关于高职院校档案管理信息化的思考

2022-09-11

一、高职院校档案管理存在的问题和现状

(一) 档案管理和时代变化的步伐相脱节。

目前的高职院校档案管理虽然已经信息化, 但仍然不够现代化, 观念还是没有完全脱离以前的传统管理方式, 还处于相对落后的阶段, 这就要求了高职院校的档案管理工作需要与时代共同进步和发展。就目前而言, 很多高校对于档案管理工作还不是很重视, 认为就是把资料归一下类保存起来就好了, 不需要花费人力物力在上面, 那就更不用说将档案信息化管理了。由于对档案管理工作认识不够深刻, 导致了一些高校对档案管理的这项工作不负责任, 甚至连聘请的工作人员都不是专业的, 而是在临时聘用的工人或是兼职人员。

(二) 档案管理信息化缺少基础建设。

由于档案管理工作是学校的一种辅助教学管理活动的工作, 在学校发展的进程中并没有起到直接影响作用, 因而不容易受到管理者的重视, 所以, 很多高校认为管理档案信息化就是加入几台电子设备, 就完成了信息网络化, 而这一种表面的微薄投入是不够的。实现档案管理信息化必须要求学校不仅投入人力、物力、财力, 还要在教学管理活动上面投入相应的科研教材或是教学活动, 然后再进一步进行管理资料的数据化、数字化、信息化管理。只有这样, 档案管理工作才能进一步完善。

(三) 档案信息化建设管理人才缺乏。

由于以前各高校对档案管理部门工作不够重视, 所以目前一部分院校没有设置专门的档案馆进行档案管理, 档案管理人员也不是专门聘请的专业人员, 一般都是以兼职为主, 还要做其他的接待工作, 并不具备相应的档案管理专业知识, 对档案管理的知识也是一知半解, 目前看来, 档案管理信息化需要投入专业性管理人才, 要具备一定的档案学理论和必要的信息知识, 做好后续人才的补充工作。

(四) 档案管理手段相对落后, 利用率低。

由于现在的信息化还不够成熟, 观念上认识还比较落后, 即使各个高校已经开展现代技术的运用, 可档案管理工作依然只是在初级阶段这个层面上。再加上部分高职院校所聘请的档案管理工作者完全没有掌握好现代信息技术, 也不能充分利用现代的科学管理手段, 更多的还是停留在人工操作和纸质材料保管, 就算进行信息化处理, 也就是利用简单的软件或是建立一个表格来记录数据, 这直接导致了档案管理工作没能及时更新、与时俱进, 相对来说比较落后, 利用率得不到提高。

二、实现档案管理信息化建设的对策

(一) 学习新知识、加强认知水平。不管是任何事, 若是不认真学习知识, 都没有办法做得好, 因此只有加强学习, 才能让学校档案管理能力水平不断提升。各高职高校应加强重视档案管理实现信息化这一项管理工作, 不断强化档案管理工作信息化的认识, 实现档案管理资源有效利用的最终目标。高职院校应不断促进档案管理的服务功能, 加快档案管理信息化建设。

(二) 开发档案信息化资源利用途径。

档案管理人员应利用好档案信息资源, 合理利用现代高科技信息技术手段, 做到科学管理档案资源, 做好档案管理信息化建设。同时, 要摆脱以前传统封闭的人工档案管理方式, 有效利用档案资源, 做到实现资源共享, 逐步增强档案管理工作的重要性, 共同建设档案管理信息化。

(三) 增加对档案管理信息化的投入。

每一项工作的完成都需在其上面花功夫, 进行投入。投入的大小因不同情况而定, 但绝对离不开人力、物力的支持, 档案管理工作也不例外, 它现在急需投入大量拥有现代技术的硬件设施、软件设备和专门的专业技术人员, 而这些都离不开国家、社会和学校的重视和支持。要建立好这项工作工作, 是不能急于求成的, 它是一项长期投入的工程, 需要各个高校进行庞大的人力、物力、财力和技术投入。

(四) 及时维护和更新档案信息。

高职院校的信息更新速度快, 几乎随时在变化, 所以高职院校的档案管理工作是一个动态的过程, 这就要求管理人员进行及时维护和更新信息, 将这些数据尽可能地做到准确, 完整。只有这样, 才能推动高职院校档案管理工作信息化的建设水平。

三、结语

高职院校的档案管理工作信息化正在不断深化, 这个过程离不开各高校档案管理工作者认识到并肯定档案管理信息化建设的重要性, 档案管理工作建立是否完善关系到各个高职院校的工作质量和管理水平, 树立信息化服务意识, 掌握新兴技术, 建立高效、科学的档案管理系统。而建立健全档案管理信息化是一项长期重任, 因此要持以认真负责的态度, 为建立、管理好档案尽一份自己的力量。

摘要：随着网络信息技术时代的到来和高速发展, 各高职院校档案管理信息化工作也进一步发展和完善。实现档案管理工作信息化网络化, 已经是一种趋势, 在进步的同时, 也存在着一些问题, 本文从高职院校档案管理建设的角度出发, 试析现在高职院校档案管理信息化的问题现状和相应的对策, 为建设高职院校“数字化校园”做出贡献。

关键词：高职院校,信息化,网络化,档案管理,思考