通讯企业发票管理要点及措施

2022-09-11

1 引言

发票是指在购销商品, 提供或者接受服务以及从事其他经营活动中, 开具、收取的收付款凭证[1]。山西晋煤集团通讯公司的发票业务主要集中在固话、网络等几个业务板块, 加强这个几个板块的发票管理, 对于强化企业管理、避免资金流失或挪用, 具有十分重要的意义。为此, 山西晋煤集团通讯公司在参照国内同类型企业管理经验的情况下, 为规范内部管理需要, 采取了有效的发票管理措施, 为促进和提高企业经济效益, 提升管理水平做了有益尝试, 出台了《市场部主要业务流程》等多项管理制度。本文对日常工作进行了总结, 希望能为兄弟企业提供些许借鉴和帮助。

2 发票领用管理

领用发票应坚持做好以下工作:首先, 财务部门购入发票后, 应先行对纸质发票清点记录, 并将实物入库保存, 再通过电脑开票系统做好发票的登记入库;其次, 领用环节, 要坚持签字领取, 即, 要在领取前, 由领取人在《发票领用簿》上签字, 写清数量及领取人;领取人一般由总管理人员担任;再次, 发票须经授权方可以投入各营业厅或分公司使用, 以有效避免收入和发票的外流;第三, 要做好发票核对工作。即, 在领取发票时, 要仔细检查, 发票编号是否间断, 是否具有连续性, 有否缺页少页现象发生;是否完好无损。第四, 发票要有专人进行管理, 避免出现混乱现象。

3 发票使用管理

通讯企业使用发票, 应注意的事项包括以下几个方面:第一, 输对两码。开具首张发票时, 应把纸质票面的两个要素, 即发票编号, 发票代码准确输入, 在后续使用时, 即可略过此环节。第二, 仔细核对。就是在开具发票前, 要把纸质发票与电脑开票系统二者间的编号进行仔细核对, 确认其是否是一致的, 只有在一致的情况下, 才可进行发票开具工作;第三, 用好开票系统。就是使用机打发票时, 必须在开票系统中使用, 来进行机打和填写操作;第四, 不能超限。即每张发票都是有其限额的, 超出限额, 发票就是无效的。第五, 写清写全。即, 开具发票时, 发票名称必须把公司全称写清, 做到准确无误, 不得多字少字。第六, 不能漏项。第七, 仔细核对。在填写完发票信息后, 要对用户做好仔细核对, 在此基础上, 再对收到金额和发票金额进行核对, 付给用户发票联。记账一联, 是原始凭证之一, 需要按收款顺序, 仔细在粘贴纸上粘贴;第八, 不得涂改。即, 在开具发票时, 对串行、破损现象, 切不可涂改, 只能对其进行作废处理;第九, 不得乱丢。对作废的发票, 切不可私自处理, 如丢弃粉碎, 要进入电脑开票系统, 进行标注, 在纸质发票加盖作废专用章, 与正常存根联共同交给财务。这里需要注意的是, 纸质发票作废和电脑开票系统作废是应同步的, 以避免统计时发生错乱。

4 发票返还管理

一般情况下, 需要返还发票的情形有两种:一是返还未使用的空白发票;二是返还使用后的发票存根联。

第一, 在返还使用后发票存根联时, 要做好装订。装上, 数量要一致, 以110张/组, 进行组装, 并装封皮。封皮的要素应包含:发票打印日期、发票起止编号、有效使用数量、作废数量、发票使用人、检验人和复核人, 还要标明返还准确日期。对使用过的发票, 应避免出现空白项。这些发票存根联, 应由相关人员签字和盖章进行确认, 交专门发票管理人。管理人员要核实封皮标注信息进行后签字确认, 并在发票领用簿上填写与之有关信息, 形成闭环式管理。所返还发票存根联应以领顺序排列, 标准是10本/捆, 做好集中式存放, 为税务检查提供方便。

第二, 对空白未使用发票, 管理人员需要认真核实账务, 主要是;实现返还纸质实物发票数量与电脑发票系统相关信息的一致性。如核对无误, 可在电脑开票系统进行返还操作。需要先登记再回收纸质发票。未使用返还发票, 必须进行登记重新入库, 否则不能授权成功。