收据及发票管理规定

第一篇：收据及发票管理规定

发票及收据的管理办法

发票作为交易的合法凭证、销售收入的主要依据，在购销的环节都是最重要有效凭据之一，为保证公司资产的完整，避免产生不必要的损失，必须加强对发票的购买、领用、保管的管理，根据公司财务制度现制定如下操作规定和管理办法，望相关部门和人员严格执行规范流程和遵守发票管理制度。

一、费用发票的管理

1、 定义。费用发票指因购管理用品或获取的劳务(各种费用)而取的的发票。

2、 管理规定。

1) 凡购管理用品或获取的劳务(各种费用)必须取得合法的发票，取得的发票根据费用性质粘贴于公司印制的相应报销凭证后。

2) 对于真实、合法、合理但内容不完整、计算有误的发票，应将其退回经办人，由其负责将发票调换后再行报支报销。

3) 收到真实、合法、合理的发票，但发票金额小于报支金额的，按发票实际金额报支。 4) 收到不真实、不合法的发票，财务必须拒绝报支。

5) 财务将费用凭证和原始发票作为入帐的依据和附件，与记帐凭证装订成册，按规定年限保管。

3、 禁止条例。

1) 对于无法提供合法正确的原始发票的费用，不得报销;对于无法取得发票的，必须经主管部门经理证明，财务部门审核、相关领导人员审批后方可报支。

2) 对于无原始凭证的付款凭证(修正分录除外)，不得进行帐务处理，即不得虚列支出。

4、 处罚条例。

1) 费用申报人提供虚假发票且造成公司损失的，除全额补偿公司损失外，另处损失金额30%且不低于100元的罚款。

2) 现金出纳不严格保管原始发票，使费用申报人无法进行报销的，由出纳承担该笔费用。

二、销售发票的管理

(一) 定义。指销售商品或提供劳务后向客户开具的发票，公司销售发票主要指代理费发票。

(二) 换票。

1) 换票指客户需要增值税发票，但因条件限制无法当即开出，或事后客户要求换票的，先给客户小票，等增票开具后再换回小票的行为。

2) 对顾客要求开具的增票，自收到日起，保管期最多为二个星期，二星期内顾客未换取的，将增票还与开票人，不得积压。

3) 小票的换票期限为一个月，超过一个月的不得更换。 4) 门店应在收银台显要位置张贴以上二项须知。

5) 对于换回的小票，应进行红冲，并将原小票贴粘于红冲发票后，红冲发票记帐联与增票记帐联捏对，随对帐单上交财务。不得将原小票与增票直接捏对。 6) 门店收到待换增票，需进行登记，交付客户时，由其在登记簿上签收。 7) 换票工作由门店财务主管操作，门店财务主管严格保管增票，不得有遗失现象。

(三) 发票和收据的管理

1、 购买。

1) 发票和收据由指定会计购买，财务人员根据实际用量进行购买，其他任何人员无权购买;

2、 分公司领用。

1) 管理发票的会计必须设置“发票领用收回登记簿”。

2) 发票由管理发票的会计负责发放，若发票管理员不在应授权指定人进行发放工作。 3) 分公司要领用和开具发票必须事先通知总部相关人员。

4) 门店领用发票后，必须由领用人在“发票领用收回登记簿”上签收。

5) 发票应由门店财务主管(无财务主管的，由台账负责，下同)进行领用，填写“小票申领单”，若无法直接亲自领用的，必须在申领单上注明授权人，经授权的人员方可进行代为领用，否则发票管理不得发放。独立核算门店若小票购买、印制后存放于门店的，可不必填写“小票申领单”，若由分公司统一保管的，也需填写“小票申请单”。

6) 门店财务主管应注意发票的用量和库存，制定小票安全库存量(库存足以满足3天以上销售需要)，对于低于安全库存量的应立即提出申领。

7) 门店财务主管根据销售需要(满足2天的销售量)，向收银发放小票，必须由收银在“门店发票领用收回登记簿”上签收。台帐根据后台开票需要按需领用，即开具几份领用几份，办理签收。除收银、台帐外，其他人一律不得领用。

8) 收银领用小票后应登记“发票领用归还登记簿”，登记领用日期、小票号码、份数或本数。

3、 开具。

1) 小票实行“谁领用谁开具”，不得互相借用，收银应直接向门店财务主管领用。 2) 使用机打小票的，严格按操作要求进行开具，有赠品的应注明，赠送礼金券或让利必须加以注示，机打小票不得手工涂改，凡涂改的发票一律无效。

3) 手工开票的，严格按规定开具，开票内容必须齐全，准确填写商品ID、品名规格、数量、单价、金额、营业员、收款人，大小写金额一致，有赠品的应注明，赠送礼金券或让利必须加以注示。

4) 小票必须按真实的销售单开具，不得虚开小票，对于不符规定的销售单或违规开票指示，收银必须拒绝，并向门店财务主管汇报。

5) 收银开具小票同时必须保证货款全额收到，对于预收款的一律不得开具，严格禁止应收款销售。

4、 小票的红冲与作废

基本同增票，对于不提供原始小票的，不得开具红字小票。

5、 保管。

1) 发票管理员和门店财务主管必须严格保管未开具的小票，并根据使用需要加盖发票专用章，小票必须存放在带锁的房间或桌柜内，不得随意摆放。

2) 营业终了，对于未开具的小票应存放在财务室内，不得放在收银台，各门店财务室应提供带锁的柜子供收银存放，门店财务主管(或台帐)必须每天对发票进行清对，为明确各收银责任，对未开具的小票应包扎后存放，注明收银员姓名，收银应自行进行登记存放数量。次日领取时，收银进行检查封口和实际数量的完整性。 3) 收银将一批次已开具完小票存根联交回门店财务主管，机打小票每100份为一册，装订成册，加盖封面;门店财务主管审核发票的连续性、开票的规范性，审核无误在收银的“发票领用归还登记簿”上签收，同时在自身的“门店发票领用收回登记簿”上进行登记工作。

4) 门店财务主管对于收回存根联按序排列，并按月按号存放。小票存根联在门店的保管期限为半年至一年，半年后将小票上交公司发票管理员，上交小票时排列必须与领用时的批次一致，以便于勾销登记。上交时间为每年3月和9月。例：3月份上交上年4月至9月的小票

5) 公司发票管理员按门店按序号存放存根联，便于以后查用。

6) 公司发票管理员和门店财务主管每日必须清点库存小票与登记簿库存是否一致，发生不一致必须查明原因，发生遗失必须立即报分公司财务部副经理(核算)。 7) 小票遗失必须立即发布公告，通知相关仓库人员，严密注意遗失小票，防止虚假提货现象，发现用遗失小票提货的，立即通知门店经理和财务主管，仓管人员对异常提货人员、一次性提货在三件以上的，应及时和收银人员核实，收款情况;如属支票付款的，必须在财务主管签字确认支票必须到帐后，方可发货。

(四) 奖惩条例

1、 奖励条例

1) 每年对门店进行发票管理检查，门店严格执行上述规定，安全有序完整的保管发票，发票的收发领用和监控严密清晰，发票库存与登记簿一致，严格执行增票的调换工作，小票不缺号、填写准确完整、装订整齐，查询方便，且门店从不发生发票管理不善状况的，对门店财务主管奖励500元，由分公司财务副经理(分管核算)签发;受奖励的门店中，若收银、台帐积极配合财务主管做好相关的工作的，对门店收银和台帐奖励100元，由门店财务主管提出申请，由分公司财务副经理(分管核算)签发。

2) 发票管理员严格保管各类发票存根联、抵扣联，并对门店加强监控，存根联保存有序、整齐，发票库存量与登记簿一致，当年未发生发票遗失现象，对发票管理员奖励500元。

2、 处罚条例

1) 不按实、完整、连续进行发票收发领用的登记工作，每发现一次对相关登记责任人(发票管理员、财务主管、收银)扣罚100元，发现三次以上予以除名。 2) 未开具的发票随意摆放，每发现一次，对保管责任人扣款100元，发现三次以上予以除名。

3) 发票存根联保管凌乱、不按序排号、装订的，每发现一次，根据情节对门店财务主管扣罚50—100元，发现三次以上予以除名。

4) 发生小票遗失的，对责任人每缺一份处100元以上罚款;造成公司损失的，必须全额赔偿，情节严重的直接除名。

5) 虚开发票，对开票人和开票指示人各处罚500元以上罚款，并除名。

6) 开票不规范，视情况对开票人扣款10~100元，造成损失的，除补偿损失外，处损失金额30%以上不低于100元罚款。

7) 门店财务主管不按规定进行增票换票工作和保管待换取的增票的，每发现一次，对台帐扣款100元。

8) 增票未经客户或供应商签字就交付的，对责任人扣款50元。

三、适用与执行

1、 外省分公司门店财务主管一般为主办会计或台账。

2、 上述规定均以商业类核算分公司为基础，其他行业分公司参照执行。 本规定即日起执行，请各财务部门作好指导和宣传

第二篇：发票、收据管理规定

1、发票包括各种普通发票、增值税专用发票，资金往来发票、专用收据、内部收据。

2、集团公司及成员企业对财务部门为发票的管理部门。 (1)、集团公司财务对成员企业进行指导与检查监督。 (2)、各企业财务部门须指定票据经办人，负责发票的印制、领购、保管、使用。

3、企业根据业务特点需要印制发票时，应该向主管税务机关提了申请，提交拟订的发票格式及相关材料，经主管乘积机关审拟，选择税务机关指定的企业印制。

4、发票的领购

(1)、企业财务部门视经营情况向税务机关提了领购申请，主时印制或购买发票。

(2)、企业异地区经营时，应凭企业所在地主管税务机关的证明，向经营地税务机关申请领购经营地的发票。

(3)、发票经营人员发生变动。须与接管人员办理工作交接，交接内容包括未用发票、已用发票存根、发票登记簿等所有相关材料。必要时，应对发票管理状态做出说明。

5、发票的保管

(1)、发票经管人员设专门登记发票的领、用、存情况，并定期与库存核对，检查相符性，确保帐票相符。 (2)、发票印制或领购入库，应履行严格的验收毛续。 (3)、发票应保管于公司保险柜(箱)内，与发票专用章、财务专用章及其他财务印章分开保管。

(4)、保管的空白发票不得加盖发票专用章、财务专用章或收款专用章;禁止携带已签章空白发票外出，尤其是增值税专用发票。特殊情况确须携带外出的，应报请财务主管和企业总经理批准，并办理相应登记手续。

(5)、已开具发票存根联和发票登记簿，应当保管五年，保管期满，报集团公司财务和税务机关查验后销毁，未经批准，不得擅自销毁;未使用的发票要在税务机关更换发票样式及其他格式时，按税务机关要求进行核销。

6、发票和使用

(1)、发票使用实行登记制度，应分别发票的种类设置购、领、销、存登高簿，详细记录各种发票的购领、发放、使用、回收和注销情况。

(2)、发票由指定的人员依据业务部门的销售通知单、收通知单或实际业务情况据实开具，严禁开具无业务风容的发票。 (3)、开蛤发票必须按发票号码顺序填写，项目填写齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次复写、内容一致。 (4)、发票开具错误，应将全部联次作废，并加盖“误填作废”章予以注销;销货发票因故退回，应将全部联次全部收回。按联次粘贴于一处，并加盖“误填作废”章，否则不得另行开具。

(5)、发票一般蓝字开具，发生销货退回或给予折扣需红填开时，应取行购货单位提供的其主管税务机关开出的《销货退回或索取折扣证明单日》，或退回原开具发票后，方能开具红字发票冲抵。

(6)、需由财务部门以外的其他部门代开发票的。财务部门应设计登记簿详细登记发票的发出时间、领用单位、领用人、发票号码，领用人员必须签字;收回发票时，应对已用发票存根和未用发票的号码进行登记，收回人员必须签字，发票领用人需按月向财务部门报告发票使用情况，财务部门应对其发票使用情况进行核对检查，并做好检查记录。 (7)、从财务部门领用的发票，禁止转借使用。

(8)、财务部门应根据国家税务机关对各种发票的管理要求，确保各种发票的正确开具。

第三篇：发票收据管理规定

发票（收据）管理规定(试行)

1 目的

为规范财务收支凭证，结合本集团公司会计核算和监督的具体要求,特制定本规定。

2 适用范围

本规定适用集团公司及各子集团、子公司的发票（收据）管理。 3 发票收开具的要求

3.1 公司业务人员在正常经营活动及业务中，向收款单位付款后，应向收款单位及时索取发票,包括商业零售发票、服务业发票、增值税专用发票、房地产发票等。

3.2 对于不符合规定的发票，即未经税务机关监制的发票；项目不齐全，内容不真实，字迹不清楚的发票；没有加盖财务印章或者发票专用章的发票；伪造、作废以及其他不符合税务机关规定的发票，业务人员一律拒收。

3.3 公司向客户销售商品时凭发货单及收款单据,由专人到开票处开具发票。对个人、小规模纳税人销售,一律开具普通销售发票。

3.4 开具增值税专用发票须有客户提供增值税一般纳税人证明资料，并严格按有关规定开具。

3.5 除赊销款项外，原则上先收款后开具发票。

3.6 开具发票（收据）时对已收款项应加盖“现金收讫”或“银行收讫”章。

3.7 在开具发票时，必须做到按号码顺序逐一填开，全部联次一次性复写，并在发票联加盖发票专用章，增值税专用发票须在发票联和抵扣联加盖单位发票专用章。

3.8 发票上填写的付款单位应与实际付款单位相符。

3.9 票中的项目名称、单位、数量、金额、合计金额、日期、开票人姓名及其它发票内容要填写齐全。

3.10 发票中的大小写金额要相符，金额合计（小写）数前要加符号“¥”封顶，

×”符号封顶。 大写合计数前应划上“○

3.11 开具发票的字迹要清晰，不得有涂改、刮擦痕迹。

3.12 发票专用章应使用红色印泥。

3.13开具增值税专用发票应严格按照《增值税专用发票使用规定》开具。

4 发票(收据)的使用管理

4.1集团公司各单位应当建立发票(收据)使用登记制度，设置发票(收据)登记簿，记录发票的领购、使用、结存等情况。

4.2 发票应有财务部门指定专人购买和保管,并且保管人和开具人必须分开。 4.3 发票使用后应以旧换新，交回存根，票据管理人员要逐页检查。 4.4 任何单位和个人不得转借、转让、代开、虚开发票。 4.5 空白发票何时使用何时盖章，不得事前盖章。

4.6 未经批准，任何人不得拆本使用发票，不得擅自扩大发票使用范围。 4.7 作废的发票(收据)应整份保存，并注明“作废”字样。

4.8 使用发票的单位应当妥善保管发票，以防丢失。发票不得随便放置，下班时应放入保险箱内。如发票丢失，应于第一时间向集团务财部书面报告，并同时向税务机关报告。

4.9 公司收取的增值税专用发票丢失的，丢失前未经防伪税控系统认证的，应凭销货单位出具的丢失发票存根联复印件，及时到主管税务机关进行认证。丢失的发票经认证后或已认证的，凭该票存根联复印件及销货方所在地主管税务机关出具的“增值税一般纳税人丢失防伪税控开具增值税专用发票已抄报税证明单”，经购货单位主管税务机关审批后，作为抵扣凭证。 4.10

发票只准在规定的使用区域内，按规定的用途使用。

4.11票据管理人员调离岗位时，应办好交接手续，并有部门负责人监交。 5 内部收据的使用与管理规定

5.1内部收据由公司资金部门统一印制或购买，并且指定专人保管详细记录收据的领购、使用、结存等情况。

5.2内部收据应严格按公司规定的使用范围开具，经过规定审批后同意方可加盖印章。

5.3内部收据的领用必须以旧换新，交回存根，并且核对开出的收据和入账金额是否一致杜绝开收据收款后不入账的行为发生。 6 行为责任

发票管理中发生下列行为和职责事故的，本单位应追究当事人和责任人的责任。

6.1 业务人员利用假发票或与实际不符的发票进行报账的舞弊行为。 6.2 业务人员不提供真实情况和情况不明要求财务人员开具增值税专用发票，

造成款票不符的失职行为。

6.3 取得外来发票报账时经审核不符合要求，又拒不改正的行为。 6.4 私自涂改发票的行为。

6.5 财务人员不按规定开具发票事后造成不良后果的行为。

6.6 财务人员对发票不进行严格审查，接收外来不符合要求的发票报账，造成不良后果的行为。

6.7 财务人员不履行职责，未按发票使用管理要求，擅自转借、转让、代开、拆本使用、发生丢失、损毁发票，给本单位造成不良后果的。 7其它

7.1 本规定未尽事宜，依照《中华人民共和国发票管理暂行办法》、《增值税专用发票使用规定》及其《实施细则》执行。 7.2 本规定由财务部负责制定和解释。 7.3本规定自总裁批准签发之日起执行。

第四篇：发票（收据）管理办法

总 则

第1条 为规范财务收支凭证，根据《中华人民共和国发票管理办法》，结合本集团公司会计核算和监督的具体要求，特制定本规定。

第2条 本规定适用于集团公司及各下属单位的发票(收据)管理。

第二则发票(收据)的开具

第3条 公司业务人员在正常经营活动及业务中，向收款单位付款后，应向收款单位及时索取发票。

第4条 对于不符合规定的发票，即未经税务机关监制的发票;项目不齐全，内容不真实，字迹不清楚的发票;没有加盖财务印章或发票专用章的发票;伪造、作废以及其他不符合税务机关规定的发票，业务人员一律拒收。

第5条 公司向客户销售商品时凭发货单及收款单据，由专人到开票处开具发票(收据)。发票(收据)的开具必须有真实的交易单证并获取开票或结算清单，开票额不得超过结算金额。

第6条 开具增值税专用发票，须由客户提供增值税一般纳税人证明资料，并严格按有关规定开具。对个人、小规模纳税人销售，一律开具普通销售发票。

第7条 除赊销款项外，原则上先收款后开具发票。开具发票(收据)时，对已收款项应加盖“现金收讫”或“银行收讫”章。

第8条 禁止发票(收据)的开具人员直接收取现金或现金支票。发票(收据)的开具和款项收取的人员必须分开。

收据收取的款项为现金或现金支票时，必须由出纳人员收取款项，并在

收据上盖“现金收讫”章。

第9条 发票(收据)必须逐本按序(按编号)开具，禁止多本同时开具，禁止拆本使用，禁止不按编号顺序开具收据。

第10条 在开具发票(收据)时，必须做到按号码顺序逐一填开，全部联次一次性复写，并在发票联加盖发票专用章，增值税专用发票须在发票联和抵扣联加盖单位发票专用章。

第11条 发票(收据)上填写的付款单位应与实际付款单位相符。发票中的项目名称、单位、数量、金额、合计金额、日期、开票人姓名及其他发票内容要填写

齐全。

第12条 发票(收据)中的大小写金额要相符，金额合计(小写)数前要加符号“￥”封顶。大小写金额不一致的发票(收据)须作为作废收据处理。

第13条 开具发票(收据)的字迹要清晰，不得有涂改、刮擦痕迹。

第14条 发票专用章应使用红色印泥。

第15条 开具增值税专用发票应严格按照《增值税专用发票使用规定》开具。

第三则发票(收据)的管理

第16条 建立发票(收据)使用登记制度，设置发票(收据)登记簿，记录发票的领购、使用、结存等情况。

第17条 发票(收据)应由财务部门指定专人购买和保管，并且保管人和开具人必须分开。

第18条 发票(收据)只准在规定的使用区域内，按规定的用途使用。

第19条 建立发票(收据)领用存登记簿，每次领用时须及时登记领用的发票(收据)的编号范围、领用的本数，并有领用人签字。

除第一次领用发票(收据)外，其他每次领用发票(收据)时，均须

交回原领用的已开具完毕的定本发票(收据)存根，经核对无误后方可领用新发票(收据)。

第20条 未经批准，任何人不得拆本使用发票(收据)，不得擅自扩大发票(收据)使用范围。

第21条 发票(收据)实用后应以旧换新，交回存根，票据管理人员要逐项检查。

第22条 任何单位和个人不得转借。转让、代开、虚开发票(收据)。

第23条 空白发票(收据)何时使用何时盖章，不得事前盖章。

第24条 作废的发票(收据)应整份保存，并注明“作废”字样。

第25条 已开具的收据存根作为会计档案资料管理，其管理及销毁方式遵照会计档案管理办法执行。

第26条 使用发票(收据)的单位应当妥善保管发票，以防丢失。发票(收据)不得随便放置，下班时应放入保险箱内。如发票(收据)丢失，应于第一时间向集团财务部书面报告，并同时向税务机关报告。

第27条 票据管理人员调离岗位时，应办好交接手续，并由部门负责人监交。

第四则内部收据的管理

第28条内部收据由公司财务部门统一印制或购买，并且指定专人保管详细记录收据的领购、使用、结存等情况。

第29条 内部收据应严格按公司规定的使用范围开具，经过规定审批同意后方可加盖印章。

第30条 内部收据的领用必须以旧换新，交回存根，并且核对开出的收据和入账金额是否一致，杜绝开收据收款后不入账的行为发生。

附则

第31条 本规定未尽事宜，依照《中华人民共和国发票管理暂行办法》、《增值税专用发票使用规定》及其《实施细则》执行。

第32条本规定自 2012年 9 月01日起执行。

第33条 本规定解释权归湖南中庆物流有限公司财务部。

第五篇：收据、发票管理办法

发票、收据管理流程

一、发票、收据的开具流程

1、开具发票、收据时必须由项目人提前填制发票、收据开具申请单，填写完整后提交主管会计审核。主要核实发票、收据需开的金额、合同回款情况，并在申请单上签字，然后交予出纳。出纳根据审核后的申请单开具发票或收据，财务人员不得代替填制发票、收据开具申请单，出纳不得开具空白收据和无申请收据。

2、发票需要加盖发票专用章方能生效，各项目内容应清晰，真实、完整，包括客户名称、产品名称、产品工号、数量、单位、金额;

3、已开具的发票不得修改，如果填开有误，应录入税控机确认发票作废的号码后整套加盖“作废”印章。作废的发票应整份保存，并注明“作废”字样。

4、已开好的发票，业务人员复核无误后，在发票领用登记簿上签字领取相应联次，财务人员依据记账联登记入账。

5、对于销售合同有折让金额的，经办人必须要提前将折让说明提交财务备案，一同放入折让合同内。

6、本公司收据只用于现金及承兑汇票方式收款。

7、出纳不得开具空白或无日期的收据。对于特殊情况，需要开具收据的，需要总经理签批。

8、对于第一次开具收据后款项未回的，经办人之后又连续申请开具同一项目下一次的收据，财务不予开具收据。

9、收据、发票开具后，要进行发票开具登记。

6、收据、发票由领取人直接拿走，拿走人需签字。如果是邮寄的，由邮寄人签字,且邮寄人要随时跟踪，直到收票人收到收据、发票为止。

7、收据开出后，如两周内未回款，则收据退回，需要时重新开具。

二、发票的领购、保管

1、公司所用发票由财务开票员按规定统一向税务部门购买，并按税务部门要求对发票进行管理。

2、公司所用发票由财务开票员保管并建立完整的发票登记簿，详细登记各种发票购买、领用和结存情况。

3、已使用的发票，按会计档案管理规定进行保管。

4、收到发票抵扣联按月装订成册，封面写上发票所属日期、价款、税款、总价、张数，如果当月发票抵扣联少，可以合并几月装订，封面写上详细记载不同月份的发票金额，价款和税款分开记载，以上发票资料要装订按月存档。 三 、收据的保管流程

1、外购空白收据一律由会计主管保管，根据业务需要由出纳或其他有关人员领用，并在“收据领用登记表”办理领用手续。

2、收据领用采取验旧付新方式管理，统一编号。

3、出纳根据申请单填开收据，由会计主管审核后加盖财务专用章。

3、出纳根据收据制作凭证并经审核无误后，在收据存根联标注记账联所在的凭证日期及号码。

4、一本收据用完，出纳即交还给会计主管，会计主管根据存根联的标注检查收款项目是否已完整入账无误。

5、如检查无误，会计主管在该册收据封面上标注“使用完毕、已检查无误”之类的语言并签字后将此收据封存(同时也在领用登记表上做同类标注)。