公司采购业务流程研究 篇8

关键词：采购,采购流程,制造型企业

1 公司概况及采购业务中存在的问题

X五金工业有限公司是一家制造型企业,专注于汽车工业、OEM工业用高品级紧固件市场,尤其是以满足大型跨国企业的多品项、多装配站的整合,以整合型后勤配套服务为核心服务,是一家以客户为导向的企业。

目前企业对产品更新换代的速度越来越快,品种越来越多,周期越来越短,而大多数制造类企业在小批量、多品种、周期短、变化大的环境下存在着采购、计划、生产与销售不协调的问题以及跨部门协调性差、对市场变化反应慢。

2 采购业务流程设计

我们将采购流程分为以下7步,针对公司目前存在的问题,对采购业务流程中的各个环节做以下的探讨。

2.1 发现需求,对所需要的产品加以准确的描述

企业采用的是拉式生产控制方法,以客户定单为驱动,业务接到客户定单,直接下达给生产部门,由生产部门确定所需要原材料的种类、数量,再核对现有库存,提出采购建议单,经主管审批后,发给采购部门。

此过程牵涉业务、生产、物流和采购,由各部门负责处理。采购建议单到达采购部门一般需要好几天,而当采购人员拿到建议单,发现有些物料没有现有供应商,再去寻找合适的供应商,评估供应商,这样会造成时间上的严重浪费。

如果业务在接到定单就通知采购部门,采购人员就可以根据定单所需要的物料先去了解资源市场,评估供应商。当接到生产的采购建议单时,直接向供应商询价,大大节约了时间,为企业的生产提供了充分的后续时间,减少了公司产品的生产周期,提高了公司的竞争力。

2.2 分析供方市场,选择合适的供应商

在大多数的跨国公司中,供应商开发的基本准则是“Q.C.D.S”原则,也就是质量、成本、交付与服务并重的原则。

经过对市场的仔细分析后,通过各种公开信息和公开的渠道得到供应商的联系方式。对供应商做出初步的筛选,可以使用统一标准的供应商情况登记表(如表1),来管理供应商提供的信息。

通过分析其业务能力(如表2)和品质管理能力(如表3),对供应商进行评估。

在评估中,可以邀请质量部门和工艺工程师一起参与对供应商的实地考察,他们不仅会提供专业的知识与经验,而且共同审核的经历也会有助于公司内部的沟通和协调。

2.3 确定价格和采购条件,发出定单

对小批量产品,其谈判的核心是交货期,要求其提供快速的反应能力;对于比较容易买到且金额较大的产品,谈判的重点是在价格;对于供应商垄断的产品或是有专利的产品,谈判的重点则在服务和交期;对于一些对企业影响重大的产品或是在精度上要求比较高的产品,侧重于质量的谈判。总之通过谈判确定产品的价格,最好能达到双赢的目的。

当和供应商确认好价格,就可以向供应商发出采购定单,定单不但要详细地描述产品的规格名称,还要对交货的时间地点以及包装方式、质量付款、违约赔偿等予以明确,总之,把可能发生的状况都应该在定单上写明。

2.4 跟踪和催货

采购人员对自己购买的货物要有详细的清单,对于一些比较复杂的项目可以要求供应商对物料的生产制定相应的生产计划,列出其中对物料有巨大意义的时间点(如表4),以便采购人员对供应商的生产过程进行跟踪,及时发现问题。

2.5 货物的接受和检验

公司对供应商送来的货物进行验收,对于合格的产品入库,不合格的产品尽快和供应商联系,让供应商紧急处理和补救,并提出具体完成日期,同时通知生产部门。

2.6 结清发票,支付货款

在这个环节中,看似与采购部门关系不大,其实,回款的及时程度能够提高与供应商的良好关系。与供应商建立了诚信互利的合作后,常常可以在物料短缺时仍能以相对合理的价格及时得到供货,在供应充裕时又可以获得相当优惠的价格。因此及时核对供应商开具的发票,根据定单的要求及时付款给供应商,是维护良好供应商关系的有效措施。

2.7 准确记录

公司通过平时对每笔交易的记录,每个月对每一个供应商都要打分,进行总体分析。到年终考核时,对供应商就有了一个动态的、科学的考核评估,分为A、B、C三个等级。不同级别的供应商与其业绩和经济利益直接挂钩。

3 结论

该采购流程将采购业务大致划分为7步,较贴近实际制造类企业的采购业务流程,对采购流程的设计严谨实用,操作简单,但又不失一定的实用性。明确了各个采购环节的内容,加快了原材料的采购速度,从而提高了企业以最快的速度响应市场需求的能力,提高了企业的竞争力。规范后的采购流程各步骤具体如图1。

最后,采购作为企业经营的核心环节之一,是获取利润的重要来源。作为步入快速发展和成熟期的企业而言,信息化是可持续发展、增加核心竞争力的必要手段。因此,笔者提出,尽可能地完善采购管理系统的信息化,将此作为企业发展的出路。

参考文献

[1]林毅夫.采购管理[M].北京:机械工业出版社,2005.

[2](美)H.詹姆斯.哈林顿.业务流程改进:全面质量管理、生产力和竞争力的突破性战略[M].于增彪,译.北京:中国财政经济出版社,2002.

[3](英)马克.戴.采购管理手册[S].3版.许春燕,等译.北京:电子工业出版社,2004.

企业采购业务的内部控制要点分析 篇9

在内部控制中,采购业务的控制直接关系到企业产成品的质量,以及企业生产成本。 尤其对于制造企业而言,原材料成本在产品中占比较重, 采购资金比之其他类型的企业也更多,存在的风险也就更高。

1内部控制概述

2004 年9 月,COSO委员会提出一个概念全新的COSO报告《企业风险管理———整合框架》(简称ERM框架),标志内部控制研究发展到一个新的阶段。 ERM架构指出“企业风险管理是一个过程,它由一个主体的董事会﹑管理层和其他人员实施,应用于战略制定并贯穿于企业之中,旨在识别可能影响主体的潜在事项﹑管理风险﹑风险应对﹑控制活动﹑信息与沟通﹑监控。《 企业风险管理 — ——整合框架 》 分为内部环境﹑目标制定﹑事项识别﹑风险评估﹑风险反应﹑控制活动﹑信息与沟通﹑监督等八个相互关联的要素,各要素贯穿在企业的管理过程中。 ERM框架指出,企业风险管理只是一个比内部控制更为广泛的管理概念和工具,不是也不可能取代内部控制。 在风险管理八个要素中,有五个直接来自内部控制,显然,内部控制包含于风险管理之中。

2企业采购业务的风险及控制关键点

采购业务作为企业业务内容的一个部分,其风险存在于各业务环节中,主要有审核把关风险、采购价格失控风险、供应商选择不当风险、合同订立不当风险、物资验收不规范风险、会计记录不当风险、货款支付不当风险等。 企业采购程序必须清晰,规范,即使企业采购流程较长,但人为简化,缩短流程将给企业的内部控制带来巨大漏洞,采购环节的风险无法控制,给公司带来巨大隐患,造成不堪设想的后果。 为此有必要对以下环节进行控制,规避风险。

2.1 请购与审批控制

2.1.1 请购

请购单的填写应该内容完整且依据充分,由有需求的部门或人员写明采购类别、数量、品名、规格、型号、质量等级、需用日期、请购部门等相关要求,交给部门主管审核并签字批准。

2.1.2 审核批准

请购单在审核批准时,主要注意三个点:订货数量,供应商备选,订货时间(再订货点)。

2.1.3 不相容职务相分离

请购与审批不应该由同一人办理,以避免盲目采购。 如果请购与审批不能分离,那么上述要求能否遵守完全取决于企业内部控制人员的职业素质,一旦遇上企业采购人员的职业道德不修,则可能会出现编制虚假采购业务以套取公司现金的情况。

2.2 供应商管理制度

2.2.1 选择供应商

企业应该建立恰当的供应商管理体制,企业采购的原材料直接决定了企业产成品的品质,关乎企业的品牌形象,一旦出现问题,将对企业信誉造成不可估量的影响。 因此企业应该建立严格的供应商准入机制,为企业选择可靠的供应商,只向经过授权批准的供应商订货,保证原材料的品质与来源。

2.2.2 不相容职务相分离

询价与确定供应商不应该由同一人负责办理,否则将形成采购业务内部控制漏洞,容易发生舞弊,出现相关人员收受回扣,高价采购等情况。 其次,广泛询价,有利于企业拿到合理的采购价格,降低生产成本。

2.3 采购控制

经过授权批准的请购单应该由采购部门汇总编号,生成采购订单,统一进行采购。 在此步骤中应该注意如下几点:

2.3.1 采购行为应合法合规

对于零星用品的采购,可以授权在独立人员抽样暗访制度下的直接采购,但对大宗商品的采购应交由采购部门集中统一招标进行,原材料的集中采购有利于企业提高采购效率,取得大宗订单折扣,从而降低原材料成本,控制生产成本。

2.3.2 关注供应商的生产情况与供货情况

供应商的生产进度缓慢甚至停滞将造成原材料供应延迟,导致企业设备人员的闲置,增加企业运营成本,降低企业经营效率,尤其在原材料本就稀缺的行业,短时间内难以找到价格合适的替代供应商,密切关注供应商生产情况,能及早发现异常,为企业赢得反映时间,提早做准备。 在原材料短缺严重时,企业将无法正常运转,既买不到原材料进行生产,又因为生产停滞而产品短缺,无法进行销售以获得资金投入生产,将使企业经营周转不良。 为保证供应商持续,无差错供给企业原材料,以支持企业生产运作。 企业应当密切关注供应商的生产进度与生产环境。 当供应商出现异常情况时,企业能够及时发现并作出反应,制定对策,确保企业正常运营,最大限度降低供应商出现原材料供应问题而给企业带来的损失。

2.3.3 采购人员定期轮换

企业采购人员应定期轮换岗位,并对离任采购人员进行审计,避免采购人员与供应商串通共谋。 采购环节最常见的问题在于: 供应商为长期获得公司的大量订单而贿赂采购人员,或者采购人员与供应商长期接触与合作后, 建立过于密切的关系,出现串通舞弊的风险。 企业采购人员实施轮岗制,其一,可以避免采购人员与供应商建立过于密切的关系。 其二,如果无法与采购人员建立长期的关系,供应商将降低付出回扣的积极性。 其三,对采购员定期轮换时进行的工作考评与交接使舞弊更容易被发现,采购员拿回扣被发现的风险更大,促使采购员遵守公司规定,提升职业道德操守以及自律性,有利于企业内部形成良好的控制氛围,从而维护公司利益。

2.3.4 明确采购人员职责

明确划分采购人员的职责范围,有利于采购部门工作的有序进行,提高工作效率,避免互相推诿责任。 及时调换职业胜任能力不足或是职业道德较低的职员, 如果岗位职责安排混乱,企业的内部控制将无法实现应有的效果。

2.3.5 明确质量标准

为保证原材料质量,公司可以在采购单后附上有关质量要求的文档。 例如在采购零部件时,可由工程师在文档中写明各个部件需要达到怎样的质量标准,误差范围以及技术要求。 由采购人员同时发给供应商,确保供应商在生产前了解图纸的质量要求。 供应商生产过程中,采购部应该要求供应部定期出具质量报告,并定期查访供应商。

2.3.6 不相容职务相分离

确定供应商与签订采购合同应该分离控制,不应由同一人办理。 由专业专职人员负责签订采购合同,有利于回避风险,减少损失的产生。

2.4 验收入库控制

验收入库是企业防止质量不达标的原材料进入企业的最后一道防线,一旦不合格的原材料流入企业生产环节,将对企业的产成品质量产生重大影响。 如果三鹿企业能够重视食品安全,尊重消费者权益,收购鲜奶时能在验收环节严格管理,验收人员重视自身责任,仔细抽检,将没有达到抽检质量标准的鲜牛奶拒之企业门外,进行退货处理,也不会造成这样严重的后果。 三鹿以其真实惨痛经历说明企业应当尤其重视对原材料入库的控制。

2.5 付款管理控制

财务部门收到采购部门转来的相关凭证, 例如采购计划、采购合同、入库单、发票抵扣联、运输费用发票、经过签字的申请单,经过审核无误后,作为入账的原始凭证,按照企业与供应商签订的合同付款, 并及时登记应付账款总分类账以及明细账。 付款虽然是企业采购流程的最后一个步骤,但其涉及资金的转移,风险较高,某些供应商为尽早收回货款买通财务人员,企业应该引起足够重视。

2.6 供应商考核

企业应该建立供应商评价制度,对供应商提供的原材料质量,送货及时性以及原材料价格进行考核评价,并对各供应商进行排序,于企业将来采购相同规格货物时优先选择。 排序结果确保每年更新一次,对考评不合格者应取消其供应商认证资格。 不断调整优化企业供应商队伍。

综上所述,请购与审批控制,供应商选择控制,采购控制,验收入库控制,付款管理控制,供应商评价反馈控制均是企业采购循环流程中的关键控制点。

3完善采购业务内部控制实施效果相关配套措施

为使企业采购业务内部控制能够落实到实处,企业一方面应该纵向完善采购流程与采购控制, 横向健全采购控制制度,形成由线到面的控制局面,进行全面控制;另一方面,抓住流程中关键控制点作为重点控制。 在此基础上,企业还应该完善公司治理结构,将绩效考核与激励机制结合起来。

3.1 完善公司治理结构

公司治理是企业内部控制制度设计、运行的制度环境。 而内部控制又是公司治理的延伸。 完善企业治理结构,发挥企业董事会及监事会的作用。 第一要强调董事会独立于企业的管理层,限制董事会成员与高级经理层交叉任职的现象,以避免出现高级管理层控制董事会的局面。 第二,要完善独立董事制度,保持较高比例的,具有较高学历且管理经验丰富的独立董事的比例, 利于对企业内部管理人员及企业经营行为进行有效监控。 第三,建立专门的各类审计委员会,例如审计委员会,以加强内部控制。 明确监事会职责,监事的监督工作要经常化,专业化,要努力提高监事会的监控能力和监控效果,董事会﹑监事会及其下属委员会应对公司管理实行有效监督,从而提高公司内部控制质量。 如果治理层疏于监督,对控制不够重视,或者过分信赖管理层,就会给管理层提供舞弊的机会。

3.2 将绩效考核与激励机制结合使用

企业内部控制的实施必须有一个完整的过程,这个过程就是制定标准、采取行动、衡量业绩,通过业绩的衡量来考核行为是否符合标准,从而使行为符合内部控制控制标准。 在整个风险管理体系中,内部控制通过致力于抑制不利因素来达到内控目标, 而激励机制则竭尽全力促使有利因素发挥更大作用,因此,如能将绩效考核与激励机制结合起来使用,将会使企业内控发挥更大效果。

参考文献

[1]陈策.采购循环的内部控制要点[J].财会月刊,2009(32):27-28.

[2]郑伟.《企业内部控制基本规范》实施探讨——基于业务流程的分析[J].财会通讯,2011(2):102-103.